Kurs Office #3



Kurs Office #3 - Power Point


Dobrze, po omówieniu Excela czas przejść do Power Pointa. Ten program jest dużo łatwiejszy, nie wymaga on "myślenia matematycznego" jak Excel.
Na początek omówimy czym ten Power Point jest, choć zapewne większość czytających doskonale to wie. Służy do robienia prezentacji multimedialnych ze wszystkimi funkcjami - wykresy, schematy, klipy multimedialne itp. Program jest całkiem łatwy w obsłudze.
A więc - po uruchomieniu go mamy widoczne kilka pasków ze sporą liczbą ikonek. Odpowiadających za podstawowe formatowanie omawiać nie będę, bo chyba każdy je zna. W porównaniu do innych programów z pakietu Office, oprócz podkreślenia, pogrubienia i podkreślenia mamy tu funkcję cieniowania. Jest często używana w tytułach. A zresztą - omówimy funkcje formatowania w odrębnym rozdziale, bo w Power Poincie jest to jedna z najważniejszych spraw. W Excelu nie miało to większego znaczenia, gdyż program służył do czegoś zupełnie innego - dlatego ominąłem to zagadnienia przy jego omawianiu.
Formatowanie tekstu
Podstawowe funkcje formatowania znane są z Worda, jednak opisywany program posiada w stosunku do niego sporo różnic w tym zakresie. Mamy tutaj przyciski pozwalające na zwiększenie, bądź zmniejszenie czcionki, jednak równie dobrze możemy zmienić ją tak jak w innym programie z Office'a. Mamy też przyciski "Zwiększ/zmniejsz odstęp akapitu" - jest to swego rodzaju modyfikowanie interlinii "na żywo". Działa tylko w odrębie wybranego pola tekstowego. Pośród opcji wyrównywania nie ma justowania; wchodzimy w menu "Format", w zakładce "Wyrównanie" wybieramy wtedy "wyjustuj". W menu "Format" jest też funkcja zamiany czcionek - wybieramy aktualną czcionkę, a potem nową. Podobne do funkcji "Zamień" w zwykłych edytorach. Część funkcji, takich jak "Interlinia" działa po wybraniu jakiegoś pola tekstowego. Po prostu każde pole tekstowe ma własną konfigurację tych elementów.
Rozpoczynamy prezentację
Dobrze, teraz zaczniemy tworzyć naszą prezentację. Kliknijcie na przycisk "Układ", czy też z okienka zadań (ta kolumna po prawej) wybieramy zakładkę "Układ slajdu". Którą metodę wybierzecie, nie ma znaczenia. Mamy tu kilka wersji "budowy" naszego slajdu. Przejrzyjcie je sobie i wypróbujcie.
Jak widzicie, układy są posegregowane według kilku kategorii. Chyba widzicie, do czego służą. Jeśli nie, od czego ten kurs. Układy zawierają gotowe "pozycje" pod określone elementy: tytuł, tekst, wykres itp. My musimy tylko "wypełnić" te obiekty. Są układy, które zawierają określony typ obiektu, np. klip multimedialny, wykres, gdzie kliknięcie prowadzi do "definiowania" tego obiektu. Są też takie, gdzie zawartość nie jest ustalona; wtedy wybierając określoną ikonkę wybieramy odpowiedni obiekt: diagram, tabelę itp.
Slajdy możemy tez tworzyć dowolnie rozmieszczając poszczególne, samodzielnie dobierane elementy. Robimy to z paska standardowego (ten powyżej paska formatowania). Jeśli jednak nasz "plan rozkładu" pokrywa się z dostępnym układem slajdu, lepiej jest skorzystać właśnie z układu. Szybciej, wygodniej, a i wszystko jest równe, symetryczne i co tam jeszcze:)
Zajmijmy się też co nieco oprawą naszej prezentacji. Z okienka zadań wybieramy zakładkę "Projekt slajdu", gdzie mamy eleganckie obrazki jako tła (funkcja jest też dostępna na pasku formatowania). W zależności od wybranego projektu dopasowane są inne czcionki itp.
Ostatnią rzeczą z tego "działu" jest wzorzec. Wzorzec to specjalny tryb widoku, w którym przed rozpoczęciem tworzenia prezentacji (ew. po wybraniu projektu i układu) wybieramy czcionki, ich rozmiary itp. dla wszystkich slajdów prezentacji. Wchodzimy w "Widok - wzorzec - wzorzec slajdów". Tu ustalamy czcionkę przy tytule, podtytule, tekście (przy tekście jest kilka "poziomów", czyli wielkości; dokładnie jest ich pięć). Za pomocą podręcznego okienka możemy tworzyć kilka wzorców. W menu, z którego wchodziliśmy do menu wzorca, mamy jeszcze "wzorzec notatek" i "wzorzec materiałów informacyjnych". Służą do slajdów specjalnego rodzaju i wybieramy tutaj ich układ.
Tworzenie prezentacji
W porządku - mamy gotowy projekt, wzorzec itp., teraz zajmiemy się tworzeniem kolejnych slajdów. Zapewne wiecie, że tutaj pisze się w wyznaczonych okienkach, a nie na całej prezentacji. Na dole mamy pasek "Rysowanie", jeśli go nie widać kliknijcie PPM w odrębie paska formatowania i wybierzcie go z listy.
Większość dostępnych na nim funkcji można wywoływać z menu "Wstaw", ale tak będzie dużo wygodniej. Mamy tu przyciski odpowiedzialne za rysowanie wszelakich figur - czasem może się to przydać.
Mamy tu też "Autokształty" - są tam gotowe miniobrazki, wybieramy je z listy, a potem wstawiamy w wybranej wielkości. WordArty - wybieramy krój, czcionkę i jej rozmiar i wpisujemy tekst. Możemy później zmienić kształt: pokazany przy wyborze jest przykładowy (może to być zamiast skosu w prawo, skos w dół). Wstawiania clipartów i w ogóle obrazów omawiać nie trzeba, bo jest skrajnie proste. Dalej: jest tu coś takiego, jak "Ustawienia cienia". Jeśli wybraliśmy przy którymś z pól tekstowych cieniowanie, to tu ustalamy jego rodzaj. Jest tu też wstawianie pól tekstowych.
Diagramy
Omówmy teraz diagramy. Jest ich kilka rodzajów, pod względem używania odbiega od nich jedynie schemat organizacyjny. Póki co omówimy właśnie te pozostałe, schemat organizacyjny omówimy na końcu - wiele rzeczy w nim odbiega od pozostałych. I tak: w diagramie tarczowym funkcja "dodaj kształt" dodaje dodatkowy okrąg; w diagramie cyklicznym ta sama funkcja służy do dodawania nowej strzałki. W diagramie Venna - dodatkowe koło. W ostrosłupowym nowe "pięterko". W promieniowym kółeczko.
Funkcja "odwróć diagram" służy do zmiany: kierunku biegu strzałek, nakładania się na siebie okręgów... - po prostu odwracaniu kolejności ich elementów. Funkcje "przenieś kształt do tyłu/przodu" wiadomo, do czego służą. Przenoszenia wybranego elementu diagramu w określonym kierunku (względem sąsiędniego). Mamy też funkcję "Układ" za pomocą której zmieniamy wielkość diagramu, dopasowujemy ją do zawartości itp...usuwamy "kształty", czyli elementy diagramu zaznaczając i klikając Delete.
W diagramach możemy oczywiście pisać: w poszczególnych ich elementach. W każdym nieco inaczej, np.: w tarczowym przy polach wystających z niego (łączonych z odpowiednimi kręgami strzałkami), a w ostrosłupowym bezpośrednio w "pięterkach".
W diagramach możemy oczywiście pisać: w poszczególnych ich elementach. W każdym nieco inaczej, np.: w tarczowym przy polach wystających z niego (łączonych z odpowiednimi kręgami strzałkami), a w ostrosłupowym bezpośrednio w "pięterkach".
Teraz zajmiemy się schematem organizacyjnym. Przy nim jest funkcja dopasuj tekst, której działanie jest oczywiste. Jednak przy funkcji "Wstaw kształt" mamy kilka funkcji. Pierwsza to "podwładny". Dodaje dodatkową gałąź poniżej wybranej. "Współpracownik" zaś "równorzędną", tzn.: obecną w tym samym rzędzie. Asystent zaś również niższą, jednak odstającą na bok, tzn. tworzącą odrębną gałąź idącą w bok; swego rodzaju pomost pomiędzy wybraną przy wstawianiu, a niższą. Mamy też funkcję "układ", której używamy przed dodawaniem jakichkolwiek kształtów; decyduje o początkowej postaci diagramu, a co za tym idzie: późniejszym "dostawianiu" elementów. Przetestujcie sami te układy, bo ich objaśnianie naprawdę mija się z celem.
W temacie diagramów powiem jeszcze wspomnę o funkcji "Autoformatowanie": za jej pomocą znacznie zmieniamy wygląd naszego diagramu, a przy okazji upiększymy go.:) Z diagramami to tyle. A: w starszych Office'ach jest tylko schemat organizacyjny, a i jego obsługa jest zupełnie inna. Dlatego jeszcze raz przypominam, że kurs prowadzimy na podst. Office'a 2003!
Wykresy
Wykresy obsługujemy tu nieco inaczej niż w Excelu. Wybieramy funkcję "Wstaw wykres": pojawia się nam wykres, małe okienko przypominające arkusz Excela z przykładowymi danymi. Możemy go nieco rozszerzyć. Dane przykładowe radziłbym wymazać (chyba, że dziwnym trafem dane jakie chcieliście przedstawić są takie same). W trakcie wpisywania danych, wykres będzie się aktualizował. Gdy skończymy podawać dane, klikamy gdzieś w odrębie prezentacji.
Że jest to prezentacja, omówimy dokładnie "upiększanie" naszego wykresu. Modyfikować wygląd wykresu możemy tylko, gdy jesteśmy w trybie edycji danych źródłowych (czyli dwukrotnie klikamy nasz wykres i wracamy do poprzedniego widoku. Możemy zaznaczyć pojedynczą "grupę" kolumn w naszym wykresie (grupa - kolumny tego samego koloru) i zmienić kolor i inne parametry ("Formatuj serie danych"). Mamy też funkcję "Typ wykresu". Mamy tu funkcje podobne do Excela, choć inaczej posegregowane. Jest też grupa "typy niestandardowe", gdzie mamy dostęp do wyjątkowo efektownych wykresów. Mamy też dostęp do "opcji wykresu". W tej kategorii są opcje znane z trzeciej zakładki kreatora wykresów Excela: linie siatki, legenda, tytuły itp. Jeśli wybraliśmy wykres 3-W, możemy też określić wyniesienie, obrót i inne "ustawienia trójwymiarowości". A, na górze jest jeszcze rozwijana lista, z której możemy wybrać, która część wykresu ma być zaznaczona - czasem trudno jest to zrobić ręcznie.
A, jeszcze jedno. Jeśli wasz wykres korzysta z np. dwóch kolumn, zaznaczcie pozostałe (kliknijcie na ich literze) i naciśnijcie Delete. Dzięki temu na wykresie nie będzie pustego miejsca.
Tabele
Ten rozdział będzie bardzo krótki: z paska formatowania możemy wstawić tabelę. Podobnie jak w Wordzie wybieramy liczbę wierszy i kolumn - tak samo wygląda korzystanie z niej, z tym wyjątkiem, że kolumny wstawiamy dopiero, gdy zaznaczymy jedną (tzn. już obecną).
Animacja
Czas na przedostatni element prezentacji. Animację. Tu jeszcze raz powtórzę, że kurs jest prowadzony na podstawie Office 2003 - u starszych obsługa tych elementów jest zupełnie inna!
Wchodzimy w menu "Pokaz slajdów", "animacja niestandardowa". W okienku zadań pojawią się potrzebne nam przyciski. I dalej tak: zaznaczamy element slajdu, z menu "Dodaj efekt" wybieramy interesujący nas rodzaj animacji. Na liście w okienku zadań pojawi się nazwa elementu, oraz obrazek myszki. Pojawi się tam każdy element, którego animację zaprogramowaliśmy. Przy każdym z elementów mamy rozwijaną listę. Wybieramy tam, czy animacja ma się wykonać po kliknięciu, czy też po poprzednim elemencie. Jeśli po poprzednim, powinniśmy jeszcze wybrać z listy "chronometraż" i ustalić z jakim opóźnieniem ma się pojawić. W tym okienku wybieramy też szybkość animacji (możemy też zrobić to z okienka zadań). W okienku z chronometrażem mamy też zakładkę "Efekt", gdzie możemy rozszerzyć naszą animację: dźwięki itp.
W okienku zadań są też przyciski, które pozwalają na zamianę kolejności pojawiania się efektów (np. wykres po tytule, a nie odwrotnie). Możemy też przeciągnąć odpowiedni element w dane miejsce listy. Możemy też wyświetlić "zaawansowaną oś czasu", która ukazuje kolejność wyświetlania się elementów - po prawdzie nie jest to rzecz niezbędna. Aha, można jeszcze ustawić "wejście po poprzednim" przy sposobie "wyskoku";) elementów slajdu.
Omówmy jeszcze przejście slajdu. Wybieramy funkcję o tej nazwie w menu "Pokaz slajdów" i ponownie mamy kilka rzeczy w okienku zadań. W przejściu slajdu chodzi o wybór wyglądu pojawienia się slajdu. To jest dużo prostsze: wybieramy rodzaj efektu, szybkość i ewentualnie ustawiamy wybrane ustawienia dla wszystkich elementów. Można też wstawić dźwięk, oraz funkcję, którą pamiętacie z poprzedniego przedziału: czy slajd ma się ukazać po kliknięciu, czy też automatycznie; jeśli to drugie to w jakim czasie.
Jest też funkcja próba tempa: jest tu stoper, którego naliczanie odbywa się oddzielnie na każdym slajdzie (ale widać też wynik wspólny). Tu automatyczne przejście slajdu jest wyłączone, odbywa się po kliknięciu. Pozwala nam to oszacować, ile czasu potrzebuje użytkownik. Po próbie tempa możemy automatycznie ustawić chronometraż na podstawie czasu tejże próby.
Hiperłącza i obiekty
I ostatni rozdział: hiperłącza tworzymy poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola tekstowego/obrazka, kliknięcie PPM i wybranie opcji "Hiperłącze". Możemy stworzyć hiperłącze do pliku, który uruchomi się odrębnie. Może to też być wybrany slajd: w ten sposób można np. umieścić opcję powtórki prezentacji w ostatnim slajdzie.
A co do obiektów: nie, nie będę mówił o programowaniu obiektowym w Object Pascalu/C++ (jeśli chcecie posłuchać o programowaniu obiektowym w C++, zachęcam do lektury świetnie temat opisującego kursu ArchiEgo). Wejdźcie w menu "Wstaw - Obiekt": możecie tam wstawić wykresy dokładnie takie jak w Excelu, część dokumentu PDF i wiele innych. Power Point ma możliwość uruchamiania wewnątrz siebie innych aplikacji Office - i nie tylko Office. Jest to przydatne, jeśli potrzebujecie np. arkusza kalkulacyjnego wewnątrz prezentacji.
Łatwo poszło
No proszę: planowałem Power Pointa na dwie lekcje, a udało mi się zmieścić w jednej. To dobrze, bo będzie więcej czasu na Accessa. A właśnie: postanowiłem zmienić kolejność lekcji, na następnych będziemy przerabiać Accessa, a później Info Patha. Z kolei Publisher zostanie omówiony w dodatku, ze względu na niewielkie różnice w stosunku do Worda. Być może Access zajmie więcej lekcji, niż planowałem, ale wszystko "okaże się w praniu". Jeśli macie jakieś pytania, piszcie.

autor("Jedi Bartek","[e-mail]")

P.S: Niektórzy mogą tego nie wiedzieć, ale PPM to prawy przycisk myszy, zaś LPM lewy. To bardziej terminologia graczy, więc dla czystego sumienia o tym piszę. [Stosuje się też angielskie skróty LMB i RMB (left/right mouse button) - WRIM]