Kurs Office #1



Kurs Office #1


Wiele osób ma trochę problemów z obsługą pewnych funkcji z Excela. To samo tyczy się Power Pointa, Publishera i Accessa. Większość czytelników AMK zapewne zna te programy bardzo dobrze, a na pewno tyczy się to piszących. Jednak pośród czytelników znajdziemy na pewno nie znających w pełni tych programów. A że są one bardzo przydatne, to warto będzie je omówić.
Worda i Outlooka zdecydowałem się sobie odpuścić, bo osób z problemami obsługi tych programów zbyt wiele nie jest.
Kurs mam rozplanowany na łącznie siedem lekcji:
Excel - 2 lekcje.;
Power Point - jw.;
Publisher - jw.;
Access - 3 lekcje.

Access jest zdecydowanie najtrudniejszym z elementów Office'a - u mnie jest przerabiany dopiero w liceum. Dlatego też zarezerwowałem na niego dość sporo lekcji.
Ten odcinek będzie oczywiście pierwszą lekcją obsługi Excela. Omówimy w nim większość funkcji i formuł. A, bym zapomniał: kurs jest prowadzony na przykładzie Office'a 2003!

Podstawy programu
Excel jest arkuszem obliczeniowym o wielkich możliwościach, operujemy w nim za pomocą różnych formuł - na pewnym etapie coraz bardziej przypominających programowanie na operatorach matematycznych w C++. Ekran programu zawiera dość sporo kratek i dzieli się na podobnej zasadzie, co tablica Mendelejewa - poziome "linie" to kolumny, pionowe wiersze (tak jak tabele w Wordzie). Poszczególne pola w Excelu, nazywane komórkami to np. A1, B2 - na tym polu chyba nie mam wiele do wyjaśniania.
Takie rzeczy jak wpisywanie tekstu nie ma sensu omawiać - skupimy się na Excelowej matematyce.
W Excelu można prowadzić obliczenia wszelkiej maści: na razie zajmiemy się najprostszymi.

Podstawowe wyliczenia
Na początek zajmiemy się najprostszym możliwym obliczeniem. Wpiszcie w komórce A1 "2" i to samo zróbcie z komórką A2. Teraz obliczymy sumę. Nie, nie wpisujcie 4! Program ma to zrobić. Aby wyliczył to należy wpisać:
=a1+a2
Mam nadzieję, że to proste? Jeśli chcemy coś wyliczyć, to w komórce wpisujemy znak równości, a następnie odpowiednie wyliczenia. Wpisujemy wtedy adresy (czyli nazwy) odpowiednich komórek, oraz symbol właściwego działania. Dla przykładu, jeśli w "B3" wpisaliśmy 20, a w "B4" 10 i chcemy mieć wynik ich dzielenia w np. "A1", to w tejże komórce wpisujemy:
=B3/B4
Tak przedstawia się sprawa z najprostszymi wyliczeniami. Teraz musimy przejść do czegoś sporo trudniejszego.

Wyliczenia trudniejsze
Teraz zajmiemy się sprawą obliczeń na procentach. Z ich używaniem możemy mieć na początku problem. Jak widać na pasku formatowania, możemy tam wybrać wyświetlanie procentowe. Radziłbym z tego nie korzystać, i jak już, wpisywać procenty bezpośrednio w komórce. Jeśli np. wpiszemy 20 i wybierzemy wyświetlanie w formacie procentów, pojawi nam się 2000%. Oczywiście można to pozmieniać itp., jednak możemy mieć przez to późniejsze błędy. Odradzam.
Jeśli w komórce A1 liczbę 25% i chcemy obliczyć, ile to jest w danej liczbie, np. 300 w A2, to wpisujemy:
=a2*a1
Innymi słowy, tak jak w kalkulatorze, tylko że tam wpisujemy liczby, a nie ich adres. Możemy też wpisać formułę odwrotnie, jednak ja zawsze wolałem robić to w tej kolejności.
Wyliczenia na procentach to jeden z ważniejszych elementów Excela.
Dalej mamy sporo innych typów wyliczeń; wymienienie ich wszystkich zajęłoby bardzo dużo czasu, ale w Excelu jest coś takiego jak funkcje, gdzie takie wyliczenia są dużo prostsze.
Przykład: w komórkach od A1 do A4 mamy np. oceny i chcemy wyliczyć ich średnią. Wybieramy menu Wstaw (pasek formatowania), a następnie Funkcja. Wybieramy kategorię - w tym wypadku statystyczne. Odszukujemy funkcję Średnia (znajdziemy tam kilka ich typów - póki co interesuje nas podstawowa, nie np. Średnia.A). Przechodzimy do okienka, w którym mamy wpisać adresy komórek, z których ma być wyliczona średnia. Prawdopodbnie program poda nam już prawidłowe wytyczne, ale my chcemy się nauczyć samodzielnie obsługiwać funkcje. Wymazujemy więc proponowaną zawartość i mamy teraz do wyboru trzy możliwości:
1. Klikamy ikonkę obok pola tekstowego (dla laików: to w czym piszemy;)) i zaznaczamy komórki, z których wyliczamy średnią.
2. Wpisujemy adresy kolejnych komórek - przeze mnie zalecane tylko przy ich mniejszych ilościach
3. W wypadku, gdy komórki z których wyliczamy średnią są w jednym rzędzie (w tym wypadku od A1 do A4), wpisujemy:
a1:a4
Innymi słowy, wpisujemy adres pierwszej w rzędzie komórki, dwukropek i adres ostatniej w rzędzie. Ta metoda działa jednak tylko, gdy komórki są w jednym rzędzie koment_new("Działa w podanym zakresie komórek, który jest zawsze prostokątem","WRIM",200);.
Zwrócę uwagę, że wraz z zaznaczaniem/wpisywaniem kolejnej komórki, program już wylicza nam średnią (czy inną funkcję) i wyświetla wynik. Jeśli znamy prawdopodobny wynik, jest to bardzo przydatne.
Na tej samej zasadzie opierają się inne tego typu funkcje; nie licząc pewnych wyjątków, którymi zajmiemy się w drugiej lekcji.

Kopiowanie formuł i adresowanie bezwzględne
Czas na nieco wyższą szkołę jazdy. Zaczniemy od kopiowania formuł w najbardziej podstawowych wersjach.
Dajmy na to: mamy w kolejnych dwudziestu komórkach wypisać kolejne liczby. Strasznie mozolne, a jednak jest na to rada.
Krok 1: Wypisujemy jeden i dwa w dwóch pierwszych komórkach.
Krok 2: Zaznaczamy obydwie, najeżdżamy kursorem na krawędź komórek i ciągniemy w dół, aż do dwudziestej komórki.
To działa:) Coś takiego możemy zastosować też we wpisywaniu dat, czy innych liczb. Może to też służyć do kopiowania formuł, gdyż program zawsze skopiuje nie wynik, a właśnie formułę. Jeśli kopiujemy formułę, np. w prawo, to adres zawarty w formule, jest zmieniany również "o jedno pole w prawo". O tym za chwilę.
Dajmy na to: mamy tutaj tabelę wyglądającą tak:
[a1]Oproc.           [b1]12%
[a2]Wysokość kredytu
[a3]2000
[a4]15000
Aby wyliczyć wysokość pierwszego kredytu wpisujemy:
=a3*b1
Żeby było prościej, wykorzystamy wiedzę zdobytą wcześniej do obliczenia drugiego kredytu. Kopiujemy formułkę (zakładając, że obliczeń dokonywaliśmy po prawej stronie sumy kredytu) w dół. A co to...Nie działa! Mówiłem jednak, że przy kopiowaniu formuł, program dokonuje zmian w zawartych w niej adresach, w zależności od "strony, w którą kopiujemy". W tym wypadku obydwóch przez nas wpisanych. A tak jak wysokość kredytu powinna się zmieniać (bo obliczamy drugi) to oprocentowanie jest nadal to samo! Dlatego też ten drugi adres (b1) nie powinien się zmieniać! Aby to zrobić, zapisujemy formułę innaczej:
=a3*$b$1
Dzięki znakom dolara, adres komórki nie będzie się zmieniał przy kopiowaniu, bo zastosowaliśmy adresowanie bezwzględne. Po prostu poprzedzenie adresu dolarem daje taki efekt.
Jak widać, użyliśmy znaku dolara zarówno przed cyfrą, jak i literą w adresie. Oznacza to, że adres nie zmieni się tak poziomo, jak i pionowo. To omówimy w kolejnej lekcji.

Na dzisiaj tyle wiedzy nam wystarczy. W następnej lekcji omówimy więcej funkcji, wykresy, formatowania komórek i rozwiniemy temat adresowania bezwzględnego. Miłej zabawy z Excelem!

autor("Jedi Bartek","[e-mail]")