Kurs Office #4



Kurs Office #4 - Access


Access jest najtrudniejszym do opanowania programem z pakietu Office. Dlatego też postanowiłem poświęcić na niego dużo więcej czasu, niż na resztę. Dobrze jest omówić wszystko najdokładniej jak się da, dlatego kurs Accessa może się wydawać zbytnio obszerny.
Wstęp jakiś bez wstępu, nie?:/ Ale nie będę bawił się w bezsensowne wprowadzenia: skupmy się na baardzo obszernej treści właściwej!

Uruchamiamy Access
Po uruchomieniu programu nie mamy żadnego gotowego okna/arkusza. Niektórych to nieco odpycha. Z okienka zadań (tzn. menu po prawej) wybieramy opcję "Utwórz nowy plik". Mamy tutaj kilka możliwosci stworzenia nowej bazy. Omówimy je:
1."Pusta strona dostępu do danych" - ta jest powiązana z m.in. bazą danych SQL (nie znoszę tej nazwy!) i innymi internetowymi bazami danych. Tymi nie będziemy się zajmować.
2."Projekt używający istniejących/nowych danych" - również powiązane z bazami SQL.
3. Pusta baza danych - normalna baza danych - to taką będziemy się zajmować.
Zaraz po wybraniu tej funkcji, zapisujemy (na razie pustą) bazę.

Tworzymy tabele
Poszczególne "kategorie" informacji zapisujemy w tabelach (i nie tylko, ale póki co omawiamy tabele!). Najpierw należy utworzyć odpowiednie pola w takowych, wybrać ich format itp. Robimy to na kilka sposobów. Omówimy najpierw najprostszy, czyli tworzenie tabeli w widoku projektu.
Wybieramy tą funkcję i pojawia nam się sporo kratek. Bez paniki! Akurat tutaj wszystko jest potwornie proste (przynajmniej dla mnie było, gdy sam uczyłem się Accessa).
Abyśmy przeszli dalej, musimy omówić podstawy działania baz danych. Tabela takowej zawiera kilka pól określonego formatu, te zaś przechowują odpowiednie dane, np. informacje o...naszych umiejętnościach w grze Morrowind. Rekordy zaś będą kolejnymi postaciami, których współczynniki przechowujemy w tych polach. Tradycyjnie, pola to kolumny, a rekordy to wiersze. Na tej podstawie będziemy tworzyć tą tabelę.
W widoku projektu NIE TWORZYMY samej tabeli, a jedynie jej pola, które wypełnimy w innym "trybie". Pamiętajcie!
W porządku: stwórzmy tą tabelę. Aby nie zamęczać was zawiłościami mojej kochanej gierki, wypiszemy tylko umiejętności główne.
W kolumnie "Nazwa pola" podajemy kolejno (od góry do dołu, lub odwrotnie): postać, zniszczenie, zaklinanie, przywołanie, przemiana (powinna być jeszcze 5-ta umiejętność, ale po co rozciągać?). Te pola będą zawierać liczby, więc przy "Typie danych" wybieramy z rozwijanej listy "Liczba" - oprócz "Postaci", bo tu będzie przechowywane imię postaci (tu będzie typ tekst). Tychże typów wyjaśniać chyba nie muszę - są oczywiste, a jeśli mimo wszystko nie domyślacie się, wróćcie do kursu Excela.
To jeszcze nie wszystko! Na dole mamy okienko właściwości, które czasem musimy modyfikować. Większość z nich jest tak naprawdę niepotrzebna, a i na pewno domyślacie się ich znaczenia. Może pokrótce objaśnię podstawowe. Miejsca dziesiętne: wybieramy ich liczbę po przecinku. Rozmiar pola - jak dużą można wpisać liczbę/tekst. Do tematu wrócę później, bo każdy typ danych ma inne właściwości.
Teraz zapisujemy naszą tabelę. Nie ma tu menu plik, więc zapisujemy ją przy wychodzeniu (lub kombinacją Ctrl +S). Access proponuję nam stworzenie "klucza podstawowego", czyli dodatkowego pola, przechowującego numery kolejnych rekordów w tabeli. Jeśli wam się przyda, skorzystajcie.
Jeszcze raz przypomnę - stworzyliśmy póki co wyłącznie pola tabeli. Aby utworzyć rekordy, po zapisaniu tabeli owieramy ją - z listy tabel w małym okienku przedstawiającym zawartość bazy.
Na początku wygląda to dziwnie - miejsce tylko na jeden rekord - jednak, gdy zaczniemy tworzyć pierwszy, pojawi się miejsce na drugi itd. Jest to nawet wygodne.
A teraz wypełnijmy cztery rekordy. W pierwszym wierszu (rekordzie), w drugiej (po identyfikatorze, czyli wspomnianym kluczu podstawowym) kolumnie (polu) wpiszmy Divayth Fyr. Dalej jakie tam chcecie liczby w pozostałych kolumnach/polach - przykładowo: 100, 95, 80, 70. Na takiej samej zasadzie kolejne: i gdzie tu problem? Może z wymyśleniem imion postaci;). Wpiszcie np. Trebonius, Aryon, Neloth. Zapiszcie tabelę i proszę - macie całkiem niezłą bazę danych - późniejsze będą jeszcze lepsze i... trudniejsze:(
W porządku: umiecie tworzyć tablicę w widoku projektu, który jest wygodny i funkcjonalny. Co jednak, jeśli z jakiegoś powodu trzeba ją zrobić w kreatorze (np. żeby dostać wyższą ocenę;)).
Kreator też jest prosty! Uruchamiacie go i wybieracie jakie pola - z tych o gotowych nazwach i typach danych - mają się pojawić w tabeli! Macie je posegregowane w służbowe i osobiste. Są tam też gotowe "szablony" pól, pod określony typ tabeli. Jak wybieramy pola każdy chyba wie. 'In any case': Zaznaczamy nazwę takiego pola i klikamy strzałkę w prawo. Dwie strzałeczki w prawo: wstawiamy wszystkie pola z wymienionych po lewej; analogicznie jedna strzałka w lewo usuwa wybrane pola, dwie - wszystkie.
Jeśli nazwa pola nam nie odpowiada, po wstawieniu jej do naszej tabeli można ją zmienić widocznym przyciskiem.
W porządku, teraz zróbmy w ten sposób tabelę. Z przykładowej tabeli "Kontakty" wybierzcie imię i nazwisko. Z przedziału "Osobiste" wybierzmy adres. [Można było to zrobić również z "Kontaktów, ale chcę, abyscie poćwiczyli".]
Teraz nazwa tabeli - "kreator" i wspomniany już klucz podstawowy. Następnie, jeśli zrobiliśmy już tabelę "Morrowind" pojawi się możliwość powiązania ich ze sobą. Tu obie tabele nie mają nic wspólnego więc nie używamy tej funkcji. Możemy też od razu zacząć modyfikacje tabeli. Wszystko rozumiemy? No to teraz wypełnijcie sobie tabelę pięcioma rekordami. Będzie nam potrzebna potem. Dwa nazwiska mają się powtarzać!

Raporty
Kwerendy i formularze pomijamy, zajmiemy się raportami. Przejdźmy do tego działu i wybierzmy kreatora. Wybierzmy tabelę, "na podst. której" powstanie raport. My wybieramy "Kontakty".
Do rzeczy: chcemy, aby w raporcie podane było tylko ID (czyli numer) "osobnika" i jego nazwisko. Dlatego "przsuwamy" te pola do kolumny po prawej.
Dalej wybieramy poziomy grupowania - według nazwiska.
Przechodzimy do sortowania. Je na pewno dobrze pamiętamy z Excela, więc zasad działania nie przypominam. Wybieramy kolejne pola, według których mają być sortowane rekordy (maks. cztery). My wybierzemy według ID, malejąco (aby ujrzeć różnicę). Teraz układ - tu już na pewno wszystko rozumiecie (wygląd tego raportu, sposób przedstawienia).
Teraz styl pisma - jak mają wyglądać czcionki; następnie tytuł i teraz tylko wybieramy, czy chcemy modyfikować projekt raportu, czy go wyświetlić - gotowe!
Przyjrzyjmy się raportowi. Wyświetlane rekordy sąposegregowane na odwrót przez ID - dzięki sortowaniu. Że nie wyświetlamy imion, ale za to ID (każde różne) podane są dwa rekory o wspólnym polu nazwisko (przez was wybranym - tym nazwisku). Co do grupowania powoduje wyszczególnienie określonego pola (przynajmniej takie moje wrażenie). Zaznaczmy, że jeśli raport jest porządkowany według danego elementu, nie można według niego sortować.

W następnym odcinku...
Podstawy mamy już omówione, w następnych odcinkach dokładniej omówimy tabele, poznamy formularze, oraz tworzenie stron z bazą danych.

autor("Jedi Bartek","[e-mail]")