Kurs Office #2



Kurs Office #2

Witam w kolejnej części kursu Office. W tym odcinku zakończymy naukę Excela, a potem zajmiemy się Power Pointem.
Na początek dodam rzecz, o której zapomniałem. Nie wszystkiego w Excelu da się nauczyć - trzeba tu mieć coś takiego, jak "myślenie matematyczne", czyli wiedzieć, co należy mnożyć i dzielić, aby otrzymać wynik.
Warto też sprawdzać wyniki przy bardziej trudniejszych formułach; wykonać tradycyjne liczenie "na kartce" z kalkulatorem, aby upewnić się, że formuła dobrze działa.
Adresowanie bezwzględne
Dobrze. Teraz dokończymy temat adresowania bezwzględnego.
Jak pamiętacie, w naszej pierwszej formule użyliśmy znaku $ przed literą i cyfrą w adresie komórki. Jest tak, gdyż chcemy, aby nie zmieniał się adres zarówno w poziomie, jak i pionie. A co jeśli chcemy, aby nie zmieniała się "numeracja" wyłącznie pionowa? Proste. Stawiamy znak dolara w ten sposób: "a$1" Opanowanie takich szczegółów nie jest potrzebne, ale jeśli zamierzacie wyliczać oprocentowania kredytów, czy zrobić tabliczkę mnożenia, takie coś jest konieczne. Jeśli starczyło miejsca, to powinniście mieć tutaj przykładowy arkusz, w którym jest coś takiego pokazane. Przestudiujcie to.
Dobra, więcej w tym temacie nie dam rady wyjaśnić - sami musicie to zrozumieć. Nie ma tutaj określonej reguły, gwarantującej prawidłowe wykonanie - praktyka i umiejętności matematyczne.
Ozdobniki
Teraz zajmijmy się czymś prostszym - wstawianie wszelkiego rodzaju ozdobników/ulepszeń. Z paska "Rysowanie" możecie powstawiać pola tekstowe, okręgi, prostokąty itp. Możemy też dokonać scalania: z dwóch komórek zrobić jedną - to przydatne, jeśli chcecie zrobić coś w stylu schematu, np.: na górze z dwóch komórek jedna z tekstem "PROGRAMOWANIE" a na dole, już normalnie "NISKOPOZ." i "WYSOKOPOZ." W arkuszu ćwiczebnym macie to pokazane; nie można tego stosować w wypadku komórek zawierających działania!!! Zostanie tylko część danych i wszystko zostanie po prostu zrujnowane. Na pasku formatowania mamy też dostęp do zwiększania/zmniejszania liczby miejsc dziesiętnych w komórkach. Możemy też wybrać funkcję zapisu walutowego, ale lepiej samemu dopisać walutę pod koniec pracy - czasem ta funkcja wywołuje problemy - dopisuje miejsca dziesiętne na grosze, a więc gdy my już je wypełniliśmy, lepiej szybko użyć Ctrl+Z.
"Format - komórki" - w tym menu dokonujecie dokładniejszego formatowania. Tak całego arkusza, jak i wybranej komórki. Podstawy, jak ustawienie wyśrodkowania robicie z paska formatowania, ale już indeks górny/dolny wybieracie tutaj. Wybieracie też format liczb - normalny, data itp.
Wykresy
OK - przechodzimy do zupełnie innego kręgu. Wykresy. Nie są trudne, a wprawny użytkownik może zrobić z nich całkiem ładne ozdobniki. Jeśli arkusz ćwiczebny jest dołączony, to macie dobry przykład.
Na razie zajmiemy się wykresami prostszego rodzaju (mniej danych). Będzie to (jak w ćwiczebnym arkuszu, zresztą wszystkie przykłady podaję takie jak w nim) lista pięciu jakiś tam pracowników, ich płaca i długość pracy (staż) w miesiącach. Dane wyglądają następująco (nazwiska postaci z Gwiezdnych Wojen; Rada Jedi): Koon - płaca 2200 zł, staż 20 mies., Kolar - płaca 1600, staż 11 mies., Tiin - płaca 1700, staż 14 mies., Fisto - płaca 2400, staż 18 mies. Aha - dość ważne - wpisujemy nad danymi nazwy kolumny - nazwisko, płaca, staż. Aby wykres był czytelny, dane powinny być zróżnicowane, ale nie za bardzo - gdy różnica wynosi kilka setek, wykres jest nieczytelny. Dlatego nie dolączamy do tego samego wykresu zarówno płacy, jak i stażu.
Wpisujemy sobie te dane i wybieramy na pasku "standardowym" "Kreatora wykresów". Wybieramy typ wykresu - w zależności, jakie dane ma przedstawiać, wybieramy inny. Kołowy przy np. sondażach wyborczych (która partia, ile głosów), ew. pierścieniowy. W wypadku porównywania wartości - wykres kolumnowy lub słupkowy. Ja wybrałem kolumnowy grupowany. Nawiasem mówiąc, to mamy do wyboru kilka podkategorii: skumulowany, z efektem 3D, grupowany...trójwymiarowe mogą czasami sprawić, że wykres będzie nieczytelny, zaś skumulowane nie zawsze są użyteczne - porównują wkład poszczególnych "części" w sumę określonych danych. Tylko do niektórych sytuacji.
W drugim kroku kreatora wybieramy dane źródłowe do wykresu - chyba oczywiste, że to najważniejsza część. Wybieramy opcję zaznaczenia odpowiednich danych i zaznaczamy nazwiska i płacę. Wybieramy też funkcję wyświetlania - wiersze lub kolumny - tu lepiej sprawdzają się wiersze. Ewentualnie wchodzimy w "Serie", ale program już je wybrał i jak najbardziej poprawnie - nazwiska pracowników. Dalej wybieramy tytuł wykresu, nazwy osi x i y. Wchodzimy też w "Osie" i wyłączamy oś x, której program nadał nazwę, lecz my chcemy własną. Dalej mamy miejsce wyświetlania legendy. Wchodzimy też w zakładkę "Etykiety danych" - wybieramy tu, czy nad wierszem/kolumną mają się pojawiać jakieś dane - i czy ma to być liczba, nazwa itp. Można też użyć linii siatki.
Dalej wybieramy, gdzie ma się wykres wstawić i na tym kończymy. Teraz możemy jeszcze poeksperymentować z rodzajem wykresów - ew. 3D, kolorami i ogólną poprawą wizualną naszego wykresu. Mam nadzieję, że na razie rozumiecie.
Kończymy sprawę funkcji
Teraz dokończymy co nieco z funkcji. Jest ich mnóstwo, a wiele z nich jest tak zaawansowanych, że aż zbędnych. Poprzednio omówiłem wszelkie podstawowe, teraz opowiem o użytkowaniu tych bardziej użytecznych.
Są funkcje sprawdzające, czy podane komórki są liczbą, czy tekstem itp i zwracają wartość "prawda" lub "fałsz". Większość z nich nie wymaga podawanie czegokolwiek, więc i obsługa jest prosta. Mamy też funkcje zaokrąglające itp.
Mamy też np. kilka rodzajów średnich, nawet coś takiego jak rozkład Weibulla. Większość tych funkcji nie ma zastosowań dla zwykłego użytkownika, a i ich wymienianie nie ma sensu.
Przydatne są czasami funkcje konwertujące wszystkie podane litery na wielkie lub małe, czy też na format daty/godziny. Z ich użytkowaniem nie ma problemów, bo wybieramy tylko jakie pola mają zostać podane konwersji. Jest wiele funkcji tego typu - choćby podająca dzień tygodnia na podstawie daty i są jak najbardziej użyteczne.
Drugie to sprawdzające, czy dane liczby mieszczą się w określonym przedziale i w zależności od tego zwracające wartość fałsz/prawda. Choćby jakieś tam zyski/dochody - poniżej danej sumy należy coś zlikwidować, a powyżej wszystko gra. Można też wybrać, jak ma się nazywać zwracana wartość.
Sortowanie
No to idziemy dalej - czas zająć się sortowaniem. Jeśli dotychczas wszystko rozumiecie, to i teraz nie będzie problemów.
Zaznaczamy naszych pracowników wraz z płacą i stażem i wybieramy z menu dane funkcję "Sortuj". Chyba w miarę rozumiecie, o co tu chodzi, jednak na wszelki wypadek wszystko wyjaśnię. Na czym polega sortowanie wiadomo - uporządkowanie w jakiejś kolejności. W takich arkuszach jak ten można sortować według kilku kategorii. Nazwisk, płacy, stażu. My wybierzemy aby sortowało się według nazwiska; wybieramy też, jak dane mają być posortowane: rosnąco, lub malejąco. Ja wybrałem rosnąco. Gdyby zdarzyła się sytuacja, że mamy dwa takie same nazwiska, możemy wybrać opcję "następnie według" - oznacza ona, że w wypadku znalezienia kilku takich samych danych poprzedniej kategorii, będą one sortowane według kategorii "następnie według". W naszym arkuszu takie coś się nie przyda - ale najważniejsze, że w razie czego wiecie, jak tej funkcji użyć. Przy okazji - na pasku standardowym są też dwa przyciski: sortuj malejąco i sortuj rosnąco. Do jakiś prostszych sortowań się to przydaje - tylko pamiętajcie o zaznaczeniu wszystkich danych - inaczej wszystko się pomiesza.
Filtry
Czas więc na ostatnią z większych funkcji - filtry. Są dużo trudniejsze od sortowania, ale łatwiejsze niż wykresy (mam na myśli ich poprawność techniczną - czasem są z tym problemy).
Filtr polega na wyświetlaniu tylko danych, spełniających określone warunki.
Mamy dwie funkcje filtru: "filtr zaawansowany" i "filtr automatyczny": zdecydowałem się omówić w kursie filtr automatyczny, bo jest prostszy i wydajniejszy.
Ponownie zaznaczamy nasze dane i z menu dane wybieramy "Filtr" i "Filtr automatyczny". Przy naszej liście pojawią się przyciski z rozwijanym menu - dalej zwane menusami. Będą one przy każdej kolumnie.
I teraz wygląda to tak: w każdym z tych menusów mamy też funkcję sortowania. Wybierając ją z menu z kolumny nazwisk, sortujemy według nazwisk...Proste.
Jest tu też opcja pokazywania "pierwszych dziesięciu" rekordów (tak nazywamy pojedyncze "dane", w tym wypadku pracownika) - działa to tylko na polach liczbowych, gdyż zostanie wyświetlone określona liczba największych liczb. Właśnie - po wybraniu tej opcji wybieramy też ile tych rekordów ma być wyświetlonych i jakich - największych, czy najmniejszych.
Teraz przejdziemy do właściwego filtrowania. Chcemy wyświetlić tylko pracowników z płacą powyżej 2000 zł. I tu pierwsza rzecz: w zależności od tego, według których danych filtrujemy, wybieramy odpowiedni menus - pewnie każdy to wie, ale chcę mieć czyste sumienie.;) Wybieramy funkcję "niestandardowe". Teraz mamy coś takiego: "Pokaż wiersze, w których płaca... musimy wybrać odpowiednie porównanie - czy płaca ma być większa, mniejsza, czy też równa danej liczbie. Do operacji na tekście możemy też wybrać na jaką literę/litery rekord ma się zaczynać. Tych funkcji jest dużo i są oczywiste. W wypadku naszego filtra wybieramy "większe niż" i w polu po prawej wpisujemy 2000.
Gotowe. Excel powinien nam wyświetlić Fista i Koona. Pozostałe rekordy zniknęły, co zresztą widać przy numeracji wierszy: 1, 2, 4... Aby przywrócić wyświetlanie wszystkich, w naszym menusie wybieramy funkcję wszystkie. Okej. Dodam jeszcze, że zasadniczo wystarczyło zaznaczenie komórki "płaca", aby to wszystko wykonać, jednak dzięki temu możecie też wykonać działania na stażu.
Teraz zajmiemy się drugą opcją filtrowania. Na pewno zauważyliście przy tworzeniu poprzedniego filtra, że mieliście poniżej drugie pole, takie jak poprzednie, a pomiędzy nimi funkcje "i" oraz "lub". Funkcja "i" służy do robienia przedziałów. Możemy w ten sposób wyświetlić pracowników, których płaca jest np. wyższa niż 1000, ale mniejsza niż 2000. Funkcja "lub" służy zaś do wyświetlania rekordów spełniających co najmniej jeden z podanych warunków.
Wypróbujemy to: wróćcie do filtrów: pierwszym warunkiem niech będzie, że płaca ma być wyższa od 1000 i mniejsza niż 2000. Wyświetlą się Tiin i Kolar. Gotowe!:) Aha, aby usunąć filtr wracamy do menu "dane - filtr" i odznaczamy funkcję "filtr automatyczny".
Excel zakończony
Zostały nam jedynie drobiazgi. A więc - Excel posiada funkcję sprawdzania błędów kalkulacyjnych, wstawiania obramowania poprzez pasek formatowania - zaznaczamy dane do obramowania, klikamy na przycisku za nie odpowiedzialnym i wybieramy rodzaj obramowania. To już koniec zabawy z Excelem! Następnym razem zajmiemy się Power Pointem.

Arkusz ćwiczebny z większością omawianych dziś rzeczy

autor("Jedi Bartek","[e-mail]")