Prześcignij konkurencję o lata świetlne,
czyli jak oddać w biznesie dwa dobre skoki...

Kiedyś słyszałem o firmie, w której, gdy znalazła się w sytuacji kryzysowej, menedżerowie utworzyli sztab przypominający sztab wojskowy, a pracownicy musieli założyć hełmy wojskowe na głowy, by wszyscy poczuli się jak na froncie. To miało zintensyfikować wysiłek i uzmysłowić, że tylko całkowite zaangażowanie w pracę, podobne do zaangażowania żołnierza na froncie przyniesie firmie ocalenie (czyli firma stanie na nogi i odbierze konkurencji część rynku). 

Ta metoda mimo swej atrakcyjności ma jeden feler - to tylko jednorazowy zryw. W ten sposób mobilizować można tylko tych, którzy czują się zagrożeni lub są w sytuacji kryzysowej i muszą się pozbierać. Dzięki takim działaniom można zażegnać kryzys i być może dogonić konkurencję, ale nigdy się jej w ten sposób nie przegoni.

Adam MaÅ‚ysz nigdy nie musiaÅ‚ „skakać w wojskowym heÅ‚mie”.
Taki Janda też nie musi...

Adam Małysz, gdy był w życiowej formie i co tydzień zadziwiał rywali i kibiców swoimi wynikami nie musiał rywalizować z bezpośrednimi konkurentami, by osiągać wybitne wyniki. On z nikim nie rywalizował - on nawet nie widział konkurencji, najwyżej wtedy, gdy stali na niższym stopniu podium. Małysz rywalizował sam ze sobą - ustanawiał sobie poprzeczkę i ją przeskakiwał. To inni rywale cały czas byli pod presją, zastanawiali się jak podjąć z nim walkę, byli stale musztrowani, a trenerzy prawie zakładali im wojskowe hełmy na głowę, by wycisnąć z nich jeszcze większe zaangażowanie. I co? I nic. Małysz jak był w wielkiej formie pozostawiał wszystkich całe lata świetlne za sobą.

Co mówił przed każdymi zawodami?
Chcę oddać na każdych zawodach po prostu dwa dobre skoki.
I jakie osiągał wyniki, gdy oddawał te dwa równe skoki.
Podobne słowa wypowiada teraz Janda.
Nie obchodzi go jak skaczÄ… inni, jego interesujÄ… tylko jego skoki.
I jak skacze?

I to jest metoda na prześcignięcie konkurencji. Nie ściganie się z nią w otwartej walce, ale postawienie sobie poprzeczki i przeskoczenie jej. A potem kolejnej - jeszcze wyżej...

Czytałem publikowany ostatnio na łamach Gazety Wyborczej artykuł z Harward Business Review o narzucaniu tempa - działaniu nie pod wpływem zmian, ale wymuszaniu zmian
w regularny sposób. Trochę tak jak Jelena Isimbajewa, która co raz, na kolejnych zawodach
w lekkiej atletyce bije własne rekordy świata. W ten sposób wyznacza pułap, który jest nie do spełnienia dla konkurencji. Pozostałe tyczkarki rywalizują już tylko o drugie i trzecie miejsce.

Narzucanie tempa - to zdaniem autorów tego artykułu - pomaga menedżerom uniknąć niebezpieczeństwa zbyt rzadkiego wprowadzania zmian. W dodatku zmiany są wprowadzane w sposób rytmiczny - na przykład - jak podają autorzy artykułu: w firmie 3M postanowiono, że 30 % przychodów, w każdym roku musi pochodzić ze sprzedaży nowych wyrobów; Netscape wprowadza nowy produkt co 6 miesięcy, a sieć kawiarni Starbucks co roku otwiera 300 nowych punktów sprzedaży. Wszystko to toczy się w wyznaczonym rytmie. A rytm zmian - jak dodają autorzy tekstu - pomaga ludziom układać plany na przyszłość i synchronizować działania. 

Ten rytm to sposób na konkurencję - stawiając sobie wysoko poprzeczkę nie ścigasz się
z konkurencją, ale z samym sobą. Jak kiedyś Małysz, a dzisiaj Janda i Isimbajewa.

Najlepsi zawodnicy sami sobie zawieszają poprzeczkę i przeskakują ją zostawiając konkurencję daleko z tyłu.

Jak widać nie zawsze bezpośrednia rywalizacja z konkurencją stymuluje zmiany. Czasami warto zaplanować zmiany samemu i zacząć je wprowadzać. Powstaje pytanie kiedy to robić?

Zwykły plan dnia: wykonać kilka ważnych zadań, odbyć 2 spotkania, omówić
z pracownikami ich nowe obowiązki, napisać kilka pism i raportów i wykonać 5 ważnych telefonów. Ile z planów udaje się zrealizować? Połowa planu zrealizowana, a już kończy się dzień pracy? Czas ma to do siebie, że przecieka zwykle między palcami.

Kiedy mam zawieszać tę poprzeczkę? Kiedy mam realizować te wyzwania, dzięki którym zdystansuję konkurencję - chciałoby się zapytać.

Tutaj rytmiczność zmian może tylko pomóc nie przeszkodzić. Stara prawda pokazuje, że jak coś robisz regularnie, to się do tego przyzwyczajasz i znajdujesz na to czas. Widzę to dobrze po sobie. W ramach dbania o kondycję postanowiliśmy ze znajomymi przypomnieć sobie jak się kiedyś kopało piłkę. Zaczęliśmy się spotykać w lecie, to w piątek po pracy, to w środę i pograć sobie przez godzinę. Bez sztywnych terminów, bez żadnych zobowiązań. Po kilku rozgrywkach zaczęło przychodzić coraz mniej osób, a potem było osób już tak mało, że nie warto było grać. Co ciekawsze każdy chciał grać, tylko akurat miał jakieś ważne spotkanie, jakąś zaległą pracę, coś...

Teraz gramy w poniedziałek o 16.00. Tydzień w tydzień w tym samym miejscu, o tej samej godzinie. I jakoś się udaje. Ludzie przyzwyczaili się. Każdy wie, że musi tego dnia mieć wolną godzinę i tak sobie ułoży tydzień, że tę godzinę wolną ma. Kwestia przyzwyczajenia, kwestia rytmu. 

Rytmiczność innowacji oraz wszelkich innych działań może być więc pomocą, a nie przeszkodą w ich realizacji Jeżeli założysz, że co kwartał wprowadzicie nowy produkt, to wiesz, że macie trzy miesiące wytężonej pracy, które muszą przynieść konkretny efekt.

A jak sobie pomóc w lepszym przygotowaniu się do nowych wyzwań? Co zrobić, by czas nie przeciekał między palcami? Zrób dobry plan i się go trzymaj.

Czy planowanie to przeżytek minionej epoki? Takie nazwy jak gospodarka planowa, czy też Szkoła Główna Planowania i Statystyki przeszły już do historii. Żyjąc w nowej rzeczywistości, nauczyliśmy się działać zamiast planować. Jednak doświadczenie wielu przedsiębiorców z krajów, których nie dotknęła gospodarka socjalistyczna, pokazuje, że właściwe planowanie, pomaga zaoszczędzić czas i wydajniej wykonać pracę. Dzieje się tak, ponieważ dobry plan pomaga osiągnąć wyznaczone cele w najkrótszym czasie.

Nie wpadnij jednak w pułapkę zbyt drobiazgowego planowania. Zakończy się ono sukcesem, jeśli uda Ci się zaoszczędzić przynajmniej pół godzinny dziennie. W przeciwnym razie stracisz czas, zamiast go zyskać. Dlatego na samo planowanie poświęcaj najwyżej 1% tego czasu, który chcesz zaplanować. Jeżeli więc planujesz bieżący dzień - zrób to w 5 do 10 minut.

Planuj zawsze na piśmie - w ten sposób odciążysz swoją pamięć i będziesz miał pewność, że nic istotnego nie umknie Twojej uwadze.

Podziel cel na zadania.

Aby dobrze zaplanować każdy dzieÅ„ pracy powinieneÅ› sformuÅ‚ować nadrzÄ™dny cel, do którego dążysz - to ta poprzeczka, którÄ… sobie ustawiÅ‚eÅ›, by zdystansować konkurencjÄ™ o lata Å›wietlne. Gdy już go znasz, potrzebny jest dobry plan, który pomoże Ci go osiÄ…gnąć. Najlepiej jest podzielić cel na konkretne zadania, których wykonanie da efekt koÅ„cowy w postaci realizacji caÅ‚ego celu. Im cele sÄ… bardziej szczegółowe, tym Å‚atwiej nam je „objąć” i spoglÄ…damy na nie bardziej realistycznie. Wówczas można trafniej ocenić, czy i kiedy uda siÄ™ zrealizować cel nadrzÄ™dny.

Jeżeli masz zrealizować np. ważny cel roczny - przygotuj ramowy plan działania. Na jego bazie stwórz krótsze plany miesięczne, które skonkretyzują zakres poszczególnych zadań. Najbardziej szczegółowe będą plany tygodniowe i dzienne - w nich rozpiszesz na godziny wszystkie czynności, które musisz wykonać, aby zrealizować główny cel.

Pamiętaj! Wszystkie te plany powinny być bardzo dokładnie ze sobą powiązane. Planując poszczególne etapy, nie możesz stracić z oczu głównego celu. W ten sposób kontrolujesz zgodność wszystkich działań i możesz wyeliminować ewentualne sprzeczności.

Jak planować?

1. Wypisz wszystkie czynności, które musisz zrealizować w zaplanowanym czasie. Jeżeli jest to plan dzienny, to zawrzyj w nim przewidziane zadania do wykonania z przygotowanego wcześniej planu miesięcznego lub tygodniowego, nie załatwione sprawy z dnia poprzedniego, stałe, powtarzające się czynności oraz sprawy pilne, które pojawiły się w międzyczasie. Wypisując zadania, powinieneś od razu określać stopień ich ważności  - bardzo ważna, mniej ważna, do delegowania - oraz podzielić je na grupy w zależności od ich typu, np. S - spotkania, K- korespondencja, T -telefon itp.

2. KoÅ‚o każdej z nich wypisz szacunkowy czas jej trwania. Obok każdej czynnoÅ›ci, którÄ… chcesz wykonać, wypisz w sÅ‚upkach trzy terminy - najbardziej optymistyczny, najbardziej pesymistyczny i ten, który wydaje Ci siÄ™ najbardziej realny. Pomoże Ci to w organizowaniu kolejnych dni - bÄ™dziesz wiedziaÅ‚, ile czasu dana czynność Ci zajmuje. WyznaczajÄ…c każdÄ… datÄ™, przemyÅ›l wszystkie „za” i „przeciw”.

3. Teraz skróć listę spraw -  nie planuj więcej niż 60% czasu. Resztę i tak zajmą Ci czynności nieprzewidziane. Jeśli zamierzasz spędzić w pracy 10 godzin - planuj 6
z nich. Gdy natomiast chcesz pracować przez 8 godzin - planuj tylko 5.

4. Zawsze pod koniec dnia podsumuj, które z porannych założeń udało Ci się zrealizować. Będziesz miał wówczas jasność, ile spraw tak naprawdę udaje Ci się wykonać w ciągu dnia. Następny dzień zaplanujesz bardziej realistycznie. Nie warto planować zbyt wielu zadań, bo jeśli nie uda Ci się ich wykonać, wpadniesz w przygnębienie. Wszystkie te czynności, których nie zrealizowałeś, a z których nie chcesz zrezygnować, przepisz na następny dzień.

7 rzeczy, które pomogą ci zrealizować plany, by czas nie przeciekł Ci między palcami:

1. Pamiętaj, że w piątej godzinie pracy pojawia się kryzys. Każdego dnia jesteśmy najsprawniejsi w dwóch porach - do południa i od godziny 16 do 20. Koło południa pojawia się kryzys. Na ten czas nie planuj rozwiązywania trudnych problemów ani spotkań z wymagającymi klientami. Najtrudniejsze zadania wyznaczaj sobie zawsze na ten moment, gdy czujesz przypływ sił i energii. Zwykle zdarza się to o tej samej porze. Większość ludzi osiąga największą wydajność, a tym samym najlepiej i najsprawniej wykonuje swoją pracę, między 9 a 11 rano.
 
2. Umów się sam ze sobą na wykonanie rzeczy ważnych. Zapisz sobie w kalendarzu określony czas na ich realizację, tak jak byś się umawiał na spotkanie. Najlepiej zrób to na początku miesiąca. Wtedy sprawy pilne, pojawiające się w trakcie pracy, nie odsuną na później tych naprawdę ważnych.

3. Codziennie z samego rana zrealizuj choć jedno ważne zadanie. To jedna z tajemnic ludzi sukcesu. Potrafią oni z rana, zanim zwalą im się na głowę codzienne problemy - telefony, poczta, kłopoty pracowników - załatwić przynajmniej jedną ważną sprawę. Możesz to zrobić nawet w domu, przed wyjściem do pracy. Udany początek dniaz pewnością Cię dobrze nastroi. Zamiast więc zaczynać dzień od lektury gazety albo filiżanki kawy, zrób coś ważnego.

4. Wyznacz sobie limit czasowy. Staraj się nie planować na realizację zadania zbyt długiego czasu, ponieważ doświadczenie wskazuje, że praca trwa zawsze tak długo, jak dużo czasu przeznaczyłeś na jej wykonanie. Wyznacz więc sobie limit czasowy, w którym zrealizujesz każdą czynność - przeprowadzisz rozmowę telefoniczną czy napiszesz raport. Zobaczysz, jak można się zmobilizować, gdy trzeba zdążyć na czas. Taki stres nie jest szkodliwy, a pomaga się lepiej mobilizować. Tylko pamiętaj, nie możesz popaść w przesadę. Nie wyznaczaj sobie zbyt krótkiego czasu, bo będziesz miał zawsze opóźnienia i w końcu znienawidzisz swoją pracę.

5. Sprawy o podobnym charakterze staraj się załatwiać w jednym czasie. Jeżeli planujesz np. wykonanie w ciągu dnia 10 telefonów, to nie rozkładaj tego na cały dzień i nie rozdzielaj innymi czynnościami. Postaraj się wykonać je w jednym bloku. Podobnie postępuj z korespondencją i rozmowami z pracownikami.

6. Rób przerwy. NajwiÄ™kszÄ… efektywność mamy zawsze na poczÄ…tku pracy i pod jej koniec. GdybyÅ›my pracowali bez przerwy przez 8 godzin, to przez wiÄ™kszÄ… część dnia mielibyÅ›my „doÅ‚ek”. Å»eby tego uniknąć podziel dzieÅ„ na etapy, a dziÄ™ki temu uda Ci siÄ™ dÅ‚użej osiÄ…gać wysokÄ… efektywność. Najlepiej by każda jednostka pracy trwaÅ‚a nie dÅ‚użej niż 40 minut. Po niej powinna nastÄ™pować najwyżej 5 minutowa przerwa. Dlaczego aż tak krótka? Taka przerwa, podczas której wykonujesz caÅ‚kowicie odmienne czynnoÅ›ci, pozwoli Ci odpocząć, a jednoczeÅ›nie nie spadnie poziom napiÄ™cia, która pozwala Ci lepiej siÄ™ mobilizować i szybciej pracować. Wówczas od razu po przerwie zabierzesz siÄ™ do dalszej pracy. OczywiÅ›cie 40-minutowe „bloki” przeznaczone na pracÄ™ rzadko kiedy sÄ… realne, ale gdybyÅ› robiÅ‚ sobie przerwy po każdym wykonanym zadaniu i choć jednÄ… przerwÄ™ w trakcie jego wykonywania, to wtedy na jednÄ… pracÄ™ przypadnÄ… Ci aż 4 „górki” efektywnoÅ›ci.

Jak zadbać o to, by zaplanowane czynności zostały rzeczywiście wykonane?

Jak stworzysz dobry plan rytmicznego realizowania wyzwań, to pozostaje ci tylko te wyzwania rytmicznie realizować. Zawsze więc precyzyjnie ustalaj terminy wykonania danej pracy - godziny, o której ją zaczniesz, zakończysz i - jeżeli plan jest dotyczy więcej niż jednego dnia - konkretny dzień, gdy daną pracę wykonasz. Nie posługuj się takimi popularnymi określeniami jak - wkrótce, w przyszłym tygodniu, tak szybko jak to możliwe... Konkretne terminy zapewnią samodyscyplinę.

Podobnie postępuj, umawiając się z ludźmi, którzy będą współuczestniczyć w realizacji Twoich zadań. Zwykle, jeżeli druga strona nie naciska, mówimy, że postaramy się zrobić to czy owo, jak najszybciej. Zmień ten zwyczaj - zawsze wyznaczaj konkretny termin. Jeżeli w ten sposób uzgodnisz swoje plany z innymi osobami - będziesz czuł większą presję, by się z nich wywiązać.

Dobry plan spowoduje, że nie będziesz robił wszystkiego, co na Ciebie spada. Będziesz miał pewność, że to nie praca kieruje Tobą, ale Ty nią. A w dodatku z każdym dniem będziesz podnosił wyżej poprzeczkę i zostawiał konkurencję coraz dalej za sobą...

Pozdrawiam

Daniel Sukniewicz

---