2
www.portalzus.pl
Dodatkowe umowy z pracownikiem – ubezpieczenia, składki, świadczenia
Spis treści
Zasady podlegania ubezpieczeniom ................................................................................................. 3
Zasady naliczania składek ................................................................................................................. 5
Zasady przyznawania i wypłaty świadczeń przysługujących z tytułu choroby .................................. 7
Autor
Bogdan Majkowski
specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych
Redaktor prowadzący
Krystyna Trojanowska
Symbol 2PU0005
ISBN 978-83-269-0950-4
Copyright © by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
Warszawa 2011
Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a,
www.wip.pl
tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10
Publikacja „Dodatkowe umowy z pracownikiem – ubezpieczenia, składki, świadczenia” chroniona
jest prawem autorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy – zabroniony. Zakaz nie dotyczy
cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Zaproponowane w tym poradniku wskazówki,
porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku
może wymagać dodatkowych pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być
traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym
redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w poradniku
wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.
Zamówienia: tel. 22 518 29 29, e -mail: cok@wip.pl
3
www.portalzus.pl
Dodatkowe umowy z pracownikiem – ubezpieczenia, składki, świadczenia
Obecnie dość powszechnym zjawiskiem jest podejmowanie przez pracowników dodatkowego
zatrudnienia – zarówno w ramach umów o pracę, jak i umów cywilnoprawnych. Rodzi to określone
konsekwencje w zakresie zasad podlegania ubezpieczeniom, naliczania składek, a także przy-
znawania i wypłacania świadczeń przysługujących z tytułu choroby.
Zasady podlegania ubezpieczeniom
Umowa na zastępstwo z własnym pracownikiem
?
Pracownica zajmująca się rozliczaniem delegacji uległa wypadkowi samochodowemu i przez kilka
miesięcy będzie przebywała na zwolnieniu lekarskim. W celu jej zastąpienia chcielibyśmy podpisać
z innym pracownikiem tzw. umowę na zastępstwo. Czy po podpisaniu umowy pracownik ten powi-
nien być dodatkowo zgłoszony do ubezpieczeń?
Nie. Osoby tej nie trzeba dodatkowo zgłaszać do ubezpieczeń, natomiast w druku ZUS RCA należy wy-
kazać obowiązujący ją nowy wymiar czasu pracy, jak również rozliczyć składki od wyższych podstaw.
Z pytania wynika, że umowa na zastępstwo podpisana zostanie z własnym pracownikiem, a więc
osobą podlegającą już ubezpieczeniom z tytułu zatrudnienia w ramach umowy o pracę. Nawiązanie
dodatkowego stosunku pracy nie spowoduje więc powstania nowego, ani zmiany istniejącego już
tytułu do ubezpieczeń, jak również nie spowoduje zmiany ich zakresu. Oznacza to, że po zawarciu
drugiej umowy o pracę osoby tej nie należy dodatkowo zgłaszać do ubezpieczeń.
Podpisanie drugiej umowy spowoduje natomiast zwiększenie wymiaru czasu pracy obowiązującego
tego pracownika, który wykazywany jest w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA w polu 03 bloku
III.B i dalszych. Wypełniając wspomniane pole płatnik powinien podawać łączny wymiar czasu pracy
wynikający z obu umów. Umowa na zastępstwo spowoduje też wzrost podstaw wymiaru składek na
poszczególne ubezpieczenia oraz samych składek.
Umowa zlecenia w trakcie urlopu bezpłatnego
?
W okresie od 2 czerwca 2011 r. do 31 sierpnia 2011 r. jeden z pracowników przebywa na urlopie
bezpłatnym. Z uwagi na konieczność corocznej modernizacji oprogramowania funkcjonującego
w firmie, z osobą tą podpisaliśmy umowę zlecenia na okres od 1 do 31 lipca 2011 r. płatną jednorazowo
w ostatnim dniu trwania umowy. Jak w tej sytuacji powinny się przedstawiać ubezpieczenia tej osoby?
W czasie wykonywania umowy zlecenia osoba ta powinna podlegać ubezpieczeniom na zasa-
dach obowiązujących zleceniobiorców.
Generalną zasadą jest, że za pracownika w rozumieniu ustawy systemowej uważa się także osoby
wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie
usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, albo umowy
o dzieło, jeśli umowę taką zawarły z własnym pracodawcą lub w jej ramach świadczą pracę na rzecz
własnego pracodawcy.
Zasada ta nie ma jednak zastosowania wobec pracowników przebywających na urlopie bezpłatnym,
wychowawczym albo pobierających zasiłek macierzyński, ponieważ w tych okresach następuje swoiste
4
www.portalzus.pl
Dodatkowe umowy z pracownikiem – ubezpieczenia, składki, świadczenia
zawieszenie stosunku pracy. Jeżeli podpiszą oni wówczas dodatkową umowę zlecenia z własnym
pracodawcą, ubezpieczeniom podlegają jako zleceniobiorcy. To z kolei oznacza, że obowiązkowe
będą dla nich ubezpieczenia emerytalne, rentowe, wypadkowe oraz zdrowotne. Natomiast do ubez-
pieczenia chorobowego mogą przystąpić na swój wniosek.
Przykład
Pracodawca podpisał umowę zlecenia na okres od 1 do 30 czerwca 2011 r. z własnym pracownikiem
– Dawidem Nowackim, przebywającym na urlopie bezpłatnym. Za jej wykonanie pracownik otrzymał
28 czerwca wynagrodzenie w wysokości 2.500 zł. Zakładając, że osoba ta nie jest osobą niepełno-
sprawną, płatnik powinien zgłosić ją z dniem 1 czerwca 2011 r. do obowiązkowych dla niej ubezpieczeń
(emerytalnego, rentowych, wypadkowego, zdrowotnego) i ewentualnie dobrowolnego ubezpieczenia
chorobowego z kodem tytułu do ubezpieczeń 04 11 00. Natomiast po zakończeniu umowy zlecenia
pan Dawid powinien zostać wyrejestrowany z poszczególnych ubezpieczeń z datą 1 lipca 2011 r.
Składki od wypłaconego w czerwcu wynagrodzenia powinny być rozliczone w czerwcowym raporcie
ZUS RCA z kodem 04 11 00. Ponadto za osobę tę w czerwcu, tak jak przez cały okres udzielonego
urlopu bezpłatnego, powinien być złożony raport ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00 oraz
kodem świadczenia/przerwy 111 oznaczającym urlop bezpłatny.
Umowa zlecenia ze studiującym pracownikiem
?
Na ½ etatu zatrudniamy 24-letniego studenta informatyki. Aktualnie chcielibyśmy podpisać
z nim dodatkową umowę zlecenia na okres ok. trzech miesięcy. Czy ze zlecenia osoba ta będzie
podlegała ubezpieczeniom?
Tak, przy czym będą to ubezpieczenia pracownicze.
Wątpliwość płatnika ma prawdopodobnie źródło w tym, że przepisy ustawy systemowej zwalniają
z obowiązku ubezpieczeń zleceniobiorców będących uczniami lub studentami, o ile nie ukończyli 26. roku
życia. W tym przypadku umowa zlecenia została jednak podpisana ze studentem będącym jednocześnie
pracownikiem zleceniodawcy. Oznacza to, że do celów ubezpieczeniowych zleceniobiorca ten powi-
nien być traktowany tak jak pracownik, mimo że jest 24-letnim studentem.
Osoba ta będzie więc podlegała ubezpieczeniom pracowniczym z tytułu obu zawartych umów. Przy-
pomnijmy, że dla pracowników obowiązkowe są wszystkie rodzaje ubezpieczeń społecznych, jak
również ubezpieczenie zdrowotne.
Przykład
Pracodawca podpisał umowy zlecenia z dwoma studentami informatyki – Marcinem Głowackim i Micha-
łem Kuczyńskim, który jest jednocześnie jego pracownikiem. Pan Marcin ma 22 lata, pan Michał zaś
– 21 lat. Marcin Głowacki, dla którego umowa zlecenia jest jedynym źródłem przychodów, nie będzie
więc podlegał żadnym ubezpieczeniom z tytułu umowy zlecenia, ponieważ ma wobec niego zastoso-
wanie art. 6 ust. 4 ustawy systemowej. Natomiast Michał Kuczyński – student będący równocześnie
pracownikiem zleceniodawcy będzie objęty ubezpieczeniami pracowniczymi także z tytułu umowy
zlecenia.
5
www.portalzus.pl
Dodatkowe umowy z pracownikiem – ubezpieczenia, składki, świadczenia
Wysokość wynagrodzenia z umowy o pracę a prawo do ubezpieczenia
chorobowego z tytułu umowy zlecenia
?
Pracownik zatrudniony w innej firmie, z którym podpisaliśmy umowę zlecenia, wystąpił do nas
z wnioskiem o zgłoszenie go do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalno-rentowych oraz ubez-
pieczenia chorobowego. Czy możemy to uczynić? Ze złożonego oświadczenia wynika, że z tytułu za-
trudnienia na etacie osoba ta otrzymuje wynagrodzenie w wysokości 3.567,80 zł.
Nie. Osoba ta nie może być zgłoszona przez zleceniodawcę do ubezpieczenia chorobowego.
W przypadku wystąpienia zbiegu tytułów do ubezpieczeń w postaci umowy zlecenia zawartej z obcym
pracownikiem dana osoba podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym tylko z tytułu umowy
o pracę, pod warunkiem że wynagrodzenie z tej umowy odpowiada co najmniej minimalnemu wy-
nagrodzeniu za pracę. Warunek ten w omawianym przypadku jest spełniony, ponieważ pracownik
otrzymuje z tytułu umowy o pracę wynagrodzenie wynoszące 3.567,80 zł, a więc znacznie przekra-
czające poziom wynagrodzenia minimalnego (w 2011 r. – 1.386 zł).
Jednocześnie osoba taka może przystąpić do ubezpieczeń emerytalno-rentowych z tytułu zlecenia,
ale na zasadach dobrowolności. To z kolei oznacza, że umowa zlecenia nie pozwala na objęcie jej
ubezpieczeniem chorobowym, ponieważ prawo do tego ubezpieczenia mają tylko zleceniobiorcy
podlegający obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalno-rentowym.
Możliwość taka wystąpiłaby natomiast, gdyby zleceniobiorca osiągał z tytułu umowy o pracę wyna-
grodzenie niższe od minimalnego. Wówczas byłby bowiem objęty obowiązkowo ubezpieczeniami
emerytalno-rentowymi z tytułu umowy zlecenia, a to pozwalałoby na przystąpienie do dobrowolnego
ubezpieczenia chorobowego.
Zasady naliczania składek
Umowa zlecenia w czasie urlopu macierzyńskiego – czy naliczać składki od
zasiłku?
?
Wiemy, że nasza pracownica przebywająca na urlopie macierzyńskim wykonuje czynności w innej
firmie na podstawie umowy zlecenia. Czy w związku z tym powinniśmy zaniechać rozliczania
składek od pobieranego przez nią zasiłku?
Nie. Fakt podpisania umowy zlecenia przez tę osobę nie zwalnia płatnika z obowiązku wykazywania
składek od wypłacanego jej zasiłku macierzyńskiego.
Z dniem 1 stycznia 2009 r. zmieniono przepis ustawy systemowej mówiący o tym, że osoby pobiera-
jące zasiłek macierzyński podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalno-rentowym, o ile nie
mają ustalonego prawa do emerytury lub renty i nie mają innych tytułów rodzących obowiązek ubez-
pieczeń społecznych. Od wspomnianej daty ograniczenie to dotyczy tylko osób przebywających na
urlopie wychowawczym oraz osób wykonujących odpłatnie pracę w czasie odbywania kary pozba-
wienia wolności lub tymczasowego aresztowania.
Aktualnie więc osoby pobierające zasiłek macierzyński podlegają z tego tytułu obowiązkowo ubez-
pieczeniu emerytalno-rentowemu także po podjęciu zatrudnienia w ramach umowy zlecenia. Przy-
6
www.portalzus.pl
Dodatkowe umowy z pracownikiem – ubezpieczenia, składki, świadczenia
pomnijmy też, że w związku z omówionymi zmianami osoby pobierające zasiłek macierzyński nie muszą
składać płatnikom oświadczeń o nieposiadaniu prawa do emerytury lub renty oraz o niepodleganiu
ubezpieczeniom z innego tytułu niż pobieranie zasiłku.
Czy wystarczy ustne powiadomienie o przekroczeniu kwoty granicznej?
?
Nasz pracownik zatrudniony jest jeszcze w innej firmie na ½ etatu. Z informacji od niego uzyskanej
wynika, że w roku bieżącym jego łączne pobory przekroczą kwotę graniczną. Czy na podstawie
takiej ustnej informacji możemy zaprzestać naliczania składek emerytalno-rentowych?
Tak, przy czym wskazane jest, aby jednak informacja taka przybrała formę pisemną.
Przepisy zobowiązują ubezpieczonego posiadającego kilku płatników składek do zawiadomienia
wszystkich płatników o przekroczeniu kwoty rocznej podstawy wymiaru składek emerytalno-rento-
wych. Jednocześnie przepisy nie określają formy takiego zawiadomienia. Może to więc być również
informacja ustna. Niemniej jednak do celów dowodowych warto, aby przybrała ona formę pisemną
– oświadczenia napisanego przez ubezpieczonego lub notatki służbowej sporządzonej przez pracow-
nika przyjmującego ustną informację o przekroczeniu przez daną osobę rocznej kwoty granicznej.
Umowa o pracę i umowa zlecenia a zwolnienie z opłacania składek na Fundusz
Pracy po powrocie z urlopu macierzyńskiego
?
Dwa miesiące po powrocie pracownicy z urlopu macierzyńskiego podpisaliśmy z nią umowę zle-
cenia, za wykonywanie której otrzymywać będzie stałe miesięczne wynagrodzenie w kwocie
1.800 zł. Czy prawdą jest, że od kwoty tej powinniśmy naliczać składki na Fundusz Pracy, mimo, że
osoba ta objęta jest 36-miesięcznym zwolnieniem z obowiązku naliczania tych składek?
Tak, jest to prawdą. Składek na Fundusz Pracy nie płacimy m.in. za zatrudnionych pracowników po-
wracających z urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego lub urlopu wychowaw-
czego w okresie 36 miesięcy, począwszy od pierwszego miesiąca po powrocie z jednego z tych urlopów.
Podobne zwolnienie dotyczy składek na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Co ważne, oba zwolnienia mają zastosowanie w odniesieniu do pracowników w rozumieniu Kodeksu
pracy, a nie ustawy systemowej. To z kolei oznacza, że zwolnieniem tym nie mogą być objęte dochody
uzyskiwane z umów cywilnoprawnych, nawet jeśli zostały one zawarte z własnym pracodawcą lub
w ich ramach praca jest świadczona na jego rzecz.
Pracodawca nie powinien żądać zaświadczenia o zarobkach w innej firmie
?
Podpisaliśmy umowę o pracę z osobą zatrudnioną w innej firmie na ½ etatu. U nas pracownik ten
będzie świadczył pracę w wymiarze ¼ etatu. Chcąc ustalić, czy powinniśmy za niego naliczać
składki na Fundusz Pracy zażądaliśmy dostarczenia zaświadczenia wystawionego przez drugiego
pracodawcę o wysokości osiąganych tam przychodów. Pracownik jednak nam odmówił, tłumacząc,
że nie ma takiego obowiązku. Co w tej sytuacji powinniśmy zrobić?
7
www.portalzus.pl
Dodatkowe umowy z pracownikiem – ubezpieczenia, składki, świadczenia
Pracownik miał prawo odmówić dostarczenia zaświadczenia od drugiego z pracodawców, ponie-
waż przepisy nie wprowadzają takiego obowiązku – wystarczające powinno być oświadczenie
pracownika.
Jednym z warunków powstania obowiązku naliczania składek na FP jest to, aby podstawa składek
emerytalno-rentowych płaconych za daną osobę odpowiadała, w przeliczeniu na okres miesiąca, co
najmniej minimalnemu wynagrodzeniu za pracę lub odpowiedniej jego cząstce (80%) w pierwszym
roku pracy oraz w przypadku osób wykonujących pracę w okresie odbywania kary pozbawienia wolności
lub tymczasowego aresztowania (50%). Przypomnijmy, że pełna kwota wynagrodzenia minimalnego
w 2011 r. wynosi 1.386 zł.
Chcąc ustalić istnienie obowiązku naliczania składek na FP w przypadku osób posiadających kilka tytu-
łów do ubezpieczeń, sumujemy dochody (oskładkowane) osiągane z każdego z tych tytułów. Żeby
płatnik mógł dokonać stosownych przeliczeń, musi znać wysokość dochodów osiąganych z pozosta-
łego lub pozostałych tytułów. Dlatego też przepisy wymagają, aby osoba taka złożyła każdemu pra-
codawcy stosowne oświadczenie.
Tak więc nie ma podstaw, aby żądać od pracownika zaświadczeń z pozostałych miejsc pracy, wystar-
czające jest oświadczenie samego pracownika.
Zasady przyznawania i wypłaty świadczeń przysługujących
z tytułu choroby
Przy dodatkowym zatrudnieniu nie zawsze wypłacane jest wynagrodzenie
chorobowe
?
Na
1
/
3
etatu zatrudniliśmy 33-letnią osobę pracującą w pełnym wymiarze czasu pracy w innej firmie.
Aktualnie pracownik ten przedłożył nam zwolnienie lekarskie. U nas jest to jego pierwsza choroba
w bieżącym roku, w związku z czym uważamy, że powinniśmy wypłacić mu wynagrodzenie choro-
bowe. Czy słusznie?
Nie. Rodzaj przysługującego świadczenia chorobowego uzależniony będzie od tego, czy w podsta-
wowym miejscu pracy osoba ta przebywała w danym roku kalendarzowym na zwolnieniu lekarskim.
Za pierwsze 33 dni choroby w danym roku kalendarzowym pracownikom przysługuje od pracodawcy
wynagrodzenie zwane popularnie wynagrodzeniem chorobowym lub gwarantowanym. W przypadku
pracowników, którzy ukończyli 50. rok życia, okres ten jest krótszy i wynosi 14 dni. Do okresów tych
wliczamy wszystkie niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą
zakaźną przypadające w danym roku kalendarzowym, w tym – mające miejsce przed podjęciem dodat-
kowego zatrudnienia.
Od 34. lub 15. dnia choroby pracownikom przysługuje zasiłek z ubezpieczenia chorobowego. Zasady
te nie dotyczą jednak zasiłków wypłacanych z ubezpieczenia wypadkowego, te bowiem przysługują
od 1. dnia niezdolności do pracy. Nie jest natomiast wówczas wypłacane wynagrodzenie chorobowe.
Żeby móc ustalić rodzaj świadczenia przysługującego pracownikowi, o którym mowa w pytaniu, pra-
codawca powinien zażądać zaświadczenia z podstawowego miejsca pracy o tym, czy osoba ta
w roku bieżącym chorowała przed podjęciem dodatkowego zatrudnienia, a jeśli tak, to przez ile dni.
8
www.portalzus.pl
Dodatkowe umowy z pracownikiem – ubezpieczenia, składki, świadczenia
Dopiero mając takie informacje pracodawca może ustalić, czy pracownik ten nie wykorzystał jeszcze
limitu 33 dni, za które przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe. Jeżeli tak, to mimo że u drugiego
pracodawcy jest to pierwsza choroba, przysługiwać mu będzie zasiłek chorobowy, a nie wynagrodzenie.
Umowa o pracę oraz umowa zlecenia – jakie świadczenia z tytułu choroby?
?
Nasz pracownik, z którym jednocześnie podpisana została umowa zlecenia, przebywa na zwolnieniu
lekarskim. Jest to jego pierwsza choroba w tym roku. W związku z tym mamy następujące pytanie
– czy z tytułu umowy o pracę powinniśmy wypłacić mu wynagrodzenie gwarantowane, a z tytułu
umowy zlecenia zasiłek chorobowy?
Nie. Osobie tej z obu umów będzie przysługiwało wynagrodzenie gwarantowane.
Zleceniobiorcom nie przysługuje wynagrodzenie chorobowe i stąd zapewne wzięła się wspomniana
wątpliwość. Tu jednak umowa zlecenia jest zawarta z własnym pracownikiem, a to oznacza, że z obu
umów osoba ta podlega ubezpieczeniom pracowniczym. Do celów ubezpieczeniowych umowa zle-
cenia powinna być tu traktowana tak, jakby była umową o pracę. Tak więc osobie tej przysługują
z obu umów świadczenia chorobowe na zasadach przewidzianych dla pracowników. W związku z tym,
że jest to pierwsza choroba w danym roku kalendarzowym, przez pierwsze jej 33 lub 14 dni praco-
dawca powinien wypłacić wynagrodzenie chorobowe.
Różne rodzaje świadczeń mogłyby natomiast wystąpić, gdyby umowa zlecenia została podpisana
z obcym pracownikiem i zleceniobiorca byłby dodatkowo objęty obowiązkowym ubezpieczeniem
emerytalno-rentowym z jej tytułu oraz przystąpiłby do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego.
Wówczas z tytułu umowy o pracę otrzymałby wynagrodzenie chorobowe, a z umowy zlecenia zasiłek
chorobowy.
Urlop ojcowski oraz zasiłek macierzyński z tytułu zatrudnienia w dwóch firmach
?
Pracownik, który zatrudniony jest na pełnym etacie w innej firmie, wystąpił do nas z wnioskiem
o udzielenie urlopu ojcowskiego oraz wypłatę za ten okres zasiłku macierzyńskiego. Ze złożonego
nam oświadczenia wynika, że z takim samym wnioskiem pracownik wystąpił również do swojego
podstawowego pracodawcy. Czy osoba ta ma prawo do dwóch urlopów ojcowskich oraz dwóch zasił-
ków macierzyńskich, czy też uprawnienie to przysługuje tylko u jednego z pracodawców, a jeśli tak,
to u którego?
Tak. Pracownik ten ma prawo do urlopu ojcowskiego oraz zasiłku macierzyńskiego z obu stosunków
pracy.
Nie ma żadnych prawnych przeszkód, aby pracownik nie mógł wykorzystać urlopu ojcowskiego rów-
nolegle, tj. w tym samym czasie u obu pracodawców i tym samym u obu pracodawców nabyć prawo
do zasiłku macierzyńskiego.