Człowiek  najlepsza inwestycja
Media relations. Współpraca z dziennikarzami i redakcjami.
Najczęściej wykorzystywanym narzędziem public relations jest media relations, czyli nawiązywanie
i utrzymywanie dobrych kontaktów z mediami, współpraca z dziennikarzami i redakcjami. W public
relations media mają szczególne znaczenie ze względu na masowy odbiór przekazywanych informacji
i ich dużą wiarygodność społeczną. Za pomocą mediów można dotrzeć do masowego odbiorcy po
stosunkowo niewielkich kosztach. Środki masowego przekazu maja także bardzo duży wpływ na
kształtowanie opinii publicznej.
W praktyce public relations oznacza:
dostarczanie środkom masowego przekazu informacji,
prowadzenie stałego dialogu z mediami,
nawiązywanie i utrzymywanie dobrych kontaktów z redaktorami
i dziennikarzami.
Podstawowe metody współpracy z dziennikarzami i redaktorami to:
bezpośredni kontakt (wywiady, konferencje prasowe, wizyty dziennikarzy
w organizacjach i instytucjach);
dostarczanie dziennikarzom i redaktorom informacji w formie pisemnej
poprzez notatki prasowe.
Wybrane zasady, których należy przestrzegać w kontaktach z dziennikarzami:
1. Dziennikarz chętnie korzysta z gotowców, jeżeli możesz daj mu na piśmie to, co masz do
powiedzenia. Jeśli to możliwe, poproś dziennikarza o autoryzację wypowiedzi. Pamiętaj, że
dziennikarz ma obowiązek autoryzowania tylko wtedy, gdy używa Twojej dosłownej
wypowiedzi.
2. Dziennikarze polują na dobre informacje, a nie na dobry obiad z rozmówcą.
3. Dziennikarzy bardzo często obowiązują nieprzekraczalne terminy oddania materiałów do
druku lub emisji. Z tego powodu są bardzo zajęci i lubią robić takie wrażenie nawet wtedy, gdy
nie są. Szanuj redakcyjne terminy, ale nie spotykaj się z dziennikarzem pod presją czasu.
4. Dziennikarz często musi tłumaczyć  z polskiego na nasze . Mów poprawną polszczyzną. Nie
używaj nowomowy, zwrotów w rodzaju: na bazie, funkcjonuje, w temacie, w ramach itp. Mów
konkretnie, miej coś do powiedzenia.
5. Pamiętaj, że  dobre informacje dla dziennikarza , mogą oznaczać .złe wiadomości dla Ciebie.
6. Ułatwiaj dziennikarzom pracę: podawaj numery telefonów, obszerne fakty, cytaty, z
ródła itp.
7. Bądz
rozluz
niony, stanowczy, uśmiechaj się, rób na dziennikarzu dobre wrażenie.
8. Zawczasu musisz znać odpowiedz
. na pytania dla Ciebie najbardziej niekorzystne z możliwych.
9. Nie spieraj się i nie walcz z prasą. I tak nie wygrasz. Skoncentruj się na informacjach jakie
chcesz przekazać, a nie na rozmówcy lub środku przekazu.
10. Nie kłam. Nie zgaduj, nie spekuluj. Jeśli nie wiesz, przyznaj się do tego.
z
ródło: http:www.lobby.biz.pl/media/index.htm
Projekt  Centrum Ekonomii Społecznej współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Człowiek  najlepsza inwestycja
Informacyjne notatki prasowe powinny być przede wszystkim profesjonalnie przygotowane, aby nie
zostały odrzucone przez media z powodu elementarnych błędów. Profesjonalnie przygotowane to
znaczy  rzeczowe i dobrze napisane .
Celem notatek informacyjnych jest zainteresowanie dziennikarzy danym tematem. Informacja, którą
otrzyma dziennikarz powinna skłonić go do uzyskania dodatkowych informacji lub otrzymania
komentarzy z innych z
ródeł.
Notatki dla prasy powinny być przygotowane w takiej formie, aby nadawały się do publikacji, bez
większych zmian, co maksymalnie zaoszczędzi pracy dziennikarzowi.
Notatki wysyła się zazwyczaj według rozdzielnika do wszystkich gazet, a nie tylko do tych
zaprzyjaz
nionych. Czasem, gdy jest to uzasadnione można wysłać notatkę do jednego z mediów na
zasadzie wyłączności. Ważne jest, aby media otrzymały informację możliwie szybko. Można to zrobić
osobiście lub przez kuriera, pocztą, faksem lub za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail).
Ważne jest, aby notatki były wysłane do konkretnych dziennikarzy, którzy zajmują
się daną tematyką a nie do szefów redakcji.
Zasady przygotowania notatek informacyjnych:
1. Celem notatek informacyjnych jest zainteresowanie dziennikarzy danym tematem, dlatego też
pierwszy akapit powinien zawierać wszystkie ważne informacje, na podstawie których
dziennikarz będzie mógł zadecydować czy przeczyta tę notatkę. W praktyce oznacza to
zamieszczenie na początku informacji o tym . kto, co, gdzie, kiedy i dlaczego?
2. Tekst notatki powinien być napisany na maszynie lub komputerze z podwójnym odstępem
między wierszami i posiadać szerszy margines z prawej strony na notatki dziennikarza.
W miarę możliwości notatka powinna się zmieścić na jednej stronie formatu A4. W przypadku
bardziej skomplikowanego tematu do notatki można dołączyć dodatkowe materiały.
3. W notatce należy wyraz
nie podać, w lewym górny rogu, dane osoby wysyłającej informację
oraz dane (telefony kontaktowe) osób, z którymi można się kontaktować w danej sprawie.
4. Notatka powinna zawierać krótki i opisowy tytuł umieszczony na górze kartki.
5. Notatka powinna być pisana jasnym, prostym, zrozumiałym, zwięzłym, konkretnym
i jednoznacznym językiem (maksimum faktów).
6. Dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie 2 wersji notatek informacyjnych,
charakteryzujących się różnym stopniem szczegółowości w zależności od specyfiki danego
tytułu prasowego.
Informacyjne notatki prasowe można uatrakcyjnić i wzbogacić poprzez wykorzystanie fotografii.
Fotografie można wysyłać razem z materiałami informującymi lub też poinformować redaktorów, że
takie fotografie są  dostępne na wyraz
ne życzenie . Fotografie wysyłane z informacyjnymi notatkami
prasowymi powinny być podpisane (zaleca się, aby były one podpisane na kawałku papieru
przyczepionym z przodu zdjęcia; podpis z tyłu fotografii może utrudnić jej wykorzystanie).
Do innych materiałów dostarczanych dziennikarzom w formie pisemnej należą:
oświadczenia dla prasy - oficjalne stanowisko zarządu lub szefa organizacji w jakiejś
sprawie. Może to być także tekst przemówienia, wtedy należy podać jego datę. Oświadczenia
dostarczane są nie tylko dla prasy, ale także zainteresowanym osobom, instytucjom
i organizacjom.
Projekt  Centrum Ekonomii Społecznej współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Człowiek  najlepsza inwestycja
komunikaty informacyjne . których zadaniem jest przypomnienie o organizacji, jej
działalności, zmianach. np. numerów telefonów czy siedziby. Można też przypomnieć o swoim
istnieniu, np. poprzez uczestnictwo w interesujących imprezach, czy jakimś programie
pilotażowym. Komunikaty informacyjne są mało interesujące dla redakcji.
bieżące informacje prasowe, które są przesyłane mediom regularnie w pewnych odstępach
czasu.
Jedną z metod współpracy z mediami za pomocą bezpośredniego kontaktu są konferencje prasowe,
w czasie których dziennikarze zadają pytania przedstawicielowi lub przedstawicielom danej
organizacji.
Organizując konferencję prasową należy:
określić cel konferencji i zwoływać ją tylko wtedy, gdy istnieje taka potrzeba, tzn. gdy nie
można danych informacji przekazać za pośrednictwem notatki informacyjnej wysyłanej
mediom, np. gdy tematyka jest bardzo ważna, może zrodzić wiele pytań. lub gdy chcemy coś
pokazać;
ustalić listę uczestników konferencji;
wysłać z należytym wyprzedzeniem (około tygodnia) zaproszenia na konferencję. Dzień przed
konferencją można zadzwonić i potwierdzić uczestnictwo przedstawiciela danej redakcji na
konferencji prasowej;
w zaproszeniu należy zawrzeć szczegóły zachęcające do wzięcia udziału w konferencji lub
wysłania przedstawiciela redakcji;
organizować konferencję w siedzibie organizacji lub w innym dogodnym dla mediów miejscu,
do którego łatwo dotrzeć oraz w odpowiednim czasie (odpowiadającym mediom);
przygotować teczki ze starannie dobranymi materiałami. Dziennikarzom, którzy nie
uczestniczyli w konferencji prasowej teczki te można wysłać po jej zakończeniu;
przygotować program konferencji. Z góry należy ustalić kto z przedstawicieli organizacji
będzie przewodniczyć konferencji, wygłaszać oświadczenie i odpowiadać na pytania
dziennikarzy;
dobrze zapamiętać, że przedstawiciel organizacji nigdy nie powinien kłamać. Gdy nie chce
odpowiedzieć na dane pytanie, lepszym rozwiązaniem jest stwierdzenie, że w tej sprawie nie
ma się nic więcej do dodania.
Inną formą współpracy z dziennikarzami opartą na bezpośrednim kontakcie są wywiady. Mogą być
one zainicjowane przez dziennikarza lub redaktora albo przez osobę udzielającą wywiadu, wówczas
wywiad jest okazją do przekazania treści, na jakich udzielającemu go szczególnie zależy.
Dobrą metodą na przekazanie dziennikarzom informacji są wizyty w organizacjach, instytucjach
i zakładach produkcyjnych. Można je organizować dla pojedynczych dziennikarzy lub ich grupy.
Wizyty w zakładach organizuje się dlatego, że zazwyczaj to co się zobaczy robi większe wrażenie niż to
co się mówi. Można wykorzystywać tę formę współpracy z mediami np. z okazji otwarcia nowego
domu opieki społecznej, aby w ten sposób poinformować o jego otwarciu.
Niezależnie od celu organizowania wizyty, zawsze powinna być ona dobrze zorganizowana i mieć
dokładnie zaplanowany program.
z
ródło:  Komunikacja i partycypacja społeczna. Poradnik pod red. Jerzego Hausnera, wyd. Kraków 1999
rok.
Projekt  Centrum Ekonomii Społecznej współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego