Seria: Ocena ofert

Agata Hryc-Ląd

Klaudyna Saja-Żwirkowska

B I B L I O T E K A

ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

§

§

WEZWANIE DO WYJAŚNIEŃ

I UZUPEŁNIENIA

DOKUMENTÓW

W PRZETARGU

978-83-269-4120-7

UOX 39

Cena 47,52 zł netto

49,90 zł brutto

Agata Hryc-Ląd

Praktyk z wieloletnim doświadczeniem w dziedzinie za-

mówień publicznych, członek ogólnopolskiego Stowarzy-

szenia Konsultantów Zamówień Publicznych oraz główny

specjalista w dużej instytucji zamawiającej.

Klaudyna Saja-Żwirkowska

Prawnik specjalizujący się w prawie zamówień publicznych,

redaktor naczelna publikacji z zakresu zamówień pub-

licznych: „Zamówienia publiczne w orzecznictwie” oraz

„Vademecum zamówień publicznych”. Autorka omówień

wyroków Krajowej Izby Odwoławczej.

B I B L I O T E K A

ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

§

§

Oc

ena of

ert

: Wezw

anie do wy

jaśnień i uz

upełnienia dok

ument

ów w pr

ze

tar

gu

UOX39 okladka.indd 1

17.08.2015 15:28

Agata Hryc-Ląd

Klaudyna Saja-Żwirkowska

WEZWANIE

DO WYJAŚNIEŃ

I UZUPEŁNIENIA

DOKUMENTÓW

W PRZETARGU

UOX39.indd 1

17.08.2015 15:50

Kup książkę

Autorzy:

Agata Hryc-Ląd (str. 7–32)

Klaudyna Saja-Żwirkowska (str. 47–64)
Redaktor prowadzący:

Klaudyna Saja-Żwirkowska
Wydawca:

Katarzyna Czech
Korekta:

Zespół
Projekt okładki:

Piotr Fedorczyk
ISBN: 978-83-269-4120-7
Copyright by Wiedza i Praktyka sp. z o.o., Warszawa 2015

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa

tel. [phone], faks 22 617 60 10

e-mail: [e-mail]
Skład i łamanie: Dariusz Ziach
Druk: Miller
Redakcja zastrzega sobie prawo dokonywania zmian i skrótów w nadesłanych artyku-

łach i ich tytułach. Artykułów ani jakichkolwiek innych materiałów niezamówionych

Redakcja nie zwraca.
Wszelkie prawa do niniejszej publikacji, w tym do jej tytułu oraz do treści zawartych

w zamieszczonych w niej artykułach, podlegają ochronie prawnej przewidzianej w szcze-

gólności prawem autorskim. Ich przedruk oraz rozpowszechnianie bez wiedzy i zgody

Redakcji są zabronione. Zakaz ten nie dotyczy cytowania ww. materiałów w granicach

dozwolonego użytku, z powołaniem się na źródło.
Wszelkie materiały zawarte w niniejszej publikacji mają charakter wyłącznie populary-

zacyjno-informacyjny i nie mogą być traktowane w sposób prawnie wiążący pomiędzy

Czytelnikiem a Wydawcą lub Redakcją.
Redakcja dokłada wszelkich starań, aby informacje i dane zamieszczone w tych materia-

łach były poprawne merytorycznie i aktualne, jednakże informacje te nie mają charakteru

porady czy opinii prawnej, jako że Wydawca ani Redakcja nie świadczą żadnych usług

prawnych.
Nie mogą być one również traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów

państwowych. Zastosowanie tych informacji w konkretnym przypadku może wymagać

dodatkowych, pogłębionych konsultacji lub opinii prawnej.
Wobec powyższego Wydawca, Redakcja, redaktorzy ani autorzy ww. materiałów nie

ponoszą odpowiedzialności prawnej w szczególności za skutki zastosowania się lub

wykorzystania w jakikolwiek sposób informacji zawartych w tych materiałach.

UOX39.indd 2

17.08.2015 15:50

Kup książkę

Wezwanie do wyjaśnień i uzupełnienia dokumentów

Wiedza i Praktyka

3

Spis treści

Wstęp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Wezwanie do wyjaśnień i uzupełnienia dokumentów

w postępowaniu przetargowym . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Wyjaśnienia złożonych oświadczeń, dokumentów

i pełnomocnictw . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Wyjaśnienia aż do skutku . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Wykonawcy zagraniczni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Brak złożenia wyjaśnień . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Wezwanie do wyjaśnienia czy uzupełnienia dokumentów . . . . . . 13

Uzupełnienia oświadczeń, dokumentów oraz pełnomocnictw. . . . . 14

Obowiązkowe wezwanie do uzupełnienia . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Jednokrotne uzupełnienie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Zamawiający zatrzyma wadium . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Wyjaśnienia treści oferty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Realny termin na wyjaśnienia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Zakaz negocjacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Korekta omyłek w ofertach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Omyłka pisarska . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Omyłka rachunkowa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Inne omyłki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Wezwanie do udzielenia wyjaśnień dotyczących

treści złożonej oferty – wzór dokumentu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Wezwanie do wyjaśnień i uzupełnienia dokumentów

w pytaniach i odpowiedziach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

UOX39.indd 3

17.08.2015 15:50

Kup książkę

Wezwanie do wyjaśnień i uzupełnienia dokumentów

4

Wiedza i Praktyka

Zamawiający musi dysponować wszelkimi danymi,

aby móc poprawić ofertę . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Wskazanie korzystania z pomocy podwykonawców na etapie

uzupełnienia dokumentów jest niedopuszczalne . . . . . . . . . . . . . . . 34
Data sporządzenia wykazu zrealizowanych zamówień jest

bez znaczenia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Pominięcie pozycji kosztorysu oznacza, że zakres zawartych

w nich prac w ogóle nie został zaoferowany . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Zamawiający zatrzyma wykonawcy wadium, jeśli nieuzupełnienie

wymaganych dokumentów było zawinione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Zamawiający może wezwać do uzupełnienia dokumentów w formie

faksu lub skanu dokumentu tylko pomocniczo . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Najpierw wezwanie do wyjaśnienia ceny, a potem

do uzupełnienia dokumentów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Wykonawca nie odzyska wadium, jeśli ze swojej winy

nie uzupełnił dokumentów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Rozporządzenie wskazuje, jaką formę mają mieć uzupełniane

dokumenty potwierdzające spełnienie warunków . . . . . . . . . . . . . . 47

Wezwanie do wyjaśnień i uzupełnienia dokumentów

w orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Zamawiający nie może pomijać czynności wezwania

do uzupełnienia dokumentów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Zamawiający nie może poprawić informacji wskazanych

w formularzu cenowym . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Zamawiający dysponuje narzędziem pozwalającym mu

na ustalenie treści oferty wykonawcy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Informacja z KRK nie może być uzupełniona z datą późniejszą

niż termin składnia ofert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

UOX39.indd 4

17.08.2015 15:50

Kup książkę

Wezwanie do wyjaśnień i uzupełnienia dokumentów

Wiedza i Praktyka

5

Wstęp

Ustawodawca daje zamawiającemu wiele narzędzi, za

pomocą których zamawiający może wyeliminować nie-

prawidłowości w ofercie i w konsekwencji wybrać ofertę

najkorzystniejszą pod kątem przyjętych kryteriów oceny

ofert. Pamiętać bowiem należy, że celem postępowania

o udzielenie zamówienia publicznego nie jest formalizm

sam w sobie, ale de facto wybór najkorzystniejszej oferty

i wykonawcy dającego rękojmię należytego wykonania

zamówienia.

Zamawiający podczas badania i oceny ofert może:

●

wezwać do wyjaśnienia oświadczeń, dokumentów, peł-

nomocnictw,

●

wezwać do uzupełnienia oświadczeń, dokumentów,

pełnomocnictw,

●

wezwać do wyjaśnienia treści oferty,

●

poprawić oczywiste omyłki w ofercie.

W publikacji „Wezwanie do wyjaśnień i uzupełnienia do-

kumentów w postępowaniu przetargowym” przedstawiamy

wskazówki, jakie czynności musi podjąć zamawiający oraz

w jaki sposób powinien zareagować wykonawca. To od jego

wyjaśnień i uzupełnianych dokumentów zależy bowiem,

czy będzie mógł konkurować o zamówienie publiczne.

Klaudyna Saja-Żwirkowska

redaktor prowadząca

UOX39.indd 5

17.08.2015 15:50

Kup książkę

UOX39.indd 6

17.08.2015 15:50

Kup książkę

Wezwanie do wyjaśnień i uzupełnienia dokumentów

Wiedza i Praktyka

7

Podczas procesu badania i oceny ofert (lub wcześniej

wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu

– w zależności od trybu udzielenia zamówienia) zama-

wiający może natrafić na nieprawidłowości. Mogą one

dotyczyć:

●

dokumentów i oświadczeń składanych w celu wykazania

spełniania warunków udziału w postępowaniu,

●

dokumentów i oświadczeń składanych w celu potwier-

dzenia spełniania przez oferowane dostawy, usługi lub

roboty budowlane wymagań określonych przez zama-

wiającego,

●

treści oferty,

●

omyłek pisarskich, rachunkowych lub tzw. innych omy-

łek w ofercie.

W zależności od sytuacji i zaistniałego stanu faktycznego

zamawiający podczas procesu badania i oceny ofert zobo-

wiązany jest do podjęcia odpowiednich działań.

W grupie narzędzi, jakimi dysponuje zamawiający, znaj-

dują się:

●

wezwanie do wyjaśnienia oświadczeń, dokumentów,

pełnomocnictw;

●

wezwanie do uzupełnienia oświadczeń, dokumentów,

pełnomocnictw;

●

wezwanie do wyjaśnienia treści oferty;

●

korekta oczywistych omyłek w ofercie (pisarskich, ra-

chunkowych, tzw. innych).

Wezwanie do wyjaśnień i uzupełnienia

dokumentów w przetargu

UOX39.indd 7

17.08.2015 15:50

Kup książkę

Wezwanie do wyjaśnień i uzupełnienia dokumentów

8

Wiedza i Praktyka

Zgodnie z art. 26 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicz-

nych (dalej: ustawa Pzp) zamawiający wzywa wykonawcę

w wyznaczonym przez siebie terminie do złożenia wyja-

śnień dotyczących oświadczeń lub dokumentów, o których

mowa w art. 25 ust. 1, czyli do oświadczeń lub dokumentów

potwierdzających spełnianie:

a) warunków udziału w postępowaniu,

b) wymagań określonych przez zamawiającego

– wskazanych w ogłoszeniu o zamówieniu, specyfika-

cji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do

składania ofert.

Wyjaśnienia aż do skutku

Wezwania do wyjaśnienia zamawiający może dokonać

wielokrotnie w odniesieniu do danego oświadczenia czy

dokumentu. Oznacza to, że wyjaśnienia z wykonawcą mogą

i powinny być prowadzone aż do skutku, czyli uzyskania

informacji stanowiącej podstawę do ewentualnych dalszych

działań. W praktyce zamawiający najczęściej korzystają

z instytucji wezwania do wyjaśnienia, gdy z samego doku-

mentu nie wynikają informacje pozwalające na weryfikację,

czy wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu

czy też nie – na przykład, czy będzie dysponował zasobami

innych podmiotów w stopniu niezbędnym do należytego

wykonania zamówienia.

Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z 2 kwietnia 2013 r.,

sygn. akt KIO 629/13, orzekła, że: „Zasadne pozostaje

stanowisko przedstawione w odwołaniu o konieczności,

w przedmiotowym stanie faktycznym, doprecyzowania

okoliczności realnego udostępnienia wiedzy i doświadcze-

Wyjaśnienia złożonych oświadczeń,

dokumentów i pełnomocnictw

UOX39.indd 8

17.08.2015 15:50

Kup książkę

Wezwanie do wyjaśnień i uzupełnienia dokumentów

Wiedza i Praktyka

9

nia przez inny podmiot. Zamawiający powinien wezwać

przystępującego do złożenia wyjaśnień dotyczących za-

łączonego zobowiązania innego podmiotu. Obowiązkiem

przystępującego jest udowodnienie dysponowania zaso-

bem, a o takim udowodnieniu może przesądzać fakt, gdy

zobowiązanie do udostępnienia zasobami jest prawnie

skuteczne i wiążące, m.in. wyrok KIO z 29 czerwca 2012 r.,

sygn. akt KIO 1259/12. Jeśli wyjaśnienia nie przyniosą

oczekiwanego efektu, zamawiający – przed wykluczeniem

przystępującego z postępowania – zobowiązany jest zasto-

sować procedurę z art. 26 ust. 3 ustawy Pzp”.

Wykonawcy zagraniczni

Instytucja wezwania do wyjaśnień jest często wykorzy-

stywana w przypadku, gdy zamawiający ma do czynienia

z wykonawcami zagranicznymi. W odniesieniu do dokumen-

tów składanych przez podmioty zagraniczne zamawiający

zwykle nie mają pewności dotyczącej panujących w danym

kraju regulacji prawnych, na przykład, czy w danym kraju

wystawia się dokument poświadczający niekaralność albo

jaką ważność ma zaświadczenie o braku zaległości podatko-

wych. Zanim zamawiający podejmie czynność wezwania do

uzupełnienia dokumentów, powinien w pierwszej kolejności

wyjaśnić z wykonawcą swoje wątpliwości.

Wraz z Wnioskiem/Ofertą złożyliście Państwo na

stronach …. (tłumaczenie na stronach …) doku-

ment wystawiony przez Kierownika Biura Rejestru

Handlowego w Madrycie, w którego tłumaczeniu

zawarto sformułowanie:

„PO PIĄTE: oraz że na tejże stronie nie figurują

żadne późniejsze wpisy, które mogłyby modyfikować

P

r z y k ł a d

UOX39.indd 9

17.08.2015 15:50

Kup książkę

Wezwanie do wyjaśnień i uzupełnienia dokumentów

10

Wiedza i Praktyka

dane, o których zaświadczenie wystąpiono, w tym

również żaden wpis o Likwidacji czy Rozwiązaniu

Spółki, o której niniejszym się zaświadcza, co ozna-

cza, że zgodnie z rejestrem, pozostaje ona CZYNNĄ”.

W związku z powyższym Zamawiający na podstawie

art. 26 ust. 4 ustawy Pzp prosi o wyjaśnienie, czy

wyżej wymieniony dokument został złożony jako

wymagany zgodnie z zapisami Ogłoszenia o za-

mówieniu/siwz, tj. dokument potwierdzający, że nie

ogłoszono upadłości Wykonawcy.

W przypadku odpowiedzi przeczącej Zamawiający

prosi o wyjaśnienie:

– czy w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę,

wydaje się w powyższym zakresie, a określonym

w pkt ...... Ogłoszenia/pkt ...... siwz, dokument lub

dokumenty wraz z podaniem dokładnej nazwy

organu sądowego lub administracyjnego wyda-

jącego taki dokument?

oraz

– które z dokumentów lub oświadczeń, złożonych

przez Państwa wraz z Ofertą/Wnioskiem stanowią

dokumenty na potwierdzenie, że nie ogłoszono

upadłości Wykonawcy.

Wyjaśnienia należy złożyć Zamawiającemu w formie

zgodnej z wyborem Wykonawcy, tj. pisemnie na

adres: ......................... lub faksem pod nr ...........,

lub elektronicznie na adres .....................@.............

w terminie do dnia .................... do godz. ...........

Wyjaśnienia przekazane w formie innej niż pisemna

proszę następnie potwierdzić na piśmie.

UOX39.indd 10

17.08.2015 15:50

Kup książkę