Outlook czy Outlook Express
Często pojawia się pytanie dotyczące podobieństw pomiędzy programami Outlook i
Outlook Express, jakie są między nimi różnice i którego powinienem używać - który
lepiej spełnia moje potrzeby. Zbliżone nazwy natychmiast przywołują skojarzenie, że
Outlook Express jest uproszczoną wersją programu Outlook. Tak jednak nie jest. Są to
zupełnie odrębne programy, stworzone przez inne zespoły programistów i przeznaczony
do innych zadań. Od początku istnienia obu programów podobieństwo ich nazw
wprowadzało i nadal wprowadza sporo zamieszania wśród użytkowników, zwłaszcza
tych, którzy dopiero zaczynają pracować z jednym z programów. Wydaje się, że do
takiego wniosku doszła również firma Microsoft i w kolejnej wersji programu Windows
Vista Outlook Express zmieni nazwę na Windows Mail. Obecnie dla uniknięcia pomyłek
na program Outlook często mówi się Microsoft Outlook (lub Microsoft Office Outlook),
dla odróżnienia go od Outlook Express'a.
Outlook Express jest częścią przeglądarki Internet Explorer i jest typowym klientem poczty
elektronicznej. Umożliwia więc odbieranie i wysyłanie poczty w formacie tekstowym i
HTML przy użyciu protokołów POP3, SMTP, IMAP, wiadomości mogą być zaszyfrowane
lub elektronicznie podpisane, posiada prostą książkę adresową, pozwala na przetwarzanie
przychodzących wiadomości przy pomocy reguł oraz na wyszukiwanie wiadomości na
podstawie różnych kryteriów. W Outlook Express wbudowana jest również przeglądarka grup
dyskusyjnych. Krótko mówiąc posiada wszystkie funkcje, które pozwalają użytkownikowi
wysyłać i odbierać pocztę oraz zarządzać nią na pewnym poziomie przy wykorzystaniu reguł.
Rys.1 Okno główne programu Outlook Express
Z kolei program Outlook jest składnikiem pakietu Microsoft Office. Można kupić go również
osobno, chociaż w polskiej wersji językowej dostępny jest niestety tylko z pakietem Office.
Jeśli chcielibyśmy rozpatrywać programy Outlook Express i Outlook od strony ich
podobieństw, to równie dobrze możemy zająć się podobieństwami między Outlook'iem a
każdym innym klientem pocztowym. Podobieństwa takie oczywiście istnieją, ponieważ
Outlook jest również klientem poczty elektronicznej. Tak jak Outlook Express obsługuje
pocztę przez protokoły POP3, SMTP, IMAP, również posiada książkę adresową, możliwość
przeszukiwania wiadomości oraz reguły, choć nawet tutaj istnieją spore różnice - na przykład
reguły w Outlook Express pozwalają przetwarzać tylko wiadomości przychodzące, podczas
gdy w Outlook'u także wysyłane. Na tym oraz na nazwie podobieństwa jednak się kończą.
Outlook jest programem zdecydowanie bogatszym i o większych możliwościach niż Outlook
Express. Został stworzony jako program do obsługi poczty oraz do zarządzania informacją,
dlatego często wykorzystywany jest do pracy przez pracowników w firmach oraz przez tych
użytkowników, którzy potrzebują programu ułatwiającego organizowanie informacji.
Rys.2 Program Microsoft Office Outlook - praca z kalendarzem
Już na pierwszy rzut oka widzimy, że Outlook oferuje dużo więcej możliwości. Outlook
Express używa folderów do grupowania wiadomości pocztowych. Outlook również grupuje
dane w folderach, pozwala jednak tworzyć foldery a w nich elementy różnych typów - nie
tylko wiadomości pocztowe. I tak użytkownik może tworzyć w Outlook'u foldery i elementy
następujących typów:
" Poczta
" Kalendarz
" Kontakt
" Zadania
" Dziennik
" Notka
Z każdym z typów elementów/folderów wiąże się inna i często zaawansowana funkcjonalność.
Foldery poczty służą, podobnie jak w Outlook Express, do przechowywania wiadomości
pocztowych.
Folder kalendarza pozwala na stworzenie elektronicznego kalendarza, w którym użytkownik
tworzy terminy. Z kalendarzem związany jest też cały system umożliwiający organizowanie
spotkań wielu użytkowników. Stworzenie spotkania w kalendarzu powoduje automatyczne
wysłanie zaproszeń do jego uczestników i automatyczne śledzenie odpowiedzi. Organizator
podczas tworzenia spotkania ma również wgląd w informacje dotyczące wolnego czasu
innych uczestników, która uzyskiwana jest z ich kalendarzy.
Folder kontaktów służy, jak sama nazwa wskazuje do zapisywania informacji kontaktowych
osób oraz instytucji. Użytkownik może posiadać w Outlook'u wiele folderów kontaktów, a
każdy z nich może służyć jako książka adresowa.
Folder zadań pozwala do tworzenia i opisywania zadań do wykonania. Do zdania może
zostać przydzielona odpowiedzialna za nie osoba - wykonawca. Po wysłaniu zdania do jego
wykonawcy, Outlook będzie automatycznie śledził dokonywane przez niego zmiany i nanosił
je na kopię zadania przechowywanego w folderze zadań użytkownika, który zadanie stworzył.
Folder dziennika umożliwia tworzenie elementów odpowiadających pewnym zdarzeniom.
Przydatną cechą jest to, że potrafi automatycznie tworzyć wpisy odpowiadające pewnym
akcjom dotyczących określonych kontaktów. Przykładowo automatycznie mogą być tworzone
elementy zdarzeń za każdym razem, gdy dostajemy wiadomość pocztową od Janka Kowala.
A jeszcze ciekawsza funkcjonalność jest taka, że póz
niej wszystkie zapisane zdarzenia
widoczne są bezpośrednio w kontakcie reprezentującym pana Janka. W ten sposób mamy
wgląd w całą historię korespondencji z daną osobą.
Jeśli chodzi o elementy typu notka to nie wiąże się z nimi żadna specjalna funkcjonalność. Są
to proste elementy, w których możemy umieszczać zwykły tekst. Są odpowiednikiem małych
kolorowych karteczek przyklejanych na ścianę lub ekran monitora.
Każdy z elementów zawiera także pole tekstowe, w który można umieścić dowolny opis
sformatowany jako HTML lub RTF. Do elementów można również przypisywać załączniki.
Dla elementów w folderach kalendarza, zadań, kontaktów i poczty można ustawiać
przypomnienia. Są one bardzo pomocne zwłaszcza w folderze kalendarza i zadań, gdzie
przypominają nam o zbliżających się terminach.
Jedną z funkcjonalności, które posiada Outlook, a której bardzo brakuje w programie Outlook
Express (chociaż ma zostać wprowadzona w Windows Vista), jest filtr anty-spamowy. Jest on
stale aktualizowany (średnio raz na miesiąc) i jest dostępny poprzez witrynę Microsoft
Update.
Największą zaletą Outlook'a jest jednak jego współpraca z programem Microsoft Exchange
Server. Mimo że Outlook'a można z powodzeniem używać bez Exchange Server'a, to jednak
został on opracowany jako podstawowy klient Exchange'a i dopiero w połączeniu z nim
można w pełni wykorzystywać jego funkcjonalność. Powyżej wspomniałem o możliwości
organizowania spotkań wielu użytkowników i o przydzielaniu zadań, ale dopiero gdy Outlook
współpracuje z Exchange Server'em, pojawiają się prawdziwe możliwości pracy grupowej.
Przede wszystkim użytkownicy w sieci otrzymują dostęp do publicznych folderów, w których
wszyscy jednocześnie mogą pracować na tych samych wspólnych danych. Publiczne foldery
stwarzają firmom szerokie możliwości w zakresie pracy grupowej. Wspólne firmowe
kalendarze, rezerwowanie zasobów, firmowe książki adresowe, współdzielenie poczty, grupy
dyskusyjne, zarządzanie projektami - wszystkie te funkcjonalności można osiągnąć
wykorzystując publiczne foldery w Outlook'u. Trzeba jednak stwierdzić, że wiele firm nie w
pełni z nich korzysta przy organizacji pracy grupowej, ponieważ często nie potrafi
eksploatować wszystkich możliwości jakie daje tandem Outlook - Exchange.
Outlook w połączeniu z Exchange Server'em to nie tylko foldery publiczne, ale również
możliwość udostępniania własnych prywatnych folderów innym użytkownikom oraz praca w
trybie offline. Gdy Outlook jest skonfigurowany do pracy z serwerem Exchange wtedy
wszystkie dane użytkownika przechowywane są na serwerze i można uzyskać do nich dostęp
z różnych komputerów. W trybie offline (tryb bez połączenia, zwany również buforowanym),
użytkownik nie ma bezpośredniego połączenia z serwerem Exchange, ale wciąż może
pracować na swoich danych, które w takim wypadku przechowywane są na lokalnym
komputerze w pliku OST. Przy najbliższym połączeniu z serwerem dane zmienione w trakcie
pracy w trybie offline zostaną zsynchronizowane.
Kolejną bardzo ważną cechą i zaletą Outlook'a jest jego rozszerzalność. W Outlook'u,
podobnie jak w innych programach z rodziny Office, można tworzyć makra do automatyzacji
pracy, można również projektować i oprogramowywać własne formy używane do
wyświetlania różnego typu elementów. Można wreszcie implementować rozszerzenia,
dodatki, nakładki. Dzięki temu Outlook daje ogromne możliwości w zakresie
dostosowywania go do indywidualnych potrzeb i staje się platformą, w oparciu o którą można
tworzyć własne nowe funkcjonalności a nawet całe procesy biznesowe związane z obiegiem
informacji i dokumentów.
W sieci można znalez
ć setki rozszerzeń i nakładek dla Outlook'a. Część z nich jest bardzo
prosta, inne implementują zaawansowane funkcjonalności. Przykładem może tu być program
C2PublicFolders autorstwa naszej firmy CodeTwo, który pozwala korzystać z publicznych
folderów w Outlook'u i współdzielić dane w sieci bez konieczności posiadania serwera
Exchange.
Nie sposób omówić wszystkich możliwości i funkcjonalności Outlook'a w jednym artykule, o
tym pisze się całe książki, nie taki z resztą jest jego cel. Chciałem przedstawić podstawową
różnice między programami Outlook Express i Outlook, pokazać, że Outlook Express to
klient pocztowy, natomiast Outlook to o wiele więcej - program do zarządzania informacją
oraz do pracy grupowej. Mam nadzieję, że po przeczytaniu artykułu będzie Ci łatwiej
zdecydować, którego z nich chcesz, czy też potrzebujesz używać. Czy potrzebny Ci
nieskomplikowany program do obsługi poczty, czy może potrzebujesz również kalendarza,
możliwości tworzenia zadań i bardziej zaawansowanych funkcji. Jeśli szukasz tylko programu
do wysyłania i odbierania poczty to może okazać się, że lepszy będzie Outlook Express lub
program pocztowy innej firmy. Outlook z dużą liczbą opcji i funkcji może być trudniejszy w
użyciu i będzie z pewnością wymagał więcej czasu, abyś nauczył się go poprawnie
obsługiwać. Jeśli jednak zastanawiasz się nad organizacją swoich danych, przyspieszeniem
procesu ich wyszukiwania, trzymaniem wszystkich ważnych informacji w jednym miejscu i
wydajnego zarządzania nimi lub jeśli planujesz wprowadzenie wsparcia dla pracy grupowej w
firmie, to polecam Ci wypróbowanie programu Microsoft Outlook.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
y
RÓDA
O: http://dobreprogramy.pl