Elżbieta Żurek
SZTUKA WYSTĄPIEŃ

czyli jak mówić, by osiągnąć cel





SZKOŁA TRENINGU PERSONALNEGO

WARSZAWA 2005


i



Elżbieta Żurek
SZTUKA
WYSTĄPIEŃ


czyn jak mówić, by osiągnąć cel






poltext

Projekt okładki Krzysztof Kozłowski
Redaktor
Bogumiła Wodzyńska
Skład i łamanie Robert Lis
Fotografia Paulina Jakubiuk
903837

� Copyright by Warszawa 2003


POLTEXT, Warszawa 2005
01-554 Warszawa, AL Wojska Polskiego 20
tel./fax: [phone]
Dział sprzedaży: V
tel./fax: [phone]
e-mail: [e-mail]
internet: www.poltext.com.pl
Druk i oprawa - Plejada
Warszawa, ul. Kosmatki 63, tel. [phone]
ISBN 83-88840-48-7
BUW-Kk- 05-1 ISA IA5 +C D
(PL/1T0A/ Ofl.05.
Spis treści
Przedmowa.......................................................................................7
Rozdział 1
Wprowadzenie...................................................................................9
Rozdział 2
Siła pierwszego wrażenia, czyli w jaki sposób oddziałujemy
na innych..........................................................................................11
Rozdział 3
Cechy dobrej prezentacji.................................................................21
Rozdział 4
Pierwsze kroki, czyli w jaki sposób przygotować się do prezentacji i wystąpienia....................................................................................29
Rozdział 5
Sygnały pozawerbalne, czyli rola języka ciała
w wystąpieniach...............................................................................37
Rozdział 6
Sztuka operowania słowem, czyli o roli głosu
w wystąpieniach...............................................................................47
Rozdział 7
Treść i forma prezentacji..................................................................57
Rozdział 8
Styl języka, czyli zabiegi werbalne stosowane
w wystąpieniach...............................................................................77
Rozdział 9
Technika argumentacji.....................................................................87
5
Rozdział 10
Kłopotliwi słuchacze, czyli zachowania werbalne
w trudnych sytuacjach.....................................................................95
Rozdział 11
Akcja i interakcja, czyli o współgraniu
prelegenta z audytorium.................................................................103
Rozdział 12
Podsumowanie................................................................... U5





?

Przedmowa





?
Szanowni Państwo!
Przekazuje niniejszym publikację Sztuka wystąpień, czyli jak mówić, by osiągnąć cel, składającą się z książki oraz płyty CD audio.
Do stworzenia takiej formy publikacji zainspirowali mnie uczestnicy prowadzonych przeze mnie treningów, oczekujący przede wszystkim wymiernych efektów szkoleniowych w krótkim czasie. Napisałam więc książkę, której uzupełnieniem są treści edukacyjne zarejestrowane na płycie CD. Mając świadomość roli, jaką w procesie przyswajania informacji odgrywać może odpowiednio dobrana muzyka, zdecydowałam się na dokonanie owego nagrania na tle nowoczesnej muzyki instrumentalnej. W ten właśnie sposób powstała unikalna, a nawet niekonwencjonalna forma o charakterze warsztatu szkoleniowego.
Publikację kieruję przede wszystkim do osób poszukujących praktycznego kompendium wiedzy na temat zasad prezentacji - do tych, którzy występują nie tylko przed szerokimi audytoriami, ale także chcą wzbogacić swoje umiejętności w zakresie autoprezentacji. Uważam, że interesujące informacje znajdą w niej osoby, które pragną stać się bardziej komunikatywne, przekonujące i wzbudzające zaufanie w każdej sytuacji zawodowej.
Adresatami książki oraz płyty są więc liderzy, menedżerowie, trenerzy, osoby reprezentujące firmę w kontaktach z otoczeniem i przygotowujące prezentacje o charakterze ofertowym, a także studenci wkraczający w życie zawodowe. Wykorzystana forma, książka plus płyta, powinna zachęcić do praktycznego korzystania z niej te osoby, które pragną przyswajać wiedzę, wspomagając się muzyką. Treści edukacyjne nagrane w wersji audio są także idealną formą przekazu informacji dla tych odbiorców, którzy w tym samym czasie chcą sku-
pić się na wykonywaniu dodatkowych czynności, nie wymagających od nich większego wysiłku intelektualnego (np. na prowadzeniu samochodu).
Publikacja ma charakter praktyczny - jest poradnikiem, który wzbogaciłam o szereg ćwiczeń do samodzielnej realizacji przez Czytelnika. Może stać się podręcznikiem wykorzystywanym na zajęciach tematycznie związanych z autoprezentacją i Personality Public Rela-tions. Dołączona płyta CD audio jest doskonałą formą powtórzenia i utrwalenia przyswojonych informacji, może być także elementem w pełni indywidualnym.
Życzę Państwu miłej lektury oraz udanego odbioru, a także wielu sukcesów w dziedzinie prezentacji i wystąpień.
Elżbieta Żurek
















Rozdział
1



Wprowadzenie


Wiele osób - szczególnie prelegentów występujących publicznie (co można zaobserwować w trakcie konferencji i tzw. spotkań branżowych) - wychodzi z błędnego założenia, że treść tego, co mają do przekazania, jest w stanie obronić się sama. Okazuje się jednak, że równie istotnym elementem naszego komunikatu - oprócz warstwy merytorycznej -jest sposób, w jaki przedstawiamy informacje. Obrana przez nas metoda prezentacji może w znaczący sposób zaważyć na odbiorze otoczenia. Dobór odpowiedniej formy do danej sytuacji, a także do profilu i preferencji audytorium, nie jest więc łatwym zadaniem - szczególnie dla osób stawiających pierwsze kroki w zakresie prowadzenia prezentacji.
Elementy sztuki wystąpień znajdują zastosowanie w wielu życiowych i zawodowych sytuacjach. Sprawdzają się w momentach, gdy zadaniem osoby prezentującej informacje merytoryczne jest przede wszystkim zdobycie zaufania odbiorców i w konsekwencji przekonanie ich do danej idei, koncepcji lub zamierzenia. Choć zasady realizacji wystąpień kojarzą się nam raczej z prezentacjami przed szerokimi audytoriami (tj. wykładami, prelekcjami, szkoleniami), nie należy zapominać, że są one równie użyteczne w trakcie spotkań w bardziej kameralnych gremiach. Najistotniejsze prawa sztuki wystąpień znajdą więc zastosowanie m.in. w trakcie: prezentacji projektu w gronie kolegów z firmy, przedstawiania oferty współpracy potencjalnemu kontrahentowi czy wreszcie podczas rozmowy z przyszłym pracodawcą. Chciałabym podkreślić, iż osoby stosujące w praktyce zasady sztuki wystąpień postrzegane są jako kompetentne i posiadające obszerną wiedzę, co niewątpliwie stanowi najważniejszy element budowania autorytetu.
W niniejszej publikacji dokonamy analizy wszystkich etapów przygotowania oraz realizacji prezentacji i wystąpień. Rozpoczniemy od

roli pierwszego wrażenia w sytuacjach zawodowych i zastanowimy się nad tym, jak wzmacniać siłę naszego oddziaływania na innych. Omówimy cechy wyróżniające tzw. charyzmatyczną osobowość i zanalizujemy wpływ jej zachowań na poziom zainteresowania odbiorców.
Zestawimy także cechy wyróżniające dobrą prezentację oraz samego mówcę odpowiednio przygotowanego do jej przeprowadzenia. Zwrócimy szczególną uwagę na przygotowanie do prezentacji w sferze emocjonalnej, podkreślając, że jest ono nierozerwalnie związane z przygotowaniem w sferze merytorycznej.
Zastanowimy się nad tym, w jaki sposób otoczenie ocenia nas na podstawie zachowań pozawerbalnych. Skupimy się na tych elementach mowy ciała, które odgrywają szczególną rolę w prezentacjach i wystąpieniach. Zestawimy cechy charakteryzujące dobrego mówcę w zakresie zachowań pozawerbalnych. Zanalizujemy także poszczególne elementy techniki operowania głosem, podkreślając przy tym, że umiejętne zastosowanie tej metody może w znaczący sposób przyczynić się do wzmocnienia siły przekazu werbalnego.
Jeden z rozdziałów został poświęcony zasadom doboru elementów merytorycznych i formy prezentacji. Zastanowimy się nad wpływem tych elementów na późniejszy sukces prezentacji. Omówimy najistotniejsze zabiegi werbalne, o których pamiętać powinien każdy mówca, a także najważniejsze zasady techniki argumentacji. Analizując zachowania werbalne w tzw. trudnych sytuacjach, zajmiemy się problemem kontaktu z kłopotliwymi słuchaczami.
Podsumowując informacje dotyczące sztuki wystąpień, skupimy się na zasadach tzw. współgrania prelegenta z audytorium. Omawiając zachowania słuchaczy, wymienimy także symptomy, które mogą świadczyć o sukcesie prezentacji. Zakończenie niniejszej publikacji stanowią dwa zestawidaia - najistotniejsze prawa sztuki wystąpień oraz wskazówki dla początkujących mówców.
Każdy z rozdziałów zawiera praktyczne ćwiczenia, do wykonywania których szczerze zachęcam. W celu powtórzenia najistotniejszych informacji polecam przesłuchiwanie (dla uzyskania jak najlepszych rezultatów - kilkakrotne) dołączonej płyty CD. Obie części publikacji - zarówno książka, jak i wymieniona płyta - mają te same tytuły oraz numery poszczególnych rozdziałów.
10

Rozdział
2
.

Siła pierwszego wrażenia, czyli w jaki sposób oddziałujemy na innych
fcimbbO


W rozdziale...


Omówimy sfery naszego oddziaływania na innych. Zastanowimy się nad tym, dlaczego tak istotne są pierwsze chwile kontaktu z ludźmi. Zbierzemy także wnioski na temat cech wyróżniających tzw. charyzmatyczne osobowości.
Istnieje pojęcie tzw. decydujących pierwszych sekund w kontaktach interpersonalnych. Owe pierwsze chwile bywają niekiedy najistotniejsze. Na podstawie wrażeń, jakie pozostawiają w naszej świadomości inni, jesteśmy w stanie nie tylko przypisać danej osobie określone cechy, ale także zdecydować o odczuwanej do niej sympatii bądź antypatii. W wielu sytuacjach do dokonania takiej właśnie klasyfikacji potrzebujemy zaledwie kilkunastu lub kilkudziesięciu sekund.
Przygotowując się do prezentacji oraz wystąpienia zarówno w kameralnym, jak i większym gronie, powinniśmy przede wszystkim zastanowić się nad tym, w jaki sposób oddziałujemy na naszych odbiorców. Wyniki analizy naszych zachowań, a także reakcji otoczenia na sposób autoprezentacji, powinny stać się dla każdego mówcy istotnymi wskazówkami. Przyjrzyjmy się więc tym elementom zachowania, na które zwracają uwagę odbiorcy przekazywanych przez nas treści.
11
roli pierwszego wrażenia w sytuacjach zawodowych i zastanowimy się nad tym, jak wzmacniać siłę naszego oddziaływania na innych. Omówimy cechy wyróżniające tzw. charyzmatyczną osobowość i zanalizujemy wpływ jej zachowań na poziom zainteresowania odbiorców.
Zestawimy także cechy wyróżniające dobrą prezentację oraz samego mówcę odpowiednio przygotowanego do jej przeprowadzenia. Zwrócimy szczególną uwagę na przygotowanie do prezentacji w sferze emocjonalnej, podkreślając, że jest ono nierozerwalnie związane z przygotowaniem w sferze merytorycznej.
Zastanowimy się nad tym, w jaki sposób otoczenie ocenia nas na podstawie zachowań pozawerbalnych. Skupimy się na tych elementach mowy ciała, które odgrywają szczególną rolę w prezentacjach i wystąpieniach. Zestawimy cechy charakteryzujące dobrego mówcę w zakresie zachowań pozawerbalnych. Zanalizujemy także poszczególne elementy techniki operowania głosem, podkreślając przy tym, że umiejętne zastosowanie tej metody może w znaczący sposób przyczynić się do wzmocnienia siły przekazu werbalnego.
Jeden z rozdziałów został poświęcony zasadom doboru elementów merytorycznych i formy prezentacji. Zastanowimy się nad wpływem tych elementów na późniejszy sukces prezentacji. Omówimy najistotniejsze zabiegi werbalne, o których pamiętać powinien każdy mówca, a także najważniejsze zasady techniki argumentacji. Analizując zachowania werbalne w tzw. trudnych sytuacjach, zajmiemy się problemem kontaktu z kłopotliwymi słuchaczami.
Podsumowując informacje dotyczące sztuki wystąpień, skupimy się na zasadach tzw. współgrania prelegenta z audytorium. Omawiając zachowania słuchaczy, wymienimy także symptomy, które mogą świadczyć o sukcesie prezentacji. Zakończenie niniejszej publikacji stanowią dwa zestawieWa - najistotniejsze prawa sztuki wystąpień oraz wskazówki dla początkujących mówców.
Każdy z rozdziałów zawiera praktyczne ćwiczenia, do wykonywania których szczerze zachęcam. W celu powtórzenia najistotniejszych informacji polecam przesłuchiwanie (dla uzyskania jak najlepszych rezultatów - kilkakrotne) dołączonej płyty CD. Obie części publikacji - zarówno książka, jak i wymieniona płyta - mają te same tytuły oraz numery poszczególnych rozdziałów.

10
Rozdział
2


.' SETO Bn?-)"ftOJX">Mu
Siła pierwszego wrażenia, czyli w jaki sposób oddziałujemy na innych
cniu ), t<
te.'\bbO

W rozdziale...



Omówimy sfery naszego oddziaływania na innych. Zastanowimy się nad tym, dlaczego tak istotne są pierwsze chwile kontaktu z ludźmi. Zbierzemy także wnioski na temat cech wyróżniających tzw. charyzmatyczne osobowości.
Istnieje pojęcie tzw. decydujących pierwszych sekund w kontaktach interpersonalnych. Owe pierwsze chwile bywają niekiedy najistotniejsze. Na podstawie wrażeń, jakie pozostawiają w naszej świadomości inni, jesteśmy w stanie nie tylko przypisać danej osobie określone cechy, ale także zdecydować o odczuwanej do niej sympatii bądź antypatii. W wielu sytuacjach do dokonania takiej właśnie klasyfikacji potrzebujemy zaledwie kilkunastu lub kilkudziesięciu sekund.
Przygotowując się do prezentacji oraz wystąpienia zarówno w kameralnym, jak i większym gronie, powinniśmy przede wszystkim zastanowić się nad tym, w jaki sposób oddziałujemy na naszych odbiorców. Wyniki analizy naszych zachowań, a także reakcji otoczenia na sposób autoprezentacji, powinny stać się dla każdego mówcy istotnymi wskazówkami. Przyjrzyjmy się więc tym elementom zachowania, na które zwracają uwagę odbiorcy przekazywanych przez nas treści.
11

Nasze oddziaływanie na innych charakteryzują dwie sfery - sfera merytoryczna oraz sfera emocjonalna (rys. 1). Sfera merytoryczna to wszelkie dane, liczby, fakty, czyli merytoryczne informacje, które w formie komunikatu przekazujemy innym. Drugą sferą naszego oddziaływania na odbiorców jest sfera emocjonalna stanowiąca zbiór emocji, które wywołujemy u innych sposobem przekazywania informacji oraz mową ciała.
Rysunek 1
Oddziaływanie w komunikacji interpersonalnej
Sfery
oddziaływania w komunikacji interpersonalnej

(^ Sfera emocjonalna J)
a Zapamiętaj...
Sfera merytoryczna naszego oddziaływania na innych to treść tego, co mamy im do przekazania. Sfera emocjonalna to mowa naszego ciała, a także sposób, w jaki mówimy.
W tym miejscu powołam się na klasyczne amerykańskie badania, których celem było wykazanie, co pozostaje w pamięci odbiorcy po telefonicznym oraz po osobistym kontakcie z daną osobą. Otóż okazało się, że nasz telefoniczny rozmówca zapamiętuje przede wszystkim sposób, w jaki mówiliśmy - 88%. Pozostałe 12% przypada więc na treść tego, co powiedzieliśmy. W przypadku kontaktów osobistych na pierwsze miejsce wysuwa się mowa ciała - 55% zapamiętanych treści. Na drugim miejscu pojawia się sposób, w jaki mówimy - 38%, zaś dopiero na trzecim miejscu treść naszej wypowiedzi - pozostałe 7% zapamiętanych informacji. Rysunki 2 i 3 ilustrują zakresy naszego oddziaływania na innych w trakcie kontaktów osobistych i rozmów telefonicznych.

12
Rysunek 2
Oddziaływanie podczas kontaktów osobistych
(^" Kontakty osobiste


Rysunek 3
Oddziaływanie podczas rozmów telefonicznych
Sposób mówienia
(^Rozmowy telefoniczne
a Zapamiętaj...


W trakcie rozmów telefonicznych do naszych rozmówców najbardziej dociera sposób, w jaki mówimy. W trakcie kontaktów osobistych elementem najbardziej przemawiającym do odbiorcy jest mowa ciała.
Zastanówmy się, jakie informacje jesteśmy w stanie powtórzyć np. po wykładzie, którego właśnie wysłuchaliśmy. Okazuje się, że osoby nie posługujące się notatkami pamiętają tak naprawdę niewiele z zakresu merytorycznych informacji przedstawionych przez prelegenta. Są w stanie odtworzyć jedynie takie treści, które zapadły im szczególnie w pamięć, bo np. dotyczyły najbardziej interesujących je zagadnień lub zostały podane na samym początku wykładu bądź okraszone przez mówcę anegdotą.
Inne pozostałe w pamięci słuchacza elementy - a jest ich zdecydowana większość - to tzw. ogólne wrażenia kojarzone najczęściej z oso-
13
bą samego mówcy, dotyczące m.in. jego kompetencji, znajomości tematu, a także sposobu prezentacji. Ponieważ na podstawie jednego wystąpienia trudno tak naprawdę w uczciwy sposób ocenić kompetencje mówcy, dokonujemy więc tego na podstawie wrażeń i emocji, jakie wywołał on u nas swoją prezentacją. Owe wrażenia i emocje spowodował język ciała i sposób mówienia, czyli innymi słowy nie treść, lecz forma przekazu.
Jakie więc wnioski można wysunąć? Otóż okazuje się, że zawartość merytoryczna naszej wypowiedzi jest mniej ważna niż forma przekazu. Zwróćmy uwagę na fakt, że im mniej znamy naszego odbiorcę, tym mniej ważne są jego słowa. Mowa ciała i brzmienie jego głosu stają się dla nas w takiej sytuacji najistotniejsze. Dopiero bliższe poznanie osoby prelegenta (np. przy kolejnym wystąpieniu) powoduje, że zaczynamy kierować uwagę na przekazywane przez niego treści o charakterze merytorycznym, pozostawiając w tle sferę emocjonalną.
o Zapamiętaj...
Wrażenia i emocje, jakie wywołujemy u innych, nie są w większości przypadków wynikiem wartości merytorycznej, lecz obranej przez nas formy przekazu.
Zwyczajowo mówcy (zaobserwować można to szczególnie w trakcie wielu prelekcji i wykładów) skupiają uwagę właśnie na elementach merytorycznych przekazu, zapominając o emocjonalnej sferze oddziaływania na odbiorcę. Przytaczając w swoich wystąpieniach wiele informacji fachowych, nie zwracają uwagi na tzw. retorykę wizualną (wspomagające przekaz werbalny elementy mowy ciała) oraz na sztukę operowania głosem i słowem. W kolejnych rozdziałach szczegółowo omówimy rolę owych istotnych elementów w wystąpieniach publicznych i prezentacjach.
Siła naszego oddziaływania na innych ma ogromne znaczenie w kontaktach z nowo poznanymi osobami. Bywa, że pierwsze kilkadziesiąt, a nawet kilkanaście sekund kontaktu z kimś do tej pory nieznanym decyduje o późniejszej sympatii bądź antypatii do danej osoby. Kolejne
14
minuty spotkania najczęściej pogłębiają jedno z tych uczuć. Negatywne pierwsze wrażenie można później próbować zmienić, lecz na to trzeba czasu i kolejnej szansy, która w sytuacjach zawodowych nie jest nam zazwyczaj dana. Powinniśmy pamiętać o tym szczególnie w trakcie nawiązywania kontaktów o charakterze biznesowym, w sytuacjach pierwszych prezentacji ofertowych czy wreszcie w momencie rozmowy z potencjalnym pracodawcą.
a Zapamiętaj...
Pierwsze chwile kontaktu z nowo poznanymi osobami mogą zdecydować o późniejszej sympatii bądź antypatii do nich.
Podajmy kilka przykładów. Łatwo przychodzi nam przecież ocenianie nawet całkiem nieznanych osób. Na podstawie wyrazu twarzy kogoś przypadkowo spotkanego jesteśmy w stanie zakwalifikować go np. do grupy osób wyjątkowo zamkniętych w sobie. Patrząc na wygląd, postawę oraz ubiór wydajemy komuś świadectwo kompetencji i zawodowego doświadczenia. Na podstawie powolnego tempa mówienia stwierdzamy, iż dana osoba jest flegmatyczna. Tego rodzaju przykłady można mnożyć.
? Zapamiętaj...





Zawartość merytoryczna naszej wypowiedzi jest mniej ważna niż forma przekazu. Im mniej znamy naszego odbiorcę, tym mniej ważne są jego słowa, ponieważ mowa ciała i brzmienie jego głosu stają się dla nas najistotniejsze.
Umiejętność zjednywania sobie sympatii od pierwszej chwili spotkania posiadają osoby charyzmatyczne, które swoim zachowaniem przede wszystkim przykuwają uwagę, a także wzbudzają zainteresowanie, zachęcając tym samym rozmówców do dalszych kontaktów. Każdy z nas jest w stanie wymienić przynajmniej kilka znanych sobie osób z charyzmą. Takie osobowości reprezentują nie tylko świat
15

kultury czy polityki, ale także najbliższe nam otoczenie. Znamy świetnych, charyzmatycznych szefów zespołu, pod kierownictwem których realizowane są śmiałe projekty. Pamiętamy nauczycieli, których osobowość skutkowała zainteresowaniem uczniów daną dziedziną wiedzy.
a Zapamiętaj...
Charisma (z greki) - łaska, dar; od charis - radość, wdzięk.
Jakimi więc cechami wyróżniają się tzw. charyzmatyczne osobowości? Otóż przede wszystkim osoby takie mają świadomość posiadania mocnych stron i właśnie ten element generuje inne ich zachowania. Może on powodować, że szybciej od innych ludzi przyjmują wszelkie wyzwania. Kierowanie się odwagą w podejmowaniu szybkich, niekiedy ryzykownych decyzji stanowi jedną z istotniejszych cech takich osób.
Charyzmatyczne osobowości wyróżnia także umiejętność życia "tu i teraz", przejawiająca się m.in. brakiem skłonności do odkładanie planów, chęci i zamierzeń na nieokreśloną przyszłość. Zauważmy, że osoby o takich cechach potrafią nie tylko korzystać z każdej okazji i możliwości własnego rozwoju, ale także cieszyć się z tego, co już udało się im zrealizować. Zdecydowanie obce jest im uczucie frustracji.
Osoby charyzmatyczne wykazują zainteresowanie innymi - przejawia się to np. chęcią nawiązywania nowych, a także umiejętnością podtrzymywania dawniej zawartych znajomości. Nie czują obaw przed kontaktem z nieznajomymi, potrafią w interesujący sposób prowadzić wszelkie rozmowy - nawet te na najbardziej błahe tematy. Poza tym dysponują ważną umie)$tnością przekazywania innym swojego zapału i inicjatywy - czynią to m.in. rozprawiając z wielkim zaangażowaniem na temat właśnie realizowanych projektów i planowanych przedsięwzięć. Taki sposób komunikowania się z otoczeniem szybko zjednuje im zwolenników.
Charyzmatyczne osoby posiadają także umiejętność okazywania uczuć. Nie tylko potrafią okazywać własne uczucia: radość, zadowo-
16

lenie, entuzjazm, zaniepokojenie, ale także odczuwać je u innych. Należą do tych, którzy najszybciej reagują współczuciem i chęcią pomocy innym. Poza tym w odpowiedni sposób operują mową ciała, traktując ten właśnie element jako wzmocnienie przekazu werbalnego.
Charyzma jest często wynikiem oryginalnego profilu własnej osoby oraz indywidualnego stylu i klasy. Ktoś, kto nie wyróżnia się na tle innych osób o podobnych doświadczeniach, raczej nie jest w stanie przekonać ich do swoich idei. Jedynie starannie budowany, spójny i przede wszystkim oryginalny wizerunek osobisty może stanowić potwierdzenie faktu, iż dysponujemy charyzmą. Wszystkie cechy wyróżniające osoby charyzmatyczne prezentuje przedstawione poniżej zestawienie.
Podsumujmy...
Cechami wyróżniającymi charyzmatyczną osobowość są:
? świadomość posiadania mocnych stron,
? odwaga w podejmowaniu ryzyka,
? świadomość życia "tu i teraz",
? gotowość do podejmowania szybkich decyzji,
? umiejętność przekazywania innym swojego zapału, inicj wy i zaangażowania, ___.
? zainteresowanie innymi,
? umiejętność okazywania uczuć,
? odpowiednia mowa ciała, ^ ,
? oryginalny profil własnej osoby, i�
? indywidualny styl i klasa.

.ij&łciffiscgS

Proponuję zanalizować cechy swojej osobowości pod kątem zachowań charyzmatycznych. Zastanówmy się przede wszystkim nad tym, czy mocne strony naszej osobowości znajdują odzwierciedlenie w realizowanych i planowanych przez nas działaniach. Czy mentalnie stać nas na to, aby powziąć szybką decyzję, która może okazać się ryzykowna? Czy niezadowolenie lujijtustracja nie przesłania radości
17

z osiąganych przez nas sukcesów? Czy często udaje nam się przekonać otoczenie - np. współpracowników, kolegów, zespół - do realizacji ryzykownego projektu? Czy jesteśmy w stanie "zarazić" innych naszym zapałem i tym samym spowodować, że zdecydują się na to, aby współpracować z nami na danym polu? Czy potrafimy szczerze zainteresować się tym, co pragną nam przekazać osoby z naszego otoczenia? Czy umiejętnie okazujemy uczucia? Czy mowa naszego ciała stanowi uzupełnienie wypowiadanych przez nas informacji? Czy na tle innych wyróżniamy się oryginalnością i indywidualizmem?
Chciałabym zwrócić uwagę na fakt, iż nad wieloma elementami można popracować, np. nad umiejętnością przekazywania innym naszego zapału i zaangażowania czy nad odpowiednią mową ciała. Można nauczyć się okazywać innym nasze zainteresowanie, wzmocnić w sobie świadomość posiadania silnych stron, a także wypracować indywidualny styl.
Zwróćmy uwagę na sposób prezentacji wyróżniający charyzmatycznych mówców. Są oni przede wszystkim w stanie przykuć Uwagę otoczenia, a w konsekwencji wzbudzić zainteresowanie tym, co mają do powiedzenia. Odbiorcy, zachęceni treścią przekazu takiego mówcy, nie tylko aktywnie współuczestniczą w jego prezentacji, ale także odbierają impuls do dalszych kontaktów, co skutkuje chęcią udziału w kolejnych prezentacjach.
? Zapamiętaj...


Osoby charyzmatyczne szybciej od innych wzbudzają zainteresowanie tym, co mają do powiedzenia.
Jeżeli więc pragniemy nauczyć się sztuki prezentacji i tym samym realizowania dobrych wystąpień, powinniśmy wzmocnić w sobie te elementy, które naszemu otoczeniu (a więc także naszym potencjalnym odbiorcom) kojarzą się z zachowaniami charyzmatycznymi. W każdej sytuacji życia zawodowego (a także prywatnego) pamiętajmy również o roli,"jaką odgrywa tzw. pierwsze wrażenie w kontaktach interpersonalnych.
18



Ćwiczenia
Ćwiczenie 1
Przyjrzyj się nieznanym lub dopiero poznanym osobom z otoczenia. Zwróć baczną uwagę na elementy ich zachowania, które najbardziej przykuwają Twoją uwagę. Następnie dokonaj zestawienia tych elementów i zanalizuj ich oddziaływanie na Ciebie. Skup się szczególnie na uczuciach, jakie wywołują w Tobie zachowania danych osób (np. uczucie sympatii powodujące chęć nawiązania bliższych kontaktów, uczucie antypatii itp.).
Lp. Elementy zachowania danej osoby Twoje spostrzeżenia 1. 2. 3. 4. 5.

Ćwiczenie 2
Zanalizuj, które z cech osobowości charyzmatycznej posiadasz. Wykorzystując poniższe zestawienie, umieść w nim swoje przemyślenia.
Lp. Pytania o cechy osobowości Twoje uwagi 1. Czy dysponuję świadomością posiadania mocnych stron mojej osoby? 2. Czy w pełni świadomie potrafię cieszyć się życiem "tu i teraz"? 3. Czy odważnie podejmuję decyzje? 4. Czy potrafię szybko decydować? 19
5. Czy udaje mi się "zarazić" otoczenie moją inicjatywą, pomysłami i zaangażowaniem w danej sprawie? 6. Czy interesuje mnie to, co mają mi do przekazania osoby z mojego otoczenia? 7. Czy potrafię okazywać uczucia? 8. Czy język mojego ciała stanowi uzupełnienie treści, które pragnę przekazać? 9. Czy udało mi się wypracować oryginalny profil mojej osoby? 10. Czy dysponuję indywidualnym stylem? Czy potrafię postępować z tzw. klasą?











Rozdział
3


Cechy dobrej prezentacji




'Vi

W rozdziale...
Zestawimy elementy dobrej prezentacji. Omówimy także cechy wyróżniające dobrze przygotowanego do wystąpienia prelegenta.
Zanim rozpoczniemy analizować specyfikę elementów sztuki wystąpień, zestawmy informacje dotyczące prezentacji, którą można uznać za w pełni udaną, a także prelegenta, dobrze realizującego swoje zadanie. Odpowiednio przygotowana i przeprowadzona prezentacja, a także zrealizowane z sukcesem wystąpienie, to wynik wielu czynników. Można więc pokusić się o zebranie najistotniejszych elementów dobrej prezentacji, a także cech dobrze przygotowanego prelegenta.
Dobra prezentacja posiada przede wszystkim jasną, logiczną strukturę. W trakcie przygotowań należy więc zwrócić uwagę na każdy element jej kompozycji. Struktura wystąpienia powinna być przejrzysta dla naszych słuchaczy. Dobre wystąpienie musi mieć jasno sformułowaną tezę, której potwierdzeniem są przytaczane przez prelegenta odpowiednio dobrane argumenty. Podsumowaniem dobrej prezentacji powinny być logicznie wynikające z całości wnioski.
Plan wystąpienia powinien także zakładać, że słuchacze zechcą zadać prelegentowi pytania. Można przeznaczyć na to czas bezpośrednio po zakończeniu prezentacji, można także - informując o tym odbiorców - zachęcić ich do dyskusji już w trakcie wystąpienia (np. zostawiając czas na ich wnioski i pytania po omówieniu przez nas danego fragmentu). Istotne jest, aby czas na dyskusję z uczestnikami pre-
21
zentacji został dokładnie zaplanowany - tak, aby audytorium nie miało wrażenia, że wystąpienie jest chaotyczne i jego kompozycja nie została dokładnie przemyślana przez mówcę.
a Zapamiętaj... ? - * � -* �-> ^ ***�
Dobra prezentacja charakteryzuje się wyrazistą i przemyślaną kompozycją.
Dobre wystąpienie jest zawsze zorientowane - zarówno pod kątem treści, jak i formy przekazu - na odbiorcę. Każde audytorium powinno być traktowane przez mówcę indywidualnie. Różne grupy odbiorców charakteryzują się przecież różnymi potrzebami, zainteresowaniami czy wreszcie poziomem wiedzy na omawiany przez prelegenta temat. Dobry mówca powinien więc wziąć pod uwagę wszelkie informacje dotyczące audytorium, przed którym wystąpi.
Audytoria mogą się różnić także preferencjami w zakresie formy prezentacji. Pewne grupy zainteresują się np. podanymi w sposób konkretny fachowymi danymi, inne - przykładami z życia. Niektórzy słuchacze z radością wezmą udział w prezentacji, w trakcie której mówca zastosuje niekonwencjonalne formy przekazu treści merytorycznych, inni - oczekiwać będą tradycyjnych form.
W jednym z kolejnych rozdziałów szczegółowo omówimy opracowaną przeze mnie metodę czterech kroków, dzięki której łatwiej przygotować wystąpienie dla konkretnej grupy odbiorców.
Q _ ...
a Zapamiętaj...
Udane wystąpienie uwzględnia potrzeby i preferencje danego audytorium.
Udane wystąpienie wzbudza zainteresowanie i aktywność słuchaczy, którzy w konsekwencji współuczestniczą w prowadzonej prezentacji, zadając pytania i wyrażając swoje opinie. Dobry mówca ma świadomość, iż wszelkie oznaki zainteresowania odbiorców przejawiają się
22
właśnie ich aktywnością. Istotne jest, aby owa aktywność ze strony a dytorium miała miejsce zarówno w trakcie, jak i po prezentacji.
Jeżeli mówcę spotyka milczenie po stronie audytorium i sytuacja nie zmienia się do końca, oznacza to, że niestety nie spełnił on wań słuchaczy. Być może przedstawił taki wycinek posiadanej siebie wiedzy, jaki po prostu nie cieszy się ich zainteresowaniem, może odbiorcy, zachęceni informacjami ze strony organizatorów tkania, spodziewali się innej zawartości merytorycznej przekazu. Li ne pytania, wnioski, a także indywidualne rozmowy prowadzone z legentem tuż po zakończeniu wystąpienia są symptomem sukcesu.
? Zapamiętaj...
Zainteresowanie i aktywność audytorium to istotny element dobrej prezentacji.
Dobra prezentacja powinna być zorientowana na cel, jaki pragną zrealizować mówca. Celem takim może być np. zapoznanie słuchy czy z ofertą reprezentowanej przez prelegenta firmy, czy też jedyny tzw. przełamanie pierwszych barier. Może to być także zdobycie p^ parcia lub zaufania audytorium. Świadomość posiadania konkretnego celu pomoże mówcy nie tylko na etapie przygotowań do wystąpienia ale także w trakcie jego realizacji.
a Zapamiętaj...
Każde dobre wystąpienie jest zorientowane na cel.

Rysunek 4
Najistotniejsze elementy dobrze przygotowanej prezentacji

Cel


<
Struktura
Zorientowanie na odbiorcę





�a

Podsumujmy...

Dobra prezentacja:
? posiada jasną, logiczną strukturę,
? jest zorientowana na odbiorcę,
? wzbudza zainteresowanie i aktywność uczestników,
? jest zorientowana na cel.
Po dokonaniu analizy cech dobrej prezentacji zajmijmy się elementami charakteryzującymi mówcę. Prelegent dobrze przygotowany do wystąpienia potrafi przede wszystkim zwrócić na siebie uwagę słuchaczy już w chwili wypowiadania pierwszych słów. Mamy więc w tym przypadku do czynienia z siłą pierwszego wrażenia, która, jak się okazuje, odgrywa istotną rolę w trakcie wszelkich prezentacji.
Umiejętność zwrócenie na siebie uwagi w pierwszych kilkudziesięciu sekundach wystąpienia to cecha nieobca każdemu dobremu mówcy. Właśnie owe pierwsze chwile kontaktu z odbiorcami w dużej mierze decydują o poziomie późniejszego zainteresowania audytorium. Bywają przecież osoby, które po wysłuchaniu pierwszych zdań prowadzącego spotkanie decydują się na wyjście z sali, pozostając w przekonaniu, że to, co usłyszeli, nie wróży danej prezentacji sukcesu - przynajmniej z ich punktu widzenia. Każdy dobry mówca powinien więc posiadać umiejętność takiego rozpoczynania wystąpienia, które zachęci słuchaczy do pozostania na swoich miejscach. Odbiorcy, którzy nie wychodzą z sali w trakcie pierwszych minut prezentacji, zazwyczaj pozostają na swoich miejscach już do jej końca. _i ? Zapamiętaj...
Cechą dobrego mówcy jest umiejętność zwrócenia na siebie uwagi audytorium już w pierwszych chwilach wystąpienia.
Istotną cechą dobrego mówcy jest umiejętność wzbudzania aktywności słuchaczy i rozbudzania w nich chęci współuczestniczenia w pre-
24
zentacji. Wspominając o cechach udanej prezentacji stwierdziłam, że dobre wystąpienie wzbudza zainteresowanie i aktywność uczestników. Jest to element ściśle związany z osobowością mówcy.
Jeżeli odbiorcy zadają prelegentowi pytania, dzielą się poglądami, reagują na przytaczane przez niego anegdoty i dowcipy, oznacza to, że mamy do czynienia z dobrze przygotowanym mówcą. Bierność audytorium powinna być dla prelegenta impulsem do zmiany stylu prezentacji - nawet w jej trakcie. Umiejętność wzbudzania zainteresowania tym, co mamy do powiedzenia, to przecież element osobowości - szczególnie tej charyzmatycznej.
? Zapamiętaj...


Dobry prelegent wzbudzając zainteresowanie słuchaczy, rozbudza chęć ich współuczestniczenia w prezentacji.
Dobrze przygotowany mówca w znaczący sposób wpływa na kształt wizerunku swojej osoby oraz firmy, którą reprezentuje. Pamiętajmy o tym, że kształtowanie wizerunku (korporacyjnego, a także osobistego) to długotrwały proces, w realizacji którego liczy się każde wydarzenie mające na celu budowanie relacji z otoczeniem. Prelegenci, mający świadomość tego faktu, powinni starać się najpełniej wykorzystywać do tego celu każdą możliwość prezentacji - nawet tę z pozoru nieistotną. Powinni także z największym szacunkiem traktować każdego słuchacza, do którego kierują swoje słowa. Takie zachowanie procentuje w przyszłości, ponieważ zadowoleni odbiorcy bardzo chętnie dzielą się swoimi odczuciami z otoczeniem. Niezadowoleni czynią to samo - jednak z o wiele większą siłą, o czym nie powinniśmy zapominać.
D _ ...
? Zapamiętaj...

Mówca dobrze przygotowany do prezentacji wpływa na proces budowania wizerunku nie tylko swojej osoby, ale także firmy, którą reprezentuje.
25
Mówiąc o wizerunku, nie sposób nie podać jego definicji, którą przytaczam poniżej. Chciałabym przy tym zwrócić uwagę na fakt, iż wizerunek kształtowany jest przez subiektywne opinie szeroko pojmowanego otoczenia.
? Zapamiętaj...


Wizerunek to obraz osoby, przedsiębiorstwa, instytucji budowany w otoczeniu na podstawie rozmaitych informacji, czego rezultatem są subiektywne wrażenia, mające wpływ na jego ostateczny kształt.
Powróćmy do elementów charakteryzujących dobrego mówcę. Poniższy rysunek zestawia trzy najistotniejsze elementy zachowania audytorium, pojawiające się wskutek działań dobrze przygotowanego prelegenta.
Rysunek 5
Najistotniejsze elementy zachowania audytorium
Q Uwaga J)
?f Zainteresowanie�?)


Aktywność



\l Podsumujmy...
Dobrze przygotowany prelegent:
? potrafi zwrócić na siebie uwagę,
? wzbudza zainteresowanie i aktywność słuchaczy,
? rozbudza chęć współuczestniczenia odbiorców w prezentacji,
? w znaczący sposób wpływa na kształt wizerunku swojej osoby oraz firmy, którą reprezentuje.
26



Ćwiczenia
Ćwiczenie 3
Przypomnij sobie prezentację bądź wystąpienie, które szczególnie utkwiło w Twojej pamięci ze względu na interesujący temat oraz niebanalny sposób prezentacji. Przykładem, który będziesz analizować, może być np. ciekawy wykład, prezentacja szczególnego projektu lub interesujące wystąpienie na konferencji. Przygotuj zestawienie dziesięciu najlepszych, według Ciebie, cech owej prezentacji. Weź pod uwagę wszelkie elementy merytoryczne oraz pozamerytoryczne, a także te bezpośrednio związane z osobą prowadzącego.
Lp. Najlepsze cechy analizowanej prezentacji 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 27
Ćwiczenie 4
Na podstawie wykonanej analizy prezentacji (ćw. 3) zaznacz - korzystając z poniższych tabel - te podstawowe elementy, które zostały przez mówcę spełnione w wystąpieniu. W ten sam sposób oceń także osobę prelegenta.

Lp. Czy prezentacja spełniła następujące warunki? Tak Nie 1. posiadanie jasnej, logicznej struktury 2. zorientowanie na odbiorcę 3. wzbudzenie zainteresowania i aktywności uczestników 4. zorientowanie na cel Lp. Czy prelegent spełnił następujące warunki? Tak Nie 1. zwrócenie na siebie uwagi audytorium 2. wzbudzenie aktywności słuchaczy 3. rozbudzenie chęci współuczestniczenia odbiorców w prezentacji 4. przyczynienie się do ukształtowania pozytywnego wizerunku swojej osoby oraz firmy Rozdział
4



Pierwsze kroki, czyli w jaki sposób przygotować się do prezentacji i wystąpienia


W rozdziale...
Zanalizujemy sposoby przygotowania się do prezentacji w sferze emocjonalnej. Omówimy także elementy przygotowania merytorycznego.
Odpowiednie przygotowanie do prezentacji zwiększa szansę na sukces w trakcie jej realizacji. Pamiętajmy o tym, że dobrzy mówcy - mimo wrażenia swoistej "lekkości" wystąpienia - spędzają wiele czasu na przygotowaniach. I właśnie w tym, moim zdaniem, tkwi tajemnica dobrych wystąpień.
Interesujące wystąpienia są zazwyczaj rezultatem sporego doświadczenia mówcy. Osoby, które takiego doświadczenia nie posiadają, powinny mieć świadomość konieczności zadbania o staranne przygotowanie. Im mniejsze doświadczenie posiadamy, tym lepiej musimy być przygotowani. Dotyczy to zarówno zakresu merytorycznego, jak i warstwy emocji.
Nie wierzmy tym, którzy twierdzą, że bez jakiegokolwiek przygotowania są w stanie zrealizować ciekawą prezentację. Wyjątkiem może być posiadanie ogromnej rutyny, a także sytuacja, kiedy praktycznie to
29
samo wystąpienie wygłaszamy po raz kolejny. Jednak mimo wszystko, nawet przy wyjątkowo dobrej znajomości elementu merytorycznego, czuć będziemy lekki (niekiedy mobilizujący) niepokój w sferze emocji. W takiej sytuacji konieczne będzie odpowiednie przygotowanie w obszarze emocjonalnym.
Na wstępie proponuję zastanowić się nad tym, jakie elementy stanowią największą przeszkodę w realizacji prezentacji bądź wystąpienia. Posłużmy się dotychczasowymi doświadczeniami i przypomnijmy sobie, co wywoływało największe obawy. Istnieją dwa rodzaje przeszkód: pierwszy - związany ze sferą emocjonalną, drugi - ze sferą merytoryczną.
Przeszkody natury emocjonalnej to najczęściej nękające mówcę trema i stres, związane głównie z obawą negatywnej reakcji odbiorców. Jest to naturalne zjawisko, spotykające także najbardziej doświadczonych prelegentów. Pamiętajmy o tym, że trema może odegrać pozytywną rolę w trakcie naszych przygotowań do wystąpienia - może podziałać mobilizująco i skutkować większą koncentracją.
Do przeszkód natury merytorycznej zaliczamy obawę prelegenta, czy treść jego wystąpienia w pełni przemówi do odbiorców. Zdarza się, że nieprzemyślana prezentacja - pod względem zarówno treści, jak i formy - napotyka zdecydowany opór ze strony audytorium. Szczegółowa analiza profilu słuchaczy, którą omówimy w jednym z następnych rozdziałów, pozwala uniknąć takich sytuacji.
a Zapamiętaj...

Dobre wystąpienia są często rezultatem zdobytego doświadczenia. Im mniejsze doświadczenie w tym zakresie posiadamy, tym lepiej powinniśmy się przygotować - zarówno w sferze emocjonalnej, jaki merytorycznej.
Przyjrzyjmy się przygotowaniu w sferze emocjonalnej, od którego zależy sukces naszej prezentacji. Otóż przed każdą prezentacją postarajmy się na tyle ujarzmić nasze emocje, aby nie zawładnął nami paraliżujący stres - taki, który uniemożliwi nam realizację wcześniej ustalonego planu. Każdy z doświadczonych mówców wypracował so-
30
bie pewien model postępowania - zachęcam więc do znalezienia własnego, ponieważ w tym przypadku nie istnieją uniwersalne recepty.
Pamiętajmy przede wszystkim o tym, aby nie budować katastroficznych scenariuszy tego, co może się wydarzyć, ponieważ właśnie wszelkie negatywne przewidywania są przyczyną powstawania paraliżującej mówcę tremy. Jeżeli tuż przed wystąpieniem wyobrażamy sobie, że nasze pojawienie się na sali wywoła niechęć odbiorców, że z pewnością pomylimy zaplanowaną kolejność przedstawianych informacji i powiemy coś, co spotka się z krytyką słuchaczy, to takie nastawienie na pewno nie ułatwi nam drogi do sukcesu.
W trakcie przygotowań do wystąpienia starajmy się myśleć pozytywnie, czyli raczej o czekającym nas sukcesie, nie zaś o porażce. Wyobraźmy sobie, że jeżeli nawet zapomnimy, co w danym momencie mieliśmy powiedzieć, zawsze możemy skorzystać z notatek lub po prostu potraktować zaistniałą sytuację z humorem. Jeżeli nasze opinie spotkają się z krytyką któregoś ze słuchaczy, to przyjmijmy, że ma on prawo do posiadania poglądów innych niż nasze. Pamiętajmy, że pozytywne podejście może wspomóc nas w realizacji prezentacji.
Pomyślmy także o naszych mocnych stronach. Skupiając się właśnie na nich, a nie na tych słabych, powinniśmy kierować się odwagą zarówno w trakcie prezentacji, jak i bezpośrednio przed nią. Świadomość posiadania mocnych stron jest istotnym elementem budującym pewność siebie w działaniu.
Każdy z nas posiada mocne strony - np. doskonale zna daną dziedzinę, dysponuje odpowiednim przygotowaniem zawodowym i doświadczeniem, potrafi przekonać innych do swoich poglądów. Innymi mocnymi stronami naszej osobowości mogą być: sugestywność wypowiedzi, pewność siebie, wzbudzający zaufanie wygląd czy wreszcie dobry i mocny głos. Na takich właśnie cechach powinniśmy się skupić tuż przed wystąpieniem. Zachęcam więc do dokonania osobistych podsumowań w tym zakresie.
Rysunek 6 prezentuje trzy najistotniejsze elementy przygotowania w sferze emocjonalnej. Stosowanie zasad bezpośrednio wynikających z owych elementów może mieć w praktyce charakter uniwersalny, ponieważ nie odnoszą się one jedynie do sztuki wystąpień.
31
Rysunek 6
Elementy przygotowania w sferze emocjonalnej
Skupienie się na mocnych stronach


Myślenie
ukierunkowane ) ft na sukces ^S w :tl
w 'i \
i, tWtl
Podsumujmy...
\?Vi
y i. a <
aiv/Q�.
Przygotowując się w sferze emocjonalnej do prezentacji i wy- stąpienia: ? Myśl o sukcesie, nie o porażce. ? Kieruj się odwagą. ? Skup się na swoich mocnych stronach. Równie istotne, jak przygotowanie w sferze emocjonalnej, jest przygotowanie w sferze merytorycznej. Oba wymienione obszary są ze sobą nierozerwalnie związane, ponieważ osoba dobrze merytorycznie przygotowana do prezentacji czuje się pewniej w sferze swoich emocji.
Pamiętajmy więc o tym, aby dokładnie przemyśleć i przygotować treść naszego wystąpienia, a także dostosować jego formę do potrzeb oraz preferencji audytorium. Świadomość idealnie zaplanowanego scenariusza prezentacji wpłynie na stan naszej pewności siebie, co z kolei uspokoi nasze emocję. Wiedząc, że dokładnie opracowaliśmy treść wystąpienia, naprawdę poczujemy się o wiele pewniej.
Przed prezentacją postarajmy się więc uporządkować informacje merytoryczne. Skupmy się przede wszystkim na temacie prezentacji, który powinien być jasno zdefiniowany i czytelny dla odbiorcy. Przeanalizujmy cele, jakie zamierzamy osiągnąć. Zastanówmy się dokładnie nad treściami, które chcemy przekazać odbiorcom. Szczegółowo opracujmy także kolejność prezentowanych przez nas informacji.
32
Poniższy rysunek przedstawia etapy przygotowania merytorycznego, które mogą być stosowane w innych sytuacjach - nie tylko w wystąpieniach.
Rysunek 7
Elementy przygotowania merytorycznego

|,\UOKłt


Kolejność^ 07inj(

^
Podsumujmy...
� W-
Przygotowując się w sferze merytorycznej do prezentacji, zastanów się nad tym:
? Jakie są moje cele? Co pragnę osiągnąć?
? Co jest tematem mojej prezentacji?
? Jakie treści pragnę przekazać?
? W jakiej kolejności będę prezentować informacje?
Kolejnym, niezwykle istotnym elementem, który powinniśmy przeanalizować, rozpoczynając karierę mówcy, jest nasze oddziaływanie na innych. Wielu z nas zapewne nie raz zastanawiało się nad tym, czy nasze zachowanie nie działa na innych np. irytująco. Dotyczyć to może szczególnie sposobu mówienia - osoby o określonej manierze działają na słuchaczy wyjątkowo denerwująco. Z podobną sytuacją możemy mieć do czynienia w przypadku gestów i mimiki. Zastanówmy się także nad tym, czy mowa naszego ciała koreluje z przekazywanym przez nas komunikatem werbalnym.
Proponuję przyjrzeć się amatorskim filmom wideo, zrealizowanym np. w trakcie rodzinnych uroczystości. Większość pytanych przeze mnie osób odpowiada, że po pierwsze nie lubi oglądać siebie na ta-
33
kich nagraniach, a po drugie niezbyt pozytywnie określa swoje zachowanie (szczególnie gesty i głos) zarejestrowane w ten sposób. Pamiętajmy, że zawsze będziemy oceniać siebie zdecydowanie krytycznie, o wiele bardziej negatywnie, niż inni. Jednak analiza naszych zachowań zarejestrowanych na takich właśnie nagraniach pomoże nam wychwycić pewne dziwne maniery i przyzwyczajenia, pojawiające się w naszych gestach, mimice, a także w sposobie operowania głosem.
Świadomość tego, w jaki sposób oddziałujemy na innych, pomoże nam w przezwyciężeniu negatywnych przyzwyczajeń i irytujących otoczenie elementów naszego zachowania. To z kolei ułatwi pracę nad prezentacjami. Sposób operowania głosem oraz mowa ciała odgrywają istotną rolę w czasie każdego wystąpienia. Zagadnieniom tym poświęcimy więc osobne rozdziały.
XJ Podsumujmy...
Rozpoczynając karierę mówcy, zastanów się nad tym:
? Czy sposób, w jaki mówię, nie irytuje innych?
? Czy moje gesty i mimika są adekwatne do treści, jakie pragnę przekazać?
Opisane wyżej elementy, związane z etapem wstępnym, mają bardzo szerokie zastosowanie, ponieważ przygotowanie zarówno w sferze emocjonalnej, jak i merytorycznej jest niezwykle istotne w większości sytuacji zawodowych - szczególnie takich, w których pojawia się stres.
?
Ćwiczenia
Ćwiczenie 5 V
Zastanów się, jakimi mocnymi stronami dysponujesz? Następnie spisz je na liście. Możesz uwzględnić takie elementy, jak np.: doświadczenie i przygotowanie zawodowe, wiedza, umiejętność przekonywania innych, pewność siebie, wygląd, głos, mowa ciała. Zwróć także uwagę na te mocne strony, które mogą odegrać istotną rolę w trakcie przeprowadzania przez Ciebie prezentacji i wystąpień publicznych.
34
Lp. Moje mocne strony 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Ćwiczenie 6
Przypomnij sobie, w jaki sposób do tej pory pokonywałeś stres związany z faktem uczestniczenia w ważnych wydarzeniach, np.: egzaminach, istotnych rozmowach lub spotkaniach, od przebiegu których zależała Twoja przyszłość. Weź pod uwagę sytuacje zarówno zawodowe, jak i osobiste. Przypomnij sobie, jakimi torami biegły wówczas Twoje myśli i jakimi sposobami zwalczałeś strach. Popytaj także przyjaciół i znajomych o ich recepty na pokonanie tremy. Następnie spisz trzy najlepsze według Ciebie metody, które wprowadzisz w życie przed kolejnymi, czekającymi Cię stresującymi wydarzeniami.
35
Metoda pierwsza Metoda druga Metoda trzecia




v

Rozdział
5



Sygnały pozawerbalne, czyli rola języka ciała w wystąpieniach


W rozdziale...
Omówimy poszczególne elementy mowy ciała, analizując ich wpływ na odbiorcę. Określimy także ich rolę w prezentacjach. Wymienimy te pozawerbalne zachowania mówcy, które najbardziej irytują słuchaczy.
Język ciała to element odgrywający zdecydowanie najważniejszą rolę w naszych kontaktach z otoczeniem. Mowa ciała stanowi swoisty system kodów. Język sygnałów pozawerbalnych, podświadomie odczytywany przez odbiorców komunikatów, to nie tylko gesty i mimika, ale także postawa naszego ciała i kontakt wzrokowy z otoczeniem. Pamiętajmy o tym, że otoczenie dokonuje interpretacji tych kodów, budując na ich podstawie pozytywną bądź negatywną opinię na nasz temat.
Elementem, na który zwraca szczególną uwagę nasze otoczenie, jest postawa ciała, będąca dla odbiorców odzwierciedleniem stanu naszej duszy. Przyjrzyjmy się innym i zauważmy, że np. osoby zgarbione i chodzące ze spuszczoną głową odbierane są przez otoczenie jako niepewne albo zamknięte w sobie. Ze zdecydowanie innym odbiorem otoczenia spotyka się skrajnie odmienna pozycja. Otóż osoby o naturalnej, wyprostowanej postawie postrzegane są jako pewne siebie i świadome
37
swoich mocnych stron. Poza tym taka postawa wpływa na lepszą emisję naszego głosu - mówimy w sposób wyraźniejszy. Budując nasz pozytywny wizerunek, pamiętajmy więc o odpowiedniej postawie.
Kolejnym istotnym elementem języka ciała jest kontakt wzrokowy stanowiący zasadniczy czynnik budowy zaufania. Osoby unikające kontaktu wzrokowego z innymi postrzegane są jako nieszczere, a nawet niegodne zaufania. Kontakt wzrokowy tworzą spojrzenia wymieniane pomiędzy rozmówcami, regulujące poziomy ich wzajemnych relacji. Chcąc podkreślić nasze zainteresowanie tematem, powinniśmy patrzeć rozmówcy w oczy. Jeżeli tego nie robimy, nasz partner może czuć się zdezorientowany. Może także dojść do wniosku, że nie zasługujemy na jego zaufanie. Pamiętajmy więc o kontakcie wzrokowym z innymi.
Zwróćmy uwagę na mimikę, która odzwierciedla stan naszych podstawowych emocji. Niezadowolenie, strach czy radość błyskawicznie zaczynają malować się na naszych twarzach. Nad mimiką najtrudniej zapanować - najtrudniej więc ukryć stan naszych prawdziwych uczuć. Oznaką klasy w zachowaniu powinien być zawsze uprzejmy wyraz twarzy - bez przesadzonej mimiki. Starajmy się więc panować nad mimiką. Gestykulacja jest równie ważnym elementem mowy ciała. Silne i zdecydowane gesty zdradzają pewność siebie. Spokojne, "otwarte" ruchy dłoni i ramion świadczą o naszym opanowaniu. Gesty zbyt żywiołowe mogą być interpretowane przez otoczenie na naszą niekorzyść - ktoś może zakwalifikować nas do grupy osób nieuporządkowanych i chaotycznych. Nie zapominajmy więc o naszych gestach.
Poniższy rysunek ukazuje wszystkie najistotniejsze elementy języka ciała, które pokrótce omówiliśmy.
Rysunek 8 Elementy języka ciała



38
Podsumujmy...
1. Postawa ciała jest odzwierciedleniem stanu naszej duszy.
2. Kontakt wzrokowy to zasadniczy element budowy zaufania.
3. Spojrzenia wymieniane pomiędzy rozmówcami regulują poziomy ich wzajemnych relacji.
4. Mimika odzwierciedla stan naszych podstawowych emocji.
5. Silne i zdecydowane gesty zdradzają pewność siebie.
W przypadku wystąpień, kiedy praktycznie przez cały czas prezentacji prelegent jest bacznie obserwowany przez audytorium, istotną rolę odgrywają takie elementy, jak m.in.: kontakt wzrokowy, postawa i ruch, a także gesty wspomagające wypowiadane informacje. Okazuje się, że do najbardziej irytujących elementów zachowania prelegenta słuchacze zaliczają brak kontaktu wzrokowego z audytorium. Kolejnym jest jego niespokojny, rozbiegany wzrok. Audytorium negatywnie odbiera także sztywną i zasadniczą postawę mówcy. Mając tego świadomość, starajmy się więc unikać takich zachowań.
a Zapamiętaj...

W trakcie prezentacji i wystąpień do najbardziej niepożądanych zachowań prelegenta należą:
? brak kontaktu wzrokowego z audytorium,
? niespokojny, rozbiegany wzrok,
? sztywna i zasadnicza postawa.
---------------------------------------------------------------------------
Zanalizujmy więc poszczególne sygnały pozawerbalne, uwzględniając ich rolę w wystąpieniach.
Najistotniejszą pozawerbalną cechą dobrego mówcy jest umiejętność zachowania ciągłego kontaktu wzrokowego z odbiorcami. Wbrew pozorom nie jest to zdolność, którą łatwo opanować - szczególnie, gdy prezentacja odbywa się przed szerokim audytorium. Występując w kame-
39
ralnym gronie i mając przed sobą kilka osób, starajmy się naprzemiennie patrzeć im w oczy, pamiętając przy tym, aby nasze spojrzenia były spokojne i nie sprawiały wrażenia chaotycznych ani nerwowych.
Występując przed dużym audytorium trudno jest utrzymać kontakt wzrokowy z naszymi słuchaczami. Radzę więc, aby w trakcie prezentacji starać się przenosić spojrzenia z jednego miejsca sali na drugie tak, aby pozostawać, choć na krótko, w kontakcie wzrokowym z różnymi odbiorcami. Wypowiadając dany fragment, spoglądajmy w stronę osób siedzących np. po lewej, przy kolejnym - przenośmy spojrzenia na prawo, aby następnie skupić się na słuchaczach siedzących pośrodku sali.
Pamiętajmy przy tym o zachowaniu spokoju i uporządkowania. Nasze spojrzenia nie powinny być zbyt szybkie ani chaotyczne. Możemy założyć, że zmiana kierunku spojrzenia następuje tuż po wypowiedzeniu fragmentu wystąpienia stanowiącego pewną logiczną całość. Dzięki takim zabiegom, stosowanym przez mówcę, audytorium będzie mieć wrażenie zachowanego kontaktu wzrokowego.
a Zapamiętaj...
Mając przed sobą dwie lub trzy osoby, staraj się naprzemiennie patrzeć im w oczy. Występując przed szerokim audytorium, przenoś spojrzenia z jednego miejsca sali na drugie tak, aby pozostawać, choć na krótko, w kontakcie wzrokowym z różnymi odbiorcami.
Każdy dobry mówca powinien pamiętać o uśmiechu i miłym wyrazie twarzy. Osoby potrafiące zachować właśnie taki wyraz twarzy - często uśmiechające się - szybko zjednują sobie sympatię innych. Zauważmy, że prawda ta dotyczy wielu różnych sytuacji w naszym życiu. O wiele chętniej nawiązujemy przecież kontakt z osobami uśmiechającymi się. Miły wyraz twarzy sugerujący, że mamy do czynienia z uprzejmą osobą jest więc istotnym elementem zjednywania sympatii otoczenia.
Uśmiech pojawiający się na twarzy prelegenta nie przeszkodzi - co chciałabym podkreślić - wartości merytorycznej tego, co ma on do po-
40
wiedzenia. Wielu mówców wychodzi jednak z założenia, że sympatyczna mimika twarzy nie jest elementem istotnym, zaś uśmiech wręcz im nie przystoi. Otóż nic bardziej błędnego! W zdobywaniu sympatii audytorium (nie powstaje ona przecież automatycznie) pomagają nam przede wszystkim uśmiech i miły wyraz twarzy. Pamiętajmy więc o tym, występując publicznie, a także prowadząc prezentacje.
? Zapamiętaj...
Uśmiech na twarzy prelegenta pomaga w zdobyciu sympatii nawet najbardziej sceptycznie nastawionego audytorium.
Osoby, do których kierujemy prezentację, nie pozostaną obojętne na naszą postawę. Pamiętajmy więc o tym, aby była ona naturalna i wyprostowana. Taka postawa sugerować będzie pewność siebie - zarówno w sferze emocjonalnej, jak i merytorycznej. Pewny siebie mówca sygnalizuje odbiorcom swoje kompetencje. Warto więc pamiętać o odpowiedniej postawie ciała.
Wyprostowana i naturalna postawa wpływa pozytywnie również na emisję głosu mówcy. Głos zachowującego odpowiednią pozycję prelegenta brzmi pełniej i donośniej, co nie pozostaje bez wpływu na odbiór audytorium. Elementami związanymi z umiejętnością operowania głosem zajmiemy się szczegółowo w następnym rozdziale.
? Zapamiętaj...
Naturalna i wyprostowana postawa mówcy sugeruje jego pewność siebie. Wpływa także pozytywnie na emisję głosu.
Naszą wypowiedź powinniśmy wzmacniać odpowiednimi gestami. Wykorzystywane w trakcie prezentacji gesty muszą podkreślić to, co jest najistotniejsze w naszym wystąpieniu. Ważne informacje merytoryczne, jak np. dane, liczby, istotne fakty, należy wzbogacić odpowiednimi, zdecydowanymi ruchami dłoni. Takie gesty zostaną bez wątpienia odpowiednio odczytane przez odbiorców.
41
Zwróćmy także uwagę na fakt, że gest wykonywany jedną dłonią wzmacnia wypowiedź. Ten sam gest wykonywany obiema dłońmi jest w stanie zwielokrotnić siłę oddziaływania przekazywanych treści. Mając tego świadomość, o wiele łatwiej jest operować gestami. Proponuję zwrócić uwagę na zachowania charakteryzujące sugestywnych polityków, którzy potrafią wzmacniać swój przekaz odpowiednimi gestami.
Żywy i nie pozbawiony gestów sposób prezentacji nie tylko wzmocni siłę przekazywanych informacji, ale także wskaże audytorium te fakty, które pragniemy w naszej wypowiedzi podkreślić. Sugestywność prezentacji (czyli m.in. wzmocnienie treści werbalnych elementami mowy ciała) jest zawsze pozytywnie postrzegana przez słuchaczy.
? Zapamiętaj...
Gesty wzmacniają siłę przekazu werbalnego.
Wspomnijmy także o tym, że ruchy naszych dłoni i ramion powinny być spokojne i "otwarte" (tzn. skierowane na zewnątrz). Takie gesty sugerują otwartość samego mówcy, potwierdzają także jego gotowość do dialogu z odbiorcami.
W trakcie prezentacji i wystąpień nasze dłonie i ramiona nie powinny być jednak zbyt eksploatowane, a ich ruchy zbyt ekspresyjne. Wyważone, spokojne i stosowane z umiarem ruchy dłoni sugerować będą spokój charakteru prelegenta, jego pewność siebie, a także dobrą znajomość tematu, który porusza. Takie gesty powinny stać się elementem uzupełniającym czynnik werbalny każdej prezentacji.
n
? Zapamiętaj...
Spokojne i wyważane ruchy dłoni oraz ramion sugerują, że mamy do czynienia z prelegentem, który dobrze zna temat swojego wystąpienia.
Dobrego mówcę wyróżnia także ruch po dostępnej mu powierzchni. Współcześni prelegenci występujący publicznie rzadko korzystają
42
z mównic. Nieczęsto prowadzą też prezentacje siedząc za tzw. prezydialnym stołem. Powinniśmy więc przygotować się do tego, że będziemy występować na stojąco - wyjątkiem mogą być prezentacje w kameralnym gronie słuchaczy, kiedy taka pozycja mówcy mogłaby wydać się wyjątkowo nienaturalna.
Występując na stojąco, przed szerszym audytorium, mówca ma do swojej dyspozycji określoną powierzchnię sali. Nie powinien stać w takich sytuacjach cały czas w jednym miejscu. Proponuję poruszać się na dostępnym obszarze w sposób swobodny. Starajmy się więc zmieniać miejsce, z którego przemawiamy. Przybliżajmy się do naszych słuchaczy. Takim zachowaniem nie tylko zjednujemy ich sympatię, ale także podkreślamy nasze zaangażowanie i gotowość do dialogu.
? Zapamiętaj...
Dobry mówca porusza się po dostępnej mu powierzchni w sposób swobodny, czym zjednuje sympatię odbiorców.
Omawiając elementy pozawerbalne prezentacji nie sposób nie wspomnieć o ubiorze mówcy. Choć wielu osobom ubiór wydaje się być nieistotny, nie powinniśmy bagatelizować jego roli. Przygotowując się do wystąpienia należy pamiętać o wygodnym i dostosowanym do sytuacji ubiorze. Powinniśmy więc wybrać taki strój, w którym przede wszystkim będziemy czuć się dobrze i taki, jakiego oczekują od nas odbiorcy. Dostosujmy także ubiór do sytuacji, w jakiej przyjdzie nam prowadzić prezentację.
Ubiór prelegenta powinien być raczej formalny, bo taki właśnie podkreśla jego kompetencje. Mówcy w niechlujnej odzieży mogą zostać zakwalifikowani przez słuchaczy do grupy osób niestarannych także w innych dziedzinach. Nieodpowiedni strój prelegenta może zostać odczytany jako brak szacunku dla audytorium.
Poza tym źle dostosowana odzież i świadomość, że wygląda się w niej nieodpowiednio może doprowadzić mówcę do niemożności skupienia się na merytorycznej części prezentacji. Doceńmy więc fakt, iż odpowiedni ubiór stanowi dopełnienie naszej prezentacji.
43
? Zapamiętaj...
Odpowiedni ubiór prelegenta jest przejawem jego szacunku dla audytorium.
Podsumowując omówione dotychczas informacje, przyjrzyjmy się poniższemu rysunkowi, który zestawia elementy mowy ciała mówcy odgrywające istotną rolę w prezentacjach i wystąpieniach publicznych.
Rysunek 9
Elementy mowy ciała dobrego mówcy
Kontakt wzrokowy z odbiorcami


Mowa ciała dobrego mówcy
Ruch po dostępnej powierzchni
Gesty wzmacniające przekaz werbalny

Podsumujmy...
Występując przed innymi:
zachowuj ciągły kontakt wzrokowy z odbiorcami,
zwróć uwagę na uśmiech i miły wyraz twarzy,
pamiętaj o naturalnej, wyprostowanej postawie,
wzmacniaj wypowiedź odpowiednimi gestami,
stosuj spokojne tzw. otwarte ruchy dłoni i ramion,
poruszaj się po dostępnej Ci powierzchni,
pomyśl o wygodnym, dostosowanym do sytuacji ubiorze.

44
Omówione elementy pozytywnie odbieranych przez otoczenie zachowań pozawerbalnych są niezwykle istotne w każdej sytuacji zawodowej - nie tylko w przypadku prezentacji i wystąpień publicznych. Starajmy się więc o tym pamiętać.



Ćwiczenia
Ćwiczenie 7
Mając świadomość faktu, że ciało może "przemawiać" do nas podobnie jak głos, spróbuj przeanalizować zachowania innych. Oglądając dowolny program telewizyjny (np. dyskusję polityczną, teleturniej, reportaż, film fabularny), wyłącz fonię i skup się tylko na obrazie. Spróbuj dokonać interpretacji pozawerbalnych zachowań pojawiających się na ekranie osób i ocenić, jakie uczucia charakteryzują ich zachowanie w danym momencie. Czy jest to np. entuzjazm, zaangażowanie, zniecierpliwienie, zdenerwowanie? Następnie wypełnij poniższą tabelę, przyporządkowując zaobserwowanym elementom mowy ciała odpowiednie uczucia mówców.
Lp. Element mowy ciała Interpretacja 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 45


Ćwiczenie 8
Różne osoby kierując się konkretnymi uczuciami, wyrażają je, stosując te same elementy mowy ciała. Mając to na względzie poobserwuj otoczenie. Następnie uzupełnij poniższą tabelę, przyporządkowując podanym uczuciom charakterystyczne elementy języka ciała.
Lp. Uczucia Elementy mowy ciała potwierdzające dane uczucia 1. Radość 2. Zdenerwowanie 3. Entuzjazm 4. Zniecierpliwienie 5. Spokój 6. Smutek 7. Strach 8. Niepokój 9. Zapał 10. Zaangażowanie







Rozdział
6



Sztuka operowania słowem, czyli o roli głosu w wystąpieniach
Jl 1 �
W rozdziale...



Zanalizujemy parę technicznych sekretów sztuki posługiwania się głosem. Omówimy rolę melodyki języka, tempa mówienia, wymowy, siły i barwy głosu, pauz oraz akcentów w komunikacji werbalnej.
Głos -jak twierdzą osoby ze świata sztuki wokalnej - to instrument, nad którym najtrudniej nauczyć się w pełni panować. Rzeczywiście nasz głos przypomina pod wieloma względami instrument muzyczny, który najpierw powinno się nastroić, a dopiero potem nauczyć się na nim grać.
Sposób mówienia jest drugim w kolejności - po mowie ciała - elementem naszego oddziaływania na otoczenie. To, jak mówimy, ma więc zdecydowanie duży wpływ na sposób, w jaki odbiera nas otoczenie. Mając tego świadomość powinniśmy wykorzystać wszelkie możliwości stwarzane przez odpowiednio stosowane narzędzia techniki operowania głosem.
Poobserwujmy, a raczej posłuchajmy innych. Zdarza się, że osoby o dziecięcym brzmieniu głosu odbierane są przez otoczenie - czę-
47
sto niesprawiedliwie -jako naiwne, zaś w konsekwencji niekompetentne. Pozbawione emocji brzmienie głosu sugeruje otoczeniu brak zaangażowania i zapału mówcy. Osoby o bardzo wysokim głosie mogą być odbierane jako nerwowe. Natomiast monotonny sposób artykulacji niekiedy sugeruje otoczeniu niepewność, a nawet strach prelegenta.
Jakie więc wnioski możemy wyciągnąć? Otóż z obserwacji wynika, że nieumiejętne operowanie głosem może zniekształcić obraz naszego przekazu. Odpowiednie wykorzystanie możliwości, jakie daje nam głos, może przyczynić się do wzmocnienia treści naszej wypowiedzi. Sposób mówienia jest więc świetnym instrumentem budowania wizerunku osobistego.
a Zapamiętaj...
Umiejętne operowanie głosem wzmacnia siłę przekazu werbalnego.
Czy zastanawialiście się nad tym, w jaki sposób - odpowiednio operując głosem - wzmocnić siłę naszego przekazu? W jaki sposób mówić, pod względem technicznym, aby skupić uwagę odbiorcy? Omówmy pokrótce najistotniejsze elementy techniki operowania głosem, zaprezentowane na poniższym rysunku.
Rysunek 10
Elementy techniki operowania głosem

Pierwszym elementem techniki operowania głosem jest melodyka języka. Nasz sposób mówienia - podobnie jak utwór muzyczny - ma swoją melodię. Możemy więc mówić w sposób zdecydowanie monotonny i jednostajny, bądź w sposób żywy i technicznie urozmaicony. Monotonna wypowiedź może podziałać na naszych odbiorców "usypiająco", może także wskazywać na to, że czujemy się wyjątkowo niepewnie. Poza tym mówcy, operujący głosem w sposób mało urozmaicony, są w stanie zniechęcić odbiorców do dalszego uczestniczenia w prezentacji.
Pamiętajmy więc o tym, aby mówić w sposób żywy - z zachowaniem urozmaiconej melodyki języka - szczególnie w sytuacjach prezentacji i wystąpień przed audytorium, które może być do nas sceptycznie nastawione. Żywa melodyka wypowiedzi sugerować będzie odbiorcom zapał i zaangażowanie w temat, o którym mówimy. Prelegenci mówiący w urozmaicony sposób zyskują sympatię odbiorców, są także w stanie szybciej zainteresować innych tym, o czym mówią - nawet, jeżeli jest to tzw. trudny temat.
r
a Zapamiętaj...
Żywa melodyka sugeruje odbiorcom zapał i zaangażowanie mówcy.
Kolejnym istotnym elementem sztuki operowania głosem jest tempo mówienia. Tempo naszej wypowiedzi - czyli innymi słowy to, czy mówimy szybciej, czy też wolniej - powinno być zawsze dostosowane do naszego odbiorcy. Nie mówmy więc zbyt szybko do osób, które potrzebują więcej czasu na przetworzenie informacji (np. do osób starszych), ponieważ wydamy się im aroganccy. Zbyt powolne mówienie w gronie osób wyjątkowo dynamicznych spowoduje, iż postrzegani będziemy jako osoby nienaturalne, a nawet zarozumiałe.
Pamiętajmy również o zasadzie bezpośrednio związanej z wielkością sali i liczebnością naszego audytorium - im większe audytorium (i większa sala), tym tempo mówienia powinno być wolniejsze. W trakcie wystąpień i prezentacji w dużych pomieszczeniach oraz przed liczną grupą słuchaczy stopień percepcji audytorium może ulec
48

49
zaburzeniu. Powinniśmy mówić więc wolniej, aby w takiej sytuacji słuchacze mogli bez przeszkód odebrać treść naszego przekazu.
? Zapamiętaj...
Dostosowane do odbiorcy tempo mówienia to istotny element naszego przekazu werbalnego.
Mówiąc o technice operowania głosem należy wspomnieć o wymowie. Wyraźna wymowa zapewnia jednoznaczność naszego przekazu. Dbajmy więc o dykcję, ponieważ nie ma nic gorszego, niż być błędnie zrozumianym przez innych, co może doprowadzić do wielu niepożądanych sytuacji, szczególnie w trakcie wystąpień przed szerszym audytorium.
Osoby o wyjątkowo niestarannej wymowie nie tylko irytują innych, ale także - w trakcie np. dłuższego wystąpienia - są w stanie zmęczyć odbiorców. Skutkuje to najczęściej tym, że otoczenie po pewnym czasie po prostu przestaje uważnie słuchać takiego mówcy. Osoby nie przywiązujące wagi do wymowy powinny mieć tego świadomość.
Chcę podkreślić, że dokładna wymowa świadczy o naszej staranności także w innych dziedzinach - nie tylko w sferze zawodowej
- o naszym szacunku do języka ojczystego, a także do audytorium. Starajmy się więc mówić poprawnie i wyraźnie w każdej sytuacji
- nie tylko występując publicznie.
? Zapamiętaj...

_________
Wyraźna wymowa świadczy o staranności prelegenta i potwierdza jego szacunek dla audytorium.


Kolejnym elementem budującym umiejętność operowania głosem jest jego siła. Siła naszego głosu powinna być zawsze dostosowana do sytuacji, w jakiej się właśnie znaleźliśmy. Występując publicznie nie zawsze będziemy mieć do dyspozycji mikrofon, który wspomoże


nasze wysiłki. W takich właśnie momentach siła głosu mówcy jest elementem bardzo istotnym.
Spotkania w większym gronie wymagają silniejszego operowania głosem - pamiętajmy o tym, że wszyscy powinni dokładnie nas słyszeć. Jeżeli nie jesteśmy pewni, czy siła naszego głosu została odpowiednio dopasowana do sytuacji, warto na samym początku prezentacji (szczególnie przed grupą słuchaczy liczącą ponad kilkadziesiąt osób) po prostu zapytać, czy osoby w ostatnich rzędach nas słyszą.
Ciche mówienie do dużego audytorium może sugerować niepewność prelegenta - także w dziedzinie, o której mówi. Wyjątkowo męczy też odbiorców (podobnie jak niestaranna wymowa), którzy po pewnym czasie po prostu przestają wsłuchiwać się w słowa wypowiadane przez "cichego" prelegenta. Zbyt głośne mówienie w węższym gronie może wydać się odbiorcom wyjątkowo aroganckie, a także sugerować, że nadawca komunikatu ma skłonność do "dyrygowania" innymi. Pamiętajmy więc o dostosowaniu siły naszego głosu do sytuacji.
a Zapamiętaj...





Odpowiednia siła głosu mówcy potwierdza jego kompetencje.
Istotnym elementem naszego przekazu jest także barwa głosu. Pamiętajmy o tym, że może ona świadczyć o naszych emocjach. Czując napięcie i zdenerwowanie, zaczynamy nieświadomie mówić głosem wyższym. Osoby o naturalnie wysokim głosie są więc często odbierane przez otoczenie niezbyt pozytywnie - niekiedy nawet irytują innych.
Zaufanie natomiast wzbudzają osoby o niższych, tzw. "radiowych" głosach, sugerujących wewnętrzne opanowanie. Takim rodzajem głosu dysponuje większość prezenterów i aktorów. Barwę głosu można doskonalić, można także nauczyć się nad nią panować. Występując publicznie starajmy się więc mówić głosem niższym - taka barwa jest milsza dla ucha, spotka się także z lepszym odbiorem audytorium.
50
51
5 Zapamiętaj...

Barwa głosu może sugerować odbiorcom stan emocji prelegenta.
Musimy także wspomnieć o akcentach. W każdej wypowiedzi pojawiają się najważniejsze, tzw. kluczowe słowa bądź frazy. Mogą to być np. ważne daty, liczby i inne informacje o najistotniejszej dla wystąpienia wadze. Starajmy się więc akcentować te fragmenty wypowiedzi, na których najbardziej nam zależy - te słowa i frazy, które powinny pozostać w pamięci odbiorcy najdłużej.
Każdą wypowiedź można kształtować przynajmniej na kilka sposobów - w zależności od tego, co naszym zdaniem jest najistotniejsze w treści komunikatu. Występując publicznie, akcentujmy więc najważniejsze naszym zdaniem słowa i frazy, ponieważ taki sposób mówienia nie tylko urozmaica wypowiedź, ale także powoduje, że na wybrane przez nas informacje odbiorcy na pewno zwrócą baczną uwagę.
? Zapamiętaj...
Akcentowanie przez mówcę wybranych fragmentów wypowiedzi powoduje, że pozostają one w pamięci audytorium najdłużej.
Kolejnym ważnym czynnikiem budującym naszą wypowiedź są pojawiające się w niej pauzy. Sterują one napięciem, a także dodają wypowiedzi dramatyzmu. Starajmy się więc na krótko zawieszać głos tuż przed wypowiedzeniem istotnej informacji. Pauza pojawiająca się w wypowiedzi powo^je mimowolne zwiększenie uwagi odbiorcy. Stosując tę metodę można sterować emocjami audytorium, można także przekazać najważniejsze informacje w taki sposób, na jakim nam najbardziej zależy.
Istnieje także drugi rodzaj- pauz używany bezpośrednio po zakończeniu zdania bądź bardzo długiej frazy. Tego rodzaju krótkie przerwy w wypowiedzi dają prelegentowi szansę "oddechu", co jest nie-
52
zwykle istotne dla jego sposobu artykulacji. Postarajmy się więc wprowadzić do naszej wypowiedzi zarówno te pauzy, które sterują napięciem, jak i te, które wspomagają nasz komfort.
? Zapamiętaj...
Pojawiające się w wypowiedzi prelegenta pauzy powodują, że po stronie audytorium wzrasta uwaga i rośnie napięcie.
Rysunek 11
Czynniki wzmacniające siłę przekazu werbalnego

Pauzy
nadające wypowiedzi '^dramatyzmu
Żywa melodyka języka
Dostosowane
do odbiorcy tempo
mówienia
Wzmocnienie siły przekazu werbalnego
Wyraźna wymowa
Miła dla
ucha odbiorcy
barwa głosu
Odpowiednia silą głosu

Akcentowanie
(wybranych fragmentów
wypowiedzi

Podsumowując informacje związane ze sztuką operowania głosem (rys. 11), wymieńmy wszystkie cechy określające w tym właśnie zakresie dobrego mówcę. Przede wszystkim pamięta on o tym, aby zachować żywą melodykę języka, dzięki czemu daje sygnał audytorium, że cechuje go zapał i zaangażowanie w temat, o którym mówi. Poza tym mówi w odpowiednim, dostosowanym do odbiorcy tempie, wiedząc, że jest to istotny element każdego przekazu werbalnego. Pamięta także o wyraźnej wymowie, mając świadomość, że właśnie ten element potwierdza jego szacunek dla audytorium, a także świadczy o staranności w sferze zawodowej.
53
Dobry prelegent zachowuje odpowiednią siłę głosu, dzięki czemu potwierdza swoje kompetencje. Ma świadomość, iż barwa głosu sugerować może audytorium stan jego emocji - stara się więc tak operować głosem, aby był on miły dla ucha słuchaczy. Doświadczony mówca potrafi akcentować wybrane - te najistotniejsze - fragmenty swojej wypowiedzi, dzięki czemu wzmacnia siłę przekazu. W odpowiednich miejscach prezentacji stosuje także krótkie pauzy, powodujące wzrost napięcia i poziomu uwagi po stronie słuchaczy. Nie trzeba nikogo przekonywać, że odpowiednie operowanie głosem jest jedną z bardziej uniwersalnym umiejętności.



Podsumujmy...
Prowadząc prezentacje, a także występując publicznie:
? pamiętaj o zachowaniu żywej melodyki języka,
? mów w tempie dostosowanym do odbiorcy, ^
? nie zapominaj o starannej wymowie, '
? dostosuj siłę głosu do sytuacji, ''�"^mj
? staraj się mówić głosem o miłej dla ucha bafwf^*1^.;;^" akcentuj kluczowe słowa, Ćwiczenia

i-1 i vO
-? - -i
Ćwiczenie 9
Wysłuchaj audycji radiowej lub telewizyjnej prowadzonej przez Twojego ulubionego prezentera. Możesz także posłuchać wystąpienia charyzmatycznego polityka. Skupiając się na elementach techniki operowania głosem wybranego przez Ciebie mówcy, dokonaj analizy warstwy werbalnej jego wystąpienia. Zapisz swoje spostrzeżenia, korzystając z poniższej tabeli.
Lp. Elementy techniki operowania głosem Twoje spostrzeżenia 1. Melodyka języka 2. Tempo mówienia 3. Wymowa 4. Siła głosu 5. Barwa głosu 6. Akcenty 7. Pauzy Ćwiczenie 10
Napisz krótki tekst (ok. 10-15 zdań), będący prezentacją Twojej osoby. Następnie głośno go odczytaj, stosując wszelkie elementy techniki operowania głosem. Pamiętaj o żywej melodyce języka, starannej wymowie i miłej barwie głosu. Staraj się zaakcentować kluczowe słowa Twojego tekstu, pamiętaj także o zastosowaniu pauz. Przeczytaj tekst kilkakrotnie - w różnym tempie i z zastosowaniem mocniejszej oraz słabszej siły głosu.
Ćwiczenie 11
Stojąc przed lustrem, odczytaj napisany przez Ciebie tekst (ćw. 10), zwracając uwagę nie tylko na elementy techniki operowania głosem, ale także na mimikę, pamiętając o miłym wyrazie twarzy i uśmiechu. Następnie - starając się coraz rzadziej korzystać z kartki z tekstem -wprowadź inne elementy mowy ciała. Pomyśl więc o odpowiedniej postawie, spojrzeniach oraz gestach wzmacniających przekaz. Powtórz ćwiczenie kilkakrotnie.
Ćwiczenie 12
Wykonaj takie same czynności, jak w ćwiczeniu 10 i 11, opierając się tym razem na dowolnie wybranym przez Ciebie tekście z gazety.
55
54





















�

V

7
Rozdział

Treść i forma prezentacji

W rozdziale...
Zapoznamy się z zasadami doboru elementów merytorycznych wystąpienia. Zastanowimy się nad tym, w jaki sposób podjąć decyzję dotyczącą najodpowiedniejszej formy prezentacji. Omówimy metodę tzw. czterech kroków.
Po omówieniu elementów związanych z mową ciała i techniką operowania głosem, przejdźmy do kwestii treści i formy prezentacji. Należy dokładnie się zastanowić zarówno nad wyborem odpowiednich elementów merytorycznych każdego wystąpienia, jak i nad doborem formy ich prezentacji. Odpowiednio przygotowane elementy merytoryczne wystąpienia to istotny krok do celu, jakim dla każdego mówcy jest zakończenie prezentacji sukcesem.
Pamiętajmy o tym, że nawet najciekawsze informacje, przedstawione w sposób nie przemawiający do danego audytorium, nie zagwarantują mówcy sukcesu, jeżeli ten nie zadba o odpowiednie ich "opakowanie". Na pewno nie raz każdy z nas uczestniczył w prelekcjach i wykładach, w trakcie których mówca - nie zwracając uwagi na odpowiednią formę przekazu - nie spotkał się z szerszym zainteresowaniem swoich odbiorców. Powinniśmy więc nauczyć się tak przygotowywać nasze wystąpienia, aby nie dochodziło do tego rodzaju sytuacji.
Zwróćmy także uwagę na fakt, że treści, które są niezwykle fascynujące dla danego audytorium, grupie innych odbiorców mogą wyda-
57
wać się mało interesujące. Wynika to najczęściej z różnic dzielących poszczególne grupy słuchaczy, takich jak np.: poziom wiedzy na dany temat, zainteresowania czy wreszcie status zawodowy. Przygotowując się więc do prezentacji, powinniśmy zwrócić uwagę na elementy charakteryzujące naszych przyszłych odbiorców.
W celu uniknięcia nieporozumień, a także w trosce o sukces naszej prezentacji, należy szczegółowo opracować treść wystąpienia, dostosowując do niej najodpowiedniejszą formę. Właśnie temu niełatwemu zadaniu poświęcimy cały rozdział niniejszej publikacji, szczegółowo omawiając opracowaną przeze mnie metodę tzw. czterech kroków.

a Zapamiętaj...
Przygotowując wystąpienie zastanów się, jaka forma prezentacji oraz jakie treści przemówią do Twoich odbiorców.
Rozpoczynając przygotowania zacznijmy więc przede wszystkim od określenia celów naszej prezentacji oraz od analizy audytorium, przed którym będziemy występować. Cele powinniśmy określić bardzo precyzyjnie, ponieważ świadomość rezultatu, jaki pragniemy osiągnąć, jest elementem, o którym zapominać nie należy. Cele związane bezpośrednio z realizacją danego wystąpienia powinny stać się dla mówcy "kierunkowskazem" określającym pozostałe działania.
Zastanówmy się więc, jakie mają być rezultaty prezentacji realizowanej dla danej grupy odbiorców. Innymi słowy: jakie cele główne, poboczne, a takżefeótko- oraz długoterminowe zamierzamy osiągnąć. Mogą być one bardzo różne i uzależnione od wielu czynników, np.: od sytuacji służbowej, w jakiej znajduje się mówca, od jego planów zawodowych, od poziomu znajomości odbiorców.
Podajmy więc dwa przykłady. Pierwszy - celem głównym prelegenta może być prezentacja jego osiągnięć w danej dziedzinie, celem pobocznym - bliższe poznanie środowiska zawodowego, przed którym występuje, celem krótkoterminowym - zaproszenie go do wygło-
58
szenia kolejnej prelekcji, zaś długoterminowym - zdobycie uznania danej grupy odbiorców. Drugi przypadek - prezentacja nowego projektu w gronie kolegów z firmy. Celem głównym mówcy będzie przekonanie współpracowników do rozpoczęcia realizacji danego projektu, celem pobocznym - poznanie ich opinii i poglądów na temat wszelkich innowacji, celem krótkoterminowym - powierzenie mu roli odpowiedzialnego za wdrożenie pierwszego etapu realizacji, zaś długoterminowym - zdobycie zaufania zespołu.
Myślę, że każdy prelegent powinien dokonać przed wystąpieniem swoistego "rachunku sumienia", którego analiza ukierunkuje jego dalsze działania. Przyjrzyjmy się poniższemu rysunkowi, ilustrującemu pierwszy krok na drodze naszych przygotowań.
Rysunek 12
Pierwszy krok przygotowania prezentacji



Kroki
Określenie celów prezentacji

Cele długoterminowe

av/e)
a Zapamiętaj...
Zastanów się, jakie cele zamierzasz osiągnąć, realizując daną prezentację.

Kolejnym krokiem przygotowania jest analiza audytorium, przed którym przyjdzie nam wystąpić. Dobry mówca powinien pamiętać o tym, że każda grupa odbiorców charakteryzuje się pewną specyfi-
59
ką. Można nauczyć się rozpoznawać cechy charakterystyczne danego gremium i na tej podstawie budować strukturę prezentacji.
Etap pracy związany z analizą audytorium dzieli się na trzy części. Pierwszą z nich jest określenie stosunku przyszłych słuchaczy do prelegenta, a także do tematu prezentacji, drugą - analiza wartości charakteryzujących audytorium, zaś trzecią - ustalenie elementów gwarantujących sukces w danej grupie odbiorców.
Realizując część pierwszą tego etapu przygotowań, zastanówmy się więc, jaki może być poziom wiedzy odbiorców na wybrany przez nas temat. Czy ich znajomość tematu prezentacji jest na poziomie zdecydowanie wysokim, czy może raczej ogólnym? A może nasi odbiorcy po raz pierwszy zetkną się z daną problematyką? Pamiętajmy, że zawartość merytoryczna przygotowywanego przez nas wystąpienia powinna odzwierciedlać nie tylko poziom zainteresowania audytorium, ale także stan ich wiedzy na dany temat.
Z poziomu wiedzy słuchaczy może wynikać pośrednio ich nastawienie do tematu prezentacji oraz do prelegenta, a niekiedy także do firmy bądź instytucji, którą reprezentuje. Osoby, dla których omawiany temat stanowi nowość, mogą mieć neutralny bądź sceptyczny stosunek do wystąpienia. Z innych powodów (np. politycznych) nastawienie słuchaczy może być od samego początku negatywne. Grupy niezwykle zainteresowane tematem (np. wysokiej klasy specjaliści z danej dziedziny biorący udział w konferencji branżowej) charakteryzować będzie raczej pozytywne nastawienie do prezentacji.
Proponuję zastanowić się, jakimi motywami mogą kierować się odbiorcy, decydując się na uczestnictwo w danej prezentacji. Czy będzie to wyłącznie potrzeba zgłębienia wiedzy, czy jedynie ciekawość, a może chęć obserwacji poczynań konkurencji? Może więc w związku z tym powinnisWiy przygotować się na wnikliwe pytania ze strony audytorium?
Określenie stosunku słuchaczy do prelegenta oraz do tematu wystąpienia, analiza ich stanu wiedzy na dany temat, a także motywów udziału w prezentacji, to niezwykle istotny zbiór wskazówek dla dobrego mówcy, starannie przygotowującego się do wystąpień. Ten krok naszych działań przygotowawczych przedstawia rysunek 13.
60
Rysunek 13
Drugi krok przygotowania prezentacji

1 /^Określenie stosunkuN. ^1 odbiorców do prelegenta V__ *\i tematu prezentacji/ f \
, f Poziom wiedzy j
\. Motywy P i*
C Nastawienie J i
'i
a Zapamiętaj.. ? m Określ stosunek odbiorców do siebie -jako prelegenta - oraz do tematu Twojego wystąpienia. Poddaj również analizie stan ich wiedzy na wybrany przez Ciebie temat, a także motywy jakimi mogą się kierować, decydując się na uczestnictwo w prezentacji
Trzecim krokiem w przygotowaniach do wystąpienia jest anali2a wartości charakteryzujących odbiorców. Głównym elementem tei cz?~ ści przygotowań jest określenie relacji służbowych łączących mówcę z audytorium, poziomu hierarchii zawodowej odbiorców, a także ich stosunku do prelegenta.
Rozpocznijmy od relacji służbowych. Grupę słuchaczy stanowić może kadra jednej (nie naszej) firmy - pamiętajmy, że takie osoby charakteryzować może zdystansowany stosunek do naszej prezentacji (1& względu na to, że od początku wystąpienia traktowani będziemy iaK� ktoś "z zewnątrz"). W takim przypadku powinniśmy Zastosować infią formę prezentacji niż np. w sytuacji wystąpienia w gronie kolegów o zbliżonym do naszego poziomie osiągnięć zawodowych
Inną formę powinno także przybrać wystąpienie, którego słucha~ czarni będą jedynie nasi przełożeni. Również ich stosunek do mówcy>
01
a także do wybranych przez niego treści, może być różny: od otwartości, przez dystans i obojętność, aż po lekceważenie.
Zwróćmy także uwagę na poziom hierarchii zawodowej naszych odbiorców. Pamiętajmy o tym, że do różnych grup odbiorców przemawiają zdecydowanie inne formy oraz treści. Osoby reprezentujące wyższy management ukierunkowane są na informacje o strategicznym znaczeniu dla firmy, którą reprezentują. Średnia kadra zarządzająca oraz specjaliści to osoby interesujące się przede wszystkim tym, co przynieść im może wymierne korzyści w dziedzinie, którą się zawodowo zajmują. Pamiętajmy więc o odmiennych potrzebach osób reprezentujących różne grupy, a także o wynikającym z tego ich stosunku do prelegenta. Przyjrzyjmy się poniższemu rysunkowi, ilustrującemu przygotowania mówcy w zakresie określenia ogólnych wartości charakteryzujących audytorium.
Rysunek 14 ?'"*' v ~
Trzeci krok przygotowania prezentacji
Krok 3
. ieif

Relacje służbowe

Określenie ogólnych
wartości charakteryzujących
odbiorców
ii ^
Stosunek odbiorców



łl ii4s- .'
V*>
? Zapamiętaj...
di A
Oj) UiUt^MUlf
Zastanów się nad tym, jakie wartości charakteryzują Twoich odbiorców. Dokonaj analizy na podstawie informacji dotyczących: relacji służbowych łączących Cię z audytorium, poziomu hierarchii zawodowej słuchaczy, a także cech charakteryzujących ich stosunek do Ciebie.
62
Ostatnim krokiem przygotowania prezentacji jest określenie elementów gwarantujących sukces w danej grupie słuchaczy, wynikających bezpośrednio z poprzednich części analizy. Znając audytorium, przed którym będziemy występować, jesteśmy w stanie określić, jakie informacje oraz metody prezentacji mogą przyczynić się do naszego sukcesu. Jeszcze przed rozpoczęciem przygotowań warto więc bliżej poznać przyszłych słuchaczy.
Niektóre grupy odbiorców pozytywnie reagują na ściśle fachowe dane, porównania liczb i wykresy. Do takich grup zaliczyć można np. środowiska inżynierów, naukowców, osób o tzw. ścisłych umysłach. Słuchacze o zdecydowanie pozytywnym stosunku do prezentowanych przez nas treści z entuzjazmem przyjmą taki sposób naszej prezentacji. Odbiorcy o dużym praktycznym doświadczeniu oraz konkretnym podejściu do wszelkich informacji merytorycznych zapewne skupiać się będą na podawanych przez prelegenta przykładach z życia, ponieważ właśnie one najbardziej do nich przemawiają. Przygotowując wystąpienie dla takich słuchaczy zrezygnujmy więc z informacji teoretycznych na rzecz praktycznych.
Zastanówmy się także, czy wykorzystanie w naszym wystąpieniu najnowocześniejszych technik multimedialnych przyczyni się do sukcesu. Z mojego doświadczenia wynika, że nie wszystkie grupy odbiorców równie entuzjastycznie podchodzą do takiej formy prezentacji, licząc na bardziej indywidualny i bezpośredni kontakt z mówcą. Poza tym zauważyłam, że wcześniej przygotowane (niekiedy banalne i traktowane zbyt uniwersalnie) prezentacje multimedialne stanowią jakby usprawiedliwienie dla nieprzygotowanego mówcy, który opiera swoje wystąpienie wyłącznie na elementach technicznych, zapomina zaś
0 słuchaczach. Takie zachowanie prelegenta nie wpływa pozytywnie na poziom zainteresowania audytorium.
Korzystanie z dobrodziejstw technik multimedialnych nie może być jedyną formą kontaktu z audytorium, tylko uzupełnieniem innych metod przekazu informacji. Pamiętajmy, że każda grupa odbiorców jest indywidualnym i "żywym" organizmem, do którego każdorazowo powinniśmy starać się dotrzeć w sposób najbardziej odpowiedni. Rysunek 15 przedstawia czwarty krok przygotowania do prezentacji
1 wystąpień.
63
Rysunek 15
Czwarty krok przygotowania prezentacji
c
Krok 4


Określenie
elementów gwarantujących^ sukces prezentacji
Metody prezentacji


? Zapamiętaj..
Określ rodzaje informacji oraz metody prezentacji gwarantujące sukces w danej grupie odbiorców.
^^^~~
Podsumowując opisaną powyżej metodę służącą przygotowaniu prezentacji, przyjrzyjmy się poniższemu rysunkowi ilustrującemu wszystkie jej cztery kroki.
Rysunek 16
Cztery kroki przygotowania prezentacji

Kroki Cele prezentacji

Krok 3
Wartości charakteryzujące odbiorców


?
Krok 2
Stosunek odbiorców do prelegenta i tematu prezentacji

Krok 4 Elementy gwarantujące sukces

64
Szczegółowej analizy, związanej z etapem przygotowań do wystąpienia, możemy dokonać za pomocą poniższej tabeli, która została wypełniona informacjami związanymi z przykładową prezentacją. Zachęcam mówców, przygotowujących się do wystąpień, do wykorzystania takiej właśnie formy zestawienia - tabeli.
Tabela 1
Analiza odbiorców realizowana metodą czterech kroków
Charakterystyka prezentacji oraz prowadzącego Pracownicy nowo powstałego studium podyplomowego na pewnej uczelni wyższej dokonują przed grupą studentów dwóch ostatnich lat kierunków dziennych prezentacji związanej z możliwością podjęcia nauki na w w. studium podyplomowym. Kroki - określenie celów prezentacji w danej grupie odbiorców Cel główny zapoznanie studentów z nowymi możliwościami podjęcia studiów podyplomowych na interesującym kierunku Cel poboczny zaznajomienie z pełną ofertą uczelni w zakresie kształcenia podyplomowego Cel krótkoterminowy zachęcenie pierwszych kandydatów do podjęcia studiów podyplomowych na danym kierunku już od najbliższego semestru Cel długoterminowy zdobycie popularności i uznania wśród szerokiej grupy studentów i absolwentów Krok 2 - określenie stosunku odbiorców do prelegenta i tematu prezentacji Poziom wiedzy Zaznacz wysoki Jaki jest poziom wiedzy odbiorców ogólny X na wybrany przez prelegenta temat? niski X brak wiedzy nie wiem 65
Jakie jest nastawienie słuchaczy do ematu prezentacji, a także do prelegenta i ewentualnie firmy, którą reprezentuje?

Jakimi motywami mogą kierować się odbiorcy, decydując się na uczestnictwo
w prezentacj

Nastawienie słuchaczy I Zaznacz bardzo pozytywne pozytywne neutralne lekko negatywne bardzo negatywne
Wpisz motywy
zapoznanie się z nową ofertą studiów podyplomowych poznanie możliwości rozwoju zawodowego w nowej profesji
i brak sprecyzowanych planów na przyszłość i związane z tym poszukiwania własnej ścieżki kariery
? ciekawość
Krok 3
Jakie relacje służbowe łączą prelegenta
z audytorium?

?
Jaki poziom hierarchii zawodowej charakteryzuje odbiorców?
Relacje służbowe
klienci/kontrahenci
przełożeni/podwładni
firmy współpracujące
inne relacje brak relacji służbowych Poziom hierarchii wyższy management średni management niższy management inni odbiorcy
Zaznacz
66
Jakie cechy mogą charakteryzować stosunek odbiorców do prelegenta? Stosunek do prelegenta Zaznacz
otwartość X
dystans
obojętność
lekceważenie
inne Krok 4 - określenie rodzajów informacji i metod prezentacji gwarantujących sukces w danej grupie odbiorców Jaki rodzaj informacji najbardziej przemówi do audytorium? Rodzaj informacji Zaznacz
ściśle fachowe dane
argumenty "za" X
porównania liczb
przykłady praktyczne X
inne Jakie metody prezentacji zastosować?
? Metody prezentacji Zaznacz
tradycyjny wykład
plansze prezentacyjne
techniki audio
rzutnik multimedialny X
prezentacja wideo X
inne X Przyjrzyjmy się przedstawionej powyżej analizie odbiorców, wykonanej na przykładzie prezentacji nowego kierunku studiów podyplomowych. Mówcy założyli, iż celem głównym ich wystąpienia jest zapoznanie studentów z ofertą podjęcia nauki na nowym kierunku, zaś celem pobocznym - zaznajomienie ze wszystkimi propozycja-
67
.
mi w zakresie studiów podyplomowych. Przygotowując więc treść wystąpienia postanowili, że tuż przed zakończeniem zaprezentują obecnym planszę ze schematem ilustrującym wszystkie kierunki podyplomowe na uczelni.
Celem krótkoterminowym prowadzących jest zachęcenie pierwszych kandydatów do podjęcia nauki już od najbliższego semestru. Mając na względzie ten właśnie cel, postanowiono szczegółowo omówić warunki przyjmowania na studia, zarezerwowano także czas na indywidualne rozmowy z prelegentami, przygotowano ankiety dla pierwszych zainteresowanych. Na prezentację zaproszono także studentów przedostatniego roku, pamiętając o celu długoterminowym, jakim jest zdobycie popularności i uznania wśród szerokich kręgów studentów.
Poziom wiedzy studentów uczestniczących w prezentacji określono jako ogólny bądź niski. Z tego względu przygotowano szczegółowe informacje na temat nowego kierunku studiów. Ustalono, że nastawienie słuchaczy do prezentowanego tematu oraz prelegentów może być pozytywne lub neutralne - prowadzący nie przewidzieli więc wrogich bądź atakujących zachowań ze strony uczestników.
Analizując motywy, jakimi mogliby kierować się studenci biorący udział w prezentacji, zwrócono szczególną uwagę na zapoznanie ich z możliwościami rozwoju zawodowego w nowej profesji. Zdecydowano się więc na przedstawienie wielu przykładów praktycznych i argumentów przemawiających za studiowaniem na prezentowanym kierunku. Przygotowano się także na pytania ze strony tych słuchaczy, którzy - kierując się ciekawością - poszukują wskazówek mogących pomóc im w wyborze ścieżki kariery.
Analiza informacją bezpośrednio dotyczących audytorium, w znaczący sposób pomaga mówcy w wyborze odpowiedniej formy prezentacji oraz w przygotowaniu treści wystąpienia.
Ustalono, że studentów biorących udział w P względu na brak łączących ich z prowadzącymi
68

- charakteryzuje otwartość. Pamiętając, że na sali zasiądą młodzi ludzie, prowadzący zdecydowali się na przemawianie do nich "ich językiem", włączając do prezentacji dynamiczny krótki film wideo oraz plansze multimedialne.
4f
Podsumujmy...
Przygotowując treść oraz formę prezentacji:
? zdefiniuj cele,
? zanalizuj stosunek odbiorców do prelegenta oraz do tematu wystąpienia,
? określ ogólne wartości charakteryzujące odbiorców,
? ustal rodzaje informacji i metody prezentacji gwarantujące sukces w danej grupie odbiorców.
Po dokonaniu szczegółowej analizy naszego przyszłego audytorium możemy przystąpić do przygotowania elementów merytorycznych planowanej prezentacji. W tym zakresie proponuję cztery działania wykonywane w następującej kolejności: zebranie materiałów tematycznie związanych z naszym wystąpieniem, dokonanie wyboru materiałów spośród zebranych, przygotowanie wersji pisemnej wystąpienia, a następnie jego opracowanie. Zanalizujmy więc poszczególne etapy tej części przygotowań.
Pierwszą czynnością w tym zakresie powinno być zebranie wszelkich koniecznych materiałów, tematycznie związanych z treścią planowanego wystąpienia. Jeżeli więc planujemy prezentację nowej oferty naszego przedsiębiorstwa, przygotujmy wszystkie informacje, którymi dysponują nasi koledzy z działu oraz osoby biorące bezpośredni udział w opracowaniu owej oferty. Jeżeli np. wybieramy się na rozmowy handlowe do firmy, z którą zamierzamy współpracować, zgromadźmy także wszelkie dostępne nam dane na jej temat.
Wychodząc z założenia, że wszystkie materiały nie zostaną przez nas wykorzystane, mimo wszystko dokładnie zapoznajmy się z ich treścią. Może się przecież zdarzyć, że któryś z odbiorców wykaże się dociekliwością i np. zada wyjątkowo szczegółowe pytanie, na które
69
powinniśmy być przygotowani. Jeżeli nie uda nam się odpowiedzieć na nie w sposób zadawalający słuchacza (bo np. dotyczy ono zbyt fachowego zakresu), wówczas możemy wskazać mu takie materiały, w których znajdzie odpowiedź na nurtujący problem. Pamiętajmy o tym, że dobry mówca powinien być zawsze przygotowany na taką ewentualność.
Zgromadzenie bogatego materiału, obejmującego tematycznie interesujący nas zakres, powoduje, że możemy dokonać bardziej trafnego wyboru treści pod kątem preferencji oraz zainteresowań audytorium. Ze względu na fakt, iż praktycznie każda prezentacja (nawet na ten sam temat) powinna być indywidualnie przygotowana, z myślą o konkretnej grupie słuchaczy, zebranie szerokiego wachlarza informacji daje nam lepsze możliwości w tym zakresie. Zgromadzony materiał merytoryczny - nawet, jeżeli nie wykorzystamy go w danym momencie - może przydać się nam w przyszłości, w trakcie przygotowywania wystąpienia dla innego audytorium.
? Zapamiętaj...
Po pierwsze, zbierz wszelkie konieczne materiały, tematycznie związane z treścią Twojej prezentacji.
Drugim działaniem powinno być wybranie tych materiałów, które prelegent wykorzysta w swojej prezentacji. Błędem wielu mówców jest chęć zaprezentowania wszystkiego, co na dany temat wiedzą. Takie zachowanie nie tylko przedłuża w nieskończoność wystąpienie, ale także daje audytorium wrażenie chaosu i nieprzygotowania prowadzącego.
Pamiętajmy o tym, że wystąpienie na dany temat nie jest przecież prezentacją wszelkich umiejętności oraz pełnego zakresu wiedzy prelegenta, lecz jedynie^wycinkiem pewnych jego działań zawodowych. Każda prezentacja powinna zachęcić audytorium do dalszych kontaktów z mówcą. Jeżeli więc zainteresuje on słuchaczy tematem, o którym mówi, wówczas prawdopodobne jest, że zwrócą się oni do niego z prośbą o kolejne informacje bądź np. zaproponują wygłoszenie następnej prelekcji.

70
Poza wywołaniem wrażenia monotonii i nieprzygotowania przez zbyt długie prezentacje, nie są one dobrze odbierane przez słuchaczy - ze względu na ich możliwości przyswajania nowych informacji.
Nie wszystkie informacje - o czym wspomniałam powyżej - są równie interesujące dla różnych grup słuchaczy. Wyniki dokonanej uprzednio analizy audytorium, do której szczerze zachęcam, powinny służyć selekcji materiałów do prezentacji.
a Zapamiętaj...
Po drugie, z zebranych materiałów wybierz te, które wykorzystasz w swoim wystąpieniu.
Następnym krokiem na tym etapie przygotowań powinno być opracowanie pisemnej wersji prezentacji. Proponuję więc spisać treść naszego wystąpienia - takie działanie polecam szczególnie mniej doświadczonym mówcom.
Opracowując wersję pisemną wystąpienia pamiętajmy o pewnych zasadach, związanych z możliwościami percepcyjnymi słuchaczy. Okazuje się, że odbiorcy zapamiętują przede wszystkim treści przedstawione przez prelegenta na samym początku prezentacji. Można więc stwierdzić, że także w tym przypadku działa zasada "pierwszego wrażenia" lub raczej "pierwszych słów", ponieważ owe początkowe zdania naszego wystąpienia najbardziej zapadają w pamięci słuchaczy. Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku naszych ostatnich słów. Zwróćmy więc na to uwagę, budując treść prezentacji.
Weźmy także pod uwagę fakt, iż monotonna treść wystąpienia działa wyjątkowo negatywnie na słuchaczy. Pamiętajmy więc o tym, aby dane ściśle merytoryczne przeplatały się z informacjami o lżejszym charakterze, tj. z przykładami praktycznymi opowiadanymi w barwny sposób bądź z anegdotami. Warto także zwrócić uwagę na zmiany sposobu prezentacji. Oznacza to, że fragmenty tradycyjnego wykładu należy wzbogacać, tak często, jak to możliwe, innymi sposobami przekazu informacji (np. prezentacją plansz, techniką audio lub wideo). Dobrą metodą wprowadzania zmian w sposobie prezentacji jest także dialog ze słuchaczami (odpowiadają oni na zadawane przez prelegen-
71
ta pytania, na skutek czego samodzielnie dochodzą do pewnych wniosków, które następnie komentowane są przez prowadzącego).
a Zapamiętaj...
Po trzecie, przygotuj wersję pisemną wystąpienia.
Kolejnym krokiem działań mówcy w tym zakresie przygotowań jest opracowanie wystąpienia. Zakładając, że odbiorcy o wiele chętniej uczestniczą w prezentacjach, w czasie których prelegent zamiast odczytywać, wypowiada przygotowane przez siebie treści, powinniśmy przetworzyć materiał pisemny na wersję gotową do prezentacji.
Przede wszystkim postarajmy się zmienić styl języka pisanego na styl języka mówionego. Oznacza to zastosowanie takich zabiegów, które spowodują, że nasze wystąpienie stanie się bardziej naturalne w odbiorze, tzn. pozbawione długich i skomplikowanych zdań.
Następnie postarajmy się podzielić przygotowany przez nas tekst na takie fragmenty, których treść stanowi pewnego rodzaju całość merytoryczną. Podzielony w ten sposób tekst zapiszmy z odpowiednimi odstępami. Zaznaczmy także najistotniejsze hasła w poszczególnych fragmentach.
Tak opracowana wersja wystąpienia umożliwi mówcy prezentację przygotowanych treści w sposób swobodny. Kartki z tekstem powinny stać się dla niego jedynie elementem pomocniczym. Tekst podzielony na fragmenty, wraz z zakreślonymi najistotniejszymi hasłami w każdym z nich, pozwoli prelegentowi w pełni kontrolować zaplanowany uprzednio przebieg prezentacji.
a Zapamiętaj...
Po czwarte, opracuj swoje wystąpienie.
Podsumowując informacje związane z przygotowaniem treści wystąpienia, zwróćmy uwagę na rysunek 17 prezentujący etapy pracy w tym zakresie.
72
-i'
Rysunek 17
Etapy przygotowania treści wystąpienia

Zebranie materiałów
Przygotowanie wersji pisemnej
Opracowanie wystąpienia

Podsumujmy.
Przygotowując zawartość merytoryczną prezentacji:
? zbierz wszelkie konieczne materiały, tematycznie związane z treścią Twojej prezentacji,
? z zebranych materiałów wybierz te, które wykorzystasz w wystąpieniu,
? przygotuj wersję pisemną wystąpienia,
? opracuj wystąpienie.








Ćwiczenia
Ćwiczenie 13
Twoim zadaniem jest przeprowadzenie wśród grupy młodych ludzi, rozpoczynających życie zawodowe, krótkiej prezentacji (ok. 1015--minutowej) na temat obranej przez Ciebie ścieżki kariery. Przygotowując się do prezentacji rozpocznij od analizy audytorium. Skorzystaj przy tym z umieszczonej poniżej tabeli - metody tzw. czterech kroków.
73
Charakterystyka prezentacji oraz prowadzącego Kroki - określenie celów prezentacji w danej grupie odbiorców Cel główny Cel poboczny Cel krótkoterminowy Cel długoterminowy Krok - określenie stosunku odbiorców do 2 prelegenta i tematu prezentacji Poziom wiedzy Zaznacz wysoki Jaki jest poziom wiedzy odbiorców ogólny na wybrany przez prelegenta temat? niski brak wiedzy nie wiem Nastawienie słuchaczy Zaznacz Jakie jest nastawienie słuchaczy do tematu prezentacji, a także do prelegenta i ewentualnie firmy, którą reprezentuje? bardzo pozytywne
pozytywne
neutralne lekko negatywne bardzo negatywne
Jakimi motywami mogą kierować się odbiorcy, decydując się na uczestnictwo w prezentacji? Wpisz motywy
Krok 3 - określenie ogólnych wartości charakteryzujących odbiorców Jakie relacje służbowe łączą prelegenta z audytorium ? Relacje służbowe Zaznacz
klienci/kontrahenci
przełożeni/podwładni
firmy współpracujące
inne relacje
brak relacji służbowych Jaki poziom hierarchii zawodowej charakteryzuje odbiorców? Poziom hierarchii Zaznacz
wyższy management
średni management
niższy management
inni odbiorcy Jakie cechy mogą charakteryzować stosunek odbiorców do prelegenta? Stosunek do prelegenta Zaznacz
otwartość
dystans
obojętność
lekceważenie
inne 74
75

Krok 4
- określenie rodzajów informacji i metod prezentacji gwarantujących sukces w danej grupie odbiorców
Rodzaj informacji ściśle fachowe dane
Jaki rodzaj informacji najbardziej ' argumenty "zsf
przemówi do audytorium?


Jakie metody prezentacji zastosować?



porównania liczb przykłady praktyczne
inne
Metody prezentacji
tradycyjny wykład
plansze prezentacyjne
techniki audio rzutnik multimedialny prezentacja wideo inne
Ćwiczenie 14 ~4 ' -----"~~
Na podstawie wniosków, do jakich udało Ci się dojść, realizując ćwiczenie 13, postaraj się skomponować prezentację pod kątem zawartości merytorycznej. Rozpocznij od zebrania i wyboru materiałów, które wykorzystasz w prezentacji. Następnie przygotuj wersję pisemną wystąpienia, a także dokonaj jej opracowania. i
!

V II! V v
.1 - "
. , ',<><.n'',
i 'j l
\
Styl języka, czyli zabiegi werbalne stosowane w wystąpieniach



W rozdziale...


Zbadamy rolę stylu języka w prezentacjach. Omówimy najważniejsze zabiegi werbalne, które powinni stosować w swoich wystąpieniach dobrzy mówcy.
Niezwykle istotnym elementem, na który zwrócą uwagę osoby uczestniczące w naszych prezentacjach, jest styl języka. Styl wypowiedzi stanowi formę wzbogacenia treści, które pragniemy przekazać naszym odbiorcom. Bez owego wzbogacenia nie zaistniałoby żadne wystąpienie. Odpowiedni styl języka to przecież ważny element wpływający na ostateczny kształt nie tylko wystąpienia, ale także naszego wizerunku.
W zakresie stylu języka można wyodrębnić kilka zasad, których stosowanie ułatwi prowadzenie prezentacji. Żaden mówca nie powinien o nich zapominać, tym bardziej, iż mają one wyjątkowo uniwersalne zastosowanie. Omówmy więc pokrótce elementy mające wpływ na formę naszego przekazu werbalnego.
Pierwszą najistotniejszą zasadą jest stosowanie jasnego i prostego, lecz jednocześnie obrazowego języka. W ramach tej zasady powinni-
77

śmy pamiętać o trzech elementach: stosowaniu komunikatywnych zdań, odpowiednim słownictwie oraz obrazowości i opisowości języka. Zanalizujmy więc poszczególne elementy.
W trakcie wystąpień publicznych unikajmy skomplikowanych, bardzo rozbudowanych zdań, które są mniej zrozumiałe przez odbiorców, szczególnie przed szerokimi audytoriami. Okazuje się, że zdania liczące do ok. 10 wyrazów są najbardziej zrozumiałe dla słuchaczy, zaś te powyżej 22 - stają się wyjątkowo niekomunikatywne. Zwróćmy uwagę na fakt, że długimi i złożonymi zdaniami charakteryzuje się styl języka pisanego, znany nam z książek, fachowych esejów, specjalistycznych artykułów. Język mówiony rządzi się innymi prawami. W trakcie prezentacji, mimo że rozprawiamy np. o tematyce fachowej, przemawiamy do odbiorców, nasz komunikat powinien więc charakteryzować się stylem języka mówionego. Musimy o tym pamiętać, występując przed innymi.
W wystąpieniach powinny więc pojawiać się raczej krótkie, niezbyt rozbudowane zdania, które są po pierwsze bardziej komunikatywne, po drugie zaś bezpieczniejsze dla samego prelegenta. Zauważmy, że w przypadku wyjątkowo złożonego zdania mówca łatwo może się w nim werbalnie "pogubić", tracąc tym samym główny wątek wypowiedzi.
a
a Zapamiętaj...
Występując publicznie używaj raczej krótkich i komunikatywnych zdań. Unikaj tych skomplikowanych i bardzo rozbudowanych.
Zajmijmy się teraz słownictwem stosowanym przez mówcę w trakcie prezentacji i wystąpień. Pragnę zwrócić uwagę, iż w pewnych momentach niezwykłą popularność zyskują niektóre słowa i zwroty. Stosowanie ich staje sj^ modne, można je niejednokrotnie usłyszeć w mediach masowych. Niekiedy są to wyrażenia pochodzące ze słownika młodzieżowego, innym razem - z tzw. slangu branżowego, zaś w jeszcze innym przypadku stanowią zapożyczenia z języków obcych. Są też takie, które stosowane w nadmiarze, stopniowo zatracają swoje pierwotne znaczenie, stając się pewnego rodzaju językowymi ozdobnikami. Każdy dobry mówca powinien nauczyć się kontrolować styl
78
swojej wypowiedzi, eliminując z niej tego rodzaju słowa i zwroty. Oczywiście można pokusić się o wtrącanie takich wyrażeń, lecz raczej na zasadzie cytatu, w celu podkreślenia pewnych zjawisk i sytuacji, o których mówimy. Nie używajmy ich jednak w nadmiarze, ponieważ może to razić np. wyjątkowo konserwatywnych odbiorców. Może także sugerować słuchaczom, że mają do czynienia z osobą nieprofesjonalną bądź z kimś, kogo charakteryzuje lekceważący stosunek do audytorium. Budując nasz pozytywny wizerunek mówcy, powinniśmy o tym pamiętać.
Q
? Zapamiętaj...
Stosowanie przez mówcę wielu modnych, popularnych w danej chwili wyrażeń może zostać odebrane przez audytorium jako zachowanie nieprofesjonalne.
Przejdźmy do stylu przekazu. Niezwykle istotną cechą dobrego prelegenta jest umiejętność opowiadania w sposób obrazowy i opisowy. Zwróćmy uwagę na styl opowieści tzw. barwnych osób reprezentujących np. świat sztuki. Ich wypowiedzi charakteryzuje bogaty język, obfitujący w metafory i porównania. Opowiadań i historii przekazywanych w taki sposób słucha się z uwagą. Podobnie bywa z niektórymi wystąpieniami. Język prezentacji nie powinien więc być suchy, ubogi i pozbawiony emocji. Pamiętajmy, że nawet o wyjątkowo specjalistycznych zagadnieniach możemy opowiadać w sposób barwny i urozmaicony.
Używajmy więc wielu przykładów, które mogą wzmocnić siłę przekazu, a także uczynić naszą prezentację bogatszą. Prezentujmy wyjątki, bo nic tak nie zwraca uwagi odbiorcy, jak element nie podlegający panującej regule. Stosujmy porównania, nie obawiajmy się także metafor, które w niezwykle obrazowy sposób mogą zilustrować podawane przez nas argumenty. Odwołujmy się także do uczuć naszych odbiorców, przytaczając np. ciekawe historie bezpośrednio (bądź niekiedy jedynie pośrednio) związane z tematem wypowiedzi. Nie zapominajmy o anegdotach, które świadczą o poczuciu humoru mówcy i jego dystansie do siebie, a także powodują, że w grupie słuchaczy wyraźnie wzrasta poziom uwagi.
79
Takiego rodzaju zabiegi werbalne nie tylko urozmaicą każde wystąpienie, ale także wzbudzą sympatię odbiorców do osoby prelegenta. Dobry prelegent powinien więc pamiętać o obrazowości i opiso-wości w zakresie stylu języka.
? Zapamiętaj...
Dobry mówca ma świadomość, że język jego wypowiedzi powinien być obrazowy i opisowy.
Poniższy rysunek ilustruje pierwszą zasadę związaną z zabiegami językowymi stosowanymi w prezentacjach oraz wystąpieniach.
Rysunek 18
Pierwsza zasada zabiegów językowych


Zasada 1 Język przekazu

Komunikatywne zdania
Odpowiednie słownictwo
Obrazowość i opisowość




V Podsumujmy...
Jasny i prosty, a jednocześnie obrazowy język wypowiedzi oznacza, że mówca:
? używa raczej krótkich i komunikatywnych zdań,
? unika modnych i popularnych w danej chwili wyrażeń,
? stosuje szereg opisów, porównań i metafor działających na wyobraźnię odbiorcy.
80
Drugą istotną zasadą w zakresie stylu języka jest dostosowanie przekazu do odbiorcy (rys. 19). Postępując w myśl tej zasady powinniśmy przede wszystkim dopasować nasze słownictwo oraz formę wypowiedzi do profilu audytorium. Dokonując szczegółowej analizy audytorium, zaprezentowanej w poprzednim rozdziale, możemy dokładnie przewidzieć, jakie preferencje charakteryzować będą naszych słuchaczy.
Nie używajmy więc skomplikowanych, fachowych sformułowań zwracając się do odbiorców, dla których mogą być one niezrozumiałe. Nadmiar specjalistycznego słownictwa wśród osób, które np. po raz pierwszy mają do czynienia z danym tematem, może spowodować, że mówca wyda im się wyjątkowo arogancki. Niezrozumienie tematu poruszanego przez prelegenta spowoduje, że sfrustrowani słuchacze mogą po prostu zrezygnować z wysłuchania wystąpienia do końca. Pamiętajmy o tym, że fachowe sformułowania, skróty, specjalistyczne wyrażenia, których używamy codziennie w naszej pracy zawodowej, dla większości odbiorców (o ile nie reprezentują oni tego samego środowiska branżowego, z którego wywodzi się prelegent) są niezrozumiałe.
Unikajmy potocznego oraz młodzieżowego języka w otoczeniu doświadczonego, ogólnie szanowanego gremium. Taki styl języka wystawia mówcy niestety niezbyt dobre świadectwo, utwierdzając audytorium w przekonaniu, że ma do czynienia z kimś niepoważnym i nieprofesjonalnym. Możemy pozwolić sobie oczywiście na wtrącenia elementów z języka potocznego bądź nawet młodzieżowego, ale po pierwsze - powinno być to odpowiednio umotywowane (np. zawartością merytoryczną), a po drugie - skierowane do słuchaczy, którzy taki element wypowiedzi mówcy przyjmą z entuzjazmem. Zapamiętajmy więc, że profil audytorium musi wyznaczać styl każdego przekazu.
n
? Zapamiętaj...
Dobór słownictwa, a także formy wypowiedzi powinien zależeć od profilu audytorium.
__________
81
Rysunek 19
Druga zasada zabiegów językowych

Zasada 2 Styl przekazu
Słownictwo i forma wypowiedzi dostosowane do profilu audytorium
Kolejną zasadą, o której powinniśmy pamiętać, występując publicznie, są odwołania do odbiorców (rys. 20). Osoby prowadzące prezentacje nie powinny zapominać o słuchaczach, muszą więc tak konstruować wystąpienia, aby znalazło się w nich miejsce na bezpośredni werbalny kontakt z audytorium. Dobry mówca potrafi dość szybko nawiązać kontakt ze słuchaczami. Służą temu odpowiednie zabiegi werbalne, których przykłady podaję poniżej.
Zacznijmy od zwrotów kierowanych ku odbiorcom. Tak często, jak to możliwe, starajmy się zwracać do naszego audytorium, czyli używać sformułowań bezpośrednio odnoszących się do słuchaczy. Podajmy kilka przykładów tego typu zwrotów. "Zwróćcie Państwo uwagę na ...", "Zauważcie Państwo, że ...", "Czy zgadzacie się Państwo ze mną?", "Co Państwo o tym sądzicie?", "Czy taki argument do Państwa przemawia?".
Mówca zwracający się bezpośrednio do słuchaczy sugeruje im, że przygotował wystąpienie przede wszystkim z myślą o swoim audytorium, a także że umiejętność współdziałania z otoczeniem nie jest mu obca. Dzięki tego typu zabiegom werbalnym odbiorcy zauważą, że prelegent ceni'ich obecność, jak również ich opinie i poglądy. Pamiętajmy więc o stosowaniu tego typu zwrotów w naszych prezentacjach i wystąpieniach.
n
a Zapamiętaj...
Mówca zwracający^ię bezpośrednio do odbiorców poświadcza takim zachowaniem szacunek do nich.
Drugim rodzajem zabiegów werbalnych, które chciałabym w tym miejscu omówić, jest wykorzystanie zwrotów mających na celu za-
82



angażowanie audytorium w tok myślenia prelegenta. Istnieje szereg takich sformułowań, o których nie powinniśmy zapominać w trakcie wystąpień i prezentacji. Należą do nich m.in. następujące wyrażenia: "Zastanówmy się wspólnie nad ...", "Zanalizujmy ten przypadek ...", "Wiedzą Państwo, podobnie jak ja, że ...", "Wielu z Państwa zapewne teraz pomyśli, że ...", "Rozpocznijmy od omówienia przykładu, który ...".
Mówca stosujący takie zabiegi językowe w sposób bezpośredni zachęca słuchaczy do podążania tokiem jego myślenia, a także prowokuje ich do dochodzenia do własnych wniosków. Używanie tego typu sformułowań skutkować będzie większym zaangażowaniem każdego odbiorcy, który z radością przyjmuje wszelkie przejawy zainteresowania prelegenta jego osobą. Nie zapominajmy więc o werbalnym angażowaniu audytorium.
a Zapamiętaj...
Dobry prelegent, który potrafi wciągnąć słuchaczy w tok swojego myślenia, wzbudza u audytorium większe zaangażowanie.
Rysunek 20
Trzecia zasada zabiegów językowych
Bezpośrednie zwroty kierowane do audytorium

Zasada 3 Odwołania do odbiorców
Angażowanie odbiorcy w tok myślenia prelegenta


Tabela 2 zestawia przykładowe sformułowania i frazy, dzięki którym mówca przede wszystkim szybciej nawiąże kontakt ze swoim audytorium, a także zachęci odbiorców do podążania tokiem jego myślenia.

83
Tabela 2
Frazy i sformułowania wykorzystywane przez mówcę
Jakie frazy i zdania pomogą prelegentowi nawiązać kontakt z audytorium?
"Zwróćcie Państwo uwagę na ..."
"Zauważcie Państwo, że..."
"Co Państwo o tym sądzicie?"
"Czy zgadzacie się Państwo ze mną?"
"Czy taki argument do Państwa przemawia?"
Jakie sformułowania wciągną słuchaczy w tok myślenia mówcy'
"Zastanówmy się wspólnie nad ..."
"Zanalizujmy ten przypadek..." "Rozpocznijmy od omówienia przykładu, który ..."
"Wiedzą Państwo, podobnie jak ja, że ..." "Wielu z Państwa zapewne teraz pomyśli, że ..."
Dokonajmy zestawienia wszystkich zasad z zakresu stylu języka, o których powinien pamiętać każdy dobry mówca prowadzący prezentacje, a także występujący publicznie.
Tabela 3
Zasady stylu języka
Lp. Zasada Zapamiętaj 1. Jasny i prosty, lecz obrazowy język
V Unikaj skomplikowanych, bardzo rozbudowanych zdań.

Nie używaj zbyt wielu modnych, popularnych w danej chwili wyrażeń.

Język Twojej wypowiedzi powinien być obrazowy i opisowy. 2. Styl przekazu dostosowany do odbiorcy Dostosuj słownictwo i formę wypowiedzi do profilu audytorium. 3. Odwołania do odbiorców Zwracaj się bezpośrednio do audytorium.

Wciągnij odbiorcę w tok swojego myślenia. 84
Zauważmy, że wymienione zasady z zakresu stylu języka mogą mieć bardzo uniwersalne zastosowanie w wielu sytuacjach służbowych. Namawiam więc do tego, aby zwracać baczną uwagę na styl naszej wypowiedzi.
Podsumujmy...
Dobry mówca prowadzący prezentacje, a także występujący publicznie przede wszystkim:
? pamięta o prostocie i obrazowości języka, jakim przemawia do innych,
? dostosowuje styl przekazu do audytorium,
? często odwołuje się do odbiorców.


Ćwiczenia
Ćwiczenie 15
Przygotuj dowolny fragment tekstu o charakterze fachowym. Możesz wybrać np. specjalistyczny artykuł z dziedziny, którą się zawodowo zajmujesz, tekst z fachowego magazynu lub fragment naukowej książki. Następnie, na podstawie wybranego fragmentu, postaraj się zmienić styl języka danego tekstu na język mówiony tak, jakby był to jeden z etapów przygotowania wystąpienia dla grupy osób o przeciętnej znajomości tematu. Pamiętaj o przetworzeniu długich, rozbudowanych zdań na krótsze i bardziej komunikatywne. Zmień, o ile to możliwe, fachowe zwroty i sformułowania na bardziej popularne. Zastosuj także zabiegi werbalne służące obrazowości i opisowości języka.
Ćwiczenie 16
Twoim zadaniem, zrealizowanym w ćwiczeniach z poprzedniego rozdziału, było przygotowanie (dla grupy młodych ludzi, rozpoczynających życie zawodowe) krótkiej prezentacji na temat obranej przez Ciebie ścieżki kariery. Opracowane tak wystąpienie wzbogać o omówione w tym rozdziale zabiegi werbalne, stosowane w wystąpieniach.
85
szczególną uwagę na odwołania do odbiorców, których propozycje, jeszcze przed zastosowaniem w prezentacji, umieść w poniższej tabeli.
Frazy i zdania, dzięki którym szybciej nawiążę kontakt z audytorium:


Sformułowania, które wciągną słuchaczy w tok mojego myślenia:










\
Rozdział
9

Technika argumentacji



'li *t ? l '�
W rozdziale...

Zanalizujemy wszystkie najistotniejsze zasady związane z umiejętnością odpowiedniego argumentowania w prezentacjach i wystąpieniach.
Kompozycja każdego wystąpienia powinna opierać się na odpowiednio dobranych argumentach, potwierdzających tezy wygłaszane przez mówcę. Planując zawartość merytoryczną naszej prezentacji musimy więc pamiętać o przygotowaniu odpowiedniego zestawu argumentów, które najtrafniej przemówią do odbiorców.
Stosowanie zasad techniki argumentacji w praktyce sprawia wielu osobom trudności - szczególnie w sytuacji, kiedy dysponujemy wieloma dobrymi argumentami, z których każdy wart jest naszym zdaniem przytoczenia. Wymieńmy więc kilka praw związanych z techniką argumentacji w prezentacjach i wystąpieniach. Zwróćmy uwagę na to, że omawiane poniżej zasady są na tyle uniwersalne, że mogą być stosowane w wielu innych sytuacjach o charakterze zarówno zawodowym, jak i prywatnym.
5 Zapamiętaj...
Każde dobrze przygotowane wystąpienie oparte jest na odpowiednio dobranych argumentach, potwierdzających tezy prelegenta.
87
Zanalizujmy pierwszą, najważniejszą zasadę sztuki argumentacji (rys. 21). Przygotowując się do wystąpienia zbierzmy wszelkie argumenty, które naszym zdaniem potwierdzają to, co pragniemy przekazać odbiorcom. Następnym krokiem powinno być wybranie spośród zebranych argumentów - tych najistotniejszych, które najbardziej przemawiają za tezą naszego przekazu. Z wypowiedzi proponuję więc usunąć te wnioski, które naszym zdaniem są mniej ważne.
Rysunek 21
Pierwsza zasada sztuki argumentacji

Zasada 1


Wybór argumentów




Innym elementem przemawiającym za selekcją argumentów jest kwestia czasu prezentacji, który zwykle bywa ograniczony. Pamiętajmy o zaplanowaniu kilku chwil na wnioski i pytania ze strony audytorium - czas ten dodatkowo wydłuży wystąpienie, więc lepiej skupić się na najistotniejszych wnioskach, potwierdzających nasze tezy.
Koncentrując się na kilku wybranych, ale jednocześnie najmocniejszych argumentach wzmacniamy siłę naszego przekazu. Pamiętajmy, że podobnie, jak w przypadku zawartości merytorycznej prezentacji, nie będziemy w stanie przedstawić wszystkich wniosków. Dokonajmy więc odpowiedniego ich wyboru.
n
? Zapamiętaj...
W celu wzmocnienia siły przekazu powinniśmy koncentrować się w wystąpieniach na kilku najmocniejszych argumentach.
W
Drugą zasadą, o której pamiętać powinien każdy dobry mówca, jest szeregowanie argumentów (rys. 22). Wybrane wnioski (zasada 1). ustawmy w kolejności zgodnej z ich hierarchią. W trakcie wystąpienia przytoczmy więc najpierw te argumenty, które naszym zdaniem najtrafniej potwierdzają daną tezę, zaś mniej ważne wymieńmy na końcu.
88
Rysunek 22
Druga zasada sztuki argumentacji


Zasada 2




*\ Hierarchia argumentów

Szeregując argumenty zgodnie z ich hierarchią, budujemy logiczny i przejrzysty ciąg przekazu. Taki sposób konstrukcji wystąpienia wprowadza porządek, co zwiększa równocześnie zaufanie do prelegenta.
n
a Zapamiętaj...
Argumenty uszeregowane zgodnie z ich hierarchią budują przejrzysty i logiczny tok przekazu.
Kolejna zasada techniki argumentacji jest bezpośrednio związana z odbiorcami, przed którymi będziemy występować. Zwróćmy więc uwagę na profil naszego audytorium, skupiając się na argumentach najsilniej do niego przemawiających (rys. 23). Podobnie, jak w przygotowaniu innych elementów prezentacji, także tym razem preferencje i potrzeby słuchaczy powinny być wskazówkami dla prelegenta. Warto przytoczyć takie argumenty, które spotkają się ze zrozumieniem odbiorców. Po raz kolejny okazuje się więc, że dokonywana przed prezentacją analiza audytorium stanowi ważny etap przygotowań.
Rysunek 23
Trzecia zasada sztuki argumentacji

Zasada 3


Argumentowanie z pozycji audytorium

Argumentując (zgodnie z myśleniem słuchaczy), czynimy nasz przekaz bardziej wiarygodnym, szybciej także zyskujemy zainteresowanie drugiej strony - a na tym właśnie powinno zależeć każdemu mówcy.


89
a Zapamiętaj...
Wystąpienie zyskuje wiarygodność w sytuacji, kiedy prelegent argumentuje z pozycji słuchaczy.
Czwarta zasada techniki argumentacji ma ścisły związek z naszym stosunkiem do wymienianych wniosków. Każdy dobry mówca potrafi argumentować w sposób wiarygodny, rzeczowy i neutralny. Warto przyswoić sobie tę umiejętność, ponieważ dzięki niej budujemy nasz wizerunek godnego zaufania i w pełni profesjonalnego prelegenta.
Rysunek 24
Czwarta zasada sztuki argumentacji


Zasada 4

/^"^ Wiarygodność, ^"N. \rzeczowość i neutralność/
W myśl tej zasady starajmy się więc zachować przede wszystkim neutralny stosunek do prezentowanych wniosków. Mówca pozostawiający pewien margines na indywidualne konkluzje i opinie odbiorców zyskuje w ich oczach sympatię i zaufanie. Argumenty powinny być wiarygodne dla odbiorcy - oznacza to m.in., że mówca nie powinien dokonywać ich wyboru, kierując się emocjami i prywatnymi odczuciami. Należy także pamiętać o rzeczowości argumentacji, tj. potwierdzaniu naszych wniosków konkretnymi i logicznymi dla słuchaczy stwierdzeniami.
Każdy dobry prelegent ma świadomość, iż argumentując w sposób rzeczowy i neutralny staje się w oczach audytorium wiarygodnym mówcą. Bez owej wiarygodności trudno liczyć na zaufanie słuchaczy.
? Zapamiętaj...
Elementem budującym wiarygodność prelegenta jest rzeczowy i neutralny stosunek do wymienianych przez niego argumentów.
90
Ostatnią istotną zasadą, o której chciałabym wspomnieć, jest sposób argumentowania bezpośrednio związany ze stylem języka mówcy. Polega on na wykorzystaniu obrazowości przekazu, czemu poświęciliśmy jeden z fragmentów poprzedniego rozdziału.
t ? mm
Rysunek 25
Piąta zasada sztuki argumentacji

Zasada 5


Obrazowość argumentów
Przytaczając argumenty, nie unikajmy barwnego, obrazowego języka - posiłkujmy się przykładami, wyjątkami i porównaniami. Stosujmy także metafory, które wzbogacają nasz język. Pamiętajmy o tym, że obrazowość naszego języka jest w stanie nie tylko uwiarygodnić nasz przekaz, ale także wzmocnić siłę wypowiedzi. Każdy, kto zamierza rozwijać swoje umiejętności w zakresie prowadzenia prezentacji i realizowania wystąpień, powinien nauczyć się argumentować, wykorzystując przy tym barwny oraz obrazowy język.
a Zapamiętaj...

Obrazowość języka wzmacnia siłę argumentacji.
Przejdźmy do przykładu. W rozdziale siódmym, poświęconym przygotowaniom związanym z treścią i formą prezentacji, analizowaliśmy przypadek wystąpienia pracowników nowo powstałego studium podyplomowego na pewnej uczelni wyższej. Dokonywali oni przed grupą studentów dwóch ostatnich lat kierunków dziennych prezentacji związanej z możliwością podjęcia nauki na ww. studium. Zastanówmy się, jakimi argumentami mogli się posłużyć mówcy w tym przypadku.
Głównym celem omawianego wystąpienia było zapoznanie studentów z ofertą podjęcia nauki na nowym kierunku. W związku z tym prowadzący zdecydowali się przede wszystkim na przedstawienie argumentów przemawiających za podjęciem studiów: zdobycie nowego
91

i interesującego wykształcenia, dobre perspektywy zawodowe po ukończeniu studium, a także stosunkowo niewielka ilość specjalistów w tej branży na rynku. Podano także argumenty potwierdzające tezę, że w danej profesji istnieje bardzo dużo możliwości ciągłego rozwoju zawodowego.
Celem krótkoterminowym prowadzących było zachęcenie pierwszych kandydatów do podjęcia nauki już od najbliższego semestru. W związku z tym podano argument dotyczący specjalnej oferty finansowej dla tegorocznych absolwentów studiów dziennych.
Przypomnijmy, że prelegenci - ze względu na temat prezentacji, a także profil audytorium - zdecydowali się na przedstawienie wielu przykładów praktycznych. Argumentację potwierdzającą celowość studiowania na danym kierunku wzmocniono więc przykładami karier kilku osób, które zdecydowały się na rozwój zawodowy w omawianej dziedzinie. Mając świadomość, iż słuchacze charakteryzujący się otwartym stosunkiem do prelegentów będą chcieli zadać wiele pytań, przed prezentacją przygotowano możliwe ich warianty wraz z ewentualnymi odpowiedziami popartymi odpowiednio dobranymi argumentami.
Powyżej omówiłam jeden z możliwych wariantów argumentacji stosowanej w trakcie prezentacji. Wszystkich mówców zachęcam do dokładnego przygotowywania się w tym zakresie. Tabela 4 zestawia omówione w tym rozdziale zasady sztuki argumentacji - pięć najistotniejszych wskazówek z tego zakresu.
Tabela 4
Sztuka argumentacji



Zasady techniki argumentacji

1. Skoncentruj się na k^ku mocnych argumentach.
2. Szereguj argumenty zgodnie z ich hierarchią.
3. Argumentuj z pozycji Twoich odbiorców.
4. Argumentuj w sposób wiarygodny, rzeczowy i neutralny.
5. Argumentuj z wykorzystaniem obrazowego języka.
92
Podsumujmy...

Dobrze argumentujący prelegent:
? koncentruje się na najmocniejszych argumentach,
? pamięta o odpowiedniej hierarchii wniosków,
? argumentuje z pozycji słuchaczy,
? dba o rzeczowość, neutralność i wiarygodność przekazu,
? nie zapomina o obrazowości języka.


Ćwiczenia
Ćwiczenie 17
Przypomnij sobie ćwiczenia dotyczące własnej prezentacji, które wykonywałeś w poprzednich rozdziałach. Twoim zadaniem było wówczas przygotowanie krótkiej prezentacji na temat obranej przez Ciebie ścieżki kariery, pod kątem potrzeb młodych ludzi rozpoczynających życie zawodowe. Próbując zachęcić ich do wybrania podobnej do Twojej profesji (bądź np. tego samego kierunku studiów), przygotuj listę odpowiednich argumentów, korzystając przy tym z poniższej tabeli.
Jakie argumenty mogę wykorzystać w mojej prezentacji?
Które z wymienionych powyżej argumentów są moim zdaniem najistotniejsze?
Jakie argumenty najbardziej przemówią do mojego audytorium?
W jakiej kolejności przedstawię wybrane argumenty?
93

Ćwiczenie 18
Zastanów się, jakie pytania mogą zostać zadane przez osoby uczestniczące w omawianej prezentacji w ćwiczeniu 17. Spisz te pytania, które Twoim zdaniem są najbardziej prawdopodobne, a następnie opracuj ewentualne odpowiedzi. Postaraj się o to, aby Twoje odpowiedzi zostały poparte odpowiednimi argumentami, w pełni przemawiającymi do audytorium.
Lp. Pytania, jakie mogą zostać zadane przez słuchaczy w trakcie prezentacji Proponowane odpowiedzi, poparte odpowiednimi argumentami 1. 2. 3. 4. 5. 6.





V

Rozdział
10
_____
Kłopotliwi słuchacze,
czyli zachowania werbalne w trudnych sytuacjach
W rozdziale...
b<>ą if>80)v? rfoYfifn^r /vtq*łiff �
3| ^SV )^ JJ

Zajmiemy się sposobami postępowania z tzw. trudnymi słuchaczami uczestniczącymi w prezentacjach i wystąpieniach. Omówimy trzy techniki zachowań werbalnych, którymi w takich sytuacjach może posłużyć się mówca.
Mówcy prowadzący prezentacje i występujący publicznie często spotykają się z kłopotliwymi słuchaczami. Takimi trudnymi odbiorcami może okazać się kilka osób, a niekiedy nawet tylko jedna. Doświadczony mówca, bacznie obserwujący audytorium, jest w stanie - na podstawie mimiki, gestów, a czasami sposobu siedzenia - zidentyfikować trudnego słuchacza już w pierwszych minutach prezentacji.
Takiego słuchacza charakteryzuje przede wszystkim lekceważący stosunek do mówcy oraz do tematu prezentacji, nie wynikający w większości przypadków z racjonalnych motywów. Poza tym osoba taka może prezentować bardzo kontrowersyjne poglądy, znacznie odbiegające od poglądów prelegenta, a także od opinii większości słuchaczy biorących udział w prezentacji. Kłopotliwi odbiorcy mogą zachowywać się niezwykle agresywnie, np. kierując pod adresem mówcy szereg nieprzyjemnych, podważających jego tezy, komenta-
95

rzy. Niektórzy jednak nie odważą się na publiczną prezentację swoich opinii, pozostawiając je jedynie do wiadomości innych uczestników spotkania - tych siedzących najbliżej. W rozdziale tym chciałabym skupić się jednak na tych słuchaczach, którzy decydują się na werbalny kontakt z prelegentem.
Kłopotliwi odbiorcy najczęściej prowokują prelegenta do odpowiedzi na niekiedy bardzo niewygodne pytania, nie zawsze związane z tematem wystąpienia. Bywa, że jeden trudny słuchacz - podważający swoimi kontrowersyjnymi poglądami autorytet prelegenta - jest w stanie rozbić starannie przygotowaną kompozycję prezentacji. Zdolny jest także do tego, aby wyprowadzić mówcę z równowagi, który mimo sytuacji, powinien zachować się uprzejmie i z klasą.
Wykorzystując techniki zachowań werbalnych, które proponuję, możemy uniknąć nieprzyjemnych sytuacji podczas wystąpień. Pamiętajmy, że mówcy, którzy potrafią stosować je w praktyce, są w stanie w pełni zapanować nad swoją prezentacją.
? Zapamiętaj...

Dobry mówca, przewidując zachowania tzw. trudnych słuchaczy, potrafi w pełni zapanować nad scenariuszem prezentacji.
Opisane tu metody są niezwykle uniwersalne i mogą być stosowane w wielu sytuacjach zawodowych, np. w trudnych rozmowach z osobami, które usiłują sprowokować nas do gwałtownego i nerwowego zachowania lub do przekazania informacji, o których nie chcemy z różnych powodów mówić. Istnieją trzy podstawowe techniki zachowań werbalnych, które z powodzeniem możemy stosować w sytuacjach takich, jak wymienione l^yżej (rys. 26).
Pierwszą z metod werbalnego postępowania z kłopotliwym słuchaczem jest technika pochwały. Na zadane przez słuchacza pytanie - o ile jest ono związane z prezentowanym przez nas tematem - możemy zareagować w sposób potwierdzający naszą gotowość do niezwłocznej odpowiedzi, chwaląc jednocześnie słuchacza za celność pytania. Możemy przy tym posłużyć się następującą wypowiedzią:
96
"Dziękuję! Uważam, że Pańskie pytanie jest na tyle ważne, aby niezwłocznie na nie odpowiedzieć". Możemy także zareagować w sposób następujący:,.Dziękuję za ciekawe spostrzeżenie. Zaraz postaram się do niego ustosunkować".
Rysunek 26
Techniki zachowań werbalnych

Techniki postępowania
w kontakcie z tzw. trudnymi
odbiorcami


Stosując technikę pochwały postarajmy się w sposób szybki i konkretny odpowiedzieć na pytanie lub zarzut słuchacza. Takim zachowaniem potwierdzamy, że nie ignorujemy odbiorcy. Gwarantuję, że nie umknie to innym uczestnikom naszej prezentacji. Pamiętajmy jednak o tym, aby nasza odpowiedź była krótka. Taka reakcja na pytanie słuchacza nie zdezorganizuje nam wcześniej zaplanowanego przebiegu prezentacji. Po udzieleniu odpowiedzi przejdźmy niezwłocznie do kolejnego punktu wystąpienia.
Technika pochwały, szczególnie podziękowanie słuchaczowi za ciekawe spostrzeżenie, potwierdza naszą uprzejmość, a ta jak wiadomo, może wywołać równie pozytywne i uprzejme zachowania po drugiej stronie. Nie warto więc w sytuacji, kiedy słuchacz nie jest wyjątkowo napastliwy, postępować w sposób atakujący, ponieważ może to wpłynąć negatywnie na nasz wizerunek. Bardziej zdecydowane reakcje proponuję zachować na chwile, kiedy technika pochwały nie zadziała (np. w momencie, gdy ten sam odbiorca - mimo stosowanych przez mówcę zabiegów - kieruje pod jego adresem kolejne kontrowersyjne opinie).
97
.
Prelegent stosujący technikę pochwały w sposób szybki i konkretny odpowiada na pytanie słuchacza, a następnie przechodzi do kolejnego punktu prezentacji.
Drugą z najbardziej popularnych metod, służących obronie przed werbalnym atakiem ze strony odbiorcy, jest technika odroczenia. Bywa, że niektórzy odbiorcy wybiegają tokiem myślenia do przodu, co powoduje, że usiłują uzyskać od prelegenta informacje, które ma on zamiar przekazać audytorium nieco później. Jeżeli więc pytania i uwagi słuchacza, dotyczące tematu wystąpienia, nie korelują z właśnie przedstawianymi przez nas informacjami, spróbujmy zareagować w sposób, który odroczy odpowiedź.
Poinformujmy uprzejmie naszego odbiorcę, że interesujący go wątek poruszymy w kolejnej części wystąpienia. Możemy posłużyć się w takiej sytuacji następującą wypowiedzią: "Dziękuję Panu za cenną uwagę. W drugiej części mojej prelekcji poruszę interesujący Pana temat". Stosowana w takich sytuacjach technika odroczenia pozwala prelegentowi uniknąć chaosu i tym samym w pełni zapanować nad scenariuszem prezentacji.
Metoda odroczenia sprawdza się także w sytuacjach, kiedy pytania słuchacza wymagają od mówcy zbyt obszernej wypowiedzi bądź wybiegają poza główny wątek prezentacji. Świadomy tego mówca może zareagować w następujący sposób: "Dziękuję za interesujące pytanie. Ze względu na ograniczony czas proponuję rozmowę tuż po zakończeniu wystąpienia".
Odroczenie jest takąg, dobrym sposobem na uniknięcie, na forum audytorium, odpowiedzi na wyjątkowo kłopotliwe pytania. W takiej sytuacji powinniśmy jednak postępować ostrożnie - tak, aby odbiorcy nie odebrali naszego zachowania jako typowego uniku bądź nawet arogancji w stosunku do słuchaczy. Pragnę zwrócić uwagę na zachowanie przez mówcę wszelkich zasad uprzejmości, która jest niezwykle istotna w takich sytuacjach - stąd właśnie pojawiające się w podanych powyżej przykładach wypowiedzi mówcy słowo "dziękuję".
98

? Zapamiętaj...

Stosowanie techniki odroczenia pozwala mówcy na przesunięcie w czasie odpowiedzi na kłopotliwe bądź niewygodne pytanie.
Trzecią metodą, o której chciałabym wspomnieć, jest technika nagany będąca najbardziej radykalną ze wszystkich opisanych. Jeżeli mamy do czynienia z kłopotliwym słuchaczem, którego uwagi nie dotyczą bezpośrednio treści naszego przekazu, zareagujmy w sposób zdecydowany, informując np. o tym, że czas na wolne wnioski jest przewidziany po skończonej prezentacji. Możemy posłużyć się następującym przykładem reakcji: "Proszę wybaczyć, ale dyskusję rozpoczniemy później".
Istotnym elementem zachowania każdego dobrego prelegenta jest umiejętność określania pewnych założeń organizacyjnych, związanych bezpośrednio z porządkiem prezentacji. Dotyczy to zarówno szczegółowego planu wystąpienia, jak i czasu na wolne wnioski i opinie. Pamiętajmy, że to właśnie mówca odpowiada za przebieg wystąpienia i dlatego nie powinien dopuścić do chaosu na sali.
Jeżeli mamy do czynienia z wyjątkowo kłopotliwym odbiorcą, który po raz kolejny wygłasza pod naszym adresem kontrowersyjne opinie, a stosowane do tej pory techniki nie przynoszą rezultatu, powinniśmy zareagować w sposób zdecydowany. Możemy posłużyć się następującą formą reakcji: "Pańska uwaga jest nie na miejscu. Pozwoli Pan, że wrócę do głównego wątku mojego wystąpienia".
Zdecydowana reakcja ze strony prelegenta uniemożliwi kłopotliwemu słuchaczowi wpływanie na dalszy przebieg prezentacji. Mówca powinien pamiętać, że nieuprzejme zachowanie jednego z odbiorców przeszkadza również innym słuchaczom, biorącym udział w prezentacji. Pamiętajmy, że kontrowersyjne opinie kłopotliwego uczestnika zazwyczaj niezwykle irytują audytorium. Jeżeli więc nauczymy się postępować w trudnych sytuacjach w sposób konsekwentny, aczkolwiek zgodny z wszelkimi zasadami dobrego wychowania, staniemy się w oczach naszego audytorium godnym zaufania mówcą.
99
? Zapamiętaj...

Technika nagany zakłada zdecydowaną reakcję ze strony mówcy, który tym samym uniemożliwia kłopotliwemu słuchaczowi dalsze wpływanie na przebieg prezentacji.
Pamiętajmy, że każdy dobry prelegent potrafi w pełni panować nad zaplanowanym uprzednio przebiegiem swojego wystąpienia. Mówcy posiadający taką umiejętność cieszą się szacunkiem słuchaczy, budując tym samym swój autorytet.
Zwróćmy raz jeszcze uwagę na sytuacje, w których konkretne techniki werbalne sprawdzają się najlepiej (tab. 5), jak i na przykłady reakcji werbalnych prelegenta w stosunku do trudnych odbiorców (tab. 6).
Tabela 5
Zastosowanie technik werbalnych
w stosunku do kłopotliwych słuchaczy



W jakich sytuacjach stosować technikę pochwały?
Kiedy należy wspomóc się technikę nagany?
gdy uwagi słuchacza nie dotyczą treści prezentacji
w sytuacji, kiedy ten sam słuchacz kieruje pod naszym adresem kolejne
kontrowersyjne uwagi i opinie
w momencie, kiedy stosowanie innych technik w kontakcie z danym
odbiorcą nie daje rezultatu
gdy pytanie słuchacza jest bezpośrednio związane z tematem prezentacji
w momencie, kiedy odbiorca nie zachowuje się w sposób szczególnie
napastliwy
w sytuacji, kiedy dana osoba zadaje nam pytanie po raz pierwszy
W jakich momentach najlepiej sprawdza się technika odroczenia?
gdy słuchacz zadaje pytanie na temat, o którym mamy zamiar mówić
w dalszej części naszej prezentacji
w sytuacji, kiedy odpowiedź na pytanie odbiorcy jest zbyt obszerna
lub wybiega poza główny wątek prezentacji
w celu uniknięcia przez mówcę odpowiedzi na wyjątkowo kłopotliwe
pytanie na forum audytorium
100
Tabela 6
Zastawienie przykładowych reakcji werbalnych prelegenta
w kontakcie z tzw. trudnymi słuchaczami

Technika Przykłady reakcji werbalnych prelegenta Pochwała "Dziękuję! Uważam, że Pańskie pytanie jest na tyle ważne, aby niezwłocznie na nie odpowiedzieć."
"Dziękuję za ciekawe spostrzeżenie. Zaraz postaram się do niego ustosunkować." Odroczenie "Dziękuję Panu za cenną uwagę. W drugiej części mojej prelekcji poruszę interesujący Pana temat."
"Dziękuję za interesujące pytanie. Ze względu na ograniczony czas proponuję rozmowę tuż po zakończeniu wystąpienia." Nagana "Proszę wybaczyć, ale dyskusję rozpoczniemy później."
"Pańska uwaga jest nie na miejscu. Pozwoli Pan, że wrócę do głównego wątku mojego wystąpienia." Podsumujmy...
Mówca, w kontakcie z tzw. kłopotliwym odbiorcą, może posłużyć się jedną z trzech technik werbalnych:
? techniką pochwały - doceniając słuchacza za celność pytania i odpowiadając na nie w sposób szybki i konkretny,
? techniką odroczenia - przesuwając odpowiedź na zadane przez odbiorcę pytanie na czas późniejszy,
? techniką nagany - reagując w sposób zdecydowany na werbalny atak słuchacza.

Ćwiczenia
Ćwiczenie 19
Zastanów się, w jaki sposób możesz zareagować podczas kontaktu z trudnym słuchaczem. Posługując się opisanymi powyżej technika-
101
, postaraj się przygotować propozycje własnych reakcji werbalnych na pytania lub uwagi odbiorców. Następnie - korzystając z podanej tabeli - wpisz po dwa przykłady przygotowanych przez Ciebie wypowiedzi w ramach każdej z technik.
mi
na
Jakimi wypowiedziami mogę się posłużyć, stosując technikę pochwały?
W jaki sposób - zgodnie z techniką odroczenia - zareaguję na pytanie słuchacza? Jak mogę poradzić sobie z atakiem odbiorcy, stosując technikę nagany?
Ćwiczenie 20
Wyobraź sobie, że prowadzisz prezentację nowego produktu, który właśnie wprowadza na rynek Twoja firma. Przygotuj krótką jego charakterystykę uwzględniając to, że dany produkt może spotkać się z rezerwą bądź nawet negatywną reakcją ze strony potencjalnych odbiorców. Spróbuj przewidzieć, w jaki sposób werbalnie mogą zaatakować Cię odbiorcy, a następnie zaplanuj swoje reakcje. Korzystając z poniższej tabeli, przygotuj po pięć przykładów.
Możliwe ataki werbalne ze strony audytorium
Proponowane reakcje mówcy

102
Rozdział
11
..}> M

Akcja i interakcja, czyli o współgraniu prelegenta z audytorium



X
i 4 ii t*uq .v
* i > SIWI"* 5\ iCi"v>
W rozdziale.

Każdy dofcy wszelkich jego czynność,, ień, jest audytorem
prowadzić jakich- m6w"
ca bacznie
PoKafi także-cojesj^
strony audytorium i * ich p
formy prezentacji (w trakcie j^J realizacji).
reafiować na sygnały *%?**^ -ian ttefci bąd*
nikiem,
w
j"ien zwrócić
ny odbiorców.

103
1
mi, postaraj się przygotować propozycje własnych reakcji werbalnych na pytania lub uwagi odbiorców. Następnie - korzystając z podanej tabeli - wpisz po dwa przykłady przygotowanych przez Ciebie wypowiedzi w ramach każdej z technik.
Jakimi wypowiedziami mogę się posłużyć, stosując technikę pochwały?
W jaki sposób - zgodnie z techniką odroczenia - zareaguję na pytanie słuchacza?
Jak mogę poradzić sobie z atakiem odbiorcy, stosując technikę nagany?
Ćwiczenie 20
Wyobraź sobie, że prowadzisz prezentację nowego produktu, który właśnie wprowadza na rynek Twoja firma. Przygotuj krótką jego charakterystykę uwzględniając to, że dany produkt może spotkać się z rezerwą bądź nawet negatywną reakcją ze strony potencjalnych odbiorców. Spróbuj przewidzieć, w jaki sposób werbalnie mogą zaatakować Cię odbiorcy, a następnie zaplanuj swoje reakcje. Korzystając z poniższej tabeli, przygotuj po pięć przykładów.
Lp. Możliwe ataki werbalne ze strony audytorium Proponowane reakcje mówcy 1. 2. V 3. 4. 5. 102
Rozdział
11
Akcja i interakcja, czyli o współgraniu prelegenta z audytorium
.



W rozdziale...
Zastanowimy się nad tym, jakie elementy wpływają na współgranie mówcy z odbiorcami. Omówimy pewne symptomy zachowania słuchaczy, świadczące o ich zainteresowaniu prezentacją.
Każdy dobry mówca zdaje sobie sprawę z, faktu, iż podmiotem wszelkich jego czynności, prowadzonych w ramach prezentacji i wystąpień, jest audytorium. Prelegent nie może więc prowadzić jakichkolwiek działań, nie biorąc pod uwagę reakcji słuchaczy. Dobry mówca bacznie obserwuje zachowania odbiorców w czasie prezentacji. Potrafi także - co jest ważną umiejętnością - reagować na sygnały ze strony audytorium i na ich podstawie dokonywać zmian treści bądź formy prezentacji (w trakcie jej realizacji).
Ciągły kontakt prelegenta z audytorium jest najistotniejszym czynnikiem, przesądzającym w wielu sytuacjach o sukcesie bądź porażce prezentacji. Mając tego świadomość, mówca powinien zwrócić uwagę na parę elementów swojego zachowania, a także na sygnały ze strony odbiorców.
103
? Zapamiętaj...

Najistotniejszym elementem dobrze prowadzonej prezentacji jest współgranie prowadzącego z audytorium.
Zajmijmy się więc analizą elementów zachowania mówcy. Zacznijmy od sposobu rozpoczynania prezentacji. Pamiętajmy o tym, aby już w pierwszych chwilach po wejściu do sali, w której zasiadają nasi słuchacze, nawiązać z nimi kontakt - za pomocą uśmiechu, dowcipu, sympatycznej uwagi lub pytania na neutralny temat.
Jeżeli nawet oczekujemy reszty słuchaczy, nie zapominajmy o kontakcie z tymi, którzy pojawili się na spotkaniu wcześniej. Pamiętajmy, że osoby, które przychodzą na prezentację jako pierwsze, czynią to zazwyczaj z bardzo konkretnego powodu - dużego zainteresowania tematem wystąpienia. I właśnie tym osobom należy się ze strony prelegenta uwaga i przede wszystkim szacunek. W momencie, kiedy na sali pojawią się już wszyscy słuchacze, spróbujmy ponownie nawiązać kontakt - np. za pomocą kolejnej sympatycznej wypowiedzi, która nie jest bezpośrednio związana z tematem prezentacji. Dopiero po takim wstępie rozpocznijmy część zasadniczą wystąpienia.
Przy tej okazji po raz kolejny wspomnę o tym, że warto wzmacniać w sobie tzw. charyzmatyczne zachowanie, ponieważ dzięki niemu jesteśmy w stanie zdobyć sympatię innych już w pierwszych chwilach kontaktu. Wpływa na to m.in. umiejętność przekazywania odbiorcom zapału do spraw, którymi się profesjonalnie zajmujemy, a także zainteresowanie innymi.
[-� im >vt m '!-fi-'
? Zapamiętaj...



Starajmy się nawiazaćsympatyczny kontakt z naszymi słuchaczami już w pierwszych rrnhutach prezentacji, a nawet tuż przed nią.
Na jakość kontaktu z audytorium wpływa także ustawienie krzeseł w pomieszczeniu, w którym będziemy przeprowadzać prezentację. Zwróćmy więc uwagę na to, jak rozmieszczono miejsca siedzące. Je-
104
żeli zależy nam na pokonaniu psychologicznego dystansu, dzielącego nas od audytorium, ustawmy krzesła w tzw. podkowę lub w okrąg. Tym samym - nawet, jeżeli prezentację prowadzić będziemy na stojąco - podkreślimy, iż zależy nam na bezpośrednim kontakcie z audytorium. Jeżeli takie usytuowanie miejsc siedzących nie jest możliwe, wówczas proponuję mówcom, aby przybliżyli się do odbiorców. W ten właśnie sposób prelegenci potwierdzają gotowość nawiązania oraz podtrzymania kontaktu ze słuchaczami.
? Zapamiętaj...
Tuż przed prezentacją należy zwrócić uwagę na usytuowanie krzeseł przygotowanych dla słuchaczy.
Kontakt z audytorium, który powinien istnieć w każdej minucie wystąpienia, można osiągnąć także odpowiednim operowaniem językiem ciała przez mówcę. Szczegóły zachowań w tym zakresie omówiliśmy w jednym z poprzednich rozdziałów. Przypomnijmy jednak o kilku najważniejszych elementach. Mówca współgrający z odbiorcami pamięta przede wszystkim o ciągłym kontakcie wzrokowym z nimi, a także o sympatycznym wyrazie twarzy i uśmiechu. Stosuje gesty wspomagające przekaz werbalny, porusza się po dostępnej mu powierzchni.
W odpowiedni sposób operuje także głosem. Dla poprawy komunikatywności zachowuje żywą melodykę języka, dostosowuje tempo mówienia i siłę głosu do odbiorcy, mówi w sposób staranny - z zachowaniem miłej barwy głosu. Poza tym akcentuje wybrane fragmenty wypowiedzi, pamięta także o pauzach budujących dramaturgię.
Mówca współgrający ze słuchaczami tak dopracowuje treść i formę swojego wystąpienia, aby odpowiadały one preferencjom i potrzebom audytorium. Stosuje także odpowiednie zabiegi werbalne, czyli pamięta o jasnym i prostym, lecz jednocześnie barwnym języku, o odpowiednim stylu przekazu, a także o odwołaniach do odbiorców.
Współgrający z odbiorcami mówca prezentuje w swoim wystąpieniu takie argumenty, które najbardziej przemawiają do danego grona osób. Argumentując, pamięta także o zachowaniu wiarygodności, rzeczowości i przede wszystkim neutralności.
105
Istotnym elementem współdziałania jest także umiejętność pokonywania sytuacji trudnych i kryzysowych w kontaktach ze słuchaczami. Mówca, który potrafi w praktyce stosować odpowiednie techniki służące niwelowaniu kłopotliwych sytuacji, potwierdza gotowość do interakcji z odbiorcami. Poniższy rysunek zestawia siedem najistotniejszych elementów, służących współgraniu mówcy z audytorium.
Rysunek 27
Elementy współgrania prelegenta z audytorium


Umiejętność
pokonywania sytuacji
kryzysowych



Technika operowania głosem
Dobór argumentów z pozycji odbiorców

Elementy,
o których powinien pamiętać
współgrający z audytorium
mówca


Treść i forma
prezentacji dostosowana)
do odbiorców

Podsumujmy...
Mówca, który pragnie w pełni współgrać ze swoim audytorium, pamięta o:
? zachowaniu odpowiedniej mowy ciała,
? stosowaniu technicznych zasad sztuki operowania głosem,
? dostosowaniu treści i formy prezentacji do preferencji i potrzeb słuchaczy,
? odpowiednim stylu języka,
? bezpośrednich odwołaniach do odbiorców,
? doborze argumentów, które najbardziej przemawiają do słuchaczy,
? stosowaniu zasad związanych z pokonywaniem sytuacji trudnych i kryzysowych.
106
Mówca stosujący opisane powyżej elementy, służące jego współgraniu z audytorium, nie powinien także zapominać o kolejnych zasadach bezpośrednio związanych z osobą słuchacza. W tym zakresie wyróżniłam trzy najistotniejsze prawa, których stosowanie przybliża prelegenta do sukcesu.
Pierwsza z zasad związana jest z oczekiwaniami audytorium. Pamiętajmy o tym, że każdy odbiorca oczekuje od nas ciekawych informatji, przekazanych w interesujący, niebanalny sposób. Nie powtarzajmy więc treści, które dla danego audytorium nie będą stanowić nowości. Nie starajmy się także ślepo naśladować innych mówców i ich sposobu prezentacji. W zakresie sztuki wystąpień liczy się przede wszystkim oryginalność, a słuchacze cenią takich prelegentów, którzy potrafią wykazać się niekonwencjonalnym podejściem do przedstawianego tematu.
? Zapamiętaj...
Odbiorcy cenią mówców, którzy potrafią w niebanalny sposób przekazywać nowe i interesujące informacje.
Druga istotna zasada w tym zakresie związana jest z kierowaniem uwagi prelegenta. Otóż okazuje się, że słuchacze zawsze pragną być w centrum uwagi mówcy. Pamiętając o tym, uwzględniajmy nie tylko wszelkie potrzeby i preferencje odbiorców, ale także sygnały płynące z ich strony. Jeżeli zachowanie audytorium sugeruje nam, że powinniśmy zmodyfikować formę prezentacji (np. skrócić pewien fragment wypowiedzi, ponieważ treści przekazywane w nim są odbiorcom znane), zróbmy to. Odbiorcy na pewno zauważą, że ich opinie wpływają na zachowanie mówcy. W ten właśnie sposób wzrasta szacunek do prelegenta.
? Zapamiętaj...

Słuchacze zawsze pragną pozostawać w centrum uwagi mówcy.
107
Trzecia zasada związana jest z chęcią współuczestniczenia audytorium w prezentacji. Dotyczy to wszystkich grup odbiorców. Dobrzy mówcy - nawet, jeżeli mają do czynienia ze skrępowanymi sytuacją czy wyjątkowo nieśmiałymi słuchaczami - potrafią zmobilizować ich do aktywności, przejawiającej się m.in. chęcią zadawania pytań i wyrażania opinii. Takiemu celowi służą odpowiednie zabiegi werbalne, zachęcające odbiorców do współuczestnictwa, jak np. bezpośrednie pytania pod ich adresem, a także niektóre formy prezentacji: ćwiczenia praktyczne, dyskusje, analizy w grupach. Dzięki zabiegom, służącym zaangażowaniu słuchaczy w prezentację, wzrasta poziom ich zaufania do mówcy.
a Zapamiętaj...

Każdy dobry mówca ma świadomość faktu, że audytorium chce współuczestniczyć w realizowanej przez niego prezentacji.
Przyjrzyjmy się poniższemu zestawieniu trzech zasad współgrania bezpośrednio związanych z osobą słuchacza.
Tabela 7
Zasady współgrania mówcy ze słuchaczami
Pamiętając, że słuchacz oczekuje od Ciebie ciekawych informacji, zaprezentowanych w interesujący sposób:
Nie przekazuj znanych i banalnych treści. Nie naśladuj innych mówców. Prezentuj fakty w oryginalny sposób.
Mając świadomość faktu, iż słuchacz powinien być zawsze w centrum Twojej uwagi:
Uwzględniaj preferencjM potrzeby audytorium. Reaguj na sygnały ze strony odbiorców.
Wiedząc, że słuchacz pragnie współuczestniczyć w Twojej prezentacji:
? Zachęcaj odbiorców do zadawania pytań i wyrażania opinii.
? Stosuj formy prezentacji wymagające od uczestników aktywności.
108
Podsumujmy...


Pamiętajmy o trzech zasadach, od których zależy sukces naszych wystąpień:
? Słuchacz oczekuje od prelegenta nowych i przede wszystkim ciekawych informacji, zaprezentowanych w interesujący i niebanalny sposób.
? Słuchacz powinien być zawsze w centrum uwagi mówcy.
? Słuchacz pragnie współuczestniczyć w prezentacji.
Analiza niektórych elementów zachowania słuchaczy może stanowić istotną wskazówkę dla osoby prowadzącej prezentację. Przyjrzyjmy się więc pewnym symptomom, na podstawie których mówca może ocenić, czy jego prezentacja zakończy się sukcesem.
Najistotniejsze z owych objawów dotyczą bezpośrednio mowy ciała odbiorców. Jeżeli słuchacze nie rozglądają się po sali, ale w skupieniu patrzą w stronę prelegenta, odpowiadają uśmiechem na jego uśmiech, potwierdzają skinięciami głowy to, że w pełni zgadzają się z jego poglądami, można to uznać za jeden z pierwszych sygnałów sukcesu. Zainteresowani tematem odbiorcy siedzą spokojnie na swoich miejscach, nie wyciągając się i nie bujając na krzesłach. Pozostają także najczęściej na tych samych miejscach aż do końca prezentacji - chyba, że decydują się przesiąść na krzesło znajdujące się bliżej mówcy (co jest niewątpliwą oznaką dużego zainteresowania tematem). Słuchacze nie wychodzą także grupami z sali w trakcie prezentacji - np. po zamienieniu kilku słów z siedzącymi w pobliżu osobami. Takie zachowanie oznaczałoby, że odbiorcy uznali wystąpienie za mało interesujące.
a Zapamiętaj...

Dobry mówca bacznie obserwuje zachowania słuchaczy i na tej podstawie dochodzi do pewnych wniosków.
109
Odbiorcy powinni także pozytywnie reagować, np. śmiechem, na przytaczane przez prelegenta anegdoty, żarty i dowcipy. Zaangażowani w temat słuchacze żywo i emocjonalnie ustosunkowują się do pojawiających się w treści wystąpienia przykładów praktycznych, a także interesujących przypadków i niecodziennych historii. Przykładem tego są wyrażane przez audytorium komentarze i opinie, dotyczące m.in. osobistych doświadczeń w danym zakresie. Zaciekawieni wystąpieniem słuchacze chętnie zadają mówcy ciekawe pytania, a także aktywnie uczestniczą w przygotowanych przez niego ćwiczeniach, dyskusjach, analizach w grupach. O sukcesie świadczy więc to, że do aktywności nie trzeba odbiorców zachęcać.
Słuchacze w pełni usatysfakcjonowani treścią i formą prezentacji decydują się na poparcie poglądów mówcy w jego "konfliktach z trudnymi odbiorcami" wyrażającymi kontrowersyjne opinie. Zdarza się, że w konsekwentny sposób przerywają ich wywody bądź po prostu nie dopuszczają ich do głosu. Takie zachowanie potwierdza pełną identyfikację audytorium z mówcą. Jest to kolejny zwiastun sukcesu prezentacji.
Zwróćmy także uwagę na to, co dzieje się w czasie przerw i tuż po zakończeniu prezentacji. Jeżeli w czasie wolnym pewna grupa słuchaczy pozostaje w sali, aby indywidualnie porozmawiać z prowadzącym i zadać kolejne pytania, znaczy to, że udało mu się rozbudzić zainteresowanie oraz zaintrygować audytorium. Takie zachowania odbiorców są także symptomem sukcesu.
n
a Zapamiętaj...
Aktywność słuchaczy w trakcie prezentacji jest oznaką sukcesu mówcy.
Zwróćmy uwagę na to, że opisanymi powyżej zachowaniami powinna charakteryzować się większość osób zgromadzonych na prezentacji. Wyjątki, nawet w trakcie niezwykle pasjonującego wystąpienia, będą zachowywać się z rezerwą, co może wynikać z ich negatywnego nastawienia do mówcy bądź do tematu. Dobry mówca zdaje sobie
110
sprawę z faktu, iż nigdy nie przeprowadzi takiej prezentacji, która w pełni usatysfakcjonuje wszystkich odbiorców. Pamiętajmy, że naszym sukcesem w tym zakresie jest usatysfakcjonowanie ok. 70-80% audytorium. W tabeli 8 przedstawiłam dziesięć symptomów zwiastujących sukces prezentacji.
_
D
o Zapamiętaj...
Żaden mówca nie usatysfakcjonuje swoim wystąpieniem wszystkich słuchaczy. Sukcesem jest więc zdobycie zaufania większości uczestników.




Tabela 8
Dziesięć symptomów sukcesu prezentacji


Istnieją duże szansę na to, że Twoja prezentacja zakończy się sukcesem,
jeżeli słuchacze:
1. W skupieniu patrzą w Twoim kierunku, skinięciami głowy potwierdzając zainteresowanie omawianym przez Ciebie tematem.
2. Odpowiadają uśmiechem na Twój uśmiech.
3. Reagują pozytywnie na przytaczane przez Ciebie anegdoty, żarty i dowcipy.
4. Siedzą spokojnie na swoich miejscach, nie zmieniając ich do końca.
5. Nie wychodzą grupami z sali.
6. Żywo i emocjonalnie reagują na pojawiające się w Twojej wypowiedzi przykłady praktyczne, niecodzienne historie, interesujące przypadki.
7. Zadają Ci szereg ciekawych pytań i chętnie wyrażają swoje opinie na dany temat.
8. Aktywnie uczestniczą w przygotowanych przez Ciebie ćwiczeniach, dyskusjach, analizach w grupach.
9. Popierają Twoje poglądy w konfliktach z tzw. trudnymi odbiorcami.
10. W trakcie przerw pozostają w sali, aby porozmawiać z Tobą indywidualnie i zadać kolejne pytania.
111
xf Podsumujmy... Elementami zachowania słuchaczy, na które powinien zwrócić uwagę prelegent w trakcie wystąpienia są: ? mimika, ? sposób siedzenia, ? reakcje werbalne, ? poziom aktywności. Opisane w tym rozdziale zasady współgrania z odbiorcami mają zastosowanie w wielu sytuacjach zawodowych. Mimo, że najpełniej sprawdzają się w trakcie wystąpień przed szerszymi audytoriami, to nie zapominajmy, że funkcjonują także w sytuacjach bardziej kameralnych.
Ćwiczenia
Ćwiczenie 21
Przypomnij sobie ćwiczenia z poprzednich rozdziałów, związane z przygotowaniem wystąpienia na temat obranej przez Ciebie ścieżki kariery dla młodych odbiorców. Zastanów się, jak możesz jeszcze dopracować swoją prezentację, stosując pewne zasady współgrania z audytorium. Przygotuj kilka propozycji, korzystając z poniższej tabeli.
Jak niebanalnie i oryginalnie przedstawię przygotowane przeze mnie informacje merytoryczne?
W jaki sposolf zmobilizuję audytorium do aktywności?
Jakie formy aktywizującej prezentacji zastosuję?
112
Ćwiczenie 22
Korzystając z informacji zawartych w tej książce, zbuduj listę dziesięciu najistotniejszych wskazówek, do których, Twoim zdaniem, powinni stosować się wszyscy dobrzy mówcy.
Lp. Wskazówki dla dobrego mówcy 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.


-,'Jlit) ^'' ' 3J\f>� � if vd:, BS* f; .ftrcoł i t*>ł'*/ roił
i t 1
_.| . .

t ,1

1
Lliwdj?ii
12jU^a_^.
i *->

!U<.i--Vi.
t. ^ >

i *>
.1
(' ' ''
% a
Ł,-. �^U.

Rozdział
12
Podsumowanie
W dziesięciu rozdziałach szczegółowo omówiliśmy wszystkie najistotniejsze elementy, z którymi zetknie się każdy, kto realizuje prezentacje bądź występuje publicznie. Zestawmy raz jeszcze najważniejsze informacje na ten temat.
Przede wszystkim pamiętajmy o formie prezentacji, która jest równie ważna, jak warstwa merytoryczna wystąpienia. Dobrzy mówcy powinni więc skupiać się nie tylko na treści swojej prezentacji, ale także na odpowiednim jej "opakowaniu". Wzbogaceniu owej formy naszego przekazu służy wiele zabiegów, którym poświęciliśmy poszczególne rozdziały tej publikacji.
Starajmy się wzmacniać siłę pierwszego wrażenia, ponieważ początkowe chwile rozmowy z nowo poznanymi osobami mogą mieć istotny wpływ na jakość dalszych kontaktów. Nasze oddziaływanie na innych charakteryzują dwa obszary: pierwszy - związany z zawartością merytoryczną przekazu, drugi - z emocjami, jakie wywołujemy u innych. Właśnie ta druga sfera naszego oddziaływania na otoczenie jest najistotniejsza w wielu sytuacjach. Pierwsze wrażenie odgrywa ważną rolę we wszelkich wystąpieniach, ponieważ słuchacze na jego podstawie mogą dokonać decyzji związanej z dalszym udziałem bądź rezygnacją z uczestnictwa w danej prezentacji.
Warto wzmacniać w sobie charyzmatyczne cechy. Zachowując się charyzmatycznie, szybciej wzbudzamy zainteresowanie innych tym, co mamy do powiedzenia, a także zachęcamy ich do udziału w naszych kolejnych prezentacjach. Mówcy dysponujący charyzmą o wiele szybciej od innych zyskują sympatię otoczenia, szybciej także znajdują tzw. wspólny język z nawet najbardziej wymagającym audytorium.
115
Przygotowania do prezentacji i wystąpień odgrywają bardzo ważną rolę. Rozróżniliśmy dwie ich sfery: merytoryczną i emocjonalną
- obie nierozerwalnie ze sobą związane. Osoby, które posiadają stosunkowo niewielkie doświadczenie w prowadzeniu prezentacji, powinny szczególnie zadbać o staranne jej przygotowanie. Podkreśliliśmy, jak ważne jest ujarzmienie tremy, na którą bezpośrednio wpływa dobre przygotowanie treści prezentacji. Osoby doskonale przygotowane pod względem merytorycznym skuteczniej bronią się przed paraliżującym stresem. Podkreśliliśmy także wagę pozytywnego myślenia
- z uwzględnieniem najmocniejszych stron swojej osoby, zachęcając każdego mówcę do poszukiwania ich w sobie.
Szczegółowo zanalizowaliśmy mowę naszego ciała - pod kątem roli, jaką odgrywają poszczególne jej elementy w prezentacjach. Ustaliliśmy, że odpowiednio stosowany język ciała przemawia do otoczenia podobnie, jak słowa. Jest więc ważnym instrumentem w zakresie wzmacniania siły przekazu. Wyróżniliśmy najistotniejsze elementy mowy ciała dobrego mówcy, przede wszystkim: zachowanie ciągłego kontaktu wzrokowego z odbiorcami (nawet, jeżeli stanowią oni liczną grupę), sympatyczna mimika, a także naturalna i wyprostowana postawa ciała. Bardzo ważną rolę odgrywają gesty wzmacniające siłę wypowiedzi, ruch prelegenta po dostępnej mu powierzchni, jak również jego odpowiedni ubiór.
Dokładnie zanalizowaliśmy elementy techniki operowania głosem. Odpowiednie korzystanie z możliwości, jakie daje nam głos, w znaczący sposób wspomaga każdy przekaz werbalny. Żywa melodyka języka mówcy sugeruje słuchaczom jego zapał i zaangażowanie w temat prezentacji, zaś wyraźna wymowa świadczy o staranności i potwierdza jego szacunek dla audytorium. Zarówno tempo mówienia prelegenta, jak i siła oraz barwa głosu mogą być istotnymi elementami, potwierdzającymi jego kompetencje. Dobry mówca powinien nauczyć się akcentować wybrane fragmenty wypowiedzi oraz stosować pauzy, ponieważ takie zabiegi nie tylko urozmaicają przekaz, ale także dodają wypowiedzi dramatyzmu.
Ustaliliśmy także, że każdy dobry mówca powinien dokonać szczegółowej analizy audytorium, dla którego będzie realizował prezentację, jeszcze przed rozpoczęciem przygotowań warstwy merytorycznej
116
wystąpienia. Nie można zapomnieć o zdefiniowaniu celów wystąpienia, wyborze rodzajów informacji, a także metod prezentacji. Techniki prezentacji i rodzaj wykorzystanych danych powinny bezpośrednio wynikać z potrzeb i preferencji słuchaczy, które możemy poznać jedynie w wyniku dokładnej analizy audytorium. Przygotowując się do wystąpienia możemy skorzystać z metody tzw. czterech kroków.
Odbiorcy o wiele chętniej uczestniczą w prezentacjach, w trakcie których mówca w sposób swobodny wypowiada przygotowane przez siebie treści. Analizowaliśmy etapy pracy w tym zakresie, skupiając się na sposobie zbierania i wyboru materiałów merytorycznych, przygotowania wersji pisemnej, a następnie opracowania ostatecznej wersji wystąpienia.
Styl języka jest również bardzo ważnym elementem prezentacji i wystąpień. Każdy dobry mówca powinien pamiętać o trzech najistotniejszych zasadach w tym zakresie. Pierwsza - stosowanie jasnego i prostego, lecz jednocześnie obrazowego języka, ze szczególnym uwzględnieniem komunikatywnych zdań, odpowiedniego słownictwa oraz zabiegów służących obrazowości i opisowości przekazu. Druga - dostosowanie słownictwa i formy wypowiedzi do profilu audytorium, zaś trzecia - odwołań do odbiorców, tj. bezpośrednich zwrotów do audytorium oraz angażowanie słuchaczy w tok myślenia mówcy.
Umiejętne stosowanie technik argumentacji nie powinno być obce żadnemu mówcy. W tym zakresie wyróżniliśmy najistotniejsze zasady, zwracając uwagę przede wszystkim na wybór najmocniejszych argumentów, najbardziej przemawiających do danego audytorium, a także na ich uszeregowanie zgodne z hierarchią. Argumentowanie w sposób wiarygodny, rzeczowy, neutralny oraz obrazowy wzmacnia siłę każdego przekazu.
Dobry mówca potrafi w pełni panować nad emocjami audytorium oraz przygotowanym przez siebie scenariuszem prezentacji. Dokonaliśmy analizy technik zachowań w kontaktach z tzw. trudnymi odbiorcami (pochwały, odroczenia oraz nagany), ustalając, iż mówcy którzy umiejętnie je stosują, cieszą się szacunkiem odbiorców.
Podmiotem każdej prezentacji i każdego wystąpienia powinno być audytorium. Ważnym elementem sztuki wystąpień jest więc współgra-
117

nie prelegenta ze słuchaczami, polegające m.in. na ciągłym kontakcie obu stron. Ustaliliśmy, iż każdy odbiorca - pragnący współuczestniczyć w prezentacji - powinien być zawsze w centrum uwagi mówcy. Opisaliśmy dziesięć symptomów wskazujących prelegentowi, że jego wystąpienie może zakończyć się sukcesem. Dobry mówca powinien bacznie obserwować audytorium (szczególnie mimikę, sposób siedzenia, reakcje werbalne oraz poziom aktywności słuchaczy) i na tej podstawie wyciągać odpowiednie wnioski.
Dla podsumowania przygotowałam zestawienie dziesięciu, moim zdaniem najistotniejszych, praw sztuki wystąpień. Wszystkim osobom, które pragną mówić tak, aby osiągnąć zamierzony cel, zalecam korzystanie z owych wskazówek. Uwadze polecam także rady dla osób stawiających pierwsze kroki w zakresie sztuki prezentacji.













Dziesięć praw sztuki wystąpień, czyli jak mówić, by osiągnąć cel
1. Wzmacniaj siłę pierwszego wrażenia, mając świadomość, że początkowe chwile Twojego kontaktu z innymi mogą zdecydować o ich późniejszej sympatii bądź antypatii do Ciebie.
2. Zachowuj się w sposób charyzmatyczny, ponieważ dzięki temu szybciej wzbudzisz zainteresowanie otoczenia tym, co masz mu do zakomunikowania.
3. Przed każdą prezentacją i wystąpieniem przygotuj się starannie zarówno w sferze merytorycznej, jak i emocjonalnej.
4. Pamiętaj o mowie Twojego ciała, która - odpowiednio stosowana - wzmacnia siłę przekazu werbalnego.
5. Wspomagaj wypowiedzi odpowiednimi elementami techniki operowania głosem.
6. Zanim przystąpisz do przygotowania prezentacji, dokonaj szczegółowej analizy Twojego przyszłego audytorium.
7. W przemyślany sposób buduj scenariusz każdego wystąpienia.
8. Pamiętaj o stosowaniu zasad stylu języka, ponieważ stanowi on istotny element każdej Twojej wypowiedzi.
9. Naucz się argumentować w odpowiedni sposób.
10. W każdym momencie prezentacji staraj się w pełni współgrać z audytorium.

119
?
Pięć wskazówek
dla początkującego mówcy

1. Zbuduj listę swoich mocnych stron. Tylko wtedy, kiedy znasz swoją prawdziwą wartość, jesteś w stanie przekonać o niej także innych. Dokonaj więc analizy swoich umiejętności, ze szczególnym uwzględnieniem tych, które znajdują praktyczne zastosowanie w prezentacjach i wystąpieniach. Zastanów się także nad tym, jakie indywidualne wartości mogą Cię wyróżniać na tle innych mówców.
2. Zdefiniuj cele. Zastanów się nad tym, co pragniesz osiągnąć na drodze do kariery mówcy. Do zdefiniowania poszczególnych kroków potrzebny jest Ci konkretny cel, do którego będziesz dążyć. Od czasu do czasu dokonaj bilansu: Czy nie straciłem z oczu mojego celu? Co udało mi się już zrealizować? Co mogę poprawić?
3. Obserwuj konkurencję. Firmy funkcjonujące w gospodarce rynkowej bacznie obserwują poczynania konkurencji. Podobna zasada odnosi się do życia zawodowego. Obserwuj więc wystąpienia innych mówców i staraj się być zawsze parę kroków przed nimi.
4. Zbieraj doświadczenia. Tylko dzięki zdobytym doświadczeniom możesz stać się naprawdę dobrym mówcą. Staraj się więc korzystać z każdej możliwej okazji prezentacji. Występuj publicznie przed różnymi audytoriami, prowadź debaty, bierz czynny udział w konferencjach i spotkaniach branżowych. Korzystając z każdej szansy, zbierasz tak ważne w tym zakresie doświadczenia.
5. Buduj wizerunek. Pamiętaj, że proces budowania Twojego spójnego wizerunku trwa całe życie zawodowe. Jednym z istotnych elementów wizerunku jest umiejętność prowadzenia prezentacji i występowania publicznego.^Zwróć więc uwagę na to, że otoczenie ocenia Cię po sposobie, w jaki się prezentujesz.
120