Plan wykładu
ZarzÄ…dzanie Projektem
" ZarzÄ…dzanie ryzykiem wg. PMI
Teleinformatycznym
" Ryzyko w projekcie
ZarzÄ…dzanie ryzykiem
" Analiza i zarzÄ…dzanie ryzykiem
" ZarzÄ…dzanie zmianami
dr inż. Konrad Jackowski
e-mail: [e-mail]
C3 111
Ryzyko ZarzÄ…dzanie ryzykiem wg PMI
" Ryzyko to możliwość, prawdopodobieństwo, że coś się nie uda; " PMI definiuje następujące procesy związane z ryzykiem
przedsięwzięcie, którego wynik jest niepewny, nieznany.
 Planowanie strategii zarzÄ…dzania ryzykiem,
" Ryzykiem określa się wszystkie zdarzenia, sytuacje stany, które wpływają
 IdentyfikacjÄ™,
negatywne na realizację projektu i w rezultacie mogą wpłynąć na realizację
celów projektu (harmonogram, koszty, jakość)
 AnalizÄ™,
" Istnienie zagrożeń w projekcie wynika w prosty sposób z niepewności
 Planowanie działań zapobiegawczych,
obecnej we wszystkich projektach jako działaniach innowacyjnych i
nowatorskich (co w szczególności dotyczy projektów informatycznych)
 Monitorowanie i kontrolÄ™ projektu
" Rozpoznanie zagrożeń pozwala na zaplanowanie reakcji na nie.
" Do głównych celów zarządzania ryzykiem należą:
" Rozpoznane zagrożenie, może być traktowane jako zwyczajny problem.  Zwiększenie prawdopodobieństwa wystąpienia zdarzeń pozytywnych i
zwiększenie ich wpływu na projekt
" Zarządzanie ryzykiem jest przede wszystkim uświadomieniem sobie, że
 Zmniejszenie prawdopodobieństwa pojawienia się zdarzeń negatywnych
ryzyko jest zawsze obecne. Jest także umiejętnością znajdowania
i ich wpływu na realizację projektu
kompromisu między możliwymi negatywnymi konsekwencjami, które niesie
ryzyko, a potencjalnymi korzyściami, które daje nam szansa.
ZarzÄ…dzanie ryzykiem wg PMI ZarzÄ…dzanie ryzykiem wg PMI
" Analiza ilościowa ryzyka  analiza której wynikiem jest numeryczne
Procesy zarzÄ…dzania ryzykiem
oszacowanie wpływu zidentyfikowanego zagrożenia na realizacje projektu i
jego poszczególnych celów
" Planowanie zarzÄ…dzania ryzykiem  to procesy definiowania zasad
analizy potencjalnych zagrożeń oraz procedur ich monitorowania projektu
" Planowanie reakcji na zagrożenia  zdefiniowanie zasad postępowania
pod kątem możliwości ich wystąpienia oraz procedur reakcji w przypadku
mających na celu maksymalne ograniczenie możliwości wystąpienia
ich wystÄ…pienia
zagrożeń oraz minimalizacji ich wpływu na realizację projektu
" Identyfikacja ryzyka  sporządzenie listy potencjalnych zagrożeń w
" Monitorowanie i kontrola ryzyka  procesy obejmujÄ…ce opracowanie
ustandaryzowanej formie
szczegółowego planu śledzenia projektu pod kątem możliwości pojawienia
się zagrożeń, identyfikacji nowych zagrożeń, oraz ocena efektywności
zaproponowanych procedur
" Analiza jakościowa zagrożeń  określenie priorytetów (wagi)
poszczególnych zagrożeń
1
Typy zagrożeń Typy zagrożeń
Ze względu na z
ródło powstawania zagrożeń ryzyko dzielimy na:
" Zagrożenia zakresu/wymagań
" Zagrożenia harmonogramu
 Niepoprawność definicji wymagań
 Błędny WBS
 Niekompletność wymagań
 Zbyt optymistyczne oszacowanie zapotrzebowania na zasoby
 Niejasność lub niespójność wymagań
 Zbyt optymistyczne oszacowanie nakładu pracy
Efekty
Efekty
 Zmiany w zakresie projektu
 Wydłużenie terminów realizacji projektu/faz/zadań
" Zagrożenia budżetu/kosztów " Zagrożenia związane z jakością
 Niedoszacowanie niezbędnych inwestycji (np.: zakup licencji)
 Błędne założenia odnośnie jakości
 Niedoszacowanie kosztów wynagrodzeń
 Błędne oszacowanie pracochłonności niezbędnej do społnienia wymogów
Efekty
" Zagrożenia związane z prowadzeniem projektu
 Konieczność dodatkowych inwestycji
 Nieporozumienia wynikające z błędnej komunikacji
 Zwiększenie kosztów obsługi
 Brak kontroli stanu realizacji prac
 Zwiększenie wynagrodzeń (rozrost puli zespołu)
 Zagrożenia wynikające z pojawiającymi się konfiltami
Identyfikacja Planowanie zarzÄ…dzania ryzykiem
" Ryzyko występujące w projekcie może należeć do jednej z trzech " Planowanie zarządzania ryzykiem  to procesy definiowania zasad analizy
klas: znane, nieznane lub niepoznawalne. potencjalnych zagrożeń oraz procedur ich monitorowania projektu pod
kątem możliwości ich wystąpienia oraz procedur reakcji w przypadku ich
wystÄ…pienia
" ZarzÄ…dzanie ryzykiem zajmuje siÄ™ dwiema pierwszymi kategoriami.
" Poprawna organizacja zadań związanych z zarządzaniem ryzykiem jest
podstawą poprawnego przeprowadzenia pozostałych procesów związanych z
" Identyfikacja ryzyka jest wynikiem analizy następujących z
ródeł:
zarzÄ…dzaniem ryzykiem: identyfikacja, analiza, monitorowanie,&
 Zakres produktu i projektu
" Obejmuje:
 Struktura organizacyjna projektu
 zaplanowanie spotkań grup roboczych
 Harmonogram prac
 definicję technik, które mają zostać wykorzystane w kolejnych procesach
 Oszacowanie zasobów i innych parametrów projektu,
 określenie ról i odpowiedzialności
 Struktura finansowania projektu,
 Oszacowanie budżetu oraz czasu niezbędnego do przeprowadzenia pozostałych
 Klient, kooperanci, dostępne zasoby,
procesów
 Inne czynniki wewnętrzne i zewnętrzne,
 Zdefiniowanie definicji-kategorii zagrożeń (RBS - Risk Breakdown Structure)
 Informacja z realizacji poprzednich projektów,
 Zdefiniowanie słowników parametrów opisujących zagrożenia
(prawdopodobieństwa, wpływ itp.)
 Doświadczenie i wiedza członków zespołu projektowego.
 Zdefiniowanie zasad raportowania i formatu dokumentów
Identyfikacja - narzędzia Identyfikacja - narzędzia
" Zalecane jest aby w procesach identyfikacji ryzyka zaangażowani zostali wszyscy " Identyfikacyjna lista kontrolna  opracowana na podstawie danych
członkowie zespołu (różne doświadczenia, ogląd sytuacji z różnych stron, itp.) historycznych i doświadczeń z realizacji poprzednich projektów.
" W niektórych organizacjach projektowych powoływane są specjalne Zespoły
 Ważne jest aby po ukończeniu projektu zaktualizować listę kontrolną
ZarzÄ…dzania Ryzykiem
ryzyka
" Proces identyfikacji ryzyka jest działaniem cyklicznym.
" Analiza założeń  analiza czy wszystkie poczynione w projekcie założenia,
 Po raz pierwszy realizowany w fazie opracowania projektu
hipotezy, scenariusze sÄ… zasadne i adekwatne dla aktualnie realizowanego
 Kolejne wywołanie procesu zależy od specyfiki projektu i ma na celu
projektu
identyfikację nowych zagrożeń.
" Narzędzia zbierania informacji o zagrożeniach " Metody oparte na diagramach np.: diagramy przyczynowo skutkowe
(diagramy Ishikawy) wykorzystywane do identyfikacji z
ródeł zagrożeń
 Burza mózgów
 Metoda Delficka  metoda konsensusu ekspertów bazująca na analizie i dyskusji " Analiza SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, threats)  analiza
opracowanych przez ekspertów formularzy ankiet mocny i słabych stron organizacji w której realizowany jest projekt np jej
struktury organizacyjnej, szans i zagrożeń w realizacji projektu w
 Wywiady z udziałowcami
kontekście analizy organizacyjnej
 Kwestionariusze kontrolne
" Metoda ekspercka  bazująca na wiedzy i doświadczeniu
 Audyty produktu i procesów projektu
2
Identyfikacja - wynik
Analiza jakościowa ryzyka
" Produktami identyfikacji ryzyka są " Analiza jakościowa zagrożeń  określenie priorytetów (wagi)
poszczególnych zagrożeń w celu sporządzenia planu szczegółowej analizy.
 Lista zidentyfikowanych zagrożeń - lista zawierająca możliwie
" Ustalenie priorytetów ma na celu skoncentrowaniu się na najistotniejszych
dokładny opis zagrożeń wraz z informacjami o tym jak mogą one
zagrożeniach czyli takich, które mają istotny wpływ na projekt
wpłynąć na realizację projektu
" Analiza ta opiera się więc na określeniu prawdopodobieństwa wystąpienia
zagrożenia oraz siły wpływu na realizację projektu
 Lista potencjalnych reakcji na pojawiające się zagrożenia (tu
jest elementem opcjonalnym. Plan możliwych reakcji jest
" Istotność zagrożenia jest wynikową powyższych parametrów np.:
opracowywany w oddzielnym procesie)
 Istotność = (Prawdopodobieństwo) x (Wpływ)
" Zazwyczaj wartości tych parametrów są dyskretne i często reprezentowane
słowami reprezentującymi ich poziom np.:
 prawdopodobieństwo: bardzo małe, okazjonalnie, czasami często, bardzo często
 Wpływ: brak, znikomy, średni, zasadniczy, bardzo duży
" Zdefiniowanie i standaryzacja zasad określania wartości parametrów
pozwala na obiektywizacjÄ™ ocen
Macierz ryzyka Analiza jakościowa ryzyka
Przykładowe poziomy ryzyka " Produkt jakościowej analizy ryzyka
" A  akceptowalne
 Zaktualizowany rejestr zagrożeń z wyznaczonymi priorytetami
 nie ma potrzeby dokonywania dalszej
analizy ani podejmowania szczególnych
akcji zapobiegawczych
 Lista pogrupowanych wg zdefiniowanych kategorii zagrożeń
" R  Możliwe do zaakceptowania
 Lista zagrożeń wymagających reakcji w najbliższym czasie
 Może być zaakceptowane ale niezbędna
jest dalsza dogłębna analiza w celu
opracowania zaleceń i planu reakcji
" U  niepożądane
 Możliwe do przyjęcia tylko i wyłącznie w
przypadku, gdy wdrożenie zadań
zapobiegawczych jest zbyt kosztowne
" I - Nieakceptowane
 Konieczne jest podjęcie zadań
zapobiegawczych
Analiza ilościowa ryzyka Analiza ilościowa ryzyka
" Analiza ilościowa ryzyka ma na celu wyliczenie wpływu jaki poszczególne " Techniki
zagrożenia mogą mieć na czas lub koszty realizacji projektu w przypadku ich
 EMV - Expected monetary value analysis  analiza statystyczna szacująca wartość
wystÄ…pienia
oczekiwaną kosztów w kontekście zdefiniowanych scenariuszy wystąpień
poszczególnych zagrożeń
" Nie zawsze tak szczegółowa wiedza jest wymagana i potrzebna do
opracowania plany zapobiegania zagrożeniom
" W zależności od dostępności informacji oraz poziomu szczegółowości
opracowanego plany stosuje się różne techniki szacowania
" Techniki
 Wywiady oraz wykorzystanie wiedzy
historycznej w celu oszacowania
numerycznego wpływu zagrożeń
na koszty i czas realizacji projektu
3
Analiza ilościowa ryzyka Specyfikacja
" Wynik analizy ryzyka przeważnie umieszczane są w formularzu
" Techniki
ryzyka zawierajÄ…cym
 Modelowanie i symulacja  metoda iteracyjnego obliczania kosztów realizacji
projektu z losowo generowanymi kosztami zgodnie z zadanymi parametrami
 NazwÄ™ ryzyka,
prawdopodobieństwa. Wynik końcowy bazuje na estymatorach wyznaczonych na
podstawie symulacji.
 Prawdopodobieństwo jego pojawienia się,
 WagÄ™ ryzyka
 Symptomy ryzyka
 Opis ryzyka
 Wpływ na poszczególne parametry projektu
 Sugerowane strategie minimalizacji ryzyka.
Planowanie reakcji na zagrożenia Planowanie reakcji na zagrożenia
" Planowanie reakcji na zagrożenia  zdefiniowanie zasad postępowania " Techniki
mających na celu maksymalne ograniczenie możliwości wystąpienia
 Ograniczenie prawdopodobieństwa i wpływu bazujące na założeniu, że
zagrożeń oraz minimalizacji ich wpływu na realizację projektu
tańsze jest zapobieganie niż reakcja. Możliwe są następujące działania:
" Techniki
" definiowanie mniej skomplikowanych zadań,
 Unikanie ryzyka  modyfikacja planu tak aby całkowicie wyeliminować
" zaplanowanie dodatkowych szczegółowych testów,
zagrożenia np. poprzez wydłużenie czasów realizacji, zmianę zakresu
" wybór bardziej wykwalifikowanego zespołu i podwykonawców,
projektu, zmianÄ™ strategii realizacji, rezygnacja z projektu(!!!)
" opracowywanie prototypów
 Transfer  przesunięcie skutków wystąpienia zagrożenia na
" założenie wykorzystania redundantnego sprzętu
podwykonawców - przesunięcie odpowiedzialności. Działanie takie
powinno pociągnąć za sobą zaplanowanie dodatkowej premii za
 Akceptacja  wykorzystywana w przypadku, gdy nie ma możliwości
realizację zadań obarczonych ryzykiem oraz wybranych dodatkowych
uniknięcia zagrożenia. Ogranicza się do dokumentowania wystąpienia
opcji jak np.: ubezpieczenie, gwarancje, itp..
zjawisk nieporzÄ…danych
Åšledzenie Risk Documentation Form
" Åšledzenie ryzyka polega na monitorowaniu stanu
Risk ID: Classification: Report Date:
rozpoznanego ryzyka i działań podjętych w celu
Description:  condition - consequence
Probability: Impact: Risk Exposure:
jego wyeliminowania lub zminimalizowania
First Indicator: The earliest indicator or trigger condition that might indicate that the risk is
" Kontrola ryzyka jest procesem nieustannego
turning into a problem
sprawdzania i korygowania odstępstw od planów
Mitigation Approaches: List of approaches to control, avoid, minimize, or otherwise mitigate the
risk. Mitigation approaches may reduce the probability or the impact.
i korygowania odstępstw od planu
Date Started: Date to Complete: Owner:
" W niektórych przypadkach powołuje się osobe
Current Status:
odpowiedzialną za stałe monitorowanie projektu
Contingency Plan: The actions that will be taken to deal with the situation if this risk factor
actually becomes a problem.
pod kątem wystąpienia zagrożeń
Trigger for Contingency Plan: The conditions under which the contingency plan will begin to be
implemented.
Copyright © 2007 by Karl E. Wiegers
4
ZarzÄ…dzanie zmianami Metoda miniaturowych kamieni milowych
" Jest to metoda redukcji zagrożeń przez definiowanie dużej liczby
często występujących kamieni milowych
" Podwyższa wrażliwość na najdrobniejsze opóz
nienia w realizacji
projektu
" Jest łatwa do zaplanowania i możliwa do wykorzystania w procesie
tworzenia systemu
" Zalecana do projektów trudnych w zarządzaniu np. opartym na
schemacie prototyowania
" Kamienie milowe mogą być ustanawiane w odstępach kilkudniowych
" Kamienie milowe majÄ… charakter binarny  zrealizowane/nie
zrealizowane
ZarzÄ…dzanie zmianami ZarzÄ…dzanie zmianami
" Zarządzanie zmianami to proces obejmujący składanie proozycji
" Procesy zarządzania zmianami powinny być jasno
odnośnie zmian w dowolnym aspekcie realiacji projektu
(harmonogram, koszty,& ), ich analizy, akceptacji, wdrażania, zdefiniowane i udostępnione wszystkim
śledzenie
zainteresowanym
" CCB- Change Control Board " Opracowanie strategii zarzÄ…dzania zmianami
 Grupa reprezentujÄ…ca wszystkich interesariuszy projektu
powinno być opracowane w fazie przygotowania
 Jest odpowiedzialna za ocenÄ™ i akceptacjÄ™ zmian w projekcie na
projektu.
podstawie analizy kosztów, wagi, strat/korzyści
" CC - Configuration Control  narzędzia wspomagające:
 KontrolÄ™ zmian kodu,
 Zmiany wymagań
 Wersjonowanie kodu
Zasady zarzÄ…dzania ryzykiem 1/2 Zasady zarzÄ…dzania ryzykiem 1/2
" Komunikacja - Wymiana informacji między wszystkimi poziomami
" Wspólna wizja produktu - Powodzenie projektu powinno być
powinna być swobodna. Dotyczy to zarówno informacji o
wspólną troską wszystkich udziałowców projektu.
rozpoznanym ryzyku jak i przyjętej strategii jego minimalizacji.
Każdy musi być odpowiedzialny za informowanie o wszystkim, co
może zakłócić realizację projektu. Rolą kierownika projektu jest
" Praca zespołowa - Bardzo ważnym aspektem pracy zespołowej jest
stworzenie struktury komunikacyjnej.
zaangażowanie przyszłego użytkownika systemu. Nikt tak jak on
nie zna przyszłego środowiska pracy systemu.
" Zintegrowane zarządzanie - Zarządzanie ryzykiem jest częścią
zarządzania projektem, dlatego musi być traktowane integralnie z
" Myślenie przyszłościowe - Zarządzanie ryzykiem koncentruje się na
innymi działaniami wspierającymi. Znalezienie wszelkich
wczesnym wykryciu możliwego ryzyka i działaniach
możliwych z
ródeł ryzyka i skuteczna minimalizacja jego skutków
prewencyjnych, nie zaś na usuwaniu skutków powstałych powinna stanowić jeden z podcelów projektu.
problemów.
" Ciągłość procesów - Na każdym etapie projektu ryzyko musi być na
nowo rozpoznane i oszacowane. DobrÄ… praktykÄ… jest wpisanie do
harmonogramu projektu częstego przeglądu ryzyka projektu.
5