Regina Czarnecka

POMOCE EWIDENCYJNO-INFORMACYJNE

W ARCHIWACH POLSKICH

Rodowód pomocy archiwalnych

Współczesne pomoce archiwalne wywodzą się z kancelarii staropolskiej.

Podstawową formą ewidencji stosowaną w kancelariach i archiwach od XVI wieku

był inwentarz. Pierwszą pomocą z zakresu ewidencji i informacji z tego okresu jest

inwentarz Archiwum Koronnego sporządzony przez Marcina Kromera. Drugi

inwentarz Archiwum Koronnego, który objął całą zawartość archiwum sporządził w

latach 1569—1571 kanclerz Jan Zamoyski. W wiekach XVII i XVIII upowszechniają

się w kancelariach Rzeczypospolitej regesty wpisów dokonywanych do ksiąg oraz

indeksy do tych regestów, stosowane głównie w kancelariach sądowych. Inną formą

pomocy archiwalnej był sumariusz. Pojawił się w XVII wieku i zdobył szerokie

zastosowanie w kancelariach magnackich Wielkiego Księstwa Litewskiego. Był

wówczas szczegółowym spisem zawartości zbiorów. Wśród innych pomocy

informacyjno-ewidencyjnych występujących w kancelariach staropolskich wymienić

należy różnego rodzaju skorowidze i repertoria. Były to księgi zawierające numer

dziennika korespondencyjnego i sygnatury poszczególnych spraw, co ułatwiało

poszukiwanie dokumentów. Wiek XIX nie różnił się od poprzednich. W kancelariach i

archiwach państw zaborczych opracowywano te same pomoce archiwalne co dawniej,

z tym, że akta urzędowe były niedostępne dla polskiej nauki. Na uwagę zasługuje

szerokie zastosowanie w kancelarii zaboru austriackiego indeksów rzeczowych i

topograficznych.

Po odzyskaniu niepodległości przez Polskę w 1918 roku przed archiwami

państwowymi

1

stanęło poważne zadanie usystematyzowania nagromadzonych pomocy

archiwalnych. Wychodząc naprzeciw potrzebom nauki archiwiści wezwali na V

Zjeździe Historyków Polskich w Warszawie do intensywnego inwentaryzowania

dokumentów oraz do publikacji inwentarzy rękopiśmiennych i katalogów

archiwalnych. Materiały źródłowe do określonych tematów prezentowane były na

łamach czasopisma archiwalnego „Archeion”

2

. Wysiłki archiwistów zniweczył

wybuch wojny we wrześniu 1939 roku. Straty jakie poniosła polska archiwistyka w

latach 1939—1945 były ogromne i objęły najcenniejsze zabytki kultury

rękopiśmiennej przechowywane w archiwach w Warszawie

3

. Ucierpiały również

zbiory archiwalne i biblioteczne Wojska Polskiego

4

. Po zakończeniu drugiej wojny

światowej archiwiści bardzo szybko przystąpili do zabezpieczenia ocalałych zbiorów i

do ich udostępnienia do badań naukowych oraz potrzeb bieżących. Przed państwową

służbą archiwalną

5

stanął problem wypracowania takiego systemu informacyjnego, za

pośrednictwem którego można byłoby szybko dotrzeć do źródeł. Presja środowisk

naukowych i pośpiech towarzyszący porządkowaniu archiwaliów spowodowały, że

powstawały prowizoryczne pomoce archiwalne, głównie spisy akt zespołów. W końcu

lat 50-tych archiwa zaleciły sumaryzowanie akt. Polegało ono na rejestracji

poszczególnych dokumentów w jednostkach archiwalnych. Bardzo szybko zaniechano

1

Podstawę prawną do organizacji sieci archiwów państwowych w niepodległej Polsce stanowił

reskrypt Rady Regencyjnej z 31 lipca 1918 roku oraz dekret „O organizacji archiwów państwowych i opiece nad
archiwami” wydany 7 lutego 1919 roku przez Naczelnika Państwa Józefa Piłsudskiego. (Dziennik Praw Państwa
Polskiego nr 14, poz. 182, 1919).

2

Czasopismo naukowe założone przez Stanisława P t a s z y c k i eg o w 1926 roku w Warszawie.

Pierwszy tom „Archeionu” ukazał się w 1927 roku pod redakcją Witolda S u c h o d o l s k i e g o i Wincentego
Ł o p a c i ń s k i e g o. „Archeion” został wznowiony w 1948 roku (t. XVII ) nakładem Naczelnej Dyrekcji
Archiwów Państwowych (dalej: NDAP) w Warszawie pod redakcją Rafała G e r b e r a.

3

We wrześniu 1939 roku i w czasie Powstania Warszawskiego zostały zniszczone doszczętnie

Archiwum Skarbowe, Archiwum Akt Nowych, Archiwum Akt Dawnych, Archiwum Główne Akt Dawnych oraz
Archiwum Miejskie w warszawskim Arsenale. Szerzej por. Straty bibliotek i archiwów warszawskich w zakresie
rękopiśmiennych źródeł historycznych t. I, Warszawa 1955; t. II, Warszawa 1956.

4

J. S e m k o w i c z o w a, Polskie Archiwum Wojenne. (Dzieje instytucji), „Archeion” t. XLV, 1966,

s. 63—75; I. C i e s i e l s k i, Archiwalia wojskowe po 1939 roku, Wojskowy Przegląd Historyczny (dalej:
WPH) nr 1, 1992, s. 55—63; A. S u c h c i t z, Sprawa odtworzenia Archiwum Wojskowego we Francji 1939—
1940, „Teki Historyczne” t. XXI, Londyn 1994—1995, s. 219—235.

5

Funkcjonowanie archiwów polskich w Polsce Ludowej regulował dekret z 29 marca 1951 roku o

archiwach państwowych, „Archeion” t. XIX/XX, 1951, s. 4—5.

pracochłonnego sporządzania sumariuszy, ograniczając ich opracowanie jedynie dla

dokumentów staropolskich. Archiwa gromadzące zasób najnowszy z XX wieku

zaczęły coraz więcej uwagi poświęcać podstawowej pomocy ewidencyjno-

informacyjnej jaką jest inwentarz zespołu, nazwany przez prof. Kazimierza

Konarskiego „przewodnikiem po labiryncie akt”

6

. Przed polską archiwistyką wyłoniła

się pilna potrzeba ścisłego zdefiniowania wielu pojęć i terminów archiwalnych, w tym

odnoszących się do pomocy archiwalnych. Terminy te znalazły się w „Polskim

Słowniku Archiwalnym” z 1952 roku, a następnie zostały udoskonalone w „Polskim

Słowniku Archiwalnym” z 1974 roku

7

. Współcześnie terminem pomoce archiwalne

określa się: „różne postacie opracowań dotyczących głownie treści i formy materiałów

archiwalnych, sporządzane według ustalonych zasad, dla celów ewidencji, informacji i

udostępniania”

8

.

Stan pomocy archiwalnych i ich charakterystyka

Obecnie w polskich archiwach wyodrębnić można, biorąc pod uwagę rodzaj i

przeznaczenie, a także zakres i głębokość informacji, trzy zasadnicze grupy pomocy

archiwalnych.

Pierwsza grupa — pomoce sygnalne — kieruje badacza do konkretnych

archiwów. Informuje ogólnie o przechowywanych w archiwach zbiorach. Należą do

niej przewodniki archiwalne oraz spisy i kartoteki zespołów (zbiorów).

Druga grupa to podstawowe pomoce archiwalne z pogłębioną informacją

odnoszące się nie tylko do całych zespołów i zbiorów, ale do poszczególnych

jednostek. Są zarazem pomocami typu ewidencyjnego i informacyjnego. To w

pierwszym rzędzie inwentarze archiwalne i spisy zdawczo-odbiorcze akt. Kwalifikują

się tu ponadto przewodniki po zespole, o ile odsyłają do poszczególnych pozycji w

inwentarzu. Do drugiej, jak również i do trzeciej grupy, zależnie od przeznaczenia,

zalicza się katalogi archiwalne (inwentarze tematyczne) oraz informatory o

6

K. K o n a r s k i, Nowożytna archiwistyka polska, Warszawa 1929.

7

Polski Słownik Archiwalny pod redakcją Wandy M a c i e j e w s k i e j, Warszawa 1974.

8

Tamże, s. 63.

materiałach źródłowych do wybranych zagadnień.

Trzecią grupę stanowią — niesystematyczne pomoce archiwalne wyższego

rzędu — odnoszące się już nie tylko do jednostek archiwalnych, ale do

poszczególnych dokumentów. Są to już dawniej stosowane regesty, sumariusze i

repertoria, a także różnego rodzaju skorowidze (indeksy) i kartoteki. A to bliższa

charakterystyka poszczególnych pomocy archiwalnych.

Wśród pomocy archiwalnych wyróżniające miejsce zajmują niewątpliwie

przewodniki po zasobach archiwalnych. Od innych pomocy różni je to, że

opracowywane są głównie z przeznaczeniem do publikacji oraz to, że nie opisują

treści poszczególnych jednostek archiwalnych, lecz obejmują archiwalia grupowo.

Mogą to być przewodniki po zasobie jednego lub kilku archiwów, o zasięgu

ogólnopolskim, a nawet międzynarodowym. Spośród dotychczas znanych

przewodników po zasobach archiwów polskich pierwszym tego rodzaju opracowaniem

był wydany w 1933 roku „Przewodnik po archiwach polskich” prof. Józefa

Siemieńskiego

9

. Po wojnie popularyzacji zbiorów archiwów miały służyć praca

Stanisławy Pańków „Archiwa”

10

i informator Eugenii Brańskiej „Archiwa

Państwowe”

11

, a także aktualnie wydany przez Naczelną Dyrekcję Archiwów

Państwowych przewodnik po archiwach

12

.

Wśród przewodników po zasobie jednego archiwum zarysowują się dwa

rodzaje. Pierwszy rodzaj za punkt wyjścia bierze cały zasób archiwum lub tylko jego

część np. określoną chronologicznie. Drugi rodzaj wybiera materiały do pewnej grupy

tematów ze sobą spokrewnionych i wtedy jest to przewodnik tematyczny. Przewodnik

po zasobie archiwum to szczególnie cenna pomoc naukowa. Omawia historię i

strukturę organizacyjną archiwum, charakteryzuje jego zasób, a w szczególności

informuje o zawartości zespołów i zbiorów bez względu na stan ich opracowania i

miejsce przechowywania, a także o historii ustrojowej ich twórców. Informuje

ponadto o trybie udostępniania materiałów archiwalnych i podaje bibliografię

9

J. S i e m i e ń s k i, Przewodnik po archiwach polskich. Archiwa dawnej Rzeczypospolitej t. I,

Warszawa 1933. Jego kontynuacją jest przewodnik K. K o n a r s k i e g o, Archiwa porozbiorowe i najnowsze,
t. II. Warszawa 1956.

10

S. P a ń k ó w, Archiwa, wyd. I, Warszawa 1969, wyd. II, Warszawa 1975.

11

E. B r a ń s k a, Archiwa Państwowe. Informator, Warszawa 1968.

12

Archiwa państwowe w Polsce, Przewodnik po zasobach. Warszawa 1998.

tematu

13

. Walor przewodników po zasobie archiwum wynika z faktu ich

opublikowania. W Polsce wiele archiwów podjęło wysiłek opracowania przewodnika

po własnym zasobie. Należą do nich: Archiwum Główne Akt Dawnych, Archiwum

Akt Nowych, Archiwum Polskiej Akademii Nauk oraz archiwa państwowe w

Gdańsku, Poznaniu, Radomiu, Szczecinie i Wrocławiu. Niektóre archiwa ułatwiły

sobie zadanie publikując informatory o własnym zasobie lub spisy zespołów.

Spis zespołów — jest prostym wykazem nazw zespołów i zbiorów

znajdujących się w danym archiwum. Obok nazwy zespołu podaje jego sygnaturę,

daty skrajne, dane o objętości w liczbach jednostek lub w metrach bieżących oraz

oznaczenie stanu uporządkowania.

Kartoteka zespołów — składa się ze znormalizowanych kart zespołów

(zbiorów) znajdujących się w danym archiwum

14

. Zwykle prowadzi się kartoteki dla

kart „A” i „B”, czyli oddzielnie dla zespołów opracowanych i nie opracowanych

archiwalnie. Karta „A” zawiera 14 rubryk z podstawowymi informacjami o zespole i

jego twórcy. Podstawowe dane o opracowanym zespole (zbiorze) to: nazwa zespołu,

sygnatura, daty skrajne, stopień uporządkowania i zachowania akt, układ akt w

zespole, stan fizyczny, język dokumentów, pomoce archiwalne i bibliografia. Karta

„B” posiada skrócony i uboższy zapis informacyjny, ograniczając się do podania

nazwy, sygnatury, cezury chronologicznej i objętości zespołu. Właściwie opracowana

i prowadzona na bieżąco kartoteka zespołów jest nadzwyczaj cenną pomocą

informacyjno-ewidencyjną zarówno dla użytkowników jak i dla samych archiwistów.

Druga grupa pomocy archiwalnych umożliwia bardzo dokładne zapoznanie

się ze zbiorami wybranego archiwum i dotarcie do konkretnych dokumentów. W

obrębie tej grupy niewątpliwie podstawowe znaczenie ma inwentarz archiwalny.

Spełniał on pierwotnie (jeszcze w XIX wieku) głównie funkcję ewidencyjno-

skarbową. Był czynnikiem zabezpieczenia zasobu, a ponadto informował o jego

rozmieszczeniu w magazynie. Przy dziedziczeniu akt inwentarz stanowił zawsze

13

Przy opracowywaniu przewodników po zasobie archiwum należy korzystać ze wskazówek

metodycznych wprowadzonych przez NDAP 12.06.1982 roku.

14

Zostały wprowadzone na mocy zarządzenia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z

25.05.1961 roku, w sprawie ewidencji zasobu archiwalnego w archiwach państwowych oraz zarządzenia nr 19 z
dnia 2.06.1972 roku, w sprawie prowadzenia kartotek i zespołów (zbiorów) w archiwach państwowych.
Wtórniki kart zespołów przesyłane przez archiwa do NDAP w Warszawie pozwoliły sformować centralną
kartotekę zespołów.

najcenniejszą i najistotniejszą część sukcesji. Współcześnie zachowując funkcję

ewidencyjną — systematycznego ciągu jednostek archiwalnych zgodnego z układem

zespołu, w pierwszym rzędzie spełnia funkcję informacyjną. Inwentarz zespołu

uporządkowanego nazywamy systematycznym. Inwentarze archiwalne pod względem

formy i sposobu sporządzania dzielą się na: kartkowe i książkowe. Inwentarz kartkowy

jest z reguły pierwszym efektem opracowania i stanowi podstawę do sporządzenia

inwentarza ciągłego książkowego. Może być następnie wykorzystany do opracowania

katalogów archiwalnych, kartotek i indeksów. Jego dodatnią cechą jest elastyczność

dopasowania układu do wszystkich stadiów rekonstrukcyjnych prowadzonych nad

zespołem. Zasadne jest zastosowanie inwentarza kartkowego przy inwentaryzacji

zespołów otwartych. Inwentarz książkowy sporządza się wyłącznie do zespołów

zamkniętych i scalonych. Ma on przewagę nad inwentarzem kartkowym ze względu

na swą przejrzystość oraz bezpieczeństwo zawartości (ciągłość). Inwentarz książkowy

stanowi wraz ze wstępem i ewentualnie innymi pomocami końcowy etap opracowania

przez archiwistę zespołu. Zawiera kartę tytułową (umieszczona jest tu nazwa zespołu

ze skrótem tej nazwy, sygnatura, daty skrajne, pełną nazwę archiwum, nazwisko

autora oraz data sporządzenia inwentarza), spis treści, wstęp do inwentarza zespołu

15

,

układ zespołu oraz właściwy tekst inwentarza. Sama karta inwentarza ma układ

znormalizowany i zawiera 5 rubryk z następującymi danymi: aktualna sygnatura, tytuł

(treść) jednostki, daty skrajne, ewentualnie dawne sygnatury i uwagi (adnotacje o

aneksach, o językach obcych i wykonanym mikrofilmie oraz opis zewnętrzny

dokumentów)

16

. Zasadnicze znaczenie ma notka dotycząca treści, gdyż informuje

użytkownika o zawartości jednostki archiwalnej. Wysoki walor informacyjny

inwentarza książkowego zespołu jest tylko wówczas spełniony, kiedy jest on

prawidłowo i solidnie opracowany. Dlatego inwentarze książkowe często zaopatrzone

w różnego rodzaju skorowidze i w załączniki oraz bibliografię, a w przypadku

zespołów ponownie opracowanych również w konkordancję sygnatur. Stare

inwentarze książkowe, wycofane już z użycia i zastąpione przez inne pełniejsze

15

Wstęp do inwentarza zespołu (zbioru) powinien zawierać informację ustrojowo-historyczną o

twórcy akt, dzieje samego zespołu, charakterystykę archiwalna i stan zachowania, omówienie zawartości
materiałów oraz metod ich opracowania.

16

Zasady opracowania inwentarzy ciągłych (książkowych) zostały ustalone przez NDAP w 1961

roku.

nazywamy martwymi. Inwentarze archiwalne pod względem merytorycznym dzielą się

na inwentarze realne — obejmujące wszystkie zachowane akta zespołu (zbioru) w

zasobie danego archiwum i inwentarze idealne — uwzględniające wszystkie

zachowane materiały archiwalne bez względu na miejsce ich obecnego

przechowywania tudzież materiały, które uległy zaginięciu lub zniszczeniu.

Krańcowym przykładem inwentarza idealnego byłby inwentarz zespołu (zbioru) już

nie istniejącego odtworzony na podstawie rekonstrukcji źródeł ubocznych. Inwentarze

zespołów o donośnym znaczeniu ze względu na twórcę dokumentów lub na unikalną

wartość źródłową opracowuje się z myślą o ich publikacji

17

.

Rolę zbliżoną do inwentarza zespołu, choć zastępczą, pełni w archiwach opis

akt. Mogą to być spisy zdawczo-odbiorcze przygotowane przez jednostkę zdającą akta

do archiwum lub usystematyzowane spisy akt sporządzone przez pracowników w

archiwum. Choć powszechnie uważa się je za podstawową pomoc ewidencyjną,

prawidłowo sporządzone i usystematyzowane spisy pozwalają łatwo dotrzeć do

interesujących badacza materiałów. Istotne znaczenie spisów zdawczo-odbiorczych

wynika choćby z faktu ich powszechności w archiwach, szczególnie w zakładowych.

Do drugiej grupy kwalifikują się również przewodniki po zespołach, ale tylko

wtedy, kiedy odsyłają do określonej jednostki archiwalnej, a nawet do konkretnego

dokumentu. Ich opracowanie wymaga od archiwisty wielostronnej znajomości

zawartości materiałów w zespole i dużego nakładu pracy. Mimo wielu zalet, ich

publikowanie jest uzasadnione tylko dla zespołów o bardzo złożonej strukturze

organizacyjnej oraz cieszących się dużym zainteresowaniem badaczy.

Nieco inny charakter mają katalogi archiwalne (inwentarze tematyczne),

opracowywane wyłącznie do wybranych tematów lub dotyczące określonego regionu.

W odróżnieniu od inwentarza książkowego nie muszą zawierać całego materiału

zgromadzonego w zespole (zbiorze), nie zachowują również kolejności opisów

zgodnej z kolejnością sygnatur. O ile inwentarz jest wartością stałą i pełni rolę „stróża

akt”, o tyle katalog jest przewodnikiem po nich, ułatwiającym użytkownikowi

poszukiwanie materiałów do określonego tematu. Katalogów do jednego zespołu

17

Do takich należy niewątpliwie „Inwentarz akt gen. Władysława Sikorskiego, 1894—1940”,

Warszawa 1983.

może być kilka, tyle pod iloma kątami widzenia będziemy ujmowali materiał aktowy.

Katalog może obejmować materiały z jednego lub z wielu zespołów, uszeregowanych

następnie według ustalonych kryteriów, najczęściej rzeczowych. Możliwy jest również

układ alfabetyczny, geograficzny lub chronologiczny. Częściej spotykaną formą

inwentarzy tematycznych są publikowane informatory o materiałach archiwalnych.

Odsyłają one badaczy do określonych zespołów i do jednostek archiwalnych,

wskazują na różne archiwa, a także na biblioteki i muzea, w kraju i zagranicą, w

których znajdują się materiały do wybranego tematu. Funkcję informacyjną spełniają,

nie będąc typowymi pomocami archiwalnymi, wydawnictwa źródłowe oraz artykuły

materiałowe publikowane na lamach „Archeionu” i innych czasopism naukowych.

Trzecia grupa pomocy to — niesystematyczne pomoce archiwalne wyższego

rzędu. Terminem tym określa się dawne regesty i sumariusze oraz repertoria, a także

współcześnie opracowywane wszelkiego typu skorowidze i kartoteki. Regest obecnie

pełni funkcji prostego streszczenia oddzielnych pism i dokumentów. Sumariusz

natomiast stanowi niejako zestawienie owych streszczeń w określonym układzie

rzeczowym, a także osobowym i geograficznym. Sporządza się go zwykle dla

szczególnie ważnych dla nauki tudzież zniszczonych fizycznie zbiorów. Składnikami

sumariusza są: data, treść i sygnatura. W ostatnich latach archiwa owe poświęcały

sporo uwagi opracowaniu różnego rodzaju skorowidzów i kartotek. Skorowidz —

według prof. Kazimierza Konarskiego jest uzupełnieniem poszukiwań prowadzonych

przez inwentarz

18

. Jest to księga zawierająca hasła i sygnatury służąca do

wyszukiwania danych o archiwaliach. Skala typów skorowidza jest niezwykle rozległa

i można ujmować je pod różnymi punktami widzenia. Na gruncie archiwów prawie

wszystkie skorowidze są alfabetyczne i selektywne. Do skorowidzów zalicza się

przede wszystkim indeksy archiwalne. Można je opracowywać do całego inwentarza

zespołu lub do jego części. Głównymi składnikami indeksu są: hasło i sygnatura.

Istnieją trzy podstawowe rodzaje indeksów: osobowe, geograficzne i rzeczowe. Mogą

być przy tym proste i złożone, tj. z bardziej rozwiniętymi hasłami

19

. Najłatwiej

18

K. K o n a r s k i, Podstawowe zasady archiwistyki, „Archeion” t. XIX/XX, Warszawa 1951, s.

19—104.

19

Instrukcja w sprawie sporządzania indeksów do inwentarzy archiwalnych z 26.01.1974 roku,

NDAP.

opracować indeks osobowy, a najbardziej pracochłonne i skomplikowane jest

opracowanie indeksu rzeczowego. Repertorium stanowi bardziej od indeksu

rozwiniętą formę skorowidza, gdyż zawiera nie tylko samo hasło, ale szeroką

informację o treści akt. Wysokie walory informacyjne posiadają znajdujące się w

archiwach kartoteki tematyczne i osobowe. Usystematyzowane alfabetycznie,

chronologicznie lub rzeczowo oddają duże usługi nie tylko użytkownikom, ale i

pracownikom archiwum przy opracowywaniu odpowiedzi na kwerendy. Mogą być

również wykorzystywane przy opracowywaniu komputerowych baz danych. Stroną

ujemną tego typu pomocy, jest ich dezaktualizacja w przypadku zmiany sygnatur

archiwalnych. Celowość sporządzania niesystematycznych pomocy informacyjnych w

dużej mierze zależy od zainteresowań użytkowników oraz od jakości opracowania

inwentarzy.

Przedstawiona charakterystyka pomocy archiwalnych ogranicza się wyłącznie

do dokumentacji aktowej. Przy opracowaniu pomocy archiwalnych dla dokumentacji

obrazowej i dźwiękowej oraz dokumentacji technicznej i kartograficznej stosuje się

nieco inne rozwiązania.

Stan pomocy archiwalnych w Centralnym Archiwum Wojskowym

Ogólna charakterystyka pomocy w archiwach polskich została przedstawiona

w oparciu o literaturę tematu, która wyszła głównie spod pióra archiwistów

związanych z państwową służbą archiwalną

20

. Niewiele wiadomo o pomocach

archiwalnych w archiwach wyodrębnionych z państwowej służby archiwalnej i w

archiwach niepaństwowych

21

. Wśród archiwów resortowych Centralne Archiwum

20

Najpełniejszy przegląd pomocy ewidencyjno-informacyjne w literaturze archiwalnej przedstawili:

K. K o n a r s k i, Podstawowe zasady ...; tenże, Wstęp do inwentarza zespołu archiwalnego, „Archeion” t.
XXI, 1952; I. R a d k e, L. S u ł k o w s k a - K u r a s i o w a, Pomoce ewidencyjno-informacyjne w
archiwach państwowych, (w:) Archiwa warsztatem pracy historyka, Toruń 1971; H. B a r c z a k, S.
N a w r o c k i, C. W ł o d a r s k a, Zagadnienie informacji naukowej w archiwach państwowych, „Archeion”
t. LVI, 1971; R. P i e c h o t a, Pomoce archiwalne — Stan obecny i perspektywy, „Archeion” t. LXVII, 1979;
C. W ł o d a r s k a, Pomoce informacyjne w archiwach, Stan obecny i perspektywy na przyszłość, „Archeion” t.
LXVIII, 1979; B. K r o l l, Sporządzanie podstawowych systematycznych archiwalnych pomocy
informacyjnych, „Archeion” t. LXXVIII, 1984; H. R o b ó t k a, B. R y s z e w s k i, A. T o m c z a k,
Archiwistyka, Warszawa 1989.

21

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, Dziennik Ustaw

Wojskowe może poszczycić się bardzo dużym dorobkiem w zakresie opracowania

pomocy archiwalnych

22

oraz popularyzacji własnych zbiorów. Przebieg prac nad

opracowaniem zasobu archiwalnego i sporządzaniem pomocy archiwalnych w CAW

został zaprezentowany na konferencji metodycznej, która obradowała w Toruniu w

czerwcu 1971 roku pod hasłem „Archiwa warsztatem pracy historyka”

23

.

Pracownicy Centralnego Archiwum Wojskowego po zabezpieczeniu

ocalałych po drugiej wojnie światowej archiwaliów Wojska Polskiego

24

przystąpili do

ich porządkowania i udostępniania dla celów badawczych. Ważnym wydarzeniem dla

wojskowej służby archiwalnej było opracowanie w 1957 roku pierwszej instrukcji o

postępowaniu z wojskowymi materiałami archiwalnymi. Do jej opracowania

wykorzystane zostały doświadczenia archiwów cywilnych. Również przy

opracowywaniu podstawowych pomocy archiwalnych uwzględniano wytyczne

metodyczne obowiązujące w archiwach państwowych

25

, przystosowując je do

specyfiki dokumentów proweniencji wojskowej. Pierwszą pomocą archiwalną o

charakterze sygnalnym informującą o zespołach akt Wojska Polskiego z okresu II

Rzeczypospolitej był opublikowany w 1959 roku „Archiwalny Biuletyn

Informacyjny”

26

. Sprawą fundamentalną było wydanie w 1996 roku pierwszego

informatora o zasobie archiwum

27

. Informator w odróżnieniu od planowanego

wcześniej przewodnika nie zawiera wyczerpujących informacji o wszystkich

zespołach i kolekcjach zgromadzonych w CAW

28

. Obecnie zostały zakończone prace

nr 38, poz. 173.

22

L e w a n d o w i c z, B. W o s z c z y ń s k i, Przebieg prac nad pomocami archiwalnymi w

Centralnym Archiwum Wojskowym w latach 1960—1964, „Archeion” t. XLV, 1966, s. 108—118; T.
Z a l e w s k i, Skorowidzowanie akt, (w:) Wybrane zagadnienia z archiwistyki wojskowej, Warszawa 1954, s.
95—100; H. F a b j a ń s k i, Pomoce ewidencyjne stosowane w pracy archiwalnej, (w:) Wybrane zagadnienia z
teorii i praktyki wojskowej służby archiwalnej, Warszawa 1967, s. 74—88.

23

B. W o s z c z y ń s k i, Udostępnianie akt w Centralnym Archiwum Wojskowym, (w:) Archiwa

warsztatem przy historyków, cz. II, Toruń 1972, s. 25—36.

24

W dniu 5.08.1945 roku ukazał się rozkaz Naczelnego Dowództwa WP powołujący do życia

Centralne Archiwum Wojskowe w Gdańsku—Oliwie, gdzie Niemcy w czasie okupacji przechowywali
dokumenty instytucji i jednostek Wojska Polskiego. Do zadań CAW należało przejęcie i zabezpieczenie tych
archiwaliów. Kolejny problem dotyczył zabezpieczenia wytworu kancelaryjnego jednostek bojowych WP z lat
1943—1945. Od 1951 roku Centralne Archiwum Wojskowe rozpoczęto funkcjonowanie w nowej siedzibie w
Warszawie.

25

Wskazówki metodyczne sporządzania inwentarzy archiwalnych zespołów (zbiorów) wytworzonych

w okresie kancelarii akt spraw XIX i XX w., oprac. dr I. R a d k e, BWSA nr 13—14, 1985, s. 23—41.

26

Archiwalny Biuletyn Informacyjny (wydany w formie powielonej), Warszawa 1959.

27

Centralne Archiwum Wojskowe. Informator o zasobie, oprac. A. B a r t n i k, J. C i e s i e l s k i,

W. R o m a n, T. W a w r z y ń s k i.

28

J. C i e s i e l s k i, Koncepcja informatora o zasobie Centralnego Archiwum Wojskowego, BWSA

nad informatorem o zasobie aktowym instytucji MON i zasobach archiwów dawnych

okręgów wojskowych

29

.

Dla akt z okresu 1914—1939 i kampanii wrześniowej został opracowany na

użytek wewnętrzny spis zespołów

30

, zawierający następujące dane: nazwę zespołu

(grupy zespołów, zbioru, kolekcji), sygnaturę archiwalną, ramy chronologiczne,

rozmiary, rodzaj opracowanych pomocy archiwalnych oraz miejsce przechowywania.

Spis zespołów opracowany z myślą o użytkownikach i poszerzony o materiały

archiwalne wytworzone po 1939 roku stanowiłby bardzo cenną pomoc archiwalną nie

tylko o charakterze ewidencyjnym, ale przede wszystkim o charakterze

informacyjnym

31

. Inna bardzo użyteczną pomocą archiwalną o charakterze sygnalnym

jest kartoteka zespołów (zbiorów) dla całego zasobu aktowego prowadzona na bieżąco

w Pracowni Naukowej CAW, na wzór istniejącej w NDAP centralnej kartoteki

zespołów. Złożona z kart „A” stanowi bardzo ważną pomoc informującą o zespołach i

kolekcjach przechowywanych w Centralnym Archiwum Wojskowym i w archiwach

okręgów wojskowych, a także o twórcach akt — instytucjach i jednostkach Wojska

Polskiego.

Cały zasób archiwalny Centralnego Archiwum Wojskowego jest

zewidencjonowany. Podstawową pomoc ewidencyjną dla zasobu aktowego stanowi

rejestr spisów akt przekazywanych, który pełni rolę księgi inwentarzowej

32

. W CAW

prowadzi się również ewidencję zespołów, zawierającą następujące dane: nazwę

twórców zespołów akt, numery spisów akt przekazanych, daty skrajne zespołów oraz

ilość przejętych dopływów akt

33

.

Z obawy o stan fizyczny ocalałych zbiorów przedwojennego Archiwum

Wojskowego pracownicy CAW przystąpili w pierwszej kolejności do porządkowania

zespołów akt instytucji i formacji Wojska Polskiego z lat 1918—1939 i

opracowywania podstawowych pomocy ewidencyjno-informacyjnych. W

nr 17, 1994, s. 23—26.

29

K. B a n a s z e k, Informator o Archiwum Instytucji Ministerstwa Obrony Narodowej i archiwach

rodzajów sil zbrojnych, Warszawa 2000.

30

Spis zespołów akt z lat 1914—1939, oprac. od kierunkiem ppłk. K. B a r a, Warszawa 1980.

31

Szerzej: H. F a b i a ń s k i, Pomoce ewidencyjne stosowane w pracy archiwalnej, (w:) Wybrane

zagadnienia z teorii i praktyki wojskowej służby archiwalnej, Warszawa 1997.

32

J. M i c e w i c z, Praktyka tworzenia i obiegu informacji archiwalnej w archiwach wojskowych —

propozycje usprawnienia, BWSA nr 11, 1981.

33

Ibidem.

początkowym okresie ze względu na przemieszanie akt i niekompletność zespołów

ograniczono się do sporządzania prowizorycznych pomocy informacyjno-

ewidencyjnych tj. spisów akt i inwentarzy kartkowych. Obecnie cały zasób aktowy z

lat 1914—1939 jest uporządkowany. Większość opracowanych zespołów i kolekcji

posiada inwentarze książkowe zaopatrzone we wstępy oraz skorowidze. Do niektórych

inwentarzy zespołów akt Naczelnego Dowództwa WP, wytworzonych systemem

kancelarii austriackiej opracowano repertoria

34

. Część zespołów i kolekcji z lat 1914—

1921 udostępnia się nadal na podstawie starych inwentarzy sporządzonych jeszcze w

Archiwum Wojskowym

35

. W 1964 roku CAW otrzymało w ramach rewindykacji z

archiwów b. ZSRR 164 mb archiwaliów Wojska Polskiego z lata 1918—1939

36

Włączenie tak dużej ilości nabytków do macierzystych zespołów i zbiorów łączyło się

często z ich ponownym opracowaniem. Kierując są pilną potrzebę historyków

wojskowych zwrócono szczególną uwagę na akta Wojska Polskiego z lat wojny

1943—1945

37

. Opracowane inwentarze książkowe ze względu na duże

zapotrzebowanie ze strony użytkowników wydano drukiem

38

. Ukazały się w czterech

częściach i zawierały 525 zespoły akt. Dalsze prace nad opracowaniem materiałów

archiwalnych z okresu drugiej wojny światowej byty związane z kolekcja „Kampania

wrześniowa” oraz zespołem akt Oddział VI Naczelnego Wodza w Londynie. Cały

zasób aktowy Wojska Polskiego lat 1945—1968 zinwentaryzowano. Z kart inwentarza

kartkowego został utworzony katalog, który usystematyzowany według twórców akt

pełni rolę podstawowej pomocy informacyjno-ewidencyjnej. W ostatnich latach

dużym przedsięwzięciem były prace związane z uporządkowaniem zbioru

archiwaliów Oddziału II Sztabu Generalnego (Głównego) i Samodzielnych Referatów

Informacyjnych DOK I—X z lat 1918—1939, otrzymanych w 1989 roku z Archiwum

MSW. Po opracowaniu inwentarza książkowego dla zespołu akt Oddziale II Sztabu

Głównego i attaches wojskowych z inwentarza kartkowego zostanie utworzony

34

L. L e w a n d o w i c z, B. W o s z c z y ń s k i, Przebieg prac ...

35

Dotyczy to takich zespołów jak: Legiony Polskie, Komisja Wojskowa Tymczasowej Rady Stanu,

Departament Wojskowy NKN, Polska Siła Zbrojna, Polski Korpus Posiłkowy, Formacje Wschodnie, Armia gen.
Hallera, Powstania Śląskie.

36

B. W o s z c z y ń s k i, Materiały archiwalne przekazane Centralnemu Archiwum Wojskowemu ze

Związku Radzieckiego, WPH nr 4, 1964, s. 281—297.

37

R. P o l k o w s k i, Tworzenie akt i działalność praktyczna kancelarii ludowego Wojska Polskiego.

Wybrane zagadnienia op. cit., s. 14—15.

38

Inwentarz akt ludowego Wojska Polskiego, Jednostki bojowe cz. 1. Warszawa 1961.

katalog rzeczowy. Będzie pełnił on rolę przewodnika w poszukiwaniu dokumentów do

określonego tematu po tym liczącym kilka tysięcy jednostek archiwalnych i bardzo

złożonym pod względem strukturalnym zespole. Obecnie działalność Wydziału

Naukowego — Archiwalnego CAW jest skoncentrowana nad opracowaniem akt

Wojska Polskiego z okresu powojennego do 1968 roku. Inwentarze książkowe

posiadają tak ważne zespoły akt, jak m.in. Sztab Generalny WP i Dowództwa

Okręgów Wojskowych.

W ramach działalności naukowo-informacyjnej pracownicy Centralnego

Archiwum Wojskowego opracowywali referaty materiałowe

39

, prezentując je na

sesjach i konferencjach naukowych, a także publikowali artykuły informacyjne m.in.

w „Archeionie” i „Wojskowym Przeglądzie Historycznym” oraz wielu innych

czasopismach naukowych. Są to przeważnie „skrócone inwentarze” — charakterystyki

materiałów archiwalnych dobranych do różnych zagadnień z dziedziny historii

wojskowości oraz najnowszej historii Polski. Ważnym wydarzeniem dla Archiwum

było wydanie w 1969 roku pierwszego numeru własnego „Biuletynu Wojskowej

Służby Archiwalnej” (dotychczas ukazały się 22 numery). Publikuje się tu artykuły

poruszające problemy metodyczne archiwistyki wojskowej, ale przede wszystkim

artykuły informujące o dziejach i organizacji wojskowych twórców zespołów akt oraz

o źródłach archiwalnych. Mając na uwadze szeroką popularyzacje materiałów

proweniencji wojskowej bezpośrednio w środowiskach użytkowników biuletyn

rozsyłany jest do bibliotek i instytutów naukowo-badawczych o profilu historycznym

oraz wszystkich placówek archiwalnych. Centralne Archiwum Wojskowe zawsze

przywiązywało duże znaczenie do publikacji wydawnictw dokumentów z bogatych

zbiorów archiwum. We współpracy z Wojskowym Instytutem Historycznym ukazały

się źródła do działalności Wojska Polskiego w latach 1943—1945

40

, materiały

dotyczące wojny obronnej Polski w roku 1939

41

oraz materiały obrazujące obronę

Warszawy w 1939 roku

42

. Dokumenty Centralnego Archiwum Wojskowego znalazły

39

W. R o m a n, Wykorzystanie zasobu archiwalnego CAW w latach 1945—1998, BWSA nr 21, w.

142.

40

Organizacja i działania bojowe ludowego Wojska Polskiego w latach 1943—1945, t. I, 1958; t. II,

1964; t. III, 1965.

41

Wojna obronna Polski 1939, Warszawa 1968.

42

Obrona Warszawy w 1939, Warszawa 1968.

się w znanym wydawnictwie „Źródła do dziejów Powstań Śląskich”

43

. W ostatnich

latach pracownicy CAW uczestniczyli w przygotowaniu do druku niezwykle ważnych

dla dziejów najnowszych Polski wydawnictw źródłowych zawierających unikalne

dokumenty przechowywane w zasobie archiwum. Mowa o wydawnictwach — „Bitwa

Warszawska 1920”

44

i „Bitwa Niemeńska 1920

45

. We współpracy z Ośrodkiem

„Karta” został opracowany „Indeks Represjonowanych”, zawierający alfabetyczne

wykazy jeńców wojennych z 1939 roku oraz internowanych obywateli polskich, a

następnie więzionych w sowieckich łagrach

46

.

Ważną funkcję informacyjną spełnią w Centralnym Archiwum Wojskowym

kartoteki osobowe i tematyczne. Oddają one usługi nie tylko użytkownikom, ale i

pracownikom archiwum w odpowiedzi na liczne kwerendy. W ciągu wielu lat

funkcjonowania archiwum dzięki żmudnej pracy pracowników Wydziału Informacji

Archiwalnej powstała specjalna kartoteka „kwerend załatwionych pozytywnie”.

Kartoteki osobowe zgromadzone w Pracowni Naukowej stanowią bezcenne źródło nie

tylko dla badaczy, ale również dla żołnierzy i ich rodzin. Wymienić tu należy:

kartotekę akt personalnych i odznaczeniowych oficerów WP; kartotekę żołnierzy

wcielonych do WP w 1943 roku na terenie ZSRR; kartotekę uczestników szturmu na

Berlin; kartotekę żołnierzy leczonych w batalionach sanitarnych; kartotekę żołnierzy

rannych i chorych, leczonych i zmarłych w szpitalach WP w latach 1944—1945;

kartotekę ewidencyjną pułków zapasowych (1944—1945); kartotekę sądzonych przez

sądy wojskowe po 1945 roku oraz skorowidz żołnierzy Polskich Sił Zbrojnych na

Zachodzie. W latach 1991—1995 zasób Centralne Archiwum Wojskowe wzbogacił

się o niezwykle ważne dla losów Polaków — kartoteki osobowe, utworzone z

materiałów pozyskanych w archiwach rosyjskich, litewskich i białoruskich przez

Wojskową Komisję Archiwalną

47

. Są to: kartoteka polskich jeńców wojennych z 1939

43

Źródła do dziejów powstań śląskich, Wrocław—Warszawa—Kraków t. I, 1963; t. II, 1970. Z

Centralnego Archiwum Wojskowego pochodzi 115 przekazów źródłowych; B. W o s z c z y ń s k i,
Udostępnianie akt.... s. 33.

44

Bitwa Warszawska 1920, oprac. A. B a r t n i k, J. C i s e k, H. M a l c z e w s k a, T.

R a w s k i, S. S o k ó ł, W. S t r z a ł k o w s k i, M. T a r c z y ń s k i, T. W a w r z y ń s k i, t. 1, Warszawa
1995; t. 2, Warszawa 1996.

45

Bitwa Niemeńska 1920, t. I, Warszawa 1999; t. II, Warszawa 2000.

46

T. V, Jeńcy w Griazowniku i Suzdalu, Warszawa 1998; t. VI, Aresztowani w rejonie Lwowa i

Drohobycza, Warszawa 1998; t. VII, Uwięzieni w Stalinogorsku, Warszawa 1999; t. XI, Jeńcy w Juży,
Warszawa 2000.

47

Informacja o wynikach pracy Wojskowej Komisji Archiwalnej w archiwach Federacji Rosyjskiej w

roku i więzionych w obozach na terenie ZSRR

48

kartoteka internowanych w latach

1939—1945; kartoteka polskich przedwojennych akt personalnych z Białorusi oraz

kartoteka rodzin deportowanych z Litwy w latach 1941—1951. Pracownicy Wydziału

Naukowego przystąpili natychmiast do ich opracowania, co dało wymierne efekty. Do

Centralnego Archiwum Wojskowego zgłaszają się rodziny wziętych do niewoli

żołnierzy WP, Straży Granicznej i Korpusu Ochrony Pogranicza, a także innych

internowanych obywateli polskich z terenów wschodnich II Rzeczypospolitej, po

wkroczeniu tam 17 września 1939 roku Armii Czerwonej. Wszystkie kartoteki

osobowe i tematyczne zgromadzone w CAW stanowią obecnie podstawę materiałową

do opracowania programów komputerowych.

Perspektywy

Archiwa polskie aby sprostać wyzwaniom jakie niesie z sobą XXI wieku

zmuszone będą przystosować system informacji naukowej oparty nadal na

tradycyjnych pomocach archiwalnych do skomputeryzowanych systemów

informacyjnych. Wprowadzenie całego zasobu archiwalnego do pamięci komputera

wymaga usprawnienia dotychczas funkcjonującego w archiwach aparatu

informacyjno-ewidencyjnego. Różnorodność zgromadzonej dokumentacji, jej

niejednolitość i wieloaspektowość stwarzają trudności przy opracowaniu wykazu słów

kluczowych używanych w terminologii archiwalnej

49

. Przed polskimi archiwistami

stoi trudne zadanie, aby ją precyzyjnie określić i ujednolicić oraz przystosować do

światowego standardu opisu archiwaliów

50

. Problematyce tej poświęcony był

Międzynarodowy Kongres Archiwów w Montrealu w 1993 roku. Aktualny pogląd na

stosowanie techniki komputerowej w archiwach na świecie oddają uchwały ostatniego

okresie wrzesień 1992 — czerwiec 1993, BWSA nr 16, 1993, s. 5—59.

48

H.W. H i l l e r, Kartoteka polskich jeńców wojennych z 1939 roku, BWSA nr 19, 1996, s. 97—

101.

49

M. P o l e t y ł o, Zasady budowy tezaurusa, Warszawa 1968; S. N a w r o c k i, Tezaurus

archiwalny. Warszawa 1981.

50

S. N a w r o c k i, Problem wykorzystywania techniki komputerowej w archiwach zagranicznych ze

szczególnym uwzględnieniem postępowania z nowoczesnymi nośnikami informacji, (w:) Archiwa polskie wobec
wyzwań XXI wieku. Pamiętnik III Powszechnego Zjazdu Archiwistów Polskich, Toruń, 2—4 września 1997, t. I,
Radom 1998.

XIII Międzynarodowego Kongresu Archiwów, który obradował we wrześniu 1996

roku w Pekinie, pod hasłem „Archiwa pod koniec stulecia. Bilans i perspektywy

51

.

Biorąc pod uwagę fakt, że stosowanie techniki komputerowego przetwarzania danych

upowszechniło się w: bibliotekach i archiwach większości krajów świata, archiwa

polskie bez jej szerokiego zastosowania niewiele będą liczyły się w dyskusji nad

rozwiązywaniem współczesnych problemów archiwalnych na forum

Międzynarodowej Rady Archiwalnej przy UNESCO. Sięgając do historii, praktyczne

zastosowanie techniki komputerowej w zakresie informacji naukowej pojawiło się już

latach 60-tych w USA, początkowo w bibliotekach, a następnie w archiwach. Dla

zbiorów bibliotecznych opracowano standard opisu, który otrzymał nazwę MARC. W

1984 roku archiwa amerykańskie przygotowały wersję standardu opisu materiałów

archiwalnych o nazwie MAEC AMC. Dla potrzeb archiwów brytyjskich

przekształcono go w wersję o nazwie MAD. W Centralnym Archiwum Public Records

Orfice w Londynie skomputeryzowano obsługę pracowni naukowych oraz pomoce

archiwalne. W Niemczech wiodącym archiwum w zakresie komputeryzacji jest od

wielu lat Bundesarchiv, gdzie przy pomocy komputerów opracowuje się nie tylko

akta, ale materiały audiowizualne i dokumentacje elektroniczną. Początki

komputeryzacji w polskiej archiwistyce, to przede wszystkim działalność od 1970

roku zespołu poznańskiego „Informatyka i archiwa”, kierowanego przez prof.

Stanisława Nawrockiego. Jest on autorem pionierskiego opracowania „Komputer w

służbie archiwalnej”

52

. Na początku lat 90-tych na Uniwersytecie w Toruniu powstał

drugi ośrodek naukowy działający pod kierunkiem prof. Bogdana Ryszewskiego,

zajmujący się wykorzystaniem komputera do opisu archiwaliów. Efektem pracy

zespołu toruńskiego stal się model standardu opisu archiwaliów polskich, pracującego

na dziewięciu poziomach informacyjnych, o nazwie POPAR (Format Opisu

Archiwaliów Polskich)

53

. Jego mankamentem jest niestety brak kartoteki haseł

wzorcowych. Kiedy w latach 90-tych trafiły do wszystkich polskich archiwów

komputery realna stała się możliwość ich wykorzystania opracowaniu baz danych.

51

Tamże.

52

Tenże, Komputer w służbie archiwalnej, Poznań 1985.

53

B. R y s z e w s k i, Problemy komputeryzacji archiwaliów, Toruń 1994; W. N o w o s a d,

Dokumentacja komputerowa w strukturze zasobu archiwalnego, (w:) Archiwa polskie ...; W.
C h o r a ż y c z e w s k i, Polski standard opisu archiwaliów FOPAR na tle standardów obcych, tamże.

Według Centralnego Ośrodka Informacji Archiwalnej ciągu ostatnich kilku lat

powstało w archiwach państwowych ponad 400 komputerowych baz danych,

różnorodnych pod względem tematyki i wielkości. Zawierają często informacje trudne

do odszukania przy pomocy tradycyjnych pomocy archiwalnych. Przykładem bazy

danych opracowanej na podstawie systematycznych pomocy archiwalnych jest

inwentarz Ambasady RP w Rzymie i Ambasady RP w Moskwie, Poselstwa Polskiego

w Teheranie oraz Ministerstwa Spraw Zagranicznych ze zbiorów Archiwum Akt

Nowych. Wyjątkowy charakter ma baza danych powstała w 1995 roku w Archiwum

Dokumentacji Mechanicznej przy współpracy z firmą Kodak, zawierająca skanowane

fotografie oraz ich opis. Najdłuższą historię ma skomputeryzowana Ewidencja

Zasobów Archiwalnych „SEZAM”, opracowana przez Centralny Ośrodek Informacji

Archiwalnej przy Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych

54

. Pomyślana jako

pierwsza ogólnopolska baza danych rejestrująca zasób na poziomie zespołu (zbioru)

stanowi rozwinięcie centralnej kartoteki zespołów. Początki programom zawierającym

standardy opisu dla określonych rodzajów dokumentacji dały prace zespołu

powołanego do opisu dokumentów wytworzonych do końca XVIII w. — SCRINIUM.

Natomiast w Archiwum Głównym Akt Dawnych przygotowano założenia programu

„Walezy” zaplanowanego jako baza danych łącząca wszystkie regesty i indeksy.

Wykorzystanie techniki komputerowej znalazło szerokie zastosowanie również w

Centralnym Archiwum Wojskowym. Już od 1993 roku we współpracy z Wojskową

Komisją Archiwalną przystąpiono do opracowywania komputerowych baz danych —

„Kolekcji dokumentów z archiwów rosyjskich” oraz kartoteki akt personalnych

żołnierzy polskich i innych osób internowanych w ZSRR

55

. Centralne Archiwum

Wojskowe systematycznie realizuje program wprowadzania całego zasobu

archiwalnego do pamięci komputerów. Powstały nowe bazy danych specyficzne dla

dokumentacji wojskowej

56

. Centralna Baza Danych Wojskowych Twórców Akt

(WTA) zawiera informacje o organizacji jednostek i instytucji wojskowych oraz o

54

Skomputeryzowana Ewidencja Zasobów Archiwalnych (SEZAM), wersja 1.3. Instrukcja

wprowadzenia i wyszukiwania danych, Warszawa 1996, NDAP.

55

A. W y s o c k i, Kartoteka akt personalnych pozyskanych z archiwów rosyjskich, BWSA nr 19, s.

101—107.

56

E. K o n r a d – M ł y n a r s k a, Centralna baza danych wojskowych twórców akt. Cel powstania i

zasady funkcjonowania, BWSA nr 20, 1997, s. 5—15.

wytworzonych przez nie aktach. Będzie ona obejmowała jednostki i instytucje

wojskowe działające zarówno w okresie międzywojennym, jak i powojennym, a zatem

cały zasób aktowy CAW. Funkcję pomocy archiwalnych spełniają również Centralna

Baza Danych Sądowych „Temida”, która powstała na podstawie akt sądowych i

związanych z nimi kart ewidencyjnych

57

oraz Centralna Baza Danych Personalnych

CEBA. Program CEBA zapewnia obsługę kartotek akt personalnych i

odznaczeniowych z okresu 1918—1939 oraz kartotek powstańców śląskich i

wielkopolskich. W oparciu o opracowaną przez Centralny Ośrodek Informacji

Archiwalnej przy NDAP ogólnopolską bazę danych o zasobach archiwalnych SEZAM

została opracowana Centralna Bazą Danych Opracowanych Zespołów Archiwalnych

OZA

58

. Jest ona podstawowym elementem tworzonego w Centralnym Archiwum

Wojskowym komputerowego Systemu Informacyjno-Wyszukiwawczego o nazwie

„Archiwum”. Zapewnia on korzystanie ze wszystkich baz wchodzących w skład

systemu.

Reasumując, mimo tak szybkiego rozwoju techniki komputerowej, w

archiwach polskich w najbliższych latach funkcjonować będzie tradycyjny system

wyszukiwania informacji oparty głównie o inwentarze zespołów akt. Dlatego działania

archiwistów powinny iść w kierunku podwyższenia jakości ich opracowania. Stanowią

one bowiem podstawową pomoc informacyjno-ewidencyjną we wszystkich archiwach

i służą do opracowywania innych wysoce użytecznych pomocy informacyjnych, jak

przewodniki archiwalne, a także komputerowych baz danych. Krokiem w przyszłość

winno być tworzenie nowych baz danych, obejmujących coraz to większe obszary

zasobów archiwalnych oraz ich powszechna dostępność, a także możliwość

swobodnej wymiany informacji o własnych zbiorach pomiędzy archiwami w kraju i

zagranicą.

57

E. K o n r a d – M ł y n a r s k a, Centralna baza danych sądowych. Cel powstania i zasady

funkcjonowania, BWSA nr 21, 1998, s. 169—175.

58

J. G z y l, Z.G. K o w a l s k i, OZA — Centralna Baza Danych Opracowanych Zespołów

Archiwalnych, BWSA nr 21, 1998, s. 153—168.