DOKUMENTACJA
KADROWA W MA

ŁEJ FIRMIE

– NIEZB

ĘDNIK MAŁEGO PRZEDSIĘBIORCY

Prowadź zgodną z prawem dokumentację
pracowniczą

34 pr

akty

czne wz

or

y

dokumen

tó

w kadr

ow

ych

do w

yk

or

zy

stania

NA

JNO

W

SZE

WY

D

ANIE

wyja

śnienia

z

przyk

łady

z

dokumenty

z

podstawy prawne

Dokumentacja kadrowa w ma

łej
fi rmie – niezb

ę

dnik ma

łego przedsi

ę

biorcy

UOB 39

cena 55 z

ł

DOKUMENTACJA
KADROWA W MA

ŁEJ FIRMIE

– NIEZB

ĘDNIK

MA

ŁEGO PRZEDSIĘBIORCY

wyja

śnienia, przykłady, dokumenty, podstawy prawne

Prowadź zgodną z prawem dokumentację
pracowniczą.

Kup książkę

Kierownik Centrum Wydawniczego
Agnieszka Konopacka-Kuramochi

Wydawca
Agnieszka Gorczyca

Redakcja
Aleksandra Pudzianowska

Opracowanie okładki
Katarzyna Kośmider

Koordynator produkcji
Mariusz Jezierski

Korekta
Zespół

Autorzy:
Monika Frączek
Grażyna Mazur
Marta Madej
Adam Dura
Sylwia Mizerek
Adrianna Jasińska-Cichoń
Bożena Lenart
Agnieszka Różańska
Joanna Kaleta
Katarzyna Wrońska-Zblewska
Agnieszka Fulara-Jaroszyńska

ISBN 978-83-269-3214-4

Copyright © by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
Warszawa 2014

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a,
www.wip.pl
tel. [phone], faks 22 617 60 10

Skład i łamanie: „Triograf ” Dariusz Kołacz
Druk: Zakłady Graficzne MOMAG SA,
ul. Farbiarska 28/32, 97-200 Tomaszów Mazowiecki

„Dokumentacja kadrowa w małej firmie” chroniona jest prawem autorskim.
Przedruk materiałów opublikowanych w publikacji „Dokumentacja kadrowa w małej firmie” – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz
nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło.
Publikacja „Dokumentacja kadrowa w małej firmie” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wy-
sokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji „Dokumentacja kadrowa w małej
firmie” wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać
dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów
państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji
„Dokumentacja kadrowa w małej firmie” wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Kup książkę

3

© Dokumentacja kadrowa w ma

łej fi rmie – niezbędnik małego przedsiębiorcy

Dokumentacja kadrowa
w ma

łej fi rmie – niezbędnik

ma

łego przedsiębiorcy

Rozdzia

ł 1 Nawiązanie i zmiana stosunku

pracy ......................................................................... 5

■

Kwestionariusz osobowy dla osoby

ubiegaj

ącej się o zatrudnienie ............................... 7

■

Kwestionariusz osobowy dla pracownika .............. 8

■

Dodatkowe zapisy w umowie o prac

ę

w ma

łych fi rmach .................................................. 15

■

Porozumienie zmieniaj

ące warunki umowy

o prac

ę (aneks) .................................................... 27

■

Akta osobowe cz

ęść ABC .................................... 37

Rozdzia

ł 2 Obowiązki pracodawcy ...................... 57

■

Bhp – szkolenie wst

ępne ..................................... 59

■

Dane osobowe – upowa

żnienie

do ich przetwarzania ............................................ 69

■

Za

świadczenie o zatrudnieniu

i zarobkach .......................................................... 77

Rozdzia

ł 3 Regulaminy, obwieszczenia

i wykazy .................................................................. 87

■

Informacja o warunkach zatrudnienia .................. 89

■

Informacj

ę o warunkach zatrudnienia

dla pracownika zatrudnionego

na cz

ęść etatu ..................................................... 92

■

Obwieszczenie o systemach i rozk

ładach

czasu pracy oraz okresach rozliczeniowych

czasu pracy ......................................................... 95

■

Wykaz prac lekkich dla m

łodocianych

zatrudnionych w innym celu ni

ż przygotowanie

zawodowe .......................................................... 100

■

Potwierdzenie zapoznania si

ę z treścią

regulaminu pracy ............................................... 104

Rozdzia

ł 4 Czas pracy ......................................... 111

■

Wniosek o system skróconego tygodnia

pracy .................................................................. 113

■

Wniosek o weekendowo-

świąteczny system

czasu pracy ....................................................... 116

■

Wniosek o indywidualny rozk

ład czasu

pracy .................................................................. 119

■

Wniosek o poinformowanie

o zatrudnianiu pracowników pracuj

ących

w nocy ............................................................... 122

■

Wniosek w sprawie zastosowania

ruchomego czasu pracy ................................... 124

■

Wniosek o udzielenie zwolnienia

od pracy w celu za

łatwienia

spraw prywatnych .............................................. 127

Rozdzia

ł 5 Urlopy wypoczynkowe ..................... 133

■

Plan urlopów ...................................................... 135

■

Dzia

łalność socjalna –

dofi nansowanie

wypoczynku//

świadczenie

urlopowe ............................................................ 143

Rozdzia

ł 6 Macierzyństwo .................................. 166

■

Przed

łużenie umowy do dnia

porodu ................................................................ 157

Dokumentacja kadrowa w ma

łej fi rmie – niezbędnik małego przedsiębiorcy

Spis tre

ści

3

© Praktyczny informator „Akta pracownicze 2014”

Kup książkę

4

Wiedza i Praktyka

Dokumentacja kadrowa w ma

łej fi rmie – niezbędnik małego przedsiębiorcy

Spis tre

ści

Rozdzia

ł 7 Zwolnienia w małej fi rmie

– obowi

ązki pracodawcy ..................................... 163

■

Porozumienie stron ............................................ 165

■

Rozwi

ązanie umowy o pracę

za wypowiedzeniem .......................................... 168

■

Porozumienie stron w sprawie skrócenia

okresu wypowiedzenia ...................................... 170

■

Rozwi

ązanie umowy o pracę

bez wypowiedzenia z winy pracownika ............. 177

■

O

świadczenie pracodawcy o rozwiązaniu

umowy o prac

ę bez wypowiedzenia

■

w trybie art. 53 Kodeksu pracy .......................... 178

■

Świadectwo pracy – zasady wypełniania .......... 183

Kup książkę

Rozdział I

Nawiązanie i zmiana

stosunku pracy

Kup książkę

Kup książkę

nia kandydata do pracy. Po zatrudnieniu
pracownika pracodawca b

ędzie zaś po-

trzebowa

ł jeszcze więcej informacji,

np. numeru PESEL czy danych o dzie-
ciach pracownika.
Niektórych danych mo

żna bowiem żądać

ju

ż od kandydata, a niektórych – dopiero

od osoby ju

ż zatrudnionej.

Kwestionariusze osobowe – dla
kandydata do pracy i pracownika

Aby zatrudni

ć pracownika, pracodaw-

ca musi pozyska

ć dane dotyczące jego

osoby. W procesie rekrutacji niezb

ędne

b

ędą informacje o wykształceniu oraz

przebiegu dotychczasowego zatrudnie-

WZÓR

KWESTIONARIUSZ OSOBOWY DLA OSOBY UBIEGAJ

ĄCEJ SIĘ O ZATRUDNIENIE

1. Imię (imiona) i nazwisko: Maria Adamczyk

2. Imiona rodziców: Anna, Jerzy

3. Data urodzenia: 5 maja 1971 r.

4. Obywatelstwo: polskie

5. Miejsce zamieszkania (adres do korespondencji): ul. Słowikowa 8 m. 5,

02-451 Warszawa

6. Wykształcenie: 1996 r. – Wyższa Szkoła Zarządzania i Administracji w Warszawie,

magister

7. Wykształcenie uzupełniające:

– 2000 r. – Podyplomowe Studium Sekretarskie w Radomiu
– 2001 r. – kurs specjalistyczny j. angielskiego w Londynie

8. Przebieg dotychczasowego zatrudnienia:

– wrzesień 1996 r. – grudzień 1998 r. – fi rma „Rotex” w Warszawie, sekretariat,
– styczeń 1999 r. – marzec 2006 r. – fi rma „Instal – med.” w Radomiu, sekretariat

prezesa,

– kwiecień 2006 r. – luty 2014 r. – Kancelaria Adwokacka w Warszawie, kierownik

sekretariatu

9. Dodatkowe uprawnienia, umiejętności, zainteresowania:

– prawo jazdy kat. B,
– zawodowy j. angielski i niemiecki, dobra znajomość języka francuskiego

10. Oświadczam, że dane zawarte w pkt 1–4 są zgodne z dowodem osobistym seria AAG

nr 567438 wydanym przez Prezydenta Miasta Radomia

6 marca 2014 r.

Maria Adamczyk

1

2

3

7

© Dokumentacja kadrowa w ma

łej fi rmie – niezbędnik małego przedsiębiorcy

Dokumentacja kadrowa w ma

łej fi rmie – niezbędnik małego przedsiębiorcy

Nawi

ązanie i zmiana stosunku pracy

Kup książkę

zamierzonego celu, tj. pozyskiwane dane po-
winny by

ć niezbędne do realizacji konkretnej

umowy (art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie
danych osobowych).
Podstaw

ą prawną przetwarzania danych

zleceniobiorców (wykonawców dzie

ła) będzie

tak

że:

•

realizacja uprawnienia lub spe

łnienie obo-

wi

ązku wynikających z przepisu prawa,

np. wype

łnienie deklaracji zusowskiej czy

podatkowej,

•

zgoda osoby, której dane dotycz

ą.

Wa

żne!

Zleceniobiorca nie korzysta ze szczegól-
nych uprawnie

ń związanych z rodziciel-

stwem wskazanych w przepisach prawa
pracy. Nie ma wi

ęc podstawy prawnej,

żeby musiał podać zleceniodawcy informa-
cj

ę o tym, czy ma dzieci. Wyjątkiem może

by

ć tu jednak sytuacja, gdy podanie takich

danych jest dla niego korzystne. Przyk

ła-

dowo mo

że być uwzględniony jako osoba

uprawniona do korzystania z zak

ładowego

funduszu

świadczeń socjalnych i w związku

z tym mie

ć możliwość uzyskania świątecz-

nej paczki dla dziecka.

Nale

ży przy tym zwrócić uwagę, iż zgodnie

z brzmieniem art. 7 pkt 5 ustawy o ochronie

OD ZLECENIOBIORCY NIE MO

ŻNA ŻĄDAĆ

ZA WIELE BEZ JEGO ZGODY

Ad

1

Wype

łnienia kwestionariuszy osobowych,

których wzory zawarte s

ą w rozporządzeniu

w sprawie akt osobowych, pracodawca mo

że

żądać od osób ubiegających się o zatrudnie-
nie w danej firmie oraz od pracowników tej
firmy.
Natomiast pozyskiwanie i dalsze przetwarza-
nie danych osobowych od osób nieb

ędących

pracownikami, np. od:
zleceniobiorców czy

•

wykonawców dzie

ła,

•

podlega przede wszystkim przepisom usta-
wy Kodeks cywilny (dalej: kc) – stosownie
do konkretnej umowy, a tak

że przepisom

ustawy o ochronie danych osobowych. Przy
zawieraniu umowy cywilnoprawnej koniecz-
ne jest okre

ślenie stron takiej umowy i da-

nych niezb

ędnych do jej realizacji.

Przetwarzanie danych zleceniobiorcy czy
wykonawcy dzie

ła odbywa się przede wszyst-

kim w celu realizacji umowy, gdy osoba, której
dane dotycz

ą, jest jej stroną lub gdy jest to

niezb

ędne do podjęcia działań przed zawar-

ciem umowy na

żądanie osoby, której dane

dotycz

ą.

Nale

ży pamiętać, iż zakres przetwarzanych

danych powinien by

ć adekwatny do realizacji

WZÓR

KWESTIONARIUSZ OSOBOWY DLA PRACOWNIKA

1. Imię (imiona) i nazwisko: Maria Adamczyk
2. Numer ewidencyjny PESEL: 71050504597
3. Stan rodzinny: Agnieszka Adamczyk, urodzona 18 czerwca 2000 r.
4. Powszechny obowiązek obrony:
5. Osoba, którą należy zawiadomić w razie wypadku:

Jerzy Adamczyk, ul. Słowikowa 8 m. 5, 02-451 Warszawa, tel. [phone]

6. Oświadczam, że dane zawarte w pkt 1 i 2 są zgodne z dowodem

osobistym seria AAG

nr

567438 wydanym przez Prezydenta Miasta Radomia

6 marca 2014 r.

Maria Adamczyk

8

Wiedza i Praktyka

Dokumentacja kadrowa w ma

łej fi rmie – niezbędnik małego przedsiębiorcy

Nawi

ązanie i zmiana stosunku pracy

4

Kup książkę

Powszechnego Elektronicznego Systemu
Ewidencji Ludno

ści (RCI PESEL);

•

innych danych osobowych, je

żeli obowią-

zek ich podania wynika z odr

ębnych prze-

pisów.

Chce korzysta

ć ze szczególnych praw

– musi informowa

ć

Je

żeli pracownik chciałby korzystać

z uprawnie

ń związanych z rodzicielstwem,

np. z prawa do dwóch dni wolnych w roku
kalendarzowym z tytu

łu wychowywania

dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 kp),
z urlopu wychowawczego (art. 186 kp), pra-
wa do odmowy wyjazdu w podro

ż służbową

(178 § 2 kp) – musi poda

ć dane dotyczące

dzieci (imiona, nazwiska oraz daty urodze-
nia dzieci).

Niekiedy mo

żna żądać od razu więcej

danych
Mo

że zdarzyć się, że pracodawca zatrudnia

osob

ę bez przeprowadzania szczegółowej

i d

ługotrwałej rekrutacji. Po rozmowie z nią

decyduje si

ę na natychmiastowe zatrudnie-

nie jej w firmie. Je

żeli ta osoba od razu stała

si

ę pracownikiem, to można od niej odebrać

od razu wszystkie dane osobowe, o których
mowa w art. 22

1

§ 1 i § 2 kp. Osoba taka wy-

pe

łni więc jedynie kwestionariusz osobowy

dla pracownika (albo po zatrudnieniu – oby-
dwa kwestionariusze). Przepisy nie przewi-
duj

ą obowiązku odbierania obu kwestiona-

riuszy ani w podziale,

że najpierw pobierany

jest ten od kandydata, a potem drugi – od
pracownika.
W sytuacji zatrudnienia osoby bez przepro-
wadzania szczegó

łowej i długotrwałej rekru-

tacji pracodawca b

ędzie mógł zmodyfikować

wzory kwestionariuszy z rozporz

ądzenia

i stworzy

ć jeden wzór dla pracownika, który

zostanie wype

łniony po podpisaniu umowy

o prac

ę. W takim dokumencie wolno za-

wrze

ć wszystkie dane z obu kwestionariu-

szy, b

ędzie bowiem podpisywany już przez

pracownika.

danych osobowych, zgoda to o

świadczenie

woli osoby, której dane dotycz

ą. Musi być

dobrowolna, nie mo

że być domniemana lub

dorozumiana z o

świadczenia woli o innej

tre

ści. Zgoda może też zostać odwołana

w ka

żdym czasie.

KANDYDAT DO PRACY POWIE NAM
MNIEJ NI

Ż ZATRUDNIONY

Od osoby ubiegaj

ącej się o zatrudnienie pra-

codawca ma prawo

żądać podania danych

osobowych obejmuj

ących (art. 22

1

§ 1 Kodek-

su pracy, dalej kp):

•

imi

ę (imiona) i nazwisko,

•

imiona rodziców,

•

dat

ę urodzenia,

•

miejsce zamieszkania (adres do korespon-
dencji),

•

wykszta

łcenie,

•

przebieg dotychczasowego zatrudnie-
nia.

Innych danych wolno

żądać od kandydata do

pracy tylko wtedy, gdy wymóg ich podania
wynika z przepisów innych ustaw. Pracodaw-
ca mo

że żądać informacji (oświadczenia)

o niekaralno

ści np. jeżeli zechce zatrudnić

pracownika samorz

ądowego na stanowisku

urz

ędniczym (art. 6 ust. 3 pkt 2 ustawy z 21

listopada 2008 r. o pracownikach samorz

ą-

dowych).

Po zawarciu umowy – dodatkowe dane
Po zatrudnieniu konkretnej osoby, a wi

ęc gdy

stanie si

ę ona pracownikiem, niezależnie od

danych osobowych uzyskanych od niej jako
od kandydata do pracy, pracodawca ma pra-
wo

żądać (art. 22

1

§ 2 kp):

•

innych danych osobowych, np. imion
i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci, je

żeli

podanie takich danych jest konieczne do
korzystania przez pracownika ze szczegól-
nych uprawnie

ń przewidzianych w prawie

pracy;

•

numeru PESEL pracownika nadanego
przez Rz

ądowe Centrum Informatyczne

9

© Dokumentacja kadrowa w ma

łej fi rmie – niezbędnik małego przedsiębiorcy

Dokumentacja kadrowa w ma

łej fi rmie – niezbędnik małego przedsiębiorcy

Nawi

ązanie i zmiana stosunku pracy

Kup książkę

10

Wiedza i Praktyka

dzieci) oraz numer PESEL. Jest to post

ępo-

wanie niezgodne z przepisami prawa. Nie
s

ą to bowiem – zgodnie z Kodeksem pracy

– dane, których mo

żna żądać od kandydata

do pracy.

Uwaga na dane osobowe w CV
Je

żeli kandydat do pracy przysłał do da-

nej firmy swoje CV zawieraj

ące wszystkie

jego dane osobowe, z podpisan

ą klauzulą

o zgodzie na ich przetwarzanie, to nie trzeba
wymaga

ć dodatkowo od niego wypełnienia

kwestionariusza osobowego dla kandydata
do pracy.

Je

żeli zaś to CV zawiera także te dane, które

mo

żna zebrać dopiero od pracownika – to po

jego zatrudnieniu nie trzeba tak

że wymagać

wype

łnienia kwestionariusza dla pracownika.

MIEJSCE ZAMIESZKANIA
CZY ZAMELDOWANIA

Ad

2

Kandydat ma obowi

ązek podania adresu za-

mieszkania, a nie adresu zameldowania.

Na miejsce zamieszkania sk

ładają się trzy

podstawowe elementy:

•

miejscowo

ść w znaczeniu administracyj-

nym,

•

miejsce sta

łego, faktycznego przebywania

oraz

•

wola pobytu osoby w danej miejscowo

ści

(postanowienie SKO we Wroc

ławiu

z 6 wrze

śnia 2001 r., SKO 4313/46/01,

OwSS 2002/1/11).
Czym innym jest natomiast miejsce zamel-
dowania, które ma zwi

ązek z ewidencją

ludno

ści.

Gdyby w kwestionariuszu chodzi

ło o po-

danie miejsca zameldowania, zosta

łoby to

wyra

źnie zaznaczone w przepisach Kodek-

su pracy (art. 22

1

§ 1 pkt 4 kp).

FORMA PRZEKAZANIA DANYCH
– O

ŚWIADCZENIE

Udost

ępnienie pracodawcy danych osobo-

wych nast

ępuje w formie oświadczenia oso-

by, której te dane dotycz

ą (art. 22

1

§ 3 kp). Od

osoby ubiegaj

ącej się o zatrudnienie wolno

zatem

żądać wypełnienia kwestionariusza

osobowego (§ 1 ust. 1 pkt 1 rozporz

ądzenia

w sprawie akt osobowych). Z

łożenia kwestio-

nariusza mo

żna również wymagać od pra-

cownika (§ 1 ust. 2b rozporz

ądzenia w spra-

wie akt osobowych).

Wa

żne!

Rozporz

ądzenie w sprawie akt osobowych

zawiera dwa wzory kwestionariusza. Pierw-
szy z nich jest przeznaczony dla osoby
ubiegaj

ącej się o pracę, drugi – dla pracow-

nika (czyli osoby przyj

ętej już do pracy).

Mo

żliwy własny wzór dokumentu

Pracodawca nie ma obowi

ązku korzystania

ze wzorów kwestionariuszy zamieszczonych
w rozporz

ądzeniu w sprawie akt osobowych.

Jednak

że wykorzystywanie tych kwestio-

nariuszy osobowych u

łatwi mu zbieranie

danych osobowych. Poza tym uchroni pra-
codawc

ę przed naruszeniem Kodeksu pracy

(art. 22

1

§ 1 kp) polegaj

ącym na żądaniu od

kandydata do pracy, a pó

źniej od pracownika

danych, do których uzyskania zak

ład pracy

nie jest uprawniony.
Je

żeli pracodawca posługuje się kwestiona-

riuszem albo formularzem przygotowanym
samodzielnie, nie mo

że wymagać podania

w nim innych danych ni

ż wynika to z Kodek-

su pracy (patrz: przyk

ład 1).

PRZYK

ŁAD 1

NIEDOZWOLONE DANE
W samodzielnie opracowanym kwestiona-
riuszu osobowym dla kandydata do pracy
pracodawca umie

ścił punkty, w których

kandydat ma ujawni

ć swój numer identyfi-

kacji podatkowej, stan rodzinny (m

ąż, żona,

Dokumentacja kadrowa w ma

łej fi rmie – niezbędnik małego przedsiębiorcy

Nawi

ązanie i zmiana stosunku pracy

Kup książkę

11

© Dokumentacja kadrowa w ma

łej fi rmie – niezbędnik małego przedsiębiorcy

wy

ższej, obejmujące co najmniej sześcio-

miesi

ęczną praktykę zawodową w aptece,

i uzyska

ła tytuł magistra farmacji albo

•

uko

ńczyła w Polsce przed 1 maja 2004 r.

czteroletnie lub pi

ęcioletnie studia na kie-

runku farmacja w szkole wy

ższej i uzyskała

tytu

ł magistra farmacji, albo

•

posiada uznany w Polsce dyplom wydany
przez pa

ństwo inne niż państwo członkow-

skie UE, potwierdzaj

ący ukończenie co

najmniej pi

ęcioletnich studiów na kierunku

farmacja w szkole wy

ższej, obejmujących

co najmniej sze

ściomiesięczną praktykę

zawodow

ą w aptece, albo

•

posiada kwalifikacje uzyskane w pa

ństwie

cz

łonkowskim UE uznane w Polsce za

równowa

żne z dyplomem i tytułem magi-

stra farmacji

(art. 2b ustawy z 19 kwietnia 1991 r. o izbach
aptekarskich).

Szczególne wymogi kwalifikacyjne dotycz

ą

równie

ż innych pracowników np. urzędni-

ków.
Natomiast w przypadku gdy przepisy nie
wymagaj

ą spełniania określonych warun-

ków, do zatrudnienia na danym stanowisku
pracy, wówczas o wymaganiach kwalifi-
kacyjnych wobec przysz

łego pracownika

decyduje sam pracodawca.

DANE DOTYCZ

ĄCE POWSZECHNEGO

OBOWI

ĄZKU OBRONY POMOGĄ

WYPE

ŁNIĆ OBOWIĄZKI WOBEC WKU

Ad

4

W rubryce „powszechny obowi

ązek obrony”

pracownik powinien poda

ć następujące dane:

•

stosunek do powszechnego obowi

ązku

obrony,

•

stopie

ń wojskowy,

•

numer specjalno

ści wojskowej,

•

przynale

żność ewidencyjna do WKU,

•

numer ksi

ążeczki wojskowej,

•

przydzia

ł mobilizacyjny do sił RP.

Wa

żne!

Z zasady kandydat do pracy lub pracow-
nik powinien by

ć zameldowany w miejscu

zamieszkania. W praktyce problem rozbie

ż-

no

ści pomiędzy adresem zameldowania

a adresem zamieszkania jest wynikiem cz

ę-

stego nieprzestrzegania ustawy o ewidencji
ludno

ści i dowodach osobistych. Z ustawy tej

wynika bowiem obowi

ązek, by osoba prze-

bywaj

ąca na terytorium RP zameldowała się

w miejscu pobytu sta

łego lub czasowego,

trwaj

ącego ponad 3 miesiące, najpóźniej

w 30. dniu, licz

ąc od dnia przybycia do tego

miejsca (art. 10 ustawy z 10 kwietnia 1974 r.
o ewidencji ludno

ści i dowodach osobistych).

WYMAGANE WYKSZTA

ŁCENIE OKREŚLI

SAM PRACODAWCA ALBO PRAGMATYKI

Ad

3

Kwalifikacje zawodowe pracowników, wyma-
gane do wykonywania pracy okre

ślonego ro-

dzaju lub na danym stanowisku, okre

śla sam

pracodawca, chyba

że chodzi o zatrudnione-

go, co do którego wymagania kwalifikacyjne
zosta

ły wskazane w pragmatyce służbowej.

Dotyczy to w szczególno

ści tzw. zamkniętych

zawodów, np.:

•

prokuratorów,

•

notariuszy,

•

adwokatów,

•

radców prawnych.

W takim przypadku pracodawca musi si

ę

dostosowa

ć do wymagań ustawowych i po-

winien zatrudni

ć osoby spełniające ściśle

okre

ślone wymagania kwalifikacyjne (patrz:

przyk

ład 2).

PRZYK

ŁAD 2

WYMAGANIA USTAWOWE
Pracodawca prowadz

ący aptekę zamierza

zatrudni

ć farmaceutę. Może to być wyłącznie

osoba, która:

•

uko

ńczyła w Polsce co najmniej pięciolet-

nie studia na kierunku farmacja w szkole

Dokumentacja kadrowa w ma

łej fi rmie – niezbędnik małego przedsiębiorcy

Nawi

ązanie i zmiana stosunku pracy

Kup książkę

12

Wiedza i Praktyka

o prac

ę, ale nie został nawiązany stosunek

pracy. W kontek

ście wypełniania obowiązków

ze stosunku pracy, w tym zwi

ązanych z ujaw-

nieniem danych osobowych o pracowniku
mo

żemy natomiast mówić dopiero z chwilą,

gdy zostanie nawi

ązany stosunek pracy.

Kodeks pracy wyra

źnie określa ten moment,

stanowi

ąc, że stosunek pracy nawiązuje się

w terminie okre

ślonym w umowie jako dzień

rozpocz

ęcia pracy (np. 1 marca), a jeżeli

terminu tego nie okre

ślono – w dniu zawarcia

umowy o prac

ę (art. 26 kp).

O

ŚWIADCZENIA O NIEKARALNOŚCI

MO

ŻNA WYMAGAĆ TYLKO

W SZCZEGÓLNYCH OKOLICZNO

ŚCIACH

Zabronione jest przetwarzanie danych do-
tycz

ących skazań, orzeczeń o ukaraniu

i mandatów karnych, a tak

że innych orzeczeń

wydanych w post

ępowaniu sądowym lub ad-

ministracyjnym, chyba

że:

•

osoba, której dane dotycz

ą, wyrazi na to

zgod

ę na piśmie,

•

przepis szczególny innej ustawy zezwala
na przetwarzanie takich danych bez zgody
osoby

(art. 27 ustawy o ochronie danych osobo-
wych).

Wystarcz

ą dane kodeksowe…

Zakres danych osobowych, których praco-
dawca ma prawo

żądać od osoby ubiegającej

si

ę o zatrudnienie i od pracownika zawarty

w katalogu w art. 22

1

§ 1 i 2 kp nale

ży uznać

za wystarczaj

ący do tego, aby można było

podj

ąć racjonalną decyzję o zatrudnieniu

danej osoby, a nast

ępnie wywiązywać się wo-

bec niej z ustawowych obowi

ązków. Wśród

tych danych osobowych nie ma wymienio-
nych informacji dotycz

ących karalności pra-

cownika. Natomiast w

świetle przepisu

art. 22

1

§ 4 kp podstaw

ą żądania od oso-

by ubiegaj

ącej się o zatrudnienie informacji

o niekaralno

ści może być odrębny przepis

Zgodnie z przepisami dotycz

ącymi po-

wszechnej obrony RP pracodawca ma
obowi

ązek zawiadomić, nie później niż przed

up

ływem 14 dni, wojskowych komendantów

uzupe

łnień o:

•

zatrudnieniu i zwolnieniu pracownika oraz

•

jego kwalifikacjach i zajmowanym stanowi-
sku.

Obowi

ązek ten istnieje m.in. w stosunku do

osób podlegaj

ących obowiązkowi stawienia się

do kwalifikacji wojskowej, którzy nie wywi

ązali

si

ę z tego zobowiązania do końca roku ka-

lendarzowego, w którym ko

ńczą dwadzieścia

cztery lata

życia (art. 50 ustawy z 21 listopada

1967 r. o powszechnym obowi

ązku obrony

oraz § 2 ust. 1 pkt 3 rozporz

ądzenia z 15

czerwca 2004 r. w sprawie zawiadamiania
wojskowych komendantów uzupe

łnień).

KONIECZNY PODPIS I WSKAZANIE DATY

Zarówno kandydat ubiegaj

ący się o zatrud-

nienie, jak i pracownik powinien w

łasnoręcz-

nie podpisa

ć kwestionariusz oraz wpisać

dat

ę, w której składa oświadczenie – podając

swoje dane osobowe.
Wskazanie daty jest konieczne, by ustali

ć,

czy dane zosta

ły podane w poprawny spo-

sób, tj. czy np. najpierw osoba zosta

ła zatrud-

niona, a nast

ępnie wypełniła kwestionariusz

dla pracownika, zawieraj

ący dane, jakich

mo

żna żądać dopiero od pracownika (patrz:

przyk

ład 3). Podpis jest natomiast dowodem,

że dane zawarte w kwestionariuszu pocho-
dz

ą od osoby, która je podała.

PRZYK

ŁAD 3

TERMIN NA KWESTIONARIUSZ
DLA PRACOWNIKA
Umowa o prac

ę została między stronami

zawarta 19 stycznia. Zapisano w niej,

że pra-

cownik rozpoczyna prac

ę od 1 marca.

Zatrudniony mo

że najwcześniej wypełnić

kwestionariusz osobowy dla pracownika
1 marca lub np. w dniu nast

ępnym. Wcze-

śniej została wprawdzie podpisana umowa

Dokumentacja kadrowa w ma

łej fi rmie – niezbędnik małego przedsiębiorcy

Nawi

ązanie i zmiana stosunku pracy

Kup książkę