Kierownik małego przedsiębiorstwa

Kod klasyfikacji: 131

Rozdział klasyfikacji: Administracja, zarządzanie, business, praca urzędnicza

Klasa klasyfikacji: Dyrektorzy i kierownicy

Zadania i czynności

Kierownik małego bądź średniego zakładu pracy kieruje firmą w imieniu własnym lub innego właściciela, przy czym forma własności ani profil działalności nie mają tu znaczenia (choć osoba zatrudniona w tym zawodzie musi bardzo dobrze znać zagadnienia związane z profilem działalności swojego zakładu). Może zatem być szefem jednostki administracji państwowej czy samorządowej, kierować pracą jednostki oświatowej, kulturalnej, związanej ze służbą zdrowia, firmy działającej na rynku finansowym, ubezpieczeniowym, a także może być kierownikiem zakładu zajmującego się usługami, handlem, budownictwem, produkcją, w tym również produkcją rolną itd.

Podstawową cechą pracy w tym zawodzie jest wykonywanie na wszystkich stanowiskach zadań typowo kierowniczych, do których należą: planowanie, organizowanie, kierowanie, kontrolowanie.

W toku zarządzania planowanie dotyczy wyznaczania celów i przewidywań i jest to proces ciągły. Kierownik ustala sam - bądź uczestniczy w ustalaniu celów głównych oraz celów i zadań szczegółowych. Powinny one tworzyć spójną, logicznie powiązaną i uporządkowaną całość, zwaną drzewem celów. Są to parametry, za pomocą których można będzie w przyszłości ocenić, czy bieżąca działalność firmy - jej poszczególnych pracowników i kierowników - wniosła pozytywny wkład w jej przetrwanie i rozwój. Kierownik małego i średniego zakładu pracy, podobnie jak kierownicy wielkich firm, ustala (różnymi metodami) cele strategiczne (długookresowe), cele operacyjne (średniookresowe) oraz cele taktyczne (krótkookresowe).

Jeśli dzięki ustaleniu celów powód istnienia firmy stanie się jasny, kierownik może przystąpić do określania tzw. przewidywań. Jest to proces zbierania danych i formułowania założeń dotyczących przyszłości. Chodzi tu o zebranie danych o czynnikach, które będą miały wpływ na realizację celów firmy, tj. o tzw. zmiennych zewnętrznych i wewnętrznych. Do zmiennych zewnętrznych zalicza się: politykę podatkową i monetarną państwa, trendy demograficzne, poziom technologii, konkurencję na rynku, wymianę międzynarodową; do zmiennych wewnętrznych należą: kwalifikacje kierowników i pracowników, zasoby rzeczowe i finansowe, wielkość i jakość produkcji, koszty wytwarzania, czas, wizerunek firmy. Przy realizacji ustalonych celów wykorzystanie istniejących zasobów może być realizowane poprzez maksymalizację wydajności zasobów albo poprzez maksymalizację oszczędności zasobów.

Poza ustaleniem drzewa celów i przewidywań planowanie wymaga dodatkowych czynności, które sprowadzają się do określenia polityki, procedur, metod, standardów i reguł. Pod pojęciem polityki należy rozumieć ideę i wartości, którymi firma będzie się kierować, np. w stosunku do pracowników, klientów i kontrahentów. Procedura to seria kroków mających na celu wykonanie danego projektu, metoda zaś jest jednym z kroków procedury. Standardy ustalają kryteria, do których rzeczy lub zachowania będą porównywane, reguły natomiast określają konkretne działania.

Drugie zadanie kierownika, organizowanie jako proces łączenia osobowych i rzeczowych składników działania, jak również zorganizowanych już działań w systemy bardziej złożone, dotyczy podziału pracy i jej delegowania.

Podział pracy może przebiegać dwiema drogami: jako (1) proces scalania, w którym wielka liczba małych jednostek pracy składa się na zadania, działy i wydziały, by utworzyć całą firmę, albo jako (2) proces dzielenia, dzięki któremu poszczególne dziedziny pracy są rozdzielone na wydziały, działy i zadania, przypisane do poszczególnych stanowisk i osób. Doskonale zorganizowana firma charakteryzuje się tym, że nie ma w niej powierzchni wolnej, nie przydzielonej nikomu, ale nie ma też powierzchni zachodzących na siebie wzajemnie.

W pierwszym przypadku (powierzchnia wolna), jakaś część zadań mogłaby zostać w ogóle niewykonana, a w drugim (powierzchnie zachodzące na siebie) - wystąpiłaby niepotrzebna strata ludzkiej energii, czasu i środków, co prowadziłoby do sporów kompetencyjnych - konfliktów. Organizowanie obejmuje, więc również jasne określenie celu istnienia każdego indywidualnego stanowiska pracy, tzn. zadań oraz wynikających z nich czynności pracownika, uprawnień umożliwiających pracownikowi wykonanie tych zadań oraz określenie zakresu odpowiedzialności za wykonanie tych zadań.

Pod pojęciem delegacji rozumie się przydzielenie przez kierownika części własnych obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności innej osobie. Delegacja umożliwia kierownikowi rozszerzenie jego wpływu poza granice osobistego czasu, energii i wiedzy. Pisemne i jasne delegowanie uprawnień bardzo pomaga zarówno pracownikowi, jak i kierownikowi, obie strony mogą się bowiem upewnić, czy delegowane obowiązki nie kolidują z obowiązkami delegowanymi już innemu pracownikowi.

Trzecim podstawowym zadaniem kierownika jest kierowanie rozumiane jako proces, w którym można wyróżnić podmiot kierowania (obiekt kierujący), przedmiot kierowania (obiekt kierowany), stosunek nadrzędności i podporządkowania (podległości) między nimi oraz cel (cele), do których kierowanie zmierza. Kierowanie ludźmi poprzez wywieranie wpływu, komunikowanie się i motywowanie zmierza do realizacji wspólnych lub komplementarnych (uzupełniających się) celów. Wywieranie wpływu zakłada, że kierownik ma pewną władzę i autorytet, może zatem stawiać określone wymagania i domagać się ich realizacji. Kierownicy muszą skutecznie komunikować się z tymi, którzy organizacyjnie im podlegają, i z otoczeniem społecznym firmy. Jednym z warunków skutecznego komunikowania się z innymi jest uważne słuchanie tego, co mówią. Skuteczna komunikacja ułatwia proces pracy, pozwala na dostarczanie pracownikowi tzw. informacji zwrotnej o jakości jego pracy. Motywowanie to sposób wpływania na pracownika, aby pracował szybciej, lepiej, wydajniej, aby był uczciwy, zaangażowany i kreatywny. Jest wiele sposobów motywowania do pracy, premie zaś, nagrody lub kary to tylko najprostsze sposoby zwiększania motywacji. Najsilniej motywuje do pracy przekonanie człowieka, że dzięki własnemu wysiłkowi fizycznemu oraz intelektualnemu zrealizuje on swoje potrzeby, zgodne z cenionymi przez niego wartościami i celami. Zadaniem kierownika jest więc trafne rozpoznanie tych wartości, potrzeb i celów pracownika oraz ukazanie mu sposobu zrealizowania ich poprzez pracę na rzecz firmy.

Ostatnie zadanie kierownika to sprawowanie kontroli, której istotą jest stały i systematyczny nadzór wykonywany przez kierownika w stosunku do podwładnych. Kontrola sprowadza się w istocie do ujmowania stanu rzeczywistego (wykonań, czyli tego, co zostało wykonane), ujmowanie stanu obowiązującego (wyznaczeń, czyli tego, co zostało wyznaczone) oraz porównanie wykonań z wyznaczeniami. Ocena realizacji zadań wykonywana jest wg kryteriów ilościowych, jakościowych, czasowych i kosztowych. W rzeczywistości bardo trudno jest codziennie kontrolować wyniki pracy każdego pracownika. Wraz z komplikowaniem się struktur organizacyjnych i metod zarządzania kontrola bywa wewnątrz firmy, jak i na zewnątrz niej. Wiele wskazuje na to, że najlepszym rozwiązaniem jest samokontrola. Wymaga to oczywiście poczucia moralności i odpowiedzialności pracowników, kierowników i członków zarządu firmy. Warunkiem koniecznym wprowadzenia samokontroli jest uświadomienie pracownikom obowiązujących w firmie wartości, norm i wzorów zachowań, zapewnienie prawidłowego obiegu informacji, umożliwienie wprowadzenia korekty, gdy powstanie błąd czy rozbieżność z normą lub wzorcami zachowań. Kontrolowanie powinno mieć charakter wychowawczy i inspirujący.

Kierownik małego i średniego zakładu pracy w stopniu niezbędnym powinien posiadać zdolność do koncentracji uwagi, czyli skupienia uwagi na tym samym problemie przez dłuższy czas, ale też zdolność do podzielności uwagi, czyli zajmowania się kilkoma problemami naraz (prowadzenie rozmów, wydawanie poleceń, rozwiązywanie pojawiających się bieżących problemów). Ponadto kierownik powinien odznaczać się dobrą pamięcią, wyobraźnią i myśleniem twórczym oraz rozumować logicznie, czyli dostrzegać związki przyczynowo-skutkowe. Zawód kierownika małego i średniego zakładu pracy związana jest w bardzo dużym stopniu z siedzącym trybem pracy, a tylko częściowo z chodzeniem i przemieszczaniem się po firmie.

Ze względu na kategorię obciążenia fizycznego pracą czynności wykonywane na tym stanowisku zaliczyć możemy do pracy lekkiej, rzadziej średnio-ciężkiej.

Zadaniem kierownika małego i średniego zakładu pracy jest, więc realizowanie podstawowych celów firmy lub zakładu, przede wszystkim przez tworzenie planów, organizowanie funkcjonowania działalności firmy, kierowanie polegające na wyznaczaniu pracownikom ich zadań oraz motywowaniu ich do pracy, a także przez sprawne sprawowanie funkcji kontrolnych.

Środowisko pracy

Zawód ma charakter bardzo zróżnicowany, toteż kierownik małego i średniego zakładu pracy może pracować w różnych miejscach. Nadzorując pracę swoich podwładnych przebywa np. w pomieszczeniach biurowych, halach produkcyjnych czy magazynach, a uczestnicząc w negocjacjach czy kontaktując się z klientami i kontrahentami, może wyjeżdżać poza swój zakład. Najczęściej jednak pracuje w pomieszczeniach biurowych.

Osoby wykonujące ten zawód na ogół nie są narażone na szczególnie niebezpieczne czy zagrażające czynniki środowiskowe, choć wyjątkiem mogą tu być szefowie małych zakładów pracy, biorący bezpośredni udział w produkcji czy wykonywaniu usług (np. kierownik małej stacji obsługi samochodów, sam zajmujący się naprawą samochodów, kierownik piekarni, czy firmy budowlanej).

warunki społeczne

Bardzo ważną częścią pracy kierownika są kontakty społeczne, które są bardzo intensywne i wręcz niezbędne. Współpracuje on z podwładnymi, wyznacza im zadania, kontroluje ich, motywuje, a więc także decyduje o nagrodach i ewentualnych karach. Pełnienie takiej roli naraża na konflikty.

Ponadto reprezentuje swoją firmę na zewnątrz, kontaktuje się z osobami spoza firmy: z klientami, kontrahentami, urzędnikami itd. W kontaktach tych dominują w bardzo dużym stopniu negocjacje, konsultacje, wymiana informacji, a w nieco mniejszym stopniu - udzielanie rad. W kontaktach interpersonalnych dominuje werbalny (słowny - ustny) sposób porozumiewania się, bardzo często za pośrednictwem urządzeń telekomunikacyjnych, ale niemniej ważne jest porozumiewanie się za pomocą słowa pisanego.

warunki organizacyjne

Godziny pracy kierownika małego i średniego zakładu pracy są trudne do ustalenia. Ma on zazwyczaj dużą swobodę w określeniu swojego czasu pracy (może pracować kilka, ale też kilkanaście godzin dziennie) - przeciętnie 9 - 12 godzin dziennie, gdyż od kwestii formalnych bardziej liczy się efektywność funkcjonowania firmy. W zasadzie praca w tym zawodzie wiąże się z dość dużą niezależnością i autonomią, a w pracy dominują czynności nie zrutynizowane, często zmieniające się. Kierownicy, nawet ci, którzy są szefami własnych firm, muszą przestrzegać określonych przepisów i norm, inni zaś zdają relację ze swej działalności prezesom spółek, dyrektorom przedsiębiorstw lub właścicielom. W każdej sytuacji kierownik odpowiada za wszystko, co dzieje się w firmie, także za bezpieczeństwo pracy podwładnych. On też może zostać ukarany (nie tylko finansowo) przez instytucje kontrolujące, jeśli dopuści się jakiegoś zaniedbania w obowiązkach lub przekroczy kompetencje. W zależności od rodzaju działalności kierowanej firmy kierownik przeważnie przemieszcza się na małe odległości poza stałe miejsce pracy.

Wymagania psychologiczne

Kierownik małego i średniego zakładu pracy powinien znać problematykę związaną z działalnością swojej firmy. Na przykład, jeśli jest dyrektorem teatru, musi znać specyfikę tego rodzaju działalności; jeśli jest szefem firmy handlowej, musi znać tajniki i zasady handlu; jeżeli kieruje przedsiębiorstwem produkcyjnym, musi znać się na technologii wytwarzania produktów, itd. Ważna jest zatem profesjonalna wiedza. Oprócz tego jest niezbędne, by kierownik małego i średniego zakładu pracy opanował, co najmniej podstawy organizacji i funkcjonowania przedsiębiorstw, zasady ekonomii, marketingu, zarządzania, prawa pracy. Ważna jest także chęć rozwoju zawodowego, silna motywacja do osiągnięcia sukcesu w zawodzie, ambicja. Bardzo cenione są zdolności organizatorskie. Niezbędna i również wysoko oceniana jest umiejętność współpracy z ludźmi, a także uczciwość i zdolność do tworzenia dobrego klimatu w firmie.

Kierownik często działa w sytuacji braku dostatecznej liczby przesłanek niezbędnych do podjęcia właściwej decyzji, gdy decyzję należy mimo wszystko podjąć. Zatem niezwykle ważna jest umiejętność podejmowania szybkich i trafnych decyzji, a także gotowość do przyjęcia odpowiedzialności. Ponadto kierownika firmy powinno charakteryzować przejawianie inicjatywy, umiejętność przekonywania, panowania nad własnymi emocjami oraz zainteresowania menedżerskie. Oprócz tego powinna charakteryzować go ciekawość, przejawiająca się w poszerzaniu wiedzy zawodowej w zakresie wielu różnych dziedzin - ekonomia, business, prawo, psychologia, organizacja i zarządzanie, oraz w otwarciu na problemy i sprawy innych ludzi.

Realizacja celów firmy często trwa długo i napotyka wiele przeszkód, a więc wymaga od kierownika wytrwałości i konsekwencji. Potrzebna jest także pewna elastyczność, by umieć znaleźć się w nowej, nieprzewidzianej sytuacji, a także umiejętność twórczego myślenia, by w takiej sytuacji znaleźć właściwe wyjście.

Wymagania fizyczne i zdrowotne

Choć w zasadzie nie ma przeciwwskazań zdrowotnych do pracy w zawodzie, pamiętać jednak trzeba, że jego wykonywanie wiąże się często z dość dużym stresem. Powszechnie zaś wiadomo, że silny i długotrwały stres może doprowadzić do pojawienia się np. choroby niedokrwiennej serca, nadciśnienia, dolegliwości związanych z owrzodzeniem żołądka, dwunastnicy i innych chorób psychosomatycznych.

Nie ma żadnych formalnych przeciwwskazań do zatrudniania osób niepełnosprawnych, w praktyce jednak bardzo rzadko się zdarza, by zawód kierownika pełnił ktoś z poważną dysfunkcją narządów ruchu, słuchu i wzroku. Osoba niepełnosprawna może założyć natomiast własną firmę i nią kierować.

Warunki podjęcia pracy w zawodzie

Brak ogólnych formalnych wymagań dotyczących warunków podjęcia pracy w zawodzie: jeśli ktoś np. jest właścicielem danej firmy, może nią kierować, pracodawcy natomiast sami ustalają kryteria dla kandydatów na kierowników. Kryteria te są różne i zależą od preferencji pracodawców oraz od profilu działalności formy. Zazwyczaj wymaga się dobrego przygotowania specjalistycznego, wykształcenia na poziomie, co najmniej średnim, choć lepiej widziane jest wykształcenie wyższe oraz znajomości języka obcego, przeważnie angielskiego i niemieckiego. Liczy się także doświadczenie w pracy na kierowniczych stanowiskach oraz przygotowanie w zakresie zarządzania.

Chętniej zatrudniane są osoby młode i w wieku średnim, szczególnie z kwalifikacjami w dziedzinie zarządzania, ekonomii, finansów, prawa itp. Przy przyjmowaniu do pracy oceniane są niekiedy takie cechy, jak np. prezencja, czy gotowość do pełnego zaangażowania się w pracę - dyspozycyjność. Kandydaci przechodzą czasami specjalne rozmowy kwalifikacyjne w firmach doradztwa personalnego.

Możliwości awansu w hierarchii zawodowej

Kierownik małego i średniego zakładu pracy ma rozmaite możliwości awansu. Może np. zostać szefem większej, znanej firmy, co wiąże się z pewnym prestiżem i awansem społecznym. Może także doprowadzić do tego, by jego firma osiągnęła rozgłos, zyskała renomę i dobre wyniki finansowe. Towarzyszą temu zazwyczaj lepsze zarobki, a także i poczucie satysfakcji. Możliwe jest także, że właściciel firmy w dowód uznania i chcąc zmotywować go do bardziej efektywnej pracy, przekaże kierownikowi część swoich udziałów; w ten sposób kierownik może stać się współwłaścicielem firmy. Jeśli jest szefem zakładu, którego właścicielem jest jakaś spółka, może liczyć na wejście do zarządu spółki lub nawet zostać jej prezesem.

Awans kierowników jednostek państwowych, samorządowych, związanych z oświatą, ochroną zdrowia itp. wiąże się z istniejącą hierarchią organizacyjną w tych jednostkach.

Możliwości podjęcia pracy przez dorosłych

Pracodawcy chętniej przyjmują osoby młode i w średnim wieku, zawsze można jednak założyć własną firmę i zostać jej szefem. Ponadto ważniejsze od wieku są posiadane kompetencje i doświadczenie.

Ponieważ zmieniły się warunki gospodarcze (coraz większa liczba firm prywatnych i ich udział w tworzeniu dochodu narodowego) i sposoby zarządzania przedsiębiorstwami, a także wprowadzane nowe rozwiązania prawne, osoby, które miały długą przerwę w wykonywaniu zawodu mogą mieć pewien kłopot z powrotem do pracy zgodnej z niegdyś uzyskanymi kwalifikacjami.

Polecana literatura

Gazeta Prawna - czasopismo

Gazeta Wyborcza - czasopismo

Twój Biznes - czasopismo

Rzeczpospolita - czasopismo

Cialdini R., „Wywieranie wpływu na ludzi”, GWP, Gdańsk 2000

Kubik. K., „Kultura pracy menedżera”, Dom Organizatora, W-wa 2002

Małkowski I., „Menedżer w procesie decyzyjnym”, OPO, Bydgoszcz 2000

Mingus N., „Zarządzanie projektami”, Helion 2000

W serii „Biblioteka biznesmena”, Agencja Wydawnicza „Placet” - kilkadziesiąt publikacji książkowych dotyczących: marketingu, controllingu, zarządzania czasem, metod sprawnego zarządzania, businessu.

Źródło danych: Przewodnik Po Zawodach, wyd. II, MPiPS

1

---