Sekretarka

Kod klasyfikacji: 411101

Rozdział klasyfikacji: Administracja, zarządzanie, business, praca urzędnicza

Klasa klasyfikacji: Pracownicy obsługi biura

Zadania i czynności

Sekretarka koordynuje prace sekretariatu i pomaga zorganizować pracę swoim przełożonym. Jest osobą, która wie prawie wszystko, co dzieje się w jej miejscu pracy. Dlatego uchodzi zazwyczaj za osobę najlepiej poinformowaną w firmie i jest często tzw. „prawą ręką” szefa. Z tego powodu sekretarka powinna być osobą dyskretną, aby ważne informacje nie wypływały od niej w sposób niekontrolowany. Każde miejsce pracy sekretarki posiada swoją specyfikę. Dlatego wyróżniamy kilka najbardziej reprezentatywnych dla tego zawodu stanowisk. Są to: sekretarka w małej firmie prywatnej, sekretarka w dużym zakładzie przemysłowym, sekretarka w urzędzie, sekretarka w instytucie naukowym, sekretarka w dużej firmie prywatnej, sekretarka w redakcji. Choć wiele czynności powtarza się na tych stanowiskach, to każde z nich jest inne i praca wygląda nieco inaczej. Do zadań sekretarki należy organizowanie pracy swoim przełożonym. Układa plan dnia, prowadzi kalendarz spotkań, pilnuje umówionych terminów, dba również o utrzymanie porządku w sekretariacie i gabinetach. Sekretarka spełnia także funkcję reprezentacyjną w firmie, zajmuje się gośćmi pod nieobecność szefa. Wypełnia polecenia swoich przełożonych, łączy rozmowy telefoniczne z szefem, kontaktuje się telefonicznie ze współpracującymi osobami lub instytucjami, prowadzi korespondencję, przygotowuje dokumenty dotyczące firmy, udziela informacji interesantom, kontrahentom. Pośredniczy w przepływie informacji między pracownikami a szefem. Posługuje się w swojej pracy telefonem, komputerem, faksem, kserokopiarką, korzysta z Internetu. Coraz częściej musi płynnie porozumiewać się językiem obcym w bezpośrednich kontaktach z cudzoziemcami, także podczas towarzyszenia szefowi w oficjalnych spotkaniach. Do jej zadań należy również prowadzenie oficjalnej korespondencji z partnerami zagranicznymi.

Środowisko pracy

Materialne środowisko pracy

Sekretarka pracuje tylko w pomieszczeniu biurowym - w sekretariacie, gdzie koncentruje się największy ruch ludzi w firmie. Dodatkowe zmęczenie może wywołać oświetlenie. Sekretarka wykonuje swoje czynności głównie w pozycji siedzącej, dlatego po wieloletniej pracy możliwe jest zwyrodnienie kręgosłupa.

warunki społeczne

Praca sekretarki w zasadzie ma charakter indywidualny, ale bardzo często wymaga współdziałania - jej kontakty z ludźmi są częste i intensywne. Sekretarka najczęściej odpowiada na pytania, współpracuje z szefem, reprezentuje firmę.

warunki organizacyjne

Czas pracy sekretarki jest unormowany i wynosi 8 godzin. Praca odbywa się tylko w dzień, w godzinach wcześniej ustalonych. Rzadko w tym zawodzie wymagana jest praca w dni wolne od pracy. W zależności od miejsca zatrudnienia i panujących stosunków, praca sekretarki jest nadzorowana przez szefa, który dzięki ścisłej współpracy orientuje się w jej kolejnych działaniach. Sekretarka nie może liczyć na niespodziewane wydarzenia w pracy, która ma charakter rutynowy. Codziennie powtarza te same czynności. Jej praca służy innym, tylko w większych przedsiębiorstwach może być szefem sekretariatu, zazwyczaj pełni funkcję podwładnego. Nie zwalnia jej to jednak od odpowiedzialności za funkcjonowanie przedsiębiorstwa lub instytucji, za pracę innych ludzi, którym przygotowuje plan działania oraz za wyposażenie, którym się posługuje. Praca w tym zawodzie czasem wiąże się z wyjazdami, ale raczej krótkotrwałymi i na niewielkich odległościach. Sekretarka reprezentuje firmę na zewnątrz. Dlatego na co dzień powinna wyglądać schludnie i wzbudzać swoim wyglądem zaufanie. Z tego powodu jej strój, fryzura, makijaż i manicure to sprawy wielkiej wagi. Nie przypadkowy jest zresztą stereotyp, według którego sekretarka to kobieta zadbana, elegancka, miła, uczynna, budząca zarazem zaufanie i respekt.

Wymagania psychologiczne

Wykonywanie tego zawodu łączy się nierozerwalnie ze stałymi kontaktami z innymi ludźmi. Dlatego niezbędnymi cechami sekretarki jest umiejętność współdziałania i panowanie nad własnymi emocjami. Często praca na tym stanowisku wymaga szybkiego tempa i łatwości przerzucania się z jednej czynności do drugiej. Na sekretarce spoczywa duża odpowiedzialność za funkcjonowanie firmy, dlatego musi wykazywać się odwagą cywilną przeciwstawiając się nieodpowiednim decyzjom szefa i łączyć samodzielność z podporządkowaniem się. Pod nieobecność szefa może się zdarzyć sytuacja, w której to sekretarka musi podjąć szybką i trafną decyzję z własnej inicjatywy. Potrzebny do tego jest profesjonalizm, który można osiągnąć dzięki cierpliwej i dokładnie wykonywanej pracy. Dobra sekretarka, to połowa sukcesu firmy. Jej umiejętność skoncentrowania uwagi i dobra pamięć mogą rozwiązać niejeden poważny problem, a wielu kłopotom może zapobiec jej szybki refleks i spostrzegawczość. Ważnymi cechami sekretarki są też zdolność przekonywania, dokładność, ciekawość oraz samokontrola. Dobry wzrok i słuch oraz zręczność palców pozwalają sekretarce uniknąć nieprzyjemnych skutków monotonnej i męczącej pracy przy komputerze czy przy odbieraniu setek telefonów. Sekretarka nie tylko musi panować nad wszystkim, ale przede wszystkim nad własnymi nerwami. Musi być osobą systematyczną, prawdomówną, musi przekazywać prawdziwe, a nie „upiększone” informacje. Ważna jest też dyscyplina w pracy oraz punktualność, obowiązkowość i takt. Jej pracę powinna charakteryzować dokładność, zmysł organizacyjny i podzielność uwagi. Pożądane cechy osobowe trzeba ciągle doskonalić i dostosowywać do zmieniających się warunków organizacyjnych i techniki pracy biurowej. Jasne określenie celu działania i dobrania odpowiednich środków realizacji to podstawowy warunek sprawnego funkcjonowania sekretariatu.

Wymagania fizyczne i zdrowotne

Pracę sekretarki zalicza się do prac lekkich. Przed sekretarką stawia się jednak pewne wymagania. Ważny jest dobry stan zdrowia. Dotyczy to głównie układu kostnego: sprawność kończyn, prawidłowej postawy oraz sprawność mowy i narządów: wzroku i słuchu. Trudne do zaakceptowania w tym zawodzie byłyby zaburzenia mowy np. jąkanie czy seplenienie. W pracy sekretarki niezbędna jest koordynacja wzrokowo-ruchowa, a przy tym zręczność rąk i palców. Nie będzie to najodpowiedniejsze miejsce pracy dla osób określanych jako nadpobudliwe psychoruchowo, rozkojarzonych, często myślących o „niebieskich migdałach”. Szczególnie ważna jest odporność na stres oraz umiejętność zachowań asertywnych. W wielu sytuacjach niezbędny jest szybki refleks i rozumowanie logiczne. Przydaje się również duża sprawność układu mięśniowego. Jednak największe znaczenie w tym zawodzie ma dobry wzrok i słuch m.in. z uwagi na pracę przy komputerze i odbieranie telefonów. Zawód ten bezwzględnie nie mogą wykonywać osoby głuchonieme i chore psychicznie. Bardzo ważna jest miła aparycja, przyjemny wygląd i uśmiech. Dlatego odrażający, nie akceptowany ogólnie wygląd też jest przeciwwskazaniem do wykonywania tego zawodu.

Warunki podjęcia pracy w zawodzie

Osoba ubiegająca się o pracę w sekretariacie musi legitymować się przynajmniej średnim wykształceniem. Dobrze jeśli ukończyła policealne studium zawodowe, które kształcą w specjalnościach: technik prac biurowych, sekretarka-asystentka. Bardzo przydatne są kursy dla sekretarek, na których w wielkim skrócie i bardzo intensywnie podaje się informacje z dziedziny organizacji i techniki pracy biurowej, organizacji przedsiębiorstw, etyki zawodowej oraz ćwiczenia z informatyki i pisania na komputerze. Wielu pracodawców, szczególnie właściciele firm prywatnych wymagają od sekretarek wyższego wykształcenia, praktyki (w tym również za granicą) oraz biegłej znajomości przynajmniej jednego języka obcego. Specyfiką naszego rynku jest istnienie niewielkich firm, w których sekretarka prowadzi również szeroko pojęte sprawy kadrowe: od pomocy w rekrutacji pracowników i prowadzeniu akt osobowych, zawieraniu umów, sporządzaniu listy płac, aż do wypłat wynagrodzenia pracownikom. Przy zatrudnianiu w tym zawodzie preferowane są młode, wykształcone kobiety, które posiadają doświadczenie w pracy biurowej, łatwo nawiązujące kontakty z ludźmi, odznaczające się miłym sposobem bycia i wysoką kulturą osobistą.

Możliwości awansu w hierarchii zawodowej

W mniejszych firmach sekretarka jest jedna i nie ma możliwości awansu w sensie osiągania coraz wyższych stopni w hierarchii organizacyjnej. Natomiast w dużych firmach, gdzie pracuje mnóstwo ludzi, może dojść do podziału zadań i wymagań na stanowiskach sekretarskich w następujący sposób: sekretarz I stopnia, posiadający najczęściej średnie wykształcenie, który wykonuje tylko niektóre czynności sekretarskie np. pisze pisma, sekretarz II stopnia wykonuje wszystkie czynności sekretarskie, posiada wykształcenie policealne oraz odpowiednią umiejętność w posługiwaniu się urządzeniami biurowymi, sekretarz III stopnia- oprócz prac sekretarskich wykonuje pewne prace administracyjne i jest asystentem kierownika. Osoby te posiadają wykształcenie wyższe (ekonomiczne, prawnicze, administracyjne). W ostatnich latach pojawiło się określenie asystentka, sekretarka-asystentka, czasami recepcjonistka. Kiedy porównamy zakresy czynności oferowane osobom poszukiwanym na te stanowiska, zauważymy, że niewiele się one od siebie różnią. Od kiedy polskie sekretarki należą do Europejskiego Stowarzyszenia Profesjonalnych Sekretarek możemy wyróżnić inny podział: młodsza sekretarka, starsza sekretarka, sekretarka - asystentka dyrektora, asystentka administracyjna.

Możliwości podjęcia pracy przez dorosłych

W niektórych regionach, zwłaszcza silniejszych ekonomicznie, sekretarka, szczególnie wykwalifikowana jest pracownikiem często poszukiwanym. Wzrost rozwoju gospodarczego, powstawanie nowych firm powoduje stałe zapotrzebowanie na wysoko wykwalifikowane sekretarki - asystentki. Potrzebują ich firmy produkcyjne, handlowe, urzędy państwowe, samorządy, oświata i inne służby społeczne. Wszędzie tam, gdzie są kierownicy muszą być sekretariaty ze sprawnymi pracownikami. Zawód sekretarki jest zawodem sfeminizowanym. Osoby w starszym wieku, nie absolwenci, z większą wiedzą praktyczną i większymi kwalifikacjami chętnie obsadzane są na tym stanowisku. Górną granicą wieku dla kobiet pracujących w tym zawodzie jest 50 lat. Jednak pracodawcy preferują młode, wykształcone i wysoko kwalifikowane sekretarki

Polecana literatura

1. Dębski S. „Ekonomika i organizacja przedsiębiorstw” WSiP Warszawa 1995

2. Fonfara K. „Marketing partnerski na rynku przedsiębiorstwa” PWE Warszawa 1999

3. Miesięcznik „Pracodawca”

4. Payne A. „Marketing usług” PWE Warszawa 1997

5.Pietkiewicz E. „Sekretarka-asystentka menagera” Controlling Grodzisk 1993

6. Pietkiewicz E. „Sekretariat menagera” Info 1991

7.Pismo sekretarek i asystentek „Sekretariat”

8.Spencer J. Pruss A. „Profesjonalna sekretarka” PWE Warszawa

9. Szczupaczyński J. „Podstawy zarządzania i kierowania ludźmi w organizacji”

10.Sznajder A. „Sztuka promocji, czyli jak najlepiej zaprezentować siebie i swoją firmę” Bussiness Press Warszawa 1993

Źródło danych: Przewodnik Po Zawodach, wyd. II, MPiPS

1

---