2009 06 Przetwarzanie danych osobowych

OBRONA

HAKIN9 6/2009

rzetwarzanie danych osobowych w
sposób elektroniczny nabiera coraz
większego znaczenia, ponieważ to w

systemach informatycznych dane osobowe
są coraz częściej przetwarzane. Za dane
osobowe w rozumieniu ustawy o ochronie
danych osobowych uważa się wszelkie
informacje dotyczące zidentyfikowanej
lub możliwej do zidentyfikowania osoby
fizycznej. Bezpieczeństwo przetwarzania
danych osobowych wymaga zapewnienia
poufności, rozliczalności i integralności danych
osobowych.

Rozdział 5 – Zabezpieczenie danych

osobowych – ustawy o ochronie danych
osobowych, określa podstawowe zasady
zabezpieczenia danych osobowych.
Szczegółowe wymagania techniczne i
organizacyjne związane z przetwarzaniem
danych osobowych w systemach
informatycznych oraz zakres dokumentacji
przetwarzania danych osobowych, określa
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji w sprawie dokumentacji
przetwarzania danych osobowych oraz
warunków technicznych i organizacyjnych, jakim
powinny odpowiadać urządzenia i systemy
informatyczne służące do przetwarzania
danych osobowych. Należy zauważyć, że wyżej
wymienione rozporządzenie określa minimalne
wymagania w zakresie bezpieczeństwa
danych osobowych. Administrator danych

ANDRZEJ GUZIK

Z ARTYKUŁU

DOWIESZ SIĘ

jak zapewnić bezpieczeństwo

danych osobowych

przetwarzanych w sposób

elektroniczny.

CO POWINIENEŚ

WIEDZIEĆ

znać podstawowe zasady

ochrony danych osobowych.

może dodatkowo zastosować inne środki
ochrony w celu zapewnienia bezpieczeństwa
przetwarzania danych osobowych niż to
wynika z wymagań określonych w ustawie i
rozporządzeniu MSWiA.

Bezpieczeństwo danych osobowych

należy zapewnić przed rozpoczęciem oraz
w trakcie przetwarzania danych osobowych.
Zastosowane środki ochrony, zgodnie z zasadą
adekwatności, powinny zapewniać ochronę
danych osobowych odpowiednią do zagrożeń
oraz kategorii danych objętych ochroną (dane
zwykłe, czy dane wrażliwe). Przepisy ustawy
enumeratywnie wskazują zagrożenia związane
z przetwarzaniem danych osobowych. Dane
osobowe należy zabezpieczyć przed ich
udostępnieniem osobom nieupoważnionym,
zabraniem przez osobę nieuprawnioną,
przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz
przypadkową zmianą, utratą, uszkodzeniem
lub zniszczeniem. Wśród środków technicznych
służących do ochrony danych osobowych
można wymienić środki: sprzętowe,
programowe (oprogramowanie systemowe,
użytkowe, narzędziowe) oraz telekomunikacyjne
(oprogramowanie urządzeń teletransmisji).

Za bezpieczeństwo przetwarzania danych

osobowych w systemie informatycznym
odpowiada administrator danych.
Administratorem danych jest organ, jednostka
organizacyjna, podmiot lub osoba, decydująca
o celach i środkach przetwarzania danych

Stopień trudności

Przetwarzanie

danych

osobowych

Przetwarzanie danych osobowych w sposób elektroniczny wymaga,

aby system informatyczny, w którym przetwarza się dane osobowe

spełniał wymagania wynikające z przepisów prawa, zalecenia GIODO

oraz najlepsze praktyki wynikające z polskich norm dotyczących

bezpieczeństwa informacji

ELEKTRONICZNE PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

HAKIN9

6/2009

osobowych. Przepisy prawa nakładają
na administratora danych szereg
obowiązków. Podstawowym obowiązkiem
administratora danych jest zastosowanie
środków technicznych i organizacyjnych
zapewniających ochronę danych
osobowych.

W celu nadzorowania przestrzegania

zasad ochrony danych osobowych w
organizacji wyznacza się administratora
bezpieczeństwa informacji (ABI).
ABI odpowiada między innymi za:
nadzór nad zakresem dostępu osób
upoważnionych do przetwarzania danych
osobowych, nadzór nad sposobem
przetwarzania danych osobowych w
systemach informatycznych, kontrolę
zgodności systemu informatycznego z
wymaganiami określonymi w przepisach
prawa oraz za reakcję na incydenty
naruszenia bezpieczeństwa danych
osobowych.

Dokumentacja przetwarzania

danych osobowych

Na administratorze danych ciąży
obowiązek opracowania dokumentacji
opisującej sposób przetwarzania
danych osobowych oraz wdrożonych
środków technicznych i organizacyjnych.
Na dokumentację przetwarzania
danych osobowych składa się polityka
bezpieczeństwa danych osobowych
oraz instrukcja zarządzania systemem
informatycznym służącym do
przetwarzania danych osobowych.

Ww. dokumentację opracowuje się

po przeprowadzeniu analizy zagrożeń
i ryzyka z uwzględnieniem warunków
charakterystycznych dla jednostki
organizacyjnej, w której dane osobowe
mają być przetwarzane. Analizy
ryzyka można dokonać stosując na
przykład metody opisane w raporcie
technicznym ISO/IEC TR 13335-3: 1998
Technika informatyczna – Wytyczne do
zarządzania bezpieczeństwem systemów
informatycznych Część 3: Techniki
zarządzania bezpieczeństwem systemów
informatycznych. Raport ten przedstawia
cztery warianty podejścia do analizy
ryzyka: podejście podstawowego poziomu
bezpieczeństwa, podejście nieformalne,
szczegółową analizę ryzyka i podejście
mieszane. Podstawowa różnica pomiędzy
nimi dotyczy stopnia szczegółowości

analizy ryzyka. W oparciu o wyniki analizy
ryzyka dobiera się zabezpieczenia.
Zastosowane zabezpieczenia powinny
być efektywne kosztowo i uwzględniać
wymagania wynikające z przepisów prawa,
wymagania biznesowe i wymagania z
analizy ryzyka. Ryzyko, jakie powstaje po
wprowadzeniu zabezpieczeń nazywamy
ryzykiem szczątkowym.

Administrator danych ma obowiązek

opracowania polityki bezpieczeństwa w
formie pisemnej zawsze, bez względu
na to, czy przetwarza dane osobowe
w sposób manualny, czy w sposób
elektroniczny w systemie informatycznym.
Natomiast instrukcję zarządzania
systemem informatycznym służącym
do przetwarzania danych osobowych

Rysunek 1.

Operacje przetwarzania danych osobowych

��

Rysunek 2.

Związki w zarządzaniu ryzykiem

��

��
��

��

��
��

��

OBRONA

HAKIN9 6/2009

ELEKTRONICZNE PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

HAKIN9

6/2009

opracowuje się w przypadku, gdy dane
osobowe przetwarza się tylko w sposób
elektroniczny przy użyciu systemów
informatycznych.

Instrukcja zarządzania systemem

informatycznym służącym do przetwarzania
danych osobowych powinna zawierać
w szczególności dane określone w
rozporządzeniu MSWiA. Przy konstruowaniu
instrukcji należy uwzględnić zalecenia
GIODO – Wskazówki dotyczące sposobu
opracowania instrukcji zarządzania
systemem informatycznym służącym do
przetwarzania danych osobowych, ze
szczególnym uwzględnieniem wymogów
bezpieczeństwa informacji.

Od dokumentacji przetwarzania

danych osobowych najczęściej

rozpoczyna się kontrola u administratora
danych. W praktyce obserwuje się
dwie tendencje: albo dokumentacja
opracowana przez administratora
danych jest zbyt lakoniczna, nie zawiera
wszystkich wymaganych informacji,
albo jest zbyt szczegółowa (zawiera
za dużo szczegółów technicznych).
Częstym błędem jest publikacja
ww. dokumentacji na stronie WWW
administratora danych w zakładce BIP
(Biuletyn Informacji Publicznej). W tym
miejscu warto zauważyć, że sposób
zabezpieczenia danych osobowych
stanowi tajemnicę administratora danych,
i wymaga zachowania poufności. Dostęp
do szczegółów, zgodnie z zasadą
wiedzy koniecznej, powinien mieć wąski

krąg osób; tylko osoby uprawnione i
upoważnione.

Oprócz opracowania instrukcji

zarządzania systemem informatycznym
służącym do przetwarzania danych
osobowych na administratorze danych
spoczywa obowiązek jej wdrożenia. Przez
wdrożenie należy rozumieć opublikowanie
i zapoznanie osób zatrudnionych przy
przetwarzaniu danych osobowych z
jej postanowieniami, np. przekazanie
im spersonalizowanych wyciągów z
ww. dokumentacji. Dobrą praktyką jest
zorganizowanie przeszkolenia osób
upoważnionych do przetwarzania danych
osobowych oraz podpisanie przez te
osoby zobowiązania do przestrzegania
zasad ochrony danych osobowych.
Nie należy zapominać o okresowym
przeglądzie ww. dokumentacji i
dostosowaniu jej do pojawiających się
nowych zagrożeń i zmian środowiska
eksploatacji, warunków technicznych i
organizacyjnych.

W niniejszym artykule autor ograniczył

się jedynie do przedstawienia zasad
opracowywania instrukcji zarządzania
systemem informatycznym służącym
do przetwarzania danych osobowych
wynikających z przepisów prawa.

Wymagania na

system informatyczny

System informatyczny służący do
przetwarzania danych osobowych
powinien charakteryzować się określoną
funkcjonalnością oraz umożliwiać

Tabela 1.

Zawartość dokumentu Instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych

Lp.

Instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych

Procedury nadawania uprawnień do przetwarzania danych i rejestrowania tych uprawnień w systemie informatycznym oraz

wskazanie osoby odpowiedzialnej za te czynności

Stosowane metody i środki uwierzytelnienia oraz procedury związane z ich zarządzaniem i użytkowaniem

Procedury rozpoczęcia, zawieszenia i zakończenia pracy przeznaczone dla użytkowników systemu

Procedury tworzenia kopii zapasowych zbiorów danych oraz programów i narzędzi programowych służących do ich

przetwarzania

Sposób, miejsce i okres przechowywania:

– elektronicznych nośników informacji zawierających dane osobowe

– kopii zapasowych zbiorów danych oraz programów i narzędzi programowych służących do ich przetwarzania

Sposób zabezpieczenia systemu informatycznego przed działalnością oprogramowania, którego celem jest uzyskanie

nieuprawnionego dostępu do systemu informatycznego

Sposób realizacji odnotowania informacji o odbiorcach, którym dane osobowe zostały udostępnione, dacie i zakresie

udostępnienia

Procedury wykonywania przeglądów i konserwacji systemów oraz nośników informacji służących do przetwarzania danych

Rysunek 3.

Poziomy bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych

��

OBRONA

HAKIN9 6/2009

ELEKTRONICZNE PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

HAKIN9

6/2009

sporządzenie i wydruk raportu dla
każdej osoby, której dane osobowe
przetwarzane są w systemie.

System powinien zapewniać

odnotowanie: daty pierwszego
wprowadzenia, identyfikatora użytkownika,
źródła danych, informacji o odbiorcach
oraz sprzeciwu osoby wobec przetwarzania
jej danych w przypadkach określonych w
ustawie.

Przy projektowaniu systemów

informatycznych należy uwzględnić
zalecenia GIODO – Wymagania dotyczące
struktur baz danych osobowych oraz
funkcjonalności zarządzających nimi
aplikacji.

Poziomy bezpieczeństwa

Rozporządzenie Ministra Spraw
Wewnętrznych i Administracji w sprawie
dokumentacji przetwarzania danych
osobowych oraz warunków technicznych
i organizacyjnych, jakim powinny
odpowiadać urządzenia i systemy
informatyczne służące do przetwarzania
danych osobowych określa trzy poziomy
bezpieczeństwa przetwarzania danych
osobowych: podstawowy, podwyższony i
wysoki.

Poziom podstawowy

Poziom podstawowy stosuje się,
gdy w systemie informatycznym nie
przetwarza się danych wrażliwych

(danych ujawniających pochodzenie
rasowe lub etniczne, poglądy polityczne,
przekonania religijne lub filozoficzne,
przynależność wyznaniową, partyjną
lub związkową, dane o stanie zdrowia,
kodzie genetycznym, nałogach, życiu
seksualnym, danych dotyczących
skazań, orzeczeń o ukaraniu, o
mandatach karnych, orzeczeń
wydanych w postępowaniu sądowym
lub administracyjnym) oraz żadne z
urządzeń systemu informatycznego
nie jest połączone z siecią publiczną.
Środki bezpieczeństwa na poziomie
podstawowym określa część A
załącznika do rozporządzenia MSWiA.

Na poziomie podstawowym

stosuje się niżej wymienione środki
ochrony. Administrator danych
powinien zapewnić kontrolę dostępu
fizyczną do obszaru przetwarzania
danych osobowych określonego
w polityce bezpieczeństwa danych
osobowych oraz kontrolę dostępu
logiczną do danych przetwarzanych
w systemie informatycznym,
stosując mechanizm w postaci
odrębnego identyfikatora i hasła do
uwierzytelnienia użytkownika w systemie
informatycznym. Hasła stosowane
do uwierzytelniania użytkowników
powinny składać się z co najmniej 6
znaków i być zmieniane nie rzadziej
niż co 30 dni. System informatyczny

powinien być zabezpieczony przed
oprogramowaniem szkodliwym
oraz utratą danych spowodowaną
awarią zasilania lub zakłóceniami w
sieci zasilającej. Dane przetwarzane
w systemie należy zabezpieczyć
wykonując kopie zapasowe, zarówno
zbiorów danych, jak i programów. Kopie
należy przechowywać w miejscach
zabezpieczonych przed nieuprawnionym
przejęciem, modyfikacją, uszkodzeniem
lub zniszczeniem (jak najdalej w
poziomie i w pionie od miejsca
ich wytworzenia). W przypadku
stosowania komputerów przenośnych
do przetwarzania danych osobowych,
należy zapewnić ochronę kryptograficzną
danych osobowych przetwarzanych
poza obszarem przetwarzania.
Urządzenia, dyski, elektroniczne
nośniki informacji przeznaczone do
likwidacji lub przekazania podmiotowi
nieuprawnionemu należy pozbawić
zapisu danych w sposób trwały, a w
przypadku ich naprawy, naprawiać je
pod nadzorem.

Na administratorze danych

spoczywa obowiązek monitorowania
wdrożonych zabezpieczeń systemu
informatycznego.

Poziom podwyższony

Poziom podwyższony stosuje się, gdy
w systemie informatycznym przetwarza

Przykłady nieprawidłowości związanych z przetwarzaniem danych osobowych

• nieopracowanie i niewdrożenie polityki bezpieczeństwa danych osobowych,
• nieopracowanie i niewdrożenie instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych,
• dokument polityki bezpieczeństwa danych osobowych nie spełnia wymagań wynikających z rozporządzenia,
• dokument instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych nie spełnia wymagań wynikających

z rozporządzenia,

• nie wyznaczenie administratora bezpieczeństwa informacji
• nienadanie upoważnień osobom dopuszczonym do przetwarzania danych osobowych,
• nienadanie odrębnych identyfikatorów osobom przetwarzającym dane osobowe w systemie informatycznym,
• nieprowadzenie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych,
• niezgłoszenie do rejestracji zbiorów danych osobowych,
• przyjęte rozwiązania organizacyjne i techniczne nie zapewniają ochrony przetwarzanych danych osobowych odpowiedniej do zagrożeń oraz

kategorii danych objętych ochroną,

• systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych nie spełniają wymogów o charakterze technicznym,
• nieokreślenie poziomów bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w systemach informatycznych,
• niezapewnienie mechanizmów kontroli dostępu do danych osobowych,
• niedopełnienie wobec osób, których dane dotyczą obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 24 ust. 1 ustawy o ochronie danych

osobowych,

• niewykonywanie kopii zapasowych zbiorów danych oraz programów służących do przetwarzania danych osobowych,
• zbieranie danych osobowych pracowników w szerszym zakresie niż to wynika z przepisów kodeksu pracy,
• udostępnianie dany osobowych osobom nieupoważnionym,
• niezawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

OBRONA

HAKIN9 6/2009

ELEKTRONICZNE PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

HAKIN9

6/2009

się dane wrażliwe oraz żadne z
urządzeń systemu informatycznego
nie jest połączone z siecią publiczną.
Środki bezpieczeństwa na poziomie
podwyższonym określa część B załącznika
do rozporządzenia MSWiA.

Na poziomie podwyższonym stosuje

się, zgodnie z zasadą kaskadowości,
środki ochrony właściwe jak dla
poziomu podstawowego. Dodatkowo
administrator danych ma obowiązek
wdrożyć niżej wymienione środki
ochrony. W przypadku, gdy do
uwierzytelniania użytkowników systemu
używa się hasła, hasło powinno
zawierać małe i duże litery oraz cyfry
lub znaki specjalne i składać się z co
najmniej 8 znaków.

W przypadku, gdy urządzenia

i elektroniczne nośniki informacji
zawierające dane osobowe, tzw.
wrażliwe, przekazywane są poza obszar
przetwarzania, należy zabezpieczyć
je w sposób zapewniający ochronę
poufności i integralność danych. Opis
zastosowanych środków powinna
określać instrukcja zarządzania
systemem informatycznym służącym do
przetwarzania danych osobowych.

Poziom wysoki

Poziom wysoki stosuje się, gdy
przynajmniej jedno urządzenie systemu
informatycznego połączone jest z siecią
publiczną. Środki bezpieczeństwa na
poziomie wysokim określa część C
załącznika do rozporządzenia MSWiA.
Na poziomie wysokim stosuje się,
zgodnie z zasadą kaskadowości,
środki ochrony właściwe jak dla
poziomu podwyższonego i poziomu
podstawowego. Dodatkowo administrator

danych ma obowiązek wdrożyć niżej
wymienione środki ochrony. System
informatyczny należy chronić przed
zagrożeniami pochodzącymi z sieci
publicznej poprzez wdrożenie fizycznych
lub logicznych zabezpieczeń chroniących
przed nieuprawnionym dostępem.

W przypadku zastosowania

logicznych zabezpieczeń należy
zapewnić kontrolę przepływu informacji
pomiędzy systemem informatycznym
administratora danych a siecią
publiczną oraz kontrolę działań
inicjowanych z sieci publicznej i systemu
informatycznego administratora danych
(np. poprzez zastosowanie zapory
ogniowej).

W przypadku, gdy dane do

uwierzytelniania użytkowników systemu
przesyłane są w sieci publicznej,
należy zastosować środki ochrony
kryptograficznej.

Szczegółowe informacje na temat

środków ochrony na poszczególnych
poziomach bezpieczeństwa określa
załącznik do rozporządzenia MSWiA.

Instrukcja zarządzania

systemem informatycznym

Administrator danych, zgodnie z §
3 ust. 1 Rozporządzenia Ministra
Spraw Wewnętrznych i Administracji
z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie
dokumentacji przetwarzania danych
osobowych oraz warunków technicznych
i organizacyjnych, jakim powinny
odpowiadać urządzenia i systemy
informatyczne służące do przetwarzania
danych osobowych, zobowiązany
jest do opracowania instrukcji
określającej sposób zarządzania
systemem informatycznym, służącym

do przetwarzania danych osobowych.
Instrukcja ta powinna obejmować
zagadnienia dotyczące zapewnienia
bezpieczeństwa informacji, a w
szczególności elementy wymienione w §
5 rozporządzenia.

Z treścią instrukcji należy

zapoznać wszystkie osoby, które
przetwarzają dane osobowe w
systemie informatycznym stosownie
do przydzielonych uprawnień, zakresu
obowiązków i odpowiedzialności.

W przypadku, gdy administrator

danych do przetwarzania danych
wykorzystuje kilka systemów
informatycznych, wówczas należy
opracować jedną, ogólną instrukcję
zarządzania lub opracować oddzielne
instrukcje dla każdego z eksploatowanych
systemów.

Stopień szczegółowości instrukcji

uzależniony jest od wielkości podmiotu,
który przetwarza dane osobowe oraz
od liczby systemów informatycznych
służących do przetwarzania danych
osobowych. Instrukcja powinna zawierać
podstawowe zasady związane z
zarządzaniem, eksploatacją, użytkowaniem
i zapewnieniem bezpieczeństwa
przetwarzania danych osobowych w
systemie informatycznym.

Poniżej przedstawiono ogólne

wskazówki dotyczące zagadnień, jakie
powinny być zawarte w instrukcji.

Nadawanie uprawnień

w systemie informatycznym

W systemie informatycznym, w którym
przetwarza się dane osobowe,
użytkownik systemu identyfikowany jest
za pomocą unikalnego identyfikatora.
W tym punkcie instrukcji należy opisać

Przykłady największych wycieków danych osobowych w 2008 roku

• Polska – bank Pekao S.A. – ujawniono w Internecie kilka tysięcy CV nadesłanych do banku,
• Kanada – firma telekomunikacyjna Bell Canada – ujawniono dane 3,5 miliona klientów firmy: nazwiska, adresy, numery telefonów, listę usług,

które zamawiały poszczególne osoby,

• USA – Google – firma Colt Express Outsourcing Services obsługująca kadry Google stała się ofiarą kradzieży komputerów. W ręce

przestępców dostały się dane pracowników zatrudnionych przez Google przed 31 grudnia 2006 roku oraz dane ich rodzin: imiona, nazwiska,
adresy
i numery ubezpieczeń społecznych,

• Chile – resort edukacji, operatorzy telefoniczni oraz instytucje zajmujące się wyborami –ujawniono w Internecie dane osobowe 6 milionów ludzi:

nazwiska, numery dowodów, adresy pocztowe, e-maile i numery telefonów,

• Niemcy – koncern medialny Axel Springer – ujawniono 18 000 osobistych danych klientów z Hamburga i obszaru Berlina składających

ogłoszenia prasowe: nazwiska, imiona, adresy, numery telefonów komórkowych, dane kont, nawet stan cywilny.

OBRONA

HAKIN9 6/2009

ELEKTRONICZNE PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

HAKIN9

6/2009

zasady przyznawania identyfikatorów
użytkownikom systemu informatycznego,
jak również zasady nadawania lub
modyfikacji uprawnień użytkownika do
zasobów systemu informatycznego.
Uprawnienia w systemie informatycznym
nadaje użytkownikom administrator
systemu na podstawie upoważnienia
do przetwarzania danych osobowych,
w którym to osoba upoważniona przez
administratora danych określa zakres
upoważnienia użytkownika systemu
do przetwarzania danych osobowych
w systemie informatycznym, takich
jak: zbieranie danych, wprowadzanie
danych do zbioru, przeglądanie danych,
modyfikowanie danych, usuwanie
danych, wydruk danych, tworzenie
kopii zapasowych, odtwarzanie
zbioru danych z kopii, przesyłanie
danych, udostępnianie danych
czy administrowanie systemem
informatycznym.

W instrukcji należy wskazać osoby

odpowiedzialne za realizację ww.
czynności.

Uwierzytelnienie

w systemie informatycznym

Najczęściej uwierzytelnianie w systemie
informatycznym odbywa się w oparciu o

identyfikator (login) i hasło. W przypadku
zastosowania innych niż identyfikator
i hasło metod weryfikacji tożsamości
użytkownika, np. kart mikroprocesorowych
czy też metod biometrycznych w
instrukcji, należy określić zasady ich
stosowania.

W tym punkcie instrukcji należy

przedstawić zasady, tryb przydzielania
i zmiany hasła oraz wymagania
jakościowe odnośnie hasła (złożoność
hasła oraz jego długość). Powinny zostać
również wskazane osoby odpowiedzialne
za przydział haseł.

Należy przestrzegać zasady

poufności haseł. Użytkownik po
pierwszym zalogowaniu się do systemu
informatycznego powinien dokonać
zmiany hasła dostępu.

System informatyczny powinien

wymuszać okresową zmianę haseł
(nie rzadziej niż co 30 dni). Hasła w
zależności od poziomu bezpieczeństwa
powinny składać się z co najmniej 6
znaków dla poziomu podstawowego
lub 8 znaków (małe i wielkie litery
oraz cyfry lub znaki specjalne) dla
poziomu podwyższonego i wysokiego.
Hasła w systemie informatycznym
powinny być przechowywane w postaci
zaszyfrowanej. W instrukcji należy

określić miejsce przechowywania
haseł administratorów systemów
informatycznych oraz sposób
odnotowywania ich awaryjnego użycia.

Procedury

związane z pracą w systemie

W tym punkcie instrukcji należy określić
czynności, jakie ma wykonać użytkownik
systemu informatycznego w celu
uruchamiania systemu informatycznego,
a w szczególności zasady postępowania
podczas uwierzytelniania się (logowania
się do systemu). Należy również określić
metody postępowania w sytuacji
tymczasowego zaprzestania pracy w
systemie, np. w przypadku opuszczenia
miejsca pracy lub w okolicznościach,
kiedy wgląd w dane wyświetlane
na monitorze może mieć osoba
nieuprawniona.

Instrukcja powinna określać również

zasady zakończenia pracy w systemie,
wylogowania się użytkownika z systemu
informatycznego przed wyłączeniem
stacji roboczej.

Tworzenie kopii zapasowych

Zapewnienie dostępności danych
osobowych wymaga sporządzania
kopii zapasowych. Przy czym należy

Podstawowe pojęcia związane z przetwarzaniem danych osobowych

• dane osobowe – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej,
• administrator danych – organ, jednostka organizacyjna, podmiot lub osoba decydująca o celach i środkach przetwarzania danych

osobowych,

• administrator bezpieczeństwa informacji – osoba nadzorująca przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych,
• zbiór danych – każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępny według określonych kryteriów, niezależnie od

tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie,

• przetwarzanie danych – jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie,

opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych,

• system informatyczny – zespół współpracujących ze sobą urządzeń, programów, procedur przetwarzania informacji i narzędzi programowych

zastosowanych w celu przetwarzania danych,

• zabezpieczenie danych w systemie informatycznym – wdrożenie i eksploatacja stosownych środków technicznych i organizacyjnych

zapewniających ochronę danych przed ich nieuprawnionym przetwarzaniem,

• hasło – ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych znany jedynie osobie uprawnionej do pracy w systemie informatycznym,
• identyfikator użytkownika – ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych jednoznacznie identyfikujących osobę upoważnioną do przetwarzania

danych osobowych w systemie informatycznym,

• uwierzytelnianie – działanie, którego celem jest weryfikacja deklarowanej tożsamości podmiotu,
• poufność danych – właściwość zapewniająca, że dane nie są udostępniane nieupoważnionym podmiotom,
• rozliczalność – właściwość zapewniająca, że działania podmiotu mogą być przypisane w sposób jednoznaczny tylko temu podmiotowi,
• integralność danych – właściwość zapewniająca, że dane osobowe nie zostały zmienione lub zniszczone w sposób nieautoryzowany,
• usuwanie danych – zniszczenie danych osobowych lub taka ich modyfikacja, która nie pozwoli na ustalenie tożsamości osoby, której dane

dotyczą,

• raport – przygotowane przez system informatyczny zestawienia zakresu i treści przetwarzanych danych,
• teletransmisja – przesyłanie informacji za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej,
• sieć publiczna – publiczna sieć telekomunikacyjna wykorzystywana głównie do świadczenia publicznie dostępnych usług telekomunikacyjnych.

OBRONA

HAKIN9 6/2009

wykonywać nie tylko kopie zapasowe
zbiorów danych, ale również kopie
zapasowe programów służących do ich
przetwarzania.

Procedury opisane w instrukcji

powinny określać metody (kopia
przyrostowa, kopia całościowa)
i częstotliwość tworzenia kopii
zapasowych danych oraz kopii
zapasowych systemu informatycznego
używanego do ich przetwarzania. W
tym punkcie instrukcji należy również
określić zasady likwidacji nośników
zawierających dane osobowe.
Wymogi wynikające z załącznika
do rozporządzenia nakazują trwałe
usunięcie danych osobowych,
a w przypadku, gdy nie jest to możliwe,
należy uszkodzić nośnik danych w
sposób uniemożliwiający odczyt danych,
np. poprzez fizyczne zniszczenie nośnika.

W praktyce do usuwania danych

osobowych używa się specjalizowanego
oprogramowania, które nadpisuje
kilkadziesiąt razy danymi losowymi
dane przeznaczone do usunięcia,
lub specjalnego urządzenia, tzw.
demagnetyzera, który niszczy dane
za pomocą potężnego impulsu
elektromagnetycznego.

Przechowywanie

nośników informacji

W tym punkcie instrukcji należy określić
sposób, miejsce i czas przechowywania
wszelkiego rodzaju nośników danych
(dyskietki, płyty CD/DVD, taśmy
magnetyczne, taśmy do streamerów)
zawierających dane osobowe.
Zgodnie z wymogami określonymi w
załączniku do rozporządzenia, kopie
zapasowe należy przechowywać w

miejscach zabezpieczających je przed
nieuprawnionym przejęciem, modyfikacją,
uszkodzeniem lub zniszczeniem, oraz
bezzwłocznie usuwać po ustaniu ich
użyteczności.

Praktyka wskazuje, że pomieszczenia

do przechowywania kopii zapasowych
powinny być jak najbardziej odległe
w pionie i poziomie od miejsca ich
wytworzenia. Najlepiej przechowywać
nośniki danych w specjalnych
urządzeniach do przechowywania danych,
które charakteryzują się określoną klasą
odporności na włamanie, a ponadto
odpornością na zalanie i odpornością
ogniową.

W przypadku przechowywania kopii

zapasowych w sejfie bankowym, należy
określić procedury ich przekazywania
pracownikom banku oraz zabezpieczyć je
podczas transportu przed dostępem osób
nieuprawnionych.

Ochrona

przed szkodliwym

oprogramowaniem

W tym punkcie instrukcji należy
opisać profilaktykę w zakresie
ochrony systemu informatycznego
przed działalnością oprogramowania
szkodliwego. Niezależnie od profilaktyki,
procedura powinna określać
oprogramowanie antywirusowe, jakie
zostało zainstalowane, oraz metody i
częstotliwość aktualizacji baz sygnatur
wirusów.

Wskazać należy również osoby

odpowiedzialne za zarządzanie
oprogramowaniem antywirusowym.
Użytkownicy systemu powinni zostać
przeszkoleni odnośnie sposobu
postępowania w przypadku wykrycia

szkodliwego oprogramowania w systemie
informatycznym.

Udostępnianie

danych osobowych

System informatyczny wykorzystywany
do przetwarzania danych osobowych
powinien posiadać funkcjonalność
zapewniającą odnotowanie informacji
o udostępnieniach danych osobowych
odbiorcom danych. Rejestracji powinny
podlegać wówczas następujące
informacje: komu, kiedy i w jakim
zakresie dane osobowe zostały
udostępnione, chyba że system
informatyczny używany jest do
przetwarzania danych zawartych w
zbiorach jawnych.

W przypadku, gdy administrator

danych przetwarza dane osobowe
w więcej niż jednym systemie
informatycznym, wówczas należy
zapewnić odnotowywanie informacji o
udostępnieniu w każdym z nich. Jeżeli
systemy te korzystają z tej samej bazy
danych, wówczas wystarczy odnotowanie
informacji o udostępnieniu w jednym z
nich.

Przeglądy

i konserwacje systemów

W tym punkcie instrukcji należy określić
cel, zakres, częstotliwość oraz procedury
wykonywania przeglądów i konserwacji
systemu informatycznego. W procedurach
tych należy wskazać podmioty i osoby
uprawnione do dokonywania przeglądów
i konserwacji systemu informatycznego.
W przypadku zlecania tych czynności na
zewnątrz, instrukcja powinna określać
zasady nadzorowania tych prac przez
administratora danych.

Podstawy prawne

• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (tj. Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.),
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych

osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do
przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r. Nr 100, poz. 1024),

• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie wzoru zgłoszenia zbioru do rejestracji

Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych (Dz.U. z 2004 r. Nr 100, poz. 1025),

• Zalecenia Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych:

• wskazówki dotyczące sposobu opracowania instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych

osobowych, ze szczególnym uwzględnieniem wymogów bezpieczeństwa informacji,

• wymagania dotyczące struktur baz danych osobowych oraz funkcjonalności zarządzających nimi aplikacji,
• ABC bezpieczeństwa danych osobowych przetwarzanych przy użyciu systemów informatycznych.

ELEKTRONICZNE PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

HAKIN9

6/2009

W przypadku przekazywania

do naprawy nośników informacji
zawierających dane osobowe, należy
określić sposób usuwania danych
osobowych z tych nośników, przed
ich przekazaniem. W przypadku
naprawy sprzętu komputerowego,
należy przestrzegać wymogów
nakazujących, aby urządzenia,
dyski lub inne elektroniczne nośniki
informacji zawierające dane osobowe,
przeznaczone do naprawy, pozbawiać
wcześniej zapisu tych danych w sposób
uniemożliwiający ich odzyskanie, bądź
też naprawiać je pod nadzorem osoby
upoważnionej przez administratora
danych.

Odpowiedzialność

za ochronę danych

osobowych

Przepisy ustawy o ochronie danych
osobowych przewidują 3 rodzaje
odpowiedzialności za naruszenie
obowiązku zabezpieczenia danych:
odpowiedzialność pracowniczą (art. 17
ust. 2), odpowiedzialność administracyjną
(art. 18 ust. 1) oraz odpowiedzialność
karną (art. 52).

Odpowiedzialność pracownicza

ma miejsce wtedy, gdy w wyniki kontroli
inspektor GIODO (Generalny Inspektor
Ochrony Danych Osobowych) ustali, że
dopuszczono się uchybień w zakresie
zabezpieczenia danych.

Może on wówczas zwrócić się do

administratora danych z żądaniem
wszczęcia przeciwko osobie
winnej naruszenia postępowania
dyscyplinarnego lub innego
przewidzianego prawem, oraz
poinformowania go o podjętych
działaniach. Pracodawca nie jest jednak
związany wnioskiem inspektora GIODO.

Odpowiedzialność administracyjna

ma miejsce wtedy, gdy GIODO z urzędu
lub na wniosek osoby zainteresowanej,
w drodze decyzji administracyjnej
nakaże przywrócenie stanu zgodnego
z prawem, w szczególności: usunięcia
uchybień, uzupełnienia, uaktualnienia,
sprostowania, udostępnienia lub
nieudostępnienia danych osobowych,
zastosowania dodatkowych środków
zabezpieczających dane osobowe,
wstrzymania przekazywania danych
osobowych do państwa trzeciego,
zabezpieczenia danych lub przekazania
ich innym podmiotom, usunięcia danych
osobowych.

Odpowiedzialność karna ma

miejsce wtedy, gdy administrator
danych narusza (nawet nieumyślnie)
obowiązek zabezpieczenia danych
osobowych przed ich zabraniem przez
osobę nieuprawniona, uszkodzeniem lub
zniszczeniem.

Podlega on wówczas grzywnie, karze

ograniczenia wolności albo pozbawienia
wolności do roku.

Warto o tym pamiętać, gdy

przetwarzamy dane osobowe, kandydatów
do pracy, pracowników czy też naszych
klientów (osób fizycznych).

Podsumowanie

Przepisy prawa określają minimalne
wymagania związane z elektronicznym
przetwarzaniem danych osobowych.
Administrator danych może dodatkowo
zastosować inne środki ochrony w
celu zapewnienia bezpieczeństwa
przetwarzania danych osobowych niż
to wynika z wymagań określonych w
ustawie i rozporządzeniu MSWiA. Oprócz
nich, należy uwzględnić zalecenia
Generalnego Inspektora Ochrony Danych
Osobowych w tym zakresie oraz polskie
normy dotyczące bezpieczeństwa
informacji, które stanowią źródło tzw.
dobrych praktyk, a w szczególności:
PN-ISO/IEC 17799: 2007 Technika
informatyczna, Techniki bezpieczeństwa,
Praktyczne zasady zarządzania
bezpieczeństwem informacji i PN-ISO/IEC
27001: 2007 Technika informatyczna,
Techniki bezpieczeństwa, Systemy
zarządzania bezpieczeństwem informacji,
Wymagania.

Andrzej Guzik

Audytor systemu zarządzania bezpieczeństwem

informacji i systemu zarządzania jakością, ekspert

w zakresie ochrony informacji prawnie chronionych,

redaktor portalu www.ochronainformacji.pl

Kontakt z autorem: a.guzik@ochronainformacji.pl