vademecum płatnika

WY
na
GRO

d

Z

enia

2015

v

ademecum płatnika

ISBN 978-83-269-3494-0

UOW 51

Cena 65 zł

WYnaGROdZenia

25 list płac z komentarzem,

wyjaśnienia ekspertów

2015

UOW51_okladka.indd 1

12/17/2014 2:39:01 PM

Warszawa 2015

Wynagrodzenia

w praktyce

2015

25 list z komentarzem

Wyjaśnienia ekspertów

UOW51_srodki.indd 1

UOW51_srodki.indd 1

12/17/2014 2:31:07 PM

12/17/2014 2:31:07 PM

Podstawowy czarny

Podstawowy czarny

Kup książkę

2

Autorzy:
Wstęp – Elżbieta Młynarska-Wełpa
Rozdział 1. Wzorcowa lista płac – Andrzej Wilczyński
Rozdział 2. Listy płac – Izabela Nowacka
Rozdział 3. Zaokrąglenia przy wypłacie wynagrodzeń – Teresa Goździewicz
Rozdział 4. Korygowanie i wyrównywanie wynagrodzeń – Aldona Salamon
Rozdział 5. Ochrona danych osobowych – Michał Culepa
Rozdział 6. Odpowiedzialność specjalisty ds. płac – Katarzyna Czajkowska-Matosiuk

Kierownik grupy wydawniczej:
Agnieszka Konopacka-Kuramochi

Wydawca:
Agnieszka Gorczyca

Redakcja:
Renata Kajewska

Koordynator produkcji:
Mariusz Jezierski

Korekta:
Monika Rychalska

Skład:
6AN Studio

Druk:
Drukarnia Miller

Nakład: 300 egz.
ISBN 978-83-269-3494-0

Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
Warszawa 2015

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa
tel. [phone], faks 22 617 60 10, e-mail: [e-mail]
NIP: 526-19-92-256, KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie
XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego,
Wysokość kapitału zakładowego 200.000 zł.

Publikacja „Wynagrodzenia w praktyce 2015” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzy-
staniem wysokich kwalifi kacji, wiedzy oraz doświadczenia jej twórców. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i in-
terpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłę-
bionych konsultacji. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako ofi cjalne stanowisko organów i urzędów
państwowych. W związku z powyższym autorzy, konsultanci oraz redakcja nie mogą ponosić odpowiedzialności prawnej
za zastosowanie zawartych w publikacji „Wynagrodzenia w praktyce 2015” wskazówek, przykładów, informacji itp. do
konkretnych przypadków.

UOW51_srodki.indd 2

UOW51_srodki.indd 2

12/17/2014 2:31:36 PM

12/17/2014 2:31:36 PM

Podstawowy czarny

Podstawowy czarny

Kup książkę

3

Spis treści

Wykaz skrótów i aktów prawnych użytych w książce .............................. 7

Wstęp ................................................................................................................. 9

Budowa listy płac ...................................................................................................................... 10
Kwota do wypłaty ..................................................................................................................... 13

Rozdział 1.

Wzorcowa lista płac .......................................................................... 15

Obowiązkowe dane na każdej stronie ................................................................................... 15
Sposób sporządzenia listy płac ............................................................................................... 15

Rozdział 2.

Listy płac ............................................................................................. 27

1. Zaliczka na podatek pracownika dojeżdżającego do pracy z innej
miejscowości .................................................................................................................... 27

Defi nicja przychodu ................................................................................................................. 28
Prawidłowe wskazanie momentu uzyskania przychodu do celów pobrania zaliczki ..... 28
Składki ZUS .............................................................................................................................. 29
Koszty uzyskania przychodów i kwota zmniejszająca podatek ......................................... 29
Odliczenie składki zdrowotnej ............................................................................................... 30

2. Rozliczenie wynagrodzenia przy składce zdrowotnej wyższej od zaliczki
na podatek ........................................................................................................................................... 33

3. Choroba pracownika płatna wynagrodzeniem chorobowym i zasiłkiem .................... 36

Wynagrodzenie chorobowe .................................................................................................... 37
Zasiłek chorobowy ................................................................................................................... 39
Podstawa wymiaru wynagrodzenia/zasiłku chorobowego ................................................ 40

4. Urlop wypoczynkowy dla pracownika wynagradzanego
w sposób mieszany .................................................................................................... 42

5. Wyrównanie do stawki wynikającej z minimalnego wynagrodzenia
za pracę ................................................................................................................................ 48

Wyrównanie do wynagrodzenia minimalnego .................................................................... 52

UOW51_srodki.indd 3

UOW51_srodki.indd 3

12/17/2014 2:31:37 PM

12/17/2014 2:31:37 PM

Podstawowy czarny

Podstawowy czarny

Kup książkę

Wynagrodzenia w praktyce 2015

4

6. Wynagrodzenie pracownika za miesiąc z urlopem okolicznościowym ......... 55

Inne płatne zwolnienia od pracy ............................................................................................ 56
Obliczenie wynagrodzenia ......................................................................................................58

7. Wynagrodzenie pracownika młodocianego, który chorował i opuścił praktyki ..... 60

Ograniczenie liczby godzin pracy .......................................................................................... 61
Wynagrodzenie chorobowe .................................................................................................... 62

8. Choroba na początku zatrudnienia a wcześniejszy staż ubezpieczeniowy.... 66

Okres wyczekiwania................................................................................................................. 66
Problem z wyliczeniem należności ........................................................................................ 67

9. Wynagrodzenie za miesiąc z dyżurem pełnionym w miejscu pracy ............. 70

Stawka osobistego zaszeregowania ........................................................................................ 72
Wynagrodzenie procentowe .................................................................................................. 73

10. Urlop wychowawczy i zwolnienie lekarskie w jednym miesiącu.................. 76

11. Przychód zagraniczny a zarobek otrzymany w Polsce ................................... 81

Ustalenie właściwego ustawodawstwa w zakresie ubezpieczeń ......................................... 81
Ustalenie zaliczki na podatek dochodowy ............................................................................ 84

12. Dochód u pracownika otrzymującego dofi nansowanie do wypoczynku
dziecka ........................................................................................................................ 88

13. Składki i zaliczka na podatek w miesiącu przekroczenia limitu 30-krotności .......93

14. Oskładkowanie i opodatkowanie nieodpłatnego świadczenia...................... 97

Oskładkowanie i opodatkowanie świadczenia ..................................................................... 99
Analiza sytuacji pracownika .................................................................................................101

15. Wynagrodzenie z etatu i umowy zlecenia dla pracownika będącego
zleceniobiorcą .......................................................................................................... 103

16. Ochrona pensji przy dokonywaniu potrąceń z wynagrodzenia
za pracę ..................................................................................................................... 109

Granice potrąceń ....................................................................................................................111
Kwoty wolne od potrąceń......................................................................................................111
Świadczenia wyłączone spod egzekucji ..............................................................................113
Potrącenia dobrowolne ..........................................................................................................113
Potrącenia u pracownika .......................................................................................................114

UOW51_srodki.indd 4

UOW51_srodki.indd 4

12/17/2014 2:31:37 PM

12/17/2014 2:31:37 PM

Podstawowy czarny

Podstawowy czarny

Kup książkę

5

17. Wynagrodzenie za godziny nadliczbowe przy 3-miesięcznym okresie
rozliczeniowym ........................................................................................................ 117

Dodatek za nadgodziny .........................................................................................................120
Normalne wynagrodzenie za pracę .....................................................................................120
Termin wypłaty dodatkowej płacy .......................................................................................121
Dodatek przy 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym .....................................................121
Wyliczenia u pracownika ......................................................................................................122

18. Wynagrodzenie pracownika a przestój i świadczenia urlopowe ................ 124

Przestój ....................................................................................................................................126
Rozliczenie pracownika ........................................................................................................127

19. Nadpłata w miesiącu zachorowania po pobraniu pełnego
wynagrodzenia ......................................................................................................... 129

20. Potrącenia przymusowe z zasiłku chorobowego pracownika ..................... 133

Potrącenie z zasiłku ................................................................................................................134
Potrącenie z wynagrodzenia chorobowego ........................................................................135

21. Ekwiwalent za urlop i nagroda jubileuszowa w ostatnim miesiącu pracy ...... 138

Ekwiwalent urlopowy ............................................................................................................139
Nagroda jubileuszowa............................................................................................................141

22. Odprawa emerytalna i ekonomiczna z tytułu zwolnienia ........................... 143

23. Rozliczenie pracownika wykonującego dla pracodawcy prace twórcze .... 148

24. Karty przedpłacone i kupony kulturalne a przychód u pracownika .......... 152

25. Odsetki za zwłokę w wypłacie świadczeń ze stosunku pracy ..................... 157

Rozdział 3.

Zaokrąglenia przy wypłacie wynagrodzeń ................................. 162

Najważniejsza zasada zaokrągleń .........................................................................................162
Zobowiązania podatkowe .....................................................................................................163
Zaokrąglenia składek i podatku ...........................................................................................164
Błędy zaokrągleń przy transmisji danych do programu Płatnik ......................................167
Księgowanie nierozliczonych kwot wynikających z zaokrągleń ......................................168
Wypłata zaokrąglonego wynagrodzenia .............................................................................168
Obliczenia bez zaokrągleń ....................................................................................................168

Rozdział 4.

Korygowanie i wyrównywanie wynagrodzeń ............................ 171

UOW51_srodki.indd 5

UOW51_srodki.indd 5

12/17/2014 2:31:40 PM

12/17/2014 2:31:40 PM

Podstawowy czarny

Podstawowy czarny

Kup książkę

Wynagrodzenia w praktyce 2015

6

Konsekwencje ustalenia wysokości wynagrodzenia w kwocie netto ..............................172
Termin wypłaty składników zmiennych, nadpłaty składek ..............................................172

Pytania i odpowiedzi ............................................................................................... 172

Kiedy rozliczyć niedopłatę w składkach ZUS spowodowana przedwczesnym

zaprzestaniem ich naliczania .........................................................................................172

Jak liczyć potrącenie komornicze z odprawy emerytalnej i ekwiwalentu urlopowego ......181
Jak liczyć kwotę do wypłaty przy zbiegu potrąceń z wynagrodzenia .............................191
Jak ustalić podstawę wymiaru zasiłku, gdy nie wypłacono premii rocznej ...................198
Jak rozliczyć nadpłaconą kwotę zasiłku rodzicielskiego ..................................................202
Czy przy każdej korekcie dokumentacji ZUS składa się raporty korygujące ................ 207

Rozdział 5.

Ochrona danych osobowych ......................................................... 209

Zatajanie prawdziwych danych osobowych........................................................................209
Przetwarzanie danych osobowych – defi nicja ....................................................................210
Zgoda pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych .......................................211
Ograniczenie dostępu do danych pracowników ................................................................211
Forma upoważnienia do przetwarzania danych ...............................................................213
Informacja o wynagrodzeniu a tajemnica służbowa .........................................................213
Odpowiedzialność za ujawnienie wysokości pensji pracownika .....................................214
Odpowiedzialność za naruszenie ochrony danych osobowych .......................................214
Odpowiedzialność cywilna ...................................................................................................215
Konsekwencje ujawnienia zarobków pracowniczych ........................................................216
Ujawnienie swoich zarobków przez pracownika ..............................................................217

Rozdział 6.

Odpowiedzialność specjalisty ds. kadr i płac ............................ 220

Skutki naruszenia obowiązków ............................................................................................222
Obniżenie wysokości premii regulaminowej  ....................................................................222
Wypowiedzenie zmieniające  ................................................................................................222
Wypowiedzenie umowy o pracę  .........................................................................................223
Natychmiastowe zwolnienie z winy pracownika  ..............................................................223
Odpowiedzialność materialna  .............................................................................................224
Odpowiedzialność wykroczeniowa specjalisty ds. płac i kadr .........................................225
Grzywna za wymienione wykroczenia ...............................................................................227
Odpowiedzialność karna  ......................................................................................................227
Pełnomocnictwo dla specjalisty ds. płac i kadr ..................................................................228

UOW51_srodki.indd 6

UOW51_srodki.indd 6

12/17/2014 2:31:42 PM

12/17/2014 2:31:42 PM

Podstawowy czarny

Podstawowy czarny

Kup książkę

7

Wykaz skrótów i aktów prawnych
użytych w książce

SN

– Sąd Najwyższy

ZUS

– Zakład Ubezpieczeń Społecznych

MPiPS – Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej
PIP

– Państwowa Inspekcja Pracy

GIP

– Główny Inspektorat Pracy

l

Kodeks pracy – ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.:
Dz.U. z 2014 r. poz. 1502),

l

kc – ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r.
poz. 121),

l

kpc – ustawa z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (tekst
jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 101),

l

ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę – ustawa z 10 października
2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. nr 200, poz. 1679 ze
zm.),

l

ustawa zasiłkowa – ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych
z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: Dz.U.
z 2014 r. poz. 159),

l

ustawa systemowa – ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń
społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.),

l

ustawa o ochronie danych osobowych – ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochro-
nie danych osobowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1182),

l

Ordynacja podatkowa – ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa
(tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.),

UOW51_srodki.indd 7

UOW51_srodki.indd 7

12/17/2014 2:31:43 PM

12/17/2014 2:31:43 PM

Podstawowy czarny

Podstawowy czarny

Kup książkę

Wynagrodzenia w praktyce 2015

8

l

ustawa o zwolnieniach grupowych – ustawa z 13 marca 2003 r. o szczegól-
nych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn
niedotyczących pracowników (tekst jedn.: Dz.U. nr 90, poz. 844 ze zm.),

l

ustawa o FUS – ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu
Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 1440 ze zm.),

l

ustawa o ZFŚS – ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń
socjalnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.),

l

ustawa o PIT – ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób
fi zycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.),

l

ustawa o CIT – ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób
prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.),

l

rozporządzenie składkowe – rozporządzenie ministra pracy i polityki so-
cjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podsta-
wy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161,
poz. 1106 ze zm.),

l

rozporządzenie o wynagrodzeniach – rozporządzenie ministra pracy i poli-
tyki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia
w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podsta-
wę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wyna-
grodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U.
nr 62, poz. 289 ze zm.),

l

rozporządzenie urlopowe – rozporządzenie ministra pracy i polityki socjal-
nej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wy-
poczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz
ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.),

l

rozporządzenie o nieobecnościach – rozporządzenie ministra pracy i poli-
tyki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nie-
obecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (tekst
jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1632).

UOW51_srodki.indd 8

UOW51_srodki.indd 8

12/17/2014 2:31:43 PM

12/17/2014 2:31:43 PM

Podstawowy czarny

Podstawowy czarny

Kup książkę

9

Wstęp

Każdy pracodawca decydując się na zatrudnianie pracowników, podejmuje pew-
nego rodzaju wyzwanie, by sprostać nie tylko ich oczekiwaniom w zakresie wy-
sokości wynagrodzenia, warunków pracy i możliwości rozwojowych, ale także
wszelkim obowiązkom formalnoprawnym towarzyszącym roli pracodawcy. Do-
tyczą one zarówno codziennie widocznych relacji pomiędzy stronami stosunku
pracy (gdzie możemy obserwować dokształcanie pracowników, motywowanie
i nagradzanie, kształtowanie im warunków pracy, takich by podnosili swoje kwa-
lifi kacje i rozwijali się), jak i niewidocznego wprost, ale jakże ważnego elementu
dbałości o przestrzeganie przepisów bhp i ppoż., braku dyskryminacji i przeciw-
działania mobbingowi idącemu w parze z terminowym i poprawnym wypłaca-
niem wynagrodzenia wraz ze wszystkimi jego składowymi.

W niniejszej publikacji skupiamy się przede wszystkim na tych „twardych”, ale czę-
sto dla pracowników niewidocznych działaniach pracodawcy, mających na celu
prawidłową administrację kadrowo-płacową. Z jednej strony pracodawca musi
pamiętać o ochronie danych osobowych swoich pracowników, a z drugiej –
wszystkim instytucjom uprawnionym ma obowiązek podawać te dane, zarów-
no w comiesięcznych rozliczeniach, jak i na żądanie. Prowadzenie akt osobo-
wych rzadko spotyka się z zainteresowaniem podwładnych, ale już sporządzanie
listy płac jest takim rodzajem działań, które często pracownik śledzi niemal na
bieżąco. Zainteresowanie listą płac jest o tyle zrozumiałe, że przedsiębiorcy często
sami mają problemy z prawidłowym stworzeniem listy płac dla swoich pracowni-
ków i można powiedzieć, że ich czujność wiąże się z dbałością o własny interes.
Problem dotyczący naliczeń na liście płac wynika z tego, że pracodawcy mają moż-
liwość dowolnego kształtowania swoich systemów wynagradzania, przyznając pra-
cownikom, obok obligatoryjnych składników, jakim jest wynagrodzenie za pracę,
wiele dobrowolnych składników. W większości mają one działanie motywacyjne,
jednak często odzwierciedlają nie tylko świadczenia pieniężne wypłacane na rzecz
pracowników, ale także różnego rodzaju świadczenia rzeczowe lub usługi sfi nanso-
wane przez pracodawcę. W praktyce oznacza to, że takie składniki należy inaczej
ewidencjonować na liście płac, gdyż służą one przede wszystkim naliczeniu obcią-
żeń publiczno-prawnych, a nie wypłaceniu tych wartości pracownikom. Sami pra-
cownicy często nie rozumieją tego mechanizmu naliczeń i kierują do pracodawcy

UOW51_srodki.indd 9

UOW51_srodki.indd 9

12/17/2014 2:31:43 PM

12/17/2014 2:31:43 PM

Podstawowy czarny

Podstawowy czarny

Kup książkę

Wynagrodzenia w praktyce 2015

10

liczne pytania na ten temat. Pytania niejednokrotnie kończą się błędną odpowie-
dzią, gdyż tworzeniem listy płac w przedsiębiorstwie zajmują się osoby, które nie
zawsze potrafi ą te mechanizmy wytłumaczyć. Chociaż same obliczenia są popraw-
ne, to trudno je zrozumieć pracownikom. Wiedzą oni, że czasami pojawiają się
błędy mające charakter rachunkowy, ale czasami te pomyłki dotyczą tego, co fak-
tycznie powinno składać się na prawidłowe naliczanie rozmaitych składników wy-
nagrodzenia i prawidłowe ich przekazywanie do dyspozycji pracowników. Dlatego
przygotowaliśmy tę publikację jako zbiór przykładowych obliczeń na listach płac
wraz z podaniem przy każdym przykładzie najważniejszych regulacji prawnych.
Dzięki temu pracownicy działów płac mogą sprawdzić samych siebie.

Wszyscy pracodawcy wiedzą, że błędy w szczegółowych wyliczeniach wynagrodzeń
mogą przedsiębiorcę drogo kosztować, a utracone zaufanie pracowników jeszcze trud-
niej odbudować niż zasoby fi nansowe uszczuplone z uwagi na konieczność zapłacenia
odszkodowania czy odsetek. Korekta naliczeń na błędnie sporządzonej liście płac za-
wsze jest czasochłonna, niekiedy może okazać się bardzo trudna lub wręcz niewyko-
nalna z uwagi na konsekwencje składowo-podatkowe danej pomyłki lub błędu. Poka-
zujemy więc, jak można ustrzec się przed koniecznością dokonywania korekt, a jeśli te
okażą się konieczne, w naszej publikacji Czytelnicy znajdą fachową pomoc w tym za-
kresie z wieloma przykładami i praktycznymi podpowiedziami. Ta książka to prak-
tyczny przewodnik i dla samego pracodawcy, i dla pracowników kadrowo-płaco-
wych. Można dowiedzieć się z niej nie tylko, jak sporządzić listę płac i rozliczyć na niej
pracę w godzinach nadliczbowych, nocnych czy wypłacić wynagrodzenie za czas urlo-
pu. Czytelnik znajdzie tu także sposoby naliczania potrąceń, wypłacania odpraw i ekwi-
walentów urlopowych czy rozliczania nieobecności pracowniczych. Wśród przykłado-
wych list płac każdy znajdzie dla siebie ciekawy przykład, który będzie mógł wykorzystać
w bieżącej pracy. Piszemy o sytuacjach życiowych w sposób przystępny i poruszamy
tematy, o których nie piszą inni. Mamy nadzieję, że lektura tej publikacji będzie dla
wszystkich jej czytelników inspiracją do prawidłowego sporządzania list płac, nawet
w najbardziej trudnych i wieloskładnikowych przypadkach.

Budowa listy płac

Pytanie, jak powinna wygładać lista płac, bardzo często zadają sobie nie tylko praco-
dawcy, płacowcy czy księgowi. O tym myślą wszyscy pracownicy, którzy patrząc na
swoją indywidualną listę płac, próbują zrozumieć, o co chodzi z tymi wyliczeniami

UOW51_srodki.indd 10

UOW51_srodki.indd 10

12/17/2014 2:31:43 PM

12/17/2014 2:31:43 PM

Podstawowy czarny

Podstawowy czarny

Kup książkę