JARPOL
ENTERPRISE
PROTOKÓA
DYPLOMATYCZNY  ZASADY PROWADZENIA ROZMÓW BIZNESOWYCH1
Bez protokołu dyplomatycznego mogłaby istnieć dyplomacja, ale byłaby niezwykle utrudniona.
Dyplomata wielokrotnie w czasie swej kariery przebywając w krajach o rozmaitych kulturach musiałby wciąż
uczyć się nowych sposobów kontaktu z władzami i miejscową ludnością. Protokół dyplomatyczny jest
rodzajem pomostu łączącego przedstawicielstwa różnych państw.
Kiedyś posłem mógł być właściwie każdy. W niektórych państwach (np. w Egipcie) do wrogich władców
wysyłano starców lub kobiety, a więc osoby nie biorące udziału w walkach; często funkcje poselskie spełniali
także kapłani. Posłowi zazwyczaj towarzyszyła świta - skrybowie, tłumacze i służba.
W starożytnym Rzymie do praw poselstw podchodzono z najwyższą powagą. W Wiecznym Mieście istniało
20-osobowe kolegium fecjałów, powołane jeszcze - jak mówi legenda - za czasów mitycznego władcy Numy
Pompiliusza, następcy założyciela Rzymu Romulusa. Fecjałowie byli kapłanami nadzorującymi ceremoniał
związany z przyjmowaniem i wysyłaniem posłów, niezwykle bogaty i pełen ściśle przestrzeganych form.
Poselstwa państw zaprzyjaz
nionych witano już na granicy, zapewniając im eskortę aż do miasta, gdzie gości
umieszczano w reprezentacyjnych kwaterach. Podejmowano ich niezwykle uroczyście, wyprawiano uczty
oraz igrzyska. Podczas uczty stojący na czele poselstwa zajmował miejsce honorowe, tuż obok gospodarza.
Posłowie brali udział w specjalnej sesji senatu. Następowała również wymiana hojnych darów.
Począwszy od V wieku, spadkobiercą Rzymu i godnym jego następcą stało się Cesarstwo Bizantyjskie.
Otoczone przez wrogich sąsiadów, często uciekało się do forteli, aby pokazać, że nie warto z nim zadzierać.
Jednym z takich forteli były formy dyplomatyczne. Witane na granicy poselstwo prowadzone było do
Konstantynopola trudnymi, niedostępnymi szlakami, nigdy zaś wprost. Pokazywano, jak wielkie
niebezpieczeństwa czyhają po drodze. Dbano o to, aby posłowie kontaktowali się tylko z wyznaczonymi
ludz
mi, ci zaś otrzymywali szczegółowe instrukcje, co mogą powiedzieć, o czym zaś muszą milczeć.
Na cześć posłów wydawano uczty i organizowano zabawy. Uginające się pod jadłem i napojami stoły,
bogato przystrojone sale audiencyjne, nawet w okresach, kiedy kasa Cesarstwa Bizantyjskiego nie była
zasobna, miały utwierdzić posłów w przekonaniu, a za ich pośrednictwem władców obcych państw, że tak
potężnego sąsiada nie warto atakować. Głównym punktem programu była audiencja u cesarza, ale nie
1
S. Sidorowicz, M. Bak, własne
1
wszystkich spotykał ten zaszczyt. Końcowym punktem było wręczenie posłom podarków, często niezwykle
cennych ( stÄ…d tzw. Bizantyjski przepych).
Na Zachodzie potęgą dyplomatyczną było w tym czasie papiestwo. Dyplomacja papieska upowszechniła
łacinę jako język obowiązujący w średniowiecznych stosunkach międzynarodowych, a także wprowadziła
instytucję stałych przedstawicielstw dyplomatycznych.
Już w V wieku papieże wysyłali na dwór bizantyjski swoich posłów, którzy pozostawali tam dłużej. W
póz
niejszym średniowieczu prymat tworzenia stałych poselstw przejęły księstwa włoskie. Nie wiadomo
dokładnie, któremu z nich powinno przypaść zaszczytne prawo pierwszeństwa: Wenecji, Mediolanowi,
Florencji, Genui? Utarło się przekonanie, że należy się ono wysłanemu w 1450 roku przez mediolańskiego
księcia, Francesca I Sforzę, poselstwu we Florencji.
Wraz z formowaniem siÄ™ w Europie nowego porzÄ…dku feudalnego z centrami politycznymi i kulturalnymi,
jakimi stały się dwory książęce i królewskie, stałe poselstwa były coraz liczniejsze. Z początku podchodzono
do nich nieufnie. Myśl, że posłowie zajmują się zbieraniem informacji dla własnej monarchii, czyli po prostu
szpiegują, niejednemu władcy spędzała sen z powiek. Szybko jednak okazało się, że utrzymanie kontaktów
zagranicznych bez stałych poselstw jest po prostu niemożliwe, trzeba więc było się z nimi pogodzić.
Po okresie prymatu Włoch w Europie przyszedł czas na dyplomację francuską i angielską. Wielkim blaskiem
świecił dwór francuski za czasów Ludwika XIV (1638-1715).O wadze tego ośrodka, gdzie przebywała
ogromna liczba akredytowanych dyplomatów, świadczy choćby fakt zastąpienia w dyplomacji łaciny przez
język francuski.
W miarę powstawania stałych poselstw pojawił się problem precedencji - czyli pierwszeństwa -
przedstawicieli dyplomatycznych. Skoro bowiem poseł lub ambasador, jak zaczęto już w XIII wieku nazywać
posłów najbardziej liczących się w świecie monarchów - nie reprezentował na dworze siebie, lecz
występował w imieniu władcy, a nawet swego państwa, nie mógł podczas ważniejszych uroczystości
zajmować miejsca pośledniejszego od posła innego monarchy. Miejsce za innym posłem, póz
niejsze w
kolejności wejście do sali audiencyjnej, wreszcie ustąpienie miejsca innemu posłowi stało się wyrazem
obniżenia rangi własnego władcy na rzecz władcy innego kraju.
U schyłku średniowiecza ustalił się zwyczaj, w którym o precedencji decydowała ranga władcy.
Pierwszeństwo miał przedstawiciel papieża, jako najwyższego zwierzchnika wszystkich katolików. Dalej w
kolejności byli wysłannicy cesarza, królów, wreszcie książąt. Niejasna pozostawała sprawa nielicznych
jeszcze republik.
Takie rozwiązanie nie zlikwidowało jednak problemu. O pierwszeństwo zaczęli się spierać przedstawiciele
różnych królów. Od XVI wieku istniał regulamin wydany przez papieża Juliusza II, który ustalał porządek
wśród poszczególnych kategorii władców na zasadzie starszeństwa, przy czym chodziło tu o datę
otrzymania przez dany kraj korony królewskiej lub datę przyjęcia chrześcijaństwa. Zasady te nie były jednak
2
do końca jasne i budziły wiele kontrowersji. Dość powiedzieć, że król Polski otrzymał w nim miejsce za
Czechami, choć Polska dłużej była królestwem, i za Węgrami, choć dłużej byliśmy krajem chrześcijańskim.
Problem precedencji zdominował stosunki dyplomatyczne aż do początku XIX wieku. Kilka wieków temu
natomiast działy się rzeczy wręcz straszne. Kilkakrotnie zdarzyło się nawet, że w sali, w której miał się odbyć
kongres, trzeba było wykuć taką liczbę drzwi, ilu było szefów delegacji, aby mogli przez nie wejść
równocześnie, nie ujmując tym samym godności pozostałym państwom.
O rozmiarze problemu niech świadczy historia kongresu kończącego w Europie wojnę trzydziestoletnią.
Choć przygotowania do rokowań rozpoczęły się już w 1635 roku, wstępne porozumienia podpisano w 1641
roku, termin spotkania ustalono na 1643 rok, ostatecznie jednak kongres rozpoczął się w 1645 roku, a pokój
westfalski zawarto w 1648 roku. Jakież to ważne kwestie stały na przeszkodzie szybszemu podpisaniu
porozumień? Otóż w dużej mierze właśnie precedencja: kto, w jakim dokumencie zostanie wymieniony na
pierwszym miejscu? Kto pierwszy wejdzie na salę obrad? Kto pierwszy złoży podpis?
W sporach o pierwszeństwo celowali zwłaszcza dyplomaci francuscy i hiszpańscy. W 1633 roku w Danii
miała się odbyć uroczystość dworska. Poseł francuski stwierdził, że poczeka i popatrzy, jakie miejsce
zajmuje przedstawiciel Hiszpanii, a wtedy wyrzuci go stamtąd siłą. Bezskutecznie próbowano namówić go do
jakiegoś kompromisu. Sytuację załagodził wówczas obdarzony zmysłem dyplomacji Hiszpan, który na czas
uroczystości, pod wymyślonym naprędce pretekstem, wyjechał po prostu z miasta. Kiedy indziej jednak, w
Holandii, gdy na wąskiej ulicy spotkały się dwie karoce, a na nieszczęście w jednej z nich znajdował się
ambasador Hiszpanii, w drugiej zaś Francji, przez kilka godzin stały one naprzeciwko siebie, bo żaden z
dyplomatów nie chciał ustąpić.
Prawdziwie przełomowym momentem w sporach o precedencję stał się dopiero rok 1815 i Kongres
Wiedeński. Tak zwany regulamin w sprawie rang szefów misji dyplomatycznych, stanowiący załącznik do
traktatu, był osiągnięciem niezwykle ważnym w historii dyplomacji. Jego postanowienia z niewielkimi
zmianami stosowane są do dziś. Regulamin podzielił szefów misji dyplomatycznych na trzy klasy:
ambasadorów i nuncjuszy; posłów oraz chargés d'affaires. O starszeÅ„stwie w danej klasie decydować miaÅ‚o
odtąd nie znaczenie lub "starszeństwo" władcy, lecz najprościej w świecie data objęcia funkcji przez danego
dyplomatÄ™, czyli data jego akredytacji. DziÅ›, zgodnie z nowymi ustaleniami, szefowie misji korzystajÄ… z
pierwszeństwa w obrębie swojej klasy nie tylko w kolejności dat, ale nawet godzin objęcia swoich funkcji.
W cieniu sporów o precedencję rozwijały się inne ważkie kwestie protokołu dyplomatycznego. Wśród nich
znalazły się immunitety i przywileje chroniące dyplomatów przed prowokacjami czy różnego rodzaju
przejawami zemsty.
Przywileje wywodzą się ze starożytnej zasady nietykalności posła. Starożytni stosowali surowe kary za jej
naruszenie. W Rzymie uznawano posła (łac. legatus) za świętego, a więc nietykalnego, niezależnie od tego,
czy pochodził z zaprzyjaz
nionego czy wrogiego państwa. Posłowi gwarantuje się przede wszystkim
nietykalność osobistą. Z tej zasady wywiedziono immunitet sądowy posła. Władze miejscowe nie mogą
3
stosować jakichkolwiek ograniczeń wolności przedstawiciela dyplomatycznego, jak też pozywać go przed
sąd. Immunitet jurysdykcyjny przeszedł długą ewolucję. Początkowo bowiem przeważał pogląd, że jeśli
poseł podczas misji dopuści się przestępstwa, musi za nie odpowiedzieć przed sądem danego kraju.
Odpowiedzialność tę ograniczono do najcięższych, haniebnych zbrodni. W końcu ogłoszono immunitet
absolutny, który stanowi, że nietykalność posła jest zasadą fundamentalną prawa narodów i jakiekolwiek
postawienie go w stan oskarżenia, choćby za najcięższą zbrodnię, stanowi pogwałcenie tego
najważniejszego z praw.
Następnym krokiem było wprowadzenie zasady nietykalności rezydencji posła. Skoro bowiem ambasador
jest traktowany jako przedstawiciel swojego władcy, to jego rezydencja powinna mieć status równy pałacowi
tegoż władcy. Z nietykalnością ambasady wiązało się prawo do udzielenia w niej schronienia, czyli
przyznanie azylu.
Równolegle z przywilejami rozwijały się zwyczaje związane z przyjmowaniem ambasadorów i posłów oraz
ich pobytem w kraju przyjmującym. Wiele z nich przetrwało do dziś w niezmienionej formie. Tak np. jest z
agrément, czyli zasadÄ… pytania o zgodÄ™ przedstawicieli paÅ„stwa przyjmujÄ…cego na wysÅ‚anie tej, a nie innej
osoby. Przetrwał również zwyczaj składania przez nowo akredytowanych dyplomatów wizyt wstępnych
urzędnikom odpowiedzialnym za sprawy zagraniczne oraz udzielania nowym ambasadorom audiencji przez
głowę państwa przyjmującego.
W XX wieku - wraz z upadkiem systemu kolonialnego, pojawieniem się nowych państw, powstaniem Ligi
Narodów itp. - dyplomacja musiała znalez
ć dla siebie nowe miejsce, a wraz z nią dostosować się musiał
protokół. Pozostaje on jednak niezmiennie ważnym elementem stosunków międzynarodowych. Nadal dba o
zachowanie zasady pierwszeństwa w kontaktach międzynarodowych, podczas wszelakich uroczystości i
oficjalnych wizyt. Protokół decyduje, gdzie i kiedy powinno nastąpić powitanie przyjeżdżającej z wizytą głowy
państwa, gdzie, kiedy i w jaki sposób powinna zostać zorganizowana określona w programie wizyty
uroczystość z udziałem przedstawicieli korpusu dyplomatycznego czy reprezentantów innych państw.
Dyplomacja dość długo opierała się dwudziestowiecznym dążeniom do kodyfikacji wszelkich praw
zwyczajowych. Dopiero w 1961 roku podpisana została Konwencja Wiedeńska o stosunkach
dyplomatycznych, która reguluje kwestie stosunków, przywilejów i immunitetów dyplomatycznych. Warto
zauważyć, że wyraz
nie nawiązuje ona do regulaminu wiedeńskiego z 1815 roku i nie jest niczym innym jak
tylko spisem zasad zwyczajowych. I jakby nieprzypadkowo wybrano Wiedeń na miejsce uchwalenia tej
konwencji.
Dyplomacja w Polsce
Dyplomacja i związany z nią protokół zaczęły się kształtować w naszym kraju stosunkowo póz
no. Kiedy w
Europie na porządku dziennym były już poselstwa stałe, u nas obowiązywała jeszcze forma wysyłania
poselstw ad hoc, kiedy zaistniała taka potrzeba. W Rzeczypospolitej Obojga Narodów poselstwo składało się
4
z dwóch posłów, najczęściej jeden z nich był z Korony, drugi zaś z Litwy. Posłowie pokrywali znaczną część
wydatków z własnej kieszeni, co prowadziło bardzo często do bankructw lub zadłużenia się.
Aż do połowy XVIII wieku powodów niechęci do tworzenia stałych poselstw na ziemiach polskich było wiele.
Przede wszystkim nieufność szlachty, która w przedstawicielach obcych państw węszyła spiskowców,
usiłujących opanować polski tron. W czasach królów elekcyjnych istniało nawet prawo nakazujące obcym
posłom opuszczanie Rzeczypospolitej w trakcie obierania nowego władcy. Sytuację starał się zmienić na
krótko przed rozbiorami Stanisław August Poniatowski. Wyasygnował z kasy państwowej milion złotych na
cele dyplomacji. Za jego czasów powstała też Rada Nieustająca, której Departament Interesów
Cudzoziemskich był pierwowzorem dzisiejszego Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Rozwój polskiej
dyplomacji został zahamowany podczas rozbiorów. Po odzyskaniu niepodległości Polska przejęła system
dyplomacji od państw zachodnich.
 Współczesny dyplomata (...) to uczciwy człowiek wysłany zagranicę po to, by kłamać dla
dobra swego państwa''.
Przez wieki nastąpiła ewolucja funkcji dyplomaty, który w XX i XXI wieku, jako członek personelu służby
dyplomatyczno-konsularnej realizuje narzędzia polityki zagranicznej. Współczesny dyplomata jest
elementem organicznym dyplomacji, która określana jest mianem ,,nauki i sztuki prowadzenia rokowań z
obcymi państwami i reprezentowania państwa na zewnątrz".
Dyplomacja jest sztuką mówienia przykrych rzeczy w ujmujący sposób, zadanie to wykonuje dyplomata -
,,(...) człowiek, który dwa razy pomyśli zanim nic nie powie''. Równie słynnego już określenia dyplomaty użył
sir H. Wotton z XVII w. - ambasador Wielkiej Brytanii, który powiedział, że ,,ambasador to uczciwy człowiek
wysłany zagranicę po to, by kłamać dla dobra swego państwa'' ...............został za to zwolniony ze służby
dyplomatycznej.
Zawód określany mianem pracownika służby zagranicznej w XX oraz XXI wieku stał się niezwykle
prestiżowym oraz pożądanym sposobem na życie. Stanowisko dyplomaty w świadomości społeczeństwa
oraz środowiska ludzi polityki i biznesu zarezerwowane jest dla ludzi nieprzeciętnych urastając wręcz do
rangi nieosiągalnego zawodu dla przeciętnego Kowalskiego. W rzeczywistości dyplomata jest człowiekiem
wyjątkowym, ale jego wyjątkowość wynika jedynie z rangi zadań, które ma do spełnienia. Dlatego też nie
każdy może zostać dyplomatą, bo co najwyżej jak powiedział prof. Władysław Bartoszewski będzie
,,dyplomatołkiem'' ze wszystkimi konsekwencjami dla Państwa Polskiego. Współczesny dyplomata, to nie
,,dyplomatołek''.2
Określenie cech, którymi powinien charakteryzować się współczesny dyplomata nie jest wcale
sprawą jednoznaczną i prostą. Z całą pewnością musi być niekwestionowanym erudytą, posiadać
wszechstronną i gruntowną wiedzę oraz powinien posiadać cechy tzw. ,,urodzonego dyplomaty''.
Współczesny dyplomata jako człowiek otwarty i tolerancyjny wykazuje się dużym zrozumieniem i taktem, w
szczególności do obywateli państwa przyjmującego. Jego wytrwałość, zaangażowanie, sumienność pozwolą
na zbudowanie swojego pozytywnego wizerunku, jak i państwa wysyłającego oraz wzbudzą wiarygodność i
2
Małgorzata Gogół,  Współczesny dyplomata to nie dyplomatołek
5
szacunek. Oczywiste jest, że dyplomata musi być sympatyczny, serdeczny, pogodny, ale równie mile
widziane jest poczucie humoru, które nie może mieć nic wspólnego z komizmem. Poczucie humoru pozwala
na załagodzenie spięć, które mogą ewentualnie wystąpić w kontaktach z innymi osobami.
Szeroko rozumiana komunikatywność interpersonalna należ do najważniejszych przymiotów, jednakże w
przypadku dyplomaty istotne jest połączenie jej z taktownością i powściągliwością.
Paradoksalnie otwartość i komunikatywność powinna iść w parze z enigmatycznością i małomównością, co
wydaje się niemożliwe do osiągnięcia. Jednak połączenie tych cech ma spowodować wzmocnienie
wiarygodności, zaufania i prawdomówności. Ważne jest, aby współczesny dyplomata nie rozmawiał o
wszystkim ze wszystkimi, ale z drugiej strony nie może doprowadzić do zbudowania wokół siebie muru
obronnego. Co spowodować może jedynie posądzeniem go o bycie tajnym agentem.
Umiejętność nawiązywania kontaktów służy w pracy dyplomaty przede wszystkim w komunikacji z
obywatelami państwa przyjmującego, zarówno na oficjalnych rautach i bankietach, jak i w kontaktach z
,,przeciętnym'' obywatelem. Ważne jest, aby komunikacja była spontaniczna, zachowanie sztywnych ram w
komunikacji niweczy wszelkie próby nawiązania ważniejszych znajomości: komunikacja interpersonalna
to równie sztuka słuchania drugiej strony, bo tak naprawdę tylko słuchając kogoś możemy
dowiedzieć się najwięcej o stronie przeciwnej, jak równie zyskać w jej oczach. Narzucanie zdania
innym jest zakazane, pomimo, że nie zgadzamy się z opinią drugiej strony.
Przymioty te nie mogą mieć nic wspólnego z uległością, ponieważ z drugiej strony dyplomata XXI
wieku to równie osoba pewna siebie, ale nie zarozumiała, stanowcza, działająca z pełną świadomością i
odpowiedzialnością. Potrafiąca w przystępny sposób przedstawić stanowisko swojego kraju.
Przemiany cywilizacyjne, społeczne, gospodarcze oraz szybkie i czasami mało przewidywalne zmiany
polityczne wymagają od współczesnego dyplomaty bystrości umysłu, pewnego rodzaju ,,przebiegłości'',
która pozwoli mu przewidzieć bieg wydarzeń. Dyplomata stając naprzeciw przeobrażeniom cywilizacyjnym i
działając w trudnych warunkach psycho-społecznych musi być odporny na stres. Stając na przykład w roli
negocjatora, wykazuje się opanowaniem, ponieważ w głównej mierze od niego zależy osiągnięcie sukcesu w
negocjacjach, czyli osiągnięcie interesu polityczno-gospodarczego państwa oraz pozycję unormowania
pozycji państwa na arenie międzynarodowej. Niemożliwe jest wręcz jasne sprecyzowanie wszystkich cech
psychologicznych kandydata na pracownika w służbie dyplomatycznej.
W celu dopełnienia wymagań stawianych wobec kandydatów na dyplomatów oprócz przymiotów
ducha ważne są równie cechy fizyczne, a w głównej mierze stan zdrowia fizycznego. Osoby, które chorują
na przewlekłe choroby wpływające bezpośrednio na ich życie niestety są zdyskredytowane. Pracownicy
służby zagranicznej muszą pracować w różnych warunkach klimatycznych, niejednokrotnie odmiennych od
klimatu europejskiego. Warunki socjalno-bytowe kraju urzędowania te wpływają pośrednio na stan zdrowia.
Praca na etacie pracownika służby dyplomatyczno - konsularnej wymaga pełnego poświęcenia, o
ośmiogodzinnym dniu pracy tylko od poniedziałku do piątku można zapomnieć. W etat dyplomaty wpisane
są na stałe bankiety, uroczystości państwowe, kulturalne oraz spotkania nieoficjalne. Dyplomaci obciążeni są
dodatkowo dyżurami na placówce w dni wolne od pracy i święta oraz muszą się stawiać w tzw. nagłych
przypadkach, czyli np. wypadku autokaru z obywatelami kraju pochodzenia albo w razie konieczności
udzielenia pomocy obywatelom kraju pochodzenia w innych nagłych wypadkach, bez względu na porę dnia.
Sytuacja taka nie jest wcale czymś ekstrawaganckim, ponieważ reguluje ją art. 32, pkt 1 Ustawy o służbie
zagranicznej ,,Jeżeli wymagają tego potrzeby służby zagranicznej, członek służby zagranicznej wykonuje
pracę poza normalnymi godzinami pracy, a w wyjątkowych przypadkach także w niedziele i święta, bez
6
prawa do oddzielnego wynagrodzenia i prawa do czasu wolnego w zamian za czas przepracowany''. Praca
dyplomatyczna wymaga pełnego poświęcenia i zaangażowania i dlatego dyplomata przedkłada pełnione
przez siebie obowiązki nad życie prywatne. Wydawałoby się, że jest to wymarzona praca dla singli, nic
jednak bardziej mylnego. W aspekcie teoretycznym i praktycznym dyplomacie w wypełnianiu jego zadań
poza normowanym czasem pracy pomaga współmałżonek. Zadania te polegają np. na organizowaniu
przyjęć, spotkań, wydarzeń kulturalnych dla środowiska polonijnego, miejscowej społeczności itd. Działania
te mają jeden priorytetowy cel, czyli umacnianie prestiżu dyplomacji polskiej, a tym samym umacnianie
wizerunku Państwa Polskiego. Przyjemniejszą częścią pracy pracowników służby zagranicznej służących
zapewnieniu rozwoju intelektualnego i naukowego, które wynikają z tradycji dyplomatycznej oraz interesów
służby zagranicznej są ogłaszane przez dyplomatów prace naukowe i publicystyczne związane ze
stosunkami międzynarodowymi oraz udzielanie wywiadów.
Czy współczesny dyplomata to poliglota? Pytanie co najmniej retoryczne, ale odpowiedz
jest tylko jedna -
tak. Pracownik służby dyplomatyczno - konsularnej zna co najmniej dwa języki obce oraz mile widziana jest
u niego znajomość tzw. rzadkich języków obcych. Podstawowym językiem jest oczywiście angielski i/lub
francuski (tzw. języki dyplomacji), na szczęście ustawa nie narzuca jakie języki obce musi znać dyplomata,
ale określa poziom znajomości tych języków, potwierdzony oczywiście odpowiednimi certyfikatami lub
potwierdzony przez komisję egzaminacyjną MSZ. Znajomość języków obcych ma wpływ na wybór placówki
urzędowania w kraju przyjmującym oraz pozwala wypełniać podstawowe zadania pracownika służby
zagranicznej w kraju urzędowania.
Z kolei prezencja dyplomaty nie sprowadza się wyłącznie do elegancji połączonej z dobrym smakiem i
wyrafinowanym strojem, ale równie do poprawnej aparycji. Strój musi być dostosowany do sytuacji i
warunków, w których znajduje się dyplomata. Dobrym wyznacznikiem dla stroju dyplomaty jest protokół
dyplomatyczny, który stanowi dla pracownika służby zagranicznej podstawowy zbiór zasad i zachowań.
Podręcznik ten śmiało można nazwać biblią dyplomaty, ponieważ regulując zasady zachowania dyplomaty
zastrzega konieczność stosowania zasady suwerennej równości państw oraz reguluje współżycie i kontakty
międzyludzkie (włączając w to zasady savoir vivre).
Protokół dyplomatyczny kieruje się dwoma podstawowymi zasadami, które deprymują
działania dyplomaty, do tych zasad zaliczamy zasadę wzajemności i precedencję.
Niezmiernie istotnym elementem protokołu jest stwierdzenie, że w przypadku spraw nie
unormowanych protokołem dyplomatycznym należy kierować się zdrowym rozsądkiem, taktem i dobrymi
manierami. Warto dodać, że protokoły dyplomatyczne poszczególnych państwa różnią się między sobą.
Różnice te występują jedynie w drobnych szczegółach, nie mając większego wpływu na stosowanie
protokołu przez dyplomatów państwa wysyłającego w państwie przyjmującym, którzy z reguły powinni
doskonale znać obyczaje panujące w danym kraju. Różnice protokolarne wynikają jedynie z tradycji
narodowych i miejscowych obyczajów.
Wśród dokumentów regulujących działalność dyplomaty i tym samym określającymi jego istotę są m.in.
Konwencja Wiedeńska o stosunkach dyplomatycznych z 1961 r., Konwencja Wiedeńska o stosunkach
konsularnych z 1963 r., Europejska Konwencja o funkcjach konsularnych z 1967 r. oraz szereg aktów i norm
prawnych podlegających realizacji przez organizacje międzynarodowe i misje specjalne (ad hoc). Oczywiście
podstawowym wyznacznikiem jest prawo międzynarodowe publiczne, którego część stanowi prawo
dyplomatyczne i konsularne. Dodatkowo funkcje dyplomatyczno-konsularne sÄ… regulowane przez bilateralne
konwencje konsularne i ustawy krajowe. Jednym z najważniejszych polskich aktów normatywnych jest
7
Ustawa o służbie zagranicznej z dnia 27 lipca 2001 roku. Dz. U.2001 nr 128 poz. 1403, która szczegółowo
precyzuje kim jest pracownik służby zagranicznej, określa organizację i funkcjonowanie służby zagranicznej
oraz prawa i obowiązków członków służby zagranicznej.
W celu zapewnienia przejrzystości, fachowości, pełnego profesjonalizmu dyplomatów i pracowników
konsularnych powołano w 2002 roku Akademię Dyplomatyczną, jako jednostkę Ministerstwa Spraw
Zagranicznych, a od 5 listopada 2005 roku Polskiego Instytutu Spraw Międzynarodowych, która wyłoni
kandydatów spełniających warunki współczesnego dyplomaty. Zdaniem władz szkoły ,,Akademia
Dyplomatyczna ma pełnić rolę kuz
ni kadr dla służby dyplomatyczno-konsularnej RP. Kandydaci muszą
przede wszystkim zdać egzamin dyplomatyczno-konsularny sprawdzający ogólną wiedzę teoretyczną i
praktyczną kandydata, znać, co najmniej dwa języki obce, wykształcenie wyższe oraz wykazać się
odpowiednim stanem zdrowia psychicznego i fizycznego, czyli wszystkie cechy współczesnego dyplomaty
omówione w tym artykule. Współczesnych dyplomatów obowiązują w trakcie pełnienia przez nich
obowiązków dyplomatyczno - konsularnych słowa złożonego ślubowania: ,,Przyrzekam i zobowiązuję się
godnie reprezentować Rzeczpospolitą Polską, dbać o jej interesy i dobre imię, rzetelnie i sumiennie
wykonywać powierzone mi obowiązki''.
Nie są to jak by się wydawało jedynie anachronizmy, ale słowa przysięgi, które nadają znaczenie i
wiarygodność wypełnianym przez dyplomatę obowiązkom, a raczej misji polegającej na:
reprezentowaniu swojego kraju, ochronie jego interesów oraz obywateli państwa wysyłającego
zgodnie z prawem międzynarodowym i prawem państwa przyjmującego;
działaniu na rzecz promocji Polski, a zwłaszcza polskiej kultury, nauki i gospodarki;
nadzorowaniu działalności wszystkich placówek zagranicznych w państwie przyjmującym;
popieraniu przyjaznych stosunków między Rzeczpospolitą Polską a państwem przyjmującym;
współdziałaniu w zakresie niezbędnym do wykonywania zadań przez członków służby zagranicznej;
analizie sytuacji politycznej, gospodarczej, kulturalnej i społecznej państwa przyjmującego.
Zakres zadań, które wypełnia współczesny dyplomata odpowiadają pełnionym przez niego stopniom
dyplomatycznym, które jednocześnie są stanowiskami pracy. Powstanie szeregu stopni dyplomatycznych
zostało podyktowane przez współczesne przemiany, jednocześnie wymuszając rozszerzenie znaczenia
dyplomaty, który kiedyś był postrzegany jako ambasador państwa wysyłającego lub kierownik placówki
konsularnej. W rozumieniu ogólnie przyjętym dyplomatą jest pracownik służby zagranicznej, czyli
dyplomatyczno - konsularnej. Za zbiorczą kategorią pojęciową służby dyplomatyczno - konsularnej opowiada
się równie Julian Sutor:
,,Oczywiście, przyznanie konsulowi charakteru przedstawicielskiego nie jest równoznaczne z przyznaniem
mu statusu dyplomatycznego. Pewne różnice między statusami obu służb istnieją obiektywnie i wynikają z
odmienności funkcji i zadań, jakie służby te mają do spełnienia. Konsul, bowiem jest przedstawicielem
państwa wysyłającego jedynie w określonych dziedzinach, a więc nie reprezentuje, jak to jest w przypadku
przedstawiciela dyplomatycznego, ogólnych interesów państwa, lecz jedynie niektóre z tych interesów. Te
obiektywnie istniejące różnice nie dają jednak, szczególnie we współczesnych warunkach i przy rozległych
funkcjach konsularnych podstaw do odrębnego traktowania obu służb (...)."
Zadania pracownika służby zagranicznej określone ustawą nie wymieniają w całości pełnego
wachlarzu podejmowanych czynności dyplomatyczno - konsularnych. Nieobowiązująca już ustawa o
organizacji konsulatów i o czynnościach konsulów z 1924 roku mówiła, że konsul (w naszym rozumieniu
8
pracownik służby zagranicznej) będzie podejmował działania z własnej inicjatywy w obronie polskich
obywateli w celu zapobiegania ewentualnym zagrożeniom ich praw i interesów. Określenie ,,podejmowanie
działań z własnej inicjatywy'' nie pojawiło się już w póz
niejszych ustawach, ale jest wpisane na stałe do
praktyki dyplomatycznej. Wymaga się, aby przymiotem każdego dyplomaty było właśnie podejmowanie
własnych inicjatyw, oczywiście zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa międzynarodowego, krajowego i
przyjętymi zwyczajami.
Środowisko dyplomatów postrzegane do tej pory jako bardzo hermetyczne wraz z postępem cywilizacyjnym i
przemianami politycznymi staje się coraz bardziej otwarte i dostępne. Co nie oznacza, że dyplomatą może
zostać każdy. Dyplomata to zawód z pasją i z całą pewnością zawód dla ambitnych. Ten niezmiernie
prestiżowy sposób na życie wymaga wiele poświęcenia i konformizmu. Ale warto być współczesnym
dyplomatą. Dyplomatą z poczuciem dobrze wypełnionej misji wobec Narodu oraz samego siebie, dyplomatą
patriotą. Wbrew pozorom tak wydawałoby się górnolotne określenia nadają znaczenie i sens bycia
współczesnym dyplomatą, a nie dyplomatołkiem.
Przebieg wizyty, powitanie
Gości spotyka pracownik gabinetu przed budynkiem urzędu i wprowadza do gabinetu, gdzie oczekuje
gospodarz lub do salonu w którym znajduje się gospodarz wraz z małżonką. Kolejność powitania odbywa
się wg zasad: kobieta z kobietą, kobiety z mężczyznami, mężczyzna z mężczyzną. Gospodyni wyciąga
pierwsza rękę do małżonki gościa a następnie wita się z gościem, małżonka gościa z gospodarzem, w końcu
wita się gospodarz z gościem. Po powitaniu gospodarz zaprasza gości do zajęcia miejsc.
w gabinecie gość zajmuje miejsce na kanapie zwrócony twarzą do drzwi wejściowych lub okna,
gospodarz zasiada na kanapie obok gościa lub na fotelu mając po prawej stronie gościa
w salonie goście usiądą na kanapie, gospodarze na fotelach, przy czym małżonka gościa znajdzie
się po prawej stronie gospodyni, a gospodarz obok gościa.
Wizyty składane w gabinetach z reguły odbywają się bez poczęstunku ( wyjątkiem kawa, herbata). W salonie
poczęstunek powinien być skromny ( przed południem: kawa, herbata, suche ciasteczka; po południu kawa
lub herbata z kanapeczkami, suche ciasteczka, sok).
Dyplomata przy stole
Przyjęcia dyplomatyczne nie służą rozrywce, ale są miejscem pracy dyplomaty. Odbywają się według zasad
etykiety, która jest nie tyle wynikiem kodeksu postępowania lub zasad zachowania przy stole, ile raczej
wypadkową względów praktycznych.
Posiłki podawane pomiędzy 12:30 a 14:00 nazywane są śniadaniami, cocktaile odbywają się zwykle
pomiędzy 16:00 a 20:00 i trwają nie dłużej niż dwie godziny, kawy i herbatki zaczynają się o 16:00 i kończą
o 18:30, obiadami zaś są te, które podaje się po 20:00. Niezwykle ważna jest dekoracja stołu nakrytego
białym obrusem. Dużą wagę przywiązuje się do ustawienia nakryć czy świeczników w jednej linii, aby
uniknąć wrażenia chaosu. Świece stawia się z nadpalonymi knotami. Stół ozdobiony jest kwiatami, które
jednak nie powinny być zbyt wysokie, żeby goście mogli się widzieć i swobodnie ze sobą rozmawiać.
9
Na każdego z gości przy nakryciu czeka kartka z jego nazwiskiem. Gości sadza się przy stole zgodnie z
zasadami precedencji. Gość honorowy zajmuje miejsce najbardziej wyeksponowane. Mężczyz
ni siadajÄ…
obok kobiet, małżeństwa jednak nie zajmują miejsc obok siebie. Sąsiadami może być dwóch mężczyzn,
nigdy zaÅ› dwie kobiety.
Choć względy formalne odgrywają znaczną rolę, nie zapomina się również o zapewnieniu gościom swobody
w prowadzeniu konwersacji. Niedaleko siebie sadza siÄ™ osoby o podobnych zainteresowaniach czy
reprezentujÄ…ce podobne grupy zawodowe.
Na przyjęciach obowiązuje ubranie wizytowe, chyba że na zaproszeniu zostało zaznaczone "black tie" - co
jest prośbą o założenie smokingu, lub "white tie" - ubranie się we frak. W ten sposób oznacza się tylko stroje
męskie, nawet na zaproszeniach dla pań, które wtedy odpowiednio dostosowują swój strój.
Wpadki
Historia protokołu dyplomatycznego obfituje we wpadki i różnego rodzaju potknięcia. Trudno ich uniknąć, gdy
organizuje się setki wizyt, spotkań, rozmów i przyjęć.
Ponieważ wszelkie przemówienia ministrów, premierów i prezydentów przygotowywane są przez ich urzędy
zdarza się, że minister, mając w danym dniu kilka spotkań, wyciągnie niewłaściwą kartkę i wygłosi oficjalny
toast na cześć zupełnie innej delegacji, premier zaś poruszy podczas rozmowy w cztery oczy zagadnienia
przygotowane do omówienia z przedstawicielem zupełnie innego państwa.
Pomyłki zdarzają się również przy usadzaniu gości przy stole. Pomaga w tym zazwyczaj mapka ustawienia
stołu, lecz czasami przygotowujący uroczystość mogą ją odczytać odwrotnie i powstaje jakby lustrzane
odbicie. Wtedy goście, często już wcześniej poinformowani, gdzie powinni usiąść, biegają w wytwornych
strojach dookoła stołu i szukają swoich miejsc.
Wpadki zdarzają się podczas wręczania listów uwierzytelniających. Terminy wizyt są wtedy bardzo napięte i
czasami zdarza się, że ambasador jest umówiony na spotkanie z prezydentem, a listy nie zdążyły jeszcze
nadejść z kraju go wysyłającego. Wtedy uroczystość odbywa się w śmiertelnej powadze, prezydent
otrzymuje pustą kopertę, ceremonię uważa się za dopełnioną. Listy uwierzytelniające są przesyłane póz
niej
drogÄ… mniej oficjalnÄ…!
Protokół dyplomatyczny na poziomie samorządu
Wejście Polski do Unii Europejskiej, możliwość uczestniczenia w realizacji różnorodnych, międzynarodowych
projektów z partnerami zewnętrznymi sprawiają, że nawiązywanie nowych kontaktów i współpraca
międzynarodowa stają się koniecznością w działaniach samorządów i instytucji publicznych. W ostatnich
latach przedstawiciele samorządów coraz częściej mają obowiązki związane z obsługą delegacji
zagranicznych. Władze miast przyjmują ambasadorów, radców przedstawicielstw akredytowanych w Polsce.
10
Przyjmują delegacje miasta partnerskich, składają wizyty w placówkach dyplomatycznych i konsularnych
akredytowanych w Polsce oraz w polskich placówkach dyplomatycznych poza granicami kraju.
Protokół dyplomatyczny znajduje również praktyczne zastosowanie podczas organizowania spotkań
z przedstawicielami świata biznesu, zwłaszcza biznesu o charakterze międzynarodowym. To, w jaki sposób
podejmiemy naszego partnera, jakie sprawimy wrażenie na partnerze oraz czy zapewnimy sobie
przychylność kręgów, od których zależy wsparcie rozwoju naszego miasta/regionu jest często czynnikiem
decydujÄ…cym o sukcesie naszym i naszej instytucji.
W każdym z wyżej wymienionych przypadków organizując spotkania, rozmowy, prowadząc korespondencje
itp. należy przestrzegać elementarnych zasad protokółu dyplomatycznego.
Przystępując do organizacji przyjęcia , gospodarz powinien odpowiedzieć sobie na kilka podstawowych
pytań;
z jakiej okazji przyjęcie będzie wydane i kto będzie gościem honorowym
jaka formę przyjęcia wybrać ( śniadanie, obiad przy stole, obiad bufetowy, cocktail)
kto zaprasza i kogo zapraszamy ( lista gości)
gdzie i o której godzinie odbędzie się przyjęcie, wielkość pomieszczenia, liczba gości, liczba
kelnerów
dobór menu i napojów uwzględniających wierzenia religijne, tradycje i upodobania gości
podział ról i obowiązków wśród współpracowników ( kto zajmuje się kim, tematy rozmów)
czy zapraszamy gości z małżonkami
jak rozmieścimy gości przy stole
obowiÄ…zujÄ…ce stroje
termin i forma zaproszenia ( telefonicznie, listownie, obie formy).
Nakrycie stołu
Przygotowanie stołu to jeden z podstawowych elementów protokółu. Stół ustawiamy równolegle do ścian
pomieszczenie i symetrycznie w stosunku do żyrandola/i, odległość od ścian nie powinna być mniejsza niż
100 cm. Każdemu uczestnikowi rezerwujemy 60 cm krawędzi stołu.
Stół nakrywamy gładkim białym obrusem. Brzegi obrusa zwisają poza krawędzie stołu na długość 20  30
cm.
Jeżeli powierzchnia stołu jest wyjątkowo piękna rezygnujemy z obrusa i używamy dużych serwetek. Serwetki
na których ustawiamy talerze powinny mieć wymiar 45 x 35 cm.
Do śniadań i obiadów używa się dodatkowo małych serwetek komponujących się kolorystycznie z obrusem.
KÅ‚adziemy je na talerzu przeznaczonym na przystawkÄ™ lub z lewej strony talerza podstawowego. Serwetki
składamy w kwadraty, trójkąty, stożki.
Dla każdego gościa stawiamy talerz podstawowy, który pełni funkcje dekoracyjną ( stanowi podstawkę dla
innych talerzy) i jest zdejmowany ze stołu bezpośrednio przed podaniem deseru. Talerze podstawowe
ustawiamy w odległości 60 cm, przy stołach owalnych i okrągłych odległość ta może być nieco mniejsza.
Odległość talerza podstawowego od krawędzi stołu powinna wynosić 1cm.
Z lewej strony, nieco powyżej talerza podstawowego, ustawiamy mały talerzyk na pieczywo i masło ( jeśli są
przewidziane w menu). Talerzyk na sałatę, o ile przewidziana w menu, znajduje się również po lewej stronie
11
talerza podstawowego. Solniczki i pieprzniczki ustawiamy w takiej odległości, aby każdy z gości mógł bez
trudu do nich sięgnąć. Na stole nie ustawiamy wykałaczek!
Liczba kieliszków, szklaneczek, ich kształt zależna jest od rodzaju dobranych napojów. Kieliszki stawia się
nieco z prawej strony, powyżej talerza podstawowego, uszeregowując wg kolejności użycia. Jeśli podajemy
wódkę kieliszek znajduje się pierwszy od prawej strony, na drugim miejscu kieliszek do białego wina, a
trzecim do czerwonego. Kieliszek do szampana znajduje się na ostatnim miejscu ( podawany jest na końcu
przyjęcia). Kieliszków do koniaku i likieru nie stawiamy na stole do czasu podania kawy ( jeśli pijemy kawę
przy tym samym stole).
Noże, widelce i łyżki umieszczamy wg kolejności użycia, poczynając od zewnątrz w kierunku talerza. Jeśli
np. obiad składa się z zupy, dania rybnego, dania mięsnego i deseru, to z prawej strony najdalej od talerza
kładziemy łyżkę do zupy, następnie w kierunku talerza nóż do ryby i nóż do mięsa. Z lewej strony talerza
pierwszy na zewnątrz znajdzie się widelec do ryby, następnie widelec do mięsa. Noże układamy ostrzem
skierowanym w lewą stronę ( w kierunku talerza), a widelce i łyżkę grzbietami w dół.
Za talerzem podstawowym, równolegle do krawędzi stołu, kładziemy sztućce do deseru. A
yżeczka nad
widelczykiem, rączka łyżeczki od prawej strony, widelczyka od lewej. Odległość sztućców od krawędzi stołu i
od siebie 1cm. Bez względu na ilość i rodzaj dań na stole nie może być jednocześnie więcej niż trzy noże i
trzy widelce na osobę. Większa ilość dań wymaga podania nowego zestawu sztućców.
Wszystkie dania, z wyjątkiem zupy, podaje się z lewej strony gościa. Z prawej strony nalewa się płyny (
zupa, woda, wino, wódka, kawa, herbata). Jeśli filiżanki z kawą/herbatą serwowane są na tacy, kelner
podaje je z prawej strony gościa.
Brudne talerze i sztućce zabiera się z prawej strony gościa, czyste podaje z lewej strony. Planując obsługę
liczymy, że na każde 6  8 osób potrzebny będzie jeden kelner (np. na 20 osób należy zatrudnić 3
kelnerów).
Kelnerzy podają posiłki wg zasady pierwszeństwa. Najpierw obsługują panie siedzące po prawej i lewej
stronie gospodarza, następnie kolejne wg rangi. Gospodyni obsłużona będzie na końcu. Teraz kolej na
panów: najpierw obsługa gościa honorowego, dalej wg zasady pierwszeństwa i na końcu gospodarz.
Przy małej liczbie kelnerów możemy rozpocząć od obsługi pań siedzących po prawej i lewej stronie
gospodarza, a następnie kobietom i mężczyznom wg zasady pierwszeństwa ( kolejność wskazuje miejsce
przy stole). Gospodarze obsłużeni będą na końcu.
Szampan i wina musujące wytrawne podawane są do deserów w czasie śniadań i obiadów do wszystkich
dań z wyjątkiem zupy.
Wina ziołowe ( słodkie, słodko-gorzkie, wytrawne) serwowane są najczęściej z wodą sodową lub jako
element składowy alkoholowych cocktaili ).
Miód pitny lekko schłodzony możemy podawać do deserów, przy kawie. Najlepsze miody to tzw.  dwójniaki
o zawartości alkoholu 15-18%, gdzie proporcje miodu do wody są 1:1.
Whisky to tradycyjny napój, którego ojczyzną jest Szkocja i Irlandia. Produkowany jest z jęczmienia,
pszenicy, żyta, owsa a nawet kukurydzy. Po procesie fermentacji i destylacji przechowywany jest w
12
dębowych beczkach (im dłużej tym lepiej). Whisky możemy pić w zasadzie w każdych warunkach i przy
każdej okazji ( byle nie przy zupie).
Gin to tradycyjny alkohol z dodatkiem ziaren jałowca i odrobiny wermutu. Pijemy go zwykle z tonikiem lub
sokiem. W niektórych krajach piją gin tak jak wódkę, schłodzony i w małych kieliszkach.
Do przystawek podajemy zwykle wina wytrawne i wódkę, do dań rybnych, raków i jaj białe wino wytrawne,
do kawioru wódkę lub szampan, do potraw z grzybów czerwone wino wytrawne, do mięsa ciemnego
czerwone wino wytrawne, do serów tłustych czerwone wino wytrawne lub piwo, do serów chudych białe wino
wytrawne lub piwo, do deseru szampan, miód pitny, portwajn, tokaj, madera oraz inne wina słodkie lub
półsłodkie. Do kawy podajemy koniak, winiak, likiery.
UWAGA:
nie podajemy win słodkich przed wytrawnymi, czerwonego przed białym, ciężkich win przed lekkimi
nie podajemy napojów kontrastujących ( rumu i winiaku lub wódki i piwa)
szampan podajemy przed winem białym i czerwonym lub po zakończeniu podawania win
wśród napojów nie może zabraknąć wody ( gazowanej i niegazowanej ) oraz soków
napoje powinny być serwowane w odpowiedniej temperaturze.
Wina białe  temperatura 8-10 stopni C
Wina czerwone  temperatura 16- 18 stopni C ( pokojowa)
Wina deserowe  temperatura 14-16 stopni C
Wina ziołowe  temperatura 12-14 stopni C
Szampan i wina musujÄ…ce  temperatura 6- 8 stopni C
Wódka  temperatura 8-10 stopni C
Gin  temperatura 8-10 stopni C
Piwo  temperatura 8-10 stopni C
Likier, koniak i winiak  temperatura pokojowa
Woda, soki  schłodzone.
Flaga państwowa
Zgodnie z protokołem flagę państwową wywieszamy w godzinach od 7:00 do zachodu słońca, opuszczamy
nie póz
niej jednak niż o godzinie 21:00. Flagę należy podnosić stosunkowo szybko, opuszczać powoli. Na
budynkach flagi wywieszane są na maszcie, którego odchylenie od ściany powinno być w granicach od 15
do 20 stopni. Długość flagi nie powinna być mniejsza od trzech jej szerokości. Wywieszając dwie flagi,
własną i gościa, ta druga powinna znajdować się po prawej stronie flagi własnej ( patrząc na budynek flaga
gościa będzie się znajdować po lewej stronie naszej flagi). Wywieszając dwie flagi własne, flagę gościa
umieszczamy pośrodku. Umieszczając flagi na przemian powinniśmy pamiętać, że flaga własna znajdzie się
na początku i końcu szeregu. Jeśli przyjmujemy kilka delegacji zagranicznych a liczba gości jest parzysta,
flaga gospodarzy może być umieszczona pośrodku. Natomiast flagi gości umieszczone w porządku
alfabetycznym z godnie z regułą  prawej ręki . W czasie przyjmowania delegacji ( podpisywania umów,
13
śniadań, obiadów itp.) chorągiewka kraju gościa powinna być ustawiona na stole po prawej stronie
chorÄ…giewki gospodarza.
Flaga wywieszana z powodu żałoby powinna być opuszczona do połowy masztu i przepasana
czarnym kirem. Wywieszając podnosimy ją najpierw na chwilę do pełnej wysokości, a następnie powoli
opuszczamy do połowy masztu. Zdejmując podnosimy ją najpierw do pełnej wysokości, a następnie
opuszczamy w dół.
Wizytówki3
Historia biletów wizytowych, czyli współczesnych wizytówek
Bilety wizytowe wywodzą się z Dalekiego Wschodu, gdzie posługiwano się nimi na długo przed
wynalezieniem druku. Stąd bilety pisano często różnokolorowym tuszem na jedwabiu lub na doskonałym
ryżowym papierze. W Europie rozpowszechniły się one dopiero w czasach nowożytnych. Wybitny podróżnik
czasów średniowiecza, wenecjanin Marco Polo podczas pobytu w Chinach otrzymał od mandarynów bilety
wizytowe, które przywiózł do własnego kraju. Bilety wizytowe zaczęto na szeroką skalę wykorzystywać w
Europie od około 1500 roku.
Na dworze króla francuskiego Ludwika XIV używano ich jako środek zastępujący list, obowiązek złożenia
wizyty lub rewizyty (stąd też pochodzi nazwa biletów wizytowych, gdyż przesłanie komuś biletu zastępowało
w pewnych przypadkach złożenie wizyty).
Bilety wizytowe dotarły do Polski prawdopodobnie w XVIII wieku, bo posłowie Sejmu Czteroletniego
posługiwali się nimi dość powszechnie. Obecna forma biletów  zwana wizytówkami  pochodzi z połowy
XVIII wieku i właściwie nie uległa większym zmianom. Przez dłuższy czas uważano, że bilety pisane ręcznie
są w lepszym guście niż drukowane. Ale czasy się zmieniają, zmieniają się też upodobania.
Papier, format i układ treści
Im bilety wizytowe są prostsze, tym są bardziej eleganckie. Dlatego też do ich wykonania nie używa
się brystolu szklistego, w paski lub inne desenie czy też imitującego fornir. Unika się również ozdobnego
druku utrudniajÄ…cego szybkie odczytanie nazwiska, nazwy instytucji itp.
W klasycznych biletach wizytowych imię i nazwisko znajduje się na środku biletu, przed nazwiskiem
umieszcza się tytuł naukowy, pod nazwiskiem  stanowisko służbowe, a u dołu  adres i numer telefonu
wraz z numerem kierunkowym na PolskÄ™.
W ostatnich latach pojawiły się bilety wizytowe urzędowe nieco większe, mające nową formę zewnętrzną.
Imię i nazwisko oraz tytuł naukowy i zawodowy znajdują się u góry w środkowej części biletu lub z jego lewej
strony, a inne informacje u dołu. Środek biletu jest pusty i w ten sposób stosunkowo duża powierzchnia
może być wykorzystana na napisanie nieco dłuższego tekstu. Tego rodzaju biletami posługują się dość
często profesorowie, lekarze, handlowcy, co oczywiście wiąże się z charakterem ich pracy zawodowej. Nowy
rodzaj biletów wizytowych toruje sobie drogę i zyskuje coraz więcej zwolenników. Dyplomaci i urzędnicy
państwowi oraz samorządowcy posługują się klasycznymi biletami, które nie mają deseni, szlaczków,
ozdobnego druku.
We współczesnym życiu rozróżnia się trzy rodzaje biletów wizytowych: prywatne, wspólne i
urzędowe. W świecie dyplomatycznym stosuje się bilety wizytowe czterech rodzajów: bilet urzędowy męża,
bilet prywatny męża, bilet prywatny żony, bilet wspólny.
3
Karolina Hołysz,  Bilety wizytowe
14
Bilety wizytowe różnią się przede wszystkim formatem, rodzajem czcionek i ich układem oraz treścią. Format
biletów zmienia się. Orientacyjnie można jednak przyjąć, że bilety prywatne mężczyzny mają wymiar 9x5 cm,
kobiety 7,5x5,5 cm, wspólne 9x6 cm, urzędowe 10x6 cm, a więc bilety prywatne są mniejsze niż urzędowe,
kobiety  mniejsze niż mężczyzny. Ostatnio, ze względu na upowszechnienie się kart kredytowych, bilety
wizytowe dostosowują się do nich formatem (9x5 cm), by można je było wygodnie przechowywać w
Portfelu lub wizytowniku.
Bilety zamawia się łącznie z kopertami, bez nich bowiem nie można wizytówek w pełni wykorzystać.
Składając bilet wizytowy bez koperty, zagina się ku przodowi lewy narożnik. W niektórych krajach istnieje
zwyczaj zaginania dolnego lewego narożnika lub całego lewego brzegu biletu. Wysyłając bilety w kopertach,
nie zagina się brzegów ani narożników.
Rodzaje biletów wizytowych
Bilety prywatne
Bilety wizytowe prywatne członków personelu dyplomatycznego ich małżonek są drukowane kursywą (a
więc czcionkami zbliżonymi do pisma ręcznego) i zawierają tylko imię i nazwisko. Bilety prywatne
niedyplomatów są również drukowane kursywą, mogą zawierać, poza imieniem i nazwiskiem, dodatkowe
informacje  tytuł naukowy i służbowy, a nawet adres prywatny i numer telefonu. Nie jest to jednak
konieczne, zwłaszcza że nie zawsze wygodnie jest podawać swój prywatny adres i numer telefonu. Jeśli
jednak decydujemy się na podanie dodatkowych informacji poza tytułem naukowym i zawodowym, to należy
je umieścić u dołu, po prawej stronie lub symetrycznie po obu stronach. Prywatny bilet wizytowy kobiety
zawiera wyłącznie imię i nazwisko.
Międzynarodowe statystyki podają, że coraz mniej ludzi zamawia prywatne bilety. Jedynie przedstawiciele
starszego pokolenia posługują się nimi. Młodzi ludzie natomiast najczęściej używają biletów urzędowych
zarówno w stosunkach półurzędowych, jak i prywatnych.
Bilety urzędowe
Bilet wizytowy urzędowy stosowany przez samorządowców jest drukowany kursywą i zawiera imię,
nazwisko, stanowisko, nazwę urzędu, adres oraz numer telefonu.
Na biletach wizytowych używanych przez dyplomatów nie podaje się numeru telefonu i adresu. Bilet
urzędowy kobiety w niczym nie różni się od podobnego biletu mężczyzny. Zasługuje na uwagę, że w bilecie
ambasadora nie podaje się pełnego tytułu, mianowicie dwa przymiotniki  nadzwyczajny i pełnomocny 
zostajÄ… opuszczone.
Pewnemu skróceniu ulega również tytuÅ‚ stale peÅ‚niÄ…cego obowiÄ…zki chargé d affaires, a mianowicie
opuszcza siÄ™ zwrot  en pied . Chargé d affaires peÅ‚niÄ…cy obowiÄ…zki chwilowo najczęściej nie ma specjalnie
przygotowanych biletów wizytowych, gdy jednak zachodzi potrzeba posłużenia się nimi w czasie
sprawowania tej funkcji, używa swego biletu pracownika dyplomatycznego, dopisujÄ…c pod tytuÅ‚em:  Chargé
d affaires ad interim .
Bilety wizytowe urzędowe niedyplomatów z zasady mają druk prosty  łatwy do szybkiego
odczytania i zawierają: imię i nazwisko, tytuł naukowy, stanowisko, nazwę instytucji, adres pocztowy, numer
telefonu oraz ewentualnie numer faksu. Niektórzy poszerzają te dane dodając adres prywatny i numer
domowego telefonu. Umieszczenie na bilecie urzędowym prywatnego adresu i numeru telefonu wydaje się
nie mieć uzasadnienia. W miarę potrzeby informacje te mogą przecież być dopisane odręcznie.
15
Adres urzędowy umieszcza się u dołu, po prawej stronie, prywatny  po lewej. Należy dodać, że
bilety wizytowe urzędowe osób zajmujących bardzo wysokie stanowiska (wojewoda, marszałek) nie powinny
zawierać adresu, numeru telefonu i faksu. Bilet wizytowy urzędowy stanowi pierwszą informację o osobie,
którą się poznało, oraz instytucji, którą prezentuje.
Rozwój cywilizacji powoduje że na swych biletach wizytowych podaje się coraz częściej numer telefonu
komórkowego.
Bilety wspólne
Bilety wizytowe wspólne są drukowane kursywą, zawierają imię męża i żony oraz nazwisko. Pojawiły
się one między I i II wojną światową, aby w ten sposób zmniejszyć liczbę biletów wizytowych składanych w
czasie wizyt lub dołączonych do kwiatów, prezentów. Bilety wspólne są używane w stosunkach bliskich,
zażyłych, a możliwość ich wykorzystania jest ograniczona. Posługują się nimi przeważnie osoby zajmujące
wysokie stanowiska w państwie, ambasadorowie, starsi rangą członkowie personelu dyplomatycznego,
wojewodowie, marszałkowie.
Posługiwanie się biletami wizytowymi
Tekst o charakterze półurzędowym, mający na celu przekazanie krótkich informacji, piszemy w
pierwszej osobie. W stosunkach towarzyskich używamy trzeciej osoby lub formy bezosobowej, jak na
przykład:  życzy dużo szczęścia młodej parze ,  dziękuje za pamięć ,  życzy sukcesów na nowym
stanowisku ,  z serdecznymi pozdrowieniami ,  z najlepszymi życzeniami ,  dziękuje za okazaną życzliwość ,
 prosi na herbatkę w dniu . Wynika to ze zwyczajów dyplomatycznych; misje dyplomatyczne bowiem w
korespondencji z Ministerstwem Spraw Zagranicznych posługują się notami, które pisze się nie w pierwszej,
ale w trzeciej osobie liczby pojedynczej. Nota wysyłana przez polską misję dyplomatyczną będzie się więc
zaczynać:  Ambasada Rzeczypospolitej Polskiej przesyła wyrazy szacunku Ministerstwu Spraw
Zagranicznych ma zaszczyt powiadomić, że&  .
Piszemy na pierwszej stronie biletu, pod nazwiskiem, nad nazwiskiem, a jeśli zachodzi taka konieczność,
możemy zakończyć na drugiej stronie. Zależy to od kraju i obowiązujących w nim zwyczajów, które trzeba
znać i do nich się stosować. Tekst jest z zasady stosunkowo krótki, nie zawiera podpisu. Na wizytówce
piszemy odręcznie, bo pismo maszynowe rażąco kontrastowałoby z długą tradycją, jaką się legitymują bilety
wizytowe.
W życiu dyplomatycznym dopisujemy na biletach skróty mające ściśle określone znaczenie w języku
francuskim. Przesyłając kwiaty, dołączymy bilet wizytowy, na którym napiszemy  p.f. , dziękując za
otrzymane kwiaty przesyłamy bilet/wizytówkę z dopiskiem  p.r. . Są to pierwsze litery zwrotów francuskich
wyrażających życzenia i podziękowania. Bilety wizytowe za skrótem p.p.c. oznaczają wizytę pożegnalną.
Zostawiają je osoby wyjeżdżające na stałe, opuszczające placówkę na jakiś czas albo wyjeżdżające na inną
placówkę.
Czynią to również osoby urzędowe opuszczające stanowisko w odniesieniu do osób, z którymi
pozostawały w stosunkach towarzyskich z tytułu zajmowanego przez siebie stanowiska, jest to dowód
wielkiej uprzejmości i kultury.
Oto zestawienie najczęściej używanych skrótów, które piszemy czarnym ołówkiem w lewym dolnym rogu
biletu oraz ich znaczenie:
p.c.  pour condoler  kondolencje,
p.f.  pour féliciter  gratulacje,
16
 p.f.n.a.  pour féliciter nouvel an  życzenia z okazji Nowego Roku,
p.p.  pour présenter  przedstawienie innej osoby,
p.p.c.  pour prendre congé  pożegnanie siÄ™,
p.r.  pour remercier  podziękowanie,
p.f.F.N.  pour féliciter FÄ™te Nationale  życzenia z okazji Å›wiÄ™ta narodowego.
Po otrzymaniu biletu wizytowego z  p.f. , co oznacza przekazanie życzeń lub z  p.c.  kondolencji,
odpowiadamy niezwłocznie, wysyłając bilet wizytowy z  p.r. . Po otrzymaniu biletu z  p.f.n.a. odpowiadamy,
wysyłając bilet z  p.f.n.a. . W stosunku do osoby młodszej wiekiem i stanowiskiem możemy odpowiedzieć,
pisząc na bilecie  p.r. et p.f. , co oznacza:  z podziękowaniem i wzajemnymi życzeniami . Bilety z literkami
 p.p. ,  p.p.c. i  p.r. pozostajÄ… bez odpowiedzi.
Używane na biletach wizytowych skróty mają międzynarodowy zasięg, trzeba je znać, ale w życiu
pozadyplomatycznym posługiwać się nimi można tylko w kontaktach z osobami, które władają językiem
francuskim. W przeciwnym razie sprawimy kłopot adresatowi i możemy być posądzeni o snobizm. Skróty
francuskie mogą być i są z powodzeniem zastępowane przez polskie zwroty, na przykład:  życzy dużo
szczęścia ,  dziękuje za okazaną uwagę .
Zasadniczo na każdą wizytę, złożoną za pośrednictwem biletu wizytowego, reaguje się przez
bezzwłoczne oddanie swego biletu wizytowego w możliwie krótkim czasie (24 godziny). Nie oddają biletów
panie panom. Nie oddaje się biletów złożonych na pożegnanie (p.p.c.) ani biletów złożonych jako
podziękowanie. Nie oddaje się również biletów złożonych zamiast rewizyty. Zdarzają się czasem przypadki,
że sekretariaty popełniają błąd, odsyłając odruchowo bilet wizytowy bez uprzedniego stwierdzenia, że
otrzymany bilet był rewizytą. Tego rodzaju bezsensowna wymiana biletów nie miałaby końca. Zgodnie ze
zwyczajem, który obecnie nie jest ściśle przestrzegany, mężczyzna składa osobom żonatym dwa bilety, jeśli
chodzi o wizytę towarzyską. Natomiast w dniu święta narodowego należy przedstawicielowi
dyplomatycznemu, nawet żonatemu, przesłać tylko jeden bilet wizytowy, ponieważ wizyta par carte odnosi
się do przedstawicielstwa, a nie do osoby urzędującej.
17
Panie składają bilety tylko paniom. Jeżeli małżeństwo wizytuje drugie małżeństwo, to składa trzy bilety, w
tym dwa pana i jeden pani, albo jeden wspólny, a drugi pana. Bardzo wskazane jest podanie na biletach
adresu, ażeby ułatwić oddanie wizyty.
Wręczane bilety wizytowe powinny być czyste, bez najmniejszych uszkodzeń. Ich wymiana odbywa
się w sposób dyskretny na zakończenie rozmowy. Nie należy ich wymieniać przy stole w czasie jedzenia.
Wizytówkę powinno się przeczytać zaraz po jej otrzymaniu w obecności wręczającego i dopiero potem
schować do portfela. Osobie starszej wręczamy wizytówkę tylko wówczas, gdy o nią poprosi.
Przy składaniu biletów wizytowych możliwe są różne odcienie grzeczności. Osobiste oddanie biletu jest
krokiem najpoważniejszym. Taka forma jest niekiedy specjalnie przewidziana przez protokół. Posłanie do
niektórych przyjezdnych osobistości sekretarza czy adiutanta z biletem ministra uważane jest za akt
szczególnej kurtuazji.
Przy składaniu biletów wizytowych osobiście lub przez osobę trzecią francuski protokół
dyplomatyczny zaleca zaginanie całej wysokości lewego boku. Nie należy zaginać biletu, jeśli przesyła się
go w kopercie. Przy składaniu biletu wizytowego, wszelkie wzmianki na nim robimy ołówkiem, a przy
przesyłaniu go pocztą  piszemy atramentem.
Jeśli ktoś brał udział w proszonym lunchu, obiedzie czy też kolacji (nie dotyczy herbatki) i nie posłał listu z
podziękowaniem powinien złożyć w ciągu ośmiu dni bilet wizytowy Pani domu.
Funkcje biletów wizytowych
Bilety wizytowe  jak sama nazwa wskazuje  były jak najściślej związane z wizytami i rewizytami. Osoba,
której złożono wizytę składała rewizytę lub przesyłała swój bilet wizytowy. Jeśli ktoś niezapowiedziany
składał wizytę i nie zastał gospodarza w domu, pozostawiał swój bilet wizytowy z załamanym górnym lewym
rogiem. Oznaczało to, że właściciel biletu był osobiście. Ale dziś raczej nikt już nie składa wizyty bez
zapowiedzi, dlatego też ta rola biletu została ograniczona.
Bilety wizytowe w niektórych przypadkach zastępują również listy. W życiu dyplomatycznym
rozpowszechniona jest praktyka składania życzeń ambasadorowi i pracownikom dyplomatycznym z okazji
święta narodowego. Kierownicy placówek dyplomatycznych w imieniu własnym i współpracowników
przesyłają życzenia, pisząc list. Zamiast listu mogą być jednak użyte do tego celu bilety wizytowe.
W porównaniu z biletami wizytowymi list jest bardziej ceremonialna formą korespondencji i w szczególnych
sytuacjach, a do takich należy zaliczyć przesyłanie życzeń czołowym osobistościom w państwie, rezygnuje
się z wizytówek na rzecz listu.
Posługując się biletami wizytowymi, można zaprosić na kawę i herbatkę, przesłać życzenia z okazji
imienin, urodzin, awansu, wstąpienia na nową drogę życia, przesyłamy również kondolencje, dopisując  p.c.
lub  przesyła szczere wyrazy współczucia . Przesłanie kondolencji wymaga jednak pewnych wyjaśnień,
mianowicie można to zrobić wówczas, gdy stosunki są oficjalne i strata nie dotyczy bezpośrednio osoby,
której składa się kondolencje. Wyrażenie kondolencji z powodu śmierci członka rodziny wymaga napisania
listu.
Bilety wizytowe dołączamy również do kwiatów lub upominku oraz wysyłamy, dziękując za
otrzymane kwiaty, prezent, oddaną przysługę. We wszystkich tych przypadkach bilet wizytowy zastępuje list.
Do niedawna na biletach wizytowych przesyłano życzenia noworoczne. Dziś jednak piszemy je na
pojedynczej lub podwójnej karcie świątecznej. Wizytówki są też wykorzystywane do przekazywania
informacji mających charakter półurzędowy.
18
Bilety wizytowe dostarczają informacji o osobie, którą poznaliśmy oraz instytucji, którą ta osoba reprezentuje
(wypływa stąd potrzeba graficznego uwypuklenia informacji dotyczących instytucji). Są środkiem
informującym, utrwalającym zawartą znajomość i ułatwiającym utrzymanie nawiązanych kontaktów. W
urzędzie bilet wizytowy wręcza się sekretarce, prosząc o przekazanie osobie, której się pragnie złożyć
wizytÄ™.
W czasie koktajlu, bankietu i innych przyjęć ludzie poznają się i dla utrzymania dalszych stosunków
wymieniają bilety wizytowe. Z tych też powodów mają one zastosowanie w działalności handlowej
(zwłaszcza związanej z zagranicą), podczas zjazdów, konferencji; dają one pierwszą informację o osobie, z
którą został nawiązany kontakt. Jeśli na przykład w wyniku przeprowadzonej rozmowy strony dojdą do
wniosku, że zachodzi potrzeba odbycia w odpowiednim czasie dalszych rozmów, wymiana biletów ułatwi im
nawiązanie kontaktów. W czasie zebrań, konferencji i spotkań towarzyskich ludzie poznają się i dla
utrzymania dalszych kontaktów wymieniają wizytówki.
RÓŻNICE KULTUROWE W BIZNESIE4
Informacje potrzebne do przygotowania rozmów
Teorie omawiające tryb przygotowania, organizacji i zarządzania strategią prowadzenia rozmów i negocjacji
zwracają uwagę na różne pojmowanie i odmienne podejścia do rozmów wśród Amerykanów, Azjatów,
Europejczyków. Warto zaznaczyć, że przynależność kontynentalna nie decyduje o jednolitości w podejściu
do taktyki rozmów.
Znajomość różnic kulturowych znakomicie ułatwia przygotowanie strategii rozmów oraz prowadzenie
prezentacji i negocjacji. W wielu krajach wysoko rozwiniętych przedsiębiorcy mają ułatwiony dostęp do
informacji na temat kultury i zwyczajów obowiązujących w kraju do którego planują podróż biznesową. W
Polsce, niestety, nie wprowadziliśmy w tym względzie niezbędnych procedur i rozwiązań. Wyjątkiem jest
opracowanie PAIiIZ5 dotyczące kultury koreańskiej, które wraz z broszurą opracowaną przez Scottish Trade
International  Doing Business in Different Countries , książką J.R. Gorrill a  Intercultural
Communication oraz publikacjÄ…  Doing Business in Japan opracowanÄ… przez Jetro Marketing Services
stanowiło podstawę do opracowania niniejszego materiału.
Od kilku lat obserwujemy wzmożony napływ inwestycji z terenu Azji, zwłaszcza z Japonii i Korei.
Omawiając azjatycki styl negocjacji i zarządzania biznesem skoncentrujemy zatem uwagę na różnicach
kulturowych występujących w Korei, Japonii oraz Chinach.
Azjatycki styl negocjacji i zarzÄ…dzania biznesem
Azjatycki styl zarzÄ…dzania jest bardzo mocno osadzony w kulturze i religii. W krajach takich jak Japonia,
Korea i Chiny dominują tradycje konfucjańskie. Konfucjusz był chińskim filozofem i myślicielem, którego
prace wywarły bardzo silny wpływ na historię, kulturę i etykę większości państw Azji Południowo -
Wschodniej. Należy podkreślić, że konfucjanizm to filozofia społeczna i moralna, a nie religia.
4
Mieczysław Bąk,  Promocja gminy miasta i regionu w kontekście integracji europejskiej
5
A. Grycuk,  Współpraca z inwestorem koreańskim , PAIiIZ 2005r.
19
Kulturę azjatycką określa się jako pro partnerską , zwracając uwagę na kultywowanie więzi oraz  kulturę
ceremonialnÄ… . Kontrahent w negocjacjach nie jest traktowany przez AzjatÄ™ jako przeciwnik, lecz
potencjalny partner do robienia interesów w długim przedziale czasowym. Dlatego podczas negocjacji Azjata
stara się unikać konfliktów, szuka pola do kompromisu. Prowadząc negocjacje z Japończykami bądz

Koreańczykami należy pamiętać o  wydelegowaniu na rozmowy mężczyzny , którego wiek wskazuje na
kompetencje i doświadczenie (kobiety są zdecydowanie niemile widziane, wyjątkiem są Chiny). Japończycy ,
Chińczycy i Koreańczycy, postrzegani za narody powściągliwe, posługują się stylem pośrednim w wyrażaniu
swojej woli. Za przejaw niegrzeczności lub braku skłonności do kompromisu mogą uchodzić konkretne
odpowiedzi typu:  tak lub  nie . Stąd często udzielają wymijających odpowiedzi, aby nie naruszyć harmonii
( Inhwa ) i zostawić otwartą drogę do osiągnięcia kompromisu. Należy zdać sobie sprawę, że strona
japońska, chińska czy koreańska, będzie nieufna wobec cudzoziemców, jeśli podczas pierwszych rozmów
będzie im towarzyszył prawnik. Podpisanie kontraktu jest dla nich zaledwie pierwszym krokiem do
współpracy, nie powinien on zatem zamykać drogi do wprowadzania zmian i udoskonaleń przez obie strony.
Negocjując z Japończykami, Chińczykami i Koreańczykami należy zrezygnować z agresywnego stylu,
okazywanie otwartości na kompromis daje szanse na sukces. Prezentowanie agresywnego stylu negocjacji z
pewnością nie przyniesie sukcesu. Azjaci nieufnie traktują rozmówcę, który nie posiada odpowiednich
pełnomocnictw i jest nie przygotowany do negocjacji. Dla Japończyków, Chińczyków i Koreańczyków
niezmiernie ważne są zobowiązania ustne, nawet nie potwierdzone na piśmie. Próba wycofania się z nich
może zostać bardzo z
le odebrana. Podejmując negocjacje z cudzoziemcami Japończycy, Chińczycy i
Koreańczycy mają zawsze na względzie długotrwałe kontakty z danym klientem. Często stosują technikę
 zawyżonego pierwszego żądania , po to aby w trakcie dalszych rozmów pozytywnie reagować na postulaty
rozmówcy. O końcowym efekcie negocjacji mogą zadecydować  miękkie czynniki lokalizacji inwestycji, takie
jak dobra szkoła dla dzieci z językiem angielskim, filharmonia czy ośrodek sportowy.6
Korea
Korea to bardzo nowoczesny i wysoko rozwinięty kraj ze znakomitą infrastrukturą transportową,
rozbudowaną telekomunikacją, nowoczesną architekturą. Korea to jednocześnie kraj o zakorzenionych od
wieku tradycjach. Koreańczycy tworzą współcześnie najbardziej konserwatywne konfucjańskie
społeczeństwo tego regionu. Jego najważniejsze cechy to: hierarchiczność, zamiłowanie do ceremoniału,
posłuszeństwo wobec przełożonych, lojalność, dążenie do centralizacji władzy, kolektywizm i stawianie
interesów grupy ponad interesami jednostki, szacunek dla starszych oraz wysoka etyka pracy. Bardzo łatwo
doświadczyć tych wartości już przy pierwszym kontakcie z Koreańczykami, zwłaszcza podczas rozmów
o charakterze biznesowym.7
W kulturze konfucjańskiej każdy kontakt pomiędzy członkami danej grupy czy społeczności zawsze odbywa
się z uwzględnieniem różnic wynikających z wieku, płci, wykształcenia, regionu pochodzenia, stanowiska w
firmie, stanu cywilnego, statusu społecznego itp. Koreańczycy kładą ogromy nacisk na edukację dzieci, od
czasów Konfucjusza wykształcenie uważane jest w Korei za najpewniejszy sposób awansu społecznego.
Najbardziej elitarną koreańską uczelnią jest Seoul National University.
6
J. R. Gorrill,  International Communication- Doing Business in Korea , NY 2005.
7
WorldBiz.com.2005,  Doing Business in Korea
20
W przypadku spotkań delegacji polskiej i koreańskiej, należy starannie ustalić i dopasować stanowiskami
skład obydwu zespołów, aby miały one równą sobie rangę. Brak równowagi w formalnym statusie
uczestników zawsze prowadzi do problemów. Szef delegacji koreańskiej powinien być przez cały czas w
centrum uwagi polskich gospodarzy. Nie oznacza to, że można lekceważyć pozostałych członków delegacji,
pamiętajmy że pracują oni zespołowo i każdy z rozmówców pełni ściśle określoną rolę.
W ustaleniu hierarchii bardzo pomaga oficjalna lista członków koreańskiej delegacji, w której osoba
najważniejsza zawsze jest wymieniona na pierwszym miejscu, a osoba zajmująca najniższe stanowisko
zostanie wskazana jako ostatnia. Warto przekazać przygotowaną w identyczny sposób listę uczestników
polskiego zespołu (będzie to wręcz oczekiwane) oraz załączyć krótkie notki biograficzne uczestników
spotkania.
Charakterystyczny dla korporacyjnej Korei autokratyczny styl zarzÄ…dzania wymaga silnego
i zdecydowanego przywództwa. Koreańczycy przykładają tę samą miarę do wszystkich krajów i kultur.
Będzie im bardzo trudno zaakceptować odpowiedzialność różnych ludzi i różnych organizacji za
poszczególne obszary składające się na projekt inwestycyjny w Polsce (Ministerstwo Gospodarki i Pracy,
Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych, specjalna strefa ekonomiczna, marszałek
województwa, prezydent miasta czy powiatowy urząd pracy). Koreańczycy intuicyjnie będą poszukiwali w
składzie polskiej delegacji silnego lidera, który zbierze wszystko w jedną całość, będzie kontrolował
negocjacje i podejmie ostatecznÄ… decyzjÄ™.
Podając lub odbierając jakiś przedmiot należy to zrobić obiema rękoma, dotyczy to również wymiany
wizytówek. W kulturze koreańskiej jest to oznaka dobrego wychowania. Witając się trzeba pamiętać o lekkim
ukłonie przy powitaniu (schyleniu całego tułowia, a nie zwykłym skinieniu głową), następnie należy podać
prawą dłoń podtrzymując ją lewą ręką poniżej przegubu. Podając talerz, filiżankę lub inny przedmiot drugą
ręką należy podtrzymywać trzymane naczynie lub przedmiot od spodu. Ruchy wykonywane podczas
podawania przedmiotów powinny być opanowane i spokojne. Podawanie czegokolwiek lewą ręką uważane
jest za niegrzeczne.
Przygotowując wizytę w Polsce warto zorganizować spotkanie w restauracji serwującej specjały kuchni
azjatyckiej. Często dania koreańskiej kuchni narodowej serwują restauracje japońskie. Pamiętajmy, że w
kuchni europejskiej istnieją dania lub składniki potraw, których Koreańczycy zdecydowanie nie akceptują. Są
nimi z pewnością sery żółte i pleśniowe, których Koreańczycy nigdy nie jadają z uwagi na ich nieprzyjemny
zapach.
Spotkania w restauracjach to w kulturze koreańskiej bardzo ważny element czasochłonnego budowania
zaufania i trwałych więzi biznesowych. Podczas wspólnego biesiadowania przy sporej ilości alkoholu
partnerzy budują podstawy do robienia interesów. Obietnice i deklaracje składane podczas posiłków należy
traktować z należytą powagą. Koreańczycy cenią sobie dobry klimat, elegancję otoczenia i dobrą kuchnię.
Lubią się bawić, są muzykalni i bardzo towarzyscy (lubią karaoke, czyli no-rae-bang). Spotkania towarzyskie
odbywają się z reguły na neutralnym gruncie, w męskim gronie, w barach i restauracjach. Zaproszenie do
koreańskiego domu należy uznać za wyjątkowe wyróżnienie (przed wejściem do domu należy pamiętać o
konieczności zdjęcia butów).
Korea jest krajem o jednym z najwyższych w świecie wskaz
ników spożycia alkoholu na jednego mieszkańca.
Alkohol jest nieodłącznym elementem posiłków, spoiwem spotkań towarzyskich i biznesowych, pozwala
21
lepiej poznać partnera i utrwalić więzy. Należy jednak pamiętać, że tradycyjna koreańska wódka, soju, jest
o wiele słabsza od polskiej. Nie zawsze jest to brane pod uwagę przez koreańskich gości. W restauracji jako
pierwszy powinien zostać napełniony kieliszek szefa koreańskiej delegacji. Przyjacielskim gestem jest
polewanie osobom siedzącym obok. W zasadzie nigdy nie należy nalewać sobie samemu  zrobi to
z pewnością siedzący obok gość. Stąd po napełnieniu kieliszka Koreańczyka nie napełniamy swojego
czekając, że teraz on odwdzięczy się tym samym. Nie można jednak liczyć na odwzajemnienie tego gestu w
przypadku osób stojących wyżej w hierarchii.
Nalewając alkohol należy robić to dwoma rękoma  prawą trzymając butelkę, a lewą podtrzymując prawy
nadgarstek. Nie mając rzetelnego usprawiedliwienia nie należy uchylać się od picia alkoholu. Mając takowe
usprawiedliwienie warto je kilkakrotnie powtórzyć i przeprosić za niedyspozycję. Goście powinni zostać
posadzeni przy stole z zachowaniem ich rangi. Najważniejszy z nich otrzymuje honorowe miejsce, a szef
polskiej delegacji zajmuje miejsce naprzeciwko.
W restauracji szef koreańskiej delegacji powinien być obsłużony jako pierwszy, nawet jeżeli przy stole
zasiadają również kobiety. Warto wcześniej uprzedzić obsługę restauracji o zwyczajach gości. Ponieważ
harmonia i dobra atmosfera są najważniejsze w kontaktach z Koreańczykami, należy przyjąć zasadę
elastycznego reagowania na zachowania gości. Należy zatem uszanować, jeżeli zdarzy się, że spożywają
posiłek w milczeniu. Koreańczycy sami powinni dać sygnał do zakończenia wieczoru, to przywilej
najstarszego rangą członka koreańskiej delegacji. Zwykle spożywają posiłki szybciej niż Polacy, sporo też
palą, więc warto zamówić miejsce, gdzie palenie nie jest zabronione. Uczestniczące w spotkaniach Koreanki
również piją alkohol, odwracając głowę w bardzo charakterystycznym geście zawstydzenia.
Publiczne wycieranie nosa jest uważane w krajach azjatyckich za jedno z najbardziej niewłaściwych
zachowań, świadczy o barku kultury i szacunku dla otoczenia. Osoby zakatarzone nie powinny zatem
uczestniczyć w spotkaniach zawodowych i towarzyskich z Koreańczykami i Japończykami. Niektóre
zachowania gości mogą być uznawane przez nas za nieeleganckie lub wręcz niegrzeczne, nie okazujmy w
takich przypadkach dezaprobaty lub zakłopotania. Pamiętajmy, że Azjaci bardzo dbają o zachowanie twarzy,
publiczne okazanie dezaprobaty dla ich zachowań zostanie odebrane jako próba naruszenia ich dobrego
wizerunku.
Hierarchia delegacji powinna być zachowana także podczas pobytu gości w hotelu. Najwyższy rangą
koreański menedżer zajmuje najlepszy pokój, natomiast osoby na niższych stanowiskach mogą być
ulokowane w pokojach o lekko niższym standardzie, na niższych lub tym samym piętrze (nigdy na
wyższym). Nikt z członków koreańskiej delegacji nie powinien mieszkać na piętrze czwartym, ponieważ
czwórka jest w Korei liczbą pechową (w języku koreańskim czwórka   sa oznacza również  śmierć ). Warto
pomyśleć o wstawieniu do pokoi hotelowych koszy powitalnych (butelka wina, słodycze, owoce - nigdy sery)
z krótkim listem z życzeniami miłego pobytu w Polsce, podpisanym przez szefa polskiej delegacji. Zawartość
takiego podarunku również może być zróżnicowana w zależności od rangi gościa. Kwiaty w wazonie mile
widziane, nigdy w doniczce. Białe lilie to kwiaty żałobne, lepiej podarować cięte kwiaty w kolorze żółtym,
fioletowym.8
Dochodzenie do wiążących konkluzji w kontaktach z Koreańczykami trwa znacznie dłużej niż
przedstawicielami krajów UE czy USA. Negocjacje z Koreańczykami są trudne i czasochłonne, wymagają
cierpliwości i taktu. Szczególnie uciążliwe jest częste wracanie do zakończonych już punktów rozmów,
8
 Establishing a business presence in Korea , http://www.communicaid.com/south-korea-business-culture.asp
22
zmiany kierunków negocjacji, emocje okazywane w najmniej spodziewanych momentach rozmów,
zaskakujÄ…ce konkluzje itp.
Należy pamiętać, że Koreańczycy unikają mówienia  nie , można jednak odczytać ich negatywny stosunek
do poruszanej kwestii z gestów, mimiki i mowy ciała. Często nie odpowiadają na zadane pytania, co może
prowadzić do niedomówień i niejasności. Wynika to z faktu, że Koreańczycy unikają negatywnych stwierdzeń
zamykających możliwość osiągnięcia kompromisu. W rezultacie gdy wydaje się, że wszystko zostało już
uzgodnione, strona koreańska nieoczekiwanie otwiera ponownie jakiś punkt negocjacji. Z drugiej strony, gdy
wydaje się, że rozmowy zakończą się fiaskiem, w ostatniej chwili Koreańczycy mogą przyjąć kompromisowe
rozwiązanie lub zaproponować zupełnie nowe. Należy zawsze pamiętać, że nie lubią wycofywać się z raz
podjętych zobowiązań i ogłoszonych decyzji.
W nawiązywaniu kontaktów biznesowych niezwykle pomocne są rekomendacje osób trzecich oraz
pośrednicy, którzy zyskali zaufanie koreańskich partnerów. Koreańczycy są z zasady nieufni wobec ludzi,
których nie znają. Koreańczycy zawsze poszukują tego, co łączy. Będą to zwłaszcza: pokrewieństwo,
wspólne doświadczenia zawodowe, ta sama religia, miasto lub region pochodzenia, ukończona uczelnia
wyższa czy też służba wojskowa w tej samej jednostce. Azjatycki networking znaczy znacznie więcej niż
jego europejski czy anglosaski odpowiednik. Jest to kultura zdecydowanie oparta na zależnościach,
znajomościach, nieformalnych i silnych powiązaniach towarzyskich.9
Aby wywrzeć dobre wrażenie warto nauczyć się powitania w języku koreańskim. Pamiętajmy jednak, że jest
to język tonalny i bardzo łatwo jest o pomyłkę. Należy zatem poświęcić czas na zapoznanie się z pełnymi
nazwiskami i imionami członków delegacji oraz ich oficjalnymi tytułami i funkcjami. Zwracanie się do
koreańskiego rozmówcy po imieniu jest nietaktem, należy podać nazwisko, imię oraz oficjalny tytuł (nazwisko
i imię składa się z trzech części i jest uzupełniane tytułem).
W kulturze Azji należy pozwolić partnerowi zachować twarz, bez względu na okoliczności. Starannie
unikajmy wszystkich zachowań, które mogłoby postawić Koreańczyka w trudnej, kłopotliwej lub niezręcznej
sytuacji.
Koreańczycy wykazują w swoich działaniach ogromny patriotyzm ekonomiczny, bardzo wspierany
przez koreański rząd. Często jest to autentyczny nacjonalizm gospodarczy. Wszystko, co koreańskie, jest
najlepsze. Podróżując Koreańczycy zawsze starają się korzystać z usług koreańskich przewoz
ników. Kładą
ogromny nacisk na eksport jako podstawowy sposób budowania konkurencyjności gospodarki. Przywiązują
ogromnÄ… wagÄ™ do nowoczesnych technologii i ich praktycznego zastosowania, Republika Korei ma
najwyższy na świecie wskaz
nik dostępu do szerokopasmowego Internetu (25 linii na 100 mieszkańców).
Koreańczycy są bardzo dumni ze swojego kraju i sukcesów narodowej gospodarki. Dla cudzoziemca
szczególnie ważne jest odróżnianie kultury i historii Korei od dziejów innych krajów Azji, w tym zwłaszcza
Japonii. W rozmowach warto wykazywać zainteresowanie Republiką Korei, starannie unikając kwestii
trudnych lub drażliwych takich jak stosunki z Koreą Północną i Japonią, związki zawodowe, rasizm, ruch
feministyczny, homoseksualizm, komunizm, sukcesy firm japońskich, bankructwo Daewoo w Polsce,
relatywnie niska jakość koreańskich samochodów itd.).
9
A. Grycuk,  Współpraca z inwestorem koreańskim , PAIiIZ 2005r.
23
Szczególnie starannie należy wystrzegać się rozmów i dyskusji o związkach zawodowych. W Korei słyną
one z wojowniczości i wysokich żądań płacowych. Pełna legalizacja związków zawodowych w tym kraju
nastąpiła dopiero w 1987 roku, i chociaż poziom uzwiązkowienia nie jest wysoki (wynosi ok. 11%, podczas
gdy w Polsce ok. 15%) to jednak są one bardzo aktywne i uciążliwe dla gospodarki. Firmy koreańskie i
japońskie mają zazwyczaj negatywne doświadczenia ze związkami we własnych krajach i dlatego są
szczególnie wrażliwe na tym punkcie. W rozmowach o nowych inwestycjach poruszenie tej kwestii jest
nieuniknione, stąd należy prezentować stanowisko, że w Polsce związki zawodowe nie są dla pracodawców
problemem. Należy być przygotowanym na szczegółowe pytania o związki zawodowe w innych firmach
produkcyjnych w danym mieście czy regionie. Warto podczas spotkań zaprezentować dane statystyczne
(np. OECD czy Europejskiej Federacji Pracodawców) z których wynika, że nasz kraj ma niższy poziom
uzwiązkowienia niż tradycyjni konkurenci Polski (Czechy, Węgry i Słowacja) i jest on również niższy niż w
większości krajów Europy Zachodniej.
Dużo problemów mogą nastręczać koreańskie imiona i nazwiska. Warto zwrócić uwagę na
zaskakująco małą liczbę koreańskich nazwisk. Jest ich tylko ok. 270, z czego aż jedna czwarta mieszkańców
Republiki nosi nazwisko Kim. Zaraz na drugim miejscu jest nazwisko Park. Wynika to z faktu, że naród
koreański wywodzi się z zaledwie kilku wielkich rodów.
W kontaktach zawodowych Koreańczycy z zasady nie zwracają się do siebie po imieniu. Imiona są zwykle
używane tylko przez członków rodziny i najbliższych przyjaciół, a ponieważ towarzyszy im tabu i mnóstwo
przesądów, wielu Koreańczyków nie chce, aby inni ludzie wypowiadali je na głos. Tradycyjnie Koreańczycy
noszą zazwyczaj dwa imiona i nazwisko, razem składające się na 3 sylaby. Zazwyczaj nazwisko pisane i
wypowiadane jest przed imionami. Obecnie jednak, w zwiÄ…zku z modÄ… na posiadanie europejskich imion,
sytuacja trochę się skomplikowała i czasem nazwisko rodowe pisane jest po imieniu lub imionach. Co
ciekawe, Koreanki nie zmieniają nazwiska po wyjściu za mąż.
Przed rozpoczęciem spotkań należy ustalić, który człon (sylaba) jest właściwym nazwiskiem
rodowym. Do najwyższych rangą menedżerów koreańskich trzeba zwracać się wykorzystując ich tytuły i
stanowiska służbowe (Mr President, Mr Chairman, Sir etc.). Podobnie jak w przypadku inwestorów
niemieckich, wielu koreańskich menedżerów ma tytuł naukowy doktora (Republika Korei szczyci się zresztą
największą na świecie liczbą obronionych doktoratów na tysiąc mieszkańców).
W żadnym innym kraju azjatyckim tytuł czy prestiżowe stanowisko służbowe nie mają tak dużego
znaczenia, jak w Korei. Przy przyjmowaniu do pracy wysokie stanowisko przedstawia dla koreańskich
kandydatów często wyższą wartość niż oferowane przez firmę wynagrodzenie. Udając się na rozmowy z
Koreańczykami w przypadku mężczyzn najlepiej wybrać tradycyjny, ciemny garnitur. Do tego mężczyzna
powinien ubrać białą koszulę i odpowiednio dobrany, stonowany krawat. Kobiety także powinny wybrać
elegancki i raczej konserwatywny kostium (ze spódnicą za kolana) lub garnitur.
Wymiana wizytówek jest dla Koreańczyków bardzo ważnym rytuałem. Głównym jego celem jest
przekazanie Koreańczykowi informacji o statusie rozmówcy, co pozwoli mu na szybkie i jednoznaczne
zaszeregowanie danej osoby w hierarchii delegacji. Bez wizytówek nie można uczestniczyć w spotkaniu.
Jeżeli nie damy wizytówki, to rozmówca odczyta to jako brak szacunku lub wyraz niechęci do dalszych
kontaktów. Wymieniając wizytówki należy poświęcić kilka sekund na zapoznanie się z treścią wizytówki.
Nigdy nie należy chować wizytówki do kieszeni czy portfela, najlepiej położyć ją na stole na widocznym
miejscu - tak, aby przez cały czas trwania spotkania pozostawała w zasięgu wzroku. Nie wolno zginać
wizytówki ani nic na niej pisać. Obydwa gesty uznawane są za lekceważenie jej właściciela.
24
Wizytówka w języku polskim jest dla Koreańczyka nieczytelna i bezużyteczna, ponieważ uniemożliwia
kategoryzację i hierarchizację polskiego partnera. Konieczne jest przekazanie wizytówki w języku angielskim
(np. dwustronnej, polsko-angielskiej). W przypadku częstych kontaktów z przedstawicielami koreańskiego
biznesu warto postarać się o wizytówkę w języku koreańskim. To kolejny zbliżający obie strony gest. Tekst
na wizytówce musi być bezbłędnie przetłumaczony na język koreański.
W prezentacjach danych, przedstawianiu informacji oraz każdego rodzaju opracowaniach
obowiązuje zasada upraszczania prezentacji, przedstawiania danych w postaci wykresów i tabel.
Prezentacje powinny być maksymalnie jasne, czytelne, proste i zrozumiałe. Na wszystkie prawdopodobne
pytania warto mieć przygotowane odpowiedzi. Koreańczycy nie lubią zadawać dodatkowych pytań, bo to
także może wiązać się z utratą twarzy.
W czasie spotkań dobrze jest mieć pod ręką kopie przekazanych wcześniej dokumentów (np. wysłanych
pocztą elektronicznych materiałów dotyczących projektu).
W kontaktach osobistych z Koreańczykami raczej należy zachować dystans fizyczny. Chociaż
niektórzy z nich są bardzo otwarci, to poklepywanie po ramieniu i podobne gesty są akceptowane tylko
pomiędzy bliskimi przyjaciółmi.
Koreańczycy bardzo angażują się w pracę. Etyka ciężkiej pracy uznawana jest za jedną z przyczyn
imponującego wzrostu gospodarczego oraz sukcesu programu uprzemysłowienia Korei, realizowanego w
tym kraju od lat 60-tych XX wieku. Obecnie Republika jest statystycznie najbardziej zapracowanym ze
wszystkich 30 krajów OECD, co tylko częściowo wynika z 44 -godzinnego tygodnia pracy. Koreańczycy
pracują zwykle w godzinach 9.00 - 18.00 od poniedziałku do piątku oraz 9.00  13.00 w soboty, chociaż
coraz więcej firm wprowadza 5-dniowy tydzień pracy. Przełożeni w firmach koreańskich mają o wiele
większą władzę nad podwładnymi niż w firmach europejskich czy amerykańskich. Pomimo
paternalistycznego podejścia do pracowników nie uczestniczą oni w ogóle lub są bardzo ograniczeni w
procesie decyzyjnym. Panuje silne przekonanie, że nie powinno się wychodzić z pracy przed szefem, a
oczekiwanym społecznie standardem wciąż pozostaje kariera na całe życie w jednej firmie. Także czas
wolny po godzinach często spędza się z kolegami z pracy. Koreańczycy jako pracodawcy są bardzo
wymagający. W podręcznikach do zarządzania określa się czasami koreański styl zarządzania jako
zarządzanie nastawione na harmonię, przy czym harmonia może przeważać nad efektywnością.
W stosunku do siebie Koreańczycy bardzo nie lubią pośpiechu i napiętych terminów, natomiast mogą
wymagać tego od swoich partnerów. Wyraz
nie z
le znoszą zmęczenie fizyczne. Należy pamiętać, że
pomiędzy Polską i Koreą jest 8 godzin różnicy czasu. Jetlag po wielogodzinnym locie z Seulu do Warszawy
może dokuczać koreańskim gościom jeszcze przez kilka dni. 10
W trakcie rozmów należy starannie kontrolować swoje emocje i mimikę twarzy oraz unikać wszystkiego, co
mogłoby wprawić koreańskich partnerów w zakłopotanie. Nigdy nie należy okazywać zniecierpliwienia, złości
czy niechęci. Powinno się również unikać podnoszenia głosu oraz werbalnych konfrontacji. Generalnie w
kontaktach z Koreańczykami obowiązują wszystkie zasady dobrego wychowania, jednak nie należy być
uniżonym.
Śmiech w kulturze azjatyckiej często maskuje zdenerwowanie, zażenowanie lub podobne negatywne
emocje. Wcale nie musi być oznaką wesołości czy rozbawienia. Koreańczycy miewają problem z
10
A. Grycuk,  Współpraca z inwestorem koreańskim , PAIiIZ 2005r.
25
utrzymywaniem kontaktu wzrokowego, zwłaszcza w przypadku swoich zwierzchników, osób wyżej
postawionych w hierarchii, a także kobiet. Patrzenie komuś w oczy uważane jest za oznakę śmiałości lub
braku respektu, a jednocześnie za oznakę zainteresowania i świadectwo dobrych, szczerych intencji. W
kontaktach biznesowych należy więc patrzeć partnerowi w oczy, dając tym samym świadectwo
zainteresowania i szczerości. W konfucjanizmie ceni się pokorę, stąd Koreańczycy często mogą wydawać
się bardzo pasywni. Na ogół niewiele gestykulują i powściągliwie wyrażają emocje. Jednak w chwilach
zdenerwowania potrafią być bardzo impulsywni i mogą podnosić głos.
Jednym z bardziej zaskakujących dla Europejczyków zachowań jest przechodzenie pomiędzy dwiema,
rozmawiającymi ze sobą osobami. Pozwala to uniknąć, uważanego w Korei za niegrzeczne, przechodzenia
komuś za plecami. W trakcie rozmowy warto pamiętać o zdjęciu okularów przeciwsłonecznych (chowanie
oczu za ciemnymi szkłami może być odczytane jako oznaka nieszczerych intencji).
W rozmowach należy być przygotowanym na pytania dotyczące życia prywatnego (stan cywilny, żona,
pochodzenie, wiek, życie rodzinne, osiągane dochody). Koreańczycy generalnie nie uważają tych pytań za
osobiste. W ich kulturze są to informacje niezbędne do ustalenia wzajemnych relacji, oceny i stosunku
swoich pozycji społecznych, ewentualnych związków rodzinnych lub grupowych. 11
Koreańczycy tworzą społeczeństwo patriarchalne i bardzo silnie zmaskulinizowane. Od czasów Konfucjusza
kobieta była i jest społecznie i ekonomicznie podporządkowana mężczyz
nie. Nadrzędnym celem związku
było i jest urodzenie męskiego potomka. Kobiety z zasady nie uczestniczą w życiu publicznym i w biznesie.
Jest to ten element stosunków polsko-koreańskich, w którym wrodzona uprzejmość Polaków wobec kobiet
bywa wystawiana na ciężką próbę, a Polki często odnajdują się w sytuacjach dla nich niezręcznych.
Koreańczycy wchodząc do pomieszczenia czy budynku nie przepuszczają kobiet w drzwiach (kobieta
zawsze wchodzi na końcu), pierwsza wchodzi osoba najwyższa rangą. W Korei kobieta podaje mężczyz
nie
wierzchnie okrycie. Koreanka, która się rozwodzi, często ryzykuje utratę pracy, a prawo do opieki nad
dziećmi niezmiennie przyznawane jest ojcu.
Mężczyz
ni, którzy założyli rodzinę, szybciej awansują oraz są lepiej postrzegani przez kolegów i
pracodawców. Interesy wciąż robi się tutaj przede wszystkim z mężczyznami, chociaż wpływy kultury
amerykańskiej, podróże zagraniczne, wykształcenie zdobywane poza Koreą sprawiają, że sytuacja w tym
zakresie powoli się zmienia. Dotyczy to zwłaszcza młodego pokolenia Koreańczyków.
Koreańczycy intuicyjnie będą spodziewać się w składzie polskiego zespołu samych mężczyzn. W przypadku
wizyty w Korei warto upewnić się, że gospodarze na pewno są świadomi, że wśród członków polskiej
delegacji będą kobiety. Pracując w Europie czy Stanach Zjednoczonych powoli przyzwyczają się do
obecności kobiet, jednak wciąż zdecydowanie lepiej widziane jest, kiedy szefem polskiego zespołu jest
starszy wiekiem i rangą mężczyzna.
Społeczeństwo konfucjańskie to tradycyjnie ogromny szacunek do osób starszych. W biznesie młody wygląd
i młody wiek bardzo przeszkadzają. Podobnie jak kobiety, do kontaktów z partnerem koreańskim nie powinni
być wyznaczani najmłodsi pracownicy. Nawet w przypadku piastowania wysokiego stanowiska młody wiek
partnera może być dla Koreańczyków podświadomą, psychologiczną przeszkodą.
11
 Business meetings and negotiations in Korea , http://www.austrade.or.kr/services/etiquette.html
26
Koreańczycy są oszczędni, tak w życiu prywatnym jak i zawodowym. Lubią wszelkiego rodzaju okazje i
rabaty, lubią być zaskakiwani pozytywnymi informacjami o oszczędnościach i niskich kosztach. Warto o tym
pamiętać przystępując do negocjacji.
Korea jest jednym z najbardziej homogenicznych etnicznie krajów świata, gdzie niemalże zawsze
obywatelstwo oznacza narodowość. W odróżnieniu od delegacji inwestorów amerykańskich czy
europejskich, w skład których często wchodzą obywatele różnych państw, analogiczne zespoły korporacji
koreańskich będą składały się wyłącznie z Koreańczyków. Innej narodowości mogą być jedynie
przedstawiciele towarzyszących im często firm doradczych.
W kontaktach z Koreańczykami wymiana prezentów to bardzo ważny element etykiety biznesu. Prezent
powinien być związany z naszym krajem, regionem lub miastem. Uniwersalnym prezentem dla mężczyzn
będzie wysokiej jakości polski alkohol. W przypadku kobiet mogą to być wyroby z bursztynu, kryształy,
wyroby ludowe. Z uwagi na czekającą gości długą drogę powrotną do domu podarunki nie powinny być
ciężkie, nieporęczne ani też zajmować dużo miejsca. Dotyczy to zresztą wszystkich inwestorów
zagranicznych. Ofiarowywane przez obie strony prezenty nie muszą być kosztowne, jednak powinny być
podobnej wartości. Należy szczególnie zadbać o opakowanie, ono także powinno być eleganckie.
Koreańczycy uważają za szczególnie udany i szczęśliwy prezent składający się z parzystej liczby
przedmiotów (np. spinki do koszuli, długopis i wieczne pióro, itd.). Nie mogą to być przynoszące pech być to
pechowe cztery przedmioty lub ich wielokrotność. W Korei prezenty wręcza się na początku, a nie na końcu
spotkania. Nie ma tutaj jednak bezwzględnych reguł. Bezpieczniej będzie przestrzegać zasady wzajemności,
tj. wręczyć prezent w momencie, kiedy samemu zostanie się obdarowanym. Podarunków zwykle nie
rozpakowuje się w obecności ofiarodawcy. Jeżeli prezent nie jest opakowany powinniśmy starannie go
obejrzeć i pochwalić jego zalety. Przekazując prezenty wszystkim członkom koreańskiej delegacji należy
pamiętać o hierarchii i konieczności zróżnicowania podarunków w zależności od formalnego statusu
każdego z Koreańczyków. Im wyższa pozycja obdarowywanego, tym wartość podarunku powinna być
większa.
W dokumentach i korespondencji nie należy używać koloru czerwonego. W kulturze koreańskiej jest
to kolor śmierci, czerwienią pisze się listy kondolencyjne. Z kolei kolor biały jest w Korei kolorem żałoby,
unikajmy zatem obdarowywania członków delegacji bukietem białych bądz
czerwonych kwiatów.
Podobnie jak inni mieszkańcy tego regionu Azji, również Koreańczycy przejawiają dużą wiarę w feng shui. W
Polsce przestrzegają jego zasad tak w budownictwie przemysłowym, jak i urządzaniu biur. Warto zapoznać
się z jego choćby podstawowymi zasadami.
Chcąc robić w przyszłości dobre interesy z firmami z Azji, warto pomyśleć o lekcjach gry w golfa. W Korei i w
Japonii jest to bardzo ważny, elitarny sport, niezwykle popularny wśród najwyższej kadry menedżerskiej. Gra
w golfa służy często nawiązywaniu i rozwijaniu stosunków towarzyskich i biznesowych. Z uwagi na gęstość
zaludnienia i górzystość obydwu krajów, z czym związane są bardzo wysokie ceny nieruchomości, na
uprawianie tego sportu mogą sobie pozwolić tylko osoby o wysokich dochodach. Koreańczycy i Japończycy
pracujący lub odwiedzający Polskę są stałymi bywalcami polskich pól golfowych. Warto się zastanowić jak
27
można to wykorzystać w projekcie inwestycyjnym. Wiele ciekawych informacji o polskim golfie, w tym także
pełną listę i opisy krajowych pól golfowych, można znalez
ć na stronie internetowej www.golf.pl.12
Firmy koreańskie w Europie są zarządzane przez Koreańczyków. W europejskich filiach koreańskich
korporacji będzie pracować większa liczba ekspatów niż w analogicznych oddziałach kontrolowanych przez
inwestorów zagranicznych z innych krajów. Warto jednak pamiętać, że dla Koreańczyków takie elementy jak
odległość od międzynarodowego lotniska, stolicy kraju, dużego ośrodka miejskiego, szkoły międzynarodowej
itp. Będzie miała mniejsze znaczenie niż niskie koszty pracy, czy niższa cena oferowanego terenu oraz
możliwość uzyskania ulg lub zwolnień podatkowych. Nadrzędnym jest cel korporacji, jeżeli poświęcenie
jednostek może przyczynić się do sukcesu firmy, to wybór jest oczywisty.
Podczas rozmów najlepiej od razu przyjąć, że język angielski dla obu stron jest językiem  obcym .
Język ten należy stosować w jego najbardziej przyjaznej formie, mówiąc wolno i wyraz
nie, używając
podstawowego słownictwa i prostej składni. Przyznanie się do tego, że nie rozumie się angielskiego
cudzoziemca, dla wielu Koreańczyków będzie oznaczać utratę twarzy. W Korei wszyscy uczą się
angielskiego, ale nie lubią się nim posługiwać.
Powodem jest zupełnie inna niż w ich ojczystym języku gramatyka, wymowa i składnia. Winny jest także
system nauczania języków obcych w Korei, kładący nacisk na pamięciowe opanowanie reguł gramatycznych
czy pisownię, ale zaniedbujący niemal zupełnie konwersację. Do rozmów w Polsce z pewnością potrzebny
będzie tłumacz, co należałoby wcześniej taktownie ustalić ze stroną koreańską.
W rozmowach z Koreańczykami należy unikać tematów związanych z Japonią. W pamięci
Koreańczyków wciąż żywy jest okres japońskiej okupacji ich kraju (1910-1945). Pod hasłem  nissen ittai
(zjednoczenia z macierzą) próbowano narzucić mieszkańcom Półwyspu Koreańskiego japońską religię,
język i nazwiska. Także teraz wzajemne stosunki nie są wolne od dyplomatycznych napięć (m.in. spór o
wyspy na Morzu Japońskim, wizyty premiera Japonii w Mauzoleum Yasukuni, interpretacja historii II wojny
światowej w japońskich podręcznikach historii), co w rezultacie może prowadzić z ich strony do
emocjonalnych reakcji. Ze względu na trudną historię stosunków z Japonią, Koreańczycy są szczególnie
wrażliwi na łączenie ich kraju ze swoim południowym sąsiadem w kwestiach dotyczących kultury, języka,
historii, czy bieżących osiągnięć gospodarczych. Nie należy więc ofiarowywać Koreańczykom prezentów
wyprodukowanych w Japonii, nadmiernie podkreślać faktu współpracy czy obecności inwestorów japońskich
na danym terenie. Zdecydowanie cieplejszy stosunek mają Koreańczycy do bliższych im kulturowo Chin.
Koreańczycy, podobnie jak niemal wszyscy cudzoziemcy i inwestorzy odwiedzający Polskę, wiedzą
o naszym kraju niewiele. Przeciętny Koreańczyk być może wie coś o Janie Pawle II, Fryderyku Chopinie,
 Solidarności i Lechu Wałęsie. Niektórzy Koreańczycy widzieli polskie filmy , znają polską szkołę plakatu. W
sporcie bardzo dobrze kojarzą Polskę od czerwca 2002r., kiedy to w Mistrzostwach Świata w Piłce Nożnej
przegraliśmy z Republiką Korei 0:2.
Prasa Koreańska pisze o Polsce rzadko, ale zwykle przyjaz
nie, często w kontekście nowych inwestycji. W
kwestiach historycznych zwraca uwagę podobieństwo losów Korei i Polski, tak samo położonych pomiędzy
dwoma potężnymi i przez wiele wieków nieprzyjaznymi sąsiadami. Ten wątek znajduje u Koreańczyków
szczególnie wiele zrozumienia, zwłaszcza w kontekście II Wojny Światowej.
12
A. Grycuk,  Współpraca z inwestorem koreańskim , Warszawa, PAIiIZ 2005
28
Koreańczycy zwykle postrzegają Polskę jako kraj położony w Europie Wschodniej, częściowo zależny od
Federacji Rosyjskiej i słabo rozwinięty gospodarczo. Stąd warto w ogólnych rozmowach przypominać o
naszym członkostwie w Unii Europejskiej, NATO, liczbie ludności i PKB w porównaniu z innymi krajami w
Europie i regionie, wysokim wzroście gospodarczym oraz ekspansji firm koreańskich w naszym kraju. 13
Najmłodsi obywatele Republiki Korei są bardziej zeuropeizowani i zamerykanizowani. Jednak w odróżnieniu
od proamerykańskiego pokolenia swoich ojców i dziadków młodzi Koreańczycy są w większości
nieprzychylnie nastawieni do Stanów Zjednoczonych. Są też jednocześnie bardziej otwarci i elastyczni w
kontaktach z cudzoziemcami, coraz bardziej zdają sobie sprawę ze swej odmienności kulturowej. Bariery i
różnice w komunikacji pomiędzy rówieśnikami są znacznie mniejsze, wzajemne kontakty ułatwia
konfucjańska zasada komunikowania się pomiędzy ludz
mi na tych samych poziomach hierarchii oraz
dążność do osiągania kompromisu.
Przydatne adresy: http://www.korea.net, http://www.investkorea.org, http://www.kotra.at,
http://www.communicaid.com/south-korea-business-culture.asp
http://www.buyusa.gov/korea/en/doingbusinessinkorea.html
Japonia
Jeżeli chcemy umówić się na spotkanie z japończykiem, zdecydowanie powinniśmy potwierdzić termin i
miejsce spotkania telefonicznie, nie tylko wysyłając list. List może wręcz pozostać bez odpowiedzi. Przed
przystąpieniem do rozmów należy upewnić się czy możemy skorzystać z poparcia i kontaktów biznesowych.
Tego rodzaju praktyka jest powszechnie stosowana w japońskim biznesie. Jeżeli znamy wysoce szanowaną
osobę w Japonii, skorzystajmy z jej pomocy i kontaktów. Rekomendacja jest niezwykle wysoko ceniona.
Mając już umówione spotkanie dopilnujmy, aby przybyć punktualnie, spóz
nienie jest traktowane przez
Japończyków jako przejaw niegrzeczności.
Japoński tydzień pracy to 48 godzin, godziny nadliczbowe nie są płatne. Godziny pracy, to na ogół 9.00-
17.00 lub 17.30, lecz wiele osób pracuje dłużej. W ciągu roku, przez okres trzech tygodni (Święta
Noworoczne od 28 grudnia do 03 stycznia oraz Złoty Tydzień od 29 kwietnia do 5 maja oraz Obon w połowie
sierpnia) wielu Japończyków odwiedza groby swoich przodków. Należy w tych okresach unikać umawiania
spotkań i nie planować podróży służbowych.
W dobrym zwyczaju jest powstrzymanie siÄ™ przez pierwszych kilka minut spotkania od tematu biznesowego,
do momentu aż nasz japoński partner nie powie  Jitsu wa ne... (  zasadniczą sprawą jest.... ).
Rozpoczynając rozmowę w dobrym tonie jest skierować swoje pierwsze uwagi do najstarszej osoby (jeżeli
wiemy, która to osoba), następnie do odpowiednich osób indywidualnie. W dobrym tonie jest częste
przepraszanie.
Jeżeli odpowiedzią na nasze pytanie jest stwierdzenie:  może ,  prawdopodobnie ,  zastanawiam się nad
tym , to najczęściej oznacza to  tak . Jednak może się też zdarzyć, że odpowiedz
 zastanowiÄ™ siÄ™ nad tym
oznaczać będzie  nie . Nie należy niczego odmawiać w sposób bezpośredni, w kulturze japońskiej unikać
należy zachowań bezpośrednich.
13
A. Grycuk,  Współpraca z inwestorem koreańskim , Warszawa, PAIiIZ 2005
29
Może się zdarzyć, że będziemy musieli zadać pytanie kilkakrotnie w różny sposób, aby otrzymać
definitywnÄ… odpowiedz
lub zobowiązanie. Podczas spotkań możemy spodziewać się bardzo osobistych
pytań od naszego rozmówcy (np. o pensję, edukację, życie rodzinne). Jeżeli nie chcemy odpowiedzieć na
pytanie, grzecznie spróbujmy zmienić temat. Jeżeli mamy wrażenie, że japoński partner nas nie zrozumiał,
udajmy, że tego nie zauważyliśmy  jest to bardzo ważne w kulturze japońskiej, aby nie  stracić twarzy .
Mile widziane tematy rozmów:
- Pytanie o rodzinę rozmówcy (dobre na rozpoczęcie rozmów)
- Zachwalanie gościnności, opieki jaką nas otoczono
- Historia Japonii
- Japońskie osiągnięcia w dziedzinie sztuki
- Pozytywne uwagi na temat japońskiej ekonomii
- Sport, np. golf i skoki narciarskie
Jakich tematów rozmów powinniśmy unikać:
- II Wojna Åšwiatowa
- Opowiadania żartów (chyba, że są bardzo łatwe do zrozumienia, powiedziane raczej na spotkaniu
towarzyskim niż na biznesowym).
Udając się z wizytą do Japonii pamiętajmy, że lato jest tam gorące i wilgotne, należy więc spakować
kilka zmian ubrań, jako że Japończycy kładą nacisk na czystość i higienę. W pewnych sytuacjach będziemy
musieli zdjąć buty, np. w świątyniach i domach prywatnych oraz niektórych restauracjach w stylu  ryokan .
Co za tym idzie warto pamiętać o założeniu butów wsuwanych, które łatwiej się zdejmuje i zakłada.
Wyjeżdżając do Japonii pamiętajmy też spakować spory zapas czystych skarpetek (będą one często
wystawiane na widok publiczny).
Kobiety powinny ubierać się konserwatywnie, umiarkowanie stosować biżuterię, perfumy oraz makijaż.
Spotkania służbowe często odbywają się w restauracjach typu  ryokan , gdzie będziemy musieli
założyć yukate , którą otrzymamy w restauracji.  Yukate lub kimono należy założyć zawijając lewą połać na
prawą ( tak jak w Eurpie zapinamy męska marynarkę). Tylko przy ubieraniu ciała zmarłych  Yukate
zapinane jest odwrotnie.
Po imieniu zwracamy się tylko do rodziny i przyjaciół. Nie proponujmy przejścia na  ty zanim nie
spotkamy się kilka razy i dobrze poznamy. Zwracając się po nazwisku, pamiętajmy od dodaniu do zwrotu
 pan lub  pani . Możemy też użyć przedrostka  san , jednak trzeba pamiętać, aby nie używać go w stosunku
do żony lub dzieci naszego rozmówcy. Nawet jeżeli zwracamy się do danej osoby po imieniu, w sytuacji
kiedy jesteśmy w towarzystwie innych współpracowników zwracajmy się do niej używając nazwiska, aby
uniknąć zawstydzających sytuacji.
Dobrą polityką jest przygotowanie szeregu różnorodnych prezentów. Jeżeli nieoczekiwanie dostaniemy
prezent, będziemy mogli się odwdzięczyć. W japońskiej kulturze biznesowej nacisk kładziony jest na proces
wręczania prezentu, nie na sam prezent lub jego wartość. Obdarowanie kogoś drogim prezentem nie jest
traktowane jako forma łapówki (w Chinach przeciwnie). Najlepszym momentem wręczenia prezentu jest
koniec wizyty. Należy dyskretnie dać znać, że mamy mały upominek, który chcielibyśmy wręczyć. Należy
unikać wręczania prezentów na początku znajomości. Jeżeli dajemy podarunki grupie osób należy je
najpierw zebrać razem. Indywidualny prezent powinien być wręczony na osobności.
30
Błędem jest wręczenie takiego samego prezentu osobom o różnych rangach. Nietaktem jest również
wręczenie prezentu jednej osobie w obecności innych. Japończycy otwierają prezenty na osobności,
ponieważ jeżeli upominek okaże się złym wyborem, może to skutkować  utratą twarzy przed innymi.
Jeżeli otrzymamy podarunek, dopilnujmy, aby się zrewanżować.
Mile widziane prezenty:
- Zagraniczne, markowe rzeczy
- Importowana whisky szkocka, bourbon, brandy lub wytworne wina (tylko najwyższej klasy)
- Spinki do mankietów
- Zestawy ołówka z długopisem.
Wizytówki są bardzo ważnym elementem w japońskim biznesie. Należy zabrać zapas wizytówek,
ponieważ nasi partnerzy będą skorzy do ich wymiany. Wizytówka powinna z jednej strony być w języku
angielskim, a z drugiej po Japońsku. Projektując wizytówkę pamiętajmy, że nasi japońscy partnerzy będą
chcieli dowiedzieć się z niej jak najwięcej o nas.
Wizytówki są wręczane po ukłonie i podaniu dłoni. Podając wizytówkę prezentujemy ją stroną zapisaną
japońskim tekstem. Po otrzymaniu wizytówki spędz
my chwilę egzaminując ją, to również dobry moment aby
poprosić o wyjaśnienie, jeżeli nie rozumiemy czegoś na wizytówce. Nie chowajmy otrzymanej wizytówki do
kieszeni, możemy ją położyć przed sobą na stole lub schować do wizytownika. Jako przejaw niegrzeczności
uznawane jest robienie notatek na wizytówce.
Celem pierwszych spotkań jest zapoznanie się, możemy jednak już w trakcie tych spotkań
przedstawić naszą propozycję.
Korzystanie z usług prawnika japońskiego zamiast kogoś z zachodu będzie potraktowane jako wyraz dobrej
woli oraz chęć współpracy. Negocjacje rozpoczynają się na poziomie wyższym kierowniczym i schodzą
następnie na poziom średni.
Ważne jest zrozumienie idei  zachowania twarzy , jest to w kulturze japońskiej bardzo ważne. Sytuacja, w
której nawet przez przypadek sprawimy, że nasz partner  straci twarz może zaważyć na sukcesie naszych
negocjacji. Atmosfera negocjacji jest zawsze bardzo poważna. Luz
na rozmowa lub lekki humor mile widziany
jest przed spotkaniem lub w trakcie przerw. Bardzo ważne jest, aby w trakcie prezentacji i negocjacji
zachowywać się cicho, grzecznie. Nie należy okazywać złości lub złego humoru.
Ponieważ biznes japoński odbywa się w grupach, nie należy naciskać na uzyskanie odpowiedzi, należy
poczekać, aż grupa dojdzie do konsensusu ( ringi ). Proces decyzyjny może potrwać czasami od jednego do
trzech lat.
Umowa ustna potwierdzana jest przez skinięcie głową, nie jak w kulturze europejskiej poprzez uścisk dłoni.
Kontrakty mogą być renegocjowane, według japońskiego protokołu podpisanie kontraktu nie oznacza
zamknięcia procesu uzgodnień.
Otrzymanie zaproszenia na lunch lub kolację ze strony japończyka jest dużym wyróżnieniem, nie
zapraszają oni bowiem osób, do których nie mają zaufania. Według protokołu japońskiego osoba
zapraszająca zawsze płaci. Jeżeli wzniesiony jest toast na naszą cześć, pamiętajmy aby się odwzajemnić.
Wiele dań będzie podanych w trakcie kolacji, będziemy zachęcani do spróbowania każdego z nich. Jeżeli
wśród dań znajdzie się coś, czego absolutnie nie chcemy spróbować należy znalez
ć grzeczne ytłumaczenie
odmowy (np. powody zdrowotne), aby pozwolić stronom  zachować twarz .
31
Jeżeli chcemy odwzajemnić zaproszenie na kolację, postarajmy się wybrać polską restaurację.
Prawdopodobnie początkowo spotkamy się z odmową przyjęcia zaproszenia, co jest elementem japońskiej
etykiety. Należy kilkakrotnie ponowić zaproszenie. Japończycy odmawiają jedynie przez grzeczność, która
wymaga, aby dać zapraszającemu do zrozumienia, że nie chcą nam robić kłopotu.
Ukłony są bardzo ważną częścią japońskiego protokołu biznesowego. Wykorzystywane są do okazania
wdzięczności, przepraszania i wyrażania próśb oraz na powitanie i pożegnanie. Ukłony są wyrazem
szacunku i respektu, czasem pokory. Głębokość ukłonu zależy od tego jaki status i pozycję ma osoba, której
się kłaniamy. Kłaniając się osobie wyższej rangi niż my, należy ukłonić się trochę niżej niż ta osoba. Jeżeli
nie jesteśmy pewni rangi danej osoby, należy na wszelki wypadek również ukłonić się trochę niżej.
Śmiech jest wyrazem zażenowania i zestresowania, a nie rozbawienia. Uśmiech w kulturze japońskiej
pojawia się bardzo często. Jest on jednak używany do samokontroli, a w szczególnych okolicznościach do
ukrycia niezadowolenia. W każdej sytuacji w obecności Japończyków należy zachowywać się spokojnie,
cicho i kulturalnie.
32
Typowe tytuły w języku japońskim i ich brytyjskie odpowiedniki
Tytuł angielski Tytuł japoński Opis zajmowanej pozycji
Chairman Kaicho Funkcja nie jest
odpowiednikiem europejskiej
pozycji prezesa zarzÄ…du firmy.
Pozycja jest b. ważna, lecz
różna w zależności od firmy.
President Shacho Nazwa wymiennie występująca
z nazwÄ…  daihyo
torishimariyaku . Oznacza
funkcjÄ™ dyrektora
reprezentujÄ…cego radÄ™
dyrektorów firmy.
Vice President Fuku Shacho Rzadko używany tytuł.
Oznacza funkcjÄ™ wicedyrektora
reprezentujÄ…cego radÄ™
dyrektorów firmy.
Senior Executive Senmu Torishimariyaku Przedstawiciel zarzÄ…du firmy,
Managing Director funkcja wyższa od pozycji
 Jomu Torishimariyaku .
Executive Jomu Torishimariyaku Przedstawiciel zarzÄ…du firmy,
Managing Director funkcja wyższa od pozycji
 Torishimariyaku .
Director Torishimariyaku Członek zarządu firmy
General Manager Bucho Pozycja wskazujÄ…ca na
wysoką odpowiedzialność
danej osoby. Z tego grona
rekrutowane sÄ… osoby do
zarzÄ…dzania firmÄ….
Deputy General Manager Jicho Zwykle asystent, często
posługuje się tytułem
 bucho dairy
Section Chief Kacho Przedstawiciel niskiego
szczebla zarzÄ…du
Chief Kakaricho Pierwszy, podstawowy tytuł w
danej firmie. Wskazuje na fakt,
że dana osoba rozpoczyna
karierÄ™ kierowniczÄ… w danej
firmie.
33
Uwaga: Jeżeli przed tytułem znajduje się słowo  dairi , oznacza to że dana osoba jest asystentem lub osobą pełniącą daną funkcję, lecz
nie posiadającą pełnego prawa do danego tytułu.
Struktura organizacyjna japońskie firmy przypomina struktury europejskie. Warto jednak pamiętać,
że w strukturach japońskich firm osoba z niższego szczebla zarządu ma prawo (często obowiązek)
raportowania własnych uwag i pomysłów bezpośrednio do ścisłego kierownictwa firmy. Oznacza to, że
osoby niższego szczebla mogą znacząco wpływać na ostateczne decyzje zarządu.
Należy zatem przywiązywać wagę nie tylko do rozmów z przedstawicielami ścisłego kierownictwa
firmy, lecz również z osobami reprezentującymi niższy szczebel zarządu.
Chiny
W latach 2003-2006 Chiny przesunęły się na piąte miejsce na liście największych inwestorów (po USA,
Niemczech, Wielkiej Brytanii i Francji). Rok 2007 był dla gospodarki chińskiej kolejny rokiem sukcesu
gospodarczego, roczny wzrost gospodarczy osiągnął poziom 9,7%. Jeśli to tempo się utrzyma, to w
nadchodzących latach Chiny zajmą czwarte miejsce w gospodarce światowej.
Chińczycy eksportują wysokiej jakości komfortowe i tanie samochody, kooperują w przemyśle samolotowym.
Z raportów OECD wynika, że Chiny wyprzedziły USA w eksporcie produktów zaliczanych do grupy
zaawansowanych technologii ICT. Specjalnością chińską staje się produkcja telefonów komórkowych,
komputerów, laptopów, cyfrowych aparatów fotograficznych i kamer14.
Szacuje się, że łączenie inwestycje chińskie w Polsce warte są od 50 do 100 mln USD (zależnie od sposobu
pomiaru). Polskie firmy zainwestowały w Chinach 24 mln USD. W roku 2004 sprzedawało do Chin 730 firm z
Polski. Równocześnie sprzedaż na polski rynek prowadziło 12.200 firm chińskich15.
Polska jest atrakcyjna dla inwestorów chińskich jako rynek dystrybucji produktów chińskich (centra
dystrybucyjne, handlowe etc.), albo usług. Argumentem za lokowaniem inwestycji chińskich w Polsce
przemawia możliwość wejścia na rynki UE oraz relatywnie niskie koszty produkcji.
Chińczycy preferują organizowanie spotkań biznesowych w okresie od kwietnia do czerwca oraz we
wrześniu i paz
dzierniku. Zmiany terminu wyznaczonego spotkania oraz spóz
nienia traktowane sÄ… jako
oznaki braku szacunku dla drugiej strony. Nie należy planować spotkań w piątek w godzinach
popołudniowych, w tygodniu obchodów chińskiego nowego roku. Chińczycy, podobnie jak Koreańczycy i
Japończycy unikają mówienia  nie . Zamiast  nie używają zwrotu  być może ,  pomyślę o tym ,  zobaczymy
co można z tym zrobić . Jeżeli chiński rozmówca z uśmiechem w przyjaznym tonie mówi  to nie jest duży
problem lub  to nie jest poważny problem oznacza to, że problem jest poważny i w najbliższej przyszłości
trzeba będzie zastanowić się nad jego rozwiązaniem. Pytanie  czy jadłeś posiłek ,  gdzie byłeś oznacza
zapytanie  jak się miewasz i nie ma żadnego związku z tym czy jesteś głodny lub co widziałeś. Odpowiedz

powinna brzmieć  dziękuję lub  tak . Na spotkania należy ubierać się w stroje o konserwatywnym kroju,
unikać jaskrawych kolorów.
W kontaktach z partnerami z Chin należy zachować umiar w zadawaniu pytań, które mogą go postawić w
niezręcznej sytuacji. Bezpośrednie pytania o rodzinę, status majątkowy, nawet o wiek są postrzegane jako
14
 Rok 2005 był rokiem chińskiej gospodarki. Gdzie jest granica jej rozwoju? (1.06) , H.S. Kolka, J. Sztyler, J. Piotrowski, w:
www.globaleconomy.pl
15
M. Lubarski,  Muśnięcie olbrzyma , ( Chińska Republika Ludowa jako szansa rozwoju dla polskich przedsiębiorstw budowlano-
montażowych i producentów budowlanych , Polska Izba Przemysłowo-Handlowa Budownictwa i Ambasada ChRL w Warszawie,
www.grupapsb.com.pl )
34
mało uprzejme. Aby uzyskać odpowiedz
na pytanie o stan rodzinny, i status społeczny należy zadawać
pytania pośrednie (pytać o wiek dziecka, jaka uczelnię kończy, ile lat pracuje w danej firmie itp.).
Podczas kontaktów z Chińczykami należy dbać o harmonię i wzajemny szacunek. Nie należy okazywać
uczuć, ani zdradzać szczególnej zażyłości. W czasie rozmów i negocjacji z
le jest przyjmowana gestykulacja,
w żadnym przypadku nie należy dotykać lub poklepywać rozmówcy. Wręczanie podarunków możliwe jest
dopiero po zakończeniu procesu negocjacji i powinno mieć charakter oficjalny. Nie należy fotografować
momentu wręczania podarunków. Zwyczajowo obdarowywany trzykrotnie odmawia przyjęcia prezentu, co
jest elementem etykiety. Prezent powinien być zapakowany w papier o kolorze czerwonym bez wzorów (
czerwień symbolem sukcesu ), złotym lub srebrnym. W żadnym przypadku nie należy pakować prezentu w
papier o kolorze żółtym (żółty kolor opakowania z czarnym napisem symbolizuje prezent przeznaczony dla
zmarłego lub jego rodziny).
Mile widziane prezenty to: dobry alkohol, wieczne pióro, zapalniczka, wyroby regionalne, albumy. Liczba
osiem jest uważana za szczęśliwą, otrzymanie ośmiu przedmiotów oznacza gest dobrej woli i jest
zwiastunem pozytywnego nastawienia darczyńcy do dalszych rozmów. Liczba sześć symbolizuje życzenie
szczęśliwego rozwiązania problemów. Liczba cztery symbolizuje śmierć,  73 pogrzeb, a liczba  84 groz
ny
wypadek.
Nie należy wręczać podarunków w postaci ostrych narzędzi, zegarków, sandałów, chusteczek do nosa. Nie
należy pakować prezentów w papier koloru białego, czarnego lub niebieskiego.
Podczas posiłków nie należy poruszać tematów związanych z biznesem. Rozmowy przy stole powinny
koncentrować się na walorach potraw. Na talerzu zawsze należy zostawić odrobinę jedzenia, pusty talerz
świadczy o tym, że wstajemy od stołu nie najedzeni. W żadnym wypadku nie należy pozostawiać pałeczek
pionowo wstawionych do miski z ryżem lub położonych na miseczce, gdyż przynosi to pecha (podobnie jak
upuszczenie pałeczki na podłogę).
Przygotowując spotkanie z grupą inwestorów chińskich, należy pamiętać o uszanowaniu jej
wewnętrznej hierarchii grupy. Ustalenie, kto pełni rolę przywódcy w delegacji chińskiej jest bardzo
ważne. Status ten powinien zostać zaznaczony przy organizacji spotkań, ale również przyjęć,
ofiarowaniu prezentów, udzielaniu głosu etc. Najważniejszy członek delegacji zawsze pierwszy
wchodzi do danego pomieszczenia, zasiada w centralnej części stołu na wprost drzwi.
Przedstawienie stron uczestniczących w rozmowach negocjacyjnych najlepiej przeprowadzić za
pośrednictwem kogoś, kto jest poważany przez obie strony. Na spotkanie należy przynieść
odpowiednia ilość wizytówek, osoba bez wizytówki nie będzie traktowana jako partner do rozmowy.
Wizytówka powinna być przyjmowana i wręczana oburącz  trzymać ją należy kciukiem i palcem
wskazującym  gest taki będzie mile odebrany i doceniony jako oznaka szacunku. Należy
bezwzględnie poświecić kilka chwil na zapoznanie się z wizytówką, w przeciwnym wypadku
zostanie to odczytane jako brak szacunku i zainteresowania danÄ… osobÄ….
Podczas rozmów należy utrzymywać kontakt wzrokowy z rozmówcą, uciekanie ze wzrokiem
odczytane będzie jako przejaw nieszczerych intencji. Zwracając się do określonej osoby należy
używać jej oficjalnego tytułu i pełnego nazwiska. Gest potakiwania głową nie oznacza zgody,
potwierdza tylko to, że dana osoba słucha naszego wystąpienia.
35
Chińczycy są znakomitymi i skutecznymi negocjatorami, mają wielowiekowe tradycje myślenia
strategicznego, które jest elementem powszechnej edukacji. W kontaktach z nimi trzeba być cierpliwym, co
zostanie odczytane jako element świadczący o sile charakteru. Silny partner nie musi się spieszyć ( czas to
czas, a pieniądz to pieniądz mówią Chińczycy, odcinając się od znanego  time is money świata
zachodniego). Negocjatorzy chińscy stosują i stale rozwijają techniki negocjacyjne dostosowując je do
sytuacji, rodzaju partnera i okoliczności. Mimo dążności do równowagi i harmonii, nie brakuje podczas
negocjacji emocji, atmosfera bywa napięta, targują najdrobniejsze szczegóły kontraktu. Przygotowując
negocjacje warto więc mieć w zanadrzu zestaw ustępstw, którymi będziemy mogli usatysfakcjonować
rozmówcę. Podobnie jak podczas negocjacji z przedstawicielami innych krajów, ustępując zawsze
powinniśmy żądać czegoś w zamian.
Kontrahent w negocjacjach nie jest traktowany przez Chińczyka jako przeciwnik, lecz potencjalny partner.
Dążenie do osiągnięcia  guanxi , czyli zbudowania więzi, unikania konfliktów i frustracji to elementy
dominujące podczas procesu negocjacji. Obowiązuje zasada  pierwszeństwa kompromisów , choć podczas
pierwszych kontaktów Chińczycy są z reguły nieufni. Mimo zakończenia procesu negocjacji często w
ostatnie chwili podejmują próbę uzyskania dodatkowych ustępstw. W takiej sytuacji należy grzecznie lecz
stanowczo odmówić zgody na zmianę wcześniejszych ustaleń. Spisany kontrakt traktowany jest przez
Chińczyków jako dokument jedynie potwierdzający harmonijnie osiągnięte porozumienie, powinien jednak
ich zdaniem zawierać klauzulę możliwości wprowadzania zmian w celu dostosowania warunków do zmiennej
sytuacji. Pamiętajmy o chińskim porzekadle:  Nic, co jest napisane na papierze, nie jest warte tyle, co papier,
na którym jest to napisane . Chińczycy dopuszczają do negocjacyjnego stołu kobiety (są pod tym względem
wyjątkiem wśród Azjatów)16.
Amerykański styl negocjacji
Amerykanie odważnie i bezceremonialnie wkraczają w obce kręgi kulturowe. Menedżerowie amerykańscy
wdrożyli kartezjańskie podejście do praktyki. Prezentują analityczny sposób zarządzania, decyzje podejmują
na podstawie racjonalnych przesłanek. Oczekują informacji umożliwiających podjęcie uzasadnionej,
korzystnej dla obu stron decyzji.
Wychodząc z założenia, że porażką można się zarazić unikają kontaktów z  nieudacznikami ,
 ofiarami  . Unikajmy podczas rozmów narzekania na trudności i przeciwieństwa losu, rozmów o chorobach,
problemach lub negatywnym wpływie historii na gospodarkę. Amerykanie są przeświadczeni o swej
specjalnej misji wobec świata. Interesuje ich nie tylko sukces organizacji, ale również sukces
osobisty. Cechuje ich indywidualizm, niezależność, przebojowość, optymizm i otwartość.
Amerykanie przywiązują bardzo dużą wagę do należytego przygotowania spotkań oraz
dotrzymywania zadeklarowanych zobowiązań. Decyzje podejmują szybko i jeśli rozmowy z
kontrahentem przeciągają się, lub są mało konkretne to często z nich rezygnują. Już na etapie
wstępnych rozmów zatrudniają prawników, którzy konkretyzują i opisują oczekiwania i zobowiązania
stron. Zobowiązania ustne nie mają dla nich większego znaczenia ( no letter, no matter ).
Amerykanie są osobami bardzo bezpośrednimi i mówią co myślą (kultura nieceremonialna). Mają
skłonność do pomijania tytułów, nie przywiązują zbytniej wagi do statusu społecznego, nawet nowo
16
J. R. Gorrill,  Intercultural Communication , London 2005
36
poznane osoby najchętniej nazywają po imieniu. Spotkania z przedstawicielami JST traktują bardzo
poważnie, co wynika między innymi z szacunku dla demokratycznych wyborów. Należy jednak
pamiętać, że cenią sobie czas i kontakt z profesjonalistami. Nie należy przeciągać czasu oficjalnych
spotkań, które mają często charakter wyłącznie ceremonialny.
Wiedza inwestorów amerykańskich na temat Polski pochodzi głównie z opracowań przeznaczonych
dla biznesmenów planujących inwestycje w krajach Europy Środkowo-Wschodniej. Opracowania
takie są nieco powierzchowne, jednak ułatwiają nawiązanie pierwszych kontaktów oraz przełamanie
barier.
Amerykanie sÄ… w Polsce lubiani i zwykle zdajÄ… sobie z tego sprawÄ™. SÄ… dobrze przygotowani
do rozmów biznesowych, bezpośredni kontakt ze stroną polską jest zwykle poprzedzony dokładnym
rozpoznaniem przeprowadzonym przez wynajętego konsultanta. W celu zjednania sympatii chętnie
nawiązują do polskiego patriotyzmu i polsko amerykańskich bohaterów narodowych. Chętnie mówią
o szacunku dla wolności i demokracji, swobodach obywatelskich, sukcesach. Amerykanie
w zdecydowanej większości są patriotami i solidaryzują się z decyzjami demokratycznie wybranych
władz.
Negocjatorzy strony amerykańskiej, podobnie jak Brytyjczycy, są zawsze bardzo solidnie
przygotowani do rozmów, mają opracowane rozwiązania wariantowe, przygotowany katalog żądań i
możliwych ustępstw. W przeciwieństwie do Brytyjczyków są wyrozumiali, gdy partnerzy popełniają
błędy językowe.
W większości znają tylko jeden język, angielski. Lubią żarty i dowcipy, jednak należy starannie
unikać dowcipów o podłożu religijnym czy rasowym. Podczas pierwszych kontaktów należy unikać
takich tematów jak religia, aborcja, polityka, seksizm, rasizm. Kobiet nie należy pytać, czy są
zamężne. Bezkolizyjne tematy do swobodnych rozmów to sport, podróże, muzyka, potrawy, sprawy
zwiÄ…zane z wykonywanÄ… pracÄ….
Podstawowe informacje o amerykańskich firmach można znalez
ć pod adresami:
http://www.hoovers.com, http://www.thomasnet.com
Europejski styl negocjacji
Różnice kulturowe i narodowościowe przekładają się na sposób prowadzenia rozmów i biznesowych.
 styl europejski nie jest jednolity. Można w jego ramach wyróżnić system północny, obejmujący
kraje skandynawskie i Beneluksu i łaciński, z Francją i Włochami. W tym pierwszym dominuje
współdecydowanie, gotowość do zawierania kompromisu, zaangażowanie na rzecz
konstruktywnego działania. Społeczna akceptacja pracy kobiet i ich udziału w negocjacjach jest
najbardziej preferowana w krajach skandynawskich. Dużą wagę do punktualności przywiązują
niewątpliwie Niemcy i mieszkańcy północnej Europy (kultury monochroniczne). Z pewnością zaś do
kultur polichronicznych, kładących mniejszy nacisk na czas zaliczymy Włochów czy Hiszpanów. Na
pewno też bardziej powściągliwi w wyrażaniu emocji i prowadzeniu negocjacji będą Niemcy i
obywatele krajów nordyckich.
37
" WÅ‚osi
Decyzji nie podejmują szybko, proces decyzyjny trwa zwykle kilkanaście miesięcy. Są natomiast mniej
formalni niż Niemcy. Cechuje ich zmienność nastrojów, skłonność do podnoszenia głosu, wzajemnego
przekrzykiwania siÄ™ i przerywania rozmowy, okazywania emocji. PrzywiÄ…zujÄ… ogromnÄ… wagÄ™ do pozycji
partnera, lubią targować się o cenę. Ich zagranicznym partnerom zaleca się najpierw omówić wszystkie inne
problemy, cenę rezerwując na koniec rozmowy. Wbrew pozorom (stwarzanym celowo) przystępują do
rozmów po bardzo dokładnym rozpoznaniu partnera, jego mocnych i słabych stron. Często pod koniec
rozmów stawiają zaskakujące, niczym nie uzasadnione nowe żądania. Nie należy się tym zbytnio
przejmować, jest to jeden z typowo włoskich elementów taktyki negocjacyjnej. Punktualność nie jest ich
mocną stroną, stąd zaleca się obcokrajowcom potwierdzanie umówionego spotkania. Spóz
nienia często są
celowo zaplanowane, aby uzyskać przewagę psychiczną nad partnerem. Nie należy ich pośpieszać w
podejmowaniu decyzji, może to być dla nich sygnał, że drugiej stronie za bardzo zależy na transakcji. Nie są
rzadkością niemiłe i lekceważące uwagi pod adresem partnera zagranicznego, na które należy reagować
celną ripostą. Włosi to naród niezwykle honorowy i dumny, należy zatem uważać aby ich nie urazić. Język
angielski nie jest ich mocna stroną, więc wszelkie materiały powinny być napisane prostym językiem
angielskim. W rozmowach, zwłaszcza na wstępnym etapie, należy unikać rozmów na temat religii i relacji
Włoch z Watykanem, polityki, mafii, podatków, II Wojny Światowej, spraw rodzinnych, negatywnych
wypowiedzi na temat włoskich sportowców. Warto zwrócić uwagę na fakt, że włoscy rozmówcy często
krytykują politykę swojego kraju, swoich sportowców itp. Nie należy jednak przyłączać się do tej krytyki, gdyż
zostanie to z
le odebrane. Aby zdobyć sympatię należy chwalić włoską architekturę, wina, włoską kuchnię,
filmy, operę, gościnność, włoskich piłkarzy. Podczas pierwszego spotkania należy podjąć wysiłek
przekonania włoskiego partnera o naszym szacunku i zaufaniu do jego osoby. Warto pamiętać, że Włosi
przywiązują większa wagę do  opakowania , ceremoniału niż do szczegółów. Mają wiele respektu dla pozycji
i wieku partnera. PrezentujÄ… szacunek dla kobiet, nie koniecznie dotyczy to kobiet w biznesie. LubiÄ…
wzorować się na sukcesach innych, warto więc powołać się na przykłady sukcesu innych firm zagranicznych
działających na naszym terenie.
" Hiszpanie
Punktualność nie jest ich najmocniejszą stroną. Rozmowy negocjacyjne nie mają charakteru formalnego
 często są przerywane tematami lekkimi. Ważną rolę odgrywaj właściwy dobór partnera oraz wzajemne
bezpośrednie relacje pomiędzy rozmówcami. Jeżeli rozpoczniemy negocjacje z osobą niższego szczebla
musimy się liczyć z tym, że decydent nie siądzie z nami do stołu. Warto zatem dowiedzieć się kto jest
decydentem i rozpocząć negocjacje z właściwą osobą. Należy pamiętać, że bez względu na to z kim
prowadzimy negocjacje ostateczna decyzja należała będzie do osoby piastującej najwyższą pozycje w
firmie. W rezultacie rozmowy biznesowe trwają dość długo. Strategia negocjacji Hiszpanów sprowadza się
do próby obniżenia poziomu wymagań partnera, dlatego też zaleca się zaczynać z wysokiego pułapu żądań.
Hiszpanie są twardzi w negocjacjach, dążą do zawierania umów dla nich korzystnych poprzez proponowanie
dodatkowych klauzul warunkujących np. płatność, uzyskanie ulg i zwolnień podatkowych. Często nie
dotrzymują terminów płatności, podobni w tym względzie do Włochów, Izraelczyków i Holendrów. Zwlekanie
z realizacją płatności zawsze poparte jest rzekomym błędem drugiej strony (z
le wystawiona faktura,
zaginięcie przesyłki, choroba lub nieobecność pracownika odpowiedzialnego za dokonanie transakcji itp.).
38
" Francuzi
Gładkie maniery i ujmujący sposób bycia Francuzów mogą łatwo zmylić czujność kontrahenta. W
rzeczywistości przywiązują oni ogromną wagę do dbałości o własne interesy. W negocjacjach kierują się
logiką i rozsądkiem, liczą się dla nich konkretne argumenty, lubią dyskutować. Na podjęcie decyzji
potrzebują czasu, unikają presji. Należy bardzo dokładnie przeczytać kontrakt, bowiem zazwyczaj znajdują
się w nim korzystniejsze dla Francuzów warunki. Francuzi to chyba jedyna nacja, które za język biznesu
uważa wyłącznie język francuski. Dużą wagę przywiązują do elegancji ubioru, który w ich mniemaniu
świadczy o pozycji społecznej rozmówcy. Lubią dobrze zjeść, przy stole unikają rozmów o charakterze
biznesowym. Strona zapraszająca płaci za posiłek, zapraszany zobowiązany jest do rewanżu. Punktualność
traktowana jest dość pobłażliwie, spóz
nienia 15 minutowe są w zasadzie normą i nie świadczą o
lekceważeniu drugiej strony. W rozmowach nie należy poruszać tematów osobistych, nadmierna
serdeczność budzi u Francuzów podejrzenia o nieszczerość intencji. Negocjacje powinny opierać się na
logice argumentów.
Informacje o francuskich firmach:
http://www.business-in-europe.com/gb/them/info_frenchcompanies.htm
" Brytyjczycy
Brytyjczycy nie są zbyt mobilni, dlatego należy się spodziewać, że negocjacje będą prowadzone w ich
kraju i w języku angielskim. Pewni siebie, przekonani o własnej wyższości nad pozostałymi narodami.
Podobnie jak Japończycy poważnie traktują ustalenia ustne, oczekują jednak ich pisemnego potwierdzenia
w formie listu lub notatki z rozmów. W trakcie rozmowy towarzyskiej nie należy poruszać tematów
osobistych, a lunch nie jest zwykle traktowany jako zdarzenie biznesowe, do czasu jednak podania kawy. W
prowadzeniu interesów Brytyjczycy zwracają szczególną uwagę na konserwatyzm, uprzejmość i
zaradność. Bardzo twardzi w negocjacjach, choć z pozoru bardzo uprzejmi i przyjaz
ni. ProwadzÄ…
bardzo dokładne rozpoznanie partnera długo przed nawiązaniem pierwszego bezpośredniego
kontaktu. Negocjacje nawet małego kontraktu trwają zwykle ponad 12 miesięcy.
Należy jednak odróżniać Anglików od Szkotów i Walijczyków, które to grupy pozostają w
odwiecznym konflikcie. Polakom znacznie łatwiej jest prowadzić dialog z Walijczykami i Szkotami
niż z Anglikami.
" Niemcy
Niemcy uchodzą za naród dobrze zorganizowany, efektywny w pracy, przywiązujący wagę do porządku,
utalentowany technicznie. Wiele z tych cech ma charakter historyczny i nie dotyczy przedstawicieli młodego
pokolenia. Niemcy na ogół stawiają sobie wysoko poprzeczkę i tego samego oczekują od swoich
zagranicznych partnerów. Są profesjonalistami i fachowcami, do rozmów przygotowują się bardzo starannie
(planują), stąd posiadają o partnerze dużą wiedzę. Przywiązują ogromną wagę do punktualności, niechętnie
wchodzą w ryzykowne finansowo przedsięwzięcia. Domagają się ogromnych rekompensat, jeśli kontrahent
nie dotrzyma warunków umowy. Do czasu osiągnięcia porozumienia zachowują dystans i umiarkowanie i
tego samego oczekują od drugiej strony. Stąd przerywniki w postaci żartów nie są wskazane. Decyzji nie
podejmują natychmiast, musi ona być przeanalizowana z wyższym kierownictwem. Przywiązują wagę do
pisemnego zrelacjonowania spotkania (faks., list). SÄ… mistrzami w stosowaniu presji psychologicznej
39
 ostatniej minuty . Najczęściej stosują proste techniki negocjacyjne oparte na podręcznikach Kalksteina. W
końcowej fazie rozmów mogą wystąpić z żądaniami ustępstw. Wówczas należy bezwzględnie stosować
technikę sytuacji hipotetycznej, ( jeśli... to w zamian... ) i pamiętać o zasadzie  każde ustępstwo, nawet
najmniejsze powinno być uwarunkowane ustępstwem drugiej strony . Należy przestrzegać zasady hierarchii
kontaktów i uwzględniania w korespondencji należnych tytułów.
" Szwedzi
Dominująca cechą jest egalitaryzm, dążenie do kompromisu i konsensusu. Szwedzi akceptują wysokie
podatki, jako podstawę finansowania polityki socjalnej, dlatego wszelkie krytyczne uwagi, czy też wyrażające
zdziwienie dla stawek podatków w ich kraju byłoby nie na miejscu. Szwedów cechuje wysoka lojalność
wobec swojej  małej ojczyzny . Pytania osobiste (o zarobki) są bardzo z
le widziane. Starannie oddzielajÄ…
życie prywatne od sfery biznesu. Nie tolerują poklepywania, dotykania, w trakcie rozmów należy dbać
o utrzymywanie fizycznego dystansu. Nigdy nie należy przerywać wystąpienia rozmówcy. Terminy spotkań
należy ustalać z 14 dniowym wyprzedzeniem, spóz
nienia sÄ… niewybaczalne. Szwedzi planujÄ… zwykle urlopy
w czerwcu, lipcu, sierpniu oraz w końcówce lutego i początku marca.
Negocjacje odbywają się zwykle według z góry ustalonego przez nich scenariusza i nie trwają zbyt długo.
Należy jednak pamiętać, że pierwsze spotkanie traktują jako wstęp do rozmów i nigdy nie wysyłają na nie
decydentów. Przed podjęciem decyzji należy spodziewać się serii spotkań, podczas których padały będą
bardzo drobiazgowe pytania. Podobnie jak Niemcy, przywiązują ogromną wagę do jakości produktu (ISO) i
reputacji partnera (rekomendacje), a także do punktualności i profesjonalnej prezentacji oferty. Decyzje są
na ogół podejmowane przez kierownictwo średniego szczebla (duży stopień pełnomocnictw), choć
ostateczne słowo należy do naczelnego kierownictwa. Ukoronowaniem rozmów zakończonych sukcesem
bywa zaproszenie przez gospodarza do restauracji, nie należy wówczas pierwszemu wznosić toastu. Warto
poznać kilka zwrotów w języku narodowym gospodarzy. Podczas negocjacji nie należy okazywać emocji,
okazywać przewagę nad partnerem.
" Szwajcarzy
Zróżnicowanie etniczne i językowe Szwajcarów znajduje przełożenie w sposobie prowadzenia
negocjacji, choć należy podkreślić, że da się wyróżnić pewne cechy wspólne. Rozmowy powinny być
prowadzone w języku danej grupy etnicznej. Jeśli jednak używany jest język angielski, to by przełamać
pierwsze lody należy znać i użyć słowa lub zdania w języku ojczystym gospodarza. Cechuje ich dystans i
formalizm w kontaktach. Nie lubią mówić o swoim bogactwie, uchodzą bowiem za ludzi skromnych,
umiarkowanych i oszczędnych. Są profesjonalistami, starannie przygotowanymi do negocjacji. Wizyta
powinna być uzgodniona i potwierdzona. Zamiłowanie do konkretu powoduje, że nie lubią nadmiaru słów.
Mile widziana jest profesjonalna prezentacja z użyciem nowoczesnych środków prezentacji (rzutniki).
Negocjacji nie traktują jako kroku do radykalnej zmiany, ale jako formę zbliżenia stanowisk, nie lubią się
targować. Nie akceptują i sami nie stosują technik presji psychologicznej  cechuje ich kooperacyjny styl
negocjacyjny. Proces negocjacji może trwać długo, bo merytoryczne podejście wymusza omówienie każdych
wątpliwości.
40
" Belgowie
Należą do twardych negocjatorów  są dobrze przygotowani, wymagający. Starają się dobrze
zaprogramować negocjacje, stąd ich tempo jest dość szybkie. Mają poczucie ważności czasu  nie lubią go
tracić na zbędne gadulstwo. Zwracają uwagę na dokumentację, popierającą prezentowane fakty (dane
statystyczne, odpowiednie uchwały, wyniki badań itp.).
" Holendrzy
Przywiązują wagę do punktualności i profesjonalnej prezentacji produktu (tabele, wykresy, rzutniki).
Oczekują od partnerów konkretu i powagi. Podobnie jak Niemcy, cechuje ich praktyczne podejście do każdej
sprawy i efektywność działania. Nie akceptują przerywników na żarty. Nie targują się zawzięcie. Do drugiej
strony może ich zrazić częsta zmiana tematów, chaotyczność wypowiedzi i niepoważny sposób bycia.
Bardzo trudny przeciwnik w prowadzonych negocjacjach. Do mistrzostwa opanowali techniki sprzedaży i
negocjacji.
" Duńczycy
Dumny naród, ceniący samodzielność i samowystarczalność. Narodowe priorytety to opieka socjalna i
dbałość o środowisko naturalne. Cenią punktualność. W negocjacjach są twardzi. Oczekują dobrej
znajomości faktów, zalet towaru, bieżącej znajomości kursów walut. Nie lubią gadulstwa i straty czasu. Brak
dbałości w przygotowaniu oferty, niechlujstwo i amatorszczyzna mogą ich zrazić do drugiej strony. Podczas
rozmów należy unikać indywidualnego komplementowania, wszelkich komentarzy na temat poszczególnych
osób. Decyzje podejmują kolektywnie, dotrzymują raz ustalonych warunków współpracy.
Negocjacje z przedstawicielami krajów arabskich
Ogromny wpływ na sposób podejmowania decyzji przez przedstawicieli świata arabskiego wywiera
religia. Dlatego należy unikać prowadzenia negocjacji w okresie ramadanu (miesiąc postu). W większości
krajów arabskich konsumpcja alkoholu jest niedopuszczalna, nigdy nie jada się wieprzowiny. Będąc
zaproszonym do wspólnego stołu nie należy odmawiać. Sposób prowadzenia przez nich negocjacji nazywa
się taktyką  otwartych drzwi . Oznacza to, że do pomieszczenia, gdzie są prowadzone negocjacje, mogą
wchodzić osoby niezwiązane ze sprawą, co znacznie wydłuża rozmowy. Arabowie mają podobny stosunek
do czasu jak menedżerowie z Ameryki A
acińskiej czy Hiszpanii i Włoch. Czas podejmowania decyzji bardzo
się wydłuża, bo nie lubią oni pośpiechu. Są zdecydowanie bardziej nastawieni na konsultacje niż
konfrontację. Nigdy nie należy zaczynać rozmowy od określania celu wizyty, chęci zawarcia kontraktu,
pozostawiajÄ…c to gospodarzom. W przypadku negocjacji cenowych Arabowie sÄ… twardymi negocjatorami,
należy liczyć się z koniecznością redukcji ceny wyjściowej. Podobnie bowiem jak Hiszpanie, lubią się
targować. Bardzo istotne wydają się być niuanse z zakresu komunikacji niewerbalnej: należy dostosować się
do zwyczajów Arabów i w czasie rozmów prowadzonych na stojąco utrzymywać dość mały dystans. Siedząc
warto pamiętać o trzymaniu stóp na podłodze - nie wolno pokazywać podeszwy obuwia. Należy używać
prawej ręki, jeśli jest się leworęcznym - warto gospodarzy przeprosić. Do dobrego tonu należy pozostawienie
nieco jedzenia na talerzu. Podejmując interesy z Egipcjanami warto pamiętać, że wiele zobowiązań opatrują
oni zastrzeżeniem,  jeśli taka będzie wola Boga , co może prowadzić do prób renegocjacji umowy po jakimś
41
czasie. Negocjacje z kupcami z Arabii Saudyjskiej będą twarde i długie. Zbyt długie i stanowcze upieranie się
przy swoim stanowisku będzie odebrane jako akt nieprzyjazny.
Negocjacje z kontrahentami zza wschodniej granicy
Poniższe uwagi odnoszą się głównie do kontrahentów z Rosji, Ukrainy i Białorusi. Zaleca się
stosowanie zasady ostrożności w kontaktach z osobami i firmami z niepodległych krajów byłego ZSRR.
Dobrym z
ródłem sprawdzania wiarygodności tamtejszych przedsiębiorstw są oddziały polskich lub
zagranicznych banków operujących na danym terenie. Sposoby prowadzenia negocjacji są uzależnione od
rodzaju firmy, z jaką współpracujemy. Jeśli mamy do czynienia z firmami założonymi na bazie dawnych firm
państwowych, należy oczekiwać szybkiego tempa rozmów i chęci osiągnięcia porozumienia. Jeżeli są to
przedsiębiorstwa założone przez młodych ludzi, wykształconych (często za granicą), można się spodziewać
dość agresywnych technik presji psychologicznej, gotowości do omijania prawa, aby zrealizować
wynegocjowane porozumienie. Najbardziej wiarygodnym partnerem do inicjowania interesów są spółki z
udziałem kapitału zagranicznego. Negocjacje handlowe dotyczące transakcji znacznych rozmiarów
odbywają się w dwóch etapach: najpierw jest omawiana strona techniczna, potem dopiero kwestie cen.
Warunki płatności są podstawowym zagadnieniem rozmów, eksporter musi się liczyć z dalszą obniżką cen.
Często formą płatności bywa towar (umowa barterowa). Handlowcy zza wschodniej granicy nie czują
sentymentu do swoich słowiańskich braci, wykorzystują rosnące na Zachodzie Europy zainteresowanie
swoim rynkiem i dążą do uzyskania znacznych obniżek cen. Przyjęty jest zwyczaj przyjmowania podarunków
od zagranicznych dostawców. W republikach nadbałtyckich należy unikać języka rosyjskiego w rozmowach
handlowych. Rośnie popularność języka angielskiego i niemieckiego.
Błędy popełniane przez polskich negocjatorów
Brak profesjonalnego przygotowania, liczenie, że  jakoś to będzie i improwizacja to podstawowe
błędy polskich negocjatorów. Często zdarza się, że w czasie negocjacji strona polska ustala gorączkowo
taktykę rozmów, nie mając przygotowanego wcześniej żadnego planu, tym bardziej alternatywnego.
Amatorszczyzna, tak można określić działania w trakcie negocjacji, zmierzające do uzyskania podstawowych
informacji o stronie przeciwnej. Często popełnianym błędem ze strony polskiej jest zmiana tematu i próba
skłonienia zagranicznego kontrahenta do zawarcia dodatkowego kontraktu z kooperantem. Zachodni
negocjatorzy często odnotowują fakt zbędnych i zakłócających spokój interwencji przełożonych (zarówno w
hierarchii danego przedsiębiorstwa, jak i z zewnątrz, np. z ministerstwa (podrywa to zaufanie strony
przeciwnej, ich pełnomocnictw, stylu negocjacji). Razić może niedostateczna wiedza o historii i zwyczajach
obowiÄ…zujÄ…cych w kraju strony przeciwnej, nadmierne gadulstwo, przywiÄ…zanie do nieistotnych dla sprawy
szczegółów. Punktualność nie jest mocną stroną Polaków. Podstawowym błędem jest narzekanie na
niepowodzenia i odwoływanie się Polaków do historii lub religii. Należy jednak podkreślić, że powiększa się
grupa dobrze przygotowanych, wykształconych negocjatorów i menedżerów.
42
Podsumowanie stylów prowadzenia rozmów i negocjacji
KULTURA:
MONOCHRONICZNA
STYL ZARZ
DZANIA KRAJ +
POLICHRONICZNA - CHARAKTRYSTYKA
+ partnerski styl negocjacji,
Azjatycki Japonia gotowość do zawarcia
kompromisu, dystans,
profesjonalizm, znaczenie
zobowiązań ustnych.
 twarde negocjacje ,
kraje + kooperacyjny styl negocjacji,
skandynawskie i dobre przygotowanie
Beneluksu (profesjonalizm)  oznacza,
że negocjacje trwają krótko 
nie targujÄ… siÄ™ (czas to
pieniÄ…dz), planowanie, nacisk
na jakość produktu,
punktualność.
konfrontacyjny styl negocjacji,
- nieformalny, sposób
WÅ‚ochy, Hiszpania, podejmowania decyzji 
Francja bardzo wydłużony,
umiejętność prowadzenia
zażartej dyskusji
i targowania siÄ™,
niepunktualność.
Wielka Brytania + znaczenie zobowiązań
ustnych, zaradność,
kompetencje.
+ konfrontacyjny styl negocjacji
Niemcy ( wojowniczy ),
profesjonalizm, punktualność,
dystans, decyzje analiza
faktów, wymagający
przeciwnicy.
43
północny
Å‚aci
Å„
ski
Europejski
Polska i inne kraje nieprzygotowanie,
-
postkomunistyczne improwizacja, brak skłonności
do planowania negocjacji.
konfrontacyjny charakter
+ negocjacji, dotrzymywanie
Amerykański USA terminów, szybkie
podejmowanie decyzji,
nieceremonialny sposób
traktowania przeciwników.
niekonfrontacyjny styl
Arabski kraje muzułmańskie negocjacji, swobodny
-
(głównie Egipt i Arabia stosunek do czasu  stąd
Saudyjska) negocjacje trwają długo.
Skłonność do targowania się i
renegocjacji umów (Egipcjanie
 liberalne traktowanie
zobowiązań).
y
ródło: opracowanie własne.
Literatura
1. T. Orłowski,  Protokół dyplomatyczny. Ceremoniał & etykieta
2. C. Ikonowicz, J.W. Piekarski,  Protokół dyplomatyczny i dobre obyczaje w biznesie
3. E. Pietkiewicz,  Protokół dyplomatyczny
4. E. Statow,  A guide to Diplomatic Practice
5. M. Wilk  Dyplomacja
6. W. Rybczyński,  Konwersatorium z protokółu dyplomatycznego
7. M. Bortnowski,  Protokół dyplomatyczny i savoire vivre dla każdego
8. M. Gogół,  Współczesny dyplomata to nie dyplomatołek
9. J. Sutor,  Prawo dyplomatyczne i konsularne
10. K.A. Kłosiński,  podstawowe zasady poprawnych międzynarodowych stosunków gospodarczych
11. M. Bąk,  Promocja gminy, miasta i regionu w kontekście integracji europejskiej. Techniki
przygotowywania materiałów promocyjnych i ofert inwestycyjnych. Zasady obsługi inwestorów
12. Ustawa o służbie zagranicznej z dnia 27 lipca 2001 roku. Dz. U.2001 nr 128 poz. 1403
13. R. Numelin,  Beginnings of Diplomacy
14. H. Nicolson,  The Evolution of Diplomatic Method .
44
wschodni