„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

MINISTERSTWO EDUKACJI

NARODOWEJ

Barbara Arciszewska

Wykonywanie prac biurowych 321[01].Z5.02

Poradnik dla ucznia

Wydawca

Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy
Radom 2007

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

1

Recenzenci:
mgr inż. Gabriela Albertin
mgr inż. Danuta Bławat

Opracowanie redakcyjne:

mgr inż. Maria Majewska

Konsultacja:

mgr Rafał Rzepkowski

Poradnik stanowi obudowę dydaktyczn

ą programu jednostki modułowej 321[01].Z5.02,

„Wykonywanie prac biurowych”, zawartego w modułowym programie nauczania dla zawodu
technik hodowca koni.

Wydawca

Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy, Radom 2007

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

2

SPIS TREŚCI

1. Wprowadzenie

3

2. Wymagania wstępne

5

3. Cele kształcenia

6

4. Materiał nauczania

7

4.1. Organizacja i wyposażenie biura

7

4.1.1. Materiał nauczania

7

4.1.2. Pytania sprawdzające

10

4.1.3. Ćwiczenia

10

4.1.4. Sprawdzian postępów

12

4.2. Urządzenia techniczne stosowane w pracy biurowej

13

4.2.1. Materiał nauczania

13

4.2.2. Pytania sprawdzające

16

4.2.3. Ćwiczenia

17

4.2.4. Sprawdzian postępów

19

4.3. Rodzaje dokumentów biurowych

20

4.3.1. Materiał nauczania

20

4.3.2. Pytania sprawdzające

25

4.3.3. Ćwiczenia

25

4.3.4. Sprawdzian postępów

27

4.4. Zasady redagowania pism

28

4.4.1. Materiał nauczania

28

4.4.2. Pytania sprawdzające

33

4.4.3. Ćwiczenia

33

4.4.4. Sprawdzian postępów

35

4.5. Zasady prowadzenia negocjacji i organizacji pracy biurowej

36

4.5.1. Materiał nauczania

36

4.5.2. Pytania sprawdzające

41

4.5.3. Ćwiczenia

42

4.5.4. Sprawdzian postępów

44

5. Sprawdzian osiągnięć

45

6. Literatura

50

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

3

1. WPROWADZENIE

Poradnik

będzie Ci pomocny w poznaniu podstawowych zasad i instrumentów

wykonywania prac biurowych. Ponadto wzbogacisz swoją wiedzę o zagadnienia dotyczące
znajomości wysyłania wiadomości pocztą elektroniczną, obsługiwania technicznych środków
biurowych i archiwizowania dokumentów.

W poradniku zamieszczono:

−

wymagania wstępne, czyli wykaz umiejętności jakie powinieneś mieć już ukształtowane,
abyś bez problemów mógł korzystać z poradnika,

−

cele kształcenia, czyli wykaz umiejętności, jakie ukształtujesz pracując z poradnikiem,

−

materiał nauczania, zawiera wiadomości teoretyczne niezbędne do opanowania treści
jednostki modułowej. Podzielono go na pięć rozdziałów, ściśle ze sobą powiązanych
i realizowanych w logicznej kolejności,

−

zestawy pytań, które pomogą Ci sprawdzić, czy opanowałeś zagadnienia związane
z prowadzeniem korespondencji biurowej,

−

ćwiczenia, które mają na celu ukształtowanie umiejętności praktycznych,

−

sprawdzian postępów, czyli przykładowy zestaw pytań, dzięki któremu sprawdzisz czy
nabyłeś niezbędną wiedzę i umiejętności z zakresu tej jednostki modułowej,

−

wykaz literatury, z jakiej możesz korzystać podczas nauki.
W materiale nauczania zostały przedstawione również treści dotyczące redagowania pism

w sprawach osobowych, pism z tytułem i dokumentów związanych z nawiązywaniem
stosunku pracy. Ćwiczenia zamieszczone w rozdziałach: rodzaje dokumentów biurowych,
zasady redagowania pism, zasady prowadzenia negocjacji i organizacji pracy biurowej
możesz wykonać korzystając z programów komputerowych, wykorzystując umiejętności
ukształtowane na zajęciach z technologii informacyjnej.

Bezpieczeństwo i higiena pracy

W czasie pobytu w pracowni musisz przestrzegać regulaminów, przepisów

bezpieczeństwa i higieny pracy oraz instrukcji przeciwpożarowych, wynikających
z regulaminu pracowni.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4

321[01].Z5.02

Wykonywanie prac biurowych

Schemat układu jednostek modułowych

321[01].Z5.01

Prowadzenie usług turystycznych

321[01].Z5.03

Posługiwanie się językiem obcym

321[01].Z5

Organizacja usług turystycznych

w gospodarstwie hodującym konie

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

2. WYMAGANIA WSTĘPNE

Przystępując do realizacji programu jednostki modułowej powinieneś umieć:

−

korzystać z różnych źródeł informacji, a szczególnie z Internetu,

−

odnotowywać informacje w różnych ujęciach (tabele, wykresy, schematy),

−

ustawiać takie parametry, jak: marginesy, styl, wielkość czcionki, interlinię, odstępy,
wcięcia,

−

przepisywać dowolne teksty,

−

formatować fragmenty tekstu,

−

zapisywać nowe dokumenty i otwierać istniejące,

−

zamykać program,

−

korzystać z „Pakietu Office”.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

6

3. CELE KSZTAŁCENIA

W wyniku realizacji programu jednostki modułowej powinieneś umieć:

−

zaplanować wyposażenie pomieszczeń administracyjnych,

−

posłużyć się współczesnymi urządzeniami technicznymi podczas wykonywania prac
biurowych,

−

posłużyć się techniką komputerową podczas wykonywania prac biurowych,

−

zaplanować i zorganizować pracę biurową,

−

założyć bazę danych i skorzystać z niej,

−

zastosować zasady prowadzenia korespondencji,

−

zredagować pisma dotyczące spraw związanych z prowadzeniem gospodarstwa
agroturystycznego,

−

nawiązać kontakty ze zwierzchnikami, współpracownikami i klientami,

−

zastosować metody prowadzenia negocjacji,

−

udzielić informacji klientom – gościom gospodarstwa turystycznego,

−

określić popyt na produkty i usługi gospodarstwa turystycznego,

−

zastosować metody promowania produktów i usług gospodarstwa,

−

nawiązać współpracę z gospodarstwami turystycznymi w kraju i zagranicą, w celu
wymiany doświadczeń,

−

zaplanować i zorganizować różnego typu uroczystości, z udziałem gości krajowych
i zagranicznych.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

7

4. MATERIAŁ NAUCZANIA

4.1. Organizacja i wyposażenie biura

4.1.1. Materiał nauczania

Biuro jest to właściwie przystosowane i wyposażone pomieszczenie, w którym

wykonywane są czynności administracyjno – biurowe. Czynności te związane są głównie
z gromadzeniem,

przetwarzaniem,

wytwarzaniem,

dystrybucją

i

przechowywaniem

informacji. Zaliczamy do nich:

−

liczenie, pisanie, rejestrowanie, księgowanie,

−

sporządzanie maszynopisów i reprodukcję dokumentów,

−

opracowywanie korespondencji,

−

gromadzenie, klasyfikowanie i archiwizowanie dokumentów,

−

opracowywanie materiałów planistycznych, statystycznych, sprawozdań,

−

udzielanie informacji.
Dobra organizacja pracy biurowej pozwala wykorzystać jeden z podstawowych

czynników determinujących skuteczność procesu zarządzania i produkcji, jakim jest czynnik
czasu, ułatwiając w ten sposób osiąganie celów stawianych przed jednostkami
organizacyjnymi.

W zależności od pracy biurowej warunki bezpieczeństwa pracy, zagrożenia i ryzyko

zawodowe są różne. Większość prac biurowych ma charakter statyczny, co powoduje
niedobór tlenu, utrudniony przepływ krwi oraz spowolnienie przemiany materii.
Podstawowym wyposażeniem miejsca pracy dla pracowników zatrudnionych w biurze są:
stoły lub biurka, krzesła lub fotele, szafy i regały, urządzenia telefoniczne, faksy, urządzenia
do pisania, urządzenia ksero, urządzenia elektroniczne, telewizyjne, wideo oraz komputery.
Meble, których używa każdy pracownik biurowy powinny odpowiadać warunkom
konstrukcyjnym i funkcjonalnym (PN-96/F-06000/01 „Meble biurowe. Wymagania
i badania”). Meble biurowe są dla pracowników biurowych prawdziwym narzędziem pracy.

Ergonomia jest nauką zajmującą się dostosowaniem urządzeń technicznych,

produkcyjnych i wszystkich innych do określonych przez anatomię, fizjologię i psychologię
cech sprawności człowieka.

Planując wyposażenie biura musimy pamiętać o tym, że ergonomiczne powinny być

przede wszystkim meble, które będą:

−

stwarzać warunki korzystne do racjonalnej organizacji pracy biura,

−

przyczyniać się do racjonalnego wykorzystania powierzchni biura,

−

stwarzać warunki do łatwego przemeblowania w zależności od potrzeb.
Przy doborze biurek i stołów należy zwracać uwagę na:

−

stabilność konstrukcji,

−

możliwość regulacji wysokości płyty,

−

grubość płyty,

−

wolną przestrzeń dla nóg pracownika,

−

zabezpieczenia przed urazami,

−

fakturę powierzchni (najlepsza matowa lub półmatowa o współczynniku odbicia dla
farby, lakieru, którą płyty są pokryte – wartości zalecane 20–50%).

Wysokość biurka do pracy powinna wynosić 74–78 cm, a pod maszynę do pisania powinno
być o około 10 cm niższe. Szuflady nie mogą znajdować się pod kolanami, lecz po lewej lub
prawej stronie biurka.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

8

Przy doborze krzeseł i foteli należy uwzględnić charakter pracy oraz zwrócić uwagę na

spełnienie wymagań ergonomii (certyfikat).

Wysokość i głębokość wnętrza szaf i regałów powinna zapewniać łatwy dostęp. Z tych

względów wysokość nie może przekraczać 2,2 m.

Biuro pełni funkcję reprezentacyjną i organizacyjną

.

Ważne jest właściwe

rozmieszczenie pomieszczeń biurowych. Należy mieć na uwadze:

−

powierzchnię,

−

odpowiednie oświetlenie,

−

wentylację,

−

wyciszenie,

−

kolorystykę.
Istnieją różne koncepcje urządzania powierzchni biurowych. Jedna z nich, zwana jest

systemem halowym lub „open spece” – gdzie wielką przestrzeń dzieli się na małe boksy.
Druga, tradycyjna koncepcja to odrębne jedno- lub wieloosobowe pokoje.
W tradycyjnym rozplanowaniu powierzchni biurowej, pokoje mogą być rozmieszczone
w układzie:

−

korytarzowym jednostronnym,

−

korytarzowym dwustronnym.
Do zalet tego sposobu możemy zaliczyć:

−

ciszę sprzyjającą skupieniu i większej wydajności pracy,

−

gwarancję zapewniania dyskrecji i intymności podczas obsługi interesantów.
W systemie halowym duża powierzchnia biura dzielona jest na mniejsze, tzw. boksy,

w których rozlokowane są stanowiska pracy zgodnie z przebiegiem procesu pracy. System ten
umożliwia kompleksowe obsługiwanie interesantów, lepsze wykorzystanie powierzchni
i stworzeniu właściwych warunków pracy. Urządzone w ten sposób biuro sprzyja
kolektywnej (zachowane w pomieszczeniach biurowych) pracy, stymuluje przyjemną
atmosferę w pracy. Minimalna powierzchnia na jednego pracownika z jego niezbędnym
wyposażeniem dla różnych pomieszczeń biurowych wynosi:

−

sekretarka

6–9 m²,

−

kierownik działu

15–25 m²,

−

samodzielny referent

6–9 m²,

−

referent w pomieszczeniu wieloosobowym

5 m²,

−

referent w dużej sali

3–5 m²,

−

sala konferencyjna

0,5 m ²/osobę,

−

poczekalnie zbiorowe

1 m ²/osobę,

−

czytelnie

2 m²/osobę.

Oświetlenie pomieszczenia biurowego – najważniejszym źródłem światła jest światło

dzienne. Musimy uwzględnić jego kierunek podczas rozmieszczania mebli, a zwłaszcza
biurka, na które powinno podać z lewej strony. Również usytuowanie komputera winno być
takie, aby było jak najmniej odblasków światła na ekranie monitora. Oprócz światła
dziennego musimy pamiętać o świetle sztucznym. Najczęściej stosowanym sposobem
oświetlenia ogólnego jest stałe oświetlenie sufitowe w postaci paneli montowanych
w sufitach podwieszanych. Tego typu oświetlenie szczególnie nadaje się do oświetlenia
korytarzy i sal konferencyjnych. W pokojach biurowych może jednak powodować odblaski
na ekranach monitorów komputerów. Bardziej elastycznym rozwiązaniem oświetlenia mogą
być podwieszane pod sufitem segmenty świetlne. Dużego znaczenia nabiera właściwe
oświetlenie indywidualnych stanowisk pracy za pomocą lamp zainstalowanych bezpośrednio
na stanowisku pracy, znajdujących się w zasięgu ręki pracownika, oświetlających niektóre
części przestrzeni. W pomieszczeniach, gdzie praca oparta jest głównie na trudnym

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

9

i długotrwałym pisaniu, zalecane natężenie światła powinno wynosić ponad 1000 lx,
wymagane natężenie światła w pokojach pracowników biurowych powinno wynosić 3000 lx
(PN-84/E-02033). Prawidłowym kierunkiem padania strumienia źródła światła, zwłaszcza
przy pracach ręcznych i pisaniu, jest kierunek z lewej strony (u osób leworęcznych – z prawej
strony). Zapewnienie odpowiedniego klimatu świetlnego w pomieszczeniu biurowym, jak i na
indywidualnym stanowisku pracy ma znaczący wpływ na nasze samopoczucie, możliwości
koncentracji, a pośrednio na wydajność pracy.

Kolorystyka – kolorystyczne wykończenie pokoi biurowych powinno opierać się na

ciepłych, jasnych tonach o małym nasyceniu barw. Biurka powinny mieć kolor jasny
i spokojny. Sufity natomiast powinny być pomalowane na biało. Nie należy stosować
przytłaczających, nastrajających smutno i zimno barw ciemnych oraz kolorów jaskrawych
wywołujących niepokój i odwracających uwagę.

Tabela 1. Wpływ barw na człowieka [2, s. 12]

Barwa

Efekt

psychologiczny

Efekt

fizjologiczny

Efekt

fizyczny

Charakter aktywny

czerwona

ciepło, dynamika,
irytacja

pobudzający myśli,
przenikający, ciepły

bardzo rzucający
się w oczy

żywotność, aktywność

pomarańczowa

pobudzający,
błyszczący,
namiętny

sprzyjający
trawieniu,
pobudzający,
emocjonalny

bardzo rzucający
się w oczy

niepokój

żółta

wesoły, żywy

pobudzający zmysł
wzroku,
uspokajający

radość, wesołość

radość, wesołość

purpurowa

spokój, świeżość,
delikatność

uspokajający
(pobudzający)

trudny dla
przysposobienia
wzroku

szacunek, zadowolenie

SPR

fioletowa

świeżość

uspokajający
(pobudzający)

słabo rzucający
się w oczy

smutek, melancholia

zielona

spokój, świeżość
odpoczynek,
równowaga
duchowa

uspokajający,
uśmierzający

rzucający się w
oczy

cierpliwość, niepokój

niebieska

jasność, świeżość,
lekkość,
przeźroczystość,
spokój, umiłowanie

uspokajający,
niosący ulgę

spokój,
odpoczynek

spokój, odpoczynek

biała

jasny, czysty

obojętny

jasność

schludność, czystość

czarna

smutek

odpoczynek

ciemność

uspokajający
(pobudzający)

Magii kolorów ulegamy nie zdając sobie nawet z tego sprawy. Wybór koloru, który

najczęściej lubimy, ma duże znaczenie dla osobowości.
Czerwień – działa pobudzająco, przyśpiesza rytm serca i podnosi ciśnienie krwi. Ponadto daje
uczucie ciepła, poprawia nastrój i przeciwdziała depresji. Chromoterapeuci uważają czerwień
za bardzo ważną w naszym życiu, gdyż czerwień skłania do działania, przydaje odwagi
i witalności, działa pobudzająco, ale jednocześnie wyzwala bunt i przekorę. Osoba lubiąca
kolor czerwony jest odważna, porywcza, ale i skłonna do wspaniałomyślności.
Zieleń – działa uspakajająco. Jeśli ktoś lubi ten kolor, to jest osobą zgodną we współpracy
i posiada wiele wspólnego z osobami, lubiącymi barwę pomarańczową. Osoby lubiące zieleń
odznaczają się delikatnością, poczuciem estetyki i szczerą przyjaźnią, zarówno w układach
koleżeńskich w pracy jak i w związku partnerskim.
śółty to barwa symbolu intelektu i mądrości. Pobudza do logicznego myślenia i pomaga
w panowaniu nad własnymi emocjami.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

10

Niebieski – kojąco wpływa na system nerwowy, łagodzi wzburzone myśli.

Hałas – natężenie dźwięku ma wpływ na warunki pracy biurowej. Natężenie dźwięku
w miejscu pracy nie powinno przekraczać 30–45 dB (decybeli). Odgłosy powstające w biurze
i dochodzące z zewnątrz nie powinny przerodzić się w hałas.
Wymagania higieniczno-sanitarne i socjalne w biurze opisano szczegółowo w załączniku
do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 roku
(Dz. U. Nr 129, poz. 844).

Pozostałe czynniki:

−

temperatura gwarantuje człowiekowi pełną sprawność psychofizyczną i powinna dla
pracy biurowej wynosić minimum 18ºC (19–23ºC) . Zbyt niska temperatura
uniemożliwia wykonywanie pracy, zbyt wysoka, powoduje natomiast zmniejszenie
koncentracji, ospałość, znużenie, a tym samym wzrost możliwości popełniania błędów,

−

wilgotność powietrza – optymalne warunki wilgotności względnej powietrza, zależne
w dużym stopniu od temperatury otoczenia, wynoszą 50–55%, a w przypadku
pomieszczeń przeznaczonych do pracy z monitorami ekranowymi nie powinna być
mniejsza niż 40%,

−

prędkość przepływu powietrza nie powinna być większa niż 0,15 m/s,

−

zagrożenie zjawiskiem olśnienia następuje wówczas, gdy przenosimy wzrok na
powierzchnię o znacznie większej jaskrawości. Olśnienie powoduje niewygodę widzenia
i obniża zdolność rozpoznawania przedmiotów.
Najbardziej optymalne warunki pracy może zapewnić klimatyzacja.

4.1.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1. Jakie pomieszczenie nazywamy biurem?
2. Jaka powinna być minimalna powierzchnia biura na jednego pracownika i od czego ona

zależy?

3. Jakie czynniki należy uwzględnić przy doborze biurek i stolików do pracy biurowej?
4. Jakie czynności wykonywane są w pomieszczeniach biurowych?
5. Jakie funkcje pełni biuro w przedsiębiorstwie?
6. Jakie powinno być oświetlenie pomieszczenia biurowego?
7. Jakie znasz systemy rozmieszczenia powierzchni biurowych?
8. Jakie jest dopuszczalne natężenie hałasu w pomieszczeniach biurowych?
9. Czy kolorystyka pomieszczeń ma wpływ na samopoczucie pracownika biurowego?
10. Jakie znasz czynniki, które oprócz oświetlania gwarantują pracownikowi pełną

sprawność psychofizyczną?

4.1.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Dokonaj pomiaru czynników mikroklimatycznych w wybranym pomieszczeniu

biurowym.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) określić przyrządy służące do pomiaru temperatury, wilgotności powietrza, hałasu,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

11

2) dokonać pomiaru temperatury, wilgotności powietrza, hałasu przez kolejne trzy dni, o tej

samej godzinie,

3) zapisać otrzymane wyniki,
4) porównać swoje zapisy z wymaganiami stawianymi pomieszczeniom biurowym,
5) przedstawić wnioski.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

przyrządy do pomiaru czynników mikroklimatycznych,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 2

Sporządź projekt wyposażenia pomieszczenia biurowego

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) przejrzeć katalogi mebli i urządzeń biurowych,
2) sporządzić

zestawienie

niezbędnego

wyposażenia

pomieszczenia

biurowego

z przedstawionej oferty,

3) określić przybliżone koszty jakie poniesiesz podczas urządzania biura.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

katalogi mebli i urządzeń biurowych,

−

kalkulator,

−

komputer z drukarką,

−

papier formatu A4,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 3

Zaprojektuj wyposażenie stanowisk pracy w biurze zgodnie z wymaganiami ergonomii.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) wykonać szkic rozplanowania pomieszczenia biurowego na podstawie danych

z ćwiczenia 2,

2) opracować własne rozwiązanie funkcjonalne tego pomieszczenia,
3) określić rodzaj oświetlenia i kolorystykę wnętrza,
4) zaprojektować stanowisko pracy dla sekretarki zgodnie z wymogami ergonomii,
5) uwzględnić przepisy bhp i ochrony przeciwpożarowej.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

przybory kreślarskie,

−

komputer z drukarką,

−

program komputerowy do projektowania wnętrz pomieszczeń biurowych,

−

papier formatu A4,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

12

4.1.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) scharakteryzować czynniki, które mają wpływ na dobór biurek

i stolików do pracy w pomieszczeniu biurowym ?

□

□

2) określić funkcje jakie pełni biuro w przedsiębiorstwie?

□

□

3) dokonać wyboru oświetlenia do pomieszczenia biurowego?

□

□

4) określić dopuszczalne natężenie hałasu w pomieszczeniach

biurowych?

□

□

5) określić minimalną powierzchnię pomieszczenia dla sekretarki?

□

□

6) zaplanować rozmieszczenie powierzchni biurowej?

□

□

7) zaprojektować stanowisko pracy zgodnie z wymogami ergonomii?

□

□

8) dobrać kolorystykę do pomieszczeń biurowych?

□

□

9) sporządzić projekt wyposażenia pomieszczenia biurowego?

□

□

10) określić

czynniki,

które

oprócz

oświetlenia

gwarantują

pracownikowi pełną sprawność psychofizyczną?

□

□

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

13

4.2. Urządzenia techniczne stosowane w pracy biurowej

4.2.1. Materiał nauczania

Środki techniczne pracy biurowej, to wszelkie urządzenia techniczne wspomagające

prace biurową. Środki techniczne znajdują w pracy biurowej pierwszoplanowe miejsce,
pozwalają na:

−

zwiększenie wydajności pracy biurowej,

−

zwiększenie precyzji i jakości pracy,

−

zastosowanie nowych rozwiązań organizacyjnych.
Do typowych urządzeń biurowych, służących do przesyłania informacji zaliczamy:

−

faks, telefaks,

−

telefon,

−

komputer z Internetem – poczta elektroniczna,

−

inne środki techniczne: kserokopiarki, skaner, bindownice, laminatory, gilotyny,
niszczarki.

Faks – telefaks – służy do przesyłania informacji za pomocą linii telefonicznej. Telefaksem
możemy przesłać wszystko, co zamieścimy na formacie A4. Dokument, który chcemy
przesłać, umieszczamy w faksie, wybieramy numer faksu odbiorcy, następnie uruchamiamy
funkcję Start. Urządzenia te, aby dobrze pełniły funkcje muszą mieć zapewnione odpowiednie
warunki.

Należy unikać:

−

wysokiej temperatury,

−

dużej wilgotności,

−

bezpośredniego nasłonecznienia,

−

zakurzonych, źle wentylowanych miejsc,

−

oparów substancji chemicznych,

−

gwałtownych zmian temperatury,

−

miejsc z wibracjami i nierównych płaszczyzn.
Należy zapewnić prawidłową instalację oraz:

−

nie używać przedłużaczy, gniazdo sieciowe powinno być uziemione,

−

ze względu na konieczną wentylację, odległość urządzenia od ściany pomieszczenia
powinna wynosić co najmniej 15 cm.
Urządzenie to należy obsługiwać zgodnie z instrukcją.

Wkładanie dokumentów – należy upewnić się, czy dokumenty przygotowane do nadania nie
zawierają spinaczy, zszywek lub innych obcych przedmiotów. Dokument należy włożyć do
pojemnika odwrotnie, tzn. górną krawędzią do dołu i stroną zapisana skierowaną do
podajnika.

Zasadę działania możemy podzielić na trzy fazy:

−

odczytanie przesyłanej informacji,

−

modulacja,

−

odbiór – drukowanie informacji.
Odbieranie kopii dokumentów – jeżeli telefaks jest przygotowany do odbioru

automatycznego, to nie należy podnosić mikrotelefonu. Po sygnale telefaks rozpocznie odbiór
automatyczny.

Nie można wysyłać dokumentów:

−

wilgotnych lub mokrych,

−

świeżo napisanych atramentem,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

14

−

sporządzonych na zbyt cienkim papierze,

−

zgniecionych,

−

sporządzonych na takich materiałach, jak: tkaniny, dzianiny.

Telefon – to bardzo popularne urządzenie do przekazywania informacji. W biurze warto
zainstalować taki aparat, który odpowiada naszym potrzebom np. ma automatyczną
sekretarkę, programowalną pamięć, posiada system głośno mówiący, ma kilka linii.
Telefon komórkowy- możemy uzyskać bezpośredni kontakt, wysyłać i otrzymywać SMS-y.

Operatorzy poszczególnych sieci oferują wiele usług, takich jak:

−

przeniesienie połączenia,

−

poczta głosowa,

−

przesyłanie faksów i danych,

−

oczekiwanie na połączenie,

−

zawieszenie połączenia,

−

zastrzeżenie numeru,

−

przesyłanie wiadomości tekstowych,

−

rozmowy konferencyjne,

−

łączność z Internetem.
Szczegółowy sposób użytkowania telefonów komórkowych podawany jest w instrukcji

obsługi dostarczonej z telefonem.
Automatyczna sekretarka – służy do rejestracji rozmów telefonicznych. Urządzenie to
może występować jako integralna część aparatu telefonicznego lub jako przystawka-
podłączona do telefonu. Nowoczesne automaty zgłoszeniowe posiadają wiele funkcji zdalnie
sterowanych za pomocą bibera. Za jego pośrednictwem możemy połączyć się z dowolnego
miejsca z aparatem macierzystym i uruchomić automatyczną sekretarkę. Współpracuje on
tylko z aparatem „matką”. Na biberze możliwe jest uzyskanie następujących informacji:

−

odtwarzanie nowych wiadomości,

−

przewijanie taśmy „od początku”

−

nagrywanie komunikatów dla rozmówców,

−

włączenie aparatu głośno mówiącego,

−

włączenie i wyłączenie automatu zgłoszeniowego.
Centralki telefoniczne są coraz częściej stosowane we współczesnych biurach. Pozwalają

na połączenie więcej niż jednego aparatu telefonicznego do jednej linii. Dzięki temu, telefon
staje się bardziej dostępny dla wszystkich pracowników. Do centralki można podłączyć
drukarkę rozmów telefonicznych, na której po zakończeniu rozmowy drukowane są
informacje dotyczące danego połączenia, tj. taryfa, numer telefonu, z którym była
przeprowadzona rozmowa, czas rozmowy i kwota. Dzięki temu możliwe jest wpływanie na
czas prowadzonych rozmów przez pracowników, a w konsekwencji obniżenie kosztów.
Telewizja użytkowa (przemysłowa), to dział telewizji, który przekazuje obraz i dźwięk za
pomocą sieci kablowej.
Komputer z Internetem – możemy połączyć się z całym światem i uzyskać szybkie
informacje na interesujące nas tematy. Wysyłanie wiadomości pocztą elektroniczną jest
bardzo szybkie, równocześnie można wysłać pocztę do wielu osób, można przesłać
w załączeniu dokumenty. Poczta elektroniczna, zwana e-mail, oznacza przygotowanie,
przesłanie i odczytanie wiadomości za pomocą techniki elektronicznej, czyli przy użyciu
komputera. Przesłanie informacji pocztą e-mail polega na zapisywaniu jej przy pomocy
odpowiedniego oprogramowania stosowanego w poczcie, po czym wysłanie jej przez sieć.

Komputery

są

obecnie

najczęściej

występującymi

środkami

technicznymi,

wykorzystywanymi do wspomagania prac biurowych. Zorientowane są na obsługę takich prac
biurowych jak:

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

15

−

planowanie zadań i kontrola ich realizacji oraz zarządzanie czasem w biurze,

−

tworzenie, przekazywanie, przechowywanie oraz wyszukiwanie różnego rodzaju
dokumentów,

−

zakładanie i obsługa zbioru dokumentów,

−

wyszukiwanie, kopiowanie i archiwizowanie informacji oraz tworzenie raportów
i zestawień okresowych i na żądanie,

−

wymiana informacji między poszczególnymi pracownikami biura i komórkami
organizacyjnymi,

−

typowe obliczenia administracyjno-biurowe, tworzące tzw. transakcje rutynowe,

−

emisja informacji wewnętrznej i zewnętrznej.
Warunkiem stosowania komputera jest dostęp do odpowiedniego oprogramowania.

Oprogramowaniem nazywamy ogół środków programowych dostępnych w ramach systemu
komputerowego, w którym podstawowym elementem jest pojedynczy program. Wyróżniamy
oprogramowanie systemowe i użytkowe. Oprogramowanie użytkowe obejmuje zbiór
programów lub pakietów programowych realizujących konkretne zadania merytoryczne
i spełniające określone potrzeby poszczególnych użytkowników komputera.

Do przetwarzania informacji w pracach biurowych wykorzystywane są najczęściej

następujące grupy oprogramowania komputerowego:

−

edytory tekstu,

−

arkusze kalkulacyjne,

−

bazy danych,

−

programy do tworzenia grafiki,

−

programy komunikacyjne.
Zastosowanie komputerów w jednostce organizacyjnej przynosi również korzyści trudne

do zmierzenia, a do nich zaliczamy:

−

usprawnienie struktury organizacyjnej i informacyjnej jednostki,

−

usprawnienie komunikacji jednostki z otoczeniem,

−

usprawnienie komunikacji wewnętrznej,

−

poprawa wizerunku jednostki w otoczeniu.
Przesyłana wiadomość pocztą elektroniczną powinna składać się z trzech części:

−

nagłówka,

−

części zasadniczej,

−

podpisu.
W nagłówku treści przesyłanej pocztą elektroniczną powinna składać się z trzech części:

−

Data (Date): data wysyłanej wiadomości.

−

Do (To): miejsce wysłania wiadomości (adres e-mail).

−

Od (From): adres poczty nadawcy wiadomości.

−

Sprawa (Subjekt): zwięzłe określenie sprawy, której dotyczy wiadomość.

−

Kopia dla (Cc): podajemy adresy e-mail, pod które zostały przesłane kopie
korespondencji.
Część zasadniczą wiadomości oddzielamy od nagłówka pojedynczą interlinią (pusty

wiersz). Formułując tę część wiadomości używamy tylko tych znaków, które mogą być
wydrukowane tzn. tych, które są przypisane określonym klawiszom.

Tworząc tekst wiadomości e-mail powinniśmy przestrzegać następujących zasad:

−

nie nadużywamy wyróżnień tekstu dużymi literami (uważane są jako krzykliwe),

−

unikamy używania tabulatorów,

−

stosujemy standardową szerokość wiersza tj. 65 znaków,

−

do wyróżnienia fragmentów tekstu stosujemy najczęściej *gwiazdki*.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

16

Aby wysłać wiadomość do jednego lub kilku odbiorców za pomocą programu Microsoft

Exchange należy:

−

z menu programu wybrać polecenie [Zredaguj] [Nowa wiadomość],

−

w polu tekstu (Do) wpisujemy adres odbiorcy poczty, jeśli adresów jest kilka to
oddzielamy je średnikiem,

−

w razie potrzeby w analogiczny sposób wypełniamy pole (DW) („do wiadomości”),

−

w polu Temat wpisujemy temat wiadomości,

−

wpisać w obszar roboczy treść wiadomości lub w razie potrzeby wstawić treść
wiadomości z innego dysku poleceniem [Wstaw],

−

z menu programu wybrać polecenie [Plik] [Wyślij].
Program ten również jest używany do wysyłania wiadomości zapisanej w edytorze tekstu

i załączania plików.
Wideofony – są to aparaty telefoniczne wyposażone w mały monitor telewizyjny. W czasie
prowadzenia rozmowy, rozmówcy widzą się nawzajem na monitorach znajdujących się przy
aparatach telefonicznych.

Komputerowy zestaw wideokonferencyjny składa się z:

−

kolorowej kamery z wbudowanym mikrofonem,

−

karty przetwarzania obrazu wideo,

−

oprogramowania.

Dyktafon – jest niewielkim magnetofonem kasetowym, z powodzeniem mieszczącym się
w kieszeni, służącym do szybkiego zapisu i odtwarzania informacji dźwiękowej.
Wykorzystywany szczególnie do nagrywania konferencji, przemówień, dyktowania
korespondencji, rozmów itp.

Na wyposażeniu podstawowym dyktafonu powinny znaleźć się:

−

gniazdo słuchowe,

−

wbudowany głośnik,

−

przycisk Pause.
Przed przystąpieniem do przepisywania tekstu z taśmy, należy ją przesłuchać w całości.

W ten sposób zorientujemy się, czy nie wprowadzono poprawek w trakcie dyktowania tekstu.
Kserokopiarki – urządzenia do kopiowania.
Laminatory – urządzenia do powlekania warstwą folii dokumentów papierowych. Polega na
umieszczeniu dokumentu w folii termokurczliwej, która pod wpływem temperatury przykleja
się do dokumentu. Laminator powleka materiały we wszystkich popularnych wymiarach
obwolut, aż do formatu A3, folią o grubości 75, 125, 175, i 250 mikronów. Lampka stanu
gotowości i płynna regulacja temperatury umożliwiają użytkownikowi dostosowanie pracy
urządzenia do masy folii i rodzaju produktu w celu uzyskania optymalnych wyników.
Bindownice mechaniczne – urządzenia do oprawy dokumentów.

4.2.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1. Jakie jest znaczenie środków technicznych w pracy biurowej?
2. Jakie znasz typowe urządzenia biurowe?
3. Jak działają poszczególne urządzenia biurowe?
4. Jakie jest zastosowanie automatycznej sekretarki w pracy biurowej?
5. W jaki sposób przygotujesz dokumenty do przesłania za pomocą faksu – telefaksu?
6. Jakie urządzenia służą do kopiowania i oprawiania dokumentów?
7. Jakie ma zastosowanie komputer i Internet w pracy biurowej?
8. Jakie jest znaczenie poczty elektronicznej w pracy biurowej?
9. Do czego służy skrzynka pocztowa adresata?

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

17

4.2.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie1

Przeprowadź analizę instrukcji obsługi biurowych urządzeń technicznych.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) przeczytać uważnie instrukcje obsługi określonych środków technicznych,
2) zapisać w zeszycie, jakie funkcje wykonują te środki techniczne,
3) porównać funkcje obsługi dwóch środków technicznych przeznaczonych do

wykonywania podobnych czynności,

4) dokonać wyboru urządzeń biurowych i uzasadnić podjęcie decyzji.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

instrukcje obsługi określonych środków technicznych,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 2

Wykonaj kopiowanie dokumentów.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) przeczytać instrukcję obsługi dowolnej kserokopiarki,
2) dokonać załadunku papieru do kasety,
3) wymienić toner,
4) wykonać kopiowanie wybranego lub wskazanego tekstu stosując różne skale

odwzorowywania (1:1, zmniejszenie, powiększenie),

5) kserować kolejno dokumenty o formacie A4 jednostronnie wypełnione, dwustronnie

wypełnione.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

papier formatu A4,

−

instrukcja obsługi kserokopiarki,

−

toner,

−

tekst do kopiowania,

−

kserokopiarka.

Ćwiczenie 3

Odbierz i przekaż informację za pomocą poczty

elektronicznej.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) założyć skrzynkę e-mailową na dowolnym serwerze,
2) utworzyć tekst do przekazania informacji (nagłówek, część zasadnicza, podpis),
3) posłużyć się programem Outlook Ekspres do korespondowania z innymi użytkownikami

sieci,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

18

4) wpisać adres poczty e-mail odbiorcy wiadomości,
5) wysłać wiadomość,
6) odebrać, odczytać i wydrukować nadesłaną wiadomość.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

komputer z Internetem,

−

drukarka,

−

papier formatu A 4

−

instrukcja zakładania skrzynki e-mail,

−

instrukcja wysyłania i odbierania wiadomości,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 4

Przeprowadź rozmowę bezpośrednią lub telefoniczną z interesantem na temat usług

oferowanych przez gospodarstwo agroturystyczne.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) obejrzeć fragmenty filmu „Obsługa klienta przez telefon”, „Sekretariat menedżera”,
2) podnieść możliwie szybko słuchawkę telefonu,
3) przedstawić się,
4) uważnie słuchać,
5) stworzyć w wyobraźni obraz swojego rozmówcy,
6) postawić się w sytuacji interesanta,
7) siedzieć wygodnie w wyprostowanej pozycji,
8) uśmiechać się,
9) dostroić swój głos do głosu dzwoniącego,
10) mówić wyraźnie,
11) unikać odsyłania,
12) unikać przerywania rozmowy telefonicznej,
13) zareagować umiejętnie na zarzuty,
14) zakończyć umiejętnie rozmowę.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

film: „Obsługa klienta przez telefon”, „Sekretariat menedżera”,

−

przygotowana scenka rozmowy telefonicznej lub bezpośredniej na wskazany temat,

−

dwa aparaty telefoniczne,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 5

Nagraj tekst na dyktafon.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) przeczytać instrukcje obsługi dyktafonu,
2) przygotować tekst do nagrania,
3) nagrać ten tekst,
4) odsłuchać tekst z dyktafonu,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

19

5) zapisać na komputerze tekst wysłuchany z dyktafonu,
6) wydrukować napisany tekst.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

tekst do nagrania,

−

instrukcja obsługi dyktafonu,

−

dyktafon,

−

papier formatu A4,

−

komputer z drukarką,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

4.2.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) określić nazwy typowych środków technicznych stosowanych

w pracy biurowej?

□

□

2) obsłużyć środki techniczne stosowane w pracy biurowej?

□

□

3) przekazać informację za pomocą typowych urządzeń biurowych?

□

□

4) skopiować dokumenty?

□

□

5) oprawić dokumenty?

□

□

6) pozyskać informacje z sieci Internet?

□

□

7) określić znaczenie skrzynki pocztowej?

□

□

8) wysłać i odebrać pocztę elektroniczną z załącznikiem?

□

□

9) przeprowadzić rozmowę telefoniczną?

□

□

10) nagrać tekst na dyktafon, odsłuchać i zapisać go na komputerze?

□

□

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

20

4.3. Rodzaje dokumentów biurowych

4.3.1. Materiał nauczania

W związku z dużą ilością i różnorodnością informacji, w każdym biurze wyróżniamy:

−

dokumenty biurowe,

−

akta spraw (bieżących, załatwionych),

−

dokumentację biurową.

Dokument biurowy to każde pismo, protokół, sprawozdanie, notatka – sporządzone w toku
pracy biurowej lub otrzymane z zewnątrz.
Akta – pisma o charakterze urzędowym, stanowiące dowód czynności publicznych
i prywatnych oraz służące celom prawnym.
Akta spraw to zbiór dokumentów biurowych dotyczących jednej sprawy.
Akta osobowe mogą być gromadzone i przechowywane w wersji papierowej i elektronicznej
( podstawa prawna AO 1/28).
W aktach osobowych wyróżniamy trzy części – A, B i C.
Część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
Dokumentacja biurowa to akta różnych spraw dotyczących jednego zagadnienia. Obejmuje
ona: akta spraw dotyczących jednego zagadnienia, akta spraw bieżących i załatwionych,
a także dokumentację finansową i księgową, kartoteki, księgi itp. Liczba i rodzaj
dokumentów w jednostce organizacyjnej zależy od zakresu jej działania, wielkości i wielu
innych czynników.

Korespondencję biurową dzielimy na:

−

wewnętrzną,

−

zewnętrzną.
W zależności od sposobu redagowania wyróżniamy pisma: przewodnie, grzecznościowe,

informacyjne, transakcyjne, manipulacyjne.

Ponadto pisma dzielimy w zależności od rodzaju sprawy na:

−

pisma z tytułem (protokół, notatki, sprawozdania, zaproszenia, regulaminy),

−

pisma w sprawach osobowych (życiorys zawodowy, list motywacyjny),

−

pisma handlowe (oferta, zamówienie).

Korespondencję w sprawach osobowych możemy podzielić na:

−

korespondencję związaną z poszukiwaniem pracy,

−

korespondencję związaną z ubieganiem się pracownika o pracę,

−

korespondencję z czasu nawiązania i trwania stosunku pracy,

−

korespondencję występującą w czasie rozwiązania stosunku pracy.

Curriculum Vitae (z łaciny przebieg życia) należy przedstawić pracodawcy w formie
wydruku. Jest jednym z ważniejszych dokumentów, zarówno dla starających się o pracę, jak i
dla pracodawców. CV powinno zawierać zbiór wybranych faktów z życia, ważnych z punktu
widzenia pracodawcy. Dobrze przygotowane CV wyraża wartość kandydata. Na otwartym
rynku pracy Unii Europejskiej przedsiębiorstwa oczekują często CV napisanego po angielsku
– lub też w języku ojczystym właściciela firmy.
Curriculum Vitae (CV) składa się z części obejmujących informacje o kandydacie
ubiegającym się o wakat (jego dane personalne), przebiegu jego edukacji, praktycznego

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

21

i zawodowego doświadczenia oraz jego zainteresowaniach. Dobre CV powinno być
klarowne. Należy zadbać o następujące elementy:

−

struktura i przejrzystość (ważne informacje powinny być łatwe do odszukania
i analizowania przez osobę zapoznającą się z CV),

−

prostota (osoba zapoznająca się z CV nie powinna mieć problemów ze zrozumieniem
informacji zawartych w CV),

−

porządek (informacje powinny być uporządkowane chronologicznie i przedstawione
w sposób systematyczny),

−

precyzja (zawarte w CV informacje muszą być sformułowane jasno i jednoznacznie),

−

zwięzłość (informacje powinny być krótkie, konkretne i dokładne).

Curriculum Vitae składa się z pięciu podstawowych części:

1. Dane personalne:

−

imię, nazwisko,

−

narodowość,

−

stan cywilny,

−

adres, telefon.

2. Edukacja (wykształcenie, kursy, szkolenia):

−

czas trwania,

−

charakter,

−

rezultat (tytuł, uprawnienia).

3. Doświadczenie zawodowe:

−

data,

−

pracodawca (firma),

−

stanowisko,

−

ewentualne sukcesy zawodowe.

Dane dotyczące wykształcenia i doświadczenia zawodowego należy wpisywać

w odwrotnym porządku chronologicznym, rozpoczynając od ostatniego (obecnego).
4. Inne informacje:

−

znajomość języków obcych,

−

umiejętność obsługi komputera,

−

publikacje (tylko najważniejsze),

−

prawo jazdy (data wydania), samochód.

5. Zainteresowania:

−

uprawiane sporty,

−

przynależność do organizacji turystycznych, sportowych i innych,

−

hobby,

−

sposób spędzania wolnego czasu.

W związku z ochroną danych osobowych należy na końcu podać formułę: Wyrażam

zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych na potrzeby rekrutacji, zgodnie z ustawą
z 29.08.97 o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926).

Elementy CV osoby szukającej pierwszej pracy
Imię i nazwisko
Adres
Telefony kontaktowe
Data i miejsce urodzenia
Cel
Wykształcenie
Kwalifikacje

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

22

Doświadczenie zawodowe (np. praktyki szkolne)
Dodatkowe doświadczenie
Hobby
Wyrażam zgodę na ....
Elementy CV osoby z doświadczeniem zawodowym
Imię i nazwisko
Adres
Telefony kontaktowe
Data i miejsce urodzenia
Cel
Doświadczenie zawodowe
Dodatkowa działalność zawodowa
Kwalifikacje
Patenty i publikacje
Wykształcenie
Języki
Hobby
Referencje (na żądanie pracodawcy)
Wyrażam zgodę na ...

Wzór CV europejskiego

Curriculum vitae
Format UE

dane osobowe
nazwisko

[nazwisko, imiona]

adres

[ulica, numer, kod pocztowy, miasto, kraj]

telefon

fax

narodowość

data urodzenia

[dzień, miesiąc, rok]

doświadczenie zawodowe
daty (od – do)

[podać ten zestaw informacji dla każdego miesiąca pracy
począwszy od aktualnego (ostatniego)]

nazwa i adres miejsca pracy

branża lub sektor

stanowisko

główne obszary działalności

wykształcenie i szkolenia

daty (od – do)

nazwa i typ jednostki kształcącej lub
szkolącej

główne obszary tematyczne /umiejętności

uzyskany tytuł

poziom wykształcenia

umiejętności i kompetencje osobiste –
nabyte w ciągu życia i pracy zawodowej,
nie

koniecznie

poparte

formalnymi

certyfikatami i dyplomami

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

23

Język ojczysty

[wymienić język]

inne języki

[wymienić język]

czytanie

[wskazać poziom: bardzo dobry, dobry, podstawowy]

pisanie

[wskazać poziom: bardzo dobry, dobry, podstawowy]

mowa

[wskazać poziom: bardzo dobry, dobry, podstawowy]

−

interpersonalne umiejętności
i zdobyte kompetencje;

−

współpraca i komunikowanie
z innymi ludźmi,

−

w zespołach zadaniowych, także
multimedialnych

[opisać te kompetencje i wskazać gdzie były zdobyte]

−

organizacyjne umiejętności
kompetencje,

−

koordynowanie i zarządzanie
zespołami, projektami i finansami (w
pracy w ramach zajęć dodatkowych
np. sportu, kultury)

[opisać te kompetencje i wskazać gdzie były zdobyte]

−

techniczne kompetencje
i umiejętności,

−

znajomość obsługi komputerów,
specyficznego oprzyrządowania

[opisać te kompetencje i wskazać gdzie były zdobyte]

−

artystyczne umiejętności
i kompetencje,

−

muzyka, pisanie, projektowanie,etc.

[opisać te kompetencje i wskazać gdzie były zdobyte]

inne umiejętności i kompetencje

[opisać te kompetencje i wskazać gdzie były zdobyte]

prawo jazdy

[podać kategorie i od kiedy]

dodatkowe informacje

[podać tutaj inne informacje, które mogą być przydatne, np.
referencje]

Aneks

[lista załączników]

Dobre CV powinno zawierać coś co je odróżnia od innych, co zwiększa szansę kandydata

na zdobycie określonego stanowiska pracy, zrobienia kariery, zainteresowania pracodawcy.
CV powinno być czytelnie wydrukowane na białym papierze dobrego gatunku – ale bez
ornamentów.
List motywacyjny to inaczej podanie o przyjęcie do pracy lub też o dopuszczenie do
rozmowy kwalifikacyjnej. Jego celem jest przedstawienie naszej motywacji do uzyskania
pracy i krótkie zareklamowanie się. List ten stanowi pismo uzupełniające Curriculum vitae.
List ten pisze się w edytorze tekstu. Jest to krótkie pismo, nie może być dłuższe niż strona
formatu A4. Zatrudniający zwracają szczególną uwagę na listy motywacyjne kandydatów,
bowiem nie wystarcza zatrudnić człowieka, który ma odpowiednie umiejętności. Musi mieć
on również chęć i motywację do pracy na danym stanowisku. Czasami kierownik decyduje
się na zatrudnienie kandydata o mniejszych umiejętnościach i doświadczeniu, lecz o większej

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

24

motywacji. Pierwszy akapit powinien motywować o celu, czyli określać, o jaką pracę ubiega
się kandydat i dlaczego.

Przykłady motywacji mogą być różne:

−

środowisko pracy: możliwość zmiany miejsca zamieszkania, możliwość dostosowania
pracy do sytuacji rodzinnej,

−

perspektywy pracy: możliwość awansu, udział w kursach, rozwój kariery zawodowej,

−

przedsiębiorstwo oferujące pracę: jego wielkość i pozycja na rynku, pochodzenie kapitału
(kraj), działalność i oferowane produkty,

−

proponowana praca: praca kreatywna, podróże, kontakty z ludźmi, specyfika pracy.
W ostatnim akapicie listu kandydat powinien określić, jakiej odpowiedzi oczekuje,

np. może to być prośba o kontakt telefoniczny lub spotkanie. Może to być także również
prośba o wzięcie udziału pod uwagę kandydata w przyszłości w sytuacji poszukiwania
pracownika przez firmę.

Typowe elementy listu motywacyjnego:

Dane osobowe:

−

imię i nazwisko,

−

dokładny adres zamieszkania,

−

numer telefonu kontaktowego,

−

data i miejsce urodzenia.
Dane konieczne:

−

adres firmy, do której zgłaszamy ofertę.

−

stanowisko, o które się ubiegamy,

−

treść, na którą składa się właściwa prezentacja. Bardzo ważnym punktem jest
przedstawienie motywacji, dlaczego staramy się właśnie o tę pracę – ten punkt powinien
być bardzo dobrze opracowany. Najlepiej, gdy oferta wiąże się z naszym wykształceniem
i doświadczeniem zawodowym. Ważne jest też wyrażenie pewności, że na tym
stanowisku damy sobie radę, że jesteśmy przygotowani do wypełnienia zadań. W tym
wypadku zbyt wielka skromność nie popłaca. Nie należy pisać o swoich
niepowodzeniach. Jeśli mamy osiągnięcia to należy je opisać. Powinien być napisany
w formie dokonanej,

−

zakończenie ma charakter formuły grzecznościowej np. Mam nadzieję, że moje
kwalifikacje zawodowe zainteresują,

−

podpis.
Uwaga – nie wolno pisać źle o poprzednich pracodawcach.
Dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy – jeżeli kandydat na pracownika

chce nawiązywać stosunek pracy z pracodawcą (podpisać umowę o pracę) musi przedstawić
następujące dokumenty:

−

wypełniony kwestionariusz osobowy wraz z fotografiami,

−

świadectwo pracy,

−

dokumenty, które potwierdzają kwalifikacje zawodowe,

−

orzeczenie lekarskie.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

25

4.3.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1. Jaka jest różnica pomiędzy dokumentem biurowym, a dokumentacją biurową?
2. Jaki jest stosowany podział korespondencji biurowej?
3. Jakie są typowe elementy CV?
4. W jaki sposób piszemy CV europejskie?
5. Jakie są typowe elementy listu motywacyjnego?
6. Jakie dokumenty potwierdzają kwalifikacje zawodowe (które z nich będziesz posiadał po

ukończeniu szkoły)?

7. Jakie dokumenty są niezbędne do nawiązania stosunku pracy?
8. Jakie dokumenty musi przedstawić kandydat na pracownika?

4.3.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Sporządź ofertę na wybrane stanowisko pracy.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) napisać ofertę pracy na stanowisko sprzedawcy w sklepie z artykułami do jazdy konnej,
2) napisać ofertę pracy na stanowisko pracownika stajennego,
3) napisać ofertę pracy na stanowisko instruktora jazdy konnej,
4) porównać napisaną przez siebie ofertę pracy z ofertami zamieszczonymi w prasie

i Internecie.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

przykładowe oferty prasowe,

−

oferty pracy zamieszczone w Internecie,

−

komputer, drukarka,

−

papier formatu A4,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 2

Wypełnij druk kwestionariusza osobowego.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) przeczytać instrukcję wypełniania kwestionariusza osobowego,
2) wypełnić arkusz osobowy,
3) wypełnić arkusz osobowy za pomocą programu komputerowego przeznaczonego do

wypełniania dokumentów.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

druk kwestionariusza osobowego,

−

komputer z oprogramowaniem,

−

papier formatu A4,

−

drukarka,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

26

Ćwiczenie 3

Sporządź CV i list motywacyjny jako odpowiedź na wybraną formę pracy.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) wybrać ofertę pracy zamieszczoną w prasie lub Internecie,
2) przygotować odpowiedź na ofertę,
3) przygotować wszystkie dane o sobie, które są podane w elementach składowych CV,
4) przygotować informacje o przyszłym pracodawcy i stanowisku pracy,
5) przygotować wszystkie informacje przydatne do pracy na oferowanym stanowisku,
6) sporządzić estetyczne pismo ręcznie i w edytorze tekstu.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

komputer z Internetem,

−

przykładowe formularze CV,

−

przykładowe formularze listu motywacyjnego,

−

papier formatu A4,

−

drukarka,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 4

Przepisz treść pisma na blankiecie BZ zgodnie z zasadami edytowania tekstu.

Nadawca: Firma wielobranżowa CERTYFIKAT, ul. Kwiatowa 12, 17–320 Wronki, tel,
(0 23) 695 35 81, faks, (0 23) 695 35 55, www.Fw.cert.pl, numer pisma CER/DM/23/2006,
Data wysłania pisma: Wronki, 23 lutego 2006. Adresat: Wojewódzkie Centrum Kształcenia
Ustawicznego, ul. Jaśminowa 15, 89–340 Kamienny Staw. Sprawa Oferta. Treść pisma:
Szanowni Państwo, odpowiadając na Państwa pismo znak: WCK/123/12/2005 z 10 lutego br.,
pragnę szczególnie polecić nasze usługi w zakresie organizacji wszelkich uroczystości
i przyjęć służbowych wraz z całą oprawą public relations. Polecam Państwu wykwintną
kuchnię ze wszystkich stron świata, noclegi w luksusowych hotelach, wycieczki krajowe
i zagraniczne oraz inne atrakcje na specjalne życzenie. Przesyłam Państwu w załączniku
katalog, który jest aktualny do 2007 roku. Z poważaniem Dyrektor mgr Michalina Kowalska.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) przeczytać treść pisma,
2) określić blankiet, na którym wykonasz zadanie,
3) przeczytać instrukcję pisania pism na blankietach BZ,
4) rozplanować treść pisma,
5) przepisać treść pisma.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

blankiety BZ,

−

przykładowe blankiety BZ,

−

instrukcja pisania pism na blankietach BZ,

−

komputer, drukarka,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

27

Ćwiczenie 5

Sporządź akta osobowe.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) przeczytać podstawę prawną AO 1/28,
2) podzielić segregator na trzy części,
3) określić nazwę każdej części,
4) uporządkować dokumenty i umieścić w poszczególnych częściach akt osobowych,
5) zamieścić przed każdą częścią akt osobowych pełny wykaz dokumentów, które się w niej

znajdują (spis treści) §6 ust. 3 Rozporządzenia w sprawie akt osobowych,

6) przedstawić wykonane ćwiczenie na forum grupy.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

podstawa prawna AO 1/28,

−

dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe,

−

kwestionariusz osobowy,

−

świadectwo pracy, umowa o pracę, umowa o dzieło,

−

świadectwo z poprzednich miejsc pracy,

−

dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe,

−

dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień,

−

świadectwo ukończenia gimnazjum,

−

orzeczenie lekarskie,

−

inne dokumenty składane dobrowolnie przez pracownika,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

4.3.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) określić różnice pomiędzy dokumentem biurowym a dokumentacją

biurową?

□

□

2) napisać CV zgodnie z wymaganiami europejskimi?

□

□

3) określić różnicę pomiędzy CV osoby poszukującej pierwszy pracym

z CV osoby z doświadczeniem zawodowym?

□

□

4) wypełnić druk kwestionariusza osobowego?

□

□

5) napisać ofertę na wybrane stanowisko pracy?

□

□

6) skompletować dokumenty potrzebne do podjęcia pracy?

□

□

7) sporządzić akta osobowe?

□

□

8) napisać list motywacyjny?

□

□

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

28

4.4. Zasady redagowania pism

4.4.1. Materiał nauczania

W sporządzaniu korespondencji bardzo dużą wagę należy przywiązywać do wyglądu

zewnętrznego pisma oraz treści. Wrażenie – dobre lub złe, o nadawcy pisma daje forma
zewnętrzna, czyli papier, czystość, rozplanowanie pisma na papierze. Dopiero w następnej
kolejności jego treść, która powinna być napisana starannie i poprawną polszczyzną.
Poprawność pod względem stylistycznym, gramatycznym i ortograficznym jest podstawą
każdego pisma.

Ponadto:

−

zalecane jest, aby pismo dotyczyło tylko jednej sprawy, co umożliwia szybsze jej
załatwienie, ponieważ pismo kierowane jest wtedy do jednego działu, można używać
skrótów tylko powszechnie znanych,

−

ważne treści pisma należy specjalnie zaakcentować lub wyróżnić, to co dla nadawcy jest
istotne, staje się tak samo istotne dla odbiorcy,

−

pismo powinno być przejrzyste (myśli ułożone czytelnie),

−

trzeba zwrócić uwagę, aby użyta terminologia odpowiadała charakterowi pisma.
Przy opracowywaniu układu graficznego pisma należy brać pod uwagę:

−

marginesy boczne – mają duży wpływ na wygląd zewnętrzny pisma. Lewy margines min.
2,5 cm, prawy – 1,25 cm,

−

marginesy dolny i górny – poprawiają także czytelność i nadają estetyczny wygląd
(marginesy te nie powinny być mniejsze niż 2 cm),

−

akapity – podział treści pisma na zaczynające się od nowego wiersza ustępy. Po
omówieniu określonego punktu należy od nowego wiersza rozpocząć omawianie
kolejnego punktu pisma – od wcięcia (układ aۥ linea) lub dodatkowego odstępu jednego
wiersza (układ blokowy),

−

rozplanowanie treści – równomierne rozmieszczenie treści pisma na stronie,

−

kolejne strony pisma – jeżeli pismo składa się z kilku stron, to następne strony piszemy
na papierze bez nadruku lub z nadrukiem, lecz wówczas nie powtarzamy wszystkich
standardowych danych ze strony pierwszej.

Elementy składowe pisma – w każdym piśmie wyróżniamy następujące standardowe
elementy składowe:

−

nagłówek (nazwa i adresy nadawcy),

−

nazwa i adres odbiorcy pisma,

−

znaki powoławcze pisma,

−

określenie sprawy,

−

treść pisma,

−

podpis osoby uprawnionej,

−

elementy dodatkowe (załączniki),

−

rozdzielnik.

Nagłówek (pole nadawcy) – zawiera nazwę i adres nadawcy pisma oraz inne elementy,
tj. numer telefonu, faksu, konta bankowego, REGON, NIP, nadruki reklamowe. Na
blankietach korespondencyjnych nagłówek wydrukowany jest w górnym pasie blankietu na
całej jego szerokości lub po lewej czy prawej stronie. Niektóre jednostki organizacyjne,
u góry podają tylko znak graficzny, wówczas nadruk z pozostałymi informacjami umieszcza
się na dole strony. Na papierze maszynowym nadruk zastępowany jest pieczęcią nagłówkową
jednostki organizacyjnej umieszczonej w lewym górnym rogu pisma.
Nazwa i adres odbiorcy – w polu adresowym umieszczamy pełną nazwę i adres odbiorcy

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

29

pisma. Jeśli nazwa adresata jest długa, dzielimy ją na dwa lub więcej wierszy. Adres piszemy
w układzie blokowym pionowo, stosując pojedynczy odstęp wierszowy. W adresie
wyodrębniamy dwie zasadnicze części: nazwę adresata, siedzibę adresata. Kierując pismo do
konkretnej osoby, zawsze adresowanie rozpoczynamy od formy grzecznościowej: Pan, Pani.
W następnym wierszu podajemy imię i nazwisko osoby, do której kierujemy pismo, poniżej
stanowisko i nazwę komórki organizacyjnej oraz nazwę i dokładny adres. Określenie
dotyczące charakteru przesyłki, np. poufne, tajne, umieszczamy nad adresem odbiorcy
i oddzielamy je od nazwy adresata pojedynczym odstępem wierszowym. Określenie to
powinno być wyróżnione, podkreśleniem lub pismem spacjowanym. Przy pisaniu adresu
należy unikać skrótów nie przewidzianych w zasadach pisowni. Wszystkie wyrazy
w nazwach instytucji rozpoczynamy wielkimi literami z wyjątkiem spójników.
Znaki powoławcze – zawierają datę i znak sprawy odbiorcy pisma, tj. pisma, którego
dotyczy odpowiedź oraz datę, i znak sprawy nadawcy pisma, tj. pisma stanowiącego
odpowiedź. Na blankietach korespondencyjnych rozmieszczone są w formie nadruków
stałych w następującej kolejności: →Wasze pismo z dnia→ Znak → Nasz znak→ Data.

Określenie przedmiotu sprawy – jest zwięzłe sformułowanie sprawy będącej przedmiotem
pisma. Treść sprawy należy formułować w pierwszym przypadku (mianowniku). Jeśli zamiast
słowa Sprawa użyjemy słowa Dotyczy – wówczas treści pisma nie formułujemy w pierwszym
przypadku.
Podpisy osoby uprawnionej – pod treścią pisma umieszczamy podpis lub podpisy osób
odpowiedzialnych za sprawę, o której mowa w treści pisma. Podpis powinien zawierać
stanowisko służbowe podpisującego oraz imię i nazwisko. Określenie funkcji lub stanowiska
podpisującego umieszcza się w odległości 2–3 pojedynczych odstępów wierszowych od
ostatniego wiersza treści pisma lub zwrotu zakończeniowego. Jeżeli pod pismem podpisują
się dwie osoby, to podpisy zamieszcza się w tym samym wierszu, jeden po lewej, a drugi po
prawej stronie pisma. Z lewej strony zamieszczamy podpis o niższej, z prawej o wyższej
randze w hierarchii służbowej.

Osoba podpisująca pismo, pod nieobecność osoby odpowiedzialnej za jego treść,

powinna to zrobić w następujący sposób: wz. – w zastępstwie, p.o. – pełniący obowiązki,
z up. – z upoważnienia. Podpis powinien być pełny, parafa może być umieszczana na kopiach
lub brulionie.

Podpis wirtualny – składa się pod pismem bezpośrednio, pisząc pismo w edytorze tekstu.

Podpis ten składa się z dwóch ciągów liczb, tzw. kluczy – prywatnego i publicznego. Klucz
prywatny jest tajny i służy do kodowania wiadomości. Klucz publiczny jest przeznaczony do
rozkodowania sygnatury dołączonej do pliku i sprawdzenia autentyczności podpisu autora
przekazu.
Załączniki – Z lewej strony, na tej samej wysokości co podpis, piszemy wyraz Załączniki.
Jeżeli pismo ma dwa podpisy – z prawej i lewej strony, to wyraz Załączniki umieszczamy pod
podpisem z lewej strony. Pod tym wyrazem wymieniamy załączniki, stosując pojedynczy
odstęp przy wpisywaniu. Jeżeli liczba załączników przekracza 5 sztuk, to piszemy –
Załączniki: plik dołączamy spis tych załączników.
Jeżeli dołączamy informatory, katalogi lub ulotki reklamowe, to zapowiadamy to w tekście
pisma, np.: Jako załączniki otrzymują Państwo ......... . Proszę zapoznać się z załączoną ulotką
..... . W takim wypadku nie wpisujemy pod treścią pisma informacji o załącznikach.
Rozdzielnik –jest to informacja o tym, kto powinien dostać pismo do wiadomości, oprócz
adresata. Wpisujemy tę informację z lewej strony, pod Załącznikami. Z wpisywanym tekstem
nie przechodzimy poza oś symetrii blankietu. Instytucje lub osoby wpisujemy według
hierarchii służbowej lub w kolejności alfabetycznej.
Zwroty rozpoczynające i zakończeniowe (grzecznościowe) – formuły te nadają pismom
bardziej osobisty charakter, zmniejszają poczucie dystansu, oziębłości czy sformalizowania

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

30

między jednostkami prowadzącymi korespondencję. W zależności od tego, czy osoba, do której
kierujemy pismo jest nam znana, czy znane jest nam jej stanowisko, wówczas stanowiskiem
służbowym. W przypadku, gdy nie wiemy do czyich rąk trafi nasze pismo, stosujemy formułę:
Szanowni Państwo. Zwrot grzecznościowy piszemy w odległości 2–4 odstępów wierszowych
od nadruku Sprawa.
Zwrot zakończeniowy – pisany jest jako ostatni, samodzielny wiersz treści pisma i oddzielony
jest od niego dodatkową interlinią. Po zwrocie stawiamy przecinek. Do najczęściej
używanych zwrotów zakończeniowych zaliczamy: Z poważaniem, Z wyrazami szacunku,
Pozdrawiam, Z pozdrowieniami.

Rys. 1. Budowa treści pisma [2. s. 110]

Nie każde pismo musi zawierać wszystkie wymienione części, np. pismo przekonujące

może zawierać dwie części (przedstawienie zagadnienie i uzasadnienie).
W codziennej praktyce gospodarczej sporządza się wiele dokumentów, które informują nas
o przebiegu zdarzeń, powtarzają określony stan faktyczny. Są to pisma typu informacyjnego,
do których zaliczamy m.in.: protokoły, sprawozdania, notatki.
Notatka służbowa – to rodzaj korespondencji wewnętrznej. Za pomocą notatek
przekazywane są informacje między działami, komórkami organizacyjnymi lub
pracownikami jednostek organizacyjnych. Stosowana jest w takich wypadkach, gdy przekaz
ustny jest niewystarczający. Za pomocą notatki możemy przekazać wiadomość od razu kilku
osobom lub kilku komórkom organizacyjnym. Jest ona również dowodem ustnego
załatwiania sprawy. Cechą charakterystyczną notatki jest: prostota, szybkie opracowanie,
szybkie dostarczenie.
Notatka powinna się składać z trzech części: wstępnej, zasadniczej i końcowej.

W notatce podaje się:

−

miejsce i datę sporządzenia,

−

imię i nazwisko autora notatki,

−

adresata lub cel przeznaczenia,

−

tytuł Notatka,

−

jakiej sprawy dotyczy,

−

treść notatki,

−

podpis osoby sporządzającej.

TRESC

PISMA

WPROWADZENIE

PRZEDSTAWIENIE
ZAGADNIENIA

UZASADNIENIE

WNIOSKI

CZĘŚĆ WSTĘPNA

CZĘŚĆ GŁÓWNA

CZĘŚĆ
PRZEKONYWUJĄCA

CZĘŚĆ KOŃCOWA

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

31

Notatkę sporządza się odręcznie lub przy użyciu środków technicznych w dowolnym układzie
graficznym tekstu. Tytuł notatka piszemy centralnie, następnie piszemy treść sprawy, której
dotyczy, oddzielając ją od tytułu podwójną interlinią (również centralnie).
Protokół – to pismo odzwierciedlające określony stan faktyczny. Sporządzony jest w formie
aktu, w którym ustala się przebieg wydarzeń (zebrań, posiedzeń, obrad), dokonane czynności
lub stwierdzone fakty.

Do najczęściej spotykanych protokołów zaliczamy:

−

protokół zebrań – odtwarza on przebieg zebrania oraz rejestruje podjęte uchwały
i wnioski. Protokół tego rodzaju powinien zawierać: tytuł, numer kolejny protokołu, datę,
miejsce sporządzenia, wyszczególnienie porządku obrad oraz wykaz osób nieobecnych
lub nieuczestniczących w zebraniu, opis przebiegu zdarzenia, podjęte uchwały i wnioski,
imię i nazwisko przewodniczącego i osoby sporządzającej protokół (protokolanta) wraz
z podpisami, formułę zakończenia,

−

protokół zdawczo-odbiorczy – potwierdza stan faktyczny w chwili przekazywania spraw
lub rzeczy. Protokół ten powinien zawierać: nazwę rodzaju protokołu, datę i miejsce
sporządzenia, określenie stron (przekazującej i przyjmującej), przedmiot przekazania –
przejęcia, stan faktyczny, wykaz załączników, wykaz osób uczestniczących
w czynnościach oraz podpisy (przekazującego i przyjmującego) i ewentualnie
protokolanta,

−

protokół kontroli – stwierdza istniejący stan faktyczny w czasie przeprowadzonej
kontroli, rewizji, inspekcji itp. Protokół ten zawiera: określenie rodzaju protokołu, datę
i miejsce sporządzenia, określenie stron, przedmiot kontroli, imię i nazwisko osoby lub
komisji przeprowadzającej kontrolę, opis czynności kontrolnych, stwierdzony stan
faktyczny, nieprawidłowości i niedociągnięcia, zalecenia pokontrolne oraz formułę
o zakończeniu, podpisy kontrolującego i przedstawiciela jednostki kontrolowanej,
ewentualnie protokolanta,

−

protokół przesłuchań – sporządza się w ten sposób aby wynikało z niego: kto, kiedy,
gdzie i jakich czynności dokonał, kto i w jakim charakterze był obecny, co ustalono
i jakie uwagi zgłoszono do protokołu,

−

protokół rozpraw – sporządzany najczęściej według określonego schematu lub na
gotowych formularzach.

Budowa protokołu – każdy protokół bez względu na jego rodzaj, składa się z następujących części:

−

część wstępna protokołu obejmuje: tytuł i wstęp. Tytuł zawiera zwięzłe określenie
rodzaju zdarzenia, stanu, faktu: określenie miejsca, daty i godziny zdarzenia. We wstępie
wymieniamy osoby uczestniczące (o ile nie jest dołączona lista obecności) i nieobecne,
z podaniem przyczyny nieobecności, oraz porządek dzienny,

−

część zasadnicza składa się z opisu zachodzących zdarzeń i okoliczności, które im
towarzyszyły. Powinna zawierać opis sposobu realizacji poszczególnych punktów
porządku dziennego, wypowiedzi uczestników z podaniem ich imienia i nazwiska,
szczegóły towarzyszące obradom oraz okoliczności podjętych wniosków czy uchwał,

−

każdy punkt porządku dziennego zebrania pisze się w protokole od oddzielnego ustępu,
z zaznaczeniem np. Do pkt. 1 lub Ad. 1,

−

część końcowa zawiera formułę o zakończeniu obrad, godzinę zakończenia oraz podpisy
protokolanta i przewodniczącego.
Część zasadniczą można przedstawić w formie:

−

dosłownej,

−

streszczonej,

−

uproszczonej.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

32

Rys. 2. Budowa protokołu [2, s. 1]

O wyborze protokołu decyduje rodzaj tematyki zabrania, a wyboru tego powinien

dokonać przewodniczący zebrania.
Forma dosłowna – odtwarzamy wiernie przebieg poszczególnych wystąpień, nie stosujemy
skrótów. Stosuje się ją w sądownictwie, w prezentowaniu nowych metod technologicznych.
Przy sporządzaniu tego protokołu dobrze jest się posłużyć nagraniem przebiegu zebrania na
taśmie magnetofonowej.
Forma streszczona – wszystkie wypowiedzi i przemówienia streszczamy i przedstawiamy
bardzo zwięźle. Jedynie podjęte uchwały podajemy w pełnym brzmieniu, bez żadnych
skrótów.
Forma uproszczona – część dyskusyjną redukujemy do niezbędnego minimum, ograniczając
się tylko do wzmianki o charakterze syntetycznym. Opracowany w ten sposób protokół
kładzie nacisk na uchwały. Z tego względu nazywamy go też uchwałowym.
Treść protokołu możemy przedstawić w trzech układach:

−

chronologicznym,

−

tematycznym,

−

mieszanym.

Układ chronologiczny – jest najczęściej stosowany, prosty dla protokolanta. Treść protokołu
zachowuje kolejność wystąpień, zdarzeń czy faktów.
Układ tematyczny – wymaga usystematyzowania wypowiedzi pod względem tematycznym
poszczególnych zagadnień. Należy brać pod uwagę hierarchię ważności wypowiedzi.
Układ mieszany – łączy cechy układu chronologicznego i tematycznego.
Sprawozdanie – to dokument relacjonujący dokonania pracownika, komórki organizacyjnej,
jak również całej instytucji. Sprawozdanie może dotyczyć podróży służbowej. Powinno
odzwierciedlać faktyczny opis wydarzeń, fakty, wypadki, stan i działalność. Sprawozdanie
należy sporządzić: rzetelnie, dokładnie, bez przemilczania informacji.

Wyróżniamy trzy formy sprawozdań:

−

sprawozdania liczbowe,

−

sprawozdania ankietowe,

−

sprawozdania opisowe.

TYTUŁ

WSTĘP

FORMUŁA

O ZAKOŃCZENIU

PODPISY

CZĘŚĆ

WSTĘPNA

CZĘŚĆ

ZASADNICZA

CZĘŚĆ

KOŃCOWA

PRZEBIEG ZDARZENIA,

FAKTU

OKOLICZNOŚCI

TOWARZYSZĄCE

WNIOSKI, UCHWAŁY

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

33

Budowa sprawozdania:

−

tytuł sprawozdanie piszemy na środku pola pisma, bezpośrednio po tytule lub interlinii
umieszcza się (również centralnie) wstęp zawierający informacje, czego dotyczy
sprawozdanie i za jaki jest okres zostało sporządzone,

−

część zasadniczą (treść) sprawozdania oddzielamy od części wstępnej podwójną
interlinią,

−

część końcowa – z lewej strony podajemy miejsce i datę sporządzenia sprawozdania,
a z prawej strony – stanowisko, imię i nazwisko oraz podpis osoby sporządzającej.
Elementy te oddzielamy od treści sprawozdania podwójną interlinią.

Rys. 3. Budowa sprawozdania [2, s. 124]

4.4.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1. Jakie są standardowe elementy pisma?
2. Jakie czynniki wpływają na układ graficzny pisma?
3. W jaki sposób i kiedy umieszczamy w pismach formuły grzecznościowe?
4. Jakie znasz rodzaje protokołów?
5. Jakie występują podobieństwa i różnicę w poszczególnymi rodzajach protokołów?
6. Jakie części składowe występują w protokole i sprawozdaniu?
7. W jaki sposób redagujemy notatkę służbową?
8. Jaką rolę odgrywają w przedsiębiorstwie protokoły, sprawozdania i notatki służbowe?

4.4.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Sporządź w formie dosłownej protokół z zebrania.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) przeczytać instrukcję pisania protokołu,
2) rozplanować części składowe protokołu,
3) napisać protokół z zebrania członków koła miłośników koni,
4) wydrukować napisany protokół.

OPIS ZDARZEŃ

TYTUŁ

WSTĘP

MIEJSCE I DATA

SPORZĄDZENIA

PODPIS

SPORZĄDZAJĄCEGO

CZĘŚĆ

WSTĘPNA

CZĘŚĆ

ZASADNICZA

CZĘŚĆ

KOŃCOWA

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

34

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

instrukcja pisania protokołów,

−

wzory przykładowych protokołów,

−

komputer, drukarka,

−

papier formatu A4,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 2

Napisz notatkę z dowolnej rozmowy telefonicznej.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) przeczytać instrukcję pisania notatek,
2) przeprowadzić rozmowę telefoniczną,
3) zaplanować części składowe notatki,
4) napisać notatkę z przeprowadzonej rozmowy,
5) wydrukować napisaną notatkę.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

instrukcja pisania notatek,

−

wzory notatek,

−

komputer, drukarka,

−

papier formatu A4,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 3

Napisz zaproszenie na spotkanie miłośników koni arabskich.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) wybrać odpowiedni blankiet pisma,
2) posłużyć się dowolnym edytorem tekstu,
3) napisać treść zaproszenia,
4) wydrukować napisane zaproszenie,
5) zaadresować kopertę,
6) przedstawić wykonane ćwiczenie na forum grupy.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

wzory zaproszeń na różne uroczystości,

−

papier formatu A4,

−

komputer, drukarka,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 4

Napisz sprawozdanie na formularzu sprawozdawczym i blankiecie korespondencyjnym.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) przeczytać instrukcję pisania sprawozdań,
2) napisać sprawozdanie ze spotkania członków koła miłośników koni,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

35

3) udzielić odpowiedzi na pytania zawarte w formularzu sprawozdawczym,
4) wydrukować napisane sprawozdanie.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

instrukcja pisania sprawozdań,

−

wzory sprawozdań,

−

komputer, drukarka,

−

papier formatu A4,

−

literatura.

Ćwiczenie 5

Napisz oficjalne pismo na blankiecie BU.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) napisać pismo posługując się blankietem BU, w którym właściciel gospodarstwa

agroturystycznego dziękuje osobom za przybycie na spotkanie,

2) zaadresować kopertę.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

wzory pism na blankiecie BU,

−

lista obecności,

−

wzory adresowania kopert,

−

papier formatu A4, koperty,

−

komputer, drukarka,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

4.4.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) wymienić podstawowe elementy składowe pisma?

□

□

2) zastosować formuły grzecznościowe w pismach?

□

□

3) opracować układ graficzny pisma?

□

□

4) wymienić rodzaje protokołów?

□

□

5) uzasadnić potrzebę pisania sprawozdań, notatek i protokołów?

□

□

6) określić podobieństwa i różnice pomiędzy poszczególnymi

protokołami?

□

□

7) wymienić części składowe protokołu i sprawozdania?

□

□

8) napisać notatkę służbową, protokół i sprawozdanie?

□

□

9) sporządzić zaproszenie, pismo oficjalne?

□

□

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

36

4.5. Zasady prowadzenia negocjacji i organizacji pracy biurowej

4.5.1. Materiał nauczania

Proces negocjacyjny to każda rozmowa, której celem jest uzgodnienie wspólnego

stanowiska w danej sprawie.
Negocjacje to proces, interakcji, w którym przynajmniej dwie strony widzą konieczność
wspólnego zaangażowania dla osiągnięcia celu, ale początkowo różniące się oczekiwania,
próbują za pomocą argumentów i perswazji przezwyciężyć dzielące je różnice i znaleźć
wzajemnie satysfakcjonujące rozwiązania w ważnej dla obu stron kwestii.
Negocjacje są podstawowym sposobem uzyskania od innych, czego chcemy. Jest to zwrotny
proces komunikowania się w celu osiągnięcia porozumienia w sytuacji, gdy ty i druga strona
jesteście związani interesami, których jedne są wspólne, a inne przeciwne.

Warunki negocjacji:

−

w negocjacje zaangażowane są przynajmniej dwie strony, które potrzebują siebie
nawzajem do osiągnięcia pewnego celu. Tym co ich łączy, jest wspólny interes,

−

pomimo pewnej wspólnoty interesów mają odmienne cele i zadania, które początkowo
uniemożliwiają osiągnięcie porozumienia,

−

strony siadają do negocjacji w przekonaniu, że to lepszy sposób rozwiązania problemu
niż droga sądowa czy narzucone rozwiązanie,

−

każda ze stron zakłada, że istnieje jakiś sposób przekonania tej drugiej do własnego
rozwiązania. Dobrze, jeśli zasiadają do stołu negocjacyjnego osoby z chęcią osiągnięcia
kompromisu. Często zdarza się, że przystępują do niego z silną wolą utrzymania pozycji
wyjściowej,

−

każda ze stron posiada świadomość możliwości podejmowania decyzji przez drugą
stronę. Jeśli jeden z partnerów pozbawiony jest tej władzy, negocjacje pozbawione są
sensu,

−

wzajemna wymiana ustępstw i szacunek dla partnera.

Czynniki, które wpływają na przebieg negocjacji:

−

cechy osobowości rozmówców,

−

sytuacja procesu przetargowego,

−

kontekst społeczny,

−

przyjęte założenia strategiczne,

−

długość trwania negocjacji,

−

powtarzalność kontaktów między stronami (zaufanie).
Chcąc osiągnąć porozumienie, należy przestrzegać czterech podstawowych zasad:

−

koncentruj się na interesach, a nie na stanowiskach,

−

oddziel ludzi od problemu,

−

poszukaj wielu wariantów rozwiązania problemu,

−

opieraj rozwiązania na obiektywnych kryteriach.

Etapy negocjacji
Przygotowanie:

−

Co jest kwestią negocjacji?

−

Co chcemy osiągnąć w trakcie negocjacji?

−

Jaki mamy pakiet ustępstw?

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

37

−

Co chcą osiągnąć nasi rozmówcy?

−

Kto będzie prowadził negocjacje?

−

Gdzie i kiedy będą odbywać się negocjacje?

Ustalenie reguł – chroni przed powstawaniem niepotrzebnych napięć, niedomówień
i podejrzeń.
Nazwanie interesów swoich i partnera – jeśli chcemy współpracować, to należy nazwać
wspólne interesy.
Formułowanie problemów negocjacyjnych – problem negocjacyjny powinien być
sformułowany szczegółowo i konkretnie, tak aby wyznaczał cel i dawał szansę na jego
realizację.
Poszukiwanie rozwiązań – etap ten polega na generowaniu pomysłów różnych rozwiązań.
Im ich jest więcej, tym większa szansa znalezienia najlepszego.
Realizacja porozumienia – porozumienie powinno być dokładnym odzwierciedleniem
ostatecznych ustaleń. Przy realizacji porozumienia należy pamiętać, aby:

−

ostateczne ustalenia negocjatorów zostały spisane,

−

wprowadzić do tekstu porozumienia zapis o programie praktycznej realizacji ustaleń,

−

wyraźnie ustalić kto i w jakim czasie jest odpowiedzialny za realizację poszczególnych
elementów porozumienia,

−

informacje o zawartym porozumieniu, jego skutkach i działaniach dotarły do wszystkich
zainteresowanych.

Style negocjacji
Miękki styl negocjacji – charakteryzuje osobę, która:

−

za najważniejsze w negocjacjach uważa zachowanie bardzo dobrych kontaktów
z partnerem,

−

z zaufaniem, życzliwością i szacunkiem traktuje partnera,

−

składa liczne propozycje ofert,

−

nie odwołuje się do siły i nie wyraża sprzeciwu,

−

jest skłonna do czynienia ustępstw, nawet swoim kosztem,

−

stara się przystosować do partnera.

Twardy styl negocjacji – charakteryzuje osobę, która:

−

za najważniejsze w negocjacjach uważa osiągnięcie swojego celu,

−

traktuje partnera nieżyczliwie i okazuje mu negatywne uczucia,

−

narzuca innym swoją wolę,

−

nie jest gotowa do ustępstw i kompromisu,

−

używa groźby i sugeruje nieuczciwość,

−

stawia wysokie żądania,

−

wymaga od partnera większych ustępstw niż własne.

Partnerski styl negocjacji – charakteryzuje osobę, która:

−

za najważniejsze w negocjacjach uważa osiągnięcie porozumienia zadawalającego obie
strony,

−

traktuje partnera życzliwie i z szacunkiem,

−

oddziela ludzi od problemu,

−

składa liczne propozycje rozwiązań,

−

chętnie ustępuje,

−

z zaangażowaniem stara się wypracować kompromis.
Najczęstszą przeszkodą w osiągnięciu porozumienia są zbyt silne emocje, towarzyszące

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

38

negocjatorom. Kiedy konflikt jest zbyt silny, a różnica zdań zbyt duża, zasadne jest powołanie
trzeciej strony (mediatora), w celu arbitralnego rozstrzygnięcia sporu. Mediator powinien być
osobą bezstronną, obiektywną i o ile to możliwe, cieszącą się zaufaniem i szacunkiem obu
stron. Warunkiem wprowadzenia do rozmów mediatora jest zgoda wszystkich
zainteresowanych na takie rozstrzygnięcie problemu.

Negocjacje to nie tylko znalezienie określonych metod działania, ale również współpracy

z partnerem w celu wypracowania rozwiązania satysfakcjonującego obie strony. Ważne jest
zwracanie uwagi na czynniki budujące zgodę. Do takich należą:

−

jasne, otwarte wyrażanie swojego stanowiska,

−

uważne słuchanie komunikatów partnera,

−

poważne traktowanie problemów partnera,

−

zachowanie elastyczności w doborze sposobów rozwiązania konfliktu,

−

posługiwanie się humorem, który skutecznie rozładowuje napięcie.

Negocjator ma często do czynienia z grupą osób. Tę grupę należy usadowić przy stole w taki
sposób, aby możliwie nie naruszyć osobistego terytorium każdego z członków grupy.
W związku z tym do rozmów wykorzystuje się trzy rodzaje stołów:

−

stół kwadratowy stwarza pomiędzy osobami stosunki współzawodnictwa i walki. Stoły
takie są najbardziej odpowiednie do formalnych, rzeczowych i konkretnych rozmów,

−

stół prostokątny – pozwala odczytać, kto przy stole na sali obrad kontroluje negocjacje,
kto ma wpływ na władzę i kogo należy wyróżnić już przy powitaniu,

−

stół okrągły pozwala nato, by grupa osób siedząca wokół niego mogła czuć się
swobodnie, a jednocześnie pobudzona do dyskusji rozmawiała jak równorzędni
partnerzy.

Organizacja pracy

Organizacja pracy jest to zespół metod i sposobów łączenia całokształtu sił i uzdolnień

ludzi z przedmiotami i środkami pracy.
Zarządzanie czasem jest to konsekwentne i zorientowane na cel stosowanie w praktyce
sprawdzonych technik pracy w taki sposób, że kierowanie samym sobą i swoim otoczeniem
odbywa się bez trudu, a otrzymany do dyspozycji czas jest wykorzystywany sensownie
i optymalnie.

Planowanie czasu pracy – reguła 60:40

−

60% – czynności zaplanowane,

−

20% – czynności nieoczekiwane (rezerwa czasu pracy na czynności, których nie sposób
zaplanować),

−

20% – czynności spontaniczne (np. zadania kierownicze, czas aktywności twórczej).
Bardzo ważną umiejętnością wymaganą od sekretarki, jest profesjonalne sporządzanie

korespondencji, a także czuwanie nad właściwym obiegiem pism, zgodnym z instrukcją
kancelaryjną.

Sporządzone odpowiednio pismo sekretarka przygotowuje i przekazuje do podpisu

szefowi:

−

wkłada pisma do specjalnej teczki z przegródkami,

−

podaje bezpośrednio każde pismo szefowi,

Niektóre pisma o charakterze informacyjnym, wysłane do wielu odbiorców, nie

wymagają oryginalnego podpisu. W takich wypadkach – w celu asygnowania pism podpisem
szefa – sekretarka posługuje się tzw. pieczęcią faksymilową. Jest to pieczęć odtwarzająca
własnoręczny podpis szefa. Podpis można również zeskanować i wstawić do dokumentu
tworzonego w edytorze tekstu. Tego typu pisma informacyjne otrzymujemy, np. z banku.
W firmie może być sekretariat ogólny, do którego spływa korespondencja zewnętrzna i tam

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

39

jest rozdzielana do poszczególnych komórek organizacyjnych lub do sekretariatów
osobistych. Na czas przygotowania imprez np. jubileusz firmy powołuje się doraźnie tzw.
sekretariat imprez, który jest odpowiedzialny za organizację przedsięwzięcia.

Etapy pracy z korespondencją przychodzącą do sekretariatu ogólnego firmy
(kancelarii):

−

odbieranie przesyłek,

−

sortowanie odbywa się według przyjętych przez instrukcję kancelaryjną zasad i może
przebiegać w następującej kolejności: poczta pilna np. priorytety, przesyłki kurierskie –
poczta specjalna np. przesyłki polecone – poczta dotycząca rozliczeń finansowych –
przesyłki zwykłe – czasopisma, foldery, druki reklamowe,

−

otwieranie przesyłek, np. wszystkie oprócz poufnych, tajnych i osobistych (chyba, że szef
zadecyduje inaczej),

−

kontrola poczty.

Kontrola poczty polega na sprawdzaniu czy:

−

adres umieszczony na kopercie zgadza się z adresem podanym wewnątrz na piśmie
(w razie pomyłki pismo należy odesłać do nadawcy),

−

nie jest to list o charakterze poufnym czy prywatnym (zdarza się, że dopiero w piśmie
jest wyjaśniony rodzaj przesyłki, jeżeli dojdzie do takiej sytuacji, to list wkładamy do
koperty i doręczamy adresatowi z wyjaśnieniem, zachowując oryginalne koperty),

−

pismo zawiera nagłówek, jeśli nie, to dopinamy do pisma kopertę,

−

data stempla pocztowego na kopercie jest zgodna z datą w piśmie, jeśli nie, to należy na
piśmie przystawić stempel: ”wpłynęło dnia”,

−

kopertę dobrze opróżniamy, czy nie pozostał w niej żaden dokument,

−

informacja o załącznikach jest zgodna ze stanem rzeczywistym,

−

w paczce nie znajduje się list albo inna przesyłka,

−

segregowanie. które najczęściej odbywa się według ważności: przesyłki pilne →listy→
zamówienia, faktury, reklamacje, rachunki →pisma ze specjalnym oznakowaniem np. do
rąk własnych → poczta, z którą wiążą się określone terminy,

−

rejestrowanie poczty zgodnie z przyjętym systemem kancelaryjnym( nadanie znaków
pisma: numer, i data wpływu),

−

kompletowanie przesyłek według ich docelowego przeznaczenia – odpowiednich
komórek organizacyjnych firmy.
Jeżeli korespondencja jest skierowana bezpośrednio do szefa lub jego pracowników, to

sekretarka:

−

dokładnie ją czyta,

−

podkreśla istotne dla szefa informacje,

−

przekazuje ją szefowi,

−

czeka na dyspozycje szefa odnośnie korespondencji,

−

zgodnie z dyspozycjami sama załatwia sprawę lub przekazuje pismo osobie, która ma to
zrobić.

Etapy pracy z korespondencją wychodzącą z sekretariatu ogólnego firmy:

−

sprawdzenie przed wysłaniem: daty i treści pisma, podpisów oraz załączników,

−

znak pisma,

−

wykonanie kopii pism i włożenie do odpowiedniej teczki spraw,

−

rejestracja poczty – zgrupowanie pism przeznaczonych do wysyłki w specjalnej teczce
zbiorczej, zaewidencjowanie ich w kontrolkach wysyłanej korespondencji,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

40

−

sortowanie – odbywa się według przyjętego przez instytucję klucza i może przebiegać
w następującej kolejności: poczta pilna →poczta specjalna → poczta dotycząca rozliczeń
finansowych→ przesyłki zwykłe→ czasopisma, foldery, druki reklamowe.
Praca z dokumentami wymaga systematyczności i porządku. Wszystko, co nieważne

należy natychmiast wyrzucić. Najlepiej, jeżeli sekretarka przygotuje teczki oznaczone:
sprawy pilne do załatwienia, sprawy zwykłe do załatwienia, sprawy załatwione do wysłania-
wtedy wszystkie dokumenty, nad którymi obecnie pracuje, są uporządkowane.

System kancelaryjny – dziennikowy i bezdziennikowy
Właściwa organizacja obiegu dokumentów ma wpływ na jakość funkcjonowania firmy.
System kancelaryjny dziennikowy polega na wielokrotnym rejestrowaniu i kwitowaniu
odbioru tego samego pisma, w specjalnie do tego przeznaczonym dzienniku, tzw. dzienniku
korespondencyjnym.

Podstawowe czynności w ramach systemu dziennikowego:

−

pismo wpływające rejestruje się w dzienniku korespondencyjnym w sekretariacie,

−

sekretariat, po rejestracji przesyła pismo za pokwitowaniem do właściwej komórki
organizacyjnej, w której pismo podlega zarejestrowaniu i nadaje im znak, tzw. znak
pisma komórki organizacyjnej, która następnie za pokwitowaniem przesyła je do
sekretariatu,

−

sekretariat gromadzi do wysyłki pisma ze wszystkich komórek. Następnie wpisuje je
w tzw. pocztowym dzienniku podawczym i wysyła.

−

oryginały otrzymanych pism i kopie pism wysyłanych przechowuje pracownik
załatwiający sprawę albo kancelaria w układzie chronologicznym (wg. dat
poszczególnych pism). Prowadzone są skorowidze alfabetyczne otrzymanych pism.

System kancelaryjny bezdziennikowy nie wymaga tak szczegółowej rejestracji pism.

Podstawowe czynności w ramach systemu bezdziennikowego:

−

sekretariat na piśmie wpływającym odnotowuje datę wpływu, przykładając stempel
wpływu kancelarii ogólnej lub sekretariatu, i wpisuje odpowiedni symbol komórki
organizacyjnej do, której pismo ma być przekazane,

−

pismo oznaczone datą wpływu jest przesyłane z kancelarii (bez pokwitowania
i rejestracji) do komórki organizacyjnej, której symbol został odnotowany na piśmie,

−

otrzymane pismo komórka organizacyjna doręcza pracownikowi (również bez
pokwitowania i rejestracji), któremu zlecono załatwienie sprawy,

−

pracownik po otrzymaniu pisma rejestruje je w spisie sprawy dołączonym do teczki,
przeznaczonej do przechowywania pism dotyczących danej sprawy,

−

pismo załatwiające sprawę pracownik przekazuje do kancelarii (sekretariatu), która bez
rejestracji wysyła pismo,

−

oryginały pism otrzymanych i kopie pism wysyłanych przechowuje się w aktach sprawy.
System rejestracji komputerowej – jest nowoczesną metodą rejestracji pism. Dzięki niej

można o wiele szybciej uzyskać następujące informacje:

−

jakiego rodzaju i ile pism nadeszło w danym dniu,

−

kto załatwia określoną sprawę,

−

przegląd danych z dnia, tygodnia, miesiąca, itd.
W systemie kancelaryjnym bezdziennikowym pracownik nadaje każdemu pismu

odpowiedni znak, zgodny ze znakiem załatwianej sprawy.
Mając na uwadze podstawowe kryteria wykonywania zadań powierzonych pracownikom,
dobro publiczne oraz dobro interesantów i klientów gospodarstwa agroturytstycznego
powinien być ustanowiony kodeks etyczny pracowników tego gospodarstwa. Celem kodeksu

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

41

jest sprecyzowanie wartości i standardów zachowania pracowników z pełnieniem przez nich
obowiązków oraz poinformowanie klientów o standardach zachowania, jakie mają prawo
oczekiwać od pracowników. Kodeks powinien być oparty na zasadach: uczciwości,
sprawiedliwości, szacunku, prawdzie, godności i lojalności.

Przy wielu zawodowych i towarzyskich okazjach poznajemy nowych ludzi. Szanujący się

właściciel gospodarstwa powinien mieć swój bilet wizytowy. Jeśli ma być on ściśle prywatny,
na środku jest wydrukowane imię i nazwisko jego właściciela, w lewym dolnym rogu adres,
w prawym telefon. Bywają wizytówki pełniące rolę zarówno prywatnych jak i służące
jednocześnie w kontaktach zawodowych. Pod nazwiskiem widnieje wówczas zawód. Oprócz
adresu i telefonu domowego umieszcza się adres, telefony służbowe, faks itp. także nazwę
i niewielkie logo firmy. Używane są również wizytówki służbowe, często wręczane
pracownikom w firmie, która ich zatrudnia. Zadaniem służbowej wizytówki jest
informowanie partnerów i znajomych z kręgów zawodowych, kim się jest i jak można się
kontaktować. Na takiej wizytówce umieszcza się imię i nazwisko pracownika, zajmowane
stanowisko, adres firmy, jej telefony, faks, na wizytówce służbowej nie podaje się telefonu
domowego ani adresu. Podczas wymiany wizytówek można odręcznie dopisać telefon
domowy. Dobre wrażenie robią wizytówki na grubym papierze z dyskretną fakturą
przypominająca np. płótno. Wizytówka, pomijając firmowe reklamowe, nie powinna być
przeładowana kolorystycznie. Biel tła, czerń liter i jeden, w ostateczności dwa kolory w logo
firmy w zupełności wystarczą. Krzykliwa wizytówka nie jest w najlepszym stylu.

4.5.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1. Co to są negocjacje?
2. W jaki sposób powinna przebiegać negocjacja?
3. Jakie są podstawowe style negocjacji?
4. Co to jest pieczęć faksymilowa i kiedy sekretarka może jej użyć?
5. Co zrobisz, jeżeli po otwarciu koperty i sprawdzeniu pisma okaże się, że nie jest ono

kierowane do Twojej firmy?

6. Jakie wyróżniamy etapy pracy z korespondencją przychodzącą do sekretariatu ogólnego

firmy?

7. Czy sekretarka może otworzyć wszystkie przesyłki?
8. Czy przyjmowanie i wysyłanie korespondencji powinno odbywać się w ustalonych

godzinach?

9. Jakie są etapy pracy z korespondencją wychodzącą z sekretariatu ogólnego firmy?
10. Na czym polega kontrola poczty?
11. Na czym polega sortowanie korespondencji?
12. Jakie

są

przeprowadzane

czynności

w

ramach

systemu

dziennikowego

i bezdziennikowego?

13. Jaki system kancelaryjny byłby lepszy dla firmy prowadzącej usługi?
14. W jaki sposób zaprojektujesz wizytówkę dla właściciela gospodarstwa agroturystycznego?
15. Dlaczego w zakładzie pracy ważny jest Kodeks Etyczny?

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

42

4.5.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Przeprowadź negocjację dotyczącą wyboru trasy wycieczki – jechać do Janowa

Podlaskiego na aukcję koni arabskich czy zwiedzić stadninę koni w Gdyni?

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) przygotować trasę wycieczki
2) wyliczyć koszt wycieczki na jedną osobę,
3) określić czynniki przemawiające za i przeciw,
4) określić czas i miejsce negocjacji,
5) wyznaczyć osoby biorące udział w negocjacji,
6) przeprowadzić negocjację,
7) sporządzić pisemne sprawozdanie z przebiegu negocjacji,
8) zapisać ostateczne postanowienia negocjatorów,
9) dopilnować, żeby osoby biorące udział w negocjacji podpisały postanowienia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

stół, przy którym będzie przeprowadzana negocjacja,

−

papier formatu A4,

−

komputer z drukarką,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 2

Dokonaj archiwizacji dokumentów.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) posługując się danymi (Jednolity wykaz akt) określić jak powinny być archiwizowane

dokumenty określone hasłem klasyfikacyjnym „Zarządzanie akcjami spółki”,

2) odszukać symbol liczbowy hasła,
3) określić kategorię archiwalną w komórce macierzystej i w innych komórkach,
4) określić czas przechowywania dokumentów w tych komórkach,
5) scharakteryzować sposób archiwizacji dokumentów w szkole.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

jednolity wykaz akt (przykładowy fragment),

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 3

Sporządź wizytówkę dla właściciela gospodarstwa agroturystycznego.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) wybrać odpowiednią jakość papieru,
2) określić wzór wizytówki prywatnej i służbowej,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

43

3) sporządzić wizytówkę zgodnie z zasadami,
4) wydrukować wizytówkę,
5) porównać wydrukowaną wizytówkę z wizytówkami zaproponowanymi przez kolegów.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

wzory wizytówek

−

papier formatu A4,

−

komputer, drukarka,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 4

Zaprojektuj i wydrukuj prospekt dla gospodarstwa agroturystycznego.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) sfotografować aparatem cyfrowym kilka ciekawych ujęć prezentujących działalność

gospodarstwa,

2) zaprojektować prospekt, umieszczając w nim:

−

adres gospodarstwa,

−

oferowane usługi,

−

oferowane zniżki,

−

warunki zdrowotne,

3) wydrukować prospekt,
4) zaprezentować prospekt na forum grupy.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

papier formatu A4,

−

komputer, drukarka,

−

aparat fotograficzny,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 5

Sporządź harmonogram dnia pracy dla sekretarki lub kierownika gospodarstwa

agroturystycznego.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) określić zadania do wykonania,
2) określić czas potrzebny do wykonania zadań zgodnie z regułą 60:40,
3) przedstawić wykonane ćwiczenie na forum grupy.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

przykładowe harmonogramy prac,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

44

Ćwiczenie 6

Zaplanuj uroczystość z udziałem gości krajowych i zagranicznych.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) określić rodzaj uroczystości,
2) obejrzeć film „Savoir – vivre w biurze, w biznesie i nie tylko”,
3) przygotować się do przyjęcia gości zgodnie z zasadami pokazanymi na filmie,
4) napisać harmonogram uroczystości.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

film „Savoir – vivre w biurze, w biznesie i nie tylko”,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

4.5.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) przeprowadzić negocjacje?

□

□

2) uzasadnić kiedy może sekretarka użyć pieczęci faksymilowanej?

□

□

3) określić cechy dobrze sformułowanego pisma?

□

□

4) wymienić etapy pracy z korespondencją przychodzącą do

sekretariatu ogólnego firmy?

□

□

5) wymienić etapy pracy z korespondencją wychodząca z sekretariatu

ogólnego firmy?

□

□

6) wymienić podstawowe czynności przeprowadzane w ramach

systemu dziennikowego?

□

□

7) wymienić podstawowe czynności przeprowadzane w ramach

systemu bezdziennikowego?

□

□

8) dokonać wyboru systemu kancelaryjnego dla firmy prowadzącej

usługi?

□

□

9) zaprojektować prospekt dla gospodarstwa agroturystycznego?

□

□

10) posegregować przesyłki?

□

□

11) dokonać archiwizacji dokumentów?

□

□

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

45

5. SPRAWDZIAN OSIĄGNIĘĆ UCZNIA

Instrukcja dla ucznia

1. Przed rozpoczęciem rozwiązywania testu przeczytaj uważnie instrukcję.
2. Podpisz imieniem i nazwiskiem kartę odpowiedzi.
3. Zapoznaj się z zestawem zadań testowych.
4. Test zawiera 20 zadań. Do każdego zadania dołączone są cztery odpowiedzi, tylko jedna

jest prawdziwa.

5. Za prawidłową odpowiedź otrzymasz 1 punkt.
6. Udzielaj odpowiedzi tylko na załączonej karcie odpowiedzi stawiając znak X

w odpowiedniej rubryce. W przypadku pomyłki błędną odpowiedź zaznacz kółkiem,
a następnie zakreśl prawidłową odpowiedź.

7. Pracuj samodzielnie.
8. Jeżeli będziesz miał problem z odpowiedzią na któreś zadanie, to odłóż jego rozwiązanie

na później i wróć do niego jeszcze raz.

9. Na rozwiązanie testu masz 35 minut.
10. Jeśli czas Ci pozwoli, przed oddaniem swojej pracy sprawdź odpowiedzi jeszcze raz.

Powodzenia !

ZESTAW ZADAŃ TESTOWYCH

1. Natężenie dźwięku w pracy biurowej powinno wynosić

a) od 30 do 45 dB (decybeli).
b) od 50 do 60 dB (decybeli).
c) od 25 do 44 dB (decybeli).
d) od 45 do 55 dB (decybeli).

2. Przesyłki poufne mogą być otwierane

a) przez osobę przyjmującą pocztę.
b) przez osobę do tego upoważnioną.
c) przez osoby postronne.
d) przez kancelarystkę.

3. Bindownica służy do

a) otwierania kopert.
b) lakowania kopert i dokumentów.
c) profesjonalnej oprawy dokumentów w warunkach biurowych.
d) wysyłania i nagrywania wiadomości.

4. Archiwum pełni rolę

a) źródła informacji, źródła materiałów dokumentujących, źródła materiałów

dowodowych, przechowywania akt narzuconych przez prawo.

b) przechowywania akt narzuconych przez prawo.
c) źródła informacji.
d) źródła materiałów dokumentujących.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

46

5. Poczta elektroniczna należy do typu

a) przechowaj informacje.
b) zarejestruj informacje.
c) prześlij informacje.
d) pobierz i prześlij dalej.

6. W pismach urzędowych margines dolny i górny nie powinien być mniejszy niż

a) 1 cm.
b) 2 cm (najczęściej 2,5 cm).
c) 3 cm (najczęściej 4 cm).
d) 1,5 cm (najczęściej 1cm).

7. W części zasadniczej protokołu wyróżniamy

a) tytuł i wstęp.
b) formułę o zakończeniu, podpisy.
c) tytuł, uchwały, podpisy.
d) przebieg zdarzenia, okoliczności towarzyszące, wnioski i uchwały.

8. CV i list motywacyjny należą do

a) korespondencji związanej z ubieganiem się o pracę.
b) pism zatytułowanych.
c) korespondencji związanej z rozwiązaniem stosunku służbowego pracy.
d) pism handlowych.

9. Układ a’ linea to układ

a) blokowy.
b) o zróżnicowanej grubości liter.
c) z zastosowaniem kursywy.
d) symetryczny z wcięciem akapitowym

10. Notatki, sprawozdania, protokoły to pisma

a) z tytułem.
b) w sprawach służbowych.
c) w sprawach handlowych.
d) w sprawach osobowych.

11. Notatka służbowa to rodzaj korespondencji

a) zewnętrznej.
b) wewnętrznej.
c) dostarczanej przez pocztę.
d) przekazywanej do archiwum.

12. BB to blankiet pisma

a) reklamowy.
b) blankiet uproszczony.
c) blankiet bezkopertowy.
d) blankiet zwykły.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

47

13. Dokument biurowy to

a) każde pismo, protokół, sprawozdanie, notatka itp. sporządzone w toku pracy

biurowej lub otrzymane z zewnątrz.

b) akta różnych spraw dotyczących jednego zagadnienia.
c) zbiór dokumentów biurowych dotyczących jednej sprawy.
d) zbiór dokumentów biurowych dotyczących dotyczących podobnych spraw.

14. Ergonomia jest nauką zajmującą się dostosowaniem

a) urządzeń technicznych, produkcyjnych i wszystkich innych do określonych przez

anatomię, fizjologię i psychologię cech sprawności człowieka.

b) kolorystyki wnętrza do rodzaju wykonywanej pracy.
c) oświetlenia do rodzaju wykonywanej pracy.
d) powierzchni biurowej do rodzaju wykonywanej pracy.

15. Protokół to pismo

a) informujące o osobach obecnych na zebraniu.
b) odzwierciedlające określony stan faktyczny zebrania.
c) przedstawiające sprawozdanie o odbytym spotkaniu.
d) przekazane drogą elektroniczną.

16. Wprowadzenie w piśmie służy do

a) nawiązania łączności nadawcy pisma z odbiorcą i ma na celu zorientować adresata

pisma, w jakiej sprawie piszący zwraca się do niego.

b) przedstawienia zagadnienia – w tej części nadawca szczegółowo wyjaśnia problem

będący przedmiotem sprawy. Część ta powinna być zredagowana jasno, zwięźle,
wyczerpująco, jednoznacznie.

c) uzasadnienia, które powinno przekonać adresata pisma o słuszności stanowiska

zajmowanego przez nadawcę pisma.

d) wyjaśnienia istoty sprawy.

17. System kancelaryjny dziennikowy polega na

a) odnotowaniu daty wpływu, przyłożeniu stempla wpływu kancelarii ogólnej lub

sekretariatu.

b) wpisaniu odpowiedniego symbolu komórki organizacyjnej do, której pismo ma być

przekazane.

c) wielokrotnym rejestrowaniu i kwitowaniu odbioru tego samego pisma, w specjalnie

do tego przeznaczonym dzienniku, tzw. dzienniku korespondencyjnym.

d) pismo oznaczone data wpływu jest przesyłane z kancelarii (bez pokwitowania

i rejestracji) do komórki organizacyjnej, której symbol został odnotowany na piśmie.

18. Telefaksem nie należy wysyłać pism

a) formatu A4.
b) napisanych piórem.
c) napisanych za pomocą komputera.
d) wilgotnych i mokrych.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

48

19. Rozdzielnik jest to informacja o tym

a) kto powinien dostać pismo do wiadomości, oprócz adresata.
b) jak należy posegregować pisma.
c) jak rozdzielić poszczególne elementy pisma.
d) kto powinien pismo napisać.

20. Proces negocjacyjny to każda rozmowa, której celem jest

a) uzgodnienie wspólnego stanowiska w danej sprawie.
b) podpisanie umowy o pracę.
c) odwołanie się do NSA.
d) uzyskanie wysokiego wyniku finansowego.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

49

KARTA ODPOWIEDZI

Imię i nazwisko ................................................................................................

Wykonywanie prac biurowych

Zakreśl poprawną odpowiedź.

Nr

zadania

Odpowiedź

Punkty

1

a

b

c

d

2

a

b

c

d

3

a

b

c

d

4

a

b

c

d

5

a

b

c

d

6

a

b

c

d

7

a

b

c

d

8

a

b

c

d

9

a

b

c

d

10

a

b

c

d

11

a

b

c

d

12

a

b

c

d

13

a

b

c

d

14

a

b

c

d

15

a

b

c

d

16

a

b

c

d

17

a

b

c

d

18

a

b

c

d

19

a

b

c

d

20

a

b

c

d

Razem:

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

50

6. LITERATURA

1. Alejziak B.: Organizacja i technika pracy biurowej w turystyce. ALBIS, Kraków 2002
2. Bryś J.: Podstawy biurowości. Format-AB, Warszawa 1999
3. Bułhak A.: Obsługa komputera. Help, Warszawa 1997
4. Kienzler I.: Korespondencja handlowa w języku polskim. Wzory pism, umów i innych

dokumentów. IVAX, Gdynia 1996

5. Łazarska T.: Pisanie na maszynie w języku polskim i w językach obcych. Cz. 1–4. FBC,

Warszawa 1993

6. Stefaniak – Piasek.: Technika pracy biurowej. WSiP, Warszawa 2003
7. Wiśniewski M.: Technika biurowa. eMPi

2

, Poznań 1993

8. Witek E. J.: Technika biurowa. eMPi

2

, Poznań 2006