Archiwizacja. Podstawy prawne postępowania z dokumentacją. Rodzaje dokumentacji - kryteria jej podziału. Ogranizacja biurowości
Każda instytucja w trakcie swojej działalności wytwarza różnorodną dokumentację, która utrwalona jest na rozmaitego rodzaju nośnikach. Dokumentacja ta rejestruje sposób działania instytucji i odzwierciedla zarządzanie nią.
Część akt o trwałej wartości historycznej ( około 25% ) stanowi narodowy zasób archiwalny. Po upływie obowiązujących okresów przechowywania w instytucji materiały te przekazywane są do właściwego archiwum państwowego na wieczyste przechowywanie. Pozostałe akta stanowią dokumentację niearchiwalną, mają jedynie znaczenie praktyczne i po upływie obowiązującego okresu przechowywania przeznaczone są na makulaturę.
Postępowanie z dokumentacją nie jest więc dowolne i opiera się o określone zasady prawne. Najważniejszym aktem prawnym w zakresie polskiego prawa archiwalnego jest ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U . Nr 38, poz. 173 z póżn. zm.).
Szczegółowe postępowanie z dokumentacją określają przepisy wykonawcze do wymienionej ustawy. Są to przede wszystkim: -rozporządzenie Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 roku w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U . Nr 41, poz. 216),
-rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 grudnia 2000 roku w sprawie określenia szczegółowych wypadków i trybu wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych (Dz.U. z 2001 r. Nr 13, poz. 116),
-zarządzenie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 25 lutego 1986 roku w sprawie szczegółowych zasad porządkowania oraz trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (M.P. Nr 4, poz. 31 ),
-zarządzenie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 20 maja 1988 roku w sprawie warunków składania wniosków dotyczących brakowania dokumentacji niearchiwalnej (M.P. Nr 17, poz. 145),
-zarządzenie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 12 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad porządkowania oraz trybu przekazywania dokumentacji technicznej stanowiącej materiały archiwalne do archiwów państwowych (niepublikowane).
Postępowanie z dokumentacją określają również inne przepisy ogólnopaństwowe:
-ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U .Nr 121, poz. 591 z późn. zm.),
-ustawa z dnia 26 stycznia 1984 roku -Prawo prasowe (Dz. U .Nr 5, poz. 24 z późn. zm.),
-ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz.U. Nr 133, poz. 883 z późn. zm.),
-ustawa z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. Nr 11, poz. 95 z późn. zm.),
-rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 9 lutego 1999 roku w sprawie organizacji kancelarii tajnych (Dz. U. Nr 18, poz. 156),
-rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 listopada 1995 roku w sprawie trybu udostępniania prasie informacji oraz organizacji i zadań rzeczników prasowych w urzędach organów administracji rządowej (Dz.U. Nr 132, poz. 642).
Materiały archiwalne wytworzone w toku działalności instytucji państwowych oraz samorządowych jednostek organizacyjnych tworzą państwowy zasób archiwalny, a instytucji niepaństwowych -niepaństwowy zasób archiwalny. Zasób państwowy i niepaństwowy składa się na narodowy zasób archiwalny. Nadzór nad narodowym zasobem archiwalnym sprawuje Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, a Dyrektor Naczelny - przez dyrektorów centralnych archiwów państwowych oraz dyrektorów państwowych archiwów terenowych. Nadzór ten polega na:
a) ustalaniu jednostek organizacyjnych, które są zobligowane do prowadzenia archiwów zakładowych,
b) zatwierdzaniu przepisów kancelaryjnych i archiwalnych, do których opracowania zobowiązane są instytucje prowadzące archiwa zakładowe,
c) kontroli prawidłowości gromadzenia, przechowywania, opracowania, prowadzenia ewidencji oraz udostępniania i zabezpieczania materiałów archiwalnych a także brakowania dokumentacji,
d) udzielaniu konsultacji w sprawach postępowania z dokumentacją.
Państwową sieć archiwalną tworzą:
a) archiwa państwowe,
b) archiwa państwowe wyodrębnione,
c) archiwa zakładowe państwowych jednostek organizacyjnych i samorządów terytorialnych,
d) archiwa państwowych jednostek organizacyjnych z powierzonym zasobem archiwalnym.
Archiwa państwowe dzielą się na:
-archiwa centralne obejmujące swoim zasięgiem działania cały kraj,
-archiwa terenowe obejmujące zasięgiem działania pewien region (obszar jednego lub kilku województw).
W Polsce działają 3 archiwa centralne. Są to: Archiwum Główne Akt Dawnych przechowujące materiały archiwalne od najdawniejszych czasów do 1918 roku, Archiwum Akt N owych gromadzące materiały archiwalne od 1918 roku po dzień dzisiejszy oraz Archiwum Dokumentacji Mechanicznej specjalizujące się w przechowywaniu i gromadzeniu dokumentacji audiowizualnej.
Do zakresu działania archiwów państwowych należy w szczególności:
1) kształtowanie państwowego zasobu archiwalnego,
2) prowadzenie rejestru niepaństwowego zasobu archiwalnego,
3) ewidencja, przechowywanie, opracowywanie, zabezpieczanie
i udostępnianie materiałów archiwalnych należących do ich zasobu archiwalnego,
4) kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego w archiwach zakładowych,
5) wydawanie odpisów, wyciągów i kserokopii przechowywanych materiałów oraz ich uwierzytelnianie, a także wystawianie zaświadczeń na podstawie zgromadzonych materiałów,
6) prowadzenie prac naukowych oraz wydawniczych w dziedzinie archiwistyki i dziedzin pokrewnych,
7) popularyzacja wiedzy o materiałach archiwalnych i archiwach oraz prowadzenie działalności informacyjnej .
Archiwami państwowymi wyodrębnionymi są:
- archiwum Sejmu i Senatu Rzeczypospolitej Polskiej,
-archiwum Ministerstw Obrony Narodowej, Spraw Wewnętrznych i Administracji, Spraw Zagranicznych, Urzędu Ochrony Państwa oraz jednostek organizacyjnych im podległych..
Archiwa wyodrębnione obejmują swoim zasięgiem działania obszar całego kraju. Materiały archiwalne przez nich wytworzone powinny być przekazane do archiwów państwowych, nie później niż po upływie 50 lat od daty ich wytworzenia ( o ile nie narusza to prawnie chronionych interesów Państwa i obywateli).
Archiwa zakładowe tworzy się w państwowych jednostkach organizacyjnych i samorządach terytorialnych, w których powstają materiały archiwalne.
Kierownicy tych jednostek obowiązani są zapewnić:
-gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie i odpowiednie zabezpieczenie materiałów archiwalnych,
-klasyfikowanie, kwalifikowanie i brakowanie dokumentacji a także przekazywanie jej właściwym archiwom państwowym.
Państwowym jednostkom organizacyjnym z powierzonym zasobem archiwalnym (np. PAN, IPN) Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może powierzyć gromadzenie i przechowywanie materiałów archiwalnych. Różnica między nimi a zwykłymi archiwami zakładowymi polega na tym, że materiały archiwalne przez te jednostki wytworzone nie podlegają okresowemu przekazywaniu do archiwów państwowych. Decyzje dotyczące powierzenia zasobu Naczelny Dyrektor wydaje na czas określony lub na stałe.
Dokumentacja wytworzona w toku działalności urzędów i instytucji a także innych jednostek organizacyjnych może być bardzo zróżnicowana.
Podstawowe kryteria podziału dokumentacji to:
l) kryterium wartości archiwalnej dokumentacji,
2) kryterium podziału dokumentacji ze względu na nośnik,
3) kryterium dostępności do dokumentacji osób trzecich.
Stosując kryterium wartości archiwalnej dokumentacji oraz jej przydatności do celów praktycznych dzielimy całą dokumentację na dwie kategorie:
-materiały archiwalne oznaczone symbolem "A ", -dokumentację niearchiwalną oznaczoną symbolem "B".
Materiały archiwalne to wszelkiego rodzaju akta i dokumenty , korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytwarzania, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki -powstała w przeszłości i powstająca współcześnie.
Materiały archiwalne mają więc wartość historyczną, przechowywane są wieczyście, a więc nie mogą być nigdy zniszczone.
Dokumentacja niearchiwalna (w odróżnieniu od materiałów archiwalnych) posiada jedynie wartość praktyczną. Po jej wykorzystaniu i po upływie określonych okresów przechowywania, j es t brakowana i niszczona. Dokumentacja ta dzieli się na trzy grupy:
-"B" z dodaniem cyfr arabskich, które określają czas okres jej przechowywania (np. "B5"),
-"BE" z dodaniem cyfr arabskich, gdzie litera "E" oznacza przeprowadzenie ekspertyzy przez właściwe archiwum państwowe, po obowiązującym okresie przechowywania dokumentacji w instytucji (np. "BElO"),
-"Bc" oznaczającą dokumentację, która jest powtarzalna, ma wyłącznie krótkotrwałą wartość praktyczną i po pełnym jej wykorzystaniu może być przeznaczona na makulaturę.
Instytucje wytwarzające materiały archiwalne zobowiązane są
do prowadzenia archiwum zakładowego, natomiast te, które wytwarzają tylko dokumentację niearchiwalną prowadzą składnice akt. Decyzje w tej sprawie wydaje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.
Dokumentacja stanowiąca materiały archiwalne lub dokumentację niearchiwalną może być utrwalona na różnego rodzaju nośnikach.
Podstawowym nośnikiem był i jest papier. Dokumentację zarejestrowaną na tym nośniku nazywamy aktową.
Oprócz dokumentacji aktowej spotykamy często dokumentację audiowizualną (mechaniczną). Utrwalona jest ona na płytach gramofonowych, kasetach magnetofonowych oraz innych nośnikach dźwięku, a także na kasetach wideofonowych.
Dokumentacja audiowizualna to również fotografie w postaci
negatywów bądź pozytywów.
Coraz częściej instytucje utrwalają swoją dokumentację korzystając z komputerów. Forma komputerowa dokumentacji obejmuje programy, dyski magnetyczne i optyczne oraz dyskietki.
Rozpatrując dokumentację pod względem dostępności do niej osób trzecich, niezależnie od jej wartości archiwalnej oraz nośnika, na którym została utrwalona, możemy wyróżnić jej dwa rodzaje:
a) dokumentację jawną,
b) dokumentację niejawną.
Dokumentacja jawna nie jest objęta klauzulą tajności, może być więc udostępniona osobom trzecim, w przeciwieństwie do dokumentacji niejawnej zawierającej informacje niejawne.
Sposób oznaczania dokumentacji niejawnej klauzulami tajności reguluje rozporządzenie Ministrów Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Obrony Narodowej z dnia 26 lutego 1999 r. (Dz.U. Nr 18, poz. 167 ze zm.).
Dokumentacja niejawna dzieli się na:
-dokumentację ściśle tajną,
-dokumentację tajną,
-dokumentację poufną,
-dokumentację zastrzeżoną.
Dokumentacja ściśle tajna i tajna stanowi tajemnicę państwową i podlega ochronie przez 50 lat od momentu jej wytworzenia.
Natomiast dokumentacja poufna i zastrzeżona stanowi tajemnicę służbową. Dokumentacja poufna podlega ochronie przez 5 lat, a zastrzeżona przez 2 lata.
Dokumentacja ściśle tajna, tajna oraz poufna powinna być przechowywana w kancelarii tajnej. Organizację kancelarii tajnych określa rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 9 lutego 1999 r. (Dz. U . Nr 18, poz. 156).
Postępowanie z dokumentacją w instytucjach od chwili wpływu lub od momentu wytworzenia jej w komórce organizacyjnej oraz obieg tej dokumentacji w trakcie załatwiania spraw do momentu przekazania jej do archiwum zakładowego lub do składnicy akt reguluje instrukcja kancelaryjna. Jest ona podstawą pracy biurowej instytucji i określa jej system kancelaryjny. Instrukcja kancelaryjna reguluje w szczególności zasady rejestrowania spraw oraz znakowania pism, zakładania teczek aktowych oraz zasady przekazywania akt spraw zakończonych do archiwum zakładowego bądź do składnicy akt.
Instytucje państwowe i samorządowe, jednostki organizacyjne, w których powstają materiały archiwalne (akta kategorii "A") zobowiązane są do opracowania i stosowania instrukcji kancelaryjnych. Na mocy art. 6 § 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173) instrukcje te wymagają zatwierdzenia przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, który do tego celu upoważnił dyrektorów właściwych archiwów państwowych.
Zatwierdzanie instrukcji kancelaryjnych przez dyrektorów archiwów państwowych nie jest obowiązkowe dla instytucji niepaństwowych, których instrukcje są zatwierdzane i wprowadzane w życie przez dyrekcje tych instytucji.
W polskich instytucjach najczęściej spotykanym systemem kancelaryjnym jest system dziennikowy i bez dziennikowy, a ostatnio mieszany.
W systemie dziennikowym podstawę ewidencji wszystkich pism stanowi dziennik podawczy, na podstawie którego każde wpływające lub wychodzące pismo otrzymuje kolejny numer. Numer ten łamany przez dwie ostatnie cyfry roku jest znakiem pisma. Dziennik podawczy jest wspólny dla całej korespondencji, dlatego kolejne pisma tej samej sprawy mają różne znaki. Utrudnia to tworzenie kompletu akt spraw.
Natomiast w systemie bez dziennikowym dokonuje się rejestracji spraw, a nie poszczególnych pism.
Sprawę rejestruje się tylko raz na podstawie pierwszego pisma wszczynającego sprawę. Następne pisma w tej sprawie otrzymują ten sam znak co pismo pierwsze.
Znak sprawy jest jej cechą rozpoznawczą. Składa się z czterech części :
l) symbolu literowego nazwy komórki organizacyjnej wymienionej w regulaminie organizacyjnym instytucji,
2) liczbowego symbolu hasła według rzeczowego wykazu akt,
3) kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,
4) dwóch ostatnich cyfr roku, w którym sprawę zarejestrowano w spisie spraw.
Trzy pierwsze składniki znaku powinny być oddzielone od czwartego kreską pionową, a od siebie - kreską poziomą.
Przykładowy znak sprawy DP-022-5/01 oznacza:
D P -Departament Prawny,
022 -Interpretacja aktów prawnych,
5 -kolejny numer sprawy w spisie spraw,
01- rok 2001.
Niektóre instytucje poszerzają znak sprawy o jeden element, a mianowicie o kolejny numer pisma w danej sprawie, oddzielony nawiasem.
Przykładowy znak sprawy DP-022-5(3)/Ol oznacza wtedy:
D P -Departament Prawny,
022 Interpretacja aktów prawnych,
5 -kolejny numer sprawy w spisie spraw,
(3) -trzecie pismo w tej sprawie,
01- rok 2001.
Rejestracji dokonuje się w spisach spraw prowadzonych dla każdej teczki aktowej zakładanej zgodnie z wykazem akt. W przypadku komputerowego rejestrowania spraw formularz spisu spraw należy wprowadzić do pamięci komputera. Wypełniony spis spraw zgodnie z symbolami klasyfikacyjnymi rzeczowego wykazu akt jest nazwą pliku.
Rzeczowy wykaz akt jest podstawą systemu bezdziennikowego. Wykaz akt stanowi niezależną od struktury organizacyjnej rzeczową klasyfikację wszystkich akt powstających w toku działalności instytucji i zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje wszystkie sprawy i zagadnienia z zakresu działalności instytucji oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami oraz kategorią archiwalną.
Wykaz akt opiera się na systemie klasyfikacji dziesiętnej, tzn. że całość akt wytwarzanych w komórkach organizacyjnych należy podzielić na klasy I rzędu oznaczone symbolami od 0 do 9. W ramach każdej z tych klas wprowadza się klasy II rzędu, oznaczone symbolami dwucyfrowymi, powstałymi przez dodanie do symbolu klasy I rzędu jednej z cyfr od O do 9, a w ich ramach wprowadza się klasy III rzędu, oznaczone symbolami trzycyfrowymi, powstałymi przez dodanie do symbolu klasy II rzędu znów jednej z cyfr od O do 9 itd.
W systemie bez dziennikowym można stosować kontrolki wpływu ( dzienniki korespondencyjne czy inne pomoce ewidencyjne) służące do kontroli obiegu dokumentacji. Nie mają one jednak wpływu na znakowanie pism i kompletowanie akt spraw w teczkach.
Konsekwentne stosowanie systemu bez dziennikowego, tzn. przestrzeganie jednolitych zasad rejestrowania spraw, tworzenia teczek aktowych oraz ich układu przynosi duże korzyści merytoryczne. Materiały archiwalne mogą być od razu wydzielone, właściwie uporządkowane i zabezpieczone dla przyszłych pokoleń, a dokumentacja niearchiwalna o jednakowym okresie przechowywania (po jego upływie), może być brakowana bez potrzeby oddzielania jej od dokumentacji o innym okresie przechowywania. Stosowanie systemu bez dziennikowego pomocne jest również w celu szybkiego dotarcia do potrzebnej dokumentacji. Ułatwia też w ogromnym stopniu przygotowanie akt do przekazania do archiwum zakładowego instytucji, a po ustawowym okresie ich przechowywania w tym archiwum, przekazanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego.
Ostatnio niektóre instytucje, w których obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny z obawy przed zaginięciem pism, zaczęły używać różnych pomocniczych środków ewidencyjnych.
I tak wytworzył się system kancelaryjny mieszany, który łączy w sobie elementy systemu dziennikowego i bez dziennikowego.
W systemie mieszanym rejestracja prowadzona jest dwutorowo. Kancelaria instytucji nadaje pismu kolejny numer wpływu wynikający z dziennika podawczego (prowadzonego chronologicznie), natomiast pracownicy komórek organizacyjnych dokonują właściwej rejestracji wykorzystując do tego celu symbole klasyfikacyjne wspomnianego wyżej rzeczowego wykazu akt (rejestrują sprawy, a nie pisma, w spisie spraw).
Obieg korespondencji winien być szybki. Pisma powinny przechodzić przez niezbędne punkty zatrzymania tylko jeden raz. Obieg pism wewnątrz instytucji powinien odbywać się za pokwitowaniem. Akta spraw będących w toku załatwiania powinny być przesyłane do komórek organizacyjnych (punktów zatrzymania) w teczce obiegowej .Czynności kancelaryjne to czynności dokonywane w zakresie przyjmowania, ewidencji, rejestrowania, wysyłania i przechowywania dokumentacji. Czynności kancelaryjne wykonywane są na ogół przez kancelarię oraz referentów spraw w komórkach organizacyjnych. W systemie dziennikowym i mieszanym do typowych czynności kancelarii należy w szczególności:
-przyjmowanie wpływów, sprawdzanie ich, opatrywanie pieczątką wpływu oraz ich segregacja,
-ewidencjonowanie ich w dzienniku korespondencyjnym, -przekazywanie wpływów do wglądu przełożonym tych oraz ich dystrybucja do właściwych komórek organizacyjnych zgodnie z dekretacją,
-przyjmowanie z komórek organizacyjnych korespondencji wychodzącej i jej ewidencja w dzienniku wysyłanej korespondencji,
-ekspedycja wysyłanej korespondencji.
W systemie kancelaryjnym bez dziennikowym kancelaria ogranicza się do umieszczenia pieczątki wpływu, w obrębie której wpisuje datę wpływu i liczbę załączników. Następnie po dekretacji przełożonych, korespondencję przekazuje się do komórek organizacyjnych. Pracownicy komórek organizacyjnych załatwiający sprawy rejestrują je według symboli i haseł klasyfikujących z rzeczowego wykazu akt. Przystępując do rejestracji pracownik sprawdza, czy otrzymane pismo dotyczy sprawy już zapoczątkowanej czy jest to pierwsze pismo w nowej sprawie. Jeśli sprawa była już zapoczątkowana, pracownik ogranicza się do odnotowania w obrębie pieczątki wpływu znaku sprawy nadanego wcześniej. Natomiast jeśli otrzymane pismo jest pierwsze w danej sprawie, rejestruje je wpisując do spisu spraw danej teczki (załącznik nr 1 ). Na piśmie w obrębie pieczątki wpływu wpisuje wówczas znak sprawy, który składa się z symbolu komórki organizacyjnej, symbolu klasyfikacyjnego z rzeczowego wykazu akt, kolejnego numeru ze spisu spraw, pod którym sprawa została zarejestrowana oraz dwóch ostatnich cyfr roku.
Sprawy mogą być załatwiane w formie ustnej lub pisemnej.
W przypadku ustnego załatwienia sprawy pracownik odpowiedzialny za jej załatwienie sporządza odpowiednią notatkę zawierającą informacje o sposobie załatwienia, nazwisko strony zainteresowanej oraz datę i podpis pracownika załatwiającego sprawę.
Dla każdej sprawy załatwianej pisemnie należy przygotować osobne pismo, które poza treścią winno zawierać następujące elementy:
a) imię i nazwisko lub nazwę adresata i jego adres,
b) znak rozpoznawczy sprawy,
c) datę wysyłki pisma,
d) datę i znak sprawy , której odpowiedź dotyczy,
e) podpis w obrębie pieczątki określającej stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko uprawnionego do podpisu,
f) inicjały pracownika, który sporządził pismo,
g) liczbę załączników.
W przypadku gdy treść pisma ma być podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom, pod treścią pisma po zwrocie "otrzymują" albo "do wiadomości", wymienia się adresatów.
Czystopisy wysyłanych pism sporządza się na blankietach korespondencyjnych z odpowiednim nadrukiem.
W dacie pisma należy umieścić jedynie rok i miesiąc, dzień miesiąca wpisuje podpisujący.
Uprawnienia do podpisywania pism w granicach statutowego działania określa regulamin organizacyjny instytucji.
Jeśli podpisujący działa z upoważnienia, zamieszcza przed stanowiskiem znak "z up.", jeżeli pismo podpisuje pełniący obowiązki -znak "p.o.", a jeżeli osoba podpisująca w jego zastępstwie -znak "wz.”.
W sytuacji podpisywania większej ilości pism tej samej treści, można podpis odręczny zastąpić faksymile imienia i nazwiska bądź powielić pismo, po okazaniu podpisanego oryginału, który pozostaje w aktach sprawy.
Urzędowe pieczęcie okrągłe umieszcza się na pismach mających charakter dokumentu.
Teczki aktowe zakłada się w miarę powstawania akt zgodnie z wykazem akt. N a każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki aktowe i nowe spisy spraw. W sytuacji znikomej ilości akt wytworzonych w ciągu jednego roku można prowadzić teczki ze spisami spraw przez kilka lat. Odnosi się to także do akt, których charakter wymaga łączenia ich przez dłuższy czas, np. zbiorów normatywów.
Końcowej klasie wykazu akt odpowiada teczka aktowa (może być podzielona na tomy) o tym samym symbolu i haśle klasyfikacyjnym oraz kategorii archiwalnej. Nie należy łączyć w jednej teczce akt o różnych kategoriach archiwalnych.
Każda teczka aktowa powinna być opisana i na stronie tytułowej zawierać następujące oznaczenia:
1) na środku u góry -pełną nazwę instytucji oraz nazwę komórki organizacyjnej,
2) w lewym górnym rogu -znak akt złożony z symbolu literowego komórki organizacyjnej i symbolu cyfrowego hasła wg wykazu akt,
3) w prawym górnym rogu -kategorię archiwalną akt, a w przypadku dokumentacji niearchiwalnej (akt kategorii "B") również okres jej przechowywania,
4) na środku -tytuł teczki, tj. pełne hasło z wykazu akt uzupełnione o rodzaj dokumentacji zawartej w teczce,
5) pod tytułem -rok założenia teczki.
Dokumentację spraw załatwionych należy przechowywać w teczkach aktowych założonych zgodnie z wykazem akt.
Teczki aktowe układa się w kolejności poszczególnych pozycji wykazu akt. Przechowywana dokumentacja powinna być ułożona w teczce aktowej w kolejności liczb porządkowych spisu spraw, a w obrębie spraw -chronologicznie, przy czym pismo rozpoczynające sprawę powinno być na wierzchu.
Po upływie dwóch lat od momentu zakończenia spraw, akta z komórek organizacyjnych przekazywane są do archiwum zakładowego (lub do składnicy akt). Przekazywane akta powinny być uporządkowane przez komórkę, która je wytworzyła. Przez uporządkowanie rozumie się:
a) ułożenie akt w teczkach sprawami, a w obrębie spraw chronologicznie, według spisu spraw (pismo rozpoczynające sprawę powinno być na wierzchu),
b) wyłączenie wtórników i brudnopisów,
c) opisanie teczek aktowych poprzez podanie następujących oznaczeń:
-na środku u góry -pełnej nazwy instytucji oraz nazwy komórki organizacyjnej ,
-w lewym górnym rogu -znaku akt złożonego z symbolu literowego komórki organizacyjnej i symbolu cyfrowego hasła wg wykazu akt,
-w prawym górnym rogu -kategorii archiwalnej akt, a w przypadku dokumentacji niearchiwalnej (akt kategorii "B") również okresu jej przechowywania,
-na środku -tytułu teczki, tj. pełnego hasła z wykazu akt uzupełnionego o rodzaj dokumentacji zawartej w teczce,
-pod tytułem -roku założenia teczki. d) ułożenie teczek w porządku zgodnym z wykazem akt, e) ponumerowanie stron, zszycie akt oraz usunięcie części metalowych w teczkach zawierających materiały archiwalne (akta kategorii "A").
Punkt e) nie dotyczy uporządkowania dokumentacji niearchiwalnej (akt kategorii "B"), a więc dokumentacji przechowywanej w składnicach akt.
Uporządkowane akta (zarówno kategorii "A ", jak i kategorii "B") przekazuje się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych (wzór formularza zawiera załącznik nr 3).
Spisy te sporządza się osobno dla materiałów archiwalnych -w czterech egzemplarzach i osobno dla dokumentacji niearchiwalnej - w trzech egzemplarzach. Jeden egzemplarz spisu zatrzymuje, po poświadczeniu przez archiwistę, komórka organizacyjna przekazująca akta. Pozostałe przeznaczone są dla archiwum zakładowego (bądź składnicy akt).
Akta powinny być przekazywane kompletnymi rocznikami. Te, które nadal są niezbędne do bieżącej pracy mogą być pozostawione w komórce organizacyjnej na zasadzie wypożyczenia, tzn. umieszczenia odpowiedniej adnotacji w spisie zdawczo-odbiorczym.