OBIEG DOKUNENTÓW
Sekretariat jako komórka organizacyjna ma do wykonania zadania dwojakiego rodzaju:
- jedne mają na celu ułatwienie pracy kierownikowi
(dyrektorowi) i odciążyć go od prac, które z powodzeniem mogą wykonać inni pracownicy biurowi,
- drugie polega na wykonywaniu czynności administracyjnych, obejmujących typowe czynności kancelaryjno - sekretarskie.
W małych instytucjach nie ma wydzielonych komórek organizacyjnych tzw. kancelarii, dlatego też czynności kancelaryjne wykonują sekretariaty. W dużych instytucjach występują kancelarie, które odciążają sekretariaty od typowych czynności kancelaryjnych. W niniejszym opracowaniu będzie używane określenie kancelaria - sekretariat, przez co należy rozumieć, że czynności są wykonywane przez kancelarię lub sekretariat w zależności od zakresu obowiązków, struktury organizacyjnej, przyjętego systemu kancelaryjnego.
Systemy kancelaryjne
Czynności, związane z przyjęciem pism, ich opracowaniem, obiegiem wewnątrz jednostki organizacyjnej, wysyłką pism oraz przechowywaniem akt spraw załatwionych - określa instrukcja kancelaryjna. Ustalony instrukcją kancelaryjną sposób wykonywania wyżej wymienionych czynności nazywamy systemem kancelaryjnym. Wyróżniamy dwa systemy kancelaryjne: dziennikowy i bezdziennikowy.
Najczęściej jest stosowany system dziennikowy, który opiera się na ciągłej rejestracji dokumentów w danym roku kalendarzowym:
- sekretariat rejestruje pismo w dzienniku kancelaryjnym (zapisuje datę pisma wpływającego, od kogo wpłynęło, treść otrzymanej korespondencji, komu korespondencję przydzielono),
- po zarejestrowaniu sekretariat przesyła pismo za pokwitowaniem do komórki organizacyjnej, gdzie jest powtórnie rejestrowane w dzienniku tej komórki,
- pismo przekazywane jest dalej referentowi za pokwitowaniem (referent załatwia sprawę i rejestruje w dzienniku komórki organizacyjnej),
- komórka organizacyjna przekazuje za pokwitowaniem pismo do sekretariatu w celu wysłania go do adresata,
- sekretariat rejestruje wysłane pismo w dzienniku korespondencji (do logo wysłano, datę wysłania, treść załatwionej korespondencji).
System kancelaryjny dziennikowy jest prosty, lecz bardzo pracochłonny i hamuje sprawny obieg dokumentów. Jego zaletą jest możliwość kontroli pisma w każdej fazie załatwiania sprawy. System ten może być prowadzony komputerowo i wtedy upraszcza się czynności ewidencyjne i eliminuje zbędne, na przykład pokwitowanie odbioru. Prowadzi się jednak rejestr komórek organizacyjnych, do których skierowano pismo do merytorycznego załatwienia, co ułatwia odszukanie pisma. Następnie uzupełnia się informację o terminie i formie ostatecznego załatwienia.
System kancelaryjny bezdziennikowy zrywa z rejestracją w dziennikach kancelaryjnych. W systemie tym nie rejestruje się pojedynczych pism, lecz załatwione sprawy. Kolejność wykonywania czynności jest następująca:
- sekretariat przyjmuje wpływy nie rejestrując ich. W polu wpływu na blankiecie korespondencyjnym umieszcza pieczątkę wpływu i wypełnia ją, przekazuje do komórki organizacyjnej,
- kierownik komórki organizacyjnej przydziela pismo referentowi w celu załatwienia sprawy,
- referent rejestruje otrzymane pismo w spisie spraw dołączonych do teczki. Spis spraw jest formularzem zawierającym: rok, imię i nazwisko załatwiającego, symbol komórki organizacyjnej, symbol teczki, tytuł teczki według wykazu akt, krótką treść sprawy, od kogo pismo wpłynęło, znak pisma, datę wszczęcia sprawy i ostatecznego załatwienia.
Referent, po załatwieniu sprawy, przekazuje pismo do sekretariatu w celu ekspedycji pisma do adresata. Kopie pism załatwiających sprawę oraz oryginały pism przesyłanych przechowuje referent. System bezdziennikowy jest mniej pracochłonny. Obieg pisma jest szybszy niż w systemie dziennikowym. W wielu zakładach pracy system bezdziennikowy nie jest jeszcze stosowany. Prowadzenie rejestracji korespondencji i systemu pokwitowań stanowi "smutną konieczność" organizacyjną.
Czy można rozstać się z dziennikiem korespondencyjnym?
W wielu instytucjach nadal całą przychodzącą korespondencję zapisuje się w dzienniku korespondencyjnym. W instytucjach, gdzie oprócz kancelarii ogólnej są jeszcze sekretariaty dyrektorów, wpływ wszystkich pism notuje również sekretarka. Po raz trzeci zajmuje się tym referent prowadzący daną sprawę. Stosowanie tego systemu sprawia, że celem działania rejestrujących staje się przede wszystkim zanotowanie pism, a dopiero potem załatwienie sprawy.
Przyczyną stosowania dziennika i rejestrowania obiegu pism jest brak wzajemnego zaufania między współpracownikami. Ponad pół wieku temu w różnych krajach, także w Polsce, w wielu instytucjach zaniechano prowadzenia dziennika korespondencyjnego. Obecnie dziennik funkcjonuje tam, gdzie występuje brak zrozumienia, czemu ma służyć praca wykwalifikowanych pracowników. O prowadzenie zapisów dopominać się będą biurokraci, upatrujący sens pracy w pomocniczych czynnościach kancelaryjnych, powodujących przewlekłe załatwiania spraw. W nowoczesnym biurze powinno się dążyć przede wszystkim do sprawnego działania. Sama decyzja o wprowadzeniu systemu bezdziennikowego nie usprawni pracy. Warunkiem niezbędnym jest ład organizacyjny instytucji, polegający m.in. na podzieleniu kompetencji i należytym przygotowaniu pracowników do pracy.
Każdy pracownik wykonujący jakiekolwiek czynności biurowe w mniejszym lub większym zakresie ma do czynienia z korespondencją. Gromadzoną korespondencję w biurze nazywamy dokumentacją aktową. Dokumentacja ta składa się więc z różnego rodzaju pism otrzymywanych z zewnątrz i z pism powstających wewnątrz instytucji. Dlatego też pod słowem "pismo" rozumiemy wszelkiego rodzaju listy, protokoły sprawozdania itp. Są one sporządzane na papierze. Jednym z głównych zadań
korespondencji jest utrzymywanie łączności między instytucjami, jest więc ona przede wszystkim środkiem porozumiewania się. Pisma wysyła się w celu otrzymania lub przesłania pewnych danych lub informacji w tych przypadkach, gdy zastosowanie innych prostszych środków łączności jest niemożliwe lub niewskazane. Najczęściej pisma wysyłane lub otrzymywane przez instytucję spełniają rolę dokumentów w znaczeniu formalnym, tzn. stanowią podstawę do wykonania określonych zadań.
Dlatego też, aby właściwie prowadzić korespondencję biurową i dobrze redagować pisma, należy znać:
- przedmiot sprawy, czyli wiedzieć, o co chodzi,
- formy pism, przyjęte dla danego typu spraw,
- przyjęte w danej instytucji zwroty i sformułowania,
- zasady redagowania pisma.
Umiejętne posługiwanie się korespondencją w pracy biurowej sprowadza się nie tylko do redagowania pism. Wyłania się również wiele problemów organizacyjnych, związanych z obiegiem pism. Interesant, który wysyła pismo do instytucji, przeważnie nie adresuje go do konkretnego pracownika, który pismo będzie załatwiał, czy nawet do określonej komórki organizacyjnej, lecz podaje w adresie jedynie nazwę instytucji. Jest to zupełnie zrozumiałe, gdyż interesanci nie znają zazwyczaj struktury organizacyjnej instytucji, do której kierują pismo.
Przyjmowanie przesyłek
W każdej instytucji przyjmowaniem pism i rozdzielaniem ich między poszczególne działy zajmuje się specjalna komórka organizacyjna, zwana przeważnie sekretariatem. W zależności od rodzaju sprawy, której pismo dotyczy, kancelaria - sekretariat przesyła je bezpośrednio do kierownika odpowiedniej komórki organizacyjnej, czyli działu lub dyrektora danej instytucji. Kancelaria - sekretariat przyjmuje i otwiera wszelką korespondencję wpływającą, z wyjątkiem:
- przesyłek tajnych i poufnych przekazywanych bezpośrednio kierownictwu,
- przesyłek pieniężnych lub wartościowych, które przyjmuje kasa,
- przesyłek, kierowanych imiennie na nazwiska pracowników.
Otwieranie przesyłek
Koperty należy otwierać tak, aby nie uszkodzić adresu nadawcy. Jeżeli po otwarciu koperty nieoznaczonej na ze
wnątrz napisem "tajne" lub "poufne" okaże się, że zawiera przesyłkę tajną lub poufną, wówczas należy ją doręczyć kierownictwu z podaniem przyczyny otwarcia koperty. Po otwarciu i wyjęciu zawartości przesyłki należy sprawdzić, czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego oraz czy do pisma dołączona została podana w nim ilość załączników.
Jeżeli przesyłka została mylnie skierowana, należy ją natychmiast odesłać do właściwego organu, zawiadamiając o tym nadawcę. Brak załączników należy odnotować na piśmie. Jeżeli przesyłka zawiera tylko załączniki bez pisma przewodniego - czyni się o tym wzmiankę na kopercie, którą dołącza się do przesyłki.
Koperty dołącza się do następujących wpływów:
1) tajnych, poufnych oraz wartościowych,
2) pism, dla których obowiązuje z góry określony termin odpowiedzi, 3) pism, w których brak nazwiska i adresu nadawcy,
4) załączników nadesłanych bez pisma podstawowego.
Pieczątka wpływu
Pracownik otwierający korespondencję stawia na pierwszej stronie pieczątkę wpływu. W obrębie pieczątki kancelarii ogólnej wpisuje się datę, znak akt (lub numer z dziennika podawczego w systemie dziennikowym),
Korespondencja biurowa tym się różni od korespondencji prywatnej, że pisma sporządzane w biurze przeważnie pociągają za sobą określone skutki prawne, finansowe.
ilość załączników oraz symbol danej komórki, której korespondencję przydzielono. Na telegramach, telefonogramach i faksach notuje się również godzinę i minutę odbioru. Na telefonogramach dodatkowo wpisuje się nazwisko i stanowisko służbowe nadającego i przyjmującego.
Zasady ogólne obiegu korespondencji Pisma należy przekazywać do załatwienia w teczkach o wzorze ogólnie stosowanym, zaopatrzonych w napisy "do podpisu" - "terminowe" itp. W kancelarii - sekretariacie powinno być kilka lub kilkanaście takich teczek, zależnie od struktury organizacyjnej (np. od ilości działów). Z reguły na każdy dział powinna przypadać oddzielna teczka. Należy przestrzegać zasady,
że szybki obieg pisma i terminowe załatwienie sprawy jest równoważne z właściwym jej załatwieniem pod względem merytorycznym. Pisma pilne i terminowe, telegramy, faksy i telefonogramy doręcza się adresatowi bezzwłocznie, poza zwykłą kolejnością. W dobrze zorganizowanej instytucji jej kierownik (dyrektor) nie musi czytać wszystkich pism. Rodzaj i problematykę tych, które należy kierować bezpośrednio do kierownika instytucji powinna określać odpowiednia instrukcja wewnętrzna. Po ewentualnym naniesieniu swoich uwag i poleceń kierownik instytucji odsyła je poprzez sekretariat kierownikowi właściwej komórki organizacyjnej lub kompetentnemu pracownikowi.
Ewidencja korespondencji w systemie dziennikowym
Kancelaria lub sekretariat rejestruje:
- pocztę zwykłą-w dzienniku korespondencyjnym i zaopatruje ją w pieczątkę wpływu,
- wpływ dalekopisów, telegramów, faksów i telefonogramów - w odrębnym dzienniku, które również zaopatruje w pieczątkę wpływu,
- faktury, rachunki i noty nadesłane do zapłaty w oddzielnym rejestrze. Rejestrowanie korespondencji w systemie bezdziennikowym może odbywać się częściowo w kancelarii - sekretariacie i merytorycznej komórce organizacyjnej, czyli tam, gdzie pismo jest załatwiane. Zależy to od rodzaju przyjętego systemu bezdziennikowego. Zasadnicza czynność polega na wpisaniu do pieczątki wpływu daty i zaewidencjonowaniu pisma w spisie spraw lub w komórce merytorycznej oraz nadaniu mu znaku sprawy. Wówczas każdą sprawę rejestruje się tylko raz, na podstawie pierwszego pisma rozpoczynającego daną sprawę, dalsze wpływy dotyczące danej sprawy łączy się z poprzednimi, oznaczając je znakiem sprawy.
Nie podlegają rejestracji:
o publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty), o potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy, o rachunki i faktury,
o zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charak'terze.
Przekazywanie korespondencji w systemie dziennikowym do poszczególnych komórek organizacyjnych odbywa się za pokwitowaniem w dzienniku korespondencyjnym, prowadzonym zarówno przez kancelarię ogólną, jak i przez sekretariat (dotyczy korespondencji wymagającej dekretacji kierownica). Obowiązek rejestrowania i kwitowania w dzienniku korespondencyjnym nie dotyczy korespondencji wewnętrznej. Przekazywanie faktur, rachunków i not odbywa się za
potwierdzeniem w rejestrze prowadzonym przez kancelarię - sekretariat. Dalekopisy, telegramy, faksy i telefonogramy kwituje się w dzienniku wpływów tych pism. Korespondencję mylnie skierowaną, komórka organizacyjna zobowiązana jest natychmiast zwrócić do kancelarii - sekretariatu, po czym dokonuje się odpowiedniej adnotacji w dzienniku korespondencyjnym, względnie w rejestrze faktur, rachunków i not. Na żądanie kancelaria ogólna wydaje potwierdzenie zwrotu pisma.
Korespondencję w systemie bezdziennikowym przekazuje się bez specjalnych pokwitowań, z wyjątkiem niektórych rodzajów akt, dotyczących spraw zastrzeżonych.
Przeglądanie i przydzielanie korespondencji
Pisma zwykłe, typowe i niezastrzeżone przez kierownika instytucji przekazuje się kierownikowi działu lub pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy podstawowej. W razie trudności w ustaleniu sprawy podstawowej, pismo przekazuje się wydziałowi lub pracownikowi właściwemu do załatwienia sprawy wymienionej w piśmie w pierwszej kolejności. Inne pisma przekazuje się kierownikowi działu lub upoważnionemu zastępcy. Przeglądając korespondencję kierownik (dyrektor) decyduje jaką jej część załatwia sam, a jaką przydziela do załatwienia właściwym wydziałom bądź stanowiskom pracy. Po przejrzeniu korespondencji przewidzianej do załatwienia przez stanowiska pracy umieszcza na niej dyspozycje, dotyczące sposobu i terminu załatwienia uprawy, aprobaty załatwienia bądź ustala., kto podpisuje czystopis. Do przekazywania dyspozycji stosuje się następujące typowe skróty:
- "m.a." (moja aprobata) - oznacza, że wydający dyspozycję zachowuje dla siebie ostateczny sposób załatwienia,
- "p.m." (proszę mówić) - oznacza, że otrzymujący wpływ powinien w tej sprawie omówić z wydającym dyspozycję sposób załatwienia sprawy,
- "p.r." (proszę referować) - oznacza, że otrzymujący wpływ po przygotowaniu projektu załatwienia powinien
omówić go z wydającym dyspozycję,
- "m.p." (mój podpis)- oznacza, że wydający dyspozycję zastrzega sobie prawo podpisania czystopisu,
- "a/a." (ad acta) - oznacza, że pismo należy dołączyć do akt sprawy.
Odbiór korespondencji
Odbiór korespondencji z kancelarii - sekretariatu i poszczególnych komórek organizacyjnych powinien odbywać się dwa razy dziennie. Osoby wyznaczone w tej komórce do odbioru i przekazywania korespondencji powinny w godz. 8.00 do 9.00 oraz od 11.30 do 12.30 zabierać korespondencję z kancelarii - sekretariatu lub innych komórek organizacyjnych.
Wysyłając korespondencję sprawdza się, czy pismo jest podpisane i oznaczone datą oraz czy dołączono wymienione załączniki, a na kopii pisma wpisuje się datę wysłania.
Czynności kancelaryjne przy wysyłaniu
Podstawowe obowiązki:
- segregowanie pism, przeznaczonych do wysyłki i wpisanie do dziennika pism wychodzących,
- wkładanie pism do zaadresowanych kopert,
- opłacenie przesyłki lub oklejenie znaczkami,
- prowadzenie ewidencji przesyłek poleconych, nadawanych w urzędach pocztowych za pośrednictwem książki nadawczej,
- prowadzenie rozliczenia z opłat pocztowych w książce portoryjnej. Korespondencja doręczona do kancelarii - sekretariatu do godziny 11.00 powinna być wysłana tego samego dnia. Przesyłki doręczone później powinny zostać wysłane w dniu następnym.
Sposób wysyłania pism
Wysyłanie korespondencji odbywa się najczęściej za pośrednictwem urzędów pocztowych, zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem poszczególnych pism (polecony, ekspres, itp.):
- przesyłki "ekspres", "b. pilne", "terminowe" - wysyła się w tym samym dniu,
- telegramy nadaje się faksem,
- pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się we wspólnej kopercie.
Wartościowe przesyłki krajowe wysyłać należy według obowiązujących przepisów pocztowych, zapisując je do książki nadawczej. Wysyłaniem pism zajmuje się kancelaria - sekretariat. Po otrzymaniu pisma do wysyłki należy sprawdzić, czy pismo zawiera adres i datę oraz podpis, czy dołączono wszystkie załączniki, czy liczba kopii jest wystarczająca. Do obowiązków kancelarii - sekretariatu należy włożenie pisma do koperty i zaadresowanie. Następnie kancelaria dzieli korespondencję na miejscową i zamiejscową. Do korespondencji przykleja się znaczki i wpisuje do książki pocztowej. Stempel pocztowy w książce pocztowej stanowi dowód wysłania pisma i jednocześnie podstawę do rozliczenia się z opłat pocztowych.
Punkt zatrzymania pisma
Pisemne załatwienie każdej sprawy składa się co najmniej z trzech faz:
1) przyjęcie pisma,
2) załatwienie,
3) wysłanie odpowiedzi.
Ponadto w poszczególnych fazach obiegu pismo przechodzi przez wiele ogniw organizacyjnych, które nazywa się punktami zatrzymania pisma. Każe pismo wpływające do instytucji musi przejść następujące zasadnicze punkty zatrzymania:
- kancelarię (sekretariat),
- kierownika instytucji lub kierownika komórki organizacyjnej, który pismo przegląda i ewentualnie wydaje dyspozycje, dotyczące jego załatwienia,
- referenta (nazwą tą określamy każdego pracownika, niezależnie od jego stopnia służbowego, który pismo załatwia pod względem merytorycznym),
- stanowisko pracy, które sporządza czystopis odpowiedzi.
W drodze powrotnej pismo najczęściej przechodzi przez te same ogniwa. Są to zasadnicze punkty zatrzymania pisma, przy czym w zależności od rodzaju sprawy, wielkości instytucji, podziału kompetencji itp. punktów tych może być znacznie więcej. Ponieważ w poszczególnych fazach obiegu i punktach zatrzymania pisma zachodzi konieczność wykonywania wielu różnych czynności, które opóźniają doręczenie pisma osobie odpowiedzialnej za jego bezpośrednie załatwienie, należy starać się, aby liczba punktów zatrzymania była jak najmniejsza. Obieg pism w instytucji powinien zapewnić jak najszybsze doręczenie korespondencji pracownikom załatwiającym określone sprawy, jak również wymuszać tylko rzeczywiście niezbędne czynności.
Od czego zależy dobrze zorganizowany obieg dokumentacji?
Przy organizowaniu obiegu pism należy brać pod uwagę:
- ilość punktów zatrzymania pisma (czy wszystkie punkty są naprawdę niezbędne),
- ilość czynności w poszczególnych fazach obiegu pisma (czy niektóre czynności można wyeliminować),
- jak długo trwają poszczególne czynności (czy nie można przyspieszyć ich wykonywania).
Racjonalny obieg pism zależy ponadto od spełnienia w instytucji wielu innych warunków:
- właściwego podziału zadań i czynności,
- wprowadzenia zasady decentralizacji prawa decyzji i podpisu,
- doboru pracowników o kwalifikacjach, które odpowiadają pełnionym przez nich funkcjom,
- zapewnienia dobrych warunków pracy,
- właściwego rozwiązania łączności wewnątrz pomieszczeń biurowych,
- doboru odpowiednich narzędzi pracy.
Racjonalny obieg dokumentów zależy od doboru właściwego systemu kancelaryjnego. Zasady formalnego postępowania z pismami i utworzonymi z nich aktami nazywamy systemem kancelaryjnym, który ustala:
- metody sporządzania, grupowania i przechowywania akt,
- metody rejestrowania oraz znakowania pism i akt sprawy.
Przy wyborze systemu rejestracji pism przychodzących należy zdawać sobie sprawę z celu, jakiemu rejestracja ta ma służyć. I tak na przykład:
1) rejestruje się korespondencję jedynie w tym celu, aby można było w razie poszukiwania pisma stwierdzić, czy faktycznie wpłynęło ono do instytucji i komu zostało przydzielone do załatwienia,
2) pisma rejestruje się w celu stwierdzenia wpływu, skierowania i ustalenia odpowiedzialności za załatwienie. Wówczas rubryki wymienione w pkt. 1 są uzupełnione rubryką "pokwitowanie",
3) rejestracja pisma jest połączona z kontrolą jego załatwienia. W tym przypadku strona lewa dziennika korespondencyjnego zawiera rubryki jak w pkt. 1, natomiast na stronie prawej notuje się pisma, które zawierają odpowiedź w danej sprawie.
Usprawnienie i ułatwienie pracy biurowej są głównymi celami jej organizowania. Usprawnienie polega na przyspieszeniu obiegu informacji zawartej w dokumentacji. Natomiast ułatwienie pozwala wykonać wszelkie prace mniejszym wysiłkiem i skrócić drogę przebiegu dokumentów.