Obieg dokumentów

Kierowanie biurem odbywa się w oparciu o informację. Jest nią każda wiadomość powodująca jakieś działania, zarówno ze strony kierownika, jak i wykonawców. Proces związany z obiegiem informacji składa się m.in.
z następujących czynności:

• zbieranie danych,

• ich porządkowanie,

• systematyzowanie,

• przetwarzanie (sporządzanie zestawień, opracowań),

• przesyłanie,

• przechowywanie,

• likwidacja danych zdezaktualizowanych.

Praca biurowa to wszystkie czynności związane z przepływem informacji, a szczególnie:

• obieg informacji wewnątrz firmy: dyspozycje dla pracowników, przekazywanie danych personalnych, informowanie pracowników o aktualnej sytuacji firmy itp.,

• przyjmowanie informacji z zewnątrz: korespondencja wpływająca, łączność telefoniczna, petenci itp.,

• opracowanie informacji na potrzeby szefa firmy (najczęściej zajmują się tym: dział marketingu, sekretariat, księgowość),

• wysyłanie informacji na zewnątrz, czyli public relations (wizerunek firmy poprzez korespondencję, łączność telefoniczną, kontakt bezpośredni),

• przechowywanie informacji w celu dalszego wykorzystywania: archiwizacja dokumentów personalnych, danych dla urzędu skarbowego, statystycznego itp. (w segregatorach lub na nośnikach elektronicznych) .

W każdej jednostce organizacyjnej są organy upoważnione do podejmowania decyzji i aparat pomocniczy, który przygotowuje informacje niezbędne do jej podjęcia oraz aparat wykonawczy, który realizuje decyzje. Aby informacje wytwarzane w biurze były użyteczne dla kierownika w procesie podejmowania decyzji i zarządzania, powinny być:

• rzetelne i dokładne, to znaczy opierać się na wiarygodnych danych źródłowych i jednoznacznie naświetlać zagadnienia,

• wyczerpujące i jasne, to jest właściwie przetworzone i przedstawione,

• dostępne, to znaczy odpowiednio sklasyfikowane, zaewidencjonowane i przechowywane,

• szybko i terminowo dostarczone właściwemu odbiorcy,

Informacje mogą mieć formę:

• słowną (przekazanie poleceń, wytycznych dyspozycje ustne lub za pomocą środków technicznych - telefonu, automatycznej sekretarki, dyktafonu),

• pisemną (dokumenty otrzymywane, wysyłane, wewnętrzne).

W każdym biurze rozróżnia się: dokumenty biurowe, akta spraw, dokumentację biurową.

Dokumentem biurowym jest każde pismo, notatka, protokół, sprawozdanie, zestawienie liczbowe sporządzone w toku pracy lub otrzymane z zewnątrz (podanie o przyjęcie do pracy , życiorys, faktura).

Akta spraw są zbiorem wszelkich dokumentów dotyczących określonej sprawy (komplet dokumentów pracownika, sprawozdania) . Akta spraw bieżących obejmują sprawy w toku załatwiania. Akta spraw załatwionych obejmują sprawy ostatecznie załatwione (zamknięte) i noszą nazw~ dokumentacji archiwalnej.

Dokumentacja biurowa obejmuje akta spraw bieżących i załatwionych oraz księgi, rejestry, ewidencję, kartoteki zagadnień organizacyjno-prawnych, finansowych, księgowych, technicznych, handlowych itp.

Organizacja prawidłowego systemu informacji jest jednym z podstawowych warunków sprawnego zarządzania każdą jednostką organizacyjną. Ponieważ do biura dociera duża liczba informacji, należy w umiejętny sposób je redukować poprzez selekcję. System klasyfikacyjny powinien być tak zbudowany, aby odszukanie dokumentu nie stwarzało trudności.

System alfabetyczny polega na układzie dokumentacji według porządku alfabetycznego. System rzeczowy polega na układzie dokumentacji według przedmiotu sprawy. System chronologiczny przyjmuje jako kryterium przedziały czasowe według porządku kalendarzowego

.Przy wyborze systemu kwalifikacyjnego należy mieć na uwadze następujące zasady:

• stosowany system powinien być prosty, jasny i zrozumiały dla każdego,

• - powinien eliminować możliwość zakwalifikowania takich samych przedmiotów w różny sposób,

• powinien być oparty na jednolitych kryteriach i elastyczny, aby można było stosować uzupełnienia
  i dalszy ciąg.

Przechowywanie akt bieżących, należy do pracownika załatwiającego daną sprawę. Akta spraw ostatecznie zakończo-nych zazwyczaj raz do roku są przekazywane przez komórki organizacyjne do archiwum zakładowego, po uprzednim nadaniu im kategorii archiwalnej.

Obieg dokumentów jest zagadnieniem organizacyjnym, od którego zależy prawidłowość funkcjonowania firmy. Wszystkie czynności związane z obiegiem należy podzielić na trzy fazy: przyjmowanie pism, załatwianie, wysyłanie. W poszczególnych fazach obiegu pismo przechodzi przez wiele ogniw organizacyjnych, które nazywa się punktami zatrzymania. W punktach tych zachodzi konieczność wykonywania wielu czynności manipulacyjnych. Należy starać się, aby liczba punktów była jak najmniejsza, a droga od momentu przyjęcia pisma do wysłania odpowiedzi powinna być jak najkrótsza. .

Prawidłowa organizacja obiegu pism powinna być oparta na jednolitych zasadach ustalonych w instrukcji kancelaryjnej i zależy od warunków o charakterze ogólnoorganizacyjnym, jak np.:

• właściwy podział zadań i czynności,

• właściwe rozwiązanie łączności wewnątrz pomieszczeń biurowych,

• dobór pracowników o kwalifikacjach odpowiadających wykonywanym przez nich funkcjom,

• zabezpieczenie dobrych warunków pracy.

---