Dokumentacja biurowa matreiały dla słuchaczy

Dokumentacja biurowa

Materiały dla słuchaczy rachunkowości – semestr pierwszy

Temat: Informacja w pracy biurowej

Informacja to wiadomość rozszerzająca naszą wiedzę o otaczającej nas rzeczywistości. Nie wszystkie informacje mogą być wykorzystane do podejmowania decyzji. Istotny jest zakres informacji (co, jak, kiedy, kto). Aby odnieść korzyść z posiadanej informacji musi być ona: aktualna, rzetelna, dokładna, zrozumiała, kompletna, łatwo i szybko dostępna. Często pojawia się tzw. szum informacyjny - natłok wielu informacji o różnej wartości na ten sam temat. Często różnią się  one od siebie, a wynika to ze zbyt małej precyzji wypowiedzi, celowo dokonywanych skrótów i uproszczeń, błędów, chęci manipulacji. Im bardziej skomplikowany problem, tym częściej pojawiają się błędy. Aby wyeliminować informacje nieprawdziwe konieczna jest weryfikacja, czyli sprawdzenie. Może to być poprzez uzyskiwanie opinii od kompetentnych rzeczoznawców, albo poprzez samodzielne sprawdzenie poprawności informacji w materiałach źródłowych (np. zbiorach przepisów prawnych).

Zarządzanie to takie działanie w wyniku którego następuje osiągnięcie przyjętych celów w jak najbardziej efektywny sposób. W tym celu przeprowadza się selekcję napływających informacji. Selekcja informacji polega na wybieraniu potrzebnych informacji i jednoczesnym eliminowaniu zbędnych.

Agregacja informacji polega na łączeniu informacji pojedynczych w informacje zbiorcze.

 

 

 

Decyzja to świadomy wybór dokonywany przez kierownika jednostki organizacyjnej, między różnymi wariantami rozwiązania problemu.

Podjęcie decyzji pozwala na wydanie konkretnych poleceń poprzez określenie szczegółowych zadań dla wykonawców. Muszą być one prawidłowo sprecyzowane, bowiem niejasne i nieprecyzyjne mogą spowodować działania niezgodne z przewidywaniami.

Działanie jest konsekwencją wydanego polecenia, poprzez działanie następuje realizacja zadania.

Kontrola polega na porównywaniu faktycznych rezultatów działania z przyjętymi założeniami. Powinna być ona prowadzona na każdym etapie działania, aby jak najszybciej wychwycić nieprawidłowości. Kontrola staje się także źródłem informacji, które mogą być wykorzystane w procesie podejmowania decyzji.

W procesie decyzyjnym informacje przepływają:

- pionowo w dół – od kierownictwa do wykonawców

- na tym samym poziomie – pomiędzy współpracownikami

- pionowo w górę – od wykonawców do zwierzchników

Wszystkie czynności biurowe wiążą się z przyjmowaniem, gromadzeniem, opracowywaniem informacji, a pismo jest nadal podstawowym nośnikiem informacji.

 Głównym elementem zarządzania jest podejmowanie decyzji.

W przedsiębiorstwie można wyróżnić 3 podsystemy:

Elementy struktury informacji Przykład
treść oferta, zamówienie, upoważnienie
nośnik dyskietka, papier, taśma magnetyczna
symbol lub nazwa, za pomocą których informacja jest identyfikowana nazwa pliku złożonego w danym katalogu w programie komputerowym, symbol akt
sposób przenoszenia poczta, telefaks, telefon, Internet
W zależność od sposobu przekazu informacje możemy podzielić na: Rodzaje informacji: 

  • Ustną

  • Pisemną

  • Telefoniczną

  • Elektroniczną

  • Formalne

  • Półoficjalne

  • Nieformalne

I

nformacja powinna być:

Na obieg informacji składają się m.in. następujące czynności:

Informacje powinny podlegać selekcji - należy wybrać tę informację, która jest przydatna, a następnie skierować ją do odpowiedniego działu firmy lub bezpośrednio do właściwego pracownika.

Nowoczesne zarządzanie, nowoczesna organizacja przedsiębiorstwa polega na optymalnym zaprojektowaniu

  1. Systemu obiegu i przetwarzania informacji, skorelowanego ze strukturą organizacyjną

  2. Wyposażenia biur

  3. Procesów pracy biurowej

  4. Obsady kadrowej

  5. Warunków pracy

Temat: System kancelaryjny dziennikowy i bezdziennikowy – zasady obiegu pism

Typowa droga obiegu pisma w firmie to:

Czynności związane z obiegiem pism dzielimy na trzy fazy:

Czynności kancelaryjne – przyjmowanie pism, rozdzielanie i doręczanie, rejestrowanie, znakowanie, załatwianie spraw będących treścią pisma, aprobata spraw załatwionych, podpisywanie, wysyłanie pism, przechowywanie akt spraw bieżących i załatwionych.

Instrukcja kancelaryjna – zbiór wewnętrznych przepisów regulujących wykonywanie czynności kancelaryjnych. Ustalony instrukcją kancelaryjną sposób wykonywania tych czynności nazywamy systemem kancelaryjnym.

System kancelaryjny dziennikowy polega na rejestrowaniu i kwitowaniu odbioru pisma w specjalnie do tego przeznaczonym dzienniku, tzw. dzienniku korespondencyjnym (inaczej kancelaryjnym, podawczym lub książce korespondencyjnej). Wpisuje się w nim informacje dotyczące: nadawcy, daty i znaku pisma, treści (czego ono dotyczy). System ten umożliwia dokładną kontrolę, a szczególną troską otaczane jest pismo a nie czas pracownika. System ten jest bardzo rygorystyczny, jest wyjątkowo biurokratyczny i hamuje szybkie załatwienie spraw. Zaletą jest, że można zawsze sprawdzić, gdzie znajduje się pismo, kto się nim zajmuje, a także skontrolować sumienność pracowników. System kancelaryjny dziennikowy może być jedno- lub dwudziennikowy.

W rejestracji jednodziennikowej pisma wychodzące i wchodzące są wpisywane w jednym dzienniku korespondencyjnym. Pisma wchodzące są rejestrowane po prawej stronie dziennika, natomiast wchodzące po lewej. Pismo wychodzące (jeżeli jest odpowiedzią na pismo wchodzące) zapisuje się na prawej stronie, na poziomie tych samych wierszy, co odpowiednie pismo wchodzące.

W rejestracji dwudziennikowej pisma wchodzące i wychodzące są wpisywane w dwóch oddzielnych dziennikach korespondencyjnych.

Podstawowe czynności w ramach systemu dziennikowego:

System kancelaryjny bezdziennikowy rejestruje tylko poszczególne sprawy (zbiory dokumentów dotyczących jednej sprawy). Robi to pracownik bezpośrednio zajmujący się tą sprawą - on ponosi odpowiedzialność za pismo, które otrzymuje z sekretariatu (z pieczęcią: "Wpłynęło dnia...") i załatwia je. W tym systemie nie rejestruje się poszczególnych pism, lecz sprawy. Te akta sprawy znajdują się w teczce (segregatorze), oznaczonym specjalnym symbolem. Stosowanie systemu bezdziennikowego wymaga dokładnego określenia zakresu działań komórek organizacyjnych i szczegółowego opracowania sposobu klasyfikowania pism (aby nadać im odpowiedni znak), oraz odpowiedzialnych i kompetentnych pracowników.

Pracownik ma za zadanie:

Podstawowe czynności w ramach systemu bezdziennikowego:

System kancelaryjny bezdziennikowy jest ekonomiczniejszy. Obieg korespondencji jest szybszy niż w systemie dziennikowym. W praktyce można spotkać się również z systemami mieszanymi (np. rejestrację pism prowadzą tylko niektóre komórki organizacyjne lub w którym rejestruje się tylko pewne rodzaje pism). Każda firma ma prawo wyboru takiego systemu kancelaryjnego, który w warunkach organizacyjnych danego przedsiębiorstwa jest bardziej ekonomiczny i przydatny.

Zastosowanie środków technicznych, które przyspieszają obieg pism i ich rejestrację, to np. sieć komputerowa.

System rejestracji komputerowej pozwala szybciej uzyskać następujące informacje:

Stosowanie rejestracji komputerowej upraszcza czynności ewidencyjne i eliminuje zbędne (np. nie kwituje się odbioru). Zarejestrowanie pisma przez komórki organizacyjne, do których skierowano pismo w celu jego załatwienia, ułatwia odszukanie pisma. Po załatwieniu sprawy, odszukuje się dane pismo w rejestracji komputerowej i wpisuje się informacje, kiedy i w jaki sposób została załatwiona dana sprawa.

Temat: Wykaz akt, symbol sprawy w systemie bezdziennikowym.

W systemie kancelaryjnym bezdziennikowym, pracownik nadaje każdemu pismu odpowiedni znak, zgodny ze znakiem załatwianej sprawy. Sposób nadawania znaku jest opisany w instrukcji kancelaryjnej i opiera się na tzw. wykazie akt.

Wykaz akt jest to środek klasyfikowania wszystkich dokumentów przedsiębiorstwa według występujących w nich zagadnień.

Klasyfikacja może być:

Wykaz akt jest stałą klasyfikacją akt, opiera się na klasyfikacji rzeczowej wg zagadnień których dotyczą, przy czym ogólniejsze dzielone są na coraz bardziej szczegółowe.

Wykaz akt opracowuje się wg dziesiętnego systemu klasyfikacji. Akta dzieli się na 10 klas zasadniczych (tj. pierwszego stopnia) o symbolach od 0 do 9. Każdą z tych klas zasadniczych można podzielić na 10 klas drugiego stopnia (powstanie więc symbol dwucyfrowy). Potem można tworzyć klasę trzeciego stopnia itd.

Przykład wykazu akt typowych - tytuły klas I, II i III rzędu (pojęcia) oraz hasła IV rzędu (nazwy teczek)

0  Zarządzanie

    00 Organy kolegialne

    01 Organizacja

        010 Zarządzenia organizacyjne

            0101 Zarządzenia w sprawie wewnętrznej struktury organizacyjnej komórki ruchu (teczka)

    02 Akty normatywne. Pomoc prawna

    03 Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka

    04 Informatyka

    05 Skargi i wnioski

    06 prace naukowo-badawcze, wydawnictwa, popularyzacja

    07 Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi

    08 Współpraca z zagranicą

    09 Kontrole

1  Kadry

    10 Ogólne zasady pracy i płacy

        100 Umowy zbiorowe i zakładowe

        101 Taryfikatory kwalifikacyjne

    11 Zatrudnienie

    12 Ewidencja osobowa

        120 Akta osobowe

    13 Bezpieczeństwo i higiena

    14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników

        140 Organizacja szkolenia i doskonalenia zawodowego

            1400 Zasady, formy, metody i treści szkolenia

            1400 Plany i programy szkolenia

Jakie dwie pierwsze cyfry symbolu liczbowego mieć będzie teczka z danymi osobowymi pracownika?

Podstawę do opracowania wykazu stanowią: zakres działania przedsiębiorstwa, struktura organizacyjna, podział zadań na poszczególne komórki organizacyjne i stanowiska pracy w firmie. Wykaz akt powinien mieć następujące cechy:

Pozycja wykazu akt, która nie ulega już dalszemu podziałowi staje się nazwą teczek. Każda jednostka organizacyjna wybiera z wykazu akt tylko te hasła, którymi posługuje się w swojej działalności.

Do jakiej teczki należy włożyć pismo dotyczące planu szkolenia pracowników?

Jeżeli do działu kadr wpłynie pismo dotyczące planu szkolenia bhp pracowników to trafi do teczki 1401. Otrzyma swój symbol literowy charakterystyczny dla komórki organizacyjnej - dział kadr to DK. W teczce może być kilka spraw, które są spisane w spisie spraw na bieżący rok (np. są już dwa pisma: nr 1 o szkoleniu komputerowym i nr 2 o szkoleniu z komunikacji interpersonalnej). Pismo dotyczy kolejnej sprawy, więc otrzyma numer 3w spisie spraw roku 2004.

Znak sprawy to DK-1041-3/2004, w którym:

DK - symbol literowy komórki organizacyjnej,

1401 - symbol z wykazu akt firmy,

3 - kolejny numer sprawy w spisie spraw,

2004 - rok 2004.

Poszczególne człony znaku oddziela się kreskami (dywizem, myślnikiem), a rok ukośnikiem.

Wszystkie pisma dotyczące tego szkolenia będą miały ten sam znak, będą zaś się różniły tylko datą pisma.

Załatwione sprawy spisuje się na formularzu Spis spraw. Formularz ten zawiera: rok, imię i nazwisko pracownika załatwiającego lub nazwę jednostki organizacyjnej, symbol teczki, krótką treść sprawy, od kogo wpłynęła, datę i znak pisma, datę wszczęcia i ostatecznego załatwienia sprawy. Spisy spraw prowadzi się dla każdej teczki, założonej oddzielnie wg wykazu akt. Ten spis można umieścić w teczce.

Temat: Instrukcja kancelaryjna

Bardzo ważne jest ustalenie zasad przepływu dokumentów biurowych (wszystkich pism: korespondencji wewnętrznej, zewnętrznej, sprawozdań, notatek służbowych). Na zasady przepływu informacji w formie pisemnej, czyli tzw. obieg dokumentów, składają się:

Wszystkie dokumenty powinny być w odpowiedni sposób zbierane, porządkowane, gromadzone, przechowywane oraz oznaczane w czasie obiegu. Każde pismo dotyczące sprawy (zdarzenia lub stanu rzeczy wymagającego podjęcia i wykonania czynności służbowych) powinno być przechowywane w teczce spraw (teczce aktowej), służącej do przechowywania akt sprawy, czyli pism, dotyczących tego samego zagadnienia lub zdarzenia.

Instrukcja kancelaryjna jest zbiorem przepisów wewnętrznych, regulujących sposób wykonywania przez wszystkie komórki organizacyjne przedsiębiorstwa czynności, związanych z obiegiem pism oraz trybem formalnego postępowania z pismami i aktami. Wprowadzenie instrukcji kancelaryjnej powinno być poprzedzone wstępnymi rozwiązaniami organizacyjnymi. Należą do nich:

Instrukcja kancelaryjna reguluje:

Instrukcja kancelaryjna jest zawsze dostosowana do struktury organizacyjnej firmy i zakresu jej działalności, ale ma typowy układ i zawiera wszystkie odpowiednie regulacje. Można w niej wyróżnić trzy podstawowe części:

  1. Postanowienia wstępne, które podają: cel instrukcji, wyjaśnienia stosownych pojęć i terminów, zasady obiegu pism i podziału akt.

  2. Przepisy szczegółowe, dotyczące trybu postępowania z pismami i aktami (przyjmowanie pism, otwieranie, sprawdzanie, rozdzielanie i doręczanie, przeglądanie i znakowanie pism, aprobata, podpisywanie pism, wysyłanie).

  3. Przepisy specjalne, wskazujące, jak postępować w szczególnych wypadkach np. w sprawach pilnych.

Ponadto do instrukcji kancelaryjnej załącza się m.in.: wykaz akt, wzory stosowanych w obiegu pieczątek, druków i formularzy.

Instrukcję kancelaryjną wprowadza w życie zarządzenie wewnętrzne dyrektora (prezesa) przedsiębiorstwa. Sposób postępowania z pismami ściśle tajnymi, tajnymi, poufnymi i zastrzeżonymi regulują specjalne przepisy (Rozporządzenie Ministra Kultury w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych DzU 1999 nr 11 poz. 95 wraz z załącznikami).

Temat: Przyjmowanie, rozdział i wysyłka korespondencji

Korespondencja do jednostki organizacyjnej może być dostarczana różnymi kanałami:

Po otrzymaniu kancelaria wykonuje następujące czynności:

nie jest błędnie dostarczona,

nie jest adresowana do konkretnego pracownika

nie jest przesyłką wartościową,

nie jest poufna lub tajna

pismo jest właściwie skierowane tj. czy adresat w piśmie jest ten sam co na kopercie,

w kopercie są wszystkie pisma, których znaki umieszczono na kopercie,

jeśli jest informacja o załącznikach, to sprawdzić czy są dołączone,

Przydział pism i ich załatwianie - w kancelarii następuje przydział korespondencji poszczególnym komórkom organizacyjnym.

Przy odbiorze korespondencji kierownik:

Po otrzymaniu pisma pracownik:

Wysyłanie pism

Przed wysłaniem pism sekretariat lub kancelaria wykonuje następujące czynności:

Kontrola - polega na sprawdzeniu pisma pod względem formalnym (tj. wygląd i styl) oraz kompletności - czy są znak, data, załączniki,

Podpisywanie - podpisy umieszczamy pod treścią pisma z prawej strony, jeżeli pismo podpisywane jest przez 2 osoby to osoba niższa rangą podpisuje pismo z lewej strony, a wyższa z prawej. Odciskane są także niezbędne pieczęcie.

Sortowanie

Składanie pisma

Kartkę składamy najpierw wzdłuż a potem poprzecznie. Tekst pisma powinien być zawsze po wewnętrznej stronie złożonego pisma. Używając kopert podłużnych, pisma składamy wszerz na 3 części. Złożone pisma wkładamy zawsze złożeniem do dołu. W przypadku użycia kopert okienkowych, pisma składamy tak aby adres odbiorcy był widoczny przez okienko koperty.

Adresowanie  - list do koperty wkładamy po jej zaadresowaniu (w przeciwnym wypadku łatwo się pomylić). Dopiski na kopertach typu: list polecony, lotniczy, priorytet są zbędne, gdyż na poczcie zostaną naklejone odpowiednie nalepki.

Naklejanie znaczków pocztowych.

emat: Przechowywanie - archiwizacja akt

Akta spraw załatwianych nazywane są bieżącymi, a spraw już załatwionych nazywa się aktami spraw załatwionych.

Akta bieżące przechowywane są przez referenta (pracownika załatwiającego merytorycznie określoną sprawę) w jego biurze. Musi on zapewnić:

W systemie dziennikowym strukturę zbioru przechowywanych dokumentów określa referent w porozumieniu z kierownikiem komórki organizacyjnej - powinna być przejrzysta i wyczerpująca.

System bezdziennikowy automatycznie wyznacza strukturę zbioru przechowywanych dokumentów- jest częścią wykazu akt.

Akta bieżące mogą być przechowywane w sposób tradycyjny lub z wykorzystaniem komputerów. Do tradycyjnego przechowywania służą: segregatory, skoroszyty, teczki i obwoluty, które muszą być czytelnie opisane (pełna nazwa akt oraz przy systemie bezdziennikowym znak wg wykazy akt, datę pierwszego i ostatniego dokumentu, oznaczenie kategorii archiwalnej tj. okresu przechowywania akt). Powinny one mieć stałe miejsce przechowywania.

Przy przechowywaniu informacji z wykorzystaniem komputera problemem jest skanowanie dokumentów papierowych korespondencji przychodzącej. Często przechowuje się w systemie komputerowym tylko dokumenty własne - co ułatwia odszukiwanie jeśli zostanie przygotowana właściwa struktura zbioru dokumentów.

Wszystkie teczki z aktami, nawet po załatwieniu sprawy, muszą być przechowywane w firmie przez jakiś czas. Część z nich ma znaczenie archiwalne, np. dane dotyczące zatrudnienia, i musi być odpowiednio zarchiwizowana, czyli oznaczona i przechowywana, co regulują właściwe rozporządzenia publikowane w dzienniku ustaw - DzU. Załącznik nr 1 do Rozporządzenia DzU 2002 nr 167 poz. 1375 określa Sposoby oznaczania kategorii archiwalnych dokumentów:

  1. Symbolem A oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, stanowiącej materiały archiwalne tj. posiadają trwałą wartość historyczną, a czas przechowywania jest nieograniczony. Jest ich niewiele i należą do nich np. sprawozdania finansowe, akty powstania przedsiębiorstw,akty własności nieruchomości.

  2. Symbolem B oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, z tym, że:

    • symbolem B z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu (niszczeniu); okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia, po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych. Należą tu m.in. dowody księgowe B5, akta osobowe B50, listy płac i karty wynagrodzeń pracowników B12, deklaracje podatkowe B5;

    • symbolem Bc oznacza się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę;

    • symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne.

  3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii dokumentacji, o której mowa w ust. 2 pkt 1, uznając ją za materiały archiwalne.

Akta zaliczane do kategorii archiwalnej A nie mogą być niszczone, muszą być przechowywane w archiwum zakładowym, potem archiwum państwowym - mają wartość historyczną. Każda firma powinna mieć tzw. jednolity rzeczowy wykaz akt, który podaje właściwe dla firmy hasła klasyfikacyjne i kategorię archiwalną przy hasłach, dla których zakłada się teczki. W wykazie akt wskazane jest jaką kategorię archiwalną mieć będzie dokument o danym haśle klasyfikacyjnym dla komórki macierzystej i innych komórek.

Przykład: Jak będą archiwizowane dokumenty określone hasłem klasyfikacyjnym Zarządzanie akcjami spółki.

Hasło to ma symbol liczbowy 0170, gdzie kategoria archiwalna w komórce macierzystej jest określona jako A, a w innych komórkach Bc. Kategoria A oznacza, ze w komórce organizacyjnej, która jest bezpośrednio odpowiedzialna za zarządzanie akcjami, dokumenty należy  przechowywać 25 lat, następnie oddać do archiwum państwowego. Kategoria Bc oznacza że po zakończeniu sprawy materiały można oddać na makulaturę. Jednakże jeżeli kategoria Bc podana jest dla komórki innej, natomiast A dla macierzystej, to po wykorzystaniu tych dokumentów należy je zwrócić komórce macierzystej.

Przed przekazanie akt do archiwum pracownik biurowy przegląda je i porządkuje, wykonując następujące czynności:

Temat: Zasady korespondencji - cel, zadania i rodzaje

Sposób w jaki napisane jest pismo, często przesądza czy propozycja w nim przedstawiona zostanie przyjęta przez odbiorcę korespondencji. Każdy, kto dba o dobry wizerunek przedsiębiorstwa, dba o to, jak napisane są listy.

Poprawnie napisane dokumenty powinny cechować się:

List pozwala adresatowi zorientować się z kim ma do czynienia - jakie wykształcenie ma nadawca, a już na pewno pozwala ocenić umiejętności w zakresie posługiwania się językiem polskim. Dlatego należy starać się o to, aby forma i treść pisma były nienaganne.

Korespondencja służy wymianie informacji.

Aby podejmować właściwe działanie musimy dokonywać pewnych wyborów. Jest to proces decyzyjny. Aby był właściwy musimy posiadać właściwe informacje. Czasami nie możemy decydować, nie mamy wyboru - np. przepisy prawa decydują, że musimy płacić podatki. Im więcej mamy możliwości do wyboru, tym trudniej podjąć decyzję. Posiadanie rzetelnych, dokładnych i wyczerpujących informacji w istotny sposób ułatwia podejmowanie decyzji, chociaż zdarza się, że podjęte intuicyjnie decyzje też okażą się prawidłowe.

Decyzja to świadomy wybór, dokonywany między różnymi wariantami rozwiązania sprawy.

Podjęcie decyzji pozwala na wydanie konkretnych poleceń poprzez określenie szczegółowych zadań dla wykonawców. Muszą być one prawidłowo sprecyzowane, bowiem niejasne i nieprecyzyjne mogą spowodować działania niezgodne z przewidywaniami.

Działanie jest konsekwencją wydanego polecenia, poprzez działanie następuje realizacja zadania.

Kontrola polega na porównywaniu faktycznych rezultatów działania z przyjętymi założeniami. Powinna być ona prowadzona na każdym etapie działania, aby jak najszybciej wychwycić nieprawidłowości. Kontrola staje się także źródłem informacji, które mogą być wykorzystane w procesie podejmowania decyzji.

Informacja to wiadomość rozszerzająca naszą wiedzę o otaczającej nas rzeczywistości. Nie wszystkie informacje mogą być wykorzystane do podejmowania decyzji. Istotny jest zakres informacji (co, jak, kiedy, kto). Aby odnieść korzyść z posiadanej informacji musi być ona: aktualna, rzetelna, dokładna, zrozumiała, kompletna, łatwo i szybko dostępna. Często pojawia się tzw. szum informacyjny - natłok wielu informacji o różnej wartości na ten sam temat. Często różnią się  one od siebie, a wynika to ze zbyt małej precyzji wypowiedzi, celowo dokonywanych skrótów i uproszczeń, błędów, chęci manipulacji. Im bardziej skomplikowany problem, tym częściej pojawiają się błędy. Aby wyeliminować informacje nieprawdziwe konieczna jest weryfikacja, czyli sprawdzenie. Może to być poprzez uzyskiwanie opinii od kompetentnych rzeczoznawców, albo poprzez samodzielne sprawdzenie poprawności informacji w materiałach źródłowych (np. zbiorach przepisów prawnych).

Wszystkie czynności biurowe wiążą się z przyjmowaniem, gromadzeniem, opracowywaniem informacji, a pismo jest nadal podstawowym nośnikiem informacji.

Korespondencję możemy klasyfikować według kilku kryteriów. Z punktu widzenia powtarzalności rozróżniamy:

Z punktu widzenia funkcji wyróżniamy:

Ze względu na stopień ochrony informacji wyróżnia się pisma:

Korespondencję dzielimy także na:

Ogół pism to korespondencja biurowa. Podstawowy element w korespondencji to dokument biurowy (pismo, notatka, protokół, sprawozdanie). Zbiór dokumentów dotyczących określonej sprawy to akta sprawy. A akta różnych spraw dotyczących jednego zagadnienia to dokumentacja biurowa.

Np.: Dokument to Podanie o pracę akta sprawy to komplet dokumentów dotyczących zatrudnienia jednego pracownika dokumentacja biurowa to całość dokumentacji dotyczącej zatrudnienia wszystkich pracowników firmy.

Dokumentacje biurową stanowią również dokumenty zapisane na : dyskach optycznych (CD), magnetycznych, taśmach magnetofonowych, video i innych nośnikach.

Temat: Blankiety korespondencyjne

Do prowadzenia korespondencji zewnętrznej wykorzystuje się zwykły papier maszynowy formatu A4 lub A5, w układzie poziomym lub pionowym oraz blankiety korespondencyjne (papier firmowy lub blankiet firmowy). Polska norma PN-76/P-55315 przewiduje cztery rodzaje blankietów oraz dziesięć odmian.

Na blankietach umieszczane są nadruki które mogą być:

Nazwa Typ Format Układ Charakterystyka
Blankiet bezkopertowy BB1 A4 pionowy Przesyłanie korespondencji bez kopert, oszczędnościowy. Obecnie właściwie niestosowany.
BB2 A5 pionowy
Blankiet uproszczony BU1 A4 pionowy

O ograniczonej liczbie nadruków, uproszczony układ graficzny.

Przesyłanie w kopertach.
BU2 A5 pionowy
BU3 A5 poziomy

Blankiet zwykły

 

 

 BZ1 A4 pionowy Powszechnie, stosowany posiada nadruki stałe. Przesyłanie w kopertach zwykłych oraz z okienkiem.
BZ2 A5 pionowy
BZ3 A5 poziomy
Blankiet reklamowy BR1 A4 pionowy Z powiększonym polem nagłówkowym, posiada nadruki stałe. Wysyłany w kopertach zwykłych lub z okienkiem. Coraz częściej stosowana
BR2 A5 pionowy

 Blankiet zawiera następujące pola:

Temat: Elementy składowe pisma

 

W każdym piśmie wyróżniamy następujące standardowe elementy składowe:

Nagłówek zawiera nazwę i adres nadawcy pisma oraz inne elementy, to jest nr telefonu, faksu, konta bankowego, nr REGON czy NIP, nadruki reklamowe. Może być zastąpione pieczęcią nagłówkową jednostki organizacyjnej umieszczonej w lewym górnym rogu pisma. Adres wyrównujemy do lewego marginesu. Nazwę nadawcy oddzielamy od adresu interlinią. Nazwa miejscowości powinna być wyróżniona pogrubieniem lub pisana dużymi literami.

W polu adresowym umieszczamy pełną nazwę i adres odbiorcy pisma. W przypadku, gdy nazwa odbiorcy składa się z nazwy instytucji i nazwy komórki organizacyjnej tej instytucji, każdy z tych elementów umieszczamy w osobnym wierszu. Kierując pismo do konkretnej osoby, zawsze adresowanie rozpoczynamy od formy grzecznościowej (Pan, Pani). Specyficznych zwrotów grzecznościowych używa się, adresując pisma do osób zajmujących najwyższe stanowiska.

-         Do prezydenta, premiera, ministra, ambasadora: Jego Ekscelencja

-         Do rektora wyższej uczelni: Jego Magnificencja

-         Do księdza wikariusza: Wielebny

-         Do księdza kanonika, prałata, proboszcza lub dziekana: Przewielebny

-         Do księdza biskupa: Jego Ekscelencja

-         Do księdza kardynała: Jego Eminencja

-         Do papieża: Jego Świątobliwość

Np.

                                                                            Jego

                                                                            Ekscelencja

                                                                            Ksiądz Biskup Jerzy Mazur

Adresując pisma do osób, które mogą posiadać tytuły naukowe, zawodowe lub rodowe, aby nie urazić adresatów, należy zastosować zwrot Pleno Titulo, który oznacza dosłownie: pełnym tytułem, a w korespondencji tłumaczy się go: z zachowaniem należnych tytułów. Podając ten zwrot w adresie, pisze się go w skrócie P.T., np.:

                                                                            Szanowni Państwo

                                                                            P.T. Janina i Tomasz Polakowscy

Zwrotu tego można używać także w treści pism do grupy nieznanych nam bliżej osób np. w zawiadomieniach, ogłoszeniach, życzeniach.

Uprzejmie informujemy P.T. Klientów, że…,

Serdecznie zapraszamy P.T. Członków organów samorządu miasta…,

W następnym wierszu za zwrotem grzecznościowym, podajemy imię i nazwisko osoby; poniżej stanowisko i nazwę komórki organizacyjnej oraz nazwę instytucji i dokładny adres. Nazwę miejscowości wyróżniamy pogrubiając lub pisząc wielkimi literami. Określenie dotyczące charakteru przesyłki, np. polecony, tajny, poufne, umieszczamy nad adresem odbiorcy i oddzielamy je od nazwy adresata interlinią. Określenie to powinno być podkreślone. Nie skracamy nazw, imion, zwrotów grzecznościowych. Wszystkie wyrazy w nazwach instytucji rozpoczynamy wielkimi literami z wyjątkiem spójników i wyrazów pomocniczych np. ul. Jasna, im. Jana Husa

Znaki powoławcze zwierają datę i znak sprawy odbiorcy pisma, to jest pisma, którego dotyczy odpowiedź oraz datę i znak sprawy nadawcy pisma, to jest pisma stanowiącego odpowiedź. Na blankietach korespondencyjnych rozmieszczone są w następującej kolejności:

§         Wasze pismo z dnia-pod tym napisem umieszczamy datę pisma na które odpowiadamy

§         Znak (wasz) podajemy symbol cyfrowo-literowy pisma na które odpowiadamy

§         Nasz znak-wpisujemy symbol naszego pisma nadanych zgodnie z zaleceniami instrukcji kancelaryjnych

§         Data-umieszczamy datę wysyłki pisma

19.02.2003r.

2003-02-19

19 lutego 2003r. (nazwa miesiąca zawsze w dopełniaczu)

Dzień i miesiąc piszemy dwoma cyframi, rok zawsze czterema. Miesiąca nie piszemy cyfrą rzymską, gdyż umożliwia to fałszowanie daty przez dopisanie znaków za lub przed cyfrą miesiąca. Obecnie coraz częściej zaleca się pisanie „roku” zamiast skrótu „r.” Pisząc datę w prawym, górnym rogu, po nazwie miejscowości stawiamy przecinek i piszemy „dnia”.

System pisania dat w różnych krajach jest różny. Data 12/10/01 zostanie odczytana w Wielkiej Brytanii jako 12 października, zaś w USA jako 10 grudnia. W korespondencji pisanej za granicę, najlepiej miesiąc pisa słownie.

                                                                                           Szubin, dnia 19 lutego 2003 roku.

Określenie przedmiotu sprawy-jest to zwięzłe sformułowanie sprawy będące przedmiotem pisma. Pomaga to przy rejestracji i klasyfikacji pism. Często podczas rozdzielania pism, osoba dekretująca nie czyta tekstu pisma i kieruje je do załatwienia na podstawie samego określenia sprawy. Używamy słowa:

§         Sprawa:

§         Spraw:

§         Dotyczy:

Treść sprawy wpisujemy w tej samej linii po dwukropku i z małej litery, bez kropki na końcu. Wyróżniamy przez podkreślenie, kursywę lub pogrubienie albo pismo rozstrzelone. Treść ta nie powinna być dłuższa niż trzy wiersze.

Sprawa: reklamacja sprzętu- mianownik

Dotyczy reklamacji sprzętu- dopełniacz

Sprawa: zlecenie

Sprawa: awizo

Sprawa: oferta

Treść sprawy-jest to zasadnicza część pisma. Rozpoczynamy ją wyrównując do lewej po ostatnim wierszu sprawy lub zwrocie rozpoczynającym. Treść pisma może być napisana w układzie blokowym lub a’linea (najczęściej blokowy, a’linea do osób prawnych lub korespondencji o szczególnym charakterze). Jeżeli treść pisma przenosimy na drugą stronę, to w prawym dolnym rogu kartki umieszczamy./. lub piszemy słowo-verte-. Kolejne strony numerujemy zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami. Należy pamiętać, że nie przenosi się na drugą stronę mniej niż dwóch wierszy oraz samych podpisów i załączników. Dlatego należy odpowiednio rozplanować układu treści.

Podpisy osoby uprawnionej- umieszczamy pod treścią pisma. Podpis powinien zawierać stanowisko służbowe, imię i nazwisko, uwzględniamy tytuł naukowy. Jeśli pismo mają podpisywać dwie osoby lub więcej rozmieszczamy je symetrycznie. Osobę o wyższym stanowisku umieszczamy z prawej strony.

                        Główny księgowy                                                        Dyrektor        

 

 

                         mgr Joanna Marchlewska                                     dr inż. Marcin Tokarczyk

Pod nieobecność osoby odpowiedzialnej osoba podpisująca pismo zrobi to następująco:

Jeśli w zastępstwie: wz. Dyrektora.

Jeżeli pełniący obowiązki: p.o. Dyrektora.

Jeżeli z upoważnienia: z up. .Dyrektora

 

Podpis składamy w polu między funkcją a imieniem i nazwiskiem, najlepiej wiecznym piórem (długopisem). Podpis powinien być własnoręczny, pełny(można w imieniu tylko pierwszą literę), parafę można umieścić na kopiach. Przy wysyłaniu zawiadomień, wezwań lub zaproszeń można stosować zamiast podpisu pieczątkę, która go odwzorowuje, czyli tzw. faksymile.

Zwroty grzecznościowe-nadają pismom osobisty charakter i wyrażają szacunek.

 

Zwroty rozpoczynające:

Szanowny Panie,

Szanowny Panie, Burmistrzu

Szanowny Panie, Dyrektorze Janie Kowalski

Zwrot rozpoczynający piszemy 2-4 wiersze poniżej na druku sprawa. Po formule grzecznościowej stawiamy przecinek a treść pisma rozpoczynamy od następnej linii wielką literą.

Zwroty zakończeniowe:

Z poważaniem,

Z wyrazami szacunku,

Pozdrawiam,

Z pozdrowieniami,

Załączam pozdrowienia,

Załączam wyrazy szacunku,

Oczekując na odpowiedź, pozostaję z poważaniem,

Najczęściej formułę zakończeniową piszemy nad podpisem autora wyrównując tak samo jak podpis.

Elementy dodatkowe- jeśli do pisma dołącza się inne dokumenty to trzeba to odnotować pod tekstem na wysokości podpisu z lewej strony kartki. Jeżeli pismo podpisywało więcej osób to informację tę podajemy 2-3 wiersze poniżej lewego podpisu.

Załącznik – określa liczbę lub nazwę dokumentów dołączonych do pisma, np.:

Załączniki: 2

Załączniki:

1.      świadectwo pracy.

2.      opinia.

Jeśli pismo kierowane jest do kilku adresatów mamy do czynienia z rozdzielnikiem. Wówczas piszemy:

 

Otrzymują:

Agnieszka Szymańska

ul. Brzozowa 35

89-200 Szubin

Jeśli kopię pisma wysyłamy według rozdzielnika, to adresata należy przekreślić ukośną kreską, a podkreślić właściwego adresata umieszczonego w rozdzielniku.

 

Do wiadomości:

Jan Przybylski

ul. Mądra 2

88-400 Żnin

Temat: Rozmieszczenie elementów pism.

Rozmieszczenie elementów pisma (nagłówek, data, adresat, treść, sprawa:, podpisy itd.) zależy od tego czy piszemy na blankiecie z gotowymi elementami, czy drukowane na papierze maszynowym.

Na papierze maszynowym w lewym górnym rogu piszemy dane nadawcy pisma, a w prawym górnym rogu - miejscowość i datę. Nieco niżej po lewej stronie umieszczamy znak pisma. Dane adresata umieszczone są po prawej połowie kartki. Od lewej umieszczamy dalej kolejno: sprawę, lub zwrot rozpoczynający, treść, załączniki i rozdzielnik. Po prawej stronie umieszczany jest zwrot pożegnalny i podpis.

Na blankiecie nagłówek może zajmować całą szerokość kartki u góry, nie pisze się po prawej stronie miejscowości i daty. Te informacje znajdują wśród znaków powoławczych, umieszczonych poniżej adresata.

Układ pism w poszczególnych krajach różni się od obowiązującego w Polsce.

W pismach amerykańskich:

W pismach brytyjskich elementy wyrównane są do lewej jak w amerykańskich, ale zwroty grzecznościowe kończone są przecinkiem.

W pismach niemieckich i francuskich na blankietach z nadrukami elementy rozmieszczane są jak w Polsce. Na kartkach bez nadruków elementy umieszcza się od lewej jak w pismach amerykańskiej z wyjątkiem:

Temat: Zasady redagowania pism

 

Do podstawowych zasad redagowania pism należą:

-         przejrzystość,

-         kompletność,

-         sugestywność,

-         zwięzłość,

-         uprzejmość,

-         zrozumiałość,

-         używanie skrótów,

-         jedna sprawa – jedno pismo

-         wyróżnienie fragmentów

-         zwracanie się do adresata.

Przejrzystość – pismo powinno być przejrzyste graficznie. W tym celu należy stosować układ graficzny pisma oraz odpowiedni układ treści.

Kompletność – pismo powinno być kompletne, czyli powinno zawierać wszystkie informacje niezbędne do załatwienia danej sprawy. Brak nieraz nawet drobnej informacji powoduje dodatkową korespondencję, co wpływa na wydłużenie czasu załatwienia sprawy i tym samym obniża wydajność pracy pracownika administracyjno-biurowego.

Sugestywność – pismo powinno sugerować odbiorcy konieczność jego pozytywnego rozpatrzenia, czyli powinno zawierać odpowiednie argumenty w uzasadnieniu.

Zwięzłość – pismo powinno być sformułowane w sposób zwięzły i ścisły. Używać należy zdań prostych, niezłożonych. Nie należy stosować rozwlekłych opisów, porównań oraz zbędnych słów. Tego rodzaju zabiegi dopuszczalne są w korespondencji prywatnej, ale nie urzędowej.

Uprzejmość – pismo powinno być zredagowane w uprzejmej formie i w tym celu należy używać zwrotów grzecznościowych, jednak nie można przesadzać, gdyż ich nadmiar razi:

-         w polu adresata pisząc do osoby fizycznej, można użyć zwrotów grzecznościowych,

-         przed rozpoczęciem treści pisma, jeśli ma ono charakter listu, należy użyć zwrotów grzecznościowych, np.: Szanowna Pani Prezes, Szanowny Panie Dyrektorze,

-         w treści pisma można używać zwrotów w rodzaju: "zwracamy się z uprzejmą prośbą, uprzejmie prosimy, serdecznie zapraszamy" itp.,

-         po zakończeniu pisma można używać zwrotów pożegnalnych,

W żadnym wypadku nie wolno używać słów obraźliwych i pogróżek, nawet gdy sytuacja jest krytyczna dozwolone jest natomiast używanie sformułowań kategorycznych oraz gróźb legalnych, czyli takich w których nadawca odwołuje się do umów i obowiązujących przepisów, mówiących o konsekwencjach nieprawidłowego postępowania, np.:

    W przypadku nieuregulowania zaległości czynszowych w terminie do dnia 15 kwietnia 2004 roku, zgodnie z § 31, ust. 9 Statutu Spółdzielni Mieszkaniowej, rozwiążemy z Panią umowę najmu lokalu użytkowego ze skutkiem natychmiastowym.

Zrozumiałość - pismo musi być zrozumiane przez adresata. Należy unikać wyrazów w językach obcych, jeśli są znane ich odpowiedniki w języku polskim. Nie należy stosować terminów fachowych, jeśli adresat może ich nie znać.

Jedna sprawa - jedno pismo - pismo powinno dotyczyć tylko jednej sprawy. Jeśli nadawca chce przekazać adresatowi więcej spraw, powinien sformułować je w odrębnych pismach, a następnie włożyć do jednej koperty. Takie postępowanie ułatwia adresatowi rozdzielenie spraw do załatwiania przez pracowników i tym samym skraca czas załatwiania.

Wyróżnianie fragmentów - szczególnie ważne części pisma powinny być wyróżniane.  Do najczęściej używanych sposobów wyróżniania fragmentów pisma należą:

Zwracanie się do adresata -  w korespondencji do jednostek organizacyjnych (przedsiębiorstw, urzędów, firm, instytucji), zwracając się do adresata, używa się sformułowań Wy, Wasz, Wam np.:

W korespondencji do osób fizycznych używa się natomiast sformułowań Pani , Pan, Państwo, np.:

Pisząc sformułowania Wy, Wam, Pan, Pani, pisze się je zawsze dużą literą, aby w ten sposób okazać szacunek adresatowi. Jednocześnie, jeśli nadawcą pisma jest jednostka organizacyjna (firma), to o sobie w tym piśmie nadawca pisze zawsze małą literą, np.:

Plan treści pisma

Przed przystąpieniem do pisania tekstu, należy sporządzić plan jego treści. Pozwoli to na kompletne i skuteczne zredagowanie treści. Należy wziąć pod uwagę wszystkie elementy, z których powinno się składać:

-         wprowadzenie,

-         przedstawienie problemu,

-         uzasadnienie,

-         wnioski.

Wprowadzenie to część wstępna i nieobowiązkowa. Najczęściej nawiązuje do poprzedniej korespondencji w danej sprawie, podając znaki powoławcze i sprawę np.

o  Stosownie do Waszej prośby, przekazanej nam w piśmie z dnia28 września 2002, znak NA-IV-5/56/2002 w sprawie zakupu …

o  Uprzejmie informujemy, ze stosownie do Waszego zamówienia nr 12/DA-II-34/2002 z dnia…

Można też nawiązać do innego faktu, jaki miał miejsce w tej sprawie przed napisaniem pisma, np.

Można wprowadzić adresata w zagadnienie, które chcemy w piśmie poruszyć, np.

Przedstawienie problemu jest zasadniczą i obowiązkową częścią każdego pisma. Nadawca powinien szczegółowo wyjaśnić sprawę. Problem powinien być zredagowany jasno, zwięźle, wyczerpująco i jednoznacznie. Błędy w tej części powodują dodatkowa korespondencję i wydłużają czas załatwiania sprawy. W decyzjach administracyjnych ta część pisma nazywana jest osnową.

Uzasadnienie ma na celu przekonanie adresata o słuszności stanowiska zajmowanego przez nadawcę pisma. Nadawca podaje motywy swego postępowania. Jest to obowiązkowa część pisma. Uzupełnienie jest z reguły dłuższe niż przedstawienie problemu. Jego treść powinna być jasna, zwięzła i jednoznaczna, powinna zawierać właściwe argumenty. Wyróżnia się dwa rodzaje uzasadnień:

Uzasadnienie faktyczne – podaje w nim:

Uzasadnienie prawne – podaje się w nim podstawę prawną zajętego stanowiska lub prawna ocenę stanu faktycznego, np.:

Wnioski są częścią końcowa pisma i zarazem nieobowiązkową. Są podsumowaniem i ponownym podkreśleniem istoty pisma. Można się ograniczyć do jednego zdania, np.:

Powyższe zdania należy uzupełnić istotą sprawy, np.: przyjęcie mnie do pracy, wydanie decyzji o pozwoleniu na budowę, przydzielenie mi mieszkania komunalnego itd. Zdania te skłaniają adresata do przypomnienia sobie treści przed chwila przeczytanego pisma. Uwagi na to, że wprowadzenie i wnioski nie są obowiązkowymi częściami tekstu pisma, prawidłowo zredagowane pismo może zawierać wszystkie cztery elementy tekstu, trzy albo tylko dwa.

Temat: Skracanie wyrazów w korespondencji.

Skrótami nazywamy skrócone pojedyncze wyrazy (np., szt., zł), natomiast skrótowcami zespolenie skrótów poszczególnych wyrazów wchodzących w skład nazwy wielowyrazowej (PKP, ZUS, bm., itd.).

Przy redagowaniu pism używa się skrótów:

 a) od często powtarzających się zwrotów potocznych,

pl. (plac) tj. (to jest) br. (bieżący rok) w. (wiek)
ds. (do spraw) tzn. (to znaczy) bm. (bieżący miesiąc) lp. (liczba porządkowa)
z up. (z upoważnienia) itp. (i tym podobne) m. in. (między innymi) ldz. (liczba dziennika)
tzw. (tak zwany) np. (na przykład) wz. (w zastępstwie)

o. ojciec

oo. ojcowie np. benedyktyni
r. (rok) ul. (ulica) fra (faktura) nr (numer)
r-k (rachunek) wg (według) ekw. (ekwiwalent) p.o. (pełniący obowiązki)
itd. (i tak dalej) jw. (jak wyżej) nt. (na temat) pn. (pod nazwą)
p.n.e. (przed nasza erą) Ps. postscriptum tzw. (tak zwany) ww. (wyżej wymieniony)

b) od tytułów zawodowych i naukowych,

prof. dyr. dra (doktora)
inż. gen. mgr
kpt. dr mgr. (magistra)
hab. (habilitowany) kier. nacz.
płk    

 c) od skrótów miar wag i jednostek monetarnych,

mm km g gr.
cm a dag zł
m ha kg $

 c) skróty liczebników i grup liczb,

12 tys., ton m2
20 mln szt., m3
10 mld zł  

 e) czasu i daty,

sek., s
min
godz. 1.25 14.30

f) skrótowce

GUS – Główny Urząd Statystyczny

NBP – Narodowy Bank Polski

PAN – Polska Akademia Nauk

PKO – Powszechna Kasa Oszczędności

PKP – Polskie Koleje Państwowe

URM – Urząd Rady Ministrów

ZUS – Zakład Ubezpieczeń Społecznych

Temat: Korespondencja osobowa - przyjmowanie pracownika do pracy.

Korespondencja w sprawach osobowych ma miejsce w momentach poszukiwania pracy, podczas zatrudnienia pracowników i rozwiązywania stosunku pracy. Można je umownie podzielić na cztery grupy :

Faza poszukiwania i nawiązywania stosunku pracy Faza podczas trwania stosunku pracy Faza rozwiązywania stosunku pracy Sprawy ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych

  • podanie o pracę (list motywacyjny)

  • życiorys (curriculum vitae)

  • kwestionariusz osobowy

  • zapytanie o udzielenie informacji o osobie

  • umowa o pracę

  • powołanie

  • przydział czynności

  • pismo o awansie

  • pismo o zmianie umowy o pracę

  • zaświadczenie o pracy

  • karta urlopowa

  • zezwolenie na dodatkową pracę

  • pisma z zakresu dyscypliny pracy

  • pismo o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem

  • pismo o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia

  • świadectwo pracy

  • formularze zgłoszeniowe ZUS Z**

  • formularze rozliczeniowe ZUS R** oraz ZUS DRA

Pisma występujące w fazie poszukiwania i nawiązywania stosunku pracy

 Dokumenty, jakich może zażądać pracodawca od kandydata na dane stanowisko, określone są w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku (DzU nr 62, poz.286). Należą do nich:

W przypadku świadectw najlepiej jest wcześniej wykonać ich kserokopie i dostarczyć jednocześnie z oryginałami. Pracodawca, po stwierdzeniu ich zgodności, oryginały może natychmiast zwrócić. Świadectwo pracy służy m.in. do ustalania uprawnień urlopowych czy naliczenia nagrody jubileuszowej. Pracodawca nie może żądać od kandydata zaświadczenia o stanie zdrowia, a tym bardziej informacji, czy kobieta jest w ciąży, czy też nie.

Na podstawie tzw. pism pierwszego kontaktu tj. podania, listu motywacyjnego czy curriculum vitae, pracodawca wyciąga wnioski nie tylko o wykształceniu, ale i o umiejętnościach, w tym niezwykle ważnej umiejętności redagowania pism.

Przed rozpoczęciem sporządzania pisma pierwszego kontaktu należy:

  1. Wypisać na kartce dane o sobie i pracy. Dokładny opis wymagań znajduje się zwykle w ofercie pracy. Należy skompletować informacje o kandydacie: wykształcenie, uzdolnienia, przebieg pracy zawodowej, cele kariery zawodowej, listę dotychczasowych doświadczeń i osiągnięć, osiągnięć także informacje o pracy: wymagane wykształcenie, wymagane doświadczenie zawodowe, zakres obowiązków, układ godzin i zmian.

  2. Ustalić imiona, nazwisko i oficjalny tytuł stanowiska szefa firmy, aby prawidłowo zaadresować list motywacyjny.

  3. Sprawdzić jakie są wymagania danej firmy, jeśli chodzi o sposób sporządzania listu motywacyjnego i curriculum vitae – odręcznie czy też za pomocą komputera.

  4. Odpowiednio nastawić się psychicznie. Trzeba być przekonanym o swej przydatności na to stanowisko. Jedynie takie nastawienie umożliwia napisanie odpowiedniego listu motywacyjnego. Brak wiary siebie może tylko zaszkodzić.

Kwestionariusz osobowy jest to formularz, który zawiera usystematyzowane pytania dotyczące kandydata i wolne miejsca na udzielenie odpowiedzi. Do kwestionariusza wpisuje się m.in.: imiona i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, miejsce zameldowania, numer telefonu PESEL, NIP, stan cywilny, stan rodzinny, obywatelstwo, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, umiejętności, np. znajomość języków obcych, stosunek do powszechnego obowiązku obrony, dane osoby, którą należy powiadomić w razie wypadku w pracy.

Podanie o pracę można przedłożyć nawet wtedy, gdy nie ma pewności, iż jednostka poszukuje pracowników. Sporządza się je zgodnie z typowym układem graficznym pisma. W polu nagłówkowym umieszcza się informacje o kandydacie do pracy: imiona, nazwisko, adres i numer telefonu. W prawym górnym rogu umieszcza się miejscowość i datę sporządzenia podania. Podanie może być zaadresowane zarówno do firmy, jak i jej szefa. Określenie sprawy to podanie o pracę. Treść podania rozpoczyna się zwykle od prośby o przyjęcie do pracy na określonym stanowisku:

Dalsza treść powinna zawierać informacje o wykształceniu i dotychczasowej pracy kandydata. Szczególnie trzeba podkreślić te elementy wykształcenia i praktyki, które maja wpływ na wykonywanie pracy na stanowisko o które się kandydat ubiega. Treść powinna kończyć się podsumowaniem i podkreśleniem istoty sprawy np.:

Załącznikami są kwestionariusz osobowy, świadectwa i dyplomy potwierdzające kwalifikacje, orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku, świadectwa z poprzednich miejsc pracy i zdjęcia. Koniecznym elementem jest podpis – własnoręczny i pełny.

Część korespondencji związanej z przyjmowaniem pracownika do pracy jest sporządzana przez pracownika, część przez pracodawcę.

Wykonywanie  niektórych prac przez pracownika możliwe jest tylko wtedy gdy pracownik nie był wcześniej karany. Pracodawca zwraca się wtedy do Krajowego rejestru Karnego z zapytaniem o udzielenie informacji o osobie z Rejestru. Biuro Informacyjne KRK przesyła przedsiębiorcy informację na specjalnym formularzu jeżeli osoba była karana i jest w bazie Rejestru. Jeżeli osoba nie znajduje się w Rejstrze bo nie była karana, to na formularzu umieszczana jest adnotacja "nie figuruje". Za taką informację płacą tylko przedsiębiorcy, wszystkie inne podmioty uprawnione do otrzymywania informacji otrzymują ją bezpłatnie.

W niektórych przedsiębiorstwach wystawiany jest "wniosek w sprawie zatrudnienia pracownika". Sporządzany jest on przez kierownika komórki organizacyjnej, w której zatrudniony będzie przyszły pracownik. W przedsiębiorstwach w których nie stosuje się takiego formularza, przełożony wpisuje na podaniu pracownika swoje propozycje dotyczące: wysokości proponowanego wynagrodzenia, stanowiska oraz okresu zatrudnienia.

Umowa o pracę jest zgodnym oświadczeniem woli pracownika i pracodawcy, na mocy której pracownik zobowiązuje się do świadczenie na rzecz pracodawcy określonego rodzaju pracy, w określonym miejscu i czasie, a pracodawca - do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. przygotowywana jest przez pracodawcę, ale podpisywana przez obie strony. Wyróżnia się następujące rodzaje umów o pracę:

Rodzaj umowy musi być wyraźnie zaznaczony w tym dokumencie.

Po podpisaniu umowy o pracę pracodawca zakłada dla każdego pracownika teczkę osobową, której oprócz dostarczonych przez pracownika dokumentów przechowuje się:

Zadanie

W pliku L26 napisz podanie ze swoimi danymi. Zwróć się do  dyrektora naszej szkoły z prośbą o staż po ukończeniu szkoły. Zaproponuj stanowisko pomocnika magazyniera. Zaproponuj załączniki.

Temat: List motywacyjny.

List motywacyjny sporządza się w odpowiedzi na ofertę pracy. Ma on formę listu. Główne różnice pomiędzy podaniem a listem motywacyjnym, są następujące:

  1. List motywacyjny sporządza się tylko i wyłącznie w odpowiedzi na ofertę pracy.

  2. List powinien być zaadresowany do konkretnej osoby, która będzie go oceniać, zwykle szef firmy. Należy dokładnie ustalić dane dotyczące tytułu, imienia, nazwiska i nazwy stanowiska szefa. Pomyłki w tej kwestii z góry zniechęcają do nadawcy.

  3. Pismo ma charakter listu więc nie stosuje się w nim określenia sprawy. W tym miejscu należy umieścić zwrot grzecznościowy.

  4. List powinien być napisany odręcznie, choć coraz częściej spotyka się napisane za pomocą komputera. List musi być estetyczny, w miarę krótki, przejrzysty i czytelny.

  5. Treść listu powinna składać się z następujących części:

    • powołanie się na ofertę,

    • podanie kwalifikacji,

    • przedstawienie motywacji,

    • wskazanie propozycji działań po podjęciu pracy,

    • prośba o rozmowę kwalifikacyjną.

Powołanie na ofertę jest obowiązkową częścią listu motywacyjnego, np.:

Podanie kwalifikacji to zwięzły opis swego wykształcenia i kwalifikacji zawodowych, koncentrując się na tych, które są przydatne na danym stanowisku. Wymienić należy ukończone szkoły, zdobyte zawody i tytuły, a także ukończone kursy. Dobrze jest wspomnieć o umiejętnościach, które mogą wydawać się niezwiązane z pracą, o którą się staramy, jak np. posiadanie prawa jazdy. W rzeczywistości takie umiejętności mogą nieraz przechylić szalę na korzyść kandydata.

Przedstawienie motywacji – to część od której list bierze swa nazwę. Musi być bardzo dobrze opracowana. Należy w niej wyjaśnić powody ubiegania się o pracę. Przedstawiając motywacje należy wyjść z założenia, że jest się najlepszym kandydatem. Należy:

Wskazanie propozycji działań po podjęciu pracy nie jest obowiązkowe. Umieszcza się je w liście tylko wtedy gdy ma się jakieś propozycje. Przedstawia się je zwięźle, w sposób ogólny. Szczegóły przedstawia się dopiero na rozmowie kwalifikacyjnej.

Prośba o rozmowę kwalifikacyjną w dowolnym wyznaczonym przez pracodawcę terminie, podkreśla dyspozycyjność kandydata, np.:

List powinien posiadać załączniki jak podanie Nie wymienia się ich w treści listu. Robi się to w polu informacji dodatkowych.

W załączeniu przesyłam:

1. Kwestionariusz osobowy.

2. Świadectwo dojrzałości.

3. Orzeczenie lekarskie.

4. Świadectwa pracy.

Na zakończenie stosujemy zwrot pożegnalny. W liście motywacyjnym w żadnym wypadku nie wolno pisać źle o poprzednim pracodawcy, gdyż wywiera to negatywne wrażenie na nowym, potencjalnym pracodawcy. 

Oto przykładowy list motywacyjny:

 

Anna Maria Piątek                                                                     Dziębowo, dnia 4 kwietnia 2003

ul. Nowa 12a m 24

64-610 Dziębowo

tel. (061) 782-38-43

 

 

                                                                                             Pan

                                                                                             mgr inż. Jan Marcin Ochran

                                                                                             Prezes zarządu

                                                                                             Bank Rozwoju S.A.

 

                                                                                             ul. Polna 17

                                                                                             61-900 Piła

 

Szanowny Panie Prezesie

 

Z dużym zainteresowaniem przeczytałam w „Tygodniku Regionalnym” nr 19 z dnia 2 kwietnia 2003 roku ogłoszenie o możliwości podjęcia pracy w Waszym banku na stanowisku asystenta prezesa. Proszę więc o rozpatrzenie mojej kandydatury, gdyż uważam, że świetnie spełniam wszystkie kryteria.

W roku 2002 ukończyłam Liceum o profilu administracyjno-ekonomicznym w Szubinie z wynikiem dobrym. Posiadam podstawy wiedzy i umiejętności do pracy w charakterze asystentki Pana Prezesa. Jestem gotowa uzupełniać swe kwalifikacje na odpowiednich kursach, a także podjąć studia zaoczne.

W czasie nauki dużo czasu poświęcałam na zapoznanie się z pracą sekretariatu. Nauczyłam się zasad przyjmowania i wysyłania korespondencji, przyjmowania interesantów oraz przyjmowania i łączenia telefonów. Potrafię planować pracę szefa i kontrolować jego terminy. Potrafię do tego celu wykorzystać program komputerowy „Lotus Organizer”. Umiem organizować narady i zebrania. Nauczyłam się dobrze obsługiwać komputer i inne środki techniczne pracy biurowej, jak choćby: telefaks czy kopiarka. Dobrze znam komputerowy edytor tekstu „MS WORD”. Piszę biegle i bezwzrokowo. Znam systemy kancelaryjne oraz zasady klasyfikacji archiwalnej i przechowywania akt. Potrafię tez redagować pisma w różnych sprawach.

Jednocześnie nadmieniam, że znam biernie język angielski i podstawy języka niemieckiego. Mam też prawo jazdy kategorii B. Jestem solidna i pracowita. Bardzo szybko zdobywam nowe umiejętności i dostosowuję się do wymagań. Uważam, że doskonale poradzę sobie na stanowisku asystentki szefa, gdyż dobra organizacja to moja mocna strona.

Mam nadzieję, że będę mogła się przedstawić w czasie bezpośredniej rozmowy, w dowolnym terminie zaproponowanym przez Pana Prezesa.

 

 

W załączeniu przesyłam:                                               Z wyrazami szacunku

1. Curriculum vitae.

2. Orzeczenie lekarskie.

3. Świadectwo dojrzałości.

 

Zadanie

 

Na podstawie otrzymanej oferty pracy napisz w domu list motywacyjny.

Temat: Curriculum vitae.

Curriculum vitae (z łaciny bieg życia) to nowa forma życiorysu nazywana często CV (wymawiane z angielska si vi). Coraz częściej spełnia rolę jedynego pisma pierwszego kontaktu, które rozsyłane jest przez poszukującego pracę do różnych pracodawców. Staje się informacją, że kandydat zainteresowany jest praca u danego pracodawcy. Klasyczny życiorys sporządza się w formie opisowej, zaś w CV informacje są wypunktowane. Najczęściej wymagany typ CV ma układ chronologiczny, czyli zawierający kolejne etapy życia uporządkowane wg dat.

Stosowane są dwie formy zapisu:

Rozpoczyna się od podania w prawym górnym rogu miejsca i daty sporządzenia pisma. Poniżej nazwa pisma, a następnie wpisuje się kolejne grupy tematyczne;

Dane osobowe wpisuje się po dwukropku. Muszą być czytelne i bez skrótów. Należy zwrócić uwagę na podanie telefonów kontaktowych.

Wykształcenie. Należy podać rok rozpoczęcia i ukończenia szkoły, nazwę szkoły, wydział, kierunek, uzyskany tytuł zawodowy lub naukowy, uzyskaną ocenę, ale tylko wtedy, gdy jest wysoka, temat pracy magisterskiej, ukończone kursy, seminaria i sympozja. Wyraźnie należy podkreślić profil szkoły i uzyskany zawód, a w przypadku studiów także wydział, kierunek i specjalizację.

Doświadczenie praktyczne. Wpisuje się tu przebieg pracy zawodowej, stanowiska, firmy, czas pracy, ważniejsze opracowania, prace, publikacje. Opisuje się tu wcześniejsze doświadczenia zawodowe. Dokładnie należy podać czas i pełnione funkcje. Można wspomnieć o udziale w konkursach i olimpiadach przedmiotowych, wynalazkach, publikacjach i wnioskach racjonalizatorskich. Warto podać dodatkowo ukończone kursy i szkolenia jeśli są zgodne z przyszłym stanowiskiem.

Dodatkowe umiejętności. Wpisuje się tu znajomość języków obcych (określa się poziom znajomości danego języka), umiejętność obsługi urządzeń biurowych, prawo jazdy, umiejętność obsługi komputera. Dodatkowe umiejętności powinny być uszeregowane wg stopnia ważności i znajomości.

Zainteresowania to ciekawa informacja dla przyszłego pracodawcy. Dobrze, gdy charakter zainteresowań odpowiada przyszłej pracy.

Referencje. przedstawia się je gdy zostały wystawione przez osoby powszechnie znane. Najlepiej napisać: Referencje przedłożę na żądanie.

Przykładowe Curriculum vitae

Curriculum vitae

  1. Dane osobowe

  2. Imiona i nazwisko:                   

  3. Urodzona:                               
    Narodowość:                          
    Stan cywilny i rodzinny:            

  4. Adres:                                     
    Telefony kontaktowe:              

  5. Wykształcenie
    2002 – 2005       Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych w Szubinie, Liceum Profilowane , o profilu administracyjno-ekonomicznym

1999 – 2002       Gimnazjum nr 2 w Szubini

1994 – 1999       Szkoła Podstawowa nr 2 w Szubinie

  1. Doświadczenia praktyczne

  2. 2004 -    Olimpiada prawno-administracyjna – laureat na szczeblu rejonowym

  3. 2003 -    Biuro Podróży „ORBIS” w Bydgoszczy – praktyka

  4. Dodatkowe umiejętności

-  dobra znajomość języka angielskiego w piśmie

-  bierna znajomość języka angielskiego w mowie

-  znajomość podstaw języka niemieckiego

  1. Zainteresowania

  2. Referencje
    Referencje przedłożę na żądanie

Pisemne podziękowanie za rozmowę kwalifikacyjną służy podtrzymaniu nawiązanego z pracodawcą kontaktu. Pismo tego rodzaju powinno mieć osobisty charakter i dlatego należy mu nadać formę listu pamiętając o:

Podziękowanie należy napisać natychmiast po powrocie z rozmowy kwalifikacyjnej i dostarczyć osobiście do sekretariatu pracodawcy następnego dnia, zaraz po rozpoczęciu dnia pracy. Takie pismo dodatkowo może przechylić szalę na korzyść jego autora.

Umowa o pracę jest zgodnym oświadczeniem woli pracownika i pracodawcy, na mocy której pracownik zobowiązuje się do świadczenie na rzecz pracodawcy określonego rodzaju pracy, w określonym miejscu i czasie, a pracodawca - do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Wyróżnia się następujące rodzaje umów o pracę:

Temat: Pisma w fazie zatrudnienia

 Jednym z pierwszych pism doręczanych pracownikowi jest zakres czynności i obowiązków.

Przeszeregowanie to pisma dotyczące podwyższenia wynagrodzenia. Powinno zawierać:

Zmiany warunków pracy i płacy można dokonać:

Wypowiedzenie warunków umowy o pracę powinno zawierać:

W razie odmowy przyjęcia przez pracownika zaproponowanych nowych warunków pracy lub płacy, umowa o pracę ulega rozwiązaniu z upływem okresu wypowiedzenia.

Zaświadczenie o pracy – to pismo stwierdzające fakt zatrudnienia pracownika w przedsiębiorstwie wydającym zaświadczenie, zawierające informacje o stanowisku pracy, wynagrodzeniu i innych kwestiach związanych z zatrudnieniem.

Karta urlopowa informuje, w jakim okresie i jakim wymiarze oraz jakiego urlopu udzielono pracownikowi. Karty sporządzane są na specjalnych formularzach.

Zezwolenie na dodatkową pracę wystawiane jest na wniosek pracownika, który zamierza podjąć dodatkową pracę w innym przedsiębiorstwie.

Pisma z zakresu dyscypliny pracy sporządza się w przypadku naruszenia przez pracownika przepisów dyscyplinarnych lub z zakresu bhp. Wyróżnia się następujące kary:

Kary porządkowe, poprzedzone muszą być zawsze wysłuchaniem pracownika. Nie mogą być stosowane po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszaniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. Pisma zawiadamiające o tych karach muszą zawierać:

Sprzeciw wnosi się do pracodawcy. O jego uwzględnieniu lub odrzuceniu decyduje pracodawca po rozpatrzeniu stanowiska organizacji związkowej, reprezentującej pracownika. Nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni jest równoznaczne z jego przyjęciem i wycofaniem udzielonej kary. W razie odrzucenia sprzeciwu pracownik ma prawo w ciągu 14 dni wystąpić do właściwego sądu pracy o uchylenie kary.

Temat: Pisma w fazie rozwiązywania stosunku pracy

Rozwiązanie stosunku pracy, nawiązanego na mocy umowy o pracę, może nastąpić:

Rozwiązanie stosunku pracy na mocy porozumienia stron następuje z inicjatywy pracodawcy lub pracownika. Jedna ze stron umowy zwraca się do drugiej z pisemną propozycją rozwiązania umowy o prace za porozumieniem stron, określając dzień rozwiązania umowy. Treść tekstu musi zawierać trzy informacje:

Raz złożone oświadczenie w tym zakresie może być wycofane jedynie po uzyskaniu na to zgody drugiej strony umowy o pracę.

Rozwiązanie stosunku pracy za wypowiedzeniem oznacza możliwość rozwiązania stosunku pracy nawiązanego na czas nieokreślony i na okres próbny przez każdą ze stron umowy. Rozwiązanie umowy o prace następuje wtedy z upływem okresu wypowiedzenia. Okres wypowiedzenia umowy, obejmujący tydzień lub miesiąc albo ich wielokrotność, kończy się odpowiednio w sobotę lub ostatnim dniu miesiąca. Okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na okres próbny wynosi:

Okresy wypowiedzenia umowy o prace na czas nieokreślony wynoszą:

Nie są brane pod uwagę okresy zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy.

Jeśli to pracownik rozwiązuje umowę za wypowiedzeniem musi pamiętać o zachowaniu przewidzianego przez prawo okresu wypowiedzenia. Pismo w tej sprawie musi zawierać: wskazanie daty umowy o pracę, która ulega rozwiązaniu, oraz wskazanie okresu wypowiedzenia i daty jego końca. Pracownik nie musi podawać przyczyny wypowiedzenia. Treść pisma może zaczynać się od słów: Wypowiadam umowę o pracę zawartą … lub Rozwiązuję z zachowaniem 1 miesiąca wypowiedzenia…

Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę obwarowane jest wieloma warunkami:

Pismo zawiadamiające o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem przez pracodawcę musi zawierać:

Rozwiązanie stosunku pracy bez zachowania okresu wypowiedzenia z winy pracownika, z natychmiastowym skutkiem, następuje w przypadkach przewidzianych w art. 52 kodeksu pracy. Takie rozwiązanie musi być też poprzedzone konsultacją związkową. Pismo zawiadamiające pracownika o rozwiązaniu z nim umowy o pracę z jego winy, bez zachowania okresu wypowiedzenia musi zawierać:

Odwołanie ze stanowiska. Rozwiązanie stosunku pracy, nawiązanego na podstawie powołania, odbywa się przez pisemne odwołanie ze stanowiska, które powoduje takie same skutki, jak wypowiedzenie umowy o pracę. Pracownik odwołany ze stanowiska jest, przeważnie z datą odwołania, zwalniany z obowiązku świadczenia pracy (przez cały okres do początku wypowiedzenia i przez cały okres wypowiedzenia), jednak otrzymuje normalne wynagrodzenie.

Świadectwo pracy. Jego treść została ustalona przepisami art. 97, § 2 kodeksu pracy oraz rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. nr 60, poz. 282). W świadectwie pracy zamieszcza się następujące informacje:

W świadectwie pracy zamieszcza się też informacje o niezbędne do ustalenia uprawnień wynikających ze stosunku pracy i ubezpieczenia społecznego:

Wystawienie świadectwa jest obowiązkiem pracodawcy. Jeśli pracownik stwierdzi, że świadectwo zawiera informacje nieprawdziwe, krzywdzące go, może w terminie 7 dni od dnia otrzymania wystąpić o jego sprostowanie. W razie nieuwzględnienia jego wniosku, przysługuje mu, w terminie 7 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o odmowie sprostowania, prawo wystąpienia z żądaniem sprostowania do właściwego sądu pracy.

Referencje wydawane są na wniosek pracownika. Powinny stanowić obiektywną i sprawiedliwą ocenę pracy pracownika w okresie trwania stosunku pracy. Mogą zawierać informacje o:

Ponadto referencje zawierają:

Referencje sporządza się zwykle na formularzu lub na blankiecie korespondencyjnym.

Temat: Pisma występujące w korespondencji handlowej 

Korespondencja handlowa dotyczy głównie transakcji kupna-sprzedaży. Transakcje te polegają na tym, że dostawca przenosi na odbiorcę własność swego towaru, a odbiorca uiszcza zapłatę za towar po określonej cenie. Transakcja dochodzi do skutku po ustaleniu przedmiotu dostawy i jej warunków (rodzaj towaru, ilość, jakość, opakowanie, cena, warunki i termin dostawy, sposób i termin zapłaty). Ustalenia te dokonywane są poprzez wymianę pism.

Korespondencja handlowa toczy się zawsze pomiędzy dostawcą, zwanym też sprzedającym, a odbiorcą zwanym kupującym.

Jednocześnie korespondencja ta ma zawsze ten sam przedmiot: towar lub usługę – opisuje się ich asortyment, nazwę ilość, ceny, jakość, rodzaj opakowania itp.

Korespondencja handlowa obejmuje także warunki i termin dostawy, np.

Ponadto warunki i termin zapłaty np.

Pełna korespondencja w sprawach handlowych obejmuje fazy:

Nie wszystkie fazy są jednak obowiązkowe (obligatoryjne). Korespondencja zwykle ogranicza się do trzech pierwszych. Czwarta ma miejsce, gdy w dostawie towaru wystąpią wady ilościowe lub jakościowe. Konsekwencją jest wtedy złożenie reklamacji i odpowiedź na nią. Niekiedy pomijana jest też pierwsza a nawet druga faza.

 

Propozycje kupna-sprzedaży

W tej fazie korespondencja prowadzona jest pomiędzy potencjalnymi dostawcami i odbiorcami. Dotyczy informacji o towarze i warunkach dostawy i płatności.

W pierwszej fazie korespondencji handlowej występują następujące pisma:

Pismo informacyjne kieruje dostawca do różnych potencjalnych odbiorców. Opisuje w nim asortyment towarów, które proponuje do sprzedaży, ich jakość, ilość, opakowanie, ceny, warunki dostawy i płatności. Nie jest to wiążące. Sporządza się je na blankietach korespondencyjnych.

Zapytanie o ofertę kieruje odbiorca do różnych potencjalnych dostawców. Pismo to ma na celu zorientowanie odbiorcy o cenach, warunkach dostaw i płatności poszukiwanych towarów. Odbiorca informuje w nim o towarach, których poszukuje i jednocześnie zachęca dostawców do składania ofert. Nie wiąże ani nadawcy, ani adresata. Sporządza się je na blankietach korespondencyjnych.

Oferta jest to wiążąca propozycja sprzedaży lub kupna towarów albo też świadczenia usług na określonych warunkach i w oznaczonym terminie, skierowana do potencjalnych nabywców lub dostawców. Odgrywa bardzo ważną rolę w procesie obsługi rynku. Często jest odpowiedzią dostawcy na zapytanie o ofertę. Wyróżnia się następujące rodzaje ofert:

Niekiedy wyróżniana jest też oferta otwarta – niewiążąca. Nie wiąże ona stron, gdyż nie ma w niej terminu ważności. Właściwie, z uwagi na brak charakteru wiążącego, jest listem akwizycyjnym.

Istotną cechą oferty jest jej wiążący charakter i to dla obu stron, czyli dostawcy i odbiorcy. Jeśli oferta została przyjęta w terminie w niej określonym (termin ważności oferty) i odpowiedź na ofertę została wysłana na piśmie, to obie strony nie mają już możliwości wycofania się z transakcji. Oznacza to, że ani dostawca nie może odmówić dostawy oferowanego towaru, ani odbiorca nie może odmówić przyjęcia i zapłaty za zamówiony towar. Przyjęcie oferty rodzi podobne skutki prawne jak umowa o dostawę. W treści oferty należy podać:

Przyjęcie oferty może wiązać się z negocjowaniem warunków, w trakcie których przedstawia się propozycje i kontrpropozycje, stawia się nowe warunki i dokonuje ustępstw. Celem negocjacji jest osiągnięcie porozumienia, które jest zwykle kompromisem. W przypadku gdy kontrahent chce zawrzeć umowę, a nie odpowiadają mu warunki oferty może wystąpić z kontrofertą. Oferty sporządza się na blankietach korespondencyjnych (reklamowym lub zwykłym). W polu nagłówkowym blankietu należy umieścić jak najwięcej informacji o swej firmie, tj. numer telefonu, faksu, rachunku bankowego, NIP, REGON, i e-mail.

List intencyjny pojawia się dopiero w fazie znacznego zaawansowania negocjacji umownych, a celem jego jest przekazanie intencji jednej ze stron. Ma za zadanie ponownie pobudzić negocjacje, jeśli wcześniej z jakiegoś powodu utknęły w martwym punkcie. Nie ma charakteru wiążącego. Ogólnie można powiedzieć, że jest jednostronnym oświadczeniem woli, skierowanym na piśmie w trakcie negocjacji umownych przez jedną ze stron do drugiej. Jest szczególnie przydatny w długotrwałych negocjacjach, przy zawieraniu poważnych i skomplikowanych umów, w które oprócz zainteresowanych stron, zaangażowane są też inne podmioty, np. podwykonawcy, poręczyciele czy kredytodawcy. Ważny jest także wtedy, gdy powodzenie transakcji zależne jest od czynników zewnętrznych, np. uzyskania kredytu, pozwolenia na budowę, przeprowadzenia badań naukowych czy też uzyskania gwarancji. Właśnie wysłanie listu intencyjnego jest najlepszym sposobem wznowienia negocjacji po ich wcześniejszym przerwaniu. Sporządza się go co najmniej w 2 egzemplarzach i oba (oryginał i kopię) wysyła się do drugiej strony w celu uzyskania na kopii akceptacji propozycji zawartych w liście, czyli tzw. podpisania listu intencyjnego. Podpisaną kopię listu adresat zwraca nadawcy, a oryginał pozostawia sobie. Podpisanie listu nie musi oznaczać akceptacji propozycji zawartych w liście. Na liście mogą się znaleźć dwa rodzaje adnotacji, pozytywna lub negatywna, np.

Akceptujemy warunki zaproponowane w liście.

2003-04-29                                                     pieczęć i podpis

lub:

Nie przyjmujemy zaproponowanych w liście warunków.

2003-04-30                                                     pieczęć i podpis

List intencyjny zaleca się sporządzać w 3 egzemplarzach. Oryginał i jedną kopię wysyła się do adresata, a drugą kopię pozostawia się w aktach nadawcy. Jest to dla nadawcy potwierdzenie wysłania listu w razie niezwrócenia podpisanej kopii przez adresata.

Z faktu, że pismo to ma charakter listu wynikają następujące zasady:

Treść listu intencyjnego powinna zawierać następujące elementy:

Temat: Zamówienie

Drugą fazą korespondencji handlowej jest zamówienie. Po uzgodnieniu przedmiotu i warunków transakcji, odbiorca składa zamówienie.

Zamówienie to zobowiązanie się odbiorcy do zakupienia wyszczególnionych w nim towarów po określonej cenie, na podanych warunkach dostawy i płatności. Jest pismem wiążącym, przy czym początkowo zobowiązuje wyłącznie odbiorcę. Odbiorca w polu nagłówkowym zamówienia musi podać nie tylko swoją nazwę i adres, ale również NIP (numer identyfikacji podatkowej), który jest niezbędny dostawcy do wystawienia faktury VAT.

Treść zamówienia powinna zawierać:

Zamówienie może być sporządzone na formularzu, blankiecie korespondencyjnym lub na papierze bez nadruku. Formularz zamówienia znajduje się m.in. w programie Microsoft Excel. W treści zamówienia należy pisać zdecydowanie: zamawiamy (nie powinno się pisać „chcielibyśmy”, „zamierzamy”).

Sporządzając zamówienie bardzo często wykorzystuje się tabelę, w której umieszczamy informacje o nazwie towaru, jednostkach miary, ilości i wartości zamawianego towaru. Mogą być jeszcze dodatkowe kolumny (czyli więcej informacji), np. symbol SWW, KU, rozmiary, kolor, gatunek, itp. 

Lp. Nazwa towaru Jedn. miary Ilość Cena jedn. Wartość

1

2

3

Twardy dysk 20GB

RAM – 64 MB

Mysz „Genius”

Szt.

Szt.

Szt.

3

2

6

652,20

50,00

45,50

1956,60

100,00

273,00
  Ogółem - - - 2329,60

 Czasami zamiast tabeli wykorzystuje się tylko jej układ, nie rysując ramek, np. 

  1. Twardy dysk 20GB     szt     3       652,20     1956,60

  2. RAM – 64 MB            szt.    2         50,00       100,00

  3. Mysz „Genius”           szt.    6         45,50       273,00

Ogółem                                                           2329,60

Pod tabelą dodatkowo należy podać ogólną sumę do zapłaty słownie – Słownie zł: dwa tysiące trzysta dwadzieścia dziewięć 60/100.

Dostawca może przyjąć zamówienie do realizacji lub też odmówić przyjęcia. Jeśli je przyjmie, powinien potwierdzić ten fakt na piśmie. Potwierdzenie jest jednoznaczne z zawarciem umowy kupna-sprzedaży, na mocy której odbiorca zobowiązuje się do zakupienia wymienionego w zamówieniu towaru, a dostawca, do dostarczenia zamówionego towaru. Potwierdzenia takiego można dokonać na trzy sposoby:

Oferta i zamówienie w określonych warunkach powodują identyczne skutki jak umowa o dostawę, która może być zawarta na kilka sposobów:

Umowa o dostawę w formie aktu sporządzana jest zwykle na papierze bez nadruku. Przyczyna tego leży w dużej różnorodności umów. W umowie kupna-sprzedaży należy podać:

1.       Rodzaj umowy (umowa kupna-sprzedaży, umowa dostawy).

2.       Miejsce i datę jej spisania lub zawarcia.

3.       Informacje o dostawcy i odbiorcy – nazwa, adres i ewentualni pełnomocnicy. pełnomocnicy sytuacji, gdy dostawca lub odbiorca są osobami prawnymi, nie wystarcza podanie w umowie ich nazw i adresów. Dodatkowo należy podać uprawnione organy tych osób prawnych, za pośrednictwem których umowa jest zawierana, np.

dostawca – Hurtownia Napojów „PTYŚ”, ul. Kcyńska 57, 63-500 Wiktorowo, reprezentowana przez:

Dyrektora – mgr. Jana Kowalskiego

Gł. Księgowego – mgr Urszulę Niżańską

odbiorca – Przedsiębiorstwo Handlowe „BIEDRONKA”, ul. Kwiatowa 24, 89-200 Szubin, reprezentowane przez:

Dyrektora – mgr. inż. Adama Nowego

Gł. Księgowego – mgr Janinę Gniot

4.       Dokładne informacje o przedmiocie umowy – określenie towaru, ilości, jakości, ceny, opakowania, rozmiarów itp.

5.       Warunki i termin dostawy – kto i w jakim terminie dostarczy towar oraz na czyj koszt i czyje ryzyko.

6.       Warunki i termin płatności – gotówka, przelew, w jakim terminie.

7.       Warunki reklamacji – termin składania, jakie wady, braki, jakie dokumenty są wymagane, np.

Reklamacje można składać w ciągu 14 dni od daty dostawy.

Reklamacje można składać w terminie 7 dni od dnia wykrycia wady.

trony ustalają, że w wyniku reklamacji ilościowych i jakościowych uznanych przez dostawcę, odbiorcy przysługują następujące uprawnienia:
-odstąpienie od umowy, czyli zwrot wadliwego towaru i odzyskanie zapłaconej kwoty,

-wymiana towaru na wolny od wad

-obniżenie ceny proporcjonalne do rodzaju i wielkości wad.

8.       Odesłanie w sprawach nieuregulowanych w umowie do odpowiednich przepisów kodeksu cywilnego, np. W sprawach nie uregulowanych w niniejszej umowie zastosowania mają odpowiednie przepisy kodeksu cywilnego.

9.   Stwierdzenie, w ilu egzemplarzach umowa została spisana i ile egzemplarzy otrzymały strony, np.

Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej z umawiających się stron.

Niniejszą umowę sporządzono w trzech, jednobrzmiących egzemplarzach, egzemplarzach czego dwa otrzymuje dostawca, a jeden odbiorca.

10. Podpisy stron umowy lub ich pełnomocników.

 

Temat: Dostawa towaru

Po przygotowaniu dostawy, gdy odbiorca sam odbiera towar, dostawca wysyła do niego zawiadomienie o odbiorze towaru. Jest to krótkie pismo informujące odbiorcę o rodzaju towaru, miejscu, dacie i godzinie jego odbioru. Jeśli dostawca sam wysyła towar, transportem własnym lub obcym, to jego obowiązkiem jest wysłanie do odbiorcy awiza.

Awizo jest to pismo, w którym dostawca informuje odbiorcę o wysyłce towaru (awizuje mu ją). Treść awiza powinna zawierać:

Dokumentami, które towarzyszą zwykle wysyłanemu towarowi, gdy towar dostarczany jest partiami i stosuje się fakturę zbiorczą, są: specyfikacja wysyłkowa oraz dowód dostawy, Wz (wydanie zewnętrzne). Dokumenty te są podstawą wydania towaru z magazynu. Sporządza się je na formularzach wg podobnych zasad. Ich oryginał wraz z kopią wysyła się razem z towarem do odbiorcy. Kopia, po potwierdzeniu na niej odbioru towaru, wraca do dostawcy. Potwierdzone kopie są następnie podstawą do wystawienia faktury. Z uwagi na to, że istnieje ryzyko, iż wysłane dokumenty zaginą lub też ich kopie nie wrócą do dostawcy, zaleca się, aby sporządzać je w 3 egzemplarzach. egzemplarzach tej sytuacji jedna z kopii na pewno pozostanie u dostawcy. Specyfikacja wysyłkowa powinna zawierać:

Inny dokument stosowany przy dostawie towaru to dowód przyjęcia. Jest on sporządzany przez odbiorcę w celu faktycznego stwierdzenia zgodności otrzymanej przesyłki z zamówieniem w sytuacji, gdy wraz z towarem nie dostarczono żadnych dokumentów lub gdy dostarczono dowód, ale w jednym egzemplarzu i, po potwierdzeniu na nim odbioru towaru, zabiera go przedstawiciel dostawcy. Sporządzenie tego dokumentu uzależnione jest jednak od wcześniejszego uzyskania akceptacji swego przełożonego i dostawcy. Przyjęcia towaru dokonuje się wtedy komisyjnie i dowód przyjęcia sporządzany jest na podstawie komisyjnego ustalenia ilości i jakości dostarczonego towaru. Należy go sporządzić co najmniej w 2 egzemplarzach. W przypadku stwierdzenia braków ilościowych czy jakościowych towaru, sporządza się protokół różnic, który stanowi podstawę do wniesienia reklamacji.

Najczęściej sporządzanym dokumentem związanym z dostawą towaru jest faktura VAT. Jest to dokument zakupu wystawiany przez dostawcę towaru, który jest podatnikiem VAT. Fakturę VAT wystawia się co najmniej w 2 egzemplarzach, przy czym oryginał i kopia muszą być wyraźnie oznaczone napisami: oryginał lub kopia. Jeżeli nie ma wyraźnego oznaczenia przyjmuje się, że mamy do czynienia z oryginałem faktury. Faktura VAT jest podstawą do zapłaty należności, zawiera podatek VAT. Niektóre czynności mogą być przedmiotowo zwolnione z podatku VAT (np. usługi badawczo-rozwojowe). Należy w takiej sytuacji wpisać zw. Fakturę VAT wystawiają przedsiębiorstwa, które wykonują czynności opodatkowane lub opodatkowane i zwolnione. Faktura VAT powinna zawierać:

Wyliczanie kwoty podatku w fakturze VAT odbywa się w 3 etapach:

1.      Wyliczenie wartości towaru netto – w każdym wierszu należy pomnożyć ilość towaru przez jego cenę jednostkową.

2.      Wyliczenie kwoty podatku – w każdym wierszu należy pomnożyć wyliczoną wartość towaru netto przez stawkę podatku i podzielić przez 100 wg następującego wzoru:

 

gdzie:

KP – kwota podatku

WN – wartość towaru netto (bez podatku VAT)

SP – stawka podatku VAT

3.      Wyliczenie wartości towaru brutto – w każdym wierszu do wyliczonej wartości towaru netto należy dodać wyliczoną kwotę podatku.

Jeżeli podatnik wykonujący czynności opodatkowane podatkiem VAT rozpoczyna pozarolnicza działalność gospodarczą lub wartość sprzedaży towarów i usług nie przekroczyła 10000 euro, może skorzystać ze zwolnienia podmiotowego. Dostawcy którzy nie są podatnikami VAT (wykonują czynności wyłącznie zwolnione z VAT) oraz podatnicy VAT posiadający zwolnienia podmiotowe, dla udokumentowania sprzedaży wystawiają rachunki. Rachunek powinien być wystawiony w ciągu 7 dni od daty sprzedaży towaru lub od żądania wystawienia. Wystawia się go co najmniej w 2 egzemplarzach, z czego jeden pozostawia sobie sprzedawca, a drugi otrzymuje kupujący. Rachunek powinien zawierać:

Fakturę i rachunek uproszczony można sporządzić, korzystając z programu Microsoft Excel.

Temat: Weryfikacja dostaw

Czwarta faza korespondencji handlowej, czyli weryfikacja dostawy, w przeciwieństwie do trzech pierwszych, nie zawsze występuje. Pojawia się tylko wtedy, gdy dostarczony towar nie odpowiada warunkom zamówienia czy umowy – stwierdza się braki ilościowe lub jakościowe. Sporządza się wówczas protokół, który jest podstawą do wniesienia reklamacji. Protokół odbioru jakościowego lub ilościowego powinien być sporządzony komisyjnie.

Reklamacja jest to pismo, w którym odbiorca formułuje swoje zastrzeżenia i uwagi do towaru oraz wysuwa żądania wobec dostawcy. Treść reklamacji składa się z 2 części:

- zgłoszenie uwag i zastrzeżeń do dostarczonego towaru, czyli jego wad ilościowych i jakościowych,

- zgłoszenie żądań związanych z tymi uwagami i zastrzeżeniami, które mogą przybierać formę:

Reklamacja, aby była skuteczna, powinna być zawsze dobrze uzasadniona, tzn. powinna mieć uzasadnienie faktyczne i prawne. Reklamację sporządza się zawsze na podstawie protokołu i powołanie się na ten protokół jest najlepszym uzasadnieniem faktycznym. Należy go przesłać razem z reklamacją. W polu informacji dodatkowych należy wtedy zamieścić informację o ilości załączników.

Warunki reklamacji to niezbędny element umowy kupna-sprzedaży i powołania się na nie jest dobrym uzasadnieniem prawnym. W tej części uzasadnienia można też powołać się na inne przepisy, które regulują stosunki pomiędzy dostawcą a odbiorcą, np. kodeks cywilny. Można też dokonać prawnej oceny sytuacji na podstawie tych przepisów.

Dostawca po otrzymaniu reklamacji przyjmuje ją lub odrzuca, sporządzając pismo zwane odpowiedzią na reklamację, w którym dostawca ustosunkowuje się do stawianych mu przez odbiorcę zarzutów i żądań.

Jeśli szkoda nastąpiła z winy przewoźnika, do niego kieruje się żądania. Jeśli zaś przesyłka była ubezpieczona, to w takim przypadku za szkody w transporcie odpowiada właściwy zakład ubezpieczeń.

Temat: Zasady sporządzania pism typowych

Pisma typowe to pisma redagowane zawsze w taki sam, ogólnie przyjęty sposób. W praktyce administracyjnej występuje wiele tego rodzaju pism. W taki sam, czyli typowy sposób, sporządza się np.

Redagowanie protokołów

Protokół jest to specyficzne sprawozdanie, które sporządza się w formie aktu, ustalając przebieg wydarzeń, wykonane czynności lub stwierdzone fakty. Protokoły zalicza się do pism typowych, gdyż wszystkie, niezależnie od rodzaju, posiadają taki sam początek oraz zakończenie. Każdy protokół należy rozpocząć od podania jego nazwy, używając słowa protokół, po której następuje miejsce i data sporządzenia, np.

Każdy protokół kończy się formułą o zakończeniu, która może brzmieć:

W praktyce najczęściej sporządza się protokoły:

Protokół zdawczo-odbiorczy sporządzany jest przy przekazywaniu rzeczy, wartości lub spraw. Występują w nim zawsze dwie strony: przekazujący i odbierający. Protokół taki powinien zawierać:

W protokołach zdawczo-odbiorczych często występuje też komisja, w obecności której dokonuje się przekazania. Czasami nawet sam akt przekazania dokonywany jest przez komisję. W takim przypadku w protokole zdawczo-odbiorczym, po określeniu zdającego i odbierającego, należy podać skład komisji. Jednocześnie członkowie komisji powinni też podpisać taki protokół. Zwykle ich podpisy umieszcza się poniżej podpisów zdającego i odbierającego.

Protokół kontroli sporządzany jest z przeprowadzonej kontroli, rewizji, lustracji czy inspekcji. Powinien zawierać:

Zaleca się też, aby oprócz podpisu, zarówno kontrolowany, jak i kontrolujący parafowali każdą ze stron protokołu. Parafę należy złożyć na dole każdej strony tuż poniżej ostatniego wiersza tekstu. Wyniki kontroli zebrane w protokole są niezwykle ważne dla kontrolowanego. Przeważnie są oceną jego pracy i dlatego w jego interesie leży, aby już po podpisaniu protokołu nie dokonywano w nim żadnych zmian. Parafowanie każdej strony zapobiega zamianie kartek oraz dopisywaniu tekstu po podpisaniu protokołu.

Protokoły ze zdarzeń to np. protokoły zniszczenia, przeszukania, zeznania, wypadku, rewizji. Ich celem jest stwierdzenie określonych faktów oraz towarzyszących im okoliczności. Protokoły tego typu muszą zawierać podpisy osób zainteresowanych oraz podpis protokolanta.

Protokół zebrania lub innego zgromadzenia ma na celu odtworzenie przebiegu zebrania i powinien być sporządzony w następującym układzie:

  1. Otwarcie obrad i wybór przewodniczącego.

  2. Przyjęcie protokołu z poprzedniego zebrania.

  3. Sprawozdanie z realizacji uchwał i wniosków, wniosków poprzedniego zebrania.

  4. Wypowiedzi wprowadzające do dyskusji.

  5. Dyskusja.

  6. Podjęcie uchwał i wniosków.

  7. Zamknięcie obrad.

Nie należy np. ujmować w porządku obrad wyboru przewodniczącego zebrania, jeżeli funkcja ta została przydzielona wcześniej;

Protokół zebrania sporządza się według ustalonych schematów. Część zasadnicza może być przedstawiona w trzech podstawowych formach:

Biorąc pod uwagę układ opisu przebiegu zebrania, wyróżnia się trzy układy treści:

Temat: Pisma przewodnie, zaproszenia

 Pismo przewodnie – to krótkie, z reguły jedno- lub kilkuzdaniowe pismo towarzyszące innym dokumentom. Z uwagi na niewielką ilość treści, pisma przewodnie sporządza się zwykle na papierze formatu A5 w układzie poziomym. Dopuszcza się stosowanie pomniejszonych marginesów (dolnego i górnego), które mogą mieć po 10 mm. Wraz z pismem przewodnim wysyła się zawsze załączniki, których nazwy należy wymienić w treści pisma, a w polu informacji dodatkowych umieścić informację o ilości załączników, np. Załącznik: 1, Załączników: 5. Pisma te mają zwykle podobną treść rozpoczynają się najczęściej od słów: W załączeniu przesyłamy… Po tych słowach podaje się zawsze nazwę dokumentu, który pismu towarzyszy, np.

Pismo przewodnie sporządza się wtedy, kiedy niezbędne są informacje uzupełniające treść dokumentu, któremu towarzyszy. Mogą to być informacje, które pominięto w piśmie głównym lub też takie, których nie wypadało w nim podać, np. pismo przewodnie do zaproszenia na bal zawierające prośbę potwierdzenia przybycia z uwagi na konieczność przygotowania odpowiedniej ilości miejsc: W załączeniu przesyłamy Panu zaproszenie na naszą Studniówkę. Jednocześnie prosimy o potwierdzenie przybycia na nią w terminie do dnia 12 stycznia 2005 z uwagi na konieczność przygotowania odpowiedniej liczby miejsc.

Pisma przewodnie sporządza się także wtedy, kiedy nadawca chce mieć pisemne potwierdzenie wysłania dokumentów. Wysyłane dokumenty są sporządzane w jednym egzemplarzu i nie ma kopii, aby na niej odnotować fakt wysłania oryginału do adresata. Sporządza się wtedy pismo przewodnie w dwóch egzemplarzach, którego oryginał wysyła się wraz z dokumentem do adresata, a kopię pozostawia u nadawcy. Kopia, po sporządzeniu adnotacji o wysłaniu, jest dowodem wysłania oryginału, np. szkoła wysyła do ucznia świadectwo, którego nie mógł odebrać z uwagi na chorobę. Świadectwo nie ma kopii, więc nie można potwierdzać faktu wysłania oryginału. Chcąc mieć jednak potwierdzenie wysłania świadectwa, sporządza się pismo przewodnie, np. W załączeniu przesyłamy świadectwo ukończenia klasy III Liceum Handlowego w roku szkolnym 2002/2003. Może być też tak, że wysyłane dokumenty sporządzone są w kilku egzemplarzach, ale nie można na nich potwierdzić faktu wysłania do adresata, np. dokumenty są tak znacznej wagi, że nawet na kopii nie można odnotowywać faktu wysłania oryginału do adresata.

Pismo przewodnie jest także wyrazem dobrych obyczajów nadawcy korespondencji oraz jego szacunku dla odbiorcy, np. wysłanemu do dyrektora zaproszeniu na studniówkę powinno towarzyszyć, jako wyraz szacunku, pismo przewodnie. Treść takiego pisma może być następująca: W załączeniu przesyłamy Panu zaproszenie na naszą Studniówkę. Liczymy, że zechce nas Pan zaszczycić swoją obecnością. Podobnie należy postępować, zapraszając ważne dla nas lub naszej firmy osoby na zebrania, spotkania czy szkolenia.

 Sporządzanie zaproszeń

Zaproszenie jest zawiadomieniem o mającej się odbyć imprezie zawierającym prośbę o wzięcie w niej udziału. Powinny być zawarte w nim informacje o przebiegu imprezy, czyli jej porządek dzienny. W zaproszeniu, w odróżnieniu od informacji czy zawiadomienia, podaje się dodatkowo:

lub w sposób nieoficjalny, np. porządek balu: Bal rozpocznie się tradycyjnym polonezem. Po nim nastąpi poczęstunek, a potem to już tylko harce i zabawy aż do białego rana.

Pisząc informacje, zawiadomienia i zaproszenia, należy zwrócić uwagę na prawidłowe poinformowanie o początku imprezy. Podobnie jak w protokołach, godzinę należy podać w formie: Zapraszamy Pana na Walne Zgromadzenie Udziałowców, które odbędzie się dnia 03 lipca 2003 roku, w sali 115 biurowca spółki i rozpocznie się o godz. 1300 lub: Zapraszamy Pana na Walne Zgromadzenie Udziałowców, które odbędzie się dnia 03 lipca 2003 roku w sali 115 biurowca spółki. Początek obrad o godz. 1300, lub też: Otwarcie obrad o godz. 1300. Zgromadzenie rozpocznie się o godz. 1300.

Zaproszenia sporządza się zwykle na formularzach lub na blankietach korespondencyjnych, często też na papierze bez nadruku.

Temat: Sporządzanie zaświadczeń i akty ogólne

Zaświadczenie jest bardzo często stosowanym dokumentem potwierdzającym zdarzenie lub stan faktyczny, np. stan majątkowy, wysokość zarobków czy też kontynuację nauki. W zaświadczeniu występują zwykle odstępstwa od klasycznego układu graficznego pisma – nie występuje w nim zazwyczaj pole adresowe, a informacje o adresacie umieszcza się w zakończeniu. W tej sytuacji zakończenie to zwykle informacja o adresacie, która zawarta jest w określeniu celu wydania zaświadczenia. Zdanie to przybiera zwykle formy: Zaświadczenie wydaje się w celu przedłożenia w …; Niniejsze zaświadczenie wydaje się celem przedłożenia w … W przypadku wydania zaświadczenia bez sprecyzowania celu, zakończenie może przybrać formy: Zaświadczenie niniejsze wydaje się na prośbę zainteresowanego lub Zaświadczenie wydaje się na prośbę zainteresowanego.

Określenie sprawy przeniesione jest w zaświadczeniu na wysokość pola adresata, przy czym pisze się je na środku wiersza z pominięciem słów: Dotyczy: lub Sprawa:, w tym miejscu należy napisać samą nazwę pisma – Zaświadczenie, wyróżniając ją przez podkreślenie, pogrubienie lub kursywę, np. Zaświadczenie. Po nazwie nie należy stawiać kropki.

Tekst zaświadczeń zaczyna się najczęściej od słów:

Zaświadczenie może też być sporządzone wg klasycznego układu graficznego pisma, tj. z polem adresata, polem znaków powoławczych i określeniem sprawy.

 Sporządzanie aktów ogólnych

Akty ogólne – to takie akty prawne, które, w odróżnieniu od indywidualnych decyzji, dotyczą grupy ludzi lub szeregu spraw. Aktami ogólnymi są np. Konstytucja RP, gdyż dotyczy wszystkich obywateli naszego państwa i reguluje cały szereg różnych spraw, ustawy, rozporządzenia Rady Ministrów i ministrów, zarządzenia ministrów, wojewodów.

Akty ogólne są stosowane nie tylko na szczeblu centralnym czy wojewódzkim, ale też na poziomie jednostek organizacyjnych.

Do aktów ogólnych zalicza się:

Akty ogólne dzieli się na:

Główną przyczyną zaliczenia aktów ogólnych do pism typowych jest ich identyczna budowa. Każdy akt ogólny, niezależnie od jego rangi i rodzaju, składa się zawsze z:

Tytuł aktu ogólnego musi składać się z 3 części: określenia rodzaju aktu, daty aktu i przedmiotu, np. Ustawa z dnia 13 lutego 1995 roku o gospodarce gruntami lub: Zarządzenie dyrektora Zespołu Szkół Ponadgimnazjlnych w Szubinie z 9 maja 2003 roku w sprawie palenia tytoniu na terenie szkoły.

Treść aktu ogólnego składa się z następujących części:

Akty ogólne podpisują osoby upoważnione do tego na mocy odrębnych przepisów. Do chwili podpisania akt jest tylko projektem. Z chwilą podpisania staje się obowiązujący, np. ustawy podpisywane są przez Prezydenta RP i, mimo ich uchwalenia przez Sejm RP, obowiązują dopiero do momentu, w którym zostaną podpisane. Schemat budowy aktu ogólnego:

I. Tytuł Określenie rodzaju aktu
Data aktu
Zwięzłe określenie przedmiotu aktu
II. Treść Podstawa prawna / cel aktu
Przepisy ogólne
Przepisy szczegółowe
Przepisy przejściowe
Przepisy końcowe
III. Podpisy Stanowisko służbowe – imię i nazwisko

 Do projektu aktu ogólnego dołącza się uzasadnienie. Powinno ono być sformułowane w sposób jasny, konkretny, zwięzły i wyczerpujący. Powinno wykazać różnice między dotychczasowym a projektowanym stanem prawnym, a także uzasadniać cel i potrzebę wydania danego aktu ogólnego.

Temat: Korespondencja seryjna

Korespondencja seryjna to procedura, jaką można zastosować gdy ten sam albo bardzo podobny dokument wysyłany jest do wielu różnych adresatów (dokumenty te różnią się np.: polem adresowym, zwrotem grzecznościowym). Aby korzystać z tej procedury konieczne jest scalanie dwóch dokumentów. Pierwszy z nich to pismo, które powinno trafić do różnych adresatów (tzw. dokument główny), drugi - to baza danych, czyli lista nazw, nazwisk i adresów osób, do których korespondencja ma być wysłana. W dokumencie głównym zapisywana jest treść pisma oraz wstawiane są pola, których zawartość będzie odmienna w każdym piśmie, a będzie pobierana z drugiego dokumentu będącego bazą danych. Bazę danych można przygotować w postaci tabeli, albo mieć przygotowaną w arkuszu kalkulacyjnym np. Excel, lub w bazie danych Access.

Przygotowywanie korespondencji seryjnej

  1. Przygotowujemy tabelę z danymi i zapisujemy ją.

  2. Przygotowujemy nowy dokument wybierając z menu Narzędzia/Korespondencja seryjna.

  3. Z okna wybieramy krok pierwszy - utwórz dokument główny Listy.

  4. Wybieramy krok drugi pobierz dane i wskazujemy na adres naszej tabeli z danymi.

  5. Widoczny jest pasek narzędzi Korespondencji seryjnej.

  6. Pisząc tekst dokumentu głównego, w odpowiednich miejscach wstawiamy pola korespondencji seryjnej korzystając z odpowiedniego przycisku.

  7. Zapisujemy utworzony dokument.

  8. Klikamy przycisk pokaż scalone dane i widzimy jak wyglądają gotowe dokumenty.

  9. Zapisujemy plik pod inną nazwą.

  10. Ten plik można już drukować - jest gotowy.


Wyszukiwarka

Podobne podstrony:
Wniosek o przyznanie nagrody Prorektora dla słuchaczy studiów doktoranckich
Materiał szkoleniowy dla słuchaczy definicje, bhp
Papiery wartościowe, akcje i obligacje (11 stron), Papier wartościowy to dokument, z którego wynikaj
Cennik 2, Wysokość opłat dla słuchaczy rozpoczynających i kontynuujących kurs w roku akademickim 201
LABORATORIUM PRACOWNI SPALANIA ZSZ PF 31 Informacja dla slucha, PODZIAú NA GRUPY ĂW. ZSZ-PF-31, PODZ
LABORATORIUM PRACOWNI SPALANIA ZSZ PF 31 Informacja dla slucha, PODZIAú NA GRUPY ĂW. ZSZ-PF-31, PODZ
01 Wywieranie wpływu na ludzi materiały dla słuchaczyid 3019
Jak pisac projekt realizacji prac w czasie etapu praktycznego wskazowki dla sluchaczek Oddzialu Tech
TEMAT PRACY ZALICZENIOWEJ, INFO DLA SŁUCHACZY PSZ
materiały dla słuchaczy bhp 2, BHP
Materialy dla sluchaczy cwiczen Nieznany
A. DE MELLO - Przebudzenie, Dokumenty - katecheza, strawa dla ducha
LABORATORIUM PRACOWNI SPALANIA ZSZ PF 31 Informacja dla slucha, Informacja dla s-uchaczy ZSZ-31, Inf
aneks - elektroniczny obieg dokumentow płatność 100%, Dla Justyny, z dysku wrzesień, TXT, przepisy f
ALERGIA - Notatka dla Słuchacza, Pomoce Edukacyjne, Opiekun Medyczny
Materiały dla słuchaczy do druku, Awans zawodowy nauczyciela- moje zebrane materiały
01 Wywieranie wpływu na ludzi materiały dla słuchaczy
Marketing dla słuchaczy
Marketing dla słuchaczy

więcej podobnych podstron