Elektroniczny obieg dokumentów pozwala stworzyć jedną, zawsze spójną i aktualną bazę wszystkich dokumentów i informacji, uwalniającą od ryzyka utraty czasu związanego z poszukiwaniem dokumentów papierowych oraz narzucającą określony rygor - czy inaczej porządek - rejestrowania, grupowania i przetwarzania dokumentów.

Informatyzacja samorządów nabiera tempa. Motywują do tego kolejne akty prawne, chociażby ustawa o wprowadzeniu podpisu elektronicznego czy też obowiązek zapewnienia obywatelom dostępu do informacji przez Internet. Coraz częściej również dbałość gospodarzy o wizerunek miasta zachęca do sprawniejszej i szybszej obsługi obywateli. Jednym z istotnych, elementów wsparcia pracy urzędu jest elektroniczny obieg dokumentów.

Korzyści rozwiązania - obieg dokumentów
Rozwiązanie tego typu pozwala stworzyć jedną, zawsze spójną i aktualną bazę wszystkich dokumentów i informacji, uwalniającą od ryzyka utraty czasu związanego z poszukiwaniem dokumentów papierowych oraz narzucającą określony rygor - czy inaczej porządek - rejestrowania, grupowania i przetwarzania dokumentów. Dobrze skonstruowany i właściwie wdrożony obieg dokumentów daje pełną kontrolę nad stanem załatwiania poszczególnych spraw -z uwzględnieniem daty i czasu wpłynięcia, powstania czy przekazania dokumentów, rejestracji zmian, adnotacji itp. Możliwe jest więc prześledzenie całej ścieżki, jaką nadał obieg dokumentów, z wglądem we wszystkie zmiany, jakim podlegał. W przypadku nieobecności jednego pracownika urzędu, nie ma problemu, aby ktoś inny udzielił wyczerpującej informacji na temat konkretnej sprawy obiegdokumentów.

Łatwiejszy dostęp do zgromadzonych w jednym miejscu i pokatalogowanych zgodnie z regułami dokumentów oznacza krótszy okres załatwiania sprawy konkretnego obywatela oraz lepszą informację, a to na pewno zostanie docenione przez mieszkańców.

Wdrożenie programu obieg dokumentów w Koninie
Elektroniczny obieg dokumentów wykorzystuje m.in. Urząd Miasta w Koninie. Wdrożenie przeprowadzono w roku 2002, a miasto podjęło decyzję o wyborze systemu mis-Partner21/Urzędy. Dzięki temu obieg dokumentów wewnątrz urzędu odbywa się elektronicznie. Korespondencja oraz dokumenty związane z załatwianiem spraw rejestrowane są w systemie, a następnie dekretowane na odpowiednie komórki lub osoby. Korespondencja przychodząca w postaci papierowej jest skanowana, i w takiej postaci umieszczana w systemie. System, jest zintegrowany z faksem elektronicznym - dokumenty przychodzące w postaci faksów trafiają więc do systemu bezpośrednio. Dokumenty podpięte są do konkretnych spraw realizowanych w wydziałach. Oznacza to, że osoba prowadząca sprawę ma bieżący dostęp do wszystkich dokumentów z nią związanych. Sposób przechowywania dokumentów dostosowany jest do specyfiki urzędu i realizowanych przez urząd zadań. W systemie sklasyfikowanych jest po-nad 400 typów oraz. 50 rejestrów, które wcześniej prowadzone były w formie tradycyjnej. W każdej oliwili istnieje możliwość-sprawdzenia, na jakim etapie realizacji jest konkretna sprawa, ile jeszcze czasu pozostało do planowanego terminu jej załatwienia. Ponadto elektroniczny obieg dokumentów umożliwia tworzenie dokumentów na podstawie zdefiniowanych wzorców, monitorowanie spraw przeterminowanych czy też tworzenie zestawień zgodnie z. wymaganiami użytkownika. Zapewnia jednolitą bazę adresową kontrahentów, a także umożliwia prowadzenie wspólnego kalendarza, urzędu np. z zaznaczonymi urlopami i innymi nieobecnościami pracowników.

Rocznie do systemu w Koninie wpływa ok. 100 000 dokumentów, co oznacza 400 dokumentów dziennie. Obecnie z elektronicznego systemu korzysta 150 osób, docelowo będzie ich 200. Całe wdrożenie w Koninie podzielono na etapy. Pierwszym krokiem było dostosowanie infrastruktury urzędu do aktualnych potrzeb. Następnie zainstalowano platformę Lotus Notes, stanowiącą podstawę dla systemu mis-Partner21/Urzędy. Kolejnym etapem było dostosowanie aplikacji do Indywidualnych potrzeb urzędu, jej instalacja i udostępnienie użytkownikom. Duży nacisk położono na szkolenia - zarówno administratorów, jak i użytkowników systemu. Wdrożony system ułatwił pracownikom urzędu zorganizowanie Biuletynu Informacji Publicznej, który został uruchomiony w połowie roku 2003. Zauważalnymi, efektami wdrożenia były przede wszystkim usprawniony obiegu dokumentów i szybszy dostęp do pism i dokumentów, możliwość śledzenia sposobu załatwiania spraw, kontroli terminów realizacji. Taka wiedza pozwala na szybszą obsługę mieszkańców oraz przekazywanie im bieżącej informacji na temat, stanu realizacji konkretnych spraw.

Jak osiągnąć sukces
W przypadku Urzędu Miasta w Koninie na sprawne wdrożenie systemu ogromny wpływ miało zaangażowanie zarządu oraz liderów. Również fakt posiadania certyfikatu ISO 9001 stwarzał bardzo dobre warunki do przeprowadzenia projektu. Uporządkowanie w czasie wdrażania ISO procedur, kompetencji, struktury organizacyjnej i jasny obieg dokumentów - było niezwykle pomocne na etapie parametryzacji i instalacji. Warto pokusić się jednak o wypunktowanie kilku kluczowych elementów sukcesu. Jednym z najważniejszych czynników jest właściwy wybór systemu - odpowiedniego dla danej wielkości urzędu oraz liczby przetwarzanych przez obieg dokumentów. Warto zwrócić uwagę na takie cechy rozwiązania, jak możliwość integracji z innymi systemami w urzędzie, rozbudowy w przyszłości, funkcjonalność w stosunku do aktualnych potrzeb urzędu. Czyli właściwie wyważyć proporcje między elastycznością a stopniem skomplikowania systemu. W miarę możliwości dostosować system do sposobu pracy urzędu. Kolejnym istotnym punktem jest uzyskanie pełnego i aktywnego poparcia osób zarządzających – obieg dokumentów wpływa na zmianę sposobu pracy, stąd też poparcie kierownictwa jest. w oczywisty sposób niezbędne. Po trzecie, warto stosunkowo wcześnie komunikować pracownikom urzędu cele wdrożenia i zaangażować w projekt najbardziej wpływowe osoby. Samo wdrożenie trzeba przeprowadzać etapami, uprzednio dokładnie definiując cele każdego z nich. Zacząć od funkcjonalności, która przyniesie wymierne efekty. I oczywiście - docenić szkolenia. Efektywniej korzysta się bowiem z narzędzia, które jest dobrze znane.