9 marca 2013

ZASADY FUNKCJONOWANIA BIURA

Dokumenty określające organizację pracy:

• Ustawy – dokumenty wyższego rzędu

• Rozporządzenia i zarządzenia – wydawane przez ministrów

• Statuty – wydaje je organ założycielski, nadają one konkretne prawa i obowiązki

• Plany pracy krotko i długoterminowe

• Regulaminy pracy – oparte na Kodeksie Pracy

• Polecenia – pisemne i ustne.

Wewnętrzne dokumenty regulujące pracę firmy:

1. Statut jednostki administracyjnej.

2. Regulamin organizacyjny – jest podstawowym wewnętrznym dokumentem będącym własnością danej firmy lub jednostki organizacyjnej. Wprowadzany jest w życie samodzielnie przez jednostkę.

3. Struktura zarządzania – wynika z regulaminu organizacyjnego. Składają się na nią:

• Piony – powołane są w większych administracjach zajmujących się różnymi sprawami (np. pion oświaty, ochrony zdrowia).

• Wydziały – najczęściej mają uprawnienia do podejmowania decyzji. Na czele stoją dyrektorzy (naczelnicy).

• Działy – wyodrębnione są z wydziałów, mają mniejszą strukturę, nie mają prawa do podejmowania decyzji, zajmują się przygotowaniem dokumentów.

• Sekcje – są powoływane do rozwiązywania konkretnych spraw.

• Samodzielne stanowiska – jeden pracownik wykonuje określone zadania.

1. Regulaminy wydziałowe – opracowywane na podstawie regulaminu organizacyjnego danej jednostki.

Biuro – jest miejscem w przedsiębiorstwie, w którym pracownicy instytucji lub firmy wykonują właściwe sobie prace. Do podstawowych zadań pracowników biurowych należą czynności:

• Przyjmowanie petentów i udzielanie informacji,

• Rejestracja pism wpływających do biura i ich wysyłka,

• Gromadzenie i porządkowanie informacji oraz dokumentacji,

• Przetwarzanie i dostarczanie informacji przełożonym,

• Archiwizacja dokumentacji.

Decyzja – to rozstrzygnięcie, postanowienie, wybór rozwiązania problemu, takiego jak np. przyjęcie nowego pracownika, wybór strategii reklamowej danego produktu.

Polecenie – wydaje zwierzchnik po podjęciu decyzji. Musi ono precyzyjnie określać zadania dla wykonawcy.

Działanie – jest konsekwencją danego polecenia, powoduje oczekiwane rezultaty.

Kontrola – ma na celu porównywanie rezultatów wykonania zadania z przyjętymi założeniami.

Sekretariat – jest to jednostka organizacyjna, powołana do obsługi osoby pełniącej funkcję kierowniczą w zakresie realizacji jej poleceń i wykonywania wielu czynności techniczno-manipulacyjnych. Zadania sekretarki dzielimy na:

• Zadania asystenckie – czynności biurowe lub administracyjne, których nie powinien wykonywać sam szef. Należą do nich: odbieranie i łączenie telefonów, rejestrowanie korespondencji, wyszukiwanie informacji i załatwianie spraw dotyczących podróży służbowych szefa, prowadzenie korespondencji, redagowanie pism prowadzonych przez sekretariat, itp.

• Zadania recepcyjne – to przyjmowanie gości i klientów. Pierwszy bezpośredni kontakt klienta lub kontrahenta następuje w sekretariacie i pierwszą osobą, która go przyjmuje jest sekretarka. Zadania recepcyjne rzutują na postrzeganie firmy przez klienta lub kontrahenta, kształtują wizerunek firmy.

REDAGOWANIE PISM

Pismo w ścisłym tego słowa znaczeniu, to myśl ub zespół myśli wyrażonych za pomocą znaków pisarskich.

Podział pism za względu na

1. Treść:

• Informacyjne – zawierają tylko informacje dotyczące stanu faktycznego.

• Przekonujące – zawierają w swej treści czynnik nakłaniający adresata.

1. Formę (wygląd zewnętrzny):

• Sporządzone na blankietach korespondencyjnych,

• Sporządzone na blankietach specjalnych,

• Sporządzone na formularzach,

• Sporządzone na papierze bez nadruku.

1. Obieg (nadawca i adresat):

• pisma zewnętrzne

• otrzymane z zewnątrz (przychodzące)

• wysłane na zewnątrz (wychodzące)

• pisma wewnętrzne.

1. Stopień pilności sprawy:

• Pisma zwykłe,

• Pisma pilne i bardzo pilne

• Pisma terminowe.

1. Stopień zabezpieczenia tajemnicy:

• Pisma poufne – chroniące tajemnicę służbową

• Pisma tajne – chroniące tajemnicę państwową

• Pisma jawne – niezawierające żadnej tajemnicy

Zasady redagowania pism:

1. Pismo powinno być sporządzone w stylu urzędowym

2. Przejrzystość

3. Kompletność

4. Sugestywność

5. Jedna sprawa

6. Wyróżnianie fragmentów

7. Fachowość

Do typowych pism urzędowych zaliczamy:

• Protokoły

• Pisma przewodnie

• Zaproszenia

• Zaświadczenia

• Wiadomości telefaksowe

• Akty ogólne

• Notatki

Protokół: nazwa protokołu, miejsce i data. Zakończenia: „Na tym protokół zakończono.”, „Na tym protokół zakończono i podpisano.”, „Na tym protokół zakończono i po przeczytaniu podpisano.”, „Na tym protokół zakończono i po zapoznaniu się z jego treścią podpisano.”.

Protokół zdawczo-odbiorczy – sporządzony jest przy przekazywaniu rzeczy, wartości lub spraw. Wymienione są w nim zawsze dwie strony. W protokole takim zawarte są:

1. Nazwa – Protokół zdawczo-odbiorczy,

2. Miejsce i data sporządzenia,

3. Dokładne określenie strony zdającej i odbierającej,

4. Informacje o przekazywanych rzeczach, wartościach lub sprawach,

5. Formuła o zakończeniu – zalecana jest formuła rozwinięta,

6. Podpisy obu stron, zdający po lewej, odbierający po prawej (nieobowiązkowo – również protokolant).

Protokół kontroli – sporządzany jest z przeprowadzonej kontroli, rewizji, lustracji czy inspekcji. Powinien zawierać:

1. Nazwę,

2. Miejsce i datę sporządzenia,

3. Przedmiot kontroli,

4. Informacje o sposobie lub komisji przeprowadzającej kontrolę,

5. Opis czynności kontrolnych,

6. Stwierdzony stan faktyczny,

7. Wskazanie nieprawidłowości i niedociągnięć,

8. Zalecenia pokontrolne,

9. Formułę o zakończeniu protokołu j.w.,

10. Podpisy kontrolującego, kontrolowanego i ewentualnie protokolanta.

Protokół zebrania lub innego zdarzenia – ma na celu odtworzenie przebiegu zebrania i powinien być sporządzony w następującym układzie:

• Nazwa i numer protokołu, data i miejsce zebrania. Jeśli wpisujemy godzinę, to w formie: „Początek zebrania o godzinie 13:00”.

• Wyszczególnienie osób uczestniczących lub nieobecnych.

• Imię i nazwisko przewodniczącego oraz protokolanta.

• Porządek zebrania w punktach.

• Opis przebiegu zebrania.

• Podjęte uchwały i wnioski (podjęte uchwały i wnioski należy podać w dosłownym brzmieniu).

• Informacja o godzinie i dacie zakończenia zebrania.

• Formuła o zakończeniu.

• Podpis przewodniczącego zebrania i protokolanta.

Zaproszenie powinno zawierać: informacje o nazwie imprezy, jej dacie, miejscu oraz godzinie rozpoczęcia; przebieg imprezy, prośbę o przybycie. (Na początku – podkreślenie faktu zaproszenia, na zakończenie – ponowienie prośby o przybycie).

Zaświadczenie – nie ma pola nadawcy. Odbiorca umieszczony jest na końcu w treści.

Upoważnienie – kto kogo upoważnia (imię, nazwisko, adres, numer dowodu osobistego obu stron lub tylko strony upoważnionej), do czego i na jaki okres upoważniamy taką osobę (termin ważności danego upoważnienia).

Notatka służbowa – zwiera np. opis jakiegoś zajścia, osobę która ją sporządziła oraz podpis tej osoby.