Gazeta Podatkowa nr 75 • 17.09.2007 r.

www.gazetapodatkowa.pl

10

Rachunkowość dla każdego

Podatkowa księga

przychodów i rozchodów

Koszt czynszu najmu

We wrześniu 2007 r. otrzymałem fakturę VAT dotyczącą najmu lokalu

za sierpień 2007 r. Faktura została wystawiona w sierpniu. Lokal ten jest

przeze mnie wykorzystywany w związku z prowadzoną działalnością go-

spodarczą. Kiedy zaksięgować czynsz najmu w kosztach w księdze podat-

kowej?

Podatnik nie wskazał w pytaniu według jakiej metody – spośród dopuszczonych usta-

wą o pdof (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.) – ewidencjonuje koszty w księdze

podatkowej. Jeśli podatnik przy prowadzeniu księgi stosuje tzw. metodę kasową,

określoną w art. 22 ust. 4 ustawy o pdof, koszty uzyskania przychodów potrąca tylko

w tym okresie, w którym zostały poniesione. Jeśli natomiast podatnik wybrał tzw.

metodę memoriałową ujmowania kosztów w księdze – koszty uzyskania przychodów

ewidencjonuje na zasadach określonych w art. 22 ust. 5–5c i 6 ustawy o pdof. Z przepisów

tych wynika, że koszty pośrednie nieprzekraczające roku podatkowego – do jakich zalicza

się miesięczny koszt najmu lokalu – potrąca się w dacie ich poniesienia.

Koszt czynszu najmu zarówno w przypadku stosowania metody „kasowej”, jak i „me-

moriałowej” powinien więc zostać wpisany do księgi podatkowej w dacie poniesienia. Za

dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących

księgi podatkowe uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu

stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Tak stanowi art. 22 ust. 6b

Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do

nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym

miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania

stosowanych procedur obliczeniowych. Stanowi o tym art. 24 ust. 3 ustawy o rachunko-

wości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.).

W toku prac księgowych czasem jednak nie uniknie się błędów w zapisach księgowych.

Błędy te najczęściej są skutkiem opóźnionych lub nieprawidłowych zapisów lub też niedo-

konania zapisów w ogóle. W szczególności zdarzają się błędy polegające na:

- zaksięgowaniu prawidłowej kwoty na niewłaściwych kontach (lub koncie),

- zaksięgowaniu nieprawidłowej kwoty na właściwych kontach,

- dwukrotnym ujęciu tej samej operacji gospodarczej,

- pominięciu danej operacji w trakcie księgowania.

O tym, jak poprawiać błędy w zapisach księgowych, mówi art. 25 ustawy o rachunkowości.

W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych „ręcznie”, poprawy stwierdzonego błędu

w zapisach księgowych należy dokonać przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie

nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie

daty. Poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunko-

wych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca. W przypadku gdy błąd ujawniony zostanie

po zamknięciu miesiąca, korekty tego błędu należy dokonać poprzez wprowadzenie do ksiąg

rachunkowych dowodu zawierającego określenie sposobu korekty (zapisami tylko dodatnimi

albo tylko ujemnymi). Gdy księgi rachunkowe prowadzone są przy użyciu komputera,

błędy w zapisach księgowych poprawić można wyłącznie przez wprowadzenie do ksiąg

rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko

zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi.

Dowód, na podstawie którego dokonywana jest korekta błędnego zapisu, przyjmuje

postać dowodu PK „Polecenie księgowania”. Dowód ten powinien wskazywać przy-

czynę korekty i dokładne określenie sposobu jej dokonania. Poza tym musi oczywiście

odpowiadać warunkom określonym w art. 21 ustawy o rachunkowości dla dowodów

księgowych.

Obowiązek dokonania korekty wyłącznie zapisami dodatnimi albo też wyłącznie zapisami

ujemnymi, oznacza w praktyce, że jednostka może zastosować storno czarne lub czerwo-

ne. Storno czarne polega na dokonaniu zapisu korygującego za pomocą liczb dodatnich

na tych samych kontach, na których nastąpiło błędne księgowanie, lecz po przeciwnych

stronach. Natomiast storno czerwone – na dokonaniu zapisu korygującego za pomocą

liczb ujemnych na tych samych kontach i po tych samych stronach, na których nastąpiło

błędne księgowanie.

Wskazać w tym miejscu trzeba, że stosowanie storna czarnego powoduje, że salda na

korygowanych kontach będą prawidłowe, ale na kontach wystąpią zawyżone obroty. Inaczej

jest w przypadku zastosowania storna czerwonego. Wówczas czystość obrotów na korygo-

wanych kontach jest zachowana, storno to nie powoduje zwiększania sumy obrotów. Dlatego

też storna czarnego zazwyczaj nie stosuje się do korekty tych kont, które są wykazywane

w sprawozdaniach czy deklaracjach sporządzanych przez jednostkę (kont wynikowych).

Chyba że po korekcie dokonanej za pomocą tego storna do czystości obrotów doprowadzi

się wprowadzając na konto dwustronnie (po stronie Wn i Ma) zapis techniczny (ta sama

kwota, lecz ze znakiem minus).

Dokonanie storna czarnego lub czerwonego powoduje wyksięgowanie błędnych zapisów

na koncie. Po dokonaniu takiej korekty wprowadza się zapis właściwy. W niektórych przy-

padkach można stosować storno częściowe, które pozwala przy jednym zapisie skorygować

dane na koncie do właściwej wysokości. Storno częściowe stosuje się np. gdy księgowania

dokonano na właściwych kontach, lecz w niewłaściwej kwocie. Wyksięgowaniu lub doksię-

gowaniu podlega wówczas różnica między kwotą właściwą i błędną.

Jak wyglądają różne warianty korekty błędnego zapisu księgowego w praktyce – przed-

stawiamy w przykładzie.

Przykład

Jednostka księgując odpisy amortyzacyjne za dany miesiąc (w kwocie 57.000 zł) uwzględ-

niła też odpis dotyczący zlikwidowanego w zeszłym miesiącu środka trwałego (kwota

2.500 zł). Musi go więc wyksięgować z konta 07 i 40. Jednostka sporządziła dowód PK,

w którym określiła sposób dokonania korekty i wprowadzenia właściwych zapisów.

Dekretacja – storno czarne i zapis techniczny

1. Korekta zapisów stornem czarnym:

57.000 zł

- Wn konto 07

„Odpisy amortyzacyjne środków trwałych”,

- Ma konto 40

„Koszty według rodzajów” (w analityce: Amortyzacja).

2. Właściwy zapis:

54.500 zł

- Wn konto 40

„Koszty według rodzajów” (w analityce: Amortyzacja),

- Ma konto 07

„Odpisy amortyzacyjne środków trwałych”.

Ponieważ konto 40 wykazuje zawyżone obroty, dla zachowania czystości obrotów na

tym koncie kosztów wprowadzono zapis techniczny.

3. Zapis techniczny na koncie 40:

(-) 57.000 zł

- Wn konto 40

„Koszty według rodzajów” (w analityce: Amortyzacja),

- Ma konto 40

„Koszty według rodzajów” (w analityce: Amortyzacja).

Księgowania

Konto 07

„Odpisy amortyza-

cyjne środków trwałych”

Konto 40

„Koszty według rodza-

jów” (w analityce: Amortyzacja)

1) 57.000

57.000 (S.p.

S.p.) 57.000

57.000 (1

54.500 (2

2) 54.500

(-) 57.000 (3

54.500 (S.k.

3) (-)57.000
S.k.) 54.500

Dekretacja – storno czerwone

1. Korekta zapisów stornem czerwonym:

(-) 57.000 zł

- Wn konto 40

„Koszty według rodzajów” (w analityce: Amortyzacja),

- Ma konto 07

„Odpisy amortyzacyjne środków trwałych”.

2. Właściwy zapis:

54.500 zł

- Wn konto 40

„Koszty według rodzajów” (w analityce: Amortyzacja),

- Ma konto 07

„Odpisy amortyzacyjne środków trwałych”.

Księgowania

Konto 07

„Odpisy amortyza-

cyjne środków trwałych”

Konto 40

„Koszty według rodza-

jów” (w analityce: Amortyzacja)

57.000 (S.p.

S.p.) 57.000

(-)57.000 (1

1) (-)57.000

54.500 (2

2) 54.500

54.500 (S.k.

S.k.) 54.500

Dekretacja – storno częściowe czarne i zapis techniczny

1. Korekta zapisów stornem częściowym czarnym:

2.500 zł

- Wn konto 07

„Odpisy amortyzacyjne środków trwałych”,

- Ma konto 40

„Koszty według rodzajów” (w analityce: Amortyzacja).

2. Zapis techniczny na koncie 40:

(-) 2.500 zł

- Wn konto 40

„Koszty według rodzajów” (w analityce: Amortyzacja),

- Ma konto 40

„Koszty według rodzajów” (w analityce: Amortyzacja).

Księgowania

Konto 07

„Odpisy amortyza-

cyjne środków trwałych”

Konto 40

„Koszty według rodza-

jów” (w analityce: Amortyzacja)

1) 2.500

57.000 (S.p.

S.p.) 57.000

2.500 (1

54.500 (S.k.

2) (-) 2.500

(-) 2.500 (2

S.k.) 54.500

Dekretacja – storno częściowe czerwone

1. Korekta zapisów stornem częściowym czerwonym:

(-) 2.500 zł

- Wn konto 40

„Koszty według rodzajów” (w analityce: Amortyzacja),

- Ma konto 07

„Odpisy amortyzacyjne środków trwałych”.

Księgowania

Konto 07

„Odpisy amortyza-

cyjne środków trwałych”

Konto 40

„Koszty według rodza-

jów” (w analityce: Amortyzacja)

57.000 (S.p.

S.p.) 57.000

(-)2.500 (1

1) (-)2.500

54.500 (S.k.

S.k.) 54.500

Dorota Przybyszewska

Poprawiamy błędy w zapisach księgowych

ustawy o pdof. Zatem koszt czynszu za najem lokalu wynikający z otrzymanej faktury

powinien zostać wpisany do księgi pod datą tej faktury w kolumnie 13 „Pozostałe wy-

datki” (lub 14 – według „starego” wzoru księgi).

Z pytania wynika, że podatnik otrzymał fakturę we wrześniu z datą wystawienia sierp-

niową. Zalecany przez nas sposób postępowania w takiej sytuacji jest następujący. Jeśli

taka faktura wpłynęła do firmy w czasie pozwalającym na jej zaksięgowanie w miesiącu

wystawienia faktury, podatnik powinien ująć ją w księdze w tym miesiącu, pod datą
wystawienia faktury

. Natomiast w przypadku gdy faktura taka wpłynęła do firmy po

zamknięciu miesiąca, w którym wystawiono fakturę, i po zapłacie zaliczki na podatek

dochodowy za ten miesiąc, faktura powinna zostać ujęta w księdze podatkowej w miesiącu

jej otrzymania, pod datą wystawienia faktury. Adnotację o dacie otrzymania faktury

wyjaśniającą zaburzenie kolejności wpisów do księgi można zamieścić w kolumnie 16

„Uwagi” (kolumna 17 – według „starego” wzoru księgi) lub też na fakturze – choć taka

konieczność nie wynika z żadnych przepisów.

Przykład

Podatnik otrzymał fakturę dotyczącą czynszu najmu lokalu, w którym prowadzi działal-

ność. Faktura została wystawiona 31 sierpnia 2007 r. na kwotę 3.500 zł netto i obejmuje

okres 1–31 sierpień 2007.

Wariant I

– podatnik otrzymał fakturę 10 września 2007 r. – ponieważ księga za sier-

pień nie została jeszcze zamknięta, podatnik kwotę 3.500 zł wpisze do księgi za sierpień,

pod datą 31 sierpnia 2007 r.

Wariant II

– podatnik otrzymał fakturę 21 września 2007 r. – ponieważ księga za

sierpień została już zamknięta i zapłacono zaliczkę za sierpień, podatnik kwotę 3.500 zł

wpisze do księgi we wrześniu, pod datą 31 sierpnia 2007 r.

Dorota Przybyszewska