POPRAWIANIE BŁĘDÓW KSIĘGOWYCH

Błędy stwierdzone w urządzenia księgowych (konta teowe) mogą być poprawiane przez:

- korektę (skreślenie) błędnego zapisu (ale tak aby był on czytelny) i umieszczenie nad nim zapisu prawidłowego,

- zastosowanie storna księgowego.

Korekta błędnego zapisu

Stosuje się najczęściej przy błędach popełnianych w trakcie zapisów niezgodnych z regułą podwójnego zapisu, które zostały ujawnione w krótkim czasie po ich popełnieniu (przed zamknięciem miesiąca). Błędnie zapisaną kwotę należy przekreślić w sposób umożliwiający jej odczytanie, umieścić podpis osoby dokonującej poprawki oraz jej datę dokonania a następnie zapisać nad przekreśloną kwotą, kwotę właściwą.

Storno - jest to sposób poprawianie błędów, polegający na usunięciu wpływu błędu zapisu na otrzymane liczby końcowe, bez dokonywania skreśleń. Ma zastosowanie w stosunku do błędów popełnionych w terminie późniejszym (np. w rezultacie inwentaryzacji).

W tym celu dokonuje się zapisu stornującego, który całkowicie lub częściowo niweluje zapis błędny albo go uzupełnia.

Wyróżnia się dwie odmiany storna:

- storno czarne - polegające na dokonaniu zapisu korygującego na tych samych kontach, na których dokonano zapisu błędnego, ale po przeciwnych stronach zapisu błędnego (zapis dodatni),

- storno czerwone - polegające na wniesieniu zapisu korygującego po tej samej stronie, po której był zapis błędny, ale za pomocą liczb ujemnych (dokonywany on jest kolorem czerwonym). Przy obliczaniu obrotów konta sumy storna czerwonego odejmowane są od ogólnej sumy obrotów (zapis ujemny).

Ustalenie zapisu stornującego jest ściśle uzależnione od rodzaju popełnionego błędu.

Zapisy, które powinny być staranne, czytelne i trwałe (nie może to być ołówek) nie mogą być zamazywane, wywabiane czy ścierane. Należy je poprawić stosując któryś z wyżej wymienionych sposobów.

Przykład

Operacja:

1) Zwrot do kasy pobranej wcześniej przez pracownika zaliczki na kwotę 100 zł.

Zaksięgowano jako:

Dt Kasa Ct Dt Należności od odbiorców Ct

1) 100  100 1)

Poprawienie błędu:

Wykorzystamy storno czarne i przeksięgujemy kwotę operacji 1 z konta „należności od odbiorców” na konto właściwe „należności od pracowników”.

Należności Należności

Dt Kasa Ct Dt od odbiorców Ct Dt od pracowników Ct

1) 100 100 2) 2) 100  100 1) 100 3)

3) 100

Poprawienie błędu:

Wykorzystamy storno czerwone.

Należności Należności

Dt Kasa Ct Dt od odbiorców Ct Dt od pracowników Ct

1) 100 100 1) 100 2b)

2a) 100  100 2a)

2b) 100

---