Układ rodzajowy kosztów

Ewidencja kosztów w układzie rodzajowym zajmuje się gromadzeniem wszystkich kosztów, jakie powstają w jednostce gospodarczej w danym okresie sprawozdawczym (bez względu na fakt, czy wiążą się one z przychodem tego okresu, czy też dotyczą przychodów przyszłych okresów).

Zadaniem układu rodzajowego kosztów jest grupowanie całości ponoszonych kosztów według ich elementarnych składników.

Grupowanie kosztów według rodzajów stwarza możliwość kontroli poziomu zużycia poszczególnych czynników produkcji w związku z wytwarzaniem określonych wyrobów i świadczeniem określonych usług.

Układ rodzajowy kosztów przedstawia się następująco:

1. amortyzacja;

2. zużycie materiałów i energii;

3. usługi obce;

4. podatki i opłaty;

5. wynagrodzenia;

6. ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia;

7. pozostałe koszty rodzajowe.

Większość pozycji kosztów rodzajowych jest kosztami prostymi tj. kosztami nie dającymi się podzielić na mniejsze elementy. Przykładem są tutaj: amortyzacja, zużycie materiałów i energii, usługi obce, podatki i opłaty, wynagrodzenia. Charakter kosztów złożonych ma pozycja „ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”, w której ujmowane są takie składniki kosztów jak: narzuty na wynagrodzenia, zużycie materiałów, usługi obce.

Ad. 1

Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne ulegają stopniowemu zużyciu. Równowartość tego zużycia zwana amortyzacją, jest zaliczana w koszty działalności jednostki gospodarczej. Odpisy amortyzacyjne składników środków trwałych, które bezpośrednio obciążają koszty działalności, księguje się na bieżąco (w każdym okresie sprawozdawczym) na koncie kosztów rodzajowych „AMORTYZACJA”, po stronie Debet. Pod koniec roku obrotowego saldo tego konta przenosi się na wynik finansowy.

Ad. 2

Pozycja „zużycie materiałów i energii” obejmuje koszty zużytych w jednostce:

- materiałów podstawowych tj. surowców, półproduktów i wyrobów gotowych obcej produkcji,

- materiałów pomocniczych wykorzystywanych przy wytwarzaniu wyrobów i świadczeniu usług,

- materiałów budowlanych, technicznych oraz części zapasowych,

- materiałów gospodarczych, biurowych i reklamowych,

- opakowań stanowiących integralną część wytwarzanych wyrobów,

- paliw stałych, płynnych i gazowych,

- nabytej z zewnątrz energii elektrycznej i cieplnej, gazu i wody, pary, sprężonego powietrza itp. wykorzystywanych w celach technologicznych i gospodarczych.

Do ewidencji kosztów zużycia materiałów i energii jest wykorzystywane konto kosztów rodzajowych „ZUŻYCIE MATERIAŁÓW I ENERGII”.

Po stronie Debet konta księguje się:

1. zużycie w produkcji materiałów pochodzących z magazynu lub bezpośrednio z zakupu,

2. debetowe odchylenia od cen ewidencyjnych przypadające na zużyte materiały,

3. rozliczone niedobory materiałów w granicach norm.

Po stronie Credit konta księguje się:

1. zwrot z produkcji materiałów i odpadów użytkowych,

2. kredytowe odchylenia od cen ewidencyjnych przypadające na zużyte materiały,

3. rozliczone nadwyżki materiałów zmniejszające koszty,

4. przeniesione pod koniec roku sumy kosztów zużycia materiałów i energii na wynik finansowy.

Ad. 3

Usługi i roboty obce w momencie ich odbioru są natychmiast zużywane i stają się kosztami działalności. Pozycja ta obejmuje rzeczywiste koszty różnych usług i robót wyświadczonych przez jednostki zewnętrzne. Do typowych usług obcych zalicza się:

• obróbkę obcą tj. wykonanie przez obce jednostki określonych części procesu technologicznego na powierzonych im składnikach produktów (półproduktach i produktach w toku),

• usługi transportowe związane z przewozem i spedycją zakupionych materiałów i towarów, sprzedanych produktów i towarów, przewozem materiałów, towarów, produktów i składników środków trwałych wewnątrz jednostki oraz przewozem pracowników wynajętymi środkami transportu,

• usługi remontowe, czyli wykonywane przez jednostki obce wszelkie remonty, naprawy, konserwacje i przeglądy składników aktywów trwałych i obrotowych, niepolegające na ulepszeniu środków trwałych,

• usługi sprzętowe tj. prace wykonywane przez sprzęt obcy na rzecz działalności podstawowej jednostki, doraźny wynajem sprzęto obcego, wynajem sprzętu na podstawie umowy leasingowej,

• usługi łącznościowe, obejmujące: usługi pocztowe, usługi telefoniczne, usługi teleksowe, usługi telegraficzne, usługi radiofoniczne,

• usługi informatyczne,

• usługi wydawnicze, poligraficzne, filmowe, reklamowe, udziału w targach i wystawach, ogłoszeń w środkach masowego przekazu,

• usługi administracyjne (prowadzenie prac biurowych, organizowanie i prowadzenie rachunkowości, archiwizowanie, pośredniczenie),

• usługi bankowe,

• usługi w zakresie badań i ekspertyz,

• usługi ochrony mienia,

• pozostałe usługi.

Do ewidencji kosztów „usług obcych” jest wykorzystywane konto „USŁUGI OBCE”. Po stronie Debet tego konta ujmuje się poniesione koszty usług wyświadczonych danej jednostce. Z kolei po stronie Credit księguje się zmniejszenie kosztów usług oraz przeniesienie sumy kosztów usług obcych na koniec roku obrotowego na wynik finansowy.

Ad. 4

Pozycja „podatki i opłaty” obejmuje wszelkie płacone przez daną jednostkę podatki i opłaty stanowiące koszty zwykłej działalności operacyjnej.

Do podatków obciążających koszty działalności jednostki zalicza się:

• podatek od nieruchomości,

• podatek gruntowy,

• podatek od środków transportu,

• podatek akcyzowy,

• podatek VAT naliczony, nie podlegający zwrotowi ani odliczeniu od podatku należnego,

• podatek VAT należny od zużytych materiałów, towarów, wyrobów i usług własnych na cele reklamy i reprezentacji.

Opłatami ponoszonymi przez jednostkę gospodarczą, traktowanymi jako koszt rodzajowy są:

• wpłaty na PFRON (Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,

• opłaty za wieczyste użytkowanie gruntów,

• opłaty lokalne,

• opłaty z tytułu ochrony środowiska o charakterze niesankcyjnym,

• opłaty skarbowe,

• urzędowe opłaty administracyjne i manipulacyjne (niezwiększające ceny nabycia składników trwałych),

• opłaty notarialne i sądowe (niezwiązane z nabyciem składników aktywów trwałych i z dochodzeniem roszczeń),

• opłaty licencyjne uprawniające do prowadzenia działalności w okresie nie przekraczającym jednego roku.

Wymienione podatki i opłaty ewidencjonuje się na koncie „PODATKI I OPŁATY”. Po stronie Debet tego konta ujmuje się kwoty naliczonych podatków i poniesionych opłat. Z kolei po stronie Credit księguje się korekty zmniejszające obciążenia podatkowe oraz przeniesienie salda konta pod koniec roku obrotowego na wynik finansowy.

Ad. 5

Wynagrodzenia obejmują ogół wynagrodzeń pieniężnych oraz wartość świadczeń w naturze (deputatów) lub ich ekwiwalentów zaliczanych do wynagrodzeń osób fizycznych.

Do ewidencji kosztów ponoszonych przez jednostkę z tytułu należnych wynagrodzeń służy konto „WYNAGRODZENIA”. Na koncie tym księguje się:

1. po stronie Debet - zarachowanie wynagrodzeń na podstawie listy płac,

2. po stronie Credit - przeniesienie sumy wynagrodzeń na koniec roku obrotowego na wynik finansowy.

Ad. 6

Jednostki gospodarcze są zobowiązane do płacenia składek z tytułu ubezpieczeń społecznych oraz do ponoszenia innych świadczeń na rzecz zatrudnionych pracowników, które są zaliczane w ciężar kosztów działalności.

Część świadczeń na rzecz pracowników ma postać narzutów na wynagrodzenia i są to:

• składki z tytułu ubezpieczeń społecznych w części płaconej przez przedsiębiorstwo,

• odpisy Na Fundusz Pracy,

• odpisy na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,

• odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.

Pozycja „ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” obejmuje ponadto koszty innych świadczeń, do których ponoszenia jednostka jest zobowiązana. Świadczeniami tymi są:

• ubezpieczenia osobowe pracowników, do których jednostka jest zobowiązana,

• wydatki związane z bezpieczeństwem i higieną pracy,

• dopłaty do biletów na dojazdy pracowników do pracy,

• koszty obowiązkowego szkolenia pracowników,

• koszty odzieży ochronnej i roboczej,

• koszty badań profilaktycznych.

Koszty w/w ewidencjonuje się na koncie „UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE I INNE ŚWIADCZENIA”. Po stronie Debetowej tego konta dokonujemy odpisów z tytułu poniesionych świadczeń a po stronie Creditowej następuje przeniesienie sumy świadczeń na koniec roku obrotowego na wynik finansowy.

Ad. 7

Do „pozostałych kosztów rodzajowych” zalicza się wszystkie inne, dotychczas nie wymienione koszty proste. W szczególności są to:

1. koszty podróży służbowych, obejmujące koszty przejazdów, noclegów i diet związanych z wyjazdami służbowymi pracowników, krajowymi i zagranicznymi,

2. koszty reprezentacji i reklamy zaliczane w ciężar kosztów operacyjnych, jak np.:

• koszty związane z udziałem w targach i wystawach,

• wydatki związane z informacją handlową i promocją własnych produktów,

• wydatki na reklamę (w prasie, radiu, telewizji itp.),

składki z tytułu ubezpieczeń majątkowych,

inne koszty rodzajowe, jak np.

• Składki na rzecz organizacji, do których przynależność jest obowiązkowa,

• czynsze i dzierżawy,

• wypłaty pieniężne na rzecz osób fizycznych, niezaliczane do wynagrodzeń,

• odpisy na fundusze specjalne tworzone w ciężar kosztów na podstawie odrębnych przepisów.

Pozostałe koszty rodzajowe grupuje się po stronie Debet konta o tej samej nazwie. Po stronie Credit tego konta księguje się przeniesienie sumy pozostałych kosztów rodzajowych na koniec roku obrotowego na wynik finansowy.

Koszty według rodzajów są ewidencjonowane na kontach zgrupowanych w 4 zespole zakładowego planu kont - „KOSZTY WEDŁUG RODZAJÓW I ICH ROZLICZANIE”.

Układ rodzajowy kosztów stanowi punkt wyjścia do przeksięgowania kosztów na wynik finansowy. Dokonuje się tego za pomocą rozliczenia kosztów rodzajowych. Sposób tego rozliczenia zależy od przyjętych w jednostce gospodarczej rozwiązań w zakresie grupowania kosztów.

Możliwe są dwa warianty ewidencji kosztów w układzie rodzajowym:

1. ograniczenie ewidencji kosztów do grupowania ich jedynie w układzie rodzajowym na kontach zespołu 4,

2. wstępne grupowanie kosztów w układzie rodzajowym na kontach zespołu 4, a następnie rozliczanie ich na konta zespołu 5 - „KOSZTY WEDUG TYPÓW DZIAŁALNOŚCI I ICH ROZLICZANIE”.

Z pierwszym przypadkiem spotykamy się gdy na początek roku obrotowego nie ma stanu początkowego, a na koniec roku obrotowego - stanu końcowego produktów. Jeśli jednostka korzysta z tego rozwiązania to na koniec roku obrotowego salda kont kosztów rodzajowych przenosi się na konto „WYNIK FINANSOWY”. Wykazywana na tym koncie suma kosztów prostych stanowi koszty uzyskania przychodów.

W przypadku gdy na początek i na koniec roku obrotowego występują zapasy produktów oraz gdy w jednostce gospodarczej koszty grupuje się także w układach podmiotowym i przedmiotowym, występuje potrzeba przeprowadzenia rozliczenia kosztów rodzajowych.

Schemat I

Księgowanie kosztów w układzie rodzajowym

Dt Różne konta Ct Dt Amortyzacja Ct

np. środki trwałe, umorzenie

Dt Zużycie materiałów CT

i energii

np. materiały, kasa, rachunek bankowy,

zobowiązania wobec dostawców

Dt Wynagrodzenia Ct

np. rozrachunki z tytułu wynagrodzeń

Dt Ubezpieczenia społeczne Ct

i inne świadczenia

np. rozrachunki publiczno - prawne

Dt Usługi obce Ct

np. kasa, rachunek bankowy

zobowiązania wobec dostawców

Dt Podatki i opłaty Ct

np. kasa, rachunek bankowy

Dt Pozostałe koszty Ct

rodzajowe

Schemat II

Ewidencja kosztów tylko w układzie rodzajowym i przeniesienie ich w końcu roku na wynik finansowy

Dt Różne konta Ct Dt Konta kosztów Ct Dt Wynik Ct

wg rodzaju finansowy

(1) (2)

1. Ewidencja kosztów wg rodzaju w ciągu roku obrotowego

2. Przeniesienie kosztów wg rodzajów na wynik finansowy na koniec roku obrotowego

---