Studium funkcjonalności narzędzi

Arkusz kalkulacyjny to za mało by dziś efektywnie budżetować

W Polsce budżety tworzy, według różnych szacunków 8 - 22% firm i bez wątpienia

tylko nieliczne korzystają do tego z innych narzędzi niż arkusz kalkulacyjny.

Zastanówmy się dlaczego tak jest i czy tak musi być?

Roman Zleśny

Dlaczego arkusz?

Odpowiedź jest bardzo prosta – po pierwsze, arkusz czyli kolumny liczb od zawsze są

naturalnym sposobem przedstawiania danych finansowych w tym budżetu. Tak było i

wówczas gdy księgowi i finansiści nie mieli jeszcze komputerów – korzystali z papieru,

ołówka i liczydeł, które potem zastąpiły tzw. kręciołki a potem kalkulatory. Tabele

przedstawiające dane w postaci wierszy i kolumn liczb to podstawa wymiany informacji

finansistów.

Arkusz kalkulacyjny ma ponad 25 lat!

Dokładnie 27, bo był to rok 1979 gdy powstał VisiCalc – pierwszy arkusz kalkulacyjny. To

dzięki niemu ludzie zaczęli kupować i używać komputery osobiste. W tym samym czasie

premierem Polski był Piotr Jaroszewicz, prezydentem USA - Jimmy Carter, a w Londynie

odbywała się premiera płyty The Wall zespołu Pink Floyd. Lata 80 i początek 90 należały do

słynnego arkusza Lotus 1-2-3, którego wyparł panujący dziś niepodzielnie Excel firmy

Microsoft.

Potęga arkusza

Podstawową siłą arkusza kalkulacyjnego - do dziś – jest prosta, zrozumiała filozofia

działania a jednocześnie ogrom zawartych w nim funkcji i możliwości obliczeniowych

łącznie z obliczeniami statystycznymi czy możliwością tworzenia scenariuszy „co jeśli”.

Podstawowe zalety arkusza kalkulacyjnego:

• Jest zwykle zainstalowany na każdym komputerze biurowym w firmie
• Niemal każdy umie się nim posługiwać (w podstawowym zakresie)
• Zrozumiała i niezmienna od lat filozofia działania
• Wiele wbudowanych funkcji obliczeniowych i statystycznych
• Możliwość tworzenia scenariuszy „co – jeśli”

• Możliwość wymiany danych z innymi aplikacjami

Dziś dla wielu arkusz to już za mało

Pomimo stałego wzrostu możliwości arkuszy kalkulacyjnych, leżąca u ich podstaw filozofia

działania stała się barierą możliwości stosowania ich w wielu dziedzinach. Stało się tak, gdyż

lawinowy rozwój oprogramowania biznesowego używanego w codziennym życiu każdej

firmy spowodował wzrost naszych wymagań w stosunku do oprogramowania służącego do

analizy danych i wspomagania zarządzania, w tym budżetowania i controllingu.

Szczególnie dotkliwa dla użytkowników budżetów tworzonych w arkuszach jest mała

elastyczność w prezentacji budżetu w różnych przekrojach – np. czasowych, produktowych,

geograficznych.

Ograniczenia arkuszy stosowanych do budżetowania (według badania amerykańskiego

magazynu CFO – przeznaczonego dla dyrektorów finansowych):

• żmudne tworzenie modelu budżetu
• zbyt długi czas trwania procesu budżetowania
• brak elastyczności we wprowadzeniu korekt i modyfikacji
• praktyczna niemożność bezpiecznej pracy zespołowej nad budżetem
• problemy z modyfikacją budżetu w trakcie jego realizacji
• brak możliwości analiz wielowymiarowych

Są wygodniejsze narzędzia

Dziś praktycznie wszystkie firmy mają ją mniej lub bardziej rozbudowane komputerowe

systemy finansowe czy szerzej ERP/CRM. Stąd służby finansowe i zarządy dysponują

zwykle bardzo szczegółowymi danymi dotyczącymi historycznych operacji finansowych.

Większość ma jednak kłopoty z wykorzystaniem ich w zarządzaniu przez cele i

podejmowaniu decyzji dotyczących przyszłości firmy. Dzieje się tak dlatego, że o ile do

ewidencjonowania historycznych zdarzeń finansowych firma ma odpowiednie, wygodne

narzędzia – systemy komputerowe, to budżetowanie i planowanie odbywa się właśnie za

pomocą arkuszy kalkulacyjnych nie czerpiących automatycznie danych finansowych z

innych systemów firmy. Praktyką jest niemal ręczne przenoszenie danych z raportów

finansowych do modeli budżetowych żmudnie przygotowanych w arkuszu.

Dlatego producenci oprogramowania stworzyli grupę aplikacji analitycznych, które posiadają

funkcjonalność arkuszy kalkulacyjnych, doskonale się z nimi integrują, a jednocześnie

uzupełniają ich luki. Aplikacje te są przeznaczone stricte do budżetowania i controllingu w

firmach.

Co jest istotne?

Cechy systemu do budżetowania i conntrollingu:

• możliwość automatycznego zasilania danymi z systemów ERP
• wielowymiarowa prezentacja danych np. z wykorzystaniem tzw. kostek OLAP
• możliwość agregacji danych do potrzeb analiz
• wykorzystanie historycznych danych finansowych firmy do tworzenia budżetów
• możliwość bezpiecznej pracy grupowej – tak by do tworzenia budżetu „wciągnąć”

managerów wszystkich działów firmy

• łatwość zmiany – korekty modelu budżetowego
• proste dodawanie nowych produktów, regionów, itp. w trakcie roku budżetowego
• możliwość prostej zmiany struktury budżetowej firmy – inny układ oddziałów,

grupowania produktów itp.

• mechanizmy śledzenia wykonania budżetu – z automatycznym pobieraniem bieżących

wyników finansowych z systemu ERP (sprzedaż, koszty, itp.)

• mechanizmy udostępniania wybranych fragmentów aktualnego stanu wykonania budżetu

np. kierownikom sprzedaży czy innym dowolnie zdefiniowanym grupom pracowników

czy ich szefom

• możliwość precyzyjnego zdefiniowania kto jakie dane może oglądać i modyfikować
• automatyczne sygnalizowanie przekroczenia założonych granicznych wartości odchyłek

od budżetu w trakcie jego realizacji

• łatwość tworzenia raportów na żądanie - nawet w nietypowych „przekrojach danych”
• łatwa komunikacja z arkuszem kalkulacyjnym

Najważniejszą cechą programów przeznaczonych do budżetowania jest ich ogromna

elastyczność w manipulowaniu danymi i modelami tworzenia budżetu. Wynika to z innego

sposobu bardzo organizacji danych niż w arkuszach kalkulacyjnych, gdzie dane gromadzone

i prezentowane są dwuwymiarowo, a każda zmiana tego układu to żmudne redefiniowanie

wszystkich formuł. W programach do budżetowania dane przechowywane są w swego

rodzaju hurtowni danych – wbudowanej w program czy zewnętrznej. Znakomicie upraszcza

to np. zmianę gupowania produktów – z grupowania regionalnego na np. związane z cechami

produktu (cena, kolor, itp.). Dodatkowo, dzięki nowoczesnemu interfejsowi czyli

komunikacji z użytkownikiem, manipulacje to robi się intuicyjnie – stosując najczęściej

technikę „przeciągnij i upuść”.

Drugą ważną cechą jest możliwość bezpiecznej pracy grupowej. W praktyce oznacza to, że

bardzo łatwo do tworzenia budżetu możemy włączyć kierowników niższego szczebla – dając

im dostęp tylko do fragmentu budżetu. Ważne jest też to, że w trakcie realizacji budżetu

różne grupy osób zainteresowanych w firmie mogą widzieć interesujące ich fragmenty

budżetu uzupełnione o aktualny stan realizacji.

Dzięki takiemu podejściu, tj. zaangażowaniu w proces budżetowania szefów poszczególnych

jednostek funkcjonalnych tworzy się w całej firmie zacznie lepsza atmosfera wokół

budżetowania. Budżet przestaje być martwym narzędziem, pozostającym na wydrukach

materiałem dla zarządu.

Budżetowanie ponad arkuszami

Poniżej pokazuję kilka różnic wynikających z pracy w oparciu o arkusze kalkulacyjne, a

systemy do budżetowania w poszczególnych obszarach:

à

Obsługa struktury organizacyjnej

ARKUSZE

SYSTEM DO BUDŻETOWANIA

Przesuwanie Działu wewnątrz struktury organizacyjnej lub

dodawanie nowego Działu wymaga ręcznego uaktualnienia

wielu formuł. Długie, złożone formuły są potrzebne do tzw.

„sumowania w górę” w danej hierarchii. Nie ma pewności

czy na pewno są one poprawne.

Interfejs podobny do Windows Eksploratora w postaci tzw.

Struktury Drzewa pozwala łatwo dodawać nowe Działy

oraz przesuwać Działy pomiędzy

poszczególnymi grupami

stosując metodę „przeciągnij i upuść”. Menedżer Drzewa

utrzymuje grupowanie struktury automatycznie ją

aktualizując. Nie ma potrzeby zmieniać formuł

konsolidacji, tylko metodę „przeciągnij i upuść”

à

Obsługa planu kont budżetowych

ARKUSZE

SYSTEM DO BUDŻETOWANIA

Wyobraź sobie, że właśnie zakończono

opracowanie arkuszy budżetowych. Jak

możesz dodać nowe konto lub zmienić

istniejącą formułę? Co jeśli Dyrektor

Marketingu dodaje nowe konto Targi

lub zmienia formułę w koncie Dodatki i

Premie. Czy na pewno nie włączasz

konta Gadżety Marketingowe do

skonsolidowanego konta Kursy i

Seminaria? Formuły i sumy cząstkowe

kont muszą być zdefiniowane we

wszystkich pojedynczych arkuszach.

Ponadto musisz utrzymywać formaty

liczb oraz przeliczenie czasu w każdym

arkuszu.

Tutaj tylko administrator może dodać

nowe konto budżetowe lub uaktualnić

formuły. Ale nawet jeśli to jest zrobione

po tym jak arkusze zostały przedłożone

menadżerom, zmiany będą wciąż

zsynchronizowane dla wszystkich

użytkowników. System pozwala także

na ustawienie innych atrybutów konta

takich jak format liczby czy metoda

przeliczenia czasu. Wystarczy zrobić to

tylko raz dla każdego konta.

à

Obsługa arkuszy budżetowych

ARKUSZE

SYSTEM DO BUDŻETOWANIA

Czy masz problemy z…

•

Kopiowaniem zestawień pomiędzy

arkuszami z zachowaniem

integracji wyliczeń i konsolidacji

formuł?

•

Łączeniem danych i formuł z

różnych wersji budżetu?

•

Kopiowaniem i wklejaniem danych

aby stworzyć raport w oparciu o

różne wersje budżetów?

Czy masz pewność, że zostały

skopiowane właściwe dane do

właściwego arkusza?

Menadżer Wersji sprawia, że proste staje

się:

•

tworzenie nowych wersji budżetu i

ponownych prognoz

•

porównywanie i raportowanie na

różnych arkuszach (wersjach)

•

blokowanie arkuszy przed dalszymi

aktualizacjami

•

planowanie na wiele lat do przodu

à

Rozpowszechnianie budżetu do szefów działów

ARKUSZE

SYSTEM DO BUDŻETOWANIA

Cykl tworzenia budżetu:

1. Skopiuj arkusz Działu do oddzielnego

skoroszytu

2. Wyślij skoroszyt do Szefa Działu

3. Szef Działu podłącza skoroszyt i

wprowadza budżet

4. Szef Działu odsyła z powrotem

skoroszyt z budżetem

5. Administrator wkleja z powrotem

skoroszyt do głównego arkusza

Co jeśli umieścisz zaakceptowany

arkusz w złym skoroszycie? Co jeśli

Szef Działu zmienił formułę lub dodał

nowy wiersz czy kolumnę?

Praca Grupowa ułatwia użytkownikom

przekazywanie danych. Pozwala także

kontrolować procesy budżetowe poprzez

śledzenie użytkowników, na którym

etapie cyklu znajdują się.

Użytkownicy przekazują dane w cyklu

tworzenia budżetu przy jednym

kliknięciu przycisku. W systemie Działy

lub konta są przyporządkowywane do

użytkowników.

à

Wprowadzanie komentarzy do budżetu

ARKUSZE

SYSTEM DO BUDŻETOWANIA

Korzystając z arkuszy dział księgowy

jest często sfrustrowany gdy widzi małe

czerwone trójkąciki ukryte w różnych

komórkach na arkuszach. Nawet nie

podejmujemy się dyskusji nad próbą

ich wydrukowania lub określenia kto

Tutaj użytkownicy mogą:

•

Dodawać komentarze tekstowe

•

Każdy komentarz oznaczony jest

datą oraz użytkownikiem, który go

stworzył

•

Dołączać pliki

jest ich autorem. Podobnie wygląda

sytuacja, gdy zaczniemy się

zastanawiać czy komentarze są jeszcze

aktualne.

•

Wydrukować komentarze w

formalnych sprawozdaniach

à

Wprowadzanie rocznych sum

ARKUSZE

SYSTEM DO BUDŻETOWANIA

•

Aby stworzyć roczne sumy w

rozbiciu na miesiące, użytkownik

może skorzystać z kalkulatora lub

utworzyć formułę w arkuszu.

•

Aby zmienić sumę rocznego

wynagrodzenia zachowując przy

tym wcześniej wprowadzoną

sezonowość można dodać linię na

dole arkusza w celu dokonania

obliczeń a następnie przekopiować

wynik z powrotem do linii

wynagrodzenia

Ale skąd można wiedzieć, że nie został

popełniony błąd tworząc formułę?

Tutaj nie potrzeba wprowadzać żadnych

formuł aby manipulować danymi

wprowadzając bowiem roczną sumę

zostaniesz zapytany w jaki sposób

dzielić tę kwotę w miesiącach. Pierwszą

opcją jest „Rozłóź równomiernie”, a

drugą

„Rozłóż na podstawie

istniejących danych” aby zachować

wprowadzoną sezonowość.

à

Tworzenie listy płac

ARKUSZE

SYSTEM DO BUDŻETOWANIA

Płace stanowią 50% - 70% Twoich

całych wydatków, czy to możliwe?

•

Czy Twoje kalkulacje są

przetwarzane w odpowiedniej

kolejności? Jednoprocentowy błąd

może mieć ogromne znaczenie.

•

Czy w prosty sposób możesz

manipulować różnymi

scenariuszami?

•

Czy każda zmiana wymaga godzin

wysiłku?

•

Czy informacje są bezpieczne?

Planowanie Personelu/Zatrudnienia

umożliwia w prosty sposób:

•

Import danych z Działu Kadr aby

rozpocząć Planowanie Personelu

•

Skalkulowanie miesięcznych

wynagrodzeń dla pracowników

rozliczanych godzinowo i rocznie

•

Dostosowanie kalkulacji do

podatków związanych z płacami

•

Stworzenie wielu wersji planów

zatrudnienia dla różnych budżetów

à

Określanie skonsolidowanych celów

ARKUSZE

SYSTEM DO BUDŻETOWANIA

Wyobraź sobie, że potrzebujesz w

skonsolidowanym arkuszu docelową

wartość ogółem dla pozycji Kursy i

Seminaria w wysokości 220 000zł. Jak

System zapyta w jaki sposób dane mają

być dzielone w miesiącach oraz w

poszczególnych działach.

dużo czasu trzeba poświęcić krążąc po

różnych arkuszach Działowych, aby

uzyskać poprawną wartość dla każdego

miesiąca?

à

Angażowanie użytkowników w proces planowania

ARKUSZE

SYSTEM DO BUDŻETOWANIA

Wyobraź sobie ogrom pracy związany z

załadowaniem danych z wykonania

budżetu w zeszłym roku tak, aby

użytkownicy mogli planować nowy rok

na podstawie danych poprzedniego roku

skorygowanych o wartość liczbową lub

procent wzrostu. Jeśli użytkownicy chcą

tworzyć własne szczegółowe rozkłady

danych w poszczególnych miesiącach,

ile czasu potrzebowaliby na naukę, aby

mogli tworzyć własne zestawienia? Czy

chcesz aby zakładali nowe arkusze w już

istniejącym skoroszycie?

Analiza Delta ułatwia planowanie w

oparciu o dane historyczne lub o różne

inne wersje planów. Użytkownicy łatwo

wprowadzają zmiany procentowe lub

liczbowe, a funkcja Zestawienie Pozycji

Wierszy pozwala użytkownikom na

proste tworzenie własnych list pozycji w

budżecie i wykorzystanie podsumowań

w budżecie. Nie ma potrzeby tworzenia

skomplikowanych formuł.

à

Sprawozdawczość formalna

ARKUSZE

SYSTEM DO BUDŻETOWANIA

Raporty Formalne muszą być stworzone

dla każdego Działu osobno. Nawet

nazwy Działów muszą być za każdym

razem wprowadzane od nowa. Dane

kopiowane są z arkuszy, ale jeśli

zmienisz ich wygląd istnieje możliwość,

że będzie trzeba także poprawić

wszystkie raporty. A co jeśli zapomnisz

zmodyfikować wszystkie raporty? Skąd

pewność, że raportujemy z właściwego

zestawu danych?

Kiedy tworzysz raport odwołuje się on

do wszystkich Centrów Kosztowych.

Możesz użyć tego samego formatowania

i opcji kalkulacji jakie dostępne są w

arkuszach, a kiedy nadejdzie czas na

wydrukowanie raportu, wybierasz, który

Dział ma zostać wydrukowany. Ponadto

masz możliwość zapisania raportu z

różnymi rozszerzeniami plików (np.

.xls; .html; .pdf)

Nie obrażać się na arkusz

Nowe narzędzia do budżetowania i controllingu WSPÓŁPRACUJĄ z wykorzystywanymi w

firmie arkuszami, a NIE JE ELIMINUJĄ. Systemy te całkowicie integrują się z arkuszami,

np.: z programem MS Excel – oznacza to, że do systemu „jednym ruchem” przenosi się

budżety wykonane kiedyś w arkuszu, a także tworzy, pracując zespołowo nowy budżet, a po

jego zatwierdzeniu zapisuje cały i wybrane fragmenty w postaci arkusza.

Autor jest v-ce prezesem ds. technologii w SOLEMIS Group S.A.

Pytania: [e-mail]