Savoir-vivre
pracownika
biurowego



Kultura pracowników biurowych, a
zwłaszcza sekretarki, wpływa
pozytywnie na odbiór firmy. Znajomość
reguł savoir-vivre daje poczucie
swobody i jednocześnie uwalnia od
stałej niepewności czy postępujemy
właściwie. Od kultury pracowników
zależy też dobra atmosfera w pracy, co
jest niezwykle ważne.



Najczęściej stosowanie zasad dobrego
zachowania na płaszczyźnie
zawodowej wiąże się z
przestrzeganiem punktualności,
witaniem się, przedstawianiem siebie i
innych osób, zajmowaniem miejsc w
pomieszczeniach i w samochodzie,
prowadzeniem rozmów.

Ustalanie hierarchii
osób

Problemem w stosunkach służbowych jest

często ustalanie, kto jest ważniejszy w danej

sytuacji. Ustalając hierarchię osób należy

kierować się następującymi zasadami:

1. Osoba stojąca ma przewagę nad idącymi lub

jadącymi, zatem osoby idące lub jadące

powinny się pierwsze kłaniać.

2. Zasada płci - kobieta otrzymuje przewagę za

płeć, czasami kobieta nie chce z tego korzystać i

wówczas mężczyźni mogą czuć się zwolnieni z

obowiązku przestrzegania tej reguły.

3. Zasada wieku - mówi ona, że starszy jest

ważniejszy niż młodszy. Istotna jest również
przynależność do pokoleń. Na przykład,
gdy w tramwaju do jednego wolnego miejsca
idzie młoda kobieta i starszy mężczyzna, to
on jest ważniejszy i ma pierwszeństwo.

4. Hierarchia służbowa - bezpośredni

przełożony ma przewagę nad podwładnymi.
Przewagi takiej nie ma jednak szef, który nie
jest przełożonym danego pracownika, np.
kierownik innego działu.

Punktualność



W kontaktach biurowych punktualność ma
bardzo duże znaczenie. Spóźnienie powinno
występować jedynie w wyjątkowej sytuacji, a
spóźniony musi przeprosić i krótko
usprawiedliwić swoje spóźnienie. Gdy
spóźnienie dotyczy zebrania, przeprosiny i
usprawiedliwienie powinny być przekazane
gospodarzowi spotkania w czasie przerwy (nie
przerywamy obrad).



Także przybywanie na spotkanie zbyt
wcześnie nie jest właściwe.

Witanie

Podczas witania ważne jest to, kto wita
pierwszy, kto wstaje, zdejmuje rękawiczki,
odbiera ubranie, pomaga się ubrać i
rozebrać. Obowiązują tu proste zasady:



kobieta nie wstaje, gdy wita się z mężczyzną;



jeśli wita się z kobietą w zbliżonym wieku,
wystarczy, że lekko się podniesie;



mężczyźni przy powitaniu zawsze wstają.

Wystarczające jest powitanie słowne,
podanie ręki nie jest obowiązkowe, mimo że
jest popularne. Jeśli chodzi o podawanie ręki,
obowiązują następujące zasady:



przy podawaniu ręki obowiązują zasady

odwrotne niż przy pozdrawianiu, czyli: kobieta

podaje rękę mężczyźnie, starszy młodszemu,

przełożony podwładnemu, osoba o wyższym

prestiżu osobie mniej dostojnej.



nie należy podawać ręki przez biurko lub przez

stół, zawsze należy wyjść zza biurka;

Witanie



dłoń do uścisku należy wyciągnąć przed

siebie, ścisnąć ją umiarkowanie;



nie ma obowiązku zdejmowania rękawiczek,

chyba że partner zrobił to pierwszy;



mężczyźni nie powinni podawać ręki na

siedząco, powinni wstać;



kobiety zwykle podają rękę siedząc, wstają,

witając się ze szczególnie dostojnym

gościem lub kobietą znacznie starszą.

Przedstawianie

Uczestniczy spotkań w interesach powinni
się znać, muszą więc być sobie
przedstawieni. Osobami upoważnionymi
do przedstawiania sobie uczestników
spotkania są:



mistrz ceremonii;



radca protokołu;



gospodarz spotkania.



Jeśli na spotkaniu nie ma osoby
upoważnionej do prezentacji, to
należy przedstawić się samemu.
Przedstawiać można się następująco:

"Pozwoli Pan, że się przedstawię:

Marek Kwiatkowski"

"Czy mogę się przedstawić? Jestem

Marek Kwiatkowski"



Jeżeli jest to spotkanie służbowe, zawsze

należy jeszcze dodać zawód lub stanowisko

i nazwę reprezentowanej firmy, np.

"Dzień dobry, Marek Kwiatkowski, główny

księgowy w firmie "Sukces".

"Miło mi, Marek Kwiatkowski, główny

księgowy w firmie "Sukces". Zaprosiłem

Pana w sprawie..."



Ważne jest, aby przy przedstawianiu nie

podawać swoich tytułów. Tytuły

przedstawianych osób może podawać tylko

osoba, która dokonuje prezentacji.

Tytułowanie



Tytułowanie jest wyrazem szacunku i

kultury. Wyróżnia się cztery rodzaje

tytułów:



naukowe;



zawodowe;



kurtuazyjne;



rodowe.

Tytuły i stopnie naukowe
to:



profesor, docent, doktor
habilitowany, doktor.

Występują też tytuły zawodowe, do

których zalicza się tytuły:



magistra, inżyniera, licencjata.

Tytuły zawodowe wiążą się również z
zajmowanym stanowiskiem.
Szczególną rolę odgrywają tu
stanowiska kierownicze. Mówi się:



pani dyrektor,



panie prezesie,



panie kierowniku

Tytułując kogoś w rozmowie, powinno się

zwracać uwagę na to, aby pomijać część

tytułu zawodowego obniżającego rangę

rozmówcy.

„Do zastępcy dyrektora mówi się panie

dyrektorze, do wiceministra panie ministrze.”

W sytuacji, gdy ktoś zajmuje stanowisko

niekierownicze, zwykle nie używa się tytułów

zawodowych, gdyż brzmią one źle np.

sekretarka, asystentka. Do osób tych należy

zwracać się pan/pani, dodając imię lub

nazwisko.



Tytuły kurtuazyjne to wyraz

szacunku wobec niektórych osób, np.

do nauczycieli w szkole średniej mówi

się tradycyjnie panie profesorze, mimo

że dany nauczyciel profesorem nie

jest.



Tytuły rodowe używane są obecnie

rzadko. Można ich jednak używać jako

form grzecznościowych, np.
Wojciech hrabia Dzieduszycki lub

hrabia Wojciech Dzieduszycki

Zajmowanie miejsc w
pomieszczeniach



Gość zajmuje miejsce wskazane przez

gospodarza, który swoje miejsce zajmuje dopiero

wtedy, gdy gość usiądzie. Ich miejsca nie powinny

być ulokowane po przeciwnych stronach biurka

czy stołu. Jeżeli w spotkani uczestniczy większa

liczba osób, na stole przy każdym krześle

powinna znajdować się kartka z nazwiskiem

osoby, która powinna zająć dane miejsce.



Najlepszym sposobem ustawienia stołów jest ich

zestawienie w koło.

Zajmowanie miejsc w
samochodzie



Hierarchia miejsc w samochodzie
uzależniona jest od tego, czy
kierowcą jest pracownik zatrudniony
w firmie na stanowisku kierowcy, czy
też kierowcą jest prywatny właściciel
samochodu.



Gdy samochód prowadzi ktoś, kto nie
jest kierowcą zawodowym,
najważniejszym miejscem jest to
obok kierowcy. Ranga kolejnych
miejsc jest następująca:



jeżeli samochód prowadzi kierowca
zawodowy, ranga miejsc jest inna:

Wizytówka



Wymiana wizytówek następuje na koniec

rozmowy. Wyjątkiem są służbowe spotkania. Tu

wręcza się je często na wstępnie.



Możesz poprosić kogoś o jego wizytówkę dopiero

wtedy, kiedy sam wcześniej już swoją ofiarowałeś.



Nie wypada prosić o nią osoby stojącej w

hierarchii służbowej wyżej niż ty. Musisz zaczekać,

aż ta osoba sama zaproponuje wymianę.



Otrzymaną wizytówkę najpierw przeczytaj, potem

możesz ją schować.

Wizytówka



Jeśli dostałeś ją na początku biznesowego

spotkania, nie wolno jej chować do portfela czy

kieszeni. Możesz ją włożyć np. do służbowego

notesu lub odłożyć na stół, a dopiero po spotkaniu

schować.



Nowo poznanej osobie daj tylko jedną wizytówkę.

Pozostawienie kilku może oznaczać, że liczysz na

przekazanie ich innym osobom. Mogłoby to być

źle widziane.



Dopiski rób na wierzchu wizytówki, na odwrocie

możesz skończyć.

Telefon



Wyłączaj telefon w czasie spotkania, w kinie,

teatrze czy na koncercie.



Odbieraj go tylko wtedy, gdy możesz rozmawiać.

Oddzwonisz w stosownym momencie.



Jeśli telefon zadzwoni np. w autobusie - rozmawiaj

krótko, ściszonym głosem, jeśli w sklepie - wyjdź na

zewnątrz, w restauracji (i musisz tę rozmowę

odbyć) - przeproś swoje towarzystwo i na chwilę

wyjdź.



Ustaw dzwonek telefonu tak, by jego dźwiek nie

stawiał na baczność całego twojego otoczenia.

Telefon



Nie odbieraj cudzej "komórki" (nawet

służbowej w pracy), chyba że

właściciel cię do tego upoważni.



Jeśli ktoś dzwoni na twój prywatny

telefon, nie musisz się przedstawiać,

gdy na służbowy - zawsze tak.



Wysłane SMS-em zaproszenie, np. na

kolację, powinnaś potwierdzić.

Ćwiczenia

1. Co to jest precendencja?
2. Co to jest netykieta i jakie są jej

zasady:
a) w e-mailu
b) na forach internetowych
c) komunikatorach.