Regionalny Program Operacyjny

Województwa Kujawsko – Pomorskiego

na lata 2007 - 2013

•Dokumentacja

wymagana

przed

podpisaniem

umowy

-Wypis z Ewidencji Działalności Gospodarczej / KRS nie
starszy niż 1 miesiąc przed dniem złożenia dokumentów do
podpisania

umowy

dofinansowanie

kserokopia).

Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o niezaleganiu z
należnościami, nie starsze niż 1 miesiąc przed dniem
złożenia

dokumentów

podpisania

umowy

dofinansowanie

kserokopia).

Zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o
niezaleganiu
z należnościami, nie starsze niż 1 miesiąc przed dniem
złożenia
dokumentów do podpisania umowy o dofinansowanie (1
egzemplarz).
Zaświadczenie o nadaniu numeru NIP (1 egzemplarz).
Zaświadczenie o nadaniu numeru REGON (1 egzemplarz).
Kserokopie dowodu osobistego osoby upoważnionej do
podpisania umowy.

- Harmonogram składania wniosków o płatność dla
wniosku
o dofinansowanie projektu z EFRR w ramach RPO
WK-P
(4 egzemplarze) –wzór na stronie internetowej.

- Informacja wskazująca nazwę banku, oddziału i
numeru rachunku dla projektu zgodnie z § 1 pkt. 10
wzoru umowy o dofinansowanie projektu.

- Kserokopia umowy spółki cywilnej.

- Aktualna kserokopia pozwolenia na budowę,

- Oświadczenia Beneficjenta w zakresie spełnienia
wymogów m.in.
w zakresie demarkacji

• Zapisy umowy o dofinansowanie Projektu stanowią

minimalny zakres oraz przedmiot praw i obowiązków
stron umowy.

• Umowa może być przez strony zgodnie uzupełniana o

inne postanowienia niezbędne i istotne dla realizacji
Projektu.

• Wszelkie uzupełnienia treści umowy o dofinansowanie

Projektu nie mogą być sprzeczne z postanowieniami
zawartymi we wzorze umowy jak i zasadami RPO WK-
P oraz przepisami prawa wspólnotowego i polskiego.

Istnieją dwie formy dofinansowania Projektów realizowanych w ramach

RPO WK-P:

• Dofinansowanie w formie refundacji.

Oznacza zwrot Beneficjentowi, faktycznie poniesionych, w całości
zapłaconych
i odpowiednio udokumentowanych, części wydatków kwalifikowalnych
na realizację Projektu, dokonywany przez IZ RPO WK-P.

• Dofinansowanie w formie zaliczki i refundacji.

Jako zaliczkę należy rozumieć określoną część kwoty dofinansowania
przyznanego w Umowie, przekazaną Beneficjentowi na podstawie
wniosku o płatność przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P w jednej
lub kilku transzach przed dokonaniem wydatków na realizację Projektu.

W związku z powyższym Instytucja Zarządzająca RPO WK-P opracowała

dwa różne wzory umów o dofinansowanie projektów (umowa o
dofinansowanie w formie refundacji oraz w formie zaliczki i refundacji).

Przedmiot umowy

• Beneficjent zobowiązany jest do realizowania

Projektu zgodnie i w oparciu o wniosek o

dofinansowanie Projektu

• Forma dofinansowania: refundacja lub zaliczki i

refundacja

• Umowa określa całkowitą wartość Projektu w

podziale na poszczególne źródła finansowania z

uwzględnieniem

zasad

dotyczących

pomocy

publicznej (jeśli dotyczy)

• Okres kwalifikowalności wydatków rozpoczyna się z

dniem rozpoczęcia realizacji Projektu, a kończy z

dniem zakończenia finansowego realizacji Projektu.

Odpowiedzialność beneficjenta

• Beneficjent ponosi wyłączną odpowiedzialność wobec osób

trzecich za szkody powstałe w związku z realizacją Projektu.

• Prawa i obowiązki Beneficjenta wynikające z niniejszej umowy nie

mogą być przenoszone na rzecz osób trzecich bez zgody IZ RPO
WK-P.

• Beneficjent zobowiązuje się do realizacji postanowień umowy z

należytą starannością, w szczególności w aspekcie wydatkowania
środków publicznych w sposób oszczędny, celowy, rzetelny i
racjonalny, w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa.

Płatności

Wniosek o płatność składany jest przez Beneficjenta
nie częściej niż raz w miesiącu i nie rzadziej niż raz
na kwartał kalendarzowy do 10 dnia miesiąca
następującego po danym kwartale, według wzoru
opracowanego przez IZ RPO WK-P, zgodnie z
harmonogramem wydatków i składania wniosków o
płatność w ramach Projektu. Beneficjent zobowiązuje
się do comiesięcznego aktualizowania harmonogramu
wydatków i składania wniosków o płatność w ramach
Projektu, do 10 dnia miesiąca począwszy od
następnego miesiąca po podpisaniu umowy.

Harmonogram składania wniosków o płatność

Harmonogram wydatków i składania wniosków o płatność w IV kolejnych

kwartałach (łącznie z kwartałem bieżącym)

Okres (rok, kwartał)

Planowane wydatki

kwalifikowalne

Planowane złożenie

wniosku o płatność

rok

kwartał

20 …

… kwartał

20 …

… kwartał

20 …

… kwartał

20 …

… kwartał

Płatności

Beneficjent przekazuje Instytucji Zarządzającej RPO
WK-P, nie później niż do dnia 15 lutego każdego
roku, prognozę wydatków na bieżący rok budżetowy
oraz na następny rok budżetowy, a w przypadku
beneficjentów będących jednostkami samorządu
terytorialnego i ich jednostkami podległymi – na
kolejne dwa lata, według wzoru opracowanego przez
Instytucję Zarządzającą RPO WK-P, który Instytucja
Zarządzająca RPO WK-P zamieszcza na stronie
internetowej:

www.fundusze.kujawsko-pomorskie.pl

www.mojregion.eu

Przekazywanie płatności przez Instytucję

Zarządzającą

RPO WK-P

• IZ RPO WK-P przekazuje beneficjentowi całość lub

cześć dofinansowania w formie refundacji

poniesionych

wydatków

kwalifikowalnych

podstawie zweryfikowanego wniosku o płatność.

•

IZ RPO WK-P może przekazać beneficjentowi część

dofinansowania w formie zaliczki na podstawie

uprzednio zweryfikowanego wniosku o płatność w

jednej lub kilku transzach przed poniesieniem

wydatków na realizację projektu, jednak nie

wcześniej niż po podpisaniu umowy z wykonawcą.

Zasady dotyczące wypłaty zaliczki

• Maksymalna wysokość zaliczki dla projektów objętych

pomocą publiczną wynosi 80% dofinansowania.

• Przyznanie dofinansowanie w formie zaliczki może zostać

przekazane Beneficjentowi w jednej lub kilku transzach.

• W przypadku wystąpienia Beneficjenta o transze

dofinansowania w formie zaliczki, Beneficjent załącza do
wniosku o płatność wszystkie wymagane dokumenty
(kopie faktur lub rachunków oraz umowy z wykonawcami,
gdy z przepisów prawa wynika obowiązek ich zawarcia),
przy czym wniosek o płatność Beneficjent przedkłada nie
później niż na 20 dni przed terminem płatności faktury
lub rachunku.

Zasady wypłaty zaliczki c.d.

• Przekazanie kolejnych transz dofinasowania w

formie zaliczki jest uwarunkowane rozliczeniem

poprzedniej zaliczki w 100%.

• Beneficjent zobowiązuje się przedłożyć wniosek o

płatność rozliczający płatność zaliczkową wraz z

wymaganymi załącznikami w terminie do 30 dni od

dnia otrzymania zaliczki.

• Transze w formie zaliczki przekazywane są

przelewem przez IZ RPO WK-P na rachunek bankowy

Beneficjenta wskazany w umowie.

• Ostatni wniosek o płatność zaliczkową przekazywany

jest przez beneficjenta w terminie do dnia 15

października danego roku kalendarzowego.

Płatności związane z refundacją środków

finansowych

• Środki przekazywane są przez IZ RPO WK-P

w postaci płatności pośrednich i płatności końcowej

przelewem na rachunek bankowy Beneficjenta

wskazany w umowie.
• Beneficjent składa wniosek o płatność końcową

w wysokości, co najmniej 5 % łącznej kwoty

dofinansowania do Instytucji Zarządzającej RPO

WK-P w terminie do 60 dni od dnia zakończenia

finansowego realizacji Projektu.

Zwrot środków

w sytuacji, kiedy Beneficjent wykorzystał całość lub część

dofinansowania :

•

niezgodnie z przeznaczeniem,

•

bez zachowania obowiązujących procedur,

•

pobrał całość lub część dofinansowania w sposób

nienależny lub w nadmiernej wysokości,
zobowiązany jest do zwrotu środków odpowiednio w

całości lub w części wraz z odsetkami w wysokości

określonej jak dla zaległości podatkowych, w terminie

i na rachunek bankowy wskazany przez IZ RPO WK-P.

Pozostałe warunki przyznania i wykorzystania

pomocy

Beneficjent zobowiązuje się do:

•

pisemnego informowania IZ RPO WK-P o wszystkich realizowanych przez

siebie projektach współfinansowanych z funduszy strukturalnych Unii

Europejskiej, Funduszu Spójności lub innych funduszy i programów UE oraz

krajowych środków publicznych, jak również o tych, których realizację

rozpoczął w trakcie trwania umowy w terminie 30 dni od dnia podpisania

umowy o dofinansowanie danego projektu,

•

przedstawienia wszelkich dokumentów, informacji i wyjaśnień związanych

z realizacją Projektu na żądanie IZ RPO WK-P,

•

przestrzegania stosowanych w ramach programu wzorów dokumentów,

•

przestrzegania przepisów wspólnotowych,

•

pisemnego poinformowania IZ RPO WK-P o złożeniu wniosku o ogłoszenie

upadłości lub postawieniu w stan likwidacji albo podleganiu zarządowi

komisarycznemu,

•

przedstawienia do IZ RPO WK-P zaktualizowanego zaświadczenia o statusie

podatnika VAT, jak również wraz z pierwszym wnioskiem o płatność składanym

w danym roku kalendarzowym oświadczenia o kwalifikowalności VAT.

Pozostałe warunki przyznania i

wykorzystania pomocy

w przypadku zakupu sprzętu ruchomego

•

sprzęt ruchomy będzie użytkowany zgodnie z celem
określonym

wniosku

o dofinansowanie Projektu,

•

w obszarze geograficznym określonym we wniosku o
dofinansowanie Projektu,

•

umożliwi przeprowadzenie przez IZ RPO WK-P kontroli
zakupionego sprzętu.

Zabezpieczenie

prawidłowej

realizacji umowy - nie dotyczy
beneficjenta dotacji rozwojowej
będącego

jednostką

sektora

finansów publicznych

W przypadku, gdy wartość dofinansowania przyznanego
w umowie o dofinansowanie nie przekracza 4 mln zł,
zabezpieczenie ustanawiane jest w formie weksla in blanco
wraz z deklaracją wekslową.

W przypadku gdy wartość dofinansowania przyznanego
w umowie o dofinansowanie przekracza 4 mln zł,
zabezpieczenie ustanawiane jest w jednej lub kilku z
następujących form:

1) pieniądzu;
2) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-

kredytowej,
3) gwarancjach bankowych;
4) gwarancjach ubezpieczeniowych;
5) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy

z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
6) wekslach z poręczeniem wekslowym banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-

kredytowej;
7) zastawu na papierach wartościowych emitowanych przez Skarb Państwa lub
jednostkę samorządu terytorialnego;
8) zastawu rejestrowego na zasadach określonych w przepisach o zastawie rejestrowym i

rejestrze zastawów;
9) cesji praw z polisy ubezpieczeniowej beneficjenta;
10) przewłaszczeniu rzeczy ruchomych beneficjenta na zabezpieczenie;
11) hipotece;
12) poręczeniu według prawa cywilnego.

Stosowanie przepisów prawa zamówień

publicznych

Ogólna zasada - Beneficjent jest zobowiązany do stosowania ustawy prawo
zamówień publicznych w przypadku gdy wymóg jej stosowania wynika z tej
ustawy bądź gdy wartość projektu przekracza 500 000 PLN
Beneficjent, który zobowiązany jest do stosowania ustawy, zobowiązany jest
w terminach wyznaczonych przez IZ RPO WK-P do przedstawiania:
• dokumentów dot. przeprowadzonej procedury udzielenia zamówienia publicznego,
• wraz z pierwszym wnioskiem o płatność (nie dotyczy wniosków o płatność
zaliczkową) potwierdzonych za zgodność z oryginałem kopii: ogłoszeń o zamówieniu,
informacji o wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, informacji o
wszczynanych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, umów i
aneksów do umów z wykonawcą, innych wskazanych przez IZ RPO WK-P,
Zobowiązany jest również do: stosowania się do zaleceń zawartych w opinii IZ RPO
WK-P dot. niezgodności dokumentów z zakresem podmiotowym i przedmiotowym
umowy o dofinansowanie projektu, przekazania informacji o wynikach kontroli
Prezesa UZP w terminie 14 dni od otrzymania jej wyników.

Stosowanie przepisów prawa zamówień

publicznych

Beneficjent, który nie jest zobowiązany do stosowania ustawy Pzp
zobowiązany

jest

w terminach wyznaczonych przez IZ RPO WK-P do przekazania:
• wraz z pierwszym wnioskiem o płatność potwierdzonych za zgodność
z oryginałem kopii: przynajmniej 3 ofert handlowych, umów, innych
wskazanych przez IZ RPO WK-P,
• aneksów do umów z wykonawcą,
Zobowiązany jest również do:
Stosowania się do zaleceń zawartych w opinii IZ RPO WK-P dot. niezgodności
dokumentów z zakresem podmiotowym i przedmiotowym umowy o
dofinansowanie Projektu.

Monitoring, sprawozdawczość, kontrola i audyt

Beneficjent jest zobowiązany do:
• systematycznego monitorowania przebiegu realizacji projektu oraz
niezwłocznego,
w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia powzięcia wiadomości o zaistnieniu
nieprawidłowości lub podjęcia decyzji o zaprzestaniu realizacji Projektu,
informowania

Instytucji

Zarządzającej

RPO

WK-P

zaistniałych

nieprawidłowościach lub o zamiarze zaprzestania realizacji Projektu,
• pomiaru wartości wskaźników,
• składania wniosków o płatność pełniących funkcję sprawozdawczą nie rzadziej
niż raz na kwartał kalendarzowy do 10 dnia miesiąca następującego po danym
kwartale,
• przekazywania wszelkich dokumentów i informacji związanych z realizacją
projektu na żądanie IZ RPO WK-P,
• złożenia po zakończeniu realizacji projektu deklaracji o nowoutworzonych
miejscach pracy.

Monitoring, sprawozdawczość, kontrola

i audyt

Ponadto Beneficjent jest zobowiązany poddać się kontroli
dokonywanej przez IZ RPO WK-P w zakresie prawidłowości realizacji
Projektu, co wiąże się z zapewnieniem pełnego wglądu we wszystkie
dokumenty (w tym elektroniczne) związane z realizacją Projektu,
umożliwieniem pełnego dostępu do urządzeń oraz obiektów, w
których realizowany był Projekt, zapewnieniem obecności osób,
które udzielą stosownych wyjaśnień.

Beneficjent zobowiązany jest do przeprowadzenia audytu Projektu
zgodnie ze standardami wyznaczonymi przez IZ RPO WK-P.

Obowiązki w zakresie archiwizacji

oraz promocji i informacji

Beneficjent jest zobowiązany do:

• przechowywania pełnej dokumentacji związanej z realizacją projektu w
tym związanej z pomocą publiczną do dnia 31 grudnia 2020 r.

• zapewnienia informowania społeczeństwa o finansowaniu realizowanego
Projektu przez Unię Europejską

• zamieszczenia we wszystkich materiałach i dokumentach , które
przygotowuje
w związku z realizacją Projektu, informacji o udziale UE oraz Funduszu we
współfinansowaniu Projektu

Zmiany w projekcie i umowie

• Beneficjent zgłasza w formie pisemnej do IZ RPO WK-P zmiany dotyczące
realizacji Projektu nie później niż na 30 dni przed planowanym zakończeniem
finansowym realizacji Projektu.
•

Zmiany

zakładanych

wskaźników

produktów

realizacji

Projektu,

przekraczające 15% ich wartości lub przesunięcia pomiędzy kategoriami
wydatków przekraczające 15% całkowitej wartości Projektu wymagają
pisemnej zgody IZ RPO WK-P. Zmiany te wymagają dokonania zmiany umowy w
formie aneksu.
• Jeżeli zmiany zakładanych wskaźników produktów realizacji Projektu, nie
przekraczają 15% ich wartości lub przesunięcia pomiędzy kategoriami
wydatków nie przekraczają 15% całkowitej wartości Projektu Beneficjent jest
zobowiązany do pisemnego poinformowania Instytucji Zarządzającej RPO WK-P
o każdej planowanej zmianie. W takim przypadku zmiany nie wymagają formy
aneksu.

Zmiany w projekcie i umowie

• Zmiana rachunku bankowego Beneficjenta wymaga dokonania zmiany
umowy w formie aneksu.
• Zmiany w umowie wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
• W przypadku wprowadzenia przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P
w danym konkursie ograniczenia kwotowego, dotyczącego wartości
dofinansowania, jeśli w wyniku przeprowadzonych postępowań o
udzielenie zamówień publicznych wartość całkowita projektu ulegnie
zmniejszeniu

(wystąpią

oszczędności

poprzetargowe),

kwota

dofinansowania może pozostać na wnioskowanym poziomie pod
warunkiem nie przekroczenia maksymalnego poziomu procentowego
dofinansowania określonego dla danego działania. Powyższa zasada ma
zastosowanie również do projektów kluczowych realizowanych w trybie
indywidualnym.

Instytucja Zarządzająca może rozwiązać umowę z
zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia
w przypadku, gdy:

•Beneficjent nie rozpoczął realizacji Projektu w terminie 9 miesięcy od ustalonego
w umowie,
•zaprzestał realizacji Projektu lub realizuje go w sposób niezgodny z umową,
•nie osiągnął zakładanego we wniosku o dofinansowanie celu Projektu (wskaźniki
rezultatu)
•utrudniał przeprowadzenie kontroli przez IZ RPO WK-P,
•nie przeprowadził audytu lub nie przekazał jego wyników do IZ RPO WK-P (gdy
był do tego zobowiązany),
•w określonym terminie nie usunął stwierdzonych nieprawidłowości,
•nie przedłożył wypełnionej części sprawozdawczej z realizacji Projektu w ramach
składanych wniosków o płatność,
•nie przestrzegał procedur udzielania zamówień publicznych,
•w sposób rażący nie wywiązuje się z obowiązków nałożonych umową.

Instytucja Zarządzająca może rozwiązać umowę
bez wypowiedzenia w przypadku, gdy:

•

Beneficjent wykorzystał przekazane środki finansowe na inny cel,

niezgodnie
z umową, niezgodnie z przepisami prawa lub procedurami
właściwymi dla Programu,
•

odmówił poddania się kontroli przez IZ RPO WK-P,

•

nie usunął po powtórnym wezwaniu IZ RPO WK-P niezgodności,

które były przyczyną negatywnej opinii IZ RPO WK-P,
•złożył lub przedstawił IZ RPO WK-P w toku wykonywanych czynności
w ramach realizacji projektu nieprawdziwe, sfałszowane, podrobione,
przerobione lub poświadczające nieprawdę albo niepełne dokumenty
i informacje w celu uzyskania (wyłudzenia) dofinansowania w ramach
niniejszej umowy,
•

po ustaniu działania siły wyższej nie przystąpił do wykonania umowy.