01
Departament Wdrażania RPO
WNIOSEK O PŁATNOŚĆ
ZASADY
SKŁADANIA i ROZLICZANIA
02
Departament Wdrażania RPO
Podstawa prawna:
•Wzór wniosku Beneficjenta o płatność (zakres minimalny) z
rozszerzonym komponentem dotyczącym rzeczowo –
finansowego postępu realizacji projektu zawierają wytyczne
Ministra
Rozwoju
Regionalnego
w
zakresie
sprawozdawczości wydane na podstawie art. 35 ust. 3
pkt 6 ustawy z dnia 6 grudnia 2006r. o zasadach
prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. Nr 227, poz. 1658 z
późn. zm.).
• przyjęty Uchwałą Zarządu WK-P wzór wniosku
Beneficjenta o płatność dla projektów realizowanych w
ramach RPO WK – P.
• § 5 umowy o dofinansowanie - Beneficjent składa
wniosek o płatność (…) według wzoru opracowanego przez
Instytucję Zarządzającą RPO WK-P, który Instytucja
Zarządzająca RPO WK-P zamieszcza na stronie internetowej:
www.fundusze.kujawsko-pomorskie.pl i www.mojregion.eu.
03
Departament Wdrażania RPO
Wniosek o płatność
składany jest w jednym
egzemplarzu w tożsamej wersji papierowej oraz
elektronicznej i służy
:
W ramach zaliczek:
•
wnioskowaniu o przyznanie pierwszej płatności
zaliczkowej,
•
rozliczeniu
dotychczas
otrzymanych
środków
przekazanych w formie zaliczki
z jednoczesnym
wnioskowaniem o kolejną transzę zaliczki,
• rozliczeniu
wcześniej
otrzymanej
płatności
zaliczkowej, tj. udokumentowaniu wydatków poniesionych
przez beneficjenta, który otrzymał środki na realizację
projektu w formie zaliczki, bez wnioskowania o kolejną
transzę,
04
Departament Wdrażania RPO
A także:
•Wnioskowaniu o przyznanie płatności stanowiącej
refundację wydatków sfinansowanych ze środków
beneficjenta,
•Rozliczeniu wydatków poniesionych przez państwowe
jednostki budżetowe sfinansowanych ze środków
zapisanych w budżecie danego dysponenta,
•Przekazaniu informacji o postępie rzeczowym projektu
(funkcja sprawozdawcza).
05
Departament Wdrażania RPO
Rodzaje płatności
•
płatność zaliczkowa/rozliczenie płatności zaliczkowej - występuje,
gdy Beneficjent otrzymuje określoną część dofinansowania na podstawie
wniosku o płatność zaliczkową
po przedstawieniu
faktur/rachunków
, ale przed ich zapłatą. Następnie w kolejnym wniosku
o płatność następuje
100% rozliczenie zaliczki
na podstawie wydatków
już poniesionych;
• płatność pośrednia - występuje w formie refundacji części wydatków
kwalifikowalnych, gdzie płatność dla Beneficjenta jest zwrotem określonej
części wydatków kwalifikowalnych poniesionych w miarę postępu
realizacji Projektu, ujętych we wniosku o płatność;
• płatność końcowa – płatność dla Beneficjenta dotycząca ostatniego
wniosku o płatność (w wysokości
co najmniej 5 % łącznej kwoty
dofinansowania
).
06
Departament Wdrażania RPO
Wniosek o płatność (terminy):
1.Dla celów sprawozdawczych
- składany nie rzadziej niż raz na
kwartał kalendarzowy do 10 dnia miesiąca następującego po
danym kwartale, licząc od dnia podpisania Umowy (brak wydatków
po stronie Beneficjenta nie zwalnia z obowiązku przedkładania
wniosków o płatność z wypełnioną częścią sprawozdawczą);
2.Dla celów wnioskowania o dofinansowanie i rozliczenia
wydatków
– składany nie częściej niż raz w miesiącu i zgodnie
z harmonogramem wydatków i składania wniosków o
płatność, który stanowi załącznik nr 2 do umowy o
dofinansowanie;
07
Departament Wdrażania RPO
Wniosek o płatność (terminy) c.d.:
3.
Dla celów końcowego rozliczenia wydatków
(wniosek o
płatność końcową) – składany w terminie do 60 dni od dnia
zakończenia finansowego realizacji Projektu. W przypadku
zakończenia realizacji Projektu przed zawarciem Umowy wniosek
o płatność końcową składany jest w terminie do 60 dni od dnia
zawarcia Umowy;
4.W przypadku wniosku o zaliczkę
– na co najmniej 20 dni
przed terminem płatności dokumentów;
5.Ostatni wniosek o płatność zaliczkową
Beneficjent
przekazuje do IZ w terminie do 15 października danego roku
kalendarzowego;
08
Departament Wdrażania RPO
Wniosek o płatność (terminy) c.d.:
6.Przekazanie
kolejnych transz w formie zaliczki
uzależnione jest od rozliczenia przez Beneficjenta poprzez
złożenie wniosku o płatność wraz z załącznikami w terminie
do 30 dni od dnia jej otrzymania;
7.Maksymalna
wysokość
zaliczki
wynosi
80%
dofinansowania.
09
Departament Wdrażania RPO
Przykład
1.Data podpisania umowy – 17 września 2009 r.
2.Data ponoszenia pierwszych wydatków – 1 listopad
2009r.
Obowiązek złożenia wniosku w części
sprawozdawczej-
do 10 października 2009 za okres 01.06.2009-
30.09.2009
Możliwość złożenia pierwszego wniosku o płatność
– listopad 2009 r.
10
Departament Wdrażania RPO
Załączniki do wniosku o płatność
Wniosek o płatność pośrednią/końcową zawiera
potwierdzone za
zgodność z oryginałem i oznaczone datą kopie
dokumentów, które potwierdzają poniesienie wydatków oraz
rzeczowy postęp realizacji projektu
(szczegółowy katalog dokumentów
określony został w Załączniku nr 3 do Uchwały Zarządu Województwa Kujawsko-
Pomorskiego Nr 56/910/09 z dnia 21 lipca 2009 r. - Wytyczne dotyczące rozliczania
wydatków oraz wypełniania obowiązków sprawozdawczych dla projektów
współfinansowanych z EFRR w ramach RPO WK-P na lata 2007-2013 - zamieszczony
na stronie internetowej:
www.fundusze.kujawsko-pomorskie.pl.
)
- Faktury lub inne dokumenty o równoważnej wartości
dowodowej opisane zgodnie z wymogami IZ RPO WK – P;
- Protokoły odbioru zakupionych towarów i usług lub
przekazanych materiałów, jeżeli dokumenty odbioru wymagane są
prawem,
Protokoły odbioru, dołączane do Wniosku o płatność, powinny być
wystawiane w oparciu o kosztorys inwestycji, tak aby możliwa była
weryfikacja stopnia zaawansowania poszczególnych etapów
robót/prac;
11
Departament Wdrażania RPO
Załączniki do wniosku o płatność (c.d.)
- protokoły odbioru urządzeń, przyjęcia na magazyn z podaniem
ich miejsca składowania – w przypadku zakupu urządzeń/sprzętu, które
nie zostały zamontowane;
UWAGA! W przypadku jeśli na potwierdzenie wykonania określonych
prac dokumenty te (protokoły) nie są wymagane przepisami prawa lub
umową z wykonawcą/dostawcą/usługodawcą, na fakturze/innym
równoważnym dokumencie należy zamieścić adnotację o tym, że prace
wykonano zgodnie/niezgodnie ze zleceniem, ze wskazaniem terminu
zrealizowania tych prac.
-wyciągi bankowe z rachunku bankowego Beneficjenta lub
potwierdzeń przelewów bankowych, a w przypadku płatności
gotówkowych kopiami dokumentów potwierdzających poniesienie
wydatków w formie gotówkowej;
UWAGA! w tytule przelewu powinny znaleźć się informacje
identyfikujące podmiot realizujący przelew, odbiorcę i tytuł zapłaty
zwłaszcza poprzez wskazanie nr faktury /innego dokumentu księgowego
o równoważnej wartości dowodowej. Wyciąg bankowy powinien również
umożliwiać identyfikację właściciela rachunku, z którego dokonywany
jest przelew (Beneficjent projektu);
12
Departament Wdrażania RPO
Załączniki do wniosku o płatność (c.d.)
- oświadczenia ostatniego sprzedawcy środka trwałego o
tym, iż dany środek trwały nie został w okresie 7 lat
poprzedzających datę dokonania zakupu danego środka
trwałego przez beneficjenta zakupiony przy wykorzystaniu
współfinansowania ze środków wspólnotowych ani z dotacji
krajowych – (dotyczy przypadku zakupu używanego środka
trwałego dla potrzeb realizacji Projektu),
- inne dokumenty potwierdzające i uzasadniające prawidłową
realizację Projektu np. umowy, pozwolenia.
13
Departament Wdrażania RPO
Załączniki do wniosku o płatność
(c.d)
•
wraz z pierwszym wnioskiem o płatność stanowiącym
rozliczenie poniesionych wydatków, składanym w danym
roku
Beneficjent
załącza
oświadczenie
o
kwalifikowalności VAT, według wzoru opracowanego przez
Instytucję Zarządzającą RPO WK-P, zamieszczonego na
stronie internetowej:
www.fundusze.kujawsko-pomorskie.pl.
• w przypadku niepodlegania przez beneficjenta przepisom
ustawy Prawo zamówień publicznych, przy wyłanianiu
wykonawcy dla usług, dostaw lub robót budowlanych w
ramach realizowanego Projektu – jest on zobowiązany do
stosowania „Wytycznych Instytucji Zarządzającej RPO
WK-P na lata 2007-2013 w sprawie realizowania
zamówień współfinansowanych ze środków EFRR, w
stosunku do których beneficjenci nie są zobowiązani do
stosowania ustawy-Prawo zamówień publicznych”, w
tym w szczególności do przekazywania do Instytucji
Zarządzającej RPO WK-P wraz z pierwszym wnioskiem o
płatność potwierdzonych za zgodność z oryginałem kopii
przynajmniej 3 ofert handlowych, umów, aneksów do
umów z wykonawcą.
14
Departament Wdrażania RPO
Załączniki do wniosku o płatność
(c.d)
Beneficjent, który jest zobowiązany do stosowania ustawy z dnia
29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. z 2007r.
Dz. U. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.) wnioskiem o płatność
stanowiącym
rozliczenie
poniesionych
wydatków,
potwierdzonych za zgodność z oryginałem kopii następujących
dokumentów:
• ogłoszeń o zamówieniu;
• informacji o wyniku postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego wraz z protokołem postępowania (w tym kosztorys
ofertowy lub inny dokument w tym zakresie);
• informacji o wszczynanych postępowaniach o udzielenie
zamówienia publicznego (Nie dotyczy przypadku, gdy
postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego zostało
zakończone przed datą podpisania Umowy)
15
Departament Wdrażania RPO
Załączniki do wniosku o płatność
(c.d)
• umów i aneksów do umów z wykonawcą realizującym dostawę
urządzeń/sprzętu lub wykonanie prac,
• innych wskazanych przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P
16
Departament Wdrażania RPO
Załączniki do wniosku o płatność (c.d.)
•
wniosek o płatność zaliczkową
:
-zawiera potwierdzone za zgodność z oryginałem i oznaczone
datą kopie faktur lub innych dokumentów o równoważnej
wartości dowodowej i jest składany na co najmniej 20 dni przed
terminem płatności dokumentów,
•
wniosek o płatność rozliczający płatność zaliczkową:
- zawiera dokumenty wymagane przy wniosku o płatność
pośrednią/końcową, rozlicza otrzymaną zaliczkę w 100% i jest
składany w terminie do 30 dni od dnia otrzymania zaliczki;
- jego złożenie w terminie określonym przez IZ RPO WK – P jest
warunkiem przekazania kolejnej transzy dofinansowania w
formie zaliczki.
17
Departament Wdrażania RPO
Zasady opisu dokumentów
Zaleca się korzystanie ze wzoru opisu dokumentu księgowego
(załącznik nr 2 do Wytycznych dotyczących rozliczania wydatków
oraz wypełniania obowiązków sprawozdawczych dla projektów
współfinansowanych z EFRR w ramach RPO WK-P na lata 2007-
2013)
Na pierwszej stronie dokumentu:
- adnotacja:
„Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze środków budżetu
państwa w ramach RPO WK-P.”
W przypadku, gdy projekt nie jest współfinansowany z budżetu
państwa zwrot „oraz z budżetu państwa” nie jest zamieszczany. Zapis
ten może również występować w formie pieczęci.
18
Departament Wdrażania RPO
Zasady opisu dokumentów
- adnotacja:
„
Wydatek ujęto we wniosku o płatność z dnia …”
(dzień –
miesiąc- rok w dowolnym formacie - data sporządzenia
pierwszej wersji weryfkowanego wniosku o płatność, w którym
ujęto wydatek)
Na odwrocie dokumentu (lub na pierwszej stronie –
jeśli brakuje miejsca na odwrocie) powinny znaleźć się
m.in.:
- adnotacja:
„Wydatek związany z realizacją Projektu ... Nr ... ramach
Regionalnego
Programu
Operacyjnego
Województwa
Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013 w ramach
Działania …. zgodnie z Umową nr .... zawartą w dniu. .....”
- wskazanie nazwy kategorii wydatku w ramach
projektu
„Wydatek zgodny z zadaniem z wniosku o dofinansowanie w
ramach kategorii wydatku …”
(nazwa kategorii wydatku z pkt.
J.4 wniosku o dofinansowanie)
”
19
Departament Wdrażania RPO
Zasady opisu dokumentów
Na odwrocie dokumentu
(
według opracowanego
wzoru
)
:
- informacja o dokonaniu sprawdzenia dokumentu pod
względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym
wraz datą i czytelnymi podpisami osób upoważnionych
– opcjonalnie dotyczy tylko podmiotów zobowiązanych
do niniejszych czynności na podstawie przepisów
krajowych
lub
na
podstawie
wewnętrznych
instrukcji/regulacji
„Sprawdzono pod względem formalnym, rachunkowym i
merytorycznym
…………………..
(data
i
podpis
osoby
upoważnionej)”;
20
Departament Wdrażania RPO
Zasady opisu dokumentów
Na odwrocie dokumentu
(
według opracowanego
wzoru
)
:
- adnotacja w zakresie stosowania bądź braku
konieczności stosowania ustawy Prawo zamówień
publicznych
„Wydatek poniesiony zgodnie z Ustawą Prawo
Zamówień Publicznych (t.j. z 2007r. Dz.U. Nr 223,
poz.1655 z późn.zm.) na podstawie art. .....”
lub
„Projekt/Wydatek nie jest objęty Ustawą Prawo
Zamówień Publicznych w związku z artykułem .........”
- informacja o kwocie kwalifikowanej obejmującej
daną fakturę w odniesieniu do zapisów wniosku o
dofinansowanie (sekcja J.4)
„Kwota kwalifikowana: ……………………. PLN”
21
Departament Wdrażania RPO
Zasady opisu dokumentów
Na odwrocie dokumentu (
według opracowanego
wzoru
):
- numer księgowy, sposób zaksięgowania (dekretacja)
„Numer
księgowy/Sposób
zaksięgowania
…………
(podpis osoby upoważnionej)”
- data zapłaty - opcjonalnie, podmioty zobowiązane na
podstawie własnych przepisów wewnętrznych powinny
umieścić opis
„Zatwierdzono do wypłaty na kwotę …….….. (data i
podpis osoby upoważnionej)”
- informacja dotycząca przyjęcia środka trwałego do
Ewidencji Środków Trwałych (jeśli dotyczy)
„
Środek trwały ujęto w ewidencji środków trwałych pod
pozycją .....”
22
Departament Wdrażania RPO
Zasady opisu dokumentów
W sytuacjach gdy niemożliwe jest zapisanie na
dokumencie wszystkich wymaganych informacji, można do
faktury/równoważnego dokumentu dołączyć załącznik
integralnie związany z dokumentem głównym np. poprzez
doklejenie. Wówczas na oryginalnym dokumencie powinien
znaleźć się przynajmniej tytuł projektu oraz numer umowy o
dofinansowanie projektu, a pozostała część wymaganego
opisu zostanie ujęta na załączniku. Na załączniku powinna
znaleźć
się
również
adnotacja
o
numerze
faktury/równoważnego dokumentu księgowego, z którym
jest związany załącznik wraz z podpisem/parafką z imienną
pieczątką osoby tworzącej załącznik. Opis może być
dokonany w całości odręcznie tuszem lub w formie nadruku
czy pieczęci lub częściowo w ww. formach.
23
Departament Wdrażania RPO
Warunki przekazania środków
• wniesione przez beneficjenta
zabezpieczenie
prawidłowej
realizacji umowy,
•
prawidłowo
sporządzony i złożony (na zasadach i w
terminach określonych w umowie o dofinansowanie projektu)
wniosek
beneficjenta
o płatność zaliczkową/pośrednią/końcową,
• dokonanie przez IZ RPO WK - P
poświadczenia
faktycznego
i
prawidłowego
poniesienia
wydatków
oraz
ich
kwalifikowalności,
• dostępność środków na rachunku bankowym IZ RPO WK -
P.
Środki dofinansowania przekazywane są w wysokości
procentowego udziału w wydatkach kwalifikowalnych.
24
Departament Wdrażania RPO
Warunki przekazania środków
1. IZ RPO WK-P po dokonaniu weryfikacji wniosku o
płatność, poświadczeniu wysokości i prawidłowości poniesionych
wydatków kwalifikowalnych w nim ujętych, zatwierdza
wysokość dofinansowania i przekazuje Beneficjentowi pisemną
informację w tym zakresie.
2.
W
przypadku
stwierdzenia
błędów
formalnych,
merytorycznych lub rachunkowych w złożonym wniosku o
płatność IZ RPO WK - P wzywa Beneficjenta do poprawienia lub
uzupełnienia wniosku bądź do złożenia dodatkowych wyjaśnień w
terminie wyznaczonym przez Instytucję Zarządzającą RPO WK -
P.
3. Niezłożenie przez Beneficjenta żądanych wyjaśnień albo
nieusunięcie przez niego braków lub błędów w terminie
powoduje wstrzymanie przekazania dofinansowania.
25
Departament Wdrażania RPO
Warunki przekazania środków (c.d.)
Dodatkowo, w przypadku
wniosku o płatność końcową
:
• przeprowadzenie przez Biuro Kontroli Wdrażania RPO
kontroli na zakończenie realizacji Projektu,
• potwierdzenie w informacji pokontrolnej prawidłowej
realizacji Projektu lub usunięcia nieprawidłowości.
26
Departament Wdrażania RPO
Terminy przekazania płatności
•
pierwsza i kolejne transze zaliczki
- w terminie do 20 dni
od
dnia złożenia przez beneficjenta prawidłowo wypełnionego
wniosku o płatność zaliczkową,
•
płatność pośrednia
- w terminie do 40 dni roboczych
od dnia
złożenia przez beneficjenta prawidłowo sporządzonego wniosku
o płatność,
•
płatność końcowa
– w terminie do 85 dni roboczych od dnia
złożenia przez beneficjenta prawidłowo sporządzonego wniosku
o płatność,
jednak nie wcześniej niż po wniesieniu przez beneficjenta
zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy (jeśli dotyczy)
27
Departament Wdrażania RPO
Najczęściej popełniane błędy we wnioskach o
płatność
1.Brak należytej staranności w opisie dokumentów księgowych –
opis takich dokumentów każdorazowo powinien zawierać elementy
wskazane w Instrukcji do Wniosku beneficjenta o płatność .
2.W opisie dokumentu księgowego (na odwrocie) w miejscu
przeznaczonym na adnotację „Wydatek zgodny z zadaniem z
wniosku o dofinansowanie w ramach kategorii wydatku……….”
należy odnieść się do kategorii poszczególnego wydatku
określonego w Pkt. J.4 Wn. o dof.
3.Brak odniesienia w Pkt. 18 Wniosku o płatność do kategorii
wydatków określonych w Pkt. J.4 tabela 1.1. Wniosku o
dofinansowanie.
28
Departament Wdrażania RPO
Najczęściej popełniane błędy we wnioskach o
płatność
4.Brak przedłożenia oświadczenia o kwalifikowalności VAT do
pierwszego wniosku o płatność.
5.Pkt. 25 – brak aktualizacji zestawienia załączonych do wniosku o
płatność załączników (wpisywane są załączniki niezgodnie z
rzeczywiście dostarczoną dokumentacją)
6.Brak parafek przy potwierdzaniu za zgodność z oryginałem,
7.Błędne wypełnianie pkt. 22 – harmonogram,
8.Błędy we wpisywaniu daty i miejsca sporządzenia wniosku w
momencie przedkładania poprawionej wersji wniosku oraz daty
ujęcia Faktury we wniosku o płatność.
29
Departament Wdrażania RPO
Dziękuję za uwagę
Szymon Krzysztofiak
s.krzysztofiak@kujawsko-pomorskie.pl
Biuro Wdrażania Projektów
Departament Wdrażania Regionalnego Programu
Operacyjnego
www.fundusze.kujawsko-pomorskie.pl
www.fundusze.kujawsko-pomorskie.pl
www.mojregion.eu
www.mojregion.eu