Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego
- zasady ogólne, wymagane druki
Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. Nr 137, poz. 887 z późn. zm.), dalej: ustawy o s.u.s., oraz ustawy z dnia 23 stycznia 2003 r. o powszechnym ubezpieczeniu w Narodowym Funduszu Zdrowia (Dz.U. Nr 45, poz. 391), dalej: ustawy o n.f.z., pracownik obligatoryjnie podlega ubezpieczeniom społecznym (emerytalnemu, rentowym, chorobowemu i wypadkowemu) oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu.
Od dnia nawiązania stosunku pracy na pracodawcy (płatniku składek) ciąży obowiązek zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń. Obowiązek ten należy wypełnić w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia na formularzu ZUS ZUA - „Zgłoszenie do ubezpieczeń/zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej”.
Pracodawcy - płatnicy składek, którzy dotąd nie dokonali zgłoszenia do ubezpieczeń, w terminie 7 dni od daty zatrudnienia pierwszego pracownika lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi pierwszej osoby zobowiązani są do złożenia w ZUS druku zgłoszenia płatnika składek:
ZUS ZFA - „Zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek - osoby fizycznej” lub
ZUS ZPA - „Zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek - osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej”.
We wszystkich dokumentach związanych z ubezpieczeniami społecznymi, w tym z rozliczaniem i opłacaniem składek oraz przyznaniem i wypłatą świadczeń określonych odrębnymi przepisami, należy podawać:
w przypadku płatników składek - numery NUSP (numer ubezpieczenia społecznego płatnika nadany przez ZUS) i NIP, z tym że do czasu otrzymania decyzji ZUS o nadaniu płatnikowi składek numeru NUSP we wszystkich dokumentach związanych z ubezpieczeniami społecznymi płatnik składek podaje numery NIP i REGON, a jeżeli płatnikowi składek nie nadano tych numerów lub jednego z nich - numer PESEL lub serię i numer dowodu osobistego albo paszportu,
w przypadku ubezpieczonych - numery PESEL i NIP, a w razie gdy ubezpieczonemu nie nadano tych numerów lub jednego z nich - serię i numer dowodu osobistego lub paszportu.
Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego powinno być podpisane zarówno przez płatnika składek, jak i osobę zgłaszaną do ubezpieczeń, przy czym płatnik składek może upoważnić osobę - pełnomocnika lub doradcę podatkowego, która w jego imieniu będzie miała uprawnienie do podpisywania zgłoszeń do ubezpieczeń. W razie gdy płatnik nie posiada pełnomocnictwa do podpisywania w zastępstwie ubezpieczonego, może złożyć zgłoszenie do ubezpieczeń bez podpisu osoby zgłaszanej. Wówczas jednak do dostarczonego do ZUS formularza ZUS ZUA zobowiązany jest załączyć oświadczenie z podaniem przyczyny braku podpisu osoby zgłaszanej oraz zobowiązaniem do dostarczenia ponownego zgłoszenia do ubezpieczeń po uzyskaniu podpisu osoby ubezpieczonej.
Zmiana i korekta danych w druku zgłoszeniowym wymaga ponownego sporządzenia druku zgłoszeniowego ZUS ZUA za wyjątkiem zmian lub korekty danych identyfikacyjnych, które zgłasza się na formularzu ZUS ZIUA - „Zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej” bądź ZUS ZIPA - „Zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych płatnika składek”.
Zgłoszeń do ubezpieczeń dokonuje się w ZUS według ustalonego wzoru albo w formie dokumentu elektronicznego z programu informatycznego udostępnionego przez ZUS płatnikom składek, albo w formie wydruku z tego programu. W przypadku przekazywania do ZUS zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik przechowuje przez 5 lat.
Na pracodawcy ciąży również obowiązek zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny pracownika. Pracownik powinien poinformować pracodawcę o członkach rodziny niepodlegających ubezpieczeniu zdrowotnemu z innego tytułu. Za członka rodziny, zgodnie z przepisami ustawy o n.f.z., rozumie się następujące osoby niepodlegające temu ubezpieczeniu z innego tytułu, tj.:
dziecko własne, dziecko małżonka, dziecko przysposobione, wnuka albo dziecko obce, dla którego ustanowiono opiekę, albo dziecko obce w ramach rodziny zastępczej, do ukończenia przez nie 18 lat, a jeżeli kształci się dalej - do ukończenia 26 lat, natomiast jeżeli posiada orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności lub inne traktowane na równi - bez ograniczenia wieku,
małżonka,
wstępnych pozostających z ubezpieczonym we wspólnym gospodarstwie domowym.
Zgłoszenia członków rodziny płatnik składek dokonuje poprzez złożenie w ZUS formularza ZUS ZCZA - „Zgłoszenie danych o członkach rodziny, których adres zamieszkania jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego, dla celów ubezpieczenia zdrowotnego” lub ZUS ZCNA - „Zgłoszenie danych o członkach rodziny, których adres zamieszkania nie jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego, dla celów ubezpieczenia zdrowotnego”.
Płatnik składek zgłasza do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny pracownika pod warunkiem, że stosownego zgłoszenia nie dokonał współmałżonek pracownika.