Magdalena Juszczak, Arkadiusz Gola
Naukowe Koło Zarządzania Przedsiębiorstwem, Katedra Organizacji Przedsiębiorstwa, Poli-
technika Lubelska
 5-S  śART CZY POWAśNA METODA?
Wstęp
 5-S to ruch, który mimo swojej niepozornej nazwy jest kluczem do sukcesu
w poprawie produktywności. W praktyce oznacza  dbałość o porządek, skrzętne
gospodarowanie . 5-S jest jednym z najwa\
niejszych elementów dobrego zarządza-
nia. Reprezentuje podstawowe działania na rzecz ulepszenia pracy, zapewniające
odpowiednią jakość produktów, niskie koszty wytwarzania, właściwą dostawę wyro-
bów gotowych oraz bezpieczeństwo. Ponadto czyste i schludne stanowiska pracy
dają firmie dobrą reputację.
Charakterystyka  5-S
Metoda  5-S rozpoczyna ka\
dy program usprawnień. Jest ona narzędziem
wspomagającym analizę procesów zachodzących na stanowisku pracy. Jej rezultatem
jest efektywna organizacja miejsca pracy, uproszczenie środowiska pracy, eliminacja
strat związanych z brakami i awariami. Filozofia 5-S ma swoje korzenie w Japonii.
Nazwa  5-S jest akronimem pięciu japońskich słów o następujących znaczeniach
[2]:
" Seiri (selekcja/sortowanie i pozbywanie się)
" Seiton (systematyczność/układanie w nale\
ytym porządku)
" Seiso (sprzątanie/czyszczenie)
" Seiketsu (standaryzacja/utrzymanie w porządku i schludności)
" Shitsuke (samodyscyplina/etyka w pracy)
Selekcja
Celem tego etapu jest:
1. Posortowanie przedmiotów na dwie grupy: tych potrzebnych i tych niepotrzeb-
nych w pracy,
2. Posortowanie rzeczy potrzebnych na grupy zale\
ne od rodzaju pracy,
3. Poukładanie rzeczy potrzebnych w sposób wygodny do u\
ycia.
Jest wiele miejsc w fabryce lub w biurze, zajętych przez sterty przedmiotów
pomieszanych ze sobą i pozostawionych w nieporządku. Trzeba je poklasyfikować
na  potrzebne i  niepotrzebne . A
atwo to powiedzieć, lecz trudniej zrobić. Przyczy-
ną tej trudności jest nasze przekonanie, \
e nie mo\
emy wyrzucić rozmaitych rzeczy
bo są jeszcze nowe i mogą się przydać w przyszłości.
Nie mo\
emy wszystkiego wyrzucać na raz. Przed pozbyciem się rzeczy nie-
potrzebnych musimy rozstrzygnąć, które rzeczy są potrzebne, a które nie. Po posor-
towaniu rzeczy potrzebne powinno się poklasyfikować według przeznaczenia
i aktualności zastosowania. Co do rzeczy niepotrzebnych, równie\
trzeba je poklasy-
fikować według miejsca, gdzie je umieścimy.
Wraz z postępami sortowania ujawnia się wiele pustych miejsc. Czyszcząc te
puste miejsca mo\
emy znalez
ć np. z
ródła wycieku   nieszczelności , którymi wy-
dobywa się powietrze, woda, elektryczność, olej i opary [4].
Układanie w dobrym porządku
Kiedy zakończyliśmy etap pozbywania się, następnym krokiem jest sporzą-
dzenie planu pokazującego gdzie potrzebne rzeczy powinny być umieszczone oraz
jak wiele ich powinno się składować we właściwym miejscu. Chodzi o taki porzą-
dek, w którym potrzebną rzecz mo\
na wziąć bez opóz
nień. W ten sposób podnosi się
sprawność pracy.
Czyszczenie
Czyszczenie oznacza utrzymywanie miejsca pracy w stanie wolnym od zanie-
czyszczeń. Brzmi to na pozór bardzo niewinnie i sprawia wra\
enie łatwego zadania,
gdy\
zatrudniamy do tego przecie\
specjalny personel. Jednak trudniej wdro\
yć tę
praktykę jeśli próbujemy czyścić ka\
dy zakątek i zakamarek w zakładzie. Prawdzi-
wego czyszczenia nie da się pozostawić specjalnemu personelowi, np. sprzątaczkom.
Wszyscy ludzie w przedsiębiorstwie, łącznie z kierownictwem naczelnym powinni
brać udział w czyszczeniu.
W systemie 5-S czyszczenie nie oznacza po prostu zamiatania lub mycia pod-
łóg. Chodzi o zapewnienie stanu, w którym zakład jest wolny od pyłu i brudu, co
umo\
liwia łatwe zauwa\
enie nienormalnych warunków, które mogłyby powstać.
Czyszczenie daje nam mo\
liwość dobrego prewencyjnego utrzymania ruchu oraz
poprawy bezpieczeństwa.
Utrzymywanie porządku i schludności
Oznacza to utrzymywanie stanowisk pracy w zakładzie w stanie wolnym od
pyłu i brudu. Nie łatwo jest tego przestrzegać. Musimy mieć nastawienie do utrzy-
mywania wszystkiego w czystości. We właściwym sensie utrzymywanie porządku i
schludności nie jest jednorazową akcją. Wyra\
a raczej warunek bycia starannym.
Aby utrzymywać ten stan musimy przeprowadzić wpierw akcję czyszczenia.
Dlatego porządek i schludność są ze sobą związane. W czystych i schludnych wa-
runkach ludzie mają poczucie, \
e pracują na jasnym i pogodnym stanowisku pracy,
co nadaje wartości ich pracy.
Samodyscyplina
Wprowadzenie koncepcji 5S wymaga od pracowników ścisłej samodyscypli-
ny związanej z wdro\
eniem i przestrzeganiem zasad systematycznego sprzątania
i selekcji. Prowadzi to do wzrostu świadomości personelu, a tym samym zmniejsze-
nia liczby niezgodności (wyrobów i procesów), usprawnienia komunikacji we-
wnętrznej, a przez to do poprawy relacji międzyludzkich [4].
Jak więc widać  trzy pierwsze S" pokazują w jaki sposób zaprowadzić porzą-
dek na stanowisku. Określają system jakim będziemy się posługiwać. Dwa ostatnie
"S" podpowiadają jak ten system utrzymać i doskonalić. Wprowadzony porządek w
krótkim czasie potrafi dać wymierne korzyści. Praca na stanowiskach staje się mniej
męcząca dla pracownika i bardziej efektywna. Wzrasta wydajność, poprawia się
i stabilizuje jakość. Odnotowuje się zmniejszenie usterkowości maszyn i urządzeń,
a przez to następuje poprawa bezpieczeństwa i higieny pracy.
Praktyczna interpretacja poszczególnych elementów 5S została przedstawiona
w tabeli 1.
Tabela. 1. Praktyczna interpretacja elementów 5-S
 5S Definicja Usprawnienie pracy Zadania
" Zmniejszenie zapasów
Posortowanie rzeczy
na potrzebne i niepo- " Lepsze wykorzystanie
Redukcja kosztów
trzebne. Usuniecie powierzchni roboczej
Seiri rzeczy niepotrzebnych,
" Zapobieganie zgubieniu
Usprawnienie
uwalniając stanowisko
przedmiotów
pracy
pracy od rzeczy prze-
" Stworzenie miejsc pracy
szkadzających
wolnych od brudu i pyłu
Właściwe uło\
enie
" Skrócenie czasu poszuki-
wszystkich rzeczy
wanie rzeczy potrzebnych
Seiton Poprawa jakości
potrzebnych do szyb- " Poprawa bezpieczeństwa
kiego u\
ytku
Wykorzenienie wszel- " Utrzymanie i poprawa
kiego pyłu i brudu, sprawności maszyn Zmniejszenie
Seiso usunięcie obcych kłopotów z ma-
" Utrzymanie stanowiska
materiałów ze stanowi- pracy czystego, łatwego
szynami
ska pracy
do sprawdzania
Lepsze bezpie-
" Ulepszenie stanowiska
Utrzymanie schlud- czeństwo
pracy
Seiketsu nych i czystych wa- i redukcja zanie-
" Eliminacja przyczyn
runków czyszczeń słu\
-
wypadków
bowych
" Zmniejszenie ilości pomy-
łek wynikających z nie-
uwagi
Przestrzeganie wszyst-
Shitsuke " Postępowanie zgodne z Wzrost morale
kich zasad pracy
decyzjami
" Poprawa stosunków mię-
dzyludzkich
y
ródło: [4]
Wdra\
anie 5S
Wprowadzenie praktyk 5S w organizacji nie wymaga du\
ych nakładów. Jest
to system prosty, łatwy do zrozumienia, a co za tym idzie dość szybko akceptowany
przez pracowników. Podjęcie 5S daje szanse na przyzwyczajenie pracowników do
systematycznych działań w kierunku usprawnienia pracy. Na przykład upowszech-
niając operacje  Just in Time , najpierw trzeba wdro\
yć praktyki 5S.
Z chwilą gdy firma zdecyduje się wprowadzić ruch 5S, nakłania się wszyst-
kich pracowników i całe kierownictwo do podjęcia inicjatywy na rzecz porządku.
Dzięki temu mogą szybko przekonać się, \
e ich praca przynosi namacalne rezultaty.
A to w konsekwencji pozwala wdro\
yć skutecznie kolejne reformy dotyczące utrzy-
mania czystych i schludnych stanowisk pracy.
Technika 5S najczęściej stosowana jest do:
- przedmiotów podlegających obróbce, a więc materiałów zaopatrzeniowych,
półproduktów, produktów gotowych,
- przedmiotów będących pozostałością podprocesową, takich jak: odrzuty, braki,
wióry, nieu\
yte materiały itp.,
- fizycznych środków produkcji: maszyn, obrabiarek, urządzeń transportowych,
narzędzi, przyrządów i uchwytów, skrzyni narzędziowych, stołów warsztato-
wych i pojemników na części,
- materiałów czy przedmiotów szybko zu\
ywalnych, jak: oleje smarujące, ciecze
chłodzące, rękawice ochronne itp.,
- budynków: ścian, sufitów, okien, podłóg,
- przyborów i urządzeń biurowych,
- rzeczy osobistych,
Generalnie budynek jak i wszystkie przedmioty znajdujące się wewnątrz mo-
gą zostać objęte praktyką 5S.
Organizowanie ruchu 5S mo\
na określić skrótem  PDCA , od ang. PLAN -
zaplanuj, DO - zrób, CHECK - sprawdz
, ACTION - zastosuj (tabela 2). Nale\
y przy
tym przewidzieć następujące rodzaje działań [5]:
1. Grupowe przygotowanie ruchu 5S.
2. Wyznaczenie osób odpowiadających i promotorów.
3. Ustalenie kryteriów do oceny  skrzętnego gospodarowania.
4. Przydzielenie poszczególnym grupom odpowiedzialności ze określone obszary
prac.
5. Wybranie w grupie osoby odpowiedzialnej za dany obszar.
6. Włączenie w ruch całego kierownictwa.
7. Regularne ocenianie postępów.
8. Okresowe nagradzanie.
9. Ustalenie nowych standardów pracy w oparciu o osiągnięte pozytywne rezulta-
ty ruchu.
Tabela. 2. Organizowanie ruchu  5-S
 PDCA
(PLAN  zaplanuj, DO  zrób, CHECK  sprawdz
, ACTION  zastosuj)
Rodzaje działań i ich \
ywotne punkty
PLAN Przygotowanie ruchu 5-S
" Przygotowuj go grupowo, a nie indywidualnie
" Wyznacz osoby oceniające i promotorów
DO Ustanowienie zasad ruchu
" Ustal kryteria dla wyników skrzętnego gospodarowania
" Przypisz ka\
dej grupie odpowiedzialność za określony obszar prac
" Ka\
demu obszarowi prac przypisz osobę z grupy odpowiedzialną za niego
CHECK Wdra\
anie
" Włącz do tego całe kierownictwo
Ocena
" Oceniaj postępy regularnie
" Ustal kryteria oceny
Nagradzanie
" Rozwa\
przyznanie nagród ka\
dorazowo w okresie oceniania
" Ustanów specjalną nagrodę roczną
ACTION Ustanowienie nowych standardów pracy
" W celu utrzymania schludnych warunków ustal standardy pracy w oparciu
o osiągnięte pozytywne rezultaty ruchu
y
ródło: [4]
Przedstawiona powy\
ej lista działań nie wyczerpuje wszystkich zagadnień
związanych z wprowadzeniem praktyk 5S. Ich realizacja przy stale wzrastającym
zaanga\
owaniu pracowników doprowadzi w końcu do poprawy zdyscyplinowania
personelu i wzrostu jego zadowolenia. Wtedy głównym zadaniem kadry kierowni-
czej i nadzoru będzie nie tylko utrzymanie tego, co zostało zrobione, ale i przejście
do permanentnego doskonalenia stanowisk pracy i warunków socjalnych. W przy-
szłości nale\
y czuwać by praktykami 5S objąć kolejne zakłady czy wydziały. Dzia-
łania te traktuje się jako podstawowy krok na drodze do uzyskania certyfikatów jako-
ści (np. ISO 9001 lub 9002) [1].
Wnioski
 5-S wydaje się z pozoru bardzo prostą metodą i być mo\
e z tego właśnie
powodu istnieje w przemyśle silna tendencja do lekcewa\
enia jej wagi. Ka\
dy mo\
e
powiedzieć, \
e ją zna. Jednak co innego wiedzieć a co innego - robić. Utrzymywanie
miejsca pracy stale w schludności i porządku wymaga wiele wysiłku. Dbanie o po-
rządek to nie tylko zajęcie sprzątaczek. Odpowiedzialni są za to wszyscy pracownicy
przedsiębiorstwa, włączając w to prezesa.
Zazwyczaj ludzie interpretują skrzętne gospodarowanie jako czyszczenie.
Tymczasem 5-S jest jednym z najwa\
niejszych elementów dobrego zarządzania. Są
to podstawowe działania na rzecz ulepszania pracy, zapewniające odpowiednią ja-
kość produktów, niskie koszty wytwarzania, właściwą dostawę wyrobów gotowych
oraz bezpieczeństwo. Ponadto czyste i schludne stanowiska pracy dają firmie dobrą
reputację.
 Skrzętne gospodarowanie postrzega się jako drugorzędną pracę
w organizacji. Wolimy myśleć \
e gospodarowanie nie wchodzi w zakres naszej od-
powiedzialności oraz, \
e jesteśmy zbyt zajęci aby zawracać sobie głowę takimi pra-
cami, które  jak wierzymy  mogą być powierzone osobie odpowiedzialnej za czy-
stość.
Tote\
jeśli ktoś przekonuje o potrzebie kampanii gospodarności, inni zwykle
odpowiadają:  Có\
to? Czy wszyscy musimy zajmować się robieniem porządków?
To nonsens! Lepiej zapomnij o takich dziecinnych pomysłach . Jeszcze inni mogą
odpowiedzieć:  Czyszczenie nie jest moim zajęciem. To zadanie sprzątaczek. Nie
będę uczestniczył w tak absurdalnej i śmiesznej kampanii . Być mo\
e ktoś mógłby
rzec:  Zawsze czyszczę moje biurko i jego otoczenie. Jeśli wszyscy podą\
ą moim
przykładem, nie będzie potrzeby urządzania takiej kampanii. Wystarczy wydać dys-
cyplinujące zarządzenie aby wszyscy pracownicy oczyścili swoje stanowiska pracy,
nie trzeba organizować kampanii .
Tymczasem, jak wskazują badania [6], gospodarna zapobiegliwość w sposób
bezpośredni wią\
e się z podnoszeniem produktywności. W praktyce dowiedziono, \
e
jeśli odnosimy sukces w dobrym gospodarowaniu, mo\
emy spodziewać się wzrostu
produktywności nawet o 30%. Na taki wzrost składa się na przykład poprawa jako-
ści, którą łatwiej uzyskać w czystszej przestrzeni; redukcja kosztów będąca wyni-
kiem bardziej sprawnej pracy, gdy ma się pod ręką wszystkie narzędzia i materiały
uło\
one w nale\
ytym porządku na swoim miejscu; dostawa na czas i w wymaganej
ilości jako rezultat dobrze zorganizowanej operacji w czystych warunkach. To
wszystko przyciągnie więcej klientów i w ten sposób umo\
liwi wytworzenie większe
liczby produktów po ni\
szych kosztach. Niewątpliwie, więc metodę 5S nale\
y trak-
tować powa\
nie.
Literatura
1. Kozieradzki W.: Sposób wprowadzania praktyk 5-S. Problemy Jakości, nr
3/1995.
2. Modliński W.: 5S= Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. Problemy Jakości, nr
4/1991.
3. Penc J.:  Zarządzanie dla przyszłości. Twórcze kierowanie firmą Wydawnic-
two Profesjonalnej Szkoły Biznesu, Kraków 1998.
4. Sato K.: Wprowadzenie do ruchu 5-S. Problemy Jakości, nr 3/1995.
5. Urbaniak M.:  Zarządzanie jakością. Teoria i praktyka . Wydawnictwo Difin,
Warszawa 2004.
6. Pawlak W.R.:  O praktykach 5S ponownie . Serwis informacyjny
www.umbrella.org.pl
7. System 5S  Organizacja miejsca pracy. Materiały szkoleniowe,
www.progresja.com.pl