Pytania na ćwiczenia nr 2 z przedmiotu Zachowania organizacyjne
TEMAT: Formalizacja
 Jakie czynniki zewnętrzne i wewnętrzne mają wpływ na poziom optymalnej formalizacji przedsiębiorstwa?
 rodzaj działalno ci( ujednolicenie postępowania pracowników organizacji w dużej skali i/lub w
warunkach rozproszenia terytorialnego)
 waga i znaczenie celów organizacji (konkretne cele wymagają narzucenia okre lonych wymagań np. co
do terminu wykonania a więc i sposobu i szybko ci pracy)
 technologie (ograniczenia dowolno ci zachowania się członków organizacji np. technologia atomowa,
prace badawcze)
 kwalifikacje i umiejętno ci ludzi (w przypadku niskich kwalifikacji konieczno ć większej formalizacji)
 sytuacja ekonomiczna
 otoczenie (a w zasadzie jego zmienno ć- mało zmienne otoczenie to większa formalizacja)
 W jakich organizacjach w szczególności istnieje potrzeba zastosowania formalizacji, a w jakich może się ona
okazać zbędna?
 Formalizacja pracy rutynowej, na którą składa się wiele powtarzalnych czynno ci, jest możliwa i celowa,
natomiast w sytuacji ciągle zmieniających się oraz nieokre lonych zadań, wymagających od realizatora
kreatywnego podej cia, zbyt daleko posunięta formalizacja będzie antysprawno ciow.
 Wysoki poziom formalizacji:-mało zmienne otoczenie, powtarzalno ć, rutynowe procesy pracy, wymaga
to małej inwencji kierownika-konieczno ć ujednolicenia postępowania uczestników org. w dużej skali i
w warunkach rozproszenia terytorialnego, np. wojsko, administracja państwowa, kolej.-wymagania
technologii- ograniczona dowolno ć zachowania się członków org. (technologia atomowa, prace
badawcze, np. nad szczepionkami)-niskie kwalifikacje pracowników (uczestników org.)
 niski poziom formalizacji:-złożone, zmienne otoczenie, które wymaga elastycznego i indywidualnego
reagowania i postępowania.-nie rutynowe technologie zmieniające się stosownie do zmiany zadań-
wysokie kwalifikacje i aktywna postawa pracowników
 Po co potrzebna jest formalizacja w organizacji?
 umożliwia ustalenie wpływu poszczególnych pracowników na wyniki osiągane przez organizację,
 wprowadza ład do stosunków wewnątrz organizacji, umożliwia więc sprawniejszą koordynację i
normalizację pracy
 pozwala na bardziej prawidłową standaryzację zachowań, ro nie zatem pewno ć, poczucie
bezpieczeństwa pracowników, szczególnie w kwestiach dla nich istotnych, np. pewno ć zatrudnienia
reguluje płacowe, sytuacja socjalna, zakresy czynno ci i obowiązków itd.
 zmniejsza napięcia w stosunkach między pracownikami
 skraca okres przygotowania do działania (do decyzji), umożliwia więc wzrost szybko ci i sprawno ci
decydowania
 wpływa na bardziej prawidłowy rozdział zadań, sprawiedliwsze zarządzanie kadrami, umożliwia też
normalizację i warto ciowanie pracy.
 Jaka jest zależność pomiędzy ukierunkowaniem na innowacyjność i ukierunkowaniem na redukcję kosztów,
a poziomem formalizacji?
 Innowacyjność vs. formalizacja- Innowacyjno ć wiąże się z wprowadzeniem czego nowego,
nowatorskiego. Zbyt duża formalizacja w organizacji ogranicza kreatywno ć i swobodę działania
pracowników a także, poprzez narzucanie konkretnych zachowań, które nie zawsze nadążają za
zmieniającym się otoczeniem , sprawiają, że organizacja jako cało ć staje się mniej elastyczna a co za
tym idzie-ma większe trudno ci z dopasowaniem do zachodzących zmian. Jednakże aby pozwolić
pracownikom na taką swobodę, która umożliwi im bardziej kreatywne i twórcze my lenie trzeba mieć
pewno ć, że są wystarczająco kompetentni i posiadają wymagane kwalifikacje.
 Redukcja kosztów vs. formalizacja-Formalizacja umożliwia ustalenie wpływu poszczególnych
pracowników na wyniki osiągane przez organizację, a więc w łatwy i przejrzysty sposób ukazuje, który
pracownik przynosi zyski, który straty, którego należy wymienić lub podnie ć jego kwalifikacje. Każdy z
pracowników ma jasno okre lone zadania i cele do osiągnięcia a przedsiębiorca pewno ć, że każdy z
niezbędnych dla danej sytuacji elementów zostanie wykonany. Formalizacja skraca okres przygotowania
do działania, umożliwia więc wzrost szybko ci i sprawno ci decydowania a jak powszechnie wiadomo,
czas to pieniądz.
 Jakie zachowania uczestników mogą być regulowane przez wzmocnienie formalizacji?
 Formalizacja okre la zachowania pracowników zarówno pod kątem wykonywanej przez nich pracy jak i
konkretnych zachowań, np. wobec pozostałych pracowników. Okre la swobodę członków organizacji co
do zachowania, ubioru, sposobu wykonywania pracy oraz czasu i miejsca w jakim ma być zrobiona.
 Miejsce, zakres działania, uprawnienia, odpowiedzialno ć i sposób postępowania członków organizacji.
 Jakie mogą być negatywne skutki zastosowania formalizacji?
 przepisy formalne dostosowane są najczę ciej do sytuacjiŚ typowych, przeciętnych poza swoją regulacją,
pozostając więc coraz częstsze przypadki sytuacji nietypowych, co może powodować np. zaniedbywanie
czę ci klientów
 niekiedy przepisy formalne próbują regulować cało ć sytuacji nietypowych, co w praktyce jest w
zasadzie niewykonalne,
 im więcej przepisów formalnych, tym mniejsza jest szansa na działania twórcze, kreatywne,
innowacyjne. Podobnie tworzy się zjawisko biurokracji, a pracownik ma mniejsze możliwo ci my lenia i
rozwoju.
 innowacyjno ć zachowań organizacyjnych ograniczona do minimum
 przewaga formy nad tre cią (straty czasu)
 zdolno ć adaptacyjna organizacji ograniczona jest do minimum
 błędne koło biurokracji (zawężanie reguł w stosunku do nowych sytuacji)
 Co należy uwzględnić przy wyznaczaniu  optimum formalizacji ?
 zakres reguł organizacyjnych
 kwalifikacje pracowników
 wymagania technologii/możliwo ć (lub jej brak) wykazywania się przez pracowników kreatywno cią
 zmienno ć otoczenia/możliwo ć dostosowania się organizacji do zmieniających się warunków
 Aby osiągnąć OF należy także wziąć pod uwagę następujące kosztyŚ
 Koszty procesu formalizowania- racjonalnie prowadzony proces formalizacji wymaga okre lenia
hipotetycznych sytuacji, w których znalez
ć się może działający i trafnego wskazania sposobu
zachowania się adresata normy w tych hipotetycznych sytuacjach co wymaga często
przeprowadzenia rozległych badań
 Koszty opracowania i funkcjonowania systemu pobudzania adresatów przepisu formalnego do
działań zgodnych z dyspozycją zawartą we wzorcach. Koszty funkcjonowania tego systemu będą
zależne od poziomu dysproporcji między wskazaniami zawartymi w normie a poglądami adresata na
najwła ciwszy sposób jego zachowania się w danej sytuacji, co wymaga niekiedy uruchomienia
systemu kontroli który bywa do ć drogi.
 Ujemne skutki wpływu przepisów formalnych na motywację i zachowanie człowieka w organizacji
oraz obniżenie poziomu elastyczno ci funkcjonowania organizacji, co ma swoje z
ródło w cechach
przepisu organizacyjnego. Jako norma przepis wyznacza poziom realizacji zadań albo też okre la
pożądany sposób zachowania się członka organizacji musi być więc tak skonstruowany aby mógł
być przestrzegany i umożliwiał działanie najmniej sprawnemu potencjalnemu adresatowi wzorca w
warunkach, które są uznawane za normalne. ( im większa szczegółowo ć tym lepiej ale tym większe
koszta utworzenia przepisów)
 Dlaczego członkowie organizacji nie przestrzegają obowiązujących wzorców formalnych i jakie zasad
powinny być przyjęte przy tworzeniu tych wzorców, aby zapewnić ich przestrzeganie w jak największym
zakresie?
 WIADOMEŚ powstają warunki uniemożliwiające działanie zgodnie z wymaganiami formalnymi
 działający jest przekonany, że sposób nieformalny jest lepszy/wygodniejszy/łatwiejszy/korzystniejszy
 ma miejsce konflikt interesów działającego i twórcy normy
 istnieje niski poziom poszanowania norm i zasad przez członków organizacji
 NIE WIADOMEŚ nieznajomo ć wzorców
 niewła ciwe ich zrozumienie ze względu na ich niejasno ć lub nieprecyzyjno ć
 Zasady, których należy przestrzegać przy tworzeniu wzorów, aby zapewnić ich przestrzeganie w jak
największym zakresie to przede wszystkim taki ich zapis, aby dla każdego z członków organizacji był on
zrozumiały i jasno okre lał zadania,zachowania oraz cele, których wykonanie zostaje mu powierzone.
Aby ograniczyć ilo ć odstępstw od norm do minimum można by także wprowadzić kary za
nieprzestrzeganie wymagań.