POLITECHNIKA WROCA
AWSKA
http://fluid.itcmp.pwr.wroc.pl/~wzmp/
mgr inż. Witold Lorenz
Poprawne pisanie wiadomości e mail
Podstawową zasadą jest używanie form grzecznościowych przynależnych do
tradycyjnego, oficjalnego listu. Myślę, że jest to dość ważna informacja, bo często przecież
wysyła się e maile do pracodawców (i  pracobiorców ), wykładowców, współpracowników,
z którymi nie jesteśmy na  Ty .
E mail musi mieć obowiązkowo budowę klasycznego listu.
KROK 1
Pierwszą rzeczą, którą należy wziąć pod uwagę pisząc profesjonalny e mail jest jego
tytuł (temat). Pola temat nigdy nie można zostawiać pustego. Nikt nie przeczyta maila bez
tematu. Temat powinien być krótki i treściwy czyli jak najmniejszą ilością słów wyrazić jak
najwięcej informacji. Nie należy jednak tytułować e maila np.  Pomocy ,  Problem ,  Proszę
o pomoc ,  e mail od Jana Kowalskiego itp. Nie mówi on odbiorcy nic. Jeśli jednak
zatytułujemy wiadomość np.  Przypomnienie o książce Gramatyka opisowa języka
polskiego , wykładowca będzie pamiętał komu miał ją przynieść i jednocześnie przypomni
sobie o jej zabraniu.
Jako nadawcę należy zawsze podawać swoje imię i nazwisko, względnie nazwę firmy,
a w tytule maila trzy, cztery słowa charakteryzujące jego treść.
KROK 2
Treść e maila należy zawsze poprzedzić grzecznościowym powitaniem. Powinno ono
świadczyć o twoim szacunku do adresata, ale jednocześnie wskazywać na przyjacielskie
podejście. List zaczynamy zwrotami takimi, jak: Dzień dobry!, Szanowna Pani, Szanowny
Panie, Proszę Pani, Pani Magdaleno (zamiast często błędnie wstawianego  bezpłciowego
Witam, które nie jest w sytuacji oficjalnej dobrym wyborem).
Jeśli wcześniej rozmawiałeś z adresatem wiadomości lub spotkałeś się z nim twarzą w
twarz, możesz użyć w powitaniu jego imienia, względnie grzecznościowego  Pan/Pani
poprzedzającego nazwisko. Jeśli nie rozmawiałeś z adresatem wiadomości, ani nie mieliście
okazji się wcześniej spotkać, koniecznie musisz poprzedzić jego nazwisko (względnie imię
i nazwisko) zwrotem Pan/Pani. Powitanie zacznij od słów  Szanowny lub  Drogi ,
np.  Szanowny Panie Nowak ,  Droga Pani Kowalska .
Zakład Podstaw Konstrukcji i Maszyn Przepływowych
POLITECHNIKA WROCA
AWSKA
http://fluid.itcmp.pwr.wroc.pl/~wzmp/
mgr inż. Witold Lorenz
KROK 3
Jeśli chodzi o treść właściwą, należy sformułować ją tak, by była krótka i treściwa tj. nie
rozpisujemy  staramy się, aby e mail był zwięzły, ale tak, by znalazły się w nim wszystkie
konieczne informacje.
Osoba, do której wysyłasz e mail, prawdopodobnie ma w skrzynce dużo korespondencji i nie
będzie mieć czasu na czytanie czegoś, co uzna za długie i mało konkretne. Istotę sprawy
należy przedstawić już w pierwszych zdaniach wiadomości. W przeciwnym razie istnieje
ryzyko, że e mail zostanie uznany za spam.
KROK 4
E mail kończymy tak, aby nie spoufalać się z odbiorcą.
Ostatnią rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę jest podpis. Podpisujemy się imieniem
i nazwiskiem. Nie samym imieniem (nawet jeśli sygnatura adresu e mail ma zarówno imię,
jak i nazwisko). Należy pamiętać, aby zawsze to zrobić  list bez podpisu uważany jest
za spam.
Dobrym zwyczajem jest poprzedzenie go słowami  Z wyrazami szacunku ,  Pozdrawiam ,
 Z poważaniem . W podpisie należy podać swoje imię, nazwisko, stanowisko lub nazwę
firmy, adres e mail, numer telefonu i adres strony internetowej (jeśli ją posiadasz).
Podpisujemy się nawet wtedy, gdy piszemy w imieniu kilku osób, grupy (na przykład na
studiach).
Warto również zaopatrzyć się w skrzynkę, którego domena nie będzie nas kompromitować
(nie takie, jak np. @buziaczek.pl). Najlepiej będzie wyglądać e mail z imieniem i nazwiskiem.
DODATKOWE UWAGI:
Zasady wypracowane niegdyś przez użytkowników usenetu (bo tak nazywa się
ta część sieci) rozciągają się na wszelkie formy komunikacji elektronicznej: od komentarzy
pod tekstami na portalach czy w serwisach blogowych po fora internetowe.
Interpunkcja powinna być poprawna i nie może w nim być żądnych błędów.
Nie piszemy e mail po naciśnięciu przycisku:  Odpowiedz nadawcy . Będzie to nieeleganckie
i może zostać odebrane jako lekceważące. Ostatecznie możemy zrobić tak, że po naciśnięciu
tego przycisku zaczerniajmy i następnie wykasujmy treść listu, który otrzymaliśmy.
Nie powinno się za pośrednictwem e maila składać życzeń imieninowych, z okazji
świąt lub kondolencje. Taki sposób składania życzeń czy kondolencji świadczy, że pamiętamy
o danych osobach, lecz nie zależy nam na nich tak bardzo, by ponieść wysiłek napisania
kartki czy listu (w wypadku składania kondolencji powinniśmy to zrobić w tradycyjnym liście
napisanym odręcznie na białym papierze, najlepiej czarnym atramentem).
Zakład Podstaw Konstrukcji i Maszyn Przepływowych
POLITECHNIKA WROCA
AWSKA
http://fluid.itcmp.pwr.wroc.pl/~wzmp/
mgr inż. Witold Lorenz
Nie powinno się w tekście e mail pisać słowa czy nawet całe zdania wersalikami
(WIELKIMI LITERAMI). Słowa napisane wersalikami (dużymi literami) są odbierane przez
wiele osób jako krzyk. Należy ich zatem unikać. Jeżeli chcemy jakieś słowa specjalnie
zaznaczyć podkreślajmy je. Jeżeli małe litery są za mało czytelne to przecież jest opcja
zwiększenia wielkości czcionki. Trzeba ją tylko znalez
ć.
Również bardzo istotną zasadą jest zakaz spamu, a mianem tym określa się
zwyczajowo każdą wiadomość (nie tylko reklamową), której odbiorca się nie spodziewał lub
nie chciał otrzymywać. W złym tonie jest zatem pisanie listów do wszystkich pracowników
firmy.
Jeśli musimy wysyłać e mail do wielu odbiorców, używajmy pola "BCC" (lub "UDW" 
"ukryte do wiadomości"). Nie każdy sobie życzy, by jego adres został ujawniony pozostałym.
Do spamu zaliczyć można pojawiające się (choć coraz rzadziej) tzw. łańcuszki szczęścia
oraz  chyba nieśmiertelne  listy z dopiskiem "wyślij ten list do jak największej liczby
znajomych". Mało kto zadaje sobie trud sprawdzenia, czy apel zawarty w liście jest aktualny,
a nawet prawdziwy, i na przykład wysyłamy w świat apele o pomoc dla dziecka, które kilka
lat temu chorowało na białaczkę i dawno już nie żyje.
Netykieta wzorem reguł z list dyskusyjnych określa też sposób pisania i odpisywania
na listy elektroniczne. Zgodnie z jej zasadami odpowiedzi na e maile (co wydaje się logiczne,
choć dziś jest niemal niespotykane) powinniśmy umieszczać pod ich treścią, używając tylko
tego fragmentu, do którego odnosi się nasza odpowiedz
.
Nie powinno się także nadużywać emotikonek (ozdobników i "uśmieszków") oraz  co
ważne  wielkich liter. Wyrazy pisane kapitalikami w sieci traktowane są jak krzyk, a nikt nie
lubi, gdy się na niego krzyczy.
Wbrew manierze obowiązującej na forach internetowych (zwłaszcza na portalach)
w sieci powinno się dbać o ortografię. Pozostałością po pionierskich czasach jest co prawda
reguła zezwalająca na nieużywanie polskich znaków (bo w globalnej sieci nie każdy może
z nich korzystać), ale nie oznacza to zezwolenia na pisanie z błędami.
Kilka lat temu  gdy większość z nas korzystała z wolnych łącz modemowych, płacąc
za każdą minutę połączenia  liczyła się oszczędność. Stąd wynikała np. reguła nakazująca
użycie w listach zwykłego tekstu zamiast jego wersji HTML (z pogrubieniami, podkreślnikami,
kolorami czy graficznym tłem).
Drugą, równie ważną, zasadą był zakaz wysyłania dużych załączników lub konieczność
ich kompresowania (zmniejszania rozmiaru za pomocą odpowiednich programów). Zasady te
wydawać się mogą archaiczne, bo w domach i biurach mamy szybki Internet. Paradoksalnie
jednak, w czasach gdy coraz więcej osób korzysta z sieci na ekranie komórek, płacąc wciąż
niemałe pieniądze, stają się znów aktualne.
Naczelną zasadą internetowego savoir vivre'u powinien być zdrowy rozsądek. Wysłanej
wiadomości e mail czy wpisu w internecie nie można już zawrócić.
Autorzy: M. Bród, S. Krajski, M. Karpiński, W. Lorenz
Zakład Podstaw Konstrukcji i Maszyn Przepływowych