TECHNIKI PROWADZENIA ROZMOWY NA TEMAT WYMAGAC

Opr. na podst: Michał Bartyzel  Oprogramowanie szyte na miarę Helion 2012
Zawartość:
�� Wizja systemu informatycznego
�� Technika skrzynki  scenariusza
T e c h n i k i p r o w a d z e n i a r o z m o w y n a t e m a t w y m a g a ń w p i g u ł c e 1
�� Ekrany użytkownika
�� Konkretyzowanie
�� Uogólnianie
�� Powiększanie przestrzeni możliwych rozwiązań
�� Parafrazowanie
�� Technika pozytywnej intencji
�� Przejmowanie kierunku rozmowy
�� Zmiana ram odniesienia
�� Ustalanie priorytetów za pomocą pytań
�� Organizacja spotkania z klientem
Wizja
Cel formułowania wizji:
zdefiniowanie zakresu tworzonego oprogramowania.
Definiowanie wizji poprzez krótki opis:
System jest to Definiowanie wizji przy użyciu arkusza wizji:
1. Jak się nazywa produkt?
2. Jakiej kategorii/klasy jest to produkt?
3. Dla kogo jest przeznaczony?
4. Jakie potrzeby zaspokaja?
5. Jakie możliwości wykorzystuje?
6. Jakie przynosi korzyści, za które klient zechce zapłacić?
7. Jakie są alternatywy?
8. Co odróżnia produkt od konkurencyjnych produktów?
Technika skrzynki - scenariusza
Używaj techniki skrzynki, gdy:
wymaganie ma charakter procesu.
NIE używaj techniki skrzynki do:
1. wymagań na temat architektury;
2 O P R O G R A M O W A N I E S Z Y T E N A M I A R 

2. kryteriów jakości;
3. sytuacji, w których jest mowa o końcowym kształcie, a nie o działaniu (gdyż jest ono
nieistotne albo oczywiste);
4. specyficznych wymagań funkcjonalnych, w których system nie obsługuje pewnego
procesu, lecz reaguje na określone zdarzenia (sygnały) i z ich powodu zmienia swój
stan.
Algorytm techniki skrzynki (rysunki 9.3 i 9.4).
Rysunek 9.3. Algorytm działania techniki skrzynki
Ekrany użytkownika
Używaj ekranów użytkownika do:
definiowania wymagań funkcjonalnych dla aplikacji mających graficzny interfejs
użytkownika.
Na ekranach umieszczaj:
1. prostokąty oznaczające ekrany wraz z ich nazwami;
2. prostokąty oznaczające pola, w których użytkownik wpisuje jakieś dane;
3. napisy z podkreśleniem oznaczające elementy akcji (można tam kliknąć i coś się
stanie);
4. strzałki przejścia pomiędzy ekranami wraz z podpisem wskazującym, w wyniku
jakiego zdarzenia następuje dane przejście.
Pamiętaj o tym, aby:
1. rysować razem z użytkownikiem;
2. mieć świadomość, że ekran to kontrakt między Tobą a użytkownikiem;
3. z wyczuciem stosować detale.
T e c h n i k i p r o w a d z e n i a r o z m o w y n a t e m a t w y m a g a ń w p i g u ł c e 3
Konkretyzowanie
Zacznij konkretyzować, gdy:
1. Ty zaczynasz rozmowę.
2. Klient posługuje się ogólnikami.
3. Klient  przeskakuje z tematu na temat.
4. Klient używa skrótów myślowych.
5. Klient posługuje się słownictwem branżowym.
Pytania konkretyzujące:
1. Jak konkretnie... ?
2. Po czym poznasz, że... ?
3. Jakie są kryteria... ?
4. Jak zmierzyć, że... ?
5. Z czego się składa... ?
Sygnały STOP dla konkretyzowania:
1. Pojawiły się konkrety.
2. Rozmówca mówi:  Nie wiem .
3. Rozmówca powtarza się.
4. Pojawiają się  wodotryski .
5. Rozmówca  ucieka w swoje ulubione tematy.
Algorytm konkretyzowania (rysunek 9.2).
Rysunek 9.2. Algorytm konkretyzowania
Uogólnianie
Zacznij uogólniać, gdy:
1. klient mówi o cechach systemu;
2. klient co chwila dokłada nowe szczegółowe funkcjonalności;
3. klient mówi  od rzeczy i sprawia wrażenie, że nie wie, czego chce;
4. klient  przeskakuje między szczegółowymi tematami. Pytania uogólniające (tabela
9.1).
4 O P R O G R A M O W A N I E S Z Y T E N A M I A R 

Tabela 9.1. Pytania o problemy i o korzyści
Pytania o problemy Pytania o korzyści
1) Dlaczego? 1) Po co?
2) Dlaczego to jest ważne? 2) Co to da?
3) Z jakiego powodu? 3) W jakim celu?
4) Co się może stać, jeśli tego zaniedbamy? 4) Co się stanie, jeśli to zrealizujemy?
5) Co dzięki temu można osiągnąć?
5) Jakiego problemu można dzięki temu uniknąć? 6) Jakich korzyści się po tym spodziewasz?
6) Ile można na tym zaoszczędzić? 7) Jakie zyski to przyniesie?
7) Przed jakimi stratami może cię to uchronić? 8) Jakie to daje możliwości?
8) Jaki problem to rozwiązuje?
Sygnały STOP dla uogólniania:
1. Klient zaczął mówić o swoim problemie.
2. Klient zaczął mówić o korzyści, której się spodziewa.
3. Klient zaczął mówić o celu biznesowym.
4. Algorytm uogólniania (rysunek 9.5).
Rysunek 9.5. Algorytm uogólniania
Powiększanie przestrzeni możliwych rozwiązań
Kiedy używać?
gdy w rozmowie napotykasz impas i należy powiększyć liczbę możliwych rozwiązań,
aby wybrać to, które będzie satysfakcjonujące dla obu stron.
Algorytm powiększania przestrzeni możliwych rozwiązań (rysunek 9.6).
T e c h n i k i p r o w a d z e n i a r o z m o w y n a t e m a t w y m a g a ń w p i g u ł c e 5
Rysunek 9.6. Powiększanie przestrzeni rozwiązań
Różne rodzaje pytań
Ogólne zalecenia:
1. Jakość odpowiedzi, które uzyskujesz, świadczy o jakości pytań, które zadajesz.
2. Pytaj, zamiast sugerować odpowiedzi.
Korzystanie z pytań otwartych, zawężonych i zamkniętych
Tabela 9.2. Kiedy używać pytań zamkniętych, zawężonych i otwartych?
Rodzaj Używaj, gdy Przykład
Chcesz podsumować i ostatecznie Rozumiem, że z tego ekranu użytkownik
skonkretyzować oczekiwania. musi mieć możliwość wykonania X, Y, Z. Czy
Zamknięte Chcesz wybrać pomiędzy kilkoma mam rację?
alternatywnymi rozwiązaniami. Której z technologii należy użyć: JEE czy
Definiujesz warunki akceptacji PHP?
rozwiązania. Czyli jeśli będzie wykonane X, Y, Z, to uznają
państwo zadanie za wykonane?
Chcesz przejść poziom niżej (i Jakie są najistotniejsze rzeczy w module X?
posługiwać się mniejszymi Co po kolei musi się wydarzyć, aby obsłużyć
Zawężone kawałkami informacji) w strukturze klienta, od momentu, gdy wejdzie on do
rozmowy. banku, do chwili, gdy wyjdzie z
Chcesz, aby odpowiedz
klienta pokwitowaniem przelewu?
miała ściśle określoną strukturę.
1) Zaczynasz rozmowę. 1) Co mogę zrobić?
2) Chcesz wyodrębnić duże kawałki 2) Czego państwo oczekują po tym
Otwarte informacji przedsięwzięciu
3) Chcesz posłuchać opinii klienta 3) Co skłoniło panią/pana do zmiany
na dany temat. systemu?
Chcesz, aby klient  się wygadał 4) Co ciekawego się wydarzyło od
Chcesz rozluz
nić atmosferę. naszego ostatniego spotkania?
Używanie czasów w pytaniach
W czasie przeszłym
1. Gdy chcesz poznać problemy rozmówcy.
2. Gdy chcesz zebrać informację na temat rzeczywistej sytuacji, w której znajduje się
rozmówca.
6 O P R O G R A M O W A N I E S Z Y T E N A M I A R 

W czasie teraz
niejszym
1. Gdy definiujesz przypadki użycia i ich scenariusze.
2. Gdy projektujesz z rozmówcą ekrany użytkownika.
3. Gdy chcesz się dowiedzieć, jak powinna działać tworzona aplikacja.
W czasie przyszłym
1. Gdy chcesz poznać cele biznesowe klienta.
2. Gdy chcesz poznać korzyści, jakie musi zapewnić tworzone oprogramowanie.
Parafrazowanie
Cel parafrazowania:
1. budowanie zrozumienia potrzeb klienta;
2. pozostawanie w kontakcie z klientem;
3. aktywne słuchanie.
Kiedy parafrazować?
Po każdej nowej informacji usłyszanej od rozmówcy.
Struktura komunikatu parafrazy:
Jeśli cię dobrze zrozumiałem, to < wypowiedz
klienta ujęta własnymi słowami >. Czy
pominąłem coś istotnego?
Algorytm parafrazowania (rysunek 9.7).
Technika pozytywnej intencji
Cel techniki pozytywnej intencji:
zutylizowanie trudnego komunikatu ze strony rozmówcy.
Kiedy używać techniki pozytywnej intencji?
Gdy ze strony rozmówcy padł trudny komunikat, a zakończenie sesji jest biznesowo
T e c h n i k i p r o w a d z e n i a r o z m o w y n a t e m a t w y m a g a ń w p i g u ł c e 7
nieopłacalne.
Aby znalez
ć pozytywną intencję, odpowiedz sobie na pytania:
1. Co dobrego on/-a chciał/-a mi przekazać?
2. Czego dobrego on/-a chciał/-a dla mnie?
3. W czym on/-a chciał/-a mi pomóc, gdy to mówił/-a?
4. W czym on/-a chciał/-a, abym był lepszy, że to powiedział/-a?
Struktura komunikatu pozytywnej intencji:
Rozumiem, że . Jak zatem mogę pozytywnej intencji>?
Przejmowanie kierunku rozmowy
Kiedy stosować przejmowanie kierunku rozmowy?
1. Gdy chcesz zmienić temat rozmowy.
2. Gdy rozmówca nieoczekiwanie zmienia temat rozmowy, a Ty potrzebujesz pozostać
przy poprzednim.
Struktura komunikatu przejęcia kierunku rozmowy:
1. [Dopasowanie] Rozumiem, że ważna jest dla ciebie < parafraza albo pozytywna
intencja >. Zajmiemy się tym na pewno.
2. [Przejęcie] Teraz chciałbym porozmawiać o < temat, na który chcesz przekierować
rozmowę>
3. [Prowadzenie] A zatem < pytanie o pożądany wątek rozmowy >.
Zmiana ram odniesienia
Kiedy korzystać ze zmiany ramy odniesienia?
1. Gdy chcesz przedstawić zagadnienie z różnych perspektyw.
2. Gdy chcesz uświadomić rozmówcy konsekwencje formułowanych wymagań.
Powiększanie ramy odniesienia:
odkrywane wymagania umieszczaj w kontekście jakiegoś procesu, np.: proces
biznesowy, proces obsługi żądania przez system informatyczny.
Zmniejszanie ramy odniesienia:
zanegowanie kwantyfikatorów ogólnych  kwantyfikatory ogólne to: wszystkie,
każdy, żaden, zawsze, nigdy; zwracaj uwagę zwłaszcza na kwantyfikatory ogólne
formułowane
w domyśle (takie jak w przykładzie z klientami), np.:
1. Czy na pewno wszyscy klienci nie zdają sobie sprawy z własnych oczekiwań?
2. Czy na pewno wszyscy programiści nie myślą biznesowo?
8 O P R O G R A M O W A N I E S Z Y T E N A M I A R 

3. Czy wszystkie moduły muszą być dostępne przez dwadzieścia cztery godziny na
dobę?
podzielenie informacji na mniejsze porcje  przy użyciu konkretyzowania, np.:
1. Którzy konkretnie klienci nie zdają sobie sprawy z własnych oczekiwań?
2. Którzy konkretnie programiści nie myślą biznesowo i co to oznacza?
3. Które moduły muszą być dostępne przez dwadzieścia cztery godziny na dobę?
Ustalanie priorytetów za pomocą pytań
Pytanie wprost.
Zapytaj: Co należy wykonać jako pierwsze?
Eliminowanie poprzez korzyść.
Zapytaj: Jeśli miałbyś zacząć używać tego systemu już jutro, to z których
funkcjonalności chciałbyś skorzystać najpierw?
Eliminowanie od problemu.
Zapytaj: Gdyby zabrakło ci teraz czasu/budżetu, to z której funkcjonalności
zrezygnowałbyś na tę chwilę?
Analiza pilności i ważności (rysunek 9.8):
1. Wymagania pilne to te, które mają wyznaczony względnie bliski termin zakończenia.
2. Wymagania ważne to te, których wykonanie lub zaniechanie będzie miało poważny
wpływ na cele biznesowe klienta.
Kiedy korzystać z konkretnej techniki nadawania priorytetów (tabela 9.4)?
Tabela 9.4. Korzystanie z technik nadawania priorytetów
Technika Kiedy używać
Pytanie Zawsze zaczynaj od pytania wprost. Jest to najprostszy i najmniej czasochłonny sposób.
wprost Gdy klient sam sygnalizuje, że ma listę priorytetów, na przykład w postaci celów
biznesowych, które należy zrealizować w określonym terminie, a tworzone moduły systemu
się do tego bezpośrednio przyczyniają
Eliminowanie Gdy masz do czynienia z rozmówcą, który wyjątkowo podkreśla korzyści wynikające z
przez korzyść wdrożenia tworzonego systemu
Eliminowanie Gdy masz do czynienia z rozmówcą, który wyjątkowo podkreśla problemy do rozwiązania
od problemu za pomocą tworzonego oprogramowania
Gdy z jakichkolwiek względów (np. finansowych) należy wybrać priorytety  na teraz ,
jednak klientowi trudno zdecydować się, które z wymagań należy wybrać.
Gdy odkryjesz, że oprogramowanie ma zaspokajać sprzeczne potrzeby (np. niedające się
pogodzić ze sobą oczekiwania różnych komórek organizacyjnych).
Excelowe Gdy wymagania pochodzą od różnych decydentów i trudno
czary-mary Im się porozumieć w sprawie priorytetów
T e c h n i k i p r o w a d z e n i a r o z m o w y n a t e m a t w y m a g a ń w p i g u ł c e 9
Spotkania
Pytania pomagające przygotować spotkanie:
1. Co należy ustalić podczas spotkania?
2. Jakie decyzje należy podjąć?
3. Jakich informacji potrzebujesz?
Ile osób zaprosić na spotkanie?
nie więcej niż cztery.
Parametry spotkań (tabela 9.5).
Tabela 9.5. Parametry spotkań
Rodzaj Czas trwania Liczba/ Przykład
spotkania dzień
Krótkie na jeden Od 1 godz. do 2 godz. 6 Określenie, z jakimi systemami ma współpracować
temat +15 minut przerwy między nowe oprogramowanie.
spotkaniami. Określenie, jakie usługi ma udostępniać system
zewnętrznym klientom.
Zdefiniowanie zakresów bezpieczeństwa usług
udostępnianych przez system.
Krótkie na różne Od 1 godz. do 2 godz. 4-5 Określenie, jakie dane mają być widoczne w
tematy +30 minut przerwy między raporcie X.
spotkaniami. Zebranie informacji na temat niedogodności
występujących w interfejsie użytkownika.
Długie Cały dzień. 1 Warsztaty z użytkownikami na temat interfejsu
Prowadzone iteracyjnie. oprogramowania.
Definiowanie zakresu nowo tworzonego systemu.