WYDANIE 2003 - 12 STRONA 1 / 20
INSTRUKCJA ARCHIWZACYJNA A2
Załącznik
do Uchwały Nr 461/2003
Zarządu  PKP Intercity spółka z o.o.
z dnia 30 grudnia 2003 r.
INSTRUKCJA ARCHIWALNA
DLA
 PKP Intercity spółka z o.o.
A2
1
 WYDANIE 2003 - 12 STRONA 2 / 20
INSTRUKCJA ARCHIWZACYJNA A2
SPIS TREŚCI
strona
Postanowienia ogólne ................................................................................................ 3
Podstawowe terminy występujące w instrukcji ........................................................... 3
Warunki lokalowe, techniczne i wyposa\
enie składnicy akt ....................................... 4
Podział dokumentacji na kategorie ............................................................................. 4
Zadania składnicy akt ................................................................................................. 5
Przejmowanie dokumentacji przez składnicę akt ....................................................... 5
Ewidencja i przechowywanie dokumentacji w składnicy akt ...................................... 7
Udostępnianie dokumentacji ...................................................................................... 8
Wydzielanie i brakowanie dokumentacji w składnicy akt ............................................ 9
Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki bądz

jednostki organizacyjnej ........................................................................................... 10
Postępowanie w przypadku zmiany na stanowisku kierującego składnicą akt ........ 10
Wzory formularzy .............................................................................................. 11  20
2
 WYDANIE 2003 - 12 STRONA 3 / 20
INSTRUKCJA ARCHIWZACYJNA A2
POSTANOWIENIA OGÓLNE
ż 1
Instrukcja określa organizację i zakres działania komórki archiwalnej w  PKP
Intercity spółka z o.o.; zasady gromadzenia, przechowywania i udostępniania
dokumentacji oraz trybu jej przekazywania do składnicy akt dla Spółki a następnie do
PKP S.A. Oddziału Dokumentacji Kolejowej w Warszawie, oraz przeterminowanej
dokumentacji niearchiwalnej do wybrakowania.
ż 2
PODSTAWOWE TERMINY WYST
PUJ
CE W INSTRUKCJI
Ujęte w instrukcji określenia oznaczają:
1. Spółka   PKP Intercity spółka z o.o.
2. Jednostki organizacyjne  Centrala Spółki (w skład której wchodzą komórki
organizacyjne), Zakłady Spółki (wykonawcze jednostki organizacyjne
w Warszawie, Poznaniu i Krakowie).
3. Komórki organizacyjne  wydziały, biura, samodzielne stanowiska, samodzielne
wieloosobowe stanowiska, sekcje.
4. Składnica akt (komórka archiwalna)  komórka organizacyjna Spółki powołana
do przejmowania, przechowywania, porządkowania i zabezpieczania
dokumentacji niearchiwalnej.
5. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt  rzeczowa klasyfikacja akt powstających
w toku działalności jednostki organizacyjnej, oznaczona w poszczególnych
pozycjach symbolem, hasłem i kategorią archiwalną.
6. Materiały archiwalne  akta przeznaczone do wieczystego przechowywania ze
względu na swą wartość historyczną stanowiące część składową państwowego
zasobu archiwalnego oznaczone symbolem  A .
7. Dokumentacja niearchiwalna  akta posiadające wyłącznie wartość praktyczną;
oznaczone symbolem  B .
8. Jednostka archiwalna  odrębna fizycznie jednostka dokumentacji (księga,
teczka, poszyt, fotografia itp.).
9. Znak sprawy  zespół symboli oznaczających komórkę organizacyjną oraz
przynale\
ność akt do konkretnego hasła z wykazu akt (teczki) i numeru, pod
którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw danej teczki.
10. Teczka spraw (aktowa)  teczka wiązana słu\
ąca do przechowywania akt spraw
jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych ostatecznie załatwionych, objętych tą
samą grupą akt ustaloną w wykazie akt określoną kategorią archiwalną.
11. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej  jest to czynność polegająca na
ocenie przydatności dokumentacji niearchiwalnej dla celów praktycznych,
wydzieleniu dokumentacji niearchiwalnej przydatnej dla celów praktycznych,
wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulaturę.
12. Aktotwórca  komórka organizacyjna, lub osoba fizyczna, która wytworzyła
dokumentację.
13. Archiwista  pracownik składnicy akt, zajmujący się czynnościami związanymi
z funkcjonowaniem składnicy.
3
 WYDANIE 2003 - 12 STRONA 4 / 20
INSTRUKCJA ARCHIWZACYJNA A2
ż 3
WARUNKI LOKALOWE , TECHNICZNE
I WYPOSAśENIE SKA
ADNICY AKT
1. W składnicy akt ustala się następujące pomieszczenia:
1) magazyn do przechowywania dokumentacji; w pomieszczeniu tym powinno
być zorganizowane miejsce pracy dla pracownika składnicy akt,
2) wydzielone poza magazynem pomieszczenie przeznaczone na sprzęt
gospodarczy i makulaturę.
2. Magazyny składnicy akt powinny posiadać w szczególności następujące
wyposa\
enie:
1) regały przejezdne lub stacjonarne (metalowe) rozmieszczone w sposób
ułatwiający dostęp do dokumentacji (odstępy między regałami powinny
wynosić co najmniej 70 cm),
2) sprzęt przeciwpo\
arowy  w tym gaśnice proszkowe, worki ewakuacyjne,
3) instrukcję przeciwpo\
arową,
4) sprzęt do mierzenia temperatury i wilgotności  higrometr włosowy
z termometrem,
5) nawil\
acz powietrza,
6) drabiny metalowe  ilość w zale\
ności od powierzchni magazynowej.
3. Pomieszczenia składnicy akt nie powinny być usytuowane w piwnicach.
4. Składnica akt powinna być odpowiednio zabezpieczona przed włamaniem
i po\
arem zgodnie z obowiązującymi przepisami.
5. W składnicy akt nie wolno przechowywać przedmiotów nie stanowiących jej
wyposa\
enia.
6. U\
ywanie otwartego ognia w pomieszczeniach będących w u\
ytkowaniu
składnicy akt jest zabronione.
7. Po zakończeniu pracy pomieszczenia składnicy akt powinny być dokładnie
sprawdzone pod względem zabezpieczenia przeciwpo\
arowego, a następnie
zamykane i plombowane, a komplet kluczy odpowiednio zaplombowany musi być
zdeponowany w wyznaczonej komórce organizacyjnej w sposób ustalony przez
kierownika danej komórki. Klucze nie mogą być udostępniane osobom
nieupowa\
nionym.
8. Prawo wstępu do magazynów składnicy akt posiadają pracownicy składnicy akt,
ich bezpośredni przeło\
eni oraz uprawnieni przedstawiciele organów kontrolnych,
za okazaniem upowa\
nienia.
ż 4
PODZIAA
DOKUMENTACJI NA KATEGORIE,
1. Dokumentacja dzieli się pod względem wartości archiwalnej na dwie kategorie:
1) materiały archiwalne,
2) dokumentację niearchiwalną.
2. Dla oznaczenia materiałów archiwalnych u\
ywa się symbolu  A .
3. Dokumentacja niearchiwalna to dokumenty posiadające wyłącznie wartość
u\
ytkową. Dla oznaczenia dokumentacji niearchiwalnej u\
ywa się symbolu  B ,
z tym \
e:
4
 WYDANIE 2003 - 12 STRONA 5 / 20
INSTRUKCJA ARCHIWZACYJNA A2
1) Symbolem  B z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji
o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu
przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się
w pełnych latach kalendarzowych (określonych cyframi arabskimi ) poczynając
od 1 stycznia roku następnego po załatwieniu sprawy.
2) Symbolem  BE z dodaniem cyfr arabskich określających liczbę lat
przechowywania oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego
okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na charakter, treść
i znaczenie. Po ekspertyzie mo\
na dokonać zmiany kategorii dokumentacji.
Zmiana kategorii mo\
e wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały
archiwalne (kat.  A ).
3) Symbolem  Bc oznacza się dokumentację posiadającą krótkotrwałe
znaczenie u\
yteczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na
makulaturę bezpośrednio z komórki organizacyjnej za zgodą archiwisty.
ZADANIA SKA
ADNICY AKT
ż 5
1. Spółka dla swoich potrzeb prowadzi składnicę akt
2. Do zadań składnicy akt nale\
y w szczególności:
1) opracowywanie harmonogramów przejmowania dokumentacji z jednostek
i komórek organizacyjnych Spółki,
2) przejmowanie uporządkowanej dokumentacji od wszystkich jednostek
i komórek organizacyjnych Spółki po 2 latach od chwili ich wytworzenia,
3) przechowywanie i zabezpieczenie przyjętej dokumentacji oraz prowadzenie
jej ewidencji,
4) udostępnianie dokumentacji osobom upowa\
nionym,
5) inicjowanie brakowania przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej i udział
archiwisty w komisyjnym jej brakowaniu,
6) przekazywanie dokumentacji po 5 latach od daty jej wytworzenia do PKP S.A.
Oddział Dokumentacji Kolejowej w Warszawie,
7) stałe gromadzenie informacji dotyczących zmian organizacyjno  prawnych
Spółki,
8) przestrzeganie przepisów oraz zasad ochrony przeciwpo\
arowej.
3. Dla składnicy akt ustala się stanowisko pracy ds. przechowywania i ewidencji
dokumentacji (archiwisty). W ka\
dej jednostce i komórce organizacyjnej powinien
być wyznaczony pracownik odpowiedzialny za współpracę ze składnicą akt
w przedmiocie prawidłowego gromadzenia, porządkowania, brakowania
i przekazywania dokumentacji.
ż 6
PRZEJMOWANIE DOKUMENTACJI PRZEZ SKA
ADNIC
AKT
1. Składnica akt opracowuje w grudniu ka\
dego roku harmonogram (wzór nr 1)
przejmowania dokumentacji w pierwszym kwartale roku następnego i przekazuje
go do wszystkich jednostek i komórek organizacyjnych Spółki.
2. Składnica akt przyjmuje w pierwszym kwartale ka\
dego roku uporządkowaną
dokumentację od wszystkich jednostek i komórek organizacyjnych Spółki.
5
 WYDANIE 2003 - 12 STRONA 6 / 20
INSTRUKCJA ARCHIWZACYJNA A2
3. Składnica akt przejmuje dokumentację spraw ostatecznie zakończonych po
2 latach przechowywania ich w jednostkach i komórkach organizacyjnych, licząc
od 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy.
4. Składnica akt przejmuje dokumentację kompletnymi rocznikami. Dokumentacja
spraw zakończonych potrzebna nadal do spraw bie\
ących po wprowadzeniu do
ewidencji składnicy akt, mo\
e być wypo\
yczona ich dysponentowi na okres
uzgodniony z archiwistą.
5. Przyjmowanie pojedynczych dokumentów do składnicy akt jest niedozwolone.
Teczki winny być przekazywane w pudełkach archiwalnych, których grubość nie
powinna przekraczać 10 cm. W przypadku większej ilości dokumentów nale\
y
tworzyć tomy.
6. Przejęcie dokumentacji winno być poprzedzone przeglądem w jednostce lub
komórce organizacyjnej dokonanym przez archiwistę, w celu stwierdzenia
prawidłowego ich skompletowania, uporządkowania, opisania i właściwego
wykonania spisu zdawczo odbiorczego.
7. Dokumentacja przejmowana przez składnicę akt powinna być uporządkowana
przez aktotwórcę.
8. Przez uporządkowanie rozumie się:
1) uło\
enie dokumentacji wewnątrz teczek w porządku przewidzianym
w instrukcji kancelaryjnej (sprawami wg kolejności zarejestrowanej w spisie
spraw, a w ramach spraw chronologicznie).
2) opisanie teczek przez umieszczenie na stronie tytułowej (wzór nr 2):
a) na środku u góry nazwy jednostki i komórki organizacyjnej (stempel
nagłówkowy),
b) w lewym górnym rogu znaku dokumentu zło\
onego z symbolu jednostki
bądz
komórki organizacyjnej i symbolu hasła z Jednolitego Rzeczowego
Wykazu Akt,
c) w prawym górnym rogu kategorii archiwalnej dokumentu oraz okresu jego
przechowywania (w przypadku kategorii  B ),
d) na środku tytułu teczki (hasła według Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt
z bli\
szym określeniem rodzaju dokumentacji zawartej w teczce),
e) pod tytułem daty krańcowe dokumentów znajdujących się w teczce,
f) poni\
ej tomy teczki (w przypadku gdy teczka składa się więcej ni\

z jednego tomu),
g) w lewym dolnym rogu numer spisu zdawczo  odbiorczego który pochodzi
z wykazu spisów zdawczo  odbiorczych i pozycji teczki w spisie,
h) teczki aktowe spraw, przekazywane do składnicy akt, w których znajduje
się chocia\
by jeden dokument z klauzulą tajemnicy przedsiębiorcy,
oznacza się klauzulą  Tajemnica przedsiębiorcy  PKP Intercity spółka
z o.o. umieszczając ją w prawym górnym rogu nad kategorią archiwalną.
9. Nale\
y przestrzegać aby arkusze formatów większych ni\
A4 były zgięte
równolegle do brzegów pozostałych kart.
10. W przypadku braku dokumentacji w teczce aktowej, pracownik przekazujący
dokumentację sporządza pisemne oświadczenie, w którym podaję nazwę i numer
sprawy brakującego dokumentu, przyczynę braku i termin dostarczenia.
Oświadczenie powy\
sze powinno być wło\
one w miejsce brakującego
dokumentu.
11. Przejmowanie dokumentacji przez składnicę akt odbywa się na podstawie spisów
zdawczo odbiorczych sporządzanych w jednostkach i komórkach
organizacyjnych w 3 egzemplarzach, podpisanych przez kierownika jednostki
6
 WYDANIE 2003 - 12 STRONA 7 / 20
INSTRUKCJA ARCHIWZACYJNA A2
bądz
komórki organizacyjnej i przekazującego dokumentację. Dwa egzemplarze
spisu przeznaczone są dla składnicy akt a trzeci egzemplarz podpisany przez
archiwistę jest dla jednostki lub komórki organizacyjnej.
12. W przypadku dostarczenia dokumentacji nieuporządkowanej, bądz
niewłaściwie
wykonanych spisów zdawczo  odbiorczych składnica mo\
e odmówić przyjęcia
dokumentacji, powiadamiając o tym swego przeło\
onego oraz kierownika
jednostki lub komórki organizacyjnej, z której dokumentacja pochodzi.
ż 7
EWIDENCJA I PRZECHOWYWANIE DOKUMENTACJI W SKA
ADNICY AKT
1. Ewidencję dokumentacji w składnicy akt stanowią:
1) wykaz spisów zdawczo - odbiorczych (wzór nr 3) sporządzony w dwóch
egzemplarzach, jeden egzemplarz roboczy, drugi egzemplarz
zabezpieczający,
2) spisy zdawczo - odbiorcze (wzór nr 4),
3) spisy zdawczo  odbiorcze akt osobowych (wzór nr 5),
4) karta udostępniania akt (wzór nr 6),
5) rejestr akt udostępnionych (wzór nr 7),
6) spisy dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub
zniszczenie (wzór nr 8),
7) protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej (wzór nr 9),
8) protokół stwierdzający brak lub uszkodzenie wypo\
yczonego dokumentu
(wzór nr 10).
2. Składniki ewidencji, wymienione w ustępie 1, z wyjątkiem kart udostępniania
i rejestru udostępniania, przechowywane są stale w składnicy akt. Powinny być
one zabezpieczone w odrębnych teczkach.
3. Karty udostępniania otrzymują w ciągu roku kolejne numery bie\
ące i według tej
kolejności przechowywane są w składnicy akt przez okres dwóch lat od 1 stycznia
następnego roku po dacie zwrotu dokumentacji a potem niszczone zgodnie
z przepisami.
4. Spisy zdawczo-odbiorcze otrzymane z jednostek i komórek organizacyjnych
rejestruje się w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych w kolejności wpływu
i nadaje się im kolejne numery z tego wykazu.
5. Po naniesieniu numerów z wykazu spisów zdawczo-odbiorczych na spisy
zdawczo-odbiorcze jeden egzemplarz spisu otrzymuje jednostka lub komórka
organizacyjna, pozostałe  składnica akt.
6. Składnica akt prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych:
1) zbiór I tworzą pierwsze egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych uło\
one
według kolejności numerów porządkowych pod którymi zostały zarejestrowane
w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych,
2) zbiór II tworzą drugie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych
przechowywane w teczkach zało\
onych oddzielnie. Zbiór II słu\
y do
udostępniania akt.
7. Dokumentację w składnicy akt układa się na regałach systemem bibliotecznym od
lewej ku prawej stronie.
8. Układ dokumentacji na regałach w poszczególnych kategoriach jest sukcesywny,
w miarę dopływu do składnicy akt. Jednostki archiwalne układane są według
7
 WYDANIE 2003 - 12 STRONA 8 / 20
INSTRUKCJA ARCHIWZACYJNA A2
spisów zdawczo-odbiorczych a o ich miejscu decyduje liczba porządkowa
omawianego spisu.
9. W sytuacji zagro\
enia akta osobowe ewakuowane są w pierwszej kolejności.
10. Przed umieszczeniem dokumentacji na regałach, nale\
y ka\
da teczkę aktową
oznaczyć sygnaturą archiwalną składającą się z numeru spisu zdawczo-
odbiorczego z wykazu spisów zdawczo-odbiorczych łamanego przez numer
pozycji w tym spisie.
11. Po uło\
eniu teczek na regałach nale\
y odnotować w rubryce 6 spisu zdawczo-
odbiorczego miejsce ich zło\
enia.
ż 8
UDOST
PNIANIE DOKUMENTACJI
1. Dokumentacja przechowywana w składnicy akt udostępniana jest do celów
słu\
bowych i naukowo-badawczych.
2. Korzystanie z dokumentacji do celów słu\
bowych odbywa się na miejscu
w składnicy akt na podstawie zgody kierownika jednostki lub komórki
organizacyjnej z której dokumentacja pochodzi. W przypadku likwidacji jednostki
organizacyjnej, zgodę mo\
e wydać likwidator albo kierownik jednostki
organizacyjnej będącej następcą prawnym. W przypadku braku następcy, zgodę
wydaje Prezes Spółki.
3. Wypo\
yczanie dokumentacji (w tym tajemnicy przedsiębiorcy) dla celów
słu\
bowych poza jednostkę (komórkę) organizacyjną w której funkcjonuje
składnica akt mo\
e nastąpić tylko w uzasadnionych przypadkach na podstawie
zgody kierownika tej jednostki organizacyjnej lub uprawnionej przez niego osoby.
4. Nie wolno wypo\
yczać poza składnicę akt dokumentów zastrze\
onych przez
jednostkę lub komórkę organizacyjną która je wytworzyła, dokumentów
uszkodzonych i ewidencji.
5. Udostępnianie dokumentacji dla celów naukowo-badawczych wymaga
ka\
dorazowo zgody kierownika jednostki lub komórki organizacyjnej, z której
pochodzi dokumentacja (aktotwórcy lub sukcesora) i odbywa się stosownie do
przepisów zawartych w:
1) ustawie z dnia 26 stycznia 1984 roku  Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5 poz. 24
z póz
niejszymi zmianami),
2) ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr
133 poz. 883 z póz
niejszymi zmianami),
3) przepisach wewnętrznych Spółki.
6. Udostępnianie dokumentacji odbywa się w składnicy akt, pod nadzorem
archiwisty. Udostępniane są całe teczki aktowe, nie pojedyncze dokumenty.
7. Udostępnianie dokumentacji odbywa się na podstawie kart udostępniania akt
(wzór nr 6). Przy zwrocie dokumentacji pracownik składnicy akt sprawdza jej stan
a tak\
e ilość kart, fakt zwrócenia dokumentacji odnotowuje na karcie
udostępniania.
8. Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za udostępnioną lub
wypo\
yczoną dokumentację.
9. W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń udostępnionej dokumentacji,
pracownik składnicy akt sporządza protokół, który podpisuje wypo\
yczający
dokumentację, jego bezpośredni przeło\
ony i pracownik składnicy akt.
8
 WYDANIE 2003 - 12 STRONA 9 / 20
INSTRUKCJA ARCHIWZACYJNA A2
10. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach z których jeden wkłada się
w miejsce wypo\
yczonej dokumentacji, drugi przechowuje się w przeznaczonej
na ten cel teczce, a trzeci przekazuje się kierownikowi jednostki lub komórki
organizacyjnej, która dokumentację wypo\
yczyła w celu wyjaśnienia sprawy.
ż 9
WYDZIELANIE I BRAKOWANIE DOKUMENTACJI W SKA
ADNICY AKT
1. W pierwszym półroczu ka\
dego roku pracownik składnicy akt dokonuje przeglądu
spisów zdawczo-odbiorczych w celu:
1) wydzielenia dokumentacji niearchiwalnej podlegającej przekazaniu do PKP
S.A. Oddział Dokumentacji Kolejowej w Warszawie,
2) wydzielenia na makulaturę dokumentacji niearchiwalnej której okres
przechowywania upłynął,
3) wydzielenia dokumentacji niearchiwalnej podlegającej w danym roku
ekspertyzie.
2. Wydzielenia dokumentacji, o której mowa w ust. 1 dokonuje się komisyjnie na
wniosek archiwisty. W skład komisji wchodzą: zwierzchnik osoby prowadzącej
składnicę akt lub osoba przez niego upowa\
niona, przedstawiciele komórek
organizacyjnych, których dokumenty zostały przekazane do składnicy akt oraz
archiwista. Udział w komisji ze strony aktotwórców mo\
e odbyć się drogą
korespondencji poprzez pisemne zaopiniowanie wniosku.
3. Do zadań komisji nale\
y:
1) typowanie dokumentacji niearchiwalnej  kat.  B w celu przekazania do PKP
S.A. Oddział Dokumentacji Kolejowej w Warszawie,
2) wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia,
3) sporządzanie w dwóch egzemplarzach protokołów oceny oraz spisów
dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa, w pkt. 2, której okres
przechowywania w składnicy akt minął.
4. Komisja mo\
e zmienić termin przechowywania dokumentacji niearchiwalnej.
5. Dokumentację przeznaczoną do wybrakowania nale\
y wydzielić i przechowywać
w kolejności wyszczególnienia jej w omawianym spisie akt wydzielonych do
zniszczenia.
6. Spisy dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie
(wzór nr 8) i protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej (wzór nr 9)
i sporządzone w dwóch egzemplarzach, komisja przedkłada kierownikowi
jednostki organizacyjnej lub osobie przez niego upowa\
nionej w celu uzyskania
akceptacji.
7. Po komisyjnym wydzieleniu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do
zniszczenia nale\
y:
1) wyłączyć z niej wszystko co nadaje się do powtórnego u\
ytku np. segregatory,
teczki,
2) wyłączyć wszystko co czyni makulaturę niezdatna do przerobu na masę
papierową np. części metalowe,
3) całość uczynić niezdatną do odtworzenia przez przemieszanie lub pocięcie.
8. Archiwista po przekazaniu dokumentacji wybrakowanej do składnicy surowców
wtórnych, dokonuje adnotacji o jej zniszczeniu w rubryce 7 spisów zdawczo-
odbiorczych.
9
 WYDANIE 2003 - 12 STRONA 10 / 20
INSTRUKCJA ARCHIWZACYJNA A2
ż 10
POST
POWANIE Z DOKUMENTACJ
W PRZYPADKU REORGANIZACJI
LUB LIKWIDACJI KOMÓRKI B
Dy
JEDNOSTKI ORGANIZACYJNEJ
1. Komórka organizacyjna, której w wyniku reorganizacji lub likwidacji przekazano
część lub całość funkcji zreorganizowanej lub zlikwidowanej komórki
organizacyjnej przejmuje na podstawie spisu zdawczo - odbiorczego dokumenty
spraw nie załatwionych. Pozostałe dokumenty, uporządkowane zgodnie
z przepisami niniejszej instrukcji nale\
y przekazać do składnicy akt.
2. Jednostka organizacyjna która w wyniku reorganizacji lub likwidacji przejmuje
część lub całość funkcji zreorganizowanej lub zlikwidowanej jednostki
organizacyjnej na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych dokumenty spraw nie
załatwionych. Kopię tego spisu nale\
y przekazać do składnicy akt Pozostałe
dokumenty uporządkowane zgodnie z przepisami instrukcji kancelaryjnej A1
nale\
y przekazać do składnicy akt.
3. W przypadku ustania działalności jednostki organizacyjnej postępowanie z
dokumentacją określa Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002
r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i
kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do
archiwów państwowych (Dz.U. 2002 nr 167 poz. 1375)
ż 11
POST
POWANIE W PRZYPADKU ZMIANY NA STANOWISKU KIERUJ
CEGO
KOMÓRK
ARCHIWALN

1. W przypadku zmiany na stanowisku kierującego komórką archiwalną sporządza
się komisyjnie protokół zdawczo-odbiorczy zasobu dokumentacji.
2. Przewodniczącego komisji wyznacza kierownik komórki organizacyjnej właściwej
dla składnicy akt.
10
 WYDANIE 2003 - 12 STRONA 11 / 20
INSTRUKCJA ARCHIWZACYJNA A2
WZORY FORMULARZY
Wzór nr 1
..............................................
miejscowość, data
HARMONOGRAM
przekazania dokumentacji wytworzonej w jednostkach (komórkach) organizacyjnych
Daty (przykładowo) Jednostka (komórka) organizacyjna
Przeglądu Przyjęcia
dokumentacji dokumentacji
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
01.03.2004 04.03.2004 X
02.03.2004 05.03.2004 X
03.03.2004 08.03.2004 X
04.03.2004 09.03.2004 X
05.03.2004 10.03.2004 X
08.03.2004 12.03.2004 X
09.03.2004 15.03.2004 X
10.03.2004 16.03.2004 X
11.03.2004 17.03.2004 X
12.03.2004 18.03.2004 X
15.03.2004 22.03.2004 X
16.03.2004 23.03.2004 X
17.03.2004 24.03.2004 X
18.03.2004 25.03.2004 X
19.03.2004 26.03.2004 X
11
 WYDANIE 2003 - 12 STRONA 12 / 20
INSTRUKCJA ARCHIWZACYJNA A2
Wzór nr 2
Opis teczki aktowej
 PKP Intercity
spółka z o.o.
BWP1-074 Wydział Spraw Pracowniczych Bc
................................... ................................................. ........................................
znak akt  symbol jednostka i komórka kategoria archiwalna
literowy komórki organizacyjna
organizacyjnej i symbol
klasyfikacyjny z wykazu akt
Współpraca między komórkami organizacyjnymi Spółki
........................................................................................................................
tytuł teczki - nazwa hasła klasyfikacyjnego
02.01.2003-31.01.2003
tom I
.................................... .................................... ......................................
sygnatura akt roczne daty końcowe akt ilość stron
nadaje składnica akt i tom teczki (tylko dla kat. A)
12
 WYDANIE 2003 - 12 STRONA 13 / 20
INSTRUKCJA ARCHIWZACYJNA A2
Wzór nr 3
WYKAZ SPISÓW ZDAWCZO  ODBIORCZYCH
Data Liczba Miejsce
Nr Lata wytwo- Kat. Nazwa komórki
przyjęcia pozycji przechowywa Uwagi
spisu rzenia akt akt przekazującej akta
akt spisu nia akt
13
 WYDANIE 2003 - 12 STRONA 14 / 20
INSTRUKCJA ARCHIWZACYJNA A2
Wzór nr 4
............................................. .............................................
Nazwa jednostki (komórki) miejscowość, data
organizacyjnej przekazującej
materiały archiwalne
SPIS ZDAWCZO  ODBIORCZY AKT Nr ..........
Znak literowy
Tytuł teczki
komórki orga- Daty Miejsce Adnotacja o zniszczeniu
tj. pełne hasło z wykazu akt Kategoria
Lp. nizacyjnej i skrajne przecho- akt lub przekazaniu ich
(nazwa konkretnych dokumentów akt
symbol klasy- od-do wywania akt do archiwum
zawartych w teczce)
fikacyjny akt
1 2 3 4 5 6 7
Razem pozycji ........................... (słownie)
Przekazujący akta: Wyra\
am zgodę na przekazanie akt
do składnicy ............................
stempel
składnicy akt
............................... .........................................................
podpis kierownik komórki organizacyjnej
(podpis i stempel)
.......................................... przyjmujący akta:
imię i nazwisko (czytelnie)
nr tel. ........................
.........................................
nr pokoju ....................... (stempel i podpis)
rubryki 6 i 7 wypełnia składnica akt
14
 WYDANIE 2003 - 12 STRONA 15 / 20
INSTRUKCJA ARCHIWZACYJNA A2
Wzór nr 5
SPIS ZDAWCZO  ODBIORCZY* AKT OSOBOWYCH
.................................... ..............................
stempel jednostki (komórki) miejscowość i data
przekazującej akta
...................................
nr sprawy
Stan faktyczny akt
Lp. Nazwisko Imię Imię ojca Data urodzenia O**
W***
1 2 3 4 5 6
Razem pozycji: .......... (słownie)
Akta przekazał: Wyra\
am zgode na przekazanie akt Akta przyjął:
do składnicy akt:
................................... ................................... ...................................
nazwisko i imię przekazującego stempel i podpis kierownika stempel składnicy akt
(drukowanymi literami) komórki kadrowej
................................... ...................................
podpis przekazującego nazwisko i imię przyjmującego
(drukowanymi literami)
.......................... .................................
nr telefonu podpis przyjmującego
* - wykonuje się alfabetycznie i fonetycznie (do trzech liter) niezale\
nie od lat, w których akta
formowano,
** - w teczce znajdują się akta osobowe bez kart zbiorczych wynagrodzeń
*** - w teczce znajdują się wyłącznie karty zbiorcze wynagrodzeń
15
 WYDANIE 2003 - 12 STRONA 16 / 20
INSTRUKCJA ARCHIWZACYJNA A2
Wzór nr 6
KARTA UDOST
PNIENIA AKT Nr ................................. **)
Pieczątka komórki organizacyjnej
*) *)
Data ...........................
Termin zwrotu akt
Proszę o udostępnienie *)  wypo\
yczenie *) akt powstałych w ............................................................
(nazwa komórki organizacyjnej)
................................................................................................................. z lat .......................................
o znakach ................................................................. i upowa\
niam do ich wykorzystania *)  odbioru *)
Pana/Panią ...............................................................................................................................................
(imię i nazwisko)
.............................................
(podpis)
Zezwalam na udostępnienie *)  wypo\
yczenie *) wymienionych wy\
ej akt
*)  zbędne skreślić **)  wypełnia składnica akt .................................
(data i podpis)
POTWIERDZAM ODBIÓR WYMIENIONYCH NA ODWROTNEJ STRONIE
Akt  Tomów ......................... Kart .........................
............................ ............................
(data) (podpis)
Adnotacje o zwrocie akt:
........................................................................................................................................
Akta zwrócono do składnicy
.................................. .................................. ..................................
(podpis oddającego) (data) (podpis odbierającego)
16
 WYDANIE 2003 - 12 STRONA 17 / 20
INSTRUKCJA ARCHIWZACYJNA A2
Wzór nr 7
REJESTR AKT UDOST
PNIONYCH
Znak teczki Nazwisko i imię
Data Termin Zwrócono Komórka Nr
L.p. (spis zd.-odb. osoby Nr tel.
pobrania zwrotu dnia organizac. pokoju
nr i poz.) pobierającej
17
 WYDANIE 2003 - 12 STRONA 18 / 20
INSTRUKCJA ARCHIWZACYJNA A2
Wzór nr 8
..............................................
nazwa i adres
jednostki organizacyjnej
SPIS
dokumentacji niearchiwalnej (aktowej)
przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie
Nr i poz. Symbol
Liczba
spisu zdawczo z Tytuł teczki Daty skrajne Uwagi
L.p. tomów
odbiorczego wykazu akt
1 2 3 4 5 6 7
18
 WYDANIE 2003 - 12 STRONA 19 / 20
INSTRUKCJA ARCHIWZACYJNA A2
Wzór nr 9
...........................................
nazwa i adres
jednostki organizacyjnej
PROTOKÓA
OCENY
dokumentacji niearchiwalnej
Komisja w składzie: (imiona, nazwiska i stanowiska członków Komisji)
1. .................................................................................................................................
2. .................................................................................................................................
3. .................................................................................................................................
4. .................................................................................................................................
5. .................................................................................................................................
dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub
zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości ................. mb i stwierdziła, \
e
stanowi ona dokumentację niearchiwalną nieprzydatną do celów praktycznych
jednostki organizacyjnej, oraz \
e upłynęły terminy jej przechowywania określone
w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej
1. Przewodniczący Komisji ................................................
2. Członkowie Komisji ................................................
(podpisy)
3. ................................................
4. ................................................
5. ................................................
6. ................................................
7. ................................................
19
 WYDANIE 2003 - 12 STRONA 20 / 20
INSTRUKCJA ARCHIWZACYJNA A2
Wzór nr 10
PROTOKÓA

BRAKU / USZKODZENIA *
wypo\
yczonego dokumentu
W dniu .............................................. Komisja w składzie:
1. ....................................................  kierownik ..........................................................
imię i nazwisko nazwa komórki / jednostki * organizacyjnej
wypo\
yczającej akta
2. .....................................................  pracownik komórki / jednostki * organizacyjnej
wypo\
yczający akta
3. .....................................................  pracownik składnicy akt
stwierdziła następujący brak / uszkodzenie* w wypo\
yczonej dokumentacji:
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
Na tym protokół zakończono.
Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których
jeden otrzymuje kierownik komórki / jednostki* wypo\
yczającej akta, a drugi
pozostaje w składnicy akt.
podpisy komisji:
1. .................................... 2. .................................... 3. ...................................
* niepotrzebne skreślić
20