MS ACCESS
Podręcznik Użytkownika

Wstęp.


Witamy w programie Microsoft Access, systemie zarządzania relacyjnymi bazami danych działającym w środowisku Microsoft Windows. Program Microsoft Access został zaprojektowany w sposób umożliwiający nieporównaną z innymi systemami dostępność danych, dzięki systemowi Windows połączoną z łatwością posługiwania się samym programem.
Książka ta to wyczerpujący podręcznik tworzenia i korzystania z bazy danych programu Microsoft Access. Jest ona wypełniona wskazówkami praktycznymi oraz gotowymi do wykorzystania przykładami, wziętymi z życia.
We wstępie poruszono następujące tematy:
- Dokumentacja programu Microsoft Access.
- Przykładowa baza danych i jej zastosowania.


Dokumentacja programu Microsoft Access.


Poza "Podręcznikiem użytkownika Microsoft Access", zestaw dokumentacji programu Microsoft Access obejmuje inne podręczniki oraz pomoce dostępne w trakcie działania programu.


Zapoznawanie się z działaniem programu Microsoft Access.


W zapoznawaniu się z działaniem programu Microsoft Access pomocna jest następująca dokumentacja:
- "Uruchamianie Microsoft Access". Książkę tę można wykorzystać do szybkiego wprowadzenia do pracy z programem Microsoft Access. Można wykorzystywać ją także jako źródło pomysłów do projektowania własnej bazy danych. Książka składa się z szeregu zwartych, praktycznych sesji, wykorzystujących wzięte z życia przykłady do pokazania, w jaki sposób należy porządkować dane i posługiwać się nimi.
- "Sufler". Sufler to współpracująca z programem aplikacja. Karty Suflera dostarczają instrukcji, krok po kroku pomagających użytkownikowi poznać działanie programu Microsoft Access podczas tworzenia i wykorzystywania własnej bazy danych. Dzięki Suflerowi można od początku do końca zrealizować swoje własne zadania. Dostarcza on przykładów graficznych, podpowiada rozwiązania oraz umożliwia kontekstowy dostęp do materiału opisowego.

Rys. nr 1.
Przedstawia okno programu Microsoft Access o nazwie "Tabela: Klienci". Jeśli potrzebujesz pomocy w zaprojektowaniu tabeli - to wywołaj "Suflera". Na wierzchu okna "Tabela: Klienci" z prawej strony mamy drugie okno z wywołanym Suflerem o nazwie "MS Access Sufler", które zawiera:
- pasek tutułu wraz z przyciskiem "Zamknij" (z lewej strony).
- pasek z trzema przyciskami: "Menu", "Szukaj" oraz "Wstecz".
- ekran z polem informacyjnym "Projektowanie tabeli" z tekstem: "W programie Microsoft Access dane są przechowywane w tabelach. Tabele można tak zaprojektować, aby efektywnie przechowywały dane. Co chcesz zrobić?". Pod tym pytaniem sześć przycisków: "Zobaczyć przykłady tabel", "Dodać pola", "Ustawić właściwości pól", "Wybrać klucz podstawowy", "Zachować projekt tabeli" oraz "Zakończyć projekt tabeli".

Aby wywołać Suflera:
- Z menu "Pomoc" wybierz opcję "Sufler" (albo kliknij przycisk "Sufler" na pasku narzędzi).


Praca z programem Microsoft Access.


Bardziej szczegółowe instrukcje i opisy zawierają:
- "System Pomocy dostępnej bezpośrednio". System Pomocy umożliwia uzyskanie informacji i wskazówek na temat wszystkich zadań wykonywanych w programie Microsoft Access. Zawiera także pełne uporządkowane alfabetycznie informacje dotyczące obiektów, właściwości, akcji, funkcji i metod programu. Można przemieszczać się pomiędzy związanymi ze sobą tematami Pomocy oraz pomiędzy Pomocą a Suflerem.
- "Tworzenie aplikacji Microsoft Access". Podręcznik ten opisuje, w jaki sposób powiązać oddzielne obiekty w bazie danych, aby utworzyć aplikację - spójny system, porządkujący powiązane ze sobą zadania w taki sposób, że użytkownik może skupić się wyłącznie na wykonywanej pracy. Zawiera także wprowadzenie do Access Basic, języka programowania Microsoft Access.


Uzyskiwanie Pomocy.


W programie Microsoft Access do uzyskania pomocy wystarczy naciśnięcie klawisza.

Aby uzyskać pomoc kontekstową:
- Naciśnij klawisz [F1].

Aby uzyskać pomoc dotyczącą danego okna lub elementu ekranu:
1. Kliknij przycisk "Pomoc" na pasku narzędzi.
2. Kliknij okno lub element ekranu, dla którego chcesz uzyskać pomoc.

Poszukiwanie tematów w systemie Pomocy.
Podręczniki Microsoft Access zawierają odniesienia do poszczególnych tematów Pomocy. Jeśli w podręczniku napisano "wyszukaj w Pomocy", należy skorzystać z przycisku "Szukaj" w systemie Pomocy lub polecenia "Pomoc na temat" w menu "Pomoc", w celu odnalezienia danego słowa lub wyrażenia.

Aby znaleźć temat w Pomocy:
1. Z menu "Pomoc" wybierz opcje "Pomoc na temat" (albo kliknij przycisk "Pomoc na temat"). W programie Microsoft Access zostanie wyświetlone pole dialogowe "Szukaj".
2. Wpisz pierwsze litery tematu, który należy wyszukać. Podczas wprowadzania w systemie Pomocy wyświetlane są w polu listy nowe słowa kluczowe.
3. Dwukrotnie kliknij słowo kluczowe, związane z żądanym tematem (albo wybierz słowo kluczowe i naciśnij klawisz [Enter]). W systemie Pomocy wyświetlane są tematy związane z danym słowem kluczowym.
4. Dwukrotnie kliknij żądany temat (albo wybierz żądany temat i naciśnij klawisz [Enter]).

Rys. nr 2.
Przedstawia okno dialogowe "Szukaj", które zawiera:
- pasek tytułu o nazwIe "Szukaj" wraz z przyciskiem "Zamknij" (z lewej strony).
- pole informacyjne z treścią "Wpisz lub wybierz z listy żądane słowo. Naciśnij następnie przycisk �Wyświetl tematy", a pod nim
- pole edycj z listą. W tym miejscu wprowadź słowo kluczowe...
- obok pola edycji - przycisk "Wyświetl tematy"... a następnie kliknij ten przycisk...
- pole informacyjne z treścią: "Wybierz temat i naciśnij przycisk �Idź do", ...aby wyświetlić skojarzone ze słowem kluczowym tematy. Obok pola przycisk "Idź do".
- pole listy z tematami skojarzonymi ze słowem kluczowym.

Informacje dodatkowe.
Aby uzyskać więcej informacji o korzystaniu z systemu Pomocy, należy nacisnąć klawisz [F1] w oknie "Pomocy".


Przykładowe bazy danych i aplikacje.


Można zainstalować 3 pliki przykładowe, dostarczane w celu ułatwienia poznania własności programu Microsoft Access:
- "nwind.mdb", przykładowa baza danych, z której pochodzi większość przykładów w tym podręczniku;
- "faktury.mdb", przykładowa aplikacja, z której pochodzi większość przykładów w części pierwszej podręcznika "Tworzenie aplikacji Microsoft Access";
- "metody.mdb", przykładowa aplikacja, o użytecznych własnościach, które mogą posłużyć do powielenia we własnych aplikacjach.
Jeśli przy instalowaniu programu Microsoft Access zostanie wybrana opcja "Typowa instalacja", pliki przykładowe zostaną umieszczone w podkatalogu "Sampapps" katalogu programu Microsoft Access.

Rys. nr 3.
Przedstawia okno dialogowe "Otwórz bazę danych", które zawiera:
- pasek tytułu o nazwie "Otwórz bazę danych" wraz z przyciskiem "Zamknij" (z lewej strony).
- pole edycji "Nazwa pliku:" z wpisem "*.mdb", a pod nim pole listy z wyświetleniem przykładowych plików: "faktury.mdb", "metody.mdb" oraz "nwind.mdb".
- pole listy "Wyświetl pliki typu:" ze wskazaniem "Bazy danych [*.mdb]".
- pole "Katalogi:" ze wskazaniem: "c:\access\sampapps".
- pole listy "Stacje dysków:" ze wskazaniem "c:".
- dwa pola wyboru "Tylko do odczytu" oraz "Wyłączność". To ostatnie - zaznaczone.
- u góry z prawej strony ekranu dwa przyciski: "OK" oraz "Anuluj".

Uwaga:
Jeśli przy instalacji wybrano inną opcję lub usunięto któryś z plików przykładowych, można zainstalować je uruchamiając ponownie program instalacyjny Microsoft Access. Po uruchomieniu programu instalacyjnego, należy wybrać opcję "Dodaj/Usuń" w pierwszym polu dialogowym, a następnie wybrać przycisk "Przykładowe aplikacje" w polu dialogowym "Instalacja serwisowa".

Każdy z plików przykładowych zostanie omówiony bardziej szczegółowo w następnych paragrafach.


Przykładowa baza danych Northwind Traders.


Przykładowy plik bazy danych "nwind.mdb" zawiera dane sprzedaży fikcyjnej spółki importowo-eksportowej Northwind Traders, specjalizującej się w handlu luksusowymi artykułami spożywczymi z całego świata.
Większość przykładów w "Podręczniku użytkownika Microsoft Access" pochodzi z bazy danych Northwind, której wiele obiektów umieszczono w skorowidzu, dzięki czemu można je szybko odnaleźć.

Rys. nr 4.
Przedstawia z lewej strony bazę danych Northwind w postaci "Raportu �Faktura", który obejmuje takie pozycje jak: "Wysyłka do", "Rachunek dla", "Nr zam.", "Kod klienta", "Sprzedawca", "Data zam.", "Data wym.", "Data wysyłki", "Spedytor", "Nr produktu" oraz "Nazwa". Wykorzystaj tę bazę danych, aby zaczerpnąć pomysły przy projektowaniu swej bazy danych. Na wierzchu raportu mamy formularz w oknie "Pracownicy", który zawiera:
- pasek tytułu o nazwie "Pracownicy" wraz z przyciskiem "Zamknij" (z lewej strony).
- pasek z imieniem i nazwiskiem pracownika.
- nr pracownika.
- nazwisko i imię pracownika.
- tytuł (zajmowane stanowisko).
- telefon wewnętrzny.
- data zatrudnienia.
- z prawej strony fotografia pracownika.
- u dołu pole informacyjne z treścią: "Informacje personalne - następna strona".

Oglądając tabele, zapytania, formularze, raporty i makra zawarte w bazie danych Northwind, można sobie wyobrazić swoją własną bazę danych Microsoft Access. Na przykład, jeśli trzeba zaprojektować wygodny w użyciu formularz zamówienia, można wykorzystać jako model formularz "Zamówienia" Northwind. Można także wykorzystać dane przechowywane w tabelach Northwind, aby zapoznać się z programem Microsoft Access, zanim wprowadzi się swoje własne dane. Na przykład, można poćwiczyć projektowanie zapytań na tabeli "Zamówienia", ponieważ zawiera ona dostatecznie wiele rekordów, aby uzyskać znaczące wyniki.

Aby otworzyć bazę danych Northwind:
1. Zainstaluj i uruchom program Microsoft Access (zobacz rozdział 1, "Instalacja programu Microsoft Access").
2. Z menu "Plik" wybierz polecenie "Otwórz bazę danych" (albo kliknij przycisk "Otwórz bazę danych" na pasku narzędzi).
3. W polu dialogowym "Otwórz bazę danych" przejdź do podkatalogu "Sampapps" w katalogu Microsoft Access, a następnie kliknij dwukrotnie plik "nwind.mdb". Obiekty bazy danych Northwind zostaną wyświetlone w programie Microsoft Access w oknie bazy danych.

Rys. nr 5.
Przedstawia okno dialogowe "Baza danych: Nwind", które zawiera:
- pasek tytułu wraz z przyciskiem "Zamknij" (z lewej strony).
- pasek z trzema przyciskami: "Nowy", "Otwórz" oraz "Projekt".
- sześć przycisków bazy danych: "Tabela", "Zapytanie", "Formularz", "Raport", "Makro" oraz "Moduł".
- z prawej strony otwarty obiekt "Tabele" obejmujący tabele: "Dostawcy", "Kategorie", "Klienci", "Opisy zamówień", "Pracownicy", "Produkty", "Spedytorzy" oraz "Zamówienia".

Diagram bazy danych Northwind.
Poniższy diagram obrazuje strukturę bazy danych Northwind i ilustruje sposób powiązania tabel. Powiązane tabele z bazy danych Northwind łączą się ze sobą relacjami typu jeden-do-wielu, co oznacza, że każdy rekord w jednej tabeli może mieć wiele odpowiadających mu rekordów w tabeli powiązanej. Na diagramie "1" oznacza stronę relacji "jeden". Symbol "ósemki w poziomie" oznacza stronę relacji "wiele". Na przykład, każdy rekord w tabeli "Klienci" może mieć wiele odpowiadających mu rekordów w tabeli "Zamówienia", ponieważ jeden klient może złożyć wiele zamówień.

Rys. nr 6.
Przedstawia okno dialogowe "Relacje". Na ekranie mamy przedstawione osiem tabel: "Klienci", "Zamówienia", "Opisy zamówień", "Produkty", "Dostawcy", "Pracownicy", "Spedytorzy" oraz "Kategorie". Na rysunku pokazano relacje:
- pola "Kod klienta" w tabeli "Klienci" z polem "Kod klienta" w tabeli "Zamówienia" za pomocą symboli: jeden i "ósemki w poziomie".
- pola "Nr zamówienia" w tabeli "Zamówienia" z polem "Nr zamówienia" w tabeli "Opisy zamówień" za pomocą symboli: jeden i "ósemki w poziomie".
- pola "Nr produktu" w tabeli "Opisy zamówień" z polem "Nr produktu" w tabeli "Produkty" za pomocą symboli: "ósemki w poziomie" i jeden.
- pola "Nr dostawcy" w tabeli "Produkty" z polem "Nr dostawcy" w tabeli "Dostawcy" za pomocą symboli: "ósemki w poziomie" i jeden.
- pola "Nr kategorii" w tabeli "Produkty" z polem "Nr kategorii" w tabeli "Kategorie" za pomocą symboli: "ósemki w poziomie" i jeden.
- pola "Nr pracownika" w tabeli "Zamówienia" z polem "Nr pracownika" w tabeli "Pracownicy" za pomocą symboli: "ósemki w poziomie" i jeden.
- pola "Nr spedytora" w tabeli "Spedytorzy" z polem "Nr spedytora" w tabeli "Zamówienia" za pomocą symboli: jeden i "ósemki w poziomie".

Aby zobaczyć ten diagram na ekranie komputera, należy otworzyć bazę danych Northwind i wybrać z menu "Edycja" polecenie "Relacje".


Przykładowe aplikacje "Faktury" i "Metody".


Pliki aplikacji przykładowych "Faktury.mdb" i "Metody.mdb" przedstawiają przykłady i rozwiązania możliwe do wykorzystania we własnych aplikacjach. Każda aplikacja przykładowa zawiera system Pomocy pod nazwą "Pokaż". Należy go wykorzystywać do znajdywania informacji o własnościach aplikacji. Jeśli okno "Pokaż" nie zostało jeszcze wyświetlone, można otworzyć je klikając przycisk "Pokaż" na pasku narzędzi.

Rys. nr 7.
Przedstawia przycisk "Pokaż" na pasku narzędzi aplikacji "Faktury" lub "Metody". Kliknij ten przycisk, aby znaleźć informacje na temat projektowania przykładowej aplikacji.

System Pomocy aplikacji "Faktury" wyjaśnia użytkownikowi, gdzie należy szukać w podręczniku "Tworzenie aplikacji Microsoft Access" szczegółowych informacji na temat tworzenia podobnych własności we własnej aplikacji. System Pomocy aplikacji "Metody" wyjaśnia, w jaki sposób utworzyć własności tej aplikacji.

Ważne:
Aby można było uruchomić przykładowe aplikacje "Faktury" lub "Metody", pliki aplikacji ("Faktury.mdb" lub "Metody.mdb") oraz pliki Pomocy aplikacji ("Faktury.hlp" lub "Metody.hlp") powinny znajdować się w tym samym katalogu. Aplikacje przykładowe wykorzystują dane z bazy danych Northwind, więc należy przechowywać w komputerze także kopię bazy danych "nwind.mdb".

Aplikacja "Faktury".
Przykładowa aplikacja "Faktury" służy do wprowadzania zamówień. Sprzedawcy z firmy Northwind Traders wykorzystują ją do przyjmowania nowych zamówień, zmiany informacji o klientach, przeglądania informacji o produktach oraz drukowania faktur.

Aby uruchomić aplikację "Faktury":
1. Zainstaluj i uruchom program Microsoft Access (zobacz rozdział 1, "Instalacja programu Microsoft Access").
2. Z menu "Plik" wybierz polecenie "Otwórz bazę danych" (albo kliknij przycisk "Otwórz bazę danych" na pasku narzędzi).
3. W polu dialogowym "Otwórz bazę danych" przejdź do podkatalogu "Sampapps" w katalogu programu Microsoft Access, a następnie dwukrotnie kliknij plik "Faktury.mdb". Zostanie wyświetlony formularz aplikacji "Faktury".

Rys. nr 8.
Przedstawia formularz w oknie "Zamówienia", który zostaje automatycznie otwarty do wprowadzania danych dla pierwszego zamówienia - po uruchomieniu aplikacji "Faktury". Formularz ten zawiera:
- z lewej strony dwa pola edycji: "Faktura dla:" oraz "Kod klienta:"; to ostatnie z danymi: "Kontrakt", "Tytuł", "Telefon" i "Faks".
- z prawej strony pole edycji "Adres wysyłk.:", pole "Spedytor:" z trzema polami wyboru, pole edycji "Nr zamówienia:" oraz pole edycji "Sprzedawca:".
- u dołu pasek z danymi: "Nr produktu", "Produkt", "Cena jedn.", "Ilość", "Rabat" oraz "Wartość".

Więcej o aplikacji "Faktury" można przeczytać w podręczniku "Tworzenie aplikacji Microsoft Access", część 1, "Łączenie elementów".

Aplikacja "Metody".
Przykładowa aplikacja "Metody" jest zbiorem formularzy, raportów oraz własności, często wykorzystywanych w aplikacjach użytkowych. Można zastosować przykłady z aplikacji "Metody" jako szablony formularzy i raportów, które zamierza się utworzyć lub jako pomysły na ulepszenie własnej aplikacji.

Aby uruchomić aplikację "Metody":
1. Zainstaluj i uruchom program Microsoft Access (zobacz rozdział 1, "Instalacja programu Microsoft Access").
2. Z menu "Plik" wybierz polecenie "Otwórz bazę danych" (albo kliknij przycisk "Otwórz bazę danych" na pasku narzędzi).
3. W polu dialogu "Otwórz bazę danych" przejdź do podkatalogu "Sampapps" w katalogu programu Microsoft Access, a następnie dwukrotnie kliknij plik "Metody.mdb". Zostanie wyświetlony początkowy formularz aplikacji "Metody", a następnie automatycznie zmieni się on w formularz "Metody". Formularz "Metody" podaje wykaz (uporządkowany według kategorii) wszystkich przykładów w aplikacji przykładowej.

Rys. nr 9.
Przedstawia formularz w oknie "Metody", który zawiera:
- u góry ekranu pole listy "Wybierz kategorię przykładów". Tutaj zaznacz kategorię przykładów, którą jesteś zainteresowany.
- u dołu ekranu pole listy "Wybierz przykład". Tutaj kliknij dwukrotnie przykład, który chcesz obejrzeć.
- z prawej strony ekranu dwa przyciski: "OK" oraz "Koniec".

Więcej informacji na temat aplikacji "Metody" można znaleźć w podręczniku "Tworzenie aplikacji Microsoft Access", w rozdziale 16, "Przewodnik po przykładowej aplikacji Metody".


Nowości w wersji 2.0.


Po uzyskaniu od użytkowników opinii i pomysłów zespół projektantów Microsoft Access podjął pracę nad ulepszeniem programu Microsoft Access. Nowa wersja 2.0 programu Microsoft Access, która jest wynikiem tej pracy, pozwala na łatwiejsze zarządzanie danymi, prezentowanie i ich współużytkowanie. Intuicyjne, proste w użyciu narzędzia pozwalają wykorzystywać wszelkie własności tego kompletnego systemu obsługi baz danych do codziennej pracy związanej z zarządzaniem danymi.
W rozdziale tym zamieszczono krótki przegląd nowych i zmienionych własności programu Microsoft Access w wersji 2.0. Odnośniki do dokumentacji wskazują, gdzie należy szukać dodatkowych informacji na interesujący użytkownika temat. Rozdział ten może się okazać dobrym przewodnikiem po pozostałej części dokumentacji wersji 2.0 programu Microsoft Access. (Uwaga: Jeśli nie zostało to wyraźnie zaznaczone, wszystkie odnośniki książkowe dotyczą "Podręcznika użytkownika Microsoft Access".)

Nowe własności to:
1. Nowe paski narzędzi.
W programie Microsoft Access 2.0, podobnie jak w innych produktach firmy Microsoft, takich jak Microsoft Word dla Windows i Microsoft Excel, wprowadzono paski narzędzi, które można modyfikować stosownie do potrzeb, przemieszczać w oknie Microsoft Access oraz ukrywać i wyświetlać. Można nawet tworzyć własne paski narzędzi i dołączać je do formularzy i raportów we własnej bazie danych. Szczegóły na temat pracy z paskami narzędzi znajdują się w dodatku B "Praca z paskami narzędzi".
2. Menu podręczne.
Zależnie od tego, czy określa się element sterujący, czy ustawia właściwość, czy zmienia się dane w formularzu, polecenia dotyczące danej czynności są dostępne natychmiast, bez konieczności wykorzystywania paska menu. Wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy, aby wyświetlić menu podręczne, z którego można wybrać polecenie.
3. Generator wyrażeń.
Gdy w programie Microsoft Access należy zdefiniować wyrażenie - w tabeli, zapytaniu, formularzu, raporcie, makrze czy module - do jego napisania można skorzystać z pomocy nowego "Generatora wyrażeń". Generator wyrażeń zawiera także listę typowych wyrażeń do wyboru. Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w Pomocy, wyszukując temat "Expression Builder".
4. Maski wprowadzania i Kreator masek wprowadzania.
Możliwe stało się teraz użycie masek wprowadzania do określenia wzorców formatu danych w formularzach lub arkuszach, co powoduje, że wprowadzanie danych jest szybsze i dokładniejsze. Określenie maski wprowadzania jest łatwe przy wykorzystaniu Kreatora masek wprowadzania - można wybrać przykłady z list i jednocześnie wypróbować je. Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w rozdziale 8, "Zmiany i dostosowanie tabel do potrzeb użytkownika".
5. Ulepszone zaznaczanie w arkuszach danych.
Można zaznaczyć blok komórek w arkuszu danych i skopiować go do "Schowka". Wystarczy po prostu zaznaczyć pożądane pola i rekordy przez przeciąganie myszką po komórkach. Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w rozdziale 4, "Dodawanie i redagowanie danych".
6. Szybkie sortowanie.
W celu szybkiego posortowania rekordów w tabelach, zapytaniach i formularzach można kliknąć na pasku narzędzi przyciski "Sortuj rosnąco" i "Sortuj malejąco" albo wybrać polecenie "Szybkie sortowanie" z menu "Rekordy", a następnie polecenie "Rosnąco" lub "Malejąco". Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w rozdziale 5, "Wyszukiwanie i sortowanie danych".
7. Automatycznie dopasowywana szerokość kolumn w arkuszach danych.
Można szybko dopasować szerokość kolumny arkusza danych do najdłuższej wartości przez dwukrotne kliknięcie prawej krawędzi jej znacznika. Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w rozdziale 4, "Dodawanie i redagowanie danych".
8. Drukowanie informacji o własnej bazie danych i jej obiektach. Wykorzystując nowe polecenie "Drukuj definicję" z menu "Plik", można wydrukować szczegółowe informacje o projekcie dowolnego obiektu we własnej bazie danych. Aby wydrukować informacje o więcej niż jednym obiekcie, należy wybrać z menu "Plik" polecenie "Dodatki", a następnie wybrać polecenie "Dokumentator bazy danych". Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w Pomocy, wyszukując temat "builders".

Ulepszone współdziałanie z innymi aplikacjami to:
1. Proste wyjście do programu Microsoft Excel w formacie RTF lub w formacie tekstowym.
Można wykorzystać nowe polecenie "Wyprowadź do" w menu "Plik" do szybkiego utworzenia pliku w formacie tekstowym systemu MS-DOS (.txt), w formacie programu Microsoft Excel (.xls) lub w formacie RTF, zawierającym dane wyjściowe z arkusza danych, formularza, raportu lub modułu. Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w dodatku D, "Korzystanie w Microsoft Access z innych aplikacji Windows".
2. Automatyczne łączenie dokumentów z programu Word dla Windows 6.0.
Przy wykorzystaniu nowego Kreatora wydruku seryjnego Microsoft Word można łączyć dane z własnej bazy danych z nowym lub istniejącym dokumentem wydruku seryjnego programu Microsoft Word dla Windows w wersji 6.0, tak że można łatwo drukować arkusze formularzy i adresować koperty. Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w dodatku D, "Korzystanie w Microsoft Access z innych aplikacji Windows".
3. Obsługa poczty elektronicznej Microsoft Mail.
Można teraz wysyłać dane wyjściowe z arkusza danych, formularza, raportu lub modułu za pomocą wiadomości poczty Microsoft Mail lub systemu Microsoft Windows for Workgroups. Aby wysłać dane z własnej bazy danych, należy kliknąć przycisk "Wyślij" na pasku narzędzi albo wybrać polecenie "Wyślij" z menu "Plik". Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w dodatku D, "Korzystanie w Microsoft Access z innych aplikacji Windows".
4. Eksportowanie zapytań.
Można teraz wyeksportować wyniki zapytania w postaci plików o takich samych formatach jak dla tabel. Dodatkowe informacje na temat eksportowania danych można znaleźć w rozdziale 9, "Importowanie, eksportowanie oraz załączanie".
5. Wklejanie danych sformatowanych.
Przy kopiowaniu lub wklejaniu sformatowanych danych z formularza lub arkusza danych do dokumentu Word dla Windows lub programu Microsoft Excel, program Microsoft Access wkleja dane wraz z ich nienaruszonym formatowaniem (takim jak czcionka i kolor). Dodatkowe informacje na temat kopiowania danych pomiędzy programami pracującymi w środowisku Windows można znaleźć w rozdziale 4, "Dodawanie i redagowanie danych".
6. Edycja obiektów OLE.
Pracując z formularzem lub raportem można teraz dwukrotnie kliknąć obiekt w wersji 2 OLE (Łączenie i osadzanie obiektów), taki jak dokument Word dla Windows i przeredagować go od razu w oknie Microsoft Access, bez konieczności przełączenia się do programu Word dla Windows. Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w rozdziale 19, "Korzystanie z rysunków, wykresów i innych obiektów".
7. Ulepszone pole dialogowe "Wklej specjalnie".
Do ulepszonego pola dialogowego "Wklej specjalnie" dołączono funkcje pola dialogowego "Wklej połączenie" wersji 1.x. Aby zobaczyć nowe pole dialogowe, wybierz polecenie "Wklej specjalnie" z menu "Edycja". Aby uzyskać więcej informacji na ten temat, naciśnij klawisz [F1] w polu dialogowym lub patrz rozdział 19, "Korzystanie z rysunków, wykresów i innych obiektów".
8. Menu "Layout" zamienione na menu "Format".
Microsoft Access stał się teraz bardziej podobny do innych aplikacji Windows firmy Microsoft przez przesunięcie poleceń z menu "Layout" wersji 1.x do nowego menu "Format".

Nowości w tabelach i relacjach to:
1. "Kreator tabel".
Aby przy pomocy nowego "Kreatora tabel" sporządzić tabelę, wystarczy wybrać jedną z wielu przykładowych tabel oraz kilka z setek wziętych z życia przykładowych pól; Kreator wykona resztę. Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w rozdziale 7, "Podstawowe informacje o tabelach".
2. Sprawdzanie poprawności tabel.
W obecnej wersji dowolne, wprowadzone dla tabel i związanych z nimi pól, reguły poprawności sprawdzane są zawsze, niezależnie od tego, czy uległy zmianie dane w formularzu lub w arkuszu danych, zaimportowano nowe dane albo użyto zapytania funkcjonalnego, makra lub kodu Access Basic do zmiany danych. Można także ustawić właściwość pola na "Wymagane". Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w rozdziale 8 "Zmiany i dostosowanie tabel do potrzeb użytkownika".
3. Graficzne definiowanie relacji.
Przy użyciu nowego, graficznego okna relacji można przedstawić wizualnie projekt własnej bazy danych i obejrzeć w niej od razu wszystkie relacje. Aby zdefiniować i zobaczyć relacje w bazie danych, należy wybrać polecenie "Relacje" z menu "Edycja" albo kliknąć przycisk "Relacje" na pasku narzędzi. Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w rozdziale 7, "Podstawowe informacje o tabelach".
4. Kaskadowe aktualizowanie i usuwanie.
Dzięki kaskadowemu aktualizowaniu i usuwaniu wystarczy zaktualizować pole w tabeli, a program Microsoft Access automatycznie zaktualizuje powiązane relacją pola w powiązanych tabelach. Można także usunąć rekord, a program Microsoft Access automatycznie usunie powiązane rekordy w powiązanych relacją tabelach. Wystarczy zaznaczyć pole wyboru "Kaskadowe uaktualnianie powiązanych pól" lub "Kaskadowe usuwanie powiązanych rekordów" dla relacji w polu dialogowym "Relacje". Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w rozdziale 7, "Podstawowe informacje o tabelach".
5. Stosowanie filtrów dla tabel.
Rekordy w tabeli można filtrować, tak aby uwidocznione zostały tylko interesujące nas w danym momencie - podobnie, jak dla formularza. Aby otworzyć okno "Filtr", należy kliknąć przycisk "Edytuj filtr/sortowanie" na pasku narzędzi. Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w rozdziale 5, "Wyszukiwanie i sortowanie danych".
6. Edytor indeksów.
Obecnie można przeglądać i redagować wszystkie indeksy tabeli w jednym polu dialogowym "Indeksy". Aby wyświetlić indeksy tabeli, pracując w widoku Projekt, należy wybrać polecenie "Indeksy" z menu "Widok" albo kliknąć przycisk "Indeksy" na pasku narzędzi. Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w rozdziale 8, "Zmiany i dostosowanie tabel do potrzeb użytkownika".

Nowości w zapytaniach to:
1. "Kreatory zapytań".
Nowe "Kreatory zapytań" pomagają tworzyć złożone zapytania przy typowych zadaniach zarządzania danymi, takich jak przeglądanie krzyżowych tabel danych, wyszukiwanie wszystkich duplikatów rekordów w tabeli lub zapytaniu, czy też wyszukiwanie wszystkich rekordów różniących się od rekordów w innej tabeli. Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w rozdziale 10, "Podstawowe informacje o zapytaniach" i w rozdziale 12, "Zapytania zaawansowane".
2. Automatyczne łączenie pól w zapytaniach.
Nawet jeśli nie ustawiło się relacji pomiędzy tabelami, program Microsoft Access automatycznie tworzy w zapytaniu połączenia pomiędzy tabelami zawierającymi odpowiadające sobie pola. Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w rozdziale 11, "Projektowanie zapytań wybierających".
3. Sprawniejsze uaktualnianie pól w zapytaniach.
Jeśli zapytanie zawiera pola z więcej niż jednej tabeli powiązanej, można teraz aktualizować pola po obydwu stronach połączenia. Na przykład, w zapytaniu łączącym dane z tabeli "Zamówienia" i z tabeli "Klienci", można zaktualizować dane z obydwu tabel w tym samym zapytaniu. Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w rozdziale 11, "Projektowanie zapytań wybierających".
4. Zapytania pokazujące wartości graniczne.
Można zdefiniować takie zapytanie wybierające, aby ograniczyć liczbę podawanych w wyniku rekordów do, na przykład, podawania tylko 10 najbardziej popularnych produktów. Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w Pomocy, wyszukując temat "Top values".
5. Zachowywanie właściwości i układu zapytań.
Można obecnie ustawić i zachować wiele nowych właściwości zapytania, takich jak "Format", "Maska wprowadzania" i "Najwyższe wartości". Można zachować również układ zapytania, tak że kolumny i wiersze będą miały taki sam układ przy następnym otwarciu zapytania. Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w rozdziale 10, "Podstawowe informacje o zapytaniach" oraz w rozdziale 11 "Projektowanie zapytań wybierających".
6. Zapytania składające i definiujące dane.
Można utworzyć zapytania składające oraz zapytania, które utworzą, zmienią lub usuną tabele i indeksy w bazach danych programu Microsoft Access (zapytania definiujące dane). Aby utworzyć zapytanie składające lub definiujące dane, należy w widoku Projekt wybrać polecenie "Wyłącznie SQL" z menu "Zapytania". Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w rozdziale 12, "Zapytania zaawansowane".
7. Podzapytania.
W wersji 2.0 można używać instrukcji SQL SELECT jako podzapytań w wierszu "Kryteria" w oknie "Zapytania". Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w rozdziale 12, "Zapytania zaawansowane".
8. Udoskonalony widok SQL.
Przy wykorzystaniu ulepszonego widoku SQL można wpisać dowolną instrukcję SQL, włącznie z instrukcjami, których nie można utworzyć za pomocą siatki zapytania według wzorca. Przy edycji instrukcji SQL ma się również dostęp do poleceń menu i innych okien programu Microsoft Access. Aby otworzyć okno SQL, należy kliknąć przycisk "Widok SQL" na pasku narzędzi. Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w rozdziale 12, "Zapytania zaawansowane".
9. Przekazywanie instrukcji SQL.
Można teraz przekazywać instrukcje SQL bezpośrednio do baz danych ODBC(T) to zwiększa możliwości w środowiskach typu klient-serwer. Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w rozdziale 12, "Zapytania zaawansowane".
10. Szybciej działające zapytania.
Dzięki nowej optymalizacji wiele zwykłych typów zapytań działa obecnie o wiele szybciej.

Nowości w formularzach i raportach to:
1. Formularze i raporty w jednym ruchu.
Jednym kliknięciem przycisku "Autoformularz" lub "Autoraport" na pasku narzędzi można utworzyć formularz lub raport dla arkusza danych tabeli albo zapytania. Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w rozdziale 14, "Podstawowe informacje o formularzach", i w rozdziale 20, "Podstawowe informacje o raportach".
2. Nowe właściwości.
Nowe właściwości oraz poszerzony zakres ich ustawień zapewniają znacznie lepszą kontrolę nad wyglądem i działaniem formularzy i raportów. Na przykład, przez ustawienie nowych właściwości "Autośrodkowanie" i "Pole menu sterowania", można utworzyć formularz, automatycznie otwierający się w środku okna bez pola menu sterowania. Natomiast przy użyciu nowego ustawienia "Bez dodawania rekordów" właściwości "Edycja domyślna" można utworzyć formularz, w którym nie będzie wyświetlany pusty rekord na końcu zbioru rekordów. Szczegółowych informacji dotyczących dowolnej właściwości należy poszukiwać w menu Pomoc, wyszukując temat "properties: reference" lub pod nazwą właściwości.
3. Ulepszony arkusz właściwości.
Poza dodaniem nowych właściwościach, w programie Microsoft Access 2.0 pojawił się także ulepszony arkusz właściwości, który znacznie ułatwia posługiwanie się nimi. W arkuszu właściwości można wybrać tryb przeglądania właściwości: albo wszystkich właściwości danego obiektu, albo tylko jednej kategorii właściwości na raz. W dodatku można obecnie wybrać więcej niż jeden element sterowania oraz ustawiać wspólne właściwości dla całej grupy elementów. Szczegółowych informacji dotyczących arkusza właściwości należy szukać w rozdziale 15, "Projektowanie formularzy" lub w rozdziale 21, "Projektowanie raportów".
4. Nowe generatory właściwości oraz przycisk "Buduj".
Wiele właściwości zostało wyposażonych w generatory, wspomagające ich ustawianie: na przykład Generator wyrażeń dla właściwości wywołujących wyrażenia, Generator zapytań dla właściwości "Źródło rekordu" i "Źródło wiersza", "Kolor obrazu" oraz "Kolor krawędzi". Gdy wybiera się właściwość, wyposażoną w generator, widoczny staje się przycisk "Buduj" (oznaczony trzema kropkami) po prawej stronie pola właściwości. Wystarczy kliknąć ten przycisk, aby uruchomić generator. Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w Pomocy, wyszukując temat "builders".
5. "Kreatory elementów sterujących".
Nowe "Kreatory elementów sterujących" ułatwiają tworzenie przycisków poleceń, grup opcji, pól list oraz pól edycji z listą wyboru poprzez zadawanie prostych pytań i pomoc w wyborze opcji przewidywanych do użycia w elemencie sterującym. Przy wciśniętym przycisku "Kreatory elementów sterujących", aby utworzyć element sterujący, wystarczy kliknąć ten element w zestawie narzędzi. Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w rozdziale 16, "Dostosowywanie formularzy".
6. Zwiększone możliwości dobierania rozmiarów i odstępów.
Korzystając z menu "Format" można obecnie zmienić rozmiar grupy zaznaczonych elementów sterujących. Aby dopasować ich rozmiary do najwyższych, najniższych, najszerszych lub najwęższych elementów sterujących, należy skorzystać z poleceń nowego podmenu "Rozmiar". Dodatkowo, nowe polecenia w podmenu "Odstęp w poziomie" i "Odstęp w pionie" umożliwiają wyrównanie odstępów pomiędzy grupami wybranych elementów sterujących lub przesuwanie elementu sterującego o dokładnie jeden odstęp siatki na raz. Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w rozdziale 14, "Podstawowe informacje o formularzach".
7. Szybki wybór elementów sterujących przy użyciu linijki.
Przy użyciu linijek wyświetlanych u góry i z boku formularza lub raportu w widoku "Projekt" można szybko wybrać wszystkie elementy sterujące umieszczone zarówno w pionie jak i w poziomie. Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w rozdziale 14, "Podstawowe informacje o formularzach".
8. Drukowanie na raporcie paginacji typu "Strona 1 z 25".
Nowa właściwość "Strony" podaje całkowitą liczbę stron w raporcie. Wykorzystując ją wraz z właściwością "Strona", która podaje numer strony bieżącej, można w raporcie umieścić całkowitą liczbę stron wraz z numerem strony bieżącej. Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w rozdziale 23, "Korzystanie z wyrażeń w raportach".
9. Łączne drukowanie grup w raportach.
Nadając nowej właściwości "Trzymaj razem" wartość "Całą grupę" można uniknąć podziału strony wewnątrz grupy. Aby ustawić tę właściwość należy wybrać polecenie "Sortowanie i grupowanie" z menu "Widok", albo kliknąć przycisk "Sortowanie i grupowanie" na pasku narzędzi. Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w rozdziale 22, "Sortowanie i grupowanie danych".
10. Dostosowywanie kreatorów.
Aby uzyskać zindywidualizowaną formę formularzy i raportów, nie tracąc przy tym komfortu korzystania z kreatorów formularzy i raportów, należy użyć nowego polecenia "Menedżer dodatków" do dostosowania kreatorów do własnych wymagań. Z menu "Plik", należy wybrać podmenu "Dodatki", a następnie wybrać opcję "Menedżer dodatków". Należy wybrać opcję "Kreatory formularzy i raportów", a następnie wybrać przycisk "Dostosuj". Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w rozdziale 16, "Dostosowywanie formularzy".

Nowości dla projektantów aplikacji to:
1. Ułatwienia w pracy z makrami i kodem programu.
Można obecnie przejść do makra lub procedury zdarzenia bez konieczności przełączania się od formularza lub raportu do okna bazy danych. Wystarczy zaznaczyć właściwość zdarzenia, którego makro lub procedurę zdarzenia chcemy zmodyfikować, a następnie kliknąć przycisk "Buduj" po prawej stronie pola właściwości. Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w rozdziale 3, "Wprowadzenie do języka Access Basic", w podręczniku "Tworzenie aplikacji Microsoft Access".
2. Bogatszy model zdarzeń.
Model zdarzeń, taki jak w języku Microsoft Visual Basic(R) sprawia, że aplikacja może reagować na szereg zdarzeń, włączając w to naciśnięcia klawiszy przez użytkownika, poruszenia myszki, błędy wykonania oraz upływ czasu. Informacje na temat zdarzeń programu Microsoft Access można znaleźć w rozdziale 8, "Zdarzenia", w podręczniku "Tworzenie aplikacji Microsoft Access". Szczegółowe informacje dotyczące poszczególnych zdarzeń można znaleźć w Pomocy, wyszukując nazwę odpowiedniego zdarzenia lub temat "events: reference".
3. Procedury obsługi zdarzeń oraz moduły formularzy i raportów.
Podobnie jak w języku Visual Basic firmy Microsoft, można obecnie pisać procedury zdarzeń w języku Access Basic tak, aby reagowały one na zdarzenia zachodzące w czasie pracy z formularzami i raportami. Procedury zdarzeń przechowywane są w modułach formularzy i raportów, do których są dołączone, tak że ich kod jest częścią projektu formularza lub raportu. (Aby zachować zgodność z poprzednimi wersjami, dalej istnieje możliwość wywołania funkcji języka Access Basic bezpośrednio z właściwości zdarzenia.) Dodatkowe informacje na temat pisania i korzystania z procedur obsługi zdarzeń można znaleźć w rozdziale 3, "Wprowadzenie do języka Access Basic", i rozdziale 5, "Podstawy języka Access Basic", w podręczniku Tworzenie aplikacji Microsoft Access.
4. Nowe właściwości możliwe do ustawienia podczas wykonania programu.
Można obecnie użyć makra albo procedury obsługi zdarzenia do ustawienia prawie wszystkich właściwości formularza i raportu podczas wykonywania programu jako reakcji na zdarzenia zachodzące w czasie pracy z formularzem lub raportem. Aby zorientować się, czy dana właściwość może być ustawiona podczas wykonywania programu, należy szukać w Pomocy pod nazwą danej właściwości.
5. "Generator menu" i obsługa podmenu.
Dzięki nowemu "Generatorowi menu" możliwe jest wykorzystanie interfejsu do tworzenia w aplikacjach własnych pasków menu. Dodatkowo, można obecnie umieszczać podmenu we własnych paskach menu. Dalsze informacje na ten temat można znaleźć w rozdziale 2, "Planowanie interfejsu użytkownika", w podręczniku "Tworzenie aplikacji Microsoft Access".
6. Rozbudowana architektura definiowania danych języka Access Basic.
Korzystając z języka Access Basic można obecnie definiować i zarządzać wieloma rodzajami obiektów łącznie z tabelami, zapytaniami, polami, indeksami, relacjami, formularzami, raportami i elementami sterującymi. Dalsze informacje na ten temat można znaleźć w rozdziale 7, "Obiekty i kolekcje", w podręczniku "Tworzenie aplikacji Microsoft Access".
7. Ulepszone narzędzia do usuwania błędów.
Obecnie, oprócz ustawiania punktów przerwań oraz wykonywania kodu programu w języku Access Basic krokowo, można przejrzeć listę wszystkich aktywnych wywołań procedur. Aby sprawdzić aktywne wywołania procedur, należy wybrać polecenie Wywołania z menu Widok albo wybrać przycisk "Wywołania" na pasku narzędzi. Dalsze informacje na ten temat można znaleźć w rozdziale 9, "Usuwanie błędów", w podręczniku "Tworzenie aplikacji Microsoft Access".
8. Ulepszona obsługa błędów.
Oprócz tradycyjnych technik obsługi błędów, można korzystać z procedur obsługi błędów do wychwytywania błędów występujących w trakcie wykonywania programu. Dalsze szczegóły na ten temat można znaleźć w rozdziale 10, "Obsługa błędów wykonania", w podręczniku "Tworzenie aplikacji Microsoft Access".
9. Udoskonalony system zabezpieczeń.
Ulepszone polecenia i pola dialogowe dotyczące zabezpieczeń sprawiają, że łatwe jest przypisanie uprawnień dostępu do obiektów oraz zmienianie przynależności obiektów. Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w rozdziale 14, "Zabezpieczanie aplikacji", w podręczniku "Tworzenie aplikacji Microsoft Access".
10. Obsługa mechanizmu OLE.
Przy użyciu wersji 2.0 mechanizmu OLE (łączenie i osadzanie obiektów), można obecnie manipulować obiektami utworzonymi przez inne programy, poprzez wywoływanie metod i ustawianie właściwości, tak jak odbywa się to w przypadku obiektów Microsoft Access. Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w rozdziale 13, "Komunikacja z innymi aplikacjami", w podręczniku "Tworzenie aplikacji Microsoft Access".
11. Tworzenie i rozprowadzanie dodatków.
Można wykorzystywać język Access Basic do tworzenia dodatków, takich jak opracowane przez użytkownika kreatory czy też własne generatory. Nowa opcja "Menedżera dodatków" umożliwia użytkownikowi programu Microsoft Access łatwe zainstalowanie własnego dodatku. Dodatkowe informacje na ten temat można znaleźć w rozdziale 15, "Korzystanie z bibliotecznych baz danych oraz bibliotek dołączanych dynamicznie DDL", w podręczniku "Tworzenie aplikacji Microsoft Access".
12. Nowe akcje.
Pięć nowych akcji makro - "UsuńObiekt", "WyślijObiekt", "PokażPasekNarzędzi", "OtwórzModuł" i "WyprowadźDo" - zwiększa możliwości manipulacji obiektami oraz wysyłania danych do innych programów z wykorzystaniem makr oraz języka Access Basic. Przegląd wszystkich znajduje się w rozdziale 24, "Podstawowe informacje o makrach". Informacje na temat każdej akcji można znaleźć w Pomocy pod nazwą danej akcji.
13. Nowe metody.
Różnorodność nowych metod języka Access Basic sprawia, że łatwiej jest pisać, czytać oraz konserwować programy wykorzystywane do manipulowania obiektami. Listę nowych metod zawiera dodatek C, "Zagadnienia konwersji i nowe możliwości języka Access Basic", w podręczniku "Tworzenie aplikacji Microsoft Access". Informacje na temat danej metody można znaleźć w Pomocy pod nazwą tej metody.


Część 1.
Podstawy Microsoft Access.



Rozdział 1.
Instalacja programu Microsoft Access.


W rozdziale tym omówiono, jak należy zainstalować program Microsoft Access na komputerze pojedynczym i na stacji sieciowej. Wyjaśniono też, jak korzystać z baz danych w wersji wcześniejszej programu Microsoft Access przy użyciu programu Microsoft Access w wersji 2.0 oraz jak dokonać przekształcenia baz danych do formatu wersji 2.0.

Uwaga:
Informacje dla administratorów sieci, dotyczące instalowania programu Microsoft Access na serwerze sieci lub w ogólnodostępnym katalogu zamieszczono w pliku "Acreadme.hlp" na dyskietce instalacyjnej nr 1.

Spis treści rozdziału:
1. Wymagania sprzętowe programu Microsoft Access.
2. Instalowanie programu Microsoft Access.
- Instalowanie programu Microsoft Access na stacji sieciowej.
- Dodawanie i usuwanie części składowych.
- Ręczna dekompresja pliku.
3. Konfigurowanie programu Microsoft Access do pracy z bazami danych typu SQL.
- Instalowanie Microsoft ODBC.
- Instalowanie źródeł danych dla baz danych typu SQL.
4. Dokonywanie przekształcenia z wersji 1.0 lub 1.1 programu Microsoft Access.
- Korzystanie z baz danych w formacie wersji 1.x.
- Dokonywanie przekształcenia baz danych do formatu wersji 2.0.
- Korzystanie z baz danych po przekształceniu.


Wymagania sprzętowe programu Microsoft Access.


Do uruchomienia programu Microsoft Access niezbędne jest następujące wyposażenie:
- Komputer osobisty zgodny z IBM(R), z procesorem 80386sx, 80386 lub lepszym (zaleca się 386/20 lub lepszy).
- Wymagane jest 19 MB wolnego miejsca na dysku twardym dla typowej instalacji. Minimalna instalacja wymaga 5 MB.
- Myszka Microsoft lub inne zgodne urządzenie wskazujące.
- Karta graficzna EGA, VGA lub inna, zgodna (zaleca się VGA lub lepszą).
- 6 MB pamięci operacyjnej RAM (zaleca się 8 MB lub więcej).
- System operacyjny MS-DOS w wersji 3.1 lub późniejszej.
- System operacyjny Microsoft Windows, Windows for Workgroups albo Windows NT(T) w wersji 3.1 lub późniejszej.

Uwaga:
Informacje dotyczące innych systemów operacyjnych, w środowisku których można uruchamiać program Microsoft Access, takich jak Microsoft Windows NT lub inne, nie wymienione powyżej, znajdują się w pliku "Acreadme.hlp" na dyskietce instalacyjnej nr 1.


Instalowanie programu Microsoft Access.


Po uruchomieniu programu instalacyjnego Microsoft Access, następuje sprawdzenie całego systemu i pojawiają się kolejno pytania dotyczące sposobu instalowania.

Czy zachować wcześniejszą wersję programu Microsoft Access?
Jeśli planuje się tworzenie lub modyfikowanie baz danych zgodnie z wcześniejszą wersją programu Microsoft Access, należy zachować wersję wcześniejszą do czasu dokonania przekształcenia wszystkich baz danych i zapoznania się z wersją 2.0.
Na przykład, jeśli utrzymuje się bazę danych wspólnie z osobami, które jeszcze nie przeszły na wersję 2.0, do dokonywania modyfikacji w tej bazie danych niezbędna będzie wersja poprzednia Microsoft Access. Bazy danych utworzone we wcześniejszych wersjach można otwierać w programie Microsoft Access w wersji 2.0, aby korzystać z danych w nich zawartych, ale nie można użyć programu Microsoft Access 2.0 do modyfikowania lub utworzenia obiektów w bazie danych utworzonej w poprzednich wersjach, bez dokonania uprzednio przekształcenia tej bazy danych do formatu wersji 2.0. Po dokonaniu przekształcenia żaden z użytkowników nie będzie mógł dłużej korzystać z poprzedniej wersji programu Microsoft Access do pracy z tą bazą danych.
Szczegółowe informacje na temat przekształcania bazy danych do wersji 2.0 omówiono w paragrafie "Dokonywanie przekształcenia z wersji 1.0 lub 1.1 programu Microsoft Access" w dalszej części tego rozdziału.

Aby zainstalować program Microsoft Access:
1. Uruchom system Windows.
2. Włóż dyskietkę instalacyjną nr 1 do stacji dysków A.
3. Z menu "Plik" w "Menedżerze programów" wybierz polecenie "Uruchom". Zostanie wyświetlone pole dialogowe "Uruchom".
4. Wpisz "a:setup" w polu wiersza polecenia i wybierz przycisk "OK".
5. Postępuj zgodnie z instrukcjami instalacyjnymi pojawiającymi się na ekranie.

Ważne:
Jeśli przy instalacji zdecydujesz się zastąpić wersję wcześniejszą programu Microsoft Access wersją 2.0, wszystkie pliki poprzedniej wersji programu z katalogu programu Microsoft Access zostaną usunięte, z wyjątkiem pliku "System.mda". Program instalacyjny zmienia nazwę tego pliku na "System1x.mda" i tworzy nowy plik "System.mda" dla wersji 2.0. Jeśli były tworzone zabezpieczenia, poprzedni plik "System.mda" zawiera informacje o ustawieniach zabezpieczeń dla danej grupy roboczej. Informacje o ponownym włączeniu się do poprzedniej grupy roboczej podano w paragrafie "Tworzenie i dołączanie do grup roboczych" w dalszej części tego rozdziału.

Po zainstalowaniu potrzebnych plików program instalacyjny umieszcza ikonę programu Microsoft Access w grupie programów podanej w trakcie instalacji.

Informacje dodatkowe.
Informacje o rozpoczynaniu i kończeniu pracy z programem Microsoft Access, podano w rozdziale 3, "Rozpoczynanie pracy oraz zarządzanie obiektami bazy danych".


Instalowanie programu Microsoft Access na stacji sieciowej.


Z programu Microsoft Access można korzystać w następujących sieciach:
- Microsoft LAN Manager
- Microsoft Windows for Workgroups
- Microsoft Windows NT
- Novell(T) Netware
- Lantastic
Jeśli administrator sieci dokonał instalacji programu Microsoft Access w trybie administratora na serwerze sieci w ogólnodostępnym katalogu w systemie Windows for Workgroups, można uruchomić program instalacyjny z tego serwera lub katalogu - nie trzeba używać do tego celu dostarczonych dyskietek. Jeśli jednak program Access nie został dotychczas zainstalowany na serwerze sieci lub w ogólnodostępnym katalogu, można użyć dostarczonych dyskietek do dokonania instalacji w trybie administratora sieci. Przed zainstalowaniem programu Microsoft Access na serwerze sieciowym lub w ogólnodostępnym katalogu należy się porozumieć z administratorem sieci.

Uwaga:
Instalację w trybie administratora sieci można przeprowadzić jedynie z dostarczonych dyskietek; nie można skorzystać z zainstalowanej kopii programu Microsoft Access. Więcej informacji o przeprowadzaniu instalacji w trybie administratora na serwerze sieci lub w ogólnodostępnym katalogu, podano w pliku "Acreadme.hlp", znajdującym się na dyskietce instalacyjnej nr 1 lub w katalogu programu Microsoft Access.

Informacje o korzystaniu w sieci z bazy danych programu Microsoft Access, można znaleźć w rozdziale 6, "Wspólny dostęp do danych w sieci".

Opcje dla instalacji programu Microsoft Access na stacji roboczej.
Istnieją dwie metody instalowania programu Microsoft Access na stacji roboczej. Należy sprawdzić u administratora sieci, której z nich użyć.
1. Jeśli na dysku twardym jest dostatecznie dużo wolnego miejsca, można zainstalować program Microsoft Access całkowicie na danej stacji roboczej zamiast we wspólnym katalogu lub na serwerze sieci. W tym celu należy uruchomić program instalacyjny w trybie administratora sieci na serwerze sieci lub we wspólnym katalogu, a następnie wybrać opcję "Instalacja typowa", "Instalacja pełna/użytkownika" albo "Instalacja minimalna".
2. Aby zająć mniej przestrzeni na dysku twardym, można zainstalować program Microsoft Access we wspólnym katalogu lub na serwerze sieci. W tym celu należy uruchomić program instalacyjny w trybie administratora na serwerze sieci lub ze wspólnego katalogu, a następnie wybrać opcję "Instalacja na stacji roboczej". (Opcja ta jest dostępna tylko wtedy, gdy program instalacyjny zostanie uruchomiony w trybie administratora.)
Administrator sieci może tak ustawić opcję Instalacja na stacji roboczej, że na stacji roboczej zostanie zainstalowanych tylko kilka plików wraz z ikoną "Menedżera programów", którą można wykorzystać do uruchamiania programu Microsoft Access ze wspólnego katalogu lub serwera sieci. Korzyść z tej metody instalacji polega na tym, że wymaga ona niewiele miejsca na dysku twardym stacji roboczej. Wadą jest to, że program Microsoft Access może działać wolniej podczas niektórych operacji, a gdy serwer sieci lub wspólny katalog staną się niedostępne, nie będzie możliwe uruchomienie programu. Należy porozumieć się z administratorem sieci, by dowiedzieć się, czy opcja Instalacja na stacji roboczej została użyta do tej instalacji.

Ważne:
Każdy z użytkowników programu Microsoft Access musi mieć licencję Microsoft Access. Licencję otrzymuje się przy detalicznym zakupie pakietu Microsoft Access albo Microsoft License Pack. Więcej informacji o ograniczeniach związanych z użytkowaniem programu w środowisku sieciowym podano w umowie licencyjnej programu Microsoft Access.

Aby zainstalować program Microsoft Access na stacji sieciowej:
1. Uruchom system Windows.
2. Połącz się z serwerem sieci lub przełącz się do wspólnego katalogu, w którym zainstalowano program Microsoft Access w trybie administratora sieci (informacje, gdzie zainstalowano program Microsoft Access, można uzyskać u administratora sieci).
3. W "Menedżerze programów" albo w "Menedżerze plików" wybierz z menu "Plik" polecenie "Uruchom".
4. Wpisz ścieżkę dostępu do katalogu "Setup" w katalogu serwera sieci lub wspólnego katalogu, w którym zainstalowany jest program Microsoft Access, a następnie wpisz setup.exe na końcu ścieżki. Na przykład, jeśli program Microsoft Access jest zainstalowany w katalogu "Access" na poziomie katalogu głównego na dysku N, wpisz ścieżkę:

n:\access\setup\setup.exe

Ważne:
Jeśli instaluje się program Microsoft Access w ten sposób, aby uruchamiać go z serwera sieci (opcja Instalacja na stacji roboczej), należy pamiętać oznaczenie literowe dysku, wykorzystywane do połączenia się z serwerem sieci i uruchamiania programu instalacyjnego (takie jak "N" w niniejszym przykładzie). Uruchamiając program Microsoft Access, należy łączyć się z serwerem sieci za pomocą tego samego oznaczenia literowego dysku.

5. Wybierz przycisk "OK".
6. Postępuj zgodnie z instrukcjami pojawiającymi się na ekranie.

Uwaga:
Jeśli planuje się korzystanie przez program Microsoft Access z danych przechowywanych w bazach danych typu SQL, należy uwzględnić obsługę Open Database Connectivity (ODBC) jako jedną z opcji programu instalacyjnego. Informacje o ustawianiu obsługi ODBC podano w paragrafie "Instalowanie programu Microsoft Access do korzystania z baz danych typu SQL" w dalszej części tego rozdziału.

Tworzenie i dołączanie grup roboczych.
"Grupa robocza" to grupa użytkowników, korzystająca ze wspólnych danych w środowisku sieciowym. Użytkownicy w grupie roboczej korzystają z tej samej grupowej bazy danych (System.mda), w której przechowywane są informacje o ograniczeniach dostępu i opcje robocze. Aby możliwe było używanie obiektów w zabezpieczonych bazach danych, należy się przyłączyć do właściwej grupy roboczej. (Administrator bazy danych musi także za pomocą poleceń zabezpieczających przekazać do programu Microsoft Access odpowiednie uprawnienia do korzystania z obiektów.)
Aby utworzyć lub przyłączyć się do grupy roboczej, należy skorzystać z programu "Administrator grupy roboczej MS(R) Access" w grupie programów, w której został zainstalowany program Microsoft Access. Jeśli ikona programu "Administrator grupy roboczej MS Access" nie pojawi się w grupie, należy zainstalować go ponownie, uruchamiając program instalacyjny. Szczegółowe informacje podano w paragrafie "Dodawanie i usuwanie części składowych" w dalszej części rozdziału.
Jeśli wersja wcześniejsza programu Microsoft Access ma być zastąpiona wersją 2.0, wszystkie pliki poprzedniej wersji programu z katalogu programu Microsoft Access zostaną usunięte, z wyjątkiem pliku "System.mda". Program instalacyjny zmienia nazwę tego pliku na "System1x.mda" i tworzy nowy plik "System.mda" dla wersji 2.0. Można ponownie dołączyć się do grupy roboczej z poprzedniej wersji korzystając z programu "Administrator grupy roboczej MS Access", by zmienić grupę roboczą zdefiniowaną przez poprzedni plik "System.mda". W ten sposób pozostaną zachowane wszystkie ustawienia zabezpieczeń. Jednakże, by wykorzystać zalety zwiększonego zabezpieczenia wersji 2.0, należy ponownie utworzyć konta i hasła użytkownika i grupy roboczej wersji 2.0.

Informacje dodatkowe.
Szczegółowe informacje dotyczące tworzenia i łączenia grup roboczych podano w podręczniku "Tworzenie aplikacji Microsoft Access", w rozdziale 14, "Zabezpieczanie aplikacji".


Dodawanie i usuwanie części składowych.


Po zainstalowaniu programu Microsoft Access można w dowolnej chwili ponownie uruchomić program instalacyjny, aby dodać lub usunąć dodatkowe aplikacje lub pliki, takie jak program Administrator grupy roboczej MS Access, program Microsoft Graph, aplikacje przykładowe albo inne opcje. Można także uruchomić program instalacyjny, by usunąć program Microsoft Access.
Jeśli program Microsoft Access był poprzednio instalowany w sieci w trybie administratora, przed ponownym uruchomieniem programu instalacyjnego może wystąpić potrzeba połączenia z dyskiem sieciowym albo przejścia do katalogu wspólnego, skąd po raz pierwszy był uruchamiany program instalacyjny, korzystając z tego samego oznaczenia literowego dysku, co poprzednio.

Aby uruchomić program instalacyjny po zainstalowaniu programu Microsoft Access:
1. Dwukrotnie kliknij ikonę programu instalacyjnego Microsoft Access w grupie programów zawierającej program Microsoft Access wersja 2.0. Jeśli nie można znaleźć ikony programu instalacyjnego, należy, zgodnie z instrukcjami podanymi wcześniej w tym rozdziale, uruchomić program instalacyjny z dyskietki instalacyjnej numer 1.
2. Postępuj zgodnie z instrukcjami pojawiającymi się na ekranie.


Ręczna dekompresja pliku


Pliki na dyskietkach programu Microsoft Access zostały poddane kompresji w celu zaoszczędzenia miejsca i, aby można było skorzystać z nich, należy je poddać dekompresji. W tym celu należy użyć programu instalacyjnego, który poddaje pliki dekompresji i instaluje je. Pliki te można również poddać dekompresji i skopiować samodzielnie. Niektóre z dużych plików są jednak w rzeczywistości częściami o wiele większych plików, które program instalacyjny łączy w trakcie procesu instalacji; tak więc nie jest możliwa ręczna dekompresja każdego pliku na dyskietkach instalacyjnych.
Rozszerzenie nazwy pliku poddanego kompresji zwykle zakończone jest znakiem podkreślenia (_). Przy dekompresji pliku należy nadać mu nową nazwę z pełnym rozszerzeniem. Listę wszystkich nazw plików programu Microsoft Access można znaleźć w pliku "Acreadme.hlp" na dyskietce instalacyjnej nr 1 lub w katalogu programu Microsoft Access.
Aby ręcznie dokonać dekompresji pliku, należy uruchomić przeznaczony do tego program usługowy "Decomp.exe" z dyskietki instalacyjnej programu Microsoft Access albo z katalogu "Setup" w katalogu Microsoft Access. Polecenie uruchamiające program usługowy "Decomp.exe" ma następującą składnię:

decomp nazwaplikuźródł nazwaplikudocel

"Nazwaplikuźródł" jest nazwą, włącznie ze ścieżką, pliku skompresowanego.
"Nazwaplikudocel" jest nazwą, włącznie ze ścieżką, pliku docelowego.
Na przykład, aby dokonać dekompresji pliku "Instcat.sq_" z dyskietki znajdującej się w stacji dysków A i skopiować go do katalogu "Utility" na dysku C, należy przejść do katalogu "Setup" w katalogu programu Microsoft Access, a następnie, po znaku zgłoszenia systemu MS-DOS, wpisać:

decomp a:\instcat.sq_ c:\utility\instcat.sql


Konfigurowanie programu Microsoft Access do pracy z bazami danych typu SQL.


Korzystając z programu Microsoft Access, można połączyć się z serwerami baz danych typu SQL (na przykład, Microsoft SQL Server lub Oracle Server) za pomocą programów obsługi Open Database Connectivity (ODBC). Po zainstalowaniu programu obsługi ODBC dla bazy danych typu SQL, należy zainstalować źródło danych dla każdej bazy danych typu SQL, do której trzeba uzyskać dostęp. Można następnie załączyć tabele z bazy danych do własnych baz danych programu Microsoft Access albo zaimportować lub wyeksportować dane z bazy danych typu SQL.

Ważne:
Oprócz zainstalowania właściwych programów obsługi ODBC, może się również okazać niezbędne skonfigurowanie odpowiednich serwerów baz danych SQL. Na przykład, jeśli korzysta się z serwera SQL Microsoft lub Sybase(R), muszą istnieć w nim specjalne procedury przekazujące informacje o katalogu systemowym serwera SQL. Administrator systemu musi zainstalować te procedury w każdej kopii serwera SQL, do której chce się dołączyć użytkownik.

Plik wsadowy SQL Server isq1, instalujący procedury katalogu, umieszczony jest na dyskietce instalacyjnej nr 1 programu Microsoft Access. Skompresowana wersja tego pliku nosi nazwę "Instcat.sq_". Przed uruchomieniem tego pliku należy dokonać jego ręcznej dekompresji. Informacje o ręcznej dekompresji pliku podano w paragrafie "Ręczna dekompresja pliku" wcześniej w tym rozdziale. Aby zainstalować niezbędne procedury na serwerze SQL, należy skorzystać z programu obsługi SQL Server isq1, uruchamiając zdekompresowany plik pod nazwą "Instcat.sql". Informacje o isq1 podano w podręczniku "Microsoft SQL Server Language Reference".
Więcej informacji dotyczących konfiguracji poszczególnych serwerów baz danych SQL można uzyskać w Pomocy wyszukując temat "ODBC drivers" i odszukując informacje o instalacji programu obsługi dla żądanego serwera.

Informacje dodatkowe
Informacje o importowaniu, eksportowaniu lub załączaniu tabel z baz danych typu SQL podano w rozdziale 9, "Importowanie eksportowanie oraz załączanie".


Instalowanie Microsoft ODBC.


Przed dołączeniem się do serwera bazy danych typu SQL należy skorzystać z programu instalacyjnego, aby zapewnić obsługę ODBC. Jeśli włącza się obsługę ODBC, to program instaluje:
- Menedżer programów obsługi ODBC, plik biblioteki dołączanej dynamicznie (.dll) ładujący programy obsługi ODBC wykorzystywane przez program Microsoft Access lub inne programy.
- Plik "Odbc.ini", przechowujący informacje o każdym zainstalowanym źródle danych.
- Wybrane programy obsługi ODBC.
- Pliki Pomocy dotyczące wybranych programów obsługi ODBC. Każdy program obsługi ODBC zawiera bezpośrednio dostępną Pomoc, dostarczającą informacji dotyczących m.in. dodawania i modyfikowania źródeł danych, łączenia się ze źródłami danych oraz wymagań programowych i sprzętowych. Aby obejrzeć te pliki Pomocy ODBC, należy wyszukać w Pomocy temat "ODBC Drivers".
- Ikonę ODBC w Panelu sterowania Windows, z której można skorzystać przy instalowaniu źródeł danych SQL. (Jeśli korzysta się z programu Microsoft Access w środowisku Microsoft Windows NT, informacje o uruchamianiu programu usługowego ODBC można znaleźć w pliku "Acreadme.hlp" w katalogu programu Microsoft Access.)

Aby włączyć obsługę ODBC na stacji roboczej:
1. Uruchom program instalacyjny Microsoft Access, zgodnie z instrukcjami podanymi wcześniej w paragrafie "Instalowanie programu Microsoft Access" Jeśli program Microsoft Access został już zainstalowany z użyciem opcji "Instalacja typowa" albo "Instalacja pełna/użytkownika", można uruchomić program instalacyjny przez dwukrotne kliknięcie ikony programu instalacyjnego Microsoft Access w grupie programów zawierającej program Microsoft Access.
2. Jeśli pojawi się pytanie o typ instalacji, wybierz opcję "Instalacja pełna/użytkownika". Jeśli program instalacyjny został uruchomiony z grupy programów, zawierających Microsoft Access, należy wybrać przycisk "Dodaj/Usuń". Po uruchomieniu programu instalacyjnego wyświetla się pole dialogowe, w którym można wybrać opcję do zainstalowania lub usunięcia.
3. W polu "Opcje", wybierz opcję "Obsługa ODBC". Jeśli pole wyboru jest już zaznaczone, pozostaw je bez zmiany.
4. Chcąc wybrać programy obsługi, które mają być zainstalowane, wybierz przycisk "Zmień opcję". Zaznacz właściwe programy, a następnie wybierz przycisk "OK".
5. Wybierz przycisk "Kontynuuj". Program instalacyjny zainstaluje pliki ODBC oraz ikonę ODBC w "Panelu sterowania".

Uwaga:
Jeśli administrator systemu utworzył skrypt do instalacji niezbędnych plików inicjujących, można wykorzystać go do automatycznego instalowania programów obsługi ODBC i źródeł danych. Instrukcje do tworzenia i korzystania ze skryptu instalacyjnego znajdują się w pliku "Acreadme.hlp" w katalogu programu Microsoft Access.


Instalowanie źródeł danych dla baz danych typu SQL.


Aby mieć możliwość importowania, eksportowania i załączania tabel z bazy danych typu SQL, należy zainstalować i nadać nazwę "źródłu danych" do połączenia z programem Microsoft Access. Źródło danych zawiera dane, do których jest potrzebny dostęp, oraz informacje, jak skorzystać z tych danych. Na przykład, dla programu obsługi serwera SQL, źródło danych zawiera bazę danych serwera typu SQL, serwer, w którym baza danych jest umieszczona, oraz sieć, z której korzysta się, aby uzyskać dostęp do tego serwera. Aby zainstalować źródło danych, należy skorzystać z ikony ODBC w Panelu sterowania, którą program instalacyjny ODBC instaluje na dysku twardym.

Aby zainstalować źródło danych dla bazy danych typu SQL:
1. Dwukrotnie kliknij ikonę ODBC w "Panelu sterowania". Jeśli korzysta się z programu Microsoft Access w środowisku Microsoft Windows NT, można znaleźć w pliku "Acreadme.hlp" w katalogu Microsoft Access informacje o uruchamianiu programu usługowego ODBC.
2. W polu dialogowym "Źródła danych" wybierz przycisk "Dodaj". Zostanie wyświetlone pole dialogowe "Dodaj źródło danych".
3. W polu "Zainstalowane programy obsługi ODBC", zaznacz program obsługi ODBC odpowiedni dla typu źródła danych, które chcesz wykorzystać, a następnie wybierz przycisk "OK". Zostanie wyświetlone pole dialogowe programu instalacyjnego ODBC dla wybranego typu programu obsługi ODBC.
4. Wprowadź odpowiednie informacje dla źródła danych, którego zamierzasz użyć i wybierz przycisk "OK".

W polu dialogowym programu instalacyjnego ODBC dla każdego rodzaju bazy danych SQL należy podać różne informacje. Jeśli nie są znane wszystkie informacje dotyczące źródła danych, które ma być zainstalowane, można skorzystać z Pomocy naciskając przycisk "Pomoc", aby uzyskać informacje na temat instalacji źródeł danych dla wybranego programu obsługi. W celu uzyskania informacji, w jaki sposób bazy danych SQL zostały zainstalowane w sieci, należy skontaktować się z administratorem.
Informacje o źródle danych opcji ODBC w "Panelu sterowania" są przechowywane w pliku "Odbc.ini". Zainstalowane źródła danych stają się dostępne wówczas, gdy następuje importowanie, eksportowanie lub załączanie tabel do baz danych programu Microsoft Access.

Uwaga:
Po zainstalowaniu programu obsługi ODBC oraz zainstalowaniu źródeł danych, można zoptymalizować sposób, w jaki program Microsoft Access przesyła w sieci dane do i z bazy danych typu SQL. Aby to zrobić, należy dodać tabelę systemową pod nazwą MSysConf do bazy danych typu SQL i wprowadzić do tej tabeli dane, sterujące ruchem w sieci. Informacje szczegółowe na temat dodawania i modyfikowania tabeli MSysConf, można znaleźć w Pomocy wyszukując temat "MSysConf".


Dokonywanie przekształcenia z wersji 1.0 lub 1.1 programu Microsoft Access.


W programie Microsoft Access w wersji 2.0 można wykorzystywać dane z baz utworzonych w wersji 1.0 lub wersji 1.1 programu Microsoft Access (wersja 1.x odnosi się zarówno do wersji 1.0 jak i wersji 1.1). Dzięki nowym możliwościom wersji 2.0 zarządzanie danymi jest łatwiejsze, jednakże niektóre obiekty w bazie danych działają nieco inaczej.
Użycie programu Microsoft Access w wersji 2.0 do utworzenia nowej wersji bazy danych typu 1.x lub do zmodyfikowania projektu obiektów lub utworzenia nowych obiektów w wersji 1.x bazy danych jest niemożliwe. Aby skorzystać z obiektów w wersji 1.x pracując w widoku "Projekt", należy najpierw dokonać przekształcenia bazy danych na format wersji 2.0. Po przekształceniu bazy danych, należy w programie Microsoft Access w wersji 2.0 zmodyfikować i utworzyć obiekty w bazie danych, korzystając z nowych własności wersji 2.0, ułatwiających używanie baz danych. Jednak po przekształceniu baza danych nie da się więcej otworzyć w programie Microsoft Access w wersji 1.x albo zamienić ponownie na format wersji 1.x.

Wskazówka:
Warto zachować kopię bazy danych w formacie wersji 1.x, aż do dogłębnego zapoznania się z wersją 2.0. Trzeba także pamiętać, że jeśli inni użytkownicy korzystają z tej bazy danych, to po przekształceniu będą musieli również używać programu Microsoft Access w wersji 2.0, aby móc z niej skorzystać.

W tabeli podano wykaz różnic w sposobie zachowania się obiektów w wersji 1.x bazy danych, gdy wykorzystuje się je w programie Microsoft Access w wersji 2.0 oraz podaje, gdzie znaleźć informację o każdej różnicy. Jeśli nie zostało to inaczej podane, wszystkie odsyłacze odnoszą się do dalszych paragrafów tego rozdziału.

Tabela
Możliwości programu Microsoft Access w wersji 2.0, Możliwe dla nie przekształconej bazy danych, Możliwe dla przekształconej bazy danych, Informacje dodatkowe;

Zmodyfikowanie projektu lub utworzenie obiektu, Nie, Tak, "Korzystanie z baz danych w formacie wersji 1.x";
Zabezpieczenie bazy danych utrzymuje się, Tak, Tak, "Korzystanie z baz danych w formacie wersji 1.x";
Zmienne prawa dostępu, Nie, Tak, "Korzystanie z baz danych w formacie wersji 1.x";
Większa elastyczność w uaktualnianiu pól zapytań, Tak, Tak, "Korzystanie z baz danych w formacie wersji 1.x";
Paski narzędzi z możliwością dostosowania, Tak, Tak, "Zmiany w paskach narzędzi";
Pokazywanie danych sformatowanych w polach edycji z listą wyboru i polach list, Nie, Tak, "Korzystanie z baz danych w formacie wersji 1.x";
Znak apostrofu ( ) występuje w nazwie obiektu, Tak, Tak, "Korzystanie z baz danych w formacie wersji 1.x";
Niektóre z reguł sprawdzania poprawności nie ulegają przekształceniu, Nie, Tak, "Ulepszone reguły sprawdzania poprawności pól i rekordów";
Pola list i podformularze bez fokusa pozostają na wierzchu w formularzu, Tak, Tak, "Korzystanie z baz danych po przekształceniu";
(Dodanie lub zmodyfikowanie nazwy elementu sterującego, zawierającej prawy nawias kwadratowy), Tak, Nie, "Korzystanie z baz danych po przekształceniu";
Większa elastyczność pól typu "Tekst" i "Memo" zawierających wartości zerowe, Nie, Tak, "Korzystanie z baz danych po przekształceniu";
Potrzeba modyfikacji makr lub modułów języka Access Basic, Tak, Tak, (Dodatek C, "Problemy przekształcania i nowe własności języka Access Basic" w podręczniku "Tworzenie aplikacji Microsoft Access").

Informacje dodatkowe.
Omówienie dalszych problemów dotyczących przekształcania można znaleźć w pliku "Acreadme.hlp" na dyskietce instalacyjnej nr 1 lub w katalogu programu Microsoft Access. Szczegółowe informacje dotyczące przekształcania bazy danych do formatu wersji 2.0 omówiono w paragrafie "Dokonywanie przekształcenia bazy danych do wersji 2.0" w dalszej części tego rozdziału.


Korzystanie z baz danych w formacie wersji 1.x.


W programie Microsoft Access w wersji 2.0 można korzystać z większości obiektów bazy danych w wersji 1.x dokładnie w taki sam sposób, jak korzysta się z nich w programie Microsoft Access wersja 1.x. Nie ma potrzeby przekształcania bazy danych. Można korzystać z tabel, zapytań, formularzy i raportów oraz uruchamiać program języka Access Basic bez potrzeby modyfikacji. Jednakże, w niektórych przypadkach, nowe własności wersji 2.0 zmieniają sposób działania obiektów.
W zestawieniu wyjaśniono różnice w działaniu obiektów bazy danych w wersji 1.x, gdy wykorzystuje się je w programie Microsoft Access w wersji 2.0.
1. Tworzenie i modyfikowanie obiektów.
Obiekty bazy danych można używać do oglądania i modyfikowania danych w bazie, nie można jednak zachować zmian projektów, jeśli wykorzystuje się wersję 2.0 programu do pracy z bazą danych w wersji 1.x. Aby zmodyfikować projekt obiektu lub stworzyć nowy obiekt w bazie danych, należy dokonać przekształcenia bazy danych do formatu wersji 2.0.
2. Zmiany dostępu do bazy danych.
Jeśli baza danych jest zabezpieczona, można być pewnym, że będą zachowane wszelkie zabezpieczenia niezależnie od tego, czy otworzy się ją korzystając z wersji 1.x czy też z wersji 2.0. Po zainstalowaniu wersji 2.0, do połączenia zabezpieczonej bazy danych grupy roboczej w wersji 1.x, należy użyć programu MS Access Workgroup Administrator, umieszczonego w grupie programów Microsoft Access. Dopóki korzysta się z bazy danych w jej oryginalnej grupie roboczej, wszystkie zabezpieczenia będą w pełni zachowane. Jednakże za pomocą programu Microsoft Access w wersji 2.0 nie można zmienić ani dodać prawa dostępu do bazy danych - najpierw trzeba dokonać przekształcenia bazy danych. Aby wykorzystać zalety zwiększonych możliwości zabezpieczeń w wersji 2.0, należy najpierw odtworzyć konta i hasła użytkownika i grupy dla grupy roboczej wersji 2.0. Szczegółowe informacje dotyczące zmian grup roboczych i zabezpieczenia bazy danych podano w rozdziale 14, "Zabezpieczanie aplikacji" w podręczniku "Tworzenie aplikacji programu Microsoft Access".
3. Uaktualnianie pól zapytań.
Korzystając z programu Microsoft Access w wersji 2.0, można aktualizować dane w niektórych polach zapytań wielotabelowych, których nie można aktualizować korzystając z wersji 1.x. Na przykład, w zapytaniu zawierającym pola z tabeli "Klienci" i z tabeli "Zamówienia" (gdzie jeden klient może mieć więcej niż jedno zamówienie), nie można uaktualnić pól w zapytaniu z tabeli "Klienci", korzystając z wersji 1.x. Korzystając z wersji 2.0, można uaktualnić pola z tabeli "Klienci" w większości sytuacji. To zaś daje większe możliwości manipulowania zapytaniami oraz formularzami zbudowanymi na ich podstawie. Jeśli pola w formularzu nie powinny być uaktualniane, trzeba skorzystać z wersji 1.x do ustawienia właściwości "Zablokowany" elementów sterujących formularza, związanych z polami na "Tak". Szczegółowe informacje na temat uaktualniania zapytań podano w rozdziale 11, "Projektowanie zapytań wybierających".
4. Paski narzędzi z możliwością dostosowania.
Łatwiej jest korzystać z pasków narzędzi, ponadto można je dostosować do własnych potrzeb. Szczegółowe informacje podano w paragrafie "Zmiany w paskach narzędzi" w dalszej części tego rozdziału.
5. Pola edycji z listą wyboru i pola list.
Dla pól edycji z listą wyboru i pól list, których właściwość "Źródło wiersza" została ustawiona jako tablica lub zapytanie, obecnie w programie Microsoft Access dane wyświetla się w wierszach w tych polach lub listach w formacie zdefiniowanym dla danych we właściwości "Format" dla pola podstawowego. Na przykład załóżmy, że w tabeli istnieje pole typu "Data/Godzina" o właściwości "Format" ustawionej na typ "Data średnia". Gdy umieści się to pole jako kolumnę w polu edycji z listą wyboru lub w polu listy, w programie Microsoft Access daty zostaną wyświetlone w formacie "Data średnia", w sposób następujący:15 III 94. Jeśli dane mają być wyświetlone w innym formacie, można utworzyć zapytanie i ustawić właściwość "Format" pola w zapytaniu na żądaną wartość, a następnie ustawić właściwość "Źródło wiersza" pola edycji z listą wyboru albo pola listy jako zapytanie zamiast tabeli. Jeśli właściwość "Źródło wiersza" pola edycji z listą wyboru lub pola listy jest ustawiona jako instrukcja SQL SELECT, właściwość "Format" pola nie wpływa na sposób wyświetlania danych na liście.
6. Znak apostrofu () w nazwach obiektów.
Jeśli nazwa obiektu bazy danych w wersji 1.x zawiera znak apostrofu (), nie ma możliwości otwarcia tego obiektu w programie Microsoft Access w wersji 2.0 ani dokonania przekształcenia bazy danych do formatu wersji 2.0. Należy skorzystać z programu Microsoft Access w wersji 1.x do uprzedniego przemianowania tego obiektu. Po zmianie nazwy obiektu trzeba także zmienić odwołania do tego obiektu w zapytaniach, formularzach, raportach, makrach i modułach, aby działały one poprawnie. Można wykorzystać opcję Dokumentator bazy danych w programie Microsoft Access w wersji 2.0, aby wspomóc wyszukiwanie wystąpień starych nazw w odwołaniach - szczegółowe informacje można uzyskać wyszukując w Pomocy temat "database documentor".


Dokonywanie przekształcenia baz danych do formatu wersji 2.0.


Podczas dokonywania przekształcenia bazy danych program Microsoft Access tworzy kopię pliku bazy danych w wersji 1.x w formacie bazy danych wersji 2.0 i dokonuje przekształcenia obiektów w tej bazie danych.
Oto kilka problemów, na które należy zwrócić uwagę, zanim dokona się przekształcenia bazy danych:
- Jeśli korzysta się z zabezpieczeń w programie Microsoft Access to, aby można było dokonać jej przekształcenia, należy mieć status właściciela bazy danych lub członka grupy "Administratorzy" w czasie tworzenia tej bazy danych.
- Po dokonaniu przekształcenia bazy danych do wersji 2.0, załączenia jej tabel do innych baz danych wersji 1.x przestają być aktualne. Aby skorzystać z tabel załączonych, należy dokonać również przekształcenia załączonych baz danych. Można jednakże załączać tabele z bazy danych w wersji 1.x do bazy danych w wersji 2.0.
- Bazę danych należy zamknąć przed przekształceniem. Jeśli baza danych znajduje się na serwerze lub w katalogu wspólnym, skąd mogą korzystać z niej inni użytkownicy, należy upewnić się, że nikt inny tej bazy danych nie otworzył.

Aby dokonać przekształcenia bazy danych w wersji 1.x do formatu wersji 2.0:
1. Uruchom program Microsoft Access w wersji 2.0.
2. Z menu "Plik" wybierz polecenia "Przekształć bazę danych". W programie Microsoft Access wyświetlone zostanie pole dialogowe "Źródłowa baza danych do przekształcenia".
3. Wybierz plik bazy danych, który chcesz poddać przekształceniu i wybierz przycisk "OK". W programie Microsoft Access wyświetli się pole dialogowe "Docelowa baza danych do przekształcenia".
4. W polu "Nazwa pliku", wpisz nazwę dla pliku bazy danych w wersji 2.0. Nie można użyć tej samej ścieżki i nazwy, jak dla bazy danych w wersji 1.x poddawanej przekształceniu.
5. Wybierz przycisk "OK". Program Microsoft Access dokonuje przekształcenia i likwiduje fragmentację bazy danych, tworząc nowy plik dla przekształconej bazy danych.


Korzystanie z baz danych po przekształceniu.


Po dokonaniu przekształcenia bazy danych do formatu wersji 2.0, dostępne są wszystkie rozszerzenia programu Microsoft Access w wersji 2.0, które ułatwiają posługiwanie się bazą danych. Zasadniczo, wersja 2.0 jest zgodna z poprzednimi wersjami; jednakże, w niektórych przypadkach, nowe własności zmieniają sposób działania obiektów.
W zestawieniu wyjaśniono różnice w działaniu obiektów bazy danych w wersji 1.x po dokonaniu przekształcenia bazy danych do formatu wersji 2.0.
1. Uaktualnianie pól zapytań.
Uaktualnianie pól zapytań jest znacznie bardziej elastyczne w programie Microsoft Access w wersji 2.0, niezależnie od tego, czy korzysta się z bazy danych w wersji 1.x czy w wersji 2.0. Więcej informacji podano w paragrafie "Korzystanie z baz danych w formacie wersji 1.x" w poprzedniej części tego rozdziału.
2. Paski narzędzi z możliwością dostosowania.
Korzystanie z pasków narzędzi jest łatwiejsze i można je dostosowywać do własnych potrzeb. Szczegółowe informacje podano w paragrafie "Zmiany w paskach narzędzi" w dalszej części tego rozdziału.
3. Pola edycji z listą wyborów i pola list.
Dla pól edycji z listą wyboru i pól list, których właściwość "Źródło wiersza" została ustawiona jako tablica lub zapytanie, obecnie w programie Microsoft Access dane wyświetla się w wierszach w tych polach lub listach w formacie zdefiniowanym dla danych we właściwości "Format" dla pola podstawowego. Szczegółowe informacje na ten temat podano w paragrafie "Korzystanie z baz danych w formacie wersji 1.x" wcześniej w tym rozdziale.
4. Znak apostrofu () w nazwach obiektów.
Jeśli nazwa obiektu bazy danych w wersji 1.x zawiera znak apostrofu (), nie ma możliwości otwarcia tego obiektu w programie Microsoft Access w wersji 2.0 ani dokonania przekształcenia bazy danych do formatu wersji 2.0. Należy skorzystać z programu Microsoft Access w wersji 1.x do przemianowania tego obiektu. Po zmianie nazwy obiektu trzeba także zmienić odwołania do tego obiektu w zapytaniach, formularzach, raportach, makrach i programach w języku Access Basic, by działały one poprawnie. Można wykorzystać opcję "Dokumentator bazy danych" w programie Microsoft Access w wersji 2.0, aby wspomóc wyszukiwanie wystąpień starych nazw w odwołaniach - szczegółowe informacje można znaleźć w Pomocy wyszukując temat "database documentor".
5. Reguły sprawdzania poprawności w tabelach.
Rozszerzone reguły sprawdzania poprawności pól i rekordów poprawiają bezpieczeństwo danych, ale wprowadzają nowe ograniczenia elementów, jakie można zawrzeć w regule. Reguły poprawności w bazach danych w wersji 1.x niezgodne z tymi ograniczeniami nie będą poddane przekształceniu. Szczegółowe informacje na ten temat podano w paragrafie "Rozszerzone reguły sprawdzania poprawności dla pól i rekordów" w dalszej części tego rozdziału.
6. Pola list i podformularze.
W formularzu w wersji 1.x obiekt, który uzyskał fokus, jest zawsze na wierzchu względem innych obiektów w formularzu, przykrywając je. Przykładowo, mając pole tekstowe i przykrywający je formularz, obiekt mający fokus jest widoczny na wierzchu innego obiektu. W wersji 2.0 formularze, pola list i podformularze zawsze są na wierzchu względem innych obiektów, niezależnie od tego, który z obiektów ma fokus. Jeśli pole listy i podformularz nakładają się, to ten obiekt, który jest na wierzchu w widoku Projekt formularza, pozostaje na wierzchu w widoku "Formularz". Nie zmienia to sposobu zachowania się formularzy, chyba że zawierają one pola list i podformularze nakładające się na inne elementy sterujące. W tym przypadku, należałoby zmodyfikować projekt formularzy.
7. Właściwość "Widoczny".
W wersji 1.x, ustawienie właściwości "Widoczny" elementu sterującego na "Nie" sprawiało, że element sterujący był niewidoczny w widoku "Formularz" oraz powodowało ukrycie jego kolumny w widoku "Arkusz danych". W wersji 2.0 właściwość "Widoczny" elementu sterującego nie powoduje ukrycia jego kolumny w widoku "Arkusz danych". Zamiast tego należy użyć polecenia "Ukryj kolumny" z menu "Format", by ukryć tę kolumnę. W makrze albo kodzie języka Access Basic można ustawić właściwość kolumny "Kolumna ukryta", by ukryć ją lub odkryć. Szczegółowe informacje można znaleźć w Pomocy wyszukując temat "ColumnHidden".
8. Nazwy elementów sterujących zawierające prawy nawias kwadratowy (]).
Jeśli formularze zawierają elementy sterujące, w nazwach których występują prawe nawiasy kwadratowe, będą one działały tak samo po dokonaniu przekształcenia. Jednakże nie można utworzyć nowego elementu sterującego, zawierającego w nazwie prawy nawias kwadratowy, a jeśli będzie się modyfikować nazwę elementu sterującego już zawierającą prawy nawias kwadratowy, należy go usunąć.
9. Pola tekstowe i memo o wartościach Null.
Jeśli nie wpisze się wartości do pola tekstowego lub memo w bazie danych w wersji 1.x, program Microsoft Access zachowa w polu wartości Null. W wersji 2.0 ma się do wyboru albo zachowanie wartości Null albo wartości ciągu, nie zawierającej znaków ani spacji, nazywanej ciągiem o długości zerowej. Gdy dokonuje się przekształcenia bazy danych, wszystkie wartości Null w bazie danych w wersji 1.x pozostają wartościami Null w przekształconej bazie danych, a baza danych dalej pracuje w taki sam sposób, jak w wersji 1.x. Aby móc skorzystać z nowych ułatwień i możliwości, należy zmienić ustawienia właściwości na "Wymagane" i "Dozwolona zerowa długość" dla pól typu "Tekst" i "Memo". Szczegółowe informacje na ten temat podano w rozdziale 8, "Zmiany i dostosowanie tabel do potrzeb użytkownika".

Rozszerzone reguły sprawdzania poprawności dla pól i rekordów.
W programie Microsoft Access w wersji 2.0, reguły sprawdzania poprawności ustanowione dla pól i rekordów w tabeli chronią dane niezależnie od sposobu ich wprowadzania lub modyfikacji: czy wykorzystuje się arkusz danych, formularz, dane importowane, zapytania funkcjonalne czy też język Access Basic. Jeśli korzysta się z formularza z jego własnymi regułami sprawdzania poprawności, reguły te stosowane są jako "dodatkowe" w stosunku do reguł sprawdzania poprawności tabeli, na podstawie której utworzony jest formularz.
W większości przypadków, to ulepszone sprawdzanie poprawności nie zmienia w ogóle sposobu działania bazy danych. Jeśli ma się ten sam zbiór reguł poprawności dla pola w tabeli i elementu sterującego w formularzu, związanym z polem w bazie danych w wersji 1.x, po przekształceniu bazy danych można usunąć zbiór reguł dla elementu sterującego: nie jest już więcej potrzebny. Formularz działa tak samo, bez względu na to, czy został zmieniony. Jednakże, to dodatkowe zabezpieczenie wiąże się z pewnymi nowymi ograniczeniami zawartości reguł poprawności dla pola lub rekordu w tabeli.
Jeśli elementy reguł poprawności bazy danych w wersji 1.x nie są akceptowane w wersji 2.0, reguły te nie zostaną przekształcone do formatu wersji 2.0. W programie Microsoft Access w wersji 2.0, reguły poprawności pól i rekordów nie mogą zawierać następujących elementów:
- Funkcji definiowanych przez użytkownika (funkcji, które definiuje się w języku Access Basic).
- Funkcji z domeny programu Microsoft Access.
- Funkcji sum (agregujących) lub odwołań do formularzy, zapytań lub tabel.
- W przypadku sprawdzania poprawności pól, odwołań do innych pól. Jednakże, w przypadku sprawdzania poprawności rekordu, można zamieścić odwołania do pól w tej tabeli.
Dodatkowo, wersja 2.0 zawiera ulepszenia w sposobie sprawdzania poprawności danych w tabelach załączonych, co także zapobiega dokonaniu przekształcenia niektórych reguł. W wersji 1.x, ustawienia właściwości "Reguła poprawności", "Komunikat o błędzie" oraz właściwości "Domyślna" dla pól i rekordów w tabeli nie dotyczą tej tabeli, gdy jest ona załączona do innej bazy danych. Do załączonej tabeli można natomiast dodać reguły poprawności i wartości domyślne. Ale w wersji 2.0, reguły poprawności i wartości domyślne stosują się do każdej bazy danych, do której załączona jest tabela. Można jednak dodać lub zmodyfikować reguły poprawności lub wartości domyślne do tabeli załączonej. Jeśli są zdefiniowane reguły poprawności lub wartości domyślne dla tabeli załączonej w bazie danych w wersji 1.x, reguły i wartości domyślne nie są przenoszone do przekształconej bazy danych w wersji 2.0.
Gdy program Microsoft Access napotyka przy przekształceniu bazy danych niewłaściwe reguły poprawności, tworzy tabelę w przekształconej bazie danych, zawierającą informacje, pomagające ustalić te reguły. Nowa tabela nazywa się "Błędy Konwersji". W tabeli opisano jej pola.

Tabela
Nazwa pola, Opis;

Błąd, Krótki opis błędu;
Pole, Pole w tabeli przy wystąpieniu błędu;
Właściwość, (Właściwość tabeli, przy której wystąpił błąd);
Tabela, (Nazwa tabeli, w której wystąpił błąd);
Wartość niemożliwa do przekształcenia, (Wartość właściwości, która spowodowała problem).

Z tabeli tej można dowiedzieć się, które tabele i pola mają dołączone reguły poprawności, które nie zostały przekształcone. Na podstawie tych informacji można dodać niezbędne reguły poprawności, aby były zgodne z nowymi ograniczeniami:
- Aby dodać regułę porównującą wartości w dwóch polach, reguła musi stosować się do rekordu, a nie do pola w tabeli. Na przykład, można użyć reguły poprawności dla rekordu, aby upewnić się, czy wartość jednego pola jest zawsze większa niż innego z tego samego rekordu.
- Aby dodać regułę, zawierającą element sterujący lub odwołania do funkcji zdefiniowanych przez użytkownika, należy ustanowić regułę dla elementu sterującego na formularzu, a nie dla pola lub tabeli.

Uwaga:
Po przekształcaniu bazy danych można upewnić się, czy wszystkie dane w tabeli są zgodne z zawartymi w niej regułami poprawności. W widoku "Projekt dla tabeli" należy kliknąć pasek tytułu okna tabeli używając prawego przycisku myszki, a następnie z menu podręcznego wybrać polecenie "Sprawdź reguły poprawności".

Informacje dodatkowe.
Sprawdzanie reguł poprawności w tabeli omówiono szczegółowo w rozdziale 8, "Zmiany i dostosowanie tabel do potrzeb użytkownika".

Zmiany w paskach narzędzi.
W programie Microsoft Access w wersji 2.0 pojawiły się nowe paski narzędzi, które można modyfikować stosownie do własnych potrzeb, przesuwać po ekranie programu Microsoft Access oraz ukrywać bądź wyświetlać. Można także tworzyć własne paski narzędzi. Aby ukryć lub pokazać pojedynczy pasek narzędzi, włącznie z własnymi paskami, utworzonymi przez użytkownika, należy wybrać z menu "Widok" opcję "Paski narzędzi". Można także ukryć lub odsłonić pasek narzędzi w makrze albo module programowym korzystając z akcji "PokażPasekNarzędzi".
Aby ukryć lub pokazać wbudowane paski narzędzi, należy wybrać z menu "Widok" polecenie "Opcje", w kategorii "Ogólne" wybrać opcję "Dostępne wbudowane paski narzędzi" (podobnie do opcji "Show Tool Bar" w wersji 1.x). Aby opcję tę włączyć w języku Access Basic, należy wykorzystać metodę "SetOption". Szczegółowe informacje dotyczące metody "SetOption" oraz przykład, pokazujący jej użycie w języku Access Basic, można uzyskać w Pomocy. wyszukując temat "SetOption". Jeśli opcja "Dostępne wbudowane paski narzędzi" ustawiona jest na "Nie", wszystkie wbudowane paski narzędzi są ukryte i nie można użyć polecenia "Paski narzędzi" w menu "Widok", by je wyświetlić; jednakże własne, utworzone przez użytkownika, paski narzędzi będą nadal dostępne.

Uwaga:
W wersji 2.0, zestaw narzędzi oraz paleta są także paskami narzędzi, dostępnymi w widoku "Projekt dla formularzy i raportów". Jeśli opcję "Dostępne wbudowane paski narzędzi" ustawi się na "Nie", zestaw narzędzi ani paleta nie będą dostępne.


Rozdział 2.
Projektowanie bazy danych.


Dobrze zaprojektowana baza danych zapewnia wygodny dostęp do potrzebnych informacji. Przy przemyślanym projekcie, utworzenie bazy danych zajmuje mniej czasu i szybciej uzyskuje się właściwe wyniki.
W rozdziale tym podano wskazówki dotyczące planowania tabel wprowadzanych do bazy danych programu Microsoft Access. Projekt bazy danych można prześledzić na przykładowej bazie danych firmy Northwind, a także zapoznać się z dodatkowymi przykładowymi projektami baz danych. Czytelnicy, którzy mają doświadczenie w projektowaniu relacyjnych baz danych i chcą uzyskać informacje, o tym jak tworzyć tabele w programie Microsoft Access, mogą od razu przejść do rozdziału 7, "Podstawowe informacje o tabelach".
Spis treści rozdziału:
1. Proces projektowania bazy danych.
- Etapy projektowania bazy danych.
- Typowe problemy w projektowaniu.
2. Określanie przeznaczenia.
3. Określanie potrzebnych tabel.
4. Określanie niezbędnych pól.
- Wskazówki dotyczące określania pól.
5. Pola kluczy podstawowych.
6. Określanie relacji.
7. Ulepszanie projektu.
8. Przykładowe diagramy baz danych.
9. Zalecana literatura na temat projektowania baz danych.


Proces projektowania bazy danych.


Aby zrozumieć proces projektowania bazy danych, należy poznać zasady przechowania danych w systemach zarządzania relacyjnymi bazami danych, takich jak program Microsoft Access. Jeśli informacje z baz danych mają być dostarczane szybko i we właściwy sposób, dane na różny temat powinny być przechowywane w oddzielnych tabelach. Na przykład, w jednej tabeli powinny być zawarte tylko dane o pracownikach, a w innej tylko dane o sprzedaży.
Korzystając z danych, można łączyć ze sobą fakty i prezentować je na wiele różnych sposobów. Na przykład, można drukować raporty łączące informacje o pracownikach z informacjami na temat sprzedaży.

Rys. nr 10.
Przedstawia dwie tabele: lewa dotyczy danych o pracownikach, a prawa - danych o sprzedaży. W dwóch osobnych tabelach zgromadzono wszystkie fakty dotyczące pracowników (tabela z lewej strony) oraz dotyczące sprzedaży (tabela z prawej strony). Tabela "Pracownicy" obejmuje takie dane, jak: "Nr pracownika", "Nazwisko", "Imię" oraz "Tytuł". Natomiast tabela "Zamówienia" - takie dane, jak: "Nr zamówienia", "Kod klienta", "Nr pracownika" oraz "Nazwa odbiorcy".

Projektując bazę danych trzeba najpierw podzielić niezbędne do przechowania informacje na osobne tematy, a następnie wskazać, jak mają być między sobą powiązane, aby można było uzyskać w razie potrzeby odpowiednie dane.


Etapy projektowania bazy danych.


Oto kolejne etapy procesu projektowania bazy danych. Każdy etap został przedyskutowany bardziej szczegółowo w pozostałych paragrafach tego rozdziału.
1. Etap pierwszy: Określenie przeznaczenia bazy danych.
Pomoże to w podjęciu decyzji, jakie informacje mają być przechowywane.
2. Etap drugi: Określenie potrzebnych tabel.
Znając przeznaczenie bazy danych można podzielić informacje na oddzielne tematy, jak na przykład "Pracownicy" lub "Zamówienia". Każdy temat będzie tabelą w bazie danych.
3. Etap trzeci: Określenie niezbędnych pól.
Trzeba zdecydować, jakie informacje mają być przechowywane w każdej tabeli. Każdą kategorię informacji w tabeli nazywa się "polem" i wyświetla się ją w postaci kolumny tabeli. Na przykład, jednemu z pól w tabeli "Pracownicy" można nadać nazwę "Nazwisko", a innemu "Data zatrudnienia".
4. Etap czwarty: Określenie relacji.
Trzeba się przyjrzeć każdej tabeli i zdecydować, jak dane z jednej tabeli mają być powiązane z danymi w innych tabelach. W razie konieczności, można dodać pola do tabel lub utworzyć nowe tabele, aby zależności stały się wyraźne.
5. Etap piąty: Dopracowywanie projektu.
Projekt trzeba przeanalizować pod kątem ewentualnych błędów. Potem trzeba utworzyć tabele i dodać kilka rekordów przykładowych danych. Następnie należy sprawdzić, czy wyniki spełniają oczekiwania i, w razie potrzeby, dokonać w projekcie niezbędnych poprawek.
Nie należy przejmować się z powodu ewentualnych błędów lub dlatego, że pewne informacje nie znalazły się jeszcze w projektowanych tabelach. O projekcie trzeba myśleć jak o ogólnym zarysie, który zostanie dopracowany później. W tym celu eksperymentuje się z przykładowymi danymi i prototypami własnych formularzy i raportów. W programie Microsoft Access łatwo jest zmienić projekt bazy danych w trakcie jej tworzenia. Znacznie trudniej jest jednak wprowadzić zmiany w tabelach po wypełnieniu ich danymi i wygenerowaniu formularzy i raportów. Z tego powodu trzeba upewnić się, czy projekt jest dobrze przemyślany.


Typowe problemy w projektowaniu.


Podczas projektowania bazy danych można natknąć się na kilka typowych pułapek. Mogą one spowodować pewne trudności w korzystaniu z danych i ich obsłudze. Poniżej przedstawiono oznaki wskazujące na konieczność ponownego przemyślenia projektu bazy danych:
- Powstała tylko jedna tabela, zawierająca bardzo dużo pól nie odnoszących się do tego samego tematu. Na przykład, pojedyncza tabela może zawierać pola dotyczące klientów, jak również zawierające informacje o sprzedaży. Trzeba się upewnić, że każda tabela zawiera dane dotyczące tylko jednego tematu.
- W wielu rekordach niektóre pola w tabeli w sposób zamierzony pozostają puste, ponieważ nie ma czym ich wypełnić. Oznacza to zwykle, że pola te powinny należeć do innej tabeli.
- W wielu tabelach znajdują się takie same pola. Na przykład istnieją oddzielne tabele dla sprzedaży styczniowej i lutowej, czy dla klientów miejscowych i zamiejscowych, w których przechowuje się informacje tego samego typu. Trzeba spróbować połączyć wszystkie informacje odnoszące się do pojedynczego tematu w tabeli. Może się, na przykład, pojawić konieczność dodania dodatkowego pola, aby określić datę sprzedaży.


Określanie przeznaczenia.


Pierwszym krokiem w projektowaniu bazy danych programu Microsoft Access jest określenie jej przeznaczenia i sposobów korzystania z niej. Z tego zaś wynika, jakie informacje mają być uzyskiwane z bazy danych. Na tej podstawie można określić, jakich tematów mają dotyczyć tabele i jakie informacje muszą być przechowywane w każdej z tabel.
Warto porozmawiać z użytkownikami przyszłej bazy danych, aby sprecyzować cele, które baza ta ma spełnić, naszkicować raporty, jakie mają w niej powstawać, zebrać formularze, z których obecnie korzysta się przy zapisywaniu danych. Wszystkie te informacje będą potrzebne w pozostałych etapach procesu projektowania.

Rejestracja sprzedaży i zapasów (przykład).
Załóżmy, że firma eksportowo-importowa Northwind Traders sprzedaje luksusowe artykuły spożywcze pochodzące z całego świata i w tym celu chce mieć bazę danych, w której będą przechowywane informacje o sprzedaży i zapasach.
Trzeba zacząć od zapisania listy pytań, na które baza ta powinna móc przynieść odpowiedzi. Jaka była sprzedaż podstawowych produktów firmy w ostatnim miesiącu? Gdzie mieszkają najlepsi klienci firmy? Kto jest dostawcą najlepiej sprzedającego się produktu firmy?
Następnie należy zebrać wszystkie formularze i raporty, jakie w bazie powinny powstawać. Firma korzysta obecnie z wydrukowanego raportu do śledzenia zamówionych produktów i z formularza zamówień do przyjmowania nowych zamówień. Dokumenty te przedstawiono na rysunku nr 11.

Rys. nr 11.
Przedstawia tabelę "Produkty zamówione", która zawiera dane: "Nazwa kategorii", "Nazwa produktu", "Stan mag.", "Zamówiono", "Nazwa dostawcy" oraz "Telefon". Na wierzchu tej tabeli mamy "Formularz zamówienia" wystawiony przez firmę Northwind Trades, który zawiera dane:
"Rachunek dla:", "Wysyłka do:", "Data zamówienia:", "Nr produktu", "Nazwa produktu", "Cena jednostkowa", "Ilość", oraz "Cena".

Firma Northwind Traders potrzebuje także drukowanych etykiet adresowych w celu wysyłania korespondencji do klientów, pracowników i dostawców.
Po zebraniu tych informacji można przejść do następnego kroku.


Określanie potrzebnych tabel.


Określenie tabel może być najtrudniejszym etapem w projektowaniu bazy danych. Dzieje się tak dlatego, że nie zawsze na podstawie dokumentów, które zamierza się uzyskać z bazy danych - drukowanych raportów i wykorzystywanych formularzy, oraz odpowiedzi na stawiane pytania - można wywnioskować, jaka powinna być struktura tabel, z których uzyskuje się niezbędne informacje. Na podstawie dokumentów można jedynie stwierdzić, co należy uzyskać, a nie -jak połączyć informacje w kategorie w postaci tabel.
Dla przykładu przyjrzyjmy się teraz poprzedniemu formularzowi zamówień. Zawiera on informacje na temat klienta, jego adres i numer telefonu, oprócz danych dotyczących zamówienia. Formularz ten zawiera informacje, o których wiadomo, że mają być przechowywane w bazie danych. Problemy pojawiłyby się, jeśli dane o kliencie znalazłyby się w tej samej tabeli, co dane dotyczące zamówień.
1. Wprowadzanie błędów w informacji wprowadzanej wielokrotnie.
Załóżmy, że jeden klient złożył trzy różne zamówienia. Można by trzykrotnie, przy każdym zamówieniu, dodać do bazy danych jego adres i numer telefonu. Ale w ten sposób zwielokrotnia się szansę na pojawienie się błędów przy wprowadzaniu danych.

Rys. nr 12.
Przedstawia dwie tabele. U góry mamy tabelę w oknie "Zamówienia i klienci", która zawiera dane: "Nr zamówienia", "Data zamówienia", "Nazwa firmy" oraz "Adres". W tabeli mamy wymienioną trzykrotnie tę samą firmę, ale o różnych adresach. Który adres jest zatem poprawny? Dla uniknięcia rozbieżności należy wprowadzić każdą daną tylko raz. U dołu mamy więc drugą tabelę w oknie "Klienci", która obejmuje dane: "Kod klienta", "Nazwa firmy", "Adres" oraz "Miasto". W tabeli tej firma, która wymieniona była trzykrotnie w poprzedniej tabeli - tutaj występuje tylko raz.

Także wtedy, gdy klient zmienia adres, trzeba albo zaakceptować istnienie sprzecznych informacji, albo odnaleźć i zmienić w tabeli każdy z rekordów dotyczących sprzedaży temu klientowi. Znacznie lepiej jest utworzyć tabelę "Klienci", w której adres klienta będzie przechowywany raz, a wtedy, w razie konieczności zmiany adresu, odpowiednie dane zmienia się tylko jednokrotnie.
2. Usunięcie ważnej informacji.
Załóżmy, że nowy klient składa zamówienie a potem je anuluje. Jeśli usunie się to zamówienie z tabeli zawierającej informacje zarówno o klientach, jak i ich zamówieniach, to zostałyby wtedy usunięte zarówno nazwisko klienta, jak i jego adres. Jeśli jednak klient ten ma pozostać w bazie danych, aby można mu było wysłać nowy katalog, lepiej jest umieścić informacje o takim kliencie w oddzielnej tabeli "Klienci". W takiej sytuacji, usuwając zamówienie nie usunie się informacji o kliencie.
Trzeba więc przyjrzeć się informacjom, jakie mają być uzyskiwane z bazy danych, a następnie podzielić je na podstawowe tematy, które należy przechowywać, takie jak klienci, pracownicy, sprzedawane produkty, świadczone usługi itd. Każdy z takich tematów jest kandydatem na oddzielną tabelę.

Wskazówka:
Jedna ze strategii w dzieleniu informacji na tabele polega na przyjrzeniu się pojedynczym faktom i określeniu, czego dotyczy każdy z nich. Przykładowo na formularzu zamówień firmy Northwind Trading adres klienta nie dotyczy danych o sprzedaży, ale danych o kliencie. Sugeruje to potrzebę istnienia oddzielnej tabeli dla klientów. W raporcie "Produkty zamówione" numer telefonu dostawcy nie dotyczy zapasów produktu tylko dostawcy. Sugeruje to potrzebę istnienia oddzielnej tabeli dla dostawców.

Projektowanie tabel w bazie danych Northwind (przykład).
Formularz zamówień firmy Northwind Traders i raport "Produkty zamówione" zawierają informacje, które można podzielić na następujące tematy:
- Klienci
- Dostawcy
- Produkty
- Zamówienia
Na podstawie tej listy można już nakreślić pierwszy szkic tabel w bazie danych i niektórych pól dla każdej z tabel.

Rys. nr 13.
Przedstawia szkic bazy danych firmy Northwind Trades, który zawiera:
- tabelę "Pracownicy" obejmującą pola: "Nazwisko" i "Adres".
- tabelę "Klienci" z polami: "Nazwa firmy", "Adres" oraz "Przedstawiciel".
- tabelę "Dostawcy" z polami: "Nazwa firmy", "Adres" oraz "Przedstawiciel".
- tabelę "Produkty" z polami: "Nazwa produktu", "Cena jednostkowa", "Stan magazynu" oraz "Ilość zamówiona".
- tabelę "Zamówienia" z polami: "Data zamówienia" oraz "Adres dostawcy".

Chociaż istniejąca baza danych Northwind zawiera inne tabele, to lista ta, jak na początek, jest wystarczająca. W dalszej części tego rozdziału okaże się, jak można dodać inne tabele i ulepszyć projekt.


Określanie niezbędnych pól.


Aby określić pola w tabeli, trzeba zdecydować, co chce się wiedzieć o ludziach, rzeczach i zdarzeniach zapisanych w niej: Pola można traktować jako własności charakteryzujące tabelę. Każdy rekord (lub wiersz) w tabeli zawiera ten sam zbiór pól lub danych specyficznych. Na przykład pole adresu w tabeli klientów zawiera adresy klientów. Każdy rekord w tabeli zawiera dane o jednym kliencie, a pole adresu zawiera adres właśnie tego klienta.


Wskazówki dotyczące określania pól.


A oto kilka wskazówek, które mogą pomóc przy określaniu pól:
1. Każde pole musi się odnosić bezpośrednio do tematu tabeli.
Pole dotyczące tematu innej tabeli powinno należeć do innej tabeli. Później, gdy zostaną określone relacje pomiędzy tabelami, okaże się, jak można łączyć dane z pól z wielu tabel. Teraz jednak trzeba się upewnić, że każde pole w tabeli dotyczy tematu tabeli. Jeśli okaże się, że te same informacje pojawiają się w różnych tabelach, to prawdopodobnie w niektórych tabelach znajdują się zbędne pola.
2. Nie wolno włączać danych pochodnych lub obliczanych.
W większości przypadków nie ma potrzeby przechowywania w tabelach wyników obliczeń. Zamiast tego, można spowodować, aby program Microsoft Access dokonywał obliczeń wtedy, gdy potrzebny jest ich wynik. Na przykład raport "Produkty zamówione", pokazany nieco wcześniej w tym rozdziale, wyświetla sumy częściowe zamówionych ilości dla każdej kategorii produktów w bazie danych Northwind. Nie ma jednak pola sumy częściowej "Ilość zamówiona" w żadnej z tabel Northwind. Tabela "Produkty" zawiera natomiast pole "Ilość zamówiona", w którym znajdują się ilość zamówionych jednostek dla poszczególnych produktów. Korzystając z tych danych program Microsoft Access oblicza sumę pośrednią za każdym razem, kiedy drukuje się raport. Sama suma pośrednia nie musi być przechowywana w tabeli.
3. Trzeba włączyć wszystkie konieczne informacje.
Łatwo jest przeoczyć istotne dane. Trzeba powrócić do informacji zebranych w pierwszym etapie procesu projektowania, przyjrzeć się formularzom na papierze i sprawozdaniom, aby upewnić się, że wszystkie informacje konieczne w przeszłości są zawarte w tabelach programu Microsoft Access lub można je z nich uzyskać. Należy pomyśleć o pytaniach, jakie zostaną postawione aplikacji. Czy program Microsoft Access znajdzie odpowiedzi na nie korzystając z informacji w tabelach?
4. Informacje przechowuje się w najmniejszych logicznych częściach.
Może być wskazane istnienie pojedynczego pola dla pełnych nazwisk lub dla nazw produktów wraz z ich opisami. Jednak, jeśli połączy się więcej niż jeden rodzaj informacji w polu, to później trudno jest odzyskać pojedyncze dane. Trzeba więc spróbować rozdzielić informacje na części logiczne; na przykład utworzyć oddzielne pola dla imienia i nazwiska lub nazwy produktu, kategorii i opisu.

Dodawanie pól do tabeli "Produkty" (przykład).
Firma Northwind Traders sprzedaje importowane luksusowe artykuły spożywcze pochodzące z całego świata. Pracownicy korzystają z raportu "Zamówione produkty", aby śledzić zamówienia produktów.

Rys. nr 14.
Przedstawia raport "Zamówione produkty", który obejmuje dane: "Nazwa kategorii", "Nazwa produktu", "Stan mag.", "Zamówiono", "Nazwa dostawcy" oraz "Telefon".

Raport wskazuje, że tabela "Produkty", w której przechowywane są informacje związane ze sprzedażą produktów powinna zawierać między innymi pola dla nazwy produktu, stanu magazynu i ilości zamówionych. Ale co z polami nazwy dostawcy i jego numeru telefonicznego? Aby możliwe było utworzenie raportu, w programie Microsoft Access muszą znajdować się informacje o powiązaniu produktu z jego dostawcą.
Można włączyć pola "Nazwisko dostawcy" i "Nr dostawcy" do tabeli "Produkty", ale powoduje to więcej problemów niż ich rozwiązuje. Ponieważ jednak firma Northwind Traders może kupować wiele produktów od tego samego dostawcy, nazwa jego firmy i numer telefonu powtarzałby się w tabeli "Produkty" wiele razy. Jeśli numer telefonu ulegnie zmianie, to będzie musiał być zmieniony również wiele razy.

Rys. nr 15.
Przedstawia szkic tabel bazy danych:
- tabelę "Produkty" obejmującą pola: "Nazwa produktu", "Cena jednostkowa", "Stan magazynu" oraz "Ilość zamówiona".
- tabelę "Dostawcy" z polami: "Nazwa firmy", "Adres", "Przedstawiciel" oraz "Telefon".

Zamiast tego należy utworzyć tabelę "Dostawcy" z oddzielnymi polami dla nazwy firmy dostawcy i jego numeru telefonicznego. W następnym kroku zostanie dodane pole do tabeli "Produkty", w którym identyfikuje się niezbędne informacje o dostawcy.


Pola kluczy podstawowych.


Siła systemów zarządzania relacyjnymi bazami danych, takich jak program Microsoft Access bierze się stąd, że mają one zdolność szybkiego wyszukiwania i łączenia informacji przechowywanych w oddzielnych tabelach. Aby program pracował wydajnie, każda tabela w bazie danych powinna zawierać pole lub zbiór pól, który w sposób jednoznaczny identyfikuje każdy rekord przechowywany w tabeli. Jest to często unikatowy numer identyfikacyjny, taki jak numer identyfikacyjny pracownika lub numer seryjny. W terminologii baz danych informacja ta nosi nazwę "klucza podstawowego" (ang. primary key) tabeli. W programie Microsoft Access pola klucza podstawowego wykorzystuje się, aby szybko połączyć dane pochodzące z wielu tabel i przedstawić je użytkownikowi.
Jeśli istnieje już jednoznaczny identyfikator dla tabeli, taki jak na przykład, zbiór numerów produktów, opracowany w celu identyfikacji stanu zapasów w magazynie, to można z niego skorzystać jako z klucza podstawowego tabeli. Trzeba mieć jednak pewność, że wartości w tym polu będą dla każdego rekordu inne - program Microsoft Access nie działa bowiem, jeśli w polu klucza podstawowego znajdują się powtarzające się wartości. Na przykład nie należy stosować nazwisk jako wartości klucza podstawowego, ponieważ nazwiska nie są unikatowe. W tej samej tabeli łatwo mogą się znaleźć dwie osoby o tym samym nazwisku.
Jeśli nie da się wymyślić unikatowego identyfikatora dla tabeli, to można w tym celu po prostu ponumerować kolejno pola. Numerację taką może nawet prowadzić sam program. Informacje dodatkowe podano w rozdziale 7, "Podstawowe informacje o tabelach", w paragrafie "Wprowadzanie klucza podstawowego". Można je też uzyskać w Pomocy wyszukując temat "primary key".
Wybierając pola klucza podstawowego trzeba pamiętać o tym, że:
- W programie Microsoft Access nie mogą występować powtórzone lub zerowe wartości w polu klucza podstawowego. Nie należy zatem wybierać klucza podstawowego, który takie wartości może zawierać.
- Można korzystać z wartości w polu klucza podstawowego, aby przeglądać rekordy, tak więc nie powinny być one za długie do zapamiętania lub wpisywania. Może to być pewna liczba liter lub cyfr lub pewien zakres dopuszczalnych wartości.
- Wielkość klucza podstawowego ma wpływ na szybkość operacji w bazie danych. Przy tworzeniu pola klucza podstawowego można ustawić właściwość ograniczania wielkości pól. W celu lepszego przetwarzania bazy danych należy użyć najmniejszej wielkości, pasującej do wartości, które mają być przechowywane w tym polu. Informacje na temat ograniczania wielkości pola podano w rozdziale 8, "Zmiana i dostosowywanie tabel do potrzeb użytkownika" w paragrafie "Ograniczanie wielkości pól".

Wprowadzanie klucza podstawowego tabeli "Produkty" (przykład).
Klucz podstawowy tabeli "Produkty" bazy Northwind zawiera numery identyfikacyjne produktów. Ponieważ każdy numer identyfikuje inny produkt, nie należy mieć dwóch produktów z tym samym numerem.

Rys. nr 16.
Przedstawia tabelę "Produkty" w oknie "Tabela: Produkty", która obejmuje dane: "Nr produktu", "Nazwa produktu" oraz "Stan magazynu". Każdy produkt ma inny numer identyfikacyjny, stanowiący klucz podstawowy. Żadne numery produktów nie są takie same. Natomiast inne pola tej tabeli mogą zawierać powtarzające się wartości, np. dane w polu "Stan magazynu".

W niektórych przypadkach może być potrzebne skorzystanie z dwóch lub więcej pól, które łącznie utworzą klucz podstawowy tabeli. Na przykład w tabeli "Opisy zamówień" w bazie danych Northwind, klucz podstawowy tworzą dwa pola: "Nr zamówienia" i "Nr produktu". W następnym kroku, zostanie to dokładnie wyjaśnione.


Określanie relacji.


Teraz, gdy dane zostały już podzielone na tabele, trzeba określić sposób ich udostępniania w wymaganej postaci przez program Microsoft Access. Przykładowy formularz zawiera dane pochodzące z różnych tabel.

Rys. nr 17.
Przedstawia okno programu Microsoft Access o nazwie "Zamówienia", w którym dane dotyczące:
- "Rachunku dla:" pochodzą z tabeli "Klienci".
- "Sprzedawca:" pochodzą z tabeli "Zamówienia".
- "Nr zamówienia:", "Data zamówienia:", "Data wymagana:" oraz "Data wysyłki:" - z tabeli "Pracownicy".
- "Nr produktu" oraz "Produkt" - z tabeli "Produkty".
- "Cena", "Ilość" oraz "Rabat" - z tabeli "Opisy zamówień".

Program Microsoft Access to system zarządzania "relacyjnymi" bazami danych. Oznacza to, że powiązane za sobą dane przechowuje się w oddzielnych tabelach. Należy zdefiniować relacje pomiędzy tabelami, a program Microsoft Access na podstawie tych relacji, znajduje powiązane informacje przechowywane w takiej bazie danych.
Na przykład załóżmy, że należy zatelefonować do pracownika z pytaniem o wielkość sprzedaży, dokonanej przez niego. Numery telefonów sprzedawców znajdują się w tabeli "Pracownicy", informacje o sprzedaży - w tabeli "Zamówienia". Po wskazaniu właściwej transakcji sprzedaży, można zażądać wyszukania numeru telefonu na podstawie relacji, istniejącej między tabelami. Jest to możliwe dlatego, że pole "Nr pracownika", będące kluczem podstawowym tabeli "Pracownicy", jest także polem w tabeli "Zamówienia". W terminologii baz danych pole "Nr pracownika" w tabeli "Zamówienia" nazywa się "kluczem zewnętrznym" (ang. foreign key), ponieważ jest to klucz podstawowy innej tabeli.

Rys. nr 18.
Przedstawia nagłówki tabel "Pracownicy" i "Zamówienia". Tabela "Pracownicy" zawiera pola: "Nr pracownika" (klucz podstawowy), "Nazwisko", "Imię" oraz "Tytuł". Natomiast tabela "Zamówienia" - pola: "Nr zamówienia", "Kod klienta", "Nr pracownika" (klucz zewnętrzny) oraz "Nazwa odbiorcy". Pole "Nr pracownika" pojawia się zatem w obu tabelach.

Tak więc, aby ustalić relację pomiędzy tabelami - "Tabelą A" i "Tabelą B" - należy dodać klucz podstawowy pierwszej z tabel do drugiej tabeli tak, aby pojawiał się w obydwu tabelach. Ale jak zdecydować, którego klucza podstawowego trzeba użyć? Aby prawidłowo ustalić relację, trzeba najpierw określić, jaka to jest relacja. Wyróżnia się trzy typy relacji:
- Jeden-do-wielu
- Wiele-do-wielu
- Jeden-do-jednego
W dalszej części tego paragrafu przedstawiono przykład każdego typu relacji i wyjaśniono, jak projektować tabele, aby ich dane były prawidłowo wiązane.

Uwaga:
W paragrafie tym wyjaśniono, jak określać relacje pomiędzy tabelami i jak decydować, które z pól należących do tabel wiążą te relacje. Aby utworzyć relacje, korzysta się z okna Relacje. Więcej informacji podano w rozdziale 7, "Podstawowe informacje o tabelach", w paragrafie "Ustawianie relacji między tabelami".

Tworzenie relacji jeden-do-wielu (przykład).
Relacja jeden-do-wielu jest najczęściej stosowanym typem zależności w relacyjnej bazie danych. Jej cechą jest to, że dla rekordu w "Tabeli A" istnieje więcej niż jeden pasujący rekord w "Tabeli B", ale dla rekordu z "Tabeli B" istnieje "co najwyżej" jeden pasujący rekord w "Tabeli A".
Na przykład tabele "Dostawcy" i "Produkty" w bazie danych Northwind wiąże relacja jeden-do-wielu.

Rys. nr 19.
Przedstawia dwie tabele: "Dostawcy" w oknie "Tabela: Dostawcy" oraz "Produkty" w oknie "Tabela: Produkty". Tabela "Dostawcy" zawiera pola: "Nr dostawcy", "Nazwa firmy", "Przedstawiciel" oraz "Tytuł przedstawiciela". Tabela "Produkty" obejmuje pola: "Nr produktu", "Nazwa produktu", "Stan magazynu" oraz "Nr dostawcy". Tabele potwierdzają, że jeden dostawca może dostarczyć więcej niż jeden produkt. Jednocześnie każdy produkt ma tylko jednego dostawcę.

Aby ustanowić relację dodaje się pole lub pola klucza podstawowego ze strony "jeden" relacji do tabeli po stronie "wiele". W tym przypadku należałoby dodać pole "Nr dostawcy" z tabeli "Dostawcy" do tabeli "Produkty", ponieważ jeden dostawca dostarcza wiele produktów. Program Microsoft Access wykorzystuje numer dostawcy, aby odnaleźć właściwego dostawcę dla każdego produktu.

Tworzenie relacji wiele-do-wielu (przykład).
W relacji wiele-do-wielu rekord w "Tabeli A" ma więcej niż jeden pasujący do niego rekord w "Tabeli B", a dla rekordu z "Tabeli B" istnieje więcej niż jeden pasujący do niego rekord w "Tabeli A". Ten typ relacji wymaga zmian w projekcie bazy danych, zanim będzie można utworzyć tę relację w programie we właściwy sposób.
Aby wykryć relacje wiele-do-wielu pomiędzy tabelami, należy przyglądać się relacji w "obydwu kierunkach". Na przykład, rozważmy relację pomiędzy zamówieniami i produktami w działalności firmy Northwind Traders. Jedno zamówienie może obejmować więcej niż jeden produkt. Tak więc dla każdego rekordu w tabeli "Zamówienia" może istnieć wiele rekordów w tabeli "Produkty". Ale to jeszcze nie wszystko. Każdy produkt może się pojawić w wielu zamówieniach. Tak więc dla każdego rekordu w tabeli "Produkty" może istnieć wiele rekordów w tabeli "Zamówienia".

Rys. nr 20.
Przedstawia dwa zamówienia dla różnych firm, z których wynika, że:
- jedno zamówienie może obejmować wiele produktów.
- każdy produkt może pojawić się w wielu zamówieniach.

Tematy obydwu tabel - zamówienia i produkty - wiąże relacja wiele-do-wielu. Przedstawia to problem w projektowaniu bazy danych. Aby go zrozumieć, trzeba sobie wyobrazić, co by się stało, jeśli podjęto by próbę ustanowienia relacji pomiędzy dwoma tabelami dodając pole "Nr produktu" do tabeli "Zamówienia". Aby mieć więcej niż jeden produkt przypadający na jedno zamówienie, trzeba mieć więcej niż jeden rekord w tabeli "Zamówienia" przypadający na jedno zamówienie. Informacja o zamówieniach będzie się zatem powtarzać dla każdego rekordu, który odnosi się do pojedynczego zamówienia -jest to więc niezbyt wydajny projekt, prowadzący do niedokładnych danych. Ten sam problem pojawia się wtedy, gdy dla każdego produktu w tabeli "Produkty" istnieje więcej niż jeden rekord. Jak rozwiązać ten problem?
W tym celu należy utworzyć trzecią tabelę rozbijającą zależność wiele-do-wielu na dwie zależności jeden-do-wielu. Klucz podstawowy z każdej z tabel umieszcza się w trzeciej.

Rys. nr 21.
Przedstawia tabelę "Opisy zamówień" w oknie "Tabela: Opisy zamówień", która obejmuje pola:
- "Nr zamówienia" - klucz podstawowy z tabeli "Zamówienia".
- "Nr produktu" - klucz podstawowy z tabeli "Produkty".
- "Cena jednostkowa", "Ilość" oraz "Rabat" - dane, które dotyczą zarówno zamówienia jak i produktu.

Każdy rekord z tabeli "Opisy zamówień" przedstawia jeden wiersz pozycji dla każdego zamówienia. Klucz podstawowy tej tabeli składa się z dwóch pól kluczy podstawowych z tabel "Zamówienia" i "Produkty". Samo pole "Nr zamówienia" nie może być kluczem podstawowym dla tej tabeli, ponieważ jedno zamówienie ma wiele wierszy pozycji. "Nr zamówienia" powtarza się dla każdego wiersza pozycji zamówienia, tak więc pole to nie zawiera unikatowej wartości. Samo pole "Nr produktu" również nie może nim być, ponieważ jeden produkt może się pojawić w wielu zamówieniach. Ale "razem" te dwa pola zawsze tworzą wartość unikatową dla każdego rekordu.
W bazie danych Northwind tabele "Zamówienia" i "Produkty" nie są ze sobą bezpośrednio powiązane. Są jednak powiązane pośrednio poprzez tabelę "Opisy zamówień". Relacja wiele-do-wielu pomiędzy zamówieniami i produktami jest przedstawiana w bazie danych za pomocą dwóch zależności jeden-do-wielu.
1. Tabele "Zamówienia" i "Opisy zamówień" wiąże zależność jeden-do-wielu. Każdemu zamówieniu odpowiada więcej niż jeden wiersz pozycji, ale każdy wiersz pozycji jest połączony tylko z jednym zamówieniem.
2. Tabele "Produkty" i "Opisy zamówień" wiąże zależność jeden-do-wielu. Każdemu produktowi odpowiada wiele wierszy pozycji, ale każdy wiersz pozycji jest połączony tylko z jednym produktem.

Tworzenie relacji jeden-do-jednego (przykład).
W relacji jeden-do jednego rekord w "Tabeli A" ma nie więcej niż jeden pasujący do niego rekord w "Tabeli B", a rekord z "Tabeli B" ma nie więcej niż jeden pasujący do niego rekord w Tabeli A. Ten typ zależności jest dość niezwykły i może wymagać pewnych zmian w projekcie bazy danych.
Relacja jeden-do-jednego jest nietypowa, ponieważ w większości przypadków informacje w obydwu tabelach mogą być połączone w jedną tabelę. Załóżmy na przykład, że utworzono tabelę "Tenisiści", aby śledzić informacje o imprezach ping-pongowych, których celem jest zbieranie funduszy, organizowanych w firmie Northwind Traders. Ponieważ wszyscy gracze są pracownikami firmy Northwind Traders, to tabelę tę wiąże zależność jeden-do jeden z tabelą "Pracownicy" w bazie danych firmy Northwind.

Rys. nr 22.
Przedstawia dwie tabele: "Pracownicy" w oknie "Tabela: Pracownicy" oraz "Tenisiści" w oknie "Tabela: Tenisiści". Tabela "Pracownicy" zawiera pola: "Nr pracownika", "Nazwisko", "Imię", "Tytuł" oraz "Data urodzenia". Tabela "Tenisiści" - pola: "Nr pracownika", "Przydomek", "Proponowana data", "Poziom umiejętności" oraz "Kaucja". Każdego tenisisty dotyczy odpowiedni rekord w tabeli "Pracownicy". Natomiast wartości w polu "Nr pracownika" w tabeli "Tenisiści" są podzbiorem pól "Nr pracownika" w tabeli "Pracownicy".

Wszystkie pola z tabeli "Tenisiści" można dodać do tabeli "Pracownicy". Ale tabela "Tenisiści" dotyczy tylko jednej imprezy, a informacje te nie będą potrzebne po jej zakończeniu. A oprócz tego nie wszyscy pracownicy grają w ping-ponga, więc jeśliby pola te znajdowały się w tabeli "Pracownicy", to byłyby puste dla wielu rekordów. Warto zatem utworzyć oddzielną tabelę.
Jeśli w bazie danych pojawia się potrzeba zależności jeden-do-jednego, należy rozważyć, czy nie lepiej połączyć informacje w jednej tabeli. Jeśli istnieją powody uniemożliwiające to, relację taką ustanawia się następująco:
- Jeśli dwie tabele mają ten sam temat, to można prawdopodobnie ustanowić relację korzystając z tych samych pól kluczy podstawowych w obydwu tabelach.
- Jeśli dwie tabele mają różne tematy z różnymi polami kluczy podstawowych, to należy wybrać jedną z tabel (którąkolwiek) i wstawić jej pole klucza podstawowego do innej tabeli jako klucz zewnętrzny.


Ulepszanie projektu.


Gdy istnieją już tabele, pola i niezbędne relacje, należy przyjrzeć się projektowi i wykryć wszelkie usterki, które mogły w nim pozostać.
Należy utworzyć tabele, podać relacje między tabelami i wprowadzić kilka rekordów danych do każdej tabeli. Trzeba sprawdzić, czy daje się wykorzystywać bazę danych do uzyskiwania odpowiedzi na pytania. Należy utworzyć szkice własnych formularzy i raportów i sprawdzić, czy pokazują oczekiwane dane. Należy wykryć zbędne powtórzenia danych i wyeliminować je.
Po wstępnym wypróbowaniu bazy danych, z pewnością okaże się, że jest co ulepszać. A oto kilka rzeczy, które należy sprawdzić:
- Czy nie zapomniano o żadnym polu? Czy jakieś potrzebne informacje zostały pominięte? Jeśli tak, to czy należą one do istniejących tabel? Jeśli są to informacje jeszcze o czymś innym, może się okazać, że konieczne jest utworzenie kolejnej tabeli.
- Czy wybrano dobry klucz podstawowy dla każdej tabeli? Jeśli jest on wykorzystywany do wyszukiwania rekordów, to czy łatwo go zapamiętać i wpisywać? Trzeba się upewnić, że nie można wprowadzić wartości do pola klucza podstawowego, która powtarza inną wartość w tym polu.
- Czy do jakiejś tabeli trzeba wprowadzać powtarzające się informacje? Jeśli tak, to prawdopodobnie potrzebny będzie podział tabeli na dwie tabele z relacją jeden-do-wielu.
- Czy są tabele z wieloma polami, ograniczoną liczbą rekordów i wieloma pustymi polami w poszczególnych rekordach? Jeśli tak, to trzeba pomyśleć o przeprojektowaniu tabeli tak, by miała mniej pól i więcej rekordów.

Informacje dodatkowe.
Informacje o tym, jak projektować tabele lub optymalizować własną bazę danych podano w rozdziale 7, "Podstawowe informacje o tabelach", i w rozdziale 8, "Zmiany i dostosowanie tabel do potrzeb użytkownika". Można je również uzyskać w Pomocy wyszukując temat "tables".

Ulepszanie tabeli "Produkty" (przykład).
Każdy produkt w ofercie firmy Northwind Traders należy do pewnej ogólnej kategorii, jak na przykład "Napoje", "Przyprawy" i "Ryby". Do tabeli "Produkty" można by dołączyć pole pokazujące kategorię każdego produktu.

Rys. nr 23.
Przedstawia tabelę "Produkty" w oknie "Tabela: Produkty", która zawiera pola: "Nr produktu", "Nazwa produktu", "Stan magazynu" oraz "Nazwa kategorii". Każdy produkt ma określoną kategorię (np. "Napoje", "Słodycze", "Bakalie").

Załóżmy, że w wyniku testowania i ulepszania bazy danych zdecydowano, iż opis kategorii będzie przechowywany wraz z jej nazwą. Jeśli pole "Opis kategorii" zostanie dodane do tabeli "Produkty", trzeba będzie powtórzyć opis danej kategorii dla każdego produktu, który do niej pasuje. Nie jest to zatem dobre rozwiązanie.
Lepszym rozwiązaniem jest potraktowanie kategorii jako nowego tematu w bazie danych, z własną tabelą i kluczem podstawowym. Można wtedy będzie dodać klucz podstawowy z tabeli "Kategorie" do tabeli "Produkty" jako klucz zewnętrzny.

Rys. nr 24.
Przedstawia dwie tabele: "Kategorie" w oknie "Tabela: Kategorie" oraz "Produkty" w oknie "Tabela: Produkty". Tabela "Kategorie" zawiera pola: "Nr kategorii" (klucz podstawowy), "Nazwa kategorii" oraz "Opis". Natomiast tabela "Produkty" obejmuje pola: "Nr produktu", "Nazwa produktu" "Stan magazynu" oraz "Nr kategorii" (klucz zewnętrzny).

Tabele "Kategorie" i "Produkty" powiązane są relacją jeden-do-wielu: w jednej kategorii może się znajdować wiele produktów, ale konkretny produkt może należeć tylko do jednej kategorii.


Przykładowe diagramy baz danych.


Prezentowane w tym paragrafie diagramy baz danych mogą pomóc w znalezieniu rozwiązania dotyczącego projektu własnej bazy danych. (Program Microsoft Access nie zawiera tych baz danych.)
Relacje pomiędzy tabelami w bazie danych wyświetla się wybierając z menu "Edycja" polecenie "Relacje". Więcej informacji na temat tworzenia i modyfikowania relacji podano w rozdziale 7, "Podstawowe informacje o tabelach".

Baza danych umówionych spotkań.
W strukturze tej bazy danych przechowuje się terminy umówionych spotkań dla biura. Strukturę tę łatwo można dostosować do potrzeb gabinetów lekarskich, stomatologicznych, prawniczych oraz biur księgowych. Warte zauważenia jest to, że wielopolowy klucz podstawowy tabeli "Spotkania" jest złożony z dwu pól ("Nr klienta" i "Data/godzina rozpoczęcia"), aby można było jednoznacznie oznaczyć każde spotkanie.

Rys. nr 25.
Przedstawia okno "Relacje", które obejmuje trzy tabele: "Klienci", "Pracownicy" oraz "Spotkania". Każda tabela posiada listę pól. Na rysunku pokazano relacje:
- pola "Kod klienta" w tabeli "Klienci" z polem "Kod klienta" w tabeli "Spotkania" za pomocą symboli: jeden i "ósemki w poziomie".
- pola "Preferowany prac." w tabeli "Klienci" z polem "Nr pracownika" w tabeli "Pracownicy", a te zaś z polem "Nr pracownika" w tabeli "Spotkania" - relacje za pomocą symboli: "ósemki w poziomie" i jeden.

Baza danych pracowników.
W strukturze tej bazy danych przechowuje się informacje kadrowe. W tabeli "Historia pracy" zawarte są informacje o każdym zwolnieniu lub awansie, tabela ta może więc składać się z wielu rekordów dla każdego pracownika.

Rys. nr 26.
Przedstawia okno "Relacje", które obejmuje cztery tabele: "Pracownicy", "Historia pracy", "Stanowiska" oraz "Działy". Każda tabela posiada listę pól. Na rysunku pokazano relacje:
- pola "Nr pracownika" w tabeli "Pracownicy" z polem "Nr pracownika" w tabeli "Historia pracy" za pomocą symboli: jeden i "ósemki w poziomie".
- pola "Nr stanowiska" w tabeli "Historia pracy" z polem "Nr stanowiska" w tabeli "Stanowiska" za pomocą symboli: "ósemki w poziomie" i jeden.
- pola "Nr działu" w tabeli "Historia pracy" z polem "Nr działu" w tabeli "Działy" za pomocą symboli: "ósemki w poziomie" i jeden.
- pola "Nr pracownika" w tabeli "Pracownicy" z polem "Nr kierownika" w tabeli "Działy" za pomocą symbolu jeden.

Baza danych biblioteki.
W tej bazie danych przechowuje się dane o książkach w bibliotece i wypożyczeniach dla stałych klientów. Warto zwrócić uwagę na relacje wiele-do-wielu pomiędzy tabelami "Książki" i "Autorzy" oraz pomiędzy tabelami "Książki" i "Tematy".

Rys. nr 27.
Przedstawia okno "Relacje", które obejmuje dziewięć tabel: "Książki/autorzy", "Książki", "Egzemplarze", "Wypożyczenia", "Czytelnicy", "Książki/tematy", "Autorzy", "Wydawcy" oraz "Tematy". Każda tabela posiada listę pól. Na rysunku pokazano relacje:
- pola "ISBN" w tabeli "Książki/autorzy" z polem "ISBN" w tabeli "Książki", te zaś z polem "ISBN" w tabeli "Egzemplarze", te zaś z polem "ISBN" w tabeli "Wypożyczenia" - za pomocą symboli: jeden i "ósemki w poziomie".
- pola "ISBN" w tabeli "Książki" z polem "ISBN" w tabeli "Książki/tematy" za pomocą symboli: jeden i "ósemki w poziomie".
- pola "Nr autora" w tabeli "Książki/autorzy" z polem "Nr autora" w tabeli "Autorzy" za pomocą symboli: "ósemki w poziomie" i jeden.
- pola "Nr wydawcy" w tabeli "Książki" z polem "Nr wydawcy" w tabeli "Wydawcy" za pomocą symboli: "ósemki w poziomie" i jeden.
- pola "Nr egzemplarza" w tabeli "Egzemplarze" z polem "Nr egzemplarza" w tabeli "Wypożyczenia" za pomocą symboli: jeden i "ósemki w poziomie".
- pola "Nr tematu" w tabeli "Książki/tematy" z polem "Nr tematu" w tabeli "Tematy" za pomocą symboli: "ósemki w poziomie" i jeden.


Zalecana literatura na temat projektowania baz danych.


Więcej o projektowaniu baz danych można dowiedzieć się z następujących książek:
- Date, C. J. "An Introduction to Database Systems". 5th ed. Vol.1. Reading: Addison-Wesley Publishing Co.,1990.
- Kroenke, David i Kathleen Dolan. "Database Processing: Fundamentals, Design, and lmplementation". Chicago: Science Research Associates, 1988.
- Pascal, Fabian. "SQL and Relational Basics". Redwood City: M&T Books, 1990.
- Ullman, Jeffrey D. "Systemy baz danych", WNT 1988.
- Viescas, John L. "Running Microsoft Access". Redmond: Microsoft Press,1993.


Rozdział 3.
Rozpoczynanie pracy oraz zarządzanie obiektami bazy danych.


Baza danych programu Microsoft Access składa się z różnych obiektów: tabel, zapytań, formularzy, raportów, makr i modułów. Obiekty te są wymienione w oknie bazy danych, w którym tworzy się i otwiera obiekty oraz nimi zarządza.
W rozdziale tym wyjaśniono, jak rozpocząć pracę w programie Microsoft Access i jak korzystać z okna bazy danych. Omówiono także, jak tworzy się kopię zapasową bazy danych i realizuje inne zadania administracyjne.
Spis treści rozdziału:
1. Rozpoczynanie i kończenie pracy w programie Microsoft Access.
2. Tworzenie i otwieranie bazy danych.
- Otwieranie bazy danych w środowisku wielodostępnym.
3. Wykorzystywanie okna bazy danych.
4. Kopiowanie, zmiany nazw oraz usuwanie obiektów bazy danych.
5. Drukowanie.
- Korzystanie z podglądu wydruku.
- Zmiana opcji ustawienia drukarki.
- Drukowanie arkuszy danych, formularzy, raportów i modułów.
- Drukowanie definicji obiektu bazy danych.
6. Korzystanie z dodatków rozszerzających.
7. Wykonywanie kopii zapasowych bazy danych.
8. Defragmentacja plików bazy danych.
9. Szyfrowanie bazy danych.
10. Odtwarzanie zniszczonej bazy danych.
- Odtwarzanie po wystąpieniu błędu dysku twardego.
- Odtwarzanie w przypadku, gdy baza danych grupy roboczej nie nadaje się do użytku.


Rozpoczynanie i kończenie pracy w programie Microsoft Access.


Podczas instalacji programu Microsoft Access program instalacyjny tworzy grupę programów Microsoft Access w "Menedżerze programów" Windows.
Sposób rozpoczynania pracy w programie Microsoft Access można dostosować do swoich potrzeb ustawiając odpowiednie opcje w wierszu poleceń dla ikony programu Microsoft Access. Na przykład w programie można automatycznie otwierać wybraną bazę danych lub uruchamiać podane makro.

Aby rozpocząć pracę w programie Microsoft Access:
1. Otwórz w "Menedżerze programów" grupę programów zawierającą ikonę programu Microsoft Access.
2. Dwukrotnie kliknij ikonę programu Microsoft Access. Program Microsoft Access rozpoczyna działanie i na ekranie pojawia się okno uruchomieniowe. Od tego momentu można tworzyć lub otwierać bazę danych albo wykonywać zadania administracyjne w bazie danych.

Uwaga:
Jeśli ustalone są pewne grupy robocze i administrator systemu wprowadził zabezpieczenia, przy każdym rozpoczynaniu pracy w programie Microsoft Access pojawia się pytanie o nazwę użytkownika oraz hasło. Po wprowadzeniu nazwy użytkownika i hasła przydzielane są prawa dostępu do obiektów w zabezpieczonych bazach danych.

Aby dodać opcje uruchomieniowe do wiersza polecenia programu Microsoft Access:
1. W "Menedżerze programów" kliknij ikonę programu Microsoft Access.
2. Z menu "Plik" wybierz polecenie "Właściwości". W programie "Menedżer programów" zostanie wyświetlone pole dialogowe "Właściwości elementu grupy".
3. Dodaj żądane opcje do wiersza polecenia (wykaz opcji w poniższej tabeli).

Tabela
Opcja, Powoduje;

nazwa pliku bazy danych, (Otwieranie określonej bazy danych. Nazwa wybranego pliku może zawierać także nazwę ścieżki i stacji dysków);
/Excl, (Otwieranie określonej bazy danych do wyłącznego dostępu. Aby baza danych do mogła być wspólnie użytkowana w środowisku wielodostępnym, należy wprowadzić nazwę pliku bez tej opcji);
/Ro, Otwieranie określonej bazy danych tylko do czytania;
/User nazwa użytkownika, Rozpoczynanie pracy w programie Microsoft Access z podaną nazwą użytkownika;
/Pwd haslo, Rozpoczynanie pracy w programie Microsoft Access z określonym hasłem;
/Ini nazwa pliku inicjującego, Rozpoczynanie pracy w programie Microsoft Access z opcjami z podanego pliku zamiast ze standardowego pliku "Msacc20.ini". Plik inicjujący musi mieć tę samą zawartość co standardowy plik "Msacc20.ini";
/Compact [nazwa pliku docelowego], (Upakowanie bazy danych podanej przed opcją "/Compact", a następnie natychmiastowe zamknięcie programu Microsoft Access. Jeśli nazwa pliku docelowego została podana, to baza danych podana przed opcją "/Compact" zostanie upakowana w pliku docelowym);
/Convert nazwa pliku docelowego, (Przekształcenie bazy danych w wersji 1.0 do formatu bazy danych w wersji 2.0, a następnie natychmiastowe zamknięcie programu Microsoft Access. Trzeba określić zarówno nazwę pliku źródłowego 1.x przed opcją "/Convert" i nazwę pliku docelowego, następującą po opcji);
/Repair, (Odtworzenie zniszczonej bazy danych, a następnie niezwłoczne zamknięcie programu Microsoft Access);
/X makro, (Rozpoczęcie pracy w programie Microsoft Access i uruchomienie podanego makra. Można także uruchomić makro podczas otwierania bazy danych, tworząc makro AutoExec.);
/Cmd Command-wartość, (W wierszu polecenia jako następna występuje wartość, która zostanie zwrócona przez funkcję Command Access Basic. Opcja ta musi występować jako ostatnia w wierszu polecenia. Zamiast /Cmd można użyć średnika (;).

Aby zakończyć pracę w programie Microsoft Access:
- Z menu "Plik" wybierz polecenie "Koniec".


Tworzenie i otwieranie bazy danych.


Podczas uruchamiania programu Microsoft Access żadna baza danych nie jest otwarta. Można więc albo utworzyć nową bazę danych zawierającą dane i inne obiekty, albo otworzyć już istniejącą bazę. Na przykład, można otworzyć przykładową bazę danych Northwind ("Nwind.mdb"). Przy tworzeniu lub otwieraniu określonej bazy danych w programie Microsoft Access, wyświetla się okno bazy danych, jako kontener dla obiektów przechowywanych w tej bazie.

Rys. nr 28.
Przedstawia okno programu Microsoft Access, na wierzchu którego znajduje się drugie okno "Baza danych: Nwind". Ostatnie okno zawiera:
- pasek tytułu o nazwie "Baza danych: Nwind" wraz z przyciskiem "Zamknij" (z lewej strony).
- pasek z trzema przyciskami: "Nowy", "Otwórz" oraz "Projekt".
- sześć przycisków bazy danych: "Tabela", "Zapytanie", "Formularz", "Raport", "Makro" oraz "Moduł".
- okno obiektu bazy danych "Tabele" - wyświetlające obiekty, które zawiera ta baza danych: "Dostawcy", "Kategorie", "Klienci", "Opisy zamówień", "Pracownicy", "Produkty", "Spedytorzy" oraz "Zamówienia".

Aby utworzyć nową bazę danych:
1. W oknie uruchomieniowym programu Microsoft Access wybierz z menu "Plik" polecenie "Nowa baza danych" (albo kliknij przycisk "Nowa baza danych" na pasku narzędzi).
2. W polu "Nazwa pliku" wpisz nazwę pliku nowej bazy danych, a następnie wybierz przycisk "OK".

Aby otworzyć istniejącą bazę danych:
1. W oknie uruchomieniowym programu Microsoft Access z menu "Plik" wybierz polecenie "Otwórz bazę danych" (albo kliknij w przycisk "Otwórz bazę danych" na pasku narzędzi).
2. W polu "Nazwa pliku" wpisz nazwę pliku (".mdb") bazy danych, który ma być otwarty, a następnie wybierz przycisk "OK". Zostanie otwarta baza danych i w oknie bazy danych zostaną wyświetlone zawarte w niej obiekty.


Otwieranie bazy danych w środowisku wielodostępnym.


Otwierając bazę danych określa się, czy dostęp do bazy danych ma być wyłącznie dla jednego użytkownika, czy baza danych może być wspólnie użytkowana przez wielu użytkowników. Jeśli otwiera się do wyłącznego użytku bazę danych, z której już ktoś inny korzysta, lub jeśli próbuje się otworzyć bazę danych, którą ktoś inny otworzył do wyłącznego użytku, pojawia się odpowiedni komunikat.

Aby otworzyć bazę danych dostępną dla wielu użytkowników:
1. Podłącz się do serwera sieciowego zawierającego bazę danych.
2. W oknie programu Microsoft Access lub w oknie bazy danych wybierz z menu "Plik" polecenie "Otwórz bazę danych" (albo kliknij przycisk "Otwórz bazę danych" na pasku narzędzi).
3. W polu "Stacje dysków" zaznacz sieciową stację dysków, w której znajduje się plik.

Rys. nr 29.
Przedstawia okno dialogowe "Otwórz bazę danych", w którym wskazano na pole wyboru "Wyłączność" (tutaj bez zaznaczenia).

4. Upewnij się, że nie zostało zaznaczone pole wyboru "Wyłączność". (Po otwarciu bazy danych, dla której pole wyboru "Wyłączność" jest zaznaczone, nikt inny nie może jej otworzyć.)
5. W polu "Nazwa pliku" wpisz nazwę pliku (".mdb") bazy danych, która ma być otwarta, a następnie wybierz przycisk "OK". Zostanie otwarta baza danych dostępna dla wielu użytkowników.

Wskazówka:
Aby nie można było otwierać bazy danych na zasadzie wyłączności, należy wybrać z menu "Widok" polecenie "Opcje", następnie zaznaczyć kategorię "Wielodostęp/ODBC" i ustawić opcję "Domyślny tryb otwierania baz danych" na "Współużytkowany". Więcej informacji można uzyskać wyszukując w Pomocy temat "Options command".

Jeśli wiadomo, że baza danych nie będzie zmieniona, to można spowodować szybsze działanie programu otwierając bazę danych z dostępem "tylko-do-odczytu" (trzeba zaznaczyć pole wyboru "Tylko-do-odczytu"). Ponadto, jeśli otwiera się bazę danych "tylko-do-odczytu", to jednoczesne zaznaczenie pola "Wyłączność" nie przeszkodzi innym użytkownikom w otwarciu bazy danych, natomiast zagwarantuje to, że otworzą ją również z dostępem "tylko-do-odczytu".
W tabeli pokazano, jak kombinacja pól "Wyłączność" i "Tylko-do-odczytu" wpływa na dostęp do wspólnych zasobów.

Tabela
Tylko-do-odczytu, Wyłączność, Wynik;

Nie, Tak, (Bazę danych można otworzyć i zmieniać. Inni użytkownicy nie mogą jej otworzyć);
Nie, Nie, (Bazę danych można otworzyć i zmieniać, w czasie, gdy inni użytkownicy wprowadzają w niej zmiany. Wykonanie wszelkich operacji może być wolniejsze);
Tak, Nie, (Dane można oglądać, ale bazy danych nie można zmieniać. Inni użytkownicy mogą ją otwierać i zmieniać);
Tak, Tak, (Dane można oglądać, ale bazy danych nie można zmieniać. Inni użytkownicy mogą ją także otwierać, ale nie zmieniać. Baza dobrze działa w środowisku wielodostępnym).


Wykorzystywanie okna bazy danych.


W oknie bazy danych wyświetlane są wszystkie obiekty użytkownika: tabele, zapytania, formularze, raporty, makra i moduły. Z okna bazy danych można tworzyć nowe obiekty lub otwierać obiekty już istniejące.

Aby utworzyć nowy obiekt:
1. W oknie bazy danych zaznacz typ obiektu, jaki chcesz utworzyć.

Rys. nr 30.
Przedstawia okno "Baza danych: Handel", które zawiera:
- pasek tytułu wraz z przyciskiem "Zamknij" (z lewej strony).
- pasek z trzema przyciskami: "Nowy" (wybrany), "Otwórz" oraz "Projekt".
- sześć przycisków bazy danych: "Tabela" (wybrany), "Zapytanie", "Formularz", "Raport", "Makro" oraz "Moduł". Kliknij jeden z przycisków, aby zaznaczyć potrzebny obiekt bazy danych.
- okno bazy danych "Tabele" z pustym polem edycji.

2. Wybierz przycisk "Nowy".
Jeśli tworzy się tabelę, zapytanie, formularz lub raport, wyświetlane jest pole dialogowe, w którym można wybrać tworzenie obiektu samodzielnie lub za pomocą któregoś z kreatorów. Kreatory są pomocne w tworzeniu nowych obiektów. Więcej informacji na temat kreatorów i projektowania każdego z typów obiektów podano w podrozdziałach dotyczących podstawowych informacji na temat obiektów w dalszej części tego podręcznika.

Aby otworzyć obiekt:
1. W oknie bazy danych kliknij przycisk typu obiektu, który ma zostać otwarty.
2. Dwukrotnie kliknij obiekt, który ma być otwarty.

Rys. nr 31.
Przedstawia okno "Baza danych: Nwind", które zawiera:
- pasek tytułu wraz z przyciskiem "Zamknij".
- pasek z trzema przyciskami: "Nowy", "Otwórz" oraz "Projekt".
- sześć przycisków bazy danych: "Tabela", "Zapytanie", "Formularz", "Raport", "Makro" oraz "Moduł".
- otwarte okno bazy danych "Tabele" wraz z wykazem obiektów: "Dostawcy", "Kategorie", "Klienci", "Opisy zamówień", "Pracownicy", "Produkty", "Spedytorzy" oraz "Zamówienia". Aby otworzyć któryś z obiektów, należy dwukrotnie kliknąć ten obiekt w oknie bazy danych.


Kopiowanie, zmiany nazw oraz usuwanie obiektów bazy danych.


Z okna bazy danych można kopiować obiekty wewnątrz tej samej bazy danych lub do innej bazy. Można także zmieniać ich nazwy lub usuwać je z otwartej bazy danych.

Aby skopiować obiekt:
1. W oknie bazy danych zaznacz obiekt do skopiowania.
2. Z menu "Edycja" wybierz polecenie "Kopiuj" (lub naciśnij klawisze [Ctrl+C]).
3. Jeśli obiekt ma być skopiowany do innej bazy danych, otwórz bazę danych przeznaczenia (z menu "Plik" wybierz polecenie "Otwórz bazę danych" i wskaż bazę danych).
4. Z menu "Edycja" wybierz polecenie "Wklej" (lub naciśnij klawisze [Ctrl+V]). Na ekranie pojawi się pole dialogowe "Wklej jako".
Kopiując tabelę ma się do wyboru kilka opcji wklejania. Aby wkleić tabelę i zawarte w niej dane, trzeba wybrać opcję "Struktura i dane". Aby wkleić tabelę bez rekordów, należy wybrać opcję "Tylko struktura". Aby dołączyć rekordy z kopiowanej tabeli do tabeli już istniejącej, należy wybrać opcję "Dołącz dane do istniejącej tabeli".
5. Wpisz nazwę nowego obiektu, a następnie wybierz przycisk "OK".

Wskazówka:
Łatwiej kopiuje się kilka obiektów z jednej bazy danych do innej za pomocą polecenia "Importuj". Więcej informacji można znaleźć w rozdziale 9, "Importowanie, eksportowanie oraz załączanie".

Aby zmienić nazwę obiektu:
1. W oknie bazy danych zaznacz obiekt, którego nazwa ma być zmieniona.
2. Z menu "Plik" wybierz polecenie "Zmień nazwę".
3. Wpisz nową nazwę obiektu, a następnie wybierz przycisk "OK".

Ważne:
Jeśli zmieni się nazwę tabeli lub zapytania po utworzeniu na jego podstawie formularza, to formularz ten nie będzie działał poprawnie, dopóki nie zmieni się dla formularza także właściwości "Źródło rekordów" nadając jej jako wartość nową nazwę tabeli lub zapytania. (Ma to miejsce także w przypadku raportów.) Ponadto, jeśli zmienia się nazwę obiektu, to wszystkie wyrażenia, które się do niego odnoszą, także już nie działają. Zanim więc zmieni się nazwę obiektu, należy wziąć pod uwagę inne obiekty odwołujące się do niego.

Aby usunąć obiekt:
1. W oknie bazy danych zaznacz obiekt, który ma być usunięty.
2. Z menu "Edycja" wybierz polecenie "Usuń".


Drukowanie.


W paragrafie tym opisano drukowanie i podano procedury i opcje drukowania. Można drukować następujące elementy:
- Arkusze danych. Można wydrukować "arkusz danych" - dane pojawiające się w postaci wierszy i kolumn w tabeli, zapytaniu lub formularzu w widoku arkusza danych razem z nagłówkami kolumn i ramkami.
- Formularze. Można wydrukować dane pojawiające się w formularzu razem z etykietami i innymi elementami sterującymi wyświetlanymi w widoku formularza. Dodatkowe informacje o tworzeniu formularzy można znaleźć w rozdziale 14, "Podstawowe informacje o formularzach".
- Raporty. Najlepszym i najłatwiej dającym się przystosowywać sposobem drukowania danych jest użycie raportu. Informacje na temat tworzenia, przeglądania i drukowania raportów można znaleźć w rozdziale 20, "Podstawowe informacje o raportach".
- Definicje obiektów. Można wydrukować definicje tabel, zapytań, formularzy, raportów i makr. Na przykład można wydrukować nazwy pól i ustawienia właściwości dla zapytania albo akcje i argumenty makra. Korzystając z polecenia "Dokumentator bazy danych" można także wydrukować definicję całej bazy danych. Informacje na ten temat podano w paragrafie "Korzystanie z dodatków rozszerzających" w dalszej części tego rozdziału.
- Ustawienia zabezpieczenia. Można wydrukować listę grup i użytkowników grupy roboczej za pomocą polecenia "Drukuj informacje o zabezpieczeniach" z menu "Zabezpieczenia". Więcej informacji na temat można uzyskać w Pomocy wyszukując temat "Print Security command".
- Moduły języka Access Basic. Można wydrukować kod instrukcji języka Access Basic zawarty w modułach. Informacje na temat tworzenia i drukowania modułów podano w rozdziale 3, "Wprowadzenie do języka Access Basic", w podręczniku "Tworzenie aplikacji Microsoft Access".


Korzystanie z podglądu wydruku.


Podgląd wydruku umożliwia obejrzenie arkusza danych, raportu, czy modułu, w takiej postaci, w jakiej pojawi się na wydruku. Można także uzyskać bardziej dokładny wygląd oglądanych danych oglądając części tekstu w powiększeniu. Korzystając z przycisków nawigacyjnych można obejrzeć stronę po stronie lub przenieść się do konkretnie określonej strony.

Aby przejrzeć dane w obiekcie:
1. Otwórz obiekt, który chcesz obejrzeć w podglądzie wydruku.
- lub -
W oknie bazy danych zaznacz obiekt, który chcesz obejrzeć w podglądzie wydruku.
2. Z menu "Plik" wybierz polecenie "Podgląd wydruku" (lub kliknij przycisk "Podgląd wydruku" na pasku narzędzi). Na ekranie pojawi się pierwsza strona dokumentu w oknie podglądu wydruku.

Rys. nr 32.
Przedstawia okno "Tabela: Produkty" z widoczną pierwszą strona dokumentu - po wybraniu polecenia "Podgląd wydruku" z menu "Plik". Dokument jest w postaci tabeli o niewyraźnej czcionce.

Aby zobaczyć powiększenie oglądanych danych:
Tekst z tabeli, zapytania, formularza, raportu czy modułu można przeczytać powiększając go. Po powiększeniu na ekranie pojawiają się paski przewijania, można więc obejrzeć górę, dół lub boki strony.
1. Otwórz tabelę, formularz, raport lub moduł w trybie "Podgląd wydruku".
2. Ustaw wskaźnik na stronie, by jego kształt zmienił się w lupę, i kliknij w tej części strony, która ma być powiększona.
3. Aby powrócić do widoku całej strony, kliknij znowu w dokumencie.

Aby przechodzić pomiędzy stronami:
Korzystając z przycisków nawigacyjnych w podglądzie wydruku można oglądać kolejno strony dokumentu lub przejść do konkretnej strony.
1. Otwórz obiekt w podglądzie wydruku.
2. Kliknij jeden z przycisków nawigacyjnych (w lewym dolnym rogu okna) lub wpisz numer żądanej strony w polu "Numer strony".

Rys. nr 33.
Przedstawia pasek przycisków nawigacyjnych w podglądzie wydruku, który obejmuje:
- przycisk "Pierwsza strona" oznaczony kreską pionową i czarnym trójkątem skierowanym wierzchołkiem w lewo.
- przycisk "Poprzednia strona" oznaczony czarnym trójkątem skierowanym wierzchołkiem w lewo.
- pole edycji "Numer strony". Tutaj należy wpisać numer strony, którą chcesz obejrzeć.
- przycisk "Następna strona" oznaczony czarnym trójkątem skierowanym wierzchołkiem w prawo.
- przycisk "Ostatnia strona" oznaczony czarnym trójkątem skierowanym wierzchołkiem w prawo i pionową kreską.


Zmiana opcji ustawienia drukarki.


W programie Microsoft Access ustawia się kilka opcji drukowania dokumentów. Opcje te można zmieniać przy każdym użyciu polecenia "Drukuj". Na przykład można ustawić marginesy lub wybrać orientację druku "W pionie" lub "W poziomie". Można także wybrać drukarkę inną od przyjętej domyślnie lub zmienić ustawienia programu sterującego drukarki. Przy drukowaniu tabel, zapytań i modułów wykorzystywane są bieżące ustawienia drukarki.
Jeśli zmienia się opcje drukowania dla formularzy i raportów, są one zachowywane z formularzem lub raportem, tak więc nie trzeba ich ustawiać przy każdym drukowaniu. Opcje drukowania dla formularzy i raportów można ustawić za pomocą polecenia "Ustawienie drukarki".

Aby zmienić ustawienia drukarki dla formularzy i raportów:
1. Otwórz formularz lub raport (lub zaznacz go w oknie bazy danych).
2. Z menu "Plik" wybierz polecenie "Ustawienie drukarki". Na ekranie pojawi się pole dialogowe "Ustawienie drukarki".
3. Ustaw odpowiednie opcje drukowania.
4. Wybierz przycisk "Ok".

Informacje dodatkowe.
Więcej informacji na temat ustawień opcji drukarki dla raportów podano w rozdziale 20, "Podstawowe informacje o raportach".


Drukowanie arkuszy danych, formularzy, raportów i modułów.


Można drukować dane z tabel, zapytań, formularzy, raportów lub kody instrukcji z modułów. Można wydrukować aktualnie otwarty obiekt lub dowolny z okna bazy danych.

Aby wydrukować dane z obiektu:
1. Otwórz obiekt (w przypadku tabeli czy zapytania, należy otworzyć go w widoku "Arkusz danych").
- lub -
Zaznacz obiekt w oknie bazy danych.
2. Z menu "Plik" wybierz polecenie "Drukuj" (albo kliknij przycisk "Drukuj" na pasku narzędzi).
3. Wybierz odpowiednie opcje drukowania w polu dialogowym "Drukuj".

Rys. nr 34.
Przedstawia okno dialogowe "Drukuj", w którym wskazano na:
- pole wyboru "Strony", a pod nim dwa pola edycji: "Od:" i "Do:". Aby wydrukować tylko określone strony, należy kliknąć (zaznaczyć) pole wyboru "Strony" i w polach "Od:" i "Do:" wprowadzić żądany zakres.
- przycisk "Ustawienie...". Aby wybrać drukarkę lub ustawić inne opcje drukarki, należy kliknąć ten przycisk.
- pole edycji "Liczba kopii:" oraz pole wyboru "Sortuj kopie" (zaznaczone). Aby wydrukować wiele kopii, ustaw te opcje.

4. Wybierz przycisk "OK".

Wskazówka:
Można zachować wydruk w pliku, aby móc wydrukować go w późniejszym czasie. W tym celu należy zaznaczyć pole wyboru "Drukuj do pliku", następnie wybrać przycisk "OK". W polu dialogowym "Drukuj do pliku" pojawi się pytanie o nazwę pliku wyjściowego. Trzeba pamiętać, że nie można zmieniać pliku, zachowanego w ten sposób. Aby wydrukować plik, trzeba skopiować go do portu własnego komputera (np. LPT 1), korzystając z polecenia "copy" systemu MS-DOS albo polecenia "Kopiuj" "Menedżera plików" Windows.

Aby wydrukować wybrane rekordy w postaci arkusza danych:
1. Zaznacz rekordy do druku w widoku "Formularz" lub "Arkusz danych".
2. Z menu "Plik" wybierz polecenie "Drukuj" (lub kliknij w przycisk "Drukuj" na pasku narzędzi). Na ekranie pojawi się pole dialogowe "Drukuj".
3. W grupie "Zakres wydruku" zaznacz pole wyboru "Wybór".
4. Wybierz przycisk "OK".


Drukowanie definicji obiektu bazy danych.


Korzystając z polecenia "Drukuj" definicję można wydrukować informacje o projekcie podanej tabeli, zapytania, formularza, raportu czy makra. Na przykład można wydrukować listę pól w zapytaniu, elementów sterujących w formularzu lub akcji w makrze.

Aby wydrukować definicje obiektu w bazie danych:
1. Otwórz obiekt w widoku "Projekt" (lub zaznacz obiekt w oknie bazy danych).
2. Z menu "Plik" wybierz polecenie "Drukuj definicję".
3. Określ opcje w polu dialogowym drukowania zaznaczonego obiektu. Aby uzyskać informacje o opcjach, naciśnij klawisz [F1].
4. Wybierz przycisk "OK". Zostanie utworzony raport zawierający definicję obiektu i wyświetlony na ekranie w trybie "Podgląd wydruku".
5. Z menu "Plik" wybierz polecenie "Drukuj" (lub kliknij przycisk "Drukuj" na pasku narzędzi).


Korzystanie z dodatków rozszerzających.


W programie Microsoft Access znajdują się "dodatki" pełniące szczególne funkcje Program instalacyjny instaluje pięć takich dodatków:
1. "Dokumentator bazy danych". Umożliwia wydrukowanie listy zawartości całej bazy danych oraz definicji dowolnych wybranych obiektów bazy danych. Na przykład można wydrukować listę elementów sterujących ze wszystkich raportów i formularzach. Szczegółowe informacje można uzyskać w pomocy wyszukując temat "Database Documentor".
2. "Menedżer załączania". Aktualizuje połączenia do załączonych tabel, które zostały przesunięte lub których nazwa została zmieniona. Informacje na temat podano w rozdziale 9, "Importowanie, eksportowanie oraz załączanie".
3. "Importowanie bazy danych". Służy do importowania wszystkich obiektów z innej bazy danych Microsoft Access. Informacje dodatkowe na temat importowania poszczególnych obiektów z bazy danych podano w rozdziale 9, "Importowanie, eksportowanie i załączanie".
4. "Generator menu". Umożliwia tworzenie własnego systemu menu dla aplikacji. Informacje dodatkowe na temat tworzenia własnych menu użytkownika można znaleźć w rozdziale 2, "Projektowanie interfejsu użytkownika", w podręczniku "Tworzenie aplikacji Microsoft Access".
5. "Menedżer dodatków". Umożliwia instalowanie i usuwanie dodatków oraz ich dostosowanie i zarządzanie nimi.

Aby skorzystać z dodatku:
1. Z menu "Plik" wybierz polecenie "Dodatki", a następnie wybierz potrzebny dodatek z podmenu.
2. Postępuj zgodnie z instrukcjami pojawiającymi się w wyświetlonym polu dialogowym.

Uwaga:
Wykorzystując język Access Basic można dostosowywać dodatki, aby rozszerzyć funkcje programu Microsoft Access. Korzystając z "Menedżera dodatków" można włączyć te funkcje do menu "Dodatki". Więcej informacji na ten temat można znaleźć w podręczniku "Tworzenie aplikacji Microsoft Access" w rozdziale 15, "Korzystanie z bibliotecznych baz danych i bibliotek dołączanych dynamicznie" albo wyszukując w Pomocy temat "add-ins".


Wykonywanie kopii zapasowych bazy danych.


Administrowanie bazą danych to zespół działań niezbędnych do utrzymania sprawności systemu zarządzania bazą danych (połączenia programu Microsoft Access z bazami danych użytkownika). Administrowanie bazą danych obejmuje wykonywanie kopii zapasowych, defragmentację czy odtwarzanie zniszczonych baz danych. Tworzenie kopii zapasowych jest jednym z najważniejszych zadań administrowania bazą danych.
Kopie zapasowe zabezpieczają przed utratą danych i informacji opisujących dane. Odbudowanie struktury własnej bazy danych lub szczególnego zbioru opcji i zabezpieczeń może być trudne, a czasami wręcz niemożliwe w przypadku utraty tych informacji. Jeśli w bazie danych zostaną wykonane niepożądane, nieodwracalne zmiany, zawsze można skorzystać z ostatnio wykonanej kopii zapasowej.
A oto kilka wskazówek ogólnych dotyczących wykonywania kopii zapasowych:
- Kopie zapasowe powinny być wykonywane regularnie. W tym celu należy rozważyć wykorzystanie oprogramowania do automatycznego tworzenia kopii zapasowych.
- Kopie zapasowe powinny być przechowywane w innym miejscu na wypadek ognia, powodzi lub innej podobnej katastrofy.
- Kopie te należy zabezpieczyć za pomocą szyfrowania plików lub blokując taśmy czy dyskietki.
- Kopie zapasowe należy okresowo odzyskiwać i odczytywać, aby mieć pewność, że mechanizm ich wykonywania działa właściwie.
- Wskazane jest utrzymywanie więcej niż jednej kopii zapasowej na wypadek, gdyby oryginał i kopia zapasowa zostały zniszczone.
Częstość wykonywania kopii zapasowych zależy głównie od tego, jak często aktualizowana jest baza danych. Na przykład, jeśli użytkownik jest jedyną osobą, która korzysta z bazy danych, a każdego dnia pojawia się tylko kilka nowych rekordów, to kopie zapasową wystarczy wykonywać raz na tydzień. W sieci, gdzie wielu użytkowników dodaje codziennie wiele rekordów, kopie zapasowe trzeba wykonywać częściej.
Kopie zapasowe bazy danych należy wykonywać również w następujących sytuacjach:
- Po utworzeniu lub wykonaniu znaczących zmian w tabelach, zapytaniach, formularzach, makrach lub modułach.
- Przed wprowadzeniem dużych zmian w bazie danych, które budzą pewne wątpliwości, na przykład przed użyciem zapytań funkcjonalnych lub wykonaniem zmian typu danych.
- Po dodaniu, zaimportowaniu lub wprowadzeniu zmian w dużej liczbie rekordów.

Ważne:
Należy zawsze utworzyć kopię zapasową bazy danych grupy roboczej, "System.mda", w której przechowywane są w programie Microsoft Access ustawienia opcji każdego użytkownika i konfiguracje pasków narzędzi. W sieci wielu użytkowników baza danych grupy roboczej zawiera także informacje dotyczące kont zabezpieczeń dla danej grupy roboczej. Jeśli plik "System.mda" zagubi się lub ulegnie zniszczeniu, to uruchomienie programu Microsoft Access będzie niemożliwe. Mając już kopię zapasową tego pliku trzeba ponownie kopiować jedynie w przypadku wprowadzania zmian w opcjach, paskach narzędzi lub informacjach na koncie zabezpieczeń.

Aby wykonać kopię zapasową bazy danych:
1. Zamknij bazę danych. (Przy pracy w sieci upewnij się także, że wszyscy pozostali użytkownicy zamknęli bazę danych.)
2. Skopiuj plik bazy danych (".mdb") do wybranego systemu tworzenia kopii zapasowych za pomocą "Menedżera plików", oprogramowania tworzącego kopie zapasowe lub polecenia "copy" systemu operacyjnego MS-DOS.

Aby odzyskać bazę danych z kopii zapasowej:
- Skopiuj kopię zapasową pliku ".mdb" do katalogu bazy danych za pomocą "Menedżera plików", oprogramowania tworzenia kopii zapasowych lub polecenia "copy" systemu operacyjnego MS-DOS.

Wskazówka:
Można także skopiować pojedyncze obiekty bazy danych tworząc zapasową bazę danych i importując potrzebne obiekty z oryginalnej bazy danych. Ta metoda jest szczególnie użyteczna w środowisku wielodostępnym, ponieważ można wykonywać kopie zapasowe obiektów nie wymagając od innych użytkowników zamknięcia bazy danych. Informacje na temat importowania można znaleźć w rozdziale 9, "Importowanie, eksportowanie oraz załączanie".


Defragmentacja plików bazy danych.


Po wykonaniu zmian w bazie danych takich jak np. dodanie lub usunięcie obiektów może ona ulec fragmentacji, zajmując więcej przestrzeni na dysku niż przy optymalnym jego zagospodarowaniu. Okresowo powinno się więc upakowywać bazę danych, aby plik uległ defragmentacji. Upakowany plik bazy danych staje się zwykle mniejszy. Podczas upakowywania bazy danych dane i ustawienia zabezpieczeń są kopiowane z oryginalnego pliku do pliku docelowego.
Baza danych musi być przed defragmentacją zamknięta. (Pracując w sieci trzeba mieć pewność, że zamknęli ją także pozostali użytkownicy.) Przed defragmentacją trzeba się również upewnić, że na dysku jest wystarczająco dużo wolnego miejsca dla wersji oryginalnej i upakowanej. W przeciwnym przypadku operacja defragmentacji zostanie zatrzymana.
Tworząc oddzielny plik można przyjąć tę samą nazwę pliku docelowego albo użyć innej nazwy. Jeśli nazwa będzie taka sama, po zakończonej powodzeniem operacji defragmentacji bazy danych, nastąpi automatyczna zamiana oryginalnego pliku na nowo powstały.

Aby dokonać defragmentacji bazy danych:
1. Z okna uruchomieniowego programu Microsoft Access z menu "Plik" wybierz polecenie "Defragmentuj bazę danych". Na ekranie pojawi się pole dialogowe "Źródłowa baza danych do defragmentacji".
2. Zaznacz bazę danych do defragmentacji, następnie wybierz przycisk "OK". Na ekranie pojawi się pole dialogowe "Docelowa baza danych do defragmentacji".
3. Podaj nazwę, stację dysków i katalog dla upakowanej bazy danych, a następnie wybierz przycisk "OK".


Szyfrowanie bazy danych.


Jeśli plik (".mdb") bazy danych nie powinien być odczytywalny poza programem Microsoft Access, to można go zaszyfrować. Zaszyfrowany plik bazy danych zupełnie nie daje się odczytać w innym programie użytkowym, takim jak na przykład edytor tekstów. Szyfrowanie może być stosowane w połączeniu z funkcjami zabezpieczającymi programu Microsoft Access, aby zapobiec, by ktokolwiek mógł pokonać te zabezpieczenia. Dodatkowe informacje na temat zabezpieczenia można znaleźć w rozdziale 14, "Zabezpieczanie aplikacji", w podręczniku "Tworzenie aplikacji Microsoft Access".
Przed szyfrowaniem baza danych musi być zamknięta. (Pracując w sieci trzeba mieć pewność, że zamknęli ją także pozostali użytkownicy.) Szyfrując bazę danych można przyjąć tę samą nazwę pliku docelowego, co oryginalna albo użyć innej nazwy tworząc oddzielny plik. Na dysku twardym musi być wystarczająco dużo wolnego miejsca dla wersji oryginalnej i zaszyfrowanej.
Przy korzystaniu z danych z zaszyfrowanej bazy danych da się zauważyć nieznaczne spowolnienie działania. W razie konieczności można odszyfrować bazę danych.

Aby zaszyfrować lub odszyfrować bazę danych:
1. Z okna uruchomieniowego programu Microsoft Access z menu "Plik" wybierz polecenie "Zaszyfruj/Odszyfruj bazę danych". Na ekranie pojawi się pole dialogowe "Zaszyfruj/Odszyfruj bazę danych".
2. Zaznacz bazę danych do zaszyfrowania lub odszyfrowania, a następnie wybierz przycisk "OK". Na ekranie pojawi się pole dialogowe "Zaszyfruj bazę danych jako" albo "Odszyfruj bazę danych jako".
3. Podaj nazwę, stację dysków i katalog dla nowego pliku bazy danych, a następnie wybierz przycisk "OK".


Odtwarzanie zniszczonej bazy danych.


Jeśli zdarzy się, że program nieoczekiwanie przestanie działać, np. przy spadku napięcia, to baza danych może ulec uszkodzeniu. Aby móc z niej potem korzystać, trzeba ją najpierw naprawić.
Przy próbie otwarcia uszkodzonej bazy danych zostaje natychmiast automatycznie wykryty błąd i pojawia się komunikat mówiący o konieczności naprawy. Wybranie przycisku "OK" oznacza zgodę na naprawę i otwarcie bazy danych.

Uwaga:
Jeśli awaria nastąpiła przy redagowaniu danych w formularzu lub arkuszu danych, to po naprawieniu bazy może się okazać, że ostatnia zmiana została utracona. Jeśli otwarty był formularz lub arkusz danych, trzeba wrócić do miejsca, w którym praca została przerwana i upewnić się, że zmiany zostały zachowane.
Jeśli w dowolnym obiekcie bazy danych zostaną wprowadzone zmiany lecz nie będą zachowane przed wyjściem z programu, zostaną one utracone.

Może zdarzyć się i tak, że baza danych zostanie zniszczona w taki sposób, że program nie potrafi wykryć uszkodzenia. W tym przypadku mogą wystąpić nieprzewidywalne zdarzenia. Baza danych może być jednak naprawiona, nawet jeśli program Microsoft Access nie wykrył jej uszkodzenia.

Aby naprawić bazę danych:
1. W oknie uruchomieniowym programu Microsoft Access z menu "Plik" wybierz polecenie "Napraw bazę danych".
2. Zaznacz bazę danych, która ma być naprawiona, a następnie wybierz przycisk "OK". Następuje naprawa bazy danych, po czym na ekranie pojawia się odpowiedni komunikat.


Odtwarzanie po wystąpieniu błędu dysku twardego.


Jeśli wystąpił błąd dysku twardego i program Microsoft Access nie daje się uruchomić, może okazać się konieczne ponowne zainstalowanie programu Microsoft Access za pomocą programu instalacyjnego. Jeśli dysponuje się oprogramowaniem do naprawy bądź do odzyskiwania zawartości dysku twardego, można spróbować doprowadzić do porządku pliki w katalogu programu Microsoft Access i naprawić wszystkie pliki bazy danych (".mdb"), które nie mają aktualnych kopii zapasowych.
Jeśli plików nie można naprawić, trzeba ponownie zainstalować program Microsoft Access korzystając z programu instalacyjnego, a następnie skopiować kopie zapasowe plików ".mdb" do nowego katalogu baz danych.


Odtwarzanie w przypadku, gdy baza danych grupy roboczej nie nadaje się do użytku.


Chociaż bardzo rzadko, ale zdarza się, że zniszczeniu ulega baza danych grupy roboczej ("System.mda"). Jeśli uruchamia się program Microsoft Access i nie można otworzyć bazy danych grupy roboczej, na ekranie pojawia się odpowiedni komunikat. Aby odzyskać bazę danych grupy roboczej, należy skorzystać z "Menedżera plików", oprogramowania do tworzenia kopii zapasowych albo z polecenia "copy" systemu MS-DOS, aby skopiować najświeższą kopię zapasową pliku "System.mda" do katalogu programu Microsoft Access.
Jeśli nie ma kopii zapasowej pliku "System.mda", trzeba ponownie zainstalować program Microsoft Access za pomocą programu instalacyjnego. A ponieważ program przechowuje ustawienia opcji użytkownika i konta zabezpieczeń w pliku "System.mda", trzeba ponownie wyspecyfikować opcje i odtworzyć konta. Jeśli dostęp do baz danych jest ograniczony, należy ponownie uruchomić program instalacyjny z oryginalnych dyskietek programu Microsoft Access, aby zabezpieczenia działały tak jak przedtem. Trzeba się także upewnić, że odtworzono konta z tymi samymi nazwami i numerami PIN. Informacje na temat ustawiania zabezpieczeń podano w rozdziale 14, "Zabezpieczanie aplikacji", w podręczniku "Tworzenie aplikacji Microsoft Access".