Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
Księgowość w przypadku firm rozliczających się z fiskusem w formie ryczałtu ogranicza się w
większości przypadków do prowadzenia ewidencji przychodów oraz wykazu środków trwałych i
wartości niematerialnych.
Jeśli twoja działalność związana jest z utrzymywaniem zapasów towarów, czyli z prowadzeniem
magazynu, musisz także na koniec każdego roku dokonywać spisu z natury, czyli tak zwanego
remanentu.
Co jest przychodem
Przychodem są między innymi następujące należności:
" z prowadzonej działalności
" ze sprzedaży wyposażenia
" ze sprzedaży środków trwałych
" dopłaty lub subwencje
" otrzymane kary umowne
" odsetki od środków na rachunku bankowym
" wartość umorzonych zobowiązań
" wynagrodzenia z tytułu terminowego wpłacania podatków
" przychody z najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy składników majątku związanych z
prowadzoną działalnością (nie zalicza się do nich budynków mieszkalnych lub gruntów z nimi
zwiÄ…zanych)
Prowadzenie ewidencji przychodów
Ewidencja przychodów służy do ewidencjonowania dokumentów potwierdzających przychody firmy.
Obowiązek ten wynika z faktu, iż wysokość podatku stanowi określony procent od wartości tych
przychodów.
Rzetelnie i poprawnie
Ewidencję należy prowadzić rzetelnie i poprawnie. Oznacza to, że musi być ona prowadzona zgodnie z
przepisami, a jej zapisy muszą odzwierciedlać stan rzeczywisty. Prawo dopuszcza niewielkie błędy,
wpisane błędnie kwoty nie mogą jednak przekroczyć 0,5% wartości przychodu w całym roku lub do
dnia, kiedy urząd skarbowy stwierdzi te błędy. Większe błędy mogą oznaczać karę pieniężną.
Przechowywanie dokumentów
Ewidencję przychodów wraz ze wszystkimi dokumentami należy przechowywać w miejscu
wykonywania działalności gospodarczej albo w biurze rachunkowym, jeżeli to ono prowadzi ci
księgowość. Miejsce przechowywania dokumentacji wskazujesz w formularzu zgłoszeniowym NIP-1.
Dowody księgowe
Ewidencję przychodów prowadzi się na podstawie dowodów księgowych, czyli dokumentów
potwierdzających sprzedaż. W przypadku dowodów księgowych związanych z przychodem, mogą to
być faktury, rachunki, paragony, dowody wewnętrzne itp. Więcej o dowodach księgowych przeczytasz
w dalszej części w podrozdziale o podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Wzór ewidencji przychodów
Na następnej stronie zamieszczamy wzór ewidencji przychodów zgodny z wymaganiami przepisów
podatkowych. Omawiamy też, jak należy ją wypełniać.
Numer wpisu
Kolumna nr 1  Numer wpisu  przeznaczona jest do wpisywania kolejnych numerów
ewidencjonowanych dokumentów. Faktury lub rachunki należy wpisywać chronologicznie według daty
uzyskania przychodu.
Data wpisu
W tej rubryce wpisujesz datę wpisania danego dokumentu do ewidencji. Pamiętaj, że przychody
wpisuje się w dniu ich uzyskania, a najpóz
niej w dniu następnym przed uzyskaniem kolejnego
przychodu.
Data uzyskania przychodu
Kolumna nr 3  Data uzyskania przychodu  to inaczej data wystawienia dokumentu sprzedaży. Zwróć
uwagę, że datą uzyskania przychodu nie jest faktyczne uzyskanie pieniędzy za towar czy usługę. Datą
tą jest data wystawienia faktury, rachunku lub paragonu. Jeżeli zatem wystawisz fakturę na przykład
30 maja z terminem płatności 28 dni, czyli na 27 czerwca, będziesz musiał zapłacić podatek od
wartości tej faktury do dnia 20 czerwca  zanim jeszcze otrzymasz zapłatę od klienta.
Dowód wewnętrzny
Jeżeli sprzedajesz dany towar lub usługę bez faktury lub rachunku, również należy to
udokumentować. W takim przypadku wystawiasz tak zwany dowód wewnętrzny, jednak nie dla
klienta, ale dla własnych potrzeb ewidencyjnych. (Pamiętaj, że jeżeli jesteś płatnikiem podatku VAT,
fakturę musisz wystawiać za każdym razem, kiedy dokonujesz sprzedaży). Dowód wewnętrzny
powinien zawierać nazwę sprzedanego towaru lub usługi, ilość, cenę jednostkową i wartość, a także
datę sprzedaży i numer dowodu wewnętrznego.
Numer dokumentu
W kolumnie nr 4  Numer dokumentu  wpisujesz numery faktur lub rachunków oraz ewentualnie
dowodów wewnętrznych. O sposobie numeracji dokumentów piszemy w rozdziale o procedurach
fakturowania.
Kwota przychodu
Zwróć uwagę, że kolumna Kwota przychodów według stawki opodatkowania jest podzielona na 5
rubryk (kolumny nr 5  9). Każda rubryka odpowiada innej stawce ryczałtu. Jeżeli sprzedawane przez
ciebie towary lub usługi podlegają stawce na przykład 8,5%, kwoty przychodu wpisujesz w rubryce z
nagłówkiem 8,5%. Jeżeli jest to inna stawka, np. 17%, przychód wpisujesz w rubryce przeznaczonej
dla tej stawki. W przypadku, kiedy twoje produkty lub usługi są opodatkowane rożnymi stawkami
ryczałtu, ewidencjonujesz je w rożnych rubrykach. Podobnie dzieje się, kiedy sprzedajesz towary o
rożnej stawce ryczałtu na jednej fakturze. Wtedy pozycje faktury obłożone rożnym ryczałtem
wpisujesz w odpowiednie rubryki. Pamiętaj, że jeżeli jesteś płatnikiem podatku VAT, a zatem
wystawiasz faktury, do ewidencji wpisujesz wartości sprzedaży netto bez podatku. Jeżeli nie jesteś
vatowcem, wpisujesz po prostu wartość rachunku.
Ogółem przychód
W kolumnie tej sumujesz wartości wpisane w kolumnach nr 5, 6, 7, 8 i 9. Przychód ogółem to wartość
ogólna danej faktury bez podatku VAT, rachunku lub dowodu wewnętrznego.
Podsumowanie strony
W Podsumowaniu strony wpisujemy sumę wartości kwot wpisanych w tej samej kolumnie powyżej na
danej stronie.
Przeniesienie z poprzedniej strony
Rubrykę tą wypełniasz w przypadku, jeśli twoja ewidencja przychodów z danego miesiąca zawiera
więcej niż jedną stronę. Wtedy na każdej następnej stronie wpisujesz stan ze strony poprzedniej
odpowiednio w każdej kolumnie.
Suma przychodów od początku miesiąca
Rubryka ta jest sumą kwot z dwóch poprzednio omawianych rubryk, czyli Podsumowania strony i
Przeniesienia z poprzedniej strony. Na podstawie kwot w tej rubryce wyliczasz podatek do zapłaty.
Agnieszka prowadzi działalność pod nazwą Firma Usługowa  Agnieszka Górecka. W ramach swojej
działalności Agnieszka zajmuje się głownie doradztwem w zakresie sprzętu komputerowego i
oprogramowania.
Drugą częścią działalności Agnieszki są usługi związane z tłumaczeniami z języka niemieckiego.
Agnieszka prowadzi swoją firmę już od ponad roku i ma kilku stałych klientów, a poza tym od czasu
do czasu trafiają się nowi  głownie osoby prywatne.
Zatem działalność Agnieszki jest opodatkowana dwiema stawkami podatku ryczałtowego. Doradztwo
w zakresie komputerów jest opodatkowane stawką 17%, natomiast tłumaczenie  stawką 20%.
Agnieszka jest podatnikiem
podatku VAT, wystawia więc klientom faktury (niektórzy klienci, głownie osoby prywatne, nie
potrzebują faktur ani rachunków, jednak bycie podatnikiem VAT oznacza, że faktura musi być
wystawiona i zarejestrowana w ewidencji sprzedaży i zakupów VAT). W miesiącu marcu Agnieszka
wystawiła 5 faktur. Jedna z nich wystawiona
jest za doradztwo komputerowe, a reszta za tłumaczenia. Oto te faktury:
1. Faktura nr 4022 z dnia 07.03.2010 na kwotę 800 zł netto za tłumaczenie dokumentów.
2. Faktura nr 4023 z dnia 11.03.2010 na kwotę 150 zł netto za tłumaczenie dokumentów.
3. Faktura nr 4024 z dnia 13.03.2010 na kwotę 80 zł netto za tłumaczenie dokumentów.
4. Faktura nr 4025 z dnia 20.03.2010 na kwotę 115 zł netto za tłumaczenie dokumentów.
5. Faktura nr 4026 z dnia 30.03.2010 na kwotę 3 500 zł netto z tytułu doradztwa w zakresie sprzętu
komputerowego.
Wszystkie te dokumenty muszÄ… siÄ™ znalez
ć w odpowiednich rubrykach ewidencji przychodów, tak, aby
można było wyliczyć należny podatek dochodowy. Na następnej stronie przedstawiamy wypełnioną
ewidencjÄ™ Agnieszki za marzec.
Zwróć uwagę, że kwoty faktur za usługi, które opodatkowane są stawką ryczałtu 20%, zostały
wpisane w rubryce do tego przeznaczonej. Natomiast faktura za doradztwo wpisana jest w osobnej
rubryce, ponieważ stawka ryczałtu jest inna i wynosi tu 17%.
Dzienne zestawienie sprzedaży
Jeżeli codziennie wystawiasz większą ilość faktur lub rachunków, możesz stworzyć dzienne zestawienie
sprzedaży. W takim zbiorczym zestawieniu należy podać datę, numer zestawienia, kolejne numery i
wartości faktur lub rachunków wystawionych danego dnia oraz ich łączną wartość. Zestawienie takie
możesz wpisać do ewidencji przychodów, zamiast poszczególnych faktur. Wtedy w rubryce Numer
dokumentu wpisujesz numer zestawienia. Jeżeli twoje przychody są objęte rożnymi stawkami ryczałtu,
musisz je odpowiednio pogrupować i zsumować według stawki ryczałtu.
Formularze do prowadzenia ewidencji
Druki do prowadzenia ewidencji przychodów można zakupić w sklepach oferujących druki
akcydensowe. Jest to forma książeczki, którą wypełnia się ręcznie uzupełniając kolejne rubryki.
Pamiętaj, że wszystkie strony ewidencji począwszy od pierwszej, muszą być kolejno numerowane.
Ewidencja w komputerze
Można również prowadzić ewidencję komputerowo. Są tu dwie możliwości. Można zakupić specjalny
program do ewidencjonowania sprzedaży przeznaczony dla jednoosobowej firmy, który po
wprowadzeniu danych wyliczy podatek. Można też prowadzić ewidencję w arkuszu kalkulacyjnym
Excel i samemu stworzyć ewidencję przychodów. Po wprowadzeniu odpowiednich formuł program
praktycznie sam będzie wyliczał należny podatek. Ewidencję prowadzoną w komputerze należy
wydrukować po zakończeniu każdego miesiąca. Tutaj kolejne strony również muszą być
ponumerowane.
Odliczenia od przychodu i podatku
Opłacając podatek w formie zryczałtowanej, podobnie jak inne osoby fizyczne, masz możliwość
odliczenia niektórych wydatków. W części są to wydatki związane z prowadzoną działalnością, a w
części tak zwane ulgi podatkowe dotyczące wszystkich podatników będących osobami fizycznymi.
Odliczeń ulg podatkowych dokonuje się z reguły na koniec roku i wykazuje się je w rocznym zeznaniu
podatkowym. Można ich także dokonywać co miesiąc w miarę ponoszenia wydatków. Wtedy należy je
uwzględniać w ewidencji przychodów.
Strata z lat ubiegłych
Jednym z kosztów związanych z prowadzoną działalnością, który możesz odliczyć od przychodu i tym
samym zmniejszyć podstawę opodatkowania, jest strata z ubiegłego roku. Sytuacja taka jest możliwa,
jeśli w ubiegłym roku prowadziłeś ten sam rodzaj działalności gospodarczej, ale rozliczałeś się w innej
formie  np. podatkowej księgi przychodów i rozchodów  i działalność zamknęła się stratą. Jeżeli w
roku bieżącym opodatkowanie ryczałtem, masz możliwość odliczenia tej straty. Stratę można odliczyć
w ciągu następnych 5 lat, ale w pierwszym roku masz możliwość odliczenia najwyżej 50% jej wartości.
Pozostałe 50% należy rozłożyć na następne 4 lata.
Składki ubezpieczeniowe
Rozliczając się w formie ryczałtu masz możliwość odliczenia od przychodu składek wpłacanych co
miesiąc na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe) oraz odliczenia
od podatku składki na ubezpieczenie zdrowotne. Nie możesz odliczyć składki na Fundusz Pracy. Więcej
o składkach ubezpieczeniowych piszemy w rozdziale o ubezpieczeniach.
Składki na ubezpieczenia społeczne
Składki na ubezpieczenia społeczne odliczamy od przychodu, tzn. pomniejszają one podstawę
opodatkowania, od której wyliczamy podatek. Wartość składek stanowi określony w zależności od
rodzaju składki procent minimalnej podstawy wymiaru składek. Ta minimalna podstawa to 60%
przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. Jest ona ogłaszana przez Ministerstwo Pracy i zmienia się
mniej więcej co kwartał lub co rok. Aktualną podstawę wymiaru składki znajdziesz na naszej stronie
internetowej www.blinfo.pl w dziale Bank informacji. W chwili, gdy piszemy te słowa (rok 2010),
podstawa dla ubezpieczeń społecznych wynosi 1 887,60 zł. Od tej kwoty wyliczmy składki na
poszczególne ubezpieczenia społeczne, które są następujące:
" 19,52% - ubezpieczenie emerytalne
" 6,00% - ubezpieczenie rentowe
" 2,45% - ubezpieczenie chorobowe
" 1,67% - ubezpieczenie wypadkowe
Zatem składki w złotych będą następujące:
" 368,46 zł  ubezpieczenie emerytalne
" 113,26 zł  ubezpieczenie rentowe
" 46,25 zł  ubezpieczenie chorobowe
" 31,52 zł  ubezpieczenie wypadkowe
Po zsumowaniu kwota składek wynosić będzie 559,49 zł. Tę kwotę odejmujemy od wartości
miesięcznego przychodu.
Składka na ubezpieczenie zdrowotne
Składkę na ubezpieczenie zdrowotne odliczamy od podatku. Podstawa wymiaru składki to 75%
przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw. W 2010 wynosi ona 2 592,46
zł, a składka na ubezpieczenie zdrowotne to 9% tej podstawy, czyli 233,32 zł. Tyle należy przekazać
do ZUS-u. Nie można jednak odliczyć od podatku całej składki. Zgodnie z ustawą o podatku
dochodowym, od podatku odliczasz jedynie 7,75% podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie
zdrowotne. W związku z tym obecnie wartość składki, ktorą możemy odjąć od podatku, wynosi
2 592,46 zÅ‚ × 7,75% = 200,92 zÅ‚.
Obliczanie podatku
Należny podatek
Aby wyliczyć należny podatek dochodowy, od wartości przychodu odejmujesz wartość składek na
ubezpieczenia społeczne, a następnie mnożysz wynik przez odpowiednią stawkę podatku
ryczałtowego. Od sumy, którą uzyskasz, odejmujesz składkę na ubezpieczenie zdrowotne.
Andrzej prowadzi firmę budowlaną. W marcu 2010 jego przychody wyniosły 5 000 zł netto. Całość
przychodów opodatkowana jest stawką ryczałtu 5,5%. Aby wyliczyć przychód, od którego Andrzej
musi zapłacić podatek, należy od niego odjąć składkę na ubezpieczenia społeczne. W 2010 roku
wynosi ona 559,49 zł, a więc przychód podlegający opodatkowaniu wynosi 4 440,51 zł (5 000,00 zł 
559,49 zł).
Następnie od tej kwoty Andrzej wylicza stawkę podatku. Mnoży 4 440,51 zł przez stawkę ryczałtu
5,5% i otrzymuje kwotę 244,23 zł. Teraz należy jeszcze odjąć składkę na ubezpieczenie zdrowotne,
czyli 7,75% podstawy wymiaru składki. W 2010 roku wysokość tej składki wynosi 200,92 zł. 244,23 zł
 200,92 zł = 43,31zł. Tyle wynosi podatek dochodowy należny urzędowi skarbowemu.
Różne stawki ryczałtu
Jeżeli twoje usługi są opodatkowane różnymi stawkami ryczałtu, trzeba obliczyć, jaki jest udział
procentowy przychodów opodatkowanych każdą stawką w przychodach ogólnych, ponieważ te same
proporcje musisz zastosować przy odejmowaniu składki na ubezpieczenia społeczne od
poszczególnych przychodów.
Agnieszka oblicza stawkę należnego podatku za miesiąc marzec 2010 w następujący sposób:
Na podstawie zapisów w ewidencji przychodów, przychód Agnieszki wyniósł w marcu 1 145 zł z tytułu
usług opodatkowanych stawką ryczałtu 20% oraz 3 500 zł z tytułu usług opodatkowanych stawką
17%. Zatem łączny przychód wyniósł 4 645 zł. Agnieszka oblicza, jaki procent łącznego dochodu
stanowią przychody z poszczególnych usług.
4 645 zł to 100% przychodu. Aby obliczyć, ile procent z tej kwoty stanowi przychód opodatkowany
stawką ryczałtu 17%, należy podzielić kwotę tego przychodu przez łączny przychód. I tak 3 500 zł / 4
645 zł = 0,7534. Mnożymy wynik przez 100. Zatem kwota 3 500 zł to 75,34 % łącznych przychodów.
Tu już łatwo wyliczyć, że pozostała część przychodu, czyli 1 145 zł, to 24,66% (100%  75,34%).
Na podstawie tych wyliczeń Agnieszka oblicza, jaką część składki na ubezpieczenia społeczne musi
odjąć od przychodu opodatkowanego ryczałtem 17%, a jaką ryczałtem 20%. Składka na
ubezpieczenia społeczne, jak mówiliśmy wcześniej, wynosi w 2010 roku 559,46 zł.
W tym celu Agnieszka mnoży całą składkę ubezpieczeniową przez 75,34% (procent przychodów
opodatkowanych stawką ryczałtu 17%), co daje kwotę 421,50 zł. Jest to część składki, którą należy
odliczyć od kwoty 3 500 zł.
" 3 500 zł  421,50 zł = 3 078,50 zł
Teraz Agnieszka odejmuje od całkowitej składki 559,46 zł wyliczoną wcześniej kwotę 421,50 zł i
otrzymuje wynik 137,96 zł. Jest to część składki, którą należy odjąć od przychodu opodatkowanego
stawką ryczałtu 20%, czyli od kwoty 1 145 zł.
" 1 145 zł  137,96zł = 1 007,04 zł
Powyższe kwoty są już podstawą do obliczenia podatku dochodowego.
Przychód w wysokoÅ›ci 3 078,50 zÅ‚ jest opodatkowany stawkÄ… 17%. 3 078,50 zÅ‚ × 17% = 523,34 zÅ‚.
Przychód w wysokoÅ›ci 1 007,04 zÅ‚ jest opodatkowany stawkÄ… 20%. 1 007,04 zÅ‚ × 20% = 201,41 zÅ‚.
Następnie Agnieszka dodaje obie kwoty. Podatek wynosi zatem 724,75zł. Teraz od tej kwoty należy
odjąć składkę na ubezpieczenie zdrowotne (7,75% podstawy wymiaru składki), która wynosi w 2010
roku 200,92 zł. 724,75 zł  200,92 zł = 523,83 zł. I to jest kwota podatku, którą Agnieszka musi
wpłacić do urzędu skarbowego.
To nie jest takie trudne
Możliwe, że wyliczenie podatku wydało ci się skomplikowane, jednak spróbuj przećwiczyć sposób jego
liczenia kilka razy na przykładzie innych wymyślonych liczb. Zobaczysz, że za trzecim razem niemal
wpadniesz w rutynę i całe obliczenie zajmie ci nie więcej niż 15 minut. A jeżeli twoje przychody są
opodatkowane tylko jedną stawką ryczałtu, obliczenie będzie prostsze i zajmie ci dużo mniej czasu,
ponieważ nie musisz obliczać udziału poszczególnych przychodów w przychodach ogólnych. Uważamy,
że warto poświęcić godzinę albo i więcej czasu na nauczenie się sposobu obliczania należnego podatku
dochodowego, zamiast płacić od kilkudziesięciu do kilkuset złotych na rachunek biura księgowego.
Zeznanie roczne
Rozliczając się w formie ryczałtu mamy obowiązek składania rocznych zeznań o wysokości uzyskanego
przychodu, wysokości dokonanych odliczeń i należnego ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.
W tym celu wypełniasz formularz PIT-28, który składasz w urzędzie skarbowym do 31 stycznia roku
następnego po roku podatkowym, za który dokonujesz rozliczenia. Piszemy o tym bardziej
szczegółowo w rozdziale Roczne zeznania podatkowe.