10 RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO www.gazetapodatkowa.pl
Dlaczego nie wolno lekceważyć
rocznej inwentaryzacji?
Rachunkowość jednostki obejmuje m.in. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą
Termin Metoda
Rodzaj składnika
inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Tak wynika z art. 4 ust. 3 ustawy
inwentaryzacji inwentaryzacji
o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.). Inwentaryzacja stanowi zatem
Na dzień  aktywa pieniężne znajdujące się w jednostce, spis
ważny element rachunkowości.
31.12.2007 r.  papiery wartościowe, z natury
Cele inwentaryzacji  rzeczowe składniki aktywów obrotowych od-
pisywane w koszty w momencie zakupu (wytwo-
Jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie
rzenia), produkty w toku
i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy (art. 4 ust. 1
ustawy o rachunkowości). Sytuację majątkową, finansową i wynik finansowy jednostki Na dzień  rzeczowe składniki aktywów obrotowych
obrazuje sprawozdanie finansowe sporządzone za dany rok obrotowy. Obraz wynikający 31.12.2007 r., znajdujące się na terenie niestrzeżonym lub znaj-
ze sprawozdania będzie rzetelny i wiarygodny tylko wtedy, gdy dane zamieszczone w spra- z tym że inwen- dujące się na terenie strzeżonym, lecz nieobjęte
wozdaniu finansowym są zgodne ze stanem faktycznym aktywów i pasywów ustalonym taryzację można ewidencją ilościowo-wartościową,
w drodze inwentaryzacji. rozpocząć  środki trwałe znajdujące się na terenie niestrze-
Nie można uznać rocznego sprawozdania finansowego za wiarygodne i rzetelne, od paz
dziernika żonym, z wyjątkiem gruntów i środków trwa-
jeżeli zostało ono sporządzone na podstawie danych z ewidencji księgowej niepotwier- 2007 r. i zakoń- łych, do których dostęp jest znacznie utrudniony,
dzonych inwentaryzacją. Stan wynikający z prowadzonej ewidencji księgowej trzeba czyć do 15 stycz-  maszyny i urządzenia wchodzące w skład
obowiązkowo skonfrontować (porównać) ze stanem rzeczywistym. nia 2008 r. środków trwałych w budowie, znajdujące się na
Inwentaryzacja zawiera odpowiedz
na pytanie, czy to, co jednostka ma w ewidencji terenie niestrzeżonym,
księgowej, jest prawdą? Czy w ewidencji księgowej są ujęte wszystkie składniki majątku,  składniki aktywów, będące własnością innych
które jednostka posiada? Ponadto podczas inwentaryzacji sprawdzić można, czy wszystkie jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przecho-
składniki, które figurują w księgach, są rzeczywiście na stanie. W przypadku gdy stan fak- wania, przetwarzania lub używania
tyczny jest wyższy od stanu ewidencyjnego, mamy do czynienia z nadwyżkami, a gdy jest
Raz w roku  zapasy towarów i materiałów (opakowań) obję-
niższy od stanu ewidencyjnego  z niedoborami. Różnice inwentaryzacyjne należy wyjaśnić,
tych ewidencją wartościową w punktach obrotu
ustalić odpowiedzialność osób, którym powierzono mienie, oraz rozliczyć w księgach roku,
detalicznego jednostki,
na który przypadał termin inwentaryzacji.
 zapasy drewna w jednostkach prowadzących
Podczas inwentaryzacji ustalić można również rzeczywistą wartość składników majątku,
gospodarkę leśną
ocenić ich przydatność w działalności. Składniki zepsute, uszkodzone, przeterminowane,
Raz w ciągu zapasy materiałów, towarów, wyrobów goto-
niechodliwe, powinny zostać objęte odpisami aktualizującymi ich wartość.
2 lat wych, półproduktów znajdujące się w strzeżo-
Co ważne, inwentaryzacja daje możliwość sprawdzenia, czy w ciągu roku w ewidencji
nych składowiskach i objęte ewidencją ilościowo-
księgowej nie zostały popełnione jakieś błędy wynikające z pomyłek księgowości lub innych
-wartościową
komórek jednostki. Lepiej  wyłapać takie błędy w trakcie rocznej inwentaryzacji i od razu
je skorygować, niż odkryć je po kilku latach. Można dzięki temu uniknąć dokonywania
Raz w ciągu środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wcho-
korekty kosztów czy przychodów uwzględnianych w rachunku podatkowym, a co za tym
4 lat dzące w skład środków trwałych w budowie,
idzie składania zeznań korygujących zeznania podatkowe za lata ubiegłe i ponoszenia
znajdujące się na terenie strzeżonym
sankcji w postaci odsetek.
Na dzień  aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach w drodze
Dopiero po potwierdzeniu stanu poszczególnych składników majątku oraz wy-
31.12.2007 r., bankowych, potwierdzenia
jaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic (niedoborów i nadwyżek) stwierdzonych
z tym że inwen-  aktywa finansowe i inne składniki aktywów stanu tych
w wyniku inwentaryzacji, stan ewidencyjny można uznać za prawidłowy. Sprawozdanie
taryzację można powierzone do przechowania kontrahentom aktywów
finansowe sporządzone w oparciu o tak  urealnione zapisy w księgach rachunkowych
rozpocząć jednostki,
będzie przedstawiało rzeczywisty obraz jednostki.
od paz
dziernika  należności, w tym udzielone pożyczki, z wy-
2007 r. i zakoń- jątkiem tytułów publicznoprawnych, należności
Terminy inwentaryzacji
czyć do 15 stycz- wątpliwych, spornych, a w bankach należności
Są trzy metody inwentaryzacji: spis z natury, potwierdzenie sald (z bankami i kontrahen-
nia 2008 r. zagrożonych, należności od pracowników
tami) oraz weryfikacja danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami. Trzeba
Na dzień  środki trwałe, do których dostęp jest znacznie w drodze
pamiętać, że składniki majątku, które nie są objęte inwentaryzacją w drodze spisu
31.12.2007 r., utrudniony, weryfikacji
z natury czy potwierdzenia sald, należy zinwentaryzować drogą weryfikacji. Dotyczy
z tym że inwen-  grunty,
to też tych składników majątku, które np. nie podlegają spisowi z natury w danym roku.
taryzację można  należności sporne i wątpliwe, a w bankach
Co do zasady inwentaryzacja powinna nastąpić na ostatni dzień każdego roku obro-
rozpocząć również należności zagrożone,
towego. Z uwagi na spiętrzenie prac związanych z zamknięciem ksiąg rachunkowych na
od paz
dziernika  należności i zobowiązania wobec osób niepro-
koniec roku ustawodawca dopuścił rozpoczęcie inwentaryzacji niektórych składników
2007 r. i zakoń- wadzących ksiąg rachunkowych,
3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończenie do 15. dnia następnego roku.
czyć do 15 stycz-  należności i zobowiązania z tytułów publiczno-
Wówczas jednak ustalenie stanu nastąpić powinno przez dopisanie lub odpisanie od stanu
nia 2008 r. prawnych,
stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda  przychodów i rozchodów
 inne aktywa i pasywa, których zinwentaryzo-
(zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem
wanie w drodze spisu z natury lub uzgodnienie
ustalenia stanu z ksiąg rachunkowych. Przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych
z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe
nie może być ustalony po dniu bilansowym.
Na podstawie art. 26 ustawy o rachunkowości przedstawiamy w formie tabelarycznej
terminy i metody inwentaryzacji dla poszczególnych rodzajów składników majątkowych Zauważmy, że kierownik jednostki zawiera umowę z biegłym rewidentem badającym
 przy założeniu, że rok obrotowy jednostki pokrywa się z rokiem kalendarzowym. sprawozdanie finansowe jednostki za dany rok obrotowy w terminie umożliwiającym mu
Terminy i metody rocznej inwentaryzacji w jednostkach, w których rok obrotowy po- udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych. Dlatego też po zawarciu
krywa się z rokiem kalendarzowym, przedstawia tabela obok. umowy o badanie sprawozdania należy poinformować biegłego rewidenta o terminach
inwentaryzacji.
Odpowiedzialność za inwentaryzację
Inwentaryzacja jest częścią składową rachunkowości. Ustawodawca przypisał inwen-
taryzacji ważną rolę, co wynika z przepisów o odpowiedzialności określonych w ustawie
o rachunkowości. Wyłączną odpowiedzialnością za przeprowadzenie inwentaryzacji w dro-
dze spisu z natury obarczył kierownika jednostki (art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości).
Kierownik jednostki nie może obowiązku związanego ze spisem z natury składników
majątku scedować na żadną inną osobę. Oczywiście spis przeprowadzić mogą inne osoby
(a nawet firmy zajmujące się tym usługowo), jednak odpowiedzialność za spis z natury
ponosi tylko kierownik jednostki.
Należy dodać, że kierownik może powierzyć przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze
potwierdzenia sald i drodze weryfikacji innej osobie za jej zgodą  wówczas ponosi wspólną
odpowiedzialność wraz z tą osobą za prawidłowy przebieg tych czynności.
O odpowiedzialności karnej mówi art. 77 ustawy o rachunkowości. Z przepisu tego
wynika, że kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:
1) nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub
podawania w tych księgach nierzetelnych danych,
2) niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami
ustawy lub zawarcia w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych
 podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.
Częste niedopatrzenia dotyczące rocznej inwentaryzacji, jak np. spisywanie stanu fak-
tycznego zapasów z ewidencji magazynowej, uznawanie tzw. milczącego potwierdzenia
salda należności od kontrahenta, niedokonywanie weryfikacji składników majątku, które
powinny być nią objęte  powodować mogą nierzetelność danych w ewidencji księgowej
i, co za tym idzie, sprawozdania finansowego. Trzeba więc mieć na względzie, że staranne
i sumienne dopełnienie obowiązków w zakresie inwentaryzacji nie tylko leży w interesie
jednostki, ale też zapewnia spokój osobom odpowiedzialnym za rachunkowość.
Dorota Przybyszewska
Gazeta Podatkowa nr 93 " 19.11.2007 r.