TECHNICZNE FORMY KSI
GOWOŚCI
W skład ksiąg rachunkowych wchodzą następujące urządzenia księgowe:
- dziennik, który przeznaczony jest do zapisów chronologicznych operacji gospodar-
czych (według kolejności ich wystąpienia); w dzienniku wpisuje się w odpowiednich
kolumnach numer pozycji, datę zapisu, nazwę i numer dowodu księgowego, treść i kwotę
operacji gospodarczej,
- księga główna, zawierająca konta syntetyczne, na których dokonuje się zapisu
systematycznego zgodnie z zasadą podwójnego księgowania,
- księgi pomocnicze, służące do ewidencji analitycznej,
- zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych,
- inwentarz, wykaz składników aktywów i pasywów.
Techniczne formy księgowości jest to zespół ściśle określonych urządzeń księgowych i zasad,
zgodnie z którymi dokonuje się zapisów księgowych.
Dobór formy techniki księgowości zależy od rozmiarów przedsiębiorstwa, rodzaju jego dzia-
łalności, zapotrzebowania na informację oraz wyposażenia w sprzęt techniczny ułatwiający prace
księgowe.
Obecnie stosowane są następujące techniczne formy księgowości:
a) tabelaryczną,
b) przebitkową,
c) rejestrową,
d) informatyczną.
Tabelaryczna forma księgowości (amerykanka), powstała w XVIII wieku we Francji i polega na
prowadzeniu oprawionej księgi, łączącej w sobie dziennik i księgę główną.
Zapis dokonywany jest liniowo w odpowiednich kolumnach dziennika (zapis chronologiczny),
a następnie na kontach syntetycznych księgi głównej (zapis systematyczny). Kwota operacji
zapisana jest trzy razy: w dzienniku i po stronie Wn i Ma w księdze głównej. Dlatego ogólna suma
kwot operacji gospodarczych z dziennika powinna być równa obrotom stron Wn i obrotom stron
Ma kont syntetycznych księgi głównej. Zapis analityczny odbywa się w odrębnie prowadzonej
księdze pomocniczej. Tabelaryczną formę księgowości stosują małe przedsiębiorstwa, które
wykonują niewiele operacji w ciągu roku i stosują niewiele kont księgowych.
Zalety formy tabelarycznej:
- przejrzystość,
- łatwość odnalezienia błędu,
- łatwy dostęp do informacji.
Wady formy tabelarycznej:
- ograniczona ilość kont,
- ograniczona możliwość podziału pracy.
Przebitkowa forma księgowości, powstała na początku XX wieku w Stanach Zjednoczonych
i w Niemczech, polega na równoczesnym dokonywaniu zapisów w dzienniku i na kontach księgi
głównej, które występują w postaci luz
nych kart. Ewidencja odbywa się kolejno na dwóch kartach
kontowych, stąd suma obrotów debetowych dziennika równa się sumie obrotów debetowych
wszystkich kont (dotyczy to również obrotów kredytowych).
Zalety formy przebitkowej:
- możliwości podziału pracy,
- dowolna ilość kont,
- możliwość segregacji kont i dowolnych ich układów.
Wady formy przebitkowej:
- mała przejrzystość,
- trudności w wyszukiwaniu błędów.
W związku z wprowadzeniem do rachunkowości nowoczesnej techniki informatycznej, stosowanie
formy przebitkowej obecnie zanika.
Rejestrowa forma księgowości powstała w Polsce w latach 1950-1952, polega na ewidencji
operacji gospodarczych w rejestrach obejmujących wszystkie dowody księgowe dotyczące
określonego przedmiotu ewidencji.
Do rejestrów dane wprowadzane są liniowo, co oznacza, że jeden wiersz przeznaczony jest do
ewidencji jednej transakcji.
Sumy kolumn księgowane są na kontach syntetycznych raz w miesiącu na podstawie sporzą-
dzonego polecenia księgowania.
Najczęściej stosowane rejestry dotyczą operacji kasowych, bankowych, zakupu, sprzedaży,
kosztów.
Zalety formy rejestrowej:
- łatwy dostęp do informacji dotyczących rejestrowanego tematu,
- lepsza przejrzystość na kontach syntetycznych,
- możliwość podziału pracy,
- ewidencja analityczna w rejestrach.
Wady formy rejestrowej:
- niektóre rejestry mają skomplikowany układ,
- brak systematycznego zapisu na kontach syntetycznych.
- Informatyczna forma księgowości polega na prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy
użyciu komputera. Specjalnie opracowane programy komputerowe pozwalają na
przetwarzanie danych księgowych i uzyskiwanie informacji o przedmiocie ewidencji.
Oprogramowanie powinno umożliwiać uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów
księgowych.
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy pomocy komputera należy zapewnić automatyczną
kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów i sald. Wydruki komputerowe muszą być
ponumerowane i sumowane przez cały rok obrotowy. Treści ksiąg rachunkowych powinny być
przechowywane w postaci tabulogramów (wydruków komputerowych) lub innych nośników
danych, np. płyt CD, dyskietek, dyskietek ZIP, taśmy danych (streamer).
W celu zabezpieczenia danych przed zniekształceniem lub zniszczeniem zapis księgowy powinien
posiadać dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.
Zaletą formy informatycznej jest sprawność, efektywność i użyteczność dla odbiorców informacji.