PROGRAM WSPIERANIA BIZNESU II
PHARE
PROJEKT SME-FIT
JAK ZORGANIZOWAĆ
I POPROWADZIĆ SZKOLENIE
OPRACOWANIE:
Katarzyna Wawer-Dziedziak
ZWI
ZEK RZEMIOSA
A POLSKIEGO
2004
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
SPIS TREŚCI
Wstęp .................................................................................................................................................................. 3
Na czym polega szkolenie dorosłych?................................................................................ 5
Jak przygotować budżet szkolenia?....................................................................................... 7
Jakie są rodzaje szkoleń? ................................................................................................................ 9
Jak przeprowadzić rekrutację?................................................................................................. 13
Dobór uczestników szkolenia......................................................................................................... 13
Promocja szkolenia............................................................................................................................... 13
Zaproszenie ............................................................................................................................................... 14
Jak przygotować szkolenie od strony technicznej?............................................... 15
Wybór prowadzącego zajęcia......................................................................................................... 15
Pomieszczenia do zajęć...................................................................................................................... 17
Ustawienie stolików............................................................................................................................. 18
Pomoce szkoleniowe ........................................................................................................................... 20
Zakwaterowanie i wyżywienie ...................................................................................................... 24
Transport..................................................................................................................................................... 24
Jak przygotować szkolenie od strony merytorycznej?........................................ 25
Temat szkolenia...................................................................................................................................... 25
Planowanie zajęć.................................................................................................................................... 25
Określanie celów.................................................................................................................................... 25
Dobór metody.......................................................................................................................................... 26
Techniki aktywnego uczenia się................................................................................................................. 26
Praca w małych grupach. ........................................................................................................................... 28
Case study (analiza przypadku)................................................................................................................. 28
Odgrywanie ról............................................................................................................................................ 28
Dyskusja....................................................................................................................................................... 28
Burza mózgów ............................................................................................................................................. 29
Wykład......................................................................................................................................................... 30
Podsumowanie ........................................................................................................................................ 30
Ocena szkolenia...................................................................................................................................... 31
Przygotowanie się prowadzącego......................................................................................... 34
Budowanie atmosfery.......................................................................................................................... 34
Planowanie szkolenia.......................................................................................................................... 35
Realizacja szkolenia............................................................................................................................. 35
Rozpoczynanie szkolenia.................................................................................................................. 36
Lista obecności........................................................................................................................................ 37
Uporządkowanie materiału.............................................................................................................. 37
Cechy dobrego trenera........................................................................................................................ 37
Komunikacja niewerbalna................................................................................................................ 38
Sytuacje trudne podczas szkolenia....................................................................................... 40
Trener  jak sobie radzić?................................................................................................................. 40
Różne typy uczestników.................................................................................................................... 40
Asertywność ............................................................................................................................................. 41
Bibliografia................................................................................................................................................ 42
2
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
Wstęp
Szkolenie to różnorodne działania i formy doskonalenia umiejętności, podnoszenia
wiedzy i kwalifikacji w bardzo różnych obszarach. W niniejszym materiale koncentrujemy się
głównie na rozwijaniu umiejętności u osób dorosłych.
Wraz ze zmianami gospodarczymi, polskie firmy, uczące się funkcjonowania w
nowych warunkach ekonomicznych, coraz bardziej zaczęły dostrzegać potrzebę i znaczenie
szkoleń. Głównym czynnikiem sprawiającym, że szkolenia są koniecznością jest tempo
zmian cywilizacyjnych i gospodarczych. Nie wystarczy nauczyć się jednego zawodu i
wykonywać go, dla potrzeb tej samej firmy, do emerytury. Warunki pracy ciągle się
zmieniają, podobnie, jak oczekiwania pracodawców. A i pracownicy chcą się rozwijać,
awansować. Rynek pracy jest dynamiczny. Zmusza do elastyczności, zmiany branży, miejsca
zamieszkania. Przestawienie gospodarki na inny sposób funkcjonowania, przekształcenia
własnościowe przedsiębiorstw wymuszają konieczność zapoznania się z zasadami
funkcjonowania gospodarki rynkowej, konkurencji, zarządzania firmą w nowych warunkach.
Tylko osoby, które chcą się uczyć i ciągle doskonalić swoje umiejętności maja szansę na
odniesienie sukcesu.
Szkolenia to nie tylko nabywanie nowych umiejętności, to również zmiana postawy.
Uczenie się jest procesem nie ograniczającym się wyłącznie do dzieciństwa i młodości.
Człowiek przez całe życie ma olbrzymie możliwości zmiany swojej osobowości. Powinien je
rozwijać z korzyścią dla siebie, jak i firmy, w której pracuje.
Pracodawcy chętnie uczą się sami i przychylniej patrzą na dokształcanie
pracowników. Zaczynają spostrzegać szkolenia nie jako koszty, wydatki z budżetu, lecz jako
inwestycję, część swojej strategii zatrudnienia i rozwoju.
Zmieniają się rodzaje i tematy szkoleń. Bardzo popularne wcześniej szkolenia
techniczne, ekonomiczne i zawodowe, akcentujące rolę sprawności i umiejętności nadal
odgrywają duże znaczenie, ale jednocześnie rośnie liczba szkoleń tzw. miękkich -
odnoszących się do rozwoju osobowego. Coraz większe jest zapotrzebowanie na treningi
radzenia sobie ze stresem, twórczego rozwiązywania problemów, pracy zespołowej,
zarządzania projektem itd.
Wprowadza to również zmiany w formach prowadzenia szkoleń. Można uczyć się w
grupach, samodzielnie, uczestniczyć w kursach korespondencyjnych prowadzonych za
pośrednictwem zwykłej poczty czy Internetu.
Aby system kształcenia wychodził naprzeciw potrzebom rynku pracy oraz świata
biznesu, by popyt i podaż fachowców współgrały ze sobą, konieczne jest przeanalizowanie
właściwości i tendencji dotyczących struktury oraz procedur działania i zarządzania
przedsiębiorstw, jak również kontekstu społeczno-gospodarczego terytorium, w ramach
którego działa przedsiębiorstwo, a następnie wpisanie ich w system planowania i realizowania
działań szkoleniowych. Wiedza ta powinna być częścią  globalnego podejścia do zjawisk
gospodarczych. Tylko wtedy kształcenie zawodowe będzie bezpośrednio wiązać się z
rynkiem pracy. W przeciwnym razie może wystąpić ryzyko planowania szkoleń w oderwaniu
od prawdziwych i konkretnych potrzeb przedsiębiorstw i pracowników.
Celem podejmowanych w ramach BSP II działań szkoleniowych jest zaspokajanie
potrzeb rzemiosła, pod kątem kształcenia ludzi tak, by byli w stanie dopasować do
istniejących potrzeb, działania w zakresie kształcenia ustawicznego. Umiejętności te mogą
być rozwijane na bazie precyzyjnej i szczegółowej informacji na temat ekonomiki firm
3
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
rzemieślniczych i terytorium, na którym działają, tak by można było zagwarantować tym
firmom planowanie i wdrażanie przydatnych i konkretnych działań szkoleniowych.
Ze względu na specyfikę uczenia się dorosłych cały materiał opracowany jest pod
kątem stosowania metody partycypacyjnej (uczestniczącej, aktywnej). Metoda ta
wykorzystuje różne techniki aktywnego nauczania  pracę w grupach, burzę mózgów,
symulację, dyskusję. Wykorzystywane w tym podejściu metody nauczania zapewniają
interakcję przekazywanych treści z doświadczeniem życiowym i zawodowym uczestników,
połączenie teorii z praktyką. Trener/prowadzący jest w tym podejściu partnerem w procesie
nauczania.
U podstaw szkolenia metodą partycypacyjną leżą następujące założenia:
- uczysz się z sytuacji, które mają dla ciebie znaczenie
- uczysz się w działaniu i aktywnie uczestnicząc w zajęciach
- uczysz się z własnych doświadczeń przez rozwiązywanie problemów
- uczysz się łącząc praktykę z teorią
- uczysz się wtedy, gdy zdobyta wiedza znajduje wykorzystanie w pracy lub w życiu
osobistym
- uczysz się wtedy, gdy panuje przyjazna atmosfera
- uczestnicy różnią się między sobą i preferują różne style uczenia się
- uczysz się przez interakcję z innymi osobami
Metoda ta jest szczególnie przydatna w szkoleniach na temat umiejętności
komunikowania się, współpracy, podejmowania decyzji, negocjacji, rozwiązywania
problemów i konfliktów. Jest skuteczna w przypadku szkoleń, których celem jest zwiększenie
kreatywności, nowatorskie rozwiązywanie problemów, zmiana postaw i wartości. Służy
zwiększeniu zaangażowania uczestników.
Powyższe kompetencje i umiejętności są wysoko cenione we współczesnym, dynamicznie
zmieniającym się społeczeństwie, jak również w kontekście integracji z Unią Europejską.
Należy odchodzić od tradycyjnych metod szkoleniowych opartych na autorytarnej postawie
prowadzącego i metodach wykładowych. Po prostu są one mniej skuteczne.
4
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
Na czym polega szkolenie dorosłych?
Andragogika - teoria oświaty dorosłych, dział pedagogiki zajmujący się
zagadnieniami związanymi z procesem wychowywania ludzi dorosłych. Jej znaczenie wzrasta
wraz z upowszechnianiem się modelu kształcenia ustawicznego.
Planując działania szkoleniowe należy uwzględnić, że dzieci i młodzież przyswajają w sposób
odmienny niż dorośli. Oto niektóre cechy wyróżniające nauczanie dorosłych:
- Dorośli są autonomiczni. Musza znać cele szkolenia i wewnętrznie się z nimi
zgadzać. Szkolenie jest skuteczniejsze, gdy uczestnicy mają wpływ na jego przebieg.
- Dorosłych nie możemy zmusić do nauki. Do zdobywania nowej wiedzy muszą mieć
wewnętrzną motywację.
- Dorośli opierają naukę o własne doświadczenia i wiedzę. Nauczanie nowych
umiejętności powinno się odnosić do ich dotychczasowej wiedzy, umiejętności i
doświadczeń. Dobrze jest poznać je na etapie przygotowywania szkoleń i na etapie
zawierania kontraktu z grupą (to wymaga od trenera elastycznego dostosowania
programu do zdobytych na początku szkolenia informacji o uczestnikach)
- Dorośli są nastawieni na osiąganie celów. Powinni je zdefiniować lub poznać na
początku szkolenia. Powinny być konkretne.
- Dorośli muszą widzieć adekwatność szkolenia do swoich zadań w pracy lub
potrzeb osobistych. Jeśli sami nie potrafią tego dostrzec należy wskazać
uczestnikom, w jaki sposób szkolenie może być dla nich wartościowe.
- Dorośli chcą wiedzieć, jak zastosować nabyte umiejętności w praktyce. Dlatego
najchętniej słuchają praktyków i lubią wykonywać praktyczne działania. Chcą
nauczyć się, jak radzić sobie z konkretnymi sytuacjami.
- Dorośli chcą być traktowani z szacunkiem. Powinni mieć możliwość wyrażania
swoich uwag i opinii w trakcie całego szkolenia oraz mieć pewność, że są słuchani.
- Informacje stojące w silnej sprzeczności z dotychczasowa wiedzą lub systemem
wartości przyswajane są wolniej, wymagają praktycznych ćwiczeń nastawionych na
zmianę postaw. Im bardziej zmiany dotykają cech osobowościowych tym proces
uczenia dłuższy a motywacja uczestnika szkolenia musi być silniejsza.
- Dorośli wolą szkolenia nastawione na jeden problem i ćwiczenia prowadzone w
niezbyt szybkim tempie. Zbyt duża ilość nowych informacji blokuje możliwość ich
przyswojenia.
- Dorośli rzadziej podejmują ryzyko, boją się popełniać błędy. Pracują wolniej
używając metody wglądu zamiast metody prób i błędów. Oczekują, że zadania które
otrzymali do wykonania będą omówione na zajęciach.
- Dorośli oczekują zaangażowania i bardzo dobrego przygotowania do zajęć.
- Szkolenia dla dorosłych musza być zorganizowane w taki sposób, by zapewnić
wygodę psychiczna i fizyczną. Długie wykłady, niekompetentni trenerzy,
niewygodne siedzenia, monotonia, brak możliwości ćwiczenia nabywanej wiedzy,
nieadekwatność tematu szkolenia do ich oczekiwań wywołują ich irytację i opór.
Metody przyswajania wiedzy preferowane przez dorosłych to: dyskusja (z równorzędnymi
partnerami), praca w grupach nastawiona na rozwiązywanie problemów, dyskusja z
ekspertem  najchętniej o konkretnym problemie doświadczanym w pracy, samodzielne
rozwiązywanie problemu, odgrywanie ról, wykład.
5
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
Cechy uczenia się dorosłych:
Zapamiętywalność przekazanych treści po dwóch tygodniach od szkolenia:
Metody pasywne: Czytał  10%
Słyszał - 20%
Widział  30%
Widział i słyszał  50%
Metody aktywne: Wypowiedział - 70%
Powiedział i robił  90%
6
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
Jak przygotować budżet szkolenia?
Budżet powinien przewidywać wydatki i koszty, ponoszone na następujące elementy:
- koszt wynagrodzenia dla wykładowców,
- koszt wynajęcia sali,
- koszt przygotowania materiałów,
- koszt wyżywienia uczestników,
- koszty przygotowania szkolenia,
- koszty marketingu i promocji,
- inne koszty ogólne związane ze szkoleniem,
- koszty delegacji, dojazdów, zakwaterowania.
W przypadku kosztów wynagrodzenia wykładowców, należy przewidzieć nie tylko
efektywne dni pracy, ale również czas dodatkowy, przeznaczony na przygotowanie do
prowadzenia szkolenia. W budżecie należy także uwzględnić czas dojazdu do miejsca
szkolenia. Jeżeli łączny czas dojazdu na i ze szkolenia przekracza określoną ilość godzin
(najczęściej 4 godziny łącznie) to można dodatkowo doliczyć wynagrodzenie za jeden dzień
pracy.
Dokładnie należy przemyśleć koszty marketingu i promocji. Zwłaszcza odnosi się to do
reklamy prasowej. Planować należy ilość i wielkość ogłoszeń oraz gazety i czasopisma, które
zostały wybrane do reklamowania. Miejsce, w którym zostanie zamieszczone ogłoszenie
powinno być starannie wybrane, biorąc pod uwagę grupę docelową i zasięg terytorialny
szkolenia.
Jeżeli szkolenie odbywa się w wynajętej sali to należy wcześniej upewnić się, że nie ma,
bądz
są dodatkowe opłaty za wynajęcie szatni, korzystanie z parkingu, wynajęcie sprzętu
audio-wizualnego.
Konieczne jest zaplanowanie rezerwy na nieprzewidziane wydatki i koszty zarządzania
szkoleniem, zwłaszcza jeśli mamy do czynienia z wielomodułowym programem
szkoleniowym.
7
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
Przykładowy budżet szkolenia:
Tytuł szkolenia:
termin:
wykładowcy:
lokalizacja:
Lp. Działanie ilość dni stawka koszt
1. Przygotowanie szkolenia - KP
2. Wykładowcy - koszt wykładów
3. Wykładowcy - przygotowanie do szkolenia
4. Wykładowcy - zakwaterowanie
5. Wykładowcy - diety
Razem koszty osobowe
6. Wynajęcie sali
7. Wynajęcie sprzętu audio-wizualnego
8. Koszty produkcji materiałów
szkoleniowych - 20 osób
9. Kawa, herbata, napoje 20+2 osoby
10. Lunch 20+2 osoby
11. Koszty materiałów piśmienniczych 20 osób
Razem wydatki na szkolenie
12. Koordynacja szkolenia- KP
13. Koszty przejazdów (PKP) - 2 osoby
14. Koszty administracyjne
15 Koszty promocji i reklamy (1 ogłoszenie)
16. Rezerwa
Razem koszty organizacyjne
A
ącznie koszty
Zysk (10%)
Razem
Obliczenie odpłatności za szkolenie: koszty/ilość osób/ilość dni
8
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
Jakie są rodzaje szkoleń?
1. Podział według kryterium czasu: wieczorowe, weekendowe, jednodniowe, kilkudniowe,
ponadtygodniowe
2. Podział według formy: kurs (prowadzący przekazuje uczestnikom wiedzę różnorodnymi
metodami  do ok. 20 osób), seminarium (uczestnicy dzielą się doświadczeniami, prowadzący
jest bardziej organizatorem  ok. 30-40 osób), warsztat (uczestnicy pod okiem prowadzącego
wypracowują jakiś materiał ok. 16 osób), konferencja (spotkanie specjalistów, którzy dzielą
się doświadczeniami  50-100 osób)
3. Poniżej szerzej został omówiony podział ze względu na sposób rekrutacji uczestników
(szkolenia zamknięte i otwarte)
Szkolenie zamknięte
W porównaniu do szkolenia otwartego jest to szkolenie trudniejsze do przygotowania,
ze względu na opracowanie merytoryczne jego zawartości. Szkolenia zamknięte
organizowane są na konkretne zlecenie, w związku z czym muszą spełniać konkretne
wymagania stawiane przez klienta. Szkolenia te są zazwyczaj bardzo specjalistyczne,
uwzględniają charakter oraz specyfikę danej firmy oraz działalności przez nią prowadzonej.
Jakość tego typu szkoleń musi być szczególnie wysoka, albowiem klient, który choć
raz był niezadowolony z produktu, który od nas otrzymał, prawdopodobnie nie skorzysta
ponownie z naszych usług. Chyba, że jesteśmy monopolistami w zakresie naszej oferty
szkoleniowej, co już nie zdarza się często. Może również zniechęcić innych, potencjalnych
klientów, gdyż w tego typu szkoleniach niezwykle istotną role odgrywa czynnik
rekomendacji.
Ustalenie tematu szkolenia:
Faza opracowania zakresu merytorycznego oraz celu szkolenia zamkniętego musi być
prowadzona w ścisłej współpracy z klientem. Powinna być poprzedzona spotkaniami z
odbiorcami tego szkolenia oraz dokładnym poznaniem specyfiki pracy i celu jaki szkolenie
ma spełnić. Spotkanie z klientem powinno zostać udokumentowane sprawozdaniem.
Następstwem spotkania jest oferta uwzględniająca wymagania klienta. Oferta taka powinna
składać się z następujących elementów:
- cel szkolenia
- zakres merytoryczny szkolenia
- budżet szkolenia
- profil wykładowców wraz z życiorysami
Tak sformułowana oferta musi zostać zaakceptowana przez osobę odpowiedzialną za
organizowanie szkoleń w firmie klienta. Akceptacja powinna mieć formę pisemną
zamówienia szkolenia. Aneks do zamówienia stanowi oferta.
Dobór uczestników szkolenia:
Dużą zaletą szkolenia zamkniętego jest brak ryzyka związanego z doborem uczestników.
Odpowiedzialność za skompletowanie grupy biorącej udział w szkoleniu spoczywa na
zamawiającym szkolenie kliencie.
W związku z taką sytuacją ryzyko poniesienia straty związane z brakiem wystarczającej
liczby uczestników szkolenia nie istnieje, bowiem budżet szkolenia skonstruowany jest ściśle
według uzgodnień z klientem, uwzględniając liczebność grupy. W takim przypadku należy
pamiętać, aby liczba uczestników szkolenia nie przekraczała 20 osób (w skrajnych
przypadkach 25 osób), co ma wielkie znaczenie biorąc pod uwagę efektywność i przydatność
szkolenia dla jego uczestników, oraz komfort pracy dla wykładowców.
9
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
Często firmy szkoleniowe ustalają minimalną ilość osób, która wynika z faktu
opłacalności usługi szkoleniowej (zbyt mała ilość osób znacznie podnosiłaby koszty
szkolenia) oraz - w przypadku ćwiczeń praktycznych - konieczność stworzenia wystarczająco
licznego zespołu.
Wybór wykładowców:
W przypadku szkolenia zamkniętego wybór wykładowcy prowadzącego szkolenie powinien
się odbywać w ścisłej współpracy z klientem. Klient musi zapoznać się z życiorysem trenera,
z jego doświadczeniem praktycznym jak i z przygotowaniem merytorycznym w zakresie
tematu szkolenia. Należy również przedstawić referencje od poprzednich odbiorców danego
szkolenia. W razie negatywnej oceny trenera przez firmę zamawiającą szkolenie, należy
zaproponować kolejnego wykładowcę.
Szkolenie otwarte
Typ szkolenia trudniejszy ze względu na dobór uczestników.
W ten sposób oferowane są standardowe programy szkoleniowe znajdujące się w
pakiecie danej firmy. Nie wymagają one zazwyczaj żadnej modyfikacji merytorycznej
zawartości i dostosowywania do specyfiki danej grupy szkoleniowej. Ważne jest jednak, aby
monitorować ofertę rynkową i uaktualniać tak zakres swoich usług, aby był ciągle atrakcyjny
dla odbiorców.
W ramach szkoleń otwartych należy każdorazowo sprawdzać jakość oraz atrakcyjność
danego szkolenia poprzez stosowanie ankiet, czy bezpośrednich rozmów z uczestnikami.
W niniejszym opracowaniu koncentrujemy się na szkoleniach otwartych.
10
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
Schemat przebiegu szkolenia otwartego:
Start szkol.
Zakres
merytoryczny
Budżet
Nabór
uczestników
Szkolenie
Ocena
Negatywna Notatka ze
szkolenia
spotkania
Rozliczenie
szkolenia
KONIEC
11
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
Inne rodzaje szkoleń
Wiele firm szkoleniowych ma w swej ofercie tzw. - szkolenia miękkie przeznaczone
zarówno dla szeregowych pracowników, jak i dla kadry menedżerskiej. Służą one ćwiczeniu
m.in. takich umiejętności, jak zarządzanie zespołem, nawiązywanie kontaktów,
autoprezentacja. Handlowcy szkolą się z nawiązywania kontaktów z partnerami
biznesowymi, z negocjacji handlowych, ćwiczą na zajęciach umiejętności sprzedażowe.
Natomiast kierownicy i wyższa kadra menedżerska chcą poznać tajniki zarządzania
personelem. Uczą się, jak prawidłowo oceniać pracę podwładnych, w jaki sposób motywować
ich do działania. Zadaniem tych szkoleń jest albo rozwiązanie konkretnego problemu, który
się w danej firmie pojawił, albo podniesienie tych umiejętności pracowników, na których
pracodawcy szczególnie zależy.
Przeciwieństwem szkoleń miękkich są  twarde . Najczęściej są to szkolenia
związane z zarządzaniem finansowym, księgowością, obsługą maszyn i wiele innych, nie
dotyczących kształcenia umiejętności interpersonalnych.
Pracownicy uczą się na kursach organizowanych w miejscu pracy, w siedzibie firmy
szkoleniowej albo w wynajętej sali konferencyjnej. Popularnością cieszą się też szkolenia
wyjazdowe, które często odbywają się w atrakcyjnym miejscu, gdzie nauka jest połączona z
przyjemnością i program obejmuje np. zwiedzanie okolicy czy wizytę w regionalnej
restauracji. Szkolenia wyjazdowe to tzw. szkolenia outdoorowe.
Na szkoleniach tego typu można spróbować sportów ekstremalnych, np. wspinaczki
wysokogórskiej, wędrówki po jaskiniach, raftingu (spływ pontonami), rajdowej jazdy
samochodem, skakania ze spadochronem, czy latania szybowcem Jednym z głównych celów
szkoleń wyjazdowych jest zintegrowanie zespołu, który na co dzień ze sobą współpracuje.
Pokonując trudne sytuacje, które mogą pojawić się na przykład w czasie wspinaczki,
asekurując się w czasie wyprawy, uczestnicy, którzy na co dzień są kolegami z pracy,
nabierają do siebie zaufania i uczą się współdziałania
Odmianą szkoleń wyjazdowych są tzw. - incentive travel. To szkolenia organizowane
są w egzotycznych krajach, w luksusowych ośrodkach. Ich uczestnicy przeżywają przygody
dla zwykłych turystów są raczej niedostępne. Celem takich kosztownych ekspedycji raczej
nie jest nauka, tylko nagroda dla najlepszego zespołu pracowników, kadry menedżerskiej lub
najbardziej lojalnych klientów firmy.
Przeciwieństwem szkoleń outdoorowych są szkolenia prowadzone przez Internet, czyli
- szkolenia e-learningowe. Zyskują one coraz szersze grono zwolenników, choć i oni
podkreślają, że z pewnością nigdy nie zastąpią szkoleń tradycyjnych. Dzięki takiej formie
nauczania można zaoszczędzić wiele czasu i pieniędzy. Jeśli słuchacz przed tradycyjnym
szkoleniem nabędzie podstawową wiedzę z jakiegoś zakresu, to podczas spotkań z trenerem
będzie mógł ćwiczyć w praktyce to, co już teoretycznie opanował. Skraca to czas
przyswajania nauki, a także zmniejsza koszty związane np. z ewentualnym wyjazdem,
noclegiem, wyżywieniem .
12
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
Jak przeprowadzić rekrutację?
Dobór uczestników szkolenia
Liczebność grupy biorącej udział w szkoleniu jest uzależniona od specyfiki tego
szkolenia (np. czy szkolenie zawiera aspekty praktyki, czy nie), celu jaki ma osiągnąć, formy
jego prowadzenia oraz komfortu zarówno dla uczestników jak i wykładowców. Standardowa
grupa szkoleniowa liczy nie mniej niż 15 osób, i nie więcej niż 25 osób. Optymalna liczba
przy szkoleniu metodami aktywnymi, to 20 osób. Pozwala ona na sprawne przeprowadzenie
szkolenia dającego dużo satysfakcji oraz pożytku uczestnikom.
Promocja szkolenia
Szkolenie powinno zostać poprzedzone zorganizowana akcją promocyjną, której
celem jest dostarczenie potencjalnym uczestnikom pełnej wiedzy, pozwalającej podjąć
decyzję czy jest to oferta zaspokajające ich aktualne oczekiwania.
Istnieje kilka sposobów doboru uczestników szkolenia:
- Przesłanie informacji do przedsiębiorców zrzeszonych w organizacji - korzystanie z
własnej bazy danych klientów.
- Korzystanie z innych dostępnych baz danych (należy jednak pamiętać o korzystaniu z
legalnych z
ródeł informacji, będących w zgodzie z Ustawą o ochronie danych
osobowych.
- Informowanie podczas zebrań, spotkań, targów
- Informowanie na stronach internetowych. Korzystanie z internetu staje się coraz
bardziej popularne i z całą pewnością należy docenić ten nośnik informacji. Na stronie
internetowej oprócz zamieszczenia opisu firmy oraz zakresu oferowanych usług,
powinno znalez
ć się miejsce na zamieszczenie aktualnej oferty szkoleniowej wraz z
kalendarium. Połączenie internetowe pozwala również w sposób szybki na zgłoszenie
uczestnictwa w wybranym szkoleniu.
- Newsletter elektroniczny wysyłany do subskrybentów
- Notatka w prasie. Jest to bardzo droga forma rekrutacji uczestników szkolenia, dlatego
powinna być dokładnie skalkulowana oraz włączona do budżetu szkolenia. W
ogłoszeniu należy oprócz informacji o szkoleniu załączyć dane na temat wymagań
stawianych uczestnikom. Rodzaj prasy powinien być dobranej tak, by trafić do osób
potencjalnie zainteresowanych
- Rozprowadzanie ulotek informacyjnych. Jest to jedna z form mało skutecznych,
ponieważ jest niewielki stopień prawdopodobieństwa trafienia na potencjalnego
klienta.
Niezależnie od formy, ogłoszenie o szkoleniu powinno zawierać informację o
- celach szkolenia,
- temacie i zawartości merytorycznej,
- metodach prowadzenia zajęć,
- cenie i formie odpłatności,
- terminie, do którego należy zgłaszać kandydatów,
- miejscu składania zgłoszeń (adres, osoba odpowiedzialna, tel., w mail),
- wykładowcach,
- osobie, która może udzielić dodatkowych informacji,
13
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
- organizatorze.
Ogłoszenie powinno ponadto zawierać formularz zgłoszenia do przesłania organizatorowi.
Zaproszenie
Do osób, które przesłały zgłoszenie należy wysłać zaproszenie będące jednocześnie
potwierdzeniem otrzymania i zaakceptowania zgłoszenia. Powinno być adresowane
bezpośrednio do uczestnika i zawierać szczegółowe informacje o szkoleniu. Poza
powtórzeniem informacji zawartych w ogłoszeniu zaproszenie powinno być uzupełnione o:
- dokładne miejsce szkolenia (adres),
- dokładny termin,
- rozkład dnia i program,
- sposób dojazdu na miejsce,
- zasady odpłatności,
- informacje o materiałach, które należy ze sobą zabrać,
- informacje o sposobie i terminie ewentualnej rezygnacji ze szkolenia i kosztach,
którymi w związku z tym może zostać obciążony uczestnik,
- informację o certyfikatach, które uczestnik otrzyma po zakończeniu szkolenia,
- kontakt do koordynatora.
Zaproszenie musi zostać wysłane ze stosownym wyprzedzeniem.
Należy pamiętać, że podczas całego procesu rekrutacji  od zamieszczenia ogłoszenia do
dnia rozpoczęcia zajęć osoba koordynująca musi być stale dostępna w sposób umożliwiający
bieżące zasięganie informacji. Należy dbać o to, żeby działał podany fax, e mail i telefon.
14
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
Jak przygotować szkolenie od strony technicznej?
Wybór prowadzącego zajęcia
Trenerzy, to z jednej strony osoby na stałe zatrudnione w firmie na podstawie umowy
o pracę, bądz
współpracujące w formie umowy zlecenia. Zdeterminowane jest to zwykle
chęcią obniżenia kosztów własnych działalności firmy.
Wybór właściwego trenera stanowi czynnik krytyczny procesu świadczenia usługi
szkoleniowej o wysokiej jakości. Dlatego tak dużą uwagę należy poświęcić przetestowaniu
poziomu wiedzy praktycznej, jak i merytorycznej wykładowców. Bardzo użyteczną formą
jest dokładne sprawdzanie referencji z poprzednio prowadzonych szkoleń. Należy pamiętać,
że o klasie wykładowcy świadczy zasób wiedzy i umiejętności interpersonalne 
wyrażające się łatwością przekazywania informacji innym.
W przypadku, gdy szkolenie prowadzone jest po raz pierwszy przez danego
wykładowcę, oraz gdy zatrudniamy wykładowcę nowego, warto jest dołączyć do
standardowego kwestionariusza oceny szkolenia również kwestionariusz oceny
wykładowcy. Praktyka taka powinna być powtarzana podczas kolejnych edycji tego samego
szkolenia prowadzonego przez danego wykładowcę. Pozwoli to na monitorowanie jakości
jego wykładów oraz zmian w odbiorze uczestników.
Profil wykładowców powinien być zawsze załączany w materiałach informacyjnych
na temat szkolenia tak, aby uczestnicy mogli wcześniej się z nim zapoznać. Wpływa to na
zbudowanie obustronnego zaufania pomiędzy wykładowcą a uczestnikami.
Po dokładnym ustaleniu zawartości szkolenia i ramowego terminu organizator
powinien wyłonić osoby prowadzące zajęcia. Musi się to dziać z odpowiednim
wyprzedzeniem, ponieważ trenerzy/wykładowcy często wprowadzają korekty do planu zajęć
wynikające z ich dogłębnej znajomości tematu. Ponadto trener proponuje wybór najbardziej
adekwatnej do tematu metody zajęć i określa jakie ramy czasowe potrzebne są do przekazania
danego zasobu wiedzy. Określa również, jakie narzędzia/pomoce będą potrzebne w trakcie
zajęć.
Ważne jest aby prowadzący opisał jaki będzie efekt szkolenia  np. jakie umiejętności
zdobędą w jego wyniku uczestnicy, w jaki sposób zmienia się ich postawy.
Warunki współpracy pomiędzy organizatorem a prowadzącym zajęcia powinny
zostać ustalone i zapisane w formie kontraktu/umowy. Elementem kontraktu powinien być
opis ewaluacji szkolenia  to znaczy pomiar jego efektów.
15
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
Przykładowy kwestionariusz oceny wykładowcy:
KWESTIONARIUSZ OCENY WYKA
ADOWCY
Prosimy o wypełnienie poniższego kwestionariusza oceny wykładowcy. Pozwoli on na stałe
podnoszenie jakości oferowanych przez nas szkoleń oraz co za tym idzie, zadowolenia
uczestników.
Tytuł szkolenia
Prezentowane przez:...........
Dnia......................
min max
Przygotowanie merytoryczne: 1 2 3 4 5
Przygotowanie praktyczne: 1 2 3 4 5
Sposób prezentacji: 1 2 3 4 5
Przystępność przekazywanych informacji: 1 2 3 4 5
Prowadzenie ćwiczeń: 1 2 3 4 5
Komunikatywność: 1 2 3 4 5
Stosunek do uczestników: 1 2 3 4 5
Inne uwagi dotyczące sposobu prezentacji materiału szkoleniowego:
16
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
Pomieszczenia do zajęć
Wielkość sali powinna być adekwatna do wielkości grupy. Jeżeli przewidziane są
zajęcia w podgrupach należy uwzględnić dodatkowe pomieszczenia lub przewidzieć taką
możliwość w sali, w której prowadzone są zajęcia plenarne, po zmianie miejsc uczestników
lub przestawieniu stołów.
Sala plenarna powinna zapewniać:
- możliwość dowolnego ustawienia stolików
- osobne miejsce siedzące dla każdego uczestnika
- dobre oświetlenia
- ogrzewanie i wentylację
- odpowiednią akustykę lub dodatkowe nagłośnienie
Miejsce szkolenia w bezpośredni sposób wpływa na odbiór szkolenia, a więc także na
efektywność absorpcji wiedzy. Pomieszczenie w którym odbywać się zajęcia powinno być
sprawdzone wcześniej przez organizatorów. Należy zwrócić uwagę na następujące elementy :
- Czy wielkość pomieszczenia jest odpowiednia do planowanej ilości uczestników?
- Czy w pomieszczeniu znajdują się stoliki umożliwiające swobodne ich przesuwanie i
tworzenie w ten sposób wydzielonych miejsc do pracy w grupach? Należy przy tym
pamiętać, że jeśli planujemy pracę w grupach to stoliki będą zajmowały więcej
miejsca, w związku z czym pomieszczenie powinno być bardziej przestronne.
- Jeśli nie ma możliwości przesuwania stolików, to czy w obiekcie znajdują się inne
wolne sale, które można wykorzystać na ćwiczenia grupowe? Jeśli tak to należy
zarezerwować te sale dodatkowo.
- Czy oświetlenie w sali jest dostateczne aby umożliwić uczestnikom robienie notatek?
- Czy w sali istnieje możliwość takiego regulowania oświetlenia bądz
zaciemnienia, aby
można było swobodnie korzystać z rzutnika?
- Czy sala jest wyposażona w sprzęt potrzebny do prezentacji tj. rzutnik, telewizor,
video, tablicę, tablicę-notatnik, oraz czy wszystkie potrzebne urządzenia są sprawne?
Jeśli w wyposażeniu sali nie ma potrzebnego sprzętu, to należy przygotować własny i
sprawdzić go przed rozpoczęciem szkolenia.
- Czy obiekt posiada właściwe zaplecze, tzn. toalety, telefony publiczne, miejsce na
przygotowanie napojów i jedzenia? Jeżeli planujemy przerwę na obiad to należy
ustalić gdzie się odbędzie obiad i w zależności od tego zaplanować odpowiednio długą
przerwę.
17
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
Ustawienie stolików
Propozycja 1.
W tym przypadku każdy z uczestników widzi pozostałych. Jest to ustawienie sprzyjające
kontaktowi
Propozycja 2
Ustawienie korzystne przypadku małej przestrzeni jednak niepraktyczne w przypadku
większej grupy (powyżej 25 osób)
18
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
Propozycja 3
Idea  okrągłego stołu . Nie ma tu miejsca na tablicę i rzutnik. Uczestnicy pracują z
materiałami, które mają przed sobą. Ustawienie dobre w przypadku dyskusji. Odstęp miedzy
stolikami nie może być zbyt duży, gdyż uniemożliwia kontakt wzrokowy.
Propozycja 4
Ustawienie wykorzystujące kwadratowe stoliki
19
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
Pomoce szkoleniowe
Pomoce szkoleniowe mogą być wykorzystywane zarówno przez trenerów (w czasie wykładu
lub dyskusji), jak też przez uczestników (w trakcie omawiania rezultatu warsztatów).
Zastosowanie środków audiowizualnych:
- przyciąga i podtrzymuje uwagę
- budzi większe zaangażowanie
- potwierdza i utrwala przekazywaną wiedzę
- ułatwia zapamiętywanie
- uatrakcyjnia zajęcia
- działa silniej niż słowo mówione
Materiały drukowane  zasady tworzenia i używania:
- czytelny druk
- niezbyt dużo tekstu na jednej stronie
- świadome zastosowanie: zróżnicowanej czcionki, zszywania lub zachowywania
luz
nych kartek, drukowania po jednej lub dwóch stronach
- świadome rozdawanie materiałów po skończonej prezentacji lub w jej trakcie, jeśli
słuchacze maja ich używać razem z prowadzący.
Slajdy (do rzutnika pisma oraz rzutnika multimedialnego)
Przy stosowaniu w trakcie wykładu pomocy wizualnych należy przed rozpoczęciem
szkolenia odpowiednio je przygotować oraz upewnić się, że sala, w której odbędzie się
szkolenie, jest wyposażona w niezbędny, sprawny sprzęt. W przypadku korzystania ze
slajdów należy się upewnić, czy sala posiada odpowiednie oświetlenie lub zaciemnienie
pozwalające na korzystanie przez trenera z rzutnika, a jednocześnie nie utrudniające robienia
notatek przez uczestników szkolenia.
Przy przygotowywaniu slajdów należy kierować się następującymi wytycznymi:
- powinny być proste w formie i obejmować jeden przekaz
- liternictwo i rysunki powinny być odpowiednio duże, łatwe do odczytania, należy
unikać napisów pionowych
Przy prezentacji z wykorzystaniem slajdów należy pamiętać, że trener nie może
ograniczać wykładu do odczytania tekstu ze slajdów. Mają one obrazować wykład, a nie go
zastępować.
Stosowanie slajdów systematyzuje wykład, nadaje mu pewien porządek oraz
dramaturgię. Jeżeli planujemy wykorzystanie przez uczestników przez
roczy do opracowania
własnych materiałów prezentacyjnych należy pamiętać o przygotowaniu odpowiedniej ilości
czystych folii oraz odpowiedniej ilości kolorowych pisaków do stosowania na folii.
Podobne zasady, jakie obowiązują do slajdów na foliach należy stosować przy
korzystaniu z rzutnika multimedialnego i slajdach przygotowanych w wersji elektronicznej.
Film
Film jest coraz częściej stosowaną metodą przekazu. Przy jego wykorzystaniu należy
także pamiętać o kilku zasadach:
- film nie powinien być zbyt długi
- musi obrazować sytuacje omawiane w trakcie wykładu
- język filmu musi być zrozumiały dla uczestników szkolenia
- należy omówić film po jego zakończeniu, analizując w formie dyskusji wnioski lub/i
możliwe rozwiązania prezentowanego przez film zagadnienia
20
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
Tablica - notatnik (flip chart)
Tablica - notatnik jest jedną z najczęściej stosowanych metod obrazowania treści
wykładu. Pomocne w efektywnym korzystaniu z tej formy pomocy wizualnej jest:
- przygotowanie kilku plansz przed wykładem i zakrycie ich, tak aby w kluczowych
momentach możliwe było odkrycie informacji na nich zawartych
- pozostawianie części plansz wolnych, tak aby możliwe było dopisywanie informacji
uzyskanych od uczestników szkolenia
- używanie różnokolorowych, grubo piszących mazaków, tak aby zapisy były widoczne
dla wszystkich uczestników szkolenia
- podkreślanie lub ujmowanie w ramki najważniejszych sformułowań.
Zasady, których należy przestrzegać przy korzystaniu z różnego rodzaju tablic:
- stawaj z boku aby nie zasłaniać
- nie odwracaj się tyłem do słuchających, nie odwracaj i nie spuszczaj głowy, bo nie
będziesz słyszalny
- mów w stronę słuchaczy a nie do tablicy, bo to słuchacze a nie ty mają się zapoznawać
z jej treścią
- nie śpiesz się, daj czas na przeczytanie, zrozumienie i zrobienie notatek
- wypisuj kluczowe słowa i zdania
- pisz czytelnie, około pięciocentymetrowymi literami zachowując odstępy między
wierszami (około 7 słów w linii i 9 linii na stronie)
- stosuj kolorowe pisaki, do różnicowania tekstu, podkreślania ważnych elementów
Magnetowid i kamera video
Są narzędziami bardzo pomocnymi przy prowadzeniu zajęć dotyczących negocjacji,
wystąpień publicznych, prowadzenia szkoleń, prezentacji. O ich użyciu należy uczestników
uprzedzić oraz uzyskać ich zgodę. Obserwowanie siebie na nagraniu dla wielu osób jest
bardzo silnym przeżyciem. Każdą nagraną scenę należy omówić i podsumować.
Standard materiałów szkoleniowych
Jakość przygotowanych materiałów w bardzo znacznym stopniu decyduje o postrzeganej
jakości szkolenia. Materiały szkoleniowe powinny składać się z:
- kopii prezentowanych przez
roczy
- opisu warsztatów
- w przypadku stosowania metody analizy przypadku - opis przypadku
- w przypadku stosowania metody odgrywania ról - opis sytuacji i ról
- innych materiałów pomocniczych
Kopie prezentowanych przez
roczy powinny być ponumerowane i ułożone w porządku
chronologicznym. Jeśli prowadzący zmienia kolejność prezentowania przez
roczy powinien
zaznaczyć, gdzie w materiałach (na jakiej stronie) znajduje się prezentowany materiał.
Ułatwia to śledzenie wykładu i eliminuje konieczność przepisywania przez uczestników
prezentowanego materiału.
Materiały powinny być przejrzyste, dobrze zaplanowane, krótkie i rzeczowe. Materiały
nie powinny zawierać długich tekstów. Celem przygotowania materiałów na szkolenia jest
umożliwienie uczestnikom przypomnienia sobie informacji pozyskanych na szkoleniu. Długie
teksty nie są do tego przydatne.
Kopie przez
roczy mogą zajmować całą stronę A4, bowiem umożliwia to robienie notatek
w trakcie wykładu. Można także umieszczać po dwa lub nawet trzy przez
rocza na jednej
21
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
stronie A4. Wtedy to przez
rocza są zmniejszone i z prawej strony należy zostawić około 1/2
szerokości kartki, na robienie notatek.
Wszystkie materiały powinny być spięte, tzn. oprawione lub włożone do segregatora lub
skoroszytu. Stosowanie skoroszytu lub segregatora umożliwia dokładanie kartek z
dodatkowymi informacjami, notatek, bądz
rozwiązań ćwiczeń, w trakcie szkolenia. Jest to
niezwykle praktyczne rozwiązanie, bowiem uczestnicy mogą dokładać swoje notatki w
odpowiednie miejsce materiałów. Przy stosowaniu tej metody należy jednak pamiętać, że
wszystkie materiały rozdawane póz
niej muszą być uprzednio podziurkowane i dodatkowo
należy zaopatrzyć się w dziurkacz do wykorzystania przez uczestników w trakcie szkolenia.
Dodatkowymi elementami rozdawanymi uczestnikom w ramach materiałów powinny być
notatniki i długopisy. Nie jest to wymóg obowiązujący, ale warto zaplanować taką pozycję w
budżecie szkolenia.
22
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
Przykładowa lista kontrolna materiałów i pomocy do szkolenia:
LISTA KONTROLNA
Przygotowanie materiałów i pomocy wizualnych do szkolenia
Sprawdzenie sali
Czy sala jest odpowiednio przestronna, żeby pomieścić .... uczestników? Jeśli NIE, poszukać
innego miejsca
Czy stoliki można swobodnie przesuwać? Jeśli NIE, to: Czy aktualne ustawienie stolików jest
odpowiednie do typu szkolenia? Jeśli NIE to poszukać innego miejsca
Czy sala jest odpowiednia aby zorganizować w niej zajęcia grupowe? Jeśli NIE to:
Czy można wynająć dodatkowe pomieszczenia do zajęć grupowych? Jeśli NIE, to poszukać
innego miejsca
Czy sala posiada odpowiednie zaciemnienie i oświetlenie? Jeśli NIE, to poszukać innego
miejsca
Gdzie w budynku można zorganizować stolik na kawę, herbatę, napoje?
Gdzie w obiekcie lub jego pobliżu można zorganizować lunch?
Gdzie znajduje się zaplecze techniczne obiektu, czy jest do niego dostęp?
Jeśli szkolenie odbywa się w trakcie weekendu, to czy jest dostęp do zaplecza technicznego
obiektu?
Gdzie w obiekcie są toalety, telefon publiczny, szatnia, parking?
Czy parking, szatnia są płatne dodatkowo? Jeśli TAK to koszt włączyć do budżetu szkolenia
Czy sala jest wyposażona w rzutnik? Jeśli NIE, przygotować własny
Czy sala jest wyposażona w telewizor i video? Jeśli NIE, przygotować własny
Czy sala jest wyposażona w kamerę? Jeśli NIE, przygotować własną
Czy sala jest wyposażona w flipchart? Jeśli NIE, przygotować własny
Czy zapewniony jest zapas papieru do flipcharta? Jeśli NIE przygotować własny
Czy w sali jest tablica ścieralna? Jeśli NIE przygotować własną
Czy sala dysponuje odpowiednią ilością kontaktów, aby podłączyć sprzęt audio-wizualny?
Jeśli NIE, przygotować rozgałęz
niki i przedłużacze
Sprawdzić sprzęt własny lub/i sprzęt będący wyposażeniem sali. Jeśli sprzęt niesprawny to
wymienić lub usunąć uszkodzenia
Przygotowanie materiałów
Przygotować odpowiednią ilość kopii materiałów szkoleniowych
Przygotować odpowiednią ilość notatników i długopisów
Przygotować dodatkowe materiały do wpięcia do segregatorów i podziurkować je
Przygotować dziurkacz
Przygotować czyste kartki papieru
Przygotować czyste folie do prezentacji wyników ćwiczeń
Przygotować mazaki do pisania na folii  ilość co najmniej równa ilości uczestników
Przygotować mazaki do pisania na flipcharcie
Przygotować mazaki do pisania na ścieralnej tablicy
Przygotować kartoniki do ustawienia na stolikach (wpisanie formy w jakiej należy się
zwracać do uczestników)
Przygotować kartki samoprzylepne lub identyfikatory dla uczestników
Przygotować listę obecności (po jednej na każdy dzień trwania kursu)
23
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
Zakwaterowanie i wyżywienie
O powodzeniu kursu w dużym stopniu decydują warunki zakwaterowania i
wyżywienia. Jeśli uczestnicy się nie znają, korzystniejsze jest zakwaterowanie w pokojach
jednoosobowych. Większe pokoje są dopuszczalne w przypadku osób, które się znają. Należy
zadbać o ośrodek z odpowiednim wyposażeniem sanitarnym. Warunki musza gwarantować
uczestnikom możliwość odpoczynku. Należy zwrócić uwagę na odpowiednie ogrzewanie,
klimatyzację a także bezpieczeństwo mienia uczestników.
W przypadku szkoleń kilkudniowych konieczne są trzy posiłki dziennie a w przerwach
pomiędzy zajęciami możliwość podania kawy, herbaty i wody mineralnej.
Transport
Transport do miejsca szkolenia może zostać zaproponowany przez organizatora. Jest to
szczególnie ważne, gdy zajęcia odbywają się w miejscu niezbyt dostępnym komunikacyjnie.
Oczywiście każdy z uczestników może zapewnić sobie transport we własnym zakresie.
Należy zawsze zadbać o dokładne poinstruowanie o adresie ośrodka szkoleniowego. Dobrym
zwyczajem jest dołączenie mapy.
24
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
Jak przygotować szkolenie od strony merytorycznej?
Temat szkolenia
W przypadku szkoleń otwartych temat ustalany jest na podstawie popytu, jaki istnieje na
rynku oraz specyfiki organizacji szkolącej. W dobie wysokiej specjalizacji zdefiniowanie
niszy rynkowej wciąż możliwej do zapełnienia staje się coraz trudniejsze. Dlatego tak istotne
jest odpowiedzenie na pytania:
- Jakiego typu szkolenia chcemy oferować?
- Komu chcemy te szkolenia oferować?
Trudno jest oferować nieograniczoną gamę tematów szkoleń. Wynika to zwykle z możliwości
kadrowych firmy, chyba, że firma dysponuje dużą liczbą współpracujących wykładowców, co
pozwala na szybkie uzupełnianie tematyki szkoleń. Należy być elastycznym i szybko
reagować na potrzeby rynku, które determinują wybór tematu.
Planowanie zajęć
Po wyborze ogólnego tematu szkolenia ustalamy tematy poszczególnych zajęć.
Kolejnym etapem jest określenie czasu potrzebnego na zrealizowanie zaplanowanego
materiału, biorąc pod uwagę czas poszczególnych zajęć oraz czas przerw. Przy opracowaniu
rozkładu zajęć należy pamiętać, że przerwy powinny być zaplanowane w odstępach nie
dłuższych niż 1,5 - 2 godziny. Czas trwania przerwy nie powinien być krótszy niż 15 minut.
Jeśli zajęcia mają trwać cały dzień, warto zaplanować jedną dłuższą przerwę, trwającą ok. 1 -
1,5 godziny.
Każde zajęcie powinno mieć następujące elementy:
- temat
- cele jakie powinny osiągnąć uczestnicy
- metody
- zadania dla uczestników
- określenie czasu
Określanie celów
Określanie celów, to jedna z najważniejszych i najtrudniejszych do opanowania
umiejętności prowadzącego. Cel szkolenia jest tym, co w zakresie wiedzy, umiejętności czy
postaw powinien osiągnąć uczestnik w czasie szkolenia.
Można rozróżnić cele główne i szczegółowe (konkretne nazwanie tego, co uczestnik
powinien osiągnąć podczas konkretnego zajęcia). Poniżej przykłady celów głównych i
przyporządkowanych im celów szczegółowych:
Cel główny Formowanie postaw
Cele szczegółowe Nabycie pewności siebie
Otwartość
Komunikatywność
Asertywność...
Cel główny Osiąganie wiedzy
25
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
Cele szczegółowe Poznanie obowiązujących aktów prawnych
Poznanie metod szkoleniowych
Poznanie obowiązujących przepisów BHP
Posługiwanie się językiem obcym...
Cel główny Kształcenie umiejętności
Cele szczegółowe Pisanie protokołów
Kierowanie zespołem
Negocjowanie
Szybkie czytanie...
Dobór metody
Dobór metody w nauczaniu dorosłych jest rzeczą niezwykle istotną. y
le dobrana lub
nieumiejętne zastosowana metoda może spowodować stres zarówno u prowadzącego, jak też
uczestników szkolenia. Może również wywołać opór i niechęć do współpracy. Z drugiej
strony może zaangażować uczestników i znacząco podwyższyć efektywność szkolenia.
Metoda powinna być dostosowana do tematu, treści i celu zajęć jak również do predyspozycji
i umiejętności prowadzącego.
Przed zastosowaniem metody należy z nią dokładnie zapoznać uczestników, by nie
mieli poczucia niepewności czy bezradności.
Metody stosowane w uczeniu dorosłych można podzielić na służące:
- przekazywaniu treści
- uzyskaniu reakcji uczestników
- zastosowaniu wiedzy i umiejętności w praktyce
rozwojowi integracji grupy
Techniki aktywnego uczenia się.
Techniki aktywnego uczenia się, które razem tworzą metodologię partycypacyjną,
gwarantują, że uczestnicy są całkowicie zaangażowani w proces edukacji. Uczestnicy nie są
traktowani, jako pasywni odbiorcy wiedzy, ale jako partnerzy w projektowaniu i realizowaniu
kursów. Metodologia aktywnego uczenia się z założenia uwzględnia wiedzę, jaką wnoszą
uczestnicy. To gwarantuje, że kurs  jego cele, metody i materiały - uwzględnia
doświadczenia uczestników. W ten sposób aktywne uczenie się jest skoncentrowane na
uczestniku, zaś rola trenera to rola facylitatora  osoby, która ukierunkowuje, prowadzi i
wspiera uczestników w trakcie uczenia się.
Stosując metody aktywne warto wziąć pod uwagę następujące wskazówki:
- wybór metody zależy wyłącznie od prowadzącego
- metody muszą być zaplanowane tak, by pomagały realizować cel
- Metody mają za zadanie stymulować aktywność i możliwości poznawcze uczestników
- Powinno się znać różne metody i elastycznie stosować
- Żeby dobrze opanować metody aktywne trzeba je stosować
Niektóre istotne zmienne mające wpływ na wybór aktywnej metody szkolenia  tu
oznaczone jako podejście  dół-góra
- Ilość uczestników: im mniejsza, tym bardziej możliwe jest podejście dół  góra;
- Jednorodność uczestników: im bardziej jednorodna jest grupa uczestników, tym
bardziej możliwe jest podejście dół-góra: różnice mogą dotyczyć aspektów
26
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
kulturowych, językowych, pracy, geograficznych, płci, wieku  dopóki różnice nie są
zbyt duże, różnorodność uczestników może wzbogacać dyskusję, a tym samym
interaktywne uczenie się. Kiedy różnice są zbyt duże, lepiej sprawdza się podejście
góra  dół.
- Prostota/Złożoność zagadnień szkoleniowych: im bardziej złożone są zagadnienia
szkoleniowe i wiążą się z autonomią decyzji, zarządzaniem grupą, zdolnością
organizacyjną, planowania oraz interakcji, tym bardziej wymagane jest podejście dół-
góra.
PODEJŚCIE PODEJŚCIE
GÓRA - DÓA
DÓA
- GÓRA
Nauczyciel
Nauczyciel
INFORMACJA
INFORMACJA
W
I
E
D
Z
A
Uczący się
Uczący się
DOŚWIADCZENIE
DOŚWIADCZENIE
27
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
Praca w małych grupach.
Zajęcia rozpoczyna się w dużej grupie, gdzie omawiany jest temat, zadania do
wykonania, czas oraz prezentowane pomoce i materiały. Następnie grupę dzieli się na
mniejsze, cztero-, pięcioosobowe grupki, dbając o to, by były jak najbardziej zróżnicowane
wewnętrznie pod względem wieku, płci, osobowości, wiedzy, aktywności itp. Z każdym
nowym zadaniem dokonujemy nowego podziału na grupy dzięki czemu wszyscy uczestnicy
maja okazję się poznać i współpracować ze sobą. Należy zapoznać uczestników z zasadami
pracy w grupach
- każdy aktywnie uczestniczy w pracy
- wszyscy słuchają się nawzajem.
Prowadzący na bieżąco kontroluje prace grup, odpowiada na pytania, udziela wyjaśnień
nie ingerując w tworzenie rozwiązań.
Praca w małej grupie sprzyja integracji i wyzwala aktywność. Jest mniej stresująca niż
praca w szerszym gronie czy wypowiedzi na forum całej grupy. Atmosfera pracy jest mniej
napięta. Nieśmiali czują się swobodniej.
Metoda ta jest czasochłonna. Nie nadaje się do zadań, gdzie jest tylko jedno poprawne
rozwiązanie.
Zawsze należy pamiętać, ze najpierw objaśniamy zadanie, potem dzielimy na grupy.
Metody podziału na grupy  odliczanie, kartki z jednakowymi numerkami, jednakowe
cukierki.
Case study (analiza przypadku)
Jedną z najpopularniejszych metod warsztatowych jest analiza przypadku. Jest to
analiza rzeczywistej sytuacji przedsiębiorstwa lub jego części. Zawiera ona opis wydarzeń i
szereg danych wyjściowych. Metoda ta pozwala na kształcenie umiejętności identyfikacji
problemów, ich hierarchizacji oraz umiejętności rozwiązywania. Zazwyczaj nie ma jednego
właściwego rozwiązania, bowiem w tym samym przykładzie można zidentyfikować różne
problemy, a sposób ich rozwiązania w dużej mierze wynika z doświadczenia i kreatywności
osoby analizującej sytuację.
Odgrywanie ról
Jest to forma warsztatów niezwykle angażująca uczestników. W przeciwieństwie do
typowej analizy przypadku, uczestnicy dostają tylko pobieżne informacje na temat sytuacji.
Po otrzymaniu ról, jakie mają odgrywać, uczestnicy przygotowują scenariusz postępowania, a
następnie odgrywają swoje role. Często ta forma warsztatów jest realizowana przy
zastosowaniu kamery video. Pozwala to bowiem na póz
niejszą analizę zachowań i
praktycznego wykorzystania zaobserwowanych sytuacji.
Dyskusja
Dyskusja powinna być poprzedzona wprowadzeniem. Można ją stosować na początku
zajęć  ale wtedy jest to dość trudne, bo uczestnicy obawiają się publicznych wypowiedzi.
Może być:
- kierowana  prowadzący zmierza do konkretnych wcześniej założonych wniosków lub
decyzji
28
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
- zorganizowana  w sposób wcześniej zaplanowany, np. po wprowadzeniu ogólnym
kontynuowana jest w mniejszych grupach a następnie wnioski prezentowane sa przez
moderatorów na ponownym spotkaniu plenarnym
- swobodna  oparta na aktywności uczestników a prowadzący ogranicza się do roli
obserwatora i podsumowuje wyniki
Zasady dla trenera do prowadzenia dyskusji
- na początku ustal zasady
- nie dopuść żeby dyskusja została zdominowana przez osoby najbardziej aktywne lub
często zbaczające z tematu
- staraj się włączyć rozmowy na boku do głównego wątku
- słuchaj uważnie wszystkich wypowiedzi
- staraj się nie nadinterpretowywać, parafrazuj, pytaj czy dobrze zrozumiałeś,
sprawdzaj swoje wnioski
- staraj się tak kierować dyskusją, by uczestnicy wyrażali swoje zdanie ( ja ) a nie
prawdy ogólne
- nie atakuj pytaniami szczegółowymi, bardzo drążącymi, bo może to wywołać opór
- nie faworyzuj nikogo
- zachęcaj do wypowiedzi a nie odpytuj
- nie polemizuj sam, raczej pozwól żeby uczestnicy polemizowali między sobą
Burza mózgów
Polega na zespołowym wytwarzaniu pomysłów rozwiązania jakiegoś zadania.
Wszędzie tam, gdzie chodzić nam będzie o wielość dróg prowadzących do osiągnięcia danego
celu, najwłaściwszym sposobem nauczania będzie właśnie "burza mózgów
W metodzie "burzy mózgów" wychodzimy od zgromadzenia możliwie najbogatszego
materiału wyjściowego, aby póz
niej na drodze intelektualnej selekcji wybrać te najlepsze i
możliwe do zrealizowania. Metodę tę nazywa się także "giełdą pomysłów".
Trzeba zadbać o właściwe warunki pracy i atmosferę.
Po pierwsze, ani za dużo, ani za mało uczestników. Gdy jest ich zbyt wielu może to wywołać
chaos. Jeśli zbyt mało nie osiągamy tzw. efektu synergii - liczba pomysłów będzie niewielka,
a uczestnicy nie będą się wzajemnie inspirować. Uczestników można posadzić w półkręgu,
naprzeciwko postawić flipchart lub cokolwiek, na czym będziemy zapisywać pomysły.
Chodzi o to, aby uczestnicy widzieli przez cały czas pomysły innych i wytwarzali kolejne
skojarzenia.
Najlepiej, gdy temat burzy mózgów jest postawiony w formie pytania otwartego -
 Jak...?  Co....? Pytania zamknięte typu  Czy...? skłaniają raczej do oceniania, a nie
tworzenia. Warto, aby temat był w miarę precyzyjny, ale nie sugerujący rozwiązania.
Atmosfera powinna być luz
na, nieformalna. Moderator stoi z boku. Zachęca do
mówienia, prosi o nie ocenianie czyichkolwiek pomysłów, pisze je na tablicy, pilnuje czasu i
faz burzy mózgów. Może podawać własne przykłady, chwalić i zachęcać. Do niego należy
również podsumowanie.
Zasady burzy mózgów:
- Na etapie generowania pomysłów nie osądzamy ich, niczego nie odrzucamy ani nie
oceniamy.
- Każdą myśl zapisujemy w takiej formie w jakiej została zgłoszona
- Cenne są pomysły śmiałe, niestandardowe, szokujące, dziwaczne
- Można bazować na pomysłach innych  dzięki skojarzeniom burza się rozwija
29
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
Klasyczna, ustrukturyzowana burza mózgów składa się z trzech faz. Pierwsza, twórcza to
generowanie pomysłów. Jednak możemy na to poświęcić co najwyżej 1/3 czasu, który
chcemy przeznaczyć na całą burzę.
Dwie kolejne fazy są równie ważne  służą selekcji i ocenie pomysłów.
W czasie drugiej fazy  selekcyjnej, możemy dokonać wstępnej oceny, negatywnej. Wtedy
wykreślamy te pomysły, które są absolutnie nie do zrealizowania (technicznie, finansowo,
czasowo itp.). Musimy też wykreślić pomysły nie związane z tematem burzy. Następnie
trzeba określić zestaw kategorii, wg których chcielibyśmy pogrupować pozostałe pomysły.
Kategorie powinny być związane z tematem burzy. Jeśli przedmiotem burzy mózgów było na
przykład udoskonalenie metod pracy w zespole, kategoriami takimi mogłyby być:
komunikacja, relacje, działania i otoczenie. W drugiej fazie można też pominąć etap oceny
negatywnej i przejść od razu do wymyślania kryteriów oceny.
W trzeciej fazie  oceniającej, wybieramy kilka najlepiej rokujących pomysłów,
przeprowadzając głosowanie. Każdy ma np. trzy głosy. W efekcie wybieramy kilka
pomysłów, które zdobędą najwięcej głosów. Wybrane pomysły oceniamy na skali, np. od 1
do 10, gdzie 10 jest oceną najwyższą.
Wykład
Jest metodą tradycyjną, pozwalająca na przekazanie dużej ilości usystematyzowanej
wiedzy w stosunkowo krótkim czasie. Jest to metoda bierna. Od prowadzącego wymaga dużej
wiedzy i starannego przygotowania według następujących etapów:
- przygotowanie wykładu  określenie zakresu zagadnień i shierarchizowanie ich.
- redagowanie treści
o wstęp - kiedy następuje nawiązanie kontaktu ze słuchaczami. Należy się
przedstawić, zaprezentować cel i zakres wykładu, czas trwania i sposób
zadawania pytań. Celem wstępu jest również sprowokowanie zainteresowania i
skoncentrowanie uwagi słuchaczy
o część główna. Zarówno treść, jak i forma powinny być starannie
przygotowane. Należy określić cele, wyeksponować myśl przewodnią i
postawić tezy. Zdania powinny być proste, krótkie i zrozumiałe. Wskazane jest
przygotowanie pytań, które będą prowokowały uwagę słuchaczy. Należy
używać przykładów, cytatów, anegdot. Ważna jest postawa ciała, tempo
mówienia, nawiązywanie kontaktu wzrokowego.
o zakończenie  podsumowanie, wymiana uwag, sformułowanie wniosków,
powtórzenie istotnych informacji do zapamiętania.
- wygłoszenie wykładu. Aby nie był nużący warto stosować tablice, rzutniki, filmy. Dać
słuchaczom możliwość zadawania pytań i udzielania wyjaśnień
Podsumowanie
Bardzo ważnym elementem sesji jest jej podsumowanie. Trener po zakończeniu części
warsztatowej powinien dokonać podsumowania zwartości sesji. Podsumowanie zwykle trwa
10 - 15 minut. W przypadku szkoleń kilkudniowych rozpoczynamy kolejny dzień od
powtórzenia zawartości z dnia poprzedniego. Pozwala to na utrwalenie materiału już
omówionego. Na początku sesji przypominamy uczestnikom, co już zostało zrobione i jaka
będzie zawartość dnia następnego. Jeżeli wychodzimy od ogółu do szczegółu to pomocne jest
określenie w jakim miejscu znajdujemy się w danej chwili. Pomaga to w usystematyzowaniu
materiału oraz pozwala na określenie znaczenia omawianego tematu dla całości szkolenia.
30
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
Jeżeli szkolenie jest prowadzone przez więcej niż jednego trenera, to w trakcie gdy
jeden z nich prowadzi zajęcia, pozostali powinni być również obecni na sali. Wychodzenie
trenera z sali, po zakończeniu swojego wykładu, lub w trakcie, gdy uczestnicy pracują w
grupach stwarza wrażenie braku zaangażowania w szkolenie i braku profesjonalizmu. Należy
zadbać o przygotowanie dodatkowego miejsca, aby trener, w trakcie wykładu prowadzonego
przez drugą osobę, mógł usiąść i przysłuchiwać się wykładowi, przygotowywać swoje
wystąpienie lub robić notatki.
Ocena szkolenia
Uczestnicy powinni mieć możliwość bezpośredniego artykułowania swoich opinii na
temat szkolenia. Najczęściej jest to zorganizowane w formie ankiety. Celem wypełniania
ankiet jest przede wszystkim zebranie opinii uczestników na temat przydatności szkolenia,
jego organizacji i atmosfery. Ankieta powinna być krótka: najlepiej jednostronicowa.
Najczęściej stosowane ankiety mają szereg pytań o charakterze zamkniętym (np. podają skalę
ocen z których jedną trzeba zakreślić), ale powinny również dać możliwość swobodnej
wypowiedzi uczestnikom w postaci pytań otwartych np. które zagadnienia wymagają
szerszego omówienia.
Ankieta z oceną szkolenia daje też możliwość zbadania zapotrzebowania na inne
szkolenia. Można to zrobić poprzez wypisanie wszystkich szkoleń jakie dana firma
szkoleniowa ma w ofercie, bądz
też w postaci pytania otwartego np. jakie szkolenie byłoby
interesujące dla uczestnika.
Zasadą jest stosowanie anonimowych ankiet, bowiem daje to okazję do
nieskrępowanego wyrażania opinii. Czasami uczestnicy podpisują ankiety, zwłaszcza jeśli są
zainteresowani uzyskaniem w póz
niejszym terminie dodatkowych informacji o
harmonogramie i tematyce szkoleń.
Niezwykle istotnym elementem kończącym szkolenie jest sporządzenie
sprawozdania podsumowującego opinie zebrane w ankietach. Każde pytanie powinno być
opracowane za pomocą metod statystycznych. Najczęściej stosuje się obliczanie średniej i
odchylenia standardowego.
Średnia - najczęściej średnia arytmetyczna, jest miarą, która zastępuje w analizie
statystycznej zbiór konkretnych wartości. Średnia arytmetyczna jest ilorazem sumy wartości i
liczby obserwacji. Ponieważ średniej nie należy (chociaż można) obliczać dla przypadków
gdy w zbiorowości występują wartości skrajne, dlatego należy zastosować inny sposób
analizy statystycznej. Wartości skrajne (duże lub małe) mają znaczny wpływ na średnią
arytmetyczną, co może spowodować, że średnia będzie z
le charakteryzować średni poziom
badanej cechy.
Badanie średniej ocen ułatwia opis i poznanie opinii uczestników o szkoleniu, jednak
nie daje pełnego obrazu, nie informuje, które elementy były oceniane wysoko, lub nisko, albo
były oceniane sprzecznie. W tym celu wykorzystywane jest obliczanie odchylenia
przeciętnego. Odchylenie przeciętne jest to średnia arytmetyczna z bezwzględnych odchyleń
wartości oceny od średniej arytmetycznej. Suma dodatnich i ujemnych odchyleń od średniej
jest równa zeru, tak więc aby uniknąć tego znoszenia się, dodajemy wartości bezwzględne i
otrzymaną w ten sposób sumę dzielimy przez liczebność. Otrzymany przez nas wynik
wskazuje na przeciętne odchylenie oceny od średniej.
Analiza ankiet nie powinna opierać się wyłącznie na średniej ocenie, bowiem
stwierdzenie, że średnio uczestnicy ocenili szkolenie na 4, może oznaczać, że część
31
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
uczestników oceniła szkolenie wysoko, a cześć oceniła nisko. I to odchylenie mówi nam o
rozkładzie ocen. Jeśli odchylenie jest duże, należy się dokładnie przyjrzeć ocenom i określić
jaka była przyczyna dużej rozbieżności ocen.
Ważne jest także analizowanie odpowiedzi na pytania otwarte, są one najczęściej istotną
wskazówką dotyczącą przygotowania następnych szkoleń.
32
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
Przykładowy kwestionariusz oceny szkolenia:
KWESTIONARIUSZ OCENY SZKOLENIA
Prosimy o ocenę szkolenia, w którym wzięli Państwo właśnie udział. Pozwoli nam to na
ciągłe podnoszenie jakości i przydatności szkoleń oferowanych przez naszą firmę.
Jednocześnie dziękujemy za uczestnictwo i czas, który nam Państwo poświęciliście,
wyrażając nadzieję, że szkolenie spełniło Państwa oczekiwania.
Nazwa szkolenia:
Data:
Prosimy o ocenę poniższych zagadnień: min max
Przydatność w pracy: 1 2 3 4 5
Zgodność z oczekiwaniami: 1 2 3 4 5
Sposób prezentacji: 1 2 3 4 5
Materiały szkoleniowe: 1 2 3 4 5
Rozkład zajęć: 1 2 3 4 5
Organizacja szkolenia: 1 2 3 4 5
Atmosfera: 1 2 3 4 5
Inne uwagi dotyczące szkolenia:
W którym z poniżej wymienionych szkoleń chcieliby Państwo uczestniczyć?
Należy wymienić planowane szkolenia .
Jakiego typu szkoleniami, nie wymienionymi powyżej są Państwo zainteresowani?
33
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
Przygotowanie się prowadzącego.
Budowanie atmosfery
Wytworzenie odpowiedniej atmosfery to przede wszystkim wzrost skuteczności, a
dodatkowo  uprzyjemnienie prowadzącemu i uczestnikom czasu pracy. Otwartość,
bezpośredniość, życzliwość  umożliwiają efektywną pracę podczas szkolenia. Odpowiednia
atmosfera pozwala uniknąć oporu, wyzwala chęć dzielenia się swoimi doświadczeniami,
oczekiwaniami, pomysłami. Pomaga utrzymać naturalną dyscyplinę i chęć pracy. Uczestnicy
nie spóz
niają się na zajęcia, przychodzą przygotowani i zmobilizowani. Nastawieni są na
współpracę a nie walkę z prowadzącym i współuczestnikami szkolenia.
Atmosfera musi zostać zbudowana przez prowadzącego. Osobowość trenera i jego
zachowanie modeluje niepisane zasady funkcjonowania grupy szkoleniowej. Jeśli trener
prowadzi zajęcia w sposób swobodny, to również atmosfera szkolenia będzie swobodna i
nieformalna. Jeśli jest spięty i oficjalny wpłynie to na całokształt. Gdy ma dużą motywację,
jest zaangażowany w temat szkolenia i interesuje się osiągnięciami uczestników, wówczas to
wszystko udzieli się słuchaczom. Nie oznacza to, że prowadzący powinien być nieustająco
miły. Raczej powinien być autentyczny. Reguły i jakość relacji pomiędzy prowadzącym
uczestnikami są określone przez jego wiarygodność i rzetelność a nie przez techniki i
sztuczne formy. Najlepsze efekty daje połączenie szacunku i uczciwości okazywanej przez
trenera z aktywnością i zaangażowaniem uczestników.
Dobra atmosfera uwarunkowana jest następującymi elementami:
- aktywność  uczestnicy muszą aktywnie brać udział w procesie uczenia, nawet
podczas wykładów
- bezpieczeństwo  uczestnicy musza czuć się bezpiecznie, gdy popełniają błędy i
próbują nowych zachowań, bez groz
by ośmieszenia czy jakiejkolwiek innej kary
- postępy procesu uczenia się  uczestnicy musza odczuć, ze robią postępy, muszą
poznawać swoje wyniki, doświadczać sukcesu
- akceptacja  uczestnicy muszą czuć się akceptowani i być rzetelnie informowani o
postępach w szkoleniu (rzetelna informacja zwrotna)
Rozpoczęcie szkolenie powinno dać możliwość zaprezentowania prowadzących ale
bez skupiania na nich nadmiernej uwagi. Należy pamiętać, że sytuacja znalezienia się w
dużym gronie nieznanych osób zawsze jest napięciotwórcza, tak więc pierwsza część
szkolenia powinna to napięcie  rozładować . Dobrze jest tu więc wprowadzić ćwiczenia
umożliwiające poznanie się w niesformalizowany sposób.
W trakcie trwania szkolenia prowadzący powinien prowadzać zadania, które
prowokują uczestników do zmiany miejsca i poznawania się ze wszystkimi.
Jakie normy stosowane w grupie tworzą odpowiednią atmosferę do pracy?
Na początku szkolenia dobrze jest porozmawiać z uczestnikami jakie są reguły zachowań,
które budują atmosferę współpracy i zaufania. Rozmowa ta może przebiegać jako burza
mózgów, praca w podgrupach. Wtedy uczestnicy sami określą ważne dla siebie reguły i będą
pilnowali ich przestrzegania.
Oto niektóre z możliwych reguł:
- angażujemy się i dzielimy doświadczeniami,
- staramy się być szczerzy,
- nie mówimy o nieobecnych,
34
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
- mówimy w pierwszej osobie (ja zamiast my lub oni),
- unikamy uogólnień,
- unikamy rozmów na boku, podczas wypowiedzi innych osób,
- opinie na temat innych staramy się wyrażać wprost,
- otwarcie mówimy, co nam przeszkadza i czego oczekujemy.
Planowanie szkolenia
Przed rozpoczęciem szkolenia prowadzący przygotowuje program i szczegółowy plan
kolejnych części. Musi podejść do tego elastycznie, uwzględniając kilka możliwych
wariantów rozwoju sytuacji i być przygotowanym na wprowadzanie korekt. Elastyczność
trenera jest tym większa im lepiej zna on cel szkolenia.
Poza celem ogólnym (wykorzystanie w pracy konkretnej wiedzy zdobytej na
szkoleniu) należy ustalić cele dla każdej części zajęć. Następnie trener powinien zadać sobie
pytania:
- Jak osiągnąć te cele?
- Dlaczego wybrałem taką właśnie treść do przekazania?
- Dlaczego wybrałem takie a nie inne zadania do wykonania przez grupę?
- Dlaczego stosuję tę metodę?
- Czy moje decyzje są zgodne z oczekiwaniami uczestników?
Realizacja szkolenia
Przygotowanie dobrego planu to nie wszystko. Trzeba go jeszcze zrealizować. Jak to
zrobić:
- trzeba  wsłuchiwać się w grupę  prowadzić obserwacje od pierwszego kontaktu z
uczestnikami. Informacje można pozyskiwać zarówno z obszaru werbalnego jak i
niewerbalnego. Czy uczestnicy są zainteresowani, zdenerwowani, onieśmieleni,
obojętni, zaciekawieni? Czy zadają pytania, czy oczekują, że trener całkowicie
przejmie inicjatywę. Należy rozpoznawać poziom energii uczestników i
dopasowywać odpowiednią metodę aktywizującą lub wyciszającą. Należy
rozpoznawać jakie są relacje pomiędzy uczestnikami i  gdy wzrasta napięcie i
pojawiają się konflikty  odpowiednio interweniować.
- trzeba dopasować cele szkoleniowe do potrzeb i doświadczeń uczestników 
Można to zrobić na wiele sposobów. Np. zapytać uczestników, jakie są ich obecne i
przyszłe zadania w miejscu pracy. Z jakimi problemami się stykają? Jakie wiążą
oczekiwania z kursem? Zadanie to można zrealizować w formie pracy w grupach,
parach lub w ogólnej dyskusji. Czasem uczestnicy maja niesprecyzowane, mgliste
oczekiwania  wtedy należy je dokładne opracować wspólnie z nimi.
- trzeba odpowiednio zarządzać czasem. Im bardziej zaangażowani są uczestnicy, tym
dogłębniej chcą zająć się każdym problemem. Prowadzący musi wybrać
najważniejsze informacje, wiadomości i przykłady. Wiele wiadomości teoretycznych
można przekazać za pomocą ćwiczeń i zadań a ich podsumowanie wykorzystać na
uzupełnienie wiedzy uczestników o dodatkowe informacje.
- trzeba powiązać szkolenie z praktyka i doświadczeniem uczestników. W
warunkach braku takiego przełożenia szkolenie może stać się sztuką dla sztuki, co
oznacza, że treść szkolenia będzie istotna tylko podczas zajęć i pozostanie bez wpływu
na póz
niejszą aktywność uczestników
35
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
- trener musi się upewniać, że wszystko zmierza w dobrym kierunku. Należy do
procesu szkolenia włączyć stałą możliwość wyrażania przez uczestników opinii i
ocen. Dobrym wskaz
nikiem jest obserwowanie aktywności i zaangażowania
uczestników  jeśli spadają one, to z dużym prawdopodobieństwem szkolenie staje się
dla nich nieatrakcyjne. Trener musi być świadomy, jaka może być przyczyna spadku
zainteresowania  może to być opór wynikający z lęku przed nową metoda lub oceną
ale też zbyt teoretyczne podejście do tematu. Informacje zwrotne i oceny dokonywane
przez uczestników i trenerów stanowią niezbędną część każdego szkolenia i mogą być
wykorzystane w sposób konstruktywny także wówczas, gdy zawierają krytykę. Ważne
jest to, żeby trener nie przyjmował ocen osobiście i nie bronił swojego postępowania
przed dogłębnym przemyśleniem informacji zwrotnych.
Rozpoczynanie szkolenia
Każde szkolenie powinno we wstępie zawierać trzy elementy:
- prezentacja trenera - jest to doskonała okazja do przełamania pierwszej bariery i
zaprezentowania pozytywnego wizerunku osoby prowadzącej szkolenie. W trakcie pierwszej
prezentacji trenera ukształtowany zostanie jego wizerunek poprzez sposób jego zachowania,
wygląd zewnętrzny i sposób mówienia. Niezależnie od tego jaki panuje standard ubioru w
odniesieniu do uczestników szkolenia, ważne jest aby trener był ubrany w sposób formalny.
Zbytnie  rozluz
nienie ubioru może być odebrane przez uczestników jako lekceważenie i
brak profesjonalizmu.
Sposób zachowania wykładowcy jest niezwykle istotny, ponieważ w czasie tej
pierwszej prezentacji, trener może zlikwidować naturalną barierę obcości i stworzyć
przyjazną i miłą atmosferę całego szkolenia.
Treść wypowiedzi nie jest zazwyczaj określona, jednak przyjęte jest, że trener
przedstawia się, mówiąc o swoim doświadczeniu, specjalizacji, może również poinformować
o firmie szkoleniowej, która jest organizatorem kursu. W trakcie prezentacji należy
posługiwać się językiem prostym i unikać skomplikowanych wyrażeń, aby uczestnicy nabrali
pewności, że z trenerem będzie można łatwo się porozumieć.
Prowadzący powinien zaprezentować swoją role w taki sposób, by nie sprawiać
wrażenia, że jest najważniejszą osobą a tylko współtwórcą szkolenia. Nie powinien wysuwać
się na pierwszy plan i eksponować swojej osoby.
- prezentacja uczestników - prezentacja ta jest zależna od typu szkolenia. Gdy jest to
szkolenie zamknięte, prezentacja może być krótsza, bo uczestnicy znają się między sobą, a
trener przed szkoleniem ma możliwość poznania osób w nim uczestniczących, chociażby
poprzez zapoznanie się z życiorysami uczestników. Jeśli mamy do czynienia ze szkoleniem
otwartym, prezentacja może być nieco dłuższa. Powinna ona obejmować następujące
elementy: imię i nazwisko, firmę, stanowisko, oczekiwania wobec szkolenia. Dobrze jeśli
trener zachęci uczestników do zawarcia w prezentacji elementów prywatnych takich jak
zainteresowania. Prezentacja taka zbliża uczestników i przyczynia się do złagodzenia barier.
Każdy uczestnik powinien ustalić formę w jakiej należy się do niego zwracać i napisać
to na kartce, którą umieści na stoliku przed sobą, lub przypnie do ubrania. W obu
przypadkach należy pamiętać o przygotowaniu niezbędnych materiałów tzn. identyfikatorów,
lub kartek stojących na stolikach.
Prowadzący powinien poznać oczekiwania uczestników co do przebiegu szkolenia jak
również ich obawy. Jest tu też okazja do podkreślenia, ze uczestnicy są współtwórcami
szkolenia.
36
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
- prezentacja koncepcji szkolenia - przed rozpoczęciem właściwego szkolenia, warto
poświęcić trochę czasu na zapoznanie uczestników z koncepcją rozpoczynającego się
szkolenia. Można to wykonać w formie prezentacji programu i materiału, jaki będzie
omawiany w ciągu szkolenia. Prezentacja koncepcji szkolenia powinna także zawierać
metody prowadzenia zajęć, a więc wykłady, metody warsztatowe i ćwiczenia. Prezentacja ta
pozwoli uczestnikom szkolenia zaznajomić się pobieżnie zarówno z materiałem, jak i ze
sposobem prowadzenia zajęć.
Lista obecności
Ważnym elementem porządkującym uczestnictwo w szkoleniu jest lista obecności.
Powinna być podpisywana przez uczestników szkolenia przed rozpoczęciem zajęć. Jeśli
szkolenie trwa więcej niż jeden dzień, to lista obecności powinna być sprawdzana każdego
dnia trwania kursu. Dobrym zwyczajem umacniającym kontakty między uczestnikami
szkolenia jest dystrybucja listy uczestników szkolenia, wraz z podanymi przez nich adresami,
nazwą firmy i telefonami.
Uporządkowanie materiału
Jeżeli planujemy organizację szkolenia kilkudniowego, najlepszą metodą
porządkowania materiału, jest podzielenie go na moduły, obejmujące jednolity materiał
tematyczny. Stosowanie modułów w naturalny sposób organizuje materiał, pozwala na
uniknięcie powtórzeń bądz
luk w materiale dydaktycznym. Moduł z kolei jest dzielony na
kilka 3-4 godzinnych sesji, z których każda powinna składać się z dwóch części, teoretycznej
i warsztatowej. Najczęściej przed rozpoczęciem wykładu teoretycznego stosuje się
wprowadzenie do tematu wykładu za pomocą dyskusji kierowanej przez trenera. Dyskusja ta
powinna być ukierunkowana na określony problem lub zagadnienie, które następnie
przedstawione jest w formie wykładu. Te dwa elementy powinny być stosunkowo krótkie i
łącznie obejmować maksimum połowę czasu przeznaczonego na daną sesję. Pozostały czas
powinien być wykorzystany w formie warsztatów - ćwiczeń obrazujących omawiany
wcześniej teoretycznie problem. Tak więc wychodząc od doświadczeń i ich analizy
(dyskusja) przechodzimy do uogólnienia w postaci wykładu teoretycznego, a następnie w
warsztatach następuje ponowne zastosowanie poznanych elementów w formie ćwiczeń.
Cechy dobrego trenera
- Umiejętność aktywnego słuchania
wyrażająca się w:
o umiejętności skupienia się (wyrażenie zainteresowania poprzez zwrócenie się
w stronę mówiącego, utrzymywanie kontaktu wzrokowego, zmianę wyrazy
twarzy i inne sygnały świadczące o kontakcie
o umiejętności podążania  nie przeszkadzanie i nie rozpraszanie rozmówcy.
Delikatne zachęcanie mówiącego poprzez wyrażanie na bieżąco swoich uczuć.
Zadawanie rzeczowych pytań wymagających odpowiedzi dłuższych niż
tek/nie. Unikanie atmosfery przesłuchania przez ciągłe zadawanie pytań.
Milczące skupienie
o odzwierciedlaniu  Mówimy komuś jakie  naszym zdaniem są jego odczucia
( zdaje się, że jesteś zadowolony z takiego rozwiązania... )
37
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
o parafrazowaniu  ujmujemy w inne słowa to, co ktoś powiedział, sprawdzając,
czy dobrze usłyszeliśmy i zrozumieliśmy (rozpoczynamy od słów  O ile
dobrze cię zrozumiałym... ,  A więc sądzisz, że... )
o skupianiu się na najważniejszym  prosimy mówiącego o skoncentrowanie się
na sprawie najważniejszej ( Wiem, ze wszystko jest dla ciebie ważne, ale czy
jest jakaś konkretna rzecz, w której moglibyśmy coś zrobić? ,  Która z tych
spraw jest dla ciebie najważniejsza? )
- Cierpliwość.
Nie należy reagować na każdą spontaniczną uwagę lub kontrowersyjną wypowiedz
z
sali. Należy z kolei przestrzegać dyscypliny wypowiedzi i trzymać się ustalonego
planu zajęć. Każdy uczestnik w różnym stopniu i tempie przyswaja wiedzę.
- Indywidualny i życzliwy stosunek do każdego uczestnika.
Nie faworyzowanie. Umożliwienie wypowiedzenia się każdemu. Żartowanie ale nie
naśmiewanie się z kogoś.
- Umiejętność wyzwalania inicjatywy.
Zachęcanie do aktywności. Nagradzanie jej (pochwały). Odwoływanie się do wiedzy i
doświadczeń uczestników
- Umiejętność przyznawania się do własnych błędów.
Unikanie sprzeczek, wchodzenia w konfrontację. Nastawienie na autorefleksję
- Samodyscyplina.
Prowadzący nie może się spóz
niać na zajęcia. Powinien dawać dobry przykład. Jeśli
chce, żeby uczestnicy się angażowali sam musi dawać z siebie wszystko.
- Nie osądzanie.
Gdy uczestnicy zajęć widzą, że prowadzący ocenia ich opinie, poglądy i zachowania,
przestają być otwarci. Nie znaczy to, że prowadzący musi się z nimi zgadzać, ale musi
akceptować prawo do odmienności poglądów i zachowań
- Uczciwość.
Dzielenie się własnymi myślami i odczuciami z grupa jest ważne w budowaniu
atmosfery otwartości i zaufania. Prowadzący, który robi to chętnie stanowi model do
naśladowania.
- Umiejętność obserwacji.
Prowadzący powinien zwracać uwagę na interakcje między członkami grupy i np. gdy
ćwiczenie nie wychodzi, może je przerwać i przypomnieć ustalone cele lub zmienić
zadanie.
- Umiejętność komunikacji.
Komunikacja obejmuje przekaz werbalny i niewerbalny oraz słuchanie. Umiejętności
komunikacyjne prowadzącego wyzwalają aktywność uczestników zajęć i sprawiają, że
czują się doceniani.
- Stanowczość.
Czasem zachowanie uczestników jest nie do przyjęcia  agresywność, dominacja,
destrukcja sprawiają, że pozostali uczestnicy zajęć zniechęcają się do pracy.
Prowadzący musi umieć stanowczo eliminować takie zachowania, jasno prezentując
swoją opinię na ich temat.
Komunikacja niewerbalna
Podczas normalnej rozmowy dwóch osób ponad 65 % informacji przekazywanych jest
niewerbalnie. Niezgodność komunikacji werbalnej i niewerbalnej prowadzi do dezorientacji.
38
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
W czym wyraża się komunikacja niewerbalna:
Odległość w
jakiej stajemy
od kogoś
Mimikę
Sposób, w jaki
tworzymy otoczenie
fizyczne, w którym
pracujemy i
Charakterystyc
mieszkamy
zny dla nas
sposób
ekspresji
emocji
Komunikacja
niewerbalna
Sposób w jaki:
może
Siedzimy
wyrażać się
Stoimy
poprzez:
Chodzimy
Wygląd:
Kontaktujemy
Twarz, włosy,
się wzrokowo
ciało
Ubranie
Męskość,
kobiecość
Gesty
Ton głosu
Nasze
otoczenie
Dom
Pracę
Samochód
Rodzinę
Przyjaciół
39
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
Sytuacje trudne podczas szkolenia
Trener  jak sobie radzić?
Trener stosujący tradycyjne metody nauczania ma w pewnym sensie łatwiejsze
zadanie. Jeżeli szkolenie zostało zaplanowane, jako seria wykładów prowadzącemu łatwiej
kontrolować czas i nie przeszkadzają mu wahania formy słuchaczy. Nie naraża się on również
na usłyszenie krytyki. Choć tak naprawdę uczestnicy szkoleń potrafią wyrażać te krytykę z
użyciem pozawerbalnych środków  wychodzenie podczas wykładu, rozmowy na boku.
Trener prowadzący zajęcia metodami aktywnymi, podczas których wchodzi w
bezpośrednią interakcję z członkami grupy musi pamiętać, że negatywne reakcje
uczestników, ich sceptycyzm i opór niekoniecznie odnoszą się do danego trenera i warsztatu.
Często wynikają z braku gotowości do zmiany postawy, z napiętych relacji pomiędzy
uczestnikami, z negatywnej motywacji do uczestnictwa w szkoleniu. Dobry trener powinien
dążyć do odkrycia rzeczywistych przyczyn trudności we współpracy z grupą.
Osobiste zaangażowanie trenera i uczestników oraz twórczy wkład wszystkich
biorących udział w szkoleniu sprawia, że satysfakcja z udanych zajęć jest ogromna. Dużo
większa niż w przypadku szkolenia metodami tradycyjnymi.
Różne typy uczestników
W grupie można zaobserwować pewne powtarzające się role i typy zachowań. W
każdym przypadku przed zareagowaniem na pewne zachowania uczestnika należy ocenić ich
rzeczywistą przyczynę.
- Uczestnik bardzo rozmowny i dominujący w dyskusji
Możliwe przyczyny zachowania  potrzeba pochwał, potrzeba bycia w centrum
zainteresowania, potrzeba ważności, potrzeba pomocy prowadzącemu (bycie  dobrym
uczestnikiem grupy )
Jak reagować  nie wprawiać w zakłopotanie, nie oceniać, można przerwać wypowiedz
 to
interesujące ale cenne byłoby również wypowiedzenie zdania przez inne osoby , ustalenie
ograniczenia czasowego na wypowiedz
, informacja zwrotna wprost
- Uczestnik prowokujący konflikty
Możliwe przyczyny zachowania  nastawienie na konfrontację, napięcie z powodu konfliktu
w grupie, irytacja niezgodnością szkolenia z oczekiwaniami, problem osobisty
Jak reagować  słuchać i ustalić przyczynę a następnie  jeśli to możliwe  usunąć ją,
porozmawiać w przerwie, znalez
ć pozytywne aspekty wypowiedzi i podkreślić je a następnie
udzielić głosu komuś innemu.
- Uczestnik rozmawiający na boku
Możliwe przyczyny zachowania  obawa przed wypowiedzią publiczną, agresja wobec
prowadzącego, brak zaangażowania
Jak reagować  stanąć w pobliżu tej osoby, udzielić jasnej, nieagresywnej informacji
zwrotnej, jak najczęściej angażować do różnych zadań
Inne role
Ważniak  nie dopuścić by przyjął role gościa  rezydenta, angażować do pracy w grupach,
traktować dokładnie tak samo, jak wszystkich innych.
Szybki Bill  chce przechodzić do kolejnych zagadnień nie zwracając uwagi na dynamikę
grupy  prosić o podsumowania, sprawdzić czy dobrze rozumie
40
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
Czarnowidz  podważa sens wszelkich działań  ustalić po co uczestniczy w zajęciach
W każdym przypadku należy bacznie obserwować uczestników zakłócających pracę
grupy i ustalić prawdziwą przyczynę zachowań. Jeśli ma się jasność co do niej, łatwiej jest
adekwatnie zareagować. Warto również korzystać z możliwości udzielania informacji
zwrotnych zarówno przez grupę, jak i prowadzącego.
Asertywność
Asertywność, to umiejętność, dzięki której ludzie otwarcie wyrażają swoje myśli,
uczucia i przekonania, nie lekceważąc uczuć i poglądów swoich rozmówców. Teoria
asertywności jest oparta na założeniu, że każda jednostka posiada pewne podstawowe prawa.
W sytuacjach konfliktowych umiejętności asertwne pozwalają osiągnąć kompromis bez
poświęcania własnej godności i rezygnacji z uznawanych wartości.
Asertywność, to umiejętność, którą się nabywa w wyniku uczenia. Tak możemy określać
zachowania, nie ludzi. Umiejętność ta jest podstawową dla trenera.
Dlaczego zachowujemy się agresywnie? Co ryzykujemy?
- boimy się, że nie dostaniemy tego, - konflikty w stosunkach i ludz
mi,
czego chcemy którzy mogą się czuć zagrożeni
- nie wierzymy w samych siebie - utratę szacunku dla samego siebie
- wcześniej okazywało się to skuteczne - że będziemy nie lubiani
- chcemy zwrócić na siebie uwagę - poważny stres
- chcemy zademonstrować swoją - przemoc
władzę - rezultaty przeciwne do zamierzonych
- chcemy wyładować złość
- chcemy manipulować innymi
Dlaczego zachowujemy się ulegle? Co ryzykujemy?
- boimy się utraty aprobaty - utratę poczucia własnej wartości
- boimy się reakcji innych - poczucie krzywdy, złość, frustrację
- uważamy to zachowanie za - zachęcanie innych do dominacji
 grzeczne , właściwe - wybuch agresji spowodowany
- chcemy uniknąć konfliktów kumulacją uczuć
- chcemy manipulować innymi
Dlaczego zachowujemy się asertywnie? Co ryzykujemy?
- jesteśmy zadowoleni z siebie i innych - nie będziemy lubiani za to , że
- mamy szacunek do siebie i innych wyrażamy swoje odczucia
- pomaga nam to w osiągnięciu celów i - etykietkę człowieka idącego przez
realizacji naszych potrzeb życie przebojem
- dzięki temu mniej ranimy innych - zmianę w naszych relacjach z innymi.
- dzięki temu rośnie wiara w siebie
- daje to poczucie kontroli nad własnym
życiem
- jesteśmy uczciwi w stosunku do
samych siebie i innych
41
Jak zorganizować i poprowadzić szkolenie?
Bibliografia
W materiałach wykorzystano następujące z
ródła:
 Burza mózgów? Co zrobić, gdy trzeba coś wymyślić , Piotr A
awacz, Maciej Kotarski,
artykuł, http://strategie.info.pl
 Prowadzę szkolenie. Poradnik Instruktora Związkowego , Fundacja Gospodarcza NSZZ
Solidarność
 Szkolenia w zakresie Dialogu Społecznego w Polsce  modele. Metody i materiały
szkoleniowe , Projekt współpracy bliz
niaczej Phare nr PL2000/IB/SO-01
 Standaryzacja Usług szkoleniowych w ośrodkach KSU , Opracowana przez Polską Sieć
Doradców S. A.,
 Rynek szkoleń , Rzeczpospolita, 28.01.2004, Grażyna Raszkowska
 Szkolenie dorosłych. Ogólne przygotowanie pedagogiczne , Program Wspierania Biznesu II,
KOINE, ECIPA
 Jak żyć z ludz
mi  umiejętności interpersonalne , MEN
42