Załącznik do Uchwały Nr 675/
2011 Zarządu  PKP Intercity S.A.
z dnia 28 lipca 2011r.
R E G U L A M I N
O R G A N I Z A C Y J N Y
 PKP Intercity Spółka Akcyjna
Warszawa, lipiec 2011 r.
Regulamin obowiązujący od dnia 1 września 2011 roku
1
ROZDZIAA
I
POSTANOWIENIA OGÓLNE
ż 1
1. Regulamin organizacyjny  PKP Intercity Spółka Akcyjna (dalej  Spółka ) określa
wewnętrzną organizację Spółki.
2. Spółka działa w szczególności na podstawie:
1) ustawy z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. Nr 94, poz.
1037 z póz
n. zm.);
2) ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. - Prawo przewozowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2000
r., Nr 50, poz. 601 z póz
n. zm.);
3) ustawy z dnia 28 marca 2003 r. o transporcie kolejowym (tekst jedn.: Dz.U. z 2007
r., Nr 16, poz. 94 z póz
n. zm.);
4) ustawy z dnia 8 września 2000 r. o komercjalizacji, restrukturyzacji i prywatyzacji
przedsiębiorstwa państwowego  Polskie Koleje Państwowe (Dz.U. Nr 84, poz. 948
z póz
n. zm.);
5) Statutu Spółki;
6) niniejszego Regulaminu.
3. Spółka działa na podstawie następujących wewnętrznych regulacji:
1) uchwał organów Spółki;
2) zarządzeń, regulaminów i instrukcji Zarządu, wydanych na podstawie uchwał
Zarządu;
3) decyzji Prezesa i Członków Zarządu.
ROZDZIAA
II
PRZEDMIOT DZIAA
ALNOŚCI SPÓA
KI
ż 2
1. Podstawowym przedmiotem działalności Spółki jest:
1) krajowy i międzynarodowy kolejowy oraz autobusowy przewóz osób i rzeczy oraz
świadczenie usług związanych z przewozem;
2) działalność związana z turystyką;
3) działalność związana z organizacją targów i wystaw;
4) działalność usługowa w zakresie naprawy, konserwacji, remontów lokomotyw
kolejowych oraz taboru kolejowego;
2
5) prowadzenie badań i analiz technicznych, w tym wykonywanie okresowych
przeglądów technicznych pojazdów bez wykonywania naprawy;
6) sprzedaż hurtowa;
7) sprzedaż detaliczna.
2. Szczegółowy przedmiot działalności Spółki określa Statut Spółki.
ROZDZIAA
III
ORGANY SPÓA
KI
ż 3
1. Organami Spółki są:
1) Walne Zgromadzenie;
2) Rada Nadzorcza;
3) Zarząd.
2. Zarząd prowadzi sprawy Spółki i reprezentuje Spółkę.
ż 4
Oznaczenia  B, BF, BH, BS, BT wraz z odpowiednimi kolejnymi literami, użyte w ż 7
ust. 3 i następnych postanowieniach niniejszego Regulaminu odpowiadają oznaczeniom
przyjętym w Schemacie Organizacyjnym Spółki, stanowiącym Załącznik Nr 1 do
niniejszego Regulaminu. Oznaczenia struktur wewnątrz komórek organizacyjnych
nadają kierownicy komórek organizacyjnych, a oznaczenia samodzielnych stanowisk
pracy poza strukturą Biur nadają zwierzchnicy nadzorujący ich pracę.
ż 5
Kompetencje, tryb pracy i inne sprawy dotyczące organów, o których mowa w ż 3
określają:
1) Kodeks spółek handlowych;
2) Statut Spółki;
3) Regulamin Rady Nadzorczej Spółki;
4) Regulamin Zarządu Spółki;
5) niniejszy Regulamin Organizacyjny.
3
ROZDZIAA
IV
PRACOWNICY
ż 6
1. Do pracowników Spółki mają zastosowanie w szczególności:
1) ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks Pracy (Dz.U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94
z póz
n. zm.);
2) ustawa z dnia 8 września 2000 r. o komercjalizacji, restrukturyzacji i prywatyzacji
przedsiębiorstwa państwowego  Polskie Koleje Państwowe (Dz.U. Nr 84, poz. 948
z póz
n. zm.);
3) akty wykonawcze wydane na podstawie ustaw, o których mowa w pkt 1 i 2;
4) Ponadzakładowy Układ Zbiorowy Pracy dla Pracowników Zatrudnionych przez
Pracodawców Zrzeszonych w Związku Pracodawców Kolejowych;
5) Zakładowy Układ Zbiorowy Pracy lub Regulamin Wynagradzania dla pracowników
 PKP Intercity Spółka Akcyjna.
2. Zakres kompetencji, obowiązków i czynności każdego pracownika określa karta opisu
stanowiska.
ROZDZIAA
V
STRUKTURA ORGANIZACYJNA SPÓA
KI
ż 7
1. W skład struktury organizacyjnej Spółki wchodzą wydzielone organizacyjnie części
struktury Spółki, zwane jednostkami organizacyjnymi, obejmujące:
1) Centralę Spółki;
2) Zakłady Spółki.
2. W skład struktury organizacyjnej Centrali Spółki wchodzą, nadzorowane przez Prezesa
Zarządu oraz Członków Zarządu, wydzielone organizacyjnie części struktury jednostek
organizacyjnych, zwane komórkami organizacyjnymi, obejmujące:
1) Biura;
2) Samodzielne Stanowiska;
3) Zespoły.
4
3. Prezes Zarządu (B) nadzoruje:
a) Dyrektora Wykonawczego (BW);
b) Biuro Audytu i Kontroli (BBK);
c) Samodzielne Stanowisko ds. Ochrony Informacji Niejawnych i Danych
Osobowych (BSN);
d) Samodzielne Stanowisko ds. Obronnych (BSO);
e) Samodzielne Stanowisko ds. BHP (BSH).
4. Członek Zarządu - Dyrektor Finansowy (BF) nadzoruje:
a) Biuro Zarządzania Płynnością (BFC);
b) Biuro Rachunkowości (BFR);
c) Biuro Rozliczeń Krajowych (BFRK);
d) Biuro Rozliczeń Międzynarodowych (BFRZ);
e) Biuro Kontrolingu (BFE);
f) Biuro Zakupów Centralnych (BFZ).
5. Członek Zarządu - Dyrektor Handlowy (BH) nadzoruje :
a) Biuro Zarządzania Produktami (BHM);
b) Biuro Sprzedaży (BHS);
c) Biuro Przepisów i Taryf (BHC);
d) Biuro Komunikacji i Promocji (BHK).
6. Członek Zarządu - Dyrektor Strategii (BS) nadzoruje:
a) Biuro Strategii (BSS);
b) Biuro Teleinformatyki (BSI);
7. Członek Zarządu - Dyrektor Techniczny (BT) nadzoruje:
a) Biuro Przewozów (BTO);
b) Biuro Taboru (BTT);
c) Biuro Infrastruktury (BTR).
8. Dyrektor Wykonawczy (BW) nadzoruje:
a) Biuro Zarządu (BWA);
b) Biuro Spraw Pracowniczych (BWP).
9. W strukturze Spółki działają następujące jednostki organizacyjne, zwane dalej
Zakładami:
5
a)  PKP Intercity Spółka Akcyjna Zakład Centralny (BZW);
b)  PKP Intercity Spółka Akcyjna Zakład Południowy (BZK);
c)  PKP Intercity Spółka Akcyjna Zakład Północny (BZG);
d)  PKP Intercity Spółka Akcyjna Zakład Zachodni (BZP).
10. Zadania, zakres działania oraz wewnętrzną strukturę organizacyjną Zakładów określają
odrębne regulaminy organizacyjne Zakładów.
11. Centrala Spółki i Zakłady Spółki działają w ramach osobowości prawnej Spółki.
12. Centrala Spółki i Zakłady Spółki są pracodawcami w rozumieniu Kodeksu Pracy
odpowiednio dla pracowników Centrali i pracowników Zakładów.
13. Dyrektorzy Zakładów podlegają bezpośrednio Prezesowi Spółki. Dyrektorzy Zakładów
odpowiedzialni są za realizację przez Zakład zadań, misji i polityki Spółki. Dyrektorzy
Zakładów zobowiązani są do stałej współpracy z Członkami Zarządu Spółki, Dyrektorem
Wykonawczym oraz pozostałymi jednostkami i komórkami organizacyjnymi.
14. Dyrektorzy Zakładów realizują oraz zapewniają ciągłość wykonania zadań Spółki, w tym
w szczególności: politykę finansową (wraz z realizacją budżetu) oraz marketingową
(wraz z komunikacją), wykonanie oferty przewozowej (w tym przestrzeganie
wyznaczonych przez Centralę Spółki standardów), sprzedaż usług (w tym
przestrzeganie standardów obsługi klienta), zarządzanie i gospodarkę taborem, zakupy
oraz politykę personalną Spółki. Zastępcy Dyrektorów w Zakładach podlegają
Dyrektorom Zakładów. Za realizację zadań Spółki odpowiadają bezpośrednio przed:
w zakresie sprzedaży i standardów obsługi klienta wyznaczonych przez Biuro
Sprzedaży (BHS)  Zastępca Dyrektora właściwy w sprawach handlowych odpowiada
przed Członkiem Zarządu  Dyrektorem Handlowym, Zastępcy właściwi w sprawach
technicznych, eksploatacji i napraw, w zakresie realizacji przewozów, wyznaczonej
przez Biuro Przewozów (BTO) oraz zadań z zakresu zarządzania taborem,
wyznaczonych przez Biuro Taboru (BTT) przed Członkiem Zarządu  Dyrektorem
Technicznym.
ż 8
1. Biura i Samodzielne Stanowiska podlegają Prezesowi Zarządu, Członkom Zarządu lub
podległemu Prezesowi Zarządu Dyrektorowi Wykonawczemu, zgodnie z ż 7 ust. 3 - 8
niniejszego Regulaminu.
2. Biura, Zespoły oraz Samodzielne Stanowiska są komórkami organizacyjnymi Centrali
Spółki.
3. Biurem kieruje i reprezentuje w zakresie swoich kompetencji, powoływany przez Zarząd
Dyrektor Biura.
6
4. Dyrektor kieruje Biurem samodzielnie lub przy pomocy zastępcy/zastępców. Zastępcę
Dyrektora Biura powołuje i odwołuje Zarząd na wniosek Dyrektora Biura lub z własnej
inicjatywy, samodzielnie lub po zasięgnięciu opinii Dyrektora Biura.
5. W skład Biur mogą wchodzić Wydziały. Decyzję o utworzeniu lub likwidacji Wydziału
podejmuje Zarząd, z inicjatywy własnej lub na wniosek Dyrektora Biura. Wydziałem
kieruje Naczelnik Wydziału, którego powołuje/odwołuje Prezes Zarządu na wniosek,
Dyrektora Biura lub z własnej inicjatywy, samodzielnie lub w uzgodnieniu z właściwym
merytorycznie Członkiem Zarządu. Wydziałem lub Wydziałami może kierować
bezpośrednio Zastępca Dyrektora Biura lub sam Dyrektor Biura. Decyzję w tej sprawie
podejmuje, Prezes Zarządu na zasadach, o których mowa powyżej w niniejszym
ustępie.
6. W uzasadnionych przypadkach w Centrali mogą być tworzone Zespoły. Zespoły tworzy,
likwiduje i określa ich zadania Zarząd. Zespół może funkcjonować:
1) w ramach Biura, lub
2) poza komórkami organizacyjnymi, o których mowa w pkt. 1, jako samodzielna
komórka organizacyjna.
Zespołem, o którym mowa w pkt.1, kieruje i reprezentuje w zakresie powierzonych
kompetencji pracownik Spółki wyznaczony przez Zarząd (z inicjatywy własnej lub na
wniosek Dyrektora Biura), zaś zespołem, o którym mowa w pkt. 2, kieruje pracownik
Spółki wyznaczony przez Zarząd.
7. Do realizacji wyodrębnionych zadań w Centrali mogą być także tworzone inne niż
wymienione w ż 7 Samodzielne stanowiska pracy (jedno lub wieloosobowe). Decyzję
o ich utworzeniu podejmuje Zarząd. Samodzielne stanowiska pracy mogą wchodzić
w skład struktury Biura (w tym Wydziału). W takich przypadkach z wnioskiem
o utworzenie lub likwidację samodzielnego stanowiska może wystąpić Dyrektor Biura.
Samodzielnym stanowiskiem pracy kieruje i reprezentuje w zakresie powierzonych
kompetencji osoba powoływana/odwoływana przez Prezesa Zarządu na wniosek,
Dyrektora Biura lub z własnej inicjatywy, samodzielnie lub w uzgodnieniu z właściwym
merytorycznie Członkiem Zarządu. Kierujący samodzielnym stanowiskiem pracy poza
strukturami Biura podlega bezpośrednio Prezesowi lub właściwemu merytorycznie
Członkowi Zarządu.
8. Pracownik na Samodzielnym Stanowisku ds. BHP podlega bezpośrednio Prezesowi
Zarządu, przy czym wszelkie wnioski, informacje, analizy, plany i inne materiały
związane z zakresem swojej działalności na tym stanowisku przekazuje Prezesowi
Zarządu za pośrednictwem Dyrektora Wykonawczego, do którego obowiązków należy
organizacja sprawnej współpracy pomiędzy Prezesem Zarządu, a Samodzielnym
Stanowiskiem ds. BHP.
7
9. Do realizacji wyodrębnionych zadań w Centrali Spółki mogą być tworzone stanowiska
Dyrektora Projektu. Decyzję o utworzeniu stanowiska Dyrektora Projektu, określeniu
zakresu jego zadań i powołaniu osoby na stanowisko podejmuje Zarząd. Stanowisko
Dyrektora Projektu, może wchodzić w skład struktury Biura lub być umieszczone poza
jego strukturami, jako samodzielne stanowisko pracy. W takim wypadku Dyrektor
projektu podlega bezpośrednio Prezesowi lub właściwemu merytorycznie Członkowi
Zarządu. Osoba Dyrektora Projektu posiada prawo do samodzielnej reprezentacji
w ramach powierzonych kompetencji.
10. Dyrektorzy Biur i kierujący Samodzielnymi stanowiskami pracy poza strukturami Biur
opracują wewnętrzne regulaminy komórek organizacyjnych wraz z wewnętrzną strukturą
organizacyjną i schematem organizacyjnym. Regulaminy, o których mowa w zdaniu
poprzednim zatwierdza Zarząd na wniosek kierującego daną komórką organizacyjną.
ROZDZIAA
VI
ZAKRES DZIAA
ANIA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH
CENTRALI SPÓA
KI
ż 9
BW DYREKTOR WYKONAWCZY
Dyrektor Wykonawczy odpowiedzialny jest za organizację i funkcjonowanie obszarów
wsparcia dla głównej działalności Spółki obejmującej obsługę organów Spółki, kształtowanie
i realizację polityki spraw pracowniczych, organizację i koordynację obsługi prawnej Spółki.
BWA BIURO ZARZ
DU
1. Sekretariat Zarządu
prowadzenie obsługi sekretarskiej Prezesa i Członków Zarządu.
2. Obsługa Posiedzeń organów Spółki
1) kompletowanie dokumentów na posiedzenia organów Spółki;
2) przygotowywanie projektów zmian Statutu Spółki oraz regulaminów:
Zarządu, Rady Nadzorczej oraz organizacyjnego Spółki, w uzgodnieniu
z właściwymi merytorycznie komórkami organizacyjnymi Spółki;
3) prowadzenie księgi akcyjnej;
4) aktualizacja wpisów w Krajowym Rejestrze Sądowym;
5) przygotowywanie ogłoszeń publikowanych w Monitorze Sądowym
i Gospodarczym oraz w inny sposób, przewidziany w Statucie Spółki;
8
6) protokołowanie posiedzeń organów Spółki.
3. Obsługa prawna Spółki
koordynacja współpracy z podmiotami wykonującymi obsługę prawną Spółki,
w szczególności w zakresie:
- prac związanych z zastępstwem procesowym w postępowaniach sądowych,
administracyjnych oraz przed innymi organami orzekającymi w sprawach
Spółki;
- procesu opiniowania pod względem prawnym projektów umów oraz
przepisów wewnętrznych Spółki;
- spraw związanych z udzielaniem opinii prawnych;
- prowadzenia rejestrów uchwał organów Spółki i decyzji Członków Zarządu.
4. Administracja
1) prowadzenie magazynu materiałowego Centrali Spółki;
2) administrowanie i utrzymanie pomieszczeń biurowych Centrali Spółki;
3) zapewnienie właściwego funkcjonowania Kancelarii ogólnej Centrali Spółki
i obiegu dokumentów w Spółce;
4) gospodarka telefonami komórkowymi w Spółce;
5) administrowanie flotą samochodową Spółki;
6) ustalanie procedur w zakresie wykorzystywania sprzętu administracyjnego
w Spółce, oraz, przy współpracy z Biurem Teleinformatyki (BSI), ustalanie
procedur w zakresie wykorzystania sprzętu telekomunikacyjnego;
7) prowadzenie archiwum Centrali Spółki.
5. Inne, organizacyjne
1) opracowywanie dokumentów związanych z merytorycznym zakresem
działania Biura oraz nadzór nad realizacją właściwych merytorycznie umów;
2) planowanie na kolejny rok kalendarzowy budżetu i postępowań związanych
z udzielaniem zamówień na zakup towarów i usług w ramach Biura oraz
sporządzanie, najpóz
niej w IV kwartale danego roku kalendarzowego,
planów tych zamówień, które zgodnie z polityką zakupów w Spółce mają być
realizowane przez Biuro Zakupów Centralnych (BFZ), niezwłocznego
przekazywania ich do Biura Zakupów Centralnych (BFZ) wraz z techniczną
charakterystyką przedmiotu każdego zamówienia, przedstawionego
w planie;
3) współpraca w zakresie kompetencji Biura z właściwymi komórkami
organizacyjnymi w przedmiocie realizacji zadań określonych szczegółowo
w regulaminach komórek organizacyjnych, o których mowa w ż 8 ust. 10
niniejszego Regulaminu.
9
BWP BIURO SPRAW PRACOWNICZYCH
1. Strategia zarządzania zasobami ludzkimi
1) analiza wewnętrznego i zewnętrznego rynku pracy;
2) opracowywanie i realizacja strategii zarządzania zasobami ludzkimi 
określanie roli zasobów ludzkich w firmie, wyznaczanie kluczowych
kompetencji dla rozwoju firmy, określanie długofalowego zapotrzebowana na
kadry, wyznaczanie kierunków informatyzacji procesów zarządzania
zasobami ludzkimi;
3) opracowywanie i monitorowanie wykonania planu zatrudnienia, funduszu
wynagrodzeń oraz funduszu szkoleń, we współpracy z jednostkami
i komórkami organizacyjnym Spółki.
2. Przestrzeganie prawa pracy
1) opracowywanie i kontrolowanie zasad dotyczących czasu pracy w Spółce;
2) prowadzenie dokumentacji pracowniczej pracowników Centrali;
3) współpraca z instytucjami i urzędami w obszarze wynikającym z zakresu
działania Biura;
4) określanie zasad administrowania Zakładowym Funduszem Świadczeń
Socjalnych;
5) administrowanie ulgowymi świadczeniami przejazdowymi;
6) nadzór merytoryczny w zakresie kompetencji Biura nad systemami kadrowo
 płacowymi funkcjonującymi w Spółce.
3. Rozwój i motywacja pracowników
1) opracowywanie i wdrażanie strategii rozwoju pracowników  opracowywanie
programów rozwoju dla różnych grup pracowników, zarządzanie
szkoleniami, opracowywanie programów adaptacji zawodowej pracowników;
2) wdrażanie systemu zarządzania kompetencjami w poszczególnych
obszarach zarządzania zasobami ludzkimi (rekrutacja i selekcja, ocena
potencjału pracowników, planowanie i ocena efektywności szkoleń);
3) opracowywanie i wdrażanie systemów motywacyjnych (płacowych 
tworzenie polityki wynagrodzeń  i pozapłacowych);
4) kreowanie kultury organizacyjnej, zgodnej z polityką Spółki we współpracy
z Biurem Komunikacji i Promocji (BHK);
5) realizacja polityki komunikacji wewnętrznej w zakresie zmian kadrowych
(polityki personalnej firmy), we współpracy z Biurem Komunikacji i Promocji
(BHK);
10
6) pozyskiwanie, dostępnych funduszy z Europejskiego Funduszu Społecznego
na szkolenia i rozwój pracowników oraz zwiększanie efektywności
organizacyjnej;
7) stworzenie i utrzymywanie systemu szkoleń pracowników, w tym
bezpośredniej obsługi klienta, opartego na zespole trenerów wewnętrznych 
trenerów umiejętności miękkich oraz trenerów zagadnień merytorycznych.
4. Współpraca z partnerami społecznymi
1) wyznaczanie zasad współpracy z partnerami społecznymi w firmie;
2) prowadzenie negocjacji z partnerami społecznymi;
3) bieżące kontakty z partnerami społecznymi.
5. Delegacje
1) prowadzenie rejestru delegacji krajowych pracowników Centrali;
2) prowadzenie rejestru delegacji międzynarodowych pracowników Centrali.
6. Inne, organizacyjne
1) opracowywanie dokumentów związanych z merytorycznym zakresem
działania Biura oraz nadzór nad realizacją właściwych merytorycznie umów;
2) planowanie na kolejny rok kalendarzowy budżetu i postępowań związanych
z udzielaniem zamówień na zakup towarów i usług w ramach Biura oraz
sporządzanie, najpóz
niej w IV kwartale danego roku kalendarzowego,
planów tych zamówień, które zgodnie z polityką zakupów w Spółce mają być
realizowane przez Biuro Zakupów Centralnych (BFZ), niezwłocznego
przekazywania ich do Biura Zakupów Centralnych (BFZ) wraz z techniczną
charakterystyką przedmiotu każdego zamówienia, przedstawionego
w planie;
3) współpraca w zakresie kompetencji Biura z właściwymi komórkami
organizacyjnymi w przedmiocie realizacji zadań określonych szczegółowo
w regulaminach komórek organizacyjnych, o których mowa w ż 8 ust. 10
niniejszego Regulaminu.
BBK BIURO AUDYTU I KONTROLI
1. Audyty
1) opracowywanie długoterminowych i krótkoterminowych planów audytów we
współpracy z Zarządem i innymi właściwymi komórkami organizacyjnymi,
w celu zapewnienia funkcjonowania przyjętych standardów;
2) przeprowadzanie audytów zgodnie z rocznym harmonogramem;
11
3) opracowywanie raportów i wniosków pokontrolnych z przeprowadzonych
audytów;
4) kontrola wdrażania rekomendacji i wniosków poaudytowych;
5) monitorowanie i raportowanie efektywności audytów;
6) współpraca z właściwymi jednostkami i komórkami organizacyjnymi
w zakresie opracowywania mierników jakości i kontroli ich przestrzegania.
2. Postępowania wyjaśniające i przeprowadzanie kontroli
1) na podstawie wniosków Prezesa i Członków Zarządu, wszczynanie
postępowań kontrolnych;
2) przeprowadzanie niezapowiedzianych kontroli mających na celu weryfikację
jakości usług wykonywanych przez komórki i jednostki organizacyjne Spółki;
3) przeprowadzanie kontroli dokumentów przewozu osób i rzeczy w pociągach;
4) przeprowadzanie kontroli mających na celu ocenę podmiotów zewnętrznych
w zakresie wykonywania powierzonych zadań;
5) przeprowadzanie kontroli handlowych i finansowych w jednostkach
i komórkach organizacyjnych;
6) współpraca z podmiotami zewnętrznymi w zakresie przeprowadzania
kontroli;
7) współpraca z audytorami zewnętrznymi, organami kontroli państwowej
i organami ścigania;
8) opracowywanie raportów, rekomendacji i wniosków pokontrolnych;
9) kontrola wdrażania rekomendacji i wniosków pokontrolnych;
10) monitorowanie i raportowanie efektywności kontroli.
3. Inne, organizacyjne
1) opracowywanie dokumentów związanych z merytorycznym zakresem
działania Biura oraz nadzór nad realizacją właściwych merytorycznie umów;
2) planowanie na kolejny rok kalendarzowy budżetu i postępowań związanych
z udzielaniem zamówień na zakup towarów i usług w ramach Biura oraz
sporządzanie, najpóz
niej w IV kwartale danego roku kalendarzowego,
planów tych zamówień, które zgodnie z polityką zakupów w Spółce mają być
realizowane przez Biuro Zakupów Centralnych (BFZ), niezwłocznego
przekazywania ich do Biura Zakupów Centralnych (BFZ) wraz z techniczną
charakterystyką przedmiotu każdego zamówienia, przedstawionego
w planie;
3) współpraca w zakresie kompetencji Biura z właściwymi komórkami
organizacyjnymi w przedmiocie realizacji zadań określonych szczegółowo
12
w regulaminach komórek organizacyjnych o których mowa w ż 8 ust. 10
niniejszego Regulaminu.
BSN SAMODZIELNE STANOWISKO ds. OCHRONY INFORMACJI
NIEJAWNYCH I DANYCH OSOBOWYCH  stanowisko wieloosobowe
1. Ochrona informacji niejawnych
1) zakres działania Samodzielnego Stanowiska ds. Ochrony Informacji
Niejawnych i Danych osobowych regulują odrębne przepisy. Do zakresu
działania Samodzielnego Stanowiska ds. Ochrony Informacji Niejawnych
i Danych Osobowych należą przede wszystkim zadania pełnomocnika ds.
ochrony informacji niejawnych i inspektora bezpieczeństwa
teleinformatycznego dla funkcjonujących w Spółce systemów
teleinformatycznych przetwarzających informacje niejawne oraz
prowadzenie kancelarii ochrony informacji niejawnych;
2) współpraca z instytucjami państwowymi, w tym w szczególności
z Ministerstwem Sprawiedliwości i Agencją Bezpieczeństwa Wewnętrznego;
3) współpraca z jednostkami i komórkami organizacyjnymi Spółki, w tym
w szczególności: z Biurem Zarządu (BWA), Biurem Teleinformatyki (BSI),
Biurem Spraw Pracowniczych (BWP), Samodzielnym Stanowiskiem ds.
Obronnych (BSO).
2. Ochrona danych osobowych
1) realizacja obowiązków Administratora Bezpieczeństwa Informacji w zakresie
ochrony danych osobowych, które są określone odrębnymi przepisami;
2) współpraca z jednostkami i komórkami organizacyjnymi Spółki, w tym
w szczególności z Biurem Zarządu (BWA), Biurem Teleinformatyki (BSI),
Biurem Spraw Pracowniczych (BWP), Samodzielnym Stanowiskiem ds.
Obronnych (BSO) będących gestorami systemów informatycznych,
w których przetwarzane są dane osobowe;
3) współpraca z instytucjami państwowymi, w tym w szczególności
z Generalnym Inspektorem Danych Osobowych (GIODO).
3. Inne, organizacyjne
1) opracowywanie dokumentów związanych z merytorycznym zakresem
działania Stanowiska oraz nadzór nad realizacją właściwych merytorycznie
umów;
2) planowanie na kolejny rok kalendarzowy budżetu i postępowań związanych
z udzielaniem zamówień na zakup towarów i usług w ramach Stanowiska
13
oraz sporządzanie, najpóz
niej w IV kwartale danego roku kalendarzowego,
planów tych zamówień, które zgodnie z polityką zakupów w Spółce mają być
realizowane przez Biuro Zakupów Centralnych (BFZ), niezwłocznego
przekazywania ich do Biura Zakupów Centralnych (BFZ) wraz z techniczną
charakterystyką przedmiotu każdego zamówienia, przedstawionego
w planie;
3) współpraca w zakresie kompetencji Stanowiska z właściwymi komórkami
organizacyjnymi w przedmiocie realizacji zadań określonych szczegółowo
w regulaminach komórek organizacyjnych o których mowa w ż 8 ust. 10
niniejszego Regulaminu.
BSO SAMODZIELNE STANOWISKO ds. OBRONNYCH  stanowisko
jednoosobowe
1. Obowiązki związane z obowiązującymi przepisami
1) zakres działania Samodzielnego Stanowiska ds. Obronnych regulują
odrębne przepisy;
2) Samodzielne Stanowisko ds. Obronnych zobowiązane jest do współpracy
z instytucjami i podmiotami właściwymi w zakresie spraw obronnych oraz
jednostkami i komórkami organizacyjnymi Spółki, w tym w szczególności ze
Stanowiskiem ds. Ochrony Informacji Niejawnych i Danych Osobowych
(BSN).
2. Inne, organizacyjne
1) opracowywanie dokumentów związanych z merytorycznym zakresem
działania Stanowiska oraz nadzór nad realizacją właściwych merytorycznie
umów;
2) planowanie na kolejny rok kalendarzowy budżetu i postępowań związanych
z udzielaniem zamówień na zakup towarów i usług w ramach Stanowiska
oraz sporządzanie, najpóz
niej w IV kwartale danego roku kalendarzowego,
planów tych zamówień, które zgodnie z polityką zakupów w Spółce mają być
realizowane przez Biuro Zakupów Centralnych (BFZ), niezwłocznego
przekazywania ich do Biura Zakupów Centralnych (BFZ) wraz z techniczną
charakterystyką przedmiotu każdego zamówienia, przedstawionego
w planie;
3) współpraca w zakresie kompetencji Stanowiska z właściwymi komórkami
organizacyjnymi w przedmiocie realizacji zadań określonych szczegółowo
14
w regulaminach komórek organizacyjnych o których mowa w ż 8 ust. 10
niniejszego Regulaminu.
BSH SAMODZIELNE STANOWISKO ds. BHP  stanowisko jednoosobowe
1. Obowiązki związane z obowiązującymi przepisami
1) zakres działania Samodzielnego Stanowiska ds. BHP regulują odrębne
przepisy;
2) do zakresu działania Samodzielnego Stanowiska ds. BHP należy
zapewnienie realizacji przepisów BHP, w tym współpraca z instytucjami
zewnętrznymi oraz jednostkami i komórkami organizacyjnymi Spółki,
w zakresie merytorycznych kompetencji Samodzielnego Stanowiska ds.
BHP, a w szczególności Biurem Spraw Pracowniczych (BWP).
2. Inne, organizacyjne
1) opracowywanie dokumentów związanych z merytorycznym zakresem
działania Stanowiska oraz nadzór nad realizacją właściwych merytorycznie
umów;
2) planowanie na kolejny rok kalendarzowy budżetu i postępowań związanych
z udzielaniem zamówień na zakup towarów i usług w ramach Stanowiska
oraz sporządzanie, najpóz
niej w IV kwartale danego roku kalendarzowego,
planów tych zamówień, które zgodnie z polityką zakupów w Spółce mają być
realizowane przez Biuro Zakupów Centralnych (BFZ), niezwłocznego
przekazywania ich do Biura Zakupów Centralnych (BFZ) wraz z, techniczną
charakterystyką przedmiotu każdego zamówienia, przedstawionego
w planie;
3) współpraca w zakresie kompetencji Stanowiska z właściwymi komórkami
organizacyjnymi w przedmiocie realizacji zadań określonych szczegółowo
w regulaminach komórek organizacyjnych o których mowa w ż 8 ust. 10
niniejszego Regulaminu.
BFC BIURO ZARZ
DZANIA PA
YNNOŚCI

1. Zarządzanie środkami finansowymi
1) monitorowanie posiadanych środków pieniężnych;
2) bieżące planowanie wpływów i wydatków;
3) realizacja bieżących płatności, w tym finansowanych z funduszy unijnych
i dotacji budżetowej;
15
4) rozliczanie kart płatniczych;
5) bieżące zarządzanie nadwyżkami środków finansowych;
6) zarządzanie ryzykiem walutowym;
7) uzgadnianie pod względem finansowym zawieranych przez Spółkę umów.
2. Obsługa finansowania
1) pozyskiwanie środków na bieżące finansowanie działalności podstawowej
i środków trwałych w budowie, z wyłączeniem dotacji budżetowej i funduszy
unijnych;
2) wycena zobowiązań długoterminowych;
3) realizacja umów dotyczących finansowania dłużnego, w tym umów
kredytowych (płatności, sprawozdania itp.);
4) prowadzenie rejestru i przechowywanie weksli obcych oraz zabezpieczeń
należytego wykonania zobowiązań posiadanych przez Spółkę;
5) prowadzenie, we współpracy z Biurem Kontrolingu (BFE),
sprawozdawczości do NBP z zakresu rozliczenia kredytów dewizowych;
6) współpraca z Biurem Strategii (BSS) w zakresie pozyskiwania unijnych
środków finansowych i dotacji budżetowej.
3. Współpraca z Bankami
1) bieżące kontakty z Bankami obsługującymi rachunki Spółki i kredytującymi
Spółkę;
2) zarządzanie rachunkami bankowymi oraz produktami bankowymi.
4. Ubezpieczenia
1) opracowywanie i realizacja polityki ubezpieczeń Spółki od odpowiedzialności
cywilnej oraz posiadanego majątku Spółki;
2) współpraca z Brokerami i towarzystwami ubezpieczeniowymi mająca na celu
wypracowanie optymalnego programu ubezpieczeń wraz z jego obsługą
(zgłaszaniem szkód i egzekwowaniem warunków zawartych w polisach);
3) dokonywanie zabezpieczeń i cesji polis ubezpieczeniowych wynikających
z umów o udzieleniu Spółce finansowania oraz prowadzenie dokumentacji
w tym zakresie;
4) prowadzenie dokumentacji w zakresie zastawów i cesji.
5. Windykacja należności
1) prowadzenie windykacji we współpracy z właściwymi jednostkami
i komórkami organizacyjnymi;
2) analiza rozrachunków pod kątem windykacji należności;
3) zawieranie porozumień w zakresie wzajemnych rozliczeń z dostawcami
i odbiorcami oraz uzgadnianie wzajemnych potrąceń i kompensat;
16
4) uczestnictwo w postępowaniach układowych i bankowych postępowaniach
ugodowych.
6. Inne, organizacyjne
1) opracowywanie dokumentów związanych z merytorycznym zakresem
działania Biura oraz nadzór nad realizacją właściwych merytorycznie umów;
2) planowanie na kolejny rok kalendarzowy budżetu i postępowań związanych
z udzielaniem zamówień na zakup towarów i usług w ramach Biura oraz
sporządzanie, najpóz
niej w IV kwartale danego roku kalendarzowego,
planów tych zamówień, które zgodnie z polityką zakupów w Spółce mają być
realizowane przez Biuro Zakupów Centralnych (BFZ), niezwłocznego
przekazywania ich do Biura Zakupów Centralnych (BFZ) wraz z techniczną
charakterystyką przedmiotu każdego zamówienia, przedstawionego
w planie;
3) współpraca w zakresie kompetencji Biura z właściwymi komórkami
organizacyjnymi w przedmiocie realizacji zadań określonych szczegółowo
w regulaminach komórek organizacyjnych o których mowa w ż 8 ust. 10
niniejszego Regulaminu.
BFR BIURO RACHUNKOWOŚCI
1. Polityka rachunkowości
opracowywanie i aktualizacja zasad rachunkowości (w tym planu kont)
obowiązujących w Spółce, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Księgowość i sprawozdawczość finansowa
1) prowadzenie ksiąg rachunkowych i organizacja rachunkowości Spółki,
zgodnie z przyjętymi w Spółce zasadami rachunkowości;
2) określanie, w uzgodnieniu z Biurem Kontrolingu (BFE), zasad
ewidencjonowania i rozliczania kosztów oraz przychodów;
3) kontrola dokumentów księgowych pod kątem formalno  rachunkowym;
4) ewidencja księgowa zdarzeń gospodarczych (ewidencja bilansowa
i pozabilansowa) w tym: należności, zobowiązania, operacje bankowe,
rozliczenia zaciągniętych kredytów i pożyczek;
5) inwentaryzacja oraz wycena aktywów i pasywów;
6) ustalanie wyniku finansowego;
7) prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej na potrzeby rozliczenia środków
unijnych i budżetowych;
17
8) naliczanie wynagrodzeń, rozliczanie ZUS (w tym sporządzanie deklaracji do
ZUS), podatku dochodowego od osób fizycznych i innych należności
wynikających ze stosunku pracy dla pracowników Centrali Spółki w tym
delegacji służbowych;
9) nadzór merytoryczny nad systemem Płace  Kadry i interfejsem do eBS
Oracle w zakresie zadań Biura;
10) rozliczanie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
11) ustalanie wysokości dopłaty kursowej w przewozach międzynarodowych;
12) prowadzenie ewidencji ilościowej i wartościowej majątku trwałego (w tym
wartości prawnych i niematerialnych) oraz ustalanie i naliczanie amortyzacji
bilansowej i podatkowej;
13) prowadzenie ewidencji środków trwałych objętych zastawem;
14) sporządzanie sprawozdawczości finansowej wymaganej przepisami prawa
i regulacjami Grupy PKP;
15) rozliczanie środków pochodzących z funduszy unijnych i dotacji
budżetowych, we współpracy z właściwymi merytorycznie komórkami
organizacyjnym Spółki;
16) uzgadnianie raportów finansowych z realizacji środków trwałych w budowie
finansowanych z funduszy unijnych;
17) bieżąca współpraca z ZUS w zakresie rozliczeń oraz podczas
przeprowadzanych w Spółce kontroli i postępowań wyjaśniających;
18) współpraca z audytorami zewnętrznymi;
19) opiniowanie i uzgadnianie umów zawieranych przez Spółkę w zakresie
merytorycznych kompetencji Biura.
3. Podatki
1) naliczanie i prowadzenie rozliczeń podatkowych, w tym sporządzanie
deklaracji podatkowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami;
2) bieżąca współpraca z Urzędem Skarbowym oraz organami kontroli
skarbowej oraz podczas przeprowadzanych w Spółce kontroli i postępowań
wyjaśniających;
3) dokonywanie fiskalizacji kas fiskalnych,
4) interpretacja przepisów podatkowych oraz nadzór nad prawidłowym
stosowaniem przepisów podatkowych w Spółce.
4. Inwentaryzacja
1) opracowania planów inwentaryzacji majątku Spółki;
18
2) prowadzenie inwentaryzacji materiałów i przedmiotów długotrwałego użytku
oraz organizacja inwentaryzacji środków trwałych w Spółce zgodnie
z Instrukcją Inwentaryzacyjną;
3) przygotowywanie regulacji wewnętrznych dotyczących inwentaryzacji.
5. Inne, organizacyjne
1) opracowywanie dokumentów związanych z merytorycznym zakresem
działania Biura oraz nadzór nad realizacją właściwych merytorycznie umów;
2) planowanie na kolejny rok kalendarzowy budżetu i postępowań związanych
z udzielaniem zamówień na zakup towarów i usług w ramach Biura oraz
sporządzanie, najpóz
niej w IV kwartale danego roku kalendarzowego,
planów tych zamówień, które zgodnie z polityką zakupów w Spółce mają być
realizowane przez Biuro Zakupów Centralnych (BFZ), niezwłocznego
przekazywania ich do Biura Zakupów Centralnych (BFZ) wraz z techniczną
charakterystyką przedmiotu każdego zamówienia, przedstawionego
w planie;
3) współpraca w zakresie kompetencji Biura z właściwymi komórkami
organizacyjnymi w przedmiocie realizacji zadań określonych szczegółowo
w regulaminach komórek organizacyjnych o których mowa w ż 8 ust. 10
niniejszego Regulaminu.
BFRK BIURO ROZLICZEC
KRAJOWYCH
1. Rozliczenia komunikacji krajowej
1) rozliczanie przychodów Spółki w komunikacji krajowej;
2) ustalanie przychodów uzyskanych w kasach własnych i agencyjnych,
w systemie internetowej sprzedaży biletów oraz w automatach biletowych dla
potrzeb ewidencji księgowej;
3) współpraca z przewoz
nikami i innymi podmiotami w zakresie wzajemnego
rozliczania przychodów w komunikacji krajowej;
4) kontrola dokumentacji sprawozdawczej w kasach własnych i agencyjnych
w zakresie prawidłowości rozliczania wpływów;
5) bieżąca analiza terminowości dokonywanych wpłat należności przez agentów
oraz naliczanie odsetek z tytułu niezachowania terminów wynikających
z umów agencyjnych;
6) kontrola należności płatnych kartą płatniczą oraz dochodzenie w banku
nieopłaconych transakcji;
19
7) rozliczanie i przekazywanie do zwrotu należności za całkowicie i częściowo
niewykorzystane bilety na podstawie nadesłanych wniosków;
8) współpraca z zewnętrznymi firmami windykacyjnymi w zakresie windykacji
należności za przejazdy bezbiletowe;
9) kontrola prawidłowości naliczonej konduktorom i kierownikom pociągów
premii za odprawę podróżnych w pociągu oraz przekazywanie zestawień do
właściwych jednostek i komórek organizacyjnych Spółki;
10) kontrola biletów zatrzymanych odebranych od podróżnych w ramach
zwalczania fałszerstw, kierowania doniesień do organów ścigania w stosunku
do osób, które dopuściły się podrobienia lub przerobienia dokumentów
przejazdowych oraz dokumentów poświadczających uprawnienia do
ulgowych przejazdów;
11) zarządzanie i gospodarka drukami ścisłej rejestracji w kasach własnych
i agencyjnych;
12) dokonywanie kontroli terenowej kas własnych i agencyjnych w zakresie
prawidłowego rozliczania należności przewozowych oraz stanu
zabezpieczenia wartości pieniężnych, druków ścisłej rejestracji i pomieszczeń
kasowych;
13) rozpatrywanie odwołań podróżnych od wystawionych wezwań za przejazdy
bezbiletowe;
14) rozliczanie udziałów poszczególnych przewoz
ników w sprzedaży uprawnień
do ulgowych przejazdów dla sfery budżetowej,  dużego klienta
i pracowników zakładów zapleczy technicznych kolei.
2. Inne, organizacyjne
1) opracowywanie dokumentów związanych z merytorycznym zakresem
działania Biura oraz nadzór nad realizacją właściwych merytorycznie umów;
2) planowanie na kolejny rok kalendarzowy budżetu i postępowań związanych
z udzielaniem zamówień na zakup towarów i usług w ramach Biura oraz
sporządzanie, najpóz
niej w IV kwartale danego roku kalendarzowego,
planów tych zamówień, które zgodnie z polityką zakupów w Spółce mają być
realizowane przez Biuro Zakupów Centralnych (BFZ), niezwłocznego
przekazywania ich do Biura Zakupów Centralnych (BFZ) wraz z techniczną
charakterystyką przedmiotu każdego zamówienia, przedstawionego
w planie;
3) współpraca w zakresie kompetencji Biura z właściwymi komórkami
organizacyjnymi w przedmiocie realizacji zadań określonych szczegółowo
20
w regulaminach komórek organizacyjnych o których mowa w ż 8 ust. 10
niniejszego Regulaminu.
BFRZ BIURO ROZLICZEC
MI
DZYNARODOWYCH
1. Rozliczenia komunikacji międzynarodowej
1) rozliczanie przychodów Spółki w komunikacji międzynarodowej;
2) współpraca z przewoz
nikami zagranicznymi w zakresie wzajemnego
rozliczania przychodów w komunikacji międzynarodowej;
3) współpraca z przewoz
nikami krajowymi w zakresie wzajemnego rozliczania
udziału polskiego w komunikacji międzynarodowej;
4) występowanie o zapłatę należności spółek przewoz
ników polskich i roszczeń
podmiotów zagranicznych w sprawach ujawnionych bezbiletowych
przejazdów cudzoziemców oraz obywateli polskich;
5) kontrola biletów odebranych od podróżnych w ramach zwalczania fałszerstw
oraz kierowanie doniesień do organów ścigania w stosunku do osób, które
dopuściły się podrobienia lub przerobienia dokumentów przejazdowych oraz
dokumentów poświadczających uprawnienia do ulgowych przejazdów;
6) rozliczanie należności za przejazdy pociągami dodatkowymi i wagonami
specjalnymi w komunikacji międzynarodowej;
7) prowadzenie rozliczeń z tytułu przebiegu wagonów przewoz
ników polskich
na sieciach zagranicznych oraz wagonów przewoz
ników zagranicznych na
sieci PKP PLK S.A. zgodnie z przepisami RIC i PPW;
8) rozliczanie usług granicznych pomiędzy kolejami polskimi a kolejami
sąsiedzkimi;
9) prowadzenie rozliczeń z tytułu uszkodzonych wagonów;
10) kontrola kas własnych, agentów i kas dopłat konduktorskich w zakresie
sprzedaży międzynarodowej;
11) rozpatrywanie wniosków o zwrot nadpłat w komunikacji międzynarodowej
oraz kontrola dokonanych przez kasjerów zwrotów należności za
niewykorzystane przejazdy w komunikacji międzynarodowej;
12) zaopatrywanie kas w druki ścisłej rejestracji międzynarodowej komunikacji
pasażerskiej;
13) obsługa rachunkowo  kasowa w zakresie komunikacji międzynarodowej
innych przewoz
ników;
21
14) współpraca z PKP CARGO S.A., Centralnym Biurem Clearingowym
w Brukseli oraz Kolejowym Biurem Monitoringu Wierzytelności w Wiedniu
(CORFER) w zakresie płatności międzynarodowych;
15) prowadzenie ewidencji księgowej oraz sprawozdawczości finansowej
należności i zobowiązań w zakresie komunikacji międzynarodowej;
16) opracowywanie i wprowadzanie we współpracy z Biurem Teleinformatyki
(BSI) zmian do systemów informatycznych wspomagających pracę Biura
oraz sporządzanie statystyki ilościowej i jakościowej z przewozu osób
w komunikacji międzynarodowej dla spółek przewozowych;
17) uczestnictwo w konferencjach międzynarodowych oraz pracach grup
roboczych UIC i OSŻD w zakresie kompetencji merytorycznych Biura,
a także prowadzenie spraw dotyczących aktualizacji KART UIC 361, 301,
130.
2. Inne, organizacyjne
1) opracowywanie dokumentów związanych z merytorycznym zakresem
działania Biura oraz nadzór nad realizacją właściwych merytorycznie umów;
2) planowanie na kolejny rok kalendarzowy budżetu i postępowań związanych
z udzielaniem zamówień na zakup towarów i usług w ramach Biura oraz
sporządzanie, najpóz
niej w IV kwartale danego roku kalendarzowego,
planów tych zamówień, które zgodnie z polityką zakupów w Spółce mają być
realizowane przez Biuro Zakupów Centralnych (BFZ), niezwłocznego
przekazywania ich do Biura Zakupów Centralnych (BFZ) wraz z techniczną
charakterystyką przedmiotu każdego zamówienia, przedstawionego
w planie;
3) współpraca w zakresie kompetencji Biura z właściwymi komórkami
organizacyjnymi w przedmiocie realizacji zadań określonych szczegółowo
w regulaminach komórek organizacyjnych o których mowa w ż 8 ust. 10
niniejszego Regulaminu.
BFE BIURO KONTROLINGU
1. Budżet i Planowanie
1) opracowywanie budżetu rocznego we współpracy z Biurem Strategii (BSS);
2) opracowywanie projekcji finansowych na potrzeby przygotowania
wieloletniego Biznes Planu oraz Strategii Spółki;
3) definiowanie kosztów i przychodów Spółki w ujęciu analitycznym
i syntetycznym oraz sposobów ich ewidencji;
22
4) monitorowanie bieżącego wykonania budżetu;
5) dostarczanie informacji w zakresie kosztów generowanych przez komórki
organizacyjne;
6) okresowe raportowanie Zarządowi wyników Spółki (wraz z ich interpretacją);
7) tworzenie i aktualizowanie systemu planowania finansowego;
8) przygotowywanie projektów planów rzeczowo  finansowych
opracowywanych na podstawie wniosków jednostek i komórek
organizacyjnych Spółki;
9) kontrola założonych działań planistycznych dla Spółki.
2. Bieżące analizy ekonomiczne
1) prowadzenie bieżących analiz porównawczych efektywności ekonomiczno
 finansowej Spółki;
2) szacowanie i określenie potencjalnych skutków decyzji zarządczych;
3) ocena ryzyka ekonomicznego na podstawie zachodzących procesów
w Spółce;
4) we współpracy z innymi właściwymi merytorycznie komórkami
organizacyjnym tworzenie modeli finansowych, które na podstawie analiz
danych historycznych będą szacowały przyszłe wyniki w celu wsparcia
wszystkich zakresów działalności Spółki;
5) ocena zachodzących w Spółce zjawisk i procesów o charakterze
ekonomicznym, mających wpływ na podejmowanie krótkoterminowych
decyzji.
3. Dotacje
prowadzenie rozliczenia dotacji do ulg ustawowych oraz rekompensaty do
przewozów międzywojewódzkich i międzynarodowych oraz raportowanie do
właściwych urzędów.
4. Sprawozdania z działalności Spółki
realizacja obowiązków sprawozdawczych z działalności Spółki dla PKP S.A.,
Głównego Urzędu Statystycznego oraz Urzędu Transportu Kolejowego,
Europejskiego Banku Inwestycyjnego i innych instytucji, wobec których Spółka
ma obowiązki sprawozdawcze.
5. Inne, organizacyjne
1) prowadzenie rejestru umów zawartych przez Spółkę;
2) opracowywanie dokumentów związanych z merytorycznym zakresem
działania Biura oraz nadzór nad realizacją właściwych merytorycznie umów;
3) planowanie na kolejny rok kalendarzowy budżetu i postępowań związanych
z udzielaniem zamówień na zakup towarów i usług w ramach Biura oraz
23
sporządzanie, najpóz
niej w IV kwartale danego roku kalendarzowego,
planów tych zamówień, które zgodnie z polityką zakupów w Spółce mają być
realizowane przez Biuro Zakupów Centralnych (BFZ), niezwłocznego
przekazywania ich do Biura Zakupów Centralnych (BFZ) wraz z techniczną
charakterystyką przedmiotu każdego zamówienia, przedstawionego
w planie;
4) współpraca w zakresie kompetencji Biura z właściwymi komórkami
organizacyjnymi w przedmiocie realizacji zadań określonych szczegółowo
w regulaminach komórek organizacyjnych o których mowa w ż 8 ust. 10
niniejszego Regulaminu.
BFZ BIURO ZAKUPÓW CENTRALNYCH
1. Zakupy
1) opracowywanie regulaminu zakupów w Spółce, zgodnie z obowiązującymi
przepisami prawa;
2) koordynowanie procesów związanych z realizacją zakupów towarów i usług
w Spółce:
- organizowanie planowania zakupów centralnych;
- współpraca ze wszystkimi jednostkami i komórkami organizacyjnymi
(jednostki i komórki organizacyjne przygotowują specyfikację
techniczną/charakterystykę przedmiotu zamówienia) przy tworzeniu
zapotrzebowania na produkty i usługi, które będą realizowane w ramach
zakupów centralnych;
- administrowanie katalogiem kwalifikowanych dostawców;
- przygotowywanie i prowadzanie postępowań związanych z udzielaniem
zamówień na zakup towarów i usług objętych systemem zakupów
centralnych;
- udział w postępowaniach dotyczących zakupu towarów i usług prowadzonych
przez inne właściwe merytorycznie jednostki i komórki organizacyjne;
3) organizowanie gospodarki magazynowej i nadzór nad jej funkcjonowaniem:
- administrowanie indeksami magazynowymi;
- administrowanie modułem zakupów Gospodarki Magazynowej w systemie
Oracle;
4) nadzór nad poprawnością klasyfikacji, nazewnictwa, oznakowania, ewidencji
ilościowej i likwidacji majątku rzeczowego oraz wartości niematerialnych
i prawnych;
24
5) monitorowanie i raportowanie stanu realizowanych procesów zakupów
towarów i usług na poziomie Spółki;
6) organizowanie napraw gwarancyjnych sprzętu biurowego,
telekomunikacyjnego i komputerowego.
2. Sprzedaż
1) środków trwałych oraz zapasów gospodarczo nieuzasadnionych dla Spółki;
2) złomu oraz materiałów pochodzących z odzysku.
3. Inne, organizacyjne
1) opracowywanie dokumentów związanych z merytorycznym zakresem
działania Biura oraz nadzór nad realizacją właściwych merytorycznie umów;
2) współpraca w zakresie kompetencji Biura z właściwymi komórkami
organizacyjnymi w przedmiocie realizacji zadań określonych szczegółowo
w regulaminach komórek organizacyjnych o których mowa w ż 8 ust. 10
niniejszego Regulaminu.
BHM BIURO ZARZ
DZANIA PRODUKTAMI
1. Oferta przewozowa
1) wyznaczanie standardów usług w zakresie przewozu osób i rzeczy;
2) bieżące monitorowanie jakości usług, wyciąganie wniosków oraz inicjowanie
zmian;
3) analiza rentowności poszczególnych produktów, wyciąganie wniosków oraz
inicjowanie zmian;
4) bieżąca analiza pasażerskiego rynku transportu krajowego
i międzynarodowego  przygotowanie raportów i prognoz w zakresie
wielkości przewozów, pracy przewozowej i eksploatacyjnej;
5) prowadzenie badań marketingowych w zakresie spraw należących do
kompetencji Biura;
6) współpraca międzynarodowa w zakresie działania Biura  monitorowanie
i koordynacja przestrzegania umów dotyczących międzynarodowej oferty
przewozowej.
2. Rozkład jazdy
1) we współpracy z Biurem Strategii (BSS), Biurem Przewozów (BTO), Biurem
Taboru (BTT), Biurem Sprzedaży (BHS) oraz Biurem Komunikacji i Promocji
(BHK), opracowywanie optymalnego ekonomicznie, dostosowanego do
potrzeb rynku i uwzględniającego relacje z innymi przewoz
nikami, rozkładu
jazdy pociągów;
25
2) w uzasadnionych przypadkach, na podstawie wniosków z raportów
opracowywanych w zakresie oferty przewozowej, inicjowanie wprowadzania
zmian w funkcjonującym rozkładzie jazdy;
3) współpraca z władzami państwowymi, resortowymi, innymi przewoz
nikami
i innymi instytucjami przy tworzeniu optymalnego rozkładu jazdy.
3. Inne, organizacyjne
1) opracowywanie dokumentów związanych z merytorycznym zakresem
działania Biura oraz nadzór nad realizacją właściwych merytorycznie umów;
2) planowanie na kolejny rok kalendarzowy budżetu i postępowań związanych
z udzielaniem zamówień na zakup towarów i usług w ramach Biura oraz
sporządzanie, najpóz
niej w IV kwartale danego roku kalendarzowego,
planów tych zamówień, które zgodnie z polityką zakupów w Spółce mają być
realizowane przez Biuro Zakupów Centralnych (BFZ), niezwłocznego
przekazywania ich do Biura Zakupów Centralnych (BFZ) wraz z techniczną
charakterystyką przedmiotu każdego zamówienia, przedstawionego
w planie;
3) współpraca w zakresie kompetencji Biura z właściwymi komórkami
organizacyjnymi w przedmiocie realizacji zadań określonych szczegółowo
w regulaminach komórek organizacyjnych o których mowa w ż 8 ust. 10
niniejszego Regulaminu.
BHS BIURO SPRZEDAŻY
1. Sieć dystrybucji
1) koordynacja i nadzór nad organizacją sieci dystrybucji oraz inicjowanie
zmian w celu optymalizacji sieci dystrybucji;
2) zawieranie umów na sprzedaż usług przewozowych Spółki oraz umów na
agencyjną sprzedaż biletów z podmiotami zewnętrznymi, w tym ich
negocjowanie oraz nadzór nad ich właściwą realizacją;
3) analizy efektywności poszczególnych kanałów dystrybucji przy współpracy
z jednostkami i komórkami organizacyjnymi oraz nadzór nad optymalnym
dostosowaniem sieci dystrybucji do potrzeb odprawy, w tym
rozmieszczeniem biletomatów;
4) opracowywanie we współpracy z Biurem Strategii (BSS), i wdrażanie
strategii rozwoju kanałów dystrybucji oraz nadzór nad jej realizacją;
5) sprzedaż uprawnień do przejazdów ulgowych dla jednostek sfery
budżetowej, pracowników zakładów zapleczy technicznych kolei
26
wydzielonych z PKP,  dużego klienta oraz dla pracowników, emerytów ZPK-
w imieniu i na rzecz przewoz
ników pasażerskich uczestniczących w ofercie;
6) przygotowywanie porozumień zawieranych z przewoz
nikami w sprawie
zasad rozliczania przychodów ze sprzedaży uprawnień do ulg
przejazdowych;
7) rozliczanie sprzedaży uprawnień do ulg przejazdowych;
8) sporządzanie bieżących analiz dotyczących sprzedaży uprawnień do
ulgowych przejazdów;
9) zawieranie umów z operatorami rozliczającymi operacje bezgotówkowe
w kasach własnych, biletomatach i w pociągach Spółki;
10) prowadzenie i rozliczanie umowy na transport i ochronę wartości
pieniężnych z kas Spółki do jednostek rozliczeniowych banków oraz
współpraca z ww. bankami w zakresie deponowania wpłat zamkniętych;
11) udzielanie zgód na przejazdy grupowe w sytuacjach szczególnych;
12) utrzymywanie i aktualizacja baz danych niezbędnych do prawidłowej
pracy systemu sprzedaży (rezerwacji miejsc i sprzedaży biletów);
13) współpraca z Biurem Teleinformatyki (BSI) w zakresie opracowywania
i wprowadzania zmian dotyczących:
- modyfikacji systemu sprzedaży, w tym sprzedaży internetowej;
- oprogramowania urządzeń do sprzedaży biletów;
14) opracowywanie i dystrybucja informatora PKP o rezerwowaniu miejsc
w pociągach.
2. Informacja
1) zapewnienie informacji megafonowej oraz stacyjnych lub plakatowych
rozkładów jazdy o odjazdach i przyjazdach pociągów na dworcach oraz
zawieranie i rozliczanie umów w tym zakresie;
2) tworzenie i przekazywanie zainteresowanym regulacji/komunikatów
dotyczących zagadnień związanych z odprawą i obsługą podróżnych;
3) sporządzanie we współpracy z Biurem Zarządzania Produktami (BHM)
i Biurem Komunikacji i Promocji (BHK) publikowanych materiałów
obejmujących sprawy prowadzone przez Biuro.
3. Jakość usług i reklamacje
1) organizacja, we współpracy z Biurem Spraw Pracowniczych (BWP),
instruktażu i szkolenia pracowników zajmujących się obsługą podróżnych
w zakresie zagadnień handlowych, w celu doskonalenia jakości
świadczonych usług;
27
2) tworzenie/doskonalenie przy współpracy z Biurem Spraw Pracowniczych
(BWP), i Biurem Zarządzania Produktami (BHM) standardów obsługi klienta;
3) monitorowanie jakości usług świadczonych przez personel bezpośredniej
obsługi klienta (w punktach odprawy i pociągach Spółki) i podejmowanie
działań w celu ich doskonalenia;
4) opracowanie i wdrożenie systemu analiz ilościowych oraz jakościowych
reklamacji, a także raportowanie wniosków do właściwych merytorycznie
jednostek i Komorek organizacyjnych w celu wprowadzania usprawnień;
5) koordynacja przejazdów i udzielania pomocy osobom niepełnosprawnym;
6) zawieranie i rozliczanie umów oraz porozumień na honorowanie biletów
 PKP Intercity" w pociągach innych przewoz
ników w przypadkach opóz
nień,
zamknięć torowych itp. oraz zmian w rozkładzie jazdy pociągów;
7) rozpatrywanie skarg i reklamacji dotyczących niewykonania lub
nienależytego wykonania umowy przewozu, w zakresie przekraczającym
kompetencje Zakładów;
8) opracowywanie procedur rozpatrywania skarg i reklamacji oraz nadzór nad
ich prawidłową realizacją.
4. Koordynacja obsługi drużyn konduktorskich
1) przydzielanie jednostkom organizacyjnym pociągów do efektywnej obsługi
przez drużyny konduktorskie, z uwzględnieniem aspektu jakościowego;
2) współpraca z:
- Biurem Zarządzania Produktami (BHM) przy opracowywaniu oferty
przewozowej;
- Biurem Przewozów (BTO) przy ustalaniu obsług konduktorskich pociągów
dodatkowych nie ujętych w rocznym rozkładzie jazdy pociągów oraz przy
uzgadnianiu projektów zamknięciowych rozkładów jazdy pociągów;
- Biurem Spraw Pracowniczych (BWP) w zakresie przygotowania projektu
planu zatrudnienia oraz podnoszenia kwalifikacji w zespołach drużyn
konduktorskich;
- Biurem Audytu i Kontroli (BBK) w zakresie kontroli w pociągach;
3) koordynacja i nadzór w zakresie:
- obiegów drużyn konduktorskich w celu ich optymalizacji (w tym wnioskowanie
o wprowadzenie zmian w rozkładzie jazdy pociągów, postojów technicznych,
dla optymalizacji obiegów drużyn konduktorskich; prowadzenie analizy
wykorzystania czasu pracy drużyn konduktorskich;
- handlowej pracy drużyn konduktorskich;
28
4) współpraca z WARS S.A. w zakresie pracy konduktorów wagonów
sypialnych i z miejscami do leżenia, w zakresie kompetencji Biura;
5) opracowywanie i testowanie nowych aplikacji na terminalach mobilnych oraz
nadzór nad efektywnym wykorzystaniem urządzeń do odprawy podróżnych
w pociągach (terminale mobilne i terminale do pobierania należności przy
użyciu kart płatniczych);
6) współpraca z przewoz
nikami krajów sąsiednich w zakresie obsługi
konduktorskiej pociągów na kolejowych przejściach granicznych.
5. Inne, organizacyjne
1) współpraca z Biurem Strategii (BSS) w zakresie opiniowania i inicjowania
zmian w przepisach dotyczących kolejowych przewozów pasażerskich;
2) opracowywanie dokumentów związanych z merytorycznym zakresem
działania Biura oraz nadzór nad realizacją właściwych merytorycznie umów;
3) planowanie na kolejny rok kalendarzowy budżetu i postępowań związanych
z udzielaniem zamówień na zakup towarów i usług w ramach Biura oraz
sporządzanie, najpóz
niej w IV kwartale danego roku kalendarzowego,
planów tych zamówień, które zgodnie z polityką zakupów w Spółce mają być
realizowane przez Biuro Zakupów Centralnych (BFZ), niezwłocznego
przekazywania ich do Biura Zakupów Centralnych (BFZ) wraz z techniczną
charakterystyką przedmiotu każdego zamówienia, przedstawionego
w planie;
4) współpraca w zakresie kompetencji Biura z właściwymi komórkami
organizacyjnymi w przedmiocie realizacji zadań określonych szczegółowo
w regulaminach komórek organizacyjnych o których mowa w ż 8 ust. 10
niniejszego Regulaminu.
BHC BIURO PRZEPISÓW I TARYF
1. Taryfy i opłaty przewozowe
1) kształtowanie polityki taryfowej Spółki;
2) tworzenie systemu cen i opłat przewozowych na realizowane przez Spółkę
usługi w celu osiągnięcia optymalnych przychodów;
3) tworzenie ofert promocyjnych;
4) w uzgodnieniu z Biurem Strategii (BSS), współpraca z krajowymi
i międzynarodowymi organizacjami kolejowymi w zakresie prawa
przewozowego, taryf, cen i opłat.
29
2. Przepisy prawne
1) we współpracy z Biurem Strategii (BSS) inicjowanie zmian i opiniowanie
z ramienia Spółki:
- projektów przepisów dotyczących kolejowych przewozów pasażerskich,
- projektów aktów normatywnych z zakresu uprawnień do przejazdów
ulgowych i bezpłatnych;
- projektów międzynarodowego prawa przewozowego (COTIF, CIV, GTT, AIV,
OWP, GTV, SMPS, Taryfa Wschód - Zachód);
2) we współpracy z innymi właściwymi komórkami i jednostkami
organizacyjnymi tworzenie wewnętrznych przepisów wykonawczych
i służbowych oraz wnioskowanie zmian w tym zakresie;
3) opiniowanie w zakresie merytorycznych kompetencji Biura projektów umów
przewozowych przygotowywanych przez inne jednostki i komórki
organizacyjne;
4) opracowywanie wzorów biletów i ich wdrażania oraz współpraca w tym
zakresie z Komisją Racjonalizacji Druków;
5) przygotowywanie i dystrybucja wydawnictw w zakresie działania Biura
w tym: prawa przewozowego, taryf, regulaminów, instrukcji służbowych
w ramach kompetencji Biura, regulaminu e-IC, dystrybucja sieciowego
rozkładu jazdy.
3. Inne, organizacyjne
1) opracowywanie dokumentów związanych z merytorycznym zakresem
działania Biura oraz nadzór nad realizacją właściwych merytorycznie umów;
2) planowanie na kolejny rok kalendarzowy budżetu i postępowań związanych
z udzielaniem zamówień na zakup towarów i usług w ramach Biura oraz
sporządzanie, najpóz
niej w IV kwartale danego roku kalendarzowego,
planów tych zamówień, które zgodnie z polityką zakupów w Spółce mają być
realizowane przez Biuro Zakupów Centralnych (BFZ), niezwłocznego
przekazywania ich do Biura Zakupów Centralnych (BFZ) wraz z techniczną
charakterystyką przedmiotu każdego zamówienia, przedstawionego
w planie;
3) współpraca w zakresie kompetencji Biura z właściwymi komórkami
organizacyjnymi w przedmiocie realizacji zadań określonych szczegółowo
w regulaminach komórek organizacyjnych o których mowa w ż 8 ust. 10
niniejszego Regulaminu.
30
BHK BIURO KOMUNIKACJI I PROMOCJI
1. Komunikacja zewnętrzna Spółki
1) opracowywanie i wdrażanie Strategii Komunikacji zgodnej ze Strategią
Spółki;
2) budowanie relacji firmy z jej otoczeniem (współpraca z mediami, instytucjami
rządowymi i pozarządowymi oraz innymi uczestnikami rynku), a także
kreowanie polityki informacyjnej;
3) budowanie pozytywnego wizerunku medialnego Spółki;
4) organizowanie konferencji prasowych, briefingów i spotkań medialnych,
bieżącej współpracy z dziennikarzami (w tym także wydawanie im pozwoleń
na filmowanie i wykonywanie zdjęć, o ile o takie wystąpią);
5) monitoring rynku medialnego w Polsce.
2. Komunikacja wewnętrzna
1) opracowywanie i wdrożenie systemu komunikacji wewnętrznej w Spółce;
2) organizowanie spotkań okolicznościowych pracowników i imprez
integracyjnych;
3) budowanie pozytywnego, zintegrowanego z zewnętrznym, wewnętrznego
wizerunku Spółki.
3. Promocja i reklama
1) tworzenie i realizacja strategii Spółki w zakresie promocji i reklamy (w tym
odpowiedzialność za przygotowanie projektu i przy współpracy z Biurem
Teleinformatyki (BSI) aktualnych informacji na stronie internetowej Spółki);
2) promocja Spółki i jej usług na zewnątrz, w tym w szczególności:
- promocja Spółki i jej usług poprzez materiały promocyjne (wydawnictwa
branżowe, foldery, informatory o Spółce);
- zlecanie produkcji materiałów promocyjnych;
3) planowanie i prowadzenie kampanii reklamowych (wizerunkowych,
produktowych, pro sprzedażowych, etc.);
4) opracowywanie wizualizacji punktów sprzedaży Spółki oraz wagonów
i lokomotyw;
5) współpraca z WARS S.A. oraz Spółkami Grupy PKP w zakresie tworzenia
spójnego wizerunku oferty Spółki;
6) tworzenie strategii sprzedaży powierzchni reklamowej Spółki i jej realizacja.
4. Społeczna odpowiedzialność biznesu (CSR)
prowadzenie działań z zakresu społecznej odpowiedzialności biznesu.
31
5. Inne, organizacyjne
1) opracowywanie dokumentów związanych z merytorycznym zakresem
działania Biura oraz nadzór nad realizacją właściwych merytorycznie umów;
2) planowanie na kolejny rok kalendarzowy budżetu i postępowań związanych
z udzielaniem zamówień na zakup towarów i usług w ramach Biura oraz
sporządzanie, najpóz
niej w IV kwartale danego roku kalendarzowego,
planów tych zamówień, które zgodnie z polityką zakupów w Spółce mają być
realizowane przez Biuro Zakupów Centralnych (BFZ), niezwłocznego
przekazywania ich do Biura Zakupów Centralnych (BFZ) wraz z techniczną
charakterystyką przedmiotu każdego zamówienia, przedstawionego
w planie;
3) współpraca w zakresie kompetencji Biura z właściwymi komórkami
organizacyjnymi w przedmiocie realizacji zadań określonych szczegółowo
w regulaminach komórek organizacyjnych o których mowa w ż 8 ust. 10
niniejszego Regulaminu.
BSS BIURO STRATEGII
1. Analiza otoczenia rynkowego, jakość usług i relacje z instytucjami
zewnętrznymi
1) analiza otoczenia konkurencyjnego odnosząca się do istniejących
i potencjalnych produktów;
2) analiza otoczenia regulacyjnego;
3) analiza otoczenia polityczno  gospodarczego i społecznego;
4) wyszukiwanie najlepszych międzynarodowych praktyk sektorowych
(benchmarking);
5) koordynacja przygotowania projektów stanowisk Spółki w zakresie zmian
legislacyjnych w prawie polskim, dotyczących sektora kolejowego
i europejskiej polityki transportowej;
6) koordynowanie polityki jakości usług zgodnej z wymogami prawnymi;
7) budowanie relacji strategicznych z instytucjami zewnętrznymi, takimi jak:
Sejm Rzeczpospolitej Polskiej, Senat Rzeczpospolitej Polskiej, Ministerstwo
Infrastruktury, UTK, organizacje branżowe, spółki z Grupy PKP, w tym
Zarządca infrastruktury kolejowej (PKP PLK) .
32
2. Strategia Spółki oraz wieloletni Biznes Plan
1) przygotowywanie, wdrażanie i monitorowanie realizacji Strategii Spółki oraz
wieloletniego Biznes Planu, we współpracy z innymi jednostkami
i komórkami organizacyjnymi,
2) przygotowywanie, wdrażanie i monitorowanie realizacji programów
restrukturyzacji Spółki.
3. Projekty strategiczne
1) planowanie i opracowywanie projektów strategicznych we współpracy
z właściwymi jednostkami i komórkami organizacyjnymi;
2) przygotowanie, prowadzenie i rozliczanie projektów inwestycyjnych
współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej;
3) pozyskiwanie i rozliczanie unijnych środków finansowych we współpracy
z Biurem Zarządzania Płynnością (BFC) i Biurem Rachunkowości (BFR).
4. Wskaz
niki efektywności
opracowanie i wdrożenie systemu wskaz
ników efektywności dla
poszczególnych obszarów działalności, mających na celu usprawnienie
funkcjonowania Spółki, we współpracy z innymi właściwymi jednostkami
i komórkami organizacyjnymi.
5. Współpraca z zagranicą
1) koordynacja współpracy zagranicznej Spółki w porozumieniu z właściwymi
jednostkami i komórkami organizacyjnym, w szczególności: Biurem
Zarządzania Produktami (BHM), Biurem Sprzedaży (BHS), Biurem
Przewozów (BTO), Biurem Taboru (BTT);
2) uzgadnianie projektów stanowisk Spółki w zakresie zmian w prawie UE,
dotyczących sektora kolejowego i europejskiej polityki transportowej;
3) uzgadnianie i przygotowywanie projektów stanowisk Spółki w zakresie
współpracy z międzynarodowymi organizacjami kolejowymi, zagranicznymi
Przedstawicielstwami PKP S.A.
6. Analizy i raportowanie
rozwój systemu analiz i raportowania w celu usprawnienia obszaru
produktowo -sprzedażowego Spółki.
7. Inne, organizacyjne
1) opracowywanie dokumentów związanych z merytorycznym zakresem
działania Biura oraz nadzór nad realizacją właściwych merytorycznie umów;
2) planowanie na kolejny rok kalendarzowy budżetu i postępowań związanych
z udzielaniem zamówień na zakup towarów i usług w ramach Biura oraz
sporządzanie, najpóz
niej w IV kwartale danego roku kalendarzowego,
33
planów tych zamówień, które zgodnie z polityką zakupów w Spółce mają być
realizowane przez Biuro Zakupów Centralnych (BFZ), niezwłocznego
przekazywania ich do Biura Zakupów Centralnych (BFZ) wraz z techniczną
charakterystyką przedmiotu każdego zamówienia, przedstawionego
w planie;
3) współpraca w zakresie kompetencji Biura z właściwymi komórkami
organizacyjnymi w przedmiocie realizacji zadań określonych szczegółowo
w regulaminach komórek organizacyjnych o których mowa w ż 8 ust. 10
niniejszego Regulaminu.
BSI BIURO TELEINFORMATYKI
1. Badanie Branży IT
we współpracy z podmiotami zewnętrznymi oraz innymi właściwymi
merytorycznie jednostkami i komórkami organizacyjnymi, badanie istniejących
i potencjalnych technologii informatycznych, które mogą być wykorzystywane
w celu usprawnienia działalności Spółki.
2. Strategia IT
we współpracy z innymi właściwymi merytorycznie jednostkami i komórkami
organizacyjnym, w tym w szczególności z Biurem Strategii (BSS), definiowanie,
opracowanie i monitorowanie realizacji Strategii Teleinformatycznej w zakresie:
- infrastruktury IT;
- handlowych systemów IT;
- technicznych systemów IT, wspomagających Biuro Przewozów (BTO) i Biuro
Taboru (BTT);
- systemów IT wspomagających zarządzanie (system księgowy, system
zakupów, systemy płacowe);
- systemów IT wspierających pracę biurową;
- bezpieczeństwa systemów i infrastruktury IT;
- współpracy z dostawcami i kontrahentami zewnętrznymi w zakresie
systemów IT.
3. Rozwój systemów IT
we współpracy z innymi właściwymi merytorycznie jednostkami i komórkami
organizacyjnym, zarządzanie projektami i systemami IT zgodne ze Strategią
Teleinformatyczną, skierowane na usprawnienie działalności operacyjnej
i finansowej Spółki.
34
4. Utrzymywanie Systemów IT
utrzymanie systemów IT, umożliwiające ciągłość działania oraz uaktualnianie ich
zawartości.
5. Infrastruktura IT
zarządzanie, rozwój i utrzymywanie infrastruktury IT (sprzęt, sieć komputerowa,
usługi telekomunikacyjne oraz systemy biurowe).
6. Bezpieczeństwo Systemów IT
zarządzanie wszystkimi aspektami bezpieczeństwa IT włączając:
- zapewnienie dostępu do infrastruktury IT;
- zapewnienie dostępu do systemów IT;
- tworzenie kopii zapasowych oraz danych;
- utrzymanie sprzętu zapasowego.
7. Dostawcy i Kontrahenci Zewnętrzni
inicjowanie zawarcia, negocjowanie, prowadzenie i rozliczanie umów
z dostawcami sprzętu, oprogramowania i usług IT, we współpracy z Biurem
Zakupów Centralnych (BFZ) i Biurem Rachunkowości (BFR).
8. Inne, organizacyjne
1) opracowywanie dokumentów związanych z merytorycznym zakresem
działania Biura oraz nadzór nad realizacją właściwych merytorycznie umów;
2) planowanie na kolejny rok kalendarzowy budżetu i postępowań związanych
z udzielaniem zamówień na zakup towarów i usług w ramach Biura oraz
sporządzanie, najpóz
niej w IV kwartale danego roku kalendarzowego,
planów tych zamówień, które zgodnie z polityką zakupów w Spółce mają być
realizowane przez Biuro Zakupów Centralnych (BFZ), niezwłocznego
przekazywania ich do Biura Zakupów Centralnych (BFZ) wraz z techniczną
charakterystyką przedmiotu każdego zamówienia, przedstawionego
w planie;
3) współpraca w zakresie kompetencji Biura z właściwymi komórkami
organizacyjnymi w przedmiocie realizacji zadań określonych szczegółowo
w regulaminach komórek organizacyjnych o których mowa w ż 8 ust. 10
niniejszego Regulaminu.
BTO BIURO PRZEWOZÓW
1. Realizacja oferty przewozowej
1) przygotowanie oraz nadzór nad realizacją umów związanych z:
- udostępnianiem linii/odcinków kolejowych;
35
- zakupem energii trakcyjnej i świadczeń przesyłowych;
- wykonaniem obsługi manewrowej;
- sprzedażą i zakupem usług trakcyjnych;
2) planowanie, przygotowywanie, prowadzenie i rozliczanie we współpracy
z właściwymi merytorycznie jednostkami i komórkami organizacyjnymi,
w tym, Biurem Taboru (BTT) i Biurem Rachunkowości (BFR) postępowań
w zakresie zamówień na utrzymanie w czystości taboru oraz innych
uzgodnionych zamówień w sprawach określonych w niniejszym Regulaminie
do kompetencji Biura;
3) nadzór nad realizacją umów na utrzymanie w czystości wagonów Spółki,
wykonanie obsługi techniczno - sanitarnej w wydzielonej grupie pociągów
w czasie jazdy;
4) udział w rozpatrywaniu ofert rozkładu jazdy pociągów oraz współpraca przy
opracowywaniu rozkładu jazdy oraz nadzór nad jego realizacją;
5) opracowywanie w postaci wydawnictw służbowych planów zestawienia
i obiegów składów pociągów (dodatek A i B) oraz ich aktualizacja;
6) opracowywanie planów przydziału wagonów osobowych do poszczególnych
jednostek organizacyjnych Spółki;
7) organizowanie, wycena we współpracy z Biurem Zarządzania Produktami
(BHM) i nadzór nad realizacją przejazdów, w tym objętych umowami PSC,
komercyjnych oraz dodatkowych, w komunikacji krajowej i międzynarodowej;
8) organizowanie i uzgadnianie kursowania dodatkowych wagonów obcych
zarządów kolejowych w pociągach Spółki, w komunikacji krajowej
i międzynarodowej;
9) gospodarka pojazdami trakcyjnymi i wagonami (analiza zapotrzebowania na
wagony i pojazdy trakcyjne, celem optymalnego wykorzystania taboru
w danym rozkładzie jazdy);
10) planowanie oraz organizacja obsługi trakcyjnej pociągów Spółki;
11) nadzór nad organizacją pracy drużyn trakcyjnych w zakresie efektywnego
wykorzystania czasu pracy;
12) współpraca z przewoz
nikami z krajów sąsiednich w zakresie szkolenia
i uzyskiwania prawa kierowania przez maszynistów własnych, w krajach
sąsiednich i maszynistów z tych krajów na terenie sieci PKP PLK S.A.;
13) we współpracy z Biurem Spraw Pracowniczych (BWP) opracowywanie
tematyki szkoleń i pouczeń oraz nadzór nad pracą zespołu maszynistów
instruktorów;
36
14) opracowywanie instrukcji służbowych oraz uzyskiwanie właściwych
uzgodnień niezbędnych do ich akceptacji;
15) opracowanie technologii wykonywania procesu przewozowego (zasady
i metody wykonywania manewrów, zestawiania oraz przygotowywania
pociągów do jazdy);
16) współpraca z WARS S.A. w ramach usług świadczonych w wagonach
sypialnych, z miejscami do leżenia i wagonach gastronomicznych;
17) współpraca przy opracowywaniu, koordynacja i nadzór w zakresie
miejscowych porozumień granicznych;
18) opracowywanie i monitorowanie mierników jakości w zakresie parametrów
eksploatacyjnych, we współpracy z Biurem Strategii (BSS) i Biurem
Kontrolingu (BFK);
19) współpraca z Biurem Strategii (BSS) w zakresie opiniowania i inicjowania
zmian przepisów dotyczących kolejowych przewozów pasażerskich oraz
monitorowanie przestrzegania obowiązujących w tym zakresie norm
i przepisów;
20) współpraca z Biurem Sprzedaży (BHS) w zakresie zmian dotyczących opisu
pociągów znajdujących się w bazie danych systemu sprzedaży.
2. Bezpieczeństwo
1) realizacja działań mających na celu poprawę bezpieczeństwa ruchu
kolejowego i podróżnych, w tym:
- wdrożenie i doskonalenie  Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem (SMS)
w PKP Intercity S.A. ;
- zbieranie, opracowywanie oraz przekazywanie do Urzędu Transportu
Kolejowego informacji w zakresie wskaz
ników bezpieczeństwa (CSI);
- nadzór i udział w dochodzeniach powypadkowych;
- uzyskiwanie oraz odnawianie certyfikatów bezpieczeństwa Spółki;
- inicjowanie działań oraz udział w pozyskiwaniu, tworzeniu lub usprawnianiu
programów i systemów informatycznych wykorzystywanych w zakresie
bezpieczeństwa ruchu kolejowego;
- opracowywanie i wdrożenie systemu zarządzania kryzysowego;
- współdziałanie z urzędami państwowymi i innymi instytucjami w zakresie
przeciwdziałania zjawiskom stwarzającym zagrożenie bezpieczeństwa ruchu
kolejowego i podróżnych;
2) współpraca z Biurem Spraw Pracowniczych (BWP) w zakresie ustalenia
tematyki szkoleń pracowników związanych z prowadzeniem
i bezpieczeństwem ruchu kolejowego;
37
3) wdrażanie i monitorowanie przestrzegania obowiązujących przepisów
w zakresie bezpieczeństwa przeciwpożarowego w Spółce.
3. Operacyjne Wykonanie i Nadzór nad Techniczną Realizacją Oferty
Przewozowej (Dyspozytura)
1) współpraca z Centrum Kierowania Przewozami PKP PLK S.A., Główną
Dyspozyturą PKP Cargo S.A. i Przewozów Regionalnych Sp. z o.o. oraz
innymi przewoz
nikami pasażerskimi w zakresie podejmowania decyzji o:
- utrzymaniu bądz
rezygnacji ze skomunikowania pociągów na stacjach
z pociągami opóz
nionymi oraz pociągów Spółki z innymi środkami transportu;
- odwołaniu lub skierowaniu pociągu na inną trasą;
- uruchomieniu pociągu składem zastępczym;
2) działania minimalizujące skutki sytuacji awaryjnych i nadzwyczajnych;
3) koordynacja obiegu składów, pojazdów kolejowych oraz drużyn trakcyjnych
i konduktorskich w przypadku wystąpienia zakłóceń w ruchu pociągów;
4) współpraca i nadzór nad pracą jednostek organizacyjnych Spółki w zakresie
bieżącej realizacji oferty;
5) monitorowanie planowego zabezpieczenia pojazdów i drużyn trakcyjnych do
obsługi pociągów;
6) przygotowanie do pracy oraz szczególny nadzór nad organizacją przewozów
pasażerskich w warunkach zimowych, sytuacjach nadzwyczajnych
i klęskach żywiołowych;
7) rejestracja wypadków, incydentów i zdarzeń;
8) bieżąca analiza punktualności kursowania pociągów Spółki, ilostanów
wagonów i rezerwy wagonowej a także realizacji i nadzoru w zakresie
dyspozycji wagonowych oraz pojazdów trakcyjnych;
9) sporządzanie sprawozdawczości dotyczącej jakości przewozów oraz
rejestracja taboru wyłączonego z pociągów;
10) obsługa udostępnionych elementów Ewidencji Pracy Eksploatacyjnej (SEPE)
i innych zainstalowanych systemów informatycznych.
4. Inne, organizacyjne
1) opracowywanie dokumentów związanych z merytorycznym zakresem
działania Biura oraz nadzór nad realizacją właściwych merytorycznie umów;
2) planowanie na kolejny rok kalendarzowy budżetu i postępowań związanych
z udzielaniem zamówień na zakup towarów i usług w ramach Biura oraz
sporządzanie, najpóz
niej w IV kwartale danego roku kalendarzowego,
planów tych zamówień, które zgodnie z polityką zakupów w Spółce mają być
realizowane przez Biuro Zakupów Centralnych (BFZ), niezwłocznego
38
przekazywania ich do Biura Zakupów Centralnych (BFZ) wraz z techniczną
charakterystyką przedmiotu każdego zamówienia, przedstawionego
w planie;
3) współpraca w zakresie kompetencji Biura z właściwymi komórkami
organizacyjnymi w przedmiocie realizacji zadań określonych szczegółowo
w regulaminach komórek organizacyjnych o których mowa w ż 8 ust. 10
niniejszego Regulaminu.
BTT BIURO TABORU
1. Polityka taborowa
1) opracowywanie oraz wdrażanie krótko i długookresowej polityki taborowej
zgodnej ze strategią Spółki, w uzgodnieniu z Biurem Strategii (BSS) (w tym:
utrzymania, programów rozwoju, modernizacji i zakupu, sprzedaży
i likwidacji taboru);
2) realizacja polityki taborowej i nadzór nad jej realizacją przez jednostki
organizacyjne;
3) opracowywanie, uwzględniających wymogi prawne i techniczne, założeń
techniczno-eksploatacyjnych dla nowego i modernizowanego taboru;
4) opracowywanie, uwzględniających wymogi prawne i techniczne, założeń
techniczno-eksploatacyjnych dla urządzeń i wyposażenia taboru kolejowego;
5) współpraca z Urzędem Transportu Kolejowego, spółkami Grupy PKP, innymi
podmiotami i organizacjami międzynarodowymi w zakresie działania Biura;
6) organizacja i nadzór nad wdrażaniem ustaleń Unii Europejskiej, UIC, OSZD,
norm Europejskiego Komitetu Normalizacyjnego (CEN) oraz norm
Europejskiego Komitetu Normalizacyjnego Elektrotechniki (CENELEC);
7) normalizacje, opracowywanie, opiniowanie, uzgadnianie oraz prowadzenie
zbioru dokumentacji technicznej taboru;
8) szkolenie pracowników napraw i obsługi taboru.
2. Administrowanie taborem
1) inwentaryzacja taboru - prowadzenie rejestru ilościowego i planowanych
napraw taboru w całej Spółce;
2) gospodarowanie taborem Spółki i współpraca z Biurem Przewozów (BTO),
jednostkami organizacyjnymi Spółki w sposób umożliwiający realizację
oferty;
39
3) prowadzenie rejestru pojazdów kolejowych zgodnie z wymogami prawnymi,
prowadzenie sprawozdawczości w zakresie zatrudnienia i usterek pojazdów
kolejowych w drodze;
4) nadzór i stałe uaktualnianie wykazu świadectw typu i świadectw sprawności
technicznej taboru oraz DSU zatwierdzonych przez Urząd Transportu
Kolenjowego;
5) administrowanie komputerowymi systemami Ewidencji Wagonów
Pasażerskich (wprowadzanych na szczeblu Centrali Spółki), Ewidencji
Pojazdów Trakcyjnych oraz POWAG, nadzór nad prawidłowością
wprowadzanych informacji o taborze na szczeblu Centrali Spółki, współpraca
ze spółkami Grupy PKP i samorządowymi jednostkami organizacyjnymi,
prowadzenie ewidencji (charakterystyk) posiadanego taboru i wózków
w komunikacji przestawczej;
6) wdrażanie i koordynowanie sprawnego funkcjonowania systemu ETCS oraz
radiołączności w pojazdach trakcyjnych;
7) normowanie i monitorowanie zużycia paliwa dla celów trakcyjnych w Spółce;
8) współpraca z Biurem Strategii (BSS) w zakresie opiniowania i inicjowania
zmian, oraz monitorowanie przestrzegania obowiązujących norm
i przepisów regulujących utrzymanie taboru;
9) współpraca z Biurem Spraw Pracowniczych (BWP) w zakresie ustalenia
tematyki szkoleń pracowników związanych z zagadnieniami gospodarki
i użytkowania taboru;
10) nadzór nad stanem technicznym taboru oraz monitorowanie sytuacji
taborowej spółki;
11) inicjowanie, nadzór i stałe doskonalenie działań w zakresie przygotowania
taboru do pracy w warunkach ekstremalnych (zima, lato) w celu
zmniejszenia awaryjności;
12) udział w komisjach powypadkowych, reklamacyjnych, technicznych;
13) prowadzenie niezbędnej sprawozdawczości związanej z utrzymaniem
taboru.
3. Zakup taboru
1) realizacja polityki inwestycyjnej Spółki, przy współpracy z jednostkami
i komórkami organizacyjnymi Spółki, w tym z Biurem Strategii (BSS);
2) planowanie, przygotowywanie, prowadzenie i rozliczanie we współpracy
z Biurem Zakupów Centralnych (BFZ), Biurem Rachunkowości (BFR) oraz
innymi właściwymi merytorycznie komórkami organizacyjnymi postępowań
dotyczących zakupów rezerwy obiegowej podzespołów, części taboru oraz
40
innych uzgodnionych zamówień w sprawach określonych w niniejszym
Regulaminie do kompetencji Biura.
4. Naprawy taboru
1) ustalanie strategii utrzymania, napraw i modernizacji taboru oraz wózków
komunikacji przestawczej, a także gospodarki zestawami kołowymi oraz
rezerwą obiegową;
2) planowanie niezbędnych napraw, sporządzanie optymalnych
harmonogramów pozwalających efektywnie wykorzystać posiadany tabor do
pokrycia zapotrzebowania rozkładu jazdy;
3) odbiór komisaryczny taboru po naprawach okresowych i wystawianie
świadectw sprawności technicznej;
4) przygotowywanie i nadzór nad realizacją umów dotyczących technicznego
przygotowania pociągów do drogi oraz umów utrzymaniowo - naprawczych
taboru i wózków komunikacji przestawczej;
5) planowanie, przygotowywanie, prowadzenie i rozliczanie we współpracy
z Biurem Zakupów Centralnych (BFZ), Biurem Rachunkowości (BFR) oraz
innymi właściwymi merytorycznie komórkami organizacyjnymi Spółki
postępowań dotyczących napraw taboru;
6) ocena producentów zespołów, podzespołów i części stosowanych
w procesach naprawczych  analiza jakościowa i ekonomiczna;
7) przygotowywanie oraz prowadzenie postępowań i umów dotyczących
napraw i utrzymania taboru na rzecz innych przewoz
ników kolejowych;
8) współpraca z zapleczami utrzymania i napraw taboru;
9) koordynacja i nadzór pracy rewidentów wagonów;
10) przygotowanie, realizacja i rozliczanie umów na naprawy okresowe,
modernizacje, przebudowy i dostawy taboru, naprawę podzespołów,
współpraca z wykonawcami tym zakresie;
11) współpraca z Biurem Infrastruktury (BTR) w sprawie lokalizacji miejsc
utrzymania taboru.
5. Wsparcie techniczne i rozwój
1) monitorowanie rozwiązań technicznych oraz ewentualna ich adaptacja do
stosowania w spółce w celu zmniejszenia kosztów utrzymania i awaryjności
taboru;
2) opracowywanie i aktualizacja instrukcji i przepisów wewnętrznych w zakresie
utrzymania taboru;
41
3) ocena rekomendacji i dopuszczenie do stosowania w spółce nowych
rozwiązań technicznych, konstrukcyjnych, technologicznych w zakresie
budowy, modernizacji i utrzymania taboru.
6. Inne, organizacyjne
1) opracowywanie dokumentów związanych z merytorycznym zakresem
działania Biura oraz nadzór nad realizacją właściwych merytorycznie umów;
2) planowanie na kolejny rok kalendarzowy budżetu i postępowań związanych
z udzielaniem zamówień na zakup towarów i usług w ramach Biura oraz
sporządzanie, najpóz
niej w IV kwartale danego roku kalendarzowego,
planów tych zamówień, które zgodnie z polityką zakupów w Spółce mają być
realizowane przez Biuro Zakupów Centralnych (BFZ), niezwłocznego
przekazywania ich do Biura Zakupów Centralnych (BFZ) wraz z techniczną
charakterystyką przedmiotu każdego zamówienia, przedstawionego
w planie;
3) współpraca w zakresie kompetencji Biura z właściwymi komórkami
organizacyjnymi w przedmiocie realizacji zadań określonych szczegółowo
w regulaminach komórek organizacyjnych o których mowa w par. 8 ust. 10
niniejszego Regulaminu.
BTR BIURO INFRASTRUKTURY
1. Zarządzanie infrastrukturą
1) opracowywanie we współpracy z Biurem Strategii (BSS) polityki w zakresie
zasobów majątkowych Spółki z wyłączeniem taboru;
2) realizacja polityki Spółki dotyczącej zasobów majątkowych Spółki
z wyłączeniem taboru:
- nadzór, we współpracy z Biurem Rachunkowości (BFR), nad prowadzoną
przez jednostki organizacyjne ewidencją zasobów środków trwałych;
- prowadzenie działań mających na celu nabywanie, utrzymywanie i zbywanie
środków trwałych, zgodnie z przyjętą Strategią Spółki;
- zarządzanie eksploatacją posiadanych przez Spółkę nieruchomości, maszyn,
urządzeń, sprzętu, zapleczy technicznych oraz infrastruktury torowej;
- inicjowanie, nadzór i stałe doskonalenie działań w zakresie przygotowania do
eksploatacji infrastruktury w warunkach ekstremalnych (zima, lato) w celu
zmniejszenia awaryjności;
- zarządzanie nieruchomościami, w tym warunkami umów na dostawy energii,
wody, ciepła, gazu oraz nadzoru nad ich realizacją;
42
- negocjowanie warunków umów i zarządzanie relacjami z podmiotami
zewnętrznymi, którym Spółka udostępnia do korzystania nieruchomości;
- negocjowanie warunków umów i zarządzanie relacjami z podmiotami
zewnętrznymi, w zakresie pozyskania do korzystania nieruchomości dla
Spółki;
- zarządzanie ochroną mienia (w tym ochroną obiektów i taboru na stacjach
postojowych) przy szczególnej współpracy z Biurem Taboru (BTT) oraz
jednostkami organizacyjnymi Spółki;
3) współdziałanie z urzędami państwowymi i innymi instytucjami w zakresie
przeciwdziałania zjawiskom stwarzającym zagrożenia bezpieczeństwa
mienia Spółki (nieruchomości oraz taboru na stacjach postojowych).
2. Ochrona środowiska
opracowywanie i realizacja polityki Spółki w zakresie ochrony środowiska, w tym
w szczególności:
- realizacja programów oraz kontrola przestrzegania przepisów z zakresu
ochrony środowiska, w tym we współpracy z Biurem Spraw Pracowniczych
(BWP) udział w szkoleniach i zaznajamianie pracowników z przepisami
w zakresie ochrony środowiska;
- współdziałanie z terenowymi organizacjami administracji państwowej
i samorządowej w zakresie ochrony środowiska (w tym uzyskiwanie
właściwych zezwoleń, pozwoleń oraz uzgodnień na prowadzenie działań
mających wpływ na środowisko naturalne);
- współuczestnictwo w opracowywaniu planów inwestycyjnych
i modernizacyjnych w zakresie ochrony środowiska;
- współudział w pozyskiwaniu środków finansowych na rzecz ochrony
środowiska;
- udział w odbiorach technicznych inwestycji i innych robót związanych
z ochroną środowiska;
- ustalanie, zgodnej z przepisami prawa, polityki Spółki w zakresie gospodarki
odpadami.
3. Inwestycje
1) planowanie, przygotowywanie, prowadzenie i rozliczanie we współpracy
z Biurem Taboru (BTT), Biurem Rachunkowości (BFR) oraz innymi
właściwymi merytorycznie jednostkami i komórkami organizacyjnymi
postępowań dotyczących zamówień w zakresie określonym w niniejszym
regulaminie do kompetencji Biura;
43
2) nadzór i wspomaganie jednostek organizacyjnych Spółki przy realizacji
inwestycji, w tym w szczególności współpraca przy przygotowywaniu
projektów, współpraca z właściwymi urzędami, nadzór inwestorski;
3) sprawozdawczość z realizacji inwestycji prowadzonych przez Biuro, przy
współpracy z Biurem Kontrolingu (BFE).
4. Inne, organizacyjne
1) opracowywanie dokumentów związanych z merytorycznym zakresem
działania Biura oraz nadzór nad realizacją właściwych merytorycznie umów;
2) planowanie na kolejny rok kalendarzowy budżetu i postępowań związanych
z udzielaniem zamówień na zakup towarów i usług w ramach Biura oraz
sporządzanie, najpóz
niej w IV kwartale danego roku kalendarzowego,
planów tych zamówień, które zgodnie z polityką zakupów w Spółce mają być
realizowane przez Biuro Zakupów Centralnych (BFZ), niezwłocznego
przekazywania ich do Biura Zakupów Centralnych (BFZ) wraz z techniczną
charakterystyką przedmiotu każdego zamówienia, przedstawionego
w planie;
3) współpraca w zakresie kompetencji Biura z właściwymi komórkami
organizacyjnymi w przedmiocie realizacji zadań określonych szczegółowo
w regulaminach komórek organizacyjnych o których mowa w ż 8 ust. 10
niniejszego Regulaminu.
ROZDZIAA
VII
ż 10
WEWN
TRZNE REGULACJE SPÓA
KI
1. Projekty wewnętrznych regulacji Spółki, o których mowa w ż 1 ust. 3, opracowują
właściwe merytorycznie jednostki i komórki organizacyjne, stosownie do zakresu ich
działania.
2. Wewnętrzne regulacje Spółki podlegają rejestracji w Biurze Zarządu.
3. Szczegółowy tryb przygotowywania projektów wewnętrznych regulacji Spółki, w tym
dotyczących przygotowania niezbędnej dokumentacji, opiniowania, uzgadniania
i przekazywania na posiedzenia Zarządu Spółki oraz rejestracji i publikowania
przepisów, określają uchwały Zarządu i decyzje Prezesa Zarządu.
44