Projektowanie tabel w MS ACCESS 2007.
Katedra Zastosowań Informatyki
Tworzenie nowej bazy danych w MS Access 2007
1. Otwórz MS Access 2007.
2. Pojawi się następująca strona, na której wybierzesz Pusta baza danych, jeżeli projektujesz nową
bazę (czerwona strzałka) lub otwórz już istniejącą bazę danych (zielona strzałka)
3. Po wybraniu Pusta baza danych pojawi się możliwość wprowadzenia nazwy bazy. Wpisz
nazwę pliku (np. Hurtowania) i kliknij Utwórz. Access Przechowuje informacje w pojedynczym
pliku z rozszerzeniem accdb (np. Hurtownia.accdb).
4.
5. Widok okna otwartej bazy danych Hurtownia w MS Access 2007 pokazano na poniższym
rysunku.
Tworzenie tabel w MS Access
Tworzenie nowej tabeli
Prosta baza danych, na przykład lista kontaktów, może korzystać z jednej tabeli, jednak
często w bazach danych jest używanych wiele tabel. Podczas tworzenia bazy danych na komputerze
jest tworzony nowy plik, który działa jako kontener na obiekty bazy danych, takie jak tabele.
Tabelę można utworzyć przez utworzenie nowej bazy danych, wstawienie tabeli d o
istniejącej bazy danych lub zaimportowanie albo połączenie tabeli z innego z
ródła danych 
skoroszytu programu Microsoft Office Excel 2007, dokumentu programu Microsoft Office Word
2007, pliku tekstowego lub innej bazy danych. Do utworzonej nowej, pustej bazy danych jest
automatycznie wstawiana nowa, pusta tabela. Następnie można wprowadzić dane, aby rozpocząć
definiowanie pól.
Tworzenie tabeli w istniejÄ…cej bazie danych
1. Na karcie Tworzenie w grupie Tabele kliknij przycisk Tabela.
Do bazy danych zostanie wstawiona nowa tabela i otwarta w widoku arkusza danych.
2. Wybierz odpowiedni sposób tworzenia nowo powstałej tabeli (Widok arkusza danych, Widok
projektu, Widok tabeli przestawnej, Widok wykresu przestawnego).
3/11
Tworzenie tabeli w Widoku projektu
Opcja Widok projektu przełącza użytkownika w fazę projektowania tabeli.
1. W karcie Narzędzia główne w grupie Widok wybierz Widok projektu (należy wykonać tą czynność
po wcześniejszym zaznaczeniu tabeli).
Poniższy rysunek przedstawia tabelę w widoku projektu.
4/11
2. Dodaj pola:
a) ustaw się kursorem w pierwszym od góry wolnym wierszu w kolumnie Nazwa pola,
b) wprowadz
nazwÄ™ pola,
c) w kolumnie typ danych wybierz odpowiedni typa danych (krótka charakterystyka dostępnych typów
danych podana została w poniższej tabeli).
Typy danych pól w MS Access  krótka charakterystyka
Typ danych Typ przechowywanych danych
Tekst Znaki alfanumeryczne (tekst lub kombinacja tekstu i liczb). Prze-chowuje do 255 znaków.
Znaki alfanumeryczne. Stosuje się w przypadku długich tekstów lub opisów. Przechowuje do 65536
Nota
znaków.
Licz ba Dane liczbowe, z wyjÄ…tkiem danych walutowych.
Data/Godzina
Data oraz czas.
Wartości walutowe. Zapobiega zaokrąglaniu wartości podczas obliczeń .
Walutowy
Autonumerowanie Unikatowe sekwencje (o przyroście 1) lub liczby losowe wsta-wiane automatycznie przy
dodawaniu nowego rekordu. Najczę-ściej stosowany dla pola klucza podstawowego.
Tak/Nie
Wartości logiczne. Przechowuje tylko jedną z wartości Tak/Nie, Wł/Wył lub Prawda/Fałsz.
Obiekt OLE Typ stosowany do obiektów OLE (zdjęcia, rysunki, dz
więki, pliki filmowe, dokumenty MS
Word, arkusze kalkulacyjne lub inne pliki binarne).
Hiperłacze
A
ącze do zasobu internetowego. Hiperłącze może być ścieżką UNC lub ścieżką URL.
Kreator Tworzy pole, w którym wyświetlane są dane np. z innej tabeli lub z listy wartości przy użyciu
odnośników pola kombi.
d) dla danego pola określ właściwości (każdy typ danych ma określone parametry).
Wybrane właściwości pól  krótka charakterystyka
Właściwość Opis
Rozmiar pola Ogranicza wartość danych typu tekstowego i liczbowego. Istotne jest, aby ustalić rozmiar pola na
możliwie najmniejszą wartość.
Definiuje sposób wyświetlania danych. Przy stosowaniu formatów dla danych typu: liczba, tekst,
Format
data/godzina, walutowy oraz tak/nie, można skorzystać z istniejących już formatów (np.: liczba
całkowita krótka, data długa, euro, wł/wył itp.) lub zdefiniować własny niestandardowy format
wyświetlania. Przykłady symboli wykorzystywanych przy definiowaniu własnych formatów
zestawiono w tabeli 3.
Maska Definiuje jakie i w jakim formacie dane będą wprowadzane do pola tabeli. Najczęściej stosuje się maski
wprowadzania przy polach typu: telefon, kod pocztowy. Przy definiowaniu maski można skorzystać z kreatora lub
zdefiniować niestandardową maskę wprowadzania. Przykłady symboli wykorzystywanych w definiowaniu
masek przedstawia tabela 4.
Tytuł
Określa nazwę pola tabeli wyświetlaną w widoku arkusza danych.
Wartość Pozwala określić automatycznie wprowadzaną wartość przy dodawaniu nowego rekordu, na przykła d
domyślna
funkcja Date() wyświetla bieżącą datę.
Wymagane Jeżeli wartość ustawiona jest na tak, wówczas przy dodawaniu nowego rekordu wymusza na użytko-
wniku wprowadzenie wartości w polu, jeżeli na nie - pole to może zostać puste.
Wybrane symbole wykorzystywane przy definiowaniu formatów niestandardowych
Symbol Opis symbolu
>
Wprowadzony tekst wypisywany jest dużymi literami.
<
Wprowadzony tekst wypisywany jest małymi literami.
!
Wymuszanie wyrównania do lewej (domyślnie jest wyrównanie do prawej).
Wyświetlanie danych w kolorze określonym w nawiasie. Dostępne kolory: czarny, niebieski, zielony,
[kolor]
błękitny, czerwony, amarantowy, żółty, biały.
$ Pokazuje symbol dolara w danej pozycji
Oznacza dowolną cyfrę, jeżeli na tej pozycji nie występuje cyfra, to pokazuje wartość zero. Symbol może być
0
wykorzystywany przy wyświetlaniu zer wiodących lub zer po przecinku w ułamku dziesiętnym.
Oznacza dowolną cyfrę bez znaku, jeżeli na tej pozycji nie występuje cyfra, to wyświetla puste miejsce.
#
Określa sposób wyświetlania nazwy miesiąca: m oznacza 1, mm oznacza 01, mmm oznacza Sty, mmmm
M
oznacza Styczeń.
D Określa sposób wyświetlania nazwy dnia: d oznacza 1, dd: 01, ddd: Pon, dddd: Poniedziałek.
Y Określa sposób wyświetlania roku: yy oznacza 08, yyyy oznacza 2008.
h, n, s h symbolizuje godziny, n minuty, s sekundy.
5/11
Wybrane symbole używane przy definiowaniu niestandardowych masek wprowadzania
Symbol Opis symbolu
# Dowolna cyfra bez znaku, puste miejsce zmienione zostaje na spacjÄ™
0 Dowolna cyfra, która musi być wpisana
9 Dowolna cyfra bez znaku, nie musi być wprowadzona
L Dowolna litera, która musi być wpisana
? Dowolna litera, która nie musi być wpisana
A Znak alfanumeryczny, który musi być wpisany
a Znak alfanumeryczny, który nie musi być wpisany
& Dowolny znak lub spacja, musi być wpisany
C Dowolny znak lub spacja, nie musi być wpisany
\ Oznacza, że następny znak w masce należy traktować dosłownie i ma zostać wyświetlony
3. Zdefiniuj klucz podstawowy
a) Zaznacz pole zawierające wartości unikatowe. Aby zaznaczyć pole kliknij na pierwszą kolumnę przy
nazwie pola.
b) Wybierz z karty Projekt polecenie Klucz podstawowy
4. Zapisz tabelę i określ nazwę. Tabelę można zapisać w momencie zamykania lub poleceniem Zapisz
wybierajÄ…c przycisk Microsoft Office .
6/11
Tworzenie tabeli w Widoku arkusza danych
Tworzenie tabeli w Widoku arkusza danych przełącza do widoku tabeli w postaci arkusza danych .
1. Utwórz tabelę wybierając w karcie Tworzenie opcję Tabela.
2. Określ nazwy kolumn (pól). Aby zmienić nazwę należy dwukrotnie kliknąć myszką na nazwę kolumny i
wprowadzić nową nazwę.
3. Określ właściwości poszczególnych pól w oknie Widok projektu (zobacz tworzenie tabeli w Widoku
projektu).
Tworzenie tabeli za pomocÄ… Szablonu tabel
Podczas tworzenia tabeli Kontakty, Zadania, Problemy, Wydarzenia lub Majątek może być
przydatne skorzystanie z szablonów tabel przygotowanych dla tych tematów i dołączonych do
programu Office Access 2007. Szablony tabel sÄ… zgodne z listami programu Microsoft Windows
SharePoint Services 3.0 o tych samych nazwach.
1. Na karcie Tworzenie w grupie Tabele kliknij przycisk Szablony tabel, a następnie wybierz z
listy jeden z dostępnych szablonów.
Zostanie wstawiona nowa tabela oparta na wybranym szablonie.
7/11
Importowanie lub Å‚Ä…czenie w celu utworzenia tabeli
Tabelę można utworzyć przez zaimportowanie lub połączenie informacji przechowywanych
w innym miejscu. Można na przykład zaimportować lub połączyć informacje z arkusza programu
Excel, listy programu SharePoint, pliku XML, innej bazy danych programu Access, folder u
programu Microsoft Office Outlook 2007 i wielu innych z
ródeł. Podczas importowania informacji
jest tworzona ich kopia w nowej tabeli w bieżącej bazie danych. W przypadku łączenia z informa-
cjami w bieżącej bazie danych jest tworzona tabela połączona reprezentująca działające połączenie
z informacjami przechowywanymi w innym miejscu. Zmiana danych w tabeli połączonej powoduje
również zmianę w z
ródle (z kilkoma wyjątkami opisanymi poniżej). Zmiana informacji w z
ródle
wykonana za pomocą innego programu jest widoczna w tabeli połączonej. W niektórych
przypadkach nie można zmieniać z
ródła danych przy użyciu tabeli połączonej. Dotyczy to przede
wszystkim sytuacji, w których z
ródłem danych jest arkusz programu Excel.
Tworzenie nowej tabeli przez zaimportowanie lub połączenie danych zewnętrznych
1. Aby skorzystać z istniejącej bazy danych, kliknij polecenie Otwórz w menu Plik.
2 . W oknie dialogowym Otwieranie wybierz i otwórz bazę danych.
3. Aby utworzyć nową bazę danych, w menu Plik kliknij polecenie Nowy.
żð W polu Nazwa pliku wprowadz
nazwę pliku. Aby zmienić lokalizację, kliknij ikonę
folderu.
żð Kliknij przycisk Utwórz.
żð Zostanie otwarta nowa baza danych (zostanie utworzona nowa tabela o nazwie
Tabela1 i otwarta w widoku arkusza danych).
Na karcie Dane zewnętrzne w grupie Importowanie kliknij jedno z dostępnych z
ródeł
4.
danych.
Postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi w oknach dialogowych.
6. Program Access utworzy nową tabelę i wyświetli ją w okienku nawigacji.
Za pomocą odpowiedniego polecenia na karcie Tworzenie można także zaimportować lu b
połączyć listę programu SharePoint.
5.
Tworzenie tabeli na podstawie listy programu SharePoint
W bazie danych można utworzyć tabelę importującą dane z listy programu SharePoint lub
połączoną z taką listą. Lista może istnieć wcześniej (wtedy można z niej zaimportować dane lu b
dodać łącze do niej), ale można też utworzyć nową listę niestandardową bądz
opartą na wstępnie
zdefiniowanym szablonie. Wstępnie zdefiniowane szablony dostępne w programie Office Access
2007 to między innymi Kontakty, Zadania, Problemy i Wydarzenia.
Najpierw otwórz bazę danych, w której chcesz utworzyć tabelę.
1 .
Kliknij przycisk Microsoft Office , a następnie kliknij polecenie Otwórz.
2 .
W oknie dialogowym Otwieranie wybierz i otwórz bazę danych.
3. Na karcie Tworzenie w grupie Tabele kliknij przycisk Listy programu SharePoint.
8/11
Następnie wykonaj jedną z poniższych czynności:
Tworzenie listy na podstawie szablonu
1 . Kliknij polecenie Kontakty, Zadania, Problemy lub Wydarzenia.
2. W oknie dialogowym Tworzenie nowej listy wprowadz
adres URL witryny programu
SharePoint, na której ma się znajdować lista. Wprowadz
też nazwę i opis nowej listy programu
SharePoint.
3. Aby tabela połączona została otwarta po utworzeniu, zaznacz pole wyboru Otwórz listę po
zakończeniu (jest ono zaznaczone domyślnie). Jeśli ma być inaczej, wyczyść to pole wyboru.
4. Kliknij przycisk OK.
Tworzenie nowej listy niestandardowej
1 . Kliknij kartÄ™ Niestandardowy.
2. W oknie dialogowym Tworzenie nowej listy wprowadz
adres URL witryny programu
SharePoint, na której ma się znajdować lista. Wprowadz
też nazwę i opis nowej listy programu
SharePoint.
3. Aby tabela połączona została otwarta po utworzeniu, zaznacz pole wyboru Otwórz listę po
zakończeniu (jest ono zaznaczone domyślnie). Jeśli ma być inaczej, wyczyść to pole wyboru.
4. Kliknij przycisk OK.
Importowanie danych z istniejÄ…cej listy
1. Kliknij polecenie IstniejÄ…ca lista programu SharePoint.
W oknie dialogowym Pobieranie danych zewnętrznych wprowadz
adres URL witryny
2.
programu SharePoint zawierajÄ…cej listÄ™.
3. Kliknij opcjÄ™ Importuj dane z
ródłowe do nowej tabeli w bieżącej bazie danych.
4. Kliknij przycisk Dalej.
5 .
Zaznacz pole wyboru obok list programu SharePoint, które chcesz zaimportować.
6. Kliknij przycisk OK.
A
Ä…czenie z istniejÄ…cÄ… listÄ…
1 . Kliknij polecenie IstniejÄ…ca lista programu SharePoint.
2. W oknie dialogowym Pobieranie danych zewnętrznych wprowadz
adres URL witryny
programu SharePoint zawierajÄ…cej listÄ™.
3 .
Kliknij opcję Połącz ze z
ródłem danych, tworząc tabelę połączoną.
4 .
Kliknij przycisk Dalej.
5. Zaznacz pola wyboru obok list programu SharePoint, z którymi chcesz ustanowić połączenie.
6. Kliknij przycisk OK.
Tworzenie połączeń (relacji) między tabelami.
W relacyjnych bazach danych tabele połączone są ze sobą za pomocą relacji. Wyróżniamy trzy rodzaje
relacji: jeden do jednego, jeden do wielu, wiele do wielu.
9/11
Etapy tworzenia relacji:
1. Wybierz kartę Arkusz danych a na niej opcję Relację. Pojawi się wówczas następujące okno, które
będzie zawierało wykaz wszystkich utworzonych tabel.
Zaznacz tabelÄ™ i dodaj do okna Relacji za pomocÄ… przycisku Dodaj.
2 .
3. Powtarzaj punkt 2, aby dodać wszystkie tabele, które chcemy połączyć. Wynikiem będzie zbiór tabel w
oknie Relacje jak widać na poniższym rysunku.
4. Utwórz relację między poszczególnymi tabelami:
a) przeciągnij pole z tabeli głównej i upuścić je na odpowiednim polu tabeli powiązanej. Pamiętaj, że
odpowiadające sobie pola muszą być tego samego typu, niekoniecznie tej samej nazwy (wyjątkiem jes t
pole typu Autonumerowanie  musi mu odpowiadać pole typu liczbowego, gdzie atrybut Rozmiar
pola jest określony jako liczba całkowita długa).
b) W oknie Edytowanie Relacji zaznacz opcję Wymuszaj więzy integralności (rysunek poniżej). Jeżeli
opcja jest włączona, program będzie wymuszał zgodność danych w powiązanych tabelach. Ni e
będzie np. możliwe wystawianie faktur dla odbiorcy, którego danych nie ma w bazie. Włączenie opcji :
10/11
Kaskadowe uaktualnienie powiązanych pól (rysunek poniżej) oraz opcji Kaskadowe usuwanie
powiązanych pól (rysunek poniżej) spowoduje, że podczas usuwania rekordów lub zmiany wartości
pola w tabeli podstawowej program MS Access wprowadzi niezbędne zmiany w tabelach pokrewnych.
Okno dialogowe Edytowanie relacji
11/11