Rozpoznanie rynku
W celu zbadania oferty rynkowej oraz oszacowania wartości zamówienia, Kancelaria Prezesa
Rady Ministrów (KPRM) zwraca się z uprzejmą prośbą o przedstawienie informacji
dotyczących możliwości oraz szacunkowych kosztów przeszkolenia pracowników
wskazanych urzędów z zakresu komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej oraz kosztów
doradztwa w zakresie opracowania i wdrożenia skutecznej strategii komunikacyjnej na bazie
wyników przeprowadzonych działań audytowych.
Zadanie dotyczy następujących Urzędów:
Izba Celna w Przemyślu wraz z urzędami podległymi:
" Urząd Celny w Przemyślu,
" Urząd Celny w Rzeszowie,
" Urząd Celny w Krośnie,
" Oddział Celny w Medyce,
" Oddział Celny w Korczowej;
Urząd Skarbowy w Mielcu;
Pierwszy Urząd Skarbowy w Gdańsku.
1. Zakres zadań oraz liczba osób do przeszkolenia w poszczególnych urzędach:
1) Izba Celna w Przemyślu i urzędy podległe  wdrożenie jednolitej, kompleksowej,
spójnej i skutecznej strategii komunikacyjnej.
Działania przewidziane do realizacji:
- adudyt przepływu informacji i potrzeb komunikacyjnych, w tym: objęcie badaniem
ok. 240 osób, opracowanie i przeprowadzenie wywiadów indywidualnych dla grupy
ok. 10  20 menadżerów oraz wywiadów fokusowych z pracownikami  15 grup
po 13-15 osób;
- stworzenie, na podstawie ww. audytu, nowej, efektywnej struktury organizacyjnej
i kompetencyjnej dla obszaru komunikacji w Izbie Celnej i podległych jednostkach,
w tym: schematów i procedur decyzyjnych z uwzględnieniem sytuacji kryzysowych
(media relations, komunikacja B2B, projekty, raportowanie, komunikacja wewnętrzna),
ocena potencjału i kompetencji służb komunikacyjnych (opisy stanowisk, badanie
kompetencji, ewaluacja wypowiedzi, symulacje zadań, warsztaty kwalifikacyjne),
opracowanie rekomendacji;
- operacjonalizacja zdobytych umiejętności (cykl szkoleń komunikacyjnych i sesji
coachingowych)\.
2) Urząd Skarbowy w Mielcu  przeprowadzenie działań w ramach  Strategii zarządzania
relacjami z interesariuszami Urzędu, ze szczególnym uwzględnieniem potrzeb
szkoleniowych , w tym:
1
- opracowanie narzędzia do identyfikacji oczekiwań interesariuszy, w szczególności
potrzeb szkoleniowych, w tym opracowanie metodyki i narzędzia badania, przedstawienie
metody najbardziej odpowiedniej dla urzędu, opracowanie wytycznych, przygotowanie
badania;
- bezpośrednie wsparcie doradcze w zakresie dokonania analizy informacji uzyskanych
podczas badania potrzeb interesariuszy oraz formułowania celów urzędu
w powiązaniu z uzyskanymi informacjami, sporządzenie raportu badania (3 dni robocze);
- opracowanie instrukcji prowadzenia procesu szkoleń zewnętrznych
(z uwzględnieniem specyfiki urzędu, zasadami organizacyjnymi funkcjonowania urzędu,
metodologią sporządzania instrukcji w odniesieniu do obowiązującego systemu
zarządzania jakością w urzędzie), przedstawienie i wybór optymalnych rozwiązań
(wsparcie doradcze 3 dni robocze).
- przeprowadzenie warsztatów z zakresu metodyki prowadzenia szkoleń, wystąpień
publicznych i autoprezentacji oraz przeprowadzenie szkolenia zakresu doboru narzędzi
prowadzenia szkoleń, w tym bezpośrednie wsparcie doradcze w formie spotkania
w urzędzie na etapie rekrutacji na warsztaty/szkolenia, opracowanie właściwych
kryteriów rekrutacji w celu optymalnego wyboru pracowników realizujących szkolenia
zewnętrzne po zakończeniu projektu - grupa uczestników szkolenia.
3) Pierwszy Urząd Skarbowy w Gdańsku  usprawnienie komunikacji wewnętrznej
w urzędzie poprzez właściwe zarządzanie istniejącymi kanałami przepływu informacjami
i zidentyfikowanie nowych, w tym: przeprowadzenie szkoleń w zakresie zarządzania
przepływem informacji w urzędzie.
Do oczekiwanych rezultatów w ramach ww. zadań należeć będzie w poszczególnych
urzędach:
stworzenie jednolitego systemu komunikacji w urzędzie, w tym czytelne procedury
i sposób komunikowania się,
zlikwidowanie bariery komunikacyjnej w relacji z klientem wewnętrznym oraz
zewnętrznym, z uwzględnieniem klienta zagrożonego wykluczeniem społecznym;
identyfikacja obszarów wymagających usprawnień w obszarze komunikacji
wewnętrznej i zewnętrznej,
nabycie wiedzy w zakresie określenia potrzeb i oczekiwań klientów zewnętrznych
/interesariuszy (w szczególności potrzeb szkoleniowych), opracowanie instrukcji
prowadzenia szkoleń zewnętrznych;
umiejętność prowadzenie szkoleń i wystąpień publicznych,
nabycie umiejętności w zakresie selekcji i doboru kanałów dystrybucji informacji oraz
wykorzystywania narzędzi komunikacji;
2
Liczba osób planowanych do przeszkolenia:
Liczba osób planowanych
Nazwa Urzędu
do przeszkolenia
Izba Celna w Przemyślu oraz jednostki podległe 30
Urząd Skarbowy w Mielcu 20
Pierwszy Urząd Skarbowy Gdańsku 36
2. Zakres prac/wymagania wobec wykonawcy.
Obowiązkiem Wykonawcy będzie, w terminie 40 dni od dnia podpisania umowy:
1) ustalenie programów i harmonogramów szkoleń/warsztatów oraz spotkań doradczych
w porozumieniu z KPRM i urzędami biorącymi udział w projekcie;
2) Zapewnienie / dostosowanie sal szkoleniowych dla uczestników szkolenia, w tym:
a) zapewnienie sali dla uczestników szkolenia/warsztatów z Urzędu Skarbowego
w Mielcu,
b) w pozostałych urzędach dostosowanie na terenie danego urzędu sali, w której będą
odbywały się zajęcia dydaktyczne - do potrzeb szkolenia;
Sala szkoleniowa powinna być wyposażona w sprzęt do prezentacji multimedialnych
i flipchart, dla każdego uczestnika miejsce siedzące przy stoliku/ławce bądz
krzesło z
przystawką umożliwiające swobodne sporządzanie notatek;
3) dostosowanie sal szkoleniowej na terenie danego urzędu, w której będą odbywały się
szkolenia/warsztaty. Sala szkoleniowa powinna być wyposażona w sprzęt do prezentacji
multimedialnych i flipchart, dla każdego uczestnika miejsce siedzące przy stoliku/ławce
bądz
krzesło z przystawką umożliwiające swobodne sporządzanie notatek;
4) zapewnienie dla każdego uczestnika szkoleń oraz dla KPRM egzemplarza materiałów
zawierających informacje przedstawiane podczas szkoleń, materiały do warsztatów/
szkoleń (wraz z materiałami piśmienniczymi), podręczniki, płyty CD. Materiały te
powinny być przygotowane w sposób estetyczny i nie wzbudzający wątpliwości co do
wartości merytorycznych prezentowanych w nim treści. Wykonawca zobowiązany będzie
przekazać jw. prawa autorskie do opracowanych materiałów;
5) dostosowanie cyklu szkoleń/warsztatów do potrzeb urzędów;
6) zapewnienie uczestnikom szkolenia napojów zimnych i gorących, serwowanych podczas
przerw w czasie szkolenia. Przerwy będą organizowane co dwie godziny lekcyjne (co 1,5
h zegarowej), tj. w ramach spotkania, podczas którego realizowane są cztery godziny
lekcyjne będzie zorganizowana jedna przerwa kawowa, w przypadku większej ilości
godzin będą to dwie przerwy.
7) zapewnienie obiadów uczestnikom szkoleń, gdy w ciągu jednego dnia szkolenia
realizowanych jest nie mniej niż 6 godzin lekcyjnych/dydaktycznych.
8) zapewnienie trenerów/doradców z doświadczeniem w prowadzeniu szkoleń z zakresu
komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, obsługi klienta oraz podniesienia jakości usług
3
administracji, specjalizujących się w prowadzeniu audytów. Kandydatury trenerów,
doradców podlegają akceptacji KPRM.
9) realizacja sesji szkoleniowych/warsztatów zgodnie z zaakceptowanymi materiałami,
tj. programem, harmonogramem szkoleń.
10) prowadzenie list obecności osób szkolonych/ biorących udział w warsztatach,
na podstawie list uczestników przekazanych przez KPRM, zawierających co najmniej
tytuł, datę i miejsce szkolenia, dane trenerów, imiona i nazwiska uczestników, miejsce
zatrudnienia, miejsca na podpis każdego dnia szkolenia. Wydanie zaświadczeń o udziale
w szkoleniu (wg wzoru uzgodnionego z KPRM) dla każdego uczestnika, który ukończył
szkolenie w pełnym wymiarze, tj. uczestniczył w nie mniej niż 100% przewidzianego
czasu szkolenia (potwierdzeniem uczestnictwa w sesji szkoleniowej / warsztatach na liście
obecności) oraz stworzenie listy osób, które uzyskały ww. zaświadczenia (zawierającej
m.in. imię i nazwisko uczestnika, nazwę urzędu, stanowisko, datę i miejsce szkolenia,
nazwę szkolenia).
11) Wykonawca po wykonaniu zadania przedstawi KPRM listy obecności uczestników,
egzemplarz materiałów przekazanych uczestnikom, sprawozdanie z przebiegu realizacji
zamówienia.
1. Informacje nt. szkoleń/warsztatów
szkolenia czas trwania liczba
łączna łączny wymiar łączna liczba
liczba /warsztaty jednego dnia godzin
liczba osób liczby godzin dni
Nazwa liczba
osób w jednodniowe szkoleniowego/ szkolenia
objęta szkoleniowych szkoleniowych
urzędu grup
grupie vs. dwudniowe warsztatów dla jednej
szkoleniem w urzędzie w urzędzie
(kol. 2* kol. 3) (kol. 2* kol. 7) (kol. 2* kol. 5)
vs. trzydniowe (w godzinach) grupy
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Izba Celna
w Przemyślu
2 15 30 3 8 24 48 6
i jednostki
podległe*
1 20 1 8
Urząd
szkolenie szkolenie szkolenie szkolenie
Skarbowy 20 8 8 3
w Mielcu** 2 10 2 16
warsztaty warsztaty warsztaty warsztaty
Pierwszy
Urząd
3 12 36 2 8 16 48 6
Skarbowy
w Gdańsku
* docelowy harmonogram programu szkoleń i sesji coachingowych uzależniony będzie od wyników audytu,
** dodatkowo przeprowadzone zostaną konsultacje w US w Mielcu  6 dni roboczych
4
Cena
KPRM zwraca się z prośbą o przedstawienie wstępnego oszacowania kosztu zamówienia
(uwzględniającego wszystkie koszty niezbędne dla prawidłowej realizacji zamówienia,
w tym podatek VAT) zgodnie z poniższą tabelą.
Prosimy o uzupełnienie niewypełnionych pól:
liczba godzin koszt
całkowity
szkolenia 1godziny całkowity koszt
koszt
Nazwa urzędu liczba osób /warsztatów szkolenia realizacji zadania
przeszkolenia
(łącznie) /warsztatów
jednej osoby
1 2 3 4 5 6
ok.40
cykl szkoleń (rzeczywista
komunikacyjnych uzależniona
30
i sesji będzie od
coachingowych wyników
audytu )
Izba Celna
ok. 240
w Przemyślu
Audyt (szczegóły nie dotyczy nie dotyczy nie dotyczy
i Urzędy podległe*
w pkt 1. 1)
w zależności
konsultacje
od bieżącego
telefoniczne, nie dotyczy nie dotyczy nie dotyczy
zapotrzebowa
e-mailowe
nia
Szkolenie
20 24
i warsztaty
Urząd Skarbowy
w Mielcu**
ok. 48
konsultacje
nie dotyczy (6 dni nie dotyczy nie dotyczy
osobiste
roboczych)
Pierwszy Urząd
Skarbowy w szkolenie 36 48
Gdańsku***
Razem nie dotyczy nie dotyczy nie dotyczy nie dotyczy
Zastosowana stawka VAT nie dotyczy nie dotyczy nie dotyczy nie dotyczy
*harmonogram szkoleń komunikacyjnych i sesji coachingowych uzależniony od efektów diagnozy.
W celu realizacji szkoleń/warsztatów sala zostanie udostępniona przez urząd nieodpłatnie,
** w celu realizacji spotkań sala zostanie udostępniona nieodpłatnie przez US w Mielcu, natomiast
w celu przeprowadzenia szkoleń i warsztatów  obowiązek zapewnienia sali należy do Wykonawc,.
*** Sala szkoleniowa w I US w Gdańsku zostanie udostępniona nieodpłatnie.
Prosimy o podanie ceny realizacji zadania brutto, przy uwzględnieniu opisanych poniżej
założeń:
5
Cena powinna obejmować koszty przygotowania i przeprowadzenia wszystkich działań
opisanych w punkcie 2., w szczególności:
koszt opracowania programów i harmonogramów sesji szkoleniowo-
warsztatowych oraz materiałów dla urzędów;
koszt przeprowadzenia rekrutacji trenerów i konsultantów, pracy trenerów
i konsultantów, ich ew. podróży, noclegów itp.
koszt przeprowadzenie rekrutacji uczestników kwalifikujących się na szkolenie we
współpracy z urzędem;
koszt przygotowania materiałów szkoleniowych w wersji papierowej
i elektronicznej oraz materiałów piśmienniczych dla każdego uczestnika szkolenia
i egzemplarza pokazowego dla Zamawiającego;
wynagrodzenie dla osób prowadzących szkolenia, konsultacje, audyt i osób
odpowiedzialnych za sprawy organizacyjne;
koszt przygotowania zaświadczeń o ukończeniu szkolenia;
koszt ew. wynajmu/dostosowania sal i sprzętu szkoleniowego;
koszt cateringu (napoje i ciastka serwowane podczas 1 lub 2 przerw kawowych
każdego dnia szkolenia oraz obiad podczas przerw obiadowych);
koszt powielenia, w liczbie odpowiadającej liczbie uczestników wszystkich sesji
szkoleniowo-warsztatowych dwustronicowych kwestionariuszy oceny szkolenia
oraz sporządzenia na ich podstawie analizy;
koszt sporządzenia sprawozdań z realizacji zamówienia;
koszt powielenia, w liczbie odpowiadającej liczbie uczestników wszystkich sesji
szkoleniowo-warsztatowych dwustronicowych kwestionariuszy oceny szkolenia
(AIOS) oraz sporządzenia na ich podstawie analizy;
koszt powielenia, w liczbie odpowiadającej liczbie uczestników wszystkich sesji
szkoleniowych formularzy Podsystemu Monitorowania EFS (PEFS) oraz
sporządzenia na podstawie wypełnionych formularzy zestawienia w formie
elektronicznej.
3. Kontakt
Uprzejmie prosimy wykonawców posiadających w swojej ofercie lub gotowych wykonać
przedmiot zamówienia opisany powyżej o kontakt z panią Agatą Nowicką, tel. [phone],
[e-mail].
Prosimy o zgłaszanie, w terminie 6 dni od opublikowania ogłoszenia, informacji nt.
możliwości wykonania i szacunkowych kosztów realizacji wyżej opisanych działań,
wraz z ewentualnymi uwagami, komentarzami i istotnymi informacjami dotyczącymi
ewentualnej modyfikacji proponowanego przebiegu i sposobu wykonania wyżej opisanych
szkoleń. Będziemy wdzięczni również za informacje, które dodatkowo należy uwzględnić
planując ww. działania, mogące mieć wpływ na jakość i przebieg realizowanych szkoleń
a także wycenę ich kosztów.
6