PRAWO PRACY
W PRAKTYCE
AKTA
PRACOWNICZE
2011
wzory: akta osobowe część A, B, C
" lista kontrolna " podstawy prawne
Sprawdz
, jak prowadzić akta pracownicze,
by nie narazić się na kary w wyniku kontroli
z Państwowej Inspekcji Pracy!
w w w. K a d r y O n l i n e. p l
W
Y
J
A
Åš
N
I
E
D
N
O
I
A
K
,
U
P
M
R
Z
E
Y
N
K
T
A

Y
A
D
Y
,
27 wzorów dokumentów kadrowych, lista kontrolna: obowiązki
w zakresie prowadzenia akt osobowych!
Praktyczny informator  Akta pracownicze 2011  starannie wyselekcjonowane i zebrane
informacje, wskazówki i porady. Wszystko w jednym tomie, łatwo dost pne, cało;ciowo
ogarniaj ce tematyk prowadzenia dokumentacji pracowniczej. 27 wzorów dokumentów ka-
drowych z obja;nieniami, jak je wypełniać. Praktyczne przykłady i lista kontrolna dotycz ca
gromadzenia i przechowywania akt osobowych pracowników.
Redaktor merytoryczny
Iwona Jaroszewska-Ignatowska, radca prawny
Redaktor
Anna Makarczuk
Kierownik Centrum Wydawniczego
Beata Rudnicka
Korekta
Zespół
ISBN 978-83-7572-206-2
Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
03-918 Warszawa, ul. A
otewska 9a.
tel. [phone], faks 22 617 60 10, e-mail: [e-mail]
NIP: 526-19-92-256
Numer KRS: 0000098264  S d Rejonowy dla m.st. Warszawy,
S d Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy
Wysoko;ć kapitału zakładowego: 200 000 zł
Skład i łamanie: Raster studio
05-071 Sulejówek, ul. Konopnickiej 46, tel. [phone]
© Copyright by Wydawnictwo  Wiedza i Praktyka sp. z o.o. . Warszawa 2011
Praktyczny informator  Akta pracownicze 2011 został opracowany we współpracy z Wydawnictwem
VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG z Niemiec.
Praktyczny informator  Akta pracownicze 2011 chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materiałów
opublikowanych w informatorze  Akta pracownicze 2011  bez zgody wydawcy  jest zabroniony. Zakaz
nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem si na ródło. Niniejszy informator został przygotowany
z zachowaniem najwyGszej staranno;ci i wykorzystaniem wysokich kwaliikacji, wiedzy i do;wiadczenia.
Zaproponowane w informatorze  Akta pracownicze 2011 wskazówki, porady i interpretacje dotycz sytuacji
typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku moGe wymagać dodatkowych, pogł bionych kon-
sultacji. Publikowane rozwi zania nie mog być traktowane jako oicjalne stanowisko organów i urz dów
pa1stwowych.
W zwi zku z powyGszym redakcja nie moGe ponosić odpowiedzialno;ci prawnej za zastosowanie zawar-
tych w informatorze  Akta pracownicze 2011 wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych
przypadków.
Kup książkę Przeczytaj więcej o książce
S P I S T R E Åš C I
AKTA PRACOWNICZE 2011
Spis treści
Akta osobowe pracowników 5
ObowiÄ…zek prowadzenia akt osobowych 6
Podstawa prawna 6
Akta osobowe prowadzi każdy pracodawca! 7
Odpowiedzialność kadrowej 7
Jak powinny wyglądać akta osobowe? 8
Numerowanie i spis dokumentów w aktach osobowych 8
Przechowywanie akt osobowych 9
Część A akt osobowych 14
Dokumenty przechowywane w części A akt osobowych 15
Czego nie powinno być w części A akt osobowych? 15
Numerowanie i spis dokumentów w części A akt osobowych 16
Kwestionariusz osobowy dla kandydata do pracy 17
Wstępne badania lekarskie 21
Gdy pracownik ma aktualne badania od poprzedniego pracodawcy 21
Kiedy nie musicie kierować pracownika na wstępne badania lekarskie? 22
Termin wykonania badań 24
Koszt badań 24
Czas wykonywania badań a czas pracy 24
Badanie obowiÄ…zkiem pracownika 24
Wykroczenie! 25
Grzywna 26
Odpowiedzialność karna 26
Skierowanie na badania wstępne 26
Zaświadczenie lekarskie 27
Część B akt osobowych 32
Dokumenty przechowywane w części B akt osobowych 33
Kwestionariusz osobowy dla pracownika 34
Umowa o pracÄ™ 36
Oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy 43
Informacja dla pracownika 44
Oświadczenie pracownika opiekującego się dzieckiem 47
1 www.KadryOnline.pl
Kup książkę Przeczytaj więcej o książce
S P I S T R E Åš C I
AKTA PRACOWNICZE 2011
Zgoda na przelew wynagrodzenia na konto 50
Zaświadczenie o zatrudnieniu i wysokości zarobków 52
Przyznanie nagrody/wyróżnienia 53
Wymierzenie kary porzÄ…dkowej nagany/upomnienia 55
Wymierzenie kary pieniężnej 60
Powierzenie pracownikowi innej pracy (przeniesienie) 62
Porozumienie zmieniajÄ…ce warunki umowy o pracÄ™ 63
Wypowiedzenie warunków umowy o pracę 66
Wniosek o stosowanie systemu skróconego tygodnia pracy 72
Wniosek o stosowanie weekendowo-świątecznego
systemu czasu pracy 74
Wniosek o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy 76
Umowa o zakazie konkurencji w czasie trwania stosunku pracy 78
Część C akt osobowych 82
Dokumenty przechowywane w części C akt osobowych 83
Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę 85
Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę
bez wypowiedzenia bez winy pracownika (art. 53 kp) 89
Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę
bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 kp) 94
RozwiÄ…zanie umowy o pracÄ™ na mocy porozumienia stron 97
Åšwiadectwo pracy 100
Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy 109
Lista kontrolna 115
Podstawa prawna 121
RozporzÄ…dzenie Ministra Pracy I Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r.
w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji
w sprawach zwiÄ…zanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu
prowadzenia akt osobowych pracownika 121
2 www.KadryOnline.pl
Kup książkę Przeczytaj więcej o książce
S P I S T R E Åš C I
AKTA PRACOWNICZE 2011
Chcesz tak prowadzić akta pracownicze,
by nie narazić się na kary w wyniku kontroli
z Państwowej Inspekcji Pracy?
Korzystaj z gotowych i godnych zaufania wzorów umów,
pism i innych dokumentów kadrowych!
W codziennym prowadzeniu akt pracowniczych niezb dne s gotowe formularze,
które moGna szybko wypełnić i wydrukować. Dzi ki temu oszcz dzasz wiele cen-
nego czasu i masz pewno;ć, Ge druk, na którym np. podpisujesz lub wypowiadasz
umow , odpowiada wymogom prawnym. Specjalnie dla Ciebie przygotowali;my
elektroniczne opracowanie najwaGniejszych wzorów umów i pism podzielonych
na cz ;ci A, B, C akt pracowniczych. Zapewniamy, Ge dzi ki tej fachowej pomocy
zyskasz pewno;ć, Ge akta pracownicze prowadzone s bezbł dnie i rzetelnie.
3 www.KadryOnline.pl
Kup książkę Przeczytaj więcej o książce
W S T Ä™ P
AKTA PRACOWNICZE 2011
Droga Czytelniczko, Drogi Czytelniku!
Czy wiesz, Ge akta pracownicze s sprawdzane przez inspektorów
PIP w pierwszej kolejno;ci? KaGdy do;wiadczony inspektor bez trudu
znajdzie w nich nieprawidłowo;ci. Prowadzenie akt pracowniczych
obwarowane jest tyloma nakazami, Ge przy wi kszej liczbie pracow-
ników łatwo o pomyłk czy pozornie niewinne uchybienie. Dlatego
z roku na rok utrzymuje si wysoki odsetek irm, w których niewła;-
ciwie prowadzona jest dokumentacja pracownicza.
Wielko;ć irmy ani jej branGa nie maj znaczenia. Okazuje si , Ge
w kaGdej kontrolowanej przez PIP irmie łatwo znale ć niedoci gni cia
formalne w dokumentach personalnych. Inspektorzy PIP sprawdzaj c
rzetelno;ć prowadzenia akt, mog zakwestionować nawet niepodzie-
lenie dokumentacji na cz ;ci, brak numeracji kart czy...
Dlatego specjalnie dla Ciebie przygotowali;my publikacj fachow
dla specjalistów ds. personalnych   Akta pracownicze 2011 .
To wyj tkowa, starannie przygotowana pozycja wydawnicza, która
kompleksowo omawia zasady prowadzenia akt pracowniczych. Teraz
moGesz bez duGego trudu poznać najwaGniejsze tajniki bezbł dnego
prowadzenia kaGdej z cz ;ci akt osobowych  A, B i C. Dla Twojej
wygody kaGda z nich została omówiona odr bnie.
Informator  Akta pracownicze 2011 pomoGe Ci unikn ć kłopotów,
jakie mog Ci spotkać w wyniku kontroli z Pa1stwowej Inspekcji
Pracy.
PoGytecznej lektury!
Iwona Jaroszewska-Ignatowska
redaktor merytoryczny
Anna Makarczuk
redaktor
4 www.KadryOnline.pl
Kup książkę Przeczytaj więcej o książce
W S T Ä™ P
AKTA PRACOWNICZE 2011
AKTA OSOBOWE
PRACOWNIKÓW
Koniecznie przeczytaj:
Dla kogo trzeba prowadzić akta osobowe?
Jakie dokumenty nale y gromadzić w poszczególnych cz ciach akt osobowych?
Czy dokumenty nale y przechowywać w kopiach, czy w oryginałach?
Jak numerować dokumentacj ?
Przez jak długi czas przechowywać dokumentacj płacow i pracownicz ?
Co powinien zrobić z dokumentacj osobow pracodawca, gdy zakład pracy ule-
ga likwidacji?
ż
Podstawowe akty prawne:
1. Obowi zek prowadzenia i sposób przechowywania akt osobowych: ustawa z 26 czerw-
ca 1974 r.  Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm., w tek;cie
w skrócie: kp)
mð art. 94 pkt 9a i 9b kp,
mð art. 281 pkt 6 kp.
2. Sposób prowadzenia akt osobowych: rozporz dzenie Ministra Pracy i Polityki Społecz-
nej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji
w sprawach zwi zanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych
pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286 ze zm.; w tek;cie zwane: rozporz dzeniem)
mð ż 1 ust. 3 rozporz dzenia,
mð ż 6 ust. 1, ust. 2 i ust. 3 rozporz dzenia.
3. Okres przechowywania dokumentacji płacowej: ustawa z 17 grudnia 1998 r. o eme-
ryturach i rentach z Funduszu Ubezpiecze1 Społecznych (tekst jednolity: Dz.U z 2009 r.
nr 153, poz. 1227 ze zm.)
mð art. 125a ust. 4 tej ustawy.
4. Okres przechowywania akt osobowych: ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach (tekst jednolity: Dz.U. z 2006 r. nr 97, poz. 673 ze zm.)
mð art. 51u tej ustawy.
5 www.KadryOnline.pl
Kup książkę Przeczytaj więcej o książce
A K T A O S O B O W E P R A C O W N I K ó W
AKTA PRACOWNICZE 2011
ObowiÄ…zek prowadzenia akt osobowych
Nieprowadzenie akt osobowych jest wykroczeniem, za które pracodawca moGe zostać
ukarany grzywn . Zapoznajcie si wi c z zasadami prowadzenia i przechowywania akt pra-
cowniczych, gdyG inspektor pracy w razie kontroli u Was z pewno;ci b dzie sprawdzał, czy
prowadzicie akta osobowe i czy robicie to prawidłowo.
Podstawa prawna
mð Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników reguluje rozporz dzenie MPiPS
z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji
w sprawach zwi zanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych
pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286 ze zm.), zwane dalej rozporz dzeniem.
Dla ka dego pracownika oddzielnie pracodawca powinien załoGyć i prowadzić akta oso-
bowe (art. 94 pkt 9a kp). Dotyczy to pracowników, a wi c osób zatrudnionych na podstawie:
umowy o prac , mianowania, powołania, wyboru, spółdzielczej umowy o prac (art. 2 kp).
Nie musicie prowadzić teczek personalnych dla osób, które angaGujecie na podstawie umów
zlecenia, umów o dzieło, cywilnoprawnych kontraktów menedGerskich oraz w ramach
tzw. samozatrudnienia.
PRZYKA
AD 1
Kadrowa zastanawia si , czy mo e prowadzić jedn teczk personaln dla wszyst-
kich czterech pracowników magazynu, choćby z tego powodu, e podpisali umow
o wspólnej odpowiedzialno ci materialnej.
Niestety nie. Paragraf 6 ww. rozporz dzenia stanowi, Ge akta osobowe prowadzi si
oddzielnie dla kaGdego pracownika. Nie ma moGliwo;ci prowadzenia akt zbiorowych.
Umowa o wspólnej odpowiedzialno;ci materialnej powinna być sporz dzona w tylu
egzemplarzach, by moGliwe było przekazanie po jednym egzemplarzu kaGdemu
pracownikowi oraz wł czenie po jednym egzemplarzu do cz ;ci B akt osobowych
kaGdego z pracowników, którego dotyczy umowa.
PRZYKA
AD 2
Andrzej D. był zatrudniony w irmie Delta sp. z o.o. przez dwa i pół roku na czas
okre lony. Po upływie tego terminu pracownik znalazł prac u innego praco-
6 www.KadryOnline.pl
Kup książkę Przeczytaj więcej o książce
AKTA PRACOWNICZE 2011
dawcy. Obecnie w irmie Delta ma miejsce rekrutacja i wszystko wskazuje na to,
e Andrzej D. znów zostanie zatrudniony i to na tym samym stanowisku pracy
co poprzednio. Kadrowa zastanawia si , czy je li zapadnie pozytywna decyzja,
powinna zało yć now teczk osobow , czy te mo e dalej prowadzić t , któr
pracownik miał do tej pory.
Przepisy nie okre;laj , co naleGy robić w takich sytuacjach. Skoro zatem nie ma naka-
zu załoGenia i prowadzenia nowej teczki akt osobowych, moGna poprzestać, naszym
zdaniem, na tej, która była załoGona w zwi zku z poprzednim zatrudnieniem. NaleGy
jednak pami tać, by zgromadzić now dokumentacj (w cz ;ci A  nowe za;wiadcze-
nie lekarskie o zdolno;ci pracownika do wykonywania pracy na danym stanowisku
oraz nowe ;wiadectwa pracy; w cz ;ci B  now umow , szkolenie wst pne bhp
i pozostał dokumentacj ).
Akta osobowe prowadzi każdy pracodawca!
Akta osobowe dla zatrudnianych pracowników musi prowadzić kaGdy pracodawca, nieza-
leGnie od liczby pracowników, których zatrudnia. Nieprowadzenie akt osobowych jest wy-
kroczeniem przeciwko prawom pracownika, za które moGecie być ukarani grzywn (art. 281
pkt 6 kp). Inspektor pracy w razie kontroli z pewno;ci b dzie sprawdzał, czy prowadzicie
akta osobowe i czy robicie to prawidłowo.
PRZYKA
AD
Kazimierz Z. prowadzi działalno ć gospodarcz jako osoba izyczna. Zajmuje si
handlem obwo nym. Ma zamiar zatrudnić swojego kuzyna na podstawie umowy
o prac na czas okre lony. Zastanawia si , czy dla tego jednego pracownika b dzie
musiał prowadzić akta osobowe.
KaGdy pracodawca, który zatrudnia pracowników w ramach stosunku pracy (a wi c
na podstawie umowy o prac , mianowania, powołania, wyboru, spółdzielczej umowy
o prac ), musi dla kaGdego pracownika z osobna prowadzić akta osobowe. Nie ma
przy tym znaczenia, ilu pracowników zatrudniania. Obowi zek prowadzenia akt oso-
bowych dotyczy wi c równieG tych pracodawców, którzy zatrudniaj choćby jednego
pracownika.
Odpowiedzialność kadrowej
Zwykle obowi zek prowadzenia akt osobowych w irmie naleGy do obowi zków kadrowej
(specjalisty do spraw kadr). Nieprawidłowo;ci w zakresie prowadzenia tej dokumentacji, je;li
7 www.KadryOnline.pl
Kup książkę Przeczytaj więcej o książce