KZP Optivum

PODRCZNIK UŻYTKOWNIKA PROGRAMU
Program jest składnikiem pakietu Finanse Optivum
Producent:
VULCAN sp. z o. o.
ul. Kazimierska 15
51-657 Wrocław
tel. (0-71) 375 15 00
e-mail: vulcan@vulcan.edu.pl
www.vulcan.edu.pl
Autor programu:
Paweł Borkowski
Autorka podręcznika:
Agnieszka Balcerak-Wawrzaszek
współpraca: Mariola Jadczuk-Śliwińska
aktualizacja i uzupełnienie: Marcjanna Pawlak
Projekt okładki:
Aleksandra Maj
Podręcznik opisuje wersję programu o numerze 8.01.
VULCAN zastrzega sobie prawo do ciągłego ulepszania programu
i wprowadzania do niego zmian.
Podręcznik jest chroniony prawem autorskim.
� Copyright by VULCAN 2008
Wszelkie prawa zastrzeżone
2
Spis treści
Spis treści ................................................................................................... 3
Wprowadzenie ............................................................................................ 6
Co potrafi nasz program? ......................................................................... 6
Jak poznać program? Podręcznik, baza wiedzy, szkolenia ..................... 8
Rozpoczęcie pracy ................................................................................... 10
Zasady pracy z programem .................................................................... 10
Instalacja programu ................................................................................ 10
Instalowanie programu na dysku twardym.................................................................. 10
Instalacja w trybie współużytkowania ......................................................................... 11
Pierwsze uruchomienie programu .......................................................... 11
Identyfikacja użytkownika ........................................................................................... 12
Od czego zacząć? ...................................................................................................... 12
Opisanie kas ............................................................................................. 14
Opisanie kas ........................................................................................... 14
Karty członkowskie .................................................................................. 17
Opisanie nowego członka kasy ZP......................................................... 17
Dodatkowe informacje i standardowe parametry ........................................................ 19
Rejestracja wkładów, pożyczek, rat........................................................ 19
Wkłady ........................................................................................................................ 20
Pożyczki...................................................................................................................... 20
Raty ............................................................................................................................ 25
Opłaty ......................................................................................................................... 26
Nadpłata raty ............................................................................................................... 26
Świadczenia bezzwrotne ............................................................................................. 27
Przeksięgowania ......................................................................................................... 28
Przeglądanie kart członkowskich ............................................................ 29
Naliczenia .................................................................................................. 30
Tworzenie listy potrąceń ......................................................................... 30
Przygotowanie listy potrąceń ....................................................................................... 31
Wykonanie naliczeń..................................................................................................... 32
Sporządzenie listy potrąceń dla działu płac................................................................. 34
Potwierdzanie potrąceń........................................................................... 36
Usuwanie zapisów niepotwierdzonych ................................................... 37
Eksport danych do programu Księgowość Optivum............................ 38
Parametry księgowania ........................................................................... 38
Typy księgowań ...................................................................................... 41
Przeprowadzenie eksportu...................................................................... 42
Powiązania dokumentów ............................................................................................. 42
Przykładowe sposoby księgowania naliczeń .......................................... 43
Zestawienia................................................................................................ 47
Okna słowników........................................................................................................... 48
Okna kryteriów wyboru ................................................................................................ 48
Karta Wybrane............................................................................................................. 49
Zarządca ustawień ...................................................................................................... 50
Okno wyboru formatu wydruków ................................................................................. 51
Przeglądarka wydruków .............................................................................................. 52
Ustalanie szczegółowych kryteriów wyboru ............................................ 54
Administrowanie programem .................................................................. 56
Użytkownicy ............................................................................................ 57
Wprowadzanie danych użytkownika............................................................................ 57
Udostępnianie funkcji .................................................................................................. 58
Przypisanie jednostki ................................................................................................... 60
Ustalenie hasła ............................................................................................................ 61
Wybór kolorów ............................................................................................................. 62
Importowanie uprawnień użytkowników ...................................................................... 63
4
Logowanie............................................................................................... 65
Ustawienia programu .............................................................................. 66
Ustawienia drukarki ................................................................................ 67
Porządkowanie danych........................................................................... 67
Kopia zapasowa ..................................................................................... 68
Zalecane sposoby archiwizowania danych ................................................................. 69
Jak utworzyć zapasową kopię danych? ...................................................................... 69
Jak odtworzyć dane? .................................................................................................. 71
Wybór bazy danych ................................................................................ 71
Co ułatwia pracę z programem? ............................................................. 74
Okna programu ....................................................................................... 74
Działania ................................................................................................. 77
Nawigacja ............................................................................................... 78
Edycja ..................................................................................................... 78
Pasek narzędzi ....................................................................................... 79
Przełączanie się między programami ..................................................... 80
Kalkulator ................................................................................................ 81
Zakończenie pracy i inne operacje ......................................................... 82
Zakończenie pracy.................................................................................. 82
Modernizacja i aktualizacja programu .................................................... 82
Informacje techniczne.............................................................................. 84
Wymagania techniczne........................................................................... 84
Opis pliku VULCAN.INI ........................................................................... 84
Katalog z danymi ........................................................................................................ 85
Opis pliku KZP.INI .................................................................................. 85
Indeks ........................................................................................................ 87
Indeks ..................................................................................................... 87
5
Wprowadzenie
Ponieważ liczne jednostki prowadzą pracownicze kasy zapomogowo-
pożyczkowe, postanowiliśmy opracować specjalny system ułatwiający
funkcjonowanie takich kas. W pracy wykorzystaliśmy bogate doświad-
czenie osób zajmujących się rozliczaniem pożyczek pracowniczych za-
równo w niewielkich jednostkach , jak i w zespołach administracyjnych
obsługujących wiele szkół.
Mamy nadzieję, że docenicie Państwo nasz program jako sprawne na-
rzędzie ułatwiające pracę osób odpowiedzialnych za prowadzenie pra-
cowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych.
Co potrafi nasz program?
Podczas opracowywania programu bardzo ważne było dla nas, aby za-
chował on odpowiednią elastyczność gwarantującą możliwość korzysta-
nia z niego różnych użytkowników o różnych przyzwyczajeniach i wy-
maganiach. Dlatego oddawana w Państwa ręce KZP Optivum:
może pracować w sieci komputerowej, a także jako system jedno-
stanowiskowy;
jest przygotowana do obsługi przez wielu użytkowników pouf-
ność i bezpieczeństwo danych są zagwarantowane dzięki możliwo-
ści przydzielania różnych uprawnień dla użytkowników;
jest przygotowana do pracy na wspólnej bazie danych z programem
Księgowość Optivum, ale można ją uruchomić również z lokalną,
odrębną bazą danych, np. dla celów szkoleniowych albo ze względu
na specyfikę działania księgowości KZP w danej jednostce;
pozwala użytkownikowi określać różne parametry sterujące pracą pro-
gramu, gwarantując w ten sposób elastyczne dopasowanie programu do
zasad prowadzenia kasy ZP przyjętych w konkretnej jednostce ;
Co potrafi nasz program?
potrafi wyeksportować dane do programu Księgowość Optivum
(możliwość automatycznego księgowania dokumentów);
potrafi wyeksportować dane (listy potrąceń) w różnych formatach
np. xls.
KZP Optivum wchodzi w skład większego zintegrowanego systemu
finansowo-księgowego, którego główną aplikacją jest program Księgo-
wość Optivum. Oprócz niego na system składają się następujące pro-
gramy (w nawiasach podajemy najważniejszy zakres funkcjonalności
poszczególnych aplikacji):
Faktury Optivum (dokumenty sprzedaży),
Rozrachunki Optivum (salda należności i zobowiązań, przelewy,
wyciągi bankowe),
Kasa Optivum (raporty kasowe, operacje gotówkowe),
Czesne Optivum (rozliczenie opłat wnoszonych przez uczniów lub
ich opiekunów),
Rejestr VAT Optivum (prowadzenie rejestrów, deklaracje VAT),
Zamówienia publiczne Optivum (dokumenty zakupu, zestawienia
wg ustawy o zamówieniach publicznych),
Stołówka Optivum (jadłospisy, raporty żywieniowe, koszty posiłków),
Magazyn Optivum (gospodarka magazynowa, inwentaryzacja, wy-
pożyczenia),
Inwentarz Optivum (księgi inwentarzowe, środki trwałe, amortyzacja),
Opłaty Optivum (rozliczanie opłat za przedszkole, prowadzenie
magazynu żywnościowego, jadłospis).
Sigma Optivum (gromadzenie danych o organizacji i finansach
oświaty danych m.in. z arkuszy organizacyjnych, danych SIO,
opracowywanie i zatwierdzanie projektów planów finansowych,
sprawozdania z realizacji planów finansowych).
Przepływ danych pomiędzy aplikacjami przedstawiony został na poniż-
szym schemacie.
7
Wprowadzenie
Jak poznać program? Podręcznik, baza wiedzy,
szkolenia
Podręcznik wyjaśnia zasady pracy z programem. Jego zadaniem jest
pomóc użytkownikowi w poznaniu funkcji oferowanych przez program,
jednak za celowość ich zastosowania zawsze odpowiada sam użytkow-
nik. Osoby pracujące z programem muszą posiadać odpowiednią wiedzę
merytoryczną w tym przepisy prawne regulujące funkcjonowanie pra-
cowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych.
Uwaga Wszystkie dane przykładowe podawane w podręczniku do programu
KZP Optivum (widoczne na rysunkach i zapisane w przykładach) są
fikcyjne i powstały wyłącznie dla potrzeb szkoleniowych; nie dotyczą
żadnych rzeczywistych jednostek .
Program jest systematycznie uaktualniany powstają jego nowe wersje.
Zawsze dołączany jest do nich plik zawierający opis wprowadzonych
zmian. Dostęp do tych informacji umożliwia funkcja Pomoc/ Historia
zmian w programie.
Zachęcamy również do systematycznego odwiedzania naszej witryny in-
ternetowej www.vulcan.edu.pl . Dostępna jest baza wiedzy, gdzie pu-
blikowane są informacje przydatne dla użytkowników naszych progra-
mów, w tym odpowiedzi na pytania najczęściej kierowane do serwisu.
Szybki dostęp do bazy wiedzy jest możliwy również po użyciu przyci-
8
Jak poznać program? Podręcznik, baza wiedzy, szkolenia
sku Start. Należy kolejno wybierać opcje Programy/ Vulcan/ Narzędzia/
Baza wiedzy.
Osoby, które stwierdzą, że chciałyby wziąć udział w szkoleniu dla po-
czątkujących użytkowników programu lub w warsztatach doskonalą-
cych nabyte umiejętności, prosimy o kontakt. W naszym serwisie inter-
netowym prezentowane są szczegółowe informacje o wszystkich
organizowanych przez nas kursach.
9
Rozpoczęcie pracy
Rozpoczęcie pracy
Zasady pracy z programem
KZP Optivum wykorzystuje typowe mechanizmy systemu Windows.
Korzystanie z nich nie powinno stanowić problemu dla użytkowników,
którzy wcześniej zetknęli się z jakimkolwiek programem pracującym
pod kontrolą tego systemu.
Instalacja programu
Operacja zainstalowania na komputerze KZP Optivum jest bardzo pro-
sta, przebiega szybko i sprawnie. Nie ma potrzeby, by program instalo-
wany był przez informatyka każdy użytkownik systemu Windows po-
winien bez trudu poradzić sobie z tą czynnością. Wystarczy postępować
zgodnie ze wskazówkami wyświetlanymi na ekranie. W razie potrzeby
można korzystać z dodatkowej instrukcji dołączonej do płyty z wersją
instalacyjną programu.
Uwaga W wersjach Windows obsługujących kontrolę dostępu, np.2000, XP
osoba instalująca program musi posiadać uprawnienia administrato-
ra Windows.
Instalowanie programu na dysku twardym
Aby zainstalować program, należy włożyć płytę instalacyjną do napędu CD.
Automatycznie otworzy się okno przeglądarki zawartości płyty Optivum.
Z menu trzeba wybrać pakiet Finanse Optivum, potem opcję Instalacja progra-
mów, a następnie nazwę instalowanego programu. Kolejne operacje należy
wykonywać zgodnie z wyświetlanymi na ekranie poleceniami.
Zob. również podrozdział Pierwsze uruchomienie programu.
10
Pierwsze uruchomienie programu
Instalacja w trybie współużytkowania
Tryb współużytkowania umożliwia jednoczesną pracę dowolnej liczby
operatorów obsługujących te same dane z różnych komputerów w sieci.
Aby umożliwić taką pracę, należy przeprowadzić instalację w trzech
etapach.
W pierwszym kroku należy zainstalować program na dowolnie wy-
branej końcówce sieci.
Następnie należy go uruchomić. W trakcie pierwszego uruchomie-
nia operator określa katalog, w którym mają znalezć się dane po-
winien się on znajdować na dysku sieciowym i wraz z katalogiem
nadrzędnym być w pełni dostępny (do zapisu, tworzenia i kasowa-
nia nowych katalogów) dla wszystkich pózniejszych operatorów
programu. Zarządzaniem dostępem do katalogów na dysku siecio-
wym zwykle zajmują się administratorzy sieci.
Na koniec instaluje się program na pozostałych komputerach w sie-
ci. Ponieważ instalacja na tych komputerach przebiega bez założe-
nia lokalnych zbiorów danych, pierwsze uruchomienie programu na
każdym komputerze związane jest z koniecznością wskazania miej-
sca, w którym zostały one zainstalowane. Jest nim katalog na dysku
sieciowym ustalony w poprzednim kroku.
Zob. również podrozdział Pierwsze uruchomienie programu.
Pierwsze uruchomienie programu
Bezpośrednio po zakończeniu instalacji można rozpocząć pracę z pro-
gramem. Uruchamia się go standardowo albo przez podwójne kliknię-
cie ikony programu umieszczonej na pulpicie, albo przez wybranie
z menu Start funkcji Programy/ VULCAN/ KZP Optivum.
Uwaga W wypadku instalacji w trybie współużytkowania danych pierwsze
uruchomienie programu wiąże się ze wskazaniem miejsca na
współużytkowanym dysku sieciowym przeznaczonym do przecho-
wywania wspólnej bazy danych. Trzeba wtedy zmienić sugerowany
standardowo katalog poprzez użycie przycisku z trzema kropkami
wskazać właściwy.
Rozpoczynając pracę z programem, warto zastanowić się nad tym, czy
program ma korzystać ze wspólnej bazy danych (KZP Optivum jest
przygotowana do pracy na wspólnej bazie danych globalnej bazie da-
nych programu Księgowość Optivum i modułów dodatkowych) czy
działać na niezależnej, lokalnej bazie danych. Tym użytkownikom, któ-
11
Rozpoczęcie pracy
rzy prowadzą osobną księgowość tylko dla potrzeb kasy ZP, można po-
lecić następujące rozwiązanie:
Księgowość Optivum pracująca na lokalnej bazie danych,
KZP Optivum pracująca na tej samej co program księgowy lokalnej
bazie danych.
Warto również pamiętać, że nawet przy wykorzystywaniu wspólnej ba-
zy danych można dla celów szkoleniowych uruchomić program z lokal-
ną, niezależną bazą danych, a po nabraniu biegłości w jego obsłudze
zmienić bazę danych na wspólną.
Wszystkie te operacje umożliwia funkcja Administracja/ Zmiana bazy da-
nych opisana w rozdziale Administrowanie programem.
Identyfikacja użytkownika
Po uruchomieniu programu jako pierwsze jest wyświetlane okno, w któ-
rym należy wprowadzić hasło użytkownika. Zanim nie zostaną przy-
dzielone odpowiednie uprawnienia każdemu z użytkowników, program
jest uruchamiany w trybie pracy przypisanym administratorowi ADM.
Hasło administratora przy pierwszym uruchomieniu brzmi vulcan (pisane
małymi literami).
Standardowo uprawnienia administratora nie pozwalają mu na dostęp do
wszystkich funkcji systemu. Administrator ma możliwość nadawania
praw do korzystania z właściwych opcji programu. O nadawaniu
uprawnień użytkownikom traktuje podrozdział Użytkownicy w części
Administrowanie programem.
Od czego zacząć?
Ponieważ zgodnie z obowiązującymi przepisami prowadzenie pracow-
niczej kasy zapomogowo-pożyczkowej wiąże się z wymogiem prowa-
dzenia pełnej księgowości, należy w programie Księgowość Optivum,
z którym współpracuje KZP Optivum, wykonać takie operacje, jak:
założenie dziennika księgowań obejmującego operacje związane
z funkcjonowaniem kasy ZP;
założenie w planie kont odpowiednich kont związanych z kasą ZP.
W zależności od tego, czy wybrano globalną czy lokalną bazę danych,
proponujemy, by pierwsze czynności w programie KZP Optivum wyko-
nywać według opisanej poniżej kolejności.
Jeśli wybrana została globalna baza danych:
12
Pierwsze uruchomienie programu
1. Określić uprawnienia osób obsługujących program. (Zob. Admini-
strowanie programem. Użytkownicy).
2. Opisać wszystkie kasy typu ZP, które są prowadzone w danej jed-
nostce (szkole, organie administracyjnym), np. kasa mieszkaniowa,
kasa pożyczkowa.
3. Założyć karty członków kasy ZP.
4. Opisać kategorie potrąceń i naliczeń.
Jeśli wybrana została lokalna baza danych, konieczne jest:
1. Określenie uprawnień osób obsługujących program. (Zob. Admini-
strowanie programem. Użytkownicy).
2. Opisanie typów jednostek (dla potrzeb szkoleniowych wystarczy
jeden typ).
3. Opisanie jednostek (dla potrzeb szkoleniowych wystarczy jedna
jednostka1).
4. Wprowadzenie informacji o kilku osobach członkach KZP.
5. Opisanie kasy (ewentualnie dwóch kas).
6. Założenie kart członkom kasy ZP.
7. Opisanie kategorii potrąceń i naliczeń.
1
Jeśli w rzeczywistej pracy użytkownik będzie obsługiwał kasę prowadzoną dla kilku jed-
nostek, warto by w trybie szkoleniowym opisał więcej niż jedną jednostkę.
13
Opisanie kas
Opisanie kas
Opisanie kas
Przed przystąpieniem do wprowadzenia do programu informacji o pro-
wadzonej kasie (kasach) ZP należy zastanowić się nad tym, czy istnieje
potrzeba istnienia wielu kas czy tylko jednej. Najczęściej stosowany jest
podział ze względu na rodzaj pożyczek kasa zapomogowo-
pożyczkowa oraz kasa mieszkaniowa (pożyczki na cele mieszkaniowe).
Warto także mieć gotowe ustalenia dotyczące zasad funkcjonowania ka-
sy (kas) chodzi tu m.in. o:
oprocentowanie pożyczek;
dzień miesiąca, w którym są naliczane wkłady i raty;
wielkość wkładów;
wielkość rat;
wielkość pożyczek.
Uwaga Obsługa wielu jednostek nie jest faktem wymuszającym założenie
odrębnych kas ZP dla każdej jednostki. Jedna kasa może obejmo-
wać pracowników pochodzących z różnych instytucji jest to wtedy
międzyzakładowa pracownicza kasa zapomogowo-pożyczkowa.
14
Opisanie kas
Rysunek 1. Okno z informacjami o kasie ZP.
Do wprowadzenia informacji o kasach służy funkcja Słowniki\ Kasy ZP.
Po jej uruchomieniu należy wypełnić pola na zakładce Opis, pamiętając, że:
1. Skrót nazwy kasy może składać się z co najwyżej 10 znaków alfa-
numerycznych i powinien być czytelny dla wszystkich osób obsłu-
gujących program. Musi być ciągiem znaków nie może zawierać
spacji.
2. Jako standardowe kwoty można wprowadzić takie wartości, jak:
wkład, rata, pożyczka program będzie podpowiadał je przy nali-
czaniu tych składników. Jeżeli nie jest to potrzebne, pola te można
pozostawić puste.
3. Gdy stosowane jest oprocentowanie pożyczek, można wprowadzić
ustaloną wartość w pole Oprocentowanie. Będzie ona podpowiadana
przez program przy udzielaniu pożyczek. W konkretnej sytuacji
zawsze możliwe będzie zmienienie podpowiadanego oprocento-
wania.
4. Ustalony dzień naliczania wkładów i rat to dzień miesiąca, w któ-
rym standardowo odbywa się naliczanie tych kwot. Ponieważ nali-
czanie nie jest uruchamiane automatycznie każdorazowo to użyt-
kownik decyduje o faktycznym momencie przeprowadzenia
naliczeń wartość wpisaną w omawiane pole należy traktować po
prostu jako informację o przyjętym terminie wykonywania nali-
czeń, od którego można w konkretnych sytuacjach odejść. Dokład-
na data ostatniego wykonanego naliczenia jest podawana w od-
dzielnym polu.
15
Opisanie kas
5. Powiązanie opisywanej kasy z konkretną jednostką odbywa się
przez wybranie odpowiedniej jednostki ze słownika, który uru-
chamia się ikoną umieszczoną obok pola Jednostka . Jeśli opi-
sywana kasa jest prowadzona dla wielu jednostek , pole Jednostka
musi zostać puste.
6. Dzień, w którym wprowadzony zostaje do programu opis kasy, jest
automatycznie zapisywany w polu Data program odczytuje i po-
daje w tym polu datę systemową komputera.
7. W polu Nr ostatniej umowy program będzie informował, jaki numer
nosi ostatnia umowa, która potwierdza przystąpienie nowego
członka do danej kasy. Ponieważ numeracja umów nie musi być
ciągła nie można tej wartości traktować jako informacji o liczbie
umów zawartych w ramach danej kasy ZP.
16
Opisanie nowego członka kasy ZP
Karty członkowskie
Okno Karty członkowskie to miejsce, gdzie rejestrowane są wszystkie wy-
darzenia związane z przynależnością pracownika do kasy ZP od jego
wstąpienia począwszy, a na wystąpieniu skończywszy. Wykonywane tu
operacje zostały opisane w kolejnych podrozdziałach.
Uwaga Karta członkowska służy do rejestrowania wydarzeń związanych
z przynależnością konkretnej osoby do konkretnej kasy ZP. Jeżeli
pracownik należy do dwóch kas (np. zwykłej i mieszkaniowej), musi
mieć założone dwie karty użytkownika.
Uwaga Użytkownik nie może usunąć karty obciążonej naliczeniami, jeśli nie ma
do tego prawa (do ustalania uprawnień służy funkcja Administracja/
Użytkownicy).
Opisanie nowego członka kasy ZP
Aby opisać nowego członka kasy ZP, z którym podpisano umowę, nale-
ży uruchomić funkcję Dokumenty/ Karty członkowskie i wypełnić wyświe-
tlony formularz.
17
Karty członkowskie
Rysunek 2. Wszystkie informacje o pracowniku korzystającym
z kasy ZP są zawarte na karcie członka.
Proponujemy następującą kolejność wprowadzania danych:
1. W pole Osoba wpisać skrót członka kasy ZP, jeśli osoba ta została
już wprowadzona do słownika osób. Można też wybrać pracowni-
ka z listy słownikowej uruchamianej ikoną Jeśli dane nowego
.
członka nie figurują w słowniku osób, należy je tam wprowadzić
(zob. Słowniki. Osoby). Obok pola Osoba automatycznie pojawia
się nazwisko oraz imię pracownika.
2. Określić typ pracownika (będzie to miało wpływ na pózniejsze na-
liczenia wykonywane dla grup pracowników przypisanych do kon-
kretnego typu). Dostępna jest tu lista rozwijalna, z której można
wybrać odpowiedni zapis Nauczyciel, Administracja, Obsługa, Ze-
wnętrzny (chodzi np. o emerytów, osoby przebywające na urlopach
wychowawczych itp.).
3. Przypisać nowego członka do konkretnej kasy ZP wybierając
w polu Kasa odpowiednią nazwę z listy rozwijalnej lub posługując
się ikoną uruchamiającą słownik opisanych wcześniej kas.
4. W polu Nr pojawia się dwuczłonowy numer karty członkowskiej.
Pierwszy człon numeru to skrót nazwy kasy. Drugi kolejna liczba
(program odczytuje, jaki numer nosiła ostatnia umowa w danej ka-
sie i nadaje karcie numer następny). Pole jest wypełniane automa-
tycznie przez program, ale gdy zajdzie potrzeba, można zmienić
drugi człon numeru należy kliknąć wewnątrz pola i wpisać żąda-
18
Rejestracja wkładów, pożyczek, rat
ną liczbę. Program kontroluje, by numery kart członkowskich były
niepowtarzalne. Nie jest wymagana ciągłość numeracji.
5. Określić ewentualnie jednostkę, z której pochodzi dany pracownik.
Standardowo pole Jednostka jest wypełnione zgodnie z tym, do ja-
kiej jednostki jest przypisana kasa (Słowniki/ Kasy ZP). Można jednak
w tym miejscu wybrać inną jednostkę, jeśli zajdzie taka potrzeba
(gdy pracownik pochodzi z innej jednostki ).
6. Wpisać datę wstąpienia pracownika do kasy ZP. Standardowo pro-
gram proponuje aktualną datę, którą można zmienić na właściwą.
7. Pole Data wystąpienia wypełnia się po rezygnacji pracownika z
udziału w kasie ZP. Nie jest tu podpowiadana żadna data. Jeżeli
pole jest wypełnione, dana osoba nie jest brana pod uwagę przy
wykonywanych przez program naliczeniach.
Dodatkowe informacje i standardowe parametry
Do wprowadzania dodatkowych informacji o członku kasy oraz do
określania standardowych parametrów naliczeń odnoszących się do da-
nego pracownika służy zakładka Parametry\ Uwagi.
Standardowo są tu kopiowane parametry naliczeń, które określono dla
danej kasy (Słowniki\ Kasy ZP) typowe kwoty wkładów, rat, pożyczek,
dzień wykonywania naliczeń. Jeśli zajdzie potrzeba, by dla niektórych
członków kasy obowiązywały inne wartości i terminy naliczeń, można
to zmienić właśnie w oknie prezentującym kartę członkowską, na za-
kładce Parametry\ Uwagi.
Możliwe jest tu także wprowadzenie ewentualnych zapisów odnoszą-
cych się do umowy podpisanej przez pracownika przystępującego do
kasy ZP. Służy do tego pole Uwagi o umowie z członkiem kasy.
Uwaga Parametry, które program bierze pod uwagę podczas naliczeń,
można wprowadzać podczas opisywania kas (Słowniki/ Kasy ZP)
i podczas wypełniania kart członkowskich (Dokumenty/ Karty człon-
kowskie). Trzeba pamiętać, że dla programu zawsze ważniejsze są
ustalenia zapisane na karcie członka. Standardowe wartości są trak-
towane jako podpowiedz można je zmieniać w momencie opisy-
wania konkretnych naliczeń dla konkretnej osoby, np. podczas przy-
znawania pożyczek i planowania ich spłat.
Rejestracja wkładów, pożyczek, rat
W oknie Karty członkowskie na zakładce Karta członka rejestrowane są
wszystkie związane z daną kasą wkłady, pożyczki, raty, świadczenia
bezzwrotne, przeksięgowania, które dotyczyły danego pracownika.
19
Karty członkowskie
Uwaga Karta członka prezentuje całą historię zdarzeń związaną z jego
przynależnością do konkretnej kasy. Trzeba pamiętać, że część za-
pisów może być wprowadzona przez użytkownika programu bezpo-
średnio do tabeli widniejącej na zakładce Karta członka (tak wpro-
wadza się np. stan początkowy, opisuje udzielone pożyczki), a
część pojawia się tam na podstawie operacji wykonanych automa-
tycznie przez program (automatyczne naliczenie wkładów, rat).
Część z zapisów wkłady, świadczenia bezzwrotne może być mody-
fikowana bezpośrednio w tabeli umieszczonej na zakładce. Nie dotyczy
to rat, pożyczek, przeksięgowań oraz kwot potwierdzonych (zaznaczo-
nych w kolumnie Potwierdzenie).
Dla ułatwienia rozróżnienia zapisów są one oznaczane innymi kolorami
(podajemy je dla standardowych ustawień programu): kolorem brązowo-
zielonym zaznaczone są wkłady (kolor nr 9 z palety użytkownika),
czerwonym pożyczki (kolor nr 10 z palety użytkownika), niebieskim
raty (kolor nr 8 z palety użytkownika), ciemnozielonym świadczenia
bezzwrotne (kolor nr 7 z palety użytkownika). Pożyczki zawsze są zapi-
sywane ze znakiem minus i tak wpływają na saldo karty.
Wkłady
Aby zarejestrować na karcie członka jego wkład do kasy, należy:
1. Kliknąć przycisk Dodaj umieszczony po prawej stronie tabeli.
2. Z rozwiniętego podmenu wybrać funkcję Wkład.
3. Program wprowadzi do tabeli zapis dotyczący wkładu, opierając
się na standardowych parametrach (parametry te można zmienić
dla danego członka kasy na drugiej zakładce w omawianym oknie
Parametry/ Uwagi).
4. W razie potrzeby można zmodyfikować zaproponowaną przez
program kwotę, wprowadzając kursor do pola Kwota.
5. Jeśli rejestrowany jest wkład już naliczony czyli wprowadzane są
informacje o stanie początkowym, trzeba pamiętać o wprowadze-
niu zaznaczenia w pole Potwierdzenie.
Pożyczki
Aby zarejestrować udzieloną pożyczkę, należy:
1. Kliknąć przycisk Dodaj umieszczony po prawej stronie tabeli.
2. Z rozwiniętego podmenu wybrać funkcję Pożyczka.
3. Program wyświetli nowe okno, w którym można określić kwotę
pożyczki (podpowiadana przez program będzie kwota standardowa
20
Rejestracja wkładów, pożyczek, rat
ustalona w parametrach, które można zmienić dla danego człon-
ka kasy na drugiej zakładce karty członka Parametry/ Uwagi) oraz
stworzyć plan spłacania rat przez pracownika.
Rysunek 3. Podczas udzielania pożyczki ustala się od razu zasady
spłacania rat.
Postać okna, w którym opisuje się plan spłat rat zmienia się w zależno-
ści od tego, czy:
udzielana pożyczka jest oprocentowana (jeśli pożyczka ma być
oprocentowana, należy włączyć znacznik w polu Pożyczka oprocen-
towana i w polu Oprocentowanie wprowadzić odpowiednią liczbę
i wybrać sposób naliczania odsetek, włączając odpowiednią opcję w
polach Roczne (%/rok), % za cały okres oraz w polu Odsetki dokład-
niejszy opis w podrozdziale Jak program oblicza odsetki);
ustala się stałą kwotę raty miesięcznej (zaznaczone pole Ustal stałą
ratę miesięczną);
ustala się stałą liczbę rat (zaznaczone pole Ustal liczbę miesięcy).
4. Po zaplanowaniu rat należy kliknąć w oknie przycisk Przelicz.
5. Program wyświetli kolejne okno z pełnymi informacjami o po-
życzce i planie rat.
21
Karty członkowskie
Rysunek 4. Okno prezentujące szczegółowe informacje o udzielonej
pożyczce i ustalonym planie rat.
6. Po zamknięciu okna Pożyczka i powrocie na kartę członka można
zobaczyć, że pojawił się w tabeli zapis informujący o udzielonej
pożyczce.
Uwaga Program pozwala na przydzielenie jednemu pracownikowi kilku po-
życzek nie jest konieczne spłacenie jednej pożyczki, by możliwe
było zaciągniecie następnej.
Jak program oblicza odsetki
Ponieważ trudno narzucać użytkownikom programu jednej metody nali-
czania odsetek od pożyczek oprocentowanych, zaproponowane zostały
różne sposoby ich wyznaczania i dopisywania do spłacanych rat.
Przede wszystkim za pomocą opcji Roczne (%/rok), % za cały okres można
zdecydować, czy oprocentowanie jest liczone w odniesieniu do roku czy
do całego okresu spłacania pożyczki.
Możliwe są przy tym następujące sytuacje:
1. Pracownik będzie miał naliczaną pożyczkę w równych ratach
miesięcznych (część kapitałową raty) w oknie Tworzenie planu
rat włączona jest opcja Ustal stałą ratę miesięczną.
22
Rejestracja wkładów, pożyczek, rat
Pod polem Odsetki (w oknie Tworzenie planu rat) można wybrać jedną
z opcji:
przelicz odsetki dla każdej raty wg pozostałego do spłacenia kapitału przed
zapłaceniem każdej raty jest to tzw. metoda bankowa na raty male-
jące, która opiera się na wzorze:
oprocentow anie
odsetki kapitał przed zapłacenie m raty *
12
lub:
oprocentow anie
odsetki kapitał przed zapłacenie m raty *
liczba rat
rata z odsetkami = rata + odsetki
wylicz odsetki za cały okres w tym wypadku stosowana jest uprosz-
czona metoda wyliczania odsetek opierająca się na wzorze:
oprocentow anie
kwota pożyczki * *liczba rat
12
lub:
oprocentow anie
kwota pożyczki * *liczba rat , czyli
liczba rat
kwota pożyczki * oprocentowanie
Pozostaje jeszcze do rozstrzygnięcia problem, do której raty będą dopi-
sywane wyliczone odsetki. Dlatego należy wybrać jedną z proponowa-
nych przez program możliwości odsetki dopisane do pierwszej albo
ostatniej raty lub podzielone po równo i dopisane do wszystkich rat.
2. Pracownik będzie spłacał pożyczkę w ciągu podanej liczby mie-
sięcy w oknie Tworzenie planu rat jest włączona opcja Ustal
liczbę miesięcy.
W polu Liczba rat (miesięcy) należy wprowadzić odpowiednią liczbę. Pro-
gram wyliczy według wzoru bankowego na raty stałe oprocentowane.
23
Karty członkowskie
oprocentow
anieroczne
12
kwotaraty kwota pożyczki
1
1
liczba rat
oprocentow
anieroczne
1
12
lub:
oprocentow anie roczne
liczba rat
kwota raty kwota pożyczki
1
1
liczba rat
oprocentow anie roczne
1
liczba rat )
Jak zmienić udzieloną pożyczkę
Gdy zajdzie potrzeba zmiany kwoty pożyczki lub planu spłacania rat,
należy postępować zgodnie z poniższymi zaleceniami:
1. Na pierwszej zakładce okna Karty członkowskie ustawić kursor w ta-
beli na zapisie odpowiadającym zmienianej pożyczce i kliknąć
umieszczony obok tabeli przycisk Zmień.
2. Następnie w oknie Pożyczka trzeba kliknąć przycisk (Przelicz).
3. Program udostępni okno Tworzenie planu rat. Należy wprowadzić tu
zmiany, pamiętając, by na końcu kliknąć przycisk Przelicz.
4. Program powróci do okna Karty członkowskie, gdzie w tabeli będzie
widoczny zapis odpowiadający danej pożyczce.
Uwaga Zmiana kwoty pożyczki powoduje wykasowanie nienaliczonych rat.
Konieczne jest wtedy ponowne rozplanowanie spłaty pożyczki.
Do programu dołączone są mechanizmy ułatwiające typowe zmiany
planu spłacania rat:
Scalanie dwóch rat. Aby scalić dwie raty, np. ostatnią i przedostat-
nią, w jedną, należy w oknie Pożyczka ustawić kursor na ostatniej
racie, a następnie kliknąć ikonę . Program połączy dwie raty w
jedną, sumując ich kwoty.
Odroczenie raty (karencja). Gdy zajdzie potrzeba nienaliczania w
danym miesiącu jednej z rat ujętych w planie spłacania pożyczki,
24
Rejestracja wkładów, pożyczek, rat
wystarczy zastąpić ją tzw. ratą zerową. Należy w oknie Pożyczka
ustawić kursor na racie poprzedzającej ratę, która ma być odroczo-
na, i kliknąć ikonę . Program automatycznie wprowadzi do tabeli
zapis odpowiadający racie zerowej przed wskazaną ratą umożli-
wia to dodanie raty zerowej jako raty nr 1 (także dla pożyczek opro-
centowanych).
Likwidacja tzw. rat zerowych. Jeśli najpierw zdecydowano o karen-
cji spłat, a następnie zajdzie potrzeba przywrócenia pierwotnego
stanu zaplanowanych rat, należy w oknie Pożyczka ustawić kursor
na racie zerowej i kliknąć ikonę .
Raty
Na karcie członka rejestruje się raty tylko w dwóch wypadkach:
opisując stan początkowy (wprowadzenie do programu informacji
o ratach, które członkowie regulowali zanim rozpoczęto pracę z
programem);
opisując naliczenia dla pojedynczych pracowników wynikające ze
specyficznych sytuacji np. konieczność wcześniejszego rozlicze-
nia pożyczki.
Standardowo naliczenie rat odbywa się automatycznie i jest efektem
działania specjalnej funkcji w programie (zob. Dokumenty/ Tworzenie listy
potrąceń).
Uwaga Nie można zarejestrować raty, która nie jest związana z żadną po-
życzką. Trzeba o tym pamiętać, wprowadzając stan początkowy
należy rozpoczynać od opisania pożyczki, a dopiero potem podawać
informacje o ratach.
Aby zarejestrować na karcie członka ratę, należy:
1. Kliknąć przycisk Dodaj umieszczony po prawej stronie tabeli.
2. Z rozwiniętego podmenu wybrać funkcję Rata.
3. Program wyświetli nowe okno, w którym można określić, którą
z zaplanowanych rat pracownik spłaca w polu Rata do naliczenia na-
leży wybrać numer raty. Następnie należy kliknąć przycisk Nalicz.
4. Program powróci do okna z kartą członka, gdzie można zobaczyć,
że w tabeli pojawił się zapis odpowiadający naliczonej racie.
5. Jeżeli rejestrowana rata odzwierciedla stan początkowy i została
już spłacona przez pracownika, należy w kolumnie Potwierdzone
kliknąć widoczne tam pole i je zaznaczyć.
25
Karty członkowskie
6. Jeżeli rata rejestrowana na karcie członka nie została jeszcze spła-
cona, należy dodatkowo pamiętać o przygotowaniu osobnej listy
potrąceń funkcja Dokumenty/ Tworzenie listy potrąceń.
Opłaty
Jeśli na podstawie regulaminu pracowniczej kasy zapomogowo-
pożyczkowej członkowie wnoszą opłaty za korzystanie z kasy, można je
również rejestrować w programie.
Uwaga Kwoty opłat nie mają wpływu na saldo. Informacje o sumach opłat
wniesionych w dowolnych okresach można uzyskać, wykonując ze-
stawienie naliczeń (funkcja Zestawienia/ Naliczenia).
Aby wprowadzić na kartę członka informację o wniesionej opłacie, należy:
1. Kliknąć przycisk Dodaj umieszczony po prawej stronie tabeli.
2. Z rozwiniętego podmenu wybrać funkcję Opłata.
3. Program wprowadzi do tabeli nowy zapis (standardowo zostaje
podana domyślna wartość wkładu, którą należy zastąpić odpo-
wiednią kwotą).
4. W razie potrzeby można zmodyfikować zaproponowaną przez
program kwotę, wprowadzając kursor do pola Kwota.
Nadpłata raty
W pewnych sytuacjach zdarza się, że pracownik, spłacając ratę, wpłaca
do kasy większą kwotę niż należało lub wpłaca pieniądze na poczet
spłaty przyszłej pożyczki. Taki fakt można również odnotować w pro-
gramie. Należy:
1. Kliknąć przycisk Dodaj umieszczony po prawej stronie tabeli.
2. Z rozwiniętego podmenu wybrać funkcję Nadpłata raty.
3. Program wprowadzi do tabeli nowy zapis (standardowo zostaje
podana wartość 0 zł, którą należy zastąpić odpowiednią kwotą).
4. W razie potrzeby można zmodyfikować zaproponowaną przez
program kwotę, wprowadzając kursor do pola Kwota.
Uwaga Kwota nadpłaty raty wpływa na saldo tak jak zwykła rata.
Uwaga Kwotę nadpłaty można zmieniać jedynie do momentu powiązania
nadpłaty z pożyczką. Niepowiązane nadpłaty są wyróżnione cyfrą 0
w kolumnie Nr raty.
26
Rejestracja wkładów, pożyczek, rat
Powiązanie nadpłaty z pożyczką
Aby przyporządkować nadpłatę do pożyczki, należy:
1. Kliknąć przycisk Zmień umieszczony po prawej stronie tabeli.
2. W nowym oknie wybrać pożyczkę, która będzie rozliczana nadpłatą.
Jeśli nadpłata jest większa niż pożyczka, program zaproponuje po-
dzielenie nadpłaty na dwie części odpowiedniej wielkości. (Bardzo
istotne jest dokładne przeczytanie informacji podawanych pod listą).
3. Program doda ratę do planu rat i zaznaczy ją jako spłaconą, a rozli-
czoną nadwyżkę oznaczy numerem raty. Automatycznie zostaje
również udostępnione okno planu rat, aby można było w razie po-
trzeby zmienić dalsze raty.
Rysunek 5. Za pomocą tego okna rozlicza się nadpłatę.
Świadczenia bezzwrotne
Jeśli w ramach pracowniczej kasy zapomogowo-pożyczkowej wypłaca-
ne są pracownikom świadczenia bezzwrotne, można je również reje-
strować w programie.
Uwaga Kwoty świadczeń bezzwrotnych nie mają wpływu na saldo.
27
Karty członkowskie
Aby wprowadzić na kartę członka informację o przyznanym świadcze-
niu bezzwrotnym, należy:
1. Kliknąć przycisk Dodaj umieszczony po prawej stronie tabeli.
2. Z rozwiniętego podmenu wybrać funkcję Świadczenie bezzwrotne.
3. Program wprowadzi do tabeli zapis dotyczący tego świadczenia
(standardowo zostaje podana wartość 0 zł, którą należy zastąpić
odpowiednią kwotą).
4. W razie potrzeby można zmodyfikować zaproponowaną przez
program kwotę, wprowadzając kursor do pola Kwota.
Przeksięgowania
Przeksięgowanie to operacja zmniejszenia kwoty pożyczki przy wyko-
rzystaniu wkładów wniesionych przez członka kasy. Taka metoda rozli-
czenia pożyczki jest stosowana np. podczas występowania członka z ka-
sy ZP. Przeksięgowanie pozwala wyzerować saldo pożyczek.
Aby wykonać przeksięgowanie, należy:
1. Kliknąć przycisk Dodaj umieszczony po prawej stronie tabeli.
2. Z rozwiniętego podmenu wybrać funkcję Przeksięgowanie.
3. Program wyświetli pomocnicze okno, w którym należy wybrać po-
życzkę, której będzie dotyczyła operacja przeksięgowania (w polu Da-
ta program podpowiada wszystkie niespłacone pożyczki). Należy
również określić kwotę, która zostanie przeksięgowana w polu Kwota
do przeksięgowania podpowiadana jest jedna z dwóch wartości (zawsze
ta, która jest mniejsza): saldo wkładów wniesionych przez pracownika
lub suma niespłaconych rat. Użytkownik może tu również wpisać inną
kwotę. Na koniec należy kliknąć przycisk Przelicz.
Uwaga Przeksięgowanie zmniejsza saldo wkładów i pożyczek, nie zmienia
salda ogólnego.
Rysunek 6. Okno pozwalające ustalić kwotę przeksięgowania.
28
Przeglądanie kart członkowskich
4. Program wyświetli okno Pożyczka jako potwierdzenie wykonania
przeksięgowania. Jeśli przeksięgowanie nie objęło całej pożyczki,
można tu przygotować plan spłaty pozostałej sumy, a więc kliknąć
przycisk (Przelicz) wtedy udostępnione zostanie okno Tworze-
nie planu rat (zob. opis powyżej).
5. Po przeprowadzeniu przeksięgowania i pozamykaniu wszystkich
okien pomocniczych można będzie zobaczyć, że w tabeli na karcie
członka pojawił się nowy zapis odpowiadający wykonanej operacji.
Przeglądanie kart członkowskich
Na zakładce Lista okna Karty członkowskie można wygodnie przeglądać
w układzie tabelarycznym najważniejsze informacje o założonych kar-
tach członkowskich.
Układ kolumn tabeli może zostać zmieniony ich kolejność można
zmieniać, przesuwając za pomocą myszy nagłówki kolumn w wybrane
miejsce. Warto pamiętać, że nagłówki kolumn, które mogą być sorto-
wane, są wyróżnione pogrubioną czcionką.
Kolorem czerwonym jest w tabeli opisywane saldo ogólne. Oprócz salda
ogólnego podawane jest także saldo pożyczek i saldo wkładów.
Uwaga W kolumnach Wkład, Pożyczka, Rata podawane są standardowe
wartości ustalone dla danego członka (zob. zakładka Parametry\
Uwagi ), a nie ich podsumowania.
W razie potrzeby można przeglądać karty członkowskie założone
w konkretnej kasie lub prowadzone dla konkretnej jednostki umożli-
wiają to listy rozwijalne umieszczone pod tabelą. Gdy nie ma potrzeby
zawężania listy do kart związanych tylko z jedną kasą lub jednostką
trzeba z list rozwijalnych wybrać pozycję wszystkie.
Należy pamiętać, że uzyskanie bardziej szczegółowych informacji
o wybranych kartach członkowskich umożliwia specjalne zestawienie
(zob. menu Zestawienia).
29
Naliczenia
Naliczenia
Program automatycznie nalicza potrącenia wynikające z przynależności
do kasy ZP wkłady członkowskie, raty spłat pożyczek. Do automa-
tycznego tworzenia list potrąceń służy funkcja Dokumenty\ Tworzenie listy
potrąceń.
Uwaga Należy zwrócić uwagę, że listy naliczeń obejmujące pożyczki oraz
świadczenia bezzwrotne tworzy się przy wykorzystaniu innej
funkcji Dokumenty\ Listy potrąceń\naliczeń.
Tworzenie listy potrąceń
Listy potrąceń zawsze tworzone są w programie w trzech etapach:
1. Przygotowanie listy.
2. Wykonanie na jej podstawie naliczeń (wprowadzenie odpowied-
nich zapisów na karty członków).
3. Sporządzenie ostatecznej listy potrąceń przekazywanej do działu
płac (w postaci wydruku lub pliku np. w formacie XLS).
Uwaga Ponieważ w czasie przygotowywania listy potrąceń program korzy-
sta z informacji zawartych w kartach członkowskich, przed urucho-
mieniem funkcji Dokumenty\ Tworzenie listy potrąceń należy
upewnić się, czy nie jest otwarte okno Karty członkowskie, a jeśli
jest zamknąć je. Generalnie zalecane jest wcześniejsze pozamy-
kanie wszystkich innych otwartych okien programu.
Uwaga Program umożliwia rozdzielenie potrąceń na różne listy funkcję
Dokumenty\ Tworzenie listy potrąceń można uruchamiać wielo-
krotnie tworząc za każdym razem osobną listę, np. listę dla kon-
30
Tworzenie listy potrąceń
kretnej grupy pracowników (nauczycieli, administracji itd.), listę
obejmującą konkretny typ potrąceń (np. tylko wkłady albo tylko raty).
Przygotowanie listy potrąceń
Aby przygotować listę potrąceń, należy po uruchomieniu funkcji Doku-
menty\ Tworzenie listy potrąceń na pierwszej zakładce wyświetlonego okna
określić warunki, które ma spełniać tworzona lista.
Rysunek 7. Zakładka Warunki umożliwia opisanie zawartości przy-
gotowywanej listy naliczeń.
Należy:
1. Zdecydować, jakiego rodzaju naliczenia mają zostać przygotowa-
ne. Należy zaznaczyć odpowiednie pole:
albo pole zwykłe, a następnie wybrać opcję wkłady, raty lub opłaty;
albo pole specjalne, a następnie, włączając odpowiednią opcję, okre-
ślić, czy program ma wykonać:
1. przeksięgowania (pole kompensacja raty/wkłady),
2. rozliczenie nadwyżki wkładów przez jej wyzerowanie
(pole zerowanie salda dodatniego),
3. rozliczenie niespłaconych pożyczek przez ich wyzero-
wanie (pole zerowanie salda ujemnego).
2. Ustalić, czy wykonywane naliczenia mają dotyczyć wybranej kasy ZP,
wybranych jednostek lub osób. Służą do tego znaczniki w polu Ogra-
nicz. Jeśli włączone zostaną tu pewne pola, trzeba pamiętać o wykona-
31
Naliczenia
niu wyboru na odpowiadających im zakładkach okna uaktywniają
się one automatycznie.
3. Zdecydować, czy tworzona lista naliczeń ma obejmować wszystkich
pracowników czy tylko pewne ich grupy. W polu Typ pracowników
należy włączyć odpowiednie opcje nauczyciele, administracja, obsłu-
ga, zewnętrzny, aktywny, nieaktywny. Program grupuje pracowników
według typów na podstawie przyporządkowania odczytanego z karty
członka.
4. W polu Data można w razie potrzeby (np. w wypadku wykonywa-
nia naliczeń z poprzedniego miesiąca) zmienić standardowo pod-
powiadaną bieżącą datę.
5. Określić typ księgowania. W polu Typ księgowania z listy rozwijalnej
lub posługując się ikoną uruchamiającą słownik Typy księgowań
należy wybrać odpowiedni zapis. Pozwoli to na automatyczne zaksię-
gowanie naliczeń.
6. Podać kategorię, która opisuje dane naliczenie. W polu Kateg. nali-
czeń z listy rozwijalnej lub posługując się ikoną uruchamiającą
słownik Kategorie naliczeń należy wybrać odpowiedni zapis.
7. Ewentualnie w pole Opis wprowadzić potrzebną informację na te-
mat naliczenia.
8. Ustalić, według jakiego parametru mają być naliczane wkłady. Po-
le Wkłady naliczane jest aktywne tylko wtedy, gdy wcześniej użyt-
kownik wybrał opcję naliczania wkładów (pole Przygotuj nalicze-
nia). Można tu zdecydować, by wkłady były naliczane:
4. według standardowego parametru określonego w opisie
kasy (Słowniki\ Kasy ZP);
5. według parametrów odczytanych z kart poszczególnych
członków;
6. w stałej wysokości (należy podać kwotę).
9. Jeśli zachodzi taka potrzeba, zmienić układ listy naliczeń (pole
Układ listy).
10. Przejść na zakładkę Przygotowane potrącenia. Program zaprezentuje
tu przygotowaną listę naliczeń.
Wykonanie naliczeń
Na zakładce Przygotowane potrącenia program przedstawia taką listę nali-
czeń, jaka została automatycznie przygotowana na podstawie ustalonych
przez użytkownika parametrów. Na tym etapie pracy możliwe jest jesz-
32
Tworzenie listy potrąceń
cze dokonanie zmian naliczenia nie zostały zarejestrowane na kartach
członków.
Uwaga Zawartość wszystkich kolumn, których nagłówki zapisane są kursy-
wą (czcionką pochyloną), można zmieniać aż do momentu wykona-
nia naliczenia.
Rysunek 8. Tabela przedstawia informacje o przygotowanych potrą-
ceniach.
Do usuwania zbędnych pozycji z listy służy ikona .
Jeśli przygotowana lista (po ewentualnym naniesieniu potrzebnych
zmian) może zostać zaakceptowana jako ostateczna, należy kliknąć
przycisk Nalicz. Program wykona naliczenia, które zostaną wpisane na
karty członków. Użytkownik może w trakcie tej operacji zdecydować,
czy data naliczenia (bieżąca data zgodna z datą systemową komputera)
ma być zapisana na kartach członków (Dokumenty/ Karty członkowskie)
oraz na karcie z opisem kasy (Słowniki/ Kasy ZP).
Wykonanie naliczeń program zawsze potwierdza, wyświetlając specjal-
ny komunikat.
Uwaga Należy pamiętać, że lista naliczeń jest takim dokumentem, którego
nie można dowolnie zmieniać wykonane naliczenia są ostateczne.
Trzeba o tym pamiętać przed każdorazowym skorzystaniem z przy-
cisku Nalicz.
33
Naliczenia
Sporządzenie listy potrąceń dla działu płac
Bezpośrednio po wykonaniu naliczeń można przygotować specjalną li-
stę z informacjami potrzebnymi dla działu płac. Przycisk Utwórz listę
powoduje otwarcie okna Listy potrąceń/naliczeń.
Uwaga Lista potrąceń jest dokumentem przygotowywanym dla działu płac.
Zapisy na tej liście nie muszą zawierać informacji o wszystkich nali-
czeniach wykonanych za pomocą programu. Dotyczy to np. takiej
sytuacji, kiedy członek kasy reguluje spłaty pożyczek przez bezpo-
średnie wpłaty do kasy nie ma wtedy potrzeby wykazywać tego
rodzaju zapisów na liście potrąceń dla działu płac.
Rysunek 9. Lista informująca o przeprowadzonych naliczeniach.
Numer listy
W polu Numer listy musi się znalezć niepowtarzalny numer zgodny z przy-
jętym wzorcem numeracji (zob. Dokumenty/ Wzorce numeracji list). Program
podpowiada go na podstawie ostatniego numeru zapisanej listy. Użyt-
kownik może zmienić ostatni człon numeru, ale wyłącznie na taki, który
jeszcze nie został przydzielony. Należy jednak liczyć się z konsekwen-
cjami takiej operacji zaburzona zostanie ciągłość automatycznej nume-
racji. Program ostrzega, jeśli stwierdzi, że zmieniono numer listy na taki,
który już został użyty, i proponuje nowy niepowtarzalny numer.
34
Tworzenie listy potrąceń
Usuwanie, dodawanie zapisów
Aby usunąć z listy zbędny zapis, należy ustawić na nim kursor i kliknąć
przycisk .
Uwaga Usuniecie naliczenia z listy nie powoduje automatycznego usunięcia
go z karty członka.
Jeżeli na liście powinny pojawić się dodatkowe zapisy, należy kliknąć
przycisk , a następnie, posługując się wyświetlonym przez program
oknem Zestawienie naliczeń, wybrać potrzebne naliczenia. Trzeba przy
tym pamiętać, by:
1. Po określeniu warunków wyboru przejść na zakładkę Wybrane nali-
czenia.
2. Kliknąć przycisk Utwórz listę.
3. Na wyświetlone pytanie Czy utworzyć nową listę potrą-
ceń/naliczeń? odpowiedzieć przecząco. Spowoduje to dopisanie
do wcześniej otwartej listy wybranych aktualnie naliczeń. Odpo-
wiedz twierdząca spowodowały utworzenie zupełnie nowej listy,
na której ujęte zostałyby aktualnie wybrane naliczenia.
Uwaga Gdy do otwartej listy automatycznie dopisywane są naliczenia wy-
brane w oknie Zestawienie naliczeń, program kontroluje, aby to sa-
mo naliczenie nie zostało umieszczone na liście dwa razy pomija
powtarzające się zapisy.
Uwaga Aby użytkownik mógł usunąć listę zawierającą naliczenia, musi mieć
nadane do tego specjalne uprawnienie Usuw. niepustej (funkcja
Administracja/ Użytkownicy).
Przejście na karty członkowskie
Bezpośrednio z listy naliczeń można szybko przejść na kartę członka,
dla którego wykonywane jest dane naliczenie. Wystarczy umieścić kur-
sor w tym wierszu listy, który odpowiada danemu naliczeniu i wcisnąć
klawisz Enter lub dwukrotnie kliknąć lewym przyciskiem myszy. Na
ekranie zostanie wyświetlone okno Karty członkowskie. Można tu spraw-
dzić informacje zapisane w karcie członka, można też wprowadzić
ewentualne zmiany. Zawsze po wprowadzeniu zamian trzeba pamiętać
o ich zapisaniu np. przez kliknięcie ikony .
35
Naliczenia
Znacznik Zaksięgowane
Znacznik ten jest automatycznie włączany, gdy zostanie wykonany eks-
port listy do programu księgowego (zob. Eksport danych do programu
Księgowość Optivum).
Potwierdzanie potrąceń
Informacja o przeprowadzonych potrąceniach powinna być systema-
tycznie wprowadzana do programu. Dzięki temu osoba obsługująca kasę
ZP nie tylko ma komplet informacji o aktualnym stanie zadłużenia pra-
cowników, ale również ma możliwość wykonywania automatycznego
eksportu danych do programu księgowego, w którym dokumentowane
są zdarzenia związane z kasą ZP.
Rysunek 10. W kolumnie Potwierdzenie zaznacza się wykonanie
potrącenia.
Potwierdzenia wykonanych potrąceń wprowadza się następująco:
1. Należy uruchomić funkcję Listy potrąceń\naliczeń.
2. Na zakładce Lista wybrać właściwą pozycję i przejść na zakładkę
Opis.
36
Usuwanie zapisów niepotwierdzonych
3. Odszukać w tabeli kolumnę Potwierdzenie. (Warto pamiętać, że ko-
lumny można ustawiać w żądanej kolejności należy kliknąć my-
szą nagłówek kolumny i przeciągnąć ją w wybrane miejsce).
Klikając odpowiednie pola w kolumnie Potwierdzenie, zarejestrować wy-
konane przez dział płac potrącenia. Można tu skorzystać z ułatwienia
dwie ikony umieszczone pod tabelą umożliwiają jednorazowe wprowa-
dzenie (ikona ) lub usunięcie (ikona ) wszystkich potwierdzeń.
Uwaga Wprowadzanie potwierdzeń jest też możliwe z poziomu innych okien
programu (np. Zestawienie naliczeń, zakładka Wybrane naliczenia).
Trzeba jednak pamiętać, że najlepszym miejscem do tego jest wła-
śnie omawiane okno Listy potrąceń/ naliczeń.
Uwaga Usunąć potwierdzenie z listy, z zestawienia naliczeń, z kart człon-
ków może tylko ten użytkownik, który został do tego uprawniony
(funkcja Administracja/ Użytkownicy).
Usuwanie zapisów niepotwierdzonych
Jeżeli okaże się, że na liście naliczeń pozostały zapisy niepotwierdzone
(dział płac nie wykonał pewnych potrąceń), trzeba je usunąć w sposób
opisany poniżej.
1. Zapisać informacje podawane w oknie Listy potrąceń\naliczeń, np.
przez kliknięcie ikony .
2. Umieścić kursor w tym wierszu listy, który odpowiada niepotwier-
dzonemu naliczeniu i wcisnąć klawisz Enter lub dwukrotnie klik-
nąć lewym przyciskiem myszy.
3. Na ekranie zostanie wyświetlone okno Karty członkowskie. Należy
usunąć dane naliczenie z karty członka, a następnie zapisać wpro-
wadzone zmiany np. przez kliknięcie ikony .
4. Powrócić do okna Listy potrąceń\naliczeń. Program automatycznie
uwzględni tu zmiany naniesione na karcie członka nie będzie
uwzględniał w tabeli usuniętego naliczenia.
37
Eksport danych do programu Księgowość Optivum
Eksport danych do programu
Księgowość Optivum
Program został wyposażony w mechanizm eksportu danych do progra-
mu księgowego. Trzeba jednak pamiętać, że aby można było automa-
tycznie przekazywać z KZP Optivum kompletne dane potrzebne do de-
kretacji (konta księgowe i kwoty) do Księgowości Optivum, należy
wcześniej opisać w programie do obsługi kasy ZP parametry księgowa-
nia (funkcja Dokumenty/ Parametry księgowania) i typy księgowań (funkcja
Dokumenty/ Typy księgowań).
Uwaga Jeśli użytkownik nie określi parametrów księgowania, program bę-
dzie mógł wyeksportować do programu księgowego wyłącznie kwoty
odpowiadające zarejestrowanym w programie zdarzeniom. Do wy-
konania dekretacji będzie brakowało kont księgowych.
Parametry księgowania
Funkcja Dokumenty/ Parametry księgowania pozwala opisać, w jaki sposób
program, eksportując dane o wykonanych naliczeniach do programu
księgowego, powinien przygotowywać zapisy na konta. Inaczej mówiąc
funkcja ta służy do opisania sposobu dekretowania w programie księ-
gowym naliczeń z kasy ZP.
38
Parametry księgowania
Rysunek 11. Okno pomagające ustalić zasady dekretowania naliczeń.
W większości wypadków wystarczy, by użytkownik w przedstawionym
oknie przyporządkował do poszczególnych typów dekretów odpowied-
nie konta księgowe.
Uwaga Trzeba pamiętać, że dla każdego typu dekretu opisuje się oddzielnie
parametry księgowania po wprowadzeniu ich należy skorzystać
z ikony umieszczonej na pasku narzędzi i dopiero wtedy przy-
stąpić do wprowadzania następnych opisów.
W polu Typ dekretu program udostępnia listę rozwijalną zawierającą na-
stępujące pozycje dotyczące kasy ZP:
KZP wkłady,
KZP wkłady przeciwstawne,
KZP pożyczki,
KZP pożyczki przeciwstawne,
KZP odsetki,
KZP bezzwrotne,
KZP bezzwrotne przeciwstawne,
KZP opłata,
KZP opłata przeciwstawne.
39
Eksport danych do programu Księgowość Optivum
Program, odczytując z przygotowanej do eksportu listy naliczeń infor-
mację o typie naliczenia (np. wkład), potrafi powiązać ją z odpowiedni-
mi typami dekretów (np. KZP wkłady, KZP wkłady przeciwstawne).
Brakuje mu jedynie numerów kont, a te podaje użytkownik, opisując
właśnie parametry księgowania.
W polu Konto podpowiadane są przez program numery kont księgowych.
Wystarczy z listy rozwijalnej wybrać właściwy numer. Jeżeli lista roz-
wijalna jest pusta, oznacza to, że na danym komputerze nie został nigdy
uruchomiony program Księgowość Optivum. Niemożliwy będzie eksport
danych księgowych.
Uwaga Program czerpie informacje o kontach księgowych z programu Księ-
gowość Optivum. Tylko tam istnieje możliwość dopisywania lub
zmieniania kont w przyjętym przez jednostkę planie kont.
Każde zdarzenie związane z przynależnością pracownika do kasy ZP
jest od strony księgowej dokumentowane co najmniej dwoma dekretami
(w wypadku rat oprocentowanych trzema). Dlatego trzeba opisać co
najmniej dwa parametry księgowania jeden odpowiadający dekretowi
na stronę debet i jeden odpowiadający dekretowi na stronę kredyt.
Zastosowanie parametrów księgowania dobrze ilustruje poniższy schemat.
Jeśli zachodzi potrzeba stworzenia innego rodzaju parametrów księgo-
wania, odzwierciedlających bardziej szczegółowe podziały, można:
Posłużyć się polem Jednostka , wybierając ze słownika (po kliknię-
ciu ikony ) konkretną jednostkę . Następnie należy wybrać od-
40
Typy księgowań
powiednie konto. Trzeba pamiętać o wykonaniu tej operacji również
dla dekretu przeciwstawnego. Stworzenie takiego parametru księ-
gowania oznacza dla programu, że naliczenia związane z podaną
jednostką są księgowane w specjalny sposób.
Posłużyć się polem Typ księgowania. Z listy rozwijalnej lub posługu-
jąc się ikoną uruchamiającą słownik Typy księgowań wybrać od-
powiedni (opisany uprzednio zob. podrozdział Typy księgowania)
typ, a następnie określić konto księgowe. Trzeba pamiętać o wyko-
naniu tej operacji również dla dekretu przeciwstawnego. Stworzenie
takiego parametru księgowania oznacza dla programu, że nalicze-
nia, dla których określono typ księgowania, są księgowane w spe-
cjalny sposób.
Dodatkowym ułatwieniem jest możliwość określenia przez użytkowni-
ka, w jaki sposób mają być dołączane do eksportowanych zapisów in-
formacje o jednostce , osobie (kontrahencie). Służy do tego tabelka,
w której można w razie potrzeby zaznaczyć (przez klikniecie myszą)
odpowiednie pola umieszczone w kolumnach odpowiadających stronie
debetowej i kredytowej konta.
Uwaga Ponieważ okno Parametry księgowania jest wspólnym oknem wielu
modułów systemu Księgowość Optivum, jego wygląd uwzględnia po-
trzeby nie tylko programu KZP Optivum, ale i innych aplikacji. Dlatego
np. pozycja kontrahenci odnosi się do osób, czyli członków kas ZP.
Typy księgowań
Jeśli program jest wykorzystywany w większej jednostce , a księgowa-
nie zdarzeń związanych z przynależnością pracowników do kasy ZP od-
bywa się w bardziej skomplikowany sposób na wielu kontach, warto
skorzystać z oferowanej przez program możliwości opisania tzw. typów
księgowań. Służy do tego funkcja Dokumenty/ Typy księgowań).
Typ księgowań jest dodatkową informacją dla programu, na podstawie
której wiadomo, jak powinno zostać zaksięgowane dane naliczenie (typ
naliczenia). Typy księgowań są pewnego rodzaju uszczegółowieniem
parametrów księgowania.
Uwaga Nigdy nie należy tworzyć typów księgowań, które nie odnoszą się do
opisanych w programie parametrów księgowania.
41
Eksport danych do programu Księgowość Optivum
Uwaga Jeśli podczas tworzenia list potrąceń lub edycji gotowych list użyt-
kownik pozostawi puste pole (lub kolumnę w tabeli) Typ księgowa-
nia, to program będzie samodzielnie tworzył dekrety, biorąc przy
tym pod uwagę opisane przez użytkownika konta bez typu księgo-
wania (zob. Parametry księgowania). Podobnie jest w wypadku jed-
nostek jeśli nie ma podanej jednostki , program szuka takiego pa-
rametru księgowania, w którym również nie jest określona jednostka.
Przeprowadzenie eksportu
Aby wykonać eksport danych do Księgowości Optivum, należy:
1. Uruchomić funkcję Listy potrąceń\naliczeń.
2. W oknie Listy potrąceń\naliczeń wybrać na zakładce Lista zapis od-
powiadający tej liście potrąceń i naliczeń, która ma zostać ekspor-
towana.
3. Przejść na zakładkę Opis i upewnić się, że wybrana lista zawiera
naliczenia, które można wyeksportować. Potwierdzić lub usunąć
zapisy niepotwierdzone (zob. rozdział Naliczenia. Usuwanie zapi-
sów niepotwierdzonych).
4. Powrócić na zakładkę Lista w oknie Listy potrąceń\naliczeń.
5. Pozostawić kursor w wierszu odpowiadającym liście wybranej do
eksportu, a następnie kliknąć umieszczony pod tabelą przycisk .
6. W nowo wyświetlonym oknie pomocniczym kliknąć przycisk Eks-
portuj.
Po przeprowadzeniu eksportu program wyświetla komunikat potwier-
dzający wykonanie tej operacji lub informujący o jej niepowodzeniu.
Raport zawierający opis ewentualnych błędów zostaje automatycznie
zapisany w katalogu Log.
Uwaga Dokumenty utworzone na podstawie eksportu do programu zawsze
są w nim zapisywane jako dokumenty robocze trafiają do bufora
księgowań, a semafor wyświetla dla nich światło czerwone. Zaksię-
gowanie ich to zadanie osoby o odpowiednich uprawnieniach przy-
znanych jej w programie Księgowość Optivum.
Powiązania dokumentów
Aatwą metodą szybkiego przełączenia się do programu Księgowość
Optivum i zobaczenia w nim wyeksportowanego dokumentu jest zazna-
czenie go na liście i klinięcie przycisku . Na ekranie zostanie wyświe-
42
Przykładowe sposoby księgowania naliczeń
tlone okno Dokumenty powiązane. Podwójne kliknięcie (również wciśnię-
cie klawisza Enter lub spacji) na gałęzi drzewa odpowiadającej danemu
dokumentowi powoduje automatyczne otwarcie bufora księgowań pro-
gramu Księgowość Optivum.
Rysunek 12. Okno prezentujące powiązania dokumentów.
Aby zlikwidować powiązanie dokumentów, należy:
1. W programie KZP Optivum, w oknie Listy potrąceń/ naliczeń pod-
świetlić wybraną listę i kliknąć ikonę .
2. W oknie Powiązania dwa razy kliknąć na pozycji odpowiadającej
danemu powiązaniu. Zostanie automatycznie uruchomiony pro-
gram Księgowość Optivum.
3. Usunąć w buforze księgowań (zakładka Lista) wybrany dokument.
4. W programie KZP Optivum w oknie powiązań należy wykasować
informację o istniejącym powiązaniu. Trzeba po zaznaczeniu
głównego węzła w drzewie (lista KZP) kliknąć na pasku narzędzi
ikonę (Usuń).
5. Potwierdzić chęć usunięcia powiązania (odpowiedzieć Tak na wy-
świetlone przez program pytanie).
Przykładowe sposoby księgowania naliczeń
Dane dotyczące naliczeń są eksportowane z KZP Optivum do Księgowo-
ści Optivum dokładnie w taki sposób, jaki określi użytkownik opisując
parametry księgowania (zob. podrozdział Parametry księgowania). Po-
43
Eksport danych do programu Księgowość Optivum
niższe przykłady pomogą przedstawić, jaki będzie efekt eksportowania
informacji o naliczeniach do programu księgowego.
Księgowanie wkładów, pożyczek i rat odbywa się wg poniższych
schematów:
1. Wkład, kwota > 0 - naliczenie wkładu
Debet Kredyt
B kwota A kwota
2. Wkład, kwota < 0 - korekta/przeksięgowanie wkładu, tzn. obie
kwoty będą ujemne w programie księgowym.
Debet Kredyt
A kwota B kwota
3. Rata
Debet Kredyt
D kwota C kwota
4. Pożyczka
Debet Kredyt
C kwota D kwota
Typ konta:
A. KZP wkłady (np. 240-WKA-osoba)
B. KZP wkłady przeciwstawne (np. 101, 140, 231)
C. KZP pożyczki (np. 240-POŻ-osoba)
D. KZP pożyczki przeciwstawne (np. 101, 140, 231)
Księgowanie rat z naliczanymi odsetkami odbywa się wg poniższego
schematu:
44
Przykładowe sposoby księgowania naliczeń
Debet Kredyt
C kapitał
D kwota
E odsetki
Typ konta:
C. KZP pożyczki (np. 240-POŻ-osoba)
D. KZP pożyczki przeciwstawne (np. 101, 140, 231)
E. KZP odsetki (np. 802 - fundusz oszczędnościowo-pożyczkowy, 750 -
przychody finansowe)
kwota (cała rata) = kapitał (część kapitałowa raty) + odsetki (część od-
setkowa raty)
Księgowanie tzw. przeksięgowań odbywa się wg poniższego schema-
tu:
Debet Kredyt
A kwota C kwota
Typ konta:
A. KZP wkłady (np. 240-WKA osoba)
C. KZP pożyczki (np. 240-POŻ osoba)
przeksięgowanie, kwota > 0 - zmniejszenie wkładów, zmniejszenie nali-
czeń, storno czarne
Księgowanie świadczeń bezzwrotnych odbywa się wg poniższego
schematu:
Debet Kredyt
F kwota G kwota
F. KZP bezzwrotne (np. 240-zapomogi osoba)
G. KZP bezzwrotne przeciwstawne (np. 101, 140, 231)
Księgowanie opłat odbywa się wg poniższego schematu:
Debet Kredyt
H kwota I kwota
45
Eksport danych do programu Księgowość Optivum
Typ konta:
H. KZP opłata
I. KZP opłata przeciwstawne
46
Przykładowe sposoby księgowania naliczeń
Zestawienia
Program umożliwia przygotowanie wielu różnorodnych zestawień,
dzięki którym można analizować zebrane tu dane w różnych układach.
Funkcje odpowiedzialne w programie za tworzenie zestawień są dostęp-
ne w menu Zestawienia.
Zestawienia tworzy się zawsze w dwóch etapach. Etapy te to:
określenie kryteriów wyboru danych uwzględnianych w zestawie-
niu służą do tego wszystkie, oprócz ostatniej, zakładki okien słu-
żących do przygotowywania zestawień;
przejście na ostatnią zakładkę okna, co powoduje automatyczne
uruchomienie mechanizmu tworzącego zestawienie i przedstawienie
gotowych wyników w tabeli.
Gotowe zestawienie może zostać wydrukowane w wybranym przez
użytkownika formacie.
Wszystkie te sprawozdania sporządza się za pomocą odpowiednich
funkcji umieszczonych w menu Zestawienia. Ponieważ podczas tworze-
nia różnych zestawień wykorzystuje się często te same mechanizmy, zo-
staną one omówione odrębnie w poniższych podrozdziałach. Mecha-
nizmy te, to:
okna słowników,
okna kryteriów wyboru,
karta Wybrane...,
okno zarządcy ustawień,
okno wyboru formatu wydruku,
przeglądarka wydruków.
47
Zestawienia
Okna słowników
Podobnie jak w innych miejscach programu, okna wywoływane przez
funkcje z menu Zestawienia zawierają przyciski umożliwiające urucho-
mienie okien słowników. Każde pole, przy którym figuruje ikona
może być wypełnione przez wybranie konkretnej pozycji z odpowied-
niego słownika, dotyczy to np. słownika jednostek , kas, osób. Wybranie
pozycji polega na zaznaczeniu jej i naciśnięciu klawisza Enter. Możliwe
jest także przeciągnięcie pozycji z listy słownikowej za pomocą myszy.
Okna kryteriów wyboru
Ustalając, jakich danych ma dotyczyć tworzone zestawienie, można ko-
rzystać z okien, które pozwalają precyzyjnie ustalić kryteria wyboru
tych danych. Kryteria wyboru mogą być formułowane w stosunku do:
jednostek,
osób (kontrahentów).
Stosując kryteria wyboru, można wyodrębnić tylko te dane, które w da-
nym momencie są potrzebne. Sposób ustalania kryteriów wyboru zosta-
nie opisany na podstawie okna umożliwiającego wybranie jednostek.
Rysunek 13. Okno, w którym wprowadza się kryteria służące do wy-
brania właściwych jednostek .
Najpierw trzeba zdecydować, które elementy opisu jednostki będą brane
pod uwagę. Jeśli istotny jest typ wyszukiwanej jednostki, trzeba włączyć
znacznik Typ jednostki. Jednocześnie można również włączyć inne
48
Przykładowe sposoby księgowania naliczeń
znaczniki dostępne w oknie, które dodatkowo pozwolą opisać cechy po-
trzebnych jednostek.
Następnie konieczne jest wprowadzenie w pola obok włączonych
znaczników odpowiednich wzorców. Program wybierze tylko te jed-
nostki, których opisy są zgodne z wprowadzonymi wzorcami.
Przy tworzeniu wzorców trzeba się kierować następującymi zasadami:
znak gwiazdki (*) zastępuje dowolny ciąg znaków,
znak zapytania (?) zastępuje dowolny znak,
znak # może wystąpić tylko na początku wzorca i oznacza, że na-
stępujące po nim znaki mogą znajdować w dowolnym miejscu wy-
branego opisu.
Przykłady:
Jeśli w polu Nazwa wprowadzony zostanie wzorzec #gim, program wy-
bierze jednostki o następujących nazwach: Gimnazjum 3, Gimnazjum
im. Kornela Makuszyńskiego, GIMNAZJUM NR 9, Gimnazjum w Ra-
kutowie, Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych.
Jeśli w polu Skrót wpisany zostanie ciąg znaków sp*, to program wybie-
rze jednostki, którym przydzielono następujące skróty: SP1, SP2, SP3
itd., ale nie ZS-GSP.
Dodatkowo w oknie dostępny jest znacznik Odróżniaj wielkość liter, który
pozwala określić, czy podczas wybierania zapisów program ma odróż-
niać wielkie i małe litery. Gdy znacznik jest włączony, to na podstawie
wzorca #Gim program wybierze Gimnazjum 3, Gimnazjum im. Kornela
Makuszyńskiego, Gimnazjum w Rakutowie, a odrzuci GIMNAZJUM
NR 9.
Program rozpocznie operację wybierania na podstawie ustalonych kryte-
riów, jeżeli kliknie się przycisk .
Gdy nie ma potrzeby zawężania wybieranej grupy, tzn. gdy program
powinien uwzględniać wszystkie zapisane w słowniku elementy, wy-
starczy kliknąć umieszczony w omawianym oknie przycisk . Spowo-
duje to automatyczne wybranie wszystkich zapisów z danego słownika.
Karta Wybrane...
Karta Wybrane... (Wybrane naliczenia, Wybrane karty) jest zawsze ostatnią
kartą okien uruchamianych przez funkcje z menu Zestawienia. Udostęp-
nia gotowe zestawienie, które powstało na podstawie wprowadzonych
wcześniej ustaleń. Samo przełączenie się na tę kartę uruchamia mecha-
49
Zestawienia
nizm tworzenia zestawienia program przeprowadza konieczne wyli-
czenia i zebrane dane prezentuje w układzie tabelarycznym.
Warto pamiętać, że poszczególne kolumny tabeli, gdzie prezentowane
są wyniki, można dowolnie przestawiać. Wystarczy w tym celu przecią-
gnąć za pomocą myszy nagłówek kolumny w inne miejsce. Szerokość
kolumn także może być zmieniana. Polega to na przesunięciu za pomocą
myszy (wciśnięty lewy przycisk) prawej krawędzi kolumny. Program
wszystkie te ustalenia zapamiętuje. Przy jego kolejnym uruchomieniu,
tabele będą prezentowane w takim samym układzie.
Gdy użytkownik nie podjął wszystkich potrzebnych decyzji na innych
kartach okna, to po przejściu na kartę Wybrane ujrzy na ekranie komuni-
kat, że nie można jeszcze przygotować zestawienia, bo program ma za
mało potrzebnych do tego informacji.
W wypadku zestawienia naliczeń (funkcja Zestawienia/ Naliczenia) na
karcie Wybrane naliczenia można zmieniać zawartość kolumn, których
nagłówki są zapisane kursywą Typ księgowania, Potwierdzenie, Kategoria
potr./naliczenia. Po naniesieniu zmian zawsze należy pamiętać o ich zapi-
saniu, np. przez kliknięcie na pasku narzędzi ikony .
Zarządca ustawień
Dzięki specjalnemu mechanizmowi uruchamianemu ikoną możliwe
jest zapisanie ustawień, które opisują zakres i sposób wykonania przez
program zestawienia. Aby zapisać aktualne ustawienia trzeba kliknąć tę
ikonę (w wypadku niektórych zestawień należy wcześniej przejść na
wcześniejszą zakładkę program poinformuje o tym, jeśli użytkownik
postąpi inaczej). W pomocniczym oknie, które wyświetli się na ekranie,
należy:
1. Kliknąć przycisk Nowy. Na liście pojawi się wiersz z nazwą Nowy.
2. Kliknąć przycisk Zmień nazwę.
3. Wprowadzić w wiersz nazwę, która będzie opisywać dany zestaw
ustawień (zamiast słowa Nowy). Do dyspozycji jest 50 znaków,
trzeba pamiętać, że mogą to być zarówno litery, jak i cyfry. Zale-
cane jest wybranie takiej nazwy, która jednoznacznie będzie opi-
sywać dany zestaw ustawień i będzie czytelna dla innych osób pra-
cujących z programem.
4. Wcisnąć klawisz Enter.
5. Kliknąć przycisk Zamknij. Na wyświetlone przez program zapytanie
odpowiedzieć twierdząco.
50
Przykładowe sposoby księgowania naliczeń
Uwaga Zapisanie ustawień jest możliwe jedynie po wykonaniu przez pro-
gram zestawienia. Najpierw program musi zaprezentować na za-
kładce Wyniki gotowe zestawienie, aby można było uruchomić Za-
rządcę ustawień i zapisać zestaw parametrów określających postać
tego zestawienia.
Aby skorzystać z zapisanych wcześniej ustawień, należy po kliknięciu
ikony wybrać z listy odpowiednie ustawienie (np. przez kliknięcie
jego nazwy myszą) i kliknąć przycisk Zastosuj.
Jeśli zajdzie potrzeba wprowadzenia zmian związanych z pewnym ze-
stawem ustawień, to należy wprowadzić owe zmiany na odpowiednich
zakładkach okna służącego do definiowania zestawienia, a następnie
w oknie Zarządca ustawień użyć przycisku Nadpisz program zapisze pod
poprzednią nazwą nowy zestaw ustawień.
Okno wyboru formatu wydruków
Przygotowane przez program zestawienie można w każdej chwili wydru-
kować. Należy wcześniej wybrać odpowiedni format wydruku. Podobnie
jak w innych miejscach programu dostępny jest tu przycisk uruchamia-
jący okno, w którym można wybrać odpowiedni format wydruku.
51
Zestawienia
Rysunek 14. Okno pozwalające zdecydować o wyglądzie wydruku.
Pola w części Ustawienia strony odnoszą się do raportu aktualnie wskaza-
nego na liście. Należy pamiętać, że wielkość lewego marginesu (pole
Lewy margines) określa się nie w centymetrach, a w punktach (np. 1500
punktów to centymetr, ale należy pamiętać, że dla różnych drukarek
obowiązują różne wartości). Pole Szerokość jest niedostępne wielkość
tę program wylicza automatycznie w zależności od wybranego raportu.
Wyboru formatu raportu dokonuje się przez podświetlenie właściwej
pozycji na liście i naciśnięcie klawisza Enter. Można też dwukrotnie
kliknąć na wybranym formacie lub kliknąć przycisk Zastosuj.
Po wybraniu właściwego formatu wydruku należy kliknąć przycisk
i rozpocząć drukowanie zestawienia. Wcześniej (jeszcze przed określe-
niem stron do wydruku) można zapoznać się z wyglądem wydruku, ko-
rzystając z przeglądarki, którą uruchamia się przyciskiem .
Przeglądarka wydruków
Zanim przystąpi się do wydrukowania dokumentu, można zobaczyć na
ekranie komputera, jak taki wydruk będzie wyglądał. Po kliknięciu
52
Przykładowe sposoby księgowania naliczeń
przycisku można zobaczyć na ekranie nowe okno, w którym pro-
gram zaprezentuje:
postać wydruku (tak będzie wyglądał dokument wydrukowany na
papierze),
pasek narzędzi przeglądarki.
Rysunek 15. Okno i pasek narzędzi przeglądarki wydruków.
W oknie przeglądarki zawsze wyświetlana jest jedna strona dokumentu.
Aby zapoznać się z kolejnymi stronami, trzeba wcisnąć klawisz Page
Down. Cofnięcie się do poprzedniej strony umożliwia klawisz Page Up.
Można również posługiwać się odpowiednimi przyciskami z paska na-
rzędzi przeglądarki. Są to:
powoduje wyświetlenie pierwszej strony,
umożliwia przejście do poprzedniej strony,
umożliwia przejście na konkretną stronę,
powoduje wyświetlenie następnej strony,
powoduje wyświetlenie ostatniej strony,
umożliwia pomniejszanie i powiększenie wyświetlanego do-
kumentu (z listy można wybrać odpowiednią skalę),
powoduje zamknięcie okna przeglądarki wydruków,
powoduje wydrukowanie dokumentu.
Wygodną metodą szybkiego pomniejszenia lub powiększenia oglądanej
strony jest kliknięcie jej myszą. Ponowne kliknięcie przywraca poprzed-
ni rozmiar strony.
53
Zestawienia
Ustalanie szczegółowych kryteriów wyboru
W wypadku każdego zestawienia użytkownik na pierwszej karcie okna
określa zakres i sposób prezentacji sporządzanego zestawienia.
Rysunek 16. Przykładowe kryteria służące do utworzenia zestawienia.
Ze specyficznym sposobem decydowania o zawartości zestawienia ma-
my do czynienia w wypadku zestawienia Tabele kategorii. Na zakładce
Kolumny przedstawione jest drzewo obrazujące strukturę zestawienia ze
względu na typy i kategorie naliczeń. Za pomocą prawego przycisku
myszy (menu kontekstowego) lub przycisków i można decydo-
wać o dołączaniu do zestawienia osobnych kolumn dla wybranych kate-
gorii naliczeń (zob. Słowniki/ Kategorie potrąceń/naliczeń) oraz naliczeń bez
kategorii, dla podsumowań.
54
Ustalanie szczegółowych kryteriów wyboru
Rysunek 17. Okno pozwalające ustalić kolumny zestawienia.
55
Administrowanie programem
Administrowanie programem
Większość funkcji umieszczonych w menu Administracja będzie wyko-
rzystywana przez osobę zarządzającą pracą programu, czyli przez admi-
nistratora programu. Oczywiście, dostęp do poszczególnych opcji
przede wszystkim zależy od ustaleń podjętych za pomocą funkcji Użyt-
kownicy, która pozwala określić uprawnienia każdej osoby uruchamiają-
cej program. Teoretycznie nie ma więc żadnych przeszkód, by z wszyst-
kich zgromadzonych tu mechanizmów korzystali wszyscy użytkownicy
programu. Najczęściej jednak, ze względu na bezpieczeństwo danych,
pewne prawa pozostają zarezerwowane wyłącznie dla osoby o właści-
wych kompetencjach do administrowania programem.
Zawsze dostępna dla wszystkich użytkowników jest funkcja Zakończ.
Opcje udostępniane przez menu Administracja to:
Użytkownicy funkcja odpowiedzialna za określanie uprawnień
wszystkich użytkowników programu. Dokładny opis jej działania
został umieszczony w poniższym podrozdziale.
Logowanie funkcja umożliwiająca rozpoczęcie pracy przez inną
osobę (lub tę samą osobę ze zmienionymi prawami dostępu do
funkcji programu) bez konieczności wyłączenia i ponownego włą-
czenia programu.
Ustawienia programu funkcja pozwalająca ustalić pewne szczegó-
łowe parametry odnoszące się do sposobu funkcjonowania progra-
mu oraz przeprowadzić kontrolę i ewentualne naprawienie danych.
Ustawienia drukarki funkcja uruchamiająca okno, w którym można
zmienić parametry sterujące pracą drukarki.
Porządkowanie danych funkcja pozwalająca przeprowadzić automa-
tyczną weryfikację plików z danymi.
Kopia zapasowa opcje z podmenu tej funkcji umożliwiają utworze-
nie kopii zapasowej oraz odtworzenie danych na podstawie zapisa-
nej wcześniej kopii.
56
Użytkownicy
Wybór bazy danych funkcja umożliwiająca przełączanie się między
globalną i lokalną bazą danych.
Zakończ funkcja zamykająca program.
Użytkownicy
Każda osoba korzystająca z programu musi przy jego uruchomieniu
wprowadzić swój identyfikator i hasło. Na podstawie tych informacji
system rozpoznaje, jakie uprawnienia ma dany użytkownik. Standardo-
wo opisaniem nowego użytkownika zajmuje się osoba z uprawnieniami
administratora programu.
Uwaga Nigdy nie należy usuwać z listy użytkowników osoby o uprawnie-
niach do nadawania uprawnień innym użytkownikom (standardowo
jest to administrator programu ADM).
Wprowadzenie danych osobowych, określenie uprawnień do korzystania
z programu umożliwia funkcja Administracja/ Użytkownicy. Jej uruchomie-
nie powoduje wyświetlenie okna dialogowego, gdzie będzie można:
podać dane nowego użytkownika (zob. Wprowadzanie danych użyt-
kownika);
określić jego dostęp do odpowiednich części lub funkcji programu
(zob. Udostępnianie funkcji);
nadać mu prawo do obsługi wybranych jednostek (zob. Przypisanie
jednostki).
Sam użytkownik będzie mógł tu ustalić:
brzmienie hasła, którym będzie się posługiwał (zob. Ustalenie hasła);
kolory prezentacji istotnych danych (zob. Wybór kolorów).
Wprowadzanie danych użytkownika
Aby wprowadzić dane nowego użytkownika, należy wykonać następu-
jące czynności:
1. Wybrać z paska narzędzi przycisk lub z menu Działania funkcję
Nowy.
2. Na karcie Wprowadzanie wpisać w polu Identyfikator ciąg maksymal-
nie 15 dowolnych znaków, pamiętając przy tym jedynie, by nie
używać znaków spacji.
57
Administrowanie programem
3. W kolejne pole umieszczone na tej samej karcie wprowadzić imię
i nazwisko użytkownika.
Uwaga Pola Identyfikator oraz Imię i nazwisko nie mogą pozostać puste.
Uwaga Po wprowadzeniu danych użytkownika można od razu podjąć decy-
zje dotyczące jego uprawnień do korzystania z poszczególnych
funkcji programu. Opisując kolejnych użytkowników programu moż-
na przyspieszyć ustalanie ich uprawnień ułatwia to ikona uru-
chamiająca funkcję Import uprawnień użytkownika. Szczegółowy
opis jej działania znajduje się w podrozdziale Importowanie upraw-
nień użytkowników.
Udostępnianie funkcji
Umieszczone na karcie Wprowadzanie drzewo funkcji programu pozwala
w łatwy sposób określić dostęp danej osoby do różnych mechanizmów
oferowanych przez program.
Rysunek 18. Lista praw użytkownika.
58
Użytkownicy
Symbol + lub widniejący przy pewnym zapisie informuje, że dany
element ma budowę złożoną składa się z elementów podrzędnych.
Kliknięcie na symbolu + powoduje rozwinięcie listy elementów pod-
rzędnych, a kliknięcie na symbolu - zwinięcie tej listy. Można także
korzystać z funkcji Rozwiń, Rozwiń wszystko, Zwiń, Zwiń wszystko dostęp-
nych w menu kontekstowym pojawiającym się po naciśnięciu prawego
klawisza myszy.
O tym, czy użytkownik ma dostęp do konkretnej funkcji programu, in-
formuje zielony znak . Brak dostępu do funkcji jest sygnalizowany
czerwonym znakiem . Jeśli w drzewie uprawnień widoczny jest znak
, to znaczy, że na poziomie jednej z gałęzi podrzędnych odebrano
użytkownikowi pewne prawo.
Aby nadać użytkownikowi prawo do korzystania z danej funkcji pro-
gramu lub prawo to odebrać, wystarczy:
1. Zaznaczyć właściwą funkcję.
2. Kliknąć dwa razy lewym przyciskiem myszy albo nacisnąć klawisz
Enter lub klawisz spacji. Można także skorzystać z menu kontek-
stowego, pamiętając, że:
funkcje Odbierz prawo i Nadaj prawo odnoszą się wyłącznie do zazna-
czonego elementu drzewa;
funkcje Nadaj prawa w dół i Odbierz prawa w dół odnoszą się wyłącz-
nie do jednej grupy (element złożony i elementy podrzędne) i są do-
stępne jedynie z poziomu elementu złożonego tego, przy którym
figuruje znak + lub - .
Pierwszy element drzewa nosi nazwę Aktywny. Przyznanie tu użytkowni-
kowi prawa dostępu oznacza zgodę administratora na użytkowanie pro-
gramu przez daną osobę. Jeżeli to prawo nie zostanie nadane, użytkow-
nik nie będzie mógł pracować z programem.
Uwaga Jeśli opisany jest tylko jeden użytkownik programu, nie można ode-
brać mu praw w pozycji Aktywny. Spowodowałoby to całkowity brak
możliwości uruchomienia programu.
Warto usprawnić sobie pracę, korzystając z przycisków i . Pierw-
szy powoduje automatyczne odebranie danemu użytkownikowi wszyst-
kich praw, drugi automatycznie prawa te nadaje. Posłużenie się tym me-
chanizmem jest wygodne, jeżeli wiadomo, że dana osoba nie powinna
lub powinna korzystać z większości funkcji programu. Pozostaje pózniej
jedynie nadanie lub odebranie pojedynczych uprawnień.
Trzeba pamiętać, by po każdorazowej zmianie uprawnień ponownie za-
logować się w programie. Służy do tego funkcja Administracja/ Logowanie.
59
Administrowanie programem
Informację o tym, kto jest aktualnie zalogowany w programie, udostęp-
nia funkcja Administracja/ Ustawienia programu i Pomoc/ Wizytówka.
Po każdorazowej aktualizacji programu zalecane jest przejrzenie listy
uprawnień i ewentualne udzielenie praw użytkownikom do korzystania
z nowych (dodanych do nowej wersji programu) funkcji.
Przypisanie jednostki
W sytuacji, kiedy program jest wykorzystywany do obsługi wielu jedno-
stek, może okazać się przydatna możliwość przypisania poszczególnym
użytkownikom dostępu do danych odpowiednich jednostek.
W programie obowiązuje zasada, że osoba wprowadzająca do niego dane
nowej jednostki automatycznie jest uprawniona do obsługi tej jednostki.
Na karcie Jednostki umieszczony jest przycisk . Uruchamia on słow-
nik wszystkich opisanych wcześniej jednostek. Należy wskazać właści-
wą, np. przez przeciągniecie jej ze słownika na kartę Jednostki lub wybór
za pomocą klawisza Enter. Jeżeli wybór nie dotyczy tylko jednego ele-
mentu, warto posłużyć się przyciskiem , który udostępnia specjalne
okno umożliwiające podanie kryteriów wyboru wielu jednostek .
Najpierw trzeba zdecydować, które elementy opisu jednostki będą brane
pod uwagę. Jeśli istotny jest typ wyszukiwanej jednostki, trzeba włączyć
znacznik Typ jednostki. Jednocześnie można również włączyć inne
znaczniki dostępne w oknie, które dodatkowo pozwolą opisać cechy po-
trzebnych jednostek.
Następnie konieczne jest wpisanie w pola obok włączonych znaczników
odpowiednich wzorców. Program wybierze tylko te jednostki, których
opisy są zgodne z wprowadzonymi wzorcami.
Przy tworzeniu wzorców trzeba się kierować następującymi zasadami:
znak gwiazdki (*) zastępuje dowolny ciąg znaków,
znak zapytania (?) zastępuje dowolny znak,
znak # może wystąpić tylko na początku wzorca i oznacza, że na-
stępujące po nim znaki mogą znajdować się dowolnym miejscu wy-
branego opisu.
Przykłady:
Jeśli w polu Nazwa wprowadzony zostanie wzorzec #gim, program wy-
bierze jednostki o następujących nazwach: Gimnazjum 3, Gimnazjum
im. Kornela Makuszyńskiego, GIMNAZJUM NR 9, Gimnazjum w Ra-
kutowie, Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych.
60
Użytkownicy
Jeśli w polu Skrót wpisany zostanie ciąg znaków sp*, to program wybie-
rze jednostki, którym przydzielono następujące skróty: SP1, SP2, SP3
itd., ale nie ZS-SPG1.
Dodatkowo w oknie dostępny jest znacznik, który pozwala określić, czy
podczas wybierania zapisów program ma odróżniać wielkie i małe lite-
ry. Gdy znacznik jest włączony, to na podstawie wzorca #Gim program
wybierze Gimnazjum 3, Gimnazjum im. Kornela Makuszyńskiego,
Gimnazjum w Rakutowie, a odrzuci GIMNAZJUM NR 9.
Program rozpocznie operację wybierania na podstawie ustalonych kryte-
riów, jeżeli kliknie się przycisk .
Gdy nie ma potrzeby zawężania wybieranej grupy, tzn. gdy program
powinien uwzględniać wszystkie zapisane w słowniku elementy, wy-
starczy kliknąć umieszczony w omawianym oknie przycisk +. Spowo-
duje to automatyczne wybranie wszystkich zapisów z danego słownika.
Jeżeli użytkownikowi przypisano pomyłkowo jednostkę, której nie powi-
nien obsługiwać, wystarczy zaznaczyć ją, a następnie użyć przycisku .
Ustalenie hasła
Każdy użytkownik programu powinien sam ustalić i wprowadzić hasło,
które będzie stanowiło zabezpieczenie przed działaniem osób niepowo-
łanych. Obmyślając jego brzmienie, warto pamiętać, że:
Hasło powinno być trudne do odgadnięcia dla innych osób. Złą me-
todą jest posługiwanie się jako hasłem swoim imieniem lub nazwi-
skiem.
Nie powinno się ustalać hasła nazbyt skomplikowanego, którego
zapamiętanie może być trudne.
Funkcję hasła może pełnić ciąg dowolnych znaków liter, cyfr,
symboli.
Hasło może być zbudowane z co najwyżej 20 znaków.
Uwaga Hasło użytkownika musi być łatwe do zapamiętania. Ważna też jest
jego postać użycie wielkich i małych liter musi być świadome, by
nie utrudniało zapamiętanie hasła.
Uwaga Administrator programu (użytkownik ADM) standardowo ma przypi-
sane hasło vulcan. Powinno ono zostać zmienione przez użytkow-
nika, który pełni rolę administratora, na inne.
61
Administrowanie programem
Aby wprowadzić do pamięci programu swoje hasło, nowo opisany użyt-
kownik powinien:
1. Zalogować się w programie (jeżeli nie jest aktualnie zalogowany).
Nie jest do tego konieczne zamknięcie i ponowne uruchomienie
programu, wystarczy skorzystać z funkcji Administracja/ Logowanie.
W momencie logowania należy pole Hasło pozostawić puste.
2. Uruchomić funkcję Administracja/ Użytkownicy.
3. W wyświetlonym oknie, na karcie Wprowadzanie należy użyć przy-
cisku .
4. Zignorować wyświetlone polecenie wpisania starego hasła (ważne
w wypadku zmiany hasła) przez wybranie przycisku OK.
5. W kolejne wyświetlone okno wprowadzić ustalone wcześniej znaki
składające się na hasło. Nie należy się dziwić, że każdy wpisany
znak jest wyświetlany jako gwiazdka. Jest to zabezpieczenie chro-
niące hasło przed odczytaniem go przez inne osoby. Program za-
pamiętuje też wielkość liter, trzeba więc uważać, by niechcący nie
popełnić błędu i nie wprowadzić hasła przy przypadkowo włączo-
nym klawiszu Caps Lock.
6. Potwierdzić brzmienie hasła przez powtórne jego wprowadzenie w
nowe okno wyświetlone na ekranie. Po zakończeniu całej operacji
program wyświetli komunikat potwierdzający zmianę hasła użyt-
kownika.
Wybór kolorów
Ponieważ program stara się uszanować różne przyzwyczajenia lub
upodobania różnych użytkowników, istnieje możliwość, by każda osoba
pracująca z programem ustaliła dla siebie kolory używane w programie
do oznaczenia ważnych informacji, np. wierszy z podsumowaniem
w zestawieniach.
62
Użytkownicy
Rysunek 19. Na karcie Kolory użytkownik może wybrać sposób wy-
różniania w programie różnych informacji.
Na karcie Kolory dostępnych jest dziesięć pól odpowiadających kolorom
wybranym do wyróżniania ważnych informacji.
Wg standardowych ustawień programu:
kolorem brązowo-zielonym zaznaczone są wkłady (kolor nr 9 z pa-
lety użytkownika),
czerwonym pożyczki (kolor nr 10 z palety użytkownika),
niebieskim raty (kolor nr 8 z palety użytkownika),
ciemnozielonym świadczenia bezzwrotne (kolor nr 7 z palety
użytkownika).
Obok każdego pola jest umieszczony przycisk pozwalający wybrać
za pośrednictwem okna z paletą barw najodpowiedniejszy kolor do wy-
różnienia danej informacji.
Importowanie uprawnień użytkowników
Opisując kolejnych użytkowników programu, wygodnie jest skorzystać
z ustaleń dotyczących nadanych im uprawnień, które podjęto w odnie-
sieniu do innych osób, a następnie w razie potrzeby ustalenia te odpo-
wiednio modyfikować. Kopiowanie uprawnień umożliwia funkcja Import
uprawnień użytkownika uruchamiana ikoną znajdującą się na zakładce
Wprowadzanie w oknie Użytkownicy.
63
Administrowanie programem
Kopiowanie uprawnień przebiega następująco:
1. Uruchomić funkcję Administracja/ Użytkownicy, a następnie kliknąć
na pasku narzędzi ikonę .
2. Należy wprowadzić identyfikator oraz imię i nazwisko nowego
użytkownika, a następnie zapisać te dane.
3. Kliknąć ikonę . Program wyświetli okno Import uprawnień użyt-
kownika.
4. Z listy rozwijalnej wybrać osobę, której uprawnienia zostaną sko-
piowane dla nowego użytkownika.
5. Posługując się znacznikami, wskazać, jakie ustalenia będą kopio-
wane dla nowego użytkownika (uprawnienia do korzystania
z funkcji programu, uprawnienia do pracy z jednostkami, ustalenia
dotyczące używanych kolorów).
Dlaczego podczas wprowadzania danych nowego użytkownika
przycisk jest nieaktywny i nie można wprowadzić hasła danej osoby?
Mimo że takie rozwiązanie może się wydawać niewygodne, to jednak
służy zachowaniu tajności hasła. Nikt oprócz danej osoby nie powinien
znać jej hasła. Z tego właśnie względu przycisk jest dostępny dopie-
ro wtedy, kiedy użytkownik sam uruchomi program, podając podczas
logowania swój identyfikator, a następnie użyje funkcji Administracja/
Użytkownicy.
Zapomniałem swoje hasło. Co mam zrobić, żeby móc pracować
z programem?
Przede wszystkim proszę zastanowić nad nowym hasłem, które będzie
Panu łatwiej zapamiętać. Następnie może Pan poprosić o pomoc admini-
stratora programu lub, jeśli to możliwe, zalogować się jako on i urucho-
mić funkcję Administracja/ Użytkownicy. Na karcie z własnym identyfikato-
rem, na pozycji Aktywny musi Pan odebrać sobie prawo uruchamiania
programu, po czym ponownie zechce Pan wprowadzić swoje dane jako
dane nowego użytkownika, pamiętając przy tym, by przypisać sobie nowy
identyfikator (inny niż używany dotychczas), a także ustalić swoje upraw-
64
Logowanie
nienia. Następnie wystarczy zalogować się w programie pod nowym iden-
tyfikatorem i wprowadzić swoje nowe hasło.
Jeżeli z pewnych powodów jest niezbędne posługiwanie się starym iden-
tyfikatorem i, co za tym idzie, starym hasłem, można skorzystać z od-
płatnej usługi odkodowania zapomnianego ciągu znaków.
Logowanie
W rozdziale Pierwsze uruchomienie programu został omówiony sposób
logowania pierwszej osoby uruchamiającej system administratora.
Podane tam informacje wystarczają, by bez trudu wykonywać tę opera-
cję. Jednak z myślą o wygodzie korzystania z podręcznika w tym miej-
scu zostaną powtórzone i podsumowane wszystkie najważniejsze wia-
domości związane z logowaniem użytkownika w programie.
Rysunek 20. Okno służące do logowania użytkownika.
Logowanie jest, mówiąc najprościej, formą przedstawienia się osoby
rozpoczynającej pracę z programem. Na tej podstawie program identyfi-
kuje użytkownika i udostępnia mu tylko te mechanizmy, do korzystania
z których dana osoba jest uprawniona (zob. rozdział Administrowanie
programem, podrozdział Użytkownicy).
Program rozpoznaje użytkownika na podstawie wprowadzonego identy-
fikatora i hasła.
Wszystkie znaki hasła wpisywane przez użytkownika na ekranie są wy-
świetlane jako gwiazdki służy to zapewnieniu tajności hasła.
65
Administrowanie programem
Przy wprowadzaniu danych identyfikacyjnych można pomylić się tylko
dwa razy. Trzecia nieudana próba zalogowania się powoduje automa-
tyczne zamknięcie programu. Aby wykonać kolejną próbę, trzeba po-
nownie uruchomić program.
W razie problemów przy logowaniu warto sprawdzić, czy nie jest niepo-
trzebnie włączony klawisz Caps Lock jest to częsta przyczyna błędnego
logowania.
Do zalogowania się innej osoby, np. w sytuacji, kiedy pracę chce rozpocząć
inny pracownik, nie ma potrzeby zamykania i powtórnego uruchamiania
programu. Wystarczy skorzystać z funkcji Administracja/ Logowanie.
Ustawienia programu
Po uruchomieniu funkcji Administracja/ Ustawienia programu można nie
tylko zapoznać się z ważnymi informacjami o programie, np. o ścieżce
dostępu do używanego katalogu danych, ale także określić swoje specy-
ficzne wymagania dotyczące działania systemu np. to, czy powinien
przypominać o zaplanowanych naliczeniach.
Uwaga Należy pamiętać, że program będzie mógł przypominać o nalicze-
niach tylko wtedy, gdy na karty członków lub do opisu kasy będzie
trafiała na bieżąco informacja o dacie wykonywanych naliczeń. Pro-
gram podczas wykonywania naliczeń pyta o automatyczne zapisa-
nie tej informacji, ale może być ona również wprowadzana samo-
dzielnie przez użytkownika.
66
Ustawienia drukarki
Rysunek 21. Okno pozwalające uzyskać ważne informacje o użytko-
wanym programie i wprowadzić własne ustawienia pa-
rametrów sterujących jego pracą.
Należy zwrócić uwagę na umieszczony w tym oknie przycisk Sprawdz
i popraw. Jego użycie jest zalecane w sytuacji, gdy dostrzeżone zostaną
niezgodności w danych liczbowych (np. niezgodność sum rat) lub gdy
nie uda się operacja usunięcia raty. Gdy program skończy automatyczne
sprawdzanie i ewentualne naprawianie danych, przedstawi na ekranie
raport informujący o efekcie wykonanych operacji. Raport ten jest prze-
chowywany w pliku o nazwie takiej samej jak jego nagłówek.
Ustawienia drukarki
Aby otrzymywać dobrze przygotowane wydruki różnych dokumentów
tworzonych przez program, należy odpowiednio dopasować do swoich
potrzeb ustawienia sterujące pracą drukarki.
Porządkowanie danych
Pracując z programem warto co jakiś czas przeprowadzić operację po-
rządkowania danych. Jej efektem jest zmniejszenie rozmiarów plików
oraz zwolnienie nieużywanego miejsca na dysku. Operacja ta jest wy-
67
Administrowanie programem
konywana automatycznie przez program, wystarczy jedynie uruchomić
funkcję Administracja/ Porządkowanie danych. Zalecane jest wcześniejsze
pozamykanie wszystkich okien.
Częstotliwość korzystania z funkcji zależy od intensywności użytkowa-
nia programu. Jeśli program przetwarza wiele danych, jest obsługiwany
przez kilka osób, porządkowanie powinno odbywać się częściej.
Uwaga Przy pracy w trybie współdzielenia danych funkcja nie zostanie uru-
chomiona, jeśli w danym momencie ktoś inny korzysta z bazy da-
nych. Przed jej użyciem należy się upewnić, że żaden użytkownik
w sieci nie pracuje obecnie z programem.
Warte polecenia jest uruchamianie omawianej funkcji każdorazowo po
wystąpieniu jakiejkolwiek sytuacji awaryjnej, np. po nagłym przerwaniu
pracy komputera (brak zasilania, przypadkowe naciśnięcie wyłącznika
lub przycisku reset itp.).
Uwaga Porządkowanie danych jest przeprowadzane automatycznie, gdy pro-
gram jest uruchamiany bezpośrednio po wykonaniu jego aktualizacji.
Kopia zapasowa
Wszystkie dane gromadzone przez program należy systematycznie ar-
chiwizować tworzyć ich kopię zapasową. Częstotliwość tej operacji
powinna zależeć od intensywności używania programu. Zawsze jednak
powinno się przestrzegać zasady, by nie archiwizować danych rzadziej
niż raz w miesiącu.
Uwaga Im częściej jest przeprowadzana archiwizacja, tym mniej grozne bę-
dą skutki ewentualnych awarii, które mogłyby uszkodzić dane.
Warte zalecenia jest archiwizowanie danych każdego dnia i to w ko-
piach przypisanych do dni tygodnia, np. Poniedziałek, Wtorek, Środa itd.
Warto również krótko opisywać wykonane kopie, np. wyliczając waż-
niejsze z dokonanych zmian lub numery list naliczeń.
Okresowo archiwizacja powinna być wykonywana na nośnikach ze-
wnętrznych, codzienne archiwizowanie może odbywać się na dysku
twardym komputera.
Do przeprowadzenia archiwizacji zewnętrznej można wykorzystywać
różne nośniki: płyty CD-ROM lub DVD, wymienialne dyski, napędy
ZIP, napędy magnetooptyczne (MO).
68
Kopia zapasowa
Należy pamiętać o właściwym przechowywaniu nośników zawierających
zapasową kopię danych. Nie może być to miejsce, które nie gwarantuje
ochrony przed uszkodzeniami mechanicznymi (wilgoć, kurz, wstrząsy)
i wpływającymi na strukturę nośnika (silne pole magnetyczne).
Zalecane sposoby archiwizowania danych
Jeżeli program obsługuje dużą bazę danych, a zmiany wprowadzane są
często, dobrym rozwiązaniem jest wykonywanie archiwizacji w cyklu
tygodniowym codziennie na dysk twardy do katalogów o nazwach od-
powiadających dniom tygodnia, a w piątek na dyskietkę lub inny nośnik.
Jeśli nie jest wymagane tak częste archiwizowanie, można przygotowy-
wać kopie w cyklu miesięcznym raz w tygodniu na dysk twardy, a pod
koniec miesiąca (w ostatnim tygodniu) na nośnik.
Jak utworzyć zapasową kopię danych?
Po zakończeniu pracy z danymi przez wszystkie osoby pracujące w sieci
komputerowej (zalecane jest także zamknięcie wszystkich okien pro-
gramu) należy uruchomić funkcję Administracja\ Kopia zapasowa\ Tworze-
nie. Zostanie wyświetlone okno, w którym będzie można ustalić wszyst-
kie szczegóły związane z przeprowadzeniem archiwizacji danych.
Rysunek 22. Okno, w którym decyduje się o tworzeniu zapasowej
kopii danych.
69
Administrowanie programem
Przede wszystkim należy określić umiejscowienie zapasowej kopii da-
nych:
Jeśli będzie to twardy dysk używanego komputera, to należy zazna-
czyć pole Katalog na dysku, a następnie w polu Katalog kopii danych
podać właściwą ścieżkę dostępu (odnalezienie właściwego katalogu
ułatwia przycisk ).
Jeśli będzie to płyta CD-ROM lub dysk przenośny (np. pendrive), to
należy zaznaczyć pole Katalog na dysku, a następnie w polu Katalog
kopii danych podać właściwą ścieżkę dostępu (odnalezienie właści-
wego katalogu na właściwym dysku ułatwia przycisk ).
Jeśli będzie to dyskietka, to wystarczy zaznaczyć pole odpowiada-
jące właściwej stacji dysków Dyskietka A:. W wypadku nowej, nie-
sformatowanej dyskietki (lub takiej, która była używana wielokrot-
nie) można przeprowadzić od razu jej formatowanie. Wystarczy
zaznaczyć pole formatowanie dyskietki.
Zaznaczenie pola pakowanie kopii uruchamia automatyczny mechanizm
kompresji danych (format ZIP). Spakowane dane zajmują mniej miej-
sca, więc korzystanie z takiej możliwości warto szczególnie polecić
w wypadku przygotowywania kopii na dyskietce. Jest to konieczne, gdy
rozmiar archiwizowanych plików przekracza 1,44 MB.
Bardzo wygodnym rozwiązaniem jest skorzystanie z dodatkowej opcji
twórz kopię w podkatalogach z datą program automatycznie będzie tworzył
nazwy podkatalogów odpowiadające dacie wykonywania archiwum.
Warto korzystać z przycisku , który umożliwia sprawdzenie, czy
w danym katalogu lub na danej dyskietce jest już zapisana jakaś kopia
danych.
W tabelce Dotychczas wykonane kopie zapasowe znajdują się wszystkie
ważne informacje o przeprowadzonych do danej chwili archiwizacjach.
Po wprowadzeniu wszystkich ustaleń dotyczących archiwizowania da-
nych można rozpocząć tworzenie kopii zapasowej. Wystarczy użyć
przycisku . O zakończeniu operacji program poinformuje, wyświetla-
jąc na ekranie specjalny komunikat.
Po utworzeniu zapasowej kopii można przeprowadzić operację porząd-
kowania danych (zob. rozdział Administrowanie programem, podroz-
dział Porządkowanie danych).
Uwaga Każda kopia zapasowa odzwierciedla stan danych w chwili jej utwo-
rzenia, a nie zmiany wprowadzone od czasu sporządzenia poprzed-
niej kopii. Warto zatem wykonywać kopię zawsze po wykonaniu wie-
lu ważnych operacji. Najwygodniej jest zapisywać dane
70
Wybór bazy danych
w podkatalogu z datą na dysku komputera, a raz na jakiś czas prze-
nosić archiwum na nośniki zewnętrzne, np. płyty CD-ROM.
Jak odtworzyć dane?
W razie potrzeby, np. po wystąpieniu awarii komputera, można skorzystać
z przygotowanej uprzednio kopii zapasowej i odtworzyć utracone dane.
Wystarczy uruchomić funkcję Administracja\ Kopia zapasowa\ Odtwarzanie.
Ponieważ odtworzenie danych polega na zastąpieniu bieżących plików
danych plikami archiwalnymi i jest operacją nieodwracalną, system pro-
si o potwierdzenie, że użytkownik wykonuje tę czynność z rozmysłem
i jest świadom konsekwencji, które mogą wynikać z błędu popełnionego
np. przy wyborze nieaktualnej kopii zapasowej.
Stare dane (te, które zostają zastąpione plikami archiwalnymi) zostają
umieszczone w katalogu KOPIA na poziomie katalogu nadrzędnego do
katalogu danych. Jeśli katalog KOPIA już istniał najpierw jest usuwany.
W wypadku odtwarzania kopii po przeprowadzeniu aktualizacji programu
(zob. rozdział Zakończenie pracy i inne operacje, podrozdział Aktualiza-
cja programu) może być wykonywana automatyczna konwersja danych,
o której program informuje, wyświetlając odpowiedni komunikat.
Uwaga Odtwarzanie danych przebiega w sposób całkowicie bezpieczny
najpierw dane odtwarzane są do tymczasowego katalogu, a gdy się
to powiedzie zastępują dane bieżące.
Tabelka Dotychczas wykonane operacje odtwarzania gromadzi wszystkie istot-
ne informacje o korzystaniu w przeszłości z zapasowych kopii danych.
Wybór bazy danych
Ze względu na występującą czasem potrzebę pracy z różnymi bazami
danych program został wyposażony w funkcję Wybór bazy danych. Jest
ona dostępna w menu Administracja. Ponieważ korzystanie z niej jest za-
lecane tylko w wyjątkowych sytuacjach i to przez zaawansowanych
użytkowników programu, prawo do jej uruchomienia musi zostać osob-
no nadane za pomocą funkcji Administracja/ Użytkownicy.
Funkcja Wybór bazy danych umożliwia przełączanie się między dwiema
bazami:
bazą globalną, czyli wspólną bazą systemu Księgowość Optivum
(programu Księgowość Optivum wraz z modułami dodatkowymi),
71
Administrowanie programem
bazą lokalną, czyli bazą związaną tylko z jednym programem lub
jednym rodzajem działalności (obsługa kasy ZP wraz z prowadze-
niem księgowości).
Operację zmiany bazy danych przeprowadza się w następujący sposób:
Z menu Administracja należy uruchomić funkcję Wybór bazy danych.
Jeśli w menu nie ma takiej funkcji, to oznacza, że użytkownikowi
nie nadano praw do jej uruchamiania (zob. Użytkownicy).
W wyświetlonym oknie zaznaczyć pole opisujące wybraną bazę da-
nych globalną lub lokalną. Program podpowiada ścieżki dostępu
do istniejących baz danych. Gdy pierwszy raz uruchamia się to okno
(i gdy nie utworzono lokalnej bazy danych), pole ze ścieżką dostępu
do lokalnej bazy danych jest puste.
Kliknąć przycisk Zapisz i zamknij. Program, wyświetlając specjalny ko-
munikat, poprosi o potwierdzenie podjętej przez użytkownika decyzji.
Ponownie uruchomić program. Gdy w oknie Wybór bazy danych wy-
brano lokalną bazę danych, a nie została ona wcześniej utworzona
(pole ze ścieżką dostępu było puste), program zapyta, czy utworzyć
nową bazę. Należy odpowiedzieć twierdząco. Gdyby program zgło-
sił, że znalazł pewien katalog z danymi, nie należy w tej sytuacji
zgadzać się na jego używanie nieświadome wybranie globalnej
bazy danych jako bazy lokalnej może spowodować bardzo poważne
problemy.
Jeśli w nowo tworzonej bazie lokalnej powinny znalezć się zapisy z do-
tychczasowej wspólnej bazy bazy globalnej, należy kolejno wykonać
następujące czynności:
Jeszcze przed przełączeniem się na lokalną bazę danych wykonać
kopię zapasową danych (zob. podrozdział Kopia zapasowa. Jak
utworzyć zapasową kopię danych?).
Z menu Administracja uruchomić funkcję Wybór bazy danych i postę-
pować zgodnie z powyższym opisem.
Po ponownym uruchomieniu programu, podczas którego tworzona
jest nowa, pusta baza danych, odtworzyć dane z zapasowej kopii
danych (zob. podrozdział Kopia zapasowa. Jak odtworzyć dane?).
Uwaga Należy pamiętać, że rozpoczęcie pracy z bazą globalną i lokalną to
decyzja, której nie można cofnąć bazy danych nie będą już mogły
zostać połączone.
72
Wybór bazy danych
Uwaga Możliwość pracy na globalnej i lokalnej bazie nie może być wykorzysty-
wana bez wyraznej potrzeby. Konsekwencje tak zorganizowanej pracy
są bardzo istotne, dlatego decyzję o utworzeniu bazy lokalnej użytkow-
nik powinien podejmować, będąc świadomym skutków tej operacji.
73
Co ułatwia pracę z programem?
Co ułatwia pracę z programem?
Ważną cechą programu jest to, że nie narzuca użytkownikowi jednego
stylu pracy. Każdy może wybrać dla siebie najwygodniejszy sposób
wykonania różnych czynności np. są osoby, które wolą posługiwać się
klawiszami skrótu, inne będą wybierać odpowiednie ikony z paska na-
rzędzi, jeszcze inne będą wywoływać potrzebne funkcje z menu.
Część mechanizmów ułatwiających pracę jest dostępna jako funkcje
w menu programu. Ze względu na to, czemu służą, można podzielić je
na kilka grup. Każda z nich zostanie omówiona szczegółowo
w następnych podrozdziałach.
Okna programu
W czasie pracy można mieć otwartych wiele okien. Program pozwala
przełączać się między nimi w taki sposób, by praca była dla użytkowni-
ka jak najwygodniejsza. Służą do tego specjalne funkcje umieszczone
w menu Okna. Każda osoba może wybrać najbardziej jej odpowiadający
sposób pracy.
Kaskada to funkcja, która powoduje ułożenie kolejnych okien na sobie
w taki sposób, że widoczne są ich paski tytułu i lewe krawędzie.
74
Okna programu
Rysunek 23. Sposób prezentacji okien po użyciu funkcji Kaskada.
Poziomo to funkcja, która powoduje takie ułożenie otwartych okien na
ekranie, by okno aktywne zajmowało całą szerokość górnej połowy
ekranu. W taki sposób wygodnie jest np. porównywać dane z różnych
formularzy.
Rysunek 24. Efekt działania funkcji Poziomo.
75
Co ułatwia pracę z programem?
Pionowo to funkcja umożliwiająca pracę z oknami ułożonymi w taki spo-
sób, że okno aktywne zajmuje lewą połowę ekranu, a inne zostają roz-
mieszczone obok niego. W takim układzie można np. łatwo kontrolować
zgodność różnych zapisów przedstawianych w osobnych oknach.
Rysunek 25. Efekt działania funkcji Pionowo.
Wyrównaj ikony to funkcja, która służy do uporządkowania zminimalizo-
wanych okien, które zostały wcześniej umieszczone w różnych miej-
scach ekranu. Jej użycie powoduje natychmiastowe przeniesienie
wszystkich zminimalizowanych okien tam, gdzie standardowo powinny
być wyświetlane nad pasek zadań.
Następne okno to funkcja umożliwiająca szybkie przełączenie się do in-
nego otwartego wcześniej okna. Przy przełączaniu zawsze zachowywa-
na jest kolejność, w jakiej były uruchomione poszczególne okna. Dzia-
łanie tej funkcji jest przypisane do kombinacji klawiszy Ctrl + F1.
Zamknij okno to funkcja, która stanowi jeszcze jedną (obok standardo-
wych kliknięcia znaku lub wciśnięcia kombinacji klawiszy Ctrl +
F4) metodę zakończenia pracy z konkretnym oknem. Na pasku narzędzi
funkcja ta jest reprezentowana ikoną . Warto tu też przypomnieć, że
w razie wprowadzania do okna jakichkolwiek danych program przed je-
go zamknięciem pyta, czy zapisać wprowadzone zmiany.
Zamknij wszystkie to funkcja, z której można korzystać w momencie, kie-
dy na ekranie jest wyświetlanych wiele niepotrzebnych już okien, np.
przed tworzeniem nowego zestawienia, przed zakończeniem pracy
z programem. Przed zamknięciem okien program upewni się, czy użyt-
kownik chce zapisać ewentualne zmiany wprowadzone do formularzy.
Na końcu menu Okna umieszczane są odwołania do wszystkich otwar-
tych okien. Są one ponumerowane zgodnie z kolejnością ich urucho-
76
Działania
mienia. Wystarczy po prostu kliknąć nazwę danego okna, a natychmiast
zostanie ono przywołane na pierwszy plan. Jest to bardzo przydatny me-
chanizm zwłaszcza w sytuacji, kiedy na ekranie jest wyświetlanych bar-
dzo wiele okien, co utrudnia odnalezienie tego właściwego potrzebne-
go w danym momencie.
Działania
Funkcje odpowiedzialne za typowe czynności wykonywane przez użyt-
kownika w programie zgromadzono w menu Działania. Do ich urucho-
mienia służą też odpowiednie kombinacje klawiszy oraz ikony na pasku
narzędzi. W ten sposób zagwarantowany został szybki i wygodny dostęp
do najczęściej używanych mechanizmów programu.
Nowy to funkcja umożliwiająca wprowadzenie danych nowego elemen-
tu, np. jednostki do słownika jednostek itd. Działanie tej funkcji jest tak-
że przypisane do kombinacji klawiszy Ctrl + N oraz do ikony na pa-
sku narzędzi.
Zapisz to funkcja, która gwarantuje zapisanie w bazie wprowadzonych
(dodanych, zmienionych, poprawionych, uzupełnionych) danych. Dzia-
łanie tej funkcji jest dodatkowo przypisane do kombinacji klawiszy
Ctrl + S oraz do ikony na pasku narzędzi.
Przywróć to funkcja, która pozwala wycofać się z wprowadzonych
zmian, ale tylko tych, które nie zostały jeszcze zapisane. Jeżeli np. nie-
potrzebnie zmieniony został skrót przypisany jednej z jednostek, to
przed zapisaniem tej zmiany można dzięki funkcji Przywróć szybko
powrócić do stanu pierwotnego program odtworzy stary skrót. Działa-
nie tej funkcji jest również przypisane do kombinacji klawiszy Ctrl + E
oraz do ikony na pasku narzędzi.
Uwaga Należy pamiętać, że użycie funkcji Przywróć powoduje powrót do sta-
nu w chwili ostatniego zapisu danych. Jeśli po zapisaniu danych wy-
konywanych było kilka operacji, to funkcja Przywróć spowoduje cof-
nięcie wszystkich niezapisanych zmian, a nie tylko ostatniej z nich.
Usuń to funkcja, która pozwala usunąć niepotrzebny już obiekt, np. jed-
nostkę ze słownika (należy podświetlić element i po upewnieniu się, że
nie nastąpiła pomyłka w wyborze uruchomić omawianą funkcję). Zawsze
po jej użyciu program wyświetla prośbę o potwierdzenie operacji. W nie-
których wypadkach możliwość usunięcia pewnych obiektów jest uzależ-
niona od różnych okoliczności, np. nie można usunąć danych jednostki,
jeżeli wystawiono już dla niej dokumenty. Program zawsze informuje
o takich sytuacjach. Działanie tej funkcji jest dodatkowo przypisane do
kombinacji klawiszy Ctrl + U oraz do ikony na pasku narzędzi.
77
Co ułatwia pracę z programem?
Nawigacja
Program, dbając o wygodę użytkowników, ułatwia szybkie przełączanie
się pomiędzy różnymi elementami tej samej klasy, czyli przechodzenie
do różnych zapisów. Aatwiej to wyjaśnić na przykładzie: Jeśli włączony
jest np. słownik jednostek, to nie trzeba mozolnie przemieszczać się po
liście, aby np. dojść do pierwszego zapisu w tym słowniku, ale wystar-
czy użyć odpowiedniej funkcji odpowiedzialnej za nawigację. Są to na-
stępujące funkcje z menu Nawigacja:
Pierwszy powoduje zaprezentowanie pierwszego elementu zbioru;
działanie tej funkcji jest także przypisane do kombinacji klawiszy
Ctrl + Home oraz do ikony na pasku narzędzi.
Poprzedni powoduje zaprezentowanie poprzedniego elementu zbioru;
działanie tej funkcji jest również przypisane do kombinacji klawiszy
Ctrl + PgUp oraz do ikony na pasku narzędzi.
Następny powoduje zaprezentowanie następnego elementu zbioru;
działanie tej funkcji jest dodatkowo przypisane do kombinacji klawiszy
Ctrl + PgDn oraz do ikony na pasku narzędzi.
Ostatni powoduje zaprezentowanie ostatniego elementu zbioru; działa-
nie tej funkcji jest też przypisane do kombinacji klawiszy Ctrl + End oraz
do ikony na pasku narzędzi.
Edycja
W menu Edycja zgromadzone zostały typowe funkcje służące do wyko-
nywania różnych operacji w odniesieniu do pojedynczych zapisów
w polach formularzy. Działanie tych funkcji jest równocześnie przypi-
sane do standardowych kombinacji klawiszy.
Cofa ostatnią operację, np. jeśli zostanie wykaso-
Cofnij (Ctrl + Z) wana zawartość danego pola, to dzięki tej funkcji
można szybko odtworzyć usunięty zapis.
Usuwa zaznaczoną zawartość pola i umieszcza ją
Wytnij (Ctrl + X)
w schowku Windows.
Kopiuje zaznaczoną zawartość pola i umieszcza ją
Kopiuj (Ctrl + C)
w schowku Windows.
Wklej (Ctrl + V) Umieszcza w polu zawartość schowka Windows.
Powoduje wyróżnienie całej zawartości danego pola
Zaznacz wszystko i traktowanie jej przez program jako jeden znak.
(Ctrl + A) W takiej sytuacji wystarczy tylko raz nacisnąć np.
klawisz Del, a usunięty zostanie cały zapis.
78
Pasek narzędzi
Pasek narzędzi
Wiele najczęściej używanych funkcji programu można szybko urucho-
mić, korzystając z paska narzędzi. Standardowo jest on umieszczany
pod paskiem menu. Nie ma jednak przeszkód, by użytkownik sam usta-
lił jego najwygodniejsze dla siebie położenie. Najlepiej jest wykonać
kilka prób i na tej podstawie stwierdzić, jakie umiejscowienie paska naj-
bardziej ułatwia pracę.
Rysunek 26. Pasek narzędzi może być umieszczany w różnych miej-
scach ekranu.
Pasek można przemieszczać po ekranie za pomocą myszy. Trzeba po
prostu wcisnąć lewy przycisk myszy (umieściwszy wcześniej kursor
w takim miejscu paska, na którym nie ma żadnej ikony) i przytrzymując
go, przeciągnąć pasek w wybrane miejsce ekranu.
79
Co ułatwia pracę z programem?
Na pasku widnieją następujące ikony:
pozwala przejść do pierwszego elementu;
pozwala przejść do poprzedniego elementu;
pozwala przejść do następnego elementu;
pozwala przejść do ostatniego elementu;
umożliwia dodanie nowego elementu;
zapisuje wprowadzone zmiany;
cofa ostatnią operację (odtwarza usunięty zapis);
usuwa wybrany element;
zamyka ostatnio otwarte okno;
wyszukuje zapisy według wzorca z pola tekstowego;
wyszukuje następne zapisy zgodne z wzorcem.
Uwaga W pewnych sytuacjach ikony paska narzędziowego mogą być nieak-
tywne wyszarzone. Dzieje się tak wtedy, gdy np. dany użytkownik
nie ma uprawnień do wykonywania pewnych operacji lub gdy za-
chodzą okoliczności uniemożliwiające uruchomienie danej funkcji
są one podawane na żółtym polu podpowiedzi, które pojawia się,
gdy kursor myszy dłużej zatrzyma się na danej ikonie.
Przełączanie się między programami
KZP Optivum to jedna z wielu aplikacji wchodzących w skład systemu
księgowego firmy VULCAN. Przypomnijmy, że są to:
Faktury Optivum,
Rozrachunki Optivum,
Kasa Optivum,
Stołówka Optivum,
Magazyn Optivum,
Zamówienia publiczne Optivum,
Rejestr VAT Optivum,
80
Kalkulator
Czesne Optivum,
Inwentarz Optivum,
Opłaty Optivum,
Budżet Optivum.
Ponieważ system Windows umożliwia pracę w wielu oknach, można
włączyć wszystkie potrzebne w danym momencie programy i przełączać
się między nimi w razie potrzeby.
Szybkie i wygodne uruchomienie innych aplikacji oraz przełączanie się
między ich oknami gwarantuje funkcja Okna/ Aplikacje. W podmenu tej
funkcji zgłaszane są wszystkie zainstalowane moduły naszego systemu.
Wystarczy wybrać właściwy moduł, a na ekranie pojawi się okno tego
programu.
Kalkulator
Uruchomienie kalkulatora może nastąpić w dowolnym momencie pracy
z programem w każdej chwili, gdy zajdzie taka potrzeba. Należy uru-
chomić funkcję Okna/ Kalkulator. Na ekranie pojawi się okno z graficz-
nym wyobrażeniem klawiatury kalkulatora. Można z niej korzystać za-
równo za pomocą myszy, jak i klawiszy numerycznych.
81
Zakończenie pracy i inne operacje
Zakończenie pracy i inne
operacje
Zakończenie pracy
Istnieje tylko jeden sposób na poprawne zakończenie pracy z progra-
mem należy z menu Administracja wybrać funkcję Zakończ. Każda pró-
ba innego opuszczenia programu, np. przez wyłączenie lub reset kompu-
tera, może grozić poważnym uszkodzeniem danych.
Należy pamiętać, że niezwykle istotne jest okresowe wykonywanie ko-
pii zapasowej danych. Zanim zakończy się pracę z programem, warto
skorzystać z funkcji Administracja\ Kopia zapasowa\ Tworzenie.
Modernizacja i aktualizacja programu
Ponieważ zmieniające się przepisy prawne wymuszają wprowadzanie
zmian do programu, a jego twórcy nieustannie doskonalą wewnętrzne
mechanizmy poszukując najlepszych rozwiązań, co pewien czas powsta-
ją nowe wersje programu.
Pełna historia wprowadzonych zmian jest zapisana w osobnym pliku.
Informacje tam zapisane są udostępniane podczas aktualizowania pro-
gramu, można także na bieżąco do nich sięgać, uruchamiając z menu
Pomoc funkcję Historia zmian w programie.
Informacje o aktualnie dostępnych wersjach wszystkich naszych pro-
gramów są podawane w kolejnych numerach Biuletynu Informacyjnego
oraz na naszych stronach WWW (www.vulcan.edu.pl). Szybki dostęp
do opublikowanych aktualizacji jest możliwy również po użyciu przyci-
82
Modernizacja i aktualizacja programu
sku Start. Należy kolejno wybierać opcje Programy/ Vulcan/ Narzędzia/
Aktualizacje programów.
Dostosowanie posiadanej wersji do najnowszej może się odbyć na dwa
sposoby (zależy to od wprowadzonych zmian):
przez przeprowadzenie modernizacji (Upgrade) umożliwia to do-
starczona przez nas płyta CD,
przez przeprowadzenie aktualizacji (Patch) można np. pobrać plik
z witryny internetowej
Modernizacja jest przeprowadzana przy użyciu pakietu instalacyjnego,
który dokonuje zmiany całego programu, zaś aktualizacja wymaga uru-
chomienia specjalnego programu dokonującego zmian tylko wybranych
składników zainstalowanego wcześniej programu.
Czynności, które należy wykonać, aby zmodernizować lub zaktualizo-
wać program, zostały opisane w oddzielnej instrukcji dołączonej do pły-
ty z wersją instalacyjną programu.
83
Informacje techniczne
Informacje techniczne
Wymagania techniczne
Program został przygotowany do pracy na komputerze klasy IBM PC.
Przed rozpoczęciem instalacji należy się upewnić, czy posiadane przez
użytkownika urządzenie jest wyposażone w wymienione poniżej ele-
menty:
procesor klasy Pentium II 266MHz lub lepszy;
co najmniej 128 MB pamięci RAM;
karta graficzna typu VGA z możliwością pracy w rozdzielczości
1024x768;
system operacyjny Microsoft Windows (2000 lub pózniejsze wersje);
dysk twardy (co najmniej 100 MB wolnego miejsca; im więcej da-
nych będzie obsługiwał program, tym więcej trzeba zarezerwować
miejsca na dysku.
Opis pliku VULCAN.INI
W czasie pierwszego uruchomienia programu zostaje zapisany na dysku
komputera plik VULCAN.INI. (Umiejscowienie tego pliku zależy od sys-
temu operacyjnego. Aby dowiedzieć się, gdzie został zapisany, najlepiej
zastosować polecenie Znajdz z menu Start).
Program KZP Optivum używa następujących sekcji:
[SYSTEM2000] główna sekcja opisująca podstawowe parametry pro-
gramu. Zawiera klucz KatalogDanych = ŚcieżkaDanych. Jest tu zapisana in-
formacja, gdzie znajdują się dane programu (globalna baza danych).
84
Opis pliku KZP.INI
[WzorceSzukania] sekcja, gdzie są zapamiętywane wzorce szukania (za-
pisy wprowadzane w pole wyszukiwania na pasku narzędzi). Zawiera
klucze od Wzorzec0 do Wzorzec9 = WzorzecSzukania.
Katalog z danymi
Dane programu są przechowywane w katalogu Dokumenty\Vulcan\Dane.
W zależności od systemu operacyjnego inna jest ścieżka dostępu do tego
katalogu. Szczegółowo przedstawia to rysunek:
Opis pliku KZP.INI
W czasie pierwszego uruchomienia programu zostaje zapisany na dysku
komputera plik KZP.INI. (Umiejscowienie tego pliku zależy od systemu
operacyjnego. Aby dowiedzieć się, gdzie został zapisany, najlepiej za-
stosować polecenie Znajdz z menu Start).
Program KZP Optivum używa następujących sekcji:
[KZP2000] główna sekcja opisująca podstawowe parametry programu.
Zawiera następujące klucze:
Użytkownik = Identyfikator zapisana jest tu informacja o identyfika-
torze użytkownika, który jako ostatni zalogował się w programie.
Jest to standardowy identyfikator wyświetlany w oknie rozpozna-
wania użytkownika przy rozpoczynaniu pracy z programem.
Intro = LiczbaSekund zawiera informację o liczbie sekund, przez
którą jest wyświetlana wizytówka przy uruchamianiu programu.
Cyfra zero oznacza, że okno nie jest wyświetlane.
85
Informacje techniczne
[KZP2000 Pozycje Okien] sekcja zawiera ostatnie pozycje okien w posta-
ci kluczy: NazwaOkna = PozycjaX, PozycjaY.
[SYSTEM 2000] sekcja opisująca wykorzystanie lokalnej lub globalnej
bazy danych. Zawiera dwa klucze:
KatalogDanych = ŚcieżkaDanych podawana jest tu ścieżka dostępu
do lokalnej bazy danych.
WybieranyKatalogDanych = G, L ten klucz decyduje, która baza da-
nych globalna (wartość G) czy lokalna (wartość L) jest otwiera-
na przy starcie aplikacji.
[KZP2000 Inne] standardowe parametry startowe modułów.
86
Indeks
Indeks
Indeks
A F
Administracja, 56 Format wydruków, 51
Administrator, 12
Administrator sieci, 11
H
Aktualizacja programu, 82
Hasło, 12, 61
B
I
Baza danych, 11, 13, 72
Identyfikacja użytkownika, 12
Baza wiedzy, 8
Import uprawnień użytkownika, 63
Bezpieczeństwo danych, 58, 68
Informacje techniczne, 84
Instalacja, 10
C
Członek kasy ZP, 16, 17
J
Jednostka, 16, 19, 60
D
Drukowanie, 51, 67
K
Dysk sieciowy, 11
Kalkulator, 81
Działania, 77
Karta graficzna, 84
Karty członkowskie, 17, 29
E
Kasa mieszkaniowa, 14, 17
Edycja, 78 Kasy ZP, 14
Eksport danych, 38, 42 Katalog Log, 42
Katalog z danymi, 85
Kolory, 20, 62
Kopia zapasowa, 68
87
Indeks
Kryteria wyboru, 48 S
Księgowanie naliczeń, 44
Scalenie rat, 24
Księgowość Optivum, 38
Sieć komputerowa, 11
Słowniki, 48
L
Stan początkowy, 20, 25
Lista potrąceń, 30 Standardowe parametry naliczeń, 15,
Logowanie, 65 19
System operacyjny, 84
Szkolenia, 9
N
Nadpłata raty, 26
Ś
Naliczenia, 15, 30, 32
Naprawa danych, 67 Świadczenia bezzwrotne, 20, 27
Narzędzia, 79
Nawigacja, 78 T
Tryb współużytkowania, 11
O
Typ pracownika, 18
Odroczenie raty, 24 Typy księgowań, 41
Odsetki, 22
Opłata, 26 U
Umowa, 16
P
Ustawienia drukarki, 67
Parametry księgowania, 38 Ustawienia programu, 66
Użytkownicy, 57
Pasek narzędzi, 79
Pierwsze uruchomienie, 11 przypisanie jednostki, 60
Pierwsze uruchomienie programu, udostępnianie funkcji, 58
11 ustalenie hasła, 61
Plik KZP.INI, 85 wprowadzanie danych, 57
wybór kolorów, 62
Plik VULCAN.INI, 84
Porządkowanie danych, 68
Potrącenia, 36 W
Potwierdzanie potrąceń, 36
Wkład, 20
Powiązania dokumentów, 42
Wydruki, 51, 52
Pożyczka, 20, 24
Wymagania techniczne, 84
Praca w sieci komputerowej, 11
Wystąpienie członka z kasy ZP, 19
Procesor, 84
Przeglądarka wydruków, 52
Z
Przeksięgowanie, 28
Zakończenie pracy, 82
R Zarządca ustawień, 50
Zestawienia, 47, 54
RAM, 84
Raporty, 51
Rata, 20, 25
Rata zerowa, 25
88

Wyszukiwarka

Podobne podstrony:
I KZP 0053
I KZP 0024
kzp
I KZP 0021
I KZP 0003
I KZP 0018
Swiadectwa Optivum
I KZP 0019
I KZP 0027
I KZP 0010
Zamowienia publiczne Optivum
I KZP 0015
Ocenianie opisowe Optivum
I KZP 0023
I KZP 0012
Kasa Optivum
I KZP 0014
I KZP 0013
I KZP 0022

więcej podobnych podstron