WSZYSTKO
O KOSZTACH
W FIRMIE
Opracowała Aleksandra Grabowska
Redaktor naczelna
Ewa Ziętek-Maciejczyk
Redaktor merytoryczny
Sylwia Gortyńska
Redaktor techniczno-graficzny
Małgorzata Klimkiewicz
Korekta
Nina Anusik
Fotoskład
 Triograf
INFOR PL S.A.
01-042 Warszawa, ul. Okopowa 58/72
tel. [phone]
www.infor.pl
Biuro Handlu
05-270 Marki, ul. Okólna 40
tel. [phone], fax [phone]
Biuro Obsługi Klienta
tel. [phone], fax [phone](32)
e-mail: [e-mail]
infolinia: 0 801 626 666
www.ksiazki.infor.pl
© Copyright by INFOR PL S.A.
Warszawa 2008
Publikacja jest chroniona przepisami prawa autorskiego. Wykonywanie kserokopii bÄ…dz
powielanie innÄ… metodÄ…
oraz rozpowszechnianie bez zgody Wydawcy w całości lub części jest zabronione i podlega odpowiedzialności
karnej.
ISBN 978-83-7440-264-4
Spis treści
Wstęp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Pojęcie kosztów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Cel poniesienia kosztu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Potrącalność kosztów w czasie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Rodzaje kosztów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Interpretacje podatkowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Moment poniesienia kosztów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Metody rozliczeń kosztów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Formy udokumentowania a moment zaksięgowania kosztu
w metodzie kasowej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Koszty bezpośrednie po zakończeniu roku . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Orzecznictwo o kryteriach zaliczania wydatków do kosztów . . . . . . . . . . . . . 17
VAT jako koszt uzyskania przychodów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Podatek naliczony . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Podatek należny. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Nieuwzględniona kwota VAT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Koszty utrzymania biura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Wydatki eksploatacyjne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Amortyzacja środka trwałego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Meble . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
UrzÄ…dzenia techniczne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Kwiaty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Zasłony . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Nasza rada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Opłaty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Najem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Samochód osobowy w firmie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Definicja samochodu osobowego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Paliwo i eksploatacja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Ewidencja przebiegu pojazdu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Leasing operacyjny samochodu osobowego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Różnice kursowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Różnice kursowe a przychody i koszty podatkowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Faktycznie zastosowany kurs walut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Średni kurs ogłaszany przez NBP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Kompensata rozrachunków . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Zmiany w ulgach, wyłączeniach i kosztach umów
pracowniczych w 2008 r. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Skala podatkowa i koszty z umowy o pracÄ™ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
3 www.e-ksiazki.infor.pl
WSZYSTKO O KOSZTACH W FIRMIE
Ulga na biopaliwa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Wyłączenia  dodatkowa opłata produktowa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Wszystko o kosztach w firmie  pytania i odpowiedzi . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Wydatki na gadżety z logo firmy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Koszty prowadzenia działalności w mieszkaniu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Nieodpłatne udostępnienie samochodu a amortyzacja . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Impreza integracyjna a koszty uzyskania przychodów . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Opłaty parkingowe a koszt podatkowy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
PotrÄ…cenie bez faktury . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Koszty upomnienia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Wstęp
Jak wiadomo, każda firma jeszcze przed jej założeniem ponosi pewne
koszty (np. wydatki poniesione na zebranie i analizÄ™ informacji nie-
zbędnych do rozpoczęcia wybranej działalności produkcyjnej, usługo-
wej lub handlowej, koszty zakupu niezbędnych narzędzi takich, jak:
maszyny, komputery, meble, samochód itd., a także koszty rejestracji
danego podmiotu). W Poradniku zajmiemy się jednak głównie kosztami
ponoszonymi w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej, w tym
metodami i zasadami ich rozliczania. Powszechnie znane sÄ… problemy
związane z tym, jakie wydatki można odliczyć od przychodu. Koszty
uzyskania przychodów to główne bolączki podatkowe  tak ważne
w praktyce, a jednocześnie dobrze rozpracowane w doktrynie prawa
podatkowego wspartej bogatym orzecznictwem sÄ…dowym. Przedsta-
wiamy Państwu wiele rozwiązań często występujących problemów
podatkowych, z którymi borykają się osoby prowadzące księgowość.
Praktyczne porady podpowiedzą, jak postępować w określonych
przypadkach i kwalifikować wydatki jako koszty uzyskania przychodu.
W opracowaniu znajdą Państwo m.in. informacje o tym, kiedy VAT
jest kosztem, oraz jak rozliczać różnice kursowe. Dodatkowym walo-
rem pracy jest zamieszczenie orzeczeń sądów, interpretacji urzędów
skarbowych i pism Ministerstwa Finansów. Zwracamy także uwagę,
że najnowsze zmiany w przepisach, w tym koszty z umów o pracę,
nie pozostaną bez wpływu na koszty prowadzenia firm. Zapraszamy
do lektury.
5 www.e-ksiazki.infor.pl
Pojęcie kosztów
Dla naszych dalszych rozważań istotne jest wyjaśnienie pojęcia kosz-
tów uzyskania przychodów w rozumieniu przepisów podatkowych. Trzeba
pamiętać, że definicja tej instytucji była już przedmiotem wielokrotnej nowe-
lizacji.
Punktem wyjścia dla rozważań nad kosztami jest fakt, że polski usta-
wodawca posługuje się pojęciem kosztów uzyskania przychodów, ale pojęcie
to definiuje bardzo ogólnie, dając pewne wytyczne. Jednakże koszty są obok
przychodów elementem wpływającym na dochód, a w konsekwencji  na wy-
sokość zobowiązania podatkowego. Rozpatrując możliwość zaliczania okre-
ślonego wydatku do kosztów podatkowych, należy w pierwszej kolejności mieć
na względzie, czy nie znajduje się on w katalogu wydatków wyłączonych przez
ustawodawcę z kosztów. Jeżeli wydatek nie znajduje się na liście wydatków
wyłączonych z kosztów, nie oznacza to, że automatycznie może być do tych
kosztów zaliczony. Dla uzyskania takiego prawa niezbędne jest spełnienie
dodatkowych warunków.
Cel poniesienia kosztu
Głównym kryterium kwalifikującym dany wydatek do kosztów uzyskania przy-
chodów jest cel jego poniesienia.
nÄ… Co na to sÄ…d
Art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie
jest prostą opozycją art. 22 ustawy  w ten sposób, iż poprzez
wyliczenie tych kosztów, których nie uważa się za koszty uzyska-
nia przychodów, stwarza się domniemanie, iż wszelkie pozostałe
koszty, które nie są zamieszczone w art. 23 i innych  zostają ex
lege uznane za koszty podlegające odliczeniu. Muszą być zacho-
wane dalsze cechy wynikajÄ…ce z cech z
ródła przychodu oraz z ist-
niejących związków przyczynowych pomiędzy ich poniesieniem
a celem jakim jest osiągnięcie (zamiar osiągnięcia) przychodu.
(Wyrok NSA w A
odzi z 18 grudnia 1996 r.,
sygn. akt SA/A
d 2752/95, I SA/Lu 230/87, LEX Nr 27438)
6 www.e-ksiazki.infor.pl
POJ
CIE KOSZTÓW
Ustawodawca w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o po-
datku dochodowym od osób fizycznych posługuje się zwrotem
prawnym  wszelkie koszty w celu osiągnięcia przychodu . Istotne
w tym zwrocie jest sformułowanie  w celu . Świadczy ono o tym,
że ustawodawca przypisuje temu określeniu cechę świadomego,
zamierzonego, przemyślanego i logicznego działania podatnika
podporządkowanego osiągnięciu przychodu.
(Wyrok WSA w Poznaniu z 7 paz
dziernika 2004 r.,
sygn. I SA/Po 1416/02, LEX Nr 290509)
Do końca 2006 r. wydatek musiał być poniesiony w celu osiągnięcia przycho-
du. Od 2007 r. dodatkowo za koszt podatkowy może być uznany wydatek ponie-
siony w celu zachowania albo zabezpieczenia z
ródła przychodów.
W konsekwencji obowiązujące od zeszłego roku nowelizacje ustaw: z dnia
15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2000 r.
Nr 54, poz. 654 z póz
n.zm.; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1238), zwana dalej
updop, jak również od osób fizycznych  zgodnie z ustawą z dnia 26 lipca 1991 r. o po-
datku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z póz
n.zm.;
ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 225, poz. 1673), zwaną dalej updof, przyniosły istotny prze-
łom w definiowaniu kosztów uzyskania przychodów. Nowa definicja miała w swoim
założeniu rozszerzyć pojęcie kosztów uzyskania przychodów, dostosowując je do
ugruntowanej linii orzeczniczej sądów administracyjnych. Przykładowo w wyroku NSA
we Wrocławiu z 12 maja 1999 r. (sygn. akt I SA/Wr 482/97, niepublikowany) sąd uznał,
iż kosztem uzyskania przychodów są wszystkie wydatki poniesione w celu uzyskania
przychodów, w tym również w celu zachowania i zabezpieczenia z
ródła przychodów,
tak aby to z
ródło przynosiło przychody także w przyszłości.
Zmiany w przepisach mają wpływać na zmniejszenie liczby sporów podatni-
ków z organami podatkowymi na tym gruncie. Oczywiście stwierdzenie, czy nowa
definicja spełni pokładane w niej nadzieje  pokaże czas i orzecznictwo sądowe.
Koszty uzyskania przychodu  to koszty poniesione w celu osiągnięcia
przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia z
ródła przychodów, z wy-
jątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 updop i art. 23 updof.
Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu
średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia robocze-
go poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Różnicom kursowym poświęcamy
w naszym opracowaniu osobny rozdział.
Dokonując omówienia obowiązujących zmian, należy przypomnieć, że za-
stosowana definicja nie jest do końca nowa, lecz nawiązuje do tradycji przedwo-
jennego podatku dochodowego z 1920 r. Artykuł 6 ustawy z dnia 16 lipca 1920 r.
o państwowym podatku dochodowym i podatku majątkowym (Dz.U. R.P. Nr 82,
poz. 550) stanowił bowiem, że  za dochód uważa się sumę wszystkich przycho-
dów w pieniądzach lub wartościach pieniężnych, otrzymanych z poszczególnych
z
ródeł, wymienionych w art. 3, po strąceniu kosztów osiągnięcia, zachowania
i zabezpieczenia tych przychodów . Językowy kształt międzywojennej definicji
kosztów wynikał z przyjętej w owym czasie teorii z
ródeł, na której oparta była
ustawa o podatku dochodowym. Teoria ta wprowadzała rozróżnienie na dochód
oraz majątek. Dochodem branym pod uwagę w podatku dochodowym były stałe
i powtarzające się wpływy z określonego z
ródła, po odliczeniu kosztów otrzyma-
7 www.e-ksiazki.infor.pl
WSZYSTKO O KOSZTACH W FIRMIE
nia, zabezpieczenia i zachowania tych dochodów tak, aby z
ródło dawało również
wpływy w przyszłości. Z tego to powodu nacisk został położony na koszty związane
z zachowaniem i zabezpieczeniem z
ródła przychodów, które może w sposób ciągły
i stały zapewniać przychody, jednak wymaga w tym celu odpowiednich nakładów.
Zwróćmy uwagę, że przez pojęcie  zachować należy rozumieć  dochować coś
w stanie niezmienionym, nienaruszonym, utrzymać . Natomiast  zabezpieczyć
oznacza  uczynić bezpiecznym  niezagrożonym; dać ochronę, ochronić . Można
więc przyjąć, że koszty poniesione na zachowanie z
ródła przychodu to takie, które
poniesione zostały, aby przychody z danego z
ródła przychodów w dalszym ciągu
występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie z
ródło w ogóle dalej istniało.
Natomiast jako zabezpieczenie z
ródła przychodów powinno się przyjmować koszty
poniesione na ochronÄ™ istniejÄ…cego z
ródła przychodów, które umożliwią dalsze funk-
cjonowanie z
ródła. Za koszty związane z zabezpieczeniem i zachowaniem z
ródła
przychodów należy zatem uznać przede wszystkim koszty prawidłowego funkcjono-
wania podatnika, odpowiedniego prowadzenia działalności gospodarczej, do której
zaliczymy koszty, które nie zawsze mogą zostać jednoznacznie uznane za koszty
poniesione w celu uzyskania przychodów, a przynajmniej taki ich cel jest trudny do
uchwycenia.
nÄ… Nasza rada
Mając na uwadze fakt, że pojęcie  wszelkie koszty jest poję-
ciem szerokim i obejmuje wszelkie wydatki ponoszone przy
prowadzeniu działalności gospodarczej, o ile wydatki te zostały
faktycznie poniesione, trzeba pamiętać, że pomiędzy wydatkami
a przychodem ma zachodzić związek przyczynowo-skutkowy
tego typu, że poniesione wydatki mają wpływ na powstanie lub
zwiększenie tego przychodu. Oceny musi dokonać sam podatnik,
decydując się na poniesienie określonych kosztów, bo to na nim
w ostateczności spoczywa ciężar udowodnienia tego faktu, skoro
wywodzi z niego określone skutki prawne w postaci zaliczenia
poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Ce-
lowość przeznaczenia określonych składników majątkowych do
prowadzenia działalności gospodarczej należy do prowadzącego
tę działalność. Organ podatkowy może jedynie zakwestionować
określone wydatki jako koszty uzyskania przychodów, stosując
kryteria wynikające z przepisów.
Potrącalność kosztów w czasie
Odpowiednie rozliczenie kosztów podatkowych w czasie jest dla większości po-
datników wysoce problematyczne. Do końca 2006 r. koszty potrącane były w roku
podatkowym, w którym je poniesiono, o ile dotyczyły one przychodów tego roku. Tym
samym, co do zasady, można było zaliczyć koszt w koszty podatkowe, jeżeli nastąpiło
faktyczne poniesienie tego kosztu i miał on związek z przychodami danego roku.
ną Przykład
Firma A nabyła w 2005 r. partię 2000 sztuk towarów, z czego w tym
roku sprzedała 800 sztuk. Pozostałe 1200 sztuk zostało sprzedane
8 www.e-ksiazki.infor.pl
POJ
CIE KOSZTÓW
w 2006 r. Kosztem roku 2005 r. będzie wydatek na nabycie 800 sztuk,
zaś kosztem 2006 r.  pozostała kwota, czyli 1200 sztuk.
Wyjątek dotyczył kosztów jeszcze nieponiesionych  jeżeli odnosiły się one do
danego roku, były potrącane w tym właśnie roku, jeżeli ich zarachowanie w tym
roku było możliwe. Kolejne odstępstwo obejmowało księgowanie kosztów w dacie
poniesienia, a nie w roku, którego dotyczyły, jeżeli zaksięgowanie ich w roku, któ-
rego dotyczyły, nie było możliwe.
Jeżeli mieliśmy do czynienia z kosztami, których nie dało się jednoznacznie
przypisać do przychodów danego roku, wówczas były one potrącane w dacie ich
poniesienia. Oczywiście mowa o kosztach ogólnego funkcjonowania spółki, czyli
kosztach pośrednich. Za poniesienie uznawało się z kolei moment kasowy, a więc
datę faktycznej zapłaty. Przy czym w aspekcie podatkowym nie było potrzeby roz-
kładania danego wydatku w czasie. Przykładowo, zgodnie z treścią wyroku NSA
w Warszawie z dnia 17 listopada 2005 r. (sygn. FSK 2503/04, M. Podat. z 2005 r.
Nr 12, s. 2), wydatki  pośrednie , które ze swojej natury nie są związane z żadnym
konkretnym przychodem, ale zostały poniesione w celu uzyskania przychodów
 mogą być zaliczane do kosztów podatkowych w momencie ich poniesienia. W ta-
kiej sytuacji bezpodstawne jest żądanie, by podatnik rozliczał te wydatki w czasie.
Rodzaje kosztów
Nowelizacja ustawy podatkowej od 2007 r. wprowadziła liczne zmiany odno-
szące się do rozliczania kosztów w czasie. Koszty dzieli się na pośrednie i bez-
pośrednie. Ogólnie można powiedzieć, że bezpośrednimi będą te koszty, które
można przyporządkować do przychodów danego roku, wszystkie zaś pozostałe
będą kosztami pośrednimi. Ustawodawca nie sprecyzował, jakie koszty mogą
być uznawane za pośrednie. Użył tak zwanej definicji negatywnej, czyli ustalił,
że kosztami pośrednimi są wszelkie koszty, które nie są kosztami bezpośrednimi.
Kosztami pośrednio związanymi z osiągnięciem przychodu będą te koszty, które
nie wchodzą wprost w koszty świadczonych usług, a służą raczej zabezpieczeniu
i zachowaniu z
ródła przychodów.
Koszty pośrednie nie warunkują wykonania usługi, ale efektem ich poniesienia
powinien być wzrost liczby i jakości świadczonych usług. Jednak związek tych
kosztów z osiągnięciem przychodów musi być zachowany.
ną Przykład
Jeżeli lodówka zostanie zakupiona do siedziby firmy, to taki zakup będzie
służył przede wszystkim wygodzie pracowników, a jego związek z osią-
gnięciem przychodów raczej trudno będzie wykazać. Natomiast zakup
lodówki do samochodu, dla kierowcy, który pokonuje długie trasy w upale,
będzie potrzebami firmy  wygoda i bezpieczeństwo pracy poprawią się,
co będzie miało wpływ na podwyższenie jakości i terminowości świadczo-
nych przez firmę usług.
Ustawowo zapisano, w jaki sposób należy rozliczać koszty bezpośrednio
związane z przychodami oraz koszty mające pośredni związek z przychodami.
Rozwiązania podatkowe w zakresie rozliczania kosztów przybliżają je do zasad
obowiązujących w tym zakresie w rachunkowości. Zasadą jest rozliczenie kosztów
9 www.e-ksiazki.infor.pl
WSZYSTKO O KOSZTACH W FIRMIE
bezpośrednich w roku, w którym zostaną osiągnięte związane z nimi przychody,
koszty pośrednie zaś będą potrącalne w roku ich poniesienia.
nÄ… Co na to sÄ…d
Wydatki na doradztwo ogólne mają charakter kosztów pośrednich
i  co do zasady  mogą być zaliczane do kosztów podatkowych
w momencie poniesienia. Wydatki na usługi doradcze odnoszące
się do konkretnych projektów inwestycyjnych powinny być zali-
czane do kosztów podatkowych dopiero wtedy, kiedy powstaje
przychód związany z tymi inwestycjami.
(Wyrok NSA w Warszawie z 21 lutego 2007 r.,
sygn. II FSK 330/06, M. Podat. z 2007 r. Nr 4, str. 3)
Koszty związane z zawarciem umowy kupna-sprzedaży należą
do kategorii  kosztów związanych bezpośrednio z zakupem
i wchodzą w skład ceny nabycia stanowiącej podstawę do wyli-
czenia odpisów amortyzacyjnych środków trwałych, wliczanych
do kosztów uzyskania przychodu.
(Wyrok NSA w Warszawie z 28 marca 1997 r.,
sygn. akt III SA 949/95, M. Podat. z 1998 r. Nr 1, str. 18)
Ciekawym zagadnieniem jest zaliczanie wydatków bezpośrednio związanych
z rozpoczęciem działalności gospodarczej do kosztów uzyskania przychodów. Po-
służmy się tutaj interpretacją urzędu skarbowego.
nÄ… Co na to urzÄ…d
(& )
Przed zgłoszeniem rozpoczęcia działalności podatnik otrzymał
bezzwrotną dotację z Urzędu Pracy na zakup towarów handlo-
wych i wyposażenia. Pytanie podatnika dotyczyło wątpliwości,
czy ww. koszty, które są bezpośrednio związane z rozpoczęciem
działalności gospodarczej, można zaliczyć do kosztów uzyska-
nia przychodów. Zdaniem podatnika koszt zakupu towarów jest
kosztem przedsiębiorstwa w postaci remanentu początkowego.
Na mocy art. 21 ust. 1 pkt 121 updof wolne od podatku dochodowe-
go są  jednorazowe środki przyznane bezrobotnemu na podjęcie
działalności, o których mowa w art. 46 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia
20 kwietnia 2004 r., o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pra-
cy (Dz.U. Nr 99, poz. 1001 z póz
n.zm.) . Na podstawie ww. przepisu
przyznane przez Urząd Pracy środki nie podlegają opodatkowaniu
podatkiem dochodowym. Zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 ww.
updof, kosztami z poszczególnego z
ródła są wszelkie koszty ponie-
sione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania, albo zabez-
pieczenia z
ródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych
w art. 23 ustawy, które określają katalog wydatków niebędących
kosztem podatkowym. Takim kosztem niewÄ…tpliwie jest zakupiony
towar handlowy. Zakup towarów handlowych przed rozpoczęciem
działalności podlega wpisaniu do podatkowej księgi przychodów
i rozchodów na dzień rozpoczęcia działalności zgodnie z przepi-
sem zawartym w ż 27 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów
10 www.e-ksiazki.infor.pl
POJ
CIE KOSZTÓW
z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi
przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 152, poz. 1475). Natomiast ż 4
ust. 1, 2 i 3 cytowanego wyżej rozporządzenia określa zasady
prowadzenia ewidencji wyposażenia, tj. rzeczowych składników
majątku, związanego z wykonywaną działalnością, niezaliczonego
zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym, do środków
trwałych, którego wartość początkowa przekracza 1500 zł.
Również w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyska-
nia przychodów zawartym m.in. w art. 23 ust. 1 pkt 56 cytowanej
ustawy nie wyszczególniono wyżej wymienionych kosztów.
Reasumując, wydatki poniesione w 2006 r. na zakup towarów
i wyposażenia, chociaż zostały poniesione przed rozpoczęciem
działalności oraz zostały sfinalizowane ze środków Funduszu
Pracy, stanowią koszty uzyskania przychodów przedsiębiorstwa.
Po przeanalizowaniu przedstawionego w zapytaniu stanu faktycz-
nego oraz obowiÄ…zujÄ…cego stanu prawnego tutejszy organ podat-
kowy uznaje stanowisko podatnika za prawidłowe (& ).
(Pismo z dnia 16 lutego 2007 r.,
Drugi UrzÄ…d Skarbowy A
ódz
-Bałuty, Nr I/415-3.1-351/07/ZDB)
nÄ… Nasza rada
Rozróżnienie i właściwa kwalifikacja kosztów pośrednich mogą
sprawiać pewne problemy i rodzić spory z urzędami skarbowymi.
Dlatego, chcąc mieć pewność, czy jakiś wydatek można wpisać
w koszty, należy zwrócić się do właściwego organu z wnioskiem
o wiążącą interpretację.
Interpretacje podatkowe
Pamiętajmy, że zgodnie z art. 14a ustawy z dnia z dnia 29 sierpnia 1997 r.
 Ordynacja podatkowa (j.t. Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z póz
n.zm.; ost.zm.
Dz.U. z 2007 r. Nr 225, poz. 1671), od lipca 2007 r. wydawaniem indywidualnych
interpretacji podatkowych zajmuje się Minister Finansów, a nie naczelnicy urzędów
skarbowych. Minister czyni to za pośrednictwem czterech upoważnionych do tego
izb skarbowych: bydgoskiej, poznańskiej, katowickiej i warszawskiej. Wniosek
o wydanie interpretacji kierować należy do jednego z czterech upoważnionych
dyrektorów izb skarbowych. Wymogi dotyczące przedmiotowego wniosku reguluje
rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie wzoru
wniosku o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego oraz sposobu uisz-
czenia opłaty od wniosku (Dz.U. Nr 112, poz. 721).
Opłata od wniosku o wydanie interpretacji wynosi 75 zł od każdego stanu faktycz-
nego lub zdarzenia przyszłego będącego przedmiotem wniosku. Udzielanie wyjaśnień
związanych ze zdarzeniami przyszłymi rozumianymi jako działania lub zaniechania
planowane przez wnioskodawcÄ™ sÄ… rzeczÄ… nowÄ… na polskim gruncie prawnym.
Podatnicy z całego kraju mogą również przez telefon  dzwoniąc bezpośrednio
do Krajowej Informacji Podatkowej (KIP)  uzyskać informacje z zakresu podatków
dochodowych, podatku od czynności cywilnoprawnych, spadków i darowizn oraz
VAT. Zainteresowani mogą również pytać o procedury obowiązujące w polskim
11 www.e-ksiazki.infor.pl
WSZYSTKO O KOSZTACH W FIRMIE
systemie podatkowym. Informacja udzielana przez operatorów KIP jest jednolita dla
całego kraju. Wszyscy pracownicy KIP zajmujący się interpretacjami mają dostęp
do tego samego z
ródła informacji, dopasowanego do specyfiki pracy. Ponadto KIP
przygotowuje materiały informacyjne z zakresów tematycznych, które wzbudzają
szczególne zainteresowanie podatników. Materiały są przekazywane poprzez urzę-
dy skarbowe podatnikom oraz zamieszczone na stronie internetowej KIP.
Od 1 lipca 2008 r. interpretacje podatkowe i celne będzie wydawał nowy organ
 Krajowa Informacja Skarbowa (KIS). Po utworzeniu KIS w dalszym ciągu będą
funkcjonować 4 ośrodki, które będą zajmowały się przygotowywaniem odpowiedzi
na wnioski podatników i będą nadal udzielać informacji telefonicznie.
Moment poniesienia kosztów
Zwróćmy uwagę, że dopiero niedawno, bo regulacja obowiązuje od 1 stycz-
nia 2007 r., ustawodawca zdefiniował moment poniesienia kosztów. Istotne jest,
że pojęcie poniesienia kosztów nie ogranicza się jedynie do kosztów pośrednich,
ale obejmuje także te bezpośrednie.
Zgodnie z art. 15 ust. 4e updop, za dzień poniesienia kosztu uzyskania
przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych
(zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który
ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku),
z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych
rozliczeń międzyokresowych kosztów.
ną Przykład
Dnia 20 maja 2005 r. niemieccy kontrahenci wykonali na terenie RP
usługę stanowiącą bezpośredni koszt uzyskania przychodu. Przy-
chód osiągnięto również w 2005 r. Fakturę dokumentującą usługę
kontrahent wystawił 20 sierpnia 2008 r. Faktura wpłynęła do spółki
30 sierpnia 2008 r. Powyższy wydatek może zostać przez polską stronę
potrącony w kosztach podatkowych 2008 r. Dzień poniesienia kosztu
będzie w tym przypadku definiowany zgodnie z art. 15 ust. 4e updop.
Mimo że usługa wykonana została w 2005 r. (kiedy to jeszcze nie
obowiązywały powyższe przepisy), to jednak wystawienie faktury na-
stąpiło dopiero w 2008 r. (już pod rządami nowych przepisów); według
poprzednio obowiązujących przepisów (a głównie praktyki  gdyż brak
było jednoznacznych przepisów w tym zakresie) koszt także nie został
poniesiony przed wystawieniem faktury. W związku z powyższym moż-
na uznać, że koszt został poniesiony w 2008 r.
Metody rozliczeń kosztów
Zasadniczo wyróżnia się dwie metody rozliczenia kosztów: memoriałową
i kasowÄ….
Metoda memoriałowa pozwala podatnikowi potrącić koszty tylko w tym roku, które-
go koszty te dotyczą. Zasada memoriału do końca 2006 r. dotyczyła w pierwszym
12 www.e-ksiazki.infor.pl
POJ
CIE KOSZTÓW
rzędzie podatników prowadzących pełną księgowość. W grupie tej mogły się więc
znalez
ć:
äÄ… wydatki z danego roku podatkowego,
äÄ… wydatki z lat ubiegÅ‚ych,
äÄ… nakÅ‚ady, z którymi nie jest jeszcze zwiÄ…zany wydatek, takie koszty mogÅ‚y być
w drodze wyjątku potrącane w roku poniesienia, czyli w latach póz
niejszych niż
rok, w którym powstał przychód z nimi związany, jeżeli ich wcześniejsze zara-
chowanie nie było możliwe).
Natomiast możność potrącania kosztów według zasady kasowej opartej
na zaliczeniu kosztów wydatku do kosztów uzyskania przychodu w dacie jego
poniesienia, bez względu na datę uzyskania przychodu, do końca 2006 r. zare-
zerwowana była dla podatników prowadzących podatkową księgę przychodów
i rozchodów i w odniesieniu do tej grupy uważana była za metodę podsta-
wowÄ….
ną Przykład
Kowalscy prowadzą sklep wielobranżowy. W pewnym okresie interes
nie szedł zbyt dobrze, co spowodowało m.in. zaległości w opłatach za
energię elektryczną i gaz. Mimo że należności nie zostały uiszczone w
terminie mijajÄ…cym w grudniu 2005 r., podatnicy mogli je  prowadzÄ…c
księgę metodą memoriałową  zaliczyć do kosztów podatkowych tego
roku.
ną Przykład
W grudniu 2005 r. spółka cywilna przekształciła się w spółkę
jawną. Do tego momentu wspólnicy prowadzili podatkową księ-
gę przychodów i rozchodów, ewidencjonując koszty uzyskania
w dacie ich poniesienia, tj. metodÄ… kasowÄ…. W efekcie zmiany formy
prawnej podatnicy zostali objęci obowiązkiem prowadzenia ksiąg ra-
chunkowych, w których koszty uzyskania przychodu ewidencjonuje
się metodą memoriału. W listopadzie i grudniu 2005 r. kontrahenci
podatników wystawili faktury dokumentujące dostawę towarów lub
usług pośrednio związanych z działalnością przedsiębiorstwa, np.
usługi telekomunikacyjne, sprzedaż artykułów biurowych. Wynikają-
ce z nich należności zostały przez podatników uregulowane dopiero
w styczniu 2006 r., a zatem nie mogły być zaewidencjonowane
i uznane za koszt podatkowy roku minionego. Wspólnicy zaliczyli
więc te wydatki do kosztów następnego okresu rozliczeniowego,
już po zmianie urządzeń księgowych. Pierwszy Urząd Skarbowy
w Białymstoku postanowieniem z dnia 28 kwietnia 2006 r., Nr RO
 XV/415/PDOF-85/236/RF/06, uznał postępowanie za poprawne,
argumentując, że metoda memoriałowa nie wyklucza potrącenia kosz-
tów poniesionych (faktycznie zapłaconych), jeżeli ich wcześniejsze
zarachowanie nie było możliwe.
ną Przykład
Firma budowlana A prowadzi podatkową księgę przychodów i rozcho-
dów (pkipr). W listopadzie poniosła następujące koszty:
 zakup materiałów, przyjęcie do magazynu 12 listopada 2007 r.,
 zakup narzędzi  faktura VAT z 19 listopada 2007 r.,
13 www.e-ksiazki.infor.pl
WSZYSTKO O KOSZTACH W FIRMIE
 nabycie usługi od podwykonawcy związanej z realizacją prac bu-
dowlanych, które zostaną ukończone dopiero w 2008 r., faktura VAT
z 21 listopada 2007 r.,
 wykupienie ubezpieczenia dla maszyn budowlanych za okres od
1 grudnia 2007 r. do 30 listopada 2008 r., polisa z 30 listopada
2007 r.
Koszty te powinny zostać ujęte w księdze w następujący sposób:
Metoda memoriałowa
 koszty zakupu materiałów (data ich otrzymania)  12 listopada 2007 r.,
 zakup narzędzi (data wystawienia faktury VAT)  19 listopada 2007 r.,
 nabycie usług od podwykonawcy  koszt pozostały do rozliczenia
w 2008 r. jako koszt dotyczący przychodów tego roku, można go
ująć w kolumnie 15 pkpir ( uwagi ),
 ubezpieczenie  1/12 kosztu w 2007 r., 11/12 kosztu w 2008 r.
Metoda kasowa
 koszty zakupu materiałów (data ich otrzymania)  12 listopada
2007 r.,
 zakup narzędzi (data wystawienia faktury VAT)  19 listopada 2007 r.,
 nabycie usług od podwykonawcy (data wystawienia faktury VAT)
21 listopada 2007 r.,
 koszty ubezpieczenia (data wystawienia polisy)  30 listopada 2007 r.,
cała wartość polisy.
Od 1 stycznia 2007 r. sposób rozliczania kosztów jest uzależniony od tego, jak
zakwalifikowany zostanie dany wydatek pod względem jego wpływu na powstanie
przychodu. Możliwości są dwie: koszt będzie albo bezpośrednio, albo pośrednio
związany z przychodem. Jeśli więc przedmiotem tej działalności jest handel, to
jako koszt bezpośredni kwalifikowany będzie z pewnością zakup towarów prze-
znaczonych do dalszej odsprzedaży. Analogicznie jest przy działalności produkcyj-
nej oraz aktywności zarobkowej polegającej na świadczeniu usług. W pierwszym
przypadku będą to nakłady na: surowce, materiały pomocnicze, prefabrykaty,
a w drugim  zakupione materiały, a także usługi obce potrzebne do wykonania
usługi finalnej. Do omawianej kategorii będzie można zaliczyć również koszty
uboczne związane z zakupem materiałów i towarów handlowych, np. wydatki na
transport, załadunek i wyładunek, ubezpieczenie w drodze. Przez pojęcie kosztów
pośrednich należy rozumieć takie koszty podatkowe, które trudno przypisać do
konkretnego przychodu, ponieważ wpływają na całokształt działalności przedsię-
biorcy. Przykładem takich wydatków będą np.: odpisy amortyzacyjne, czynsz za
wynajem lokalu, nakłady na samochód wykorzystywany w działalności gospodar-
czej, opłaty za różne rodzaje energii, wodę, telefon, podatki lokalne itp. Od 2007 r.
przedsiębiorcy rozliczający koszty uzyskania według daty poniesienia wydatku,
czyli sposobem kasowym, dalej zaliczajÄ… wydatek w momencie poniesienia, po-
nieważ brzmienie art. 22 ust. 4 updof pozostało niezmienione. Nadal pojawiają się
wątpliwości interpretacyjne co do uznania, jaki koszt jest kosztem poniesionym,
mimo że w dodanym od 1 stycznia 2007 r. ust. 6b art. 22 ustawy wprowadzono
wyjaśnienie, co uznajemy za dzień poniesienia kosztu u podatników prowadzą-
cych księgi przychodów i rozchodów. Omawiany ust. 6b odnosi się do podatników,
o których mowa w ust. 6 art. 22. Trudno jednoznacznie przesądzić, czy chodzi więc
ogólnie o podatników prowadzących księgę przychodów i rozchodów (bez wzglę-
du na metodę), czy chodzi tylko o prowadzących księgę metodą memoriałową.
14 www.e-ksiazki.infor.pl
POJ
CIE KOSZTÓW
Brzmienie przepisów wskazuje raczej, że chodzi tylko o podatników prowadzą-
cych księgę w sposób memoriałowy (ust. 6b odwołuje się wprost do ust. 6, który
dopuszcza możliwość stosowania metody memoriałowej przez prowadzących
podatkową księgę). Jednocześnie możemy również przyjąć, że chodzi tu w ogóle
o podatników prowadzących księgę przychodów i rozchodów i pojęcie kosztu ponie-
sionego zostało wprowadzone na użytek wszystkich podatników prowadzących ten
rodzaj ewidencji podatkowej. To drugie rozwiązanie można uznać za bardziej racjo-
nalne. W przypadku podatników prowadzących księgę metodą kasową istniał prak-
tyczny problem, czy za koszt poniesiony należy uznać koszt zapłacony czy też koszt
udokumentowany, bez względu na termin płatności. Praktyka organów podatkowych
szła w tym kierunku, aby za koszt poniesiony uznawać koszt zapłacony. Jednak
i w poprzednim stanie prawnym nie brakowało argumentów, aby za koszt poniesio-
ny uznać koszt udokumentowany. Przykładem niech będzie to, że pewne wydatki,
np. wynagrodzenia z umowy o pracę, umowy zlecenia, były i są zaliczane do kosz-
tów tylko po ich faktycznym wypłaceniu (postawieniu do dyspozycji pracownika).
Wprowadzenie tych szczególnych przepisów do art. 23 ust. 1 ustawy nie byłoby
konieczne, gdyby za koszt poniesiony uznać koszt faktycznie zapłacony.
Formy udokumentowania
a moment zaksięgowania kosztu
w metodzie kasowej
Wszystkie koszty w przypadku prowadzenia podatkowej księgi przychodów
i rozchodów tzw. metodą kasową powinny być księgowane w księdze w momencie
ich poniesienia. Przyjmijmy, że dniem poniesienia kosztu jest dzień wystawienia
faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowa-
nia (ujęcia) kosztu. Datą księgowania będzie data wystawienia dokumentu, na
podstawie którego koszt będzie ujmowany w księdze. Należy zauważyć, że na
księgowanie kosztów nie ma wpływu data otrzymania dokumentu księgowego, jak
też data faktycznej zapłaty (z wyjątkiem np. wydatków szczegółowo wymienionych
w updof, Przykładowo dotyczących wynagrodzeń oraz składek na ZUS). Przyjrzyj-
my się temu problemowi na kilku Przykładach.
ną Przykład
W dniu 1 czerwca 2007 r. podatnik otrzymał fakturę dokumentującą
zakup towarów handlowych. Została ona wystawiona 30 maja 2007 r.
Do 1 czerwca 2007 r. podatnik nie otrzymał towarów handlowych.
Za towary te jeszcze nie zapłacił dostawcy. Koszt ten należało zaksię-
gować w dacie wystawienia faktury, czyli 30 maja 2007 r.
ną Przykład
Dnia 31 maja 2007 r. podatnik sporządził w firmie spis towarów z na-
tury. Podczas sporządzania spisu stwierdził, że część towarów
jest przeterminowana. Na okoliczność tę sporządził protokół. Ujął
w nim przeterminowane towary, dokładnie je opisując i wyceniając we-
dług ceny zakupu. Podatnik powinien przenieść wartość przetermino-
15 www.e-ksiazki.infor.pl
WSZYSTKO O KOSZTACH W FIRMIE
wanych towarów z kolumny 10 do kolumny 13 (według starego wzoru
księgi  14) pkpir. Może tego dokonać na podstawie sporządzonego
protokołu. Towary te należało przeksięgować (przenieść) w dacie spo-
rządzenia protokołu, czyli 31 maja 2007 r.
ną Przykład
Podatnik co miesiąc opłaca składki na rzecz organizacji, do której
przynależność jest obowiązkowa (samorząd zawodowy). Opłaty
dokonuje samoistnie, miesięcznie, w wysokości określonej na pod-
stawie posiadanej wiedzy. Organizacja nie generuje i nie dostarcza
żadnego dokumentu, z którego wynikałaby wysokość opłacanej
składki. W tej sytuacji koszt został poniesiony w dniu zapłaty, czyli
wygenerowania przelewu bankowego. Przelew bankowy jest więc
 innym dokumentem księgowym , na podstawie którego powinno być
dokonane księgowanie.
ną Przykład
W dniu 30 maja 2007 r. podatnik opłacił prenumeratę czasopisma fachowe-
go za okres od czerwca 2007 r. do maja 2008 r. Dnia 15 czerwca 2007 r.
otrzymał od wydawnictwa fakturę dokumentującą opłacenie prenumeraty.
Fakturę tę wydawnictwo wystawiło 7 czerwca 2007 r. Koszt ten należało
zaksięgować pod datą 7 czerwca 2007 r. W związku z tym, że podatnik
stosuje tzw. kasową metodę, nie ma znaczenia okoliczność, że wcześniej
zapłacił za prenumeratę, oraz to, że prenumerata obejmuje również czaso-
pisma, które podatnik otrzyma w 2008 r.
Koszty bezpośrednie
po zakończeniu roku
Wspominaliśmy już o podziale kosztów na pośrednie i bezpośrednie. Jeżeli
koszty spełniające kryterium bezpośredniego związku z przychodami i odnoszące
się do przychodów danego roku podatkowego poniesione zostaną już po zakoń-
czeniu tego roku podatkowego do dnia:
äÄ… sporzÄ…dzenia sprawozdania finansowego, zgodnie z odrÄ™bnymi przepisami,
nie póz
niej jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia zezna-
nia, jeżeli podatnicy są obowiązani do sporządzania takiego sprawozdania,
albo
äÄ… zÅ‚ożenia zeznania, nie póz
niej jednak niż do upływu terminu określonego do
złożenia tego zeznania, jeżeli podatnicy, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie
sÄ… obowiÄ…zani do sporzÄ…dzania sprawozdania finansowego
 będą potrącalne w roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadają-
ce im przychody.
Jeśli zaś koszty (bezpośrednio związane z przychodami i odnoszące się do
przychodów danego roku podatkowego) poniesione zostaną już po dniu sporzą-
dzenia sprawozdania finansowego albo złożenia zeznania (względnie upływu
terminu do jego złożenia), to są potrącane w roku następującym po roku, za który
sporządzane jest sprawozdanie finansowe lub składane zeznanie.
16 www.e-ksiazki.infor.pl
POJ
CIE KOSZTÓW
Orzecznictwo o kryteriach
zaliczania wydatków do kosztów
Na podsumowanie rozważań tego rozdziału podkreślmy znaczenie orzecznic-
twa sądowego dotyczącego rozumienia kryteriów zaliczania wydatków do kosztów
podatkowych.
Po pierwsze, aby uznać dany wydatek za koszt uzyskania przychodu, nie jest
wymagane faktyczne osiągnięcie przychodu. Koszt bowiem może być poniesiony
w celu uzyskania przychodu, który jednak nie wystąpi; ryzyko jest przecież nieusu-
walnym elementem działalności gospodarczej (wyrok NSA w Gdańsku z 21 marca
1997 r., sygn. akt I SA/Gd 3280/95, niepublikowany).
Po drugie, organy podatkowe mogą jedynie w ograniczonym stopniu oceniać
 celowość poniesienia kosztu i racjonalność działań podatnika, który poniósł koszt
z myślą o osiągnięciu przychodu (wyrok NSA z 23 lipca 2004 r., sygn. akt III SA
949/03, niepublikowany). Działalność prowadzą przedsiębiorcy, a nie organy ad-
ministracji, i to oni wiedzą najlepiej, co w nim może się przydać. Do kosztów moż-
na włączyć nie tylko wydatki niezbędne, ale też po prostu potrzebne, przydatne
w działalności gospodarczej. Organ może zdyskwalifikować jako koszt podatko-
wy jedynie wydatki jawnie nieracjonalne z punktu widzenia maksymalizacji zysku
(wyrok NSA z 25 listopada 2004 r., sygn. akt FSK 671/04, niepublikowany), np.
służące celom prywatnym (wyrok NSA z 5 czerwca 2001 r., sygn. akt III SA 540/00,
niepublikowany) przedsiębiorcy.
Po trzecie, związek z przychodem może mieć charakter bezpośredni (jak
zakup materiałów potrzebnych do wytworzenia sprzedawanych produktów) lub
pośredni (jak koszt oświetlenia hali produkcyjnej czy usług doradczych mających
stwierdzić opłacalność wdrażanego projektu).
Wreszcie do kosztów podatkowych można zaliczyć nawet takie wydatki,
które nie mają bezpośredniego związku z jakimkolwiek konkretnym przychodem
podatkowym, lecz pozwalają podatnikowi na uzyskanie oszczędności, uniknięcie
ciężarów, zachowanie ciągłości funkcjonowania lub płynności finansowej, a nawet
zapobieżenie stratom (wyrok WSA w Warszawie z 8 sierpnia 2006 r., sygn. akt
III SA/Wa 1447/2006, niepublikowany, wyrok NSA we Wrocławiu z 20 maja 2003 r.,
sygn. akt I SA/Wr 2854/2000, niepublikowany). Przykładowo dotyczyć to może
kosztów obsługi prawnej związanej z prowadzonymi sporami sądowymi lub usług
nabywanych w zwiÄ…zku z poszukiwaniem inwestora.
ż Zgodnie z prawem  art. 22. ust. 1 updof
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu
osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia
z
ródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote we-
dług kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski
z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia
kosztu.
VAT jako koszt
uzyskania przychodów
Zaliczanie podatku od towarów i usług do kosztów uzyskania przycho-
dów od dawna wzbudza wiele wątpliwości, nie tylko w praktyce, ale również
w doktrynie prawa podatkowego. Co do zasady bowiem, podatek ten nie
pomniejsza przychodu przy ustalaniu podstawy opodatkowania podatkiem
dochodowym.
Podatek od towarów i usług (VAT) został wprowadzony w Polsce ustawą z dnia
8 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz.U.
Nr 11, poz. 50 z póz
n.zm.; ustawa nie obowiÄ…zuje). Od 1 maja 2004 r. reguluje
go ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54,
poz. 535 z póz
n.zm.; ost.zm. Dz.U. Nr 192, poz. 1382), zwana dalej ustawÄ… o VAT.
Zmiana ustawy regulującej podatek VAT była związana z przystąpieniem Polski do
Unii Europejskiej.
ną Pamiętaj
Podatek od towarów i usług (VAT) jest podatkiem pośrednim,
którego jedną z fundamentalnych cech jest neutralność wobec
podatków dochodowych. Jednak w szczególnych przypadkach
może on stanowić dla podatnika koszt uzyskania przychodów.
Te wyjątki są ściśle określone w obu ustawach o podatkach do-
chodowych.
Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 43 updof, nie uważa się za koszty uzyskania przy-
chodów podatku od towarów i usług, z tym że jest kosztem uzyskania przycho-
dów:
a) podatek naliczony:
1)  jeżeli podatnik zwolniony jest od podatku VAT lub nabył towary i usługi w celu
wytworzenia albo odprzedaży towarów lub świadczenia usług zwolnionych
od podatku od towarów i usług,
1)  w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku VAT podatnikowi nie
przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku VAT  jeżeli naliczony
podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub war-
tości niematerialnej i prawnej,
b) podatek należny w przypadku:
1)  importu usług oraz wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, jeżeli nie sta-
nowi on podatku naliczonego w rozumieniu przepisów o podatku od towarów
i usług; kosztem uzyskania przychodów nie jest jednak podatek należny
18 www.e-ksiazki.infor.pl
VAT JAKO KOSZT UZYSKANIA PRZYCHODÓW
w części przekraczającej kwotę podatku od nabycia tych towarów i usług,
która mogłaby stanowić podatek naliczony w rozumieniu przepisów o podat-
ku VAT,
1)  przekazania lub zużycia przez podatnika towarów lub świadczenia usług
na potrzeby reprezentacji i reklamy, obliczony zgodnie z odrębnymi prze-
pisami,
c) kwota podatku VAT, nieuwzględniona w wartości początkowej środków trwałych
oraz wartości niematerialnych i prawnych, podlegających amortyzacji zgodnie
z art. 22a 22o, lub dotycząca innych rzeczy lub praw niebędących środkami
trwałymi lub wartościami niematerialnymi i prawnymi podlegającymi tej amorty-
zacji  w tej części, w jakiej dokonano korekty powodującej zmniejszenie podat-
ku odliczonego zgodnie z art. 91 ustawy o VAT.
Natomiast omawiane zagadnienie w przypadku dochodów osób prawnych
reguluje art. 16 ust. 46 updop. Trzeba jednak zaznaczyć, że obowiązujące ure-
gulowania nie eliminują istniejących wątpliwości; niejednokrotnie są one wręcz
z
ródłem nowych.
Podatek naliczony
Wyróżniamy dwa sposoby naliczania i odliczania podatku VAT:
äÄ… podatek należny,
äÄ… podatek naliczony.
Podatek należny wynika z faktur sprzedaży i odprowadzany jest do urzędu
skarbowego. Naliczony podatek wynika z oryginalnych faktur zakupu otrzyma-
nych przez podatnika przy nabyciu towarów i usług, a w przypadku importu jest
to suma kwot podatku wynikajÄ…ca z dokumentu celnego. Podatek naliczony
w danej fazie to podatek zapłacony w poprzedniej fazie, który pomniejsza poda-
tek należny.
Różnica między podatkiem VAT naliczonym i należnym polega na tym,
że ten policzony w fakturach własnych, wystawionych przez firmę, to VAT na-
leżny (należny budżetowi państwa), a ten zawarty w fakturach otrzymanych
od dostawców to podatek naliczony. Gdy podatek należny jest wyższy od
naliczonego, to różnica odprowadzana jest do budżetu państwa. Gdy nato-
miast podatek należny jest niższy od naliczonego, to owa różnica zwracana
jest przez budżet państwa podatnikowi.
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, podatnik może obniżyć kwotę podatku
należnego o wysokość naliczonego podatku. Jeśli podmiot nie dokonał odliczenia
w podstawowym okresie, może to zrobić w kolejnym okresie rozliczeniowym. Do-
kładne terminy stosowane w takim przypadku określa art. 86 ust. 10 przedmioto-
wej ustawy.
Zauważmy jednak, że nieodliczonego naliczonego podatku VAT nie można
traktować jako koszt firmy. Zastosowanie mają tu art. 23 ust. 1 pkt 43 updof oraz
art. 16 ust. 46 pkt 1 updop. Zwróćmy uwagę, że VAT jest kosztem uzyskania przy-
chodów dla celów podatku dochodowego, jeżeli podatnik jest zwolniony od VAT
lub gdy nabył towary albo usługi w celu wytworzenia albo odsprzedaży towarów
(usług) zwolnionych od VAT.
19 www.e-ksiazki.infor.pl
WSZYSTKO O KOSZTACH W FIRMIE
ną Pamiętaj
Jeśli podatnik nie dopilnuje terminu, w którym ma wykazać kwotę
podatku naliczonego, ma jeszcze możliwość złożenia korekty. De-
klaracje podatnik może skorygować w terminie nie dłuższym niż
5 lat od roku, w którym prawo do obniżenia należnego podatku
wystąpiło.
W literaturze przedmiotu zauważa się, że wiele niejasności interpretacyj-
nych pojawia się przy okazji uznania za koszt uzyskania przychodów podatku
naliczonego VAT w przypadku uchybienia przez podatnika terminom rozliczenia
tego podatku. Przywołać tu można zdanie Zdzisława Modzelewskiego wyrażone
w publikacji  VAT jako koszt uzyskania przychodów, cz. II. (Monitor Podatkowy
z 2002 r. Nr 12, s. 22). Zdaniem autora, podatnicy, kierując się zasadą ostrożno-
ści, niejednokrotnie uznawali, że  utrata przysługującego im prawa do odliczenia
podatku naliczonego nie uprawniała ich do uznania nieodliczonego podatku za
koszt uzyskania przychodów. W rezultacie podatnik, ponosząc realny wydatek
w postaci podatku VAT zapłaconego w cenie nabytego towaru lub usługi, nie mógł
ani obniżyć podatku należnego, ani zaliczyć tej kwoty do kosztów uzyskania przy-
chodów, mimo iż wydatek został poniesiony właśnie w celu osiągnięcia przychodu.
Powstać mogło pytanie, czy przyjęcie takiego podejścia (niewątpliwie bezpiecz-
nego podatkowo, lecz niekorzystnego finansowo) było prawidłowe i konieczne
w świetle obowiązujących przepisów. Nawet jeśli literalne brzmienie prze-
pisów nie zapewnia zachowania neutralności podatku VAT wobec podatku
dochodowego, to w praktyce, zgodnie z wykładnią celowościową przepisów,
i tak zastosowanie znajdują rozwiązania zgodne z zasadą neutralności. Niera-
cjonalne zatem w opinii Zdzisława Modzelewskiego wydaje się dokonywanie
rozróżnienia przyczyn nieodliczenia podatku naliczonego na sytuacje, gdy po-
datnik nie miał prawa do odliczenia, i gdy prawo to utracił, i w zależności od
sytuacji przyznawanie (lub nie) prawa do powiększenia o nieodliczoną kwotę
podatku kosztów uzyskania przychodów. Zastosowanie wykładni celowościo-
wej prowadzi bowiem do wniosku, że niezależnie od tego, z jakiej przyczyny
podatnik nie dokona odliczenia podatku naliczonego, przysługuje mu prawo do
powiększenia o jego wartość kosztów podatkowych. Nieodliczony podatek VAT
niejako automatycznie staje się kosztem uzyskania przychodów na potrzeby
podatków dochodowych, o ile sam wydatek jest takim kosztem. Dopóki podatnik
nie zrealizuje swojego prawa do odliczenia na gruncie przepisów o podatku VAT,
dopóty taki koszt powinien istnieć. W sytuacji gdy podatnik dopiero po jakimś
czasie  odliczy ten podatek naliczony, wówczas miałby on obowiązek skory-
gowania kosztów w podatku dochodowym z wszystkimi konsekwencjami takiej
korekty.
Kosztem uzyskania przychodów jest, jak podawaliśmy, podatek naliczony w tej
części, w której zgodnie z przepisami o podatku VAT podatnikowi nie przysługuje ob-
niżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku VAT  jeżeli naliczony podatek od towarów
i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i praw-
nej.
ną Przykład
Maria K. prowadzi działalność gospodarczą opodatkowaną updof na
zasadach ogólnych i jest podatnikiem podatku VAT dokonującym wy-
łącznie sprzedaży opodatkowanej. We wrześniu 2005 r. otrzymała fak-
20 www.e-ksiazki.infor.pl
VAT JAKO KOSZT UZYSKANIA PRZYCHODÓW
turÄ™ za rozmowy telefoniczne przeprowadzone w czerwcu tego roku
z terminem płatności w lipcu 2005 r. Z uwagi na datę otrzymania fak-
tury, wynikający z niej podatek naliczony VAT nie został odliczony od
podatku należnego, lecz zaliczony został w koszty uzyskania przy-
chodów (faktura zaewidencjonowana została w księdze podatkowej
w wartości brutto). W związku z zaistniałą sytuacją podatnik miał
wątpliwości, czy naliczony podatek VAT może być uznany za koszt
uzyskania przychodów w sytuacji, gdy podatnikowi przysługiwało pra-
wo do jego odliczenia od podatku należnego, ale je utracił z powodu
przekroczenia ustawowego terminu do dokonania odliczenia bÄ…dz

z uprawnienia do obniżenia podatku należnego zrezygnował przy zało-
żeniu, że sam wydatek, z którym związany jest naliczony podatek VAT,
stanowi koszt uzyskania przychodów. W przypadku przekroczenia
terminu przewidzianego do dokonania odliczenia naliczonego podatku
VAT lub rezygnacji z prawa obniżenia podatku należnego o podatek
naliczony, kwota nieodliczonego podatku VAT, stanowi koszt uzyskania
przychodów pod warunkiem, że sam wydatek, z którym związany jest
naliczony podatek VAT, stanowi koszt uzyskania przychodów. Maria K.
nie utraciła prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek
naliczony wynikający z otrzymanej w miesiącu wrześniu 2005 r. faktury
za usługi telekomunikacyjne, prawo to przysługuje bowiem nadal na
mocy powołanego wyżej art. 86 ust. 13 ustawy o VAT. Podatnik może
złożyć korektę deklaracji VAT-7 za lipiec 2005 r. Takie stanowisko jest
zgodne z interpretacją Urzędu Skarbowego w Legnicy z 5 stycznia
2006 r., Nr US-PSI/ 415/1/52/05.
Podatek należny
Podatek należny to podatek obciążający podatnika w znaczeniu prawnym, ale
niekoniecznie w znaczeniu faktycznym, tzn. w sensie zobowiÄ…zania podatnika wo-
bec Skarbu Państwa. Podatek należny stanowi iloczyn podstawy opodatkowania
i obowiÄ…zujÄ…cej stawki podatku.
Wspominaliśmy już, że kosztem uzyskania przychodów nie będzie podatek na-
leżny w przypadku importu usług oraz wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów,
jeżeli nie stanowi on podatku naliczonego w rozumieniu przepisów o podatku VAT.
Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o VAT, przez wewnątrzwspólnotowe nabycie towa-
rów rozumie się nabycie prawa do rozporządzania jak właściciel towarami, które
w wyniku dokonanej dostawy są wysyłane lub transportowane na terytorium pań-
stwa członkowskiego inne niż terytorium państwa członkowskiego rozpoczęcia wy-
syłki lub transportu przez dokonującego dostawy, nabywcę towarów lub na ich rzecz.
Definicja ta odnosi się wyłącznie do wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów za
wynagrodzenie na terytorium kraju. Pamiętać należy o katalogu wyłączeń przewi-
dzianych w art. 10 ustawy o VAT. Przedmiotowy przepis przewiduje szczególne przy-
padki, kiedy mimo iż warunki, o których mowa w art. 9 ust. 1 i 2 ustawy o VAT, zostały
spełnione, to do wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów nie dochodzi. Dotyczy
to w szczególności przypadków, kiedy analogiczne zwolnienia mają zastosowanie
do importu towarów, jak i wtedy, gdy wartości tak nabytych towarów mają relatywnie
niewielką wysokość, np. nabycie używanego towaru na licytacji.
21 www.e-ksiazki.infor.pl
WSZYSTKO O KOSZTACH W FIRMIE
Kosztem będzie podatek należny przy przekazaniu lub zużyciu towarów lub
świadczeniu usług na potrzeby reprezentacji i reklamy. Dla obniżenia podatku na-
leżnego o kwoty podatku naliczonego przy zakupie towarów i usług na potrzeby
reprezentacji i reklamy nie majÄ… zastosowania przepisy o podatku dochodowym
dotyczące limitu wydatków na potrzeby reprezentacji i reklamy nieprowadzonej
w środkach masowego przekazu lub publicznie w inny sposób.
nÄ… Co na to urzÄ…d?
Zakup środków spożywczych na posiedzenia wewnętrzne, zor-
ganizowane w ramach np. szkoleń czy zebrań delegatów oraz
posiedzeń np. Zarządu, jest wydatkiem związanym bezpośrednio
w sposób przyczynowo-skutkowy z bieżącym funkcjonowaniem
podatnika, nie nosi znamion poczęstunku dla kontrahenta lub
przedsiębiorstwa współpracującego i jako taki może być zalicza-
ny do kosztów uzyskania przychodów przedsiębiorstwa.
(Pismo Drugiego Urzędu Skarbowego A
ódz
-Bałuty z 28 czerwca
2007 r., Nr I/415-37.1-410/07/ZDB)
Udział w organizowaniu imprezy, podczas której przekazywane
są informacje o wyrobach podatnika i ich zaletach, na której roz-
dawane sÄ… katalogi i ulotki informacyjne, organizowane sÄ… kon-
kursy, w których można wygrać nagrody  produkty podatnika,
należy uznać za działania w ramach reklamy i tym samym zaliczyć
do kosztów uzyskania przychodów.
(Pismo Podlaskiego Urzędu Skarbowego z 20 czerwca 2007 r.,
Nr PO-II/423/31/BÅš/07)
Koszty poczęstunku oferowanego w ramach prowadzonej ak-
cji reklamowej leków oraz wydatków poniesionych na pokrycie
lekarzom kosztów dojazdu, pobytu oraz opłat związanych za
uczestnictwo w związku z kongresem mają charakter wydatków
na reklamę, a nie na reprezentację, dlatego mogą stanowić koszty
uzyskania przychodów.
(Pismo Izby Skarbowej w Warszawie z 15 czerwca 2007 r.,
Nr /BP-II/4210-30/07/JM)
Wydatki poniesione na zakup kawy, herbaty, cukru i wody mine-
ralnej w związku z przyjmowaniem kontrahentów stanowią wydat-
ki o charakterze reprezentacyjnym, dlatego nie stanowią kosztów
uzyskania przychodów.
(Urząd Skarbowy w Chełmie w piśmie z dnia 30 marca 2007 r.,
Nr PD/406-8/07)
Nieuwzględniona kwota VAT
Osobną grupę, która jest kosztem uzyskania przychodu, stanowi kwota
podatku VAT, nieuwzględniona w wartości początkowej środków trwałych oraz
wartości niematerialnych i prawnych, podlegających amortyzacji lub dotycząca
innych rzeczy lub praw niebędących środkami trwałymi lub wartościami niema-
22 www.e-ksiazki.infor.pl
VAT JAKO KOSZT UZYSKANIA PRZYCHODÓW
terialnymi i prawnymi podlegającymi tej amortyzacji  w tej części, w jakiej doko-
nano korekty powodujÄ…cej zmniejszenie podatku odliczonego zgodnie z art. 91
ustawy o VAT.
Intencją ustawodawcy było niedokonywanie korekt wartości początkowej środ-
ków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych ze względu na korektę VAT po-
wodującą zwiększenie lub zmniejszenie podatku podlegającego odliczeniu, która
następnie może wpływać na podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym
(por.  Podatek dochodowy od osób fizycznych , komentarz pod redakcją naukową
dr. Janusza Marciniuka, Warszawa, Wydawnictwo C.H. Beck 2007, s. 793 792).
ż Zgodnie z prawem  art. 23 ust. 1 pkt 43 updof
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów podatku od towa-
rów i usług, z tym że jest kosztem uzyskania przychodów:
a) podatek naliczony:
a)  jeżeli podatnik zwolniony jest od podatku VAT lub nabył to-
wary i usługi w celu wytworzenia albo odprzedaży towarów
lub świadczenia usług zwolnionych od podatku od towarów
i usług,
a)  w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku VAT
podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot
różnicy podatku VAT  jeżeli naliczony podatek od towarów
i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości
niematerialnej i prawnej,
b) podatek należny w przypadku:
a)  importu usług oraz wewnątrzwspólnotowego nabycia towa-
rów, jeżeli nie stanowi on podatku naliczonego w rozumieniu
przepisów o podatku od towarów i usług; kosztem uzyskania
przychodów nie jest jednak podatek należny w części prze-
kraczającej kwotę podatku od nabycia tych towarów i usług,
która mogłaby stanowić podatek naliczony w rozumieniu
przepisów o podatku VAT,
a)  przekazania lub zużycia przez podatnika towarów lub świad-
czenia usług na potrzeby reprezentacji i reklamy, obliczony
zgodnie z odrębnymi przepisami,
c) kwota podatku VAT, nieuwzględniona w wartości początkowej
środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
podlegajÄ…cych amortyzacji zgodnie z art. 22a 22o, lub doty-
cząca innych rzeczy lub praw niebędących środkami trwałymi
lub wartościami niematerialnymi i prawnymi podlegającymi tej
amortyzacji  w tej części, w jakiej dokonano korekty powo-
dujÄ…cej zmniejszenie podatku odliczonego zgodnie z art. 91
ustawy o VAT.
Koszty
utrzymania biura
Sprawą oczywistą jest to, że każda firma ma swoją siedzibę. Jak wia-
domo, jest to budynek czy lokal, w którym działa, ale i całe wyposażenie
biurowe. Firmę można też prowadzić we własnym domu. Każda działal-
ność wymaga jednak regularnego ponoszenia różnych opłat eksploata-
cyjnych.
Wydatki eksploatacyjne
Do wydatków eksploatacyjnych zaliczymy koszty powstałe w czasie użytkowa-
nia domu, np. opłaty za energię, wodę, telefon czy gaz. Na opłatę eksploatacyjną
składają się również podatki od nieruchomości, opłata za użytkowanie wieczyste
gruntu, ubezpieczenia, bieżące remonty i konserwacje oraz inne. Składową opłat
eksploatacyjnych może być opłata za zarządzanie.
Aby mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, muszą mieć zwią-
zek z prowadzoną firmą, muszą być poniesione w celu osiągnięcia przychodu.
Taki związek wykaże zakup do firmy telefonów, faksów, mebli czy też artykułów
biurowych. Podatnicy muszą się jednak liczyć ze sporem z urzędem skarbowym
w przypadku zakupu do biura lodówki czy kuchenki mikrofalowej. Podatnik musiał-
by udowodnić, że wydatek taki ma związek z osiąganymi przychodami.
Amortyzacja środka trwałego
Jeżeli zakupione wyposażenie będzie użytkowane dłużej niż rok, to podatnik
może podjąć decyzję o jego amortyzacji.
Decydując się na amortyzację środka trwałego, podatnik musi też przed
rozpoczęciem amortyzacji dokonać wyboru jednej z metod amortyzacji. Wy-
braną metodę należy stosować do pełnego zamortyzowania danego środka
trwałego. Podatnik może wybrać pomiędzy metodą liniową i degresywną. Nale-
ży także ustalić wartość początkową składników majątku podlegających amor-
tyzacji. Podatnicy nie muszą (ale mogą) dokonywać odpisów amortyzacyjnych
od środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, których wartość
początkowa nie przekracza 3500 zł. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się,
gdy wartość początkowa środka trwałego w dniu przyjęcia do używania prze-
kracza 3500 zł.
24 www.e-ksiazki.infor.pl
KOSZTY TRZYMANIA BIURA
Meble
Meble zaliczone do środków trwałych podlegających amortyzacji muszą być
kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania. Z tego względu należy
pamiętać o tym, aby kwalifikować meble jako jeden środek trwały, w sytuacji gdy
chodzi o zakup elementów, które samodzielnie nie są w stanie pełnić funkcji użyt-
kowej zgodnie z ich przeznaczeniem, lecz kompletną i zdatną do użytku całość
tworzÄ… dopiero po ich zmontowaniu ze sobÄ….
ną Przykład
Firma zakupiła meble do biura. Są to cztery szafki przykryte jednym bla-
tem. Każda szafka kosztowała netto 2000 zł, a blat 3500 zł. Przy zaku-
pie spółka otrzymała fakturę na każdy element osobno. Należy zwrócić
uwagę na to, że poszczególne elementy składające się na konstrukcję
mebla tworzą ze sobą jedną całość dopiero po przykryciu ich blatem.
Do podatkowej kwalifikacji wydatków poniesionych na nabycie szafek
i blatów nie ma znaczenia, że zostały one zakupione przez podatnika
oddzielnie i że zakupy były udokumentowane odrębnymi fakturami,
a cena jednostkowa w żadnym przypadku nie przekroczyła kwoty
3500 zł. Skoro zatem zamontowane szafki nie funkcjonują samodziel-
nie, a ich łączna wartość przekroczyła 3500 zł i przewidywany okres
używania jest dłuższy niż rok, to należy potraktować je jako środek
trwały.
ną Przykład
Firma zakupiła komplet mebli. Na fakturze sprzedawca wyszczególnił
wartości poszczególnych elementów. Jednostkowa cena nie przekra-
cza 3500 zł. Meble po skręceniu mogą tworzyć jedną całość. Firma
nie zamierza jednak skręcać mebli. Będą one używane oddzielnie.
Firma może w omawianej sytuacji zaliczyć wydatki na zakup mebli
w całości bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ
wolno stojące meble, które wchodzą w skład kompletu, nie będą po-
łączone w jedną całość i mogą być ustawione w dowolnym miejscu
i w dowolnej konfiguracji. Jeżeli zatem jednostkowa wartość określo-
nego składnika majątku, w postaci mebla mogącego samodzielnie
spełniać swoje funkcje, nie przekracza kwoty 3500 zł, to podatnik nie
ma obowiązku zaliczenia go do środków trwałych i amortyzowania,
lecz może wydatki poniesione na jego nabycie lub wytworzenie za-
liczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu
oddania go do używania. Może też zaliczyć taki mebel do środków
trwałych i dokonywać od jego wartości odpisów amortyzacyjnych na
zasadach ogólnych albo jednorazowo. Jeżeli wartość początkowa
mebla w dniu przyjęcia do używania przekracza wartości 3500 zł,
podatnik ma obowiązek wprowadzić składnik majątku do ewiden-
cji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
i musi, co do zasady, dokonywać od jego wartości odpisów amorty-
zacyjnych.
25 www.e-ksiazki.infor.pl
WSZYSTKO O KOSZTACH W FIRMIE
UrzÄ…dzenia techniczne
Do najczęściej spotykanych w biurze urządzeń technicznych zaliczymy nie-
wÄ…tpliwie kserokopiarkÄ™, telefon, faks i komputer. Wszystkie te urzÄ…dzenia majÄ…
związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, dlatego też wydatki na ich na-
bycie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Należy jednak
pamiętać, że obowiązuje tu ta sama zasada jak przy nabyciu mebli biurowych.
Jeżeli wartość początkowa urządzenia technicznego w dniu przyjęcia do używa-
nia przekracza wartość 3500 zł, podatnik ma obowiązek wprowadzić składnik
majątku do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
i musi, co do zasady, dokonywać od jego wartości odpisów amortyzacyjnych.
Jeżeli wartość określonego składnika majątku nie przekracza kwoty 3500 zł,
to podatnik nie ma obowiązku zaliczenia go do środków trwałych i amortyzowania,
lecz może wydatki poniesione na jego nabycie lub wytworzenie zaliczyć bezpo-
średnio do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania go do używania.
Może też zaliczyć takie urządzenie do środków trwałych i dokonywać od jego war-
tości odpisów amortyzacyjnych na zasadach ogólnych albo jednorazowo.
Kwiaty
Pracownicy zatrudnieni w firmie niejednokrotnie zwracajÄ… siÄ™ do pracodawcy o za-
kup kwiatów doniczkowych do biura. W uzasadnieniu pracownicy wskazują, że w pracy
spędzają większą część dnia i chcieliby, aby zakupić rośliny doniczkowe w celu stworze-
nia klimatu sprzyjającego pracy oraz zapewnienia większej ilości tlenu. Niejednokrotnie
także przedsiębiorca sam zakupuje rośliny doniczkowe w celu udekorowania firmy.
Zapewnienie dobrego wizerunku prowadzonego przedsiębiorstwa, a za taki
należy uznać wystrój firmy, może zostać zakwalifikowane przez organy podatkowe
do kosztów reprezentacji, które nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.
nÄ… Co na to urzÄ…d
Wydatki ponoszone przez spółkę na nabycie roślin doniczkowych
w celu wystroju swojej siedziby będą zaliczane do wydatków
ponoszonych na reprezentacje, jeżeli będą to szczególnie cenne
okazy nabywane w celu podkreślenia wytworności i okazałości
w sposobie funkcjonowania spółki.
(Pismo Izby Skarbowej w Gdańsku z dnia 12 grudnia 2003 r.,
Nr BI/005/0532/03)
ną Pamiętaj
Wydatki na kwiaty doniczkowe, które dekorują pomieszczenia fir-
my, co do zasady, należy zaliczyć w pełnej wysokości do kosztów
uzyskania przychodów. Wydatki te będą stanowiły koszty ogólne
funkcjonowania firmy i będą związane z wyposażeniem, jak np.
lampy, żaluzje, meble, dywany.
Jeżeli natomiast spółka nabywa ogólnodostępne rośliny doniczkowe, których
ustawienie w biurze ma na celu poprawę warunków pracy i zapewnienia większej
26 www.e-ksiazki.infor.pl
KOSZTY TRZYMANIA BIURA
ilości tlenu, to wydatki te należy traktować jak pozostałe koszty związane z funkcjo-
nowaniem firmy. A w tym przypadku spółka może zaliczyć poniesione z tego tytułu
wydatki w całości w ciężar kosztów uzyskania przychodów.
Zasłony
Jak wiadomo, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesio-
ne w celu uzyskania przychodów, a także zachowania lub zabezpieczenia z
ródła
przychodów, które nie zostały wymienione w tzw. katalogu wyłączeń zawartym
w art. 23 updof oraz art. 16 updop Przy czym należy pamiętać, że kosztami podat-
kowymi nie sÄ… koszty reprezentacji.
nÄ… Nasza rada
Wydatki na zakup zasłon mogą być uznane za koszty reprezenta-
cji albo za ogólne koszty firmy, w zależności od tego, w jakim celu
zostały poniesione. Jeżeli zasłony zostały zakupione w celach de-
koracyjnych, wydatek ten należy traktować jak pozostałe koszty
związane z funkcjonowaniem firmy i można go w całości zaliczyć
do kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli jednak zakup ten bę-
dzie miał charakter reprezentacyjny, tj. podkreślający wytworność
i okazałość siedziby firmy podatnika, to wydatki te mogą zostać
zaliczone przez organ podatkowy do kosztów reprezentacji.
Opłaty
Organy podatkowe często zajmują się również kwestią tego, czy różnego
rodzaju opłaty, np. podatek od nieruchomości, opłata za wieczyste użytkowanie,
wpłaty na fundusz remontowy, stanowią koszty uzyskania przychodu z najmu. In-
terpretacje urzędów idą obecnie w kierunku uznawania, że jeżeli z zawartej umowy
wynika, że podatnik będzie ponosić koszty podatku od nieruchomości, opłacać
wieczyste użytkowanie gruntu, wpłacać na fundusz remontowy wspólnoty miesz-
kaniowej oraz ponosić koszty związane z remontem i naprawami lokalu miesz-
kalnego, to wszystkie te wydatki mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania
przychodu przy ustalaniu dochodów z najmu w momencie ich poniesienia.
Najem
Uwzględnianie poniesionych wydatków w przypadku najmu mieszkania jako
kosztów podatkowych odbywa się na zasadach ogólnych. Podobnie jak przy innych
wydatkach, które mają stanowić koszt podatkowy między poniesionym wydatkiem
a osiąganym przychodem, musi istnieć swoisty związek przyczynowo-skutkowy.
W szczególności chodzi o to, aby poniesione nakłady miały bezpośredni lub cho-
ciaż pośredni wpływ na uzyskanie przychodów podatników lub zabezpieczały
z
ródła przychodów. O zaliczeniu zatem w poczet kosztów uzyskania przychodów
wydatków związanych z wynajmowaniem mieszkania decyduje przede wszystkim
ich zwiÄ…zek z uzyskanym przychodem  ustalenie, czy poniesiony wydatek przy-
czynił się lub mógł się przyczynić do osiągnięcia przychodu.
27 www.e-ksiazki.infor.pl
WSZYSTKO O KOSZTACH W FIRMIE
Rozważając przy umowie najmu, co może, a co nie może, być kosztem podatko-
wym, warto podeprzeć się orzecznictwem sądowym, które wskazuje na konkretne przy-
kłady ponoszonych wydatków związanych z najmem, i uwzględniać je w kosztach.
NSA w wyroku z 21 marca 2001 r. (sygn. akt I SA/Gd 2310/98; niepublikowany)
wyjaśnił, że naprawa izolacji budynku należy do tego rodzaju czynności, od któ-
rych zależy stan techniczny całego wynajmowanego budynku. Koszt ich nie może
zatem obciążać zgodnie z umową najemcy, nie jest bowiem związany z bieżącą
konserwacją i nie dotyczy bieżących napraw pomieszczeń. W takiej sytuacji skoro
podatnik prace izolacyjne wykonywał w trakcie trwania umowy najmu, to wydatek
z nimi związany jest kosztem uzyskania przychodów z najmu.
W innym wyroku sąd wyjaśnił, jakie zasady można stosować przy przerzuca-
niu kosztów na najemcę. Zdaniem NSA, organy podatkowe zbyt arbitralnie potrak-
towały wydatek poczyniony przez podatniczkę na zakup narzędzi, które służyły
skarżącej do utrzymania wynajmowanej nieruchomości w odpowiednim stanie.
Sąd uznał też, że należy zgodzić się ze skarżącą, że wycinanie krzewów i gałęzi
drzew należy do uprawnień właścicielskich. Uprawnienia podmiotów podatkowych
do odliczania kosztów od przychodów nie mogą być przenoszone w drodze umów
cywilnych na inne podmioty. A zatem są pewne granice przerzucania kosztów na
najemców  wyrok NSA z 13 listopada 1997 r. (sygn. akt I SA/Ka 694/96; niepubli-
kowany).
O kosztach związanych z najmem wypowiadały się także organy podatkowe
w wydawanych interpretacjach. Przykładowo Izba Skarbowa w Gdańsku w piśmie
z 23 maja 2006 r. (Nr BI/4117-0017/06) wyjaśniła, że wydatki związane z najmem
i użytkowaniem lokalu mieszkalnego, jeśli nie są związane z prowadzoną działal-
nością gospodarczą, stanowią wydatki o charakterze osobistym (wynajęte miesz-
kanie służy zaspokojeniu podstawowych potrzeb życiowych), których nie zalicza
się do kosztów uzyskania przychodów.
Z kolei odpowiadając na pytanie, czy należy zaliczyć do przychodów z tytułu
najmu opłaty eksploatacyjne i administracyjne (woda zimna i ciepła, ścieki, elek-
tryczność) ponoszone przez najemcę, jeden z urzędów wyjaśnił, że składnikiem
przychodu osiÄ…ganego z najmu przez wynajmujÄ…cego nie sÄ… ponoszone przez
najemcę wydatki (opłaty) związane z przedmiotem najmu (Przykładowo opłaty
za wodę, ścieki, energię), jeżeli z umowy wynika, że najemca jest zobowiązany
do ich ponoszenia. Opłaty te nie mieszczą się w pojęciu  świadczenia w naturze
i inne nieodpłatne świadczenia , o których mowa w updof, jak również nie powodu-
jÄ… przysporzenia majÄ…tkowego po stronie wynajmujÄ…cego.
ż Zgodnie z prawem  art. 22a ust. 1 updof
Amortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art. 22c, stanowiące wła-
sność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we
własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia
do używania:
1) budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
2) maszyny, urządzenia i środki transportu,
3) inne przedmioty
 o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wyko-
rzystywane przez podatnika na potrzeby zwiÄ…zane z prowadzonÄ…
przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania
na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej
w art. 23a pkt 1, zwane środkami trwałymi.
28 www.e-ksiazki.infor.pl
Samochód osobowy
w firmie
Przyznać należy, że naprawdę trudno dziś wyobrazić sobie prowadzenie
firmy bez samochodu. W działalności gospodarczej można korzystać z sa-
mochodu będącego majątkiem firmy, z pojazdów należących do majątku wła-
snego bÄ…dz
będących własnością pracowników (oczywiście za ich zgodą),
jak też użytkować środki transportu na podstawie umów najmu, dzierżawy
lub leasingu.
Sposób nabycia nowego samochodu uzależniony jest od zasobów finanso-
wych firmy. Mając wolne środki finansowe, można zadecydować o zakupie sa-
mochodu za gotówkę i tym sposobem nie narażać się na dodatkowe obciążenia
finansowe. Jeżeli przedsiębiorca nie posiada gotówki lub nie chce jej lokować
w środki trwałe, decyduje się na kredyt czy leasing.
Definicja samochodu osobowego
Od 1 stycznia 2007 r. podatnicy rozliczajÄ…cy siÄ™ z fiskusem na podstawie updof
stosują się do zmienionej definicji samochodu osobowego. By można było taki śro-
dek lokomocji rozliczać podatkowo na zasadach przewidzianych dla samochodu
osobowego, musi to być pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej
nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej
niż 9 osób łącznie z kierowcą, z wyjątkiem pojazdu samochodowego:
äÄ… majÄ…cego jeden rzÄ…d siedzeÅ„, który oddzielony jest od części przeznaczonej do
przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, klasyfikowanego na podsta-
wie przepisów prawa o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van,
äÄ… majÄ…cego wiÄ™cej niż jeden rzÄ…d siedzeÅ„, które oddzielone sÄ… od części przezna-
czonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą i u którego długość
części przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona po podłodze od najdalej
wysuniętego punktu podłogi pozwalającego postawić pionową ścianę lub trwałą
przegrodę pomiędzy podłogą a sufitem do tylnej krawędzi podłogi, przekracza
50% długości pojazdu; dla obliczenia proporcji, o której mowa w zdaniu poprzed-
nim, długość pojazdu stanowi odległość pomiędzy dolną krawędzią przedniej
szyby pojazdu a tylną krawędzią podłogi części pojazdu przeznaczonej do prze-
wozu ładunków, mierzona w linii poziomej wzdłuż pojazdu pomiędzy dolną kra-
wędzią przedniej szyby pojazdu a punktem wyprowadzonym w pionie od tylnej
krawędzi podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków,
29 www.e-ksiazki.infor.pl
WSZYSTKO O KOSZTACH W FIRMIE
äÄ… który ma otwartÄ… część przeznaczonÄ… do przewozu Å‚adunków,
äÄ… który posiada kabinÄ™ kierowcy i nadwozie przeznaczone do przewozu Å‚adun-
ków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,
äÄ… bÄ™dÄ…cego pojazdem specjalnym w rozumieniu przepisów prawa o ruchu drogo-
wym o przeznaczeniach wymienionych w załączniku nr 9 do ustawy o podatku
od towarów i usług.
Poza samochodami wyszczególnionymi jako samochody specjalne, w przy-
padku pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekra-
czającej 3,5 tony, spełnienie powyższych wymagań, pozwalających na niezali-
czenie danego pojazdu samochodowego do samochodów osobowych, stwierdza
siÄ™ na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez
okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym
przez tę stację, oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu, zawierającego właściwą
adnotację o spełnieniu tych wymagań.
Kopię zaświadczenia podatnik jest obowiązany dostarczyć, w terminie 14 dni
od dnia jego otrzymania, właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego. Ponadto
jeśli w pojez
dzie zakwalifikowanym jako nieosobowy, dla którego wydano zaświad-
czenie, zostały wprowadzone zmiany, w wyniku których pojazd nie spełnia po-
wyższych wymagań, podatnik obowiązany jest do pisemnego zawiadomienia wła-
ściwego naczelnika urzędu skarbowego o tych okolicznościach, w terminie 7 dni
od ich zaistnienia.
Zmienione przepisy majÄ… praktyczne zastosowanie przy kwalifikowaniu
w koszty wydatków ponoszonych na samochody wykorzystywane w działalności
gospodarczej  zarówno te, które stanowią składnik majątku firmy, jak i pojazdy
prywatne wykorzystywane tylko częściowo do działalności gospodarczej. Dla
opodatkowania podatkiem dochodowym właściwa kwalifikacja jest szczególnie
ważna u podatników, którzy zechcą skorzystać z ekspresowej amortyzacji. Nie
ma ona bowiem zastosowania do samochodów osobowych. Natomiast wydatki na
zakup samochodu, uznawanego według nowej definicji za nieosobowy, podatnik
rozpoczynający po raz pierwszy prowadzenie działalności gospodarczej lub będą-
cy małym podatnikiem może zamortyzować jednorazowo w całości w koszty, jeśli
w ramach takiej amortyzacji rozlicza w 2008 r. do 188 000 zł (limit jednorazowej
amortyzacji).
Oczywiście istnieją ograniczenia przy zaliczaniu do kosztów uzyskania przy-
chodów pewnych wydatków związanych z eksploatacją samochodów przez przed-
siębiorców.
Pierwsze ograniczenie przy zaliczeniu firmowego auta osobowego do
kosztów uzyskania przychodów dotyczy odpisów z tytułu zużycia samochodu
osobowego.
Do kosztów można jedynie zaliczyć odpisy w części ustalonej od warto-
ści samochodu nieprzewyższającej równowartości 20 000 euro przeliczonej
na złote według kursu średniego euro ogłaszanego przez NBP z dnia przeka-
zania samochodu do używania.
Podobnie jest przy składkach na ubezpieczenie samochodu osobowego,
które są wyłączone z kosztów w wysokości przekraczającej ich część ustaloną
w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 000 euro. Kwotę tę przelicza się
na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez NBP z dnia zawar-
cia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.
30 www.e-ksiazki.infor.pl
SAMOCHÓD OSOBOWY W FIRMIE
Amortyzacji podlegają, stanowiące własność lub współwłasność podatnika,
nabyte lub wytworzone we własnym zakresie środki transportu o przewidywa-
nym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na
potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo
oddane do używania na podstawie umowy dzierżawy lub umowy leasingu
(środki trwałe). Wspomniane składniki majątku wprowadza się do ewidencji
środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych i stanowią one
własność firmy.
Paliwo i eksploatacja
Wprowadzony do ewidencji samochód osobowy będzie stanowił majątek fir-
my, a większość wydatków związanych z eksploatacją (używaniem) samochodu
firmowego będzie mogła być zaliczana do kosztów uzyskania przychodów i to
zarówno te, które służą do napędu samochodu osobowego, jak i ciężarowego.
Pod pojęciem  używanie mieszczą się wydatki związane z bieżącą eksploatacją
samochodu, których poniesienie jest niezbędne, aby samochód mógł funkcjono-
wać. Do wydatków tych można zaliczyć wydatki na bieżącą eksploatację (paliwo,
oleje, części zamienne, konserwację i drobne naprawy), opłaty za korzystanie
z parkingu itp. (zob. wyrok z 28 maja 1998 r., sygn. akt I SA/Gd 760/97, niepubli-
kowany). Podatnik wykazuje zakup paliw w poz. 14 podatkowej księgi przychodów
i rozchodów. Jednak odmienna sytuacja występuje, gdy samochód osobowy nie
stanowi majątku firmowego, ale jest tylko używany przez przedsiębiorcę w dzia-
łalności gospodarczej. W takim przypadku poniesione wydatki z tytułu używania
niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego (np.
z tytułu zakupu paliwa), w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej
działalność gospodarczą, na potrzeby działalności gospodarczej ulegają ograni-
czeniu przy zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Do kosztów można
wtedy zaliczyć tylko część nieprzekraczającą kwoty wynikającej z pomnożenia
liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu.
W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiÄ…zany do
prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
Ewidencja przebiegu pojazdu
Trzeba zwrócić uwagę, że zapisy w ewidencji przebiegu pojazdów prowadzo-
ne są miesięcznie, ale koszty uzyskania przychodów są rozliczane narastająco.
Oznacza to, że w przypadku gdy w jednym miesiącu, np. styczniu, wydatki są
większe niż określony limit, nie można zaliczyć do kosztów tego miesiąca tej nad-
wyżki. Jednak jeśli w następnym miesiącu, np. lutym, limit wydatków nie zostanie
przekroczony, to możliwe jest zaliczenie do kosztów nierozliczonych wydatków,
które nie znalazły się w kosztach miesiąca poprzedniego.
W zwiÄ…zku z innÄ… definicjÄ… samochodu osobowego ewidencja przebiegu
pojazdu może dotyczyć samochodów, które do tej pory nie wymagałyby jej pro-
wadzenia, gdyż nie spełniały warunków do uznania ich za samochody osobowe
według starej definicji.
31 www.e-ksiazki.infor.pl
WSZYSTKO O KOSZTACH W FIRMIE
Leasing operacyjny
samochodu osobowego
Z samochodu w firmie możemy korzystać także na podstawie leasingu.
Leasing operacyjny jest umową o korzystanie ze środków trwałych lub wartości
niematerialnych i prawnych, na podstawie której odpisów amortyzacyjnych od
przedmiotu leasingu dokonuje finansujÄ…cy, natomiast korzystajÄ…cy zalicza do swo-
ich podatkowych kosztów uzyskania przychodów pełną wysokość opłat leasingo-
wych, zarówno w części kapitałowej, jak i w części odsetkowej.
W przypadku leasingu operacyjnego, w którym korzystający nie może
bezpośrednio amortyzować środka trwałego, z którego korzysta, otrzymuje
on od ustawodawcy  w zamian możliwość zaliczenia sobie w koszty podat-
kowe także tej części opłat leasingowych, która jest równa wartości począt-
kowej przedmiotu leasingu.
W przypadku nabycia przez podatników samochodów osobowych oraz innych
pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej
3,5 tony, kwotę podatku naliczonego stanowi tylko 60% kwoty podatku określonej
w fakturze lub kwoty podatku należnego z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia
towarów lub kwoty podatku należnego od dostawy towarów, dla której podatnikiem
jest ich nabywca. Wprowadzono także dodatkowy limit, gdyż wspomniana kwota
60% nie może być mimo wszystko wyższa niż 6000 zł. Wyjątek dotyczy tylko przy-
padków, gdy przedmiotem działalności podatnika jest oddawanie w odpłatne uży-
wanie tych samochodów na podstawie np. umowy leasingu lub innych umów o po-
dobnym charakterze, i samochody te są przez podatnika przeznaczone wyłącznie
do wykorzystania na te cele przez okres nie krótszy niż sześć miesięcy. Podobnie
rzecz się ma w przypadku usługobiorców użytkujących samochody osobowe lub
inne pojazdy samochodowe na podstawie m.in. umowy leasingu lub innej umowy
o podobnym charakterze, gdzie kwotÄ™ podatku naliczonego stanowi 60% kwoty
podatku naliczonego od opłaty leasingowej lub innych płatności wynikających
z zawartej umowy, udokumentowanych fakturą. Suma kwot w całym okresie użyt-
kowania samochodów i pojazdów dotycząca jednego samochodu lub pojazdu,
którą można odliczyć od podatku, nie może jednak przekroczyć kwoty 6000 zł.
ż Zgodnie z prawem  art. 4a pkt 9 lit. a) updop
Samochód osobowy  oznacza to pojazd samochodowy o do-
puszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, kon-
strukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącz-
nie z kierowcÄ…, z wyjÄ…tkiem: pojazdu samochodowego majÄ…cego
jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej
do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, klasyfikowa-
nego na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym do pod-
rodzaju: wielozadaniowy, van.
Różnice kursowe
Od 1 stycznia 2007 r. w ustawach podatkowych wprowadzone zostały
przepisy regulujące nowe zasady odnośnie do rozliczania różnic kursowych.
Do czasu zmian w prawie podatkowym nie stosowało się reguły, że dodatnie
różnice kursowe wpływają na przychody, a ujemne na koszty.
Różnice kursowe a przychody
i koszty podatkowe
Zasady dotyczące podatkowego rozliczania różnic kursowych zawarte zostały
w art. 24c updof oraz art. 15a updop. Jak wynika z nowych przepisów, różnice kur-
sowe stanowią albo przychód, albo koszt podatkowy. Do końca 2006 r. przychody
i koszty z tytułu różnic kursowych powstawały jedynie w odniesieniu do środków
własnych podatnika.
W odróżnieniu do stanu prawnego obowiązującego przed 1 stycznia 2007 r.,
obecnie przychodów i kosztów nie powiększa się o każdą zrealizowaną różnicę
kursową oddzielnie, ale ustala się ich wartość globalną poprzez odjęcie sumy
ujemnych różnic kursowych od sumy dodatnich różnic kursowych. Uzyskana
w ten sposób wartość powiększa przychody, jeżeli jest dodatnia, lub koszty,
jeżeli jest ujemna. Od 1 stycznia 2007 r. dodatnie różnice kursowe zwiększają
przychody do opodatkowania, natomiast różnice ujemne zwiększają koszty ich
uzyskania.
ną Pamiętaj
Znaczenie dla rozliczenia różnic kursowych ma fakt, czy podatnik
odniósł korzyść wynikającą ze zmiany kursu walut, niezależnie
od tego, czy powstałe różnice kursowe będą dotyczyć przycho-
dów czy kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli tak jest, powsta-
nie u niego dodatnia różnica kursowa, zwiększająca przychody.
W przypadku gdy zmiana kursu waluty jest dla podatnika nieko-
rzystna, mamy do czynienia z ujemną różnicą kursową, zwiększa-
jącą koszty uzyskania przychodów.
Obie ustawy o podatku dochodowym enumeratywnie wymieniajÄ… przypadki,
w których powstają dodatnie oraz ujemne różnice kursowe.
Zgodnie z tymi przepisami, dodatnie różnice kursowe powstają, jeżeli wartość:
1) przychodu należnego wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu na złote
według kursu średniego NBP jest niższa od wartości tego przychodu w dniu
33 www.e-ksiazki.infor.pl
WSZYSTKO O KOSZTACH W FIRMIE
jego otrzymania, przeliczonej według faktycznie zastosowanego kursu waluty
z tego dnia;
2) poniesionego kosztu wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu na złote we-
dług kursu średniego NBP jest wyższa od wartości tego kosztu w dniu zapłaty,
przeliczonej według faktycznie zastosowanego kursu waluty z tego dnia;
3) otrzymanych lub nabytych środków lub wartości pieniężnych w walucie obcej
w dniu ich wpływu jest niższa od wartości tych środków lub wartości pieniężnych w
dniu zapłaty lub innej formy wypływu tych środków lub wartości pieniężnych, we-
dług faktycznie zastosowanego kursu waluty z tych dni, z zastrzeżeniem pkt 4 i 5;
4) kredytu (pożyczki) w walucie obcej w dniu jego udzielenia jest niższa od warto-
ści tego kredytu (pożyczki) w dniu jego zwrotu, przeliczonej według faktycznie
zastosowanego kursu waluty z tych dni;
5) kredytu (pożyczki) w walucie obcej w dniu jego otrzymania jest wyższa od war-
tości tego kredytu (pożyczki) w dniu jego spłaty, przeliczonej według faktycznie
zastosowanego kursu waluty z tych dni.
Ujemne różnice kursowe powstają, jeżeli wartość:
1) przychodu należnego wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu na złote
według kursu średniego NBP jest wyższa od wartości tego przychodu w dniu
jego otrzymania, przeliczonej według faktycznie zastosowanego kursu waluty
z tego dnia;
2) poniesionego kosztu wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu na złote we-
dług kursu średniego NBP jest niższa od wartości tego kosztu w dniu zapłaty,
przeliczonej według faktycznie zastosowanego kursu waluty z tego dnia;
3) otrzymanych lub nabytych środków lub wartości pieniężnych w walucie obcej
w dniu ich wpływu jest wyższa od wartości tych środków lub wartości pienięż-
nych w dniu zapłaty lub innej formy wypływu tych środków lub wartości pienięż-
nych, według faktycznie zastosowanego kursu waluty z tych dni, z zastrzeże-
niem pkt 4 i 5;
4) kredytu (pożyczki) w walucie obcej w dniu jego udzielenia jest wyższa od war-
tości tego kredytu (pożyczki) w dniu jego zwrotu, przeliczonej według faktycznie
zastosowanego kursu waluty z tych dni;
5) w dniu jego otrzymania jest niższa od wartości tego kredytu (pożyczki) w dniu jego
spłaty, przeliczonej według faktycznie zastosowanego kursu waluty z tych dni.
Faktycznie zastosowany
kurs walut
W stanie prawnym obowiązującym do końca 2006 r. rozliczenie różnic kurso-
wych opierało się na fikcyjnym założeniu, że wykonanie jakiejkolwiek operacji go-
spodarczej, w którą zaangażowana jest waluta obca, wymaga skorzystania z po-
średnictwa banku, zatem odpowiednie zastosowanie miały kursy kupna/sprzedaży
walut banku, z którego usług podatnik korzystał. A przecież sprzedaży/zakupu
waluty obcej można dokonać także w kantorze.
Faktycznie stosowane kursy walut będą przyjmowane także w transakcjach
związanych z nabywaniem i zbywaniem (wymianą) walut obcych. Kursy te będą
miały wpływ na ustalenie różnic kursowych od nabytych lub otrzymanych środków
albo wartości pieniężnych w walucie obcej.
34 www.e-ksiazki.infor.pl
RÓŻNICE KURSOWE
Tak będzie w sytuacji, gdy podatnik kupuje od banku walutę i dokonuje prze-
lewu do kontrahenta zagranicznego z rachunku złotówkowego. Bank ustala kurs
indywidualnie, przelew ujęty jest na wyciągu w złotówkach, natomiast do klienta
dociera w walucie. Mając na uwadze nieprecyzyjne uregulowania odnośnie do fak-
tycznie zastosowanego kursu walut, wskazane jest, aby przy jego określaniu brać
pod uwagę średni kurs NBP i ustalić faktyczny kurs, tak aby nie odbiegał więcej niż
5% w stosunku do kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedza-
jącego dzień zastosowania kursu.
Åšredni kurs
ogłaszany przez NBP
W praktyce najczęściej zastosowanie znajdzie kurs średni ogłaszany przez
NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu
lub poniesienia kosztu. Zgodnie bowiem z art. 15a ust. 4 updop oraz art. 24c ust. 4
updof, jeżeli przy obliczaniu wartości różnic kursowych nie jest możliwe uwzględ-
nienie faktycznie zastosowanego kursu waluty w danym dniu, przyjmuje siÄ™ kurs
średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego ten dzień.
Kompensata rozrachunków
Zgodnie z art. 15a ust. 7 updop oraz art. 24c ust. 7 updof, za dzień zapłaty
dla celów ustalania różnic kursowych uznaje się dzień uregulowania zobowiązań
w jakiejkolwiek formie, w tym w wyniku potrącenia wierzytelności. Jak wspomi-
naliśmy, w świetle starych przepisów różnice kursowe realizowały się kasowo, tj.
gdy dochodziło do faktycznego otrzymania (wpływu) pieniędzy/zapłaty (wypływu)
pieniędzy. Wiele wątpliwości budziło przy tym pojęcie  zapłaty , której wystąpienie
dawało podstawę do realizacji różnic kursowych dla celów podatkowych. Zgodnie
z interpretacjami organów podatkowych, należało przez to rozumieć wyłącznie
zapłatę w pieniądzu (przelew bankowy), natomiast gdy zobowiązanie wygasało
w inny sposób (np. przy potrąceniu wierzytelności), nie powstawały różnice kurso-
we dla celów podatkowych.
Od 1 stycznia 2007 r. różnice kursowe dla celów podatkowych realizować
się będą w dniu uregulowania zobowiązania w jakiejkolwiek formie. Oznacza to,
że w sytuacji regulowania zobowiązań w drodze wzajemnych potrąceń doko-
nywanych pomiędzy kontrahentami, podatnicy będą mogli uwzględniać różnice
kursowe.
ną Przykład
W dniu 15 marca 2007 r. polska spółka wystawiła fakturę i dokona-
ła wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów na rzecz kontrahenta
z Niemiec na kwotę 2000 euro. Termin płatności upływał 14 kwietnia
2007 r. Spółka zaewidencjonowała przychód według kursu średnie-
go z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury, tj. z 14 marca
35 www.e-ksiazki.infor.pl
WSZYSTKO O KOSZTACH W FIRMIE
2007 r. (średni kurs NBP wyniósł 3,60 zł/euro). Daje to kwotę 7200 zł
(2000 euro × 3,60 zÅ‚/euro = 7200 zÅ‚). JednoczeÅ›nie 27 marca 2007 r.
(data wystawienia faktury) polska firma dokonała zakupu materiałów
od niemieckiej firmy na kwotę 3000 euro. Termin płatności upływał
26 kwietnia 2007 r. Spółka polska zawidencjonowała koszt, przeli-
czając kwotę 3000 euro na złote według średniego kursu NBP z dnia
26 marca 2007 r., tj. 3,80 zł/euro. W dniu 26 kwietnia 2007 r. obie wie-
rzytelności stały się wymagalne, więc na ten dzień dokonano ich wza-
jemnego potrącenia. Tego dnia nastąpiło uregulowanie zobowiązań
w wyniku potrącenia wierzytelności. W opisanej sytuacji nie wystąpi kurs
faktyczny, a zatem należy przyjąć kurs średni NBP. Zgodnie z art. 15a
ust. 4 updop, jeżeli przy obliczaniu wartości różnic kursowych nie jest
możliwe uwzględnienie faktycznie zastosowanego kursu waluty w da-
nym dniu, przyjmuje się kurs średni ogłaszany przez NBP z ostatniego
dnia roboczego poprzedzającego ten dzień. Należy zatem przyjąć kurs
średni z 25 kwietnia 2007 r., który wyniósł 3,75 zł/euro.
Przychód należny: 7200 zł
Wartość przychodu polskiej spółki w dniu rekompensaty wyniosła 7500
zÅ‚ (przychód otrzymany) 2000 euro × 3,75 euro/zÅ‚ = 7500 zÅ‚  7200 =
= 300 (dodatnia różnica kursowa) W związku z potrąceniem polska
spółka dokonała także zapłaty za materiały zakupione od niemieckiej
spółki. Obliczenie różnic kursowych:
koszt poniesiony: 3800 euro × 3,80 euro/zÅ‚ = 14 400 zÅ‚ koszt w dniu
zapÅ‚aty: 3800 euro × 3,75 euro/zÅ‚ = 14 250 zÅ‚ 14 400  14 250 = 150 zÅ‚
(dodatnia różnica kursowa)
W kwietniu 2007 r. polska spółka zaliczy do przychodów kwotę 450 zł
tytułem różnic kursowych.
ną Przykład
Podatnik zawarł umowę z zagranicznym kontrahentem. Poniósł koszty
związane z jej zawarciem w wysokości 1900 euro. Zaliczy je do kosz-
tów podatkowych. Musi jednak najpierw przeliczyć je na złote. Koszty
poniesione zostaną 20 stycznia. Podatnik musi zatem uwzględnić
średni kurs euro ogłoszony przez Narodowy Bank Polski z dnia po-
przedzającego ten dzień, czyli z 19 stycznia.
ną Przykład
Firma będzie regulowała swoje zobowiązanie wobec kontrahen-
ta zagranicznego za zakupiony towar, które zostało zarachowane
w kwocie 410 000 zł odpowiadającej 100 000 euro (kurs średni NBP
z dnia poprzedzającego dzień poniesienia kosztu 4,10 zł/euro). Zobo-
wiązanie zostanie zapłacone z posiadanych na rachunku walutowym
własnych środków otrzymanych z tytułu wcześniejszej sprzedaży,
odpowiednio kwot: 50 000 euro i 60 000 euro, zaewidencjonowanych
według faktycznie zastosowanych kursów walut (kursów kupna banku)
odpowiednio: 4 zł/euro i 3,70 zł/euro z dnia faktycznego otrzymania
przychodu, który uprzednio był wykazany jako przychód należny we-
dług kursu średniego NBP odpowiednio: 3,90 zł/euro i 3,80 zł/euro
z dnia poprzedzającego dzień uzyskania przychodu należnego. Jak się
będą kształtowały podatkowe różnice kursowe, jeżeli przy uregulowa-
36 www.e-ksiazki.infor.pl
RÓŻNICE KURSOWE
niu zobowiązania faktycznie zastosowany kurs waluty będzie wynosił
odpowiednio: 4,20 zł/euro (wariant 1) albo 3,80 zł/euro (wariant 2)?
W związku z transakcją gospodarczą związaną ze sprzedażą
i otrzymaniem kwoty 50 000 euro  powstanie dodatnia różnica kurso-
wa zwiększająca przychody (5000 zł):
äÄ… 195 000 zÅ‚ (50 000 euro × 3,90 kurs Å›redni NBP z dnia poprzedza-
jącego dzień uzyskania przychodu należnego),
äÄ… 200 000 zÅ‚ (50 000 euro × 4 faktycznie zastosowany kurs z dnia
otrzymania przychodu).
W związku z transakcją gospodarczą związaną ze sprzedażą
i otrzymaniem kwoty 60 000 euro  powstanie ujemna różnica kursowa
zwiększająca koszty podatkowe (6000 zł):
äÄ… 228 000 zÅ‚ (60 000 euro × 3,80 kurs Å›redni NBP z dnia poprzedza-
jącego dzień uzyskania przychodu należnego),
äÄ… 222 000 zÅ‚ (60 000 euro × 3,70 faktycznie zastosowany kurs z dnia
otrzymania przychodu).
Wariant 1 (przy faktycznie zastosowanym kursie waluty 4,20 zł/euro).
W związku z transakcją gospodarczą związaną z zakupem towarów
i zapłatą 100 000 euro przy faktycznie zastosowanym kursie waluty
z dnia zapłaty 4,20 zł/euro  powstanie ujemna różnica kursowa zwięk-
szająca koszty podatkowe (10 000 zł):
äÄ… 410 000 zÅ‚ (100 000 euro × 4,10 kurs Å›redni NBP z dnia poprzedza-
jącego dzień poniesienia kosztu),
äÄ… 420 000 zÅ‚ (100 000 euro × 4,20 faktycznie zastosowany kurs
z dnia zapłaty).
W zwiÄ…zku z uregulowaniem zobowiÄ…zania przy faktycznie zastosowa-
nym kursie waluty z dnia zapłaty zobowiązania 4,20 zł/euro  powsta-
nie dodatnia różnica kursowa od własnych środków w walutach obcych
zwiększająca przychody (35 000 zł):
äÄ… 200 000 zÅ‚ (50 000 euro × 4 faktycznie zastosowany kurs waluty
z dnia wpływu 50 000 euro),
äÄ… 185 000 zÅ‚ (50 000 euro × 3,70 faktycznie zastosowany kurs waluty
z dnia wpływu 60 000 euro),
äÄ… 420 000 zÅ‚ (100 000 euro × 4,20 faktycznie zastosowany kurs wa-
luty z dnia zapłaty).
Wariant 2 (przy faktycznie zastosowanym kursie waluty 3,80 zł/euro).
W związku z transakcją gospodarczą związaną z zakupem i zapłatą
100 000 euro przy faktycznie zastosowanym kursie waluty z dnia za-
płaty 3,80 zł/euro powstanie dodatnia różnica kursowa zwiększająca
przychody (30 000 zł):
äÄ… 410 000 zÅ‚ (100 000 euro × 4,10 kurs Å›redni NBP z dnia poprzedza-
jącego dzień poniesienia kosztu),
äÄ… 380 000 zÅ‚ (100 000 euro × 3,80 faktycznie zastosowany kurs
z dnia zapłaty).
W zwiÄ…zku z uregulowaniem zobowiÄ…zania przy faktycznie zastosowa-
nym kursie waluty z dnia zapłaty zobowiązania 3,80 zł/euro  powsta-
nie ujemna różnica kursowa od własnych środków w walutach obcych
zwiększająca koszty podatkowe (5000 zł):
37 www.e-ksiazki.infor.pl
WSZYSTKO O KOSZTACH W FIRMIE
äÄ… 200 000 zÅ‚ (50 000 euro × faktycznie zastosowany kurs waluty
z dnia wpływu 50 000 euro),
äÄ… 185 000 zÅ‚ (50 000 euro × 3,70 faktycznie zastosowany kurs waluty
z dnia wpływu 60 000 euro),
äÄ… 380 000 zÅ‚ (100 000 euro × 3,80 faktycznie zastosowany kurs wa-
luty z dnia zapłaty).
ż Zgodnie z prawem  art. 24c ust. 1 3 updof
1. Różnice kursowe zwiększają odpowiednio przychody jako
dodatnie różnice kursowe albo koszty uzyskania przychodów
jako ujemne różnice kursowe w kwocie wynikającej z różnicy
między wartościami określonymi w ust. 2 i 3.
2. Dodatnie różnice kursowe powstają, jeżeli wartość:
2. 1) przychodu należnego wyrażonego w walucie obcej po
przeliczeniu na złote według kursu średniego ogłaszanego
przez Narodowy Bank Polski jest niższa od wartości tego
przychodu w dniu jego otrzymania, przeliczonej według
faktycznie zastosowanego kursu waluty z tego dnia,
2. 2) poniesionego kosztu wyrażonego w walucie obcej po przeli-
czeniu na złote według kursu średniego ogłaszanego przez
Narodowy Bank Polski jest wyższa od wartości tego kosztu
w dniu zapłaty, przeliczonej według faktycznie zastosowa-
nego kursu waluty z tego dnia,
2. 3) otrzymanych lub nabytych środków lub wartości pienięż-
nych w walucie obcej w dniu ich wpływu jest niższa od
wartości tych środków lub wartości pieniężnych w dniu
zapłaty lub innej formy wypływu tych środków lub wartości
pieniężnych, według faktycznie zastosowanego kursu walu-
ty z tych dni, z zastrzeżeniem pkt 4 i 5,
2. 4) kredytu (pożyczki) w walucie obcej w dniu jego udzielenia
jest niższa od wartości tego kredytu (pożyczki) w dniu jego
zwrotu, przeliczonej według faktycznie zastosowanego kur-
su waluty z tych dni,
2. 5) kredytu (pożyczki) w walucie obcej w dniu jego otrzymania
jest wyższa od wartości tego kredytu (pożyczki) w dniu jego
spłaty, przeliczonej według faktycznie zastosowanego kur-
su waluty z tych dni.
3. Ujemne różnice kursowe powstają, jeżeli wartość:
2. 1) przychodu należnego wyrażonego w walucie obcej po
przeliczeniu na złote według kursu średniego ogłaszanego
przez Narodowy Bank Polski jest wyższa od wartości tego
przychodu w dniu jego otrzymania, przeliczonej według fak-
tycznie zastosowanego kursu waluty z tego dnia,
2. 2) poniesionego kosztu wyrażonego w walucie obcej po przeli-
czeniu na złote według kursu średniego ogłaszanego przez
Narodowy Bank Polski jest niższa od wartości tego kosztu
w dniu zapłaty, przeliczonej według faktycznie zastosowa-
nego kursu waluty z tego dnia,
2. 3) otrzymanych lub nabytych środków lub wartości pienięż-
nych w walucie obcej w dniu ich wpływu jest wyższa od
38 www.e-ksiazki.infor.pl
RÓŻNICE KURSOWE
wartości tych środków lub wartości pieniężnych w dniu
zapłaty lub innej formy wypływu tych środków lub wartości
pieniężnych, według faktycznie zastosowanego kursu walu-
ty z tych dni, z zastrzeżeniem pkt 4 i 5,
2. 4) kredytu (pożyczki) w walucie obcej w dniu jego udzielenia
jest wyższa od wartości tego kredytu (pożyczki) w dniu jego
zwrotu, przeliczonej według faktycznie zastosowanego kur-
su waluty z tych dni,
2. 5) kredytu (pożyczki) w walucie obcej w dniu jego otrzymania
jest niższa od wartości tego kredytu (pożyczki) w dniu jego
spłaty, przeliczonej według faktycznie zastosowanego kur-
su waluty z tych dni.
Zmiany w ulgach,
wyłączeniach
i kosztach umów
pracowniczych
w 2008 r.
Przyjrzyjmy się najnowszym zmianom w przepisach podatkowych, które
dotyczą wyłączeń i ulg, a także kosztów pracodawcy, które ponoszone są
w zwiÄ…zku z zatrudnianiem pracownika.
Ulgi podatkowe dają możliwość obniżenia podstawy opodatkowania lub
zmniejszenia kwoty zapłaconego podatku dochodowego.
Skala podatkowa i koszty
z umowy o pracÄ™
Zgodnie z ustawÄ… z dnia 16 listopada 2006 r. o zmianie ustawy o podatku docho-
dowym od osób fizycznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. Nr 217,
poz. 1588), od 1 stycznia 2008 r. obowiązuje następująca skala podatkowa:
Podstawa obliczenia
podatku w złotych
Podatek wynosi
ponad do
44 490 19% minus kwota zmniejszajÄ…ca po-
datek 586,85 zł
44 490 85 528 7866,25 zł + 30% nadwyżki ponad
44 490 zł
85 528 20 177,65 zł + 40% nadwyżki ponad
85 528 zł
40 www.e-ksiazki.infor.pl
ZMIANY W ULGACH, WYA

CZENIACH I KOSZTACH UMÓW PRACOWNICZYCH W 2008 R.
W tym miejscu podajmy od razu, że koszty uzyskania przychodów z umowy
o pracę i stosunków pokrewnych w 2008 r. wynoszą:
Miesięcznie (w zł) Rocznie (w zł)
Dla zatrudnionych u jednego pra- 111,25 zł 1335,00 zł
codawcy w tej samej miejscowości
Dla zatrudnionych u wielu praco- 2002,05 zł
dawców jednocześnie w tej samej
miejscowości
Dla dojeżdżających z innej miej- 139,06 zł 1668,72 z
scowości zatrudnionych u jednego
pracodawcy
Dla dojeżdżających z innej miej- 2502,56 zł
scowości zatrudnionych u wielu
pracodawców
O wysokości kosztów rocznych decyduje liczba przepracowanych miesięcy.
Na wysokość kosztów nie ma natomiast wpływu wymiar czasu, w jakim został
zatrudniony pracownik.
Podwyższeniu ulega roczna kwota zmniejszająca podatek, która od 1 stycznia
2008 r. wynosi 586,85 zł. Pracodawcy potrącają pracownikom tę kwotę w rozbiciu
na poszczególne miesiące, dlatego miesięczna zaliczka na podatek będzie po-
mniejszana o 48,90 zł. Dotyczy to pracowników, którzy upoważnili pracodawcę do
stosowania tej kwoty przez złożenie oświadczenia na druku PIT-2 przed pierwszą
wypłatą wynagrodzenia.
Jeśli sytuacja pracownika nie uległa zmianie, ważność zachowuje  stare
oświadczenie. Po raz pierwszy od kilku lat nie wzrośnie od nowego roku stopa
składki na ubezpieczenie zdrowotne. Pozostanie ona na poziomie 9% podstawy
wymiaru. Nadal od podatku dochodowego będzie można odliczyć tylko 7,75% pod-
stawy składki, co oznacza, że pozostałą część podatnik musi sam sfinansować,
bez możliwości zrekompensowania sobie tego w żaden sposób. W praktyce pra-
codawcy będą, tak jak obecnie, potrącać różnicę 1,25% z dochodu pracowników.
Jednak podwyższenie zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodów i kwoty
wolnej od podatku oraz obniżenie składki rentowej o kolejne 2 punkty procento-
we (po stronie pracownika) sprawią, że pracownicy otrzymają więcej pieniędzy.
Składka rentowa po stronie pracownika ulegnie bowiem dalszej redukcji z 3,5%
do 1,5%. A
ącznie będzie on finansował ze swojego dochodu składki społeczne
w wysokości 13,71% podstawy wymiaru. Tym razem również pracodawcy zaosz-
czędzą na ubezpieczeniu rentowym zatrudnionych osób. Dotychczas partycypowali
w składce rentowej w części stanowiącej 6,5%, a od nowego roku będą pokrywać
4,5% podstawy wymiaru tej składki. A
ącznie składka rentowa będzie wynosić 6%.
Poniższy Przykład pokaże, ile dokładnie od 1 stycznia 2008 r. pracownik otrzy-
ma  do ręki przy zarobkach na poziomie płacy minimalnej  1126 zł.
ną Przykład
1126 zÅ‚ × 9,76% = 109,90 zÅ‚  skÅ‚adka emerytalna,
1126 zÅ‚ × 1,5% = 16,89 zÅ‚  skÅ‚adka rentowa,
1126 zÅ‚ × 2,45% = 27,59 zÅ‚  skÅ‚adka chorobowa,
41 www.e-ksiazki.infor.pl
WSZYSTKO O KOSZTACH W FIRMIE
razem składki na ubezpieczenia społeczne (13,71%)  154,38 zł,
1126 zł  154,38 zł = 971,62 zł  podstawa składki zdrowotnej,
971,62 zÅ‚ × 9% = 87,45 zÅ‚  skÅ‚adka zdrowotna należna do ZUS,
971,62 zÅ‚ × 7,75% = 75,30 zÅ‚  skÅ‚adka zdrowotna podlegajÄ…ca odlicze-
niu od zaliczki na podatek,
971,62 zł  111,25 zł (k.u.p.) = 860,37 zł; po zaokrągleniu
860 zł  podstawa opodatkowania,
(860 zÅ‚ × 19%)  48,90 zÅ‚ = 114,50 zÅ‚  zaliczka na podatek dochodowy,
114,50 zł  75,30 zł = 39,20 zł; po zaokrągleniu 39,00 zł  zaliczka na
podatek dochodowy należna do US.
Do wypłaty: 1126 zł  (154,38 zł + 87,45 zł + 39 zł) = 845,17 zł.
A zatem przy zastosowaniu parametrów w nowych wysokościach pra-
cownik zarabiajÄ…cy ustawowe minimum otrzyma wynagrodzenie netto
w kwocie 845,17 zł.
Kwotę tę powinien uwzględnić pracodawca dokonujący potrąceń z wyna-
grodzenia pracownika. Zgodnie bowiem z przepisami ustawy z dnia 26 czerwca
1974 r.  Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z póz
n.zm.; ost.zm.
Dz.U. z 2007 r. Nr 225, poz. 1672), zarówno przy potrąceniach przymuso-
wych, bez zgody pracownika, jak i dobrowolnych, gdzie zgoda na piśmie jest
konieczna, trzeba uwzględnić kwotę wolną od potrąceń. Przy potrącaniu sum
egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych
niż świadczenia alimentacyjne wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za
pracę w wysokości:
äÄ… minimalnego wynagrodzenia za pracÄ™ netto przysÅ‚ugujÄ…cego pracownikom
zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, czyli od 1 stycznia 2008 r. (dla
pracownika, który złożył PIT-2 i ma prawo do zwykłych k.u.p.)  845,17 zł,
äÄ… 75% wynagrodzenia okreÅ›lonego wyżej  przy potrÄ…caniu zaliczek pieniężnych
udzielonych pracownikowi, tj. 633,88 zł,
äÄ… 90% wynagrodzenia minimalnego netto  przy potrÄ…caniu kar pieniężnych
760,65 zł.
Natomiast pracownik, który zgodził się na piśmie na uszczuplanie jego pensji
o należności na rzecz innych podmiotów niż pracodawca (kasa zapomogowo-po-
życzkowa, związki zawodowe), nie może otrzymać do ręki mniej niż 80% mini-
mum, czyli 676,14 zł.
Ulga na biopaliwa
Ustawa z dnia 23 sierpnia 2007 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym
od osób prawnych (Dz.U. Nr 165, poz. 1169) spowoduje wprowadzenie ulgi w tym
podatku z tytułu produkcji biokomponentów. Przedmiotowa ulga zostanie dopiero
wprowadzona, mimo że ustawa weszła w życie z dniem ogłoszenia, tj.- z dniem
14 września 2007 r. Jej obowiązywanie uzależnione jest bowiem od pozytywnej
decyzji Komisji Europejskiej, co do zgodności pomocy publicznej ze Wspólnym
Rynkiem.
Z ulgi będą mogli skorzystać ci podatnicy, którzy posiadają zezwolenie na
prowadzenie składu podatkowego zgodnie z ustawą z dnia 23 stycznia 2004 r.
o podatku akcyzowym (Dz.U. Nr 29, poz. 257 z póz
n.zm.; ost.zm. Dz.U. z 2007 r.
42 www.e-ksiazki.infor.pl
ZMIANY W ULGACH, WYA

CZENIACH I KOSZTACH UMÓW PRACOWNICZYCH W 2008 R.
Nr 99, poz. 666) i rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 1 marca 2004 r.
w sprawie zezwoleń na prowadzenie składu podatkowego, działalności jako zare-
jestrowany handlowiec oraz niezarejestrowany handlowiec, a także na wykonywa-
nie czynności w charakterze przedstawiciela podatkowego (Dz.U. Nr 35, poz. 312
z póz
n.zm.; ost.zm. Dz.U. z 2006 r.Nr 245, poz. 1783).
Przedmiotowa ulga ma charakter czasowy i dotyczy lat podatkowych 2007
 2014. Na ulgę przewidziany jest limit. Podatnicy będą mieli prawo odliczyć od
podatku dochodowego od osób prawnych kwotę odpowiadającą 19% nadwyż-
ki kosztów wytworzenia biokomponentów nad kosztami wytworzenia paliw
ciekłych o takiej samej wartości opałowej, jednak nie więcej niż 19% nadwyżki
wartości wytworzonych biokomponentów nad wartością wytworzonych paliw
ciekłych, obliczonych według średnich cen biokomponentów i paliw ciekłych,
o takiej samej wartości opałowej.
Wyłączenia  dodatkowa
opłata produktowa
Nikogo nie trzeba chyba przekonywać, że znajomość katalogu wydatków, któ-
re nie stanowią kosztów uzyskania przychodów, jest niezmiernie istotna. Jeżeli nie
zostały one wyłączone z kosztów uzyskania przychodów, podatnikowi przysługuje
prawo zaliczenia takiego wydatku do kosztów podatkowych.
Ważną zmianą, która obowiązuje od 1 stycznia 2008 r., jest wyłączenie
z kosztów uzyskania przychodów dodatkowej opłaty produktowej, o której mowa
w art. 69 ust. 2 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o zużytym sprzęcie elektrycznym
i elektronicznym (Dz.U. Nr 180, poz. 1495). Dotyczy to zarówno podatku do-
chodowego od osób fizycznych, jak i podatku dochodowego od osób prawnych.
Przedmiotowa ustawa określa m.in. zasady postępowania z zużytym sprzętem
wymienionego rodzaju w sposób zapewniający ochronę zdrowia i życia ludzi oraz
ochronę środowiska zgodnie z zasadą zrównoważonego rozwoju  w celu ogra-
niczenia ilości odpadów powstałych ze sprzętu oraz zapewnienia odpowiedniego
poziomu zbierania, odzysku i recyklingu zużytego sprzętu. Wprowadzający sprzęt
jest obowiązany do osiągnięcia określonych ściśle poziomów recyklingu części
składowych, materiałów i substancji pochodzących z zużytego sprzętu oraz od-
zysku zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego. W przypadku nieosią-
gnięcia tych poziomów jest on obowiązany do uiszczenia opłaty produktowej.
W razie niedokonania wpłaty opłaty produktowej albo dokonania wpłaty w wy-
sokości niższej od należnej, Główny Inspektor Ochrony Środowiska (GIOS)
wydaje decyzję, w której ustala wysokość należnej opłaty produktowej. Jeżeli
zobowiązany do uiszczenia opłaty produktowej nie wykona tej decyzji, to GIOS
określi w kolejnej decyzji dodatkową opłatę produktową w wysokości 50% opłaty
produktowej. Ta dodatkowa opłata, mająca charakter sankcji, nie będzie stano-
wić kosztu uzyskania przychodu. Kosztem będzie natomiast podstawowa opłata
produktowa.
Główny Inspektor Ochrony Środowiska prowadzi rejestr:
1) wprowadzających sprzęt;
2) zbierających zużyty sprzęt;
43 www.e-ksiazki.infor.pl
WSZYSTKO O KOSZTACH W FIRMIE
3) prowadzących zakłady przetwarzania;
4) prowadzących działalność w zakresie recyklingu;
5) prowadzących działalność w zakresie innych niż recykling procesów odzysku;
6) organizacji odzysku sprzętu elektrycznego i elektronicznego
 a podmiot podejmujący działalność w powyższym zakresie jest obowiązany
do rejestracji w tym rejestrze. Kosztem będą również opłaty rejestrowe związane
z tym rejestrem.
ną Pamiętaj
W 2008 r. do kosztów uzyskania przychodu nie będą zaliczone
koszty dodatkowej opłaty produktowej, tj. opłaty karnej za nie-
wpłacenie opłaty produktowej.
ż Zgodnie z prawem  art. 21 ust. 19 updof
Zwolnieniu, o którym mowa w ust. 1 pkt 122, nie podlegają środki
stanowiące zwrot wydatków poniesionych na realizację zadania
publicznego lub przedsięwzięcia będącego przedmiotem umowy
o partnerstwie publiczno-prywatnym przez partnera prywatnego
lub za jego pośrednictwem oraz środki przeznaczone na nabycie
udziałów lub akcji w spółce handlowej.
Wszystko o kosztach
w firmie
 pytania i odpowiedzi
Wydatki na gadżety z logo firmy
Czy wręczanie kontrahentom i klientom gadżetów z logo firmy może zo-
stać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu?
Firma, która przekazuje swoim kontrahentom gadżety z logo firmy, może
poniesione wydatki zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. W praktyce in-
terpretacji organów podatkowych utrwalił się pogląd, iż przekazywanie gadżetów
opatrzonych znakiem identyfikujÄ…cym firmÄ™ (logo) stanowi reklamÄ™ (por. posta-
nowienie naczelnika Lubelskiego Urzędu Skarbowego z 24 września 2007 r.,
Nr PD. 423-53b/07). Poniesione w związku z tym wydatki mają wpływ na osiągane
przychody, dlatego też mogą być w całości zaliczone do kosztów uzyskania przy-
chodów spółki.
Niewątpliwie taka postawa organów podatkowych jest korzystna dla podat-
ników. Powoduje bowiem zmniejszenie ryzyka popadnięcia w spór z fiskusem
z powodu uznania wydatków na zakup materiałów z logo firmy za koszty uzyskania
przychodów. Przyczyną przyjętego przez organy stanowiska jest uznanie, iż rekla-
ma może dotyczyć nie tylko oferowanych towarów i usług, ale również samej firmy
i jej znaku. Każdy przypadek należy jednak rozpatrzyć indywidualnie. Nie wolno
zapominać, że pojęcia reklamy i reprezentacji są pojęciami nieostrymi. Z uwagi na
brak definicji ustawowej, rozstrzygnięcie, czym jest reklama, a czym reprezenta-
cja, jest bardzo trudne w praktyce stosowania przepisów.
Obecnie nie uważa się za koszty wydatków na reprezentację, w szczegól-
ności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów,
w tym alkoholowych. W praktyce podatkowej utrwalił się pogląd, że reprezentacją
są takie działania, które polegają na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi
podmiotami, związane zwłaszcza z przyjmowaniem i utrzymywaniem delegacji lub
kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmio-
tów, zakupem kwiatów i upominków wręczanych z okazji uroczystości itp. Reklama
natomiast to działanie celowo kształtujące popyt na dane towary lub usługi poprzez
upowszechnianie wiedzy o ich celach i przeznaczeniu mające na celu zachęcanie
potencjalnych nabywców do zakupu produktu lub usługi danego podmiotu.
45 www.e-ksiazki.infor.pl
WSZYSTKO O KOSZTACH W FIRMIE
Koszty prowadzenia działalności
w mieszkaniu
Jak w ramach działalności gospodarczej prowadzonej w domu rozli-
czać koszty eksploatacji mieszkania? W jaki sposób dokonać podziału
tych kosztów?
Na początek należy ustalić zasady podziału kosztów związanych z utrzymaniem
domu na część związaną z zaspokojeniem osobistych potrzeb oraz część przypa-
dającą na działalność gospodarczą, gdyż tylko koszty związane z prowadzoną dzia-
łalnością mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Zasady te należy określić
samemu, gdyż przepisy podatkowe nie normują tej kwestii. Najprostszym rozwią-
zaniem jest przeznaczenie na potrzeby firmy osobnego pomieszczenia (pokoju).
Jego powierzchnia będzie wówczas powierzchnią firmy i przypadające na nią opłaty
stanowić będą jej koszt. Jeśli jest to niemożliwe, najczęściej stosowanym sposobem
ustalenia, jaka część wydatków mieszkaniowych może być uwzględniona jako koszt
uzyskania przychodów, jest udział powierzchni zajętej na prowadzenie działalności
w ogólnej powierzchni mieszkania. Według tak ustalonego wskaz
nika oblicza siÄ™ na-
stępnie, jaka część płaconych kosztów przypada na powierzchnię wykorzystywaną
w działalności gospodarczej. Ten sposób ustalania wielkości wydatków, które mogą
stanowić koszt podatkowy, jest powszechnie akceptowany przez organy podatkowe.
Według takiej samej proporcji można odliczać VAT z faktur dokumentujących naby-
cie rozliczanych proporcjonalnie wydatków.
W przypadku wydatków ponoszonych na tzw. media zaliczanie w koszty uzy-
skania przychodów tej części wydatków, która przypada na powierzchnię wyko-
rzystywaną w działalności gospodarczej, nie zawsze może okazać się korzystna.
Będzie to np. w sytuacji, gdy podatnik w prowadzonej działalności wykorzystuje
maszyny i urządzania pobierające znaczne ilości energii elektrycznej, gazu czy
wody. W takiej sytuacji podatnik będzie mógł albo obliczyć nową proporcję tym
razem tylko dla rozliczania poboru np. energii elektrycznej, albo zainstalować
tzw. podliczniki. Jednakże o ile wyliczenie proporcji uwzględniającej powierzchnię
mieszkania wykorzystywanego do prowadzonej działalności i na jej podstawie
rozliczanie wydatków nie powoduje większych sporów z organami podatkowymi,
o tyle wyliczenie proporcji tylko dla rozliczenia poboru energii na pewno doprowa-
dzi do takiego sporu. Dlatego najbezpieczniejszą metodą w takiej sytuacji będzie
zainstalowanie dodatkowych tzw. podliczników w pomieszczeniach wykorzystywa-
nych do prowadzonej działalności gospodarczej.
Sprawa jest w zasadzie prosta w przypadku rozmów telefonicznych. Mogą być one
kosztem dla podatnika prowadzącego firmę w mieszkaniu. Warto jednak posiadać sto-
sowne billingi, jeśli do celów służbowych używany jest prywatny telefon. Tylko szczegó-
łowe billingi będą dowodem na to, że podatnik zaliczył prawidłową kwotę do kosztów.
Nie można jednak zaliczyć w koszty prowadzenia działalności wydatków na zakup
i założenie oraz opłacanego abonamentu od prywatnego telefonu. Kosztem uzyskania
przychodów będą także wydatki poniesione na remont pomieszczeń zajmowanych na
działalność gospodarczą. Mogą one polegać np. na: naprawie, odnowieniu, wymianie
pewnych elementów instalacji. Te wydatki mogą być odliczane, jeżeli wcześniej nie
zostały już uwzględnione w uldze remontowej i podatnik potrafi udowodnić związek
ponoszonych kosztów z osiąganymi przychodami. Zaznaczyć w tym miejscu należy,
46 www.e-ksiazki.infor.pl
WSZYSTKO O KOSZTACH W FIRMIE
że wyodrębniony na cele prowadzonej działalności pokój lub powierzchnię zajętą na pro-
wadzenie działalności gospodarczej powinno się również zgłosić w wydziale podatków
i opłat urzędu miasta lub gminy w celu naliczenia podatku od nieruchomości według
stawki właściwej dla lokali użytkowych.
Nieodpłatne udostępnienie
samochodu a amortyzacja
Czy udostępnienie samochodu osobowego (uwzględnionego w ewi-
dencji środków trwałych) wyłącza z kosztów uzyskania przychodu odpis
amortyzacyjny za czas, w którym nastąpiło nieodpłatne udostępnienie
auta pracownikowi?
Co do zasady, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oddanych do nieod-
płatnego korzystania nie stanowią kosztów uzyskania przychodów dla podatnika.
Oznacza to, że nieodpłatne świadczenie na rzecz pracownika, jakim jest udo-
stępnienie samochodu służbowego na jego potrzeby prywatne, nie jest związane
z prowadzoną przez podatnika działalnością. Poniesione w tym celu wydatki nie
stanowią kosztów uzyskania przychodów.
Dla porównania podajmy, że korzystne dla podatnika stanowisko w podobnej
sprawie zostało zajęte przez naczelnika Trzeciego Mazowieckiego Urzędu Skar-
bowego w Radomiu w postanowieniu z 16 lutego 2007 r., Nr 1473/808/KDO/423/
/35/06/ES. Zgodnie z nim, firma, która udostępnia pracownikowi pojazd nieodpłat-
nie poza godzinami pracy, ma prawo uwzględniania w kosztach uzyskania przy-
chodów odpisów amortyzacyjnych dotyczących tego samochodu. W sytuacji gdy
samochód osobowy stanowiący środek trwały jest wykorzystywany na potrzeby
związane z prowadzoną przez podatnika działalnością, a spółka udostępnia pra-
cownikowi pojazd nieodpłatnie poza godzinami pracy, nie znajduje zastosowania
art. 16 ust. 1 pkt 63 lit. c) updop i spółka ma prawo uwzględniania w kosztach
uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych dotyczących tego samocho-
du. Naczelnik urzędu dokonał korzystnej dla podatnika interpretacji i uznał, że
nieodpłatne udostępnienie pracownikowi samochodu poza godzinami pracy nie
wyklucza faktu wykorzystywania tego samochodu do prowadzenia działalności
gospodarczej podatnika. W konsekwencji wskazana wcześniej zasada nie miała
zastosowania, a podatnik miał prawo uznać za koszt odpisy amortyzacyjne samo-
chodu, z którego korzysta pracownik na potrzeby prywatne.
Impreza integracyjna
a koszty uzyskania przychodów
Czy finansowane ze środków obrotowych wydatki związane z organiza-
cją spotkań integracyjnych dla pracowników (które mają na celu poprawie-
nie relacji pomiędzy pracownikami oraz zwiększenie ich efektywności) mogą
zostać uznane za koszty uzyskania przychodów?
47 www.e-ksiazki.infor.pl
WSZYSTKO O KOSZTACH W FIRMIE
W przypadku organizacji imprezy integracyjnej, aby zaliczyć ten wydatek do
kosztów uzyskania przychodów, należy położyć szczególny akcent na motywujący
charakter imprezy. Inaczej wydatki na imprezę nie będą podlegać zaliczeniu do
kosztów uzyskania przychodów, jako wydatki na działalność socjalną. Podatnik,
organizując dla pracowników określoną imprezę, musi jako cel tej imprezy przyjąć
zintegrowanie pracowników z firmą oraz między sobą, poprawę atmosfery pracy,
wzrost motywacji w zakresie wykonywania obowiązków pracowniczych. Jeżeli
nie przyjmie takiego celu, to samo spotkanie polegające na konsumpcji czy też
rekreacji sportowej nie będzie kosztem uzyskania przychodów. Bardzo ważne
jest z
ródło finansowania imprezy. Finansowane ze środków obrotowych wydatki
związane z organizacją spotkań integracyjnych dla pracowników mogą zostać
uznane za koszty uzyskania przychodów, pod warunkiem jednak, iż świadczenia
realizowane w ramach tej imprezy okolicznościowej nie stanowią działalności
socjalnej (por. stanowisko Izby Skarbowej w Katowicach Ośrodek Zamiejscowy
w Bielsku-Białej w decyzji z dnia 13 kwietnia 2007 r., Nr IPB2/4218-2/07).
Opłaty parkingowe
a koszt podatkowy
Czy wydatki na opłaty parkingowe ponoszone przez pracowników
w związku z wykonywaniem zadań służbowych mogą być uznane za koszty
uzyskania przychodów?
Wydatki na opłaty parkingowe będą mogły być uznane za koszty, ale co do
zasady powinny być udokumentowane za pomocą dowodów księgowych. Najczęst-
szym problemem w takich sytuacjach może być brak faktur VAT, które jednoznacz-
nie wskazywałyby, że określony wydatek został faktycznie poniesiony przez firmę
w związku z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą. Orzecznictwo NSA
wskazuje jednak, że wadliwość dowodu księgowego nie oznacza a priori, że dany
koszt nie wystąpił. Jeżeli Przykładowo podatnik posiada oprócz dowodu zakupu
abonamentu parkingowego w postaci paragonu fiskalnego inne dowody, które
mogą potwierdzić, że wydatki te ponoszone były przez pracowników wyłącznie
w celu wykonywania obowiązków służbowych oraz że ich poniesienie nastąpiło
w celu uzyskania przychodu, ma prawo zaliczenia takich wydatków do kosztów uzy-
skania przychodu. W tym temacie na uwagę zasługuje postanowienie naczelnika
Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 5 kwietnia 2007 r.,
Nr 1471/DPR1/423-5/ 07/KK, które potwierdza wskazywaną wielokrotnie przez sądy
administracyjne zasadę, że w celu udokumentowania określonego wydatku i uzna-
nia go za koszt uzyskania przychodów przepisy ustawy o rachunkowości mogą mieć
jedynie charakter posiłkowy. Przepisy ustawy o podatku dochodowym nie określają
precyzyjnych zasad, w jaki sposób wydatek powinien być udokumentowany. Kluczo-
we jest natomiast, aby wydatek został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub
zachowania albo zabezpieczenia z
ródeł przychodów podatnika. Dlatego jeżeli pra-
cownicy ponoszą opłaty parkingowe związane z wykorzystywaniem samochodów
służbowych wyłącznie w ramach wykonywania zadań służbowych, należy uznać,
że może mieć to wpływ na osiągane przez spółkę przychody. W konsekwencji opłaty
te powinny stanowić koszt uzyskania przychodu dla spółki.
48 www.e-ksiazki.infor.pl
WSZYSTKO O KOSZTACH W FIRMIE
PotrÄ…cenie bez faktury
Podpisałem z wykonawcą umowę na podwykonawstwo inwestycji, któ-
rych przedmiotem było wybudowanie budynku produkcyjno-magazynowego.
Z treści umowy wynika, że zamawiający obciąży wykonawcę kosztami wody,
energii elektrycznej, ochrony budowy, dzierżawy zaplecza i WC w wysokości
1% wynagrodzenia umownego. Należności wynikające z tego tytułu zostaną
potrącone z każdej faktury wykonawcy, rachunki zamawiającego zaś na po-
wyższe kwoty zostaną wystawione w terminie 7 dni od daty wpływu faktury
wykonawcy. Zamawiający, zgodnie z postanowieniami umów, dokonał potrą-
cenia z wynagrodzenia, nie wystawiając faktur na kwotę potrąceń. Czy bez
faktur VAT potrącone przez zamawiającego z należnego wynagrodzenia kwoty
mogą stanowić koszty uzyskania przychodów?
W świetle przepisów updof jedynie wydatek, który pozostaje w związku o cha-
rakterze przyczynowo-skutkowym ze z
ródłem przychodów może być uznany za
koszt uzyskania przychodów. Oprócz wymienionych warunków, aby można było
odliczyć koszt od przychodów przy ustalaniu dochodu do opodatkowania, koszty
muszą spełniać kryterium formalne, a więc zostać prawidłowo udokumentowane.
Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:
äÄ… faktury VAT, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujÄ…ce i noty korygu-
jÄ…ce lub
äÄ… inne dowody, stwierdzajÄ…ce fakt dokonania operacji gospodarczej, zgodnie z jej
rzeczywistym przebiegiem i zawierajÄ…ce co najmniej:
äÄ… a) wiarygodne okreÅ›lenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwÄ™ i adresy)
uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
äÄ… b) datÄ™ wystawienia dowodu oraz datÄ™ lub okres dokonania operacji gospodar-
czej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospo-
darczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarczy podanie jednej
daty,
äÄ… c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartoÅ›ci oraz iloÅ›ciowe okreÅ›lenie,
jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
äÄ… d) podpisy osób uprawnionych do prawidÅ‚owego udokumentowania operacji
gospodarczych  oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający
powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na ich podstawie.
Za dowody księgowe uważa się również dzienne zestawienie dowodów,
noty księgowe sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji
gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kon-
trahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi, dowody przesunięć, dowody
opłat pocztowych i bankowych, w tym dokonanych na podstawie książeczek opłat.
Niektóre koszty (wydatki) mogą być dokumentowane dowodami wewnętrznymi,
zaopatrzonymi w datę i podpis osób, które bezpośrednio dokonały wydatków,
z tym że w odniesieniu do wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię
elektryczną, wodę w części przypadającej na działalność gospodarczą pod-
stawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat
na te cele. Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że zamawiający nie
dysponuje wymaganym przez prawo dowodem pozwalającym uznać dokonane
przez zamawiającego kwoty potrąceń za koszty uzyskania przychodów. Wska-
zane dowody w postaci umowy na podwykonawstwo, z treści których wynika,
49 www.e-ksiazki.infor.pl
WSZYSTKO O KOSZTACH W FIRMIE
iż zamawiający dokona potrącenia z należnego wynagrodzenia kosztów wody,
energii elektrycznej itp., mogą potwierdzać fakt poniesienia wydatku oraz jego
zwiÄ…zek przyczynowo-skutkowy z przychodem. Dowody te nie mogÄ… natomiast
wobec niespełnionych wymogów dowodu księgowego stanowić podstawy zapisu
w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. A zatem potrąconej z należnego
wynagrodzenia kwoty kosztów, o których mowa, nie można uznać za koszty uzy-
skania przychodu.
Koszty upomnienia
Czy koszty upomnienia dotyczące wezwania do uregulowania zaległości
w płatnościach podatków, składek ZUS itp. zaległości publicznoprawnych,
można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?
Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 14 updof, nie uważa się za koszt uzyskania
przychodów kosztów egzekucyjnych związanych z niewykonaniem zobowiązań.
W myśl art. 15 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym
w administracji, egzekucja administracyjna może być wszczęta, jeżeli wierzyciel,
po upływie terminu do wykonania przez zobowiązanego obowiązku, przesłał mu
pisemne upomnienie, zawierajÄ…ce wezwanie do wykonania obowiÄ…zku z zagro-
żeniem skierowania sprawy na drogę postępowania egzekucyjnego, chyba że
przepisy szczególne stanowią inaczej. Koszty upomnienia obciążają zobowiąza-
nego i są pobierane na rzecz wierzyciela. Koszty te podlegają ściągnięciu w trybie
określonym dla kosztów egzekucyjnych. W rozporządzeniu Ministra Finansów
z dnia 27 listopada 2001 r. w sprawie wysokości kosztów upomnienia skierowane-
go przez wierzyciela do zobowiązanego przed wszczęciem egzekucji administra-
cyjnej (Dz.U. Nr 137, poz. 1543) została ustalona wysokość kosztów upomnienia
na najwyższym poziomie określonym w ustawie o postępowaniu egzekucyjnym
w administracji, a mianowicie koszty te wynoszą czterokrotną wartość opłaty do-
datkowej pobieranej przez państwowe przedsiębiorstwo użyteczności publicznej
 Poczta Polska za polecenie przesyłki listowej. A zatem, ponieważ na podstawie
przytaczanych przepisów koszty upomnienia są kosztem egzekucyjnym związa-
nym z niewykonywaniem zobowiązań podatkowych, nie stanowią one kosztów
uzyskania przychodów.