Instrukcja
kancelaryjna
© Beata ChÄ™ciÅ„ska-Kopeć
Definicja
zbiór przepisów wewnętrznych, regulujących
sposób wykonywania przez wszystkie ogniwa
organizacyjne przedsiębiorstwa czynności
zwiÄ…zanych z obiegiem pism oraz tryb
formalnego postępowania z pismami i aktami.
© Beata ChÄ™ciÅ„ska-Kopeć
Wprowadzenie instrukcji kancelaryjnej
jest poprzedzone wstępnymi
rozwiÄ…zaniami organizacyjnymi:
ustalenie racjonalnego obiegu pism
w przedsiębiorstwie;
przyjęcie określonego systemu kancelaryjnego;
opracowanie wykazu akt.
© Beata ChÄ™ciÅ„ska-Kopeć
Instrukcja kancelaryjna reguluje
zagadnienia:
zasady obiegu pism (podstawowe ogniwa obiegu, punkty
zatrzymania itp.);
zasady przyjętego systemu kancelaryjnego;
czynności komórki pocztowej przedsiębiorstwa (sekretariatu,
kancelarii) w zakresie przyjmowania i wysyłania pism;
tryb przesyłania i doręczania pism wewnątrz przedsiębiorstwa
(poczta wewnętrzna);
tryb przeglądania i przydzielania pism do załatwienia;
tryb rejestracji i znakowania pism;
dopuszczalne formy załatwiania spraw;
zakres aprobaty wstępnej i uprawnienia do podpisu;
zasady terminowani i kontroli załatwiania spraw;
zasady przechowywania akt bieżących oraz tryb przekazywania
© Beata ChÄ™ciÅ„ska-Kopeć
akt do składnicy
Do instrukcji dołącza się schemat obiegu
pism, wykaz akt oraz wzory stosowanych
w obiegu pieczątek, druków i formularzy
(np. pieczątki wpływu, kontrolki wpływu
ważniejszych przesyłek, karty spisu spraw,
itp.)
© Beata ChÄ™ciÅ„ska-Kopeć
Instrukcję wprowadza w życie zarządzenie
wewnętrzne dyrektora instytucji.
© Beata ChÄ™ciÅ„ska-Kopeć